CORLAD

P I U R A - P E R Ú

Gestión de
Almacenes
Módulo 3
Componentes Sistema de Abastecimiento

Programación Multianual
de Bienes, Servicios y Obras

Gestión de Adquisiciones
(Contratación, Registro, Gestión Contratos)

Administración de Bienes
(Almacenamiento, Distribución, Mantenimiento, Disposición Final)
 Almacen

El Almacén es un área física seleccionada bajos criterios y técnicas adecuadas, destinada

a la custodia y conservación de los Bienes que van a emplearse para el consumo, venta o
producción por parte de las dependencias de una Institución.
Las actividades que en el se realizan, esencialmente son las que corresponden a los
procesos técnicos de Almacenamiento y Distribución.
 Selección y Organización del Almacén

 Área requerida

 Seguridad

 Facilidad de Recepción

 Características de los materiales

 Tiempo de suministro

 Locales de abastecimiento

 Vías de comunicación

 Infraestructura disponible

 Capacidad económica
 Responsabilidades Jefe Almacen

 Presenciar, verificar y suscribir la

conformidad sobre el ingreso de bienes a
la Entidad

 Proteger y controlar las existencias en custodia

 Velar por la seguridad y mantenimiento del

local y equipos de Almacén

 Efectuar la distribución de bienes conforme

al programa establecido

 Coordinar la oportuna Reposición de Stock

 Emitir los reportes de movimientos de

Bienes en Almacén
 Actividades del Almacenamiento

• Las operaciones que se desarrollan a partir del momento en que los bienes han
llegado al almacén y terminan con la ubicación de los mismos en el lugar
Recepció
n designado

• Debe ser ejecutado en un lugar predeterminado independientemente de la zona

Verificación de almacenaje, comprende la verificación cuantitativa y cualitativa así como el control
y Control de calidad
de Calidad

• Comprende acciones para la ubicación de los bienes en los lugares previamente

Internamient
asignados

• Ubicados los bienes en las zonas de almacenaje se procederá a registrar su ingreso en la

Registro y tarjeta de control visible de Almacén
Control

• Se realiza con la finalidad de que los bienes almacenados conserven las mismas
Custodia
características físicas y numéricas en que fueron recibidas
 Actividades de la Distribución

• Comprende las acciones para la formulación, suscripción y remisión del Pedido de

Formulación bienes
del Pedido

• La oficina de Abastecimiento, realizará el análisis correspondiente tomando como

fuente el Cuadro de Necesidades y otros aspectos a fin de tomar la decisión de
Autorización
Despacho autorizar o rechazar el Pedido.

• Se retiran los bienes de su ubicación y se colocan en el lugar destinado para el despacho

Acondicion
Materiales

• En cada Almacén se establecerá un control de salida de materiales, el que será

encargado al personal de Seguridad/Vigilancia o a una persona que para tal
Control
Materiales
función se designe

• Se realiza la entrega de los Bienes al Usuario

• Es responsabilidad del personal de Almacén que Pedido Comprobante de
Entrega
Usuario Salida (PECOSA) retorne con la conformidad respectiva y en forma
oportuna.
Inventario Inicial y Métodos de Valorización

Es la relación detallada y minuciosa de las existencias que tiene una

Entidad al
iniciar sus actividades o un periodo contable después de hacer un conteo
físico.

Los métodos de valorización no implican el movimiento físico de las existencias,

sino la fijación del precio para efectos de control contable.

Los métodos aceptados y regulados en el Sector Público:

 Método de Promedio

 Método PEPS
 Inventario Físico de Almacén

Se realiza periódicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de
stock se mantienen al día, completos y exactos; de la tal forma que se verifique que las
existencias físicas concuerden con los registros de las Tarjetas de Control Visible y las
Tarjetas de Existencias Valoradas

nados. Forma parte del Inventario Físico General que comprende la verificación física de bienes en almacén.

Selectivo

ComprendeaungrupodeBienes previamente seleccionados .

 Baja de Bienes

Se dará de Baja a los bienes que como

resultado del Inventario Físico general estén
considerados para tal Proceso

Son objetos de Baja:

 Estado de excedencia
 Los bienes fungibles siniestrados que
se encuentren inutilizables

 La merma

 Bienes perdidos

 Bienes vencidos o no aptos para el uso

 Reposición de Stock

Comprende un conjunto de acciones de naturaleza técnica administrativa, inherentes

a la función de Almacén, que tiene por finalidad el mantener la continuidad del
abastecimiento, reemplazando las existencias distribuidas, a fin de que se
encuentren disponibles en cualquier momento y asegurar así que lleguen a los
Usuarios en la oportunidad conveniente.

 Nivel máximo de Stock

 Stock mínimo o de seguridad

 Punto de Pedido
 Registro y Control de Existencias

Consiste en el registro de datos sobre ingresos y

salidas del Bienes del Almacén.

Se podrán registrar en forma manual o

mediante proceso automático de datos.

Control de existencias:
 Tarjeta de Existencia Valoradas

 Tarjetas de Control Visible de Almacén

 Cargos de Transferencias internas

Documentos fuentes para efectuar registros:

 Nota de Entrada de Almacén (NEA)

 Orden de Compra o Guía de

Internamiento (ORDEN)
 Pedido Comprobante de Salida (PECOSA)
 SIGA – Módulo Logística

A continuación se muestran los Sub Módulos relacionados con el Inventario,amiento y

Distribución de Bienes

Pedidos Almacenes
Registro Inventario Inicial
Autorización Entradas al Almacen (O/C, NEA)
Atención de Pedidos (PECOSA)
Kardex
Transferencias
Inventario Físico
 Entradas al Almacén
 En el SIGA se contempla el registro de Entradas al Almacen, mediante Ordenes de
Compra (O/C) y mediante Notas de Entrada al Almacen (NEA)

 A continuación se presenta la secuencia de pasos que se debe realizar en el SIGA

para el internamiento de bienes mediante Orden de Compra

Autorización del PAO

Actualizado
Pedido

Centro Costo
Contrato/Cuadro
de Adquisición

Generación
Pedido de Orden
Compra

Entrada a Notas de Entrada

Almacén a Almacén
 Cuando se realicen entradas mediante O/C, se incorporaran los Bienes que la conforman y se

seleccionará por cada Bien la marca y la cuenta contable, es necesario precisar que se podrá

modificar la cantidad de ingreso, lo cual será útil en el casos de entradas parciales

 Cuando se realicen entradas mediante NEAS, se registrarán cada uno de los Bienes que la conforman

con sus respectivos datos, cantidad, precio, marca y cuenta contable

 Una vez registradas las O/C o NEAS, se debe proceder con el registro de Conformidad, a fin de

que los Bienes se reflejen en el Kardex, dicho registro exige como datos, la fecha y el nombre del

Responsable de dar la Conformidad, el cual podrá estar a cargo del personal de Almacen o

dependiendo del tipo de Bien de un área especializada

 Cuando las O/C o NEAS ya cuenten con Conformidad y siempre que los bienes sean de tipo

Activo, se podrán transferir al Módulo de Patrimonio, los cual se incorporaran como Altas

Institucionales
 El SIGA le permite a la Unidad Ejecutora importar los datos de una PECOSA emitida por
otra Unidad Ejecutora como NEA de tipo Transferencia Externa, con el fin de facilitar el
registro automático de las mismas. Esta funcionalidad aplicará cuando la Entradas al
Almacén provengan de destinos externos y cuando el Almacen tenga el método de
valorizacióin Promedio
 Atención de Pedidos
 Cuando se cuente con Stock en Almacen y siempre que haya sido previamente verificado
y autorizado por la Oficina de Logística (Kardex), se realizará la atención de Pedidos que
fueron solicitados por los Centros de Costo mediante este mecanismo
 La atención del Pedido estará a cargo del personal de Almacen
 A continuación se presenta la secuencia de pasos que se debe realizar en el SIGA
para la Entrega de bienes al Usuario
Atención de Pedido
Autorización del
Pedido

Centro Costo

Generación PECOSA

Pedido

 Las PECOSAS podrán tener como destino final, una dependencia u oficina de la
misma Entidad o un destino externo, es decir otra Entidad, la cual puede ser del
mismo o de diferente Pliego
 Kardex
 El Kardex, contiene información a detalle de los movimientos de entrada y salida efectuados
sobre los Items
 Los ítems que tengan stock menor o igual al stock mínimo se mostrarán de color verde
 La configuración del stock mínimo de cada Ítem se realiza en la opción de Catálogo Institucional
 Este Reporte muestra por cada Item del Almacén seleccionado, información de las Entradas y
Salidas en Cantidades y Valores
 Este Reporte contiene los consumos efectuados sobre los Items y los presenta agrupados por
Almacén, por Centro de Costo o por Personal y Centro de Costo
 Este Reporte
mostrará
información
valorizada por
cuenta contable de
los ingresos y
gastos
efectuados por
Almacén