Resumen Del Libro PMU

Yenifer Aceneth Merchán Bohórquez

Fundación Universitaria San Mateo
Bogotá Febrero 2015

3 PROCESOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

Cada proyecto debe tener un paso a paso en dirección de proyectos se le denomina procesos el
cual trata de varias acciones y actividades las cuales se relacionan entre sí para tener un
resultado final o producto, los procesos se caracterizan por las entradas, técnicas y herramientas
que se pueden aplicar y por las salidas que se obtienen.

El equipo que está en un proyecto debe tener los siguientes parámetros de esta forma tendrá
éxito.

• Seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del proyecto
• Utilizar un enfoque definido que pueda adaptarse para cumplir con los requisitos
• Establecer y mantener una comunicación y un compromiso adecuados con los
interesados.
• Cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los
interesados
• Equilibrar las restricciones contrapuestas relativas al alcance, cronograma, presupuesto,
calidad, recursos y riesgo para producir el producto, servicio o resultado especificado

El equipo de trabajo debe seguir unos procesos los cuales están divididos en:

Los procesos de la dirección de proyectos:

“Se aplican de manera global y a todos los grupos de industrias. Buenas prácticas significa que
existe acuerdo general respecto a que la aplicación de los procesos de la dirección de proyectos
aumenta las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos. Buenas prácticas no
significa que los conocimientos, habilidades y procesos descritos deban aplicarse siempre de la
misma manera en todos los proyectos. Para un proyecto determinado, el director del proyecto, en
colaboración con el equipo del proyecto, tiene siempre la responsabilidad de determinar cuáles son
los procesos adecuados, así como el grado de rigor adecuado para cada proceso.”

Los procesos de deben realizar de forma cuidadosa teniendo presente cuales son viables y cuales
no teniendo presente las entradas y salidas que estos tienen.

Existen una serie de grupos que se pueden usar:

• Grupo de Procesos de Inicio: Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto
o nueva fase de un proyecto existente al obtener la autorización para iniciar el proyecto o
fase.
• Grupo de Procesos de Planificación. Aquellos procesos requeridos para establecer el
alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de acción requerido para
alcanzar los objetivos propuestos del proyecto.
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• Grupo de Procesos de Ejecución. Aquellos procesos realizados para completar el trabajo
definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de satisfacer las especificaciones del
mismo.
• Grupo de Procesos de Monitoreo y Control. Aquellos procesos requeridos para rastrear,
revisar y regular el progreso y el desempeño del proyecto, para identificar áreas en las que
el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.
• Grupo de Procesos de Cierre. Aquellos procesos realizados para finalizar todas las
actividades a través de todos los Grupos de Procesos, a fin de cerrar formalmente el
proyecto o una fase del mismo

Interacciones Comunes entre los Procesos de la Dirección de Proyectos

Dentro de los proyectos existe la integración de los procesos la cual se basa en las diferentes áreas
que componen los cuales se encargan de una serie de procesos que a su vez debe tener un
control. Los procesos de Monitoreo y Control transcurren al mismo tiempo que los procesos
pertenecientes a otros Grupos de Procesos lo cual indica que un grupo de procesos de monitoreo
y control se conoce como un grupo de procesos de fondo.

En la imagen da claramente un ejemplo de cómo son estos proceso de fondo donde se tiene una
entrada la cual genera un inicio siguiendo los posesos dando una prioridad a la planificación
seguida de la ejecución y bien sea que se llegue al inicio por una mala implementación o se
continúe con el proceso de cierre obtenido un resultado.
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Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos

Grupo de Procesos de Inicio

Este grupo se compone por procesos realizados para definir un nuevo proyecto o una nueva fase
de un proyecto existente al obtener la autorización para iniciar el proyecto o fase.

En los procesos de inicio se definen los alcances iniciales comprometiendo los recursos
financieros iniciales, los interesados internos y externos que van a participar y ejercer alguna
influencia sobre el resultado global del proyecto y la selección del director del proyecto, la
información que se recolecta en esta etapa debe quedar estipulada en actas y en los registros de
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las personas interesadas, la información registrada en los documentos debe estar aprobada
oficialmente por los entes mayores que conforman.

Los límites de los proyectos se definen como el momento en que se autoriza el inicio o la
finalización de un proyecto o de una fase de un proyecto. El propósito clave de este Grupo de
Procesos es alinear las expectativas de los interesados con el propósito del proyecto, darles
visibilidad sobre el alcance y los objetivos, y mostrar cómo su participación en el proyecto y sus
fases asociadas puede asegurar el logro de sus expectativas. Estos procesos ayudan a establecer la
visión del proyecto: qué es lo que se necesita realizar.
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Grupo de Procesos de Planificación

El Grupo de Procesos de Planificación se componen por los procesos que realizan el alcance total
del esfuerzo, definir y refinar los objetivos, desarrollar la línea de acción requerida para alcanzar
dichos objetivos. Estos desarrollan el plan para la dirección del proyecto y los documentos del
proyecto que se utilizarán para llevarlo a cabo. Los cambios relevantes que pasan a lo largo del
proyecto generan una necesidad de reconsiderar uno o más de los procesos de planificación. Los
beneficios de este Grupo de Procesos consisten en estrategias y técnicas para el desarrollo de un
buen proyecto incluyendo la línea de acción o ruta para completar con éxito el proyecto o fase;
llegando a resultados más simple de aceptación y participación de los interesados

Otras posibles interacciones entre los procesos dentro del Grupo de Procesos de Planificación
dependerán de la naturaleza del proyecto. En algunos proyectos, por ejemplo, los riesgos serán
mínimos o no identificables mientras no se haya realizado un esfuerzo importante de
planificación. En ese momento, el equipo podría darse cuenta de que los objetivos con respecto a
cronograma y costos resultan demasiado agresivos y que implican un mayor riesgo que el
contemplado previamente. Los resultados de las iteraciones se documentan como actualizaciones
al plan para la dirección del proyecto o a los diversos documentos del proyecto.

Grupo de Procesos de Ejecución

Este gripo se por los procesos que se realizan para completar un trabajo definido para la
dirección del proyecto con el fin de cumplir con las especificaciones de este, implicando la
coordinación de las personas y recursos los cuales gestionan las expectativas de los interesados,
junto con la integración de las actividades del proyecto conforme al plan para la dirección del
proyecto.

Durante la ejecución del proyecto, en función de los resultados obtenidos, se puede requerir una
Actualización de la planificación y una revisión de la línea base. Incluye cambios en la duración,
actividades, disponibilidad y productividad de los recursos, así como la nueva generación de
riesgos no previstos, afectando al plan para la dirección del proyecto y la documentación.
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Grupo de Procesos de Monitoreo y Control

Se compone por los procesos que rastrean, analizan y dirigir los progresos y desempeño del
proyecto, de esta forma identificar cambios he iniciar los cambios correspondientes. El beneficio
de este tipo de procesos es que mide y se analiza a intervalos regulares trayendo como
consecuencia de eventos adecuados o de determinadas condiciones de excepción, identificando
variaciones respecto del plan para la dirección del proyecto.
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El control y monitoreo constante muestra al equipo del proyecto un conocimiento sobre el estado del
proyecto permitiendo identificar las áreas que requieren más atención. El Grupo de Procesos de
Monitoreo y Control no sólo monitorea y controla el trabajo que se está realizando dentro de un Grupo
de Procesos, también monitorea y controla el esfuerzo global dedicado al proyecto. En proyectos de
varias fases, el Grupo de Procesos de Monitoreo y Control coordina las fases del proyecto a fin de
implementar las acciones correctivas o preventivas necesarias para que el proyecto cumpla con el plan
para la dirección del proyecto. Esta revisión puede dar lugar a actualizaciones recomendadas y
aprobadas del plan para la dirección del proyecto.

Grupo de Procesos de Cierre

Se Compone por los procesos que se realizan para finalizar todas las actividades a través de todos
los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos, de esta forma completar formalmente el
proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales, verificando los procesos que se
han definidos se hayan completado dentro de todos los Grupos de Procesos y dar fin de cierre del
proyecto o una fase de este, según corresponda.
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Información del Proyecto

A lo largo del ciclo de vida del proyecto, se recopila, analiza, transforma y distribuye a los
miembros del equipo del proyecto y a otros interesados una cantidad significativa de datos e
información en diversos formatos.
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Los datos del proyecto se recopilan como resultado de varios procesos de Ejecución y se
comparten en el ámbito del equipo del proyecto. Los datos recopilados se analizan en contexto, se
agregan y se transforman para convertirse en información del proyecto en el curso de varios
procesos de Control. La información puede entonces comunicarse verbalmente o almacenarse y
distribuirse como informes en diversos formatos.

Las siguientes pautas contribuyen a minimizar los errores en la comunicación y ayudan al equipo
del proyecto a utilizar la terminología adecuada:
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En este grafico se identifican los procesos que se deben seguir en el flujo de la información para así
tener una buena dirección de proyecto empezando por la ejecución documentando todos los
procesos que esté presente finalizando con los informes de los diversos procesos que se han
presentado de esta forma los miembros he interesados en el este tengan puedan acceder a esta
información de forma clara y consecuente.
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El Rol de las Áreas de Conocimiento