Ciclo PDCA: Ferramenta Para Vida

Ciclo PDCA - Conceito e aplicação (Guia geral)

O que é o Ciclo PDCA?

O Ciclo PDCA se trata de uma ferramenta de gestão muito conhecida na administração geral. De forma ampla, ele
visa controlar e melhorar os processos e produtos de uma forma contínua, visto que atua como um processo que
não possui intervalos, nem interrupções. Uma curiosidade sobre o Ciclo PDCA é que ele também pode ser
conhecido como ciclo de Deming ou ciclo de Shewhart. Isso ocorre porque em 1930, Walter Shewhart apresentou
um ciclo aplicável sobre a administração da qualidade, e este era o PDCA. Entretanto, foi somente ao longo dos
anos 50, através de William Edwards Deming e suas palestras no japão, que o Ciclo PDCA se tornou amplamente
conhecido ao redor do mundo.

 Caso tenha interesse, veja também: Diagrama de Ishikawa - Causa e Efeito

Como já expomos acima, o PDCA tem por objetivo a melhoria contínua das etapas de um processo, por isso, ele se
encontra vinculado aos fundamentos da Filosofia Kaizen (cultura japonesa referente à melhoria contínua e um dos
pilares da administração da qualidade). Assim como a Filosofia Kaizen, uma das finalidades do Ciclo PDCA é a
celeridade e o aperfeiçoamento dos processos de uma empresa, identificando as causas de seus problemas e
implementando soluções para os mesmos. É importante ressaltar também, que devido a ferramenta se
fundamentar em um ciclo, todo o seu processo é formado por atividades planejadas e recorrentes, com a teoria de
que ele não possui um fim pré-determinado.

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As etapas do Ciclo PDCA (passo a passo)

O ciclo PDCA tem seu início pela etapa de planejamento (Plan), nessa etapa o objetivo é focar na parte
estratégica do ciclo, ou seja, no levantamento e análise das informações. Em seguida ocorre a execução (Do),
onde tudo aquilo previamente planejado é executado, gerando a necessidade de avaliar a qualidade do que está
sendo feito e nos levando à etapa do processo de checagem (Check). Nessa etapa temos a verificação de tudo o
que foi feito, comparando o que havia sido planejado com o resultado final e com consequentes problemas e
falhas que possam ter ocorrido durante o processo. Por fim, toda essa análise implica na necessidade de ação
(Act) e na correção dos problemas e divergências encontradas. Segue abaixo uma análise minuciosa de cada
etapa do Ciclo PDCA:

1 - P = (Plan / Planejamento): Primeira etapa do ciclo. Deve-se estabelecer um plano com base nas diretrizes
da empresa, estabelecendo também os objetivos, os caminhos e os métodos a serem seguidos. Depois é feita a
identificação e correção dos problemas encontrados, através de uma ação corretiva eficiente. Nesta parte, constam
os items descritivos do problema, as questões que se pretendem responder, as predições dessas questões (palpite
sobre algo) e o desenvolvimento de um plano de ação.

2 - D = (Do / Executar): Significa colocar o planejamento em prática, isto é, executar o plano de ação
previamente elaborado na etapa de planejamento do Ciclo PDCA, de modo rigorosamente de acordo com o
planejamento pré-estabelecido. No caso, com a condução do plano, as mudanças no processo e as observações
sobre o mesmo, devem ser coletados também os dados para a verificação do processo na próxima etapa do ciclo;

3 - C = (Check / Checagem): É a terceira etapa do Ciclo PDCA. Nela deve-se avaliar o que foi feito durante a
etapa de execução, fazendo comparações e identificando as diferenças entre o planejado e o que foi realizado.
Devemos verificar o que foi aprendido durante a execução do plano, comparando os resultados com as predições
que foram feitas na etapa de planejamento. Sendo assim, conseguimos observar se foram alcançados os objetivos
ou não. (verificação dos padrões de qualidade);

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4 - A = (Act / Ação): É a realização das ações corretivas, que visam a correção das falhas encontradas durante o
processo. Após a correção ser realizada, deve-se repetir o ciclo. É nessa etapa que o ciclo reinicia dando
continuidade ao processo de melhoria contínua. Resumindo, é através da análise crítica do Ciclo PDCA que se
estabelece um plano de ação definitivo para implementação das atividades a serem executadas após os estudos do
ciclo.

É importante lembrarmos que as mudanças implementadas pelo Ciclo PDCA possuem dois tipos a serem
considerados, que são: as mudanças reversíveis e as mudanças irreversíveis. As alterações reversíveis de um
processo, são as mudanças que podemos retornar ao estágio inicial, ou seja, ao seu estado de origem.

São aquelas que mesmo tendo ocorrido, podem ser revertidas sem deixar nenhum vestígio no sistema ou
processo, como por exemplo, alterações num determinado procedimento. Já as mudanças irreversíveis, são as
alterações que uma vez implementadas nunca mais poderão ser desfeitas (o estágio anterior não pode mais ser
atingido). Nós podemos citar, as alterações na estrutura organizacional de uma empresa como um exemplo de
mudança irreversível.

Vantagens e cuidados na utilização do Ciclo PDCA

Considerado uma das primeiras ferramentas de gestão da qualidade, o Ciclo PDCApermite de forma otimizada e
contínua a análise e controle sobre os mais diversos processos existentes numa empresa. Essa ferramenta é um
método amplamente aplicado para aumentar a confiabilidade e a eficiência das atividades de uma organização.
Com sua metodologia de gestão baseada em quatro passos, o ciclo é considerado uma das mais simples dentre as
sete ferramentas da qualidade.

Seu modelo intuitivo é realmente fácil de aplicar e traz ganhos reais para toda e qualquer empresa que fizer uso
dele. No geral, devemos lembrar que o PDCA se trata de um ciclo e, portanto, deve continuamente "rodar".

Para isso acontecer, todas as suas fases devem ocorrer sem exceção, pois a omissão de uma das fases (qualquer
uma) pode causar prejuízos e falhas no processo como um todo.

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Sendo assim, ao fazer uso do Ciclo PDCA você deve evitar tomar atitudes como: fazer sem planejar; parar após o
ciclo completar uma volta; fazer e não checar; planejar, fazer, checar, mas não agir corretivamente; definir metas
e não ter o pessoal preparado para executá-las ou definir metas, mas não saber os métodos para atingi-las.

Além de induzir melhoramentos e otimizar as diretrizes de controle, o Ciclo PDCA parte do pressuposto de que as
coisas podem sempre melhorar além do parâmetro em que já se encontram.

Por isso, deve-se sempre estar atento aos possíveis desvios e estratificações de baixa qualidade em relação ao
planejamento pré-elaborado. Caso isso ocorra, a equipe que esteja aplicando o PDCA deverá agir de modo a
manter o andamento do ciclo ao máximo dentro do que fora planejado, a fim de sustentar sua eficiência em
relação ao melhoramento dos processos organizacionais.

Vale lembrar também, que para aumentar as vantagens do ciclo, o mesmo pode ser utilizado em conjunto com as
outras ferramentas da qualidade, como por exemplo, a Análise SWOTe o 5W2H.

Conclusão - Ciclo PDCA

Em resumo, cada vez que um problema é identificado e solucionado, o processo trabalhado pelo Ciclo PDCA passa
para um novo patamar de qualidade, uma vez que os problemas que antes afligiam o processo em questão
passam a ser vistos como oportunidades de melhorias sobre o mesmo.

Este ciclo permite integrar as etapas de modo relativamente simples, já que sua utilização pode acontecer em
qualquer processo organizacional (não necessariamente em processos de negócios).

Quando se trata exclusivamente de processos de negócios, o Ciclo PDCA auxilia na integração das etapas
produtivas, envolvendo gestores e colaboradores em geral, tornando eles responsáveis pela qualidade de um
processo específico.

 Confira também nosso artigo: Administração Estratégica - Conceito e Etapas

Sendo assim, conseguimos entender que essa ferramenta da qualidade proporciona, de forma qualitativa,
melhorias em qualquer processo na qual seja utilizada. Podemos citar ainda que o PDCA pode ser utilizado não
somente no ambiente de trabalho, mas também na sua vida pessoal.

Vários autores já citaram a possibilidade de utilização do Ciclo PDCA na vida pessoal, e assim como somos
treinados para gerir organizações e a extrair para elas os melhores resultados existentes, nada mais conveniente
do que usarmos também os recursos da administração em nossas vidas, correto?

Sendo assim, não se prenda somente aos âmbitos e aspectos profissionais que a ferramenta transparece, utilize-a
em benefício próprio também.

Por fim, é importante lembrar que o processo de melhoria contínua deve sempre continuar, não precisando
necessariamente ter uma conclusão. O processo de melhoria proporcionado pelo PDCA deve ter por base as ações
corretivas do ciclo primário, por isso, sempre ao final de cada ciclo deve-se iniciador um novo circuito, tendo em
vista uma melhoria ainda mais específica do processo e de suas etapas.

Teoricamente esse é o grande segredo do sucesso do Ciclo PDCA, pois as melhorias que ocorrem a partir de
outra feita anteriormente ajudam a gerar um processo de qualidade e ao mesmo tempo altamente produtivo para
a empresa em si. Bom pessoal, terminamos por aqui.

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Comentem o que vocês acham do Ciclo PDCA e compartilhem as experiências que tiveram com essa excelente
ferramenta da administração e da qualidade.

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Existe uma ferramenta organizacional denominada Ciclo PDCA. É uma das opções gerenciais mais básicas e mais
poderosas que existe. Sua simplicidade garante um manuseio consistente de atividades de todos os tipos, seja na
vida pessoal ou profissional.

Hoje vamos falar sobre como transformar as etapas do Ciclo PDCA em passos consistentes para a obtenção de
resultados melhores, o que é um dos grandes objetivos do processo de Coaching.

O Que é O Ciclo PDCA?

Plan – Do – Check – Act = Planejar – Fazer – Checar – Agir

Trata-se de uma metodologia criada inicialmente para atender as necessidades de desenvolvimento, melhoria e
controle de processos industriais. O objetivo era cercar todas as etapas, desde a concepção até o encerramento,
de maneira a garantir o melhor desempenho possível.

Uma Vida Sistêmica: PDCA e Coaching

Até agora pareceu papo de chão de fábrica, certo? Errado! Pense em como esse conceito pode ser poderoso se
aplicado à sua vida. Ele garante ao mesmo tempo: organização, dinamismo e melhoria constante, eliminando
qualquer possibilidade de comodismo.

Trazendo isso para o dia a dia, ainda que seja imperceptível na maior parte do tempo, vivemos em um formato
sistêmico. Basicamente desenvolvemos uma ideia ou concepção, executamos atitudes coerentes com a mesma,
recebemos um retorno e agimos com base nele.

Quando esse retorno é positivo, ótimo, cumprimos nosso objetivo. Quando é negativo, as coisas ficam feias. Nos
iramos ou entristecemos e daí, sem o devido equilíbrio e preparação, podemos piorar ainda mais as situação. É aí
que entra o PDCA.

Nossa visão de mundo, ideias e ideais, nem sempre são congruentes com as pessoas e as situações ao nosso
redor. Ou ainda, nossas decisões podem sofrer interferências externas que impedem o alcance do resultado ideal.
Isso provoca as dificuldades de convívio e de alcance dos resultados almejados, uma vez que decidamos agir de
maneira impensada ou reagir de forma imprópria.

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O PDCA na Prática

Quando desenvolver uma ideia ou concepção diante de um processo decisório, dedique tempo a pensar
seriamente nas implicações de agir de acordo com isso. Após essa análise inicial, pense se sua maneira de
abordar a situação pode, de alguma forma trazer resultados negativos.

Após estruturar de maneira adequada sua ação, aplique-a e analise os resultados o mais rápido o
possível. Isso permite agilidade de ação e mobilidade. Quando a ação sair como o esperado, não se acomode.
Analise o que funcionou, absorva as lições aprendidas e melhore ainda mais sua concepção e atitudes.

Quando as coisas não forem tão bem, o primeiro ponto é não perder a calma. Respire fundo e analise os
resultados que alcançou. Entenda os pontos fortes (eles sempre existem!), as lições extraídas e cuide para não
repetir os erros cometidos. Sempre se pergunte:

 Qual o meu real problema com os resultados alcançados?

 Eu falhei nas minhas concepções ou na execução de minhas atitudes?

 O que eu posso fazer efetivamente para mudar a situação?

 O que eu ganho me entristecendo ou ficando irado?

 Existe algum motivo para eu continuar com o fato em mente após responder às questões anteriores?

Pronto, feito isso você está preparado para reiniciar o ciclo. Planeje mais uma vez suas atitudes e tome as
medidas apropriadas. Quando não houver solução para o fato, deixe-o de lado. Afinal, o que não tem remédio
já está remediado.

Suas ações podem ser sobre os resultados propriamente ditos ou sobre os ideais que você assumiu, quando estes
forem testados no mundo real e não apresentarem consistência. Independentemente de um caso ou de outro, a
questão é: mantenha-se em movimento.

O ciclo funciona bem porque pressupõem que falhas podem sim ocorrer, ao mesmo tempo que entende que o
melhor caminho é tentar encontrar soluções efetivas para elas

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Essa é a sua vez de rodar seu PDCA!

No cotidiano das organizações de sucesso, é comum a utilização de ferramentas de planejamento e de gestão

regendo o presente e o futuro delas, assim como o futuro de todos que fazem essas instituições existirem.

Infelizmente, em nossa vida pessoal, sempre deixamos de utilizar esses mecanismos, que são comprovadamente
reconhecidos como ferramentas excelentes de planejamento ou por falta de "tempo" ou porque achamos que vai
dar muito trabalho. Pois bem, agora é a nossa hora! Vamos rodar o ciclo PDCA em nossas vidas!

Para tanto, teremos algumas regrinhas a seguir que seguem a forma como aplicamos o PDCA nas organizações.
Então vamos lá!

Primeiro passo - definir qual é o foco do PDCA e escrever seu plano de vida.

É fácil dizermos que colocaremos a nossa vida toda em um único cenário. Mas sabemos que sempre fizemos
planos grandiosos e muitos deles nem saíram da esfera do planejamento. Então, para que o nosso PDCA seja
factível, faremos uma visão simples, porém objetiva.

Para definir façamos o seguinte:

Item 1 – O foco deve vir pautado naquilo que você acredita ser capaz de fazer. Assim, descubra quem você é e
qual é a sua missão. Não vale coisas muito amplas e generalistas, basta ser simples. Exemplo: minha missão é
fazer as pessoas se sentirem seguras e com seus direitos garantidos, por isso vou fazer o curso de direito.

Item 2 – pergunte-se: do que preciso para que isso aconteça? Faça uma relação de atividades básicas que são
necessárias para que a sua missão aconteça. Busque fazer perguntas bem francas sobre o que você precisa. Essa
é a hora de você fazer e refazer seu plano, então não tenha medo de rever todos seus sonhos.

Item 3 – definidos todos seus sonhos e alinhados ao seu foco, passe agora a escrever todos, estabelecendo
prazos para serem cumpridos. E não vamos colocar prazos muito longos e nem muito curtos, pois o primeiro
desmobiliza porque você tem tempo demais e o segundo desmotiva por não alcançar os resultados esperados.
Peça sempre a alguém de sua confiança para alinhar com você os prazos. Uma força extra nessa hora de
planejamento de vida é sempre bem-vinda.

Segundo passo. Faça acontecer.

É a segunda parte mais difícil do PDCA para nossa vida pessoal. Para nós, é sempre possível deixar para a próxima
segunda-feira. Por isso, para que você possa cumprir seus prazos, crie uma penalidade para o não cumprimento de
seu plano.

Essa penalidade deve ser com algo sempre que você dá muito valor: assistir a um jogo, ver filmes, ir para a
balada. O ser humano gosta de ter sanções.

Portanto, não dê mole para você mesmo. Seja assertivo. Cumpriu tem direito. Não cumpriu perde o direito. E não
se esqueça de ter sempre em mãos seu plano com prazos. Procure colocá-lo num local visível.

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Terceiro passo. Controle todas as atividades.

Assim como falamos acima, lembre-se como no ditado “acordado não é caro”. Então controle, controle e controle.
Não aceite ser condescendente consigo mesmo, lembre-se que você está tratando do seu futuro, por conseguinte,
faça cumprir sempre suas metas e controle todos seus passos.

Quarto passo. Avalie suas ações e aja corretivamente.

Nunca se esqueça que, mesmo tendo disponibilizado um bom tempo no plano, ele sempre pode ser melhorado e
nunca ficará tão perfeito. Por isso, pense que atrasos poderão existir, mas não são desculpas para não correr atrás
de suas metas.

Assim, se não cumpriu sua meta, faça uma análise e crie uma ação corretiva às atividades com atrasos. E o que
você cumpriu com facilidade, faça uma reflexão sobre isso.

Reflita sempre sobre as mudanças de mentalidade, pois cada etapa vencida e cumprida nos revela outras
estratégias de sucesso.

Nunca deixe de registrar todas as oportunidades de melhoria, mas dê mais atenção àquelas que sejam alinhadas
com sua visão. Anote isso: oportunidades aparecem em todos os instantes para quem tem o olho treinado para vê-
las.