TABLAS DINÁMICAS

Las tablas dinámicas son muy útiles para estructurar datos que se
presentan en bruto, resumirlos y crear informes. Normalmente, una tabla
de datos de Excel no puede cambiar de estructura. Podemos ordenar los
datos, filtrarlos, añadir subtotales, pero la estructura en filas y columnas
es inalterable. Uno de los objetivos de las tablas dinámicas es la
posibilidad de alterar esa estructura y a la vez resumir datos.

Una tabla dinámica es una tabla interactiva que contiene campos, ésta
consiste en el resumen y análisis de un conjunto de datos de una lista o
tabla original, atendiendo a varios criterios de agrupación, representa una tabla de doble entrada que nos
facilita la interpretación de dichos datos. Se llaman tablas dinámicas porque se puede cambiar su
disposición reordenando o cambiando de posición los
encabezados de fila y columna, rápida y fácilmente. Y
esdinámica porque nos permite ir obteniendo
diferentes totales, resumir, consolidar, analizar y filtrar
datos, cambiar la presentación de los datos, visualizar
o no los datos origen, etc.

Una tabla dinámica pude actualizarse cada vez que se

modifiquen los datos originales de las mismas, en otras
palabras los datos que se utilizaron para crear dicha
tabla. Las tablas dinámicas son creadas con la ayuda
de una asistente y se parte con información de una
base de datos como la de Microsoft Excel.

CARACTERÍSTICAS DE UNA TABLA DINAMICA

Se puede manipular información dentro de ellas y de este modo se las actualiza Una tabla dinámicas
proporcionan un modo de resumir y analizar fácilmente grandes volúmenes de datos. Se llaman tablas
dinámicas porque se puede cambiar su disposición reordenando o cambiando de posición los encabezados
de fila y columna, rápida y fácilmente. Las tablas dinámicas se utilizan para resumir, consolidar, analizar,
filtrar información.

PARTES DE UNA TABLA DINAMICA

Dentro de la tabla dinámica se pueden distinguir los siguientes elementos:

Campo de Página: Un campo de página es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha
asignado una orientación de página en una tabla dinámica. En el ejemplo, Región es un campo de página
que puede utilizarse para filtrar los datos resumidos por regiones. Si hace clic en otro elemento de un campo
de página, la tabla dinámica cambiará para mostrar los datos resumidos asociados a ese elemento.
Elemento de un campo de Página: Cada entrada o valor exclusivos del campo o columna de la lista de
origen o de la tabla será un elemento en la lista de un campo de página. En el ejemplo, el elemento Este se
presenta actualmente en el campo de página Región y la tabla dinámica muestra únicamente los datos
resumidos para dicha región.

Campos de Fila: Los campos de fila son campos de una lista o de una tabla de origen a los que se ha
asignado una orientación de fila en la tabla dinámica. En el ejemplo, Producto y Vendedor son campos de
fila. Los campos de fila interiores como Vendedor son los más próximos al área de datos; los campos de fila
exteriores, como Producto, están situados a la izquierda de los campos de la fila interior.

Campos de Columna: Un campo de columna es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha
asignado una orientación de columna en una tabla dinámica. En el ejemplo, Trimestres es un campo de
columnas con dos elementos; Trim.2 y Trim.3. Los campos de columna interiores son los que tienen sus
elementos más próximos al área de datos; los campos de columna exteriores están encima de los campos
de columna interiores (en el ejemplo se muestra únicamente un campo de columna).

Campo de Datos: Un campo de datos es un campo de una lista o de una tabla de origen que contiene
datos.  En el ejemplo, Suma de importes de pedidos es un campo de datos que resume las entradas del
campo Importe de pedidos o de la columna en los datos de origen. Normalmente, un campo de datos
resume datos numéricos, como estadísticas o importes de ventas, pero también puede contener texto.
Como valor predeterminado, los datos de texto se resumen en una tabla dinámica mediante la función
Contar y los datos numéricos mediante la función Suma.

Elementos: Los elementos son una subcategoría de un campo de la tabla dinámica. En el ejemplo, Carne y
Marisco son elementos del campo Producto. Los elementos representan las entradas en el mismo campo o
las columnas en los datos de origen exclusivas. Los elementos aparecen como rótulos de columna o de fila,
o aparecen en las listas desplegables de los campos.

Área de Datos: El área de datos es la parte de la tabla dinámica que contiene los datos resumidos. Las
celdas del área de datos muestran los datos resumidos de los elementos de los campos de fila y de
columna. Los valores de cada celda del área de datos representan un resumen de los datos procedentes de
filas o registros de origen. En el ejemplo, el valor de la celda C6 es un resumen de importes de pedidos de
cada registro en los datos de origen que contiene los elementos Carne, Fuller y Trim.2.
¿PARA QUÉ SE UTILIZAN LAS TABLAS DINAMICAS?

Resumir bases de datos grandes: se pueden utilizar las tablas dinámicas para resumir grandes cantidades
de datos que pueden estar en una hoja de trabajo o en una base de datos externa.

Preparar datos para su representación gráfica: Los gráficos basados en tablas dinámicas cambiarán
automáticamente cuando cambie la tabla dinámica. Muchos problemas vienen disponiendo los datos de un
modo que permita crear gráficos, las tablas dinámicas son ideales para este propósito.

Análisis de datos adecuado: Se analizarán de forma adecuada las bases de datos mediante las tablas
dinámicas, buscando tendencias, excepciones y problemas. Se puede organizar rápidamente el modo en
que se resumen y presentan los datos y acceder a un mayor nivel de detalle cuando se desee.

Crear Informes: Es uno de los usos más habituales de Excel, ya que se puede interactuar en la pantalla o
imprimir. 

CREACION DE UNA TABLA DINAMICA

Lista o base de datos: Podrá crear una tabla dinámica a partir de una lista o base de datos de Microsoft
Excel, de una base de datos externa, de varias hojas de cálculo de Microsoft Excel o de otra tabla dinámica.

Tabla dinámica resultante: Para crear una tabla dinámica, utilice el Informe de tablas y gráficos dinámicos
como guía para la búsqueda y organización de los datos que desee organizar. Para comenzar, haga clic en
Informe de tablas y gráficos dinámicos... del menú Datos.

HERRAMIENTAS TIENE UNA TABLA DINAMICA

Botones de campo para reordenar los datos: Una tabla dinámica contiene campos, cada uno de los
cuales resume múltiples filas de información de los datos originales. Arrastrando un botón de campo hasta
otra parte de la tabla dinámica, podrá ver los datos de distintas maneras. Por ejemplo, podrá ver los
nombres de los vendedores en las filas o en las columnas.

Datos Resumidos: La tabla dinámica resume los datos utilizando la función de resumen que especifique,
como  SUMA, CONTAR o PROMEDIO. Podrá incluir automáticamente subtotales y totales generales, o
utilizar sus propias fórmulas agregando campos y elementos calculados. En este ejemplo, se calcula el total
de los datos de la columna Ventas de la lista original en la tabla dinámica.

PASOS PARA CREAR UNA TABLA DINÁMICA

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos. Para crear una
tabla dinámica, Excel nos proporciona el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacén con el número de referencia
y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. 

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada
artículo en cada mes. 

Para acceder al asistente accedemos al menú Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos. 

Aparece la primera pantalla de tres de las que se compone el asistente para tablas dinámicas, donde nos
solicita que indiquemos la situación de los datos a analizar y qué tipo de informe vamos a crear. 
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los de la Lista de Excel y que vamos a crear una Tabla
dinámica. 

En la segunda pantalla seleccionamos el rango dónde tenemos los datos a utilizar en la tabla dinámica.

Debemos seleccionar todas las celdas incluyendo las cabeceras. 

 A continuación nos aparece el tercer paso del asistente.

En esta última pantalla debemos indicar dónde vamos a situar el resultado de la tabla dinámica. Hemos
escogido situarla en una Hoja de cálculo nueva. 
Si pulsamos sobre Diseño... accedemos a un cuadro de diálogo donde podemos personalizar la forma en
que van a verse los datos en la tabla dinámica. 

En la imagen podemos apreciar que nos aparece una estructura formada por las filas, columnas, datos y
además un campo para el nº de página. Y en el lateral derecho tenemos los campos disponibles de la tabla,
los cuales podemos arrastrar a las diferentes partes del diagrama de la izquierda.

Por ejemplo podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura:

- En el campo Fila arrastramos REF, las referencias de nuestros artículos.

- En el campo Columna arrastramos MES.

- Y en Datos arrastramos IMPORTE

Nos quedaría una estructura como podemos

ver en la imagen de abajo. 

Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido. 

  

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en

el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los
meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.

Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.

Una vez creada la tabla dinámica nos aparece en la hoja, la barra de

herramientas Tabla dinámica:

(La podemos visualizar y ocultar con la opción de menú Ver -- Barras de

Herramientas.)

En esta barra nos encontramos botones útiles como el botón     para

darle a la tabla un formato predefinido, y otros que veremos a lo largo del tema.

También aparece el cuadro Lista de campos de tabla dinámica que nos permite modificar la estructura de la
tabla añadiendo campos a las distintas zonas, o bien utilizando el botón Agregar a en combinación con el
cuadro de lista que aparece al lado del botón, o simplemente arrastrando el campo sobre la zona deseada.

De igual forma podemos quitar un campo de una zona arrastrándolo fuera de la tabla.

Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin
casi esfuerzos.

Esta lista de campos se puede mostrar u ocultar con el botón    de la barra Tabla dinámica.

Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla, más
compleja pero con más información:
ELIMINAR TABLAS DINÁMICA

Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la
tecla Supr o con la tabla seleccionada hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Eliminar del
menú Pop-up.  

APLICAR FILTROS A UNA TABLA DINÁMICA

Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar únicamente los
que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es
importante.

Los campos principales vemos que están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una
lista desplegable. 

Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del campo Mes nos aparece una lista como vemos en la imagen
con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para
indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los
meses. 

Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se
pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la
casilla (Mostrar todo).

Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. 

Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo
podemos seleccionar ver los artículos con referencia 1236 de Abril.
Obtener promedios en una tabla dinámica

Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos.
Modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc.

Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el
botón derecho del ratón, nos aparece un menú Pop-up con diferentes opciones, debemos escoger la
opción Configuración de campo... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen. En
este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen,
mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.  También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón    de la
barra Tabla dinámica.

TRABLAS EN TRES DIMENCIONES

Crear una tabla en tres dimensiones no es más que añadir un campo más a la tabla de origen y luego
utilizarlo como campo principal para el resumen.

Por ejemplo, para continuar con nuestra simulación añadiremos un campo más de "Semana" y ahora
podremos organizar por mes y semana.

Para crear la tabla dinámica en tres dimensiones procederíamos del mismo modo que hemos visto
anteriormente, es decir:
- Accedemos a Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos.

- Seleccionamos el rango de datos, ahora con el campo de semana. (Puede que nos pregunte si queremos
utilizar los datos de la anterior tabla dinámica, contestamos que NO).

- Y en la estructura de la tabla la única diferencia es utilizar el campo Página para la tercera dimensión.

Por ejemplo si colocamos en Página el campo Mes, en Columna el campo Semana, veremos los resultados
de un mes en cada página.

GRAFICOS CON TABLAS DINAMICAS

Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica debemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre
cualquier celda de la tabla, y del menú Pop-up que nos aparece debemos seleccionar Gráfico dinámico, nos
genera un gráfico de barras por defecto en una nueva hoja de gráficos. También podemos utilizar el
botón   de la barra Tabla dinámica.

Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más según
los datos que tenemos, debemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el gráfico y del menú Pop-
up que nos aparece escoger la opción Tipo de gráfico... y escoger el gráfico que más nos convenga, la
mecánica a seguir para trabajar con gráficos es la misma que se vió en el tema de gráficos.

 
Para saber lo que es una tabla dinámica en excel, lo primero que hay que tener preparado en Excel será
nuestra tabla de datos. Siempre habremos de partir de una tabla de datos donde la información se
organiza por filas y las columnas son los diferentes atributos o características de nuestra información
para trabajar con las tablas dinámicas.

En la siguiente imagen se puede ver la tabla de datos que usaremos en el modelo:

En la imagen vemos una serie de datos de ventas de comerciales en diferentes meses y de diferentes
productos.

Si quisiéramos saber cómo organizar esta información por vendedor y producto podríamos hacer una serie
de filtros, o cálculos con SUMAR.SI.CONJUNTO. Pero es mucho más rápido y fácil (cuando la información
es masiva y hay muchos condicionantes) crear una tabla dinámica.

En el siguiente punto, encontrarás toda la información sobre cómo hacer tablas dinámicas.

CÓMO CREAR UNA TABLA DINÁMICA EN EXCEL

Para crear las tablas dinámicas en excel 2016 tienes que seguir los siguientes pasos:

Primero, en Excel hay que seleccionar toda la información de nuestros datos. Para ello recomiendo
convertir nuestro rango donde encontramos nuestra información a una tabla de datos. ¿Cómo? Muy
sencillo. Selecciona el rango y ve a Ventana Insertar >> Grupo Tablas >> Tabla

Una vez que hemos hecho esto la información de nuestra tabla quedará de la siguiente manera:

Esto nos permitirá, que al hacer crecer la información de nuestra tabla en número de filas, al refrescar las

tablas dinámicas, todo el rango sea cogido por la tabla dinámica en cuestión.
Pero ahora sí, para crear una tabla dinámica en excel seleccionamos nuestra recién creada tabla y
hacemos: Ventana Insertar >> Grupo Tablas >> Tabla Dinámica

Al hacer click en tabla dinámica aparecerá una ventana como la siguiente:

En esta pestaña vemos que el rango/tabla que ha seleccionado. En la siguiente parte nos permitirá elegir
donde situaremos nuestra tabla dinámica. En este caso vamos a permitir que cree una hoja nueva y nos
coloque la tabla dinámica ahí. Haciendo click en OK lo que veremos será lo siguiente: una nueva hoja con el
espacio creado para una tabla dinámica genérica y a la derecha un display para ordenar la información de
nuestra tabla dinámica.

ORGANIZAR UNA TABLA DINÁMICA EN EXCEL

En la parte de la derecha vemos que en el recuadro superior se han almacenado todos los títulos de
columna de nuestra tabla. Eligiendo el que queramos podremos arrastrarlo a una de las cajitas de abajo.

EN LA TABLA DINÁMICA EXCEL, ¿QUÉ SON LAS CAJITAS DE ABAJO?

 Filtros de reporte: nos permitirá filtrar la tabla entera seleccionando uno o varios elementos de la
lista del filtro que hayamos aplicado.
 Columnas: nos permitirá organizar nuestra información por columnas (podremos seleccionar uno o
varios elementos de la colección)
 Filas: nos permite organizar nuestra información por filas (podremos seleccionar uno o varios
elementos de la colección)
 Valores: serán los valores de cálculo. Podremos visualizar los valores como suma, máximo, media,
contar valores…
En la siguiente imagen vemos los filtros que hemos aplicado nosotros:

Hemos colocado nuestras columnas para conseguir el siguiente efecto:

 Valores: Suma de las ventas (precio) conseguido según los filtros seleccionados.
 Filtro de reporte: Mes. De esta manera podremos seleccionar el mes del que queremos conocer los
datos de ventas.
 Etiquetas de filas: hemos puesto las etiquetas de los vendedores para poder ver lo que han vendido
en el mes seleccionado.
 Etiquetas de columnas: veremos los productos. De esta manera se desglosará para cada vendedor
los productos que ha vendido y la suma de su precio.

Esto, explicado así, es un poco abstracto, lo mejor será ver cómo queda la tabla dinámica Excel una vez que
hemos hecho las diferentes selecciones:

En  la imagen anterior vemos como la información de ventas queda organizada para el mes de Enero según
los vendedores y los diferentes productos. Además de esto, veremos las columnas de totales de ventas por
productos y por vendedores (fila inferior y columna derecha respectivamente).

Como puedes ver, crear tablas dinámicas en Excel es mucho más sencillo de lo que habías pensado nunca
y en cuanto le cojas el truco podrás ir a toda velocidad sacando interesantes conclusiones de tus análisis.

Por último, ¿cómo cambio el tipo de valores mostrados? ¿y si me viniera mejor ver cómo se reparten
porcentualmente las ventas? Pues es muy sencillo, tan sólo tendremos que seguir los siguientes pasos:
 Hacemos clic sobre la flechita negra en el organizador de tablas dinámicas sobre los valores que
queremos cambiar (en nuestro ejemplo el valor suma de precio).
 Elegimos la opción de “Configuración de campo de valor”.
 Elegimos la pestaña de “Mostrar valores como”.
 Del desplegable de “Mostrar valores como” elegimos “% de Gran Total”.
De esta manera el resultado obtenido será:
En la ventana Campos de tabla dinámica diseñamos su estructura de filas (y su orden), columnas, filtros y la
forma de presentar los datos.

Como ya vimos en el tutorial de tablas dinámicas en excel, la lista de todos los campos disponibles se
encuentra en el cuadro superior de la ventana. Esos campos son los nombres de columna de los datos que
estoy manejando y, por ese motivo, Excel nos dará un error si intentamos insertar una tabla dinámica
utilizando como fuente un rango al que falte un nombre de columna. Esto suele pasar cuando utilizas
un rango con muchas columnas, alguna se nos pasa.
Da nombres descriptivos a las columnas. Si usas nombres del tipo Campo1, Campo2,… imagínate cuando
quieras estructurar el informe. No serán nombres largos pero sí lo suficientemente descriptivos para que
sepas su contenido.
Bien. Dejamos nuestra tabla dinámica con la siguiente estructura y diseño:
Este informe es el diseño por defecto que Excel nos presenta: algo difícil de leer porque los números no
tienen formato, no podemos seguir las líneas fácilmente, cada columna tiene el ancho por defecto. Lo iremos
modificaremos paso a paso, algunas cosas hoy otras en posteriores artículos.

Al crear el informe, tendremos acceso a dos nuevas pestañas en la cinta de opciones. Son
las herramientas de tablas dinámicas:
Una se llama Analizar y la otra diseño

Por supuesto, como en otras ocasiones, sólo tendremos acceso a ellas si la celda en la que nos
encontramos se sitúa en el informe. Desde estas dos pestañas podremos hacer todos los cambios que
necesitemos a nuestro informe, actualizarlo si hemos añadido o cambiado alguna información.
Volviendo a nuestra Ventana Campos de tabla dinámica, en concreto a la zona de áreas en las que hemos
situado algunos campos. Observa la flecha a la derecha del nombre de columna, si haces clic en ella
tendrás acceso a un menú contextual desde el que podrás realizar distintas acciones. Como siempre,
algunas de las opciones estarán accesibles y otras no, dependiendo del tipo de dato y del área en la que se
encuentre.
Entra en Configuración de campo. Esta opción del menú te da acceso a una ventana con dos pestañas.

Por ejemplo, si el campo en el que trabajas está en el área Filas, podrás indicar a Excel que no quieres un
subtotal para este campo o que el subtotal será uno concreto. También le podrás indicar que quieres
personalizar el nombre de la columna, elementos sin datos y que repita etiquetas de elementos.

CONFIGURACIÓN DE CAMPO DE VALOR

Ahora ve al área Valores, haz clic en la flecha a la derecha del campo Suma de Precio y elige Configuración
de campo de valor.
Y sí, como era de esperar la ventana es un poco distinta y las pestañas tienen otro nombre y realizan otras
tareas. Es una ventana pensada para trabajar con datos. Primeramente, aquí podremos formatear cada uno
de los campos de datos que tengamos (ver botón de comando Formato de número) e incluso cambiar el
nombre de la columna a otro más descriptivo. También podremos mostrar los valores como porcentaje de
diferentes maneras.

En este caso, lo que voy a hacer es dar formato de número con dos decimales a mi campo. Mi informe
tendrá el siguiente aspecto:

¿QUÉ HACEMOS CON EL CAMPO MES?

No, no me he olvidado del campo Mes. Podemos hacer varias cosas:

 No hacer nada. Porque no es necesario poner todos los campos de los que dispongo.
 Añadir un segmentador de datos (el famoso slicer) a mi tabla dinámica. Esto ya lo conocemos pero
será buena idea un pequeño recordatorio en este enlace.
 Poner un filtro de informe.
 Incluirlo como un campo de fila.
 Incluirlo como un campo de columna.

PONER UN FILTRO DE INFORME

Lo único que tendremos que hacer es arrastrar el campo Mes al área Filtro para obtener un informe como el
siguiente:
Como veis, parece que la única diferencia con respecto al informe anterior es que ahora tenemos una fila
adicional más arriba, en la que aparece Mes y, a la derecha (Todas). La potencia de este filtro es que si
hacemos clic sobre el cuadro de fecha a la derecha tenemos una lista en la que podemos seleccionar un
mes o varios. Si seleccionamos el botón Seleccionar varios elementos y elegimos febrero y marzo, nos
quedará un informe como el siguiente:

INCLUIRLO COMO UN CAMPO DE FILA

Al arrastrar el campo Mes al área Filas el informe quedará como esto:

El orden es importante. Al estructurar el informe como lo hemos hecho, tenemos una vista de lo que ha
vendido cada Vendedor por Mes y por Producto. ¿Qué pasa si cambiamos el orden y ponemos el campo
Mes encima del campo Vendedor? Este es el resultado:

Que son las ventas de cada Mes por Vendedor y por Producto. ¿Cuál es el mejor informe? Obviamente
dependerá de lo que queramos ver en cada momento. Lo más interesante es que los cambios los podemos
hacer con muy pocos clics.
INCLUIRLO COMO UN CAMPO DE COLUMNA

Arrastramos nuestro campo Mes al área Columnas, debajo de Producto y tendremos un informe como el
que sigue:

Claro que el informe sigue a la derecha hasta tener todas las columnas de cada producto con sus
correspondientes de ventas por Mes pero a efectos didácticos esto es suficiente para ver de qué estamos
hablando.