CARACTERIZACION DE PROCESOS

NOMBRE DEL PROCESO FACTURACION

Establecer el protocolo y los tiempos para llevar a cabo el proceso de facturacion dando cumplimiento a
OBJETIVO DEL PROCESO las fechas estipuladas y manteniendo el orden indicado para hacer entrega al area de radicacion y asi
asegurar entradas de dinero efectivas .

ALCANCE Aplicación directa al area de Facturacion de la IPS PEDIAGASTRO.

RESPONSABLE Jessica Paola Cardenas Sanchez (Coordinadora de Facturacion)

ETAPA DEL
ENTRADAS / PROVEEDOR ACTIVIDADES RESULTADOS
CICLO

• Selección de Facturadores.
• Procedimiento correcto para el proceso.
• Alistamiento de todos los documentos
necesarios para llevar a cabo nuestro
proceso, ordenes médicas, planillas,
P
autorizaciones, soportes de
procedimiento etc.
• Sistema facturador para realización de
proceso.

• Ingreso a sistema facturador.

• Recolección de
información de los servicios
prestados por cada
prestador de salud, junto
H
con sus soportes que son
de vital importancia para el
cobro de los mismos.
• Verificación de número de soportes,
autorizaciones, atenciones etc. por
entidad.
• Ingreso de ordenes al sistema con los
datos necesarios para su cargue efectivo.
• Verificar que el número de órdenes,
soportes, atenciones etc. coincida con el
conteo manual de los soportes que
tenemos en físico.
• Impresión del producto final en donde
• Autorizaciones vencidas.
• Autorizaciones para otros prestadores por
servicios prestados por IPS PEDIAGASTRO.
• Error en documentos de Usuarios.
• Error en valores por concepto de copagos
entregados por usuario diferentes a los que
aparecen en la autorización.

• Recolección de
información de los servicios
prestados por cada
prestador de salud, junto
H
con sus soportes que son
de vital importancia para el
cobro de los mismos.
• Generación de Rips en
donde encontraremos
todos los servicios
prestados cargados en el
sistema.
• Desglose de todos
copagos, cuotas
moderadoras etc., por cada
usuario para corroborar
V
información con soportes y
rips.
• Ingreso a sistema facturador.
• Verificación de número de soportes,
autorizaciones, atenciones etc. por
entidad.
• Ingreso de ordenes al sistema con los • Autorizaciones vencidas.
datos necesarios para su cargue efectivo. • Autorizaciones para otros prestadores por
• Verificar que el número de órdenes, servicios prestados por IPS PEDIAGASTRO.
soportes, atenciones etc. coincida con el • Error en documentos de Usuarios.
conteo manual de los soportes que • Error en valores por concepto de copagos
tenemos en físico. entregados por usuario diferentes a los que
• Impresión del producto final en donde aparecen en la autorización.
todo lo que tenemos manual nos saldrá
digitalizado y listo para el V.B. de
coordinación para ser entregado al área
correspondiente para su radicación.
• Selección de paquetes para hacer
auditoria, por parte del Coordinador de
facturación a cargo, para verificar que
numero de soportes corresponda al que
aparece en el detallado para su posterior
cobro.
• Verificar que todos vayan con sus
soportes para cumplir el protocolo.
• Revisión del sello de recibido por cada
entidad de las facturas que se están
radicando.
 • Inicio de operación del 1 al 5 de cada • Solicitud al área encargada de la entidad
mes en donde facturaremos mes vencido levantar el vencimiento de las órdenes para
todos los servicios prestados para las efectuar el cobro.
entidades manejadas por la IPS • Solicitud al área encargada de la entidad la
A PEDIAGASTRO. (Días hábiles) generación de nuevas autorizaciones para
• Fecha de Radicación de todas las efectuar el cobro.
facturas sin excepción entre 6 y 7 de cada • Solicitar la corrección de los números de ID de
mes. (Días hábiles) los usuarios para poder efectuar cobro.
• Envió a la entidad la relación de los copagos
recaudados y los que dice la autorización para
no alterar el valor de mi factura.

SEGUIMIENTO AL
CONTROL DE RIESGOS
PROCESO

• Información (al
coordinador del área de
facturación) por parte del
área de contabilidad para • VB de la persona encargada de reporte de glosas al encontrar que fue 0, en el proceso efectuado y por
verificar que el proceso fue ende la gestión fue impecable.
exitoso al encontrar el pago
del 100% de la factura
radicada.

DOCUMENTOS ASOCIADOS REQUISITOS LEGALES

• Protocolo de facturación.
• Soportes de los servicios • Sistema habilitado de Facturación electrónica.
prestados. Ordenes, • Acuerdos tarifarios entre las dos partes vigentes.
Autorizaciones, planillas, • Licencia de sistema software utilizado para el proceso.
etc.
• Protocolo de facturación.
• Soportes de los servicios
prestados. Ordenes,
Autorizaciones, planillas,
etc.
• Sistema habilitado de Facturación electrónica.
• Acuerdos tarifarios entre las dos partes vigentes.
• Licencia de sistema software utilizado para el proceso.

RECURSOS

HUMANOS INFRAESTRUCTURA FINANCIEROS

• Espacio dotado apto para desarrollo de

• Coordinador del área de actividades, (Oficina)
facturación. • Equipos de cómputo.
• Facturador N° 1. • Sistema Software para el proceso de
• Facturador N° 2. Facturación.
• Acceso a red de internet.