GUIA PARA EL TALLER/LA SIMULACION/ EL JUEGO DE ROLES/

ESTUDIO DE CASO

Proceso: Gestión de la Formación Profesional Integral

Procedimiento: Ejecución de la Formación Profesional Integral

GUIA PARA EL TALLER SIMULACIÓN EL JUEGO DE ROLES ESTUDIO DE CASO

1. DATOS GENERALES

Programa de Formación: Tecnólogo en Gestión Administrativa

Proyecto de la Formación FORTALECIMIENTO DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS A

Profesional: MIPYMES DE NEIVA

ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN TENIENDO EN CUENTA

Competencia:
LAS NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIÓN

Realizar los procesos de recibo, despacho, trámite y

distribución de documentos teniendo en cuenta las políticas
Actividad de Aprendizaje:
de la organización, las normas técnicas, la legislación vigente
y la tecnología disponible.

Evidencia de Desempeño y/o producto:

De Desempeño: Elabora y diligenciar formatos en excel o word para el recibo, registro y
despacho de documentos de archivo.
Recibe, registra y distribuye correctamente las comunicaciones oficiales, utilizando el
formato adecuado.
De producto: Elaborar y subir a la plataforma el taller de radicación de documentos
Criterios de Evaluación:
• Utiliza la papelería, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la recepción y
despacho de documentos de acuerdo con el manual de gestión documental y las políticas
de la organización.
• Opera los equipos y programas (aplicativo) para el recibo y despacho de documentos
internos y externos de acuerdo con el manual de usuario.
 Radica de manera rigurosa los documentos para la organización, internos y externos,
aplicando el software, las normas y la legislación vigente.

 Clasifica de manera cuidadosa la documentación recibida.

Duración de la evaluación:
1 hora

Nombre del Aprendiz (a) en formación:

Diana Marcela Perdomo García_No. de ficha:___1905469_______________
Regional: Centro de la Industria, la Empresa y los Servicios, Sena, Regional Huila
Nombre del Instructora: NAIROBY FLOREZ CERQUERA
2. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO:

Querido aprendiz:
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ESTUDIO DE CASO

Proceso: Gestión de la Formación Profesional Integral

Procedimiento: Ejecución de la Formación Profesional Integral

Este taller ha sido elaborado con el fin de recoger evidencias de su conocimiento sobre los
procedimientos de recibo y despacho de documentos. Lo(a) invito para que diligencie la
actividad y la entregue al Instructor(a) formador(a).

Las instrucciones serán entregadas en la sesión en línea según la explicación de su

instructora para el proceso de recibo, registro y despacho de los documentos.

1. Usted es el auxiliar de archivo de la oficina de Unidad de

correspondencia
2. Recibirá 6 documentos para elaborar el proceso de recibo de las
comunicaciones oficiales de esta dependencia
3. Lo primero que debe hacer es recibir el documento y realizar la
respectiva lectura, recuerde verificar los anexos, las fechas, las firmas
de los documentos.
4. Radique cada documento con el sello radicador, diligencie los datos
5. Diligencie el formato de comunicaciones oficiales recibidad de
acuerdo a los datos de cada documento (así lo hace con cada uno de
las 6 cartas)
6. Clasifique los documentos para su distribución, tenga en cuenta los
siguientes departamentos: Talento Humano (capacitaciones) Ventas
(pagos y cotizaciones). Gerencia (nuevas sucursales)
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Proceso: Gestión de la Formación Profesional Integral

Procedimiento: Ejecución de la Formación Profesional Integral

EMPRESA DIDÁCTICA L@S EJECUTIV@S

   
QRS – 032 Número de Radicación ____001_____________
Fecha de recibido ___20 de mayo 2019
Bogotá D.C., 20 de mayo de 2019 Hora de recibido __4:21 horas______
Recibido por: __Diana Perdomo_
   
PASE A ATENDIDO POR
_ventas Ricardo Prieto_
Señor Respuesta No. Fecha Respuesta
EDUARDO ANTONIO CASTRILLÓN _________________ _____________________
Jefe De Compras Archivado en: _____________________
Suritex        
Calle 54 8-97
Bogotá D.C.

Asunto: Notificación amistosa.

Apreciado señor Castrillón

:
Lamentamos informarle que la factura 3409, venció su pago el 31 de
diciembre de 2017 y aún no hemos recibido ninguna aclaración de su parte.

A partir del 1 de febrero de 2018, se cobrará un interés de 4% por mora

mensual. Por tanto, esperamos su pronta comunicación para evitar mayores
inconvenientes.

Agradecemos su atención.

MARIO ANDRÉS BAQUERO

Jefe de Crédito
EMPRESA DIDÁCTICA L@S EJECUTIV@S
   
Anexo: Copia factura 3409 Número de Radicación __002_____________
Copia: Martha Estupiñán, Jefa de Fecha de recibido ___25 de mayo 2019__
Cobros Hora de recibido ______4:21 horas____
Transcriptor: Patricia Méndez Recibido por: __Diana Perdomo_____
   
PASE A ATENDIDO POR
_ventas___________ __Jesús Morales______
Respuesta No. Fecha Respuesta
_________________ _____________________
Archivado en: _____________________
       
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ESTUDIO DE CASO

Proceso: Gestión de la Formación Profesional Integral

Procedimiento: Ejecución de la Formación Profesional Integral

QRS – 051

Cali, 25 de mayo de 2019

Doctor
ISMAEL TOLEDO REYES
Gerente
Hotel del Oriente
Calle 65 2 -33
Neiva, Huila

Asunto: Remesa

Cordial saludo, doctor Toledo Reyes;

Adjuntamos el cheque 9080765-4 por valor del Banco, para cancelar el saldo
de la factura HOH-192, que cubre la estadía del doctor Jaime Lombana del al
de enero de 2018.

Agradecemos la atención y excelente servicio prestado, en lo sucesivo los

tendremos en cuenta como la primera alternativa para la realización de
nuestros eventos.

AMANDA GALINDO GÓMEZ

Jefe de ventas

Anexo: Copia factura 2125

Copia: Jesús salas Barrera, contador
Transcriptor: María Cortez
 QRS – 051

Cali, 27 de mayo de 2019

EMPRESA DIDÁCTICA L@S EJECUTIV@S

   
Doctor _____003____________
Número de Radicación _
LUIS ALBERTO GUTIERREZ Fecha de recibido ____27 de mayo 2019__
EMPRESA ABC Hora de recibido _____4:21 horas______
Calle 65 2 -33 Recibido por: __Diana Perdomo______
Neiva, Huila    
PASE A ATENDIDO POR
Asunto: Cancelación de saldo Ventas__ _Miguel Morales_____
Respuesta No. Fecha Respuesta
_________________ _____________________
Archivado en: _____________________
Cordial saludo, doctor Gutierrez;
       
Adjuntamos el cheque 908151555-4 por valor de del Banco, para
cancelar el saldo de la factura HOH-192, que cubre la estadía del doctor
Jaime Lombana del al de enero de 2018.

Agradecemos la atención y excelente servicio prestado, en lo sucesivo

los tendremos en cuenta como la primera alternativa para la realización de
nuestros eventos.

AMANDA GALINDO GÓMEZ

Jefe de ventas

Anexo: Copia factura 3025

Copia: Jesús salas Barrera, contador

Transcriptor: María Corte

Teléfono: 8763245
Fax: 9465231565
Correo: davivienda@gmail.com
Web:davivienda.wordpress.com
 EMPRESA DIDÁCTICA L@S EJECUTIV@S
   
_____004____________
R-120
Número de Radicación _
Fecha de recibido __28 de mayo 2019____
Hora de recibido _4:35 horas__________
Neiva, 28 de mayo de 2019 Recibido por: _Diana Perdomo_____
   
PASE A ATENDIDO POR
_Recursos Humanos__ _Sandra Gómez______
Doctor
Respuesta No. Fecha Respuesta
Javier Santos Reyes
_________________ _____________________
Rector
Archivado en: _____________________
Universidad de los Andes
       
Carrera 19 19–21
Bogotá D.C.

Asunto: Invitación a seminario economía política

Cordial saludo doctor Santos:

Tenemos conocimiento por los periódicos y revistas más importantes del

país, de su vasta experiencia en investigación en el campo de la economía.
Por tal motivo, lo invitamos a dictar un seminario de economía política, a un
grupo de 20 directivos de nuestra compañía.

Agradecemos nos informe los costos, requerimientos y todo lo que sea

necesario para llevar a cabo dicho evento.

Contamos con su asistencia.

Amanda Lozada Quevedo

Directora Ejecutiva.

Copia: Arnulfo Rodríguez, Jefe Administrativo

Transcriptor: María Judith Salas

Teléfono: 8763245
Fax: 9465231565
Correo: davivienda@gmail.com
Web:davivienda.wordpress.com
100-049

Neiva, 29 de mayo de 2019 EMPRESA DIDÁCTICA L@S EJECUTIV@S

   
______005___________
Doctor Número de Radicación _
__29 de mayo
Mario Andrés Rojas Fecha de recibido 2019_____
Jefe de Talento Humano Hora de recibido _5:00 horas___________
EMPRESA ABC Recibido por: Diana Perdomo________
Carrera 20-14-75    
Neiva PASE A ATENDIDO POR
__Ventas__________ Francisco Gonzales____
Respuesta No. Fecha Respuesta
_________________ _____________________
Asunto: Aprobación crédito Archivado en: _____________________
       

Es grato para nuestra entidad contar con personas como usted que siempre
se ha distinguido por su responsabilidad en el cumplimiento de sus
obligaciones y pago oportuno de los créditos que se le han autorizado.

Por lo anterior, nos complace informarle que le ha sido aprobado un nuevo

crédito por $35’000.000, valor que será transferido a la cuenta corriente que
posee con nosotros.

Esperamos que este crédito sea aprovechado en beneficio de la ampliación

de su empresa.

Camilo Barrios
Gerente General

Copia: Doctor Antonio Márquez, Jefe Administrativo

Transcriptor: Yorladiz Perdomo Noguera

Teléfono: 872421243
Fax: 174262419
Correo: Bancosantander@hotmail.com
Web: Bancosantander.wordpress.com
001-029 EMPRESA DIDÁCTICA L@S EJECUTIV@S
   
Neiva, 2 de junio de 2019 ______006___________
Número de Radicación _
Fecha de recibido _2 de junio 2019______
Señora Hora de recibido ___6:00 horas_______
Norma Andrade Recibido por: _Diana Perdomo_______
Coordinadora academica    
Clínica Medilaser PASE A ATENDIDO POR
Calle 12 8-43 Recursos Humano___ ________________
Neiva Respuesta No. Fecha Respuesta
_________________ _____________________
Asunto: Apertura nueva sucursal Archivado en: _____________________
       

Cordial saludo, queremos informar a ustedes nuestros clientes que gracias a

la gran acogida que hemos tenido en esta ciudad con nuestros
supermercados hemos decidido ampliar nuestras sucursales y queremos
invitarlo(a) a la gran inauguración de esta nueva sucursal.

Para ellos queremos dar un evento a nuestros clientes para que conozcan
nuestra nueva sucursal que quedara ubicada en la Avenida Solarte 12 -32 ,
evento que se desarrollara a las 9:00 horas y donde están cordialmente
invitados.

Para nosotros es un gusto atenderlo.

Rocío del Pilar Gómez

Gerente

Transcriptor: Daniela Andrade Muñoz.

Teléfono: 872421243
Fax: 174262419
Correo: Bancosantander@hotmail.com
Web: Bancosantander.wordpress.com