ESCRITO IMPORTANCIA UNIDADAD DE CORRESPONDENCIA

ELKIN FERNANDO MONTOYA GÁMEZ

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO

EMPRESARIAL – SENA
ASISTENCIA ORGANIACION DE ARCHIVOS
GESTIÓN DOCUMENTAL
DUITAMA
2020
 ESCRITO IMPORTANCIA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

ELKIN FERNANDO MONTOYA GÁMEZ

Informe

Instructor
Alcira Lucia García Rodríguez

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FORTALECIMIENTO

EMPRESARIAL – SENA
ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
GESTIÓN DOCUMENTAL
DUITAMA
2020
 Contenido
CAPILTULO 1.......................................................................................................................................4
INTRODUCCION..............................................................................................................................4
CAPITULO 2........................................................................................................................................5
DEFINICIÓN................................................................................................................................5
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA................................................................................................5
FUNCION UNIDAD DE CORRESPONDENCIA................................................................................5
ESTRUCTURA..............................................................................................................................6
SUBUNIDAD DE CORRESPONDENCIA.........................................................................................6
CORRESPONDENCIA DE ENTRADA..............................................................................................6
CORRESPONDENCIA DE SALIDA..................................................................................................7
 CAPILTULO 1

INTRODUCCION

En el presente documento se detallara específicamente lo que se realiza en la

unidad de correspondencia dentro de una entidad bien sea de carácter público o
privado.
Se especificara conceptos base, definiciones, funciones he importancia del
proceso que realiza una unidad de correspondencia. Los tramites determinados y
el proceso específico dentro de esta.
La importancia de gestionar los procesos de gestión documental para promover la
conservación adecuada de toda la documentación escrita (toda documentación),
facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilización
de procedimientos y operaciones archivísticas.
 CAPITULO 2

DEFINICIÓN
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
La unidad de correspondencia es una estación de trabajo que recibe, clasifica,
registra y distribuye de forma centralizada comunicaciones y documentos internos
y externos para todos los miembros de una organización entre las diferentes
divisiones. Su objetivo es el de garantizar que sean entregados a su destinatario
de manera eficaz, rápida y en las mejores condiciones.
Las entidades o corporaciones privadas y públicas implementan este programa de
gestión de documentos para agilizar procesos de control de la correspondencia.
Se trata de un proceso que se integra a la dinámica organizacional y permite la
consecución de los objetivos de la empresa.
Desde los archivos antiguos hasta la era digital, el método de organización de este
departamento tiene la finalidad de permitir el fácil acceso a la información
documental de interés y resguardar los registros de control, los expedientes, los
manuales de procedimientos y todo el histórico de la empresa en formato físico y/o
digital.
Actualmente existen softwares desarrollados para acelerar la gestión documental,
lo que ha impactado de manera positiva en el entorno ambiental, ya que el archivo
físico tiende a desaparecer y se evita el consumo de papel.
Así mismo, se hace más dinámica y expedita la entrega o recepción de
correspondencia a través de la intranet y la extranet.

FUNCION UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

La unidad de correspondencia tiene funciones específicas destinadas a

documentar, organizar y distribuir de manera eficiente las correspondencias que
contienen información inherente al negocio o servicio que se presta, así como toda
la documentación vital para el respaldo de la actividad administrativa y
organizacional.

Entre las funciones específicas de la unidad de correspondencia destacan las

siguientes:
  Controlar el ingreso y salida de documentos.
 Distribuir las comunicaciones a las áreas correspondientes.
 Tramitar la correspondencia y comunicaciones que se generen interna y
externamente.
 Digitalizar documentos.
 Ordenar, clasificar y describir los documentos del fondo documental de la
empresa.
 Conservar y controlar la producción documental.
 Asignar números consecutivos a la correspondencia que se produce o se
recibe (radicación).
 Seleccionar los documentos y comunicaciones que deben ser conservados
y trasladarlos al archivo central.

ESTRUCTURA

La unidad de correspondencia se organiza en función del tamaño y las

características de la empresa o institución. Generalmente depende de una jefatura
que se divide en dos subunidades: una de entrada y otra de salida.
Cada subunidad tiene funciones específicas orientadas a la administración y
control de todo lo que tiene que ver con la correspondencia tanto interna como
externa. Este tipo de unidades de estructuran de la siguiente manera:

SUBUNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Es la encargada de implementar los métodos de distribución y control en el área

de gestión de documentos sobre la base de las políticas y reglamentos
establecidos por la empresa. Esta se divide en:

CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

Son los documentos que llegan y van dirigidos a los diferentes departamentos de
la institución. En esta área se reciben los documentos. Antes de sellar la
conformidad de la recepción se debe verificar que:
  Efectivamente estén destinados a la institución o empresa.
 El asunto sea inherente a la institución o empresa.
 Estén debidamente sellados y firmados.
 Los anexos, de existir, estén completos. Si no lo están, se debe hacer el
reclamo de inmediato al emisor de forma escrita o verbal.
 Se coloque el sello de la subunidad con fecha y hora de recepción.

CONTROL Y ENTREGA

Luego se procede a la clasificación de los documentos colocando el símbolo

correspondiente al departamento a donde debe ser enviado. Se realiza el registro
de acuerdo con los principales datos de control, como fecha de recepción,
departamento al que va destinado, numero de control de registro y los datos del
remitente original.
Posterior a esta etapa de documentación y clasificación se procede a la
distribución, que consiste en hacer llegar a cada departamento o dependencia la
correspondencia. Dicho departamento procederá a poner el sello de acuse de
recibido y conforme.
CORRESPONDENCIA DE SALIDA

Esta área es la encargada de recibir correspondencia y documentos de cada una

de los departamentos de la empresa o institución y organizarlos en función de su
destino. Hará el despacho por las vías pertinentes una vez que validen lo
siguiente:
 Los documentos deben estar redactados en papel institucional.
 Los documentos deben estar firmados (tanto el original como la copia).
 Los anexos deben estar adjuntados.
 Los datos del destinatario y dirección deben ser los correctos.
 Debe aparecer el control y registro de salida con fecha y código.

Luego de haber revisado y aprobado los datos y características establecidas para

el envío, se procede a otorgar constancia de recepción.
Esta área asume la responsabilidad de despacho y entrega a los destinos luego
de clasificarlos según la vía (por correo, de forma personal o directa, a través de
un intercambio, entre otras).
Los sobres serán rotulados y se identificarán los documentos que estos contengan
en los controles de entrega o facturas según la vía por la cual se despachen. Debe
volver una copia de los documentos sellados y firmados como acuse de recibo.
Finalmente se archivan en orden alfabético, numérico, temático o cronológico para
realizar el registro de salida y establecer el control.