CURSO TALLER APLICACIONES EN EXCEL XP -

2003 PARA AUDITORES, ADMINISTRADORES Y

CONTADORES
PRÁCTICA 4: LIBRO DIARIO, COMPROBANTES DE INGRESOS, EGRESOS Y TRASPASOS

La presente práctica consiste en utilizar la hoja de cálculo para diseñar mediante un formato
sencillo un Libro Diario el cual nos permitirá registrar todas las transacciones comerciales que
afectan las operaciones normales de un determinado negocio mercantil. Asimismo, se definirán
nombres a ciertos rangos de datos que serán utilizados en las fórmulas que tendrán que ver con la
funcionalidad de cada una de las operaciones registradas.

Por otro lado, una vez registradas las transacciones, se procederá a diseñar los comprobantes de
Ingresos, Egresos y Traspasos bajo un formato estándar, que recibirán la información procesada
según corresponda al tipo de operación realizada considerando la fecha, el número de
comprobante, el período respectivo y las cuentas involucradas en cada asiento contable.

Finalmente, se aplicarán tablas dinámicas para obtener información inmediata relacionada con los
comprobantes, las fechas, las cuentas y sus respectivos importes, tanto para los asientos
individuales como para cada una de las cuentas afectadas.

FASE I. CREACIÓN DEL LIBRO DIARIO

Abrir Excel con un libro de trabajo en blanco, grabarlo con el nombre “Mis libros contables”.
Renombrar la Hoja1 como “Códigos”.
§ Celda A6: Teclear “CÓDIGO” y centrar.
§ Celda B6: Teclear “CUENTAS” y centrar.
§ Celda C6: Teclear “CONCATENADO” y centrar.
§ Celda D6: Teclear “SALDO INICIAL” y centrar.
§ Celda E6: Teclear “SALDO ACTUAL” y centrar.
§ Celda F6: Teclear “SALDOS AJUSTADOS” y centrar.
§ Resaltar el rango A6:F7 y asignar color a gusto.
Las celdas con los títulos introducidos en la hoja “Códigos”, podría parecerse a la siguiente figura:

Abrir el libro de trabajo “Plan de Cuentas.xls” (práctica sobre libro diario de

caja). Una vez abierto, seguir los siguientes pasos:
§ Ubicarse en la celda A8 y resaltar el rango A8:B400.
§ Presionar CTRL+C, ir al libro “Mis libros contables”,
§ Ubicar el cursor en la celda A8 y presionar CTRL+V.
§ Posicionar el cursor en la celda C8 y teclear la siguiente fórmula:
=CONCATENAR(A8;” - “;B8). Utilizar el controlador de relleno para copiar esta fórmula
hasta la celda C400.
Si se siguieron los pasos en forma adecuada, se tendrá una hoja “Códigos” como la siguiente:

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Castillo
 Cerrar el libro de trabajo “Plan de cuentas.xls”.
Volver al libro “Mis libros contables” y renombrar la Hoja2 como “Libro Diario”.
En esta hoja, posicionar el cursor en la celda D7 y proceder como se explica a continuación:
§ Celda B7: Teclear “Orden” y centrar.
§ Celda C7: Teclear “Cuenta” y centrar.
§ Celda D7: Teclear “FECHA” y centrar.
§ Celda E7: Teclear “CODIGO” y centrar.
§ Celda F7: Teclear “CUENTAS” y centrar.
§ Celda G7: Teclear “DESCRIPCIÓN” y centrar.
§ Celda H7: Teclear “Nº CPTE.” y centrar.
§ Celda I7: Teclear “DEBE” y centrar.
§ Celda J7: Teclear “HABER” y centrar.
§ Celda K7: Teclear “SALDO” y centrar.
§ Celda L7: Teclear “SALDO GENERAL” y centrar.
§ Resaltar el rango D7:L7, aplicar bordes simples y asignar color a gusto.
La siguiente figura muestra cómo deberá quedar el encabezado del Libro_Diario:

FASE II. NOMBRAR RANGOS Y ESTABLECER UNA BASE GENERAL DE DATOS CONTABLES

A continuación, se procederá con la asignación de nombres a ciertos rangos que se emplearán

para crear las fórmulas combinadas de funciones en estas dos primeras hojas elaboradas.

Ir a la hoja “Códigos”, posicionar el cursor en la celda A8 y seguir los siguientes pasos:

§ Resaltar el rango A8:A400, luego menú Insertar>Nombre>Definir
§ En el cuadro de diálogo “Definir nombre”, teclear “Código” y luego Aceptar.
§ Resaltar el rango C8:C400 y en el cuadro de nombres (esquina superior izquierda de la
pantalla) teclear “Concatenar” para asignarle un nombre al rango resaltado, luego presionar
Entrar.
§ Resaltar el rango B8:B400 y asignarle el nombre “Cuentas”.
§ Resaltar el rango A6:F400 y asignarle el nombre “TablaCódigos”.
Talvez nos preguntemos porqué se ha dejado en blanco la fila 7 y se han ubicado las cuentas a
partir de la fila 8, la respuesta sencillamente es porque vamos a introducir un rango con
nombre pero algo distinto a los ya vistos en los procesos anteriores. El aplicar la función
DESREF(), que significa DESPLAZAMIENTO , permitirá se tome en cuenta en forma exacta el
rango que se le asigne a diferencia de los anteriores que ésta función actualiza
automáticamente el rango definido cada vez que se le adiciona nueva información (en nuestro
caso una nueva cuenta). Para introducir un rango con nombre aplicando la función señalada,
debemos proceder de la siguiente manera:
§ Ir al menú Insertar>Nombre>Definir. Esta acción desplegará el Cuadro de diálogo “Definir
nombre”.
§ En la casilla “Nombres en el libro”, teclear “RangoCódigo”.
§ En la casilla “Se refiere a”, introducir la siguiente fórmula combinada de funciones:
=DESREF(Códigos!$A$7;1;0;CONTARA(Códigos!$A$8:$A$400);2)

Explicación: Esta fórmula hará que cuando acudamos al rango nombrado como “RangoCódigo”,
éste tome la información contenida en el rango A7 (vacío), 1 por la primera fila del rango y 0 por
ninguna columna, la función CONTARA “cuenta” los datos contenidos entre A8 y A400
desplazándose una celda a su derecha, 2, lo que significa que no sólo toma en cuenta el código de
cuentas sino que también considera el nombre de cada cuenta encontrada en su recorrido, sin
considerar las filas vacías sólo las celdas de dicho rango que contienen información.
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Podemos verificar el nombre de los rangos nombrados pulsando con el
puntero sobre la flecha negra que muestra el cuadro de nombres para
desplegar los nombres asignados hasta el momento:-

Sin embargo no vemos en la lista el rango nombrado como “RangoCódigo”.

La razón es que Excel no muestra este tipo de asignación de nombres ya
que asignado mediante una fórmula compuesta, la única manera de ver
todas las
celdas o rango de celdas nombradas es revisando la opción del menú Insertar>Nombre>Definir,
como se puede apreciar en la siguiente figura:

Ahora vamos a la hoja denominada como “Libro_Diario” para seguir asignando en ella algunos
nombres a rangos determinados que luego usaremos.
§ Asumamos que la información necesaria desde el inicio hasta el cierre de un período fiscal
nos demandará el uso de 1500 filas en el Libro Diario. Entonces asignaremos el nombre de
“Diario” al rango C8:J1500 comprendiendo (sin incluir) los títulos de columnas Cliente hasta
HABER.
§ Ubicar el cursor en la celda F3 y asignarle el nombre de “Indice”.
§ Resaltar el rango B7:L1500 y asignarle el nombre de “TablaDiario” incluyendo los títulos
Orden hasta SALDO GENERAL.

FASE III. INGRESO DE FORMULAS CON FUNCIONES

En esta fase, se procederá a configurar determinadas celdas tanto en la hoja denominada

“Códigos” como en la de “Libro_Diario”, con la introducción de fórmulas compuestas que nos
permitirán hacer operativo nuestro libro de trabajo.

Volvamos a la hoja “Códigos” y comencemos con el ingreso de fórmulas.

§ Ubiquemos el cursor en la celda E8 de la columna SALDO ACTUAL.
§ En ella tecleemos la siguiente fórmula:
=SI(A8="";"";D8+SUMAR.SI(Libro_Diario!$E$8:I$1500;Códigos!A8;Libro_Diario!$I$8:$I$1500)
-SUMAR.SI(Libro_Diario!$E$8:J$1500;Códigos!A8;Libro_Diario!$J$8:$J$1500))

Explicación. Esta fórmula le indica a Excel que si el código ubicado en la celda A8 existe, tome el
valor de la celda D8 (SALDO INICIAL), luego vaya al Libro Diario, recorra el rango comprendido
entre E8 (CODIGO) hasta I1500 (columna DEBE) y sume todos los valores que correspondan al
código de la celda A8 que se encuentren en el rango I8:I1500 (columna DEBE). Por otro lado, se le
pide a Excel que reste la sumatoria de todos los valores que encuentre en el rango J8:J1500
(columna HABER) para este código (en A8) y que nos devuelva un resultado de la diferencia.
Utilizar el controlador de relleno para copiar esta fórmula hasta la celda E400.

Página 60 Lic. Aud. Lorgio Solíz

Castillo
 § Vamos a la hoja “Libro_Diario” y ubiquemos el cursor en la celda B8 (columna Orden).
Introducir en esta celda el número 1 y la B9 el 2. Resaltar ambas celdas y con el controlador
de relleno, completar la numeración hasta la celda B1500.
§ Ubicar el cursor en la celda C8 (columna CLIENTE) e introducir la siguiente fórmula:
=CONTAR.SI($E$8:E8;E8)&E8 Copiar esta fórmula hasta la celda E1500.

Explicación. Con esta fórmula le pedimos a Excel que cada vez que encuentre el mismo código en
las celdas de la columna E (CODIGO), los cuente y le asigne un número correlativo. Atención con
la posición del signo $ para las referencias relativas y absolutas.

§ Ahora, ubiquemos el cursor en la celda F8 (columna CUENTAS). Introducir en la celda la

fórmula siguiente:
=SI(E8="";"";BUSCARV(E8;Códigos!$A$8:$B$400;2;FALSO)) Copiar la fórmula hasta la celda
F1500.

Explicación. Aquí le a Excel que busque en sentido vertical el código de la celda E8 si es que existe
(“”;””), que vaya a la hoja “Códigos”, recorra el rango A8:B400, si lo encuentra que coloque el
nombre de la cuenta (columna CUENTA, 2 del rango) o si no que ponga FALSO.

§ Ubiquemos el cursor en la celda K8 (columna SALDO) e introducir la siguiente fórmula:

=SI(E8="";"";BUSCARV(E8;TablaCódigos;4;FALSO)+SUMAR.SI(E$8:I8;E8;I$8:I8)-
SUMAR.SI(E$8:J8;E8;J$8:J8)) Copiar la fórmula hasta la celda K1500.

Explicación. Esta fórmula le pide a Excel que si existe el código en E8, recurra al rango nombrado
como TablaCódigo (en la hoja Códigos), ubique la columna 4 (SALDO INICIAL) y si lo encuentra
tome el valor, lo guarde para luego sumarlo, si no que ponga falso, vuelve a la hoja Libro_Diario,
recorra el rango E8:I8, ubique el código, vaya a la columna DEBE (I8) y luego reste la sumatoria de
los valores para este código que haya encontrado en la columna HABER (J8).

§ Ubiquemos el cursor en la celda L8 e ingresemos la siguiente fórmula:

=SI(D8="";"";SUMA(I$8:I8)+SUMA(Códigos!$E$8:$E$400)-SUMA(J$8:J8)) Copiar la fórmula hasta la
celda L1500.

Explicación. Se pide a Excel que si existe una fecha ingresada en D8, sume los importes del DEBE
(I8), vaya a la hoja Códigos sume el saldo actual de la cuenta y reste los importes del HABER (J8),
para devolvernos el saldo general de la cuenta.

A continuación vamos a establecer la forma en cómo debemos llamar a las cuentas para
efectuar los asientos contables por cada transacción comercial. Para ello tenemos que estar
ubicados en la hoja Libro_Diario y hacer uso de algunas herramientas puestas a nuestra
disposición por parte de Excel: Función INDICE(), inserción de una lista desplegable de la
herramienta Formularios y uso de la opción Validación del menú Datos. Veamos los pasos a
seguir:
§ Ubicar el cursor en la celda E3, teclear en ella “CODIGO”.
§ Pasar a la celda F3 e introducir la siguiente fórmula:
=INDICE(Código;$D$1;1) Nombrar a esta celda como “Indice”.

Explicación. Con esta función requerimos que Excel acuda al rango denominado “Código”, busque
el código que muestra la celda F3 y lo coloque en la celda D1, el número 1 señala la primera
columna en el rango nombrado “Código”.

§ Seguidamente, ubiquemos el cursor en un espacio libre del menú principal y pulsar una vez
con el botón derecho del ratón. Del menú contextual que se despliega, elegir la opción
Formularios. Aparece la barra de herramientas “Formularios”. Pulsar sobre la herramienta
“Cuadro combinado” para establecer la lista desplegable de donde seleccionaremos las
cuentas contables.
 § Arrastrar y colocar el cuadro
sobre las celdas D5:F5, luego
soltar el ratón.
§ Pulsar sobre el cuadro así
establecido y del menú
contextual que aparece, elegir
la opción “Formato de control”.
§ La acción anterior hará que se
despliegue el cuadro de diálogo
“Formato de control”, dentro del
mismo escribir en las cajas
correspondientes, la
información tal como se
muestra en la siguiente figura:

Explicación. En la caja Rango de

entrada, se introdujo “Concatenar” en
alusión al rango nombrado con ese
nombre, Vincular con la celda “D1”
está
referido al código que nos devuelve la función INDICE y “Líneas de unión verticales” 20, se refiere
a la cantidad de cuentas que podremos ver a la hora de seleccionar una cuenta.

§ Pulsar Aceptar, para validar la información introducida.

§ Ubicar el cursor en la celda K5 e introducir la siguiente fórmula:
=SUMA(I8:I1500)-
SUMA(J8:J1500) Con esto
nos aseguramos que los
asientos siempre se
mantengan debidamente
balanceados, el saldo de la
celda debe ser cero (0).

Y para concluir, utilizaremos

la herramienta Validación
para hacer lo siguiente:
§ Ubicar el cursor en la celda
E8 (columna CODIGO). Del
menú Datos>Validación.
Esta acción despliega el
cuadro de diálogo “Validación
de datos”. Pulsar sobre la
etiqueta “Configuración”, en la caja Permitir, elegir Lista y en la de Origen introducir =Indice,
tal como se muestra en la figura siguiente, luego pulsar Aceptar para validar la información
introducida.
Explicación. Con esto ahora sólo tendremos que pulsar sobre una nueva lista desplegable para
“pegar” el código seleccionado por la función INDICE y automáticamente tendremos el nombre de
la cuenta que necesitamos para registrar el asiento contable, tal como lo veremos en la siguiente
fase.

FASE IV. REGISTRO DE TRANSACCIONES EN EL LIBRO DIARIO

En esta etapa pondremos a prueba el funcionamiento de nuestro modelo introduciendo algunos

asientos contables iniciales. A efecto de luego poder elaborar los estados financieros, asumimos
que nuestra empresa o negocio efectuó varias operaciones durante el primer trimestre de la
gestión 2006.

Tomemos como ejemplo una empresa comercial “XYZ” SRL. que en la gestión 2006 se dedicará a
la compra y venta de computadoras PC. La composición del capital societario es como sigue: Socio
A Bs 78,180.00 (40%), Socio B Bs58,635.00 (30%) y Socio C Bs58,635.00 (30%).

Enero 2, se cuenta con la siguiente

información: Dinero en efectivo, Bs
2,800,00
Apertura de cta. cte. en el Banco M/N, Bs
31,110.00 Mobiliario para uso en oficinas por Bs
6,300.00
Un vehículo para distribución de mercaderías por valor de Bs
19,200.00 Las instalaciones donde funcionará el negocio valuado en
Bs 136,040.00
Enero 3, se adquieren 25 computadoras para la venta del proveedor local “AA” a Bs1,500.00
cada una pagando con cheque Bs25,000.00 y el resto con letra de cambio a 30 días 2%
mensual.
Enero 6, se compra un PC servidor más impresora en US$ 600 pagando con cheque (tc
Bs8.08/US$1). Se cancela por refacción de la oficina Bs700.00 con factura y el pago al
tramitador por Gastos de Organización Bs125, fue sin factura.
Enero 30, se venden 25 computadoras cada una a Bs2,500.00 al cliente “ZZ” quien paga 50%
en banco cta. cte. y el saldo con L/C a 30 días con el 2.2% interés mensual.
Enero 31, se pagan los siguientes ítems: Alquileres US$70 (tc 8.10), energía eléctrica Bs140,
servicios telefónicos Bs230.
Enero 31, la planilla de sueldos del personal por enero, mes en que empezaron a trabajar, está
compuesta como sigue: CBA, gerente, sueldo Bs.2,400 presentó facturas por Bs300. DCB,
secretaria, sueldo Bs1,200. EDC, vendedor, sueldo Bs1,400 y comisión s/ventas Bs1,200.
FED, contador, Sueldo Bs1,600. También se liquidan obligaciones sociales como Caja de
Salud, AFP, Pro-Vivienda y aportes RC-IVA.
Febrero 2, se cancelan sueldos, aportes patronales y laborales mediante cheque.
 Febrero 21, se pagan obligaciones tributarias por enero con 7 días de retrazo, pagando también
multa por mora.

Concepto IVA IT RC-IVA IUE Terceros IT Terceros TOTAL

Impto. Determ. 857 1,500 114 88 21 2,580
Mtto. Valor
=856.70*(8.10/8.08)-856.70 2 4 6
Interés 3 4 7
10% interés 0.3 0.4 0.7
10% MDF 252 252 252 252 252 1,260
TOTALES 1,114 1,760 366 340 273 3,853
Débito fiscal - Crédito fiscal = 857

Finalmente, mejorando un poco la apariencia de su Libro Diario, la hoja podría parecerse a la

siguiente imagen:

FASE V. USO DE TABLAS DINÁMICAS PARA OBTENER SALDOS POR FECHAS Y POR CUENTAS

Como ya lo mencionamos en nuestra primera práctica al crear el Registro de Comisiones, una de

las poderosas herramientas que Excel pone a su disposición y que es muy poco explotada por la
mayoría de los usuarios, es la denominada Tabla Dinámica.

Ahora, volvemos a tocar el tema pero esta vez para optimizar la información contenida en nuestro
Libro Diario y comenzaremos creando una nueva hoja de cálculo a la cual le asignaremos el
nombre de ConsultaTD.

Antes que nada, debemos crear un nuevo rango nombrado utilizando la ya conocida función
DESREF(), que será empleada exclusivamente por la tabla dinámica. Para ello nos ubicamos
en cualquier celda de la hoja Libro_Diario, luego menú Insertar>Nombre>Definir.
En el cuadro de diálogo, primera caja, tecleamos el nombre de “LDiario” y en la segunda,
insertamos la siguiente fórmula:
=DESREF(Libro_Diario!$D$7;0;0;CONTARA(DESREF(Libro_Diario!$E$7;0;0;9999));9) Pulsar
Agregar y Aceptar para salir del cuadro de diálogo.
Explicación. Con esta fórmula dentro de un rango nombrado, le indicamos a Excel que tome todos
los datos que encuentre en el Libro Diario desde D7, lleve cuenta de los datos pasando por E7
hasta la última fila no vacía del rango, considerando las 9 columnas que éste comprende.

Seguidamente, nos ubicamos en la nueva hoja renombrada como ConsultaTD celda A6, y
seguimos los siguientes pasos:
§ Menú Datos>Informe de tablas y gráficos dinámicos.
§ Se despliega el cuadro de diálogo “Asistente para tablas y gráficos dinámicos”, las opciones
que presenta por defecto en el paso 1 de 3 dejar tal como está, pulsar “Siguiente”.
§ En el paso 2 de 3, introducir en la caja Rango: =LDiario y luego pulsar “Siguiente”.
§ En el paso 3 de 3, opción “Hoja de cálculo existente”, introducir =A6 y luego pulsar sobre la
etiqueta “Diseño”.
§ En este cuadro de diálogo, arrastrar los campos de la derecha hacia el diagrama de la
izquierda de manera que se parezca a la siguiente imagen:

Pulsar Aceptar y luego Finalizar para ver cómo quedó estructurada la tabla dinámica con los
campos que se le asignó. Pulse sobre la tabla para desplegar la barra de herramientas y
efectúe los cambios que vea necesario, como el ocultar los totales por ejemplo. Su tabla
dinámica deberá parecerse más o menos a la siguiente figura:
 Así como decidimos que la tabla dinámica nos organice la información por Nº de
Comprobante, también lo podemos hacer para nos muestre los datos ordenados por Cuentas.
Ubicar el cursor en la celda J6 de la hoja ConsultaTD y proceder de
la siguiente manera:
§ Seguir el mismo procedimiento anterior
hasta el paso 3 donde en la caja “Hoja de
cálculo existente” se deberá introducir =J6
para luego en “Diseño” arrastrar los campos
de la derecha hacia el diagrama de la
izquierda de tal modo que la configuración
sea parecida a la siguiente:

§ Continuando con el procedimiento del caso anterior, hacer las modificaciones pertinentes
para que finalmente se logre una tabla dinámica como la que mostramos a continuación:

FASE VI. APLICAR HIPERVÍNCULOS PARA VER COMPROBANTES E IMPRIMIR

Hasta ahora sólo hemos diseñado las estructuras contables donde volcar la información contable,
sin embargo, la misma debe ser reportada mediante los respectivos documentos impresos que los
contables denominamos “COMPROBANTES”, documentos estos que sirven de soporte físico a cada
una de las operaciones o transacciones efectuadas en un determinado período fiscal y que deben
ser archivados cronológicamente para su posterior revisión ya sea por la administración, los
auditores internos o externos, etc.

Por lo tanto, en esta fase nos concentraremos inicialmente en la elaboración de un formato

prediseñado y de aceptación general para generar comprobantes de Ingresos, Egresos y
Traspasos para luego vincularlos con los datos que nos arroja la tabla dinámica y finalmente poder
imprimirlos.

Si es que no se tiene una hoja de cálculo en blanco dentro del libro “Mis libros contables”,
insertar una: Menú Insertar>Hoja de cálculo y luego renombrarla como “Comprobantes”.
 Inicialmente diseñaremos el documento “COMPROBANTE DE INGRESO”, para ello
debemos ubicarnos en la hoja “Comprobantes” y seguir los siguientes pasos:

Nº
COMPROBANTE DE INGREkO
CAMIRI, GEkTION :

CONCEPTO:.........................................................................................................

APROPIACION CONTABLE
CODIGO CUENTAk DEBE HABER

kUMAk IGUALEk

ErECTIVO.....................CHEQUE..................Nº................. RECIBI CONrORME:

DEPOkITADO EN EL BANCO ________________________________

................................................ rIRMA
ErECTUADO POR:.............................................................
CEDULA DE IDENTIDAD
......................................................
PREPARADO POR: REVIkADO POR: APROBADO POR:

_____________________________ ______________________________ ________________________________

AUXILIAR CONTABLE CONTADOR GERENTE

§ Poner el cursor en la celda E8 y teclear ”Nº”

§ Celda C9: Teclear “COMPROBANTE DE INGRESO”
§ Celda C11: Teclear “CAMIRI,”
§ Celda E11: Teclear “GESTIÓN”
§ Celda C3: Teclear “CONCEPTO:”
§ Celda C15: Teclear “APROPIACIÓN CONTABLE”
§ Celda C16: Teclear “CODIGO”
§ Celda D16: Teclear “CUENTAS”.
§ Celda E16: Teclear “DEBE”
§ Celda F16: Teclear “HABER”
§ Celda D41: Teclear “SUMAS IGUALES”
§ Celda C44: Teclear “EFECTIVO……………….CHEQUE………… Nº……………”
§ Celda C45: Teclear “DEPOSITADO EN EL BANCO………………………………”
§ Celda C46: Teclear “EFECTUADO POR………………………………………………”
§ Celda C47: Teclear “CEDULA DE IDENTIDAD Nº…………………………………”
§ Celda C48: Teclear “PREPARADO POR:”
§ Celda C50: Teclear “AUXILIAR CONTABLE”
§ Asignar la información restante y darle el formato adecuado para que se parezca a la figura
presentada arriba.
Con el comprobante así diseñado, seleccionarlo y copiar una vez en la celda B54 y otra en la
celda B106. Sobre estas dos copias efectuar los siguientes cambios:
§ En la primera copia, celda C60: Teclear “COMPROBANTE DE EGRESO”
§ Entre el rango C95 y F101 realizar modificaciones según se muestra en la siguiente figura:

§ En la segunda copia, celda C111: Teclear “COMPROBANTE DE TRASPASO”

§ En el rango C147 y E147 realizar modificaciones según se muestra en la figura siguiente:

Hasta aquí damos por concluido el

diseño y formato de nuestros
comprobantes contables. A
continuación procedemos a
vincularlos con la información que
deseamos aparezca en cada uno de
ellos para luego poder imprimirlos.
Una manera rápida de aplicar los
hipervínculos es ubicarse en la
celda que se desea vincular,
introducir el signo = (igual) y
trasladarse a la hoja donde se
encuentra la celda o celdas que
contienen los datos a vincular.
§ En nuestro caso, hoja
“Comprobantes” celda F8,
introducir el signo =, ir a la hoja
ConsultaTD celda B4 y presionar
 Entrar. Ahora vemos que la celda F8 de la hoja “Comprobantes” está ocupada por un número de
comprobante proveniente de la hoja ConsultaTD.
§ El siguiente paso es ubicarse en la celda D11 de “Comprobantes”, siguiendo el
procedimiento anterior, vincular ésta celda con la celda A8 de ConsultaTD, luego menú
Formato>Celdas y en el cuadro de diálogo que se despliega, etiqueta Número, categoría
Personalizada para darle formato de fecha a la celda D11, de manera que se parezca a la
figura mostrada anteriormente.

El procedimiento para vincular celdas entre hojas señalado anteriormente, deberá se aplicado
para todos los comprobantes por igual. Veremos únicamente para el caso del primer
comprobante.
§ Celda C17 de “Comprobantes” vincular con la celda B8 de “ConsultaTD”, luego con el
controlador de relleno copiar hasta la celda C40,
§ Celda D17 vincular con la celda C8, y copiar hasta D40
§ Celda E17, vincular con la celda E8 y copiar hasta E40
§ Celda F17, vincular con la celda F8 y copiar hasta F40
§ Celda E41 introducir la fórmula: SUMA(E17:E40)
§ Celda F41 introducir la fórmula: SUMA(F17:F40)
§ El rango C42:F43 está reservado para introducir las cantidades en forma literal, por ejemplo:
“SON: QUINCE MIL DOSCIENTOS 55/100 BOLIVIANOS”, según indiquen las celdas de SUMAS
IGUALES.

Una vez se tienen los tres tipos de comprobantes debidamente formateados, se verá que la
misma información es mostrada en cada uno de ellos, sin diferenciar si es de Ingreso, Egreso o
Traspaso, para solucionar esto debemos hacer dos cosas: Una es darle nombre de rango a
cada uno de los comprobantes y luego establecer vínculos que nos lleven directamente al
comprobante que estamos requiriendo. En consecuencia, debemos proceder de la siguiente
manera:
§ Resaltar toda la zona que comprende el documento “COMPROBANTE DE INGRESO”, luego
menú Insertar>Nombre>Definir, nombrarlo como “CIngreso” y pulsar Aceptar.
§ Proceder de igual manera para el documento “COMPROBANTE DE EGRESO” y nombrarlo
“CEgreso” y para el último “CTraspaso”.
§ Ir a la hoja
ConsultaTD y en la
parte superior
izquierda de la hoja,
luego llamar a la
barra de
herramientas
“Dibujo”, opción “Cuadro de texto”, teclear dentro del cuadro “Ver e imprimir
Comprobantes de Ingresos”, luego darle formato y hacerlo transparente. Aplicar el mismo
procedimiento para los comprobantes de Egresos y Traspasos.

El siguiente paso es asignar el hipervínculo directamente hacia el documento. Pulsar con el

botón derecho del ratón sobre el cuadro de texto y del menú contextual que se despliega elegir
la opción “Hipervínculo”.
 Esta acción despliega el cuadro de diálogo “Insertar hipervínculo”, buscar Nombres definidos y
seleccionar “CIngreso”, luego pulsar sobre la etiqueta “Info. de pantalla…” y agregar la
información que se desea aparezca cuando se pose el cursor sobre el cuadro de texto.

El anterior procedimiento debe ejecutarse para los demás comprobantes diseñados, de modo
que cuando seleccionemos mediante la tabla dinámica un determinado Nº de comprobante,
pulsemos sobre el cuadro de texto respectivo, automáticamente nos dirijamos al comprobante
buscado y podamos proceder con la impresión correspondiente, menú
Archivo>Imprimir>Selección>Vista Previa, utilizando las diversas opciones de impresión se
puede mejorar la configuración para obtener un documento bien terminado.

Página 70 Lic. Aud. Lorgio Solíz

Castillo
 Los procedimientos aplicados para insertar cuadro de texto y vincular, se pueden aplicar
también para retornar a los datos de la tabla dinámica, de manera que el traslado entre las
hojas sea inmediato.

PRÁCTICA 5: LIBRO MAYOR DE CUENTAS

En esta práctica aplicaremos las mismas técnicas que fueron utilizadas para crear el Libro Diario,
es decir, la combinación de funciones mediante la introducción de fórmulas, listas desplegables
llamando a la barra de herramientas Formularios, sólo que ahora nuestra atención estará centrada
en desplegar información relativa a todo el movimiento generado en torno a una sola cuenta,
conociendo en forma automática su saldo inicial y saldo actual.

FASE I. CREACIÓN DEL LIBRO MAYOR

Esta fase nos permitirá diseñar, formatear e introducir fórmulas en determinadas celdas sobre las
cuales deseamos Excel nos devuelva la información que buscamos conocer.

Si no existe, debemos introducir una nueva hoja, menú Insertar>Hoja de cálculo, luego
renombrarla como “Libro_Mayor”.
§ Celda B10: Teclear “CODIGO”
§ Celda C10: Escribir la fórmula “=INDICE(RangoCódigo;$C$14;1)”
§ Celda F12: Escribir la fórmula:
=SI(C10="";"";SI(ESERROR(BUSCARV(C10;TablaCódigos;4;FALSO));0;BUSCARV(C10;
TablaCódigos;4;FALSO)))
§ Celda H13: Teclear “FECHA” y en la Celda H14; “ =”<”&F7 ”
§ Celda I13: Teclear “Código” y en la Celda I14: Teclear “=C10”
§ A partir de la Celda
§ Celda B14: Escribir la fórmula “ =SI(I14=C10;BUSCARV(I14;TablaCódigos;2;FALSO))”
§ Celda F14: Teclear “Saldo anterior”
§ Celda F15: Teclear “Saldo actual”
§ Celda G17: Teclear “=F12”
§ Celda G15: Escribir la fórmula “ =SUMA(E17:E2000)-SUMA(F17:F2000)+G14”
§ Dejar la fila 16 libre.
§ Celda B17: Teclear “FECHA”
§ Celda C17: Teclear “DESCRIPCION”
§ Celda D17: Teclear “Nº COMP.”
§ Celda E17: Teclear “DEBE”
§ Celda F17: Teclear “HABER”
§ Celda G17: Teclear “SALDO”
§ Celda H18: Teclear “=I18&$I$14” Copiar la fórmula hasta la celda H100
§ Celda I18: Teclear “1” y crear secuencia numérica hasta la celda I100
§ Celda B18: Escribir la fórmula :
“=SI(ESERROR(BUSCARV($H18;Diario;2;FALSO))=VERDADERO;"";BUSCARV($H18;Diario;2;FALSO))
Copiar la fórmula hasta la celda B100.
§ Celda C18: Escribir la fórmula :
=SI(B18="";"";SI(O(ESERROR(BUSCARV($H18;Diario;4;FALSO))=VERDADERO;BUSCARV($H18;Diario;
5;FALSO)="");"";BUSCARV($H18;Diario;5;FALSO))) Copiar la fórmula hasta la celda C100.
§ Celda D18: Escribir la fórmula :
=SI(B18="";"";SI(O(ESERROR(BUSCARV($H18;Diario;6;FALSO))=VERDADERO;BUSCARV($H18;Diario;
6;FALSO)="");"";BUSCARV($H18;Diario;6;FALSO))) Copiar la fórmula hasta la celda D100.
§ Celda E18: Escribir la fórmula :
=SI(B18="";"";SI(O(ESERROR(BUSCARV($H18;Diario;7;FALSO))=VERDADERO;BUSCARV($H18;Diario;
7;FALSO)="");"";BUSCARV($H18;Diario;7;FALSO))) Copiar la fórmula hasta la celda E100.
§ Celda F18: Escribir la fórmula :