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CASO PRACTICO U1

ENUCIADO

CLASE 1: INTRODUCCIÓN A LOS PRESUPUESTOS

Ricardo Fernández, el director financiero de Jamones Hamm-Jamm ha


estado dándole vueltas a la reunión que mantuvo con el banco hace ya más de
una semana.

Por supuesto antes de la reunión semanal del Comité de Dirección se ha


sentado con el Director General y le ha comentado tanto que el Banco del
Cantábrico ha accedido de buen grado a ampliar la póliza de crédito con la
que se están financiando las nuevas aperturas de tiendas y puntos de venta.
También le ha transmitido la petición del banco de los presupuestos de los
nuevos puntos de venta previstos así como el calendario de aperturas
previsto.

A Ricardo, el director financiero de Jamones Hamm-Jamm no se le ha


pasado por alto que el Director General no haya dado mayor importancia a
esta petición y simplemente haya comentado: “Papeles, siempre andan
pidiendo papeles.”

En esa misma reunión ha aprovechado para trasmitirle su creciente


preocupación por el hecho de que las previsiones no se cumplen casi nunca y
que aunque si bien es verdad que las ventas han sido por lo general mayores
a las esperadas, también ha sucedido que los gastos y las inversiones han
sobrepasado trimestre a trimestre las cantidades previstas.

El Director General le ha confesado que ya hace tiempo que se ha dado


cuenta de ello y que aunque no le gustaba, como las ventas han ido
evolucionando mejor que las previsiones, no ha podido pararse a analizar el
asunto, entre otras cosas porque ha estado demasiado ocupado con las
nuevas aperturas y la puesta en funcionamiento de los nuevos sistemas e
instalaciones de producción y de logística para poder abastecer la creciente
demanda. De modo que no ha podido ocuparse del tema de las desviaciones
de las previsiones, que pese a todo le siguen preocupando.
De manera que el propio Director General le propone a Ricardo que en
próximo Comité de Dirección prepare una propuesta de acción para
investigar las causas y sobre todo establecer procedimientos para que las
previsiones sean más ajustadas a la realidad.

El Director Financiero que lleva toda la semana dándole vueltas al asunto le


confiesa que las previsiones con que hasta ahora han funcionado no son del
todo correctas por incompletas, inconexas y no del todo organizadas. Y que
es necesario plantearse en serio la implantación de un sistema de
presupuesto que abarque todas las áreas: puntos de venta, centros de
producción y de distribución y que permita hacer una mejor planificación y
toma de decisiones dentro de la empresa y en particular al propio Comité de
Dirección y al Director General mismo.

De hecho Ricardo le propone aprovechar los sistemas de contabilidad de


costes y de contabilidad de la empresa y elaborar un presupuesto general
de la empresa de forma integrada desde cero prescindiendo por completo
de los sistemas en uso actualmente.

El Director General decide confiar en el Director Financiero y le da carta


blanca para elaborar una propuesta de acción.

Ricardo ya de vuelta en su despacho coge un papel y un lápiz como en los


tiempos de la facultad y empieza a hacer una lista de preguntas, esto
siempre le ayudó a pensar:

1. ¿Por dónde empezar?

Pronosticando las ventas o ingresos:

El primer paso para la planeación es el pronóstico es decir, estimar la


demanda futura del producto y servicio, los recursos necesarios para
producirlos. En esta etapa podría solicitar los datos de producción y las
bases de datos de compras.

El pronóstico financiero ayuda a predecir el costo de sus productos y


servicios, la cantidad de ingresos por ventas y las ganancias que puede
anticipar. Si su negocio todavía no opera comercialmente, el pronóstico
financiero le explicará cuánto dinero deberá invertir o pedir en préstamo.
¿Qué cifras utilizaremos como base para elaborar el resto del
presupuesto?

En segundo lugar debe tener en cuenta el departamento de marketing y


ventas para obtener las cifras de las producciones anteriores y tener un
punto de referencia para realizar el presupuesto.

Ingresos mensuales.
Gastos fijos y variables mensuales.
Flujo de Caja.
Calculo gastos e ingresos.

¿Quién las debe proporcionar o elaborar? Y ¿por qué?

 Marketing y ventas

 Producción

 Contabilidad

 Compras

El presupuesto debe ser elaborado por el departamento de contabilidad ya


que allí es donde manejan toda actividad de la empresa en cuanto a estados
de resultados y así el presupuesto será más preciso.

Se deberán elaborar presupuestos para todas las áreas, divisiones o


departamentos en los que se organice la empresa. El presupuesto de cada
departamento debe contemplar los recursos disponibles, cómo y cuándo van
hacer utilizados y los resultados esperados. El presupuesto debe ser
elaborado y revisado por un grupo suficientemente representativo para que
exista una amplia base de conocimiento y experiencia. Las cifras del
presupuesto deben ser realistas y veraces para asegurar la fiabilidad de los
cálculos.

Un proceso ordenado de elaboración del presupuesto, resultara menos


costoso en términos de dinero, horas de trabajo y en la reducción de los
conflictos y la confusión, requerirá menos revisión más adelante.
Se necesitan presupuestos en todas las áreas:

Departamento de ventas: Debe prever los volúmenes de venta de cada


producto o servicio así como el precio de venta. Posiblemente también sea
necesario presupuestar las ventas por áreas geográficas, por segmentos de
clientes o inclusive por clientes individuales en algún caso. Los costes
salariales, de promoción de ventas, de viajes o de publicidad también deben
ser presupuestados.

Departamento de producción: Debe estimar los costes previstos para


producir el producto o servicio y el coste unitario de hacerlo. El jefe de
producción puede proveer trabajo durante la actividad de fabricación de
forma que el flujo de trabajo sea lo más uniforme posible.

Departamento de compras: Deberá presupuestar unidades de compras y el


dinero que costaran. Puede que produzca un fallo en el suministro de un
determinado proveedor que debería ser previsto, así como las alternativas y
sus costes. También tendrán que ser previstos y presupuestados los
salarios, los suministros, los alquileres, etc.

Departamento o sección de almacenamiento: Deberá plantear y


presupuestar sus costes para manejar el inventario y los almacenes, puede
que sea necesario desglosar por productos o categorías.

Departamento financiero: Debe estimar los cobros previstos y donde se


gastara para ajustar el balance de caja y la financiación.

2. La necesidad recurrente de incrementar la financiación necesaria


puede estimarse de forma independiente o debe resultar de la
integración de todos presupuestos.

Pensaría que para incrementar la financiación debe resultar de la


integración de todos los presupuestos ya que el presupuesto debe tener el
suficiente grado de detalle y a la vez debe integrarse en un presupuesto
maestro que garantice la coherencia de los presupuestos individuales y el
cumplimento de los objetivos generales.
3. Los presupuestos individuales de los puntos de venta, que por otro
lado no se han venido haciendo, ¿podrían utilizarse para el
presupuesto general? Es más, ¿Tendría sentido empezar
precisamente por ahí, por los presupuesto de los puntos de venta?

Todos los presupuestos individuales independientemente del esquema o del


enfoque con que se elaboren son interdependientes entre si y todos deben
integrarse en el presupuesto maestro de la compañía. Precisamente por su
carácter interdependiente es necesario ir hacia adelante y hacia atrás en
los diferentes presupuestos para hacer los ajustes necesarios para que el
conjunto de todos los presupuestos sea coherente y permita la viabilidad
técnica, económica y financiera, es decir, que si cumplen las premisas y
supuestos de todos los presupuestos: se podrá fabricar y entregar, se
podrá obtener beneficios y se podrá cumplir todos los compromisos de
pagos en las fechas y cuantías previstas.

4. Y dentro de los puntos de venta, las previsiones de inversiones,


consumos y gastos y por descontado ventas, no son los mismos ni
parecidos, los de los puntos de venta nueva o recién abierta que los
de los que llevan ya 6 meses o un año. ¿Tiene sentido analizarlos por
separado los de nueva apertura de los ya consolidados?

El presupuesto de un determinado proyecto o programa con un ámbito y


alcance definidos, puede usarse (y es lo más habitual) para analizar la
viabilidad de un proyecto nuevo de forma independiente al funcionamiento
del resto de la empresa o para limitar y controlar alguna acción concreta y
típicamente no habitual. Para ello el criterio es analizar separadamente
todos los costes, inversiones, necesidades y previsiones de forma separada.
La característica fundamental es que son analizados de forma individual
como si fueran una línea de negocio o departamento independiente.
5. ¿Podría esto tener que ver con la petición del departamento de
riesgos del banco?

Si, El presupuesto permite la flexibilidad en el proceso de planificación por


que las consecuencias de diferentes alternativas de decisión se consideran
de antemano en lugar de tener que improvisar decisiones sobre la marcha.
Del mismo modo que un factor cualquiera cambia, otros factores incluidos
en el presupuesto también cambiaran. Los factores internos son
controlables por la empresa, mientras que los factores externos son
generalmente incontrolables. Dentro de los factores internos se incluyen el
riesgo y la innovación de productos. Prever es anticipar el resultado
probable de los acontecimientos. Es un punto de partida esencial para la
elaboración de presupuestos. Presupuestar consiste en planear lo necesario
para conseguir un resultado que se fija como objetivo y proveer los
controles necesarios para lograr que se resultado se consiga.

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 https://www.centro-
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