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La gobernabilidad del proyecto
Gobernabilidad del proyecto
¿Qué es la gobernabilidad de un proyecto? Se trata de las condiciones que permiten su
desarrollo exitoso mediante la determinación de una clara estructura del proceso de toma de
decisiones y de supervisión. Los proyectos que cuentan con una buena gobernabilidad
presentan una estructura adecuada a la misión de la organización, la estrategia, los valores,
las normas y la cultura interna.
¿Para qué es importante la gobernabilidad de un proyecto? El objetivo más importante
de la gobernabilidad es establecer niveles claros de autoridad y de toma de decisiones. La
gobernabilidad está representada por las personas, las políticas y los procesos que
proporcionan el marco para tomar decisiones y adoptar medidas a fin de optimizar la gestión
del proyecto. Una forma importante de establecer la gobernabilidad del proyecto es definir e
identificar los roles, las responsabilidades y los mecanismos para la rendición de cuentas de
las personas claves involucradas en el proyecto.
¿Cómo se construye la gobernabilidad del proyecto? Para dotar de una adecuada
gobernabilidad a un determinado proyecto, la alta dirección debe definir la estructura de
gobernabilidad antes del inicio del proyecto. La gobernabilidad se describe en el acta de
constitución del proyecto. Este documento, basado en la matriz de resultados y otros
documentos relevantes de la fase de diseño del proyecto, autoriza formalmente el inicio del
proyecto al tiempo que:
• Presenta un nivel agregado del alcance, el tiempo y el costo del proyecto.
• Analiza las relaciones entre el proyecto y los diferentes interesados.
• Describe la estructura de gobernabilidad del proyecto y, en particular, los mecanismos de
seguimiento y control de cambios significativos.
• Asigna el equipo responsable para la gestión del proyecto.
La Junta Directiva del proyecto
Se trata de la instancia más alta de la estructura de gobernabilidad del proyecto y está formada
por personas que tienen autoridad para tomar decisiones de alto nivel.
Normalmente, este grupo está formado por la gerencia ejecutiva de una organización y puede
incluir representantes de las organizaciones financiadoras del proyecto e interesados claves.
Las decisiones que toma suelen ser estratégicas y no operativas ya que se trata de una
instancia de apoyo y facilitación para que el equipo responsable de la gestión del proyecto
cuente con los recursos y la colaboración interdepartamental necesaria para una buena
implementación. Entre las principales responsabilidades de la Junta está la de asegurar que
los objetivos del proyecto sean consistentes con las estrategias y las prioridades definidas
durante su proceso de diseño y aprobación. Otras responsabilidades incluyen:
• Asignación del gerente del proyecto.
• Aprobación del acta de constitución del proyecto.
• Autorización del uso de los recursos necesarios para la ejecución del proyecto.
• Autorización de cambios al alcance original del proyecto.
• Resolución de conflictos y asuntos o incidencias que están más allá del nivel de autoridad
del gerente del proyecto.
Selección y asignación del gerente del proyecto
En el caso de que la gerencia del proyecto no participe en el diseño del proyecto, como ocurre
en la mayoría de los casos, una de las primeras decisiones de la Junta Directiva es la
designación del gerente, es decir, la persona autorizada para asignar los recursos de la
organización a las actividades del proyecto y lograr sus objetivos.
Competencias de la gerencia del proyecto
No solo es necesario que la persona encargada de la gerencia del proyecto tenga un buen
entendimiento de los aspectos técnicos de este, sino que también debe tener buenas
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habilidades de gerencia, como la comunicación, la planificación, la negociación, el manejo de
grupos, la toma de decisiones y el liderazgo
(cuadro I.1).
HABILIDADES DESCRIPCION
LIDERAZGO Consiste en motivar a las personas
asignadas al proyecto para que trabajen
como equipo con el fin de implementar el
plan y lograr el objetivo de la manera más
satisfactoria.
COMUNICACION Consiste en comunicarse constantemente
con su equipo, así como con los
interesados (stakeholders), las entidades
financiadoras y la alta gerencia de la
organización.
RESOLUCION DE PROBLEMAS Consiste en identificar rápidamente los
problemas y desarrollar una solución bien
planificada, tomar decisiones con buen
juicio dejando de lado los aspectos
emocionales.
ORIENTACION HACIA RESULTADOS Consiste en desarrollar un enfoque basado
en resultados, sin gastar recursos ni
esfuerzos en la administración de detalles
de las actividades y tareas del proyecto, y
concentrando su esfuerzo en que los
resultados estén siempre alineados con los
objetivos del Proyecto.

Autoridad del gerente del proyecto

Como responsable del proyecto, el gerente necesita tomar decisiones relacionadas con la
gestión o el manejo de los recursos disponibles para el proyecto; por consiguiente, en el
momento de asignar la gerencia, se deben definir sus responsabilidades, su autoridad y los
niveles de toma de decisión específicos para la dirección y el control del proyecto. Estos
niveles de responsabilidad y poder pueden variar de un proyecto a otro. La autoridad se basa
en las normas y las políticas de la organización, que determinan los roles y las
responsabilidades del personal. La cultura, el estilo, la naturaleza y la estructura de la
organización influyen en el nivel de autoridad de la gerencia de los proyectos, sobre todo en
la influencia que tienen las gerencias funcionales (aquellas que se desarrollan en
organizaciones funcionales).
Primeras acciones de la gerencia del proyecto
Una vez que el nuevo gerente recibe la confirmación de su responsabilidad, debe dar los
primeros pasos para iniciar el proyecto. Estos pasos no están relacionados con la
implementación, sino con la planificación del proyecto; es decir, el desarrollo en detalle de los
planes de gestión del proyecto. Para ello, el gerente debe conocer y entender el proyecto en
todas sus dimensiones. En otras palabras, deberá revisar los documentos del diseño (el perfil,
la propuesta, la matriz de resultados, el contrato original, etcétera), el estimado preliminar de
tiempos de ejecución, etcétera.
El gerente deberá iniciar la revisión de estos documentos con el equipo seleccionado para
formar parte del proyecto. En algunos casos, el equipo puede no estar completo por lo que el
gerente deberá incluir temporalmente a personas dentro de la organización que puedan
ayudar en la revisión y el desarrollo de los planes del proyecto.
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