TECNICAS DE OFICINA

DUVAN CAMILO SILVA SANDOVAL

CODIGO 40

CENTRO DE COMERCIO
TECNICAS DE OFICINA
8-02
PIEDECUESTA
2020
 TECNICAS DE OFICINA

DUVAN CAMILO SILVA SANDOVAL

CODIGO 40

Docente
NINFA FLOREZ
Especialista

CENTRO DE COMERCIO
TECNICAS DE OFICINA
8-02
PIEDECUESTA
2020
 Trabajo de técnicas de oficina

1. ¿Qué es técnicas de oficina?

Las TÉCNICAS DE OFICINA se aplican en todas y cada uno de los cargos

de una Oficina, es decir, en las diferentes ocupaciones necesarias según el
objeto de la Empresa. En el correcto funcionamiento de una oficina,
cualquiera que sea la Naturaleza de sus actividades se consideran tres
factores esenciales que son: • Equipo humano o personal de trabajo
• Equipo material o elementos de trabajo • Equipo mecánico o elementos de
oficina.

2. ¿Para qué sirven las técnicas de oficina?

Las técnicas de oficina permiten una organización y sistematización de toda

la información de la empresa.
Facilitan el desempeño laboral de las empresas y oficinistas.
Agilizan el curso de las transacciones de la empresa dejando una imagen
de eficiencia y organización ante su público.

3. ¿Cómo se aplican las técnicas de oficina en una oficina?

* EQUIPO HUMANO O PERSONAL DE TRABAJO: está integrado por el

grupo de personas que pone su talento, su capacidad, sus conocimientos,
su voluntad de trabajo al servicio de la Empresa que lo ocupa para procurar
el desarrollo normal de sus actividades y el progreso y prosperidad de la
misma.

EQUIPO MECANICO O ELEMENTOS DE OFICINA

RECEPCIONISTA: La Recepción es la función que desempeña una

persona cuando personal o telefónicamente atiende al público, sirviendo de
enlace entre éste y los funcionarios de la empresa
Los requisitos para desempeñarse como recepcionista son:
Los Modales y la Cortesía
Dominio Oral y escrito del Idioma
Dominio de la Mecanografía
Discreción y Buen Criterio
Manejo e Conmutador o Central telefónica
Firmeza y Criterio en situaciones falsas o descorteses
Paciencia en el trato con personas difíciles (Tolerancia)
Apropiada atención telefónica
 OFICINISTA DE ARCHIVO:

En toda oficina se requiere de una Organización, siempre hay

documentación, comprobantes, correspondencia que archivar. Sin
embargo, este cargo es propio de las Empresas grandes donde existe una
oficina dedicada a esta actividad, como: Hospitales, Colegios, etc.

SECRETARIA O SECRETARIO:

Industrias, Oficinas contables con un gran número de Documentos para

archivar.
Se considera profesión aquella capacidad que adquiere una persona para
desempeñarse en cualquiera de las ramas del saber humano.

4. ¿Cuál es la importancia de las técnicas de oficina?

Las técnicas de oficina son muy importantes porque estas se refieren a las
características de una oficina, el trabajo que allí se desempeña y el manejo
de las máquinas y de los útiles de escritorio.
de igual forma muestra como pueden ser la secretaria o el oficinista
ayudando a desarrollar ciertas técnicas, cualidades de tipo social, para
efectuar con eficiencia sus labores y le hace conocer, además, la
importancia de mejoramiento de las relaciones humanas atraves de la
comprensión de la propia personalidad y del conocimiento del
compartimiento humano.
dela forma como la secretaria o el empleado ejecutivo ejecute su trabajo y
cumpla con sus obligaciones de la cortesía y diligencia con que atienda a
los clientes, de la iniciativa que desarrollen, de la lealtad, que demuestre a
la empresa y de el orden y la exactitud que tenga el manejo de los
documentos, depende en gran parte del éxito de los negocios

5. Ambientes de una oficina

Unos trabajadores felices, en un buen ambiente de trabajo, serán más

productivos. Y eso beneficiará directamente a la empresa. Ahora, vamos a
mostrar unos indicadores de los buenos ambientes de una oficina:

1. Todos los empleados son tratados con el mismo respeto. Encargados

de la limpieza, trabajadores, jefes…. Todos deben ser siempre tratados con
educación y admiración por sus labores.

2. Los compañeros se reúnen a la hora de comer. Es una forma de

desconectar del trabajo y que muestra que más allá de las tareas diarias se
pueden mantener conversaciones fuera de lo laboral.
 3.  La comunicación prima, ante todo. Es uno de los puntos fuertes de
todas las empresas de éxito, la comunicación entre todos los cargos de la
compañía.

4. Los empleados tienen presente el objetivo de la empresa. No solo

acuden a trabajar por sus propios intereses.

5. Los rumores y los chismes no son bien recibidos entre los compañeros.

Las críticas solo constructivas y directas a la persona en cuestión.

6. Los trabajadores se apoyan entre sí. Siempre se muestran abiertos a

ayudarse, aunque no sean tareas de su responsabilidad.

7. La palabra “miedo” no existe en la oficina. Y menos entre compañeros.

6. ¿Cómo deben ser los ambientes en una oficina?

Por lo tanto, es primordial conocer cuáles son es factores ambientales y

cómo dotarlos de las características esenciales que los conviertan en
positivos y favorables para la empresa y su bien más preciado: los
empleados.

El espacio físico:

El espacio donde se encuentre ubicada la oficina debe ser amplio, limpio y sin
contaminaciones acústicas (exceso de ruidos) o ambientales (mucho calor o frío).
Algunas de las características idóneas de este espacio son:

Acceso fácil al lugar de trabajo tanto en transporte público como en vehículo

privado, con facilidades para aparcar.
Ausencia de barreras arquitectónicas que dificulten el acceso a las personas con
movilidad reducida o cualquier otro impedimento o problema físico o psíquico.
Las dimensiones deben ser suficientes para los trabajadores. No hay mayor
enemigo para el confort que un lugar donde las personas estén apretadas, sin
espacio suficiente para trabajar con comodidad y poder moverse de un lado a otro
sin sentirse agobiadas.

Los muebles y el material de oficina deben cumplir las normas ergonómicas para
evitar lesiones y problemas de salud.
Debe haber espacio suficiente para archivar todo el material sin que su acceso o
localización suponga problema alguno.
Número y ubicación adecuada de los servicios sanitarios.
Existencia de una sala de relax (office) donde se facilite con máquinas
expendedoras, fuentes o dispensadores poder tomar agua, café o un refresco
mientras se charla con los compañeros.

La Iluminación:

Por puro sentido común, es evidente que una oficina debe estar bien iluminada, a
ser posible con luz natural durante las horas del día. Sin embargo, los técnicos de
salud y riesgos laborales frecuentemente encuentran oficinas y otros espacios de
trabajo mal iluminados. Estos son los principales defectos que, por supuesto,
siempre se deben corregir de inmediato:

Intensidad inadecuada de las fuentes de luz artificial (lámparas o fluorescentes),

provocando la existencia de zonas de trabajo con escasa o demasiada luz.
Deficiente distribución de los puntos de luz, lo que provoca destellos, resplandores
y molestias. Deslumbramientos provocados por la luz solar porque no haya
cortinas o sean inadecuadas.
Además de estos factores, es importante que la luz se distribuya de manera
uniforme por toda el área de trabajo. Los problemas de iluminación no deben
subestimarse, pues es habitual que provoquen dolores de cabeza y problemas
oculares que mermen la salud de los empleados e incidan negativamente en su
rendimiento.

El ruido:

Un exceso de ruido en la oficina procedente del exterior o de algún aparato

(maquinaria, calderas, aire acondicionado) puede provocar desde problemas de
concentración a daños psicológicos más graves, como ansiedad o nerviosismo. A
partir de un cierto nivel de decibelios o si el ruido es constante puede, inclusive,
producir lesiones en el oído. Para evitar que una situación de exceso de ruido o
contaminación acústica se convierta en un problema, siempre hay que procurar
buscar emplazamientos de trabajo alejados de zonas o fuentes de emisión
demasiado ruidosas. Pero si esto no es posible, hoy en día existen métodos de
gran eficacia para el aislamiento acústico:

Materiales aislantes de paredes y techos.

Cristales especiales para amortiguar el ruido del exterior.
Mamparas o pantallas de absorción de ruidos.
Ventilación y condiciones atmosféricas

El espacio de trabajo debe estar suficientemente ventilado, sin humedad excesiva

y mantener una temperatura de confort. De lo contrario, es muy fácil que los
empleados acaben sufriendo catarros, resfriados o que se sientan incómodos e
irritables. Recomendaciones sencillas y de sentido común como no abusar del aire
acondicionado o la calefacción (con una temperatura de 25 grados suele ser
suficiente) y, en caso necesario, usar algún aparato deshumidificador, suelen ser
suficientes para conseguir y mantener una temperatura agradable en la oficina.