GUÍA DE ESTUDIO EXAMEN Y APRENDIZAJE

Objetivos:
1- Conocer las funciones que realiza el departamento de compras
2- Identificar las obligaciones del chef ejecutivo y del gerente de alimentos y bebidas

LAS COMPRAS

El proceso de compras es vital para la economía de los hoteles, restaurantes y casinos y principalmente para
el departamento de alimentos y bebidas, ya que las adquisiciones erróneas afectan directamente los costos y,
por ende, las utilidades de la empresa.

Es de suma importancia contar con un departamento de compras debidamente preparado, es decir, que el
personal conozca las técnicas y métodos modernos de compra y se haga responsable de ver que sean
utilizados, así como retroalimentados constantemente, ya que la eficiencia de la función de compras es
determinante en las utilidades de las compañías.

Es obligación del comprador reducir el costo de las adquisiciones, para lo cual deberá estar al día en el
conocimiento de nuevos productos, proveedores, mercadotecnia y demás funciones relacionadas. Esto
repercutirá en algo más que un simple ahorro de dinero, ya que además mantendrá el prestigio de la empresa
debido ala confianza por parte de los clientes y huéspedes en sus productos.

Cuando el ejecutivo de compras logra reducir $1 en el costo de algún producto, produce una utilidad directa
de $1, en cambio es necesario aumentar las ventas en $14 para lograr la misma utilidad. Esto demuestra la
importancia que se le debe reconocer a este departamento dentro de la organización de cualquier hotel o
compañía restaurantera

Objetivos

 Surtir oportunamente los almacenes de alimentos y bebidas.

 Comprar a los precios más bajos sin menoscabo de su calidad, los mejores productos en el mercado.
 Mantener los inventarios al nivel mas bajo posible, sin obstruir las necesidades de producción.
 Localizar y optar por proveedores que suministren satisfactoriamente las mercancías y mantener buenas
relaciones con ellos.
 Crear e introducir mejores sistemas y procedimientos de controles adecuados de compras.
 Mantener una inmejorable comunicación con el departamento de control y costos de alimentos y bebidas
para estar al tanto de los resultados diarios de costos.
 Disponer de personal capacitado y especializado y crear sistemas de capacitación para el actual.

Características del encargado de compras

 Tener experiencia y capacidad en compras

 Honesto y confiable
 Inteligente y con buen juicio a la vez que flexible
 Dominar el arte de la comunicación
 Conocimientos profundos de alimentos y bebidas
 Firmeza en su criterio, pero a la vez abierto a los cambios.
 Conocimiento de costos, administración y manejo de personal.
Funciones generales

 Reporta al contralor general e informa al gerente de alimentos y bebidas, al contralor de costos de

alimentos y bebidas y la chef ejecutivo.
 Informa a los anteriores de los nuevos proveedores y sus productos.
 Visita fabricas y centros de abasto para conocer y estar al tanto de innovaciones, precios, ofertas, etc., y
además ayuda alas buenas relaciones.
 Observa las políticas dictadas para su departamento, así como sugiere o aporta ideas para nuevas
políticas.
 Es responsable de las buenas relaciones ínter departamentales dentro del hotel o restaurante.

Funciones especificas

 Es responsable de las compras de alimentos y bebidas.

 Mantener los almacenes surtidos y con inventarios justos, o sea, a su nivel mas bajo de inversión, ya que
el exceso de mercancía almacenada significa dinero inactivo que no produce.
 Programa compras al mayoreo para obtener mejores precios, evitando compras momentáneas o
parciales.
 Es responsable de la selección de proveedores y tener al día su directorio.
 Deberá observar que las compras que se efectúen se apeguen a las especificaciones estándar de compra.
 Avisara a las personas correspondientes de cualquier cambio en los precios de los productos o
restricciones de los mismos.
 Elaborara programas de desarrollo de nuevas técnicas que incluyan métodos para mejorar las compras.
 Es responsable de seleccionar al nuevo personal para el departamento, así como de la enseñanza de los
sistemas y políticas de la empresa.
 Elaborara o supervisara las órdenes de compra, en cuanto a especificaciones, cantidades, precios,
condiciones de entregas y autorizaciones, con el fin de evitar confusiones o errores.

Centralización de las compras

La centralización aplicada a las compras dentro de los hoteles y restaurantes es importante para una unidad
de trabajo coherente, es decir, se concentrara la autoridad en una persona o departamento para que sea
responsable del proceso de alimentos y bebidas.

Ventajas de la centralización de compras

 El comprador podrá adquirir un conjunto de productos de un solo proveedor, determinando un mayor

volumen de compras, lo cual redundara en mejores precios y en condiciones más favorables para la
empresa.
 Evita que el proveedor tenga que visitar o tratar a varias personas para una posible compra.
 Ayuda a que el comprador se especialice más.
 Permite llevar a cabo procedimientos uniformes y tener un mejor control de ellos.
 Simplifica los procedimientos y evita el papeleo.
 Evita perdida de tiempo a las personas que, en un momento dado, pudieran intervenir en alguna compra
no siendo su responsabilidad o sin tener los conocimientos para tal función.
 Los problemas son aclarados en una sola entrevista y por un solo comprador.
 Evita la diversidad de opiniones, puntos de vista, criterios y toma de decisiones en la compra de los
productos.

Sin embargo, en algunos hoteles, cuya operación es a menor escala, la responsabilidad de las compras se
refiere a varias personas, por ejemplo:

- El gerente de alimentos y bebidas podría encargarse de la adquisición de bebidas y abarrotes.

- El chef ejecutivo seria el responsable de la compra de frutas, verduras, carnes y otros productos de uso
inmediato.
- El bodeguero, en un momento dado, podría efectuar las mismas actividades de compra que el chef ejecutivo.
Esta forma de operar el proceso de compras entra dentro del sistema de compras llamado “descentralización
de compras”, el cual también ofrece ventajas positivas, que para algunos hoteles serian beneficiosas.

Políticas de compra

 Las políticas que se deben observar en el departamento de compras son las actitudes que regirán o
directrices a seguir para poder lograr el objetivo planeado.
 Toda empresa debela establecer sus políticas, tanto para ella como para cada uno de sus departamentos,
a fin de que constituyan elementos de dirección, tanto para los jefes como para los empleados de menor
jerarquía, dando como resultado mayor fluidez en sus operaciones.
 La determinación de las políticas se lleva a cabo en los altos niveles de la dirección de cada hotel o
restaurante, y serán particulares. En el caso de cadenas, estas serán generales para todos los hoteles o
restaurantes y serán establecidas por los altos ejecutivos corporativos.
 Para poder establecer las políticas de compra, se tomaran en cuenta las sugerencias de los ejecutivos del
departamento, a fin de que sean operables, congruentes y especializadas. Dando el visto bueno o
aprobación los altos jefes de la corporación o del hotel, en su caso.
 Las políticas estarán sujetas a cambios, modificaciones y cancelaciones, pues deberán mantenerse al día;
de otra manera, con el tiempo resultarían obsoletas.
 Para una mayor comprensión de lo anterior, a continuación se detallan algunos ejemplos generales de
políticas, pero por ningún motivo deberán tomarse como definitivas, ya que únicamente las empresas
podrán definirlas de acuerdo con sus necesidades.

Respecto a proveedores

1) Visitar periódicamente las fábricas de los proveedores para estar al día en cuanto a productos nuevos,
ofertas y planes de venta especiales e informar de ello a los departamentos correspondientes.
2) Efectuar compras solamente a proveedores altamente reconocidos por su seriedad y responsabilidad, por
la calidad de sus productos y por convenios favorables.
3) Las relaciones con sus proveedores serán puramente comerciales.
4) No se aceptaran obsequios o regalos, salvo que estén autorizados por los altos funcionarios de la
empresa.
5) Se podrán efectuar compras foráneas, siempre y cuando así convenga por su mejor precio y calidad, aun
incluyendo fletes y llamadas telefónicas.
6) Visitar periódicamente las fábricas de los proveedores para estar al día en cuanto a productos nuevos,
ofertas y planes de venta especiales e informar de ello a los departamentos correspondientes.
7) Para todas las compras de productos perecederos se tendrá que tomar como base las especificaciones
estándar de compra.

Respecto a pagos

1) Toda factura deberá estar sellada y firmada por el bodeguero, quien adjuntara la orden de compra
respectiva.
2) Las facturas se recibirán a revisión para su pago posterior.
3) En caso de facturas de pago inmediato, estas deberán estar autorizadas por el gerente de compras.

Respecto a almacenes y otros departamentos

a) Las requisiciones, con los productos debidamente especificados, deberán estar autorizadas por el gerente
de alimentos y bebidas.
b) Las ordenes de compra de urgencia serán atendidas, pero sin fomentarlas.
c) El comprador deberá revisar las mercancías recibidas a fin de comprobar que estén de acuerdo con lo
ordenado.
d) En caso de cambios de precios, calidades o cancelaciones de productos, se avisara de inmediato a las
personas involucradas en el manejo de las mercancías, así como a su jefe inmediato superior.
Especificaciones para compras estándar

a) Objetivo:
Lograr uniformidad en las compras por medio de una descripción concisa de factores de calidad, tamaño,
peso y cantidad deseados en artículos o mercancías necesarios para la producción de alimentos.

b) Como determinarlos:
Los factores que se especifiquen, deberán ser descritos con suficiente claridad y detalle a fin de guiar
apropiadamente a todas las personas que tengan necesidad de su uso.

c) Personas que deberán conocer las especificaciones estándar:

1. El gerente de compras o compradores: Para que al cotizar y comprar tengan bases bien definidas de los
productos.
2. El gerente de alimentos y bebidas: Para que cuando efectúe supervisiones directas en bodegas y
cocinas, compruebe si los productos están dentro de las calidades y porciones adecuadas.
3. El chef ejecutivo: Para que su preparación, elaboración y producción siempre sea uniforme y consistente.
4. El contralor de alimentos y bebidas: Quien al efectuar las revisiones físicas en los almacenes,
comprobara que las mercancías tengan calidad, porción, cantidad y presentación determinadas en las
especificaciones.
5. El bodeguero o recepcionista: Quien no tendrá dificultad alguna para aceptar o rechazar los productos, si
estos no cumplen con lo especificado.
6. El proveedor: Que sabrá exactamente lo que va a surtir, pues tendrá las características deseadas de las
mercancías.

d) Quienes intervienen en la determinación de las especificaciones de compras estándar

1. El chef ejecutivo: Determinara sus necesidades específicas de cada uno de los productos que intervienen
en la preparación de los platos, según las recetas estándar.
2. El contralor de alimentos y bebidas: Es la persona encargada de costear los productos y con base en
tales costos sugerir aumentos, disminuciones o posibles cambios en su especificación.
3. El gerente de compras: Con base en sus conocimientos de las mercancías, proveedores y centros de
abasto, podrá sugerir la aceptación, rechazo o cambio de los productos, en un momento dado, cuyos precios
sean demasiado altos o que sean difíciles de adquirir.
4. El gerente de alimentos y bebidas: Como jefe del área y experto, será quien autorice o modifique, en su
caso, lo sugerido por el chef, el contralor de alimentos y bebidas y el gerente de compras.

e) Modificaciones en las especificaciones de compras estándar

1. Las especificaciones de compras estándar, deberán estar al día, es decir, actualizadas, pues al momento
de algún cambio en el menú o carta, se tendrá que determinar las características de los nuevos productos,
cancelando las obsoletas, lo cual deberá ser notificado a las personas indicadas.