DD072 - Herramientas Informáticas de

Gestión de Proyectos
 Capítulo 1.- Herramientas
informáticas en la gestión de
proyectos

OBJETIVO
- Conocer la creciente importancia que va adquiriendo el uso de tecnología en la información
en el ámbito de la gestión de proyectos.
- Conocer herramientas informáticas de apoyo a la gestión de proyectos.
- Aportar mejorías en lo referente al medio o canal de la comunicación, así como en la
metodología de trabajo en grupo.
- Conocer herramientas informáticas de apoyo a la comunicación interna.
- Exponer los riesgos que la utilización de la tecnología implica en el trabajo humano.
- Desarrollar un ejercicio práctico, utilizando como herramienta informática el MS Project.

Introducción
 

La cantidad de información a manejar en un proyecto es cada vez

mayor. El aumento de la información disponible hace insuficientes los
métodos utilizados de forma clásica para su manejo. Con la extensión
de los sistemas informáticos se generalizó el uso de aplicaciones
enfocadas al tratamiento de la información que permiten el
almacenamiento estructurado, el tratamiento y la dispersión espacial.
De esta forma se incrementa la eficacia, pero para seguir avanzando
se hace necesario un enfoque global que abarque todo el proceso.

La forma habitual de organizar cualquier proceso es establecer una

jerarquía piramidal en la que los trabajadores especializados son
coordinados por sucesivos niveles directivos; esta estructura es poco
flexible y dificulta el movimiento de información de forma horizontal.
Las últimas tendencias sobre la organización del tecnologias de la
informacion.

Tabla 1.1. La organización vertical vs la organización horizontal.

Solicitud verbal por parte del Ing. Luis Carvajal, Subdirector de

Infraestructura de Tecnologías de la Informacion.

La creación de herramientas de gestión de flujo de trabajo

o workflow1 permiten un control del estado de ejecución de las tareas
de inmediato y exacto, una mejor división del trabajo y un incremento
de la seguridad frente a accesos no permitidos a la información.

Desde el punto de vista de su utilización un sistema de gestión de flujo

de trabajo es un sistema informático que permite:

 La definición del flujo de las tareas que componen un proceso

de negocio y de los agentes, humanos o programas, que deben
realizarlo.

 La asignación de tareas a los agentes suministrando la

información en el momento en que sea preciso.

 El control del estado de ejecución de los trabajos que se están

desarrollando.

Otras funciones que suelen incorporarse son el análisis de los datos

relativos a trabajos ya realizados, y la simulación de los flujos de
trabajo.

Las nuevas tecnologías de la información y comunicación aplicadas al

software de gestión fa cilitan una coordinación óptima entre todas las
unidades operativas, dando a la vez su verdadera dimensión,
pertinencia y eficacia a la comunicación interna. Cada equipo de
trabajo, y dentro de él cada integrante del mismo, recibe del propio
sistema la propuesta del asunto exacto y concreto que debe resolver,
y una vez resuelto la envía al eslabón siguiente de la cadena
productiva.

1
 Las aplicaciones Workflow automatizan la secuencia de acciones, actividades o tareas en la
ejecución del proceso, permiten realizar un seguimiento de cada etapa del mismo y aportan las
herramientas necesarias para su control o gestión del flujo de trabajo.
Un sistema Workflow se caracteriza, principalmente, por una adecuada integración con
sistemas de información actuales: bases de datos, gestión documental, mensajería, ERP, etc.,
permitiendo la ampliación de un workflow, de un simple proceso a la integración de varios
procesos interrelacionados.
En el mercado existen diversos tipos de herramientas Workflow, siendo las
principales: Workflow Corporativo, Workflow de Aplicación, Workflow Documental
y Workflow de Producción. Algunas de ellas se limitan a su área en particular y otras permiten
la comunicación con aplicaciones externas de manera síncrona (esperando la respuesta antes
de proseguir) y/o asíncrona (solamente deja un "mensaje" y recupera la respuesta más
adelante).
En la actualidad existen nuevas herramientas y sistemas muy sofisticados que logran mayores
incrementos en la eficacia de los procesos: son las relacionadas con las "herramientas de
trabajo en grupo" que incluyen piezas claves de automatización de procesos administrativos
(Workflow) y de gestión de documentación.

1.2. Sistemas de Información (SI)

 

En informática, un sistema de información es cualquier sistema o

subsistema de equipo de telecomunicaciones o computacional
interconectados y que se utilicen para obtener, almacenar, manipular,
administrar, mover, controlar, desplegar, intercambiar, transmitir o
recibir voz y/o datos, e incluye tanto los programas de computación
("software" y "firmware") como el equipo de cómputo. []

En teoría de sistemas, un sistema de información es un sistema,

automatizado o manual, que abarca personas, máquinas, y/o métodos
organizados de recolección de datos, procesamiento, transmisión y
diseminación de datos que representan información para el usuario.

Los sistemas de información son el resultado de la interacción

colaborativa entre personas, tecnologías y procedimientos, orientados
a solucionar problemas organizacionales.
Los sistemas de información tratan el desarrollo, uso y administración
de la infraestructura de la tecnología de la información en una
organización. De tal manera que el sistema de información se centre
en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnología que
soporta el flujo de información dentro de la organización. El trabajo
con los sistemas de información puede centrarse en cualquiera de
estas tres áreas generales:

 Estrategia de los sistemas de información: hace referencia a

la lógica de sus operaciones, es decir sobre cómo debe
realizarse el tratamiento de los datos/información. Esta será
distinta según la finalidad del SI.

 Gestión de los sistemas de información: se trata de

determinar la forma en que debe usarse un SI según el tipo de
usuario que lo maneje en cada momento (ejecutivos, gerentes,
operarios, etc.).

 Desarrollo de los sistemas de información: comprende el

diseño e implementación de dichos sistemas.

1
 Fuente: http://dita26.files.wordpress.com/2009/04/sigcomponentes12.jpg
[Leído: 05 de octubre de 2010, GMT-5]
1.2.1. Clasificación de los sistemas
de información
 

Debido a que el principal uso que se da a los SI es el de optimizar el

desarrollo de las actividades de una organización con el fin de ser más
productivos y obtener ventajas competitivas, en primer término, se
puede clasificar a los sistemas de información en:

 Sistemas competitivos.

 Sistemas cooperativos.

 Sistemas que modifican el estilo de operación.

Esta clasificación es muy genérica y en la práctica no obedece a una

diferenciación real de sistemas de información reales, ya que
podríamos encontrar alguno que cumpla varias (dos o las tres) de las
características anteriores. En los sub apartados siguientes se hacen
unas clasificaciones más concretas (y reales) de sistemas de
información.

Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final

del mismo, los SI pueden clasificarse en:

 Sistema de procesamiento de transacciones (TPS): gestiona

la información referente a las transacciones producidas en una
empresa u organización.

 Sistemas de información gerencial (MIS): orientados a

solucionar problemas empresariales en general.

 Sistemas de soporte a decisiones (DSS): herramienta para

realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la
finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.

 Sistemas de información ejecutiva (EIS): herramienta

orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar
el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a
partir de información interna y externa a la misma.
  Sistemas de automatización de oficinas (OAS): aplicaciones
destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una
empresa u organización.

 Sistema experto (SE): emulan el comportamiento de un experto

en un dominio concreto.

 Sistema Planificación de Recursos (ERP): integran la

información y los procesos de una organización en un solo
sistema.

1.2.2. Evolución de los sistemas de

información
Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el
mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de
los 60, y los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90
(aunque estos últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que no
cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente desarrollada).

1.3. Sistemas de información

gerencial
 
Los SIG o MIS (también denominados así por sus siglas en
inglés: Management Information System) se diferencian de los
sistemas de información comunes en que para analizar la información
utilizan otros sistemas que se usan en las actividades operacionales
de la organización. Académicamente, el término es comúnmente
utilizado para referirse al conjunto de los métodos de gestión de la
información vinculada a la automatización o apoyo humano de la toma
de decisiones (por ejemplo: Sistemas de apoyo a la decisión,
Sistemas expertos y Sistemas de información para ejecutivos).

A nivel empresarial, en sus orígenes, las empresas utilizaban los

ordenadores para la práctica empresarial de informatizar las nóminas
y hacer el seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar. Como
las aplicaciones que históricamente se venían desarrollando siempre
eran para gestionar la información sobre ventas, inventarios y otros
datos que ayuden en la gestión de la empresa, el término "SIG" (o
"MIS") surgió para describir este tipo de aplicaciones. Hoy, el término
se utiliza ampliamente en una serie de contextos e incluye (sin
limitarse a ello): sistemas de apoyo de decisiones, los recursos y
aplicaciones de gestión de personal, gestión de proyectos,
aplicaciones de recuperación de bases de datos y formación
empresarial.

Todas las funciones gerenciales -Planificación, Organización,

Dirección y Control- son necesarias para un buen desempeño
organizacional. Los Sistemas de Información Gerencial son necesarios
para apoyar estas funciones, en especial la Planificación y el Control.
El valor de la información proporcionada por el sistema debe cumplir
con cuatro supuestos básicos:

 Calidad: para los gerentes es imprescindible que los hechos

comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.

 Oportunidad: para lograr un control eficaz, las medidas

correctivas, en caso de ser necesarias, deben aplicarse a
tiempo, antes de que se presente una gran desviación respecto
de los objetivos planificados con anterioridad.

 Cantidad: es probable que los gerentes casi nunca tomen

decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información
suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por
información irrelevante e inútil, pues ésta puede llevar a una
inacción o decisiones desacertadas.
  Relevancia: la información que le es proporcionada a un
gerente debe estar relacionada con sus tareas y
responsabilidades.

Si la organización está interesada en adoptar un SIG, es importante

tener presente los siguientes pasos:

1. Identificar a todos aquellos agentes que están utilizando o deberían

utilizar los distintos tipos de información (profesionales, trabajadores
de campo, supervisores, administradores, etc.)

2. Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización,

departamento o punto de prestación de servicios.

3. Identificar la información que se requiere para ayudar a las

diferentes personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y
eliminar la información que se recolecta pero que no se utiliza.

4. Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales

para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son
sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de
los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos
necesitan mejorarse.

5. Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para

recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o preparar
nuevos instrumentos si es necesario.

6. Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para

tabular, analizar y ofrecer la información para que sean más útiles a
los diferentes trabajadores.

7. Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.

8. Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios,

registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar,
tabular, analizar, presentar y utilizar la información.

9. Optimizar un sistema de información gerencial: qué preguntar, qué

observar, qué verificar.

En resumen, los sistemas de información gerencial son una

necesidad hoy en día, ya que las organizaciones manejan grandes
cantidades de datos, los cuales pueden ser analizados de tal manera
que se pueda encontrar información relevante para tomar diferentes
cursos de acción. Los SIG actualmente son conocidos como business
intelligent (inteligencia de negocios), esto es debido a que influyen
en la toma de decisiones.

1.4. Soportes informáticos para la

administración de proyectos
 

En la gestión de proyectos hace ya tiempo que resulta imprescindible

el uso de un software específico (Sistema de información) para sus
tareas.

El software de administración de proyectos es un concepto que incluye

varios tipos de software, incluyendo programación, asignación de
recursos, colaboración, comunicación y sistemas de documentación,
utilizados para ayudar a organizar un proyecto complejo en diferentes
tareas y en un tiempo determinado.

Los programas de gestión de proyectos incluyen varios métodos para

la planificación, programación y control, mediante los cuales es posible
entre otras muchas cosas:

 Calcular fechas.

 Identificar el camino crítico.

 Conocer, ajustar y nivelar la carga de los recursos.

 Comparar datos previstos originalmente con datos reales.

 Generar gráficos e informes.

 Realizar un seguimiento histórico.

 Identificar problemas.

 Llevar a cabo simulaciones del tipo "Qué pasaría si...".

 Llevar un seguimiento de los costes.

Los programas de gestión de proyectos son herramientas inestimables

a la hora de establecer un plan de proyecto inicial, recalcularán
velozmente los planes y le permitirán ver cómo los cambios en una
parte de su proyecto pueden afectar al conjunto. Mantener a todas las
personas que trabajan en el proyecto informadas presentando a cada
una la información que necesita saber, sería un enorme trabajo sin la
ayuda de un software de gestión de proyectos.

Llegados a este punto, puede pensarse que el programa informático

de gestión de proyectos lo va a hacer todo, o no. Si opina de esta
segunda manera va usted por buen camino.

Los ordenadores todavía no poseen capacidad de pensar, por lo que

el definir qué debemos hacer y cómo (tareas), quién debe hacerlo
(asignación de recursos) y la duración de las tareas (programación) es
un trabajo que ineludiblemente deberá realizar usted. Al fin y al cabo,
en eso reside la clave de dirigir un proyecto.

¿Con cuáles programas informáticos disponemos para realizar todo lo

comentado anteriormente? Citaremos tres:

1. CA-Superproject.

2. Microsoft Project.

3. Primavera.

Sin ser lo precedente una lista exhaustiva, no hemos creído

conveniente incluir más nombres a la misma, de hecho los
mencionados se reparten prácticamente en exclusiva el mercado
del software de gestión de proyectos. Nos centraremos por este
motivo en estos tres programas y comentaremos sus características
más destacadas, sin pretender por ello realizar un estudio completo de
las mismas.

No obstante, realizaremos una comparación de las herramientas

informáticas en la gestión de proyectos, con otros software que se
pueden encontrar en el mercado, sin dejar de hacer mención que
pueden existir otros más.

1.4.1. Comparativo de herramientas tecnológicas para la gestión de

proyectos

SOFTW SOFTWA SISTEM PROGRA ADMINIS ADMINIS ADMINIST BAS LICE

ARE RE A DE MACIÓN TRACIÓN TRACIÓN RACIÓNDE ADO NCIA
COLABO SEGUI DEL DE DOCUMEN EN
RATIVO MIENT PORTAF RECURS TOS WEB
O OLIO DE OS
DE PROYEC
INCIDE TO
 NTES
Contacti
Yes No No No Yes No No SP
zer
FastTrac
k
No No Yes No Yes No No SP
Schedul
e
GanttPro
No No Yes No Yes No No SLC
ject
InLoox Yes Yes Yes No Yes Yes No SP
KPlato No No No No Yes No No SLC
LisaProj
No No Yes No Yes No No SP
ect
MacProj
No No Yes No Yes No No SP
ect
MicroPla
nner X- Yes Yes Yes Yes Yes No No SP
Pert
Microsoft
No No Yes No Yes No No SP
Project
MyWork
Yes Yes Yes Yes Yes Yes No SP
PLAN
O3space
Yes No No No No Yes No SP
s
OmniPla
No No Yes No Yes No No SP
n
Open
Workben No No Yes No Yes No No SLC
ch
OpenPro
No No Yes No Yes No No SLC
j
Planner
No No Yes Yes Yes Yes No SP
Suite
Project
No No Yes No Yes No No SP
KickStart
Rachota No Yes No No No No No SLC
TaskJug
Yes No Yes No Yes No No SLC
gler
Teamce
Yes Yes Yes Yes Yes No No SP
nter
WorkPL
AN
Yes No Yes Yes Yes Yes No SP
Enterpris
e
24Seven
Yes No No No No No Yes SP
Office
Assembl
Yes Yes No Yes Yes Yes Yes SP
a
AtTask Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SP
Baseca
Yes No No No Yes Yes Yes SP
mp
Central
Yes Yes No No No Yes Yes SP
Desktop
Cerebro Yes Yes Yes No Yes Yes Yes SP
Clarizen Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SP
codeBea
Yes Yes No No No Yes Yes SP
mer
Collabtiv
Yes No No No No No Yes SLC
e
Daptiv Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SP
Dolibarr
ERP/CR Yes No No Yes Yes Yes Yes SLC
M
dotProje
No Yes No No No Yes Yes SLC
ct
Endeavo
ur
Software
Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SLC
Project
Manage
ment
Easy
Project . Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SP
NET
eGroup
Yes Yes No Yes Yes Yes Yes SLC
Ware
Feng
Office
Commun Yes No Yes Yes No Yes Yes SLC
ity
Edition
FogBugz Yes Yes Yes No Yes No Yes SP
Gemini Yes Yes Yes No Yes Yes Yes SP
Genius
Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SP
Inside
Glasscu
Yes Yes No No No Yes Yes SP
bes
Goplan Yes Yes Yes Yes No Yes Yes SP
Huddle Yes No No No No Yes Yes SP
Hyperoffi
Yes No No No No Yes Yes SP
ce
JIRA Yes Yes No No No No Yes SP
Journyx Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SP
Kayako
helpdesk Yes Yes No No No Yes Yes SP
software
KForge Yes Yes No No No Yes Yes SLC
KKOOP Yes No No No No Yes Yes SP
Launchp
Yes Yes No Yes No No Yes SLC
ad
LiquidPl
Yes No Yes Yes Yes Yes Yes SP
anner
MantisB
Yes Yes Yes No No Yes Yes SLC
T
MatchW
are
MindVie Yes No Yes Yes Yes Yes Yes SP
w3
Business
Merlin Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SP
Microsoft
Office
Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SP
Project
Server
Mingle Yes Yes No No No No Yes SP
Oracle
Project
Portfolio Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SP
Manage
ment
phpGrou
Yes Yes No No Yes Yes Yes SLC
pWare
Planiswa
Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SP
re 5
Primaver
a Project Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SP
Planner
Principal
Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SP
Toolbox
Project.n SLC
et (con
Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes
(requiere Oracl
Oracle) e)
Project-
Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SLC
Open
Projectpl
Yes Yes Yes Yes No Yes Yes SP
ace
ProjectS
Yes Yes Yes No No Yes Yes SP
paces
Projektro
Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SP
n BCS
PSNext Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SP
QuickBa
Yes Yes No Yes Yes Yes Yes SP
se
Redmine Yes Yes Yes Yes No Yes Yes SLC
SAP
Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SP
RPM
Severa Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SP
SharpFo
rge
Yes Yes No No No Yes Yes SLC
(Defunct
)
Smartsh
Yes Yes No Yes Yes Yes Yes SP
eet
Temor Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SP
Teamwo
Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SP
rk PM
Tenrox Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SP
Trac Yes Yes No No No No Yes SLC
TrackerS
Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SP
uite.Net
Ubidesk Yes Yes Yes No No Yes Yes SP
VPMi Yes Yes Yes Yes Yes No Yes SP
WorkLen
Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SP
z
workspa
Yes Yes Yes Yes Yes Yes Yes SP
ce.com
WebSP
Yes Yes No Yes Yes No Yes SP
OC
Wrike Yes Yes Yes No No No Yes SP
Zoho
Yes Yes No No Yes Yes Yes SP
Projects

SP: Software propietario. También llamado privativo o de código

cerrado, es cualquier programa informático en el que el usuario final
tiene limitaciones para usarlo, modificarlo o redistribuirlo (con o sin
modificaciones), o cuyo código fuente no está disponible o el acceso a
éste se encuentra restringido por un acuerdo de licencia, o por
tecnología anticopia.
SCL: Software libre de código. Para que un software se considere de
código abierto o libre debe cumplir con 10 premisas obligatorias:

1. Libre redistribución: el software debe poder ser regalado o vendido

libremente.

2. Código fuente: el código fuente debe estar incluido u obtenerse

libremente.

3. Trabajos derivados: la redistribución de modificaciones debe estar

permitida.

4. Integridad del código fuente del autor: las licencias pueden requerir
que las modificaciones sean redistribuidas sólo como parches.

5. Sin discriminación de personas o grupos: nadie puede dejarse

fuera.

6. Sin discriminación de áreas de iniciativa: los usuarios comerciales

no pueden ser excluidos.

7. Distribución de la licencia: deben aplicarse los mismos derechos a

todo el que reciba el programa.

8. La licencia no debe ser específica de un producto: el programa no

puede licenciarse solo como parte de una distribución mayor.

9. La licencia no debe restringir otro software: la licencia no puede

obligar a adquirir otro software que no sea de código abierto.

10. La licencia debe ser tecnológicamente neutral: no debe requerirse

la aceptación de la licencia por medio de un acceso por clic de ratón o
de otra forma específica del medio de soporte del software.

1.4.2. CA-Superproject
CA-Superproject posee un avanzado sistema de gestión de proyectos
y una facilidad de uso extraordinaria, por lo que cualquier usuario del
programa puede manejar proyectos complejos desde el primer día.

Puede crear sus proyectos introduciendo y editando gráficamente las

tareas en pantalla con el ratón. CA-SuperProject utiliza una barra de
íconos que le permite ejecutar las operaciones más habituales, como
añadir recursos u ocultar niveles de proyecto con un simple clic del
ratón, además un doble clic sobre una tarea o recurso muestra un
formulario de datos con toda la información relativa a dicho elemento y
que puede editar directamente. Los menús desplegables y los paneles
de diálogo del programa facilitan la selección de opciones; la ayuda
preactivada, los modos principiante y experto definidos y el tutorial
interactivo, contribuyen sin duda a un rápido aprendizaje. La sencilla
interfaz de usuario de CA-SuperProject reduce los tiempos de
aprendizaje y facilita la estandarización en la gestión de proyectos.

A continuación detallamos algunas de sus características:

 Facilidad de uso: creación de proyectos en pantalla, ratón,

menús desplegables, paneles de diálogo, barra de herramientas
configurables, barra de estado interactiva, corrección ortográfica,
modos principiante y experto, tutorial práctico e informativo con
revisión de lecciones, y "modo asistente" de ayuda preactivada.

 Planificación y seguimiento: listas de tareas, recursos, fechas

y cuentas; tareas en minutos, horas, días, semanas, meses y
años; tareas controladas por esfuerzo, día laborable, recurso,
intervalo y lapso; retrasos negativos en los enlaces; campos,
fórmulas, títulos y anchura de columnas definibles por el usuario;
campos con una longitud de 56 caracteres; introducción y
control de valores reales, y líneas base.

 Gestión de recursos avanzada: nivelación total y parcial de

recursos, calendarios de proyecto y recurso, nivelación y
planificación multiproyecto, dedicación de recursos flexibles,
creación/consumo y nivelación de materiales.

 Gráficos e informes: gráficos e informes WYSIWYG,

diagramas de Gantt, PERT, Descomposición del Trabajo (EDT),
Coste/Recurso; personalización de diagramas, previsualización
de la salida, soporte de los tipos True Type, soporte de
diferentes fuentes para cada vista, pies, cabeceras y márgenes
definibles, e inserción de Bitmaps en las impresiones.
  Comunicación e integración de datos:
Importación/Exportación que contiene CA-SuperCalc, Lotus 1-2-
3, dBase, CSV, Excel y MPX; tiene la utilidad de conversión para
MS-Project, conexiones entre proyectos, soporte OLE 2.0 y
ODBC, y un completo lenguaje de macros a través de CA-
REALIZER 2.0.

 Otras características: múltiples niveles de seguridad del

proyecto, soporte de redes, versiones disponibles para MS-
DOS, UNIX, OS/2 y Digital VAX/VMS con completa
compatibilidad entre ficheros, campos para el control de costes y
la posibilidad de mantener múltiples proyectos abiertos.

Adaptándose a las nuevas tecnologías, la última versión de CA-

Superproject viene ahora acompañada de CA-Superproject/Net; ésta
es una herramienta de gestión de proyectos a través de
Internet/Intranet usada para procesar y enviar comunicación y recibir
información del estado del proyecto. Esto se realiza a través de unas
sencillas y específicas "home pages" para directores de proyecto,
ejecutivos y otros miembros del equipo de proyectos. CA-Superproject
completa la comunicación proporcionando información final del
proyecto en tiempo real.

En definitiva, CA-Superproject usa la infraestructura de

Internet/Intranet para conectar todos los miembros del equipo y
aprovechar ese potencial para planificar y gestionar el proyecto.

1.4.3. Microsoft Project

El MS-Project, es un programa computacional que efectúa el cálculo

de la red del proyecto, ofreciendo rapidez y flexibilidad para efectuar
análisis de sensibilidad durante la planeación ante los posibles
cambios. Ofrece además, rapidez en la actualización de los programas
durante la ejecución de los trabajos.
Durante muchos años, Microsoft Project ha sido considerado como
el software para gestión de proyectos más fácil de utilizar, a lo que ha
contribuido sin duda su similitud con las herramientas Microsoft Office;
llega a tal punto, que su facilidad de uso se debe a poseer comandos
y barras de herramientas comunes, además de usarse y funcionar de
manera muy parecida a éstos. Puede compartir asimismo datos con el
resto de estas aplicaciones.

Debajo de su facilidad de uso nos encontramos con una gran

herramienta de planificación, análisis y gestión que permite aplicar
soluciones de gestión de proyectos de misiones concretas en el
ámbito de la organización.

Podrá ver los planes más complejos con sólo dividir un proyecto en
pasos fáciles de manejar y percibir en detalle cómo están relacionadas
entre sí las distintas tareas, cuáles son las más importantes para el
calendario general, dónde habrá cuellos de botella y cuánto costará el
proyecto completo. O bien podrá agrupar varios proyectos para
evaluar los recursos compartidos, la carga de trabajo de los diferentes
equipos, y comprobar si los proyectos que planifica simultáneamente
pueden considerarse como un todo.

Puede comunicar el estado de los proyectos de forma automática

gracias a los vínculos incorporados a Microsoft Exchange que le
permitirán publicar los atributos que desee de un proyecto -por
ejemplo, cuándo deberán estar listas las entregas - sin que todos los
miembros deban estar al tanto de todos los detalles. También puede
establecer vínculos con Microsoft Mail, Schedule +, Microsoft
BackOffice, o cualquiera de los programas suplementarios de
Microsoft Project.

Entre sus características detallamos las siguientes:

 Gestión y planificación fáciles

- Para facilitar la introducción de datos: autocorrección y corrector

ortográfico.

- Introducción: sinopsis rápida, tutorial manos a la obra, plantillas,

asistentes de planificación y asistente de diagrama de Gantt.

- Tareas y recursos: 9999 tareas por proyecto, 9999 recursos por

proyecto, tareas recurrentes y tareas divididas.
- Varios proyectos: fondos de recursos de multiproyecto, consolidación
de multiproyecto (hasta 80) y subproyectos (249 por proyecto).

- Elaboración de calendarios de trabajo: método de ruta crítica (CPM),

líneas de base (6), duración fija y gestionado por recursos.

- Dependencia: FC, CC, FF, CF, adelantos o posposiciones y parcial.

- Restricciones: ASAP, ALAP, SNET, SNLT, FNET, FNLT, MSO y

MFO.

- Ayuda en línea: la red The Microsoft Network, asistente para ayuda,

ScreenTips y respuestas paso a paso.

- Arrastrar y soltar al editar proyectos y calendarios de trabajo.

- Vistas: filtros (personalizados, resaltados, comodines), zoom y

elaboración de esquemas.

- Acumulación de costes (inicial, final o prorrata).

- Seguimiento: costos fijos, seguimiento de porcentaje completo,

códigos, estructura de descomposición del trabajo (EDT) códigos y
hojas de presencia.

- Gestión de recursos: asignaciones a tiempo partido, carga de

recursos variable, reelaboración de calendario para trabajos
inconclusos y equilibrio de recursos.

- Protección mediante claves (dos niveles).

 Integración exhaustiva

- Con Microsoft Office arrastra y suelta datos sobre proyectos en hojas

de cálculo, presentaciones e informes.

- Con Microsoft Mail comparte los proyectos, informes y

actualizaciones de las tareas de un grupo de trabajo a través de
correo electrónico.

- Con Microsoft Schedule + asigna recordatorios de tareas

automáticamente.

 Comunicaciones y elaboración

- Informes de calendario y vista de trabajo.

- Dependencia: diagrama de Gantt y diagrama PERT.

- Gráfico de recursos (histogramas, líneas, áreas).

- Informes de varianza.

- Con Microsoft BackOffice puede seleccionar los atributos de un

proyecto que desee dejar a la vista para visualizarlo mediante
Microsoft Exchange.

 Elaboración de soluciones personalizadas

- VBA. Visual Basic para Aplicaciones y tecnología de objetos OLE.

- Cientos de productos suplementarios suministrados por terceros.

- Texto personalizable, números de campo, menús y barras de

herramientas.

- Grabadora de macros.

1.4.4. Primavera Planner Project

Primavera es un software de gestión de proyectos para la

Arquitectura, Ingeniería y Construcción. Centrado en la gestión de la
cartera de proyectos, o PPM, las soluciones de Primavera le permiten
a los usuarios medir, asegurar la gobernabilidad, mejorar la
colaboración en equipo y dar prioridad a las inversiones en proyectos.
La última incorporación a la suite de soluciones de gestión de
proyectos es el Primavera P6, que es un PPM integrado (gestiona la
cartera de proyectos), solución que proporciona una visión en tiempo
real del desempeño de la cartera. P6 también ofrece escenarios,
tablas, cuadros de mando y análisis de la capacidad.

Primavera P6 Oracle Project Management Professional proporciona a

los gerentes de proyecto y a los programadores lo que más valoran: el
control. Está diseñado para manejar a gran escala, proyectos muy
sofisticados y multifacéticos. Se puede utilizar para organizar
proyectos de hasta 100.000 actividades, y proporciona recursos
ilimitados y un número ilimitado de planes de destino. Y a la vez
herramientas de organización muy flexible para ofrecerle una multitud
de maneras de organizar, filtrar y ordenar las actividades, proyectos y
recursos.

Algunos beneficios de Primavera son los siguientes:

 Balance de la capacidad de recursos.

 Planificar, programar y controlar proyectos complejos.

 Asignar los mejores recursos y seguimiento de los progresos.

 Controlar y visualizar los resultados del proyecto frente. Plan.

 Realizar análisis what-if ¿Qué pasaría si? y analizar los planes

de proyecto alternativos.

Oracle's Primavera Contractor

Contratista Primavera de Oracle es una solución asequible construida

específicamente para los contratistas que realizan programación,
presentación de informes, planificación y progreso.

Permite comunicarse continuamente y proporcionar informes precisos

y poner al día al director, según sea necesario, durante el desarrollo
de todo el proyecto.

Oracle's Primavera Risk Analysis

Análisis de Riesgos Primavera de Oracle es un software de

seguimiento al ciclo de vida de proyecto, a la integración de análisis de
costos y al calendario de gestión de riesgos.

Es un medio para determinar los niveles de confianza para el éxito del

proyecto, junto con técnicas para la determinación de planes de
contingencia y respuesta a los riesgos, así como el análisis de
rentabilidad de los planes de respuesta al riesgo.

Éstos forman la base combinada de un "calendario ajustado al riesgo",

que hoy se está convirtiendo en la norma dentro del proceso de
planificación y programación de proyectos.

Oracle's Primavera Contract Management

Administración de Contrato Primavera de Oracle es un sistema de
gestión de documentos, de costos de trabajo y controles de campo.
Controla la gestión de proyectos de construcción en particular, de los
grupos de personas de diferentes disciplinas, de los directores de
proyectos, gerentes de contrato, directores de división,
subcontratistas, arquitectos, ingenieros, proveedores y propietarios,
todos tratando de colaborar en una multitud de problemas y cambios,
mientras que se manejan una variabilidad de documentos y contratos.

1.5. Herramientas informáticas para

el trabajo en grupo o trabajo
colaborativo en la gestión de
proyectos
1.5.1. Trabajo colaborativo
 

El trabajo colaborativo1 se define como procesos intencionales de un

grupo para alcanzar objetivos específicos, más herramientas
diseñadas para dar soporte y facilitar el trabajo.

En el marco de una organización, el trabajo en grupo con soporte

tecnológico se presenta como un conjunto de estrategias tendientes a
maximizar los resultados y minimizar la pérdida de tiempo e
información en beneficio de los objetivos organizacionales.

El mayor desafío es lograr la motivación y participación activa del

recurso humano. Además deben tenerse en cuenta los aspectos
tecnológico, económico y las políticas de la organización. Trabajo
colaborativo o groupware son palabras para designar el entorno en
el cual todos los participantes del proyecto trabajan, colaboran y se
ayudan para la realización del proyecto.

Elementos del trabajo colaborativo:

 Objetivos: los mismos de la organización; particulares, bien

definidos u otros.

 Ambiente: controlado y cerrado.

  Motivación: la persona es convencida por la organización.

 Tipo de proceso: se formaliza el proceso grupal.

 Aporte individual: conocimiento y experiencia personal al

servicio de los intereses organizacionales.

 Pasos del proceso grupal: se deben definir claramente y

previamente.

Es necesario un control del proceso de aprendizaje por parte del

profesorado:

 Reglas: rígidas, definidas previamente.

 Desarrollo personal: supeditado a los objetivos

organizacionales.

 Productividad: es su fin.

 Preocupación: la experiencia en función de los resultados; la

motivación es extrínseca.

 Software: contiene todo lo que se puede y no se puede hacer.

Otro elemento del trabajo cooperativo es que "ayuda a potenciar

aspectos afectivos actitudinales y motivacionales y genera aspectos
muy positivos para el logro de los aprendizajes", el hecho de
pertenecer a un grupo con un objetivo en común permite estrechar
lazos en los participantes y les genera sentido de pertenencia. Claro
está que el objetivo de un trabajo colaborativo es producir algo, que
puede ser un conocimiento o un objeto tangible; pero en ocasiones el
hecho de pertenecer a una organización también puede ser el objetivo
de los participantes; por lo tanto la motivación puede ser también
intrínseca del propio proyecto. La enciclopedia Wikipedia es un
ejemplo de plataforma colaborativa que tiene como fin la difusión libre
del conocimiento mediante el trabajo arduo de millones de usuarios
que a diario la están actualizando.

El término "groupware" (conjunto de programas informáticos

colaborativos) se refiere al uso de métodos y herramientas de software
que permiten que los usuarios realicen trabajos colectivos a través de
las redes.
Por lo tanto groupware hace referencia a las diversas y variadas
aplicaciones que contribuyen a una única y misma meta: permitir que
usuarios separados geográficamente trabajen en equipo. El trabajo en
equipo puede ser llevado a cabo compartiendo información o creando
e intercambiando datos informatizados. En la mayoría de los casos,
groupware se refiere a las herramientas de mensajería (instantánea o
no) y a las diversas aplicaciones como:

 Agenda compartida.

 Documento del área de trabajo compartida.

 Herramientas de intercambio de información (foros electrónicos).

 Herramientas de administración de contactos.

 Herramientas de workflow.

 Conferencias electrónicas (videoconferencia, chat, etc.).

1.5.2. El workgroup y el groupware al servicio de la organización

 El workgroup es el nombre de marca con el que IBM trata de

englobar las soluciones para el mercado del trabajo en grupo;
esas soluciones, fácilmente aplicables gracias a sus "interfaces
amigables", comprenden tres líneas:

- Las comunicaciones en grupo (con correo electrónico, fax, agenda y

directorios).

- La gestión de la información (con bases de datos documentales, de

imágenes y de voz, librerías de herramientas y soporte de decisiones).

- Productos orientados a gestionar los flujos de trabajo (con

aplicaciones que permiten adaptar el sistema a la actividad específica
de cada empresa).

Existen dos tecnologías básicas: los sistemas de trabajo en grupo

(Workgroup) y el XML. El XML se utiliza para intercambiar información
entre todos los actores de la cadena de valor.

Conviene no confundir a los sistemas de trabajo en grupo con los

sistemas de automatización de los procesos de trabajo (Workflow).
Estos últimos están diseñados para automatizar procesos de negocio
de producción, perfectamente estructurados en etapas secuenciales.

 El groupware1 está impulsando la creación de nuevas

infraestructuras y aporta a los sistemas abiertos toda una
revolución para el cambio organizativo y la concepción del
trabajo. La comunicación interna es un factor esencial y
constitutivo del grupo, puesto que sin interacción (intercambio de
las conductas de tarea y de las conductas de relación) ni
siquiera puede hablarse de grupo. Las nuevas tecnologías están
relativizando la necesidad de un escenario físico compartido
para el trabajo en equipo; el secreto de la innovación que
aportan las nuevas tecnologías consiste en la primacía que
adquiere la comunicación como inductora de nuevas conductas.

Gracias a la comunicación interna, el sistema de la empresa se

convierte en sistema abierto y se dota tanto de nuevos atributos
como de propiedades para funcionar con eficacia, porque la
comunicación estrecha los vínculos naturales entre la
organización y la cultura.

 El workflow, la información y la organización horizontal. El

flujo de trabajo (workflow en inglés) es el estudio de los aspectos
operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran
las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo
se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas
y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas.
Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con
redes de Petri. Si bien el concepto de flujo de trabajo no es
específico a la tecnología de la información, una parte esencial
del software para trabajo colaborativo (groupware) es
justamente el flujo de trabajo.

Una aplicación de workflow automatiza la secuencia de

acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del
proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de
sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para
gestionarlo.

Los sistemas de workflow regulan y automatizan los flujos de

información que circulan por una organización, dentro de un
conjunto de tareas que persiguen un objetivo de negocio. Están
especialmente diseñados para una gran cantidad de usuarios. 

El objetivo de estos sistemas es dirigir la información, al

 contrario de los sistemas de trabajo en grupo, cuyo objetivo es
compartirla.

La realización de tareas supuso siempre en las organizaciones

una serie de intercambios de información estructurados
(generalmente sobre papel) entre las personas y los
departamentos. El workflow ha venido a codificar y automatizar
esos flujos de información, que hoy se representan gráficamente
mediante mapas que muestran el procedimiento y el proceso de
negocio; el workflow supera las limitaciones de las
organizaciones verticales basadas en la responsabilidad
funcional y constituidas por grupos de especialistas. La
organización contemporánea tiende, en cambio, a ser horizontal
y a atravesar los diversos grupos funcionales.
El workflow supone una valiosa herramienta para resolver los
problemas de coordinación que pueden plantearse; la estructura
de la organización se centra en el proceso y en el producto final.

1
 El software para el trabajo grupal mejora el rendimiento en general de todo el proceso
productivo y su mayor aporte es hacer posible que diferentes personas puedan trabajar de
forma compartida con una misma información y cooperar estrechamente en el desarrollo de
proyectos. Este tipo de herramientas está difundida en la web, sobre todo en las Intranets
corporativas. Según Hills, las funciones básicas que se consiguen llevar a cabo con su
utilización son las siguientes:

 Ayuda a que dos personas, o más, trabajen juntas.

 Permite compartir conocimientos y experiencias.

 Automatiza sus actividades.

 Ayuda a crear una memoria de la organización.

 Interviene sobre geografía y tiempo.

Es una herramienta poderosa que permite compartir toda clase de conocimiento relativo a una
organización y facilita el movimiento y control de la información que se manipula
constantemente. Los módulos que integran para ello son, principalmente:

 Calendario y planificación.

 Videoconferencia.

 Sistemas de reunión electrónica.

  Pizarra electrónica y conferencia de datos.

 Conversación (chat).

 Correo electrónico.

 Conferencia y grupos de noticias.

 Almacenes de conocimiento.

 Escritura en grupo y edición compartida.

 Flujo de trabajo.

El groupware integra sistemas que facilitan su realización, coordinación y la comunicación de

eventos, noticias, nuevas ideas, etc. Estos son importantes cuando se trata de compartir
operaciones y documentos.

El núcleo central del trabajo en los sistemas groupware está constituido por el intercambio de

información, su gestión y control, la notificación de toda clase de actuaciones, utilización del
conocimiento almacenado referente a la organización, etc.

La mayor parte de estos modelos incorporan funciones workflow para la automatización de las

fases y tareas del trabajo en grupo.

Esta técnica permite direccionar la información y controlar automáticamente su flujo a través de

todos los niveles organizativos de una organización por medio de grupos de reglas y
formularios. Workflow y groupware son conceptos diferentes, pero trabajan juntos y se
complementan.

1.5.2.1. Objetivos de la estrategia del

groupware
La estrategia del groupware, desde el punto de vista de las
necesidades de las empresas que son los usuarios de las redes
informáticas, ha de proponerse dos objetivos: el desarrollo de la
infraestructura (hardware y software de red) y la creación de un nuevo
entorno del trabajo en grupo que se inscribe en un proceso
cooperativo y participativo cada vez más fácil, más dinámico,
multifuncional e integrado, definido sobre todo por la comunicación
interna. Este nuevo entorno comunicacional será el motor innovador
de las tareas profesionales y de la organización interna, que van a
traer como resultado natural una mayor productividad.

El objetivo del groupware es facilitar la comunicación y otros procesos

de grupo para superar las limitaciones causadas por la distancia
geográfica, el tiempo o la escasez de recursos humanos. Por ejemplo,
el groupware debe permitir a un equipo de proyecto trabajar
asincrónicamente y en diferentes partes del mundo en el mismo
proyecto, la organización involucrada no debe estar limitada por las
restricciones geográficas y temporales, y debe evitar los costes
asociados de reunir físicamente los miembros del equipo en un lugar
determinado.

1.5.2.2. Objetivos de la estrategia

workflow
La estrategia workflow desde el punto de vista de las necesidades
empresariales, se propone los siguientes objetivos:

 Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en

el sistema de información.

 Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los

procedimientos organizativos.

 Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo

ejecutan.

 Facilitar la movilidad del personal.

 Soportar procesos de reingeniería de negocio.

 Agilizar el proceso de intercambio de información.

 Agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o

institución.

1.6. Los soportes informáticos en la

comunicación
Los canales de la comunicación utilizan los soportes informáticos que
están cambiando los roles, las pautas comunicacionales y la
geometría de la comunicación, primando la horizontalidad, la
globalidad y la omnidireccionalidad (comunicaciones en red). Los
soportes informáticos enriquecen la comunicación, haciéndolas fácil e
instantáneamente accesibles.
1.6.1. Internet
La utilización de Internet en los últimos años ha revolucionado la
metodología de trabajo en grupo, apareciendo distintas herramientas
que hacen fácil, asequible y muy positivo este tipo de comunicación.

Las ventajas que ofrece Internet a las organizaciones provienen de la

naturaleza de los servicios de Internet, la infraestructura que utiliza y el
potencial comunicativo e informativo de la Red.

Internet permite acciones en las siguientes líneas de actuación:

 Estimula la creación de grupos de trabajo virtuales para la

solución de problemas o la toma de decisiones.

 Permite a los equipos de trabajo ponerse en contacto con

expertos de la misma área.

 Permite a una persona, desde cualquier lugar del mundo y

durante las 24 horas del día, encontrar dónde y cómo ponerse
en contacto con una empresa y con qué persona.

 Posee la habilidad de crear un canal de comunicación directo

con los proveedores, los miembros del equipo de proyecto, etc.,
con el objetivo de informar y con el añadido de una posibilidad
inmediata de feedback.

Esas implicaciones directas y las diversas acciones se traducen en

ventajas tales como abaratar costes de comunicación: la
infraestructura que posee Internet permite la comunicación
personalizada con cualquier punto del mundo y la distribución de
información de manera simultánea a varios centros de atención. El
coste de esa comunicación suele ser siempre el de una llamada de
teléfono local.

1.6.2. Correo electrónico

Las nuevas tecnologías, los nuevos medios, son simplemente eso:
medios, y como medios no mejoran nada de por sí, son herramientas
que debemos aprender a utilizar para sacarles el máximo rendimiento
posible. Afortunadamente, las nuevas tecnologías, además de ser más
rápidas, más pequeñas y más baratas, comienzan a ser más fáciles
de usar. Una de las razones del éxito de Internet es su sencillez a la
hora de navegar, utilizar el correo electrónico o transferir ficheros (las
aplicaciones de Internet más utilizadas según las encuestas de la
AIMC). Algo tan simple como el correo electrónico, utilizándolo de
forma inteligente nos puede permitir:

 Comunicar de una forma eficaz los diferentes departamentos y

personas de una organización, independientemente de que
estén en un mismo edificio o en edificios distantes.

 Que los distribuidores, representantes o comerciales de una

empresa estén en contacto, soliciten o reciban información,
realicen pedidos, etc.

 Solicitar información o realizar pedidos a proveedores.

 Trabajar a distancia y facilitar el teletrabajo.

1.6.3. Intranet
Si 1995 fue el año de Internet, el siguiente fue el de Intranet (una
revolución en la comunicación interna). En realidad, Intranet es una
nueva aplicación de Internet que aspira a integrar estrechamente
escritorios, redes corporativas, aplicaciones cliente/servidor, sistemas
actuales y todas las capacidades y prestaciones de Internet, en orden
a crear sistemas de información y de comunicación interna más
efectivos y ajustados a las necesidades de cada organización. Intranet
integra, por tanto, los entornos de cada una con la tecnología Internet.
La empresa que accede a las redes trata con Intranet de crear un
"cortafuego" o zona restringida de seguridad que pone sus datos a
salvo de cualquier internauta desde fuera del propio sistema de la
compañía, es una red específica y adaptada a la comunicación interna
y al sistema específico de cada empresa.

Las redes han aportado a la empresa dos grandes ventajas: una

reducción significativa de los costes en algunas actividades
tradicionales (documentos redaccionales) y un mayor acercamiento al
usuario o cliente, al que tiene más informado sin un aumento
sustantivo del coste. Intranet ofrece a la empresa dos ventajas
sustanciales: la simplificación de la gestión interna de la información y
la optimización de la comunicación interna, y todo ello con facilidad de
uso, con rapidez y con seguridad.
1.6.4. Herramientas de trabajo en
groupware
El software colaborativo se puede dividir en tres categorías:
herramientas de colaboración-comunicación, herramientas de
conferencia y herramientas de gestión colaborativa o en grupo.

 Herramientas de comunicación electrónica que envían

mensajes, archivos, datos o documentos entre personas y
facilitan compartir información (colaboración asíncrona), como
por ejemplo:

- Correo electrónico.

- Correo de voz.

- Publicación en web.

 Herramientas de conferencia que facilitan compartir

información de forma interactiva (colaboración síncrona), como
por ejemplo:

- Conferencia de datos: PC en red que comparten un espacio de

presentación que cada usuario puede modificar.

- Conferencias de voz: teléfonos que permiten interactuar a los

participantes.

- Conferencias de video (o audio conferencia): PC en red que

comparten señales de audio o video.

- Salas de chat o mensajería instantánea: una plataforma de discusión

que facilita el intercambio inmediato de mensajes.

- Sistemas para facilitar reuniones: un sistema de conferencias

integrado en una sala. Estas salas suelen disponer de un avanzado
sistema de sonido y presentación que permite una mejor interacción
entre participantes en una misma sala o entre salas separadas.
Ejemplos de ello son los sistemas de soporte a decisiones.

 Herramientas de gestión colaborativa que facilitan las

actividades del grupo, como por ejemplo:
- Calendarios electrónicos: para acordar fechas de eventos
automáticamente y enviar notificaciones y recordatorios a los
participantes.

- Sistemas de gestión de proyectos: para organizar y hacer

seguimiento de las acciones en un proyecto hasta que se finaliza.

- Sistemas de control de flujo de actividad: para gestionar tareas y

documentos en un proceso organizado de forma estructurada
(burocracia).

- Sistemas de gestión del conocimiento: para recoger, organizar,

gestionar y compartir varios tipos de información.

- Sistemas de soporte a redes sociales: para organizar las relaciones

de colectivos.

Existe una gran variedad de herramientas de trabajo en groupware en

el campo empresarial, por lo que hacemos referencia a algunas de
ellas

PROGRAMAS
INFORMÁTICOS APLICACIÓN
COLABORATIVOS

Aplicación P2P para el intercambio, creación y edición de

Sironta,
documentos que requieren trabajo en grupo.

Solución para administración, distribución y control de archivos y

Workflux.net
proyectos empresariales en español.

eGroupWare Solución de trabajo en grupo vía web, de código abierto.

OpenGroupWare Solución de trabajo en grupo vía web, de código abierto.

Esta dentro de las herramientas denominadas Groupware, que

nos facilita el trabajo en grupo, sistemas de correo, consiguiendo
Lotus Notes
aplicaciones de flujo de trabajos y como definen en muchas
ocasiones una base de datos "documental".

Solución de trabajo en grupo (en varios idiomas, soporta correo,

Zimbra Collaboration
directorio, agenda, mensajería instantánea, calendario, espacios
Suite
de trabajo).

Software interactivo en tiempo real que simula la interacción de

TalkAndWrite dos personas que trabajan una al lado de la otra en un documento
en común.

phpgroupware En inglés, aunque cuenta con un demo con libre acceso en el cual
 pueden cambiarse las preferencias a idioma español.

En varios idiomas, soporta correo, directorio, agenda y

Kolab
nativamente interactúa con KDE.

MediaWiki El programa informático que utiliza Wikipedia.

Entorno telemático basado en espacios compartidos de trabajo.

Las siglas corresponden a "Soporte básico para trabajo
BSCW
cooperativo". Comercial, con licencias gratuitas para fines
educativos y está traducido, entre otros idiomas, al español.

Adaptación del entorno BSCW al mundo educativo. Es gratuito y

Synergeia
está traducido, entre otros idiomas, al español.

Aplicación para aprovechar una sala o aula con PC en red para

Redianet
colaboración y la compartición de medios.

Jabber Sistema de mensajería instantáneo.

WebCT (Web Course Tools, o Herramientas para Cursos Web) es

un sistema comercial de aprendizaje virtual online, el cual es
Webct
usado principalmente por instituciones educativas para el
aprendizaje a través de Internet.

Isabel Sistema de videoconferencia distribuido y en grupo.

Aplicaciones servidor

Coneix, intranet Para la gestión de proyectos implementada en PHP y MySQL.

Moodle Aplicación educativa; programa de gestión de cursos.

Plataforma desarrollada exclusivamente para administrar de

Civinext Groupware, manera eficiente la gestión de toda la comunicación interna y
externa de una organización.

Soluciones para mejoras de productividad que combinan

K3-exchange (K3x)
tecnologías del conocimiento y colaboración.

Se trata de un software desarrollado por Microsoft, que forma

parte de la familia Microsoft Server ya que es una de las
Microsoft Exchange aplicaciones destinadas para el uso de servidores. Es utilizado
para brindar soluciones para la aplicación de "Lotus cc:Mail" con
el nombre "Network courier".

GroupWise es una solución de mensajería y software de

colaboración de la plataforma de Novell que admite correo
Novell GroupWise
electrónico, calendario, gestión de información personal,
mensajería instantánea y gestión de documentos.

Open-Xchange Plataforma software libre de colaboración inteligente con interfaz

 web Ajax.

Alternativa software libre a Microsoft Exchange con interfaz web

Scalix
Ajax.

Software de Microsoft, para la colaboración e interacción en

equipo para los ambientes Internet, Intranet y Extranet, incluye BI-
SharePoint (K3x)
Inteligencia de negocios, chat, foros e interacción de correo, blogs
entre muchas otras funcionalidades.

Las más destacadas son Lotus Notes, Microsoft Exchange, Novell

GroupWise, WebCT y BSCW. En el capítulo correspondiente se
describe el funcionamiento y las posibilidades de BSCW. Como
alternativa a esta herramienta de trabajo en grupo, se mirarán las
principales características de Lotus Notes.

1.6.4.1. Lotus Notes
Lotus Notes es un entorno abierto para el uso compartido de
conocimientos y para la creación de aplicaciones vitales en el mundo
empresarial; su núcleo está constituido por una exclusiva tecnología
de gestión de documentos y de objetos que se ocupa de almacenar la
información de manera segura en bases de datos compartidas
situadas en servidores de red, que facilita a toda una organización el
acceso rápido a la información. Utilizado ya como motor de
aplicaciones de todo tipo, desde las tareas habituales de coordinación
de grupos de trabajo pasando por las publicaciones electrónicas,
administración de sistemas de fax, gestión de llamadas telefónicas y
del correo electrónico y tratamiento de documentos, hasta la gestión
de proyectos, prácticamente toda la gestión de información dentro de
la empresa puede ser abordada por Notes.

Lotus Notes favorece la colaboración para que el trabajo en equipo dé

sus frutos, acercando a las personas entre sí, de formas hasta ahora
impensables: a través de una red, mediante los principales tipos de
ordenadores, entre organizaciones distintas y por todo el
mundo. Lotus Notes mejora el rendimiento al reducir el tiempo
necesario para realizar procesos fundamentales en las empresas,
desde el desarrollo de productos hasta los departamentos de atención
al cliente. Puntos fuertes de la herramienta:

1. Puede convertir documentos existentes en páginas Web

instantáneamente, los cuales son convertidos en HTML en tiempo
real.
2. Lotus Notes puede consultar bases de datos desde su página de
Internet.

3. Ayuda a los usuarios a encontrar información fácilmente mediante

una búsqueda en su ubicación.

4. Lotus Notes proporciona un alto nivel de seguridad para proteger la

información. Las bases de datos tienen distintos niveles de seguridad
que se pueden establecer para los distintos usuarios del grupo de
trabajo, se pueden encriptar ciertas partes de un documento para que
solamente quien tenga la llave pueda leerlas. También es posible
utilizar firmas digitalmente como elemento de seguridad, para
asegurar que la persona que firma el documento es quién dice que es.

5. Permite anotar con facilidad las modificaciones del documento

(quién lo modifica y cuándo).

6. Permite trabajar conjuntamente a varias personas con un mismo

documento, repasarlo y hacer comentarios.

7. Permite que los documentos de texto contengan gráficos, videos y

sonido a lo largo del texto normal.

8. Puede hacer cumplir el flujo de comunicación elegido más

fácilmente hacia la persona destino. Se escoge el orden a seguir y se
envía el documento, al recibir la primera persona la información
enviada, al aceptarla es enviada automáticamente a la segunda
persona de la lista, y así hasta la última.

1.6.4.2. BSCW (Basic Suporter for

Colaborative Work)
Gran parte de los problemas que podemos encontrar en la gestión de
proyectos son fruto de una mala comunicación; un medio para evitar
estos males radica en apoyar el proceso del proyecto con
herramientas informáticas que proveen espacios de trabajo
colaborativo.

Una de esas herramientas es BSCW, un instrumento informático que

permite crear un entorno colaborativo de trabajo, permitiendo la
coordinación a nivel de tareas y recursos, con lo cual esta herramienta
en particular y otras similares en general, adquieren un papel muy
importante en la gestión de proyectos. La compartición de un espacio
en el cual se refleje la autoría de los documentos, la consulta de éstos
por parte de otros miembros del grupo sin necesidad de reunión física,
nos da un avance cualitativo en la coordinación con los miembros del
grupo de trabajo. El intercambio de información en el entorno ofrece
las siguientes cuatro variantes:

  SÍNCRONO ASÍNCRONO

ACOPLADO Está sucediendo actualmente Ha cambiado

SIN Está ocurriendo algo de interés en Ha ocurrido algo de interés en

ACOPLAR alguna sección alguna sección

Con acoplamiento: los usuarios trabajan en la misma tarea y son

conscientes del trabajo de los demás.

Sin acoplamiento: la información es independiente del trabajo de

cada usuario.

Síncrono: los usuarios tienen conocimiento de los eventos actuales

(Herramientas de video conferencia).

Asíncrono: los usuarios tienen conocimiento sólo de los eventos

pasados (e-mail, grupos de discusión).

Tiene la intención de ser una herramienta participativa que pueden

usar todos los miembros del equipo que desarrolla el proyecto. Las
ventajas que ofrece son múltiples, la principal podemos afirmar que es
la de trabajar en grupo sin necesidad de estar en el mismo lugar.

Los beneficios más importantes son:

 Se puede usar el espacio de trabajo para compartir documentos

a través de distintas plataformas (Windows, Macintosh o Unix).

 También se puede acceder a un espacio de trabajo, navegar a

través de las carpetas y obtener objetos de igual manera que en
las páginas WWW ordinarias.

 Permite publicar documentos mediante un navegador de

Internet.
El espacio de trabajo registra todos los usuarios del entorno y las
operaciones que realizan (ej. creación, lectura o modificación de
objetos) para su posterior consulta.

1.6.5. Capital intelectual.

Herramientas de soporte
En el mundo empresarial uno de los activos más valiosos hoy en día
es el capital humano, sin embargo, por más que se repase el balance
anual de las empresas, es intangible.

¿Cómo medir y valorar este intangible? Los activos intangibles del

capital humano incluyen la preparación, el conocimiento y la
información. El capital intelectual (CI) es el material intelectual que se
ha formalizado, capturado y estructurado.

Hay algunas experiencias de empresas que intentan plasmar el

"conocimiento" de sus trabajadores en documentos escritos, una de
ellas es HSC (Hughes Space & Communications), con importantes
ventas anuales y líder en satélites de comunicación comerciales. Su
jefe de Ingeniería, A. Ward, repite que es muy importante estructurar y
documentar lo que se aprende de forma que podamos hacer lo mejor
y más rápido la próxima vez; el problema de esto es el hábito para no
"perder la receta", el conocimiento ganado años atrás puede ser
desconocido por un equipo atacando un problema similar hoy, o el
equipo que conoce la solución pero no la investigación que ha
conducido a la misma y puede no ver su aplicabilidad, seguridad, etc.

El resultado, según HSC, son "islas de conocimiento". Una forma de

unir las islas es darse cuenta de que el conocimiento toma al menos
dos formas, la primera está basada en reglas, donde el seguir las
mismas produce la respuesta correcta al problema específico.

La mayoría del conocimiento está poco estructurado y la respuesta

varía con el contexto, toma la forma del saber, experiencia e historias,
no verdaderas reglas. Capitalizar ese conocimiento, esto es convertirlo
en herramientas utilizables, es lo que algunas empresas llaman
construir su PAI, propia autopista de la información. Algunas empresas
están empezando una experiencia que permitirá un mejor acceso para
informar de los defectos encontrados en trabajos previos alertando a
las "ediciones normativas internas" más temprano que ahora.
Por otro lado, el CI también consiste en "material intelectual y
relaciones", por tanto optimizarlas, gestionarlas y explorarlas es tener
que vérselas con ambos, contenido y cultura. Además de invertir en el
funcionamiento de las PAI y en simplificar, con módulos informativos
adecuados, el proceso de acceso a las bases de datos de lecciones
aprendidas (BDLA) y de relaciones (BDRE). Se pueden realizar mapas
del conocimiento y de las relaciones de la empresa-completa (mapas
CORE), algunos en PC, redes locales, etc., y otros no, pero evitando
índices gigantescos, por ejemplo mediante los citados mapas
mostrando dónde está el conocimiento corporativo de la empresa, en
qué cabezas, etc. No se trata de crear una enciclopedia de todo y
todos, que en el pasado era imposible, pero hoy no, por la velocidad a
la que avanza el conocimiento científico (mapas cognitivos, etc.). En
su lugar se trata de gestionar, mantener la pista de la gente que
recuerda la receta, y alimenta la tecnología y la cultura que les
mantendrá hablando.

El recurso (capital) humano, por ser fuente de innovación y renovación

manifestado en toda la actividad, en la labor diaria, en una reunión
creativa, en un laboratorio, en el pequeño libro secreto de clientes,
etc., y el crecimiento en capital humano (a través de contrataciones,
formación y entrenamiento), son un pozo sin fondo si no puede
explotarse a tope. Esto requiere activos intelectuales (capital)
estructurales, tales como los sistemas de información, de relaciones,
de conocimiento del mercado y clientes y de la gestión focalizada, que
convierta el conocimiento en la propiedad del grupo.

1.7. Algunos riesgos

comunicacionales del proyecto
tecnológico
 

La utilización de la tecnología implica algunos riesgos, siendo los

principales:

 Un aislacionismo que puede mermar las relaciones

personales. En el desempeño de cualquier puesto de trabajo
son tan importantes las conductas de relación como las
conductas de tarea. La comunicación interpersonal cubre
muchos de los riesgos de las decisiones unipersonales.
  Una confusión inadecuada entre información y
comunicación. Lo que define propiamente a la comunicación y
la distingue de la información es el feedback, es cierto que a
través de la red puede establecerse verdadero diálogo, la
interactividad permite una retroalimentación on line, pero hoy por
hoy basado en textos escritos, lo que dista mucho de los
matices que aporta la comunicación verbal, de persona a
persona.

 Una mitificación del valor de la información. La información

no es en la empresa un fin sino un medio. El acceso de la
información, por importantes servicios que pueda prestar, no ha
de suplir nunca al debate de ideas, que normalmente se seguirá
de la comunicación interna "face to face".

 La implantación de herramientas tipo Intranet puede ser

entendida falsamente como un sustituto del trabajo en equipo.

1.8. Conclusiones
 

En este capítulo hemos visto algunas herramientas

tecnológicas/informáticas útiles para mejorar la comunicación, sea
individual o en grupos, almacenar la información, etc., así como
posibles riegos derivados de su utilización, y que son sumamente
valoradas en la gestión y dirección de proyectos.