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COLOMBIANA 15489-1
2010-03-17
INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS.
PARTE 1. GENERALIDADES
I.C.S.: 01.140.20
ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental
para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el
sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en
los mercados interno y externo.
Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en
todo momento a las necesidades y exigencias actuales.
ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados
normas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados.
DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 15489-1
CONTENIDO
Página
PRÓLOGO
0. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 1
Página
INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS.
PARTE 1. GENERALIDADES
0. INTRODUCCIÓN
Esta parte de la norma NTC-ISO 15489 se desarrolló en respuesta al consenso expresado por
los países miembros de ISO para normalizar las mejores prácticas internacionales en materia
de gestión de documentos, utilizando la norma australiana AS 4390, Records Management,
como punto de partida.
Esta norma nacional se acompaña con un Informe Técnico (ISO/TR 15489-2) cuyo uso
complementario se recomienda. El Informe Técnico ISO/TR 15489-2 facilita explicaciones más
amplias y sugerencias para su implementación, con el fin de alcanzar los resultados previstos
en esta norma nacional. Además, incluye una bibliografía.
También se debe tener en cuenta el PGD - RAMP1) comprende proyectos, estudios y otras
actividades destinadas a:
1)
Programa de Gestión de Documentos y Archivos - RAMP establecido por la División del Programa General
de Información de la UNESCO - París 1983.
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NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 15489-1 RESUMEN
Por último, este estudio determina y describe los elementos que comprende un programa
general para lograr economía y eficacia en la gestión de los documentos corrientes y para
determinar, conservar y fomentar sistemáticamente la utilización de los archivos. Estos
elementos programáticos pueden clasificarse según las fases siguientes que representan el
ciclo total de vida de los documentos.
Esta parte de la norma NTC-ISO 15489 regula la gestión de documentos2) que producen las
organizaciones, ya sean públicas o privadas, con fines externos e internos.
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
Las normas que a continuación se relacionan contienen disposiciones válidas para esta norma
internacional. En el momento de la publicación estaban en vigor las ediciones indicadas. Para
las referencias con fecha, no son aplicables las revisiones o modificaciones posteriores de
ninguna de las publicaciones. Sin embargo, las partes que basen sus acuerdos en esta norma
internacional deben estudiar la posibilidad de aplicar la edición más reciente de las normas
indicadas a continuación. Para las referencias sin fecha, se aplica la edición en vigor del
documento normativo al que se haga referencia. Los miembros de IEC y de ISO poseen el
registro de las normas internacionales en vigor en cada momento.
NTC-ISO 14001, Sistemas de gestión ambiental. Requisitos con orientación para su uso.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para los fines de esta parte de la norma NTC-ISO 15489, se aplican los términos y definiciones
siguientes. En cuanto a los términos que no se incluyen en el presente documento, consúltese
la norma ISO 5127.
3.1 Acceso (Access). Derecho, modo y medios de localizar, usar o recuperar información.
3)
Pendiente de publicación (Revisión de todas las partes precedentes de la norma ISO 5127).
3
NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 15489-1 RESUMEN
3.6 Disposición4). Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital
de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental,
con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
3.7 Documento (Document)5). Información u objeto registrado que puede ser tratado como
una unidad.
3.8 Documento de archivo (Records)6). Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
3.11 Indización (Indexing). Proceso por el que se establecen los campos de acceso para
facilitar la recuperación de documentos o información.
4)
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No.027 (31, de octubre, 2006). Por la cual se
modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Archivo Genera de la Nación, 2006. p. 1-12
5)
El inglés posee tres términos distintos (Documents, Records y Archives), para designar lo que en español,
como en el resto de lenguas latinas, cuenta con una única voz (documentos). Así, Document es el
equivalente de documento en su significado genérico, como mera información registrada. Por el contrario,
los términos Records y archives designan de manera específica a aquellos documentos producidos como
prueba y reflejo de las actividades de la organización que los ha creado, reservándose el empleo de este
último a los documentos de carácter histórico.
Por todo ello, la pauta seguida en la traducción es la del empleo del término documento en todos los casos;
los posibles problemas de polisemia que pudieran presentarse ocasionalmente, han sido resueltos de la
manera usualmente seguida en castellano: mediante la adjetivación o calificación del término allí cuando se
pudiera ver como conveniente.
6)
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No.027 (31, de octubre, 2006). Por la cual se
modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Archivo Genera de la Nación, 2006. p. 1-12
7)
Ibid., p. 6
8)
Ibid., p. 7.
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NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 15489-1 RESUMEN
3.18 Sistema de clasificación (Classification System). Véase clasificación (véase el numeral 3.3).
3.20 Tabla de retención documental11) Listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de
los documentos
3.23 Trazabilidad de las acciones (Action Tracking). Proceso de controlar e imponer etapas
y plazos en las acciones a quienes las llevan a cabo.
3.25 Valoración12). Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases
del ciclo vital.
9)
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la Implementación de un Programa de Gestión
Documental: Manual de Archivística - Primera Fase. Bogotá D.C.:AGN, 2006. 186 p. ISBN 958-97666-9-2
10)
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No.027 (31, de octubre, 2006). Por la cual se
modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Archivo Genera de la Nación, 2006. p. 1-12.
11)
Ibid., p. 10.
12)
Ibid., p. 11.
5
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ÍNDICE ANALÍTICO
6
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7
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IMPORTANTE
Este resumen no contiene toda la información necesaria para la aplicación del documento normativo original al que se
refiere la portada. ICONTEC lo creo para orientar a su cliente sobre el alcance de cada uno de sus documentos y facilitar
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