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PROCESO

DE
REGISTRO
EN SAM.GOV
Agosto 2019

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su reproducción total o parcial sin la
autorización escrita de Chemonics
International
SBU Inc.
- Contracting and Acquisitions
Registro en http://sam.gov
En esta presentación se desarrollarán 3 aspectos:

1 INTRODUCCIÓN AL 2 RECOMENDACIONES 3 REGISTRO GUIADO


PROCESO DE REGISTRO GENERALES PARA EL PASO A PASO (EN
EN SAM PROCESO DE REGISTRO PRESENTACIÓN Y VIDEO
TUTORIAL

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1. INTRODUCCIÓN AL PROCESO DE
REGISTRO EN SAM

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Pasos para el Registro en http://sam.gov

El registro en sam.gov consta de 4 pasos:

1. Obtener un número DUNS (1 a 2 días)


2. Obtener un Código NCAGE. (3 a 10 días)
3. Crear una cuenta de login.gov (aproximadamente 1 hora)
4. Obtener un registro/estado activo en SAM. (7 a 10 días)

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1. OBTENER UN NÚMERO DUNS

http://fedgo
v.dnb.com/
webform

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1. OBTENER UN NÚMERO DUNS
¿Qué significa DUNS?
Data Universal Numbering System o Sistema Universal
de Numeración de Datos.
¿Qué es un número DUNS?
Es un número de nueve dígitos que identifica a cada
organización a nivel mundial por su ubicación fisica.
¿Dónde se tramita?
A través del siguiente enlace
http://fedgov.dnb.com/webform
¿Cuánto tiempo toma obtenerlo?
Generalmente entre 1 y 2 días hábiles.

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1. OBTENER UN NÚMERO DUNS
¿ Quién puede ayudarme si tengo
problemas o dificultades en el registro?
• Para Información General: govt@dnb.com,

• Para información relacionada con una


solicitud presentada:
SAMHelp@dnb.com,
DunsSupportRecordsL@DNB.com
dsroff800@dnb.com
Teléfonos: 1-866-705-5711 ó 1-954-837-1523.

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1. OBTENER UN NÚMERO DUNS

¿Existe algún soporte para Colombia?

¡Sí! En Colombia la verificación de la información ingresada al


sistema, la realiza la organización “Informa Colombia”, se puede
contactar a través de:

• Correo: customerservice@informacolombia.com
• Teléfono: (571) 3269270 Ext.: 3027

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1. OBTENER UN NÚMERO DUNS

¿Qué Información se requiere?


Información general de la organización, que se puede obtener del:
• RUT (Registro Único Tributario),
• Certificado de existencia y representación legal (por lo general es la
cámara de comercio, pero puede variar por el tipo de entidad.
• Últimos estados financieros.

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1. OBTENER UN NÚMERO DUNS
Los datos a incluir son:
o Nombre de la organización
o Dirección de la organización
o Nombre del director ejecutivo (CEO) o
representante de la organización
o Estructura legal de la organización (por ejemplo:
corporación, sociedad)
o Año en que se creó la organización
o Tipo principal de negocio de acuerdo al SIC
o Número total de empleados (tiempo completo y
tiempo parcial no incluye prestación de servicios )
o Total de ventas o ingresos anuales.
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Pasos para el Registro en http://sam.gov

El registro en sam.gov consta de 4 pasos:

1. Obtener un número DUNS (1 a 2 días)


2. Obtener un Código NCAGE. (3 a 10 días)
3. Crear una cuenta de login.gov (aproximadamente 1 hora)
4. Obtener un registro/estado activo en SAM. (7 a 10 días)

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2. OBTENER UN CÓDIGO NCAGE

https://eporta
l.nspa.nato.in
t/AC135Publi
c/scage/Cage
List.aspx
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2. OBTENER UN CÓDIGO NCAGE

¿Qué significa NCAGE?


NATO Commercial and Governmental Entity o Entidad
Comercial y Gubernamental de la OTAN
(Organizaciones del Tratado del Atlántico Norte).

¿Qué es código NCAGE?


Es un Código de identificación de cinco caracteres
para una entidad comercial o gubernamental ubicada
fuera de los Estados Unidos.
Se diferencia del código CAGE, el cuál es para
organizaciones en Estados Unidos.
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2. OBTENER UN CÓDIGO NCAGE
¿Dónde se tramita? ¿Quién puede ayudarme si
Lo provee la Agencia de Apoyo y tengo problemas o
Adquisiciones de la OTAN (NSPA por
su nombre en inglés). dificultades?
A través del siguiente enlace: Teléfonos: 1-877-352-2255 o
https://eportal.nspa.nato.int/AC135Publ 1-269-961-7766
ic/scage/CageList.aspx
Correos: ncage@nspa.nato.int o
¿Cuánto tiempo toma obtenerlo? NCAGE@dlis.dla.mil
Generalmente entre 3 y 10 días.

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2. OBTENER UN CÓDIGO NCAGE

¿Existe algún soporte para Colombia?

¡Sí! En Colombia la verificación de la información, la realiza la


Oficina Nacional de Catalogación del Ministerio de Defensa

• Correo: grupodecatalogacion@mindefensa.gov.co

• Teléfono Oficina (571) 3150111 Ext. 40832

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2. OBTENER UN CÓDIGO NCAGE

¿ Qué información se requiere?


Información general de la organización.

El nombre, la dirección y correo electrónico deben


coincidir con los ingresados para solicitar el DUNS.

IMPORTANTE: Todos los datos deben ser exactos o


pueden surgir errores (Ej. Calle 4 vs Cll. 4 vs Cll4).

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Pasos para el Registro en http://sam.gov

El registro en sam.gov consta de 4 pasos:

1. Obtener un número DUNS (1 a 2 días)


2. Obtener un Código NCAGE. (3 a 10 días)
3. Crear una cuenta de login.gov (aproximadamente 1 hora)
4. Obtener un registro/estado activo en SAM. (7 a 10 días)

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3. CREAR UNA CUENTA DE LOGIN.GOV

https://secur
e.login.gov/

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3. CREAR UNA CUENTA DE LOGIN.GOV

¿Qué es? ¿Cuánto tiempo toma obtenerlo ?


Es una opción de inicio de Aproximadamente una hora.
sesión única para los sitios
web del gobierno de los
Estados Unidos ¿Quién puede ayudarme si tengo
problemas o dificultades en el
¿Dónde se tramita? registro?
A través del siguiente enlace Puedes ir a www.login.gov/es/help
https://secure.login.gov

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3. CREAR UNA CUENTA DE LOGIN.GOV
¿Qué información se requiere
para obtener la cuenta
Login.gov?
• Un correo electrónico
• Un número celular para recibir
el código de ingreso

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Pasos para el Registro en http://sam.gov

El registro en sam.gov consta de 4 pasos:

1. Obtener un número DUNS (1 a 2 días)


2. Obtener un Código NCAGE. (3 a 10 días)
3. Crear una cuenta de login.gov (aproximadamente 1 hora)
4. Obtener un registro/estado activo en SAM. (7 a 10 días)

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4. OBTENER UN REGISTRO/ESTADO ACTIVO EN SAM

https://sa
m.gov/SA
M/

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4. REGISTRO EN SAM A través de SAM se puede…
¿Qué Significa SAM? • Registrar la organización para
System for Award Management acceder a negocios con el
(SAM) o Sistema para la gobierno de los Estados Unidos.
Administración de Acuerdos. • Actualizar o renovar el registro de
¿Qué es SAM? la organización.
Un sistema oficial en internet que • Comprobar el estado de registro
recopila, valida, almacena y difunde de la organización.
información sobre los socios
comerciales del gobierno de los • Buscar organizaciones
Estados Unidos en apoyo a la registradas y registros de
adjudicación de contratos, exclusión de organizaciones.
subvenciones y los procesos de pago
electrónico.
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4. REGISTRO EN SAM
¿Dónde se tramita?
A través del siguiente enlace https://sam.gov/SAM/

¿Cuánto tiempo toma obtenerlo?


Entre 7 y 10 días hábiles.
¿Quién puede ayudarme si tengo problemas o ¿Con qué me pueden ayudar:
dificultades?
Siempre encontrará en el margen superior central un Creación de una cuenta
enlace de asistencia para SAM.gov, que se despliega al Asignación de roles a una cuenta
dar Clic en “View assistance for SAM.gov” Registros de entidades
Servicio de atención al cliente en: www.fsd.gov Exclusiones
Teléfono: 866-606-8220 o 334-206-7828 Búsqueda de datos en SAM
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4. REGISTRO EN SAM
¿Qué información se requiere?
✓ Los contratistas o proveedores deben completar las
cuatro secciones.
✓Los receptores de subvenciones sólo deben completar
dos, la sección de datos básicos y puntos de contacto.
✓ Datos básicos: Incluye el número DUNS de la entidad, el
nombre de la organización, dirección (exactamente igual
al DUNS), código NCAGE, información general,
información financiera y detalles sobre cualquier
procedimiento judicial o administrativo en el que la
entidad puede estar involucrada actualmente.

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2. RECOMENDACIONES GENERALES PARA
EL PROCESO DE REGISTRO

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RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL PROCESO

✓ Iniciar el proceso con el tiempo suficiente, si bien el


tiempo ideal para completar el registro son 15 días, se
pueden presentar demoras en el proceso.

✓ La obtención del número DUNS y del código NCAGE


pueden realizarse simultáneamente. No espere uno
para dar inicio al tramite del otro.

✓ Mientras se obtienen los anteriores, se puede


adelantar la creación de la cuenta en LOGIN.GOV y
cuenta individual en SAM.
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RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL PROCESO

✓ Se debe ingresar la misma información para DUNS,


NCAGE y SAM.

✓IMPORTANTE: La información debe coincidir


exactamente.

✓ Una mínima diferencia puede generar error, por


ejemplo, incluir en la dirección “#” en vez de “No.” o un
espacio entre palabras.

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RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL PROCESO
Cuenta DUNS http://fedgov.dnb.com/webform
Nombre INSTITUCION XXX
Tipo Non-Profit
Teléfono 64227572
Dirección CR 9 74 08 OF 501
Utilizar una Ciudad BOGOTA
“matriz” de Estado BOGOTA
información Código Postal NONE
en texto País COLOMBIA
Dirección de correo CR 9 74 08 OF 501
editable. Director ejecutivo PEPITO PEREZ
Cargo CEO
SIC (Código de industria) 8211
Descripción de Secondary School
Operaciones
Datos Socio-económicos No special Ownership Status
Empleados 65
Ventas anuales o ingreso COP$22,451,280 US$7,242
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RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL PROCESO

Copiar la información de
la “matriz” y pegarla en Hacer un buen recaudo de la “matriz” e
los formularios. información, recuerda que:
✓ La información es de la organización y
no de la persona que realiza el
registro.
No ingresar puntos ni caracteres
especiales en ninguna parte del
✓Se han presentado inconvenientes por
registro, por ejemplo, al incluir el perdida de la información
número celular no incluir +, ( ), (usuarios/contraseñas)
tampoco símbolos tales como > < ( ✓Se debe hacer una actualización anual
)#%{}+; para lo que se requiere tener la
información de acceso y la registrada.

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RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL PROCESO

• ¡Todos los registros son gratuitos! Tenga cuidado con


páginas no oficiales que realizan cobros para registrarse.

• Se recomienda diligenciar solo los campos obligatorios, que


generalmente están marcados con un asterisco o un
símbolo de estrella.

• En caso de surgir errores en el proceso intentar con


diferente explorador (Safari, Chrome, etc.).

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GUÍAS Y HERRAMIENTAS EXISTENTES
En youtube se encuentra
• En el enlace copiado a continuación se
• Bajo el perfil “GSASAMVideos”
encuentra un documento que explica los
se pueden encontrar varios
procedimientos de CAGE / NCAGE, además
videos tutoriales para el proceso
del proceso de registro en SAM
de registros en SAM
https://eportal.nspa.nato.int/AC135Public/Doc
https://www.youtube.com/user/G
s/US%20Instructions%20for%20NSPA%20N
SASAMVideos/featured
CAGE.pdf

• Bajo el perfil Grants Gov se


encuentra un video de • En la sección de ayuda de SAM se
introducción para obtener el encuentran consejos útiles para el registro,
número Duns y el proceso de se puede acceder a través de este enlace
registros en SAM https://sam.gov/SAM/pages/public/help/samQ
https://youtu.be/WdraD2HrAIA UserGuides.jsf
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RECOMENDACIONES GENERALES PARA EL PROCESO

La mayoría de texto y videos están en idioma ingles,


algunas ayudas son:

• Exploradores como Google Chrome tienen la opción


de traducción no oficial de la página web, a través de
configuración y ajustes.

• Los videos también tienen la opción de subtítulos en


español con una traducción no oficial a través de
configuración, opción subtítulos y escogiendo el idioma
de preferencia.
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3. REGISTRO GUIADO PASO A PASO (EN
PRESENTACIÓN Y VIDEO TUTORIAL)

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Paso 1.
Obtener un
número DUNS
Ingresar a:
http://fedgov.dn
b.com/webform

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1.Hacer Clic
en “here to
request your
D-U-N-S
Number via
the Web”
para solicitar
el número
DUNS en
linea.

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2. Seleccionar
el país donde
la
organización
está
físicamente
localizada y
hacer Clic en
“continue”

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3. Ingresar los
datos básicos
de la
organización
(nombre,
dirección,
ciudad,
teléfono), el
código de
verificación
generado por el
sistema y hacer
click en
“submit”

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• 4. En caso de contar con un
registro, pero no recordar el
número puede hacer clic en
“Request Your Existing D-U-
N-S Number”
• Si requiere revisar, actualizar
o modificar la información
inicialmente registrada, hacer
clic en “View/Modify Your
Information”
• En caso de no estar la
organización en el listado y
con el fin de seguir adelante
con el registro hacer clic en
“Request a New D-U-N-S
Number”

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5. Incluir el nombre
legal; el tipo de
organización, el cuál
se debe seleccionar
entre: Corporación,
Gubernamental, de
Responsabilidad
Limitada, Sin animo
de Lucro, Asociación,
propietario; y el
teléfono, no es
necesario el código
de país ya que se
señaló anteriormente.

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La segunda
parte de esta
sección se
refiere a la
dirección
física y de
correo.

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SIC hace
referencia a
Standard
Industrial
Classification o
Sistema de
Clasificación
Industrial (SIC
por su sigla en
inglés) el cual
puede ser
consultado en
https://www.osh
a.gov/pls/imis/si
csearch.html

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Incluir el
nombre del
representante
legal y el cargo.
El código SIC y
una descripción
de la actividad
negocial.

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Una vez
diligenciadas
las tres partes
de esta sección
hacer clic en
“Submit Your
Request”

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6. Verificar que
la información
ingresada es la
correcta. De
requerir algún
cambio se
puede corregir
al hacer clic en
“No, Change
Information” de
estar correcta
hacer clic en
“Yes, Continue”

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7. Ingresar los datos de
contacto, seleccionar el
tipo de relación que se
espera tener e ingresar el
código de verificación.
Hacer clic en “Submit
Your Request” para
enviar la solicitud

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8. El sistema indica
que la solicitud fue
enviada.

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9. Se recibirá un
correo de
SAMHelp@dnb.com el
cual indica que la
solicitud está en
trámite y que se
espera asignar el
número DUNS en un
día hábil

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10. En Colombia la
verificación de la
información ingresada al
sistema, la realiza la
organización “INFORMA
COLOMBIA”. Se puede
contactar a través de:
Teléfono: (571) 3269270
Ext.: 3027
Correo:
customerservice@informa
colombia.com

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11. El sistema
notifica el número
DUNS para la
organización. El
registro en SAM
puede iniciar a
partir de 24 a 48
horas.

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Paso 2.
Obtener un
Código
NCAGE
Ingresar a:
https://eportal.nspa.na
to.int/AC135Public/sca
ge/CageList.aspx
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1. Ingresar los
datos: Nombre
de la
organización,
país, ciudad,
código postal y
número
telefónico.
El número de
identificación o
IDN no aplica
para registros
internacionales
. Hacer clic en
“buscar”.

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2. El sistema
confirma
que no se
encontraron
códigos
NCAGE
coincidentes
. Hacer clic
en “Request
New” para
solicitar el
nuevo
código

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3. Seleccionar el
tipo de entidad
entre Privada,
Gubernamental,
Individual, Otra.
Seleccionar el
nivel de
emergencia
para obtener el
código NCAGE,
las opciones
son 3 o 10 días.
Señalar que la
entidad a
registrar no es
supranacional y
hacer clic en
“Start”

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4. Ingresar solo
datos
obligatorios:
Nombre, Apellido
y correo
electrónico y
hacer clic en
“Next”

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5. Incluir nombre de la
organización, Dirección,
Ciudad, Código Postal y
correo electrónico

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6. Una vez se de
respuesta a las
preguntas,
hacer clic en
“Next”

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7. Se muestra
un resumen con
los detalles de
la solicitud, una
vez verificado,
hacer clic en
“Create”

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8. El sistema
muestra un
mensaje,
referido a que la
solicitud fue
enviada de
manera exitosa,
Hacer clic en
“OK”

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9. Hacer clic en el
enlace enviado al
correo para
confirmar la
solicitud.

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10. Una vez se
de clic en el
enlace del
correo, se
redireccionará a
un mensaje de
validación de la
solicitud.

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11. En
aproximadamente
3 a 10 días se
recibirá un correo
con la asignación
del código
NCAGE.

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Paso 3.
Crear una
cuenta de
login.gov
Ingresar a:
https://secure.login.go
v/

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1. Hacer clic en
Crear cuenta” 2. Ingresar la
dirección de
correo
electrónico.

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4. El enlace tiene
una vigencia de 24
3. Se enviará un horas. Si se
mensaje al correo requiere ayuda se
electrónico puede visitar
ingresado para www.login.gov/es/h
confirmación. elp, hacer clic en
“confirmar el
correo”

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6.Configuración
del primer
método de
autenticación
Seleccione uno
de los métodos y
5. Ingresar una de clic en
contraseña para “Continuar”.
la cuenta y
hacer clic en
“continuar”

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7.Ingresar el 8. Ingresar
número celular el código de
y hacer clic en seguridad y
“enviar hacer clic
código” en “Enviar”

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9. El sistema
confirma que 10. Se debe
el método de configurar un
autenticación segundo
telefónica método de
queda autenticación,
configurado, seleccionar
hacer clic en uno y hacer
“Continuar” clic en
“Continuar”

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12. Se generan
10 códigos
que se pueden
utilizar por una
sola vez,
pueden
guardarse,
imprimirse o
11. Confirmar
copiarse,
la generación
hacer clic en
de códigos y
“Continuar”
hacer clic en
“Continuar”

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13. Una vez
revisada la
información
hacer clic en
“Cerrar
sesión”

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Paso 4.
Obtener un
registro/estado
activo en SAM
Ingresar a:
https://sam.gov/SAM

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1. Para
asistencia
hacer clic en
“View
assistance
for
SAM.gov”

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2. Para ayuda
adicional, hacer
clic en “Contact
our Service
Desk”.
Para ocultar la
asistencia y
seguir con el
registro hacer
clic en “Hide
Sam Assistant”
y hacer clic en
“Log In”

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3. Ingresar el
correo
electrónico y
contraseña de 4. Se confirma el
LOGIN.GOV y inicio de sesión por
hacer clic en primera vez.
“siguiente” Hacer clic en
“Continuar”

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5. Ingresar el
código de
seguridad
enviado al
celular y hacer
clic en
“Enviar”

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Paso 4.
Obtener un
registro/estado
activo en SAM
4.1. Crear una cuenta
individual

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1. Para
crear una
cuenta
individual
en el
sistema
hacer clic
en “Create
Individual
Account”

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2. Los campos
obligatorios están
marcados con un
asterisco o un
símbolo de
estrella.
Completar los
campos
obligatorios y
hacer clic en
“Next”.

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3. Una vez
validada la
información
ingresada,
hacer clic
en
“SUBMIT”.
Si se
requiere
hacer
cambios
hacer clic
en “EDIT”

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4. Recibirá un
correo de
confirmación
de creación de
cuenta de
usuario
individual en
SAM

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5. Hacer clic en “DONE”
para volver a la página 6. Una vez leídos hacer
principal de SAM. clic en “ACCEPT”

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7. Esta será la página
de inicio “MY SAM”. Se
usará como menú de
navegación principal.

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Paso 4.
Obtener un
registro/estado
activo en SAM
4.2. Registro de la
organización

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1. Esta será la página 2. Para iniciar el registro
de inicio “MY SAM”. Se de la entidad hacer clic en
usará como menú de “Register New Entity”
navegación principal.

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4. Para las organizaciones
internacionales se
3. Se presenta una requiere el número DUNS,
descripción general código NCAGE, Nombre
del registro con 4 legal comercial y
categorías dirección física. De contar
diferentes. Para con toda la información
iniciar, hacer clic en hacer clic en “Continue”
“ Start Registration”

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5. Señalar el tipo de
organización y el
propósito del
registro. Para ONGs o
empresas fuera de
Estados Unidos se
selecciona
“Bussiness or
Organization” que
sería negocio u
organización
Hacer clic en “Next”

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6. Confirmar el
propósito del
registro.
Hacer clic en
“Next”

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7. Ingresar la
información
básica de la
organización.
Debe ser la misma
que se remitió en
el correo que
asignó el número
DUNS (Nombre,
Dirección).
Hacer clic en
“Next”

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8. Confirmar los
datos de la
organización y su
cruce con la
información de
D&B.
Hacer clic en
“SAVE AND
CONTINUE”

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9. Ingresar la
información
solicitada: fecha de
inicio de
actividades, año
fiscal para la
entidad, creación de
MPIN (Marketing
Partner ID Number/
Número de
identificación del
socio comercial) y
confirmar la
dirección incluida.

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10. Se confirma la
dirección de correo
físico que puede ser
la misma dirección
ingresada como
principal.

Hacer clic en “Save


and Continue

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11. El formulario
solicita
Información
general sobre el
tipo de
organización.

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12. Seleccionar
entre las opciones
establecidas en el
formulario: para el
ejemplo sería:
entidad
extranjera, sin
animo de lucro y
que no paga
impuestos en
Estados Unidos.
Hacer clic en
“Save and
Continue”

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13. El formulario
solicita
información
financiera, como
el número de
cuenta bancaria,
sin embargo, esta
no es obligatoria.

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14. En caso de no
incluir
información
bancaria se
requiere ingresar
la dirección física,
que será la misma
que se registró
anteriormente.
Hacer clic en
“Save and
Continue”

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15. El formulario realiza
preguntas sobre
cantidad de recursos
recibidos y
compensación de
ejecutivos de la entidad,
la cual no aplica para la
organización que
estamos registrando en
el ejemplo, ya que no ha
firmado acuerdos con el
gobierno americano
antes.
Hacer clic en “Save and
Continue”

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16. El formulario realiza
preguntas sobre
Información solo
requerida para entidades
que ya cuentan con un
DUNS y bajo él cual ha
firmado acuerdos con
Gobierno de los Estados
Unidos.
Hacer clic en “Save and
Continue”

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17. Autorización del
uso de la información
ingresada para el
registro por parte de
SAM y el gobierno de
Estados Unidos
Hacer clic en “Save
and Continue”

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18. Revisión de la
información ingresada,
por cada sección.
Una vez verificado,
Hacer clic en “Save and
Continue”

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19. Ingresar puntos de
contacto. Puede ser
uno solo para las
múltiples opciones o
uno diferente para cada
una.

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20. Se puede ingresar
un mismo punto de
contacto para las
múltiples opciones o
uno diferente para
cada opción.

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21. Revisión de la
información
ingresada, por cada
sección.
Una vez verificado,
Hacer clic en
“Submit”

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22. Página de
confirmación
del registro de
la entidad en
SAM.

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23. Resumen
del registro de
la entidad en
SAM.

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24. Simultáneamente
recibirá un mensaje en
el correo electrónico
confirmando el proceso
de registro de la
organización.

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25. En los próximos días
recibirá un mensaje en
el correo electrónico
informando el estado
activo en SAM.
Para permanecer activo
la información deberá
actualizarse anualmente.

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26.Al consultar en SAM
se puede verificar el
registro activo de la
entidad. La
actualización se debe
realizar anualmente
para no pasar a estado
inactivo.

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Gracias

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