Universidad Abierta Para Adultos

(UAPA)
Escuela de Negocios

Administración De Empresas

Participante:

Jarol Rafael Batista Ferreras

17-2365

Sección

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Facilitadora:

Milagros Cabrera.

Asignatura:

Presupuesto Empresarial.

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 INTRODUCCIÓN

A continuación desarrollaremos la unidad IV, la cual se refiere a la

Planeación y Control de Gastos, aquí veremos un resumen de los subtemas

que contiene esta unidad, y un análisis del caso sugerido en la misma.

Los gerentes deben mirar la planificación y el control de los gastos como

acciones necesarias para mantener niveles razonables de gastos y en apoyo a

los objetivos de la empresa.

La planificación de los gastos no debe enfocarse en la disminución de

estos, sino en aprovechar los recursos que son limitados, ya que dicha

planificación y el control de los gastos deben concentrarse en la relación de los

desembolsos y los beneficios derivados de estos,

Es decir, los beneficios deseados deben verse como metas, y por

consiguiente también, deben planificarse suficientes recursos para apoyar las

actividades operacionales que sean esenciales para su logro.

Este tema contiene información muy importante para el mejor

entendimiento y desarrollo de nuestra asignatura, es por tal motivo que

debemos prestar especial atención, ya que con una correcta planeación de los

gastos y el control de los mismos se pueden alcanzar mejores resultados

dentro de las organizaciones.

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 Distinguido participante:

Consulte la bibliografía básica de la unidad y demás fuentes

complementarias del curso; luego realice la actividad que se describe a

continuación:

1- Realiza  un resumen ejecutivo de los diferentes sub-temas de

esta unidad. Cuélgalo en la plataforma de la UAPA, en el lugar

determinado para el mismo. 

¿Qué son los costos y gastos?

Los costos son definidos como aquellas inversiones realizadas para

producir un bien, un servicio o un producto. Es decir, un costo es el

desembolso que se registra en su totalidad como un activo y se convierte en un

gasto cuando rinde beneficios en el futuro.

Mientras que los gastos se definen como la utilización o consumo de un

bien o servicio a cambio de una contraprestación, estos se suelen realizar

mediante una cantidad saliente de dinero. Es decir al tener un gasto se realiza

una transacción enviando dinero a cambio de recibir un bien o servicio.

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¿Cuál es su importancia dentro de las empresas?

Las informaciones obtenidas por acerca de los costos y los gastos en

que incurre la organización para realizar una actividad y como rigen sus

comportamientos con de vital importancia para la toma de decisiones de una

marera rápida y eficaz para los altos mandos, la gerencia y el departamento

administrativo, ya que estos se enfrentan a diversas situaciones que afectan

directamente el funcionamiento de la empresa.

¿Y cuál es su diferencia?

Su diferencia consiste en que los costos son desembolsos que se

realizan para producir un determinado producto, en cambio los gastos son los

desembolsos generales que se realizan en la empresa para el desarrollo de

sus actividades.

Podemos resumir sus diferencias de la siguiente forma:

COSTOS GASTOS
Se capitalizan No se recuperan
Forman el producto No forman parte del producto
Se transfieren No se identifican con los ingresos
Se acumulan en el proceso de Es independiente a la producción

producción
¿En qué consiste la planificación de los gastos de distribución (o de

ventas)?

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 Los gastos de distribución son aquellos que consisten en todos los

costos relacionados con las actividades de vender, la distribución y la entrega

de los productos a los clientes.

En muchas empresas este costo representa un porcentaje importante de

los gastos totales y su planificación cuidadosa afecta favorablemente al

potencial de las utilidades de la empresa.

La planificación de los gastos de distribución cuenta con dos aspectos

importantes, los cuales son:

-La planificación y coordinación: Es el desarrollo del plan táctico de utilidades,

donde se hace esencial el logro del equilibrio económico entre el esfuerzo de

las ventas y los resultados de estas.

-Control de gastos de distribución: El control es especialmente vital, ya que: a)

los gastos de distribución frecuentemente constituyen una parte sustancial de

los gastos totales y b) tanto la gerencia de ventas como el personal de esa

función tienden a considerar tales gastos con alguna ligereza (y en ocasiones

con espíritu derrochador, como en el caso de los gastos de representación).

¿Qué es la planificación de los gastos de administración?

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 Se desarrollan inmediatamente después de que el plan de ventas

aprobado (y quizá también el presupuesto de producción), se ha convertido a la

actividad planificada para cada departamento administrativo involucrado.

La administración central en cualquier compañía, excepto en las muy

pequeñas, se ejerce en varias áreas de responsabilidad especiales, como son

la administración corporativa, la contraloría, la tesorería, el departamento de

personal y el grupo central de asesoría (o “staff”). Por consiguiente, el

presupuesto global de gastos de administración abarca varios presupuestos

departamentales.

El gerente de cada una de estas áreas de responsabilidad debe tener

asignada la responsabilidad principal de la planificación y el control de las

operaciones, incluyendo los gastos necesarios que estén sujetos a control. Los

presupuestos de gastos de administración para cada área de responsabilidad,

después de su preparación por los respectivos gerentes, deben someterse a

aprobación por la alta administración, en la misma forma que se ha comentado

para todos los demás presupuestos.

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 2- Desarrolla el Caso 9-3, pág. 254 del libro de texto básico. Colgar

en la plataforma en el lugar correspondiente.

El informe de desempeño de enero, del departamento 21 (que se

presenta más adelante), fue recibido por el gerente del departamento, Martin
Gaines, el 12 de febrero. Gaines notó de inmediato que todas las variaciones
eran “desfavorables” y, además, ¡estaban equivocadas! La compañía ha venido
presupuestando los gastos durante los últimos tres años.

Se preparan informes mensuales de desempeño para cada área o

centro de responsabilidad. Se espera que el gerente de cada área comente en
detalle con el gerente de la fábrica, su respectivo informe de desempeño y
desarrolle, junto con éste, los métodos que procedan para corregir las
variaciones desfavorables. Más adelante se muestra también el presupuesto de
gastos del departamento 21 tomado del plan anual de utilidades.

La discusión con Jim Fowler, el gerente de la fábrica, comenzó de esta

manera: “Martín, me alegro que hayas venido a verme. Necesitamos revisar y
discutir tu informe de desempeño”. “Bien Jim, pero no vine precisamente para
hablar sobre eso. Me encuentro atorado con esta máquina especial fresadora.
No está funcionando bien y necesitamos examinar algunas de sus partes y que
un especialista venga a darnos una mano. ¿Podrías aprobarlo de una vez? Me
gustaría dejar la discusión de ese informe para la semana entrante (¿qué tal el
26 de febrero?) cuando tengamos tiempo.

Si me preguntas, te diré de todos modos que debe hacerse algo con

esos informes de desempeño”. “Está bien, Martín.” Los presupuestos de gastos
de la fábrica que se presentan en el plan anual de utilidades (el cual se da
enseguida) fueron preparados inicialmente en el departamento de contraloría y
después se presentaron al gerente de la fábrica para su “evaluación y
devolución”. El gerente de la fábrica los remitió a su vez a los gerentes
departamentales, para obtener sus comentarios. Después, fueron aprobados
por el gerente de la fábrica tal como aparecen a continuación.

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 SE PIDE

1 ¿Está usted de acuerdo con el método utilizado para desarrollar

los presupuestos de gastos que se incorporan en el plan anual de

utilidades? Explique su respuesta.

Es correcto si este departamento solo maneja un producto, de procesar

o manejar más de un producto entonces debería emplear las horas maquina

directas, horas mano de obra, costo de materia prima, etc.

2 Examine críticamente todos los aspectos del informe de

desempeño. ¿Encuentra usted algún fundamento para la crítica de

Gaines? Explique su respuesta. Haga comentarios para mejorarlo.

Existe discrepancia entre el presupuesto del mes de enero en el informe

de desempeño y el presupuesto de gastos. Tal es el caso por ejemplo: el

material directo en el primero es de $19,500 y en el segundo es de $16,500; en

el caso de la mano de obra en el informe esta por valor de $32,500 y en el

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presupuesto de $27,500; por otro lado, la energía (cargo estándar) en el

primero está por valor de $1,040 y en el segundo por 880, arrojando todos

estos errores información incorrecta para y la medición con otros meses, en

conjunto de la variación es irreal.

Cabe destacar que también, el tiempo extra tiene un error en la

variación, puesto que el monto de $1,100 menos $1,000 es de $100 no de

$200, esto también altera las informaciones. Por otro lado, la sumatoria del mes

de febrero también contenía discrepancia en sus totales.

Este presupuesto no debe ser autorizado sin previo análisis y estar bien

elaborado por las partes correspondientes, es decir, no se puede posponer su

corrección, ya que esto afectara la toma de decisiones y cálculos

presupuestarios.

Se debe tomar en cuenta que existe variación desfavorable en lo

presupuestado y lo real, ya que este último sobrepaso lo estipulado desde la

producción de las unidades, hasta los costos y gastos incurridos para tal

producción. Con esto lo que sugerimos es evaluar el costo por producto para

determinar donde se originó el problema.

Termina el presupuesto comercial.

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 DEPARTAMENTO 21: INFORME DE DESEMPEÑO DE ENERO
DESCRIPCIÓN REAL PRESUPUESTO VARIACIÓN
Producción 13,000 11,000 2,000
(unidades)
Material directo 20,000 19,500 500
Mano de obra 32,700 32,500 200
directa
Gastos indirectos
departamentales
Salarios 2,500 2,500 -
Mano de obra 4,950 4,350 600
indirecta
Suministros 3,850 3,200 650
generales
Tiempo extra 1,100 1,000 100
Varios 670 550 120
Energía (cargo 1,090 1,040 50
estándar)
Total 66,860 64,640 2,220

DEPARTAMENTO 21: PRESUPUESTO DE GASTOS TOMADO DEL PLAN ANUAL DE UTILIDADES

DESCRIPCIÓN ANUAL ENERO FEBRERO
Producción 120,000 11,000 9,000
(unidades)
Material directo 180,000 19,500 13,500
Mano de obra 300,000 32,500 22,500
directa
Gastos indirectos
departamentales
Salarios 30,000 2,500 2,500
Mano de obra 48,000 4,350 3,650
indirecta
Suministros 36,000 3,200 2,800
generales
Tiempo extra 12,000 1,000 1,000
Varios 6,000 550 450
Energía (cargo 9,600 1,040 720
estándar)
Total 621,600 64,640 47,120

CONCLUSIÓN

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 Con el desarrollo de este material aprendimos que el proceso de

planeación se caracteriza por la necesidad de coordinar y establecer un gasto

de consenso pronosticable, todo esto entre las ventas, finanzas, recursos

humanos, entre otros. Entender las métricas críticas del negocio que generan

gastos y sincronizar el pronóstico del gasto con la declaración de pérdidas y

ganancias de la empresa.

También entendimos que el control de gastos es un proceso continuo

que comienza con el presupuesto anual, ya que este ayuda a organizar y

coordinar la producción, la distribución, los servicios y la administración, así

como también a aprovechar al máximo las oportunidades disponibles.

Mientras avanza el año fiscal, la administración compara los resultados

con los planes proyectados en el presupuesto, e incorpora en el nuevo plan las

acciones aprendidas de su evaluación.

En resumen, el control de gastos es un factor importante para mantener

y aumentar la rentabilidad de la empresa.

Anexos.

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 BIBLIOGRAFÍA

Libro Presupuesto, Planificación y Control

12
Sexta Edición.
Welsch Hilton Gordon Rivera.
Capítulo IX en adelante
Pág. 223 en adelante

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