Taller de administración empresarial

Akleidys de la cruz Jiménez

Sac 229 secretariado auxiliar contable:

1. Toda el área funcional necesita de un administrador para que lleve la operación

del negocio, para dedicarse a la dirección general en procura de
innovación,  crecimiento, y futuro para detallar los ingresos y egresos de la
empresa, llevar la contratación del personal, verificar que cumpla el personal
cumpla con sus horarios, estar pendiente de la producciones, las ventas, para
verificar la publicidad de los productos.

2. La planificación

¿Qué se entiende por planificación?

La planificación es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es
posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción.

¿Cuál es la importancia de la planificación?

Propicia el desarrollo de la empresa.

Reduce al máximo los riesgos.

Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

El autor José Antonio Fernández Arena afirmaba que "Planear es función de

administrador, aunque el carácter y la amplitud de la planificación varían con su
autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes delineados por su superior".

El reconocimiento de la influencia de la planificación ayuda en mucho a aclarar los

intentos de algunos estudiosos de la administración para distinguir entre formular la
política (fijar las guías para pensar en la toma de decisiones) y la administración, o entre
el director y el administrador o el supervisor.

Un administrador, a causa de su delegación de autoridad o posición en la organización,

puede mejorar la planificación establecida o hacerla básica y aplicable a una mayor
proporción de la empresa que la planificación de otro. Sin embargo, todos los
administradores, desde los directores hasta los jefes o supervisores, planean lo que les
corresponde.

¿Cómo se clasifica la planificación?

Existen diversos tipos de planes, entre los que se tienen:

Misión: es la razón de ser de la empresa. También se dice que es la labor, el encargo o

servicio especial que una empresa se propone lograr hacia el largo plazo. Por ejemplo, la
misión de una universidad es la formación superior, enseñanza y la investigación.

Visión: es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, donde

deseamos estar de aquí a cinco años. Por ejemplo, un banco puede tener como visión "ser
la empresa líder en la prestación de servicios financieros en toda Europa".

Objetivos: son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los
esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede ser
aumentar las ventas del año 2004 con respecto a las del 2003. Los objetivos se pueden ser
de corto plazo (hasta un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo (más de 3 años).

Metas: los diferentes propósitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas
son fines más específicos que integran el objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la
empresa comercial que desea incrementar sus ventas, una meta podría ser capacitar al
equipo de vendedores durante los primeros dos meses del año 2004, con lo que se busca
alcanzar el objetivo planteado.

Políticas: son guías o lineamientos de carácter general, que indican el marco dentro del
cual los empleados de una empresa pueden tomar decisiones usando su iniciativa y buen
juicio. Por ejemplo, competir en base a precios en el mercado.

Reglas: son normas precisas que regulan una situación en particular. Aquí se exponen
acciones u omisiones específicas, y no dan libertad de acción. Ejemplos de este tipo son
"no fumar", "no ingerir alimentos en este sitio", etc.

Estrategias: la acción de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para

conseguirlo, y hacer que el futuro de la organización se comporte como se determinó. Se
puede decir entonces que estrategias son los cursos de acción, preparados para
enfrentarse a las situaciones cambiantes del medio interno y externo, a fin de alcanzar sus
objetivos. Por ejemplo, una estrategia podría se "realizar investigaciones de mercado
permanentemente, y proveer de eficiente información al equipo de venta, a fin de
aumentar las ventas".

Programas: son planes que comprenden objetivos, políticas, estrategias, procedimientos,

reglas, asignación de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los
objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecución de cada una de las etapas
de operación.

Presupuestos: es un plan que representa las expectativas para un período futuro,

expresados en términos cuantitativos tales como dinero, horas trabajadas, unidades
producidas, etc. Los presupuestos pueden ser de operación (ventas, producción,
inventarios, etc.) y financieros (de efectivo, de capital, estados financieros pro forma,
etc.).

Procedimientos: son planes que señalan una serie de labores concatenadas que deben
realizarse de acuerdo a una secuencia cronológica, para alcanzar los objetivos
preestablecidos. Un ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se lleva a
cabo para el pago de sueldo a los empleados.

LA ORGANIZACIÓN

Se trata de determinar que recursos y que actividades se requieren para alcanzar los
objetivos planeados conforme a las necesidades de la empresa. A partir de la estructura
establecida, se coordinan acciones según niveles de autoridad y responsabilidades para el
logro de la meta identificada para cada integrante, en procura de formar equipos
sincronizados y altamente efectivos en su labor diaria.

Propósitos de la organización

Identificar con claridad la estructura formal de la empresa,

Establecer canales de comunicación. funcionales y conocidos,

Facilitar la consecución de los objetivos de cada puesto de trabajo,

Hacer buen uso de los recursos de la empresa,

Orientar y motivar la consecución de las metas a corto, mediano y largo plazo.

Generar confianza y ambientes adecuados para el desempeño laboral.

En general, la organización es el conjunto de conocimientos, esfuerzos y recursos

dispuestos para lograr lo planeado.
Concepto de dirección
Esta etapa del proceso administrativo comprende la influencia del administrador
en la realización de los planes, obteniendo una respuesta positiva de sus
empleados mediante la comunicación, la supervisión y la motivación.
Los elementos del concepto son:
 Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
 Motivación.
 Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
 Comunicación.
 Supervisión.
 Alcanzar las metas de la organización.
Importancia.- la dirección es trascendental por: Pone en marcha todos los
lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
A través de ella se logran las formas de conducta mas deseables en los miembros
de la estructura organizacional. La dirección eficientemente es determinante en la
moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad. Su calidad se
refleja en el logro de los objetivos, la implementaron de métodos de organización,
y en la eficacia de los sistemas de control. A través de ella se establece la
comunicación necesaria para que la organización funcione.
Principios.
 De la armonía del objetivo o coordinación de intereses. La dirección será
eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de
la empresa.
 Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el
mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener
ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben
estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge
como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad
personal o arbitrio.
 De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que debe
proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los
planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.
 De la vía jerárquica. Postula la importancia de respetar los canales de
comunicación establecidos por la organización formal, de tal manera que al
emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos
correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad,
debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos.
  De la resolución del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas
que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que
aparezcan; ya que el no tomar una decisión en relación con un conflicto,
por insignificante que sea, pueda originar que este se desarrolle y provoque
problemas no colaterales.
 Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstáculo que
se antepone al logro de las metas de la organización, pero que, al obligar al
administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad
de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

Toma de decisiones.

La responsabilidad más importante del administrador es la toma de decisiones.

Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los
negocios y en efecto de la adecuada selección de alternativas depende en gran
parte el éxito de cualquier organización.
Una decisión puede variar en transcendencia y connotación. Sea cuales la decisión
es necesario:
 Definir el problema. Para tomar una decisión es básico definir
perfectamente cuál es el problema que hay que resolver y no confundirlo
con los colaterales.
 Analizar el problema. Una vez determinado el problema es necesario
desglosar sus componentes, así como los componentes del sistema en que
se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución.
 Evaluar las alternativas. Consiste en determinar el mayor número posible
de alternativas de solución, estudiar ventajas y desventajas que implican,
así como la factibilidad de su implementación, y los recursos necesarios
para llevar acabo de acuerdo con el marco específico de la organización.

 Análisis de factores tangibles o intangibles.

 Análisis marginal.
 Análisis costo efectividad.
 Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir
la más idónea para las necesidades del sistema, y la que reditúe máximos
beneficios.
 Experiencia
 Experimentación
 Investigación.
  Aplicar la decisión. Consiste en poner en práctica la decisión elegida, por lo
que se debe contar con un plan para el desarrollo del misma.

Integración.

La integración comprende la función a través de la cual el administrador elige y se

allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente
establecidas para ejecutar los planes. Existen ciertas reglas de administración,
necesarias para lograr la efectividad:

 El hombre adecuado para el puesto adecuado. En otras palabras esto quiere

decir que el hombre debe de poseer las características que la empresa
establezca para desempeñar un puesto.
 De la provisión de elementos necesarios. A cada miembro de la empresa debe
proporcionársele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a
las necesidades de su puesto.
 De la importancia de la introducción adecuada. El momento en que el
elemento humano ingresa a una empresa es transcendental, pues de el
dependerán su adaptación al ambiente de la empresa.
La integración comprende 4 etapas.
Reclutamiento. Obtención de los candidatos para ocupar los puestos de la
empresa.
Selección. Mediante la utilización de ciertas técnicas, elegir entre los
diversos candidatos al más idóneo para el puesto, de acuerdo con los
requerimientos del mismo.
Introducción o inducción. Articular o armonizar adecuadamente al nuevo
elemento con los objetivos de la empresa, y con el ambiente
organizacional.
Capacitación y desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e incremento de las
capacidades del personal, para lograr su máxima eficiencia.
Motivación.
La motivación es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más
compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la
obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados.
Múltiples son las teorías que existen en relación con la motivación, pero todas
pueden agruparse en dos grandes tendencias:
 Teorías de contenido.
 Teorías de aprendizaje o del enfoque externo.
  Ambos tipos de teorías han sido de gran transcendencia en la explicación
de la conducta organizacional, ya que a través de ellas se describe la razón
por la cual los empleados son productivos, o lo que impulsa su conducta, a
la vez que se aportan datos valiosos para mejorar dicha conducta.

Comunicación.
La comunicación es un aspecto clave en el proceso de dirección.
La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite
y recibe información en un grupo social. El ejecutivo para poner en marcha sus
planes, necesita sistemas de comunicación eficaces; cualquier información
desvirtuada origina confusiones y errores, que disminuyen el rendimiento del
grupo y que van en detrimento del logro de los objetivos.
La comunicación consta de tres elementos básicos:
 Emisor, en donde se origina la información.
 Transmisor, a través del cual fluye la comunicación.
 Receptor, que recibe y debe entender la información.

Cualquier mínima falla en esta red de comunicación implica la desvirtuaron de la

información. Con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicación, se
mencionara su clasificación más sencilla:

Liderazgo – supervisión.
La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las
actividades se realicen adecuadamente. Este término se aplica por lo general a
niveles jerárquicos inferiores aunque todo administrador, en mayor o menor
grado, lleva a cabo esta función; por esto, de acuerdo con el criterio personal de
las autores, se considera la supervisión, el liderazgo y los estilos de gerenciales,
como sinónimos, aunque referidos a diversos niveles jerárquicos. El liderazgo, o
supervisión, es de gran importancia para la empresa, ya que mediante él se
imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que logren los
objetivos. En esta función confluyen todas las etapas de dirección anteriormente
estudiadas, y su importancia radica en que de una supervisión efectiva
dependerán: La productividad del personal para lograr los objetivos.
La observancia de la comunicación.
La relación entre jefe-subordinado.
La corrección de errores.
La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina.
Por lo tanto, el liderazgo está ligado con la supervisión y, de acuerdo con los
diversos estilos de liderazgo que existan en la empresa, variara el grado de
eficiencia y productividad dentro de la misma.

El control
El Control se estudia como la última etapa del proceso administrativo, esto no
significa que en la práctica suceda de la misma manera; la planeación y el control
están relacionados a tal grado, que en muchas ocasiones el administrador
difícilmente puede delimitar si está planeando o controlando. El control es una
etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con
magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección
eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de la organización
si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo
con los objetivos. El control es una serie de procedimientos complicados que se
utilizan para corregir defectos o desviaciones en la ejecución de los planes, una vez
que han sucedido. Esta etapa se percibe como un método que reprime y presiona
a los individuos de la organización, que establece límites arbitrarios para la
actuación y que comprende solo hechos pasados o históricos. El control bien
aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los individuos y, mas que
histórico, su carácter es pronostico, ya que sirve para medir la temperatura
presente y futura de la actuación.
IMPORTANCIA
El control es  de vital importancia dado que:
1.- Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen
los planes exitosamente.
2.- Se aplica a todo, a las cosas a las personas y a los actos.
3.- Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones.
4.- Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en
que se establecen medidas correctivas.
5.- Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes,
sirviendo como fundamento al reiniciarse al proceso de planeación.
6.- Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
7.- Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la
empresa.

TIPOS DE CONTROL
Existen tres tipos de controles administrativos preventivos, concurrentes y de
retroalimentación. Cada uno de ellos es relevante en una fase diferente del ciclo
de las actividades de entrada- operación – salida de la organización. Y todos
cumplen un papel muy importante en la búsqueda de productividad a largo plazo
y de desempeño elevado.
Control preventivo: También llamados controles preliminares, se realizan antes de
que se realice una actividad de trabajo. Aseguran que los objetivos sean claros
que establezcan el rumbo adecuado y que estén disponibles lo recursos
apropiados Se encuentran en lo que sucede durante el proceso de trabajo
llamados a veces controles de dirección, monitorean las operaciones y actividades
en curso para asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con lo planeado.
Controles de retroalimentación: Se implementan después de que el trabajo esta
terminado. Se concentran en la calidad de los resultados finales y no en las
entradas y procesos.

El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de cada organización como

parte integrante de sus propios sistemas de control interno. El control preventivo
siempre es interno. Ya que los administradores de cada empresa son responsables
de asegurar que el control preventivo esté integrado dentro de los sistemas
administrativos y financieros, y sea efectuado por el personal interno responsable
de realizar dicha labor.

Los controles concurrentes, son los que se realizan mientras se desarrolla una
actividad. La forma más conocida de este tipo de control es la supervisión directa.
En la actualidad, los sistemas computarizados pueden ser programados para
brindar al operador una respuesta inmediata si comete un error, o si se ha
procesado una información equivocada, los controles concurrentes del sistema
rechazarán la orden y le dirán donde se encuentra el error.
Los controles posteriores, son los que se llevan a cabo después de la acción. De
esta forma, se determinan las causas de cualquier desviación del plan original, y los
resultados se aplican a actividades futuras similares. Por ejemplo, en las Auditorias
Contables, estadística, contabilidad, etc.
3. Realiza un comentario sobre la administración del tiempo en el trabajo del
Auxiliar Contable de una empresa:
R/
Deberá decidir qué actividades de la jornada va a rescatar y cuáles van a dejar
expirar. Una vez estudiadas, debe tener en cuenta las fechas límite que le han
dado para los asuntos más urgentes. Sobre este tema, es importante que en que
tenga un cronograma de actividades de temas prioritarios para sacar adelante,
también debe posponer cosas no importantes que pueda hacer para otro día. En
lugar de darse una paliza trabajando dos horas extras para terminar todo,
considere la posibilidad de trabajar sólo veinticinco minutos extra al día durante el
resto de la semana.

4. Realizaremos un ejemplo con el hipermercado HomeComb

Paso 1: En este caso nos encontramos realizando la planificación estratégica anual

del hipermercado. El objetivo es identificar el contexto externo e interno de la
organización para crear estrategias que aseguren su permanencia y crecimiento.