EL Origen de las Cajas Registradoras

La Primera Caja Registradora

La primera caja registradora fue inventada por James Ritty una vez concluida

la Guerra Civil estadounidense. Era el propietario de un salon en Dayton,
Ohio, Estados Unidos, y necesitaba evitar que sus empleados continuaran
hurtando sus ganancias. Creó el modelo Ritty I en 1879, luego de observar una
herramienta que contaba las revoluciones del propulsor de un barco a vapor. Con
la ayuda de su hermano John, la patentó en 1883.

Antiguamente en los negocios se utilizaba un cajón para guardar las ganancias del
día y la contabilidad se hacía a mano, sin embargo al no existir ningún control
sobre los ingresos resultaba más fácil a los empleados robarse el dinero. Para ese
entonces Ritty era dueño de un bar, y tras darse cuenta de las enormes pérdidas
que registraba su negocio, decidió diseñar una máquina que cuando se pulsaba la
tecla aparecía una tarjeta con un precio, y se perforaba un rollo de papel marcado
con columnas para los dólares y los centavos. Sin embargo Ritty no vio mucha
utilidad en su invento por lo que vendió todos sus derechos sobre su invento a
Jacob H. Eckert de Cincinnati, un vendedor de porcelana y cristalería, que formó
la National Manufacturing Company. Poco después resultó recargado con la
necesidad de manejar dos comercios y en 1884 este vendió a su vez la empresa a
John H. Patterson, quien aprovechando esta innovación y rebautizó la empresa a
“The Nacional Cash Register Company” (NCR), fue tal su éxito, que acabó
convirtiéndose en el nuevo Mesías de los negocios, mejoró la máquina
incorporando un rollo de papel para registrar las transacciones, creando por tanto
el ticket o recibo.

Después que John Henry Patterson compró las patentes de Ritty, inició una
brillante trayectoria empresarial al frente de la National Cash Registrer. De las
350 cajas registradoras vendidas el 1884 se pasó a los dos millones de unidades
de 1922. Patterson fue pionero en la aplicación de nuevos métodos de venta. Dio
a sus agentes comerciales territorios exclusivos. Estableció un sistema de puntos
sobre las ventas, con cuotas mensuales y anuales y fundó el Club de los Cien
Puntos, para premiar a los mejores vendedores. El éxito de Patterson,
considerado uno de los mejores empresarios norteamericanos, se certifica con el
hecho de que su empresa continúa su actividad en el campo de la informática con
el nombre de NCR Corporation.

Otras figuras significativas en la historia temprana de la compañía fueron Charles

F. Kettering, Thomas J. Watson y Edward A. Deeds. Deeds y Kettering fundaron
Delco, que se convirtió en una división de General Motors. Watson, el fundador de
IBM, trabajó hasta llegar a ser el encargado general de ventas.
 Las Últimas Generaciones de Cajas Registradoras

En la actualidad, son mucho mas usadas las cajas registradoras eléctricas, estas

tienen las siguientes características:

 Protegen el dinero que en ella se introduce, mediante mecanismos un poco

más idóneos que los de la antigüedad, por ejemplo con llaves, o con una corta
clave que evita que la caja se abierta por cualquier persona.
 Registran las ventas de productos y servicios, mediante un recibo impreso
sobre papel, adicionalmente reproducen una copia del recibo para que está sea
entregada al cliente, des esta manera se facilita una contabilidad para la empresa
y para el cliente, ya que ambos pueden guardar la constancia de la transacción.
 Escriben automáticamente la fecha y hora en que fue realizada la
transacción.
 Algunas poseen la cualidad de almacenar las últimas transacciones
realizadas con el fin de reimprimirse de ser necesario.

La última generación de cajas registradoras incorpora un sistema para que el

propio cliente realice el pago sin la asistencia de un empleado del negocio. El
cliente decide si pagar con su tarjeta de crédito o en efectivo al cajero automático.
Aunque este sistema aún está en fase experimental y tiene un elevado precio que
constituye una barrera para su generalización, principalmente en los pequeños
negocios, indudablemente tiene muchas ventajas.

El Futuro de las Cajas Registradoras

Aparentemente las últimas tendencias indican que las Cajas Registradoras están

destinadas a morir, nuevos métodos de facturación como la facturación
electrónica, los pagos por medio de dispositivos móviles como el creado por Apple
o la plataforma que acaba de lanzar el co-fundador de Twitter Dorsey, apuntan a
hacer desaparecer las Cajas Registradoras, ya veremos cual será el futuro real de
este gran invento de más de 135 años.
 Cómo funciona una caja registradora
Este famoso invento creado por James Ritty es la base de todos los comercios del
mundo, es casi imposible ingresar a un negocio y no ver una caja registradora en el
mostrador. Es por eso que aprenderás todo acerca de este gran aparato.

¿Qué es una caja registradora?

Es un aparato electrónico o mecánico con el que se pueden calcular y registrar

transacciones comerciales, asimismo dispone de un cajón grande para que se guarde allí
el dinero. En la mayoría de los casos en la actualidad, puede imprimir una factura o un
recibo para el cliente, el cual debe cumplir con las disposiciones legales según sea el
país.

Cómo funciona una caja registradora

En primera instancia hay que mencionar que en la mayor parte de los casos, el cajón en
donde se ubica el dinero en una caja registradora al momento de abrirse, siempre lleva
una llave especial. A su vez, es muy probable que se genere un sonido de aviso. De este
modo hay un mejor control por parte del dueño o encargado del comercio.

Paso a paso de cómo funciona una caja registradora

 Según sea el caso, se va a encontrar enchufada a la corriente para poder operar.

De todos modos, se tiende a usar baterías para aquellas situaciones en las que se
presenten cortes de luz.
 Este dispositivo cuenta con un espacio y a su vez una función para utilizar papel
para los recibos de los tickets que son entregados al público o a los compradores.
 Como se ha mencionado, el cajón en donde se encuentre el dinero va a disponer
de una llave.
 La caja registradora debe ser encendido para que pueda operar.
 El funcionamiento de una caja registradora permite que algunos de sus botones
sean programados para cumplir con determinadas tareas o representar alguna
categoría en particular. En ese sentido permiten algo de programación.
 Para que un usuario pueda usar una caja registradora es necesario que se
ingresen código de seguridad o una contraseña. Además esta información es útil
para monitorear las ventas o los procesamientos.
 El monto para el producto debe ser ingresado o en su defecto detectado con un
dispositivo de escaneo a través del código de barras.
 Lo siguiente es presionar el botón correspondiente según sea la venta que se esté
realizando.
 Las cajas registradoras se están configuradas para aplicar descuentos siempre y
cuando se presione el botón para que así sea.
 Según sea el tipo de medio de pago del cliente, las cajas registradoras están
preparadas para recibir esta información y también indicarla en el piquete que se
entrega al final por la compra.
 Como parte del modo cómo funciona una caja registradora, también hay
opciones para corregir lo que se ha hecho, así que se puede anular una venta,
reembolsar una venta, etcétera.
 Partes de una caja registradora

En detalle:
 Sujetador: Es el lugar donde se encuentra enrollado el papel
 Alimentador: Su función es sostener el sujetador de papel
 Impresor: Imprime el ticket junto con una copia que se guarda en la impresora
 Cinta: Tiene la tinta para imprimir en el papel
 Pantalla: Muestra la operación al cliente
 Desplegue: Misma función que la pantalla pero se muestra para el cajero.
 Conmutador: Permite realizar un cambio de función
 Teclado: Escribir las transacciones
 Gaveta/cajón: Almacena los valores monetarios
 Llave de gaveta: Sistema de seguridad para permitir su apertura solo con la llave
pertinente
 Cubierta de impresor: Por donde se ve lo que se esta imprimiendo en el ticket.
 Sub-cubierta: Por donde sale el ticket

Funciones agregadas de una caja registradora

 Imprimir recibos, facturas en distintos formatos según se necesite.

 Manejar o administrar el stock y los pedidos de las compras mayoristas.
 Un lector de código de barras.
 Trabajar en red para operar con múltiples puestos de venta, gestionar el stock, las
compras y una venta centralizada. También puedes aprender como operas
las redes de computadoras
 Una lectora de tarjeta magnética, para que se pueda realizar operaciones de venta
usando una tarjeta de crédito o de débito.

Las cajas registradoras y las computadoras

Debe estar claro que las cajas registradoras son un dispositivo que se ha desarrollado
para ser utilizado de manera específica en los locales comerciales, ya que esta es la
función que cumple. De todas maneras, con el auge de las computadoras, principalmente
en los pequeños negocios se tiende a usar las computadoras como una caja registradora.

Ventajas de una caja registradora inteligente

La caja registradora inteligente representa la tecnología aplicada al punto de
venta. Sustituye a la tradicional maquina, dando respuesta a los problemas más
comunes a la hora del cobro: errores, hurtos y tiempo de cuadre y cierre de caja.

Tu efectivo estará siempre asegurado, y la caja cuadrada. Eliminando errores en

los cambios y hurtos de efectivo, mejorará el ambiente laboral y te ayudará a
incrementar las ventas.

¿Por qué optar por una caja registradora inteligente?

 Ahorro de tiempo
Gracias a las cajas registradoras inteligentes te podrás olvidar de preparar
el cambio al comienzo de cada turno y de rellenar los informes. Toda la
gestión del efectivo lo realizara la máquina registradora de forma
automatizada. Ello, te permitirá hacer cambios de turnos inmediatos y
mejorar la rotación entre empleados.

 Servicios eficaces
Contar de forma manual tanto la caja hecha como el cambio lo dejaras
atrás gracias a las cajas registradoras inteligentes. Las transacciones serán
más cortas, ya que siempre devuelve el cambio correcto. Esto te permitirá
tener más tiempo para el trato directo con el cliente.

 Alta fiabilidad
Las cajas registradoras inteligentes acepta billetes aunque éstos estén
dañados o muy usados, lo que posibilita un tránsito de billetes rápido y
directo. Además, gracias a su fácil uso, conseguiremos un alto rendimiento.

 Eficacia absoluta en el reciclado de billetes y monedas

Las cajas registradoras inteligentes admiten todas las denominaciones de
billetes y monedas, pudiendo introducirlas simultáneamente. Lo mismo
sucede a la hora de entregar el cambio: es capaz de facilitar grandes
cantidades del mismo en diferentes denominaciones.

Además de esto, permite dejar cambio de caja establecido sin ningún riesgo de
seguridad.

 Mejora el ambiente laboral

Gracias a la caja registradora inteligente tu dinero nunca quedará expuesto,
por lo que se minimiza el riesgo de robos y hurtos y la caja siempre estará
cuadrada.
 Cómo usar una caja registradora
Las cajas registradoras se usan para mantener un registro de montos de pagos y para manejar
dinero en efectivo a lo largo del día de trabajo. Existen muchos tipos de cajas registradoras,
incluyendo cajas registradoras electrónicas, cajas registradoras que funcionan con iPad, como la
de la empresa Square, y otras cajas registradoras a base de computadoras. Si bien cada una tiene
algunas características únicas, todas comparten similitudes en su funcionamiento.

Parte 1

Instalar la caja registradora

1-Instala la caja registradora y conéctala. Busca una superficie dura y plana para colocar la caja
registradora. Lo ideal es que sea una encimera con espacio para que los clientes coloquen su
mercancía. Conecta la caja registradora directamente a una toma de corriente (no uses una
extensión).

2-Instala las baterías. Las baterías proporcionan una memoria de respaldo para la caja
registradora en caso de un corte de luz y deben instalarse antes de programar cualquier función
en la caja registradora. Quita la cubierta del papel para recibos y ubica el compartimento para la
batería. Es posible que tengas que usar un pequeño destornillador para desenroscar la tapa.
Instala las baterías según las instrucciones en la máquina. Coloca la tapa de nuevo sobre el
compartimento de las baterías.

o Algunos compartimentos para baterías están ubicados debajo del área del papel
para recibos.

o Cambia las baterías una vez al año para asegurarte de que funcionen
correctamente.
3-Instala el papel para recibos. Quita la tapa del compartimento para el papel para recibos.
Asegúrate de que el extremo del rollo de papel tenga un borde recto para que pueda introducirse
fácilmente en el alimentador de papel. Introduce el rollo de papel de forma que llegue hasta la
parte delantera de la caja registradora, en donde podrás rasgar los recibos para los clientes.
Presiona el botón "FEED" ("alimentar") para que la caja registradora sujete el recibo y este se
alimente a través de ella.

4.Abre el cajón de la caja registradora. El cajón generalmente tiene una llave que lo cierra por
seguridad. No pierdas esta llave. Puedes simplemente dejar la llave en el cajón cuando esté sin
cerrojo para que puedas encontrarla fácilmente cuando tengas que cerrarlo.

5-Enciende la caja registradora. Algunas cajas tienen un interruptor para encenderlas y apagarlas

en la parte trasera o lateral de la máquina. Otras pueden tener una llave en la parte delantera
superior de la máquina. Enciende la máquina o gira la llave a la posición "REG" ("registro").

o Las cajas registradoras más nuevas pueden tener un botón de "MODE" ("modo")
en lugar de una llave física. Presiona este botón para desplazarte hacia abajo hasta
llegar al modo "REG" o el modo operativo.

6-Programa la caja registradora. La mayoría de las cajas registradoras tiene botones que pueden
programarse para categorizar artículos similares. Estas categorías, o departamentos, también
pueden asociarse con artículos sujetos o no sujetos a impuestos. También puedes configurar la
fecha y hora.

o Generalmente, puedes acceder a la función para programar ya sea girando la llave

hasta la posición "PRG" o "P", o presionando el botón "MODE" hasta llegar al
modo "PROGRAM" ("programar"). Otras cajas registradoras pueden tener una
palanca manual debajo de la tapa del papel para recibos que tenga que cambiarse
a una opción para programar.

o Muchas cajas registradoras tienen por lo menos 4 botones de impuestos. Estos

pueden programarse a diferentes tarifas de impuestos dependiendo de si hay un
impuesto a la venta plano, como el IVA o el IGV (dependiendo de tu ubicación).

o Sigue las instrucciones específicas en el manual de tu caja registradora para

programar estas funciones.

Parte 2

Realizar una venta

1-Ingresa un código de seguridad o contraseña para usar la caja registradora. Para usar las cajas,
en muchas hay que ingresar un número de empleado u otro código de seguridad. Los números de
empleados son útiles para que cada venta se le atribuya a una persona en particular. Esto es útil
para monitorear ventas y aclarar errores.

o Si trabajas en un restaurante, es posible que tengas que ingresar tu código de

empleado junto con el número de la mesa y el número de clientes.
 o En algunas cajas registradoras más nuevas (como la caja registradora de la
empresa Square) se inicia sesión con una dirección de correo electrónico y una
contraseña.

2-Teclea el monto para el primer producto. Usa el teclado numérico para teclear el monto exacto
del producto en la moneda local. Normalmente no hay que agregar un decimal, ya que las cajas
registradoras lo hacen.

o Algunas cajas registradoras usan un escáner para no tener que ingresar

manualmente los precios de los artículos. El escáner leerá el código de barras e
ingresará la información del producto automáticamente. Si este es el caso, no
tienes que presionar el botón del departamento en el siguiente paso.

3-Presiona el botón del departamento correspondiente. En la mayoría de las cajas registradoras

hay que presionar un botón después de ingresar el monto en la moneda local. Este botón asigna
ese artículo a una categoría de venta (por ejemplo: prendas, alimentos, etc.).

o Las teclas de departamentos pueden programarse para ser sujetas o no sujetas a

impuestos. Consulta el manual de tu máquina para encontrar instrucciones sobre
cómo programar tarifas de impuestos que correspondan con cada tecla.

o Mirando el recibo, presiona la tecla de la flecha o la tecla "FEED" ("alimentar")

para que la caja registradora avance el recibo hacia arriba y puedas leer cuáles
totales se están registrando en el recibo.
 o Cada artículo que agregues se añadirá a un total acumulado, el cual generalmente
se muestra en el lector o pantalla de la caja registradora.

4-Agrega cualquier descuento necesario al precio. Si un artículo está de oferta, es posible que
tengas que ingresar el porcentaje de descuento. Teclea el precio del artículo, presiona el botón del
departamento, teclea el porcentaje del descuento ("15" si el producto tiene 15 % de descuento,
por ejemplo) y luego presiona la tecla "%". Esta tecla generalmente se encuentra en el banco de
botones a la izquierda del teclado numérico.

5-Teclea los montos para los artículos restantes. Usa el teclado numérico para ingresar el monto
exacto en la moneda local para cada artículo restante. Asegúrate de presionar la tecla del
departamento correspondiente después de ingresar cada artículo.

o Si tienes múltiples copias de un mismo artículo, teclea el número de artículos,

luego presiona el botón "QTY" ("cantidad"), luego el precio de un solo artículo y
luego la tecla del departamento. Por ejemplo, si tienes dos libros con un precio de
$6,99, presiona "2", luego el botón "QTY", luego "699" y luego la tecla del
departamento.

6-Presiona el botón de subtotal. Este botón te dará el total de la mercancía marcada. También

añadirá el impuesto necesario que se haya preprogramado en los botones de departamentos.
7-Determina cómo va a pagar el cliente. Los clientes pueden pagar en efectivo, con tarjeta de
crédito o con un cheque. También puedes aceptar tarjetas o certificados de regalo, los cuales casi
siempre se tratan como si fueran dinero en efectivo.

o Efectivo: teclea la cantidad de dinero que el cliente te dé y presiona el botón

"CASH/AMT TND" (efectivo o cantidad de dinero entregada, por su abreviatura en
inglés; generalmente es el botón más grande y ancho en la parte inferior derecha
del teclado de la caja registradora). Muchas cajas registradoras te dirán cuánto
cambio debes darle al cliente. Sin embargo, algunas no lo hacen, y tendrás que
hacer el cálculo en la mente. Una vez que el cajón se abra, puedes colocar el
dinero o el cheque dentro y contar el cambio que sea necesario.

o Tarjeta de crédito: presiona el botón "CREDIT" ("crédito"; a veces abreviado como

"CR") y usa la máquina de la tarjeta de crédito para pasar la tarjeta.

o Cheque: teclea el monto exacto del cheque, presiona la tecla "CK" o "CHECK"
("cheque") y coloca el cheque en el cajón.

o Para abrir el cajón sin haber realizado una venta, puedes presionar el botón "NO
SALE" o "NS" ("ninguna venta"). Esta función puede estar protegida para que solo
puedan usarla los gerentes y estos podrían tener que usar una llave para colocar la
caja registradora en un modo diferente para acceder a la función de ninguna
venta.

8-Cierra el cajón. Siempre cierra el cajón de la caja registradora inmediatamente después de

usarlo de forma que no se quede abierto. Esto podría exponerte a robos.

o Siempre vacía o retira el cajón al final del día y guárdalo en un lugar seguro.
Parte 3

Corregir errores

1 Anula una venta. Si accidentalmente ingresaste el precio incorrecto para un artículo o un cliente
decide que no quiere comprar un artículo después de que lo hayas ingresado, es posible que
tengas que anular el artículo o la venta. Esto lo retirará del subtotal.

o Teclea un monto, presiona la tecla del departamento y presiona el botón "VOID"

("anular"; a veces abreviado como "VD") para retirarlo del total. Debes anular un
artículo antes de ingresar un artículo nuevo. De otro modo, tendrás que obtener el
subtotal de los artículos, luego presionar "VOID", luego teclear el monto exacto
que ingresaste por error y presionar la tecla del departamento. Esto restará el
monto incorrecto del subtotal.

o Si necesitas anular toda la venta con múltiples artículos, pasa por cada artículo y
anula cada uno.
2-Reembolsa una venta. Si un cliente quiere devolver un artículo, tienes que dar cuenta de ello en
los totales en efectivo del día antes de devolverle el dinero al cliente. Para reembolsar una venta,
presiona la tecla "REF" ("reembolso", por su abreviatura en inglés), teclea el monto exacto del
artículo y presiona la tecla del departamento correspondiente. Presiona el botón de subtotal y
luego presiona el botón "CASH/AMT TND". El cajón se abrirá y podrás hacerle un reembolso al
cliente.

o Ciertos botones y funciones, como reembolsar dinero, pueden estar protegidos

solo para el uso de los gerentes. Podría ser necesario que un gerente use una llave
para colocar la caja registradora en un modo diferente para usar la función de
anulación o reembolso.

o Consulta a tu supervisor en cuanto a la política correcta para manejar

devoluciones y reembolsos.

3-Detén el sonido de error. Algunas cajas registradoras emiten un pitido o sonido de error si las
teclas se presionan en el orden equivocado o la combinación equivocada. Para detener el sonido
de error, presiona la tecla "CLEAR" o "C" ("despejar").

4-Borra los números que se ingresaron incorrectamente. Si tecleaste los números incorrectos y
aún no has presionado el botón del departamento, presiona la tecla "CLEAR" o "C" para borrar los
números que hayas ingresado. Si ya presionaste el botón del departamento, tendrás que anular la
transacción.
Parte 4

Obtener reportes de ventas y hacer el balance de la caja registradora

1-Lee los totales acumulados del día. Es posible que algunos gerentes quieran revisar
periódicamente los totales de las ventas a lo largo del día. Para leer los totales acumulados, gira la
llave de la caja registradora hasta "X" o presiona el botón "MODE" y desplázate hacia abajo hasta
la opción "X". Presiona el botón "CASH/AMT TND". Los totales diarios de las ventas hasta el
momento se imprimirán en un recibo.

o Es importante recordar que la opción "X" leerá los totales acumulados, mientras
que la opción "Z" pondrá en cero los totales diarios.

2-Obtén un reporte de ventas al final del día. Como mínimo, este reporte te dirá los totales de las
ventas para ese día. Muchas cajas registradoras también reportan las ventas cada hora, las ventas
por número de empleado, las ventas por departamento y otros tipos de ventas. Para obtener
estos reportes, presiona la tecla "MODE" y desplázate hacia abajo hasta la función "Z", o gira la
llave hasta llegar a la opción "Z" para obtener el reporte.

o Recuerda que realizar el reporte en "Z" pondrá en cero los totales de ese día de la
caja registradora.
3-Haz el balance de la caja registradora. Después de obtener el reporte de ventas del día, cuenta
el dinero en el cajón. Si tienes cheques o recibos de tarjetas de crédito, añádelos al total. La
mayoría de las máquinas que procesan tarjetas de crédito también realizan reportes diarios de las
ventas totales para que se puedan conciliar fácilmente los totales diarios de las ventas. Resta el
total general de la cantidad de dinero con la que empezaste antes de la primera transacción del
día.

o Coloca todo el efectivo, los recibos de tarjetas de crédito y los cheques en una
bolsa de depósito bancario y llévalos al banco.

o Lleva un libro contable del dinero en efectivo, las transacciones con tarjeta de
crédito y los cheques. Esto ayudará con tu contabilidad general.

o Reemplaza una cantidad base de dinero en el cajón para el inicio del siguiente día
de trabajo. Asegúrate de guardar el dinero en una ubicación segura cuando la
tienda no esté abierta.