Código: PR-SST-07

PROCEDIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS

REQUISITOS. DEL SGA
Versión:01
DECORACIONES JF.S.A.S
Fecha:01-05-2019

VERSIÓN DESCRIPCION DE LA FECHA

MODIFICACION
01 Elaboración del documento 01-03-2019

1. OBJETIVO

Mantener un procedimiento para la identificación, acceso, actualización y

divulgación de todos los requisitos legales y de otra índole, referentes a al
Sistema de Gestión con el fin de dar cumplimiento a estos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas las actividades de la empresa que

impliquen requerimientos legales y de otra índole, en materia de Seguridad,
salud en el trabajo en la empresa DECORACIONES JF.S.A.S.

3. RESPONSABLES

Coordinador SISO: es el encargado de identificar y mantener actualizada la

matriz de requisitos legales, así como el cumplimiento de cada uno.

Gerente: Es encargado de destinar los recursos necesarios para dar

cumplimiento a los requisitos legales identificados.

4. DEFINICIONES

4.1 Norma: Es una regla u ordenación del comportamiento dictada por

autoridad competente, cuyo incumplimiento trae aparejado una sanción.

4.2 Normatividad: Las normas que existen en el ordenamiento jurídico y que

regulan los distintos comportamientos y acciones de toda persona natural o
jurídica.

4.3 Ley: Norma de carácter obligatorio expedida por el poder legislativo -

Congreso de la República.

4.4 Resolución: Es el acto procesal proveniente de un tribunal, mediante el

cual resuelve las peticiones de las partes, o autoriza u ordena el cumplimiento
de determinadas medidas.

4.5 Decreto: Es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del

poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo
reglamentario, por lo que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes.

Elabora: Maileth Carlina Revisa: Jesús Antonio Franco Aprueba: Jesús Antonio Franco
Franco Berrio González Berrio
Firma: Firma: Firma:

Cargo: Coordinar de SST Cargo: Representante Legal Cargo: Representante Legal

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4.6 Decreto- Ley: Acto expedido por la presidencia de la República que tiene
la misma fuerza que una ley, pero que por mandato de la constitución en
algunos casos particulares, se asemejan a leyes expedidas por el Congreso de
la República.

4.7 Circular: Escrito dirigido a varias personas para notificar algo.

4.8 Jurisprudencia: Se entiende por Jurisprudencia a las reiteradas

interpretaciones que hacen los tribunales de justicia en sus resoluciones de las
normas jurídicas, y puede constituir una de las Fuentes del Derecho, según el
país. También puede decirse que es el conjunto de fallos firmes y uniformes
dictados por los órganos jurisdiccionales del Estado. Esto significa que para
conocer el contenido cabal de las normas vigentes hay que considerar cómo se
vienen aplicando en cada momento.

4.9 Requisito Legal: Condiciones que establece la ley para el ejercicio del
(los) derecho(s) de la organización.

5.0 Otros Requisitos Legales: Convenios, acuerdos o actas de compromisos

que la empresa hubiera firmado con representantes de la comunidad, clientes,
proveedores, y requisitos legales asociados a la parte tributaria, junta de acción
comunal, entidades no gubernamentales, autoridades ambientales, donde se
responsabiliza por llevar a cabo ciertas tareas o actividades para el medio
ambiente.

5. PROCEDIMIENTO

Elabora: Maileth Carlina Revisa: Jesús Antonio Franco Aprueba: Jesús Antonio Franco
Franco Berrio González Berrio
Firma: Firma: Firma:

Cargo: Coordinar de SST Cargo: Representante Legal Cargo: Representante Legal

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ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE EVIDENCIAS

Apoyados en las fuentes de información
se identifican los requisitos legales y de
otra índole. Las fuentes que se tienen en
cuenta para esta revisión son:
 Páginas web de los distintos
ministerios.
 (www.minproteccionsocial.gov.co)
(www.mintrabajo.gov.co )
(www.mintransportes.gov.co)
(www.minminas.gov.co) entre
otros.
 Pagina web del consejo Matriz de requisitos
Identificación colombiano de seguridad Coord. SISO legales y de otra
(www.laseguridad.ws) índole
(www.cisred.com)
 Pagina web de la administradora
de riesgos profesionales
(www.arlaxacolpatria.com.co)
 Pagina web del instituto
colombiano de normas técnicas y
certificación (www.icontec.org.co)
 www.laborando.jimdo.com
 http://fondoriesgoslaborales.gov.co
 Cámara de comercio

La identificación se realizará cada tres meses

o en el momento que se identifique la
necesidad de actualización, y se debe dejar
registro en la hoja “Control de cambios y
revisiones de la matriz legal”, que se
encuentra en el archivo de la matriz legal.

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Franco Berrio González Berrio
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Cargo: Coordinar de SST Cargo: Representante Legal Cargo: Representante Legal

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ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE EVIDENCIAS

Una vez se identifiquen los nuevos requisitos
legales, se revisará con los responsables de
proceso la aplicabilidad del (los) requisito(s)
identificados, recurriendo a la asesoría legal
en caso de ser necesario.

Luego, se identificarán los artículos, capítulos

o numerales aplicables de la norma en
cuestión, especificando claramente las
exigencias del mismo, la categoría al cual
Hoja “Control de
Revisión de pertenece y el responsable de garantizar el
cambios y
los requisitos cumplimiento del requisito. Coord. SISO revisiones de la
identificados
matriz legal”.
La revisión se debe dejar evidenciada en la
hoja “Control de cambios y revisiones de la
matriz legal y otra índole”, que se encuentra
en el archivo de la matriz legal.

Finalizada la identificación de éstas normas

se relacionaran en la matriz de requisitos
legales y de otra índole y se tendrá en medio
magnético, según sea el caso pertinente.

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Franco Berrio González Berrio
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Cargo: Coordinar de SST Cargo: Representante Legal Cargo: Representante Legal

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ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE EVIDENCIAS

Los requisitos legales identificados deberán
ser registrados en la matriz de requisitos
legales: seguridad, salud en el trabajo y
Ambiente, diligenciando lo siguiente:

 Actividad (ambiental), categoría o

factor de riesgo
 Tipo de Norma: El cual puede ser una
ley, decreto, resolución, circular, acto
administrativo, etc.
 No Identificación de la norma: Es la
numeración correspondiente a la ley,
decreto, resolución, circular, acto
administrativo, etc.
 Año: Año en el cual entra en vigencia.
 Artículos Aplicables: Hace referencia
a los artículos, capítulos, títulos o
numerales aplicables de la norma
jurídica referenciada.
 Autoridad competente: Entidad que
emite el requisito.
 Tema: Asunto que trata la norma
Registro de Matriz de requisitos
identificada.
requisitos Coord. SISO legales y de otra
legales  Exigencia: Lo que exige la norma a la índole
empresa.
 Metodología de evaluación: Se
definen preguntas específicas
relacionadas con cada requisito legal
o artículo aplicable a la empresa.
 SI o NO: Indica si la empresa cumple
o no con la exigencia legal.
 Evidencia: Documento(s) soporte(s) o
registro(s) que evidencia(n) el
cumplimiento del requisito.
 Observaciones o plan de acción:
Corresponde al (los) plan(es) de
acción que se realizan para darle
cumplimento a los requisitos que no
se cumplen. También se puede
especificar información acerca del
requisito.
 Responsable: Hace referencia al
cargo al cual le corresponde el
cumplimiento del requisito legal o del
plan de acción.

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Franco Berrio González Berrio
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Cargo: Coordinar de SST Cargo: Representante Legal Cargo: Representante Legal

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ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE EVIDENCIAS

Si en la evaluación del cumplimiento legal y

Registro de Matriz de requisitos
de otros requisitos arroja incumplimientos, se
requisitos Coord. SISO legales y de otra
deben plantear acciones para garantizar el
legales índole
cumplimiento.

El Coordinador SISO, analizan el

cumplimiento y evaluación cada 6 meses de
cada uno de los requisitos aplicables, cuando
se requiera. Se deberá establecer la
metodología de evaluación para cada
requisito o artículo aplicable con el fin de
evaluar el cumplimiento de cada uno. Cuando
se declare cumplimiento se debe especificar
la evidencia que soporta dicho cumplimiento,
o cuando por el contrario el requisito legal no
se cumple se debe definir un plan de acción
para darle cumplimiento. En el plan de acción
se contempla las acciones correctivas y
preventivas especificando el responsable del
mismo.

Para evaluar el cumplimiento legal, se

realizará mediante el indicador porcentaje
(%) de cumplimiento, el cual tiene en cuenta
Evaluación de el número de requisitos legales que la
Evaluación de
los requisitos empresa cumple entre el total de requisitos Coord. SISO requisitos legales
aplicables legales aplicables. Si en la evaluación se
detecta un requisito adicional que no esté
contemplado en la matriz y por tanto no se
cumple, este se sumará al indicador.

Los resultados de la evaluación se

registrarán en hoja “Evaluación de requisitos
legales”, indicando en el mismo el porcentaje
de cumplimiento.

La evaluación del cumplimiento legal también

se puede realizar mediante el desarrollo de
inspecciones y auditorías internas o a través
de auditorías legales especificas
programadas por la empresa.

Se debe evaluar si las estrategias

implementadas garantizan el
cumplimiento de la normatividad.

Elabora: Maileth Carlina Revisa: Jesús Antonio Franco Aprueba: Jesús Antonio Franco
Franco Berrio González Berrio
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Cargo: Coordinar de SST Cargo: Representante Legal Cargo: Representante Legal

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ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE EVIDENCIAS

Una vez se genere una nueva norma la
organización deberá difundir esta en un
periodo no mayor a dos meses, en caso que
Registro de
Divulgación se exija su divulgación. Las normas las podrá Coord. SISO
consultar cualquier empleado a través del Asistencias
área de SST.

Periódicamente, El Coordinador SISO

deberán revisar por lo menos una vez cada 3
meses, si existen cambios o modificaciones
para proceder a actualizar la información
Seguimiento y pertinente, registrando los resultados en el Control de
Coord. SISO
control Control de cambios”. cambios

Es responsabilidad de la gerencia y del

Coordinador SISO mantener las normas
actualizadas y dar cumplimiento a estas.

TABLA DE CAMBIO
CAMBIO REALIZADO VERSIÓN FECHA

Realizo: Reviso y Aprobó:

Coordinador SISO Gerente

Elabora: Maileth Carlina Revisa: Jesús Antonio Franco Aprueba: Jesús Antonio Franco
Franco Berrio González Berrio
Firma: Firma: Firma:

Cargo: Coordinar de SST Cargo: Representante Legal Cargo: Representante Legal