Conceptos Básicos de la Legislación

María Teresa Salas Gómez

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Legislación Documental en el Entorno Laboral
Neiva Huila

2019
Actividad 1: Ensayo “Conceptos Básicos de la Legislación”

La Importancia de los Archivos

Maria Teresa Salas Gómez

Instructor
Luis Manuel Fuentes Ortega

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Legislación Documental en el Entorno Laboral
Neiva Huila
 ENSAYO “CONCEPTOS BÁSICOS DE LA LEGISLACIÓN”

La Legislación documental son las normas impuestas por el Archivo General de la Nación y la
constitución política “Estado” que hacen que una entidad jurídica responda y cumpla los estatutos
más sencillos para la gestión documental. Se manejan unas leyes acordes a cada necesidad de
salvaguardar la Documentación en una empresa y al mismo tiempo dar respuesta a las diferentes
oficinas y personas que lo necesiten para la toma de decisiones.

El Estado surge como respuesta a necesidades de organización, se ve precisado a fijarse en la

necesidad de buscar sus decisiones en las normas que rigen la conducta humana. La autoridad
no podrá hacer que reinen el orden y la paz, si no comienza por concebir las relaciones de los
hombres entre sí sobre las bases de justicia.

Para comprender el entorno legal dentro del cual se envuelve la documentación y la información,
que son de estudio dentro de este curso, se es necesario entender que es estado, como se
decide, su clasificación, el concepto de legalidad, que es la documentación y su diferencia con la
información.
Dentro de este proceso podemos divisar que el estado se estructura dentro de tres ramas. El
estado se divide en:
Territorio: Constituido por el suelo, subsuelo, espacio aéreo y las aguas, en que se lleva a cabo la
actividad estatal y donde el Estado ejerce sus potestades. Es el lugar geográfico en el que habita
una población determinada; es el soporte físico de la Nación y del Estado.

Población: Grupo de personas que habitan en un territorio determinado. El pueblo implica una
multitud masa o pluralidad de personas consideradas bajo un mismo territorio con interese
comunes, es decir, hace referencia de simple agrupación de seres humanos dentro de un territorio
donde un estado ejerce su poder político.

Soberanía: Es el poder político supremo que corresponde a un Estado independiente, sin

interferencias externas. En teoría política, la soberanía es un término sustantivo que designa la
autoridad suprema que posee el poder último e inapelable sobre algún sistema de gobierno.

Estos anteriores conceptos son básicos para entender sobre la legislación documental ya que
dentro de la documentación legal se estructuran o identifican estas figuras dentro de lo plasmado
en la documentación.
Ya que hablaremos de legalidad, dentro de este se integra el concepto de derecho y ley, por los
cuales nos regimos todos y debemos vigilar que no exista una contravención dentro de la función
legal y manejo propio de la documentación con el derecho y la ley, es decir que estén dentro del
marco legal tanto la información como la documentación.

El Derecho propiamente dicho significa un conjunto de leyes y normas que establecen un

funcionamiento propio con fundamentos en la libertad y equidad con el fin de promover un estado
garantista y solidario. Este derecho se divide en dos; primero es el derecho natural el cual habla
de la prevalencia del bien común y la participación de la población en la ley divina esta se
caracteriza por su funcionalidad inclinada al lado moral y religioso. Y el segundo es el derecho
positivo el cual se regula por las disposiciones escritas y vigentes de un estado y que son de
carácter obligatorio y participativo para los habitantes del territorio nacional.
Históricamente se ha advertido sobre la absoluta libertad de la población para hacer o no hacer
según sea su intención, la ley de alguna u otra forma se muestra para poder restringir esa libertad
con el fin de garantizar la protección de los demás habitantes del estado.
En el caso tratado en Legislación Archivística tiene que ver con la necesidad de velar y cuidar la
historia propia tanto nueva como antigua de la documentación que discurre a través de las
instituciones de una sociedad, ya que cuando estos empiezan a ser desencuadernados con otros
fines diferentes, impidiendo ser conocidos dentro de su contexto por las generaciones siguientes,
nace en lo que llamamos DELITO, el cual debe ser reprimido a través del imperio de la ley que
se transmite por medio de documentos escritos o grabaciones orales.

Si bien la gestión de archivos es una herramienta administrativa bastante subestimada en la

mayoría de las empresas, debemos decir que la misma es tan importante como cualquier otra
área de la empresa, ya que gracias a los archivos que se poseen, correspondientes a la
información pasada de la empresa y sus movimientos económicos y financieros; el cuerpo
ejecutivo correspondiente, puede utilizar la gestión de archivos como un arma de defensa frente a
todos aquellos inconvenientes que se presentan y que aparentemente no tiene solución.

Como bien lo determina su denominación, la gestión de archivos se encarga del control y

almacenamiento de todos los archivos de información que se puedan poseer de la empresa desde
su nacimiento hasta la actualidad.