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DATOS GENERALES
PROGRAMA DE FORMACIÓN :
NRO. DE ORDEN DEL CURSO :
FECHA: :
TEMAS A TRATAR:
1. MANEJO DE LISTAS
Las listas consisten en que mientras vamos introduciendo datos en una columna Excel crea
automáticamente una lista con todos ellos. Y cuando vayamos a repetir un dato ya introducido,
Excel nos permite seleccionarlo de la lista en vez de rescribirlo.
1.1. FORMA 1:
1. En una hoja de Excel ubicarse en la celda A1 y digitar la palabra PROFESIONES.
3. Ubicar el cursor en la celda A27, posteriormente dar clic derecho y seleccionar ELEGIR DE
LA LISTA DESPLEGABLE, inmediatamente el sistema te presenta un listado de los datos
1
que ya se han introducido con anterioridad para que elijas uno de ellos si lo necesitas .
1.2. FORMA 2:
1. En la misma hoja ubicarse en la celda B1 y digitar la palabra SUELDOS.
1
tomado de: http://www.aulafacil.com/Excel/Lecc-22.htm
1.3. FORMA 3
La herramienta tabla antes denominada listas de Excel facilita el análisis y la administración de los
datos de una tabla, ya que permite ordenar y utilizar funciones incorporadas vinculadas hacia los
datos de la tabla. Para crear una tabla, realice lo siguiente:
2. FILTROS
Los filtros sirven para obtener una lista más simple a partir de otra más compleja, esto se hace
eliminando filas que cumplen con determinadas condiciones o criterios
2
tomado de:
http://translate.googleusercontent.com/translate_c?hl=es&langpair=en%7Ces&rurl=translate.google.com&u=http://vimeo.
com/1707666&usg=ALkJrhjOEgoc8b7OaboK-cGGzUmlo_GIzQ
2.1. AUTOFILTROS
Es una manera fácil y rápida de buscar un subconjunto de datos de un rango de celdas o de una
columna de tabla y trabajar en él.
Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios que haya especificado y
ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar
formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que
volver a organizarlo ni moverlo.
También puede filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada
filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos.
Con Autofiltro, puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por
criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de
columna. Por ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de números, pero no por
ambos; puede filtrar por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos.
2.1.1.FILTRAR TEXTO
Rango de celdas
Tabla
Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos
alfanuméricos.
En la lista de valores de texto, active o desactive uno o más valores de texto por los
que filtrar.
La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas.
Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a
continuación, seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar.
SUGERENCIA Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y
arrastre el controlador de la parte inferior.
Crear criterios
Elija Filtros de texto y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador de
comparación o en Filtro personalizado.
Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carácter específico, seleccione Empieza
por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres específicos en cualquier lugar del texto,
seleccione Contiene.
Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "J", escriba J o, para filtrar texto que
tenga la palabra "campana " en cualquier lugar del texto, escriba campana.
Si necesita buscar texto que comparta algunos caracteres pero no otros, utilice un carácter
comodín.
2.1.2.FILTRAR NÚMEROS
Rango de celdas
En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar.
Tabla
Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos
numéricos.
En la lista de números, active o desactive uno o más números por los que filtrar.
La lista de números puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista es
grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los
números concretos por los que desea filtrar.
SUGERENCIA Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el
controlador de la parte inferior.
Crear criterios
1. Elija Filtros de número y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador
de comparación o en Filtro personalizado.
Por ejemplo, para filtrar por un límite numérico inferior y superior, seleccione Entre.
Por ejemplo, para filtrar por un número comprendido entre 25 y 50, escriba 25 y 50.
Rango de celdas
Tabla
Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene fechas u
horas.
En la lista de fechas u horas, active o desactive una o más fechas u horas por las que filtrar.
De manera predeterminada, todas las fechas del rango de celdas o de la columna de tabla se
agrupan por jerarquías de años, meses y días. Activar o desactivar un nivel superior en la jerarquía
activa o desactiva todas las fechas anidadas que haya debajo de ese nivel. Por ejemplo, si
selecciona 2006, los meses se enumeran bajo 2006 y los días se enumeran debajo de cada mes.
La lista de valores puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista de valores
es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los
valores por los que desea filtrar.
SUGERENCIA Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el
controlador de la parte inferior.
Crear criterios
2.1.4.FILTRO COMÚN
Haga clic en uno de los comandos del operador de comparación (Igual a, Antes, Después o
Entre) o haga clic en Filtro personalizado.
En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del cuadro de la derecha, escriba una fecha o
una hora, seleccione una fecha o una hora de la lista, o haga clic en el botón Calendario para
buscar y escribir una fecha.
Por ejemplo, para filtrar por una fecha u hora máxima y una mínima, seleccione Entre.
En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del cuadro o cuadros de la derecha, escriba una
fecha o una hora, seleccione fechas u horas de la lista, o haga clic en el botón Calendario para
buscar y escribir una fecha.
Por ejemplo, para filtrar por una fecha anterior al "3/1/2006" y posterior al "6/1/2006", escriba
3/1/2006 y 6/1/2006. O bien, para filtrar por una hora anterior a las "8:00 a.m." y posterior a las
"12:00 p.m.", escriba 8:00 a.m. y 12:00 p.m.
Rango de celdas
Tabla
Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene
datos numéricos.
NOTA Los valores superior e inferior se basan en el rango original de celdas o columna de tabla y
no en el subconjunto filtrado de datos.
Rango de celdas
Tabla
Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene
datos numéricos.
Para filtrar por números que están por encima del promedio, seleccione Por encima del
promedio.
Para filtrar por números que están por debajo del promedio, seleccione Por debajo del
promedio.
NOTA Los números por encima y por debajo del promedio se basan en el rango original de celdas
o columna de tabla y no en el subconjunto filtrado de datos.
Rango de celdas
en Filtrar.
Tabla
Para filtrar por no vacías, en el menú Autofiltro en la parte superior de la lista de valores,
active (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista de valores,
desactive (Vacías).
Para filtrar por vacías, en el menú Autofiltro en la parte superior de la lista de valores,
desactive (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista de valores,
active (Vacías).
Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas, por color de celda o color
de fuente, también puede filtrar por estos colores. Además, puede filtrar por un conjunto de iconos
creado mediante un formato condicional.
Rango de celdas
1. Seleccione un rango de celdas que contenga formato por color de celda, color de fuente o
un conjunto de iconos.
2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación,
en Filtrar.
Tabla
Asegúrese de que la columna de tabla contiene los datos con formato por color de celda,
color de fuente o un conjunto de iconos (no es necesario realizar ninguna selección).
Puede filtrar datos rápidamente con criterios que sean iguales al contenido de la celda activa.
1. En un rango de celdas o en una columna de tabla, haga clic con el botón secundario del
mouse (ratón) en la celda que contenga el valor, el color, el color de fuente o el icono por el que
desea aplicar el filtro.
2. Haga clic en Filtrar y siga uno de los procedimientos siguientes:
Para filtrar por texto, número o fecha y hora, haga clic en Filtrar por valor de la
celda seleccionada.
Para filtrar por color de celda, haga clic en Filtrar por color de la celda
seleccionada.
Para filtrar por color de fuente, haga clic en Filtrar por color de fuente de la celda
seleccionada.
Para filtrar por icono, haga clic en Filtrar por icono de la celda seleccionada.
Para la lista de fechas de la parte inferior del menú Autofiltro de un filtro de fecha, puede cambiar la
agrupación jerárquica de fechas y convertirla en una lista no jerárquica de fechas. Por ejemplo,
puede filtrar por años de solamente dos dígitos seleccionándolos manualmente de una lista no
jerárquica.
INTRODUCCIÓN:
Vamos a explicar el funcionamiento de los Filtros avanzados utilizando la misma tabla que se
empleo para AUTOFILTROS .
3
http://office.microsoft.com/es-hn/excel-help/filtrar-datos-de-un-rango-o-una-tabla-HP010073941.aspx
En los filtros avanzados se utilizan criterios lógicos para filtrar las filas, en este caso, se debe
especificar el rango de celdas donde se ubican los mismos, veamos como se procede.
En la cinta de opciones debemos ir a la pestaña "Datos" y luego al panel "Ordenar y filtrar" donde
oprimimos el botón "Avanzadas" luego aparece el panel "Filtro avanzado"
Veamos que significan cada uno de las acciones que se pueden tomar:
1. Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: se filtran los datos en el mismo lugar donde se
encuentra la tabla.
2. Copiar a otro lugar: la tabla filtrada puede aparecer en un lugar especificado de la misma
Hoja o en otra Hoja de cálculo.
3. Rango de la lista : automáticamente Excel coloca el rango done esta la lista
4. Rango de criterios: es el rango elegido por el usuario para ubicar los criterios de filtrado.
5. Copiar a: esta opción queda habilitada cuando se marca la casilla del punto 2, en cuyo
caso deberemos especificar el lugar sonde queremos que aparezca la tabla filtrada, para esto
solo es necesario especificar donde estarán los rótulos.
6. Sólo registros únicos: en el caso de haber registros duplicados, mostrar solo uno de ellos.
Para dar un ejemplo simple filtraremos las mismas filas que en la introducción de AUTOFILTROS
sin moverla a otro rango (recordemos que en este caso se filtraban todas las filas que no tuvieran
un porcentaje del 70%), para hacer esto marcamos en la casilla de verificación de Filtrar la lista sin
moverla a otro lugar y luego elegimos 2 celdas, una para el rótulo y otra para el criterio a cumplir,
como se muestra en el recuadro rojo(%D%1:%D%2)
en este caso las filas se han ocultado como en el caso de autofiltros, para solucionar el problema
debemos copiar la tabla filtrada a otro lugar, por ejemplo al rango $E$1:$F$1, quedando el panel
emergente como se ve
aquí se puede ver que las filas están en forma correlativa y por lo tanto se pueden aplicar
funciones, por ejemplo si quisiéremos contar el número de alumnos con un porcentaje de
asistencia del 70%, utilizaríamos la función CONTAR y como se puede ver se obtiene el resultado
correcto que es 8
Vamos a dar otro ejemplo con dos condiciónes. Supongamos que queremos saber cuantos
alumnos tuvieron menos de 70% y mas de 85% de asistencias, en este caso debemos poner 2
condiciónes, por lo que necesitaremos una celda mas en el rango de criterios
donde al aplicar la función CONTAR vemos que los alumnos que cumplen los criterios son 6.
3. SUBTOTALES
La función de subtotales en Excel, nos permite tener de manera casi inmediata filas con los totales
de la información que tenemos en nuestra hoja de cálculo. Por ejemplo, suponiendo que tenemos
una hoja con los gastos personal que hemos realizado podemos tener el subtotal de lo gastado por
cada área de nuestro gasto.
Para utilizar la función de subtotales en excel, lo primero que requerimos es tener una hoja con datos
ordenados por columnas, usamos un archivo que podrás bajar aquí pero puedes usar cualquier archivo que
tenga los datos por columnas, tal como este:
Una vez que hemos elegido nuestro archivo de datos, vamos a definir el resultado que queremos
tener. Si estás utilizando el archivo de ejemplo, verás que tiene una lista de vendedores y
productos vendidos por región. Lo que queremos tener es la suma del monto vendido en cada
región.
Lo primero que vamos a hacer es ordenar nuestra lista por el campo que deseamos cada corte de
subtotal, es decir por la columna región.
Ya que esta ordenado este campo, lo que hacemos es seleccionar todas las celdas dónde tenga
datos. Un método abreviado para hacer esto es presionar las teclas Ctrl+Inicio con lo que nos
colocaremos en la primera celda de la hoja y luego presionamos las teclas Shift+Ctrl+Inicio.
Al estar seleccionados los datos, vamos la pestaña Datos y presionamos el botón Subtotal (En
versiones de Excel anterior a 2007 vamos al menú Datos y seleccionamos la opción Subtotal),
aparecerá un cuadro del diálogo como el siguiente:
En este cuadro de diálogo en el cuadro de opción "Para cada cambio en:" vamos a seleccionar
Región,
Revisamos que estén seleccionadas las opciónes Reemplazar subtotales actuales y Resumen
debajo de los datos. y hacemos clic en Aceptar
Al hacer clic en el cuadrito marcado con el número 2 podemos ver que se ocultan las líneas con
datos y nos quedan solo las de subtotales, es decir, la venta por región, de igual manera podemos
4
hacer clic en el número 1 y nos mostrará solo el total general de ventas.
4
http://www.tutorialesytrucos.com/subtotales-en-excel-2.html
4. ESCENARIOS
http://www.musicasenlinea.com/videos/escenarios-vistas-personalizadas-y-buscar-objetivo-en-
excel-2007-;pIXzFdag7Y8.html
Los escenarios son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de
análisis Y si. Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir
automáticamente en la hoja de cálculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de
un modelo de hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de
cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos
resultados.
Crear escenarios Supongamos, por ejemplo, que desea preparar un presupuesto, pero no
sabe con exactitud sus ingresos. En este caso, podrá definir valores diferentes para dichos
ingresos y, seguidamente, pasar de un escenario a otro para realizar un análisis Y si.
En el ejemplo anterior, cuyo escenario podría denominarse Peor opción, establezca el valor de la
celda B1 en 50.000 $ y el de la celda B2 en 13.200 $.
Al segundo escenario podría denominarlo Mejor opción y cambiar los valores de B1 a 150.000 $ y
de B2 a 26.000 $.
Crear un escenario
Nota Para preservar los valores originales de las celdas cambiantes, cree un escenario que utilice los valores
originales de las celdas antes de crear escenarios que cambien valores.
Mostrar un escenario
Cuando se muestra un escenario, se cambian los valores de las celdas guardadas como parte de ese escenario.
Eliminar un escenario
Nota Si una hoja de cálculo está protegida pueden agregarse escenarios, pero no podrá modificar ni eliminar los escenarios
existentes mientras la hoja de cálculo se encuentre protegida a no ser que se haya desactivado la casilla de verificación Evitar
cambios en el cuadro de diálogo Modificar escenario. Aún puede modificar los valores de las celdas cambiantes en la hoja de
cálculo, a no ser que las celdas estén bloqueadas.
Modificar un escenario
Si se mantiene el nombre original de un escenario después de haber hecho cambios en el mismo, los nuevos valores de las celdas
cambiantes sustituirán a los valores del escenario original.
4. En el cuadro de diálogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para las celdas cambiantes.
5. Siga uno de estos procedimientos:
o Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.
o Para regresar al cuadro de diálogo Administrador de escenarios sin cambiar el escenario actual, haga clic
en Cancelar.
Es más sencillo combinar escenarios cuando todos los modelos Y si de las hojas de cálculo son idénticos. Todas las celdas
cambiantes en la hoja de cálculo de origen deberán hacer referencia a las celdas cambiantes correspondientes en la hoja de cálculo
activa. Microsoft Excel copiará todos los escenarios en la hoja de cálculo de origen en la hoja de cálculo activa.
1. Abra todos los libros que contengan los escenarios que desee combinar.
2. Pase al libro en el que desee combinar los escenarios.
3. en la banda de opciones DATOS, elija ANALISIS Y SI- ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS.
4. Haga clic en Combinar.
5. En el cuadro Libro, haga clic en un nombre de libro.
6. En el cuadro Hoja, haga clic en el nombre de una hoja de cálculo que contenga los escenarios que desee combinar y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
7. Repita este proceso si desea combinar escenarios de más hojas de cálculo.
5. EJERCICIOS DE APLICACIÓN
EJERCICIO 1
Precio
producto vendedor unidades precio total
unitarios
10
100
10
30
20
50
20
20
Ana; Juan; Pedro; Pablo; Enrique; Sara; Lucia; Julieta; Sofía; Laura; Carol;
Luciano; Pepe
Ejercicio 2
Diseñar en una hoja de Excel el siguiente formato y aplicar filtro automático teniendo en cuenta:
Ejercicio 3.
Aplicar Filtros Automáticos para Pedidos cuya fecha de entrega es en el año del 2008
enviados por Fedex a Francia
EJERCICIO 4
EJERCICIO 5
1. La empresa QUÍMICAS, S.A. ha llevado a cabo tres proyectos de investigación en los cuales
han trabajado 12 empleados.
SUELDO
EMPLEADOS PROY. HORAS PTS./H. MAT. DESPLAZTOS.
TOTAL
Gutierrez Hermoso, Mª Isabel B 320 50000 297,62 € 0
Cebolla Ramos, Antonio C 210 85000 505,95 € 35,71 €
Medina Esteban, Pedro B 150 0 0 23,81 €
Muñoz Muñoz, Ernesto B 320 90000 535,71 € 59,52 €
Casanueva Bermejo, Laura A 350 10000 59,52 € 0
García Jiménez, Jose Luis A 400 50000 297,62 € 29,76 €
Guzmán Cansado, Francisco A 350 0 0 0
Hinojosa Ceballos, Lourdes C 240 0 0 26,79 €
Montero Pinzón, Rosario C 100 7000 41,67 € 59,52 €
En la celda E2 introduce la fórmula necesaria para calcular el sueldo total a percibir por cada
empleado.
Establecer algún sistema por el que rápida y fácilmente podamos consultar, por separado,
los datos de la lista referentes a cada proyecto.
EJERCICIO 6
Para poder aplicar nuestro 'Filtro Avanzado' construimos en otro lugar de la hoja de
cálculo un rango de criterios, en el cual deberemos incluir la cabecera o título del
campo sobre el que queremos aplicar el filtro.
Ejercicio 7
c- Cuántos coches hay de tracción delantera y que pesen menos de 1000 kg.
e- Cuántos coches hay que tienen una velocidad entre 250 y 300 km/h
h- Cuántos coches hay que superen la cilindrada de 2000 y su peso sea superior a 1500 kg. o que
sean de tracción total (T) y su velocidad sea superior a los 250 km/h
i- Cuántos coches hay que su precio sea inferior a los 5 millones de pesetas y su tracción sea total,
o que su velocidad no exceda de los 200 km/h.
Ejercicio 8
d- Cuantas empresas hay del sector Telecomunicaciones que posean una rentabilidad positiva.
c- Mostrar las personas que tengan una puntuación acumulada mayor o igual a 25.
f- Número de personas que su lugar sea superior al 10 y que su puntación oscile entre 15 a 25,
EJERCICIO DE SUBTOTALES
Ejercicio 10
Insertar automáticamente subtotales de forma que visualicemos los costes de personal por
departamento (previamente se deberá ordenar la base de datos).
Con los subtotales obtenidos, crear un gráfico circular con subgráfico de barras que muestre los
porcentajes de esos costes por departamento.
Ejercicio 11
Insertar automáticamente subtotales de forma que visualicemos el valor cierre en euros promedio
por sectores de empresas (previamente se deberá ordenar la base de datos en sectores).
Además sería interesante destacar el valor máximo y mínimo de la rentabilidad total así como la
suma de la variación del ibex.
Con los subtotales obtenidos, crear un gráfico circular con subgráfico de barras que muestre los
promedios de las cotizaciones de las empresas ordenadas por sectores.
Ejercicio 12
A partir de la tabla de ventas del enunciado, realizar las operaciones siguientes debiendo quedar
las tablas resultantes una debajo de la otra y en la misma hoja de cálculo.
Ejercicio 13
A partir de la tabla de temperaturas del enunciado, realizar las operaciones siguientes debiendo
quedar las tablas resultantes una debajo de la otra y en la misma hoja de cálculo.
3. Utilizando un autofiltro, listar las ciudades que durante los dos días tuvieron una temperatura
máxima mayor a 25 grados.
4. De la misma forma listar las ciudades de la provincia de Girona cuya temperatura mínima no
alcanzó los 15 grados centígrados.
5.Finalmente utilizar filtro avanzado para visualizar las ciudades de Barcelona cuya temperatura
máxima en cualquiera de los dos días superó los 26 grados y la temperatura máxima para ese
mismo día fue de menos de 15 grados centígrados.
TEMPERATURAS
MÁXIMAS MÍNIMAS
CIUDAD PROVINCIA 22-sep 15-sep 22-sep 15-sep
Barcelona Barcelona 25 26 18 17
Igualada Barcelona 24 24 14 12
Terrassa Barcelona 27 25 14 13
Vilafranca del P. Barcelona 26 27 14 13
Banyoles Girona 26 25 14 12
Figueres Girona 26 26 14 18
Girona Girona 25 27 17 13
La Bisbal Girona 24 24 14 14
Santa Coloma F. Girona 27 26 14 12
Lleida Lleida 25 31 15 13
Mollerussa Lleida 26 28 14 12
Puigcerdà Lleida 19 20 9 5
Tremp Lleida 24 27 13 10
Viella Lleida 19 23 10 7
El Vendrell Tarragona 25 25 16 14
Falset Tarragona 26 24 15 13
Reus Tarragona 27 25 17 14
Tarragona Tarragona 24 26 17 17
Tortosa Tarragona 26 27 19 16
Ejercicio 14
Consideremos la siguiente tabla con las ventas directas y por Internet de una tienda de
departamentos con sucursales en Santiago, Providencia y Concepción. Necesitamos generar un
resumen con los totales de venta por cada sucursal y departamento, con subtotales por
sucursal.
Ejercicio 15
Tenemos una lista con las empresas de varios países y un pequeño estudio financiero
de cada una de ellas.
La lista es así:
ESCENARIOS
Ejercicio 16
Realizar lo siguiente:
5
tomado de: http://aprendeenlinea.udea.edu.co/lms/moodle/file.php/297/Modulo4_Excel/Excel_a/Agrupar/subtot2.htm
Da nombre al escenario
Muestra el escenario 2
ÉXITOS!!!!
_________________________ __________________________
FIRMA DEL APRENDIZ FIRMA DEL ORIENTADOR