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COMUNICACIÓN PARTICIPACION Y CONSULTA versión: 01

fecha: 03/10/2019

1. OBJETIVO

Establecer las pautas de motivación, comunicación, participación y consulta, tanto

interna como externa, en materia de SG-SST. Así como establecer los mecanismos de
actuación, para que cualquier trabajador, contratista, visitante o parte interesada realice
consultas y participe en la identificación de peligros y aspectos ambientales como
también en la prevención y control de riesgos laborales e impactos ambientales.

2. ALCANCE

Este Procedimiento se aplica a todas las actuaciones de Motivación, Comunicación,

Consulta y Participación en materia de Salud y Seguridad realizadas en la empresa.,
también aplica a todos los trabajadores y contratistas que presten sus servicios para la
empresa en los términos contenidos en el presente Procedimiento.

Así también cubre la comunicación interna entre los diversos niveles de la

organización y desde el recibo de una comunicación externa hasta su respuesta,
dejando concluido el tema referente a los aspectos socio-ambientales y de calidad del
proceso.

3. DEFINICIONES

 Comunicación: Proceso de transferencia de información interactiva a través de

diferentes canales.
 Motivación: La motivación es la ilusión de las personas por algo o hacer algo.
La motivación es la cualidad más importante que te dará éxito, si no hay
motivación no habrá ilusión y mucho menos éxito.
 Consulta: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien.
 Participación: Proceso interactivo orientado a la construcción de una idea,
decisión, organización, etc. en el cual las personas aportan valor añadido.
 Comunicación Interna: Proceso a través del cual se generan acciones y
programas que informan, divulgan, permiten establecer relaciones y conllevan a
la participación de las diferentes áreas de la Organización.
 VIGÍA OCUPACIONAL: Ente conformado por representantes de las
Organizaciones, según lo dispuesto en la ley, con el fin de promover la gestión
en seguridad y salud ocupacional.
 Convenio: Documento escrito en el cual se describen las acciones de parte y
parte, a las cuales se compromete tanto la Organización como las partes
interesadas externas. Incluye las firmas de los representantes de las partes
involucradas.
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 Comunicación Externa: Tipo de comunicación que proviene de una parte

interesada externa y debe ser respondida. Al responderla se busca establecer y
fortalecer vínculos de la Organización con las comunidades u otras partes
interesadas ubicadas en su área de operación.

 Inquietud: Solicitud o consulta realizada en forma verbal o escrita que busca

obtener información o aclarar algún aspecto sobre un tema específico.
 Parte Interesada: Persona o grupo que tiene interés o está afectado por el
desempeño ambiental y de seguridad o éxito de una organización.

4. PROCESO

4.1 Proceso de comunicación

La comunicación interna será descendente o ascendente con los siguientes criterios:

Comunicación Descendente

La Gerencia de TRINCAS HUACALES Y MADERAS S.A.S en conjunto con la

Coordinación SGI, define políticas, objetivos, metas y planes acerca de la
prevención de riesgos laborales e impactos ambientales, como también todo lo
relacionado con el Sistema de Gestión Integral, y a su vez deciden las formaciones y
gestiones a llevar a cabo en estos temas;

La comunicación la realiza la Coordinación SGI, directamente al personal

administrativo y para el personal operativo por medio de los Ingenieros de
Proyectos y Servicios o Encargado SGI para el proyecto.

La Dirección de la empresa va transmitiendo información al personal acerca de

estos temas. Para ello se utilizarán las vías de comunicación instauradas en la
empresa como son:

 Verbal.
 Correos electrónicos.
 Carteleras.
 Llamadas telefónicas.
 Folletos informativos.
 Presentaciones.

Comunicación Ascendente
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El personal Operativo debe comunicar a sus superiores, o directamente al Ingeniero

de Proyectos y/o Servicios y a la Coordinación SGI, según el caso, utilizando los
mismos canales de comunicación, cualquier sugerencia o aspecto destacable que
aprecie en su puesto o área de trabajo o en el Sistema de Gestión Integral orientado
a la detección de peligros e impactos y sugerencias para su eliminación,
minimización y control.

Si la información no ha sido canalizada por el Ingeniero de Proyectos y/o Servicios

también podrá ser transmitida directamente a la Coordinación de Gestión Integral,
quien a su vez el será quien planteará sugerencias y acciones a llevar a cabo.

Dependiendo del tema, y según aplicación, la Dirección de Gestión Integral

comunicará al Gerente quien será el encargado de tomar decisiones y dar
sugerencias; el personal administrativo se comunicara directamente con la Gerencia
y estos a su vez también se comunicarán directamente con ellos.

4.2 Comunicación Externa

El Director Proyectos y Servicios es responsables de:

 Generar y aprobar las comunicaciones a proveedores y contratistas

 Recibir, documentar, responder y llevar a cabo el seguimiento a las
comunicaciones pertinentes de las partes interesadas.
 Preparar y difundir la respectiva información a organizaciones e individuos
ajenos a la empresa.

La sistemática para mantener comunicaciones con el exterior es la que se muestra en

el diagrama No 2:
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COMUNICACIÓN EXTERNA

Comunicación AL Comunicación DESDE el exterior

exterior.

Comunicación a los principales Cualquier parte

clientes, proveedores, interesada
subcontratistas comunidad y a la
administración.

Poner a su disposición
información relaciona si procede

¿Es una
sugerencia o
Sugerencias y reclamaciones reclamación?

No Sí

Resultados del seguimiento

en caso de que originen un
incidente ¿Se considera
necesario adoptar
una acción

Resultados de Sí
homologaciones realizadas
mediante auditoria
GI-PR-03 Procedimiento de
Acciones de Mejora

Evaluaciones y auditorías realizadas

Seguimiento y contestación a las partes interesadas.
Comunicaciones y
obligaciones de ley.

Diagrama No 1 Comunicación externa. Temas y órganos

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4.3 Ingreso de visitantes.

Es responsabilidad de los Ingenieros de Proyecto o el Asistente de Gerencia, dar a

conocer la tarjeta de ingreso a las personas que visitan las instalaciones de TRINCAS
HUACALES Y MADERAS S.A.S., en la misma se encontrará un mensaje de
bienvenida, información general en caso de emergencia, riesgos presente, así como la
forma en que se encuentran identificados los brigadistas y el plano de rutas de
evacuación donde se encuentra el punto de encuentro.

5. PROCESO DE CONSULTA Y PARTICIPACIÓN

La Gerencia de la empresa por medio de mecanismos de consulta hará participe a
los trabajadores de la adopción de las decisiones relativas a:

a) Desarrollo y revisión de políticas y objetivos Integrales

b) La planificación y la organización del trabajo en la empresa y la
introducción de nuevas tecnologías.
c) La organización y desarrollo de las actividades de protección de la salud
y prevención, incluida la designación de trabajadores o el recurso a un
servicio de prevención ajeno.
d) La designación de trabajadores encargados de las medidas de emergencia.
e) La identificación de peligros y aspectos, valoración de riesgos e impactos
y determinación de controles.
f) Los procedimientos de información y documentación.
g) La investigación de incidentes.
h) Cualquier otra acción que pueda tener efectos sustanciales sobre la
seguridad, la salud y el ambiente.

Existe un plazo de 15 días, que una vez transcurridos, si no ha habido reclamación

alguna por parte de los trabajadores, la Gerencia y la Coordinación SGI de la
empresa presupone la conformidad de los consultados, ya que no ha habido
reclamaciones. En caso de que los trabajadores den su opinión a la consulta será
estudiada y valorada por la Gerencia.

6. PROCESO DE MOTIVACIÓN

La motivación en la empresa, es uno de los factores claves del éxito en la relación

laboral, mediante su implementación se logra que los empleados mejoren su nivel
de compromiso en el ámbito laboral, personal y familiar.

Teniendo en cuenta lo anterior para la empresa, es de vital importancia que sus

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empleados se involucren en actividades que permitan no solo su desarrollo laboral,

sino que también trascienda a la parte formativa y afectiva, permitiéndoles
desarrollar su capacidad de liderazgo y mejoramiento permanente.

Todas las propuestas deben de ser consideradas, teniendo en cuenta la escala de

reconocimientos, establecida para tal fin. Los reconocimientos deben tener el
carácter: oportuno, personalizado y público (en las carteleras informativas de la
empresa). Siempre.

Con el fin de llevar a cabo este propósito, la empresa establece los siguientes
criterios que contribuirán al óptimo desarrollo de dichas actividades de motivación,
difusión e incentivos:

 Reconocimiento del Mejor Empleado de la compañía, teniendo en cuenta a

aquel que tenga los mejores resultados en las evaluaciones de desempeño
para su cargo.

 Actividades sociales, culturales y de integración, será una actividad de la

empresa realizar eventos que involucren e integren a los empleados durante
su permanencia, para lo cual realizará actividades que cultiven y afiancen
sentimientos de identidad y pertenencia hacia el trabajo y su empresa.