CLASIFICACION DE ARCHIVO SEGUN SU USO Y ORGANIZACION

Estimados aprendices:

CLASIFICACION DE ARCHIVOS

Es muy importante saber cómo y dónde se va a guardar la información en las

empresas, del uso y organización Que se le dé a la misma, depende la
clasificación del archivo. Se puede hablar entonces de una clasificación del
archivo según la función y el uso . En activo, semiactivo e inactivo.

ARCHIVO ACTIVO: Se caracteriza porQue la información Que conserva es

consultada permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión se puede
estar hablando de la información del ano en vigencia, o de la vigenci a anterior,
cuando aún se encuentran en trámite. El archivo activo se denomina también
CORRIENTE, VIGENTE o de GESTION. En este archivo se conserva el 100% de
la información, la cual deberá ser evaluada anualmente para los traslados al
archivo semiactivos.

ARCHIVO SEMIACTIVO: Se denomina también intermedio. Es el constituído

por documentos Que ya cumplieron su trámite pero Que por razones legales,
fiscales o administrativas aún siguen vigentes y son consultados con menor
frecuencia. El porcentaje de información Que conserva es de más o menos un
60%. Su fuente es el archivo activo. Al igual Que en el activo se deben realizar
evaluaciones periódicas de esta información para decidir su conservación
permanente o eliminación.

ARCHIVO PERMANENTE: Contiene la información vital para la companía y la

Que va conformando su historia. A este archivo se le denomina erróneamente
archivo inactivo, porQue el índice de consulta es muy bajo. Conserva además,
información Que puede ser útil para la ciencia, la hist oria o la cultura de un
país. Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa.
Recibe información del archivo semiativo o directamente del activo.

La permanencia de los expedientes (documentos) en cada uno de estos

archivos depende básicamente de la vigencia del asunto Que les dio origen.

Otra de las variables Que definen la clasificación del archivo, es la

ORGANIZACION Que la empresa opte (elija) para el manejo de la información
Que puede ser CENTRALIZADA, DESCENTRALIZADA o DESCE NTRALIZADA CON
CONTROL CENTRAL.

ARCHIVO DESCENTRALIZADO: Un archivo es descentralizado cuando toda la

información de la empresa se haya reunida en una sola oficina. Esta
organización necesariamente supone también una centralización del recibo y
despacho de la correspondencia.
 El archivo central será entonces la dependencia encargada de encausar la
tramitación de los documentos, de velar por su conservación y de ofrecer un
buen servicio de consulta.

VENTAJAS: Un archivo centralizado tiene entre otra s, las siguientes ventajas:

• Cuenta con personal especializado

• puede controlar la duplicidad de documentos
• Economiza tiempo y espacio
• Racionaliza la adQuisición de materiales y eQuipos
• La responsabilidad se encuentra igualmente centralizada
• Facilita la unificación del sistema de archivo.
TIENE ALGUNA DESVENTAJA? Una de las mayores dificultadas de este sistema
radica en la pérdida de tiempo Que ocasiona la consulta de la información por
parte de las dependencias, porQue en muchos casos es necesario desplazarse
al archivo central a recoger y dejar información, en calidad de préstamo, por
ser información activa. Se puede incurrir además en el riesgo de fijar
demasiado control para el préstamo de los documentos. ReQuiere también de
personal técnicamente calificado para el manejo y control de los procesos de
correspondencia y archivo.

SEGUN LA ORGANIZACION TAMBIEN SE CLASIFICAN EN ARCHIVO

DESCENTRALIZADO.

Un archivo es descentralizado cuando cada una de las dependencias es

responsable de recibir, despa char, archivar y conservar la documentación Que a
ella le compete, bien sea producida o recibida.

Para un adecuado funcionamiento de este tipo de organización, se reQuiere una

definición precisa del flujo de la información y, lo Que es aún más importante,
de una perfecta y permanente comunicación entre las dependencias.

DESVENTAJA: Uno de los mayores problemas Que se presenta en el archivo

descentralizado es la falta de un control Que permita en un momento dado,
saber exactamente dónde se encuentra un do cumento y si se le dió respuesta
oportunamente. Si en todas las dependencias no se lleva un registro de
correspondencia estricto, se puede correr el riesgo de extraviar los documentos.

Por otra parte, genera duplicidad de la información pues la dependenc ia Que,

de alguna manera, tiene Que ver con el asunto, guarda también copia de la
información. Cuando la información es de interés general, puede suceder Que
no llegue a todos los interesados. Por último, no es fácil definir
responsabilidades y la inform ación se maneja con criterios individuales.

ARCHIVO DESCENTRALIZADO CON CONTROL CENTRAL: Es una combinación

de los dos sistemas anteriores. El trámite de los documentos está centralizado.
Allí reposa la todalidad de la información, la diferencia radica en Que cada
dependencia conserva únicamente las copias de la correspondencia
despachada, las cuales se podrían destruir anualmente, en su mayoría, por
encontrarse también en el archivo central. Para efectos de facilitar la consulta,
puede guardarse máxim o por un ano más alguna información Que, según la
experiencia, es consultada significativamente.

ARCHIVOS SATELITES: Exite otro grupo de archivos Que conservan

información técnica, muy especializada y de consulta permanente Que
necesariamente deben estar descentralizados y se les denomina archivos
satélites. Es el caso de las hojas de vida de los funcionarios activos, los
registros de proveedores, documentos contables, entre otros.

LA ETICA EN EL MANEJO Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACION

El compromiso del personal involucrado en el área de archivo es un factor

decisivo. Para ello deben sentir, al desempenar su trabajo es tán haciendo algo
importante y Que lo Que hacen tiene significado.

Toda persona Que maneje información debe tener como cualidad primordial, el
sigilo profesional. Ésta es esencial en las personas Que poseen toda la
información de la institución, como es el caso de los funcionarios Que trabajan
en la oficina de administración de documentos.

Este sigilo profesional hace relación a la reserva Que debe poseer una persona
con la información Que maneja, bien porQue lo determine la ley o los
reglamentos institu cionales, en cuyo caso es inviolable. Su responsabilidad
como poseedor de la información, supone claridad conceptual y práctica de lo
Que representa la ética y la honestidad.