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Asignatura: Informática empresarial

Herramienta Ofimática

Presentado por:
Johel Suarez Portuguez
Johanna Cantillo Rodríguez
Soraya Romero Barrios
Wanda Carrillo Marriaga

NRC: 16288

Docente:
Lic. Lizandro Morales

Barranquilla-Colombia Mayo, 17 de 2020

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Tabla de contenido

Introducción…………………………………………………………………………….3

¿Qué es? ¿Paraqué sirve?.................................................................................................4,5

Usos y aplicaciones de la herramienta………………………………………………….6, 7

Funciones más importante de Excel……………………………………………………8, 9

Finalidad de la herramienta…………………………………………………………….9

Fortalezas y debilidades……………………………………………………………….10

Utilidad de la herramienta para el ámbito laboral……………………………………..11

Análisis del trabajo en equipo…………………………………………………………11

Conclusión……………………………………………………………………………..12

Bibliografía…………………………………………………………………………….13
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Introducción

Las herramientas ofimáticas son un conjunto de aplicaciones y programas informáticos que

utilizamos para desarrollar las funciones de nuestro trabajo (entre otros), de tal forma que
optimiza, mejora los procedimientos.

En el presente trabajo se desarrollara la información de una de las herramientas ofimáticas

escogida, dentro de estas se encuentra (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, etc.), con el
fin de conocer sus fortalezas y debilidades, tener más claro las diferentes formas y mecanismos
que nos ofrecen, las cuales podemos implementar en nuestras actividades laborales y educativas.
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Excel

¿Qué es?

Es un programa informático desarrollado por la empresa Microsoft y que forma parte de office
que es una suite ofimática que incluye otros programas como Word y Power Paint. Excel se
distingue de todos los programas ofimáticos porque nos permite trabajar con datos numéricos.
Con los números que almacenamos podemos realizar cálculos aritméticos básicos, podemos
aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad o utilizar funciones estadísticas.

Un archivo de Excel es un libro que contiene una o más hojas, es como una hoja grande
contabilidad que contiene filas y columnas que se cruzan para formar celdas y así guardar datos.
Los datos pueden ser números o textos que pueden introducir fórmulas que calculan valores
basados en referencias a otros números del libro. La hoja de Excel tiene una longitud de 16.384
filas y un ancho de 256 columnas. Excel fue escrito originalmente por la Apple Macintosh de
512k en 1984- 1985 es una de las primeras planillas de cálculo en utilizar una interfaz gráfica
con menús desplegables y la capacidad de clickear utilizando un puntero

¿Paraqué sirve?

 Elaborar tablas para registrar los datos

 Crear gráficas de los datos
 Sumar datos en casillas
 Restar datos en casillas
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 Multiplicar datos en casillas

 Dividir datos en casillas
 Elevar el dato de una casilla a un exponente
 Elaborar calendarios
 Crear formatos de facturas
 Elaborar cronogramas, horarios de trabajo y escolares
 Redactar y manejar informes contables
 Calcular presupuestos de proyectos
 Insertar vínculos a textos u hojas de cálculo relacionadas
 Utilizar plantillas prediseñadas para tabular información
 Insertar imágenes en las hojas de cálculo
 Editar hojas de cálculo de otros programas y plataformas compatibles, como Open office,
KOffice y Star Office, entre otros
 Excel es una herramienta ampliamente utilizada para trabajar con datos tabulares ya que
podremos ordenarlos, filtrarlos, hacer una búsqueda sobre ellos o utilizar herramientas
avanzadas para analizar dicha información.
 Nos facilita también el trabajo con números generar reportes con herramientas como los
gráficos y tablas dinámicas.
 Una de las razones por la Excel es una de las aplicaciones más populares alrededor del
mundo es por su capacidad de crear gráficos basados en datos.
 Excel es una de las herramientas más utilizadas en el ámbito laboral y no solamente es una
aplicación para contadores y financieros trasciende más allá de la contabilidad ya que facilita
la manipulación y tratamiento de datos.
 Gracias a la gran gama de funciones y herramientas que ofrece a los usuarios, es útil para
multitud de campos más.
 Otro detalle que nos ofrece Excel son sus hojas de cálculo en la que pues incluir gráficos a
partir de los datos mostrados. Hay una gran cantidad de tipos de gráficos para poder utilizar,
de barras, de tarta, etc.
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Usos y aplicaciones de la herramienta

 Análisis y almacenamiento de datos

Excel es un pequeño cerebrito informático que puede analizar grandes cantidades de datos para
descubrir tendencias.
Con la ayuda de gráficos y tablas, puedes resumir los datos que te interesan de determinada
categoría y almacenarlos de manera organizada,  para verlos fácilmente cuando lo deseas.
Una vez organizas los datos,  se almacenan de manera sistemática y puedes usarlos fácilmente
para múltiples propósitos.
 Facilitación del trabajo
Excel tiene varias herramientas para facilitar tu vida, y liberar de números tu cabeza, y por ello,
que no querrás utilizar otro sistema de cálculos.
Excel puede clasificar y filtrar mediante tablas dinámicas, para procesar grandes cantidades de
datos y resolver tus dudas más inquietantes.
Si siempre a fin de mes terminas preguntando, donde fueron los últimos trescientos euros que te
quedaban, Excel te dará la respuesta.
 Recuperación de datos y hojas de cálculo
La pérdida de datos puede ser la pesadilla en la profundo de la noche, de cualquier persona que
pase ocho horas seguidas frente a un ordenador.
Ahora, podrás estar tranquilo, porque si tus datos se pierden, podrás recuperarlos sin muchos
inconvenientes.
Además, en las versiones más recientes de Excel, como la del nuevo formato, podrás reducir el
tamaño de la hoja de cálculo y hacer que las cosas se compacten fácilmente.

 Resolución de fórmulas matemáticas complejas

No todos podemos ser genios de las matemáticas o los nuevos Einstein del siglo XXI.
Por eso, Excel te facilita resolver problemas matemáticos complejos de una manera mucho más
sencilla sin mucho esfuerzo. Existen muchas fórmulas en Excel que permiten la implementación
de una gran cantidad de operaciones.
 Asegurar archivos importantes
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Todos los archivos de Excel se mantienen protegidos por contraseña a través de la programación
visual básica o directamente dentro del archivo Excel.
 Resaltar las presentaciones de datos e informes
Ahora si podrás impresionar a tu jefe con las herramientas de Excel para mejorar la presentación
de estadísticas e informes.
Podrás mejorar las barras de datos, resaltar cualquier elemento específico que desees recalcar y
hacer que tus trabajos  estén mejor presentados con mucha facilidad.
 Resolución de problemas desde cualquier sitio que te encuentres
Si, así es, esta herramienta de cálculo te permite acceder desde cualquier dispositivo y desde
cualquier ubicación, así que si necesitas realizar la modificación de un presupuesto para
presentarlo en forma urgente a un cliente, podrás hacerlo sin necesidad de volver a la oficina.
 Ayuda a desarrollar estrategias futuras
¡Qué sería de nuestras vidas sin las tendencias! Las tendencias dominan todo: la moda, la bolsa
de Nueva York y el precio del aceite de oliva en China.
Por eso, Excel te permite representar datos en forma de tablas y gráficos para que puedas
identificar diferentes tendencias.
Sobre todo, en el  área de los negocios, es muy importante analizar la popularidad de los
productos o el patrón de venta que siguen para maximizar las ventas.
Por lo tanto, muchos empresarios y autónomos, la utilizan para crecer y maximizar sus
beneficios a través de Excel.
 Gestionar gastos
A nadie le gusta dejar sus finanzas a la deriva, porque eso puede traer aparejados grandes dolores
de cabeza.
Así que nuevamente Excel corre en tu ayuda, porque podrás gestionar tus datos a través de ella.
Supongamos que un médico recibe una nómina de 3500 euros al mes. Eso es ganancia, pero
también tendrá gastos, porque del aire no vive.
Si desea saber cuánto está gastando exactamente por mes, puede hacerlo fácilmente con la ayuda
de Excel. 
Solo necesitará escribir sus ingresos mensuales así como los gastos en las tablas de Excel y luego
ya podrá saber cuánto está gastando. Por lo tanto, podrá controlar sus gastos… y sorprenderse al
darse cuenta en cuántas cosas malgasta el dinero.
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Funciones más importante de Excel

1.-SUMA
La función SUMA es una función básica de Excel, como su nombre indica nos permite sumar
cantidades en una hoja… pero cuando me refiero a cantidades es miles y miles de celdas en un
abrir y cerrar de ojos. No es que Excel sea una calculadora potente, es mucho más, pero puede
hacer las veces si sabemos usar Excel con agilidad. Ver más de la función SUMA

2.-SUMAR.SI
Esta función es la prima-hermana de la función SUMA pero añadiendo una sola condicional que
puede estar en el rango de la suma o puede ser una condición externa al rango que queremos
sumar. Ver más de la función SUMAR.SI

3.-SUMAR.SI.CONJUNTO
Muy parecida a la función SUMAR.SI pero esta función es aún más potente. La función
SUMAR.SI.CONJUNTO nos permite hacer una suma condicional con más de una
condición. Ver más de la función SUMAR.SI.CONJUNTO

4.-CONTAR
La función CONTAR es una función que nos permite contar los números de un rango.  Esta
función contará todos los números del rango seleccionado sin tener en cuenta espacios vacíos ni
cadenas de texto. Ver más de la función CONTAR

5.-CONTARA
La función CONTARA es casi la gemela de la función CONTAR. La diferencia entre las dos es
que la función CONTARA cuenta todas las celdas de un rango que no están vacías, incluyendo
las cadenas de texto y los valores de verdadero y faltos.

6.-CONTAR.SI
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La función del Excel CONTAR.SI es la combinación de las funciones CONTARA y

SUMAR.SI. Esta función nos permite contar el número de elementos (números y cadenas de
texto) de un rango teniendo en cuenta una condición.
7.-DESREF
La función DESREF es una función bastante compleja en Excel pero su uso nos puede ayudar en
muchas ocasiones. Esta función, yo la asocio al juego de «Hundir la flota» donde dadas unas
coordenadas obtienes una valor. Ver más de la función DESREF

8.-COINCIDIR
La función COINCIDIR quizás no sea tan usada como las anteriores pero también, si la conoces
y haces Excel avanzado, la deberás usar constantemente. Esta función permite identificar un
valor o cadena de texto dentro de un rango. Ver más de la función COINCIDIR

9.-INDICE
La función INDICE es similar a la función DESREF. Dado un rango, devolverá la intersección
de una fila y una columna. Ver más de la función INDICE]

10.-BUSCARV
Por último, pero no menos importante sino mucho más, la función BUSCARV. Quizás sea la
función más compleja de entender cuando comenzamos a aprender a utilizar Excel. Esta función
permite encontrar el valor de una cadena de texto en una columna y devolver el valor de otra
columna en la misma fila. Ver más de la función BUSCARV
Estas son las funciones básicas de Excel, hay muchas más e incluso se pueden crear funciones en
Excel pero con estas funciones tendrás más que de sobra para empezar.

Finalidad de la herramienta

Podemos decir que Excel es una herramienta para poder hacer cualquier tipo de cálculo
matemático en una hoja: hoja de cálculo. Se pueden realizar operaciones matemáticas y crear
tablas de números para realizar operaciones con ellas posteriormente de una manera eficaz y
rápida. Las hojas de cálculo contienen múltiples celdas en las que podremos insertar datos
numéricos, texto, alfanuméricos además de fórmulas.
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De una manera rápida, con la hoja de cálculo se pueden realizar operaciones aritméticas con una
gran cantidad de datos hasta cientos de miles. Excel es indiscutiblemente, la aplicación más
utilizada en los departamentos de contabilidad de las empresas.

Fortalezas y debilidades

Fortalezas Debilidades

Nos permite realizar tabulaciones en ocasiones sus fórmulas y funciones son muy
extensas

se puede agregar y utilizar hojas para almacenar si el usuario no estipula correctamente las
los datos numéricos formulas no les permite desarrollar la operación

permite añadir la cantidad de hojas de datos que su compatibilidad solo es con Windows y
se necesita Macintosh

Analiza, organiza datos numéricos, permite al momento de finalizar el trabajo sus archivos
realizar copias, desplazamientos, presentación son muy pesados y ocupan mucho espacio en el
gráfica y tablas dinámicas ordenador

presenta la información y datos de forma Para poder manejarlo el usuario debe tener un
estética: se puede colocar color en los bordes, conocimiento previo, ya que su funcionamiento
usar varios tipos de letra y formas puede llegar hacer complejo

Se puede eliminar o agregar celdas, columnas, En ocasiones puede ser peligroso, porque
filas aunque permita manejarlo con contraseña se
puede llegar a desbloquear y mostrar
información importante de una empresa

Realización de cálculos matemáticos, Es un programa que se debe comprar, por tal

estadísticos de forma automática motivo las licencias son costosas y puede existir
la posibilidad de tener alguna sanción sino se
tiene los permisos pertinentes
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Utilidad de la herramienta para el ámbito laboral

Una de las muchas razones que explican la necesidad de manejar Excel en la empresa es que nos
ayuda a generar análisis de datos en tiempo real. Nos ofrece herramientas como gráficos o tablas
dinámicas que permiten a la empresa realizar ese análisis a partir de los datos que aparecen en
una tabla, alcanzando una serie de conclusiones clave para el futuro del negocio. Una buena
explicación de estas tablas en una reunión te ayudará considerablemente a conseguir tu objetivo
ante jefes, directivos, accionistas, etc.

Miles de compañías sin importar su sector económico o tamaño utilizan este software, debido a
su flexibilidad y funcionalidad para el análisis de datos, por esa razón, en la mayoría de procesos
se encuentra involucrada esta herramienta, por ello, conocer bien la herramienta o saber utilizarla
para optimizar ciertos procesos, supone una ventaja laboral por encima de otras personas.

Las grandes y pequeñas empresas usan Excel en el manejo de la contabilidad, finanzas,

inventarios, ventas, producción, calidad, suministros entre otras áreas de la organización, todo a
través de su arsenal de funcionalidades (Formulas, Tablas, Gráficos, etc.), sin embargo, existe un
gran desconocimiento sobre ellas lo que ha llevado a los usuarios a no sacar su máximo
potencial, por esa razón, se piensa que Excel es simplemente una hoja de cálculo en la que
podemos hacer operaciones y gráficos, sin embargo, esta afirmación no es cierta.

Análisis del trabajo en equipo

Este trabajo nos permitió trabajar en equipo de forma colaborativa, lo cual favoreció de forma
óptima el desarrollo investigativo de la temática, logrando aclarar dudas y conocer nuevos
mecanismos que se desconocían de la herramienta.

Se manejó debates por la información encontrada, de esa forma se escogió la más clara y precisa
para estipular en este trabajo, se presentaron actitudes positivas y líderes, lo cual permitió
afianzar las relaciones interpersonales establecidas entre los integrantes del grupo.

Al tener variedad en los tipos de personalidad y pensamientos como seres humanos en algunas
ocasiones se presentaron dificultades, sin embargo se logró enfrentar impulsando la elaboración
de forma excelente la actividad.
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Conclusión

Para concluir se puede decir que las herramientas ofimáticas nos permites realizar nuestros
procesos de forma más óptima y rápida, ya que nos brindan todas los mecanismos necesarios
para desarrollarlo.

En esta ocasión se investigó de Microsoft Excel, la cual con sus fórmulas, graficas, tabulaciones,
funciones, etc. Nos permiten hacer trabajos completos y precisos, como futuros administradores
debemos tener estos conocimientos para desarrollar nuestra función, de tal manera de que en el
momento que se deba presentar un informe contable de la empresa que estemos dirigiendo a los
socios o a la junta se puede realizar de forma profesional.
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Bibliografía

Art. (2013). Fortalezas y limitaciones de las hojas de cálculo (Excel).recuperado de:

http://ataliaaa.blogspot.com/2013/06/fortalezas-y-limitaciones-de-las-hojas.html

Emily. (2011). Ventajas y desventajas Excel. Recuperado de:

https://emelysalva.wordpress.com/2017/06/10/ventajas-y-desventajas-de-excel/

Sacristán. (2010). Definición Excel. Recuperado de: https://definicion.de/excel/.

Para que sirve. (2015). ¿Para qué sirve Microsoft Excel?. Recuperado de:
https://paraquesirven.com/para-que-sirve-microsoft-excel/