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Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Subdirección General de Operaciones
División Programación Didáctica
Bogotá - Colombia
Febrero de 1978

GENERALIDADES

Unidad Autoformativa No. 1

Elaborada por: Uéctor Castro

Corrección y Adaptación Didáctica: Carlos Tarquino

"Prohibida la publicación total o parcial de este documento sin la autoriza -

ción expresa del SENA".
l. l. OBJETIVOS

l. 2. A UTOPR UEBA DE AVANCE

l. 3. lNT RODUCCION

l. 4. DESARROLLO

l. 4.1. GESTION COMPRAS

l. 4 . l. l. EVOLUCION DE LA GESTlON COMPRAS

l. 4. l. 2. UB ICACIO N DE LA GESTION COMPRAS

l. 4. 2. ADMINISTRAC ION DE IVENTARIOS

l. 4. 2. l. EVOLUCION DE LA GESTION DE INVE TARIOS

l. 4 . 2. 2 . UB ICACION DE LA GESTION DE INVEN TARIOS

l. 4 . 3 . CICLO ECONOMICO DE LA EM PRESA

l. 4. 4 . EQUILIBR IO ENTRE COMPRAS E INVE NTARIOS

l. 5. RECAPITULACION

l. 6. AU TOEVALUACION FINAL

l. 7. BIBLIOGRA FIA
1. 1 OBJETIVOS

A 1 terminar el esludio de esta unidad usted eslará en capacidad de:

1.1 Explicar, en no más de cinco (5)líneas, en qué consisle la función

de compras.

l. 2 Identi ficar, de n lro de una lisla, las caracteríslicas de la Adminis-

tración de Inventarios.

l. 3 Ubicar en un organigrama ideal las partes de la empresa cuyas

funciones sean la Gest ión Compras y la Admmistración de Inven-

tarios.

•
 2

l. 2. AUTOPR EBA DF AVANCE

Si considera que el material de esta Unidad ya le es conocido y lo

domina , conteste las preguntas de la Autoevaluación Final, página

número 1 2 , si no comete ningún error, usted se encuentra pre -

par ado para pasar a la siguiente unidad , de lo contrario, estudie

es ta unidad.

_. ,
 3

1. 3 INTRODUCCION

Taylor y Fayol fueron dos investigadores en el campo Administrativo

que, con sus estudios, dieron comienzo a la Administración Científi-

ca. Con esta nueva era administrativa aparecen una serie de funciones

en la empresa, cuya importancia crece día a día.

Dentro de esa gama de funciones hay dos que estudiaremos en la pre-

sente unidad; son dos funcione s que están comenzando a recibir la im-

portancia que en verdad les corresponde en la empresa moderna:

* la gestión (o función) compras

* la administración de inventarios

A lo largo de todas las unidades de Gestión de Existencias se tratará

de demostrar el valor y la importancia de saber y dominar estos te-

mas que forman parte del engranaje vital de la empresa actua l, y a

cuyo buen empleo y desarrollo va aparejado el éxito de la misma em-

presa.
4

1. 4 DESARROLLO

l. 4. 1 Gestión Compras

es

la acció n p e~m a ne nte de la empresa

~ par a :

_ - . . bienes _ _ _ _ _____.. de la mejor c alidad

a dquirir
~servic ios _....- ----. a precios r azonab les

1. 4. 1. 1 Evoluc ió n de la gestión compra

L a fun c ió n compra nace con la e mpresa, y está adsc r i-

ta al dueflo o empresa r io quien la delega poco a poco a

medida que la e mpresa se va e nsanch a ndo.

Aú n a princ i pios de este siglo se delegaba la fu nción

de papeleos y trámites pero NO la dec is ión de l a co m -

pra:~recio
alidad
a ntidad

Con l a Adm inistración C ie ntífica la gestión compras

s urge como parte impo r ta nte de l proceso de Produc-

ción , como dependencia de é ll a , porque la produc-

ción es la que consume e l producto de la compra.

 5

E n la empresa actual quiene s ejercen la función

com pras son profesionales o téc nicos con forma-

ción universitaria.

"La función c ompras h a dejado

de ser manejada por personal
ignorante en asun tos comercia-
les, para ser manejada por per-
sonal debid a mente a diest rado e n
el arte de comprar."
Pe ter F. Drucker

l. 4 . l. 2 Ubicación de la gestión compra.

La estructura y complejidad de la empresa deter-

mina n si la fun ción compras e c; del gerente o em-

p r esa r io, o si se puede delega r en una persona es-

pecializada o en un grupo especializado .

¿LI;'esa
Según e 1 tamaf\o - - - -•• La functón compra
la e ierce:

Gerente o empresario
o duef\o .

[ Funcionario especiali-
zado o pequei'lo grupo.

~
Vicepresidenc ia

~~ ~1
~-=-- -----~L_A_lt_o_n_i_v_e_l_e_s
_ _ pecializado __Departamento
-S_u_b_g_e_r_e_n_c_i_ª_ ___,
Sección

.•
6

l. 4. 2 Ad min ist ración de Inventa rios

Es

el efic ie nte a lmace na mien to de los bienes

manteniendo los nive les (stocks ) óptimos 11

~ co nge la r e l capita l de trabajo

evitando,.........- ·
~paralizar la producción

l. 4. 2.1 Evolución de la gestión almacenaje o admin istra -

ción de inventarios

Esta func ió n de a lmacenaje e inventarios siempre

se ha delegado e n una persona, no la más capaci-

tada, sino la que tuviera carac terísticas de vigi-

lante.

En las empresas medianas y e n las gr a ndes l a ges-

tión almacenaje y adm inis tració n de inventarios ha

ven ido tomando características de especialización .

Hoy se exige:

E xpe rienc ia

Estudios específicos
sobre la materia
 7

vigilante

Bodeguero

! Almacenista j
'·- ·- ·- - ·- ·- ·

JEFE es pecializado
de
ALMACENES ontrol

Materia
~------4 prima

P r oducto
se mie laborado

Producto
te rminado

Observe el esquema. Bien puede servirnos c o -

mo una síntesis histórica de la evolución que ha

tenido la función de administración de inventa-

rios

Sobresale la alta especialización a la que se pue-

de llega r en esta 'tunción apa r entemente sencilla.

l. 4. 3 Ciclo Económico de la Empresa

Usted y a sabe, con bastante c la rida d, en qué con s iste n l as

funciones de compra y a lmace naje .

8

A hora las vamos a localizar gráficame nte dentro del pro-

ceso total de la empresa, y a deducir la importancia que

tienen dentro del cic lo económico .

Adquisición
de
Materia pr i ma
(COMPRA)

Distribución
del Producto
(ALMACENA
JE)

E l ciclo comienz a cuando la emp r esa ha conformado el

cap ital necesa rio para producir (!) ; con esos fondos se

adquieren o COMPRAN los medios de producció n (mate-

ria prima, maq uinaria y recursos huma nos) @ ; con es -

tos elementos se prod uce n los bienes , es decir , todo a que-

llo q ue te nga un va lor mercantil ® ; e l sigu i ente paso es

la distribución del producto. Aquí juega papel p r imordial

la gesti ón de inve ntario @ ; aparejada con la distr ibución

vi e ne la func ió n de venta @ la que a s u vez re produce los

fondos neces a rios para re- in ic iar el ciclo económi c o (D .

 9

l. 4. 4 Equilibrio entre la gestión compras y la ges ti ón Adminis-

trac ión de 1 nventarios.

Según a cabamos de ver en el ciclo económico, e ntre la ad-

quis ición de l a m ateria prima y la venta del producto ela-

borado ha y una serie de e tapas q ue r equiere n a lmace na je

por poco o por muc ho tiemp o .

,
I Aq uí es d onde debe actuar el ex perto o téc n ico
en adminis tración de inventarios /

~-----PA RA Q UE?

Para evitar los s tocks muy a ltos

q ue llevan a la congelación del
c a pital de trabajo.

Par a evitar Los stoc ks muy bajos

q ue acarreen una pará lisis e n la
.pr oducc ión (costos de ruptura) .

SOLUC ION ?

El programa de compr as o pres upues tos debe

hacerse con base en los datos de necesidades

s uminis trados por e l Jefe de Inventa rios o el

Jefe de Almace nes, de acuerdo con el Jefe de

Producc ión.

r ·- ·- ·- ·- ·- ,
¡ ¡ ~
.i-
Datos de
Inven tario .i
·- · - ·- · - + Datos de
~P
~ r_od_u_c_c_i_ó_n_ ~
10

l. 5 R l·:CA PlTL LACIO:-;

Acción perma nente

Dd1n ic 1ón para adquirir. bienes o servic ios
de buena calidad
[ y a precios razonables

En un princ1p10 solo el dueno o gerente compra .

Luego todo recae en un funcionario.especializa-
Gestión Evolución do o en un reducido grupo.
Compras Ahora se impone ta especializac ión co rrespon -
[
diente a altos niveles o r ga ni zat ivos .

Pequena Empresa: una fun c ión m ás de l ge r e n te.

Med iana Empresa: de legac ión en un func ionar io
o en un pequeno grupo.
l bicac1Ón Grande Empres a : es función a alto nivel.

~:~~i~t:menlo
1 Subge r e ncia
Vicepres idencia

Eficiente all'T'ace naje de b ie nes

Definición mantenie ndo stoc ks ópti mos
{ ev ita nd o cong e lar e l ca pilfi l de trabajo
evit;indo producir costos de rupt ura

S iempre se ha dC'lcgado pero no en el más ca -

pacitado.

~
Ges t ión 1g1lantc o ce l ado r
Adminis- Bodeguero
tración Evolución A tmaccn ista Dependencia o rgani-
Inventa- efc de Almacenes zada .
rios. Persona l especiali-
zado
Con trol r eal

Genera lmente se localiza en la parte admin ist r a-

Ub1cac1ón tiva.
Cuando hay descentralización, se ubica cerca de
{ Producción.
 11

C iclo
Econó mico

Debido a que es necesario almacenar

se requ iere de un especialista,
para evitar stocks muy altos o muy bajos
E quilibrio

~
inventario
Soluc ión: el programa de compras debe ba-
sarse e n los datos de
Inventario y de Producción.
12

1.6 AUTOEVALUACION FINAL

l. 6. 1 Complete la siguiente afirmación:

Por función compras se entiende la

par:oi. adquirir _ _ _ _ _ o _ _ _ _ _ _ de la m eio r calidad y a

l. 6. 2 Lea cuidadosamente las siguientes proposiciones y marque con

una X Verdadero o Falso, según corresponda.

Número Proposiciones IV erdadero Falso

1 Las compras en la pequeña e!E

presa corresponden al gerente
o dueño .

2 La Administración de Inventa-
ríos en la gran empresa corre~
ponden al Jefe de Almacenes.

3 En la gran empresa las compras

las hace el Asistente de Compra!

4 El celador es el Administrador
de Inventarios en una empresa
pequena .

5 En la mediana empresa las co~

pras las hace el .Jefe de Compra!
 13

l. 6. 3 Llene los espacios vados trata ndo d e completar el ciclo eco-

nómico de una empresa e indique con flechas la dirección del

o
proceso.

8 8
o o
l. 6. 4 Luego de Leer, coloque dentro del paréntesis una A (admi nistra-

ción) o una P (producc ión ), según que las siguientes funciones

tengan por objeto conseguir las materias primas (Administra-

ción) o e laborar el producto (Producc ión).

Gestión de Existencias o Inventario

Control de Calidad

Gestión Compras

Control Pedidos

Procesamiento M a t e rias Primas

l. 6. 5 Marque, encerrando e n un círculo, la let r a correspond iente a

la proposición que usted considere falsa.

14

Dentro del organigrama de una gran empresa la gestión Com-

pra se ubica e n el nivel de:

a. V icepre s idenc ia

b. Subgerencia

c. Departamento

d. Todos los anteriore s

e. N inguno de los anteriores

Dentro del organigrama de una gran empresa la gestión Ad-

ministración de In ventarios se ubica como:

a. Administrativa

b. Adjunta a Producción

c. Subgerenc ia

d. Solamente (a) y (b)

1. 6. 6 Identifique, marcando con una X , las letras correspon -

dientes a las a firm ac i ones que considere son carac terísti -

cas de la gestión Ad min istrac ió n de Inventarios:

a. evitar congelar el capital de trabajo

b. llevar la contabilidad de ventas

c. mantener stocks Óptimos

d. a lmace nar eficie ntemente los bie ne s

e. distribuir los productos

f. evitar cos tos de ruptura

 15

RESPUESTAS AUTOEVALUACION FINAL

l. 6 . l Por func ión compras se entiende la acción permanente

para adquirir bienes o se r vicios delamej orcalidadya

precios r azo n ables .

l. 6 . 2

Núme ro Proposicione s ~erdadero Falso

1 Las compras en la pequena em -

presa corre sponden al gerente o X
dueno.

2 La Ad ministración de Inventa rios

en la gran empresa corresponden X
al Jefe de A lmac enes.

3 E n la gran e mpresa las compras X

las hace eJ As i stente de C ompras

4 El celadcr es e l Admi n istrador dt

Inventa r ios en una empresa peqw X
na.

5 E n l a mediana empresa las com -

pras las hace e l Jefe de Co mpras X
16

l. 6. 3 Las palabras que deben llenar los vacíos y las direcciones del

proceso para completar el ciclo económico son:

l. 6. 4 Las letras A (administración ) o P (producción) corresponden a

las funciones así:

Gestión de Extstencias o Inventario (A)

Control de Calidad ( p)

Gestión Compras (A)

Control pedidos (A)

Procesamiento Materias Primas ( p)

l. 6. 5 Las proposiciones falsas son, !:. en la primera pregunta y c

en la segunda.

l. 6. 6 Las afirmaciones que son características de la gestión Adminis-

tración de inventarios, son:

a. evitar congelar el capital de trabaio

c. mantener stocks óptimos
d. almacenar eficientemente los bienes
e. evitar costos de ruptura
 17

l. 7 BIBL IOGRAFIA

FERNANDEZ, C . d.v. El Almacenaie en la Práctica. Deusto, Serie B,

tomo 4.

POOLER, Tr. El Gerente de Compras y s us funciones. Lir:iusa Willey

S . /\., Méx ico, 1971.

 SENA
División de Programación Didáctica

ge~ión de existencias
COMPRAS:
ORGANIZACION Y FUNCIONES
Unidad autoformativa No 2
Servicio Nacional de Apre ndizaje SENA
Subdirección General de Operaciones
División Programación Didáctica
Bogotá - Colombia
Febrero de 1 978

GESYIIOJll DE JEIIlS'lrEJllC[AS

COMPRAS: ORGANIZACION Y FUNCIONES

Unidad Autoformativa No. 2

Elaborada por: Héctor Castro

Corrección y Adaptación Didáctica: Carlos Tarquino

"Prohibida la publicación total o parcial de este documento sin la autoriza-

ción expresa del SENA" .
 e o 111 Ym: mi Il.ID>«D

2. 1. OBJETIVOS

2. 2. AUTOPRUEBA DE AVA CE

2. 3 . INTRODUCCION

2. 4 . DESARROLLO

2. 4. l. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION

2. 4. l. l. ORGANIZACION DE LI EA

2 . 4. l. 2. ORGANIZACION DE LINEA Y STA FF

2. 4 . 2. OBJETIVOS DE LA FUNCION COMP RAS

2. 4. 3 . FUNCIONES DE UNA UNIDAD DE COMPRAS

,.
2. 4. 4 . INVEST IGACION EN GESTION COMPRAS

2. 4 . 5 . CENTR ALlZACION - DESCENTRALIZACION

2. 4 . 5 . l. VENTAJAS DE LA CENTRALIZACION

2. 4 . 5. 2. VENTAJAS DE LA DESCENTRALIZACION

_ 2. 4. 5. 3. CUAL SISTEMA EMPLEAR

2. 4. 6. DIAGRAMA DE F L UJO Y OPERACIONES

2. 4 . 6.1. PROCESO DE COMPRAS

2. 4. 6. 2. DIAGRAMA DE FLUJO

2. 4 . 7. CONT ROL DE COMPRAS

2 . 5. RECAPIT ULACION

2. 6. AUTOEVALUACION FINAL

2. 7 . BIBLIOGRA FIA
 1
2. 1 OBJETIVOS

Cuando Ud. ter mine de estudiar es ta Unidad, se hallará capacitado para:

2. l. 1 Interpretar, e n un organigra m a, las estructu r as de organización

de Compras.

2. l. 2 Tomando una lista de oojetivos de una empresa, identificar aqu!_

llos que sean espec ífico3 de l a fu nción Compras .

2. l. 3 Enumerar las func io nes de la Unidad de Compras .

2. l. 4 E labo r ar diagramas de Operación.

2. l. 5 ldentülcar las ventajas de cada uno de los dos sistemas de Com-

pras .

2 . l. 6 Difere nciar las car ac terísticas de los distintos controles que

tiene la g estión Compr as .

2

2. 2 A UTOPRUEBA DE AVANCE

S i consid e ra que el contendio de la Unidad es suficientemente co noc ido

por usted, contes te las preguntas d e la Autoevaluación Final. Si no co-

mete errores puede pasar a la s iguiente Unidad Autoform ativa. S i tiene

e rrore s , debe estudiar esta.

 3

2. 3 INTRODUCCION

En La Un idad precedente estudiamos Las aspectos más generales de La

Gest ión Compras y también de La Gestión Administrac ió n de In ventarios .

Ahora nos ocuparemos, un poco más en deta lle , de La Función Compras .

En la empre sa moderna se Le está dando, a La Gestión Co mpras , La im-

portancia que merece, porque es un punto clave en la programación de

Producc ión y Ve nta, así como para el buen manejo de la Adminis tración

en general.

En la presente Unidad repasaremos dos s istemas organizativos, enfati-

zaremos e n los objetivos, Las funciones de la Gestión Compr as; también

veremos cómo es un proceso de compras y cómo se contro la la Función

Compras .

Esperamos que poco a poco se vaya dando cuen ta de la importanc la de

esta Función Administrativa, sobre todo cuando estudie los objeti vos es-

pecíficos sobre los q ue tra baja la Gestión Compras.

4

2. 4 DESARROLLO

2. 4. 1 Estructura de la Organizac ión

Una estructura organizativa influye en la Gestión Compras de-

pendiendo de su co mplejidad y de su estilo.

Estudiemos some r ame nte dos tipos de organizaciones , en lo re-

ferente a la parte de Compras:

2. 4. 1. 1 Organización de Línea

GERENTE

DIRECTOR DIRECTOR

ADMINISTRATIVO OPERATIVO

JEFE DE COMPRAS

AUXILIAR DE COMPRAS

COMPRADO RES

Según esta estructura el Jefe de Compras re c ibe órde'-

nes del Director Admini strativo. Puede ser también el

Subgerente Admi nistrativo. A su vez, el Jefe imparte

órdenes a sus subalternos . Es la organización más co-

nocida y de más fácil manejo, por c uanto las dec isio-

nes las toman una o dos cabezas .

 5

El s ig uiente organigrama es real y correspo nde a

una cadena de almacenes populares . Es un ejemplo

de organización de Línea.
PRES ID EN CIA

V ICEPRESIDENCIA VI CEPRESI DEN CI A VICEPRE SI D:.N CI A

COMERCIAL FINANCIERA ADMINI S TRATIVA .

MERCADEO

A LI M ENTOS TEXTILE S VARI EDADES

2.4 .1. 2 Organización de Línea y Slaff

La usan las empresas que quieren aprovechar la es -

pecializac ió n y el consejo de personas versadas e n

la materia, y también,cuando se quiere que la deci -

sión sea de un grupo.

Con el siguiente organ igrama, tamb ién real, aclara-

re m os más los conceptos:

 6

GERENTE CO MPR AS GERENTE V ENTAS

C O M 1 TE DE
COMPRAS

SU BGEREN TE
COMPRAS

CONTROL ES_
ABARROTE S VERDURAS CARN ES BODEGAS TADISTI CO Y
DE INVENTARIO

AUXILIAR DE

I
AUXILIARES I

Analizando est~·~ie mplo, deduci mos

que las decisiÓnes rutinarias de com-
pras l as toma e l Subgere nte según la
progra m ac ión establecida. Pero las
decisiones que sobrepasan los !(mi-
les de la programación pasa n al S taff
o Comité As esor .

Comité de Compras
r- ·- ·- ·- ·- · - · - · - · - · - ·~

Ge rente o su delegado ¡ Su
número y la 1
Gerente de Compras calidad de las personas !
Subgerente de C ompras <J====l depende de la Organización!
Jefe de Ventas o delegado ¡ interna de la Empresa !
Jefe de Producción o dele- ·- · - · - · - ·- · - · - · - · - · J
gado.
\
 7

2. 4. 2 Objetívos de la Función Compras

Se lec c ion ar

-
Mantener a los proveedores
las r elaciones por: --ser iedad

"'·
"\ Cumplimiento
Empresa - Proveed or Ca lidad Obtener
Empres~-Consumido'Í- los mejore s

productos

1
Pagar
Ubicarse AO 10 ~
como una ~ "'' 1Y 1srR"'e precios razonables
un idad

/
útil a l a empresa

Tener Man tener

un equipo hu-
ma no bien 4 - - -...
~ activo e l capital

incentivado de trabajo

A la vez q ue cada ob jetivo busca l a OPT IMA ADMINISTRACION ,

todos se interrelac iona n para mejorarse mutuamente .

8

2.4 .3 Funciones de una Unidad de Compras

Elaborar
permanentemente
estudios para co-
nocer el mercado
Crear y o los mercados Comprar
Mantener existentes y lo que la empresa
Se Ieee ionar los necesita y de la me-
estrechas r elacio- jor
nes con los Provee- Calidad
dores .

Desarrollar Com prar

técnica s paro op- a precios razona-
timizar las com- bles lo que la em-
pras. presa necesita.
Trabajar

Se lec clonar Elaborar

el personal de com-
pradores o adminis-
tradores que traba-
jen en la Unidad.
presupuesto de compras
Mane;ar
la política de compras
Buscar
utilidades si n sac rifi ca r
capital de trabajo.

Estas son las operacio nes por las q ue se llega al logro de los

objetivos propuestos en la anterior página.

 9

A UTOCONTROL N2- 1

Luego de leer con atenc ió n , marque con una X falso o verdadero, se-

gún sea el caso de cada proposición.

Número Proposición Ve rdader o Fál so

1 L a orga niz ac ión de las compras depe~

de de los objetivos que bus que la e m-
presa y de su complejidad adminis tra -
ti va.

2 L a estructura linea l per mit e ob te ne r

más util~dades, porque l a decis ión la '
toma una sola persona.

3
' La organización "Línea - staff" per mi-
te a l os asesores influir en l as decisio
nes finales de Compras.
-

4 Una de las funciones básicas de la uni-

dad de Compras es a dquirir bienes o
materias primas a los precios más
razona bles y de la mejor c alidad . •
~.

En las funciones básicas de las Compras h a y unas q ue son Perm a nentes

y otras Tra ns itorias . Marque c on una P las que sean permanentes y con

una T las que sean tr a ns itorias .

Adquirir m ateria les e n el mercado

Elaborar estudios de políticas de comp ras

10

Elaborar presupuesto de Compras

Se Ieee tonar proveedores

Minim izar los costos de las Co mpras

 11

RESPUESTAS A UTOCONTROL N'l 1

Nú m e ro P r opos ic ión Ve rdad ero Falso

1 L a organización de las compras depen-

pende de los objet ivos que bus q ue la e~ X
presa y de su complejidad admin istra -
ti va.

2 La estructur a linea l pe rmite obte ner

m ás utilidades, porque la de c isión la X
toma una sola pe rsona .

3 La organ ización "línea - staff" permi-

te a los asesores influir en las decisio- X
nes fi nales de Compras .

4 Una de las fun c iones bás icas de la uní-

dad de Com pras es a dquirir bienes o X
m a te rias primas a los precios m ás ra-
zonables y de la m ejor calidad .

Adquirir materiales en e l me rcado p

E laborar estudios de pol íticas de Com p "

Elaborar presupuesto de C ompras T

Se lec e io nar proveedores p

M ini mizar los costos de las Compras p

12

2. 4. 4 Imestigación en Gestión Compr as

Si tomamos el objetivo 7 y lo com paramos con la función 7, ten-

dre m os lo s iguiente:

Objet ivo 7

llT ILlDAD

Función 7

Desarro llo
de nu evas
TECN IC AS

Mejoras o
innovaci ones e
las mater ias
primas

1NVEST IGAClON
NivC'l y desarrollo •4-- - - - - - - - '>er it' de procedimien-
de la tos para lograr el
Compete ncia má ximo de eficiencia
en la Gestión Compras

PlanPs de
otras empresas

Políticas
gubernamentales

Políticas de la
Empresa Pri\·ada

Sus t itución de productos

(hacerlos y no comprarlos )

Métodos para mantener

índi cC's dC' preC'ios

Tendencias de l\nálisis de
los mercados Precios y C ostos
 13

\
2. 4.5 Centralización - Descentralizac\ón e n Compras

Es uno de los puntos más controvertidos en la Ge s tión Compras .

Veamos en qué consis te cada una de las partes:

CENT RALIZACION

Hay una sola persona u oficina

que compra para toda la empre
sa.

DESCENTRA LIZA C ION

Cada J efe de Compr as a cualquie r nivel,

(Secc ió n, departamento, agencia , etc . )
hace sus propias compras según sus ne-
cesidades .

Analicemos las ventajas de cada sis tema , buscando hallar la me-

jor solución para el caso concreto de una empresa particular:

a que lla en la que usted t r abaja .

2. 4. 5. 1 Ventajas de la Centralización

La ca ntidad favorece los des-

c uentos y e l control de calidad.
Se puede tener personal capa-
citado con salarios c ompeti-
tivos .
H ay uniformida d en compras y
mayor control.
Las relaciones con provee-
dores son más fáciles de ma
ne·ar .
Menos papeleos y t r ámites pa-
r a las co m pr as menores .
Repartición proporc ional d e
compras Si hay e scasez, h ay
pronto remedio.
14

2. 4. 5. 2 Ventajas de la D e scent r alización

.--· -~
- -- · - ·- · - g10-1
- -- -· , u\oS re 'i
- -- ·- · a n ar\\C , b a\oS · .
º1 se corn?f 1os f(\as .-· - . -
rec - ·-
\ na\eS a ?- . - -- ·- ·
\ .- --·-·

- ·-.
Cada-.- · - . - . - . -
. gerente r . - · - .- .
t Ponsa b¡¡ · e g1ona1 se - ·:
. L iza de La r es - 1
I a casa rn . s compras .
· a tr1 z . · t
I so!uc io na rto t no tiene que .
- · - ·- · - -· - .º do. !
- ·- ·- . '

.- ·- ·- - - ·- ·- ·- · - . - ·- ·--,
1 Facil ita la prom oc ión d e ·
i personal especial iz a do. 1
· Si hay r e tiros en la Prin- 1
cipal se puede n suplir por i
1 gente preparada de las su-i

j ~l:i!:_S.~l~~ - - · - ·- ·- · - ·- ·j

2. 4. 5. 3 Cuá l s iste ma e mplea r ?

El s is tema qu e se adopte en una empresa , b ie n sea

Cent ralizac ión o Descentralizac ión, depende de algu-

nos fac tore s, como:

Preferencias de la a lt a Administrac ión .

Dis ponibilidad de equipos .

 15

Disponibilidad de materias primas.

Disponibilidad de personal capacitado.

Ub icación geográfica de las sucursales.

Tipo de productos fabricados .

Tipo de procesos utilizados.

16

A UTOCONTROL Nea 2

A. Al frente de cada co ncepto po nga la palab r a ce nt r a lizad o o deseen-

tralizado:

1. Cuando una sola oficina o persona compra para todas las nece-

sidades de la Empresa se dice q ue el s ;s tema de compra es

2. Los mejores métodos de compras se pueden llevar a cabo en

3. La compra de productos regionales para la Em presa se puede

hacer siempre que haya un sistema----- - - - - - -

4. Los pequef!os proveedores regiona les se favorece n más cuan-

do hay un s i s t e m a - - - - - - - - - - -

B. En los dos organigramas que está viendo diga qué s~stema se estruc-

tura en cada uno de ellos:

l.

Dpto. compras pto. ven as p o . man-

ciero

2. Dpto . compras Dpto. fi nan-

cie r o

Jefe
compras compras
 17

RESPUESTASAUTOCONTROL N~ 2

A. l. Ce ntralizado

2. Centralizado

3. Descentralizado

4. Descentralizado

5. Descentralizado

B. l. Ce ntralizado

2. Desce ntra liza do

18

2. 4 . 6 · Diagr"lma de Fluio u Ope racio nes

Es una herramienta pa ra orga nizar la Función Co mpras

Ayuda a disei'lar
ordenar
reglame ntar
Siste m as
.- · - · - ·- · - · - ·- 1·- Métodos
! Toda organizaciór j Procedimientos
1 de compras ¡
~ Busca ¡ gusto por el
- ·- · - ·- ·- · -·1 - ·- ·- ·- ·- ..• trabajo
1 Optima
Productividad conocim i en to
a cabalidad
de funci o ne s

2 . 4. 6. 1 Proceso de Co mpra s

Para hacer una com pra una empresa desarrolla los

s iguie nte s pasos:

a. El usuario solicita a Control de Existencias (in -

ventario) el ele mento respectivo.
b. Control de Existencias pide a Compras cotizar
(cuando el elemento no e stá en el almacén).
c. Co mpras so l icita cotizacio nes a proveedores .
d. Proveedores e nvtan cotizaciones .
e. Co mpras a prueba y ordena el pedido.
f. Proveedor entrega el pedido a a lmacén.
g. Al m acé n recibe y e xpide un comprobante de in-
greso con copia a Co ntrol de Existencias .

En la página siguiente viene este mismo proceso pe-

ro e n forma de un diagrama que se llama de FLU JO

u OPEMC IONES .
USUA RIO 1 1 rNVENT A R 10 I 1COMPRAS 1 1 PROVEEDOR 1 IALMACEN I

!"
'!>
?>
t.)

VERIFL
CACION tj
DE ¡;;·
CJQ
EXISTE .,
CIA
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ll>
o.
/1)

RE VISION 'rj
DE
COTIZ ACION
.::.
o
t:
o
"O
/1)
.,
ll>
(")
0 o
:J
C/l
"'
CONFRONTA
B..EMENTO
COI ORDEN
DE P 1

.....
<O
20

2.4. 7 Control de Compras

· l control idea l sería un
r.1 \'.\l1/\L DE C0:\1PRAS

Elaboración de
documcntac iÓn
t~c ni ca
Cont rol
ANTEC EDE NTE

Programas
S istemas de de compras
compras finanzas
compro m1 soc;
contractuales

Control
CO'\/COl\1 lTA comp rar

Aná lis is Cont r ol

de resultados sur SECU E ~ TE

Qué se hizo
Qué se dcbi'ó hacer

Cada una de las tres formas de con t r ol se ejercen por medio de

los elementos sef\a lados con flechas.

Los tre s contr oles enumerados son, en realidad,un solo proceso:

el p roceso de Control de Compras.

 21

Ahora enumeramos algunas formas de ejercer el Control de Com-

pras:

Presupuesto de Compras (planeación v/s ejecución)

Estado de Pérdidas y Ganancias

Administración disponibilidad de elementos

oportunidad de compro
{ inventarlo

Costos [incremento
l?ecremento

Finanzas

t ongelac ión de capital de trabajo

costo de ruptura
gastos adicionales

..
22

2. 5 RECA P ITULACION

~
Estructura Lineal
de de Línea
Compras y Staff

Mantener estrechas relaciones con los proveedor es

Objetivo Pagar prec ios ra zonables
de No congelar capital de trabaio
Compras Seleccionar los proveedores
Tener un equipo humano incen tivado
Reportar utilidades

Adq uisición de materiales

Funciones Conocimiento del mercadeo
de Elaboración del presupuesto
Compras Selección de compradorí>s y demás
personal de la unidad.

acilita la es pecialización
aC'ilita la califi cación del personal
Centralización
ac il ita la ela borac ión de presupuesto
{ acilita el contr o l
S istema
de

~
Compras a mayor autonomía
da mayor responsab ilidad
Descentralización elimina papeleos
d is minuye co nsultas
or la lcce las regionales

Investigación Se necesita cons tantemente para lograr el máximo de

en eiiciencia en la Gestión Compras . Contempla varios
Compras { tópicos .

Diagramas Estos diagra mas facilitan e l estudio y la orga n ización

de de las compras . Con ellos se pueden d isef!.ar los pro-
Flujo [ cesos de compr as, sus etapas y sus contr o les .

Control A ntecedente
de Concom itante
Compras { S ubsiguiente
 23

2. 6 A UTOEVALUAC ION FINAL

2 . 6. 1 Sel'\ale con una X dentr o de l paré ntesis los objetivos que Ud.

crea pertenecen a una empresa:

Adquirir los mejores produc tos a los precios m ás ba-

jos del merc ado.

Adq uirir los mejores productos a los precios m ás ra-

z onables del merc a do.

Ma ntener las bodegas llenas de productos.

Intercambiar diálogos permanentes c on los proveedores.

Utilizar los precios más bajos para clas ifica r a los pro-
veedores.

2.6 . 2 D is ene un organigrama de tipo "Línea - staff" en lo r e lacionado

con compras y diga, en no má s de tres líneas, las razones por

las q ue se usa.
24

• 2. 6 . 3 En Los siguientes enunciados hay algunos que se refieren a fun-

cio nes que debe desempef\ar la Un idad Compras. Identifíquelos

c cloca nd o una X bajo las palabras SI o NO, según e 1 caso:

Número Enunciados !:' l NO

1 Mantener una sana política de sala -

rios e incentivos con el fin de mejo-
rar la calidad de los productos .

2 De sarrollar nuevas técnicas y méto-

dos qu e permitan obtener una optimi
zac i ó n en los pedidos en general. -

3 Procurar comprar bastante en épocas

de abundanc ia y poco e n épocas de e~
casez .

4 Elaborar permanentemente estudios

q ue permiten tener un amplio co no-
cimiento de 1 o de los mercados exis-
ten tes .

5 Tener expertos e n cada área de com-

p ras aunque los gastos de compra se
incrementen .

2.6.4 Orde ne los sigu ientes elemE>ntos q ue conforman un proceso de

Compra local , tenie ndo en cuenta los pasos lógicos vistos . Co-

loque el número de orden correspondiente dentro del paréntesis

adju nto .
 25

0 /us uario sollc ila e le m ento a bodega

0 "
proveedor e nvía cotización

o proveedor envía a bodega

8 bodega solicita a compras conseguirlo en el mercado

© v compras aprueba y ordena pedido

e bodega e nt r ega a l usuario

o j compras pide cot ización

2.6.5 Dada la sigu iente pregunta, identifique la respuesta cor recta,

e nce rra ndo dentro de un cír c ulo Q el número que corr esponda.

"Los diagra m as de flujo u operaciones son para la empresa":

1 d emasiado tecnicismo de las Compras

2 au m ento d e papelería y trámilc-s e n la emp resa

3 mayores coslos que se van a reíle jar en mayor precio de

los productos .

4 una organización de las Compras e n cu a nto a funciones y

métodos.

5 una siste m atizac ió n r ac ional para agil izar, ordenar y r e -

glamentar el sis te ma de Compr as.

2. 6. 6 Teniendo en cue nta los tres t ipos de Contr ol de Compras , colo-

que al fr e nte de las siguientes fr ases y dentr o d(•l paréntesis

una A (antecedente) , una C (concomitante) o una S (subsiguiente) ,

según que esas frases cor respondan a un t ipo particular de con-

trol.
26

1 A nál is is de resultados

2 No rm as jurídicas s obre compras

3 E laboración de documentación téc -

nica.

4 Acc ió n de comprar ( - )

5 C omparac ión entre lo qu e se hizo

y lo que se debi ó hace r.
 27

2. 7 RESPUESTAS A LA AUTOE VA L UAC ION FINAL

2. 6 . 1 ( X ) Adquirir los mejores productos a los prec ios más ra-

zonables del mercado .

(X ) Inte rcambiar diál ogos perm a ne nte s con los proveedo-

r es .

2.6 . 2
GERENTE
COMITE
COMPRAS
S. Ve ntas Sub. Compras

Jefe Co mpras

Se usa c uando se quiere aprovechar la

capacitación de personas versadas y para

que la decisión sea de todo un grupo.

2 . 6.3
NO

2 SI

3 NO

4 SI

5 NO
 28

2. 6. 4 El orden de los elementos es:

1 - 4 - 6 - 2 - 5 - 7 - 3

2.6 . 5 5 una s i ste m atización racional para ag ilizar , orden a r y re -

glamentar e l sistema de compr as.

2. 6. 6 l. (s )
2. ( A )

3. (A)

4. (e)

5• (s )

...
 29

2. 8 BIBLIOGRA FlA

POOLER , Víctor H. El Ge r e nte de Co m pras y sus Func io nes . E d ito-

r ial L im usa - Wiley S. A . Méx ico.

 SENA
División de Programación Didáctica

gestión de existencias

DOCUMENTACION TECNICA

Unidad autoformativa No 3
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Subdirección General de Operacione s
División Programación Didáctica
Bogotá - Colombia
Febrero de 1978

<GE ST .D.«Dml .llDE EXIlS'lrll!:lll en.as;

OOCUMENTACION TECNICA

Unidad Autoformativa No. 3

E l aborada por: Héctor Castro

Corrección y Adaptaci ón Didác tica: Carlos Tarquino

" Prohibida la publicación t otal o parcial de este doc ume nt o sin l a autoriza-
ción expresa del SENA" .
 •

COlll1I1Elll I DO

3. 1. OBJETIVOS

3. 2. AUTOPRUEBA DE AVANCE

3 . 3. INTRODUCCION

3. 4. DESARROLLO

3. 4. 1 . FUNCIONES DE LA DOCUMENTACION TECNICA

3. 4. 2. KARDEX DE PROVEEDORES

3. 4. 3. ORDEN DE COMPRA

3 . 4. 4. FACTURA

3. 4. 5. DOCUMENTACION DE IMPORTACIONES

3 . 5. RECAPITULACION

3. 6. AUTOEVALUACION FINAL

3. 7. BIBLIOGRAFIA
3. 1 OBJETIVOS

Al finalizar e l estudio de la pr esen te Unid ad Autoform ativa, Ud. estará

preparado para:

3 . l. 1 Utilizar los documentos necesarios para las Compras .

3 . l. 2 Difere nc ia r Los diversos document os usados en La Gestión Com-

pras, sefla lando las características peculiares de cada uno.

3. l. 3 Diseflar modelos de doc umenta ción técnica de Compras para po-

sible uso exclusivo de su empresa.

2

3. 2 A UTOPR UEBA DE AVANCE

Si usted considera que el material presentado en esta Unidad le es sufi-

cien t emente conocido y puede dar c uen ta de él s in es tudiarlo, conteste

las preguntas de la Autoeva luación Final. S i lo hace correctame nte pa-

se a la siguiente Unidad. Si no lo hace correctamente, debe estudiar es-

te mate ria l.
3. 3 INTRODUCCION

Conlinuamos avanzando cada vez más dentro dt> ese mundo fase 1nanle

de la Empresa . Vamos conociendo, poco a poco, s us misterios, su en-

granaje, su dinámica. Después de habe r estudiado la Gestión Compras,

tenemos que estudiar el papeleo necesario para llevar a cal:io esa Ges-

tión.

Veremos tres documentos de primera importa ncia:

e l Kárdex ..
la Orden de Compra

la Factura

y, también , uno necesa rio cuando las Compras se hacen al exterior:

docume ntac ió n para lmportaciones

E n toda empr esa moderna se hace indi spensable la documentación que

básicamente cumple funciones de organización y control.

Algo dcbt- quedar muy claro: en esta materia de documentación, como

en muchas más, no se puede dar la última palabra. Por ejemplo, el

número de documentos que use una empresa depende del tamano y de

la complejidad de su estructura interna .

Aquí lratarcmos sobre las características ese nciales de los documentos

básicos de una empresa .

3 .-l D ESARROLLO

3. 4. l Funciones de la Docume ntación Técnica

•
Facilitar e l Reg istro y el Archivo.

Llevar un récord o evaluación de la s comp ras.

Disponer de los documentes necesarios e n cada paso del

proceso Compras .

Dotar a la empresa de m e dios de Control.

/
3. 4. 2 Kárdex de P r oveedor es
~

Es una ag rupac ión dC' tarjetas,

con informac ión de t a lla da so-
bre personas natura les o
J uríd icas ,
e n capacidad de suministrar
lo s e le me ntos básicos q ue r e-
quie 1·e la e mpresa . Deben estar
deb idamente clasificadas
- por artícu los en orden
alfab ét ico.
o p or prioridade s
o por empresas en or-
d e n a lfabético .

3 . 4. 2. 1 Formula rio pa r a Insc ripción del Kárdex

•
P ara organizar e l Kárdex se
diligencia uo formular io para
insc ripc ió n,
donde se recoge la informac ión
necesaria sobre e l provee dor.
De be actualizarse a l comie nzo
de cada af'\o .
 5

Información básica

requerida en La in sc ripc ión

a
Datos de La e mpresa:
razón socia L
c lase de sociedad
dirección - teléfono
escritura de consti tuc ión
r epresen ta nte legal

Referencias Comerc ia les

y

Banca rias

Lista de Los a rtícul os

q ue o frece

Documentos y A nexos:
Regi s tro de la Cá mara de C ome r cio
(copia o fotocopia)
balances consolida.dos
lista de p recios
catálogos
6

3 . 4 . 2. 2 Modelo de Formula rio de In scripción

INSCRIPCION DE PROVEEDORES

EMPRESA Fecha:

.
Razón Social ..---
c !ase de soc iedad
Dirccc1Ón .!.-- Teléfono
Escritura de c on stitución
Registro Cá m a r a del Comercio
Representan te leg.a l
Es fabrica nte,..,- Di s tribuidor

E nvía muestras sr o 'fo o Catálogos Sí 0 l\lo o

RE FERE CIAS BANCARIAS COMERCIALES

Art ículoc que ofrece o o prod uce o

Unidad de MJ\ RC A
DE SCR IPCION medida

Docu me ntos que se deben a d juntar

l. Fotoc opia o c opia del registro d e la Cámara de l Comerc io
2. Referencias b anca rias y c omerc ia les
3. Li s ta de precios
4. C a tálogos
5. B a lance s con s olidados últi m os dos ai'\os
Nota:
Cuando se registre n a rtículos o matcriu les h e terogén eos , se deben r elacionar
c laramente en ho ja separada
F irma
fr>t ,.resado
 7

• 3. 4.2.3 Contenido de la t a rieta de Kárdex,

Son unas tarjetas espe cia les que:

Contie ne n los datos c omple tos

de l provee dor

A grupan lo;-;rtículos
P . e.: "elec trodo mésticos
Ha c e b
E n la Unida d 6a .
leas a
.P hil ips ve r e mos fo rm a s
más téc nicas
Clasifican a l os proveedo r es de c odificac ión
codific ándolos
le as a l. 36 te tra inic ia L
Haceb H. 50 y
mímcro de
P hilips P . 106
insc ripc ión

Ha cen refe renc ia a los

pre c ios ,
con s us de scue nt os o
bonific a c iones

A nal izan el m on to ,
el cu mpl imien to ,
las fa llas de ca lida d ,
con base e n un h i stori a l

(Otr os da tos q ue La e mpresa

iu zgue o po rtunos para
a mp lia r la tarieta
 8

.1.4.2 . 4 Modelo de una ta r jeta de Kárdex

·-
l!ii
1 A:cy19 :
!¡ECCION COMPllAS
REGISTRO DE PROVEEDORES

PROVEEDORES
T(LC,ONO OU OI . . TICULOS CM.- VfNDI

'"'"- - ------- - - --------- --- --- ---- -- ----- --- -- --- --- ---------- ------------------------- -··

- .. --------- ------- -------- ------ ------ ----- ---------

PRECIOS UNITARIOS
f l C MA ,..11te:c 10 Ol l CU l:N TO r-~
,-.-.
~ .-.~-,~
COO
~l-90
~ ""°"°'
~~ [1,..
-,~-.-.-.-.-,-
0~-r-
0-ll
-CU
~ l-
H-
TO
~~
COO llO NOWICCO

----------- ------ ---- 1------- .... ---------- ------------- 1-------- --- ----........ ---·
--------- ----------- ------ -- ··-··---1--- ------------ ----------- -------- - - ----- ---
----------- ---------------·- --- ------- -- - ------------ ----------- ------- --- ------- -·-

-
~ --------- ---------
-- -------- - -------------- - ---- --- --

HISTORIA DE COMPRAS
CODl80 ~ PEDtDO H • . YAL.0,_ PEDIDO "• · YALON

----------- -------- ------·---- ------ ---

--------- --------- ----------
---------- --------- ---------- --------p..--
---------- ---------- ---------- ------ --
--------- --------- ------- - -----1---
----------f.----- - --
--
FALTAS DE CU MPLIMIENTO EN LOS TERMINOS DE ENTREGA
PEDt DO "9 FtCHA RIEC EPCIOH Ot.lll Ollll A 'llllOI LCMAS CAUS ADOS OI SEllllVACION(S

- - ---- - ----- ----- ----· ··---- --------------------------- -- f.- --- ------ - --- --- ---
FALLAS EN LA CALI DAD
IUH A
Nit C#K:O :lE-.~" -"=====·=
• U:•:•=S=O=f=L=Of:C
:H
=AZ
=O====t======oe::S
:<
: ": ""
=:C=
IO:H::E:S======l
 9

• 3. 4. 3 Orden de Compra

Es un documento por medio del cual se solic ita al proveedor

seleccionado que envíe las mercancías q ue se le detallan.

Recuerda e l diagrama de Flujo?

Según este diagr ama , l a unidad Compras hace la ordE"n de pedi-

do después de estudiar y aprobar la cotiz ac ión.

La orden de Pedido o de Co mpra es una forma pre -

numerad a , y sirve:

a) Como documento de- cobro (proveedor)

b) Como documento de pago (comprador)

3. 4. 3 .1 Contenido de una Orden de Comp r a

1-----1! Nombre de la empresa - dirección - ~ct. j

1--- --1J fecha l

1-----1[ referencia de la cotización o presupuPstc l

1.-_--11
1
nombre del proveedor
.l
L----11 lugar de destino de la merca nc ía
l
10

un cuadro con: Can tida d

U nidad
Descripción del ele m en to
Valores {unitar io
total
Fecha de entrega
Obse rvac iones
Fi rmas responsables

Recibida la Orden de Compra, lega liz a da por ambas

partes, debe sef\a larse claramente

la fec ha de entrega de la

mercancía y del pago.

Esta fecha de be cumpl irse estrictamente,

porque:

1·- · - · - · - - - · - · - · - .
· le da a las empresas 1
una im age n positiva
de curoplimiento y
seriedad .

N ota: el número de copias de una O rden de Ped i-

do varía según las necesidades de la empre-

sa, sobre todo del S iste m a de Contro l.

 11

3. 4. 3. 2. MQdelo de Orden de Compra

Empresa, Direcci6n, Teléfono No.

Ciudad , Fecha Su cotización, pre s upue sto

Sen ores
Proveedor Despacha r a: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __
Dirección - Teléfono

De ac ue rdo a las sigu ie ntes c ondiciones:

V a L o r
Ca n t. Unidad Des cripció n
Unita ri o Total

SON:

A probado s egún:

Fecha de entrega:

Obse rvaciones:
--------------------------~

Recibí: (firma d e La persona que r eci-

b e la m e r canc ía)

D oc umentos anexos:

Firma Ac r eedo r (para cobro)

12

AUTOCONTROL N!l

1. Luego de leer las sigu ientes a f irmaciones , marque con una X falso

o verdadero, según el caso.

Número A firm ac iones Ve rd ade r9 Fa lso

1 El r eg is tro de proveedores es una

pla nilla de con t rol de co mpras .

2 En el regis tr o de proveedores son

impor ta ntes las refere nc ias co ~r
cia les.
-

3 En e l Kárdex de proveedore s se l~
va e l c ont r ol de exi stenc ias.

2. Codifique los s ig uientes proveedores:

E ter nit Insc ripción N! 156

Colombia na Insc ripción N! 74

Fabrica to Inscr ipc ión N2. 25

3. Complete la s ig uiente oración:

L a Orden de Compra o - - - - - - es un document o pa r a

- - - -- - a l - - - - - - - - se lecc iona do que - - - - -

la
- - - - - - - - deta llada .
 .,
13

11
4. Al recibir la Orden de Compra deb idamente legalizada se le e xpide al

proveedor un Comprobante con N ! de r adicación y donde se indica la

fecha de pago.

Marq ue con una X la letra que corresponda a l a razón por la cual

se hace és to:

a. para que s irva de Co mprobante de Pago

b. para evitar colas y demor as en el Pago

c. para dar una imagen positiva de organ ización

14

RESPUESTAS A UTOCONTROL N~ 1

l.

úmero Afirmaciones Ve rdadero Falso

1 EL registro de proveedores es
una planilla de conlrol de com- X
pras . :

2 E n e 1 registro de proveedores
son importantes las referen- X
c ías co mercia les .

3 E n e l Kárde x de proveedores
se lleva el control de ex is te n- X
c ías .

2. Eternit Inscripción N2 156 E - 156

Colombiana Jnsc ripción N~ 74 c - 74

Fabricato Jnsc ripc ión N2 25 F - 25

3. L a Orden de Compra o Pedid o es un documento para

so l i c it a r a l proveedor seleccionado q ue envíe

la mer ca n c í a detallada.

4. c. para dar un a im a gen positiva de organización.

 15

3 . 4.4 Factur a

A unq ue la fact ura la e la b o r a e l prove e dor , es un docu mento im-

por ta nt e para el d epa r ta m e nto de Compras , porq ue :

legaliza e l Co m pr om is o de C om pra

da fe fe l r ec ibo de me r c anda

• ¡Eº1~~m p·r~~is~ ;e· ad~ui~ ;;· !_ ·. _ . _ . _ . _ . _ . _ . ___,

- · - · - . - cuando el pr oveedor fi rma la Orden de Compra~

:. . ·- ·-·- ·- ·- ·- ·1 ·-·
i y elabor a la fac tura _ . _ . _ · - ·'

Si no hay cu m pli m ie nto

se pueden origi nar confl ictos
co m erciales y legales

3. 4 . 4 . 1 C o nte n ido de una Factura

Nú m ero de la Factur a
1

No mb r e de le empresa y NlT
1

'."Júmero de la Ordc-n de Compra

1

Nombre del destinatar io

1

1 Cant idad y descripción de los t'l<'mentos

Va lo r es unita r ios , par c iales y total es

1
Descuen tos
1
F letes
1

Impuesto a las ventas (lmµo v<' nlas )

1

Recibido (acusc- de recibo)

1
16

A lgun as empresas no arch i va n las facturas origi na-

les e n l a Secc ión Com p r as , s ino solo un a copia c omo

h i s t oria y para futura s confr ontac ion es .

Po r qué?

Po r que

L as normas fiscales o d e Auditoría

exigen la factura original como so-
porte pro b a torio pa r a el pago de la
Orden d e P ed ido.

3. 4. 4. 2 Modelo de Factura

Se om i te a q uí el mode lo d e factura por ser amp lia-

in:· :, te conoc ido y de muy fácil m a nejo .

'
 17

AUTOCONTROL N! 2

l. Teniendo en c ue nta e l contenido genera l de una factura, disene una

que se adecúe a la empresa donde usted t rabaja .

• 2. Sena le conuna X la diferenciaentre cotizac ión y f ac t u r a

que crea Ud. sea m á s ca r acter ística .

L a factura relaciona elementos y da .valores; la c otizac ión ade-

más de esto exige que el proveedor ~sté inscrito .

L a cotización no implica ningún compromiso co mercial , l a fac-

tura sí.

La cotizac ión l a puede firmar c u alquier empleado,

la factura, Ja firma la persona r esponsable d e las ventas .
18

RESPUESTAS A UTOCONT ROL N'!.. 2

1. Empre sa
Contado
Bogo tá Factura N'!..
- -- - - - - - - - - -- -C r éd ito
----

Ca n t. Ref. o código Descripción V. Un itario V. Total

% I mpovcntas _ _ _ _ __

TOTA L $ _ _ _ __

Recibido

2. La co tizació n no implica n ingú n compromiso comerc ia l , la fac-

tura sí.
 19

3.4.5 Documentación p ara Impo r taciones

A unque el Se minario no está dirig ido a se ntar cá tedra sobre

Comercio Exterior, vale la pena, as í sea e n f orm a some r a ,

tr-atar , no de diagramar documento s , sino de e nunc ia r el pr in-

c ipa l que es e l Re gi st r o de Importac ión y, a la vez , dar- un pro-

ceso se ncillo d e cómo se hace un a importac ión para que e l es -

tudiante amplíe los conceptos con persona s o l ec t ur as espec ia-

liz a das.

3 . 4. 5. 1 E l Re gistro de Importaciones

Es el docu m e nto básico en este ti po de Gestión .

3. 4. 5. 1. 1 Contenido

Refc r-enc ia: Núme ro que el importador ten ga para co ntro l

interno de ped id os .

importador: La persona interesada e n la importación de l

artícu lo .

De: e iudad sede d e 1 importador.

e .e . o NIT: Cédula o núme ro de ide ntifi cación del impor-

tador o entidad .

Re presentante: Firma que repre senta e n Colomb ia al expor -

tador.

Exportador: Persona o entida d del exterior- que efectuará

la venta.

D e: D omicilio del despachador.

e o ns igna tar io: Age nte de Aduana o persona encarga da de re-

cibir l a mercancía e n e l puerto colombiano .

Clase de reembolso: '

Certificadas de cambio o no reemb ol s a-
20

ble, o r eembolso espe c ia l .

Se dice "No reembolsable" c ua ndo
la operac ió n no impli ca de sembol-
so de divisas al pa ís .

Aduana: C iudad en donde va a ser nac ionaliz ada la

mercancía .

Régim e n: Si es litre Importación o de Licencia Previa .

País de comp ras: Pa ís extranjero donde se efectúa la negc;>c ia-

c ión .

P aís de or igen: País donde se prod uce o e labora e l ar tículo

que va a ser importado , y/o se embarca.

Vía: S i el transporte de la me r canc ía es terres-

tre, marítimo o aéreo.

Unidad comc-rc1al: Kilos , ya r das , litros , piezas , etc ., en q ue

se facture la mercancía .

Cantidad: Úmero de unidades de un solo gé ne r o q ue so -

licita el importador .

Precio unitario: Valor de cada una de las unidades soli c itadas .

D escripc ión: Detalle claro , sintético y exacto de la mercan

cía que se desea importar .

Posición 1\ rancelaria: :\' umeral y pararte en que figura la mer-

cancía en el /\ rancel de a duan as .

Valor en dólares: Valo r total de las unidades q ue solic ite el im

po r tador, por pos ic iones con vert id o en dóla::-
re s de los Estados Un idos .

Tota l dólares: S uma del va lor de todos los artículos qu e va n

a importarse .

Valor total e n dólares: Igual al "Tota l dólares" en letras .

Paz y sal vo: No se neces ita actualmmte.

Depósito: 30% del equ ivalente en pesos colomb ia nos

sobre la canlidad que figur a como valor to-
ta l e n dólares liquida d os a l camb io de . . . .
 21

Va lor formula r io según recibo: No se necesita act ua lme nte ya

que el costo de cada formulario
es de $300. oo.

Consignación para pagos en el exterior: o se utiliza a c tua lmente.

Consulares: Los datos del recibo . 1% del valor F.O.B.

Firma del importador: Se registra la firma en Inco m ex.

Fecha y condiciones de reembolso: En primer término se a no -

ta la moneda de l a negociación ya sea en dó-
lares u otra au torizada. En renglón s iguie n -
te se pone e l valor total en la moneda de la
negociación.

En el espacio blanco se colocan las condiciones de r eembolso.

Por ejemplo:

reembolso dentro de los seis m eses siguientes a la fecha del

conocimiento de embarque . Cuando no se diga n las condic io-

nes de reembol so, el lncomex asume que el pago se h ará den-

tro de los tre in ta días calendario siguientes a la fecha de nacio-

na liz ación.

3 . 4.5.1.2 Destino del Original y duplic ados

El formulario tiene la siguiente distribución: Original para pre-

sentar e n la Aduana; Duplicado división de control de precios i~

ternacionales; triplicado pa r a presentar a la oficina de ca mbios

con la solicitud de licenc ia de cambio si. la hay; cuadrup licado

para pre;}-n tar al consulado; q uintuplicado para a uditoría gene-

ral a nte el lncomex; sextuplicado para archivo de la oficina re-

gicmal y i:;cpt ~:plic:auo para e l archivo de l importador o solicitar

modifi..:<-ciones o adiciúnes.
22

ORIGINAL
Se presenta en
la Aduana

de precios l n-
ernacionales
'--------~--' del
ll\COMEX TRIPLICADO
Estadística
y

Banco Comerci
Carta de
crédito CUADRUPLI-
CADO.
Para presenta
en el Consulad
'--------~--J de Colombia
en el país de em
barque de la
mercancía.

visoría Interna de /-------:--t

Importaciones.

importador
y facilitar
rectifica-
c1ones .
 23

e ~~~!?.!',!'!!,~~!
l. . ;; , 1 . .J . \lo.>del os en blan.:o ) dil igenciado

No.' 6255546 REGISTR O DE

IMPORTA CION

r lMflOlllTADO• DI
Ice D • IT
l
DI ""'11 01 COMll'•&
l
rEXPO• T&DCMI

,-lllCHtlHNTAlrllT( 0 A• [NTI: O(L (Xll'0At4DO• ce O NI T _,~PA ia Dll .... - ...

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C ANT IDAD
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OESCRIPCION DE LA MER CA N CI A ' 011CIO N
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DIL lt(IM~ SO

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JUN TA DE IMPORTACIONES

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FIRMA DEL IMPORTADOR

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24

No. 625 5546 RE GISTRO DE

IMPORTA CIO N

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INOVSTRIAS MINER VA L T OA
•• B OGOTA
1C C. O H I T
60 00 0 500 l
I SIC~T A:"'C q

GUY o. JOHN~ I NG.

••NEW YORK l llllilitt 0[ CONHIA
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60000 633
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ESTADOS
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UN IDOS l
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~ CLAIC DI: 1t n: NIOl..SO llf l tVllt

- CE ft T !FICAOOS DE CAMBIO LICENCIA PR EVIA l

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FIRMA DE L I MPO RTA DOR

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32
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VEA INSTRUCCIONES A L RESPALDO

,.,. , e • 10 1 . ,,
IS O 000 • 11
 25

3.4. 5.2 Proceso de Importaciones

Es un proceso bastante complejo .

El objetivo de esta parte es solo el de dar un con-

cepto global de los pasos a seguir.

Se precisa compl emen tar el estudio con la fuente que

se c r ea más conve n ie nte .

Pasos Oficina - Un idad

Solicitud de proforma 1 Compras

al Exportador o pro- 1
veedor del Exterior 1 Proveedor 1

A probació n de Ge rene ia Gerencia

Preparación de Licencia: 1 Compras

formu la rio l 1
e labor ac ión
ca nee lac ión de depós i-
tos .
proforma y ca tálogos

Radicación lncomex

Registro aprobado ¡..__ _ _ _ _ _ ___¡! compr as

1 1
Registro Consulado
Cart a de Crédito
Rei ntegro de Divisas
Solicitud Seguro

Proveedor e mb arca ....._________,! Proveedor l

Nacionalización
Registr o original a proba do
Factura consula do com er-
c ial.
F l etes
Manif iesto
26

3. 5 RECAPITL'LACION

facilita r el r egistro de proveedores

Funciones facili tar el archivo de p r oveedor es
de la llevar un récord de compras
documentación d isponer de los docu me ntos necesarios
para cada fu nción de compr as .
Servir de controles

Agrupación de tarje tas pa r a o r ga nizar

Kárdex las Compras .
y
Proveedores Se organiza: por mater ias pr imas
por productos sem ie laborados·
por produc tos terminados

Solicitud al proveedor seleccionado para

Orden que envíe la mercancía detallada .
de
Compra St hace después de ana lizar y ap r obar la
cot izac ió n u o fe r ta .

Factura Í Re lación de los e leme ntos con sus va lores

l_pa r a ser pagados po r el comprad or

Son las compras a l Exteri o r.

T ie nen un tratam ie nto d iferen te, c iné ndose
Importaciones
a normas gube rna m e nta les de acue rd o , al
Rég imen de Im portac io nes , E xpor taciones
y Ca m b ios.
 27

3. 6 AUTOEVALUACION FINAL

3. 6. 1 Hay criterios opuestos en cua nto a l a utilización de docu men-

tac ión técnica e n la empresa. Estudiando con ate nción los si-

guientes conceptos encierre dentro de un círculo la letra co-

rrespondiente al concepto que más se ajuste a los Principios

de Adm inistración.

a. La documentación téc nic a facilita la c r eación de pasos y

controles que e ntorpe ce n la labor de Compras .

b. La prolüeración de documentos en las empresas simplifi-

ca el t rabajo de los empleados agilizánd ose el trámite.

c. El número de documentos depende del tamafio y compleji -

dad de la empr esa , y busca únicamente normalizar l o ne-

cesario para el trámite administrativo .

..--
d. Las personas buscan permanecer en la empresa haciendo

sus puestos de trabajo difíciles debido al gran número de

documentos que se inventan a diario .

e. La documentación téc nica debe ser creada de acuerdo a

las necesidades de cada persona , habiendo tantos documen-

tos cuantas operaciones realice la empresa.

3 . 6. 2 Luego de leer cuidadosamente las proposiciones que vienen a

con tinuación, esc riba dentro del paréntesis una- F si es falsa

o u na V si es verdadera.
28

E 1 kárdex de proveedores permite organizar Las compras

con el fin de seleccionar los que ofrezcan mejores pro-

duc tos y precios razonabl es .

Antes que en La calidad de los productos d e bem os fijar-

nos en Las referencias come rciales y banca rias de la

empresa o ferente .

Los docum e ntos q ue se exigen al proveedor (balances,

registros, etc . ) son para que ellos paguen e1 impues to.

El registro de las c o mpras pP.rrnite Llevar una !'loja de

vida de los proveedores y cal3ificarlos e1: 6 p~imos, re-

gulares y descartabLes.

3 . 6. 3. Escriba al frente de estas frases que de"..:'~?. r. una acción ar1 m:n .~~ ­

trativa , el documento que se utiliz a en cada caso particular .

a. Com pras solicita precios

de artí culos

b. Se exi ge que esta so licitud

solo sea a Los proveedores

inscritos

c. Ordena q ue envíen mercancía

.
 29

d. E L proveedor r elaciona

elementos y precios

3. 6. 4. A continuación vie ne un es t ud io de caso de una emp r esa.

a. Lea e l caso m uy dete nid amente .

b. Haga e L diagrama d e operaci ones que rige a es t a

e mpresa e n La act ualid ad.

c. Diagrame una s operaciones más func ionales que tiendan

a disminuir l os costos.

d. Elabore el estudio de costo ac tual.

e. Presente un es tu dio comparativo de c ostos y i-educci ón

de Los mismos.

(
30

CASO MEJORA DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y ANA-

LISIS DE COSTOS :

La empresa manufacturera CHERQUIL, dedicada a la indus -

tria electróni ca c re ció rápidamente en el período de 1972 a

1 975 . El Departamento de Compras se expandió conjuntamen-

te con las demás fases del negocio .

Estaba manejando un programa cuya magnitud se ha bía dobla-

do, con un aumento de personal equivalente solo a un 70%.

No obstan te, el director de compras estaba preocupado por la

constante elevación del costo de las compras, tanto compara-

do con los gastos totales de compr as como por cada pedido emi-

tido . Había realizado diversos cam bios e n los equ ipos y en los

métodos para acelerar el p r oced imiento , pero no deseaba sa-

crificar el estr icto control que estaba establec ido en el siste-

ma .

Se elabor aban unos 2. 000 pedidos semanales . El sistema en

vigor, tanto para los a r tícu los de producción como para los de

consumo era e l s iguiente:

Todas las compras se realizaban sobre demandas que tenían

su origen en los departamentos operati vos o en e l a lmacén.

L a fórmula del requerimiento se hacía por duplicado , retenien-

do la copia e l que emit ía para su propio reg istro . Esta fórmu-

 31

la de r e que rimiento contenía una informac ión muy completa

que facilitaba al departamento de compras los datos necesa -

rios para confeccionar el pedido que daría lugar la autoriza-

ción de dicha compra.

Formaba parte de esta política el poner precio a los pedidos.

En los art ículos que se pedfan por primera vez se uti liza.ba

una fórmu la requiriendo una cotización y en los repetitivos,

los pr ecios e r a n comprobados cada seis meses .

De otra manera, eran utiliz a dos los precios del pedido a nterior

y si un proveedor modüicaba slls precios , debería hacer una

nueva oferta. El núcleo del sistema e ra el propio pedido e n sí.

Este consist ía en un formulario del que se sacaban de una vez

once copias, que servían pa r a diversas func iones;

El original y e l de aceptación del pedido eran enviados al

p r oveedor. Esta copia , firmada por e l vendedor, era de-

vuelta a CHERQUIL como prueba de que e l ped ido había

sido aceptado, con un compromiso de fe cha de entrega ,

pasando a ser a r chivada con la copia de trabajo del de-

partamento.

'Tres copias m ás e r a n retenidas por e l departamento de

compras; una de ellas Gra coloca da e n un archivador, con

e l reque rimie nto ordenándose por secuencia numé r ica .

_j
32

Esta era la C OPIA d e TRABAJO de l d e parta mento . 'Foda

d oc umen ta c ió n y c orres po nde nc i a refere nte s a l pe dido

iban a c umulá nd ose e n e l a r c h ivador. Cuando el ped id o ha -

b ía s ido r ea l izado, el archivador e r a tras la d a d o a un ar e ~

v o de pedidos se rvidos , d e esta mane r a , e l a r c hi vo n u m é -

r ico pr oporc ionaba constante m e nte un r e g i stro de' tod os

los pedidos pe ndie ntes. L a segunda c opia e r a arc hi vad a

por ord e n a lfabét ico , seg ún el no mbre de l pro vee dor . Es-

ta c opia e r a d es truid a c ua ndo l a copia d e l a r c h ivo n u m é-

rico era r etira d a d e l g r upo d e pedid os p e ndi e n tes. La te r -

ce r a copia e ra u ti li zada pa r a fine s de contro l del s e r vic io.

Otr a cop ia e r a r e mitida a l o rigen d e l reque rimie nto c o mo

not ificac ió n d e que hab ía s ido ate ndido e l pe dido y ot r a co-

p ia a co ntr o l d e pr oducc ió n para fac ili ta r la p r o gramac ió n.

C ua tro copias e s ta ba n des t inadas a l depa r tame n to de Al m a -

cenes . C ua ndo se r ec ibían los m a te riale s, una d e e llas e r a

utilizada com o informe de rec epc ió n. Otra e r a e n viada di-

rec ta m e nte a l D e pa r ta m e nto d e Co mpra s y o tr a e r a r e te ni -

da com o r eg ist ro d e r ecepc ió n. D os copias acompaf\aba n

a l as m erca nc ías a l d e partame nt o d e ins pecc ió n, ut ili zán -

dos e una d e ellas como inform e de inspe cc ió n de com p r as

ce rtificand o q ue la ca lidad e r a ac eptable o si r vi e nd o c omo

 33

base para el rechazo. Si los materiales era n aceptados

la cuarta copia iba con éstos a los almacenes o departa-

m e nto s usuarios para identificación de la expedición.

La undécima copia d e l pedido iba al departament o de con-

tabilidad para ad vertirle del e ncarg o , evitando con ello

la confección de un re s umen diario de gastos.

A los proveedores se les exigía que enviaran sus factu-

r as por duplicado, yendo una direc tamente a contab ili-

dad mie ntras la otra pasaba a ser c omprobada con e l

informe de recepción y con copia de Tra b ajo del pedido

para verüicar la exactitud de cantidades, precios y con -

diciones; e ntonc es era pasada al departa m e nto de co nt a -

bilidad como autorización para el pago .

E l proc edi m ien t o del con trol del servicio esta b a delega-

do a los depa r ta men tos us ua rios que se r espo nsabiliza ba n

de los pedidos que ellos mismos hab[an emitido.

El costo de em is ión y control de s ervicio de pedidos se

e le vaba a $20 . 000 semanalme nte.

Un 20% de los pedidos que se emitían e r a n por valores

infe rio re s a $ 100. OO. Casi t odos ellos se halla ban e n la

categoría de suministros de consumo. El 70% se repar-

tfa en veinte firmas provee doras locales.

34

Y el 10% r es tante en ci nco proveedores e spec iales.

Et 70% de los r e que rimientos eran de ca r acter repe-

t itivo en cuanto a artículos y cant ida des .

E l 10% de los pedidos c onstituía el 60% de l os gastos

tot ales y e l 20% y 70% e l resto por par tes igua l es:

Fundándose e n estos hechos, el Gerente de Compras

solic itó y recomendó una revisión de los procedimien-

tos y un aná lisis de cos tos .

Soluciones:

Compare s us respuesta s co n las que aparecen e n las

pági nas s iguientes.

 SECCION COMPRAS GRAFICO A (método actuo l )

CONTABILIDAD
ORIGIN AL
11
7

8----
CONTROL DE
L------11~ PROOUCCION

CONTROL
DE

E XISTENCIA S
36

0•1 ordlico onterlor .. deduce·.

GRAF ICO B
ME TO DO PR O PUE ST O

O R IG I N A L

----------11~ 1 ALMACENE S

CONT ROL DE
EXISTEN CIAS
 37

Una de las posibles soluciones puede ser la disenada en el gráfico B.

Cada estudiante podrá hallar una fórmula de simplificación.

El diagrama quedaría así:

El original de compt'as va al proveedor.

El proveedor envía factura y elementos junto con el original.

Una copia queda en el archivo de compras.

Almacenes y Control de Existencias reciben información.

Al recibir Almacenes la mercancía, esta produce un documento

que es el comprobante de ingreso que se envía a contabilidad.

ESTUDIO COMPARATIVO DE COSTOS

COSTOS ACTUALES
2 . 000 pedidos X $10. 00 c/u $ 20.000. 00

Un mes serían 80.000. 00

Un ano (50 semanas) 1, 000. 000. 00

Pedidos menores:

20% de 2. 000 = 400 X 10 $ 4. 000. 00 semanales

16. 000. 00 mensuales

200. 000. 00 anuales

38

Analizando es ta informac ión podemos deducir :

A. Sup rimir l os pedido s para valo re s menores de $ 1 OO. 00, hacerlos

efec tivos por Caja Menor o Fondos R o tatorios.

B. L os pedidos repetitivos hacer uno solo se manal para las necesi-

dades de pr od u cción.

C. Aplicar e l s i stema B para e l 10% de los ped id os , rebajand o consi -

derab lemente los costos ; sin temor a equivoca rnos podríamos

r ebaja r e n u n 5 0% e 1 costo administrativo.

Ent onces qued aría :

COSTOS ACTUALES

A. 10% de pedidos 200 valen $ 1 2.000 .00

20% de pedidos 400 va len 4.000.00

70% de pedidos l. 400 vale n 4.000.00

TOTAL $20 . 000.00

===== == === ===
B. Como el 70% de los pedidos que se h acen son de carácter r e petí-

tiv o podemos e liminarlos l o mismo q ue el 20% que son menos de

$ 1 00. 00

Los pedidos repetitivos deben inc Luirse en la nueva programación

qu e quedaría as í :
 39

70% de 2. 000 = l. 400 De estos l . 400 el 700/o son repetitivos:

l. 400 X 700/o ª 980 quedarían:

1. 400 - 980 = 420 pedidos.

10% de 2. 000 = 200

200 X 70% = 140

200 - 140 = 60 pedidos

20% se elimina

La nueva programación de pedidos y sus costos ajustados, quedaría

así:

20% de pedidos eliminado -o-

70% $4. 000 - 2. 800 = 1. 200.00

10% $12. 000 - 8. 400 = 3. 600.00

TOTAL $4.800.00

Ahorro con la nueva programación:

20. 000. 00 - 4. 800. 00 = $15. 200. 00 semanales

y en el ano 50 semanas $660. 000. 00

============
40

NOTA:

El 70% de pedidos rut inarios al eliminarlos hemos s upue sto parale lamente que

el val or o cos to se reduce en ese mismo porcentaje.

OBSER VACION :

El participante puede hacer otro análisis y presentar el resultado, enfocando

e l problema desde otros puntos de vista.

La conclusión unánime es de que en esta empresa se está a busando de la

documentació n técnic a y p or lo tanto los cos t os son excesivos . Cualquier

reducción por encima del 50% es aceptable.

 41

3. 7 BIBLIOGRAFIA

l. C . T . Documentación Técnica.

Sección Compras .

Gobierno Nacional. Régimen de Importaciones y cambios - Legislación

Económica.
 SENA
División de Programación Didáctica

ge~ión de existencias

.COTIZACIONES Y LICITACIONES

Unidad autoformativa No 4
Servicio Nacional de Ap r e ndizaje SENA
Subdirecc ión Ge neral de Ope r aciones
División P rogr amación Didáct ica
Bogo tá - Col ombia
Febr e r o de 197 8

COTIZACIONES Y L ICITAC ION E S

Uni dad A ut oformativa No. 4

Elabo r ada por: Héctor Castro

Corrección y Adaptación Didáctica : Carl os Tarq ui no

"Prohibida La pub licación t ot al o par c i al de es te docu ment o sin La a uto r iza -

c i ón expresa del SENA " .
 '

CONTENIDO Página '

4. 1 OBJETIVOS

4. 2 AUTOPRUEBA DE AVt\ CE 2

4.3 INTRODUCCION 3

4.4 DESARROLLO 4

4. 4. 1 Cotizaciones 4

4.4 . 1.1 Contenido de l Formato 4

4. 4. 1. 2 Modelo de Formato 5
4.4.1.3 Análisis de Cotiza-:ione s 6
4 . 4 . 1.4 Modelo para el Anális is 6
4.4.1. 5 Pasos para una Cotizac ió n 8
4.4 l. 6 Diagrama de una C o tizac ión 8

4. 4.2 Lic ilacione s 12

4.4.2.1 Proceso d e Licitac ión 13

4.4.2.2 Clas ificac ión de las Licitac iones 13

4.4.3 Compra por C otizac ión o po r Lic ita c ió n ? 14

4.5 RECAPITULAClON 15

4. 6 AUTOE VAL UAC ION FINA L 16

4.7 DlBLlOORAFIA 23
4. 1 OBJETIVOS

Cuando usted haya terminado de estudiar la presente U nidad Autoformati-

va, podrá:

4. l. 1 Difere nciar los conceptos Cotización y Lic itac ión, de acuerdo

con sus caracte rísti cas peculiares.

4.1 . 2 Elaborar documentos sobr e Cotizaciones y Licitaciones.

4. 1. 3 Tramita r correctamente estos documentos.

4 . 1. 4 Preparar c uadros de estudio y a nálisís c omparativos de pro-

veedores.
.; . 2 A t.: T OP R UEBA DE A VA CE

S i c ree que C'l tem a de esta Unida d le C'S su fi cie nteme nt e conoc ido y sa-

bido , procure con tes ta r las p r eguntas de la Au toe va l uac ió n F inal. S i las

contesta co rrec ta mente puede considerarse preparado para la siguie n te

Unidad; de no se r así, es tudie la presente Unid ad.

 3

4. 3 INTRODUCCION

Un paso más e n nuestra Gest ión Compr as.

D e nt ro de l proceso no rma l de las C ompras encontra mos una operac ión

rutina ria: solic i tar a l os proveedo res cantidades y va lores de los a rt ícu-

los que la e mpresa co nsu me . Esta operac ió n se lla m a Cotizar.

Este se r á e l primer punto que estudiaremos hoy, y su im por tancia no se

desconoc e , pues e s un paso obligado en e l proceso de -Compra, y e l saber

hace r o r ecibir una Cotizac ió n es punto i mpor ta nte e n el é xito de la em -

presa.

Un segundo punto será el proceso de Licitac ió n que es una form a mucho

más comp l eja y tec nificada de cotización para cuando se h ace n c omp ras

e n g r a ndes cantidades o con gran inve rsión .

Se ha inc luído en esta Unidad e l tema de las licitaciones , tenie ndo como

or ientación las que se llevan a cabo en las empresas oficiales , porque

puede ser una guía p a r a usted, bie n sea porque su empr esa pueda ha c e r

una licitación, o bien, porque su empresa puede es tar e n condic iones de

partic ipar en lic itac iones ofic ia les o pr ivadas .

4.4 DES !\ H ROL LO

4 . 4. 1 Co ti zaciones

__- f' r·od uctos

h ace ofertas _...g{Jbr<" y > a sus clientC'S
U PR O V EED O R - -- - - -- - -• - - - - - - - . . f>rCC" Í OS

r1 - - ---------------- ------------------,1
1 __,p or política dl' Ml'rcado 1
1 Se hace n __--.- 1
1 ------.Por so l icit ud dC' los Cl ientes 1
1 1
L------------------ - --------- ----- - - -~

4 . 4 . l. 1 ContC'ntdo drl Formato de Cotizac ión

HC'ferencia o Código del Clie nte

1

Ca ntidad
1

Unidad
1

Des c ripc ión

1
Va lo r un itari o y tota l
1

Plazo de e ntrega
1
Luga r de e ntr e ga
1
Modalidad y Condic iones de Pago
1
Transpor te. . .. . etc .
1
 5

4 . 4 .1.2 Modelo de Formato para Cotización

No .
SOLIC IT UD DE COT IZAC ION LUGAR
Dependen c ia: FECHA

Requisición No. Procedente de:

Ref:
De fe c ha : Con destino a:
Senor(es)
A Lentamente solic itamos a Ud( s ). ta cotiz ac ión d~· los elc- menlos rc- lacionad osaeonti-
nu:ic ión , c iné ndose a las calidades, precios, espec if1cac iont-s y cond ic ioncs <'sti p u laJcts .
ua~ct. ESPEC IF ICACIONES VA ' l"I R
Can tid.
m e d. Unitario Total

--'--
NOTA : L a presente cotizac ión d ebe e nviarse e n sob r e c errado al I. C . T .
O fic ina No. has ta el día a las

PARA USO DEL PROVEEDOR

o ACEPTADA o RECHAZADA
Direcc ió n: T e l: Acta dc Ape rtura No . de l
---
Lugar: Fecha: de 19

F irma y se llo F irma Autor izada Empr esa

6

4 .4 . 1.3 Anális is de Cotizaciones

Cuando se solici ta o se d a una Cotización, e sta d e-

be es ti pu larse a l m íni mo , si n o l vid a r ning ún ras-

go o caracte r íst ica básico:

De la i nfor m ación depe nde el éx ito o el fr aca so

de la Co m pra

El a nál isis de las cotizaciones se basa funda m ental -

ment e en dos var iables:

CALlDA D y P R EC IO

Los p r oductos baratos

no son s iemp r e los mejores

La selecc ió n de Cot izac iones es la La r ea m á s árdua

y d ispe nd iosa para un .Jefe de Co m pras .

S u p rinc ipal herram ie nt a :

e la b orar un cuadro ad icional:

"Aná lis i s de C om p r as o de P roveedores"

Se a gr upa n las d is li ntas cotizac io nes

para fac ilitar la toma de d ec is io nes

A lgunas veces cua nd o hay

mucho conoc imient o , se pue-
de cot iza r por teléfono , pe r o
con vi e ne de jar consta nc ia es -
cr ita .

4 . 4 . l. .¡ l\1od e lo de hoja de A ná l isis de Cotizac iones

 Empresa ANA L IS IS DE COMPRAS O PROVEEDORES (Resumen de Cotizaciones)
lo. 2o. 3o. 4o:
Ca nt. Art ícu los Parcia l Total Parc ia l Total Parcial Tota l P a r cial Total

n
\

Valor B ru to
Descue ntos
lm ove ntas
Valor t ota l neto
Fec h a de e ntre a
Observaciones:

,__
~
____
8

4.4.1.5 Pasos e n un Proceso d e Cotizac ión

El us uari o eleva r e qui s ic ió n

a Contr ol d e E xistencias

Control de Ex is te ncias
soli c ita a Compr as
Cotlzar

Compras
pide Cotizac ión
a proveedor es

>

Proveedores
envían la Cotizac ió n
a Comp r a s

Co mpra s aprue b a Cotización

Envía Orden d e Comp r a
a P r o veedor

ProvC'edor
envía la merca nc ía
a l Alma cé n

A l ma c é n in forma a
C ontrol d e Existenc ias y
E ntrega a usuario

4.4.1. 6 Diagr a m a de Flujo con los paso s para la Cot izac ión
Empresa---..,,.------ DIAGRAMA DE FLUJO Comp ras por Cotizaciones

Us uario Control" Ex is tenc ias Compras Almacén Proveedor

2 cotizaciÓn

PEDIDO COTIZACIOH

APR~:ADA ....
COTIZ/l!Cl. . -_Ofl~- ~~~><=1~------~~~~~~-+-- ~-~~~•
V
CONTROL
DE
INGRESO

RECIBO DE ORDEN O
MERCAHCIA
..-t=~f=~~~~~~----~....+~------------------...¡..----.l 1N GRESO
PEDIDA
10

AUTOEVA L UAC ION N'!. 1

l. Le a a tent ame nte las pro pos iciones adjuntas y marq ue la que conside-

re correcta, encerrando con un círcu lo la letra correspondiente .

Las Cotizaciones l as consideramos dentro de La Gestión Compras,

co mo:

a. D ocu men to negociable

b. Ofertas d e b ienes y servic ios sin compromiso

c. Med ios de infor m ac ión de prec ios del mercado para poner pre-

cios .

d. Un medio de ag iliza r el Kárdex de Proveedores

" 2. Dada la s iguiente l ista de variables , identifique las dos más importan··

tes al hacer un a ná lisis de cotización, subrayando las palabras q ue c o -

rrespondan:

Empresa

Fecha

Calidad

Boni ficación

Descue nto

Precio

Cantidad

Durac ión

Seguridad
 11

RESPUESTAS AUTOEVALUACION N~ 1

l. (B O fertas de bienes y servic i os s in compromis o .

2. Las dos variables mas importantes son: Calidad y Precio .

12

4.4.2 Licitaciones

son un IPROCED(l\1!E'ITO 1

por el c ua l

l l 1':A C'.\1PRES;\I

1 SE LEC C IONA 1 entre va ri as ofe rtas

l 1a de m ayo rC' s gara ntías 1

lta m ás adC'cuada a las ncces idades 1

Estas oft'rtas deben ser hC' c has

solo po r personas o empresas: E- debidamente r egistradas

- de r econocida sol vt•nc ia
eco nó mi ca
- de sol venci a moral

Cualquier emprt'sa pucdt' ha ce r

li citac iones. Es to solo 1kpt•nde
d<.':

a) tamal'lo de La e mpresa
b) bien o servicio licitado

En Colombia las li ci taciones , generalmente, las rea lizan las

empresas o ficiale s, regidas por decre t os , leyes, re sol uc io-

nes , . .. y luego de un estudio técni co - juríd ico.

 13

4. 4. 2. 1 Proceso de L icitación

Orden
de
A pertura C OND lC IONES
GERENTE - De qué trata
- Cantidad
- C a lidad
H Memorando J - Req uisitos de
Los líe itan tes
~

Re s olución
- Lugar - sitio y
h ora de ape rt ura
y de c ierre .
,_. PUBL ICACION
e n un pe riódico
d e a mplia
- Forma de pago c irculac ió n
- Póliza de cumpli-
mie nto y ga r a ntía
!
- Plazos Entrega
- Anteproyec to en
- N~ mínimo para sobre ce rrado
ser desierta.
~
Lega liza e ión C ierre
del de
Con trato Lic itac ión /(
(Pólizas)

"'1 ADJUDICAClON ¡""-- A nális is

1 ACTA
y
C lasi ficac ión J
4. 4. 2. 2 Clas ificac ión de las Licitac iones

' PUBLICAS 1 y 1 PR IVADAS 1

- -- ·- *-· - ·- . - ·- · _ _¡:::: __ - ·- ·- ·- ·-
1 P r oc eso 1 ¡ Sol o pa r a un grupo
i Sofis tic a d o i ! ce rrado de provee-
L--- - · - · - · - ! dores.
:....... -·-· ·-·
~egú.nia éW:~tí'a-Y·
! c lase
- -- -- ·- ·-
de . bien o se rvi- ¡
¡;:·-¡
!

1 c i o qu e se va a adqui- ·
i rir. ~
·- - · - ·- · - · - ·- ·- ·-
14

4.4. 3 Compra por Cotizac ió n o por Licitación?

C ua nt ía Re quis itos

Gastos hasta $1. 000 = una c o tizac ión

pa go por Caja Menor

Gastos d e $ 1. 000= tres cotizaciones

a Pago por Orde n de Pedido
$5 . 000=

Gastos ti c $ 5. 000= tres cotizaciones

a firma d e l S ubgere nte
$20 . 000= pago por Orden de Compra

Gas tos de $ 20.000= tres co tizaciones

a fir ma del Gerente
$ 1 00.ClOO= pago por Orde n de Compra

Gastos de $ 100 . 000= tres cot izac iones

a a probac ión de Junta Direct iv a
$11 ººº· 000= Lic itación privada

Ga~tos mayores de Lic itac ión Privada o

$ 1 1 000. 000= Pública , según normas
 15

4. 5 RECAPITULACION

Ofertas de los proveedores: { p rod~ctos

prect0s

jPor política de mercado

o por solicitud de l os clientes
Cotiza e iones
escrita
Clases
{ verbal

A ná lisis d e { a ) Permite una visión general

Cotizaciones b) Facili ta las decisiones

Procedimiento de. selección

e n tre varias ofertas:

Licitaciones
l a) la que tenga mejor garantía
b) la q ue mejor se ajuste a los
requerimientos de l a empresa.

empresas registradas
Quie nes pue - con solve ncia econó mica
den ofrecer { con sol vencia mora l
e n ig ua !dad de opurlun idadr.;:;

C lases Públicas
{ Privadas
16

4.6 AUTOEVALUAC lONF INAL

4. 6 . 1 Luego de leer atentame nte , coloque al frente de cada enun c iado

la palabra Ve rdadero o Fa lso, según corre sponda .

a. L a Cotiz ac ió n es un d ocumento

negoc iable y tra nsferib le .

b. Las cot izac iones permiten cono-

ce r y a c tua liz a r p r ecios del m e r -

cado .

c. La diferenc ia entr e una cotiz ac ión

y un a lic itación la d a el valor de

la compra .

d. E n e l a nálisis d e cot izac iones es

muy importa nt e tener en c uenta

los precios y la ca lid ad .

e. L as licitacio ne s públicas no d e-

ben ser conoc ida s sino por un re-

d ucido grupo de proveedores.

,, 4 . 6 . 2 Lea y escoja la propos ic i ón que sea verdadera e n relación con

e l e nun c iado, coloca ndo un a X fren te a la que haya e legido .

a. El a n ális is co mpa r at ivo de proveed ores se

hace co n base e n la a ntiguedad de la empresa .

b. La calidad de artículos y p re c i os r a zonables.

 17

c. Las influe nc ias de los us uari os

d. Los prec ios más baios cotizad os

e. Los descuentos y formas de pago

4. 6. 3 La Empr esa dond e usted trabaja va a modernizar c;u cafete-

ría pa r a s uo; obreros y emp leados, para e ll o e l gerente orde-

na compr ar lo s iguiente:

1 - Mostrador a uto-servi c io

2 - Ma rmitas e léc tri cas de 40 galones de capacidad

l - Cua rto frío para r e friger ación

- Cua r to frío para congel ac ión

Las ca r acte rísticas de los eleme ntos son :

a. Mostrado r de au to -servicio de 6 . 00 mt s de largo por

l. 00 de ancho y O. 85 de altura con tapa de acero inoxi-

dab le ca libre 16 c m s . bordes red o ndeados y con secc io ne s

para alimentos ca lientes y fríos .

b. Marm itas e léctr icas de 40 g a lo nes fa bricados en lá mina

de acero inoxidable ca libre 16 de 6 . 000 va tio s c/ u, contro-

lada s por termostatos pa r a graduac ión de calor y termó-

m et r o para control de temperat ura de 82 cms . de diámetro

por 90 c ms. de a lto .

c. C ua r to frío pa r a r e friger ación temperatu r a de 2 ;; 3ºC . so-

bre cero, ais la mie nto con icopo r o s im ilar de 4" de espe -
18

sor, equipado con una unidad ab ierta de 1 1/2 H. P . en

acero inox idable , in terior lám ina galvanizada cerradu r a

de seguridad pa r a abr ir desde ade n tro y por fue r a , pi -

so en baldosín , iluminación interior . E l cuart o de b e te-

ner las s iguie n tes d i mensiones: 3. 0 0 X 3. 50 X 2. 50 mts .

y entregarse func ionando.

d. Cuarto frío para congelac ió n prov isto de ganchos para co l-

gar ca r ne , temperatura de JOºC bajo cero , ais lamiento

de 6" equipado con compresor de 3 11. P . debe te ner las

sig uientes d imens iones: 3. 00 X 2. 40 X 2. 50 y e n trf'garse

funcionando .

Se C'nvían cot izaciones y responden t r es firmas con los res pec -

ti vos prec 1os .

A n tá r t ica Po lo ur t c Cc.:!,)nibi•l

1 Mostrador 1 04 . 300 103 . 200 100 . 000

2 Marm itas 52.500c/u 65. 000 e/u -tB. 000 r /u
1 Cuarto f río
refr igerado r 225 . 000 245 . 000 200. 000

1 e ua rto frío
conge lador 24 0 . 000 3 15. 000 3 00. 000

Ol ~SE RVAC I ONES:

Impuesto a las ve ntas 15%

l~l'r 11a de t>ntrega : An tá r tica 60 d ías después de ap r oba da la

lic itac ión .
Pol o Nort(' : fl O d ías
Co lombia: 120 dí::1s
 19

Forma de pago: Antá r t ica 50% a l a firm a de l cont rato y 50%

a la te r m inac ió n; las dos r estantes contra
e ntrega .

Póliza de gara ntía por 90 d ías de 5% s obre e l valor de la co-

t ización.

Con es ta in fo r mac ió n usted de be elabo r ar:

a) las coti zac iones e n s u fo rma to de a ná lis i s

b) e l a ná li s i s co m para ti vo

c) y el i nforme a l Comité de Co m p r as .
20

RESP UESTAS AUTOEVALUAC ION FINA L

4. 6. 1 a. L a cotización es un document o
falso
negocia ble y transferible.

b. Las cotizaciones permiten cono-

cer y a c tua li zar precios de l mer- ve ·r dad ero

cado .

c. L a dife r e nc ia entre una co tiza ción

y una licitación la da e l valor.de verdadero

la compra.

d. En e l análisis de cotizaciones es

muy impor la nle tener e n cue nta ve rd ade ro

los prec i os y la calidad.

e. L as licitaciones públicas no de-

be n ser c onocida s sino por un re- f a 1s o

ducido grupo de proveedores.

4.6 . 2 b. la ca lida d de a rtícu los y pr ecios razonab les . X

 ANA L IS lS DE COMPRAS

Antárt ic a P o lo Nor te Colombia

Ca nt idad
V .pa r c ial V . Total V. pa r c ia l V. T otal V .parcial V. Total
l Mos tra do r a utose r v icio
s egún e spec ificac io nes 104. 300 103.200 100.000

2 Marmita s 52.500 105.000 6 5.000 130.000 48.000 96.000

1 C ua r to fr ío r e fr ige r ador 225.000 245.000 200.000

1 C ua r to frío congelad o r 240.000 3 15.000 300.000 ....

o
{/l

"C
e:
Valor Total Bruto 674. 300 793 . 200 696.000 :l
o
Ul
D esc ue nt os - - - lll
'<
lmpoventas 15% 101.1 45 118. 98 0 104 . 400 C1'

Va lo r Total Neto 77 5 . 445 912. 180 800 .400

Fecha d e entrega 60 d ías 90 día s 120 d ías

OBSERVAC IO E S:

Forma d e pago: Antár tic a 50% a la fi rm a de l cont r a t o y 50% a la e ntrega,

Po lo No rte y Co lo mbia a la E nt rega .

N
....
22

c) PRESE TAC ION AL COMITE DE COMPRAS

1. Se puede observar que c umplidos los requisitos los

prec ios más favor a ble s a la Empresa son los q ue co-

ti za Ant á rtica.

2. E n e l Kárdex de Proveedo re s esta Empresa tien e m uy

buen récor d y hasta la fecha ha c umplido con s us com-

promisos .
 23

4. 7 BIBLIOGRAFIA

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA . Dec reto 150 de 1976.

 · · SENA
División de Programación Didáctica

.ge~ión de existencias
ALMACENES Y BODEGAS

Unidad autoformativa No 5
Servicio Nacional de Aprend i zaje SENA
Subdirección General de Operaciones
D ivis i ón Programación Didác tica
Bogotá - Colombia
Febrero de 197 8

ALMACENES Y BODEGAS

Unidad Autofor mativa No. 5

Elaborada por: Héctor Castro

Corrección y Adaptación Didáctica: Carlos T arquino

"Prohibida la publicación total o parc ial de este documento sin La au toriza-

c ión expresa del SENA" .
 C O I!llT.JB:111Iln»O

5. 1. OBJETIVOS

5. 2 . AUTOPRUEBA DE AVA NCE

5. 3. INTRODUCCION

5. 4. DESARROLLO

5. 4. l. GENERALIDADES

5. 4 . 2. PRINCIPIOS DE ALMACENAJE

5. 4 . 3. ORGANlZACION ADMINISTRATIVA Y FISICA

5. 4. 3. l. FUNCIONES DEL ALMACENAMIENTO

5 . 4. 3. 2. CENTRALIZACION - DESCENTRALIZACION

5. 4. 3. 3 . ORGANIZACION FISlCA

5. 4. 4. CONTROLES ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES

5. 4. 4. 1. CONTROL DE EXISTENCIAS

5. 4. 4. 2 . PROCESO DE COMPRA Y ENTREGA

5. 4 . 4. 3 . COMPROBANTE DE INGRESO

5 . 4. 4. 4. COMPROBANTE DE EGRESO

5 . 4. 4. 5. OTROS CONTROLES

5. 4 . 4 . 6 . CONCILIACION POR CONTABILIDAD

5. 5. RECAPITULACION

5. 6. AUTOEVALUACION FINAL

5. 7. BIBLIOGRAFIA
5. 1 OBJETIVOS

Una vez que usted haya concluído el estudio de la presente Unidad, podrá:

5. l. 1 . Organizar los espacios físicos de un almacén o bodega.

5. l. 2 P la near y Organizar la parte Administrativa de una bodega.

5.1 . 3 Disenar y Establecer la documentación técnica propia, como

Control para el correcto funcionamiento del almacén o bodega.

2

5. 2 AUTOPRUEBA DE AVANCE

S i el conte nid o de esta Unidad Autoformat iva ya le es conoc ido, in tente

r esponder la A utoevaluación Fi nal sin errores . Si lo consigue , Ud. está

a pto para seguir a la siguiente Unidad . S i fa lla , estudie és ta .

S. 3 INTRODUCCION

Con esta Sta . Unidad de A utoformación llegamos a un aspecto interesan-

te de la Gestión Compras: el A Lmacenamiento.

La rotación de la mercancía, el maneio de inventarios, los costos eleva-

dos, la congelación de capital, son algunos aspectos que se tratarán en

esta Unidad, buscando la optimización del A Lmacenaje.

Corresponde a Ud. verificar la importancia de estudiar estos conceptos ,

de dominarlos y de hacer se ntir la necesidad de su óptima utilización en

su empresa, porque, muchas veces, se dedica mucho más tiempo a otras

funciones que a racionalizar el almacenaje, evitando que su mala adminis-

tración inc ida directamente en La economía de La empresa.

 4

5. 4 DESARROLLO

5. 4 .1 Generalidades

En el l enguaje popular y técni c o s e confunden los términos AL-

MA CEN y BODEGA. Parece que no hubiera diferencias, y se

les da e l tratamiento de Sinónimos.

Para nosotros:

Almacé n es todo espacio autor izado,

demarcado o cons trufd o para la espe-
ra de materiales que van a se r utili-
zados en la producc ió n o vendidos.

A lgunos dife r e nc ian:

A lmacén: lugar de guarda para la ve nta y distribución

Bodega : lugar de guarda para e l proceso de producc iór

L a importancia que tiene e l Almacenaje solo se puede medir c uan -

do e l Gerente o Admini s trador trata de r e l ac ionar porcentajes e n -

tre lo que a lma c ena (materias primas, productos semielaborados

o terminados, e leme ntos de consumo, material de oficina , etc . )

y el Ca pita l Propio.

r-·- ·-- - ·- ·- · -·-· -·- ·-·-·-· - ·- ·- ·¡

% de almacenado~r..r
..
""••11,• ~.....
Capital Propio
·- ·- ·- · - ·- ·- ·- ·-·-·-·-·-·- ·-·-· - ·- ·- ·__.:
 5

5. 4. 2 Principios del A lmacenaie

PRODUCTIVIDAD ESTABLE

r-----------
1
---------~
Mantener los niveles óptimos 1
!__d~_p_:~~u.=~o~_a-U_!l_c:_o~!_o_~i._n~~~J

í.il
l§J
lNTEGRACION EN LA FUNCION ADMINISTRATIVA 1

- El almacenaje es pa.rte de la vida de la empresa.

- No se puede deiar aislado ó en segundo plano.
- Es part<' de una acción integrada en planeación y desa-
rrollo.

2 EXISTENCIA OPTIMA
TRAFICO MlNlMO 3
Los elementos que hay
y su reposición ocasio- El transporte de los elementos
nan gastos mínimos , debe ser el mínimo indlspensa-
manteniend o los niveles ble para lograr sus objetivos.
establ es y adecuados.

4 DISTA NCIAS MINIMAS

Los elementos deben estar USO MAXlMO del ESPAClO 5

lo más cerc3 posible del
lugar de su utilizac ión. Optima utilización
de: fsuperficie
l altura
6 SA TISFACClON Y SEGURIDAD
El mal bodegaje
Sa tisfac c ión permanente del personal.
acar rea:
Evaluación y valoración del traba;o.
~
- de te rioro de la
mercancía;
Seguridad: este factor debe crear con-
- costos adiciona-
fianza a todo nivel.
les de maneio.
6

5. 4. 3 Organización Administrativa y Física

5. 1 . 3. 1 Funciones del Almacenamiento

Rienes adquiridos

RI:.;CIBIR
t
'
Productos elabora-
dos.

CUSTODIAR las existencia

~
conservar
en
buen estado

PROVEER al proceso
de Producción
los elementos necesa-
rios a tiempo .

EFECTL 1\ H l a s entregas

Por ventas
/"-. Por otros

LLE\i!\ H estricto Control

Entradas
7\. Salidas

ELECCIO'\JAH-:'.IOTIVA R
CAP\CITAH
al personal que trabaja
en el proceso de almace-
na1e.
 7

5.4.3.2 Centralización - Descentralización

Generalmente
una bodega
es
Centralizada, porque: rebaja costos
' - - - - - - - - ' - -- - - - 1 - - aprovecha la especia-
lización
ejerce control más
estricto

Ge neralmente
una bodega
es
Descentralizada
cuando: - 1a empresa es muy grande
L------- - - --_- • hay sucursales
-............. hay varios pisos o niveles

Cuando la empresa es muy grande, se abren tres

almacenes:

1. de~aterias primas

2. de elementos semielaborados

3. de productos terminados

además una proveeduría de papelería.

'
8

5 . 4.3.2.1 Ventajas de la Centralización

5. 4. 3. 2. 2 Venta;as de la Descentralización

Descongestión y Rapidez
en
el t r ámite Desplazam ientos
más cortos
Adm inistrativo

Reducción
de espac io y de
t iempo
mo vimiento

•.
 9

5.4.3.2.3 Cuál es el mejor sistema?

En cada caso particular el me-

jor sistema es el que se adapte
a las necesidades de la empresa
y que permita:

5.4.3.3 Organizac ión Física

No hay normas fijas .

Todo depende de: ~

y Si es al m acén:

Cálc ulo del área disponible

Gene r al
Asignación de zonas para a r tíc ulos
o grupo de artículos .

Secundario
Zonas de c irc ulación para personas
y elementos

1 Entradas y Salidas de mercancía Específico

(venenos t óxicos)
Clas e de m ateri a les para a lmace nar!

Equipo de manipulac ión de P a so

soportes - t a rimas - estantes
10

Además todo almacén debe estar dotado de protec c ión c on-

tra:

Explosiones

Corros ión

S uc ieda d

F río
Calor
 11

A UTOCONTROL N! 1

l. Dentro de los conceptos de Administrac ión de Inventa rios, A lma -

cén y Bodega son sinónimos. Si se q uisiera bus ca r una d ifere nc ia ,

Ud. cuál de los siguientes conceptos escogería ? Marque con una

X la letra que corres pond a~

a. La ubicación geográfica, es decir, lo m á s cerca posible a l a

Producción.

b. Los sistemas contables que difieren para uno u otro.

c. La bodega como lugar de espera para el proceso produc tivo,

el almacén como lugar de espera pa ra venta y distribución.

d. Los métodos y sistemas de almace na je.

2. Dada la lista de "4" conceptos, identifique, marcando con una X

dentro del paréntesis, e l q ue corr esponda a l a s iguiente definición:

"Los e leme ntos que hay a lmacen ados y su pronta reposición deben

ocas ionar gastos mínimos , mantenie ndo los ni ve les deseados."

Lote económico

Distancia mínima

Utilizac ión m á xima del espacio

Existencia Optima

3. Luego de leer cuidadosamente los siguientes conc eptos , encierre

dentro de un círc ulo la F o la V, según que considere Falso o Ver-

12

dadero e l concepto.

a. La centralización de los artículos en un solo

almacén trae como consecuencia una alza e n

los costos del transpo rte, máximo si hay va-

rías sucu r sa les. F V

b. La centrahzac ión t rae como consec uen c ia una

rebaja en los costos de m a nipulación y de per-

sonal. F V

c. Los desp lazam ientos más cortos dentro de un

a lm acé n son una ventaja de la desce ntralización. F V

d. Si las fuentes de recu rs os, (materias primas o

productos) están distribuidos en varias zonas

donde tenemos age ncias , es mejor lle var un sis-

tema cent r alizado. F V

4. Disene una Bodega , orga nizando los e le m e ntos:

a) Materia Prima: hie rro en vari lla

tab las de ma de r a ( 3m X O. 30 m)
láminas de hier ro (varios ca libres)
tornillos , tuercas , grapas, soldadu r a , etc .

b) Productos te rmina dos: esc ritorios pa ra ofici nas

sillas , mostradores, botelleros .

Nomb re l as principales car acte r ís ticas que debe tener:

NOTA : Este diseno puede ser una de las va rias sol uc iones que tie-

ne es te pr oblema.
 13

· Las principales características que debe tener son:

-O Buena iluminación
-0 Buena ventilación
-O Las zonas divididas son productos
-O Puestos de re cibo
-O Lugares de entrega, e t c .
14

RESPUESTAS A UTOCONTROL N~ 1

1. c. La bodega, com o lugar de espera para e l proceso productivo,

el a lmacé n como lugar de espe ra para venta y distribuc ión.

2. (X ) Existencia Optima

3. a. La ce ntralizac ió n de los art íc ulos en un solo

a lmacé n t r ae como consecuencia una alza en

los costos del transpor te, m áximo si hay va-

rias suc ursales. F

b. La centralizac 1ó n trae como consecuencia

una rebaja en los costos de manipulación y

de personal. F

c. Los desplazamientos más cortos dentro de

un almacé n son una ve ntaja de la descentra-

lización . F

d. Si las fuentes de recursos (materias primas

o productos) están d istr ibuídas e n va r ias zo-

nas donde tenemos age ncias, es mejor llevar

un sistema centralizado. V
 15

4. DISE~O FISICO

1~ i~
en
<C

- LI ESCRITORIO I

l ¡ LI SILLAS ¡I "
lL MOSTRADO 1i
) RES - ¡-,:¡
....l

ll BOTELLE - 1 u
....l
<C

i l
ROS

RECIBOS
- CARRERA
ENTRADA
16

5. 4. 4 . Controles Administrativos y Contables

Una de las funciones del almacén es el Control

estric t o de Ingresos y E gresos .

De dónde proceden los Ingresos?

que entre-
gan Los dep-
tos de pro-
ducción

VENTA
de productos
elaborados

ENTREGA
de materias
EVOLUCION primas u otros
a a producción
Provee doce
 17

5. 4. 4. l Cont rol de Existencias

Las existencias depositadas en Bodega o Almacén

se controla n por dos Kárdex:

llevado por llevado por

INVENTAR IO ALMACENES
Control de Control de
E ntradas Cantidad de
Salidas eleme ntos
Saldos
Valores (sin valores

5 . 4. 4. l. l Diseno de una tarjeta de Kárdex de

Control.

CONTROL DE EXISTENCIAS

ARTICULO lfJ"1ERO OE REFERENCIA O COOIGO

PROVEEOOR UBICAClON
UNIDAD EXISTENCIA MAXIMA EXISTENCIA MNMA STOK OE ALARMA

--
COOl ...O. P•IC IO UIT•A DAI 1 AL IDA I IX ISTUICI AI
~ECHA DITALLI IAllTI UlllTA•IO
iCANTllWI VALOllll CAlfftlM c-.r VAL.OllD

L---'~
-

~--- - - ~'---/ ~
18

5.4.4.l.2 Contenido de un Kárdex de Almacén

La tarjeta debe contener entre otros datos:

Artículo (Se colocará el artículo que se va a registrar:

Sillas, escritorio , papelería, etc.)

No. de Referencia o Código: No. con el cual lo tengamos co-

dificado Ej: 00 - 220 - 5

Proveedor o Proveedores: La persona o empresa que nos su-

ministra el artículo.

Ubicación: La localización dentro del almacén

A - 2 - 150 (Stand A, hilera 2-No. de serie 150)

Unidad: Kilo - tonelada - libra.

Existencia máxima: Ca ntLdad máxima que se debe tener.

Existencia mínima: El mínimo de unidades que debe poseer

la bodega.

Stock de alarma: Punto o cantidad en que debe hacerse el pe-

dido.

Fecha: Día de entrada o salida al almacén o bodega.

Comprobante: El No. de comprobante de ing r eso o egreso.

Precio Unitario: Precio por unidad.

Cantidad: No. de unidades entradas o salidas.

Valores: Este dato se llevará solamente en almacén o ron trol

de ex is tenc ias.

Entradas: El número de unidades ingresadas .

Salidas: El núme r o de unidades egresadas.

Existencias: Saldo que reposa en el almacén o bodega.

 19

- · - ·- ·- - ·- ·- ·- ·- ·- ·- ·- - · - ·¡
Este Kárdex debe ser manejado en lo posible ·
por uaa sola persona . Cuando es muy exten- !
so debe encomendarse a una persona po r Sec -
ción, Almacén, Clase de artículos.
Sea c ual fuere el sistema la persona o perso-
nas deben responsabilizarse de cualquier ir~e
gularidad.
A estos kárdex no deben tener acceso sino las
personas nombradas por la Empresa para su
diligenc iam iento.

5.4.4.2 Proceso de Compra y Entrega

El siguiente diagrama nos muestra e l ciclo regular

que se debe hac er en el Almacén para el manejo d e

merca ncías, en especial cuand o el elemento no es -

tá en bodega.

USUARIO ,. . elabora memorando de solicitud

J
INVENTA RIO, . . revisa kárdex de existencias
1
solic ita a Compras la adquisición

co7RAs /... realiza el proceso de Compra

PRO~EDOR ,. . . recibe orden de compra

despacha las mercancías
V
ALMACEN ... recibe las m e r c anc ías
produce comprobante de ingreso
c on copia a: Contabilidad
A uditoría o

..
Revi so ría
Pro veedor

ALMACEN produce comprobante de e greso

e ntrega el elemento

~-u_s_u_A_R_10_.....I-+ recibe la mercanc (a

20

S i la me r ca ncía s e halla e n bodega e l s ig uie nte

sería el diagrama de flujo:

USUA R IO ,. . e labora solic itud o r e quisici ón

~ d escarga de l kárdex
produce co mp roba nte d e egreso ( r em isión)

1 USU~RIO l. . . recibe los elementos

El control debe te ner cuatro copias:

al alma c én>------- -
al usuario
~-------,
con la orden
de
trabajo

Siempre que entren o salgan mercancías deben pro-

ducirse, como mínimo, los sigu 1er.tes docume ntos ,

que sirven de control y son fundamentales para la

con tab i lid ad.

5. 4 . 4. 3 Comprobante de Ingreso al Almacén

Se diligencia tan pronto se reciba e l ele m ento.

Un disei'lo de comprobante de ingreso se ncillo pue-

de ser:
 21

Empresa Ingreso de Elementos No.

(Prenumerado)
Proveedor Fecha
Orden de Compra· C iudad

UNIDAD DE
!REFERENCIA CANTIDAD MEDIDA DESCRIPCION

RECIBI APROBADO

REVISOR

5. 4 . 4.4 Comprobante de Egreso

La d ifere nc ia con el comprobante de Ingreso es mí-

nirna, y es mejor as[ para evitar duplicac iones y

trabas administrativas .

Un diseno se ncillo sería:

22

Empresa Egreso de Elementos No.

(Prenumerado)

Responsable:

Para e ntregar a:

Ur\IDA D
REFERENCIA CANTIDAD DE DESCRIPC !ON
MFDTnA

AUTORIZADO POR ENTREGADO

REClB l HEVISOR O AUD ITOR

Los dos t i pos d e Comprobantes deben se r Prenu-

merados (numerados de antemano y suce s iva-

mente). o se pueden destruir sino cance l ar y

adjuntar a su reemplazo .
 23

A UTOCONTROL N!. 2

l. Teniendo e n cuenta las no rmas del almacenaje , identifiq ue el proce-

so al cual pertenece n los siguientes e nunciados , marcando con una

X el cuad ro corresp ondiente: ingreso - egreso.

No. Enunciados Ingreso . Egr eso

1 Compra de materias primas

2 Ve nta d e mercancfa

3 Devoluciones de los clientes

4 Devoluc ión a los proveedores

5 Productos elaborados que e ntrega

producción.

2. Marque con una X la letra d e l concepto que correspond a m ejor al

siguiente enunciado:

Las tarjetas de Kárdex de bodega debe n diligenciarse:

a. cada cierre contable

b. cada vez q ue se produzca una salida o una entrada

c. cua ndo vaya a producirse un a visita de l jefe

d. c ua nd o llegue la orde n de r e misión

e. solo c uando h aya entradas

24

3. Enumere tres pasos que debe llevar el pedido que se haga a A l ma-

cén, sab iendo que la mercancía existe e n bodega:

4. Sef\ale con una X , sobre la letra correspondie nte , la finalidad por

l a que se utilizan comprobantes de ingreso y de egreso e n la bodega.

a. llevar un estricto control contable y financie r o;

b. llevar un estricto control de existencias y saldo, tanto en Bode-

gas como en los registros contables;

c. llevar un estricto control de las personas que firman y que , por

lo tanto, se comprometen.

d. llevar un estricto control de entradas y salidas.

 25

RESPUESTASAUTOCONTROL N~ 2

l.

No. Enunciados Ingreso Egreso

l Compra de materias primas X

2 Venta de m e r cancía X

3 Devoluciones de los clientes X

4 Devolución a los proveedores X

5 Productos elaborados que entrega

producción X

2. b. cada vez que se produzca una salida o una entrada.

3. Petición del usuario

Descarga del Kárdex

Entrega al usuario

4. b. llevar un estricto control de existencias y saldo, tanto en Bo-

degas como en los registros contables.

26

5.4 . 4 . 5 Otros Controles Administrativos

Según la estructura y la po lític a de la empresa, se

pueden c rear otros muchos controle s .

Lo importante:

.--- -- -- ·-· - ·- · - · - ·- · - ·- ·- ·
! Debe buscars e el c ontrol y la agilización j
-,
1 de trámites,
j y no el entorpecim iento o dila c ión de las !
. gestiones contables y ad ministrativas. ¡
- ·- - - · - · - · - · - . - · - ·- · - · - ·
'

No recom e nd amos más doc umentación, pero sí

V~::>itas
periódicas
escalonadas
i.~i_n__Er:_v_i~av is~ . _!

5.4.4.6 Conciliación con Conta bilidad

,
Según sea e l corte d e cue nta s
la Conciliac ión
de los Aux iliares
--...::::::... debe hacerse- . de la
Cuenta Mayor
anual

Conc iliar e s cotejar o comparar

los sald os de Kárdex co n los Saldos de Contabilidad

Se hace pa r a ajus tar:

ingresos o egresos no con tabilizados

cantida d es
va lores
 5.4.4.6.1 EJEMP LO DE CONCILIACION

A 31 de marzo los saldos que arrojan los Balances son:

Contabilidad Kárdex (Inventarios)

12. 616. 201. 91 12. 6 1 5. 200.00

Al estudiar la situación encontramos lo siguiente

Comprobante de Egreso No. 1581 por $500 dejado de. contab ilizar
Comprob a nte de Egreso No. 1620 por l. 001. 9 1 dejado de contabilizar
Comprobante de Ingreso No. 1579 por $900 . 00 dejad o de contabilizar
Co mprobante de Egreso No. 1621 por $400. 00 dejad o de contabilizar

Entonces la conc iliación sería:

CONCILIACION A 31 DE MARZO
CON TA BILIDA O KAR DEX
Saldo a 31 de Ma rzo 12'616. 201. 91 l 2' 6 15. 200. 00

Menos: V/ r. compr obante

No. 1581 dejad o d e
conta biliza r. 500.00

Menos: V/ r. comprobante
No .1 6 20 dejad o de
contabilizar. 1.001.91

Mas: V / r. co mproba nte

No. 1579 dejado de
conta biliza r. 900.00

Menos: V / r. co mprobante
No. 1621 dej ado de
contabi tizar. 400.00
Sumas Iguales 12'6 15. 200. 00 12 1 615. 200. 00
28

5. 5 RECA PITULACION

El Técnico Administrativo debe dedicar tiempo a raci o nalizar y tecnificar

el almacenaje, co mo función vital de la empresa.

integración administrativa
Principios existencia óptima
del tráfico mínimo
Almacenaje distancia mínima
utilizac ión máxima del espacio
satisface ió n y seguridad

recibir
Funciones custod iar
del proveer
Almacenaje programar
controlar
seleccionar - capacllar - motivar

{
Sistemas
Centralización~ , / P o l í t i c a empresarial
de ~egun
Almacenaje Descentral!zación/ Forma administrativa

áreas dispontbles
Organizac 1ón zonificación del espac 10
física circulación
del entradas y salidas
Almacén mater iales para almacenar
equipo de manipulación

Contr oles omprobante de mgreso

D
Contables comprobante de egreso
kárdex organizado
 29

5. 6 A UTOEVALUACION FINAL

5. 6. 1 Escriba frente a los siguientes e nun ciados el princ ipio de Alma-

ce naje al cual corresponden:

a. Debe eliminarse todo movimiento de mercancías que incre-

mente el costo del almacenaje .

b. La materia prima o productos deben ubic arse lo m ás cerca

posible al lugar de su utilización.

c. El personal que labora en almacenes debe mantener sa tis-

face ión permanente.

5.6.2 Dada una lista de funciones diferenc ie, marcando con una X las

que sean p r opias del A l mace na;e.

a. Cotizar mercancías y materia prima.

b. Programar con producción y ventas las necesidades del pe -

ríodo.

c. Estudiar métodos de producción para reducir costos.

d. Llevar un riguroso con trol de entradas y salidas .

e. Llevar el Kárdex de valores de artículos y ele mentos.

I
30

5. 6. 3 Dado el s iguie nte enunciado, encierre dentro de un círculo la

letra que corresponda a la causa de ese e nun ciacio .

"El Kárdex debe se r maneiado por una sola persona", porque:

a. perm ite asigna r funciones específicas .

b. la persona que lo ma neja sabe contabilidad.

c. en caso de irregularid ades no se puede diluir la respon,;a -

bi l idad .

d. una persona agiliza más el trámite admin istrativo.

5. 6. 4 En la li sta A de esta pregunta , e ncontrará un a ser ie de funcio-

nes administrativas , y e n la lista B, una ser ie de oficinas ad -

m101strativas o Personas. Forme las parejas adecuadas, colo-

cando en los paréntes is de la li sta B , las letras de la lista A

qu e se cor r •spo ndan.

A B

a. Revisa kárdex y solicita Almacén

a compras

b. Produce co mprobante de Planeac ión o

ingreso lnventario

c. Soli c ita element os a Comp ras

Planeac 1ón

d. Realiza el proceso de lls ua ri o

compra

5. 6. 5 Teniendo en cuenta las norm as sobre bodegas, s u diseno y su

o rganizac ió n fís ica , identifique los aspe ctos impo rta nt es de una
 31

bodega, colocando una X sobre la raya, según Ud. clasifique

los s iguientes enunciados:

que tenga zonas de circulación

que esté ubicada al pie de una carretera

Óptimas entradas y salidas de mercancía

que se movilice n los elementos por mulas

que haya soportes y equipo de manipulación

que se ubique leios de la contaminación producida por

la fábrica.

que e l personal asista a cursos de perfeccionamiento

que tenga sistema electrónico contra robos

que la mercancía esté asegurada

5. 6.6 Se tiene como nor ma sa na de Administración que el Almaceni s -

ta o Bodeguero no debe conoce r valores sino existencias. Mar-

que con una X el concepto al cual obedece esta norma .

lograr un mayor co ntrol en los precios.

evitar que, conociendo valores, se puedan tramar actos do-

los os en la adm inistración del almacén.

hacer que los kárdex controlen las existencias y los valores.

procurar datos c iertos para cont abilidad.

5.6.7 El es tado de cuentas a Marzo 31 arroia los s iguientes saldos:

Contabilidad $70 . 428. 25

Kárdex (Almacenes ) $65 . 232. l 5

32

Haga la respectiva conciliación, pues se enc uentran l as s iguien-

tes novedades:

a. Comprobante de Ingreso No. 3016 de Marzo 20 dejado de

registrar (kárdex) $7. 000. 00

b. Comprobante de Egreso No. 4810 d e Marzo 15 dejado de

contabili za r (Contabilidad) $803 . 20

c. Comproba nte de Egr eso No. 4812 Marzo 16 dejado de re-

gistrar (K á rdex) $4. 832. 00

d. Comp r obante de Egr eso 4815 Marzo 16 dejado de regis-

tra r (Kárdex) $2. 168. 00

e. Comp r o ba nte de Ingreso No. 3021 Marzo 21 dejado d e con-

tabili zar (Contabilidad) $150 . 00

f. Comprobante de Egreso No. 4817 Marzo J 7 dejado de conta-

bilizar (Contabilidad) $ 4. 54 2. 90
 33

RESPUESTAS AUTOEVALUACION FINAL

5. 6 . 1 a. De be elimina r se todo m ovimiento de merca nc ías que in-

c reme nte el costo del a lmacen aje .

Tr á fi co mínim o

b. L a ma teria prima o prod uc tos deben ubicarse lo má s c e r-

c a posible a l l ugar de su utilizac ión .

Di s tan c ia mínima

c. El pe r s ona l que lab ora en almacene s debe m a ntener sa-

tisfacc ión permane nte.

Salis facc ión y s egurida d

5.6 . 2 b. Progr amar c on produc ción y vent a s la s nec esidades de l

período.

d. L levar un r iguroso control de e nt rada s y salidas .

5. 6.3 c. E n caso de irregularidades n o se puede d il uir la re s pon-

sabilidad.

5. 6. 4 A B

a. Re visa kárdex y solic i ta a ( b ) Almac én

compras

b. Produc e comprobante d e
ingreso ( a ) Planeac ión o
Inve ntario

c. Solicita e l ementos a Pla - ( d ) Compras

neación
34

d. R eal iza e l proceso d e co m pr a ( c ) U s ua ri o

5. 6. 5 X q ue te n ga zonas de circu lac ión

X ó pti mas e ntrad as y sa \id as de mercanc ía

X q ue haya soportes y eq u ipo de m a nipu lac ión

X que la m e r ca nc ía esté asegurada

5 . 6. 6 evi tar qu e . con oc iend o va l o r es, s e pu ed a n tram a r a c tos

do lo sos e n la ad mini s t rac ió n d el a lm ac én.

5. 6 . 7

NO MBR E D E L A EMP RESA FE CHA

CONC lLIA C ION A 31 D E M.L\ R ZO

CONTABILIDAD KAR DEX

SA LD OS EN MA R ZO 31 70. 42 8 . 25 65. 232. 15

MAS : Va lo r del com p roba nte de lng r eso No . 3016

de Marzo 20 - 77 dejado de regis t rar. + 7. 000. 00

MENOS : Va lor del comprobante de Egreso No . 4 810

de Marzo 15-77 dejado de con tabilizar . 803 . 20

MENOS: Va lor d el comprobante de Eg r eso No . 48 1 2

de Marzo 16-77 dejado de registrar . - 4 . 832.00

MENOS: Val o r del co m p r oba n te de E g r eso No . 48 15

de Marzo 16-77 dejado de re gis t rar . 2 . 168. 00

MAS : Valo r d el compr obante de In g r eso No . 3021 de

Ma r zo 21-7 7 dejado de contab il iza r. + 150 . 00

ME NOS: Valo r del comprob a nte d e Egreso No . 481 7

de Marzo 17-77 d ejado de con tabi l izar . - 4 . 54 2 . 90

SUMAS IGUA LES 65 . 23 2.1 5 6 5 . 23 2. 15

 35

5. 7 BIBLIOGRAFIA

CHOLVIS, F. Organización Costos y Balances. Ateneo , Bue nos Aire s , 1969

FERNANDEZ , C.d.V. El Almacenaje en la Prá ctic a . De usto, Serie B,

Tomo 4 .
 SENA
División de Programación Didáctica

ge~ión de existencias

CODIFICACION

Unidad autoformativa No G
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Subdirección General de Operaciones
División Programación Didáctica
Bogotá - C olombia
Febrero de 1978

GESTllOlll DE EX.llSYElllCJI.AS

CODIFICACION

Unidad Autoformativa No. 6

Elaborada p or : Héctor Castr?

Corrección y Adaptación Didáctica: Carlos Tarquino

"Prohibida la publicación total o parcial de este document o sin la autoriza-

ción expresa del SENA" .
 COlll 'líElll ID<D>

6. 1. OBJETIVOS

6. 2. AUTOPRUEBA DE AVANCE

6. 3 . INTRODUCCION

6. 4. DESARROLLO

6. 4 . l. SISTEMAS DE CODI F ICAClON

6. 4. 2. PRINCIPIOS METODOLOGICOS

6. 4 . 3. METODOS DE CODIF ICAClON

6. 4. 3. 1 . EN SERIE O SECUENCIA

6. 4. 3. 2. EN BLOQU ES NUMERICOS

6. 4. 3. 3 . EN GRUPOS

6 . 4. 3 . 4, EN OIGITOS SIGNIFICATIVOS

6. 4. 3. 5. EN NUME RACION DECIMAL

6 . 4 . 3. 6. EN CODIGOS MNEMOTECNlCOS

6. 4. 4. IMPLANTACION DE UN PROGRAMA DE CODIFlCACION

6. 5. RECA PITULAClO

6. 6. AUTOEVALUACION FINAL

6. 7. BIBLIOGRAFlA
6. 1 OBJETIVOS

Una vez estudiada la presente Unidad Autoformativa, usted estará listo

para:

6. 1. 1 O rgani zar en grupos bien diferenciados l os e lementos de una

bodega o almacé n.

6 . l. 2 Usar un método de almacenaje de ac uerdo a la estr uctura y a

las necesidades de s u empresa.

6. l. 3 Aplica r una Codificación que se adecúe a los dos req uerimien-

tos a nteriores .
2

6. 2 AUTOPRUEBA DE AVANCE

Según el contenido que se presenta para esta Unidad, usted puede consi -

derarse capacitado suficientemente para tener que estudiarla . Re spond a

el cues t ionario final: s i no come te errores puede pasar a l a siguiente

Unidad; si falla debe estudiar ésta.

 3

6. 3 INT R ODUCCION

Y seguimos avanzando e n la Gestión de Compra, a hora con la Codif i-

cación Técnica de los elementos con los que trabajamos.

La Codificación se e nmarca dentro de las modern a s téc nicas de ma ne -

jo y almacenaje de elementos. Es una valiosa ayuda para la presentación

de los listados o inventarios, y para la manipulación contable siste m ati -

zada de los mismos .

La cibernética vino a impulsar los m étodos de Codificación, convirtién -

dose en una herramienta irremplazable para el técnico de almace naje .

Esta Unidad traza lineamientos generales sobre los distintos sis tema s

de Codificac ió n .

Us. est á en absoluta libe r tad para ampliar y profundizar este fase inan-

te tema, de acuerdo con las necesidades de su e mpresa.

4

6. 4 DESARROLLO

6. 4. 1 S i s te mas de C odifica c ión

Son tre s :

A LFABET ICO- NUMER !COS

Unos hab la n
del sis tema
(M NEMOM lCO ó M EMOTECNICO)
, +
es solo el uso d e uno
de los a nte riore s o la
com binac ión de dos.

6 . 4.2 Princip io s Met odológi cos

Pa rtir
de lo genera l hacer grupos s imila res y c oherente s
a lo partic ular

D elimitar hace r s ubgrupos por

a l g rupo ca rac terís ticas afin es o es pec iales

E quilibrar e l mod e lo de c la s üicac ió n s ubdi vide

la distribuc ión uniformemen te los da tos a inter va los
regulares .
 5

1eiemplo 1 En la empresa hay tres ele m e ntos para bo-

--. degas:

Materias Primas
Productos Semielaborados
Productos Terminados

Codifiquemos • Materias Primas 00 ó O

Semielaborados 01 ó 1
Terminados 02 ó 2

Al subdividir las Materias Primas qu e da:

00 - Materias Primas
00 - 10 Hierro
00 - 20 Cobre
00 - 30 Aluminio
00 - 40 Plomo
00 -
50 Soldaduras
00 -
60 Vidrio
00 - 70
00 - 80
00 - !'10

I
,,---... \
(\ ..OJO}
____ , ,
Al apli car el método, este de b e se r:

..
T;iá~tic·;-~-~;:;:;ptiii;~· -¡_. perm i ta inte rcalar nuevos elementos
- ·- · - ·- ·- · - · - · - ·-'

ffif~§~qj~~~~i~_J _. un código para cada elemento

!SQ:~S:(§.~4 mínim a cantidad de números o letras

r ·- ·- ·- ·- ·-.
¡_t;~~~~~i~~~-~ fác il para codifica r y decodificar

r ·- ·- ·- ·-·- ·- ·
i_!l_i..&t:i.!..f:ica~i-~C?J-+ indica una caracter ístic a de l e l e me nto

íp;á~ti~J aplicable en la empresa

~- - · - · -· -'---+ manipulable bien sea manual o sis te mático
6

6 . 4. 3 Mé tod os de C odificac ió n

6. 4 . 3 . 1 E n Se r ie o Se c uenc ia

es e 1 método m ás sene i llo :

num e r ac ió n conse c uti va

a pa rtir d e cero

Su uso requie r e una

g uía pues no gua rda
ningu na r elación con
e l obie lo que r ep r e -
sent a .

1ejemplos 1_. ,....----- - ---------.

Cod if ic ación de l Banco de Bog otá:
a lgunas s uc ur sa les

O Banco Bog otá (princ ipa l)

l Ba nco Bog o tá (Res tre p o )
2 Banco Bogotá (San Vic t or ino )
3 Banco Bog o tá (las Ferias)
4 Ba nco Bog o tá (San Agus tín )
5 Banco Bogotá (Chapine r o)

Elementos de
un a lmacén

l ca misas
2 corbatas
3 vest id os
4 z apatos
5 m ed ias
 7

6.4.3.2 E n bloques numé ricos

Los dígitos consecutivos van e n bloques

o grupos con caracterís ticas afines o
especiales

!Ejemp los: 1

l. Camisa talla 28
2. Camisa talla 30
3. Camisa talla 32
4. Camisa talla 34 Bolque 1-9 Camisas
5. Camisa talla 36
6. Camisa ta lla 38
7. Camisa t a lla 40
8.
9.
10. Zapatos No. 32
11. Zapatos No. 34
12. Zapatos No. 38
13. Zapatos No. 40 Bloque 10-1 9 Zapatos
14. Zapatos No. 41
15. Zapatos No. 42
16.
17.
18.
19.
20. Medias de lana talla 8
21. Medias de lana talla lO
22. Med las de lana talla 12 Bloque 20-25 Me di as
23 . Medias de lana ta lla 14
24.
25.
8

TambiPn se puede uliltzar para a grupa r cuC' ntas , en el

caso conc reto en conta bilid ad . Aquf utilizaremos un

sistema combinado de secue ncia y bloques.

l - .l \cl1vo 1001 Bloque

1999 c uentas del
activo

2 - Pasivo 200 1 Bloque de

2999 c uentas del
pas ivo

3 - Capi t al 3001 Aloques de

3999 c uentas de
ca pital

4 - Ingresos 4001 Ploqucs de

19fl!J cue ntas dl'
in g r esos

5 - Egr(•¡;os 5001 Bloques de

599!J c uentas dC'
egr('SOS

6 . 4. 3. ;~ l:.n Grupos

Cada dígito repre senta

una agrupación,
parllC'ndo de mayor a menor

Cada agrupac ión tiene caracte rís ticas afi nes .

Co rre spond e a un concepto específico, lo q ue

permite una se parac ión completa .

 9

Eje mp los

1000 Licor es Grupo

11 0 0 Licores Nal. Sub - grupo
1110 Vinos
1111 La Vif\a
111 2 Fray Escoba
111 3 Oporto
1114 Aguilucho

11 20 Cremas
1121 Choc o late
11 22 Cacao
11 23 Me nta
1124 Maracuyá

E l núm e r o de dfg itos que

se asignen a cad a ni ve l
d e pende del cod if icador.
Puede ampliarlo o r e d u
cirlo por neces idad y
c r iterio prof esiona l.

¡Preca ución ¡

cu ida do co n excederse

e n codifi car ca rac te rís ticas

que no se neces ilan

ej: 1113-05-01 ino nacio na l oporto

m a f\o mediano 11ID3
05
af\ o de a f\ejo 01

6.4 . 3.4 E n códigos d e dfgitos s ign ificativos

Se usa para r e lievar una

ca racterísti ca d e l e leme nto
den tro d e l mismo cód igo
10

1Ejemplos l

Número Población

ooo Bogotá

o1 o Fontibón

o3 5 Madrid

o5 l Facatalivá

o7 5 Vi lleta

oo Honda

4 o Dorada

En este eiemplo he m os tomado la distancia en kilómetros

entre la ciudad donde parte la carretera y la ciudad don -

de termina.

Otro ejemplo sería el de la codificación de bombillas e léc-

tncas, en e l cual los tres últimos dígitos expresan los watios,

así:

15000 Bombil la de alumbrado eléctrico

15020 nombilla de alumbrado eléctrico 20 watios
15025 Bombilla de alumbrado eléctrico 25 watios
15040 Bombilla de alumbrado eléctrico 40 watios
15060 Bombilla de alumbrado eléctrico 60 watios
15100 Bombilla de alumbrado eléctrico 100 watios
 11

6 . 4.3.5 En cód igos de numeració n decim al

Se basa e n el h ech o de as ignar ca mpos

d e codific ación por grupos de
10 - 100 - l. 000 - 10. 000 - 100. 000,
segú n el núm e ro de elementos

Para diez grupc s : de O a 9

Pa r a c ie n de 00 a 99
Para mil de 000 a 999
Para diez mil de 0000 a 9999

.i-E ;~t .clási;~~·;¡~·c~i·fl~;~ÍÓ~d ~-j.

1 bibliotecas y corre sponde nc ia 1
- · ~ · -- · - · - · - · - · - · - · - · - - - · - - ~

Ejemplos 000 Genera lidades

100 Filosofía
200 Religión
300 Sociología
400 Filología
500 C ie ncias na t urales

Se confunde c on a lguna frecuencia con e l m étodo de clas l-

ficac ión por grupos , porque la difere ncia solo r esa lta c um-

do se c lasüica grupos o s ubgrupos .

Ejemplo: c lasi fic a mos 10 grupos de eleme ntos

o Ropa
1 C rista lería
2 Víveres
3 Licores
4 Eleme ntos de coci na
5 Papelería
6 Muebl es
7 Telas, etc .
8 Libre
9 Libre
12

Los s ubgrupos se c las if ica n de 00 a 99

O Ropa
00 Ropa de hombre
01 Ropa de mu jer
02 Ropa de nif\o
03 Ropa de nif\a
04 Ropa de bebé
05 Ropa juvenil
06 Unisexo
07
Hasta 99

CLASE DE ELEMENTO

00 Saco
01 C orbata
02 Ca misa
03 Paf\uelo
04 B ufa nda
05 Pantalón
06 Chaqueta
07 Cam isa cue llo
08 Ca mis a Sport
09 Cam iseta
10 Pantalonc illo

99

Para codifi ca r una chaqueta para hombre sería:

o- 00 - 06 C ha qu eta pa ra hombre

b - Un saco para sef\ora , se r ía:

o- 01 - 00
 13

6.4.3.6 En CÓdigos Mnemotécnicos

Es una combinación de números y letras

qoe permite retener en la memoria los
cÓdigos, y asociarlos rá-pidamente con
los elementos que representan.

1Ejemplos1

TM 110 - 120 Transformadores monofásicos

110 a 120 voltios

TMF 150 4" Tuercas máquina fresadora

150 de 4 pulgadas

BW 150 110 Bombillas

150 wati.os
110 voltios
14

AUTOCONTROL

1. Con la información q ue se establece en el cuadro cod ifi q ue el sig uie n-

te eleme nto:

A utomóvil negro cuatro puertas m odelo 19 76

Automóv il 001 azul 02 dos pue r tas 02

modelo 74 74 blanco 00 cuatro puertas 04
modelo 76 76 neg r o 04

2. Sa biend o que el grupo 00 son máquinas de escr ibir, c odifique los s i-

guientes elc>mentos, e n un subgrupo con un dígito.

e;eeutiva

s tá ndar

manu a l

3. De lo s eiemplos de codifi cación dados (cuatro) identifiq ue el nombre

de la Codificación usada en cada caso , esc ribiend o el nombre sobre

la l ínea.

a) l. 000 papele ría

l. 100 Útiles de escritorio
l. 11 o pape>! carbón
l. 111 ta m aí'lo ofic io
 15

b) 12110 bombillas de 110 voltios

c) 200 - 05 - 135 máquina eléctrica

d) F8 - 12 - 34 eje delanter o para ve -

hículo Ford 800
16

RESPUESTAS A UT OCON TROL

1. 001 - 04 - 04 - 76

2.
ejec utiva 00 - l

stándar 00 - 2

manual 00 - 3

3. a) 1. 000 papelería
l. 100 Út iles de esc ri to ri o
l . 11 o papel ca rbón
l. 111 ta m a í'\ o o fi cio grupos

b) 121 10 bombillas de 11 O volti os sig nifi cativa

c) 200 - 05 - 135 máqu ina eléctrica dC' c im a l

d) F 8 - 12 - 34 C'ie delantero para

vehículo Ford 800 Mnemoté c n ic a
 17

6.4 .4 Implantación de un Programa de Codificac ión

Empresa Peque i'l a Empresa Grande

Siste m a S iste m a de
MANUA L COMPUTAC!ON

(ejemplo)
Clase E q uipo de oficina
Grupo Muebles
Subgrupo Escri t or ios
Nombre ge né rico tipo secretaria

j
1Clase 1 ~ L~~~¿~-~~-; d fgltos.d~ ~~d~ ~
1 agrupac ion dependen de la !
i cobertura o de la cantidad de 1
! e l eme n tos
-·-·- · - ·- ·- · - ·- · - ·- i
· - · - -~

Diez c lases:

o m a te ria prima
1 produc to semie laborado
2 producto terminado
3 edific ios
4 e qu ipos de oficina
5
6
7
}ele:~:;::,:~.:onsumo
8
9
18

Grup o j_ ~c;d·a-~¡;~;- ~;-d i vid; ~;·t~n·t-;~ g~up·o-;~

>1 como se ne c es ite n 1
·- · - · - · - · - · - · - · - · -·--- - - · ~

El g ru po de l Equ i po de Ofic ina sería:

01 máq u inas de escrib ir

02 máquin as di visu m a
03 m á q u inas suma doras
04 papele ría

99

- ·- · - ·- · - ·- ·- · -·- ·- · - · -
! Subgrupo J ! Cada grupo se subdivide en los j
~- - _sub~r~po~~~~e~.r i~~·- · j

Máquinas d e escrib ir

01 Máq ui n a eléctr ica tipo stánd ar

02 Máquin a e léctr ica t ipo ejec ut iva
03 Máq uina man ual
04
05

, ,. ·- ·-·-.....
(Otra fo r ma '\
' ·- ·- · - · /.
G r up o
La metodología es la m isma Sub gr upo
s olo e l Grupo ree m p lazó a Clase de elemento
La c lase . La estr uctura es Nom b re ge nérico
igua l .
Grupo e quipo de transporte
Sub grupo autom otores
C lase autom óvil
No mb re a uto m ó vil
Ge nér ico cua tro p uer tas
mod e l o 1975
 19

6. 5 RECAPITULACION

~
lfabéticos
Sistemas Numéricos
Alfabético-Numéricos

- Partir de lo general a lo particular

Pasos
- Dividir los elementos en subgr upos afines
Metodológicos { - Distribu ir e qu ilibradamente ·

- elástico o a m pliable
- único o preciso
- conc iso
A plícab illdad
- fác il
- significativo
- práctico

- de serie o secuencia
- de bloques numéricos
División
CODIFICACION - de grupos
de
- de d ígitos significativos
Métodos
- de num eración decimal

- (mnemotécnicos)

ta mano de la empresa
- depende de estructu r a
lmplantac ión [ necesidades
de un cantidad de eleme ntos
Programa
de c lase
Codificación generalmente gru po
se sub grupo
hace así [ elementos
características
20

6. 6 A UTOEVALUACION FINAL

6. 6. 1 Teniend o Bogotá el código 00, codifique los siguientes barrios

de Bogotá, cuidando de guardar continu idad y de quC' tengan 2

dígitos cada uno .

La Candelaria 00.01
Los Mártires 00 . 02
El Ch icó 00.03
Unic€'ntro 00 . 04
El Ce n tro 00.05
Hf'strepo 00.06

6. 6. 2 D e ta Lista de principios que a continuación se da, busque e iden-

tifique tos que sean bás ic os para una óptima codificación, ence-

rrando dentro de un círculo l a palabra SI ó NO , según corres-

ponda.

a Ante s de escoger un método debemos selec-

SI NO
cionar el personal que lo va a e;ecutar.

b Se debe partir de los general a lo particular

SI NO
tratando de agrupar elementos qu e tengan a l-
guna similitud .

c A 1 tener delimitados los grupos debemos sub-

SI NO
dividirlos de acue rdo al criterio del codifica-
dor.

d La división en grupos, subgrupos, clases, ...

SI NO
debe obedecer a características afin es.

e La distribución debe buscar un e quilibrio, es

decir, subdivid ir Los datos a interva los regu- SI NO
lares.
 21

6.6.3 Teniendo en cuenta las subdivisiones dadas, codifique los ele-

mentos que se le dan:

grupo 05 Equipo de transporte

sub grupo 42 Automotores
sub grupo 45 Acarreo de mercancía

Elementos

(125) Automóvil del Gerente

(140) Volqueta para cargar elementos

(160) Camión repartidor

(lSO> Furgón

(190) Camioneta Panel

6.6.4 Elabore la siguiente codificación, teniendo presente que:

sucursales de 10 a 49
agencias de 50 a 69
oficinas de 70 a 99

Casa Matríz
Sucursal Medellfo
Agencia Barrancabermeja
Oficina Girardot
Sucursal Santa Marta
Agencia Puerto López
Oficina La Dorada
Agencia San Gil
Oficina Duitama
Sucursal Tunja
22

6. 6 . 5 Cna vez r es uello e l a nteri o r problema, id e ntifiq ue c uál m étod o

usó, marca nd o con una X la IC'l ra que co rre s po nda, de la lis -

ta sigu1t•nte:

a. En se rie

b. En secuencia

c. l~ n bloques numéricos

d. En grupos

6 . 6.6 S i gu ie ndo las pa utas d ada s para la cod ifi cac ión por gru pos , co-

dif1quc los s igu ie ntc-s artícu los:

a) Naranja co mún
aranja ombligona
:\1anda r ina b) Ca m isas para h ombre
Limón Corb a tas para homb re
Sa cos para hombre
S uéteres pa r a h omb r e
Pan ue los para hombre-
 23

6.6.7 Aplicando el método que usted crea conveniente, codüique los

siguientes elementos de un pequeno almacén.

30 sacos de lana de mujer Ref. 35, 37, 40, 42

20 blusas de nylon de mujer Ref. M - L - S
15 carteras cuero
25 cortes de pano
2 escritorios
1 estantería
1 teléfono
2 candados
3 sillas
30 cortes de tela
40 cortes de dacrón
5 cortinas (para uso del almacén)
1 máquina de escribir
1 sumadora
1 registradora

En es ta respuesta debe cuidar el

agrupar por ca racterísticas afines y
luego utilizar el método que más se
ajuste.

Si no encuentra solución, consu lte

al i nstructor o trabájelo en grupo.
24

RESPUES TAS AUTOEVALUACION FINAL

6. 6. 1
La Candelaria 00.01
Los Mártires 00. 02
El Chicó 00.03
Unicent ro 00.04
El Ce ntro OO. 05
R es trepo 00.06

6 . 6. 2

a Antes de escoger un método debemos sel ec- SI IÑ(3\

cionar el personal que lo va a ejecutar. V
b Se debe partir de lo general a lo particular 'si\ NO
tratando de a grupar eleme nt os que tengan V
alguna similitud.

c Al tener delimit¡¡.dos los grupos debemos sub- SI

dividirlos de acuerdo al criterio del codifica-
dor.

d L a d i visión en grupos, subgrupos, c lases, ... NO

debe obedecer a carac te rísticas afines .

e L a distribuc ión debe buscar un equilib rio , es

NO
decir, subdividir los datos a intervalos regu-
lares .

6. 6. 3 Elementos

(125) Automóvil del Ger e nte 05 - 42 - 125

(140) Volqueta para cargar e lementos 05 - 45 - 140

( 160) Camión repartidor 05-45-160

(180) Furgón 05 - 45 - 180

(190) Camioneta panel 05 - 45 - 190

 25

6.6.4
Casa Matrfa 00
Suc u rsal Medellín 10
Agencia Barr a nca bermeja 50
Ofic ina Gir ardot 70
Sucurs a l Sa nta Marta 11
Agenc ia Puerto L ópez 51
Ofic ina La Dorada 71
Age ncia San Gil 52
Ofi cina Duitama 72
Sucu r sal Tunja 12

6. 6. 5 c. En bloques numéricos

6.6.6 a lime ntos

a) 5000 vege tales
5100 frutas
5110 cítricas
511 1 na ranja común
511 2 na r a nja ombllgona
5113 m a ndarina
511 4 limón

b) 1000 Ropa e n general

1100 Ropa masculina
1110 Ropa par a adultos
111 1 Cam isas
1112 Corbatas
111 3 Sacos
1114 S ué teres
1115 P anuelos
26

6. 7 BIBLIOGRAFIA

I. B .M. Manua l de información L B.M .

Métodos de Codifi cación

PIERRE, L. Gestión de Stocks y orga ni zac ión de a l macenes . Deusto,

Bilbao .

CONTRA LORIA GENERAL de la REPUBL ICA

Indice Universal de In ve ntar ios .
 SENA
División de Programación Didáctica

ge~ión de existencias
COSTOS EN GESTION
DE EXISTENCIAS
Unidad autoformativa No 1
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Subdirección General de Operaciones
División Programación Didáctica
Bogotá - Colombia
Febrero de 1978

COSTOS EN GESTION DE EXISTENCIAS

Unidad Autoformativa No. 7

Elaborada por: Héctor Castro

Corrección y Adaptación Didáctica: Carlos Tarquino

" Prohibida la publicación total o parcial de este documento sin la aut oriza-
ción expresa del SENA".
 C OJIJ 'lrElll IlllD([])

7. 1 OBJETIVOS

7. 2 A UTOPRUEBA DE AVANCE

7. 3 INTRODUCCION

7.4 DESARROLLO

7. 4. 1 COSTO DE PEDIDO

7.4 . 2 COSTO DE POSESION

7. 4. 3 COSTO DE RUPTURA

7.5 RECAPITULACION

7. 6 AUTOEVALUACION FINAL

7. 7 BIBLIOGRA FIA
7. l. OBJETIVOS

Cuando haya term inado de estudiar es t a Unidad , usted estará apto

para:

7.1.1. Escribir una definición diferencial de Las clases de Costos.

7. 1. 2. Dada una Lis la de características , identificar las que co -

rrespondan a cada t ipo de Costos .

7 . 1. 3. Integrar estos costos a l sistema tradic ional de cos tos de

una empresa.
2

7. 2 AU~I OPHUEBA l)E AVANCE

S1 usted cree que el contenido de la presente unidad de Autoformac1ón

ya le es suficientemente conocido y sabido, conteste las preguntas de

la Autoevaluac1ón Final. Si l as responde correi::tamente pLtcde pasar

a la siguie nte Unidud, si no, estLtd i c ésta.

 3

7. 3 INTRODUCCION

En una empresa generalmente se tienen en cuenta sólo los cost os que

tienen que ver e n alguna forma con producción o comercialización. Se

olvida que el manejo de la materia prima, el almacenamiento, los se-

guros, la vigilancia, el deterioro, el almacenaje de productos semiela-

borados y terminados , ocasionan gastos adicional es que aumentan el

costo final del producto o la r elación de intercambio.

Por lo tanto, esta Unidad tratará sobre los costos que directamente

tien~n que ver con la Gestión de Existencias:

Costo de Pedido

Costo de Posesión

Costo de Ruptura

E s importante el estudio y comprensión de es tos costos, para que los

costos totales de la empresa sean más reales, y mejor que sea usted

quien pueda integrarlos a la estructura tradicional de La empresa.

4

7. 4 DESARROLLO

7. 4 . 1 Costo de Pedido

Se p r esenta e n el pedido

~ ,,,---._ --- -------5

Todo esto ocasiona
a proveedor es y en el
Servicio a P r oducci ón.

f CASTOS
,......__ ,...---- .....--::::
repara-
ción de re-

Compra

ción
de
Materi ales
 5

Ejemplo

Si en un mes se hacen iqo µedidos y el costo

total es de $ 5. 000. 00, entonces cada orden
de pedido ha costado $ 50. OO.

7 . 4. 2 Costo de Posesión

Corresponde a la i!'lver-
sión que se tiene en el
inventario.

1es un costo variable 1 y

lse expresa en tanto por ciento 1

Para hacer su cálculo
es preciso tener en cuenta:

Rendimiento de la inver-
sión en otro renglón de
, . - - - - compra, por ser capit al
congelado.

Interés sobre el
capital invertido.

Deterioro
y
Pérdida

Obsolescencia

Seguros

Arriendo

•
6

Ejemp lo

Interés sobre inversión 24%

Deterioro 1%
Obsol escencia 2%
Seguro 1%
Arriendo 2%
30%

El importe se aumentará en un 30% al valor

promedio de las existencias

(en este ejemplo no se tuvo en cuenta

la rentabilidad del capital congelado)

Esta es la fórmula para hallar el

Valor Promedio.

Valor anual del consumo o existencia

2 ( número de pedido)

Continuando e l ejemplo a nterior, tendremos:

que a un pedido a nual de $ 16. 000. 00 se le imputarán

a. Valor Promedio X Costo de Posesión

b. 16. 000 ,
2 X 1 X Costo de Posesion

c. 8. 000 X 30%

7. 4 . 3 Costo de Ruptura

Producido por la falta de

un producto.
1 Impide su venta 1
ó

Impide e l a baste c imiento de Producción.

 7

Pérdida de la utilidad
que corresponde a las
ventas no efectuadas.

Good Will negativo.

(Valor incalculable por
ser cualitativo).

Publicidad perdida

Gastos administrativos
perdidos

Tiempo ocioso de
personal de ma-
quinaria.

Tiempo y costo de
personal buscando
el sustituto de l ele
mento.

Tiempo extra.
8

7. 5 RECAPITULACION

Valores en que se incurre

- desde que se crea la necesidad
de Pedido - hasta que se tiene el e leme nt o
Los factores son de tipo adminis tr a-
tivo y con posibilidad de optimizalos.

Producido por el capital invertido y que

COSTOS DE s e tiene en inve ntario.
LA GESTION de Posesión Se incurre cuando e l p roducto se guar
COMPRAS da por más tiempo del que correspon-:
[
de a l ciclo de producción y venta.

Producido por la fa lta de un elemento

- impide su venta
de Ruptura - impide e l abasteci mient o de pro -
ducción
- tiene implicaciones serias.
 9

7. 6 AUTOEVALUACION FINAL

7. 6 . 1 Complete las siguientes expresiones, colocando sobre la línea

la palabra correspondiente:

El costo de pedido involucra l os gastos desde e L momento en que

se crea la hasta que se el _ _ _ __

El servicio de compras elabora el pedido a los proveedores; es-

tos gastos deben sumarse al costo de l a ---- - - -- -

7. 6. 2 De los siguientes conceptos, identifique el verdadero y marque

con una X la letra correspondiente:

a. La factura es el costo de compra

b. El costo Pedido aumenta el valor de los costos indirectos

c. El costo Pedido comienza con la requisición de compra

d. Los gastos de correo son los costos de pedido exclusivame!!

te

e. Costo Pedido son los gastos del personal de la sección

compras

7. 6. 3 Dada la siguiente lista de factores, identifique aquellos que no

inciden en el costo de Posesión , y encierre la letra correspon -
die nte dentro de un círculo:

a. Deterioro o pérdida

b. Porcentaje de producción

c. Arriendo

d. Seguros

e. Pérdida de mercancía

7. 6. 4 Dados los siguientes c inco conceptos , subraye el que crea se

acerque más al concepto de Costo de Posesión:
10

- Es un costo fijo que se carga al precio de venta

- Es un costo variable que se expresa en % y que corresponde
a la inversión en inventario
- Es un % sobre el capital invertido en mercancías
- Es un costo directo que aumenta el valor de compra
- Es un costo de almacenaje exclusivamente.

7. 6. 5 Teniendo presente el concepto de Costo de Ruptura, de la lista

dada marque con una X la letra que corresponda a este con -
cepto:

a. Destrucción de una máquina

b. Vacaciones en la empresa

c. Obstrucción en los canales de venta y suministro

d. Pago de muchas horas extras

e. Finalización de ventas y sin existencias en bodega

7. 6. 6 Lea las siguientes propos1c1ones y marque con una X FALSO

ó VERDADERO, según corresponda

No. PROPOSICIONES F V

1 Los costos en los invent arios se toma n como un

mayor valor del almacenamiento.

2 El bodegaje normal de una materia pri ma se de-

be tener como mayor costo de esa ma t eria pr ima

3 Guardar. la mercancía para venderla a un p r ecio

mayor potencial . trae una buena utilidad

4 La racionalización de inventarios y el cont r ol so

bre ellos simplifica su manejo .y rebaja los costos
 11

No. PROPOSICIONES F V

5 Los costos de Pedido se cargan a la materia

prima

6 Los cost os de entrega se cargan al Producto Fi-

nal.

7 . 6. 7 El servicio "Gestión de Existencias" de la empresa Alfa deter-

mina que las compras totales anuales de un producto A son de
1 0. 000 unidades.

El proveedor otorga un descuento del 10% por la cantidad y el 3%

por pago de contado. El pr oveedor es un vendedor muy incisivo
y convence al comprador de l as ventajas que se obtendrían si el
pedido llega a 20. 000 unidades a saber : 15% de descuento; y e l
alza factible del precio del producto en un 5% durante el ano si-
guiente ; esto llama la atención del comprador.

Para pagar de cont ado el pedido de 20. 000 unidades, se necesi-

ta r á un préstamo al 24% en un Banco, reembolsable el ano sigu_!.
e nte en cuatro oar tes iguales t rimestralmente. El costo de Po-
sesión es de 20% y el precio unitario es de $ l. OO.

E l comprador de la empresa h ace entonces un pedido por 20. 000

unidades que se entregarán cada trimestre a razón de 5. 000 uni-
dades en lugar de 2. 500 unidades realmente necesarias.

Q ué op ina usted de la a ctuación de 1 comprador ? Tiene razón en

pedir 20. 000 unidades, si o no? Demostrar su tesis por medio
de cálculos realizando Los gráficos de movimientos de existen -
cías.

NOTA: Se parte de los siguientes supuestos:

a. En e l primer caso no hay financiación

b. En el 2o. caso se financi an los sobrantes de stock , es decir,

l o que nos presente costo de posesión y esto ocasionaria el
costo de l préstamo.

c. E l a lu mno puede también a nalizar el cost o del préstamo por

12

el sistema tradicional de los Bancos, recibir el valor de la s

unidades y pagar intereses trime stra les anticipados de la
misma tas a .
 13

RESPUESTAS

7. 6. 1 E l costo de pedido involucra los gastos desde e 1 momento en que

se crea la necesidad hasta que se tiene el elemento.

El servicio de compras elabora el pedido a los proveedores; es-

tos gastos deben sumarse al costo de l a compra.

7. 6 . 2 c. EL costo pedido comienza con la requisición de compra X

7. 6 . 3 b. Porcentaje de Producción

e. Pérdida de mercancía

7. 6. 4 - Es un costo variable que se expresa en% y que corresponde a

la inversión en inve ntario.

7. 6. 5 c. Obstrucción en los canales de venta y suministro X

7.6.6 l. Falsa

2. Falsa

3. Falsa

4. Verdadera

5. Verdadera

6. Verdadera

7. 6 . 7 Debemos en primer lugar estudiar las variaciones de las existen

cias por medio de gráficas tal como las encontramos en el anexo
l.

l. La e mpresa hace los pedidos normalmente: 10. 000 unidades

de consumo anual, entregas de 2. 500 unidades algunos días a~
tes del vencimiento del trimestre. No tendremos en cuenta,
en los dos casos el stock de seguridad porque se supone que
no existen grandes variaciones y que se compensan en 2 anos;
e l costo de posesión del stock de seguridad por lo tanto no va-
ría, cualquiera que sean las compras.
14

Cada trimestre gana r emos lo siguiente :

l. año 1 trimestre: $ 2. 500 X 13 % 32!'i

2 trimestre: $ 2. 500 X 13 % 325
3 trimestre: ~ 2. 500 X 13 "1, 325
4 trimestre: ; 2. 500 X 13 % 325 l. 300. 00

2. año l trimestre: y siguientes $ 1 0. 000 + 5 3

= .S 1 O. 500 X 13% 1.365.oo

Ganancia Total: ·~ 2. 665. 00

2. Se compran 20. 000 unidades, es decir, que cada trimestre

vamos a recibir 5 . 000 un1dades en lugar de recibir 2. 500.
Analiz amos el segundo gráfico.

Podemos ver que al principio del primer trimestre entran

5 . 000 unidades y al terminar este mismo trimestre nos que-
da un exceso de stock de 2. 500 unidades ; al final del se gu ndo
trimestre son 5 . 000 unida des que sobran , ele .

El anexo 2, en la columna "Exceso de stock en valor" nos

indica el dinero "congelado" Se calcula el costo de pose-
s ión trimestre por trimestre y el costo de l préstamo.

El costo de posesi ón se aplica en valor trimestral a l os exc~

sos de existencias o de stock. Pero para el costo frnancier o
del préstamo , debemos considerar que se fi naliza el pri me t·
trimestre , hemos financiado el valor del stock o sea.;; 2. 50 0 ,
valor al cual se aplica n los 3 / l del 24""r.

A f i nes del 2o . trimestre a estos 2. 500. 00 se agregan t> 2 . 500

En efecto los intereses sobre los .. 2. 500. 00 se cobran durante
el segundo trimestre y se agregan p a ra el segundo trimestre.

Entonces debernos l os intereses sobre ,· 5 . 000. 00 y as í hasta el

-10. trimestre . A partir del primer trimestre del 2o. año ,
reembolsamos la cua rta parle del prést amo total , es decir,
$ 2. 500 . OO.

Podemos preguntarnos por qué? el préstamo no es de ::> 10. 0 00

para µagar es tas 1 0. 000 unidades de una ve z '? Porque es más
e os loso.
 15

Debemos ahora hacer el balance de las utilidades o pérdidas des

pués de calcular las ventajas o desventajas de la 2o. fórmula. -

Ganancias: 15 de descuento sobre s 20. 000 $ 3 . 000

5"' sobre 10. 000 + 500
s 3.500
Pérdidas: Costos de Posesión y de préstamo $ 4.400
3 % por pago de contado 600
$ 3.800

Pérdidas $ 300. 00

Hemos visto que utilizando la primera fórmula las ganancias son

de $ 2. 665. OO.

El comprador tuvo una motivación buena de comprar 20. 000 uni-

dades ~ro le hizo falta p r ofundizar el problema y determinar
las ventajas y desventajas de cada fórmula. Por lo tanto la deci
alón es nula y puede perjudicar fuertemente la empresa.

CRAFICO A Anexo 1

Compras normales 10. 000 unidades

al ano.cada trimestre 2.500
15000

12500

10000

7500

5000

o.
16

GRAFICO B

Compras excesivas 20. 000 unidades

17 500

15000

12500

1 0000

2500 -,--
1

1
1
o ler. tr1m. 2o. 3o. 4o. 5o. 60. 7o. 80.
 Exce so de
T rimestres Stock en COSTO DE POSESION CO~T O DE L PRESTA MO COSTOS
Valor TOTA LES

1 2.500. 00 2. 500 X 20 X 3 2. 500 X 24 x· 3

= 1 25 = 150. o
1 00 X 12 100 X 12

2 5 . 000. 00 5. 000 X 20 X 3 5. 000 X 24 X 3

= 250 = 300. o
100 X 12 1 00 X 12

3 7 . 5 00. 00 7.500x20x 3 7. 500 X 24 X 3

= 375 = 450. o
100 X 12 100 X 12

4 10. 000. 00 10. 000x20x 3 10. 000 X 24 X 3

= 500 = 600.o
100 X 1 2 1 00 X 12

1 7.500.00 7. 500 X 20 X 3 375

O. O. 000 - 2. 50Qx24x3 450. o
100 X 1 2
= 100 X 12

2 5. 000. 00 5 . 000 X 20 X 3 250 O. O. 000 - 5 . OOQx24x3

= 300. o
1 00 X 12 1 00 X 12

3 2. 500.00 2. 500 X 20 X 3 (1 O. 000 - 7. 50Qx24x3 150. o

= 125
100 X 12 100 X 12

4 o o o o o o
Totale s 2. 000 ,... 2. 400 4. 40 0. oo
~ +
V
1 ..
18

7. 7 BIBLIOGRAFIA

DE LA TORRE, J . Curso de Administración

de Inventarios ,

National Association Of Account Fants

Dirección de Com pra y Gestión de Almacén ,

 SENA
División de Programación Didáctica

ge~ión de existencias
ADMINISTRACION
DE INVENTARIOS
Unidad autoformativa No 8
Servicio. Nacional de Aprendizaje SENA
Subdirección Ge neral de Operaciones
División P rogramación Didáctica
Bogotá - Colombia
Febrero de 197 8

G m: S'lí .n:0111 DE :m:xns 1íE111e11.A\ $

- ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

PEDIDOS OPTIMOS

- VALORIZACION DE INVENTARIOS FINALES

Unidad Aut oformativa No. 8

Elaborada por: Héctor Castro

Corrección y Adaptación Didáctic a : Carlos Tarquino

"Prohibida La publicación to tal o parcial de es te documento sin la autori-

zación expresa del SENA".
 C «l>lll 'lrE 111lIIID«l>

8. 1 OBJETIVOS

8. 2 A UTOPRUEBA DE A VAN CE

8. 3 INTRODUCCION

8. 4 DESA RROLLO

8. 4 . 1 PEDIDOS OPTIMOS

8. 4. 1. 1 METODOLOGIA

8. 4. l. 2 FORMULA MATEMATICA

8. 4. 2 CANTIDADES OPTIMAS

8. 4. 3 INDICES DE ROTACION

8. 4 . 3. 1 FORMULA MATEMATICA

8. 4. 4 SISTEMAS DE VALORACIO N DE INVENTARIOS FINALES

8. 4. 4. 1 PROMEDIO PONDER ADO

8. 4. 4. 2 FIFO

8. 4 . 4 . 3 LI FO

8. 4. 4 . 4 STANDAR

8. 5 RECAPITULACION

8. 6 AUTOEVALUACION FINAL

8. 7 BIBLIOGRA FIA
8.1 OBJETIVOS

Cuando termine de estudiar esta Unidad Autoformativ a , usted pod rá:

8 . 1. 1 Conocer, por medios matemáticos , el número de pedidos Ópti-

mos, con sus r espectivas cantidades óptimas .

8. 1.2 Aplicar por lo menos cuatro métodos de valo r a c i6n final de

inventarios.

8.1.3 Desarrollar problemas concretos de pedidos y cantidades y de

va lo r ación final de inventarios.

2

8.2 AUTOPRUES..O. DE AVANCE

S i juzga aue ya conoce s ufic ientemente e l contenid o de esta Unidad , in-

tente contes tar la autoevaluaci6n fina l. Si lo hace sin e rrores puede

pasar a la siguiente . Si comete e rrore s , debe estudia r esta Unidad.

 3

8.3 INTRCDUCCJON

Con esta Unidad .Autoformativa llegamos a un punto muy importante

d e ntro de la Administración. Es un punto c lave, y como tal, sólo triun-

fan los oue están preparados .

Tentendo ya muy c lara la tnctdencta de los Costos e n la Admtntstractón

de Inventa rios , podemos entrar a aplicarlos d e ntro d e u n programa de

pedidos y cantidades.

Cuántos pedidos hacer

y aué cantidades en c ada pedid o?

se d e be conservar e l equilibrio y no caer en Costo de Ruptura por can-

t idades insuficientes

o por exceso de existencias .

4

8.4 DESARROL L O

8 •4 • 1 Pedidos 6ptimos

Es un concept o í ntima -
mente ligado a los con-
ceptos de costos

Cantidad
de
Existenc ias

Recursos Consumo
Financieros ( diario,
regular
irregular)

Descuentos Tiempo
por de
unidad entrega

Stocks
de
Mercancías
 5

8. 4. 1 • 1 Metodología

Solo t endrem os en cuenta l os

fac tores de costo de Pedid o
y Poses16n .

Establec er el cons umo mensual

por medio de ventas y pedidos .
S I hay variactones establecer
1
el promedio ponderado.

Establecer e l valor promedi o anual

del s tock de ac u e rdo al número de pedidos
.....
V alor anual consumo
(Valor poNTiedio =
2 (núme ro de pedidos)

C alcular valor promedio de un pedido has ta e l pe-

'D dido X .
( Según s ea trim estral - semestral - anual .•. )

, , Calcul ar e l costo d e Pedido y Posesión, d esd e un p e-

dtdo has ta N pedidos .

, '- Buscar el costo t o tal: cos to promedio má s c o s to posesi6n desde

b uñ pedido hasta N ¡:edido s .
•!r

n el punto d onde l os cost os tota les sean l )

s
á s bajos, a ese punto co r responde
el núm e ro d e pedidos Óptim os .

8 . 4.1. 2 FÓNTiula m a te mátic a

Esta es la fÓNTiula para hallar e l núm e ro d e Pedidos O ptimos:

cA % C P s
2 ( 100) (CPd)
6

cA consurr.o to tal
%CPs tan to por c i ento de Cos-
to de p osesi6n
2 cons tant e
CPd Costo d e P edido

8 .4.2 C antidades Op timas

D i v i d i endo e l consumo
anu a l po r e l núm e r o de
p edidos 6 ptimos , n os r e -
sulta l a c antidad Optima
d e pedido . Tamb ién se
llam a L ote Econ 6mico .

8 .4 .3 Indices d e rotaci6n

E s o tra fo rma m enos técnic a d e ha! lar P edidos y C antid ades

O p ti m o s .

Ind ice d e Rotac16n =

'
Consum o d e l pe r íodo
Stock p r o m edio d e l p e r(odo

COEF I C IE NT E D E ROTAC JO N

Nos ind ica e l númer o

d e veces o u e s e agota-
ron l a s e x i s t e ncias , y
hubo n ecesidad d e r e -
novar l a s .

ej empl o

cA 20 . 000
I n venta ri o P r o medi o 4 . 000

cA 20 . 000 5
TP 4 . 000
 7

un año 360
= 62
5 5

EJ Son los días de du-

r a ción de la rota -
ción d e l s tock .
8

AUTOCONTROL No. 1

1. Lea cu idadosamente y marque con una X la letra oue co rresponda

al concepto verdadero, de l os dados a cont inuación:

El número de Pedidos Opt!m os está dado por:

a. El monto de las compras y sus respectivos d escuentos .

b. Los presupuestos de p roducc i ón.

c. Los costos mínimos t anto de Pedi dos como de Posesión.

d. Los costos de ruptura

e. La rotac i ó n de invent arios .

2. Com pare estas dos Fórmulas:

V r . consumo anual
Val o r promedio del Stock anual = 2 (No . d e Ped idos)

Cantidades consumidas
anualm ente
C antida d promedio d el stock a nua l =
2 (No . de Ped idos)

Marque con una X dent ro del paréntesis, s i estas Fórmu las son :

diferent es ( )
iguales ( )
semejantes ( )
r ecíp rocas ( )
antagónicas ( )

3. De l a siguiente lis ta , subraye el concepto oue corresponde al enun-

ciado : "La c antidad total cons umida en e l período dividida po r el
núm er o de pedidos Óptimos , dá :

o
 9

- La cantidad a pedir

El lote econórn ico

- El presupesto de compras

Los Stocks promedios

10

RESPUESTAS

1• c.

2. Difer entes e )

Iguales (X)

SemeJantes ( )

Rec(pr ocas

Antagónicas

3. - El l ote económ ico .

 11

8 . 4.4 Sistemas de valoración de Inventarios Finales

valo r arse .

~
Pa¡ a presentar

Un Balanc e Gene r al Real

Cuatro métodos

8.4.4. 1 Promedio Ponderado

Supongamos que en ener o se tie ne e l s iguiente mov imien-

to:

Se compran
20 kilos de algodón a$ 10.oo $ 2 00 . oo
30 kilos de algodón a$ 12.oo $ 360.oo
$ 560.oo
Se gastan
10 k ilos
25 kilos
12

cuál es el precio promedio ponderado?

Cada k ilo vale, en promedio 560 = .
11 20
2 5 + 10 X 11.20 = $392.oo 5 o
E l registro de la tarjeta de Kárdex se
haría así:

P recio
Unitario ENTRADAS SALIDAS SALDO

Cantid ad Valor Canti dad Valor Cant idad Valor

10.00 20 200 20 200

12.00 30 360 50 560

11. 20 10 112 40 44 8

11. 20 25 280 15 168

Desarrollo:
Comp ra inicial 20 X 10 = 200
Segunda compra 30 X 12 = 360
Acumulado 50 Valor 560
Salida de 10 unidad es 560 7 50 = 1 1 . 20
10 X 11.20 = 112
Acumulado 40 Valor 448
Salida de 25 unidades 448 i- 40 = 1 1 . 20
25 X 1 1 . 20·= 280
Acumulado 15 Valor 168

8 .4.4.2 Fifo

Primero en entrar
Primero en salir
Con este sistema, los elementos salen en e l mismo ór-
den en que han e ntrado.
 13

Precio
Unitario ENTRADAS SALIDAS SALDO

Cantidad Valor Cantidad Valor Cantidad Valor

10.00 20 :200 20 200

12.00 30 360 50 560

10 100 40 460

25 10 10 100 30 360

15 12 180 15 180

Tomando el mismo ejemplo que usamos al esb.Jdiar el

Promedio Ponderado, tendremos:

Valor izamos las unidades as(:

las 10 primeras salen : a $ 10.00

las 25 restantes salen a:
10 unidades a $ 10.00
15 unidades a $ 12.00

y as( sucesivamente

8.4.4.3 Lifo =Ultimo en entrar primero en sali r .

Las Últimas existencias en entrar, son las primeras en

salir.

Precio
Unitario ENTRADAS SALIDAS SALDO

C antidad Valor Cantidad Valor Cantidad Valor

10.00 20 200 20 200
12.00 30 360 50 560
10 120 40 440
25 {20 l
~ - 240 20 200
5 11 50 15 150
1-1

Con este método va l oramos por las Últimas entradas .

Las 10 unidades saldrán a l precio de$ 12 . 00 cada una,
las 25 sald r án así : 20 a$ 12 . 00(j:)orque 20 son las so-
br antes de la Últim a entrada) y 5 de $ 10 . 00 por agota-
miento .
E l sa ldo 15 unidades se valoran en$ 150.00 .

8 .4 .4 .4 Costo Stándar

Este p r ocedimiento valora las mercan cías al finalizar

los ¡::erÍodos contab les o cuando se piensa r eajustar e l
precio para actuali zarlo .

Valor Stándar Va lo r Real Di fe-

Fecha Entradas Salidas P r ecio Precio rencia
Unitario Total Unit . T o t a l

15 20 10.00 200 10.00 200 -o-

16 30 10.00 300 12 . 00 360 60

18 10

20 25

500 560

1 Ejemplo

560 7 500 = 1 . 12 coeficiente de variac ión . Este coeficien-

te lo mu ltipl icamos por e l precio s tándar 10 x 1 . 12 =
11 . 20 q u e es e l nuevo va lor . E l va lor total d e l sa ldo q u e
son 15 unidades s erá: 15 X 11. 20 = $ 168
 15

AUTOCONTROL No. 2

1. En una empresa se realizan las siguientes compras:

Enero 20. 000 unidades vendidas a $ 5 . 00

Febrero 10.000 unidades vendidas a 7 . 00
Marzo 20 . 000 unidades vendidas a 8 . 00

Cuál ser(a e l valor de 25 unidades, si usted utilizara

los métodos

a. Promedio Ponderado
b. Fifo
c. Ufo

2. Maraue con una X el concepto que crea verdadero.

Para una valorizaci6n del Inventario Final en un sistema

de precios inestables, el procedimiento oue más se
acerca a los precios reales es:

Promedio Ponderado

Flfo

Ufo

Stándar

3. Subraye e l concepto que más se ajuste a l siguient e

enunciado:

N Delos motivos expuestos en Va loraci6n de Inventarios

Finales, el que nos permite elaborar el presupuesto
de compras con mayor precisi6n, es';

- Promedio Ponderado

Fifo

Ufo

Stándar
16

4. Coloque a l frente la palabra falso ó verdadero según

usted c r ea oue el con cepto sea:

a. En un s i s tema st&ndar se valoran l as

entradas a p rec io s tánda r y rea l

b. El sistema promedio ponderado nos

presenta p r ecios no corTipatib les
con la rea 1id ad

c. El s i s te ma fifo o Peps va lora los

e lementos e n e l mi s m o o rd en de
entrada

d. El sistem a ti fo o Veps va lo ra las

existencias d e tal mane ra oue las
prime r as que entr an son las Últi-
mas en salir
 17

RESPUESTAS

1 . a. Promedio Ponderado

~20 . 000 X 5¿ + ~10.000 X 1¿ + ~20.000 X a¿

20.000 + 10 . 000 + 20 . 000
100 . 000 +70.000 + 160.000
6 . 60
50 . 000

25 . 000 X 6.60 $ 165.000.00

b. Fifo

20 . 000 X 5 100.000

5 . 000 X 7 = 35.000
$ 135.000

c. Ufo

20 . 000 X 8 160.000

5 . 000 X 7 35.000
$ 195.000

2. - Promedio Ponderado

- Fifo X

- Ufo

- Stándar

3. - Promedio Ponderado

- Fifo

- Ufo

- Stándar
18

4. a. Verdadero

b. Falso

e. Verdadero

d. Falso
 19

8 .5 RECAPITULACION

Número ideal de pedidos

Pedidos para minimizar los costos
O ptimes { para máximizar r esultados

Núm ero de unidades que se necesitan

Cantidades d nd d Consumo del per íodo
epe en e: , .
Optima s Numero d e pedidos opttmos
{
Se llama tambié n: "Lote Econ6rnlco"

Los pedidos 6ptimos } Son b ase fund amenta l para

Las Cant~ades 6ptlmas elaborar e l presupuesto de compra

E l Inventario debe valorarse a l final de cada perío-

d o contable .

{
Valora ci6n Fina l Promedio Ponderado
de Inventarlos Fifo
Métodos
Ufo
$Andar
20

8.6 AUTOEVALUACION FINAL

8 . 6. 1 Caso Concreto No. 1

Una empresa desea saber cuá l es e l número Óptimo de pedidos

en base a sus costos de pedido y posesión .

E l Jefe de Almacenes junto con el Jefe de Compras de acuerdo

con la siguiente información deben presentar el estudio a la Ge-
rencia:

Costo pedido $ 100 cada uno

Costo de p osesión 30%

Consumo anua 1 16. 000 unidades a $ 1 . 00 cada uno

El Gerente les solicita oue los deduzcan po r l o s t res métodos

a. Cuadro g l obal de costos

b. Gráfico estadístico

c . Fórm ula matemática

Proceda a desarrol la r el trabajo y l o present a en hojas diferen-

tes.

8. 6. 2 Caso concreto No . 2

La emp r esa de Carrocerías La MeJOr oue utiliza e l sistema de

inventario per iÓdico , ha e l aborado un inventa r io Físico e l 31 de
enero y desea conocer el costo según los diferentes sistemas y
su incidencia en las util idades de la empresa .

Usted debe analizar el caso y resolverlo haciendo la valoración

por los sistemas promedios, F1fo y Ufo y luego en un estado de
Pérdid as y Ganancias mostrar l a r epe rcus ión en l as u t i l idades .

La informaci ón es la siguiente:

Inventari o Inicial enero 1.2. 300 uni dad es a $ 200 . 00

 21

Compr as durant e et mes:

4 400 a $ 210 unidad

- 12 400 a $ 220 unidad

- 25 200 a $ 240 unidad

I nventario fina l 750 unidades

NOTA : Se han contabilizado ventas po r $ 300.000 con unos gas-

tos de $ 120.000.00.
 SOLUCION AL CASO CONC RETO No. 1

No . de Pedido Costo Pedido Cost o Posest6 n Costo Tota l

100 8 . 000 X 0.30 = 2.400.00 2 .500.00

2 200 4 . 000 X 0 . 30 = 1.200.00 1 . 400 . 00

3 300 2 . 600 X 0 . 30 = 799 . 80 1.099 . 00

4 400 2 .000 X 0.30 = 600 . 00 1.000 . 00

5 500 1 . 600 X 0 . 30 = 480. 00 980 . 00

6 600 1 . 333 X O . 30 = 399 . 00 999 . 00

7 700 1. 142 X O . 30 = 342 . 00 1.042 . 00

8 800 1. 000 X 0 . 30 = 300 . 00 1 . 100.00

9 900 888 X 0.30 = 266 . 00 1 . 166 . 00

10 1.000 860 X 0 . 30 = 258.00 1 . 258 . 00

11 1. 100 727 X 0 . 30 = 218 . 00 1.318.00

12 1. 200 666 X 0 . 30 = 198.00 1 . 398.00

 SENA
División de Programación Didáctica

ge~ión de existencias
STOCKS DE
EXISTENCIAS Y SEGUROS

Unidad autoformativa No 9
 GRAFI C O E~TADIS TI CO

2 . 200

2.000

1.800

1.600

1.400

1.200

1.000

800

600

- -- -- - - - C osto Posesi6n

-1 2 3 4 5 6 . 7 8 9 10 11 12
24

e. Por medio de la f6rmula

No. de pedidos = V CA X C.P .

2 X 100 X C . PEO IDO

= \/16 . 000 X 30
V2 X 100 X 100

v4 80990
2 9909

4. 89, e s deci r, 5 ped idos

SO L UC I ON A L CASO CONCRE T O No . 2

a. Sistema P r omedio Ponderado

300 X 2 00 = 60 . 000.00

400 X 2 10 84 .000 . 00

400 X 220 88 .000.00

200 X 2 40 4 8 . 000.00
1.300 280 .000 . 00

de donde 280. 000

$21 5. 38
l. 300

750 X 215 . 38 $ 16 1. 535

b. Sistema Fifo

200 X 2 40 48.000

400 X 220 = 88 . 000

150 X 2 10 3 1. 500
750 $ 1&~'=500=
 25

e. Sts tem a Ufo

300 X 2 00 = 60 . 000 . 00

400 X 210 = 84 . 000 . 00

50 X 220 11. 000.00

750 $ 155 . 000.00
=== ==
 E S TA DOS COMPARA TI VOS DE PERD I DAS Y GANANCIAS
ENERO 31

Promedio Ponder ado F i fo Lifo

V entas 300 . 000 300 . 000 300 . 000

- Costo me rcand a s vendidas

Inventario Inicial 60.000 60 . 000 60 . 000

C ompras 220 . 000 220 . 000 220 . 000

Mercancía disponi b le 280 . 000 280 . 000 280 . 000

- Inventario F inal 16 1.53 5 167 . 500 155 . 000

Costo m e r cancía v endida 11 8 . 465 112 . 500 125 . 000

Gananc ia b ruta 18 1. 535 187 . 500 175. 000

- G a s tos 120 . 000 120 . 000 120 . 000

U t i 1idad ne ta 6 1. 535 67 . 500 55 . 000

-
- -- --- == - ---
 27

Todos los datos que aparecen en los estados de P y G. son los

mlsmos, dlfíere solamente el valor del Inventarío Final.

El segundo método Flfo produjo la valorlzací6n más alta y por

conslgulente la utllldad más alta.

Esto porque entre mayor sea el inventarío de cierre, con todos

los demás datos constantes, menor será el costo de las mercan-
cías vendldas y por lo tanto mayor la utilidad.

En el sistema Llro se opera el caso contrarío y e l promedia de

una utilidad intermedia entre los dos .
28

B. 7 B I BLIOGRAFIA

C HOLVIS, F. Organización, Costos y Bal ances .

1 TOITlo, El Ateneo, B.Jen os Aires,

SENA Con fe r encias de Gestión de

Exist encias

HARGAOON, B. P r incipios de Contabilid ad .

Editorial Norma, Cali,
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Subdirección General de Operac iones
División Programación Didáctica
Bogotá - Colombia
Febrero de 1978

cm: S'lI' no 111 ])J)JB: m:xms YE 111 e JIA s

STOCKS DE EXISTENClAS Y SEGUROS

Unidad Autoformativa No. 9

Elaborada por: Héctor Castro

Corrección y Adaptación Didáctica: Carlos Tarquino

" Prohibida la publicación t otal o parcial de este docume nto sin la autori-
zación expresa del SENA".
 C011l'lrE1111ll:DO

9.1 OBJETIVOS

9. 2 AUTOPRUEBA DE AVANCE

9. 3 INTRODUCCION

9. 4 DESARROLLO

9. 4 . 1 STOCKS

9. 4. l. l. CLASES DE STOCKS

9. 4. l. 2 CALCULO DE S. MINIMOS

9. 4. l. 3 CAL CU LO DE S. MAXIMOS

9. 4. l. 4 CALCULO SIMPLIFICADO

9. 4 . 2 SISTEMAS DE PEDIDO

9. 4. 2. 1 SISTEMA A

9. 4. 2. 2 SISTEMA B

9. 4. 2. 3 SISTEMA A B C

9. 4. 2. 4 SISTEMAS 20/ 80

9. 4. 3 SEGUROS

9. 5 RECAPITULACION

9. 6 AUTOEVALUACION FINAL

9. 7 BIBLIOGRAFIA
9. 1. OBJETIVOS

Al terminar esta Unidad usted estará capacitado para:

9. l. l. ldentifica r, por sus carac terísticas, Las dis tint as clases de

s t ock.

9.1. 2. Calcular ma te máticamente stocks mínimos y stocks m áxi-

mos y promedio.

9. 1. 3 . Usar uno de los cua tro sistemas de pedido, de preferencia

e l que mejor se adapte a las condiciones de su empresa.

9.1. 4. De scribir los seguros que se usan en una empresa e iden-

t ificar los que se emplean en su empresa.

2

9. 2 AUTOPR CEBA DE AVANCE

Es probable que usled ya sepa y domine los contenidos de esta Unidad

de Autoformac1ón. Puede probar respondiendo la Autoeva luac1ón F2_

na l. Si t odas sus r espuest as son correctas puede pasar a l a s iguie nte

Unidad , l a Décima; de lo cont rario, estudie esta Nove na Unidad .

 3

9. 3 1 NTRODUCCION

Un nuevo tema, un nuevo eslabón en nuestra cadena de Gestión de Exi~

tencias, esta vez para estudiar dos aspectos interesantes e importan -

tes dentro de la formación estructurada a la que usted aspira y, de se-

guro, logrará.

Los temas se refieren al cálculo de los niveles de existencias o stocks,

y a los seguros que, en una u otra forma, garantizan una cierta tranqu_!

lidad y confianza en el futuro.

Usted no puede dejar de dar importancia a estos temas, sobre todo al

referente a los stocks, tema que se relaciona directamente con el de la

Unidad precedente: Pedidos y Cantidades Optimas.

Animo que pronto logrará lo que se ha propuesto.

4

9. 4 DESARROLLO

9. 4. 1 Stocks

Una de las funciones primordiales del Administrador es mante-

ner l os niveles de existencia en su equilibrio más óptimo, para

EVITAR

Inmovilizar el ca-
pital de tra bajo.

Incrementar i ndebida-
mente los compromi -
sos financieros.

Desvalorizar mer -
cancías (mal trato,
mal almacenaJe ).

Elevar los costos

de almacenaje y de
administración.

Debernos esclarecer
que hay cla es de exi tencias

de primer orden

de segundo orden Materias primas

productos ' s emi-
Combustibles: ~as, e laborados, pr~
gasolina, ACPM) duetos termina-
Embalajes: (sacos, dos .
cajas , bolsas)
Papelería
 5

9.4. 1. 1 Clases de Stocks

MAXIMO

Nivel mínimo
más
los pedidos que
ingresan al almacén.

PROMEDIO

Promedio aritmético
de los stocks du -
rante un período DE ALARMA
(un mes - un ano, .. . )
Nivel que determina
automáticamente el
pedido.

DE SEGURIDAD

Nivel que La empresa debe

poseer en la fecha de entre-
ga prevista. El stock mí-
nimo promedio es el ideal
para tomarlo como
de seguridad.
6

AUTOCONTROL No. 1

l. Dentro tic la siguiente lista de respuestas hay una que se relaciona es-
trechamente con el enunciado que presentamos . múrquela con una X
sobre su lct :·a.

"Uno de los objetivos que se persigue al mantener un ruvel óptimo de

existencias" es:

a. Mantener exis tencias que permitan obtener , con el tiempo, utihda-

des a l a empresa.

b. Respaldar con las existencias l os préstamos financie r os que haga

la empresa.

c. Facilitar el juego de inventarios para los balances.

d.""\ Tener una planeación acorde con l as necesidades de la empresa sin

comprometer sus recursos financieros .

2. Marque con una X la frase que corresponda a l siguiente enunciado :

"Las Existencias que la empresa d nbe poseer a la fecha prevista de en

trega" se llama:

Stock promedio

Stock mínimo

Stock máximo

Stock de scgurida<.I

Stock df' alarma

3. Luego de leer cuidadosamente, marque con una X el dato que correspo~

da al Stock Promedio.

En una empresa encontramos los siguientes datos del primer semestre

de un ar'lo de labores, en re lac1ón con las existencias expresadas en to-
ne ladas :
 7

Stock Máximos Stock Mínimos

Enero 500 100
Febrero 600 50
Marzo 400 200
Abril l. 000 200
Mayo 800 400
Junio 600 100

El stock promedio es .;>

a. 500.5

b. 450. 5 .

c. 415.5

d. 412.5

e. 392. 5

~ , :;Í
1,
8

RESPUESTAS

l. d. Tener una planeación acorde con las necesidades de la empresa sin

comprometer sus recursos fina ncieros.

2. Stock de Seguridad

3. d. 412.5
 9

Para calcular stocks La rotación de la mercancía o de

---....;>~ la materia prima.
hay que tener en cuenta - La seriedad del proveedor
La normalidad del m e r c ado
Las políticas de la empresa

9. 4. l. 2 Cálculo de stocks mínimos

El stock mínimo debe ser igual a

la cantidad que se consume duran-
te el período de abastecimie nto
más l / 3 del consumo del período
total (generalmente 1 mes).

Ejempl~

período de abastecimiento 1 O días

consumo diario = 3 00 kilos

3 00 X 10 + 1/3 (300 X 3 0)
3000 + 1/.3 (9000)
3000 + 3000

la. ooo kilos 1

9. 4. l. 3 CAlculo de stocks máx.i mos

>
El s tock máximo debe ser igual al
stock mínimo más el consumo del
periodo total.

Ejempl~

con los datos anteriores, tendremos: \

6. 000 + (300 X 30)

6. 000 + 9000

I
10

9. 4. l. 4 Cálculo sim p1üicado de stoc ks

Si e l pla zo de e ntrega est á dado e n meses

promedio de consumo pla z o de e ntrega + u n

X
mensua l mes de segu r ida d .

Si e l plazo e stá da do e n días , e ntonce s

con sumo di a r io plazo de e ntrega + una

X s emana de segu r i dad

1 El doble del stoc k mínimo 1

Stock Mínimo + Stock Máximo

2

E jercic io

Bus que los tres s tocks de una mercancía cuyo p laz o

de entre ga es de 3 m eses. y su p r om edio mens_ual es
de 60 t oneladas .
 11

Ste ck Mínim•

Promedio mensual X plazo de entrega + un mes de seguridad

60 X 3 + 1

60 X 4

240 toneladas J

Stock Máximo

Dos veces el stock Mínimo

2 X 240

480 toneladas 1

Stock Promedio
/

Stock Mínimo + Stock Máximo

2

240 + 480
' 2

720
2
360 toneladas !
12

AUTOCONTROL No. 2

l. Teniendo como elementos:

Consumo promedio mensual= 300 kilos

período de abastecimie nto = 5 días .

a. Determine cual es el stock mínimo, encerrando dent r o de un cua-

dro la respuesta que crea verdadera;

b. De termine cuál es el stock máximo , senatando en igual forma l a

respuesta adecuada:

a. 400 kilos
200 kilos
180 kilos
150 kilos
1 00 kilos

b. 500 kilos
450 kilos
350 kilos
300 kilos
200 kilos

2. En igual forma, basándonos en que el consumo mensual es de l. 200 ki

los, y el plazo de entrega es de 3 meses,

a. Cuál es el stock mínimo simplificado

b. Cuál es el stock máximo simplificado

c. Cuál es el stock )rorre dio simplificado

Subrayando en cada caso la respuesta que crea verdadera.

a. 3.800
4.800
5.200
6.000
1 2.000
 13

b. 5.200
7.200
9. 600
12.000
13. 300

c. 4.500
6.000
7.200
9. 000
12. 600
14

RESPUESTAS

l. a . lt ~Q kilos 1

b. l 30G kilos 1

2. a. 4. 800

b. 9. 600

c. 7.200
 15

9. 4. 2 Sistemas de Pedido

Antes de entrar en materia aclaremos dos

conceptos:

PERIODO DE ABASTECIMIENTO

Tiempo que pasa entre la fecha

de pedido y la fecha de entrega.

UNIDAD DE PEDIDO

Volumen o cantidad
del pedido.

9. 4. 2. 1 Sistema de Abastecimiento A

Hay una Unidad de Pedido fija,

con un período de abastecimien
to diferente. -

Ejemplo

La empresa siempre pide

100 toneladas al llegar el
stock de alarma, a los 8,
15 ó 20 días.

VENTAJAS DESVENTAJAS

- No es necesario hacer - No es previsible el

cálculos para cada pe- No. de pedidos.
dido.

- Stock máximo limita.do - No se puede prever

y bien calculado. la fecha del pedido.

- El stock de alarma es - No se pueden agru-

muy funcional y son ra - par los pedidos del
ras las rupturas. mismo proveedor.
16

9. 4. 2. 2 Sistema de Abastec1m1ento B.

Hay un período de abastecimiento

fijo, con una Unidad de pedido di-
ferente .

EJempl~

La empresa pide cada

cierto tic mpo fijo, así
sean 10 , 20, ó 100 to-
neladas.

VENTAJAS DESVENTAJAS

- Se conoce el No. de - Es necesario cada

pedidos. vez calcular la can-
tidad del pedido.

- Se conocen las fechas - Hiesgos en el stock

de los pedidos. (rupturas o costo de
posesión).

- Se pueden agrupar los

pedidos al mismo pro-
veedor.

Fuera de estos dos sistemas existe el mixto , que se

utiliza cuando no se twnen en cuenta ni fechas ni can
tidades.

Se basa en sistemas de control muy completos para

evitar pasos en la producción o recesos en las com-
pras .
 17

AUTOCONTROL No. 3

l. Lea atentamente los siguientes enunciados y coloque al rrente y dentro

del paréntesis la palabra FALSO ó VERDADERO según sea:

"Período de Abastecimiento" es el:

a. Tiempo entre la facturación y la entrega

b. Tiempo entre la solicitud y la entrega

c. Tiempo entre el pedido y la entrega

2. De la siguiente lista de características, identUique la que corresponda

al siguiente enunciado, marcando con una X la letra que la precede:

"El sistema de Abastecimiento A", se rerie re a:

a. Período Cijo. Unidad de pedido diferente

b. Período Cijo, Unidad de pedido tija

c. Período diferente, Unidad de pedido diferente

a Período dUerente, Unidad de pedido fija

18

RESPUESTAS

l. a. FALSO

b. FALSO

c. VERDADERO

2. d. P e ríodo diferente, Unidad de pedido fi ja.

 19

9. 4. 2. 3 Sistema de abastecimiento ABC

Es un método estadístico basado en e l prin-

cipio de Distribución Deficiente de Par eto :

" Muy a menudo un pequel'lo número

de artículos importantes domina los
r esultados, mientras existe un gran
número de artículos cuyo volumen es
ta n pequeno que tienen poco efecto so
bre los resultados. -

Los productos se clasifican e n 3 grupos y a

cada uno se le aplica un método de Adminis-
tración.

GRUPO 0% de los productos Se aplica el)

A 0% del valor del stock sistema A

GRUPO 0% de los productos

B 0% del valor del stock

GRUPO 70% de los productos Se aplica un \

e 10% de 1 valor del stock sistema mixto)

9. 4. 2. 4 Sistema de A bastecimiento 20/80

Se deriva del ABC, pero es más r efinado.

Sólo hay dos grupos

GRUPO 0% de los productos

A 80% del valor del stoc k

GRUPO 0% de los productos

B 0% del valo r del stoc k
20

El método para este sistema es el siguiente:

CLASIFICACION Si no se tiene el valor

y total del consumo, se
NUMERACION busca por la siguiente
de todos los produc - fórmula:
tos de mayor a menor Inventario Inicial
cantidad de consumo. Más compras
Menos Inventario Final

Porcentaje anterior CALCULO del%

ACUMULADO que tiene cada producto
primero 5% dentro de 1 to ta1:
segundo 10% 10 productos 10% c/ u
tercero 15% 20 productos 5% c/u
último 100% 50 productos 2% c/u

Los datos se tabulan en un cuadro estadísti-

co y se presentan e n una gráfica

% de valores
de consumo

o/o de Productos

··\ (
-
 21

AUTOCONTROL No. 4

l. Lea las siguientes proposiciones y marque con una X la columna que co

rresponda, según que usted crea que son FALSAS ó VERDADERAS -

No. PROPOSICION V F

1 Según Pareto, hay productos que son pocos pero que

valen gran cantidad de dinero.

2 El citado autor afirma que a los productos que valen

poco se les dedique poca atención.

3 También dice que hay productos que valen poco pero

cuyo volumen es grande.

4 Y por último, que a los productos que son el 20% y

valen el 20% no hay necesidad de aplicarles ningún
método de abastecimiento.
.

2. Según su criterio, ideoU!ique los campos de aplicación del método

20/ 80, encerrando con círculos las letras que correspondan:

a. Control de Calidad

b. Estudio de Cartera
\
~q Productos y Ventas

d. Selección de Personal
22

RESPUESTAS

l. 1 VERDADERA

2 FALSA

3 VERDADERA

4 FALSA

2. 0 Control de Calidad

C0 Estudio de Cartera

© Productos y Ventas

0 Selección de Personal
 23

9. 4. 3 Seguros

Muchas grandes pérdidas

se producen por falta de
un seguro eficaz.

Aquí nos limitaremos a enunciar los principales seguros, por

dos motivos:

l. Su conocimiento a fondo es motivo de otra especialización.

2. Cada empresa tiene o debe tener su Companía Asesora de

Seguros o su Agente.

9. 4. 3. 1 Clases de Seguros

!Por mcendi~ y/ o por rayo 1

Su objetivo es indemnizar
por las pérdidas materia-
les de mercancías o mate
rias primas, causadas
por incendio y/ o rayos

(otros: explosión, huracán, terremoto, motín, van-

dalismo•• . ).. '

1i::or rotura de maqu.inaria 1

Su objetivo es indemni-
zar por la destrucción,
rotura o danos que se
presenten en la maqui-
naria o en el equipo.

Busca indemnizar por la

pérdida real que sufra la
empresa debido a la re-
ducción de ganancias bru
tas, por paralización o -
disminución de la activi-
dad.
24

Por robo-atraco-hurto Trata de

Indemnizar el dano cau-
sado por los amigos
de lo ajeno:

ROBO Si se ut ilizan me
dios violent os
contra cosas y
personas.

HUR TO No se usan me-

di os vio le nt os.

ATRACO Robo con vio-

lencia a las
personas .

!Para vehículos Automotores 1

Busca amparar las pérdidas

que representen en los ca -
rros:

- Danos y pérdidas
- Robo o hurto
- Huelga-motín-
asonada.
- Responsabilidad
Civil
- Primeros auxilios

!Para el Personal 1 Su ObJCllVO:

Amparar al personal que
trabaja en la empresa:
Seguro de v_!.

·_fl ~-
da

~
Incapacidad
Accidentes
de t r abajo.
El ICSS Asume lodos
-
-- . --
. -
estos segu-
ros .
 25

De Manejo - Finalidad
Falsüicación.

Es un seguro muy importante

para quien administre bode -
gas o almacenes, pués cubre
las pérdidas por hurto, robo,
estafa , desfalco, abuso de
confianza, falsificación e in-
fidelidad

' ....
\

.· .·
\ '
26

9. 5 RECAPITULACION

Mínimo
Máximo
Stocks de Promedio
Existencias De Seguridad
De Control

Unidad fija-Período diferente

Unidad diferente-Período Fijo
Sistemas de
Pedido
Mixto { A B C
20/80

Por incendio y/ o rayo

Por rotura de maquinaria
Por lucro cesante
Seguros Por robo, hurto, atraco
Para vehículos automotores
Para el Personal
De mane JO, fidc lid ad y falsificación
 27

9. 6 A UTOEVA L UACION FINAL

9. 6. 1 De la lista siguiente identifique la car acterística que define el

stock de seguridad, encerrando con un círculo el guión que pre-
ceda a dicha característica:

- Cantidad consumida en el mes

- Saldo del m es a nterior más los pedidos del mes
- Cantidad que se debe poseer en la fecha prevista de entrega
- Cantidad que indica el momento de hacer el pedido
- Consumo promedio de existencias

9. 6. 2 En una empresa. el consumo promedio mensual es de 600 kilos,

y el período de abastecimiento es de 3 días.

Considerando e l mes laborable c omo de 20 días, determine

a. El stoc k mínimo

b. El stock máximo,

encerrando dentro de un cuadro l as respuestas qu e juzgue acer-

t ad as de las que a continuación s e le dan:

a. Stock mínimo

240
290
37 0
530
920

b. St ock Maximo

840
890
1170
1330
1720

9. 6. 3 Luego de leer atentamente las cuatro opci ones que se le presen

tan, identifique l a que caracteriza al Sistema de Pedidos B , -
28

marcando con una X la letra que corresponda:

a. Período diferente, unidad fija

b. Período fijo, unidad difere nte

c. Período ftJO, unidad fiJa

d. Período diferente, unidad diferente

9. 6. 4 Leyendo las siguientes expresiones, juzgue si son correct as o

incorrectas escribiendo sobre la línea la palabra que correspo~
da a su juicio:

a. Hurto: sustracción con violencia

b. Robo: sustracción sin violencia

c. Atraco: sustracción con violencia sólo a

las personas.

9. 6. 5 Caso Concreto:

Una empresa fabricante de car rocerías utiliza los ma te riales

descritos más abajo , con sus valores en consumo y en pesos.

La Gerencia desea organizar un sistema de presupuesto de com

pras y solicita que se haga por medio del sis tema 20/ 80. -

El trabajo que se debe re alizar es el siguie nte :

a. Calcular el 20% de productos que equivale n al 80% del valor

y decir por qué sistema se pueden pedir.

b. Con el 80% de los productos que equivalen al 20% del valor,

calcular los stocks mínimos, máximos y promedios te nie n -
do e n cue nta que e l plazo de entrega es de 5 días.

NOTA: En el 20% de productos inclúyase el producto núm ero 4

Los días laborables del ano son 250.
Consumo
Artículo Valor Unidad
A nual

3 . 160 Manijas 8. 000 (Piezas)

650 Vidrios 97. 500 (M2)
l. 400 P i nt uras 60. 000 (Galón)
4.470 So ldadura 29.000 (Kilos)
800 A njeo 19. 300 (Metros)
990 Fallebas 9. 300 (Piezas)
Bisagras 11 8. 000 (Piezas)
11. 560 Hierro
Platin o 32 . 500 (Kilos)
Cerraduras 1 44.000 (Piezas)
Lám i na
Hierro
Import. 984 . 000 (Kilos)
730 Tornillería 27 . 000 (Kilos)
480 Ag., r raderas 500 (Piezas)
5 . 280 Láminas de
A cer o 93 . 0 00 (Kilos)
136 . 970 Va r il las 88 . 000 (Kilos)
l. 23 0 Rodamientos 10. 400 (Piezas)
Lámina hierro
Nacional 927. 000 (Kilos)
.
30

RESP UESTAS

9. 6. 1 - Cant idad que se debe poseer en la fecha prevista de entrega

9. 6. 2 a. Stock mínimo 290

b. St ock máximo 890

9. 6. 3 b. Período fij o, u ni dad diferent e

9. 6. 4 a . Jncorrec ta

b. Incorrecta

c. Correcta

9. 6. 5

Ma terias primas y No. de Consumo Cálculos de Cálculos de

productos consum..!. Orden en los porcen- los porcen-
dos . valor ($} laJeS de los laJes de los
productos . oroduclos
1 /16
Parcia lAcumu Parcia Acu-
-
les lados. les mula
dos

Lámina hierro
importada 1 984. 000 6. 25 6. 25 37. 5 37 . 5
Lámina hierro nal. 2 927 . 000 6. 25 12.50 35 . o 72. 5
Cerraduras 3 144. 000 6.2 5 18. 75 5. 5 78. 0
Bisaizras 4 11 8. 000 6. 25 25. 00 4. 5 82 . 5
Vidrios 5 97 . 500 6. 25 31. 25 3. 7 86 . 2
Lá minas de acero 6 93 .000 6.25 37 . 50 3. 5 89 . 7
Varillas 7 88.000 6.25 43. 75 3. 3 93 . o
Pinturas 8 60.000 6. 25 50. 00 2. o 95. 0
Hie rro platino 9 32. 500 6. 25 56.2 5 l. 2 96. 2
Soldadura 10 29.000 6.25 62.50 l. 1 97 . 3
Tor nille ría 11 27 . 000 6. 25 68.7 5 l. o 98. 3
Anjeo 12 19. 300 6. 25 75. 00 o. '7 99 . 0
Rodamientos 13 10.400 6. 25 81. 25 0.4 99. 4
Fallebas 14 9.300 6. 25 87.50 0. 3 99. 7
Manijas 15 8.000 6. 25 93 . 75 0.29 99. 00
A Erar raderas 16 500 6. 25 100. 00 o. 01 b.oo. oo
Valor total del consumo 2. 647 . 500
 31

Curva de concentración

Los productos 1,
2, 3,_Y 4 constitu-
yen la categoria
A• .

Incluimos el pro-
ducto n 4 porque
está cerca de la
zona de 1 80%.

o 10 20 30 «> :50 t!O 1 o 80 90 100

% productos acumulados

Cálculo de los stocks mínimos , máximos y promedios de los productos

de la categoría B.

E l consumo anual de los vidrios es de 65 0 M 2 - Se trabaja dura nte 250

días.

El consumo promedio diario es de 650 ; 260 = 2. 6 M 2

Stock mínimo: 2. 6 M2 x · S- = 31. 2 M2

Stock m áximo: 31. 2 x 2 62. 4

Stock promedio: 31. 2 + 62. 4 = 46 . 8

2

E n la misma forma s e calculan los stock para los demás productos.

32

Cálculos de los stocks mínimos , máxim os y pr omedi os .

Produc- Unidad Consumo Cons umo Plaz o Stock Stock Stock

tos de m e- anual diario e ntrega mínim o máxim o prom~
dida (5 + 7) dio.

5 M2 650 2. 60 12 31. 2 62 . 4 46. E

6 Kilo 5.280 21. 00 12 25. 2 504 378

7 Kilo 136. 870 550.00 12 6. 600 13 . 200 9. 900

8 Galón l. 400 5. 6 12 67. 2 134 . 4 100. 80

9 Kilo 11. 560 46. 2 12 554.4 1.1 08. 80 83 1. 60

10 Kilo 4 . 470 17. 9 12 214. 8 429. 60 322. 20

11 Kilo 730 2. 92 12 35 . 04 70.08 52 . 56

12 Mts. 800 3. 2 12 38 .4 76. 8 57. 6

13 Piezas l. 230 4.92 12 59.04 11 8. 08 88.56

14 Piezas 990 4 12 48 96 72. o

15 Piezas 3 .160 12. 6 12 151. 2 302.4 226.8

16 Piezas 480 l. 9 6 12 23. 52 4 7. 04 35.28

 33

9. 7 BIBLIOGRAFIA

CHOVIS, F. Organización, Costos y Balances.

El Ateneo, Buenos Aires.

FERNANDEZ de CASA. El Almacenamiento en la Práctica.

Deusto, Serie B. Tomo 4.

KILLEEN. Técnicas de Administración de Inventarios.

Técnica S.A., México 1971.
 SENA
División de Programación Didáctica

ge~ión de existencias

TRANSPORTES
Unidad autoformativa No 1O
Servicio Nacional de Aprendiza j e SENA
Subdir ección General de Operaciones
División Programaci ón Didáctica
Bogotá - Colombia
Febrero de 1978

GE S'lr.ll«Dlll DE EX:O:S YE 111 C .ILJA.S

TRANSPORTES

Unidad Autoformati va No. 10

Elaborada por: Héctor Castro

Corre cci ón y Adaptación Didáctica: Carl os Ta rquino

"Prohibida la publicación total o parcial de este documento s i n la autoriza-

ción expresa del SENA".
 CID>lll 1rElll!1lIIDO

10. 1 OBJETIVOS

10. 2 AUTOPRUEBA DE AVANCE

10. 3 INTRODUCCION

. 10. 4 DESARROLLO

10. 4 . 1 SISTEMAS DE TRANSPORTE

1 O. 4. 1. 1 POR CARRETERA

10. 4.1. 2 POR FERROCARRIL

10. 4.1. 3 AEREO

10. 4.1. 4 MARITIMO Y FLU VIAL

10. 4 . 2 ENTREGAS O DESPACHOS

10. 4. 2. 1 INTERNAS

10. 4. 2. 2 EXTERNAS

10. 4. 3 EQUIPO DE TRANSPORTE

10. 4. 3. 1 CARACTE RISTICAS

10. 4. 3. 2 CUAL USAR

10. 4. 4 DOCUMENTACION TECNICA

10. 4. 4.1 ORDEN DE ENTREGA

10. 4. 4. 2 REGISTRO DE RECORRIDO

10. 4. 4. 3 TARJETAS DE CONTROL

10. 4. 4. 4 OTROS CONTROLES

10. 5 RECAPITULACION

10. 6 AUTOEVALUACION FINAL

10. 7 BIBLIOGRAFIA
10. 1 OBJETIVOS

Cuando concluya esta unidad, usted puede considerarse apto para:

10. l. 1 Sena lar las relaciones que los dis tintos sistemas de tr:mspor-

te tienen con la Gestión de Existencias.

10. l. 2 Disenar un sistema organizativo de transporte inter no o de

abastecimiento en una empresa dada.

1 O. l. 3 Definir que sistema de trans porte es el más indicado para una

determinada mercancía.

1 O. l. 4 Diligenciar la documentación técnica más importante que se

usa en el sistema de transportes de una empresa.

2

10. 2 AUTOPRUEBA DE A VANCE

B ien puede suceder que usted ya domine la materia conte nida en es ta

unidad y se sien ta suficie ntemen te preparado como para no estudiarla .

Sin embargo, sométase a responder el cuestionario de la Autoevalua -

ción fina l. Si todas sus r es puestas son buenas, puede dar por termin~

do el estudio de esta unidad. Si no responde bien t oda la Autoevalua -

ción, dedíquele un poco más de tiempo, y termine con altura y mucho

éxito el estud io de es tas unidades de Gestión de Existencias .

 3

10. 3 INTRODUCCION

Llegamos con esta unidad a la última de Las diez etapas en que dividí -
mos nuestro viaje por el tema "Gestión de Existencias".

Ha sido un viaje de trabajo cont inuado, de Labor paciente cuyos frutos

se t ie nen que empezar a ver a La primera oportunidad que usted tenga
de poner por obra los conocimientos así adquiridos .

Terminamos con un tema que no deja de tener sus encantos y sus r ies -
gos, por aque Llo que se llama "movimiento".

El transporte es el mecanismo que agiliza o demora cualquier actividad

humana, y dentro de una empresa juega un papel supremamente impor-
tante.

Muchas veces el buen nombre de la empresa se asocia con el funciona-

miento de sus equipos de movilización.

En esta unidad veremos, a grandes rasgos, los sistemas de tra nsportes,

el equipo de movilización necesario en una empresa, sus implicaciones
y su organización.
4

10. 4 DESARROLLO

10. 4. 1 Sistemas de Transporte:

10. 4. l. 1 Por carretera

Es muy usual en nuestro med10, sobre

todo con camiones .

l ventajas l

Dis ponibi lid ad

En todas partes se consi guen
camiones dispuestos a hacer
acarreos.
Flexibilidad
Se pueden t ransportar
grandes y pequenas
cantidades de carga .

• E xac titud
Se puede con-
tar con hora-
Economía r i os más o me
Se paga re- nos fij os de
Especialización lativamente salida y llega-
Por el auge del poco. da, con los
sistema se pue- que se puede
den encontrar programar it_!_
empresas alta- nerarios.
mente especia~
zadas.
 5

1 O. 4. l. 2 Por Ferrocarril

Es un medio muy útil

para: - distancias largas
- grandes cantidades

Ventajas

Capacidad Especialización
Mucha carga puede Se dispone de vagones
enviarse en un solo especiales según el tipo
vagón. de carga.

Rapidez
Los trenes expresos
lleva n la carga direc -
t a mente, sin necesidad
de transbordos .

Cuidado
Es el sistema
menos expuesto
al cambio de clima ,
a ma l os parajes o accidentes
8

10. 4 .1. 3 Aéreo

Este sistema moviliza

mucho tone laJe de carga
naciona l o internac i onalmente.

Rapidez Cuidado
La ve locidad de los Hay muchísima espe
av10nes permite una cia lización en movc-;:
gra n l'."apidez en la mo- y embala!'." mercan-
vilización de la mel'."can cías -menosruptu-
cía sobre todo a nivel ras .
internacional. - menos despe!:_
rectos.

Economía
Compara tivamente
es mu y re ducido
e l costo t o ta l de
este sis tema .
 7

10. 4. l. 4 Marítimo y Fluvial

Es e l sistema más usado

Marítimo • para e l comercio intern~
cional.

Dentro de un país con

Fluvial • grandes ríos es el sis-
tema más aconsejable.

Accesibilidad Especialización
Se puede llegar Se pueden conseguir
a cualquier par - barcos especiales p~
te del mundo. ra cargar todo tipo
de mercancías.

Economía
Son las tarifas
más bajas que
existen.
8

A UTOCO TROL No. 1

l. Dado el siguiente enunciado : "una empresa necesita enviar inmedia-

tamente una mercancía de una ciudad a otra no muy distante", identifi-
que c uál medio de transpor te será el más disponible para cumplir el
obje t ivo.

Sub r aye lo escogido:

- Transporte aéreo

- Ferrocarril

- Transporte fluvial

- Por carretera

2. Dada la Lista de materias p rimas y mer ca ncías que sigue , relac10ne ca

da uno de esos elementos con un tipo de transporte, escri biendo sobre
la línea que corresponda el sistema más adecuado:

Maquinaria pesada (Importación)

P roductos químicos (Interior)

Fru t as (Exportación)

Flores (Exportación)

Telas (Int erior)

Maderas (Inter i or)

Combusti ble (Interior)

Ceme nt o (Exportación)

Carnes (Ex po rtación)

Drogas (I m por tación)

 9

RESPUESTAS

l. - Por carretera

2. Maquinaria pesada (Importa ción) Marítimo

Productos químicos (Interior) Carretera

Frutas (Exportación) Aéreo

Flores (Exportación) Aére o

Telas (Interior) Carretera

Carretera
Maderas (Interior) Ferrocarril
Carretera
Combustible (Interior) Ferrocarril

Cemento (Exportación) Marítimo

Carnes (Exportación) Aéreo

Drogas (Importación) Aéreo

10

10. 4. 2 Entre gas o despachos :

10. 4.2. 1 Internas

Cómo hacer e ntrega

OPORTUNA
de materias primas
o
de mercancías.

Un eficiente administrador
de inventari os o almacenes
tiene esta constante pr eoc~
pación.

Las e ntre gas obede-

ce n a una planifica -
/ ción de acuerdo a
- ·- · - · - · - · - · - · - · - ·¡ //i presupuestos de pro
l el elemento que se ne- j// . i ducción y ventas. -
¡. cesita debe es tar opo!:_ I :...._- - · --- - -·- ~ - · ~
· tuname nte e n el sitio
~_9~~~~s.~·-· -· - - ·j

Para e llo
Se debe organizar
un s i s tema eficiente
de transporte inter-
no

Equ ipo desde e l m e nsajero

Camiones elevadores interno hasta co mpl~
Camiones de mano ~----jo equipo de movili-
Car re tillas de mano zac ión
Tra nsportadores de :
Ruedas
Bandas
Rodillos
Guías
Cables aéreos
 11

10. 4.Á 2 Externas

Las grandes empresas ded ican mucho

de su esfuerzo en organizar Las ent re -
gas externas.

Fact or es de u na bue na organizaci6n

E LABORAR el mapa de la zona

numerando a los clientes según
el kárdex de ventas.

DETERMINAR el recorrido de
cada vehículo y el número de
entregas tanto máximas como
mínimas.

HACER los recorridos el día fi-

j ado, a la hora seflalada.

AGRUPAR las mercancías que

se van a repartir el mismo día
y según los recorridos .

CLASIFICAR
las 6rdenes de entrega según
el orden de despacho.

CARGAR
los vehículos según e l o r den
de ent rega : primero Los ú lt_!.
mos, al final los primeros.
12

10. 4 . 2. 2. 1 Fijación de recorridos

Una vez hecho el ma

pa y agrupados los
clie ntes por zonas
de reparto, trace los
recorridos teniendo
en cuenta:

TIEMPO
para cargar y descargar
la mercancía.

TIEMPO PROMEDIO
por recorrido. Sumar
los tiempos y dividirlos
por el número de clien-
te s.

RECORRIDOS Pueden ser

Se fijan de acuerdo al recorridos
tiempo promedio sin ... de horas
salirse de la jornada de días
laboral. de semanas
de meses

EXACTITUD
Fijar días y horas
de ent rega para f~
cilitar el recibo
por parte de los
clientes

NUMERO de RECORRIDOS
Dependen del número
de pedidos .

(Este dalo proviene del

Departamento de Ventas)
 13

A UTOCONTR OL No. 2

l. Determine a cuál de las siguientes personas se le hará entrega interna

de mercancías o materias primas, marcando con una X el guión que ª!:
tecede a la respuesta elegida:

- Al Jefe de taller

- Al Jefe de Oficina

Al personal autorizado para ello

- Al me nsajero interno

2. Dada la siguiente lista de motivos, identifique cuál es el que corres pon

de al hecho de pedir con la debida anticipación los bienes o las materii;
primas.

Subraye

Tener en existe ncias lo necesario

Elaborar u n b ue n presupuesto de producción

Evitar costos de r uptura

No paralizar pr oducción ni ventas

3. Lea detenidamente el siguiente enunciado y determine el número de en-

tregas que se hacen en el día, encerrando en un círculo la respuesta
adecuada:

"Un vehículo recorre al día 300 Kms en 10 horas de trabajo. Si cada

entrega demora 3 0 minut os y el personal se toma una hora para almor -
zar, en el día el número de entregas será de:

10 15 18 20 28 30
14

RESP UESTAS

l. X Al personal autorizado para ello

2. Evitar costos de ruptura

3. 18
 15

10. 4 . 3 Equipo de transporte:

10. 4. 3 . 1 Características

Flota propia de Flota especializada

transport e de transporte

Dos m odalidades

El uso de una de estas modalidades de-

pende, sobre todo, del estudio de fac-
tibilidad o costo.

Ubicación 2eo2ráfica de Los clientes

Volumen de ventas
Concentración de los clientes
Volumen de la care:a
Distancia Emoresa-Usuarios
Mantenimiento de vehículos
l
_¡ Prim ero !
l"'llS

Costo de personal

Se hacen cot izaciones con empresas ~gundo j

de trans orte es ecializadas.

Se hace una comparación de costos

entre los dos primeros puntos y se
escoge el más benéfico para la
empresa.
l
ITercerol
....---
16

Existe una tercera modalidad que se está usando ú 1-

timamente:

La empresa facilta los medios

de adquisición a conductores seleccio-
nados, quienes firman un contrato
exc Lusivo con la emp resa para amorti-
zar sus vehículos. con Los servicios
prestados.

Esto se usa especialmente

para carga seleccionada:

productos químicos

carnes

frutas

legumbres
 17

10. 4 . 3. 2 Qué tipo de tra nsporte usar

Como una ayuda pa-

ra escoger e l tipo
de tra nsporte más
adecuado, p ropio o
especializado, vea-
. mos algunas altern!
1~~ ivas_. ____ __ . _ ...:.

A- C-E
A

~
A -C -F
A - D-E
A - D-F
-- --
-
8

8- C- E

8 - O-E
E 8 - 0- F

F
<0-c - F >
DTUDIAlt LO lllAI ~·
18

A U TOCO TROL No. 3 .

Con la siguiente lista de productos como base, proponga que tipo de transpor
le es el más adecuado, escribiendo al frente de cada producto , y dentro del -
paréntesis, las letras

P (transporte propio)

A (transporte alq uilado)

E (transporte alqu ilado espec ializad o)

según corresponda en cada caso:

Carnes de expor tación

Frutas y verduras

Comestibles

Leche

Gas

Combustibles

Sal de consumo

Víveres para su per me rcado

Maquinaria pesada

Mercancías en ge neral
 19

RESPUESTAS

Carnes de exportación (E

Frutas y verduras (Po A)

Comestibles (Po A)

Leche p

Gas p

Combustibles (A o E)

Sal de consumo A

Víveres para supermercado p

Maquinaria pesada A

Mercancías en general (P o A)
20

1 O. 4. 4 Documentación Técnica

De acuerdo con la complejidad de la

empresa y el número de ent r egas,

varian
f la papelerl!J

10. 4. 4. 1 Orden de entrega

Se e labora para la entrega de los pedidos

a los clientes

Debe cont ener

4 Nombre dirección del cliente

5 Recorrido
6 Nombre del conductor o la em r esa
7 Referencias del artículo
8 Descri ción
9 Unidad
10 Cantidad
11 Firmas de quien entrega
transporta
recibe

Si sirve
como Precio unitario total
factura
para paga
contra en .1'ª · Se tramita el pago
trega Una vez firmado o
'-b. Se carga a la cue~
ta corrie nte del
cliente.

El número de copias depende de la organización in-

terna de la empresa.
 21

10. 4. 4. 2 Registro de recorridos

En este documento se consignan las órdenes de en-

trega según el recorrid.o asignado, especificando el
número del cliente y la cantidad de paquetes que se
llevan.

Quien recibe debe firmar como prueba

de recepción y anotar observaciones
si las tiene:
faltantes, deterioros,

1 O. 4. 4. 3 Tarjeta de control de vehículos

Se usa cuando se tiene Flota propia

Cada vehículo debe tener su

"hoja de vida diaria" , con:

Kilómetros recorridos
Gasolina por kilómetro
Consumo de aceite
Cambios de aceite
Mantenimiento preventivo

El presupuesto de gastos de mantenimiento y contr~

les de rodamiento, se hace con base en el chequeo
diario de kilómetros recorridos y gastos.

10. 4. 4. 4 Otros controles

El técnico administrador puede crear controles

adecuados al objetivo propio de su empresa .

Todo control es bueno desde que no se

convierta en inoperante y obstaculizador.
22

10. 5 RECAPITULACION

por carretera
por vía férrea
Sistemas de transporte por aire
{ por mar
por río

Desde e l mesaJero inte rno hasta

complejos mecanismos

internas Obedece a una planificación según:

Producción
Entregas Ventas

Cumplimiento"'
buen
Externas
t
Seriedad ~
Exitos $ -+nombre

>
F lo ta propia
Equipo de Estudio de costos y
transporte Transporte r~n.tabilidad del ser-
\ eopeciafüado \
v1c10.

Selección del
Transpor te
¡ Ubicación del cliente
Rapidez
Seguridad
Costos
Dis poni bilid ad

Orden de entrega
Documentos de Registro de recorridos
Control Tarjeta de vehículos
{
Otros
 23

10. 6 AUTOEVALUACION FINAL

10. 6. 1 De los siguientes enunciados distinga los falsos y los verda de-
ros. colocando al frente de cada uno F o V , según correspon-
da:

Una orden de entrega es un documento negociable { )

La pre numeración en la orde n de e nt rega facilita

el control de los despachos.

Los rec orridos obedecen a una planificación de

entregas de la empresa

A los mejores clie ntes se les e ntregará oportu -

namente, a los demás se les demorará la entre
ga.

El mantenimiento de los vehículos sale más eco

nómico cuando es cor rectivo que cuando es pr~
ventivo.

10. 6. 2 Justifique el uso de una Flota propia de transporte , colocando

al frente de los siguientes casos la palabra correcto o incorrec
to, según su juicio: -

a. Cuando la tasa de rentabilidad de la inversión

es igual a la de la empresa pero los clientes
son muy importantes .

b. Cuando la tasa de rentabilidad de la inver-

sión en los vehículos es superior a la de la
em presa.

c. Cuando los costos j ustifican las entregas

así sea a pérdida.

d. Cuando se quiere entrar en competencia

con los demás transportadores.

e. Cuando se quiere buscar una mejor ima-

ge n de l a empresa , así se produzcan pér-
didas.
24

10. 6. 3 Ejercicios prác ticos

10. 6. 3 . 1 Una cade na de supermercados moviliza 100 tonela-

das de m ercancía con un recorri do de 600 Kms . en
1 O camione s cor r ientes de la Compania.

Los gastos de cada camión por viaje son:

Gasolina 600
Sueldo conductor y ayudant e 800
Depreciación vehículo l. 500
Amort ización 2. 000
Seguros 3 00
Impuestos 200
Reparac iones 1.000
$ 6.400

Las rupturas , saqueos y pérdidas se elevan al 2. 5%

del valor de las merca ncías cuyo promedio es de
$ 5 . 000. 000 .

Ant e esta s ituación el Técnico en Admi nistración de

Inve ntario produce un estudio con la autorización de
la gerencia y para ello cotiza ese transporte con
firmas especializadas, asumie ndo ellos t odos los
gas tos:

La firma A . B. C . con camionetas cotiza a

$ 700. 00 t o nelada viaj e .

La firma Transpor tes el Sol (camiones y camio-

ne tas) a $ 800. 00 tonelada viaje .

La firma Transportes Rápidos (fu rgones es pe -

ciales) a $ 850. 00 tonelada s viaje .

Deduzca del estudio que decisión tomar y a quié n

adjudicar, si es e l caso , el transpor te de las
mercancías .

10. 6 . 3. 2 La Empresa Rivera Hnos. ha dividido sus ent regas

en siete recorrid os .

Te nemos un r ecor rido de 1 20 Kms .

 25

Los estudios realizados muestran los tiempos pro-

medios necesarios para las diferentes operaciones,
a saber:

Tie mpo necesario para cargar el vehículo: 1O

minutos por cliente.

Velocidad pa r a recorrer la ruta (ida y regreso) :

40 Kms. por hora.

Tiempo necesario para entregar mercancía: 20

minutos por cliente.

Almuerzo: una hora

La Bodega se abre a las 7:00 a . m.

Utilizando estos datos calcular el tiempo total nece -

sario para abastecer 10 y 15 clientes. Indicar la ho
ra a La cual regresa el vehículo. En qué caso se
pueden cargar las mercancías , la vis pera o el día
de la entrega ?

En el caso de los 15 clientes qué medidas se tomarán

para poder abastecerlos?
26

RESPUESTAS

10. 6. 1 Una orden de entrega es un documento

negociable . (F)

La prenumeración en la orden de entrega

facilita el control de los despachos. (V)

Los recorridos obedecen a una planifica -

ción de entregas de la emp resa. (V)

A los mejores clientes se les en tregará

opor tunamente, a los demás se les demo-
rará la entr ega. (F)

El mant enimiento de los vehículos sale más

económico cuando es correc tivo q ue cuando
es preventivo. (F)

10. 6. 2 a. Correct o

b. Cor recto

c. Incorrecto

d. Incorrecto

e. Incorrecto

10. 6. 3 Ejercicios prácticos:

10. 6 . 3. 1 Los costos de nues t ra empresa con transporte pro-

pio son en cada viaje:

Gasolina 600
Sueldos co ndu c tor y ayudante 800
Depr eciación vehículo 1. 500
Amortización vehículo 2 .000
Seguros 300
Impuestos 200
Reparaciones l. 000
TOTAL $ 6. 400 por viaje
En 10 viajes serían $ 64.000
 27

Cotizaciones
ABC 10 X 700 X 10 70.000.00

El Sol 10 X 800 X 10 80.000.00

Rápidos 10 X 850 X 10 85. 000. 00

A primera vista cualquier cotización es más alta pe

ro si suman los costos de ruptura, saqueo, deterio-:
ro que es de $ 12. 500. 00 por viaje, podemos tomar
en el peor de los casos a Transportes Rápidos y nos
ahorramos gastos, ya que ellos asumen todos los
riesgos.

Para 10 entregas Para 15 entregas

10• •6. 3. 2 Tiempo para
cargar lOXlO" = 1 H. 40 15Xl0' = 2 H. 30
Recorrido
120 40= 3 H. 3 H.
Entregas lOX 20' = 3 H . 20 15X20' = 5 H.
Almuerzo 1 H. 1 H.
9 H. 11 H. 30

Si son 10 clientes, el conductor regresa más o me-

nos a las 4 p.m. ; si son 15 clientes regresa a las
6 1/2 p.m. es decir, que en el segundo caso, no
se puede cargar el vehículo por la tarde, sino el día
siguiente.

La primera idea sería comprar otro vehículo.

Pero si existen algunas limitaciones: como la com-
pra de un vehículo es una inversión considerable y
por lo tanto siempre debemos pensar en la rentabi-
lidad .
Con 5 clientes no hay rentabilidad porque un vehícu-
lo puede abastecer 1 O clientes y aún 12, economizan
do un poco de tiempo para cargar el vehículo, por -
medio de una organización más racional.

Finalmente los tres clientes de los quince que que-

dan, podemos abastecerlos trabajand o horas extras
el conductor y los almacenistas . Es casi cierto
que esta fórmula es más económica que la compra
de un vehículo.
 J
)

28

10. 7 BIBLIOGRAFIA

Conferencias de l SENA. Pr ogra m a Formaci6n Técni~os Mee.

CREED, J . Administraci6n Moderna de Almacenes.

Diana, México.

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