Arquivologia 4

Aula 04
Noções de Administração (Arquivologia) p/ ANVISA (Técnico Administrativo)
Professor: Ronaldo Fonseca

Noções de Arquivologia para ANVISA – Técnico
Administrativo – Prof. Ronaldo Fonseca
Prof. Ronaldo Fonseca – Aula 1
AULA 04 –ARQUIVOLOGIA PARA ANVISA – ÁREA

ADMINISTRATIVA
SUMÁRIO
1.Panorama da Aula .......................................................................................................................... 1!
2.Dica de Coach .................................................................................................................................. 2!
3. Triagem e Eliminação de documentos ......................................................................................... 2!
3.1 Análise, Avaliação, Seleção e Eliminação .................................................................................. 2!
3.1.1 Critérios para Eliminação de documentos ............................................................................. 5!
4. Digitalização de Documentos ........................................................................................................ 7!
4.1 Controle de Qualidade da Digitalização .................................................................................. 10!
4.2 GED x GDE ................................................................................................................................ 18!
4.3 e-ARQ Brasil .............................................................................................................................. 19!
4.4 Sigad ............................................................................................................................................ 20!
5. Microfilmagem ............................................................................................................................. 23!
6. Lista completa de Questões ......................................................................................................... 30!
7. Gabarito ........................................................................................................................................ 35!
8. Bibliografia ................................................................................................................................... 36!
1.Panorama da Aula
Nessa aula veremos mais três tópicos. Eles são importantes, mas geralmente,
costumam aparecer menos nas provas do que os itens já estudados até aqui.
O assunto Triagem e eliminação de documentos e processos já foi iniciado na

aula anterior, quando falamos de transferência e recolhimento. Agora, vamos
focar na parte de eliminação de documentos.
Também estudaremos a Digitalização de documentos e o Controle de qualidade

da digitalização.
Observação: os temas explícitos no edital vão até o item 4.1. Leia os demais
apenas se estiver com tempo sobrando, pois a probabilidade de serem
cobrados é bem menor.
Mas por que está no material se pode não cair? Porque a banca foi bastante
genérica e estou sendo um pouco conservador, colocando um pouco mais de
conteúdo. Mas seja objetivo (a). Se não tiver tempo, não estude tudo.
Prof. Ronaldo Fonseca www.estrategiaconcursos.com.br 1 de 36

2.Dica de Coach
A sensação de aperto no peito pode estar se intensificando. O tempo que parecia

suficiente, pode parecer escasso. O coração fica mais apertado a cada dia que
passa. Se você está assim, relaxe. É normal.
Não se esqueça de fazer rápidas revisões e de garantir que esteja refazendo as

questões mais importantes de cada aula. Sem revisão, tudo fica mais difícil.
Mas eu já falei sobre isso? Sim, já falei. Mas agora, a essa altura do campeonato,
isso se torna ainda mais relevante.
3. Triagem e Eliminação
de documentos
Como já estudamos, alguns documentos possuem valor temporário e, outros,

têm valor permanente e não poderão ser eliminados. Nunca!
Por outro lado, há documentos que são usados, frequentemente, como

referência e outros que quase não são consultados. Possuem uma frequência
baixa.
Por essa razão, devido ao valor e à frequência de uso dos documentos, a

avaliação, a seleção e a eliminação de documentos devem ser devidamente
planejadas e implantadas.
3.1 Análise, Avaliação,

Seleção e Eliminação
A sequência de análise, avaliação, seleção e eliminação trata de estabelecer o

prazo de vida dos documentos, de acordo com o valor probatório (de prova) ou
informativo. Isso é importante porque não faz sentido que uma instituição
guarde todos os documentos que produz. Ela deve verificar o valor de cada

documento e determinar os que serão conservados ou eliminados – destruídos,

vendidos ou doados.
O valor do documento é determinado em função de todas suas possíveis

finalidades e e também do tempo de vigência dessas finalidades. Em relação ao
seu valor, os documentos podem ser:
Permanentes Vitais – devem ser conservados indefinidamente por serem

extremamente importantes para a organização. Trata-se de importância vital.
Permanentes – Em função da informação que contêm, devem ser conservados

indefinidamente.
Temporários – Quando é possível determinar uma data ou prazo para que cesse
o valor do documento.
A eliminação não pode ser feita sem um controle rígido, nem mesmo deve ser
baseada em datas aleatórias ou períodos rígidos. Mas se não definirmos os
prazos, como saberemos se poderemos ou não eliminar os documentos,
Ronaldo? Bom, os prazos são importantes sim! Mas eles devem ser
baseados nos valores atribuídos aos documentos, de acordo com seu
conteúdo e com as informações neles contidas, mas nunca em função da
espécie documental ou apresentação física.
Ou seja: documento bem conservado, mas sem informação relevante: pode ser
eliminado, sem dó! Mas um documento aos farrapos, velho e maltratado com
conteúdo importante (valor) para a instituição pode e deve ser mantido.
Entendi, Ronaldo. Mas e quem define o que é, ou não, importante?
Deve haver uma comissão idônea, geralmente chamada de Comissão de

Análise de Documentos, com membros efetivos e eventuais. Os efetivos são
o chefe do arquivo e representantes dos órgãos administrativo, financeiro e
jurídico. Os membros eventuais são os representantes do órgão-fim, que só
serão convocados conforme a análise de documentos relativos às suas atividades
vá acontecendo.

Os princípios básicos que deverão nortear o trabalho da comissão consistem em

verificar:
i) a importância do documento com relação aos valores (administrativo,

probatório ou histórico;
ii) possibilidade e custo de reprodução (microfilmagem)
iii) espaço, equipamento utilizado e custo do arquivamento;
iv) prazos de prescrição e decadência de direitos (legislação vigente) – esse item

está relacionado à perda de “validade” jurídica dos documentos. Não se
preocupe com a diferença entre decadência e prescrição ;)
v) números de cópias existentes e locais onde os dados são anotados
Instrumentos de Destinação – são os atos normativos elaborados pelas

comissões de análise, em que são fixadas as diretrizes relacionadas ao tempo e
local de guarda dos documentos. Há dois instrumentos básicos, já estudados.
Vamos rever ;)
i) Tabela de Temporalidade:
Instrumento de destinação aprovado por autoridade competente, que determina

prazos e condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento,
descarte ou eliminação de documentos.
ii) Lista de eliminação:
A Lista de Eliminação é uma relação específica de documentos a serem

eliminados em uma única operação e que necessita ser autorizada pela
autoridade competente.
Vamos um pouco além: a eliminação propriamente dita deve ser feita de forma
racional. Os processos mais indicados são:
- fragmentação;
- maceração (!∀#∃%&∋!()∃(∗!+∗,()∃(−∃+.+!/∃(,#0,12/(),(!∀#∃%&∋()#(∗+∗#,(#∀(,−./!)∋34

- alienação por venda ou
- doação.
Cuidado! A incineração não é mais indicada (em função da poluição

provocada e por não permitir a reciclagem do papel).
3.1.1 Critérios para

Eliminação de documentos
De forma geral, há alguns motivos mais comuns para a eliminação de

documentos. Lembre-se que a eliminação de documentos ocorre na fase de
Destinação.
Lembra do PUAD? Pois bem, relembremos o que interessa agora. A fase de

Avaliação e Destinação:
“se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos

acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda,
determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais
deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de
informação para a instituição”.
Vejamos exemplos de eliminação:
- cópias, desde que os originais estejam conservados (veja, é a cópia que será
eliminada.
- documentos cujos elementos essenciais estejam reproduzidos em outros

(documentos)
- documentos que tornaram-se obsoletos e não têm mais serventia para a

administração
- documentos com textos que já foram reproduzidos em outros documentos ou

que tenham sido totalmente impressos.

1.! (CESPE – 2015 – MPOG – ARQUIVISTA)

A respeito da gestão de documentos, julgue o próximo item.
A eliminação de documentos de arquivo é operacionalizada na fase
de destinação.
Comentário:
A questão está perfeita, pois é na fase de destinação que ocorre a avaliação dos
documentos, para determinar se irão para o arquivo permanente ou se serão
eliminados por não terem mais valor de prova ou informação para a instituição.
Gabarito: Certa
2.! (CESPE – 2015 – FUB – ARQUIVISTA)

No que se refere a transferência, recolhimento e eliminação
documental, julgue o item subsequente.
Em relação ao processo arquivístico, os procedimentos de
transferência, recolhimento e eliminação de documentos são
etapas sequenciais obrigatórias pelas quais devem passar todos os
documentos de um acervo.
Comentários:
Opa! Note que há algo que salta os olhos aí. Se um documento é recolhido ele
não precisa passar pela etapa de eliminação. E essa não é uma etapa
obrigatória. E não existe essa de “sequência obrigatória”.
Gabarito: Errada.
3.! (CESPE – 2014 – ANATEL – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)

Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem.
Eliminação ou guarda definitiva são as duas possibilidades para a
destinação de documentos de arquivo.
Comentários:
Inicio com a lei 8.159/91:
“Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos

e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando
a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”
Mas, Ronaldo, e a transferência da fase corrente para a intermediária? Não

deveria ser citada?
Não, pois depois que se chega à fase intermediária, só há uma “escolha”:
eliminação do documento ou guarda no arquivo permanente.
Gabarito: Certa
!
4. Digitalização de
Documentos
Pessoal, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) vai nos ajudar bastante a

evitar erros de definições. As bancas costumam extrair os conceitos de lá.
Portanto, fiquemos atentos.
O mundo evoluiu e a Arquivologia deve se manter atual com as novas

tecnologias.
Antes de mais nada, conceituemos o que é um documento arquivístico em

ambiente digital: quando é produzido (elaborado ou recebido) no curso
de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento
ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência.
Exemplos: textos, e-mail, fotografias, filmes, plantas de arquitetura, bases

de dados, áudio ou mesmo websites, desde que atendam aos critérios
definidos anteriormente.
Avancemos mais um pouco, de forma mais técnica, seguindo o CONARQ,

afinal, as questões vêm daí:
A digitalização como um processo de conversão dos documentos

arquivísticos em formato digital, consiste em unidades de dados
binários, denominadas de bits - que são 0 (zero) e 1 (um), agrupadas
em conjuntos de 8 bits, formando um byte, e com os quais os

computadores criam, recebem, processam, transmitem e armazenam

dados.
De acordo com a natureza do documento arquivístico original, diversos

dispositivos tecnológicos (hardware) e programas de computadores
(software) serão utilizados para converter em dados binários o
documento original para diferentes formatos digitais. No entanto, o
produto dessa conversão não será igual ao original e não substitui
o original que deve ser preservado.
A digitalização, portanto, é dirigida ao acesso, difusão e preservação do acervo

documental.
Veja que o mais interessa, em negrito. Note que há muito mais de informática
nessa informação do que Arquivologia. Se você tem dificuldade nessa parte,
foque que dados binários nada mais são do que informações contidas em
sequências de 0 e 1. E que programas de computadores transformarão algo
físico em algo digital (0 e 1). E o mais importante: a digitalização não
substitui o documento original.
Vantagens dos documentos Desvantagens dos documentos

digitais digitais
Usa menos espaço físico Fragilidade (quem nunca perdeu

dados em um HD?)
Facilidade de acesso às Tecnologia fica obsoleta com

informações muita rapidez
Maior Produtividade Complexidade e custo da

preservação digital

Facilidade de gerar e distribuir Mais difícil garantir a integridade

dados/informações dos documentos.
Diferenças entre documento digital e o documento digitalizado.
O documento digitalizado é um tipo de documento digital. Os documentos

digitais têm duas origens distintas: os que já nascem digitais e os que
são gerados a partir de digitalização. Ambos são codificados em dígitos
binários, acessíveis e interpretáveis por meio de um sistema computacional.
O documento digitalizado é a representação digital de um documento produzido

em outro formato e que, por meio da digitalização, foi convertido para o formato
digital. Deu nó?? Calma: se você pegar a prova da escola e digitalizar,
acontecerá a digitalização. Era um documento no suporte papel que foi
digitalizado para um documento digital.
Geralmente, esse representante digital visa a facilitar a disseminação e o

acesso, além de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua
preservação.
Alto lá!! O que é um “representante digital”??
É a representação em formato de arquivo digital de um documento originalmente

não digital. É uma forma de diferenciá-lo do documento de arquivo nascido
originalmente em formato de arquivo digital.
Ou seja, nada mais é do que um documento digital resultante de um arquivo

originalmente em um suporte não digital, como o papel. Simples assim!
E agora, uma frase de impacto:
Todo documento digitalizado é um documento digital, mas nem todo

documento digital é um documento digitalizado. Opa! Deu nó de novo?

Vejamos exemplos do Conarq!
1) Documento nato digital (born digital): Textos em Microsoft Word,

fotografias tiradas em câmeras digitais, plantas de arquitetura e urbanismo
criadas em AutoCAD, mensagens de correio eletrônico, planilhas eletrônicas. As
selfies que você faz de meia em meia hora também são documentos digitais “de
raiz”, ou seja, naturalmente (nato) digitais. ☺
2) Documento digitalizado: Cópia digitalizada da Lei Áurea; negativos e

fotografias escaneados.
Cuidado para não misturar os conceitos! Lembre-se:
O documento digital já nasce em suporte eletrônico.
O documento digitalizado provém de outro suporte (papel, por exemplo) e

depois é transportado para um computador (digitalizado).
Veja mais uma observação importante:
O CONARQ recomenda a digitalização de conjuntos documentais integrais, como

fundos/coleções ou séries. No entanto, é possível digitalizar itens documentais
isolados, devido frequência de uso, estado de conservação, ou alto valor
intrínseco com necessidade de incremento de sua segurança, sem entretanto,
descontextualizá-los do conjunto a que pertencem.
4.1 Controle de Qualidade da

Digitalização

A resolução 31 de 2010 do CONARQ trata das Recomendações para

Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes.
Vamos ver os pontos mais relevantes para uma prova focada na área
administrativa (e não para cargos de arquivistas). Se você sentir-se mais seguro
e preferir ler toda a norma, segue o link. Só recomendo que faça isso se tiver
algum tempo sobrando e já tiver estudado todo o conteúdo.
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes_textos/Recome
ndacoes_digitalizacao_completa.pdf
Vamos lá!
O controle de qualidade no processamento técnico de captura digital de imagem,

tem o propósito de efetuar a verificação da fidelidade do representante digital
em relação ao documento original, e se foram obtidas as características
técnicas requeridas como resolução, modo de cor e registro de metadados
técnicos.
Que macumba é essa, Ronaldo???
Calma! Isso tudo é apenas para dizer que o controle de qualidade digital
visa garantir que a cópia digital seja fiel ao documento original.
Resumindo, é isso.
Sigamos na norma:
Recomenda-se a amostragem quando forem grandes volumes

(quantidade de itens individuais) e com características muito
homogêneas.
Recomenda-se o exame individual nos casos em que os documentos

possuam grande valor intrínseco.
Vamos lá: estamos falando de controle de qualidade. E qualidade gera custos.

Isso mesmo. Quanto mais se aumenta o nível de qualidade, maiores os custos.
Se você possui documentos com características similares (homogêneos) pode
fazer o controle de qualidade por amostragem.

Mas, se os documentos possuem um grande valor, com conteúdo relevante, você

não deve fazer um controle por amostragem e sim, de forma individualizada.
Faz sentido, não é? ☺
Agora, vamos ver o formato dos arquivos gerados:
Para a geração de matrizes e derivadas em formatos de arquivo digitais,

recomenda-se sempre os softwares open sources, ou seja, software livre. Você
deve conhecer o Windows. Ele é pago. Já o Linux, seu concorrente é gratuito,
ou seja, open source. Sem entrar muito na Informática, é disso que você precisa
saber. Mas qual o motivo disso? É que ao usar softwares livres, há menos risco
de obsolescência de software. Esse tipo de “envelhecimento” tecnológico e a
obsolescência de hardware são dois riscos grandes.
Adiante:
O formato mais utilizado para os representantes digitais matrizes é o

formato TIFF que apresenta elevada definição de cores sendo amplamente
conhecido e utilizado para o intercâmbio de representantes digitais entre

as diversas plataformas de tecnologia da informação existentes.
Também pode ser apreciado o uso de outros dois formatos digitais: o

formato Portable Network Graphics - PNG29 e o formato JPEG 200030.
Vamos resumir isso aí de cima? Bom, são 3 os formatos mais usados para o
armazenamento de documentos digitais: TIFF, PNG e JPEG. Se você está
acostumado a tirar fotos, já deve ter se deparado com algumas dessas
extensões, como são conhecidos esses formatos digitais.
O processo de captura digital, a partir dos documentos originais, deverá,

necessariamente, gerar representantes digitais de alta e baixa resoluções,
denominados respectivamente, Matrizes e derivadas.
Vamos verificar algumas formas de obtenção e verificação da qualidade:
-Na tela – calibrando o monitor.
- Por impressão - exame pelo olho humano, de cópias impressas para avaliar
a qualidade da captura digital comparando com o documento original.

- Controle de qualidade do escâner e/ou da câmera digital
Deve-se seguir os manuais dos equipamentos/ utilizar softwares específicos para

calibração de escâneres.
- Calibração de Monitores - existem uma gama de softwares e equipamentos

específicos para essa tarefa.
- Validação e Conformidade - verificar se os os formatos de arquivo digitais

gerados (matrizes e derivadas de acesso) estão de acordo com as especificações
técnicas . Essas especificações e as diferentes versões de um formato sempre
estão publicadas pelo responsável por sua manutenção

Julgue os próximos itens, relativos à digitalização de documentos
de arquivo.
A digitalização de documentos de arquivo é dirigida ao acesso, à
difusão e à preservação do acervo documental.
Comentários:
A digitalização realmente amplia o acesso ao acervo documental, assim como

facilita a difusão, pois torna mais acessível o conteúdo, devido a sua facilidade
maior e, em vários lugares simultaneamente, do que se houvesse apenas um
original. Além disso, facilita a preservação devido a diminuição do manuseio ao
acervo original.
Gabarito: Certa
5.! A respeito dos conceitos fundamentais de arquivologia e da

preservação, conservação e restauração de documentos, julgue o
item a seguir.
Os arquivos de uma organização pública podem ser constituídos
de documentos originários das atividades meio e fim e produzidos
em variados suportes documentais, inclusive o digital.

Comentários:
Opa, vamos voltar ao artigo 2° da Lei 8.159/91
Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os

conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer
que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Podemos notar que realmente qualquer que seja o suporte da informação ou a

natureza dos documentos, teremos arquivos. Lembrando que um documento
digital é diferente de um digitalizado. E o nato digital (nascido digital) pode ser
considerado um arquivo.
Gabarito: Certa
6.! (CESPE – MTE – 2014 – AGENTE ADMINISTRATIVO)

Os documentos digitais produzidos e(ou) recebidos no
desenvolvimento das atividades do MTE, por não serem
considerados arquivísticos, devem receber tratamento fornecido
pela área de tecnologia da informação.
Comentários:
Ora, ser produzido e/ou recebido “no desenvolvimento das atividades do TEM”
é a característica básica da definição de documentos. Já vimos isso algumas
vezes. E não interessa se o documento é digital ou em papel. Será considerado
um documento arquivístico.
Gabarito: errada
7.! (CESPE – TELEBRAS – 2013 – ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO)

Documento arquivístico digital é a informação registrada,
codificada em dígitos binários; produzida ou recebida; tramitada e
armazenada por sistema computacional; dotada de organicidade e

com elementos suficientes para servir como prova das atividades

de um órgão, entidade ou pessoa.
Comentários:
Uma linda definição! Lembra da definição de binário ? São os “0 e 1”. Note que
há citação a produção ou recebimento, organicidade e elementos de prova. Uma
conceituação muito boa que vale para suportes em geral ou meio digital.
Gabarito: Certa
8.! (CESPE – 2010 – ABIN – OFICIAL DE INTELIGÊNCIA –

ARQUIVOLOGIA)
Documento arquivístico digital é o documento de arquivo
codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado
por sistema computacional.
Comentários:
Códigos binários nada mais são do que a linguagem computacional formada por
“0” e “1”. Por isso é chamada de binária. E, naturalmente, toda a produção,
tramitação e armazenamento ocorrem em sistema computacional.
Gabarito: Certa
9.! (CESPE – 2016 – POLÍCIA CIENTÍFICA –PE – AUXILIAR DE

PERITO)
A digitalização, apesar de muito utilizada para a preservação de
documentos de arquivo, apresenta como desvantagem a
a) possibilidade de acesso múltiplo.
b) possibilidade de eliminação do original.
c) dificuldade de se gerar muitas cópias.
d) dificuldade de captura dos documentos.
e) obsolescência de hardware e de software.

Comentários:
Já passou pela situação de ter um celular de uma marca e depois não conseguir
instalar os aplicativos em um novo aparelho porque um era Android e outro era
Iphone ou Windows phone? Ou, se você é mais idoso(a) como eu, tem até hoje
um telefone da Nokia bem antigo e que está cheio de fotos, mas você não tem
mais o software para fazer a transferência (é um caso verídico, Datena!!)?
Pois bem, isso é fruto da obsolescência e o mesmo pode ocorrer com os

softwares (programas) e hardwares (equipamentos) que foram usados na época
da digitalização mas que podem se tornar não operantes com a evolução da
tecnologia.
Por isso, a obsolescência e considerada uma desvantagem.
Gabarito: E
10.! (CESPE – ANATEL – 2014 – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)

Julgue os próximos itens, relativos à digitalização de documentos
de arquivo.
Recomenda-se a digitalização dos conjuntos de documentos
integrais, tais como fundos, coleções ou séries. No caso de itens
isolados, a digitalização pode ser realizada dependendo da
frequência de uso e do estado de conservação desses itens.
Comentários:
Perfeito! Documentos integrais, ou seja, conjuntos completos de documentos,

como fundo, coleções ou séries são bons objetos para digitalização. Já
documentos isolados nem sempre demandarão digitalização. Mas se seu uso for
muito frequente ou seu estado de conservação estiver ruim, a digitalização será
uma ótima forma de preservá-lo.
Gabarito: certo


Os equipamentos utilizados para a captura digital de um
documento arquivístico devem gerar um representante digital,
independentemente da dimensão física e das cores do original.
Comentários:
Vamos relembrar o que é um representante:
É a representação em formato de arquivo digital de um documento

originalmente não digital. É uma forma de diferenciá-lo do documento de
arquivo nascido originalmente em formato de arquivo digital.
O controle de qualidade no processamento técnico de captura digital de

imagem, tem o propósito de efetuar a verificação da fidelidade do
representante digital em relação ao documento original, e se foram
obtidas as características técnicas requeridas como resolução, modo de cor e
registro de metadados técnicos.
Ora, o representante digital não pode ser “qualquer um”. Se você pede que
alguém o represente, esta pessoa deve ter as mesmas qualificações que você.
E assim deve ser com o representante digital. Portanto, a questão está errada,
pois diz que “independentemente” da dimensão física e das cores do original.
Nada disso! Deve ter o MESMO tamanho e as MESMAS cores.
Gabarito: Errada

A digitalização de documentos, de acordo com a legislação em
vigor, permite a eliminação do original.
Comentários:

A digitalização NÃO permite o descarte do original. Você digitaliza a Carta de

Pero Vaz de Caminha e depois a joga fora? Claro que não! Você não quer ser
preso....rs.
Vejamos o artigo 6° da Lei 12.682/2012
Art. 6o Os registros públicos originais, ainda que digitalizados,

deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação
pertinente.
Gabarito: errada.
4.2 GED x GDE
Vamos comparar o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e o

Gerenciamento de Documentos Eletrônicos (GDE). Bem parecidos, não. Ou seja,
fique atento para não cair em pegadinhas.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um conjunto de

tecnologias para organizar a informação não estruturada (quando não está
armazenada em banco de dados) de uma instituição/órgão. O GED cuida de
gerenciar, de forma eletrônica, os documentos não estruturados, como e-mail,
planilhas, imagens e etc. Há algumas tecnologias utilizadas pelo GED como
workflow (automação de fluxos), gestão de documentos, processamento de
formulários e outros. Mas essas são apenas possibilidades de GED, não são
características obrigatórias.
Já o Gerenciamento de Documentos Eletrônicos (GDE) tem foco nos

documentos nascidos digitalmente (nato digitais) agregando outros
elementos, como:
•( metadados
•( controle de versão
•( autorias declaradas (não repúdio)

•( Trilhas de auditoria
•( Outras
O GDE ocorre por meio de ferramentas digitais como intranets portais e

ferramentas de workflow, dentre outros.
4.3 e-ARQ
Brasil
A Resolução Conarq n° 25 trata do do Modelo de Requisitos para Sistemas

Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil
pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos -
SINAR.
Considera-se sistema informatizado de gestão arquivística de documentos o

sistema desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e
destinar documentos arquivísticos em ambiente eletrônico.
O e-ARQ Brasil tem por objetivo orientar a implantação da gestão arquivística

de documentos, fornecer especificações técnicas e funcionais, bem como
metadados para orientar a aquisição e/ou desenvolvimento de sistemas
informatizados, independentes da plataforma tecnológica em que forem
desenvolvidos e/ou implantados. O objeto (foco) do e-ARQ Brasil é o documento
arquivístico digital (e não o digitalizado!).
Antes de avançar, vejamos o que são metadados: são dados estruturados e

codificados, que descrevem e permitem acessar, e/ou preservar outros dados
ao longo do tempo. É como se fossem os dados sobre os dados.
O e-ARQ Brasil divide-se em duas partes:
I) Gestão arquivística de documentos – permite que cada entidade/órgão

desenvolva um programa de de gestão arquivística de documentos.

II) Especificação de requisitos para sistemas informatizados de gestão

arquivística de documentos – especifica/descreve os requisitos para
desenvolvimento do Sigad (Sistema Informatizado de gestão arquivística de
documentos).
Esses requisitos são classificados em obrigatórios, altamente desejáveis e
facultativos, de acordo com a maior ou menor necessidade para que o Sigad
consiga desempenhar, bem, suas funções. Há uma classificação para cada
elemento de metadado:
(O) Obrigatório
(AD) Obrigatório, se aplicável
(F) Facultativo
4.4 Sigad
Mais uma vez, vejamos as definições do CONARQ.

O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos é um
sistema que controla o ciclo de vida dos documentos arquivísticos. A gestão
arquivística de documentos compreende a captura, a tramitação, a utilização e
o arquivamento até a sua destinação final, isto é, eliminação ou recolhimento
para guarda permanente.
Uma solução SIGAD (conjunto de procedimentos de gestão arquivística de

documentos e de tecnologias da informação) pode ser implementada por um
único software ou pela integração de diversos softwares.
O SIGAD abrange as fases corrente e intermediária da gestão de

documentos e apoia procedimentos de preservação. Relembre a definição da lei
8.159/91:
consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,

mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas
frequentes”; e “consideram-se documentos intermediários aqueles
que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões

de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou

recolhimento para guarda permanente.
O SIGAD não contempla as funcionalidades necessárias para a guarda

de documentos permanentes, ou seja, não tem como meta implementar
todos os procedimentos de preservação digital necessários aos documentos de
guarda permanente.
Relembre a definição da lei 8.159/91:
consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor

histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente
preservados.
O sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e o

Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD)
têm objetivos diferentes.
Um GED é uma ferramenta que visa a apoiar e facilitar a condução de uma ou

mais atividades da instituição. Já o foco do SIGAD é o controle completo do
ciclo de vida do documento, desde a captura (independentemente do sistema
ou ferramenta que o produziu) até a destinação final, seguindo os procedimentos
da gestão arquivística de documentos.
A eliminação de documentos no SIGAD é feita de forma controlada e de acordo

com a legislação em vigor. Conforme artigos da Lei 8.159/91:
“a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e

de caráter público será realizada mediante autorização da instituição
arquivística pública, na sua específica esfera de competência”;
“os documentos de valor permanente são inalienáveis e
imprescritíveis.”
O SIGAD pode gerenciar documentos digitais, convencionais e híbridos (um

documento pode ter uma parte convencional – papel – e uma parte digital).

Com relação aos documentos convencionais, o sistema inclui somente o

registro das referências nos metadados, como número de protocolo, código de
classificação e data;
Já no caso dos documentos digitais, o sistema inclui os próprios documentos.
Vejamos os benefícios da implantação de um Sigad:
i) aperfeiçoar e padronizar os procedimentos de criação, recebimento, acesso,

armazenamento e destinação dos documentos;
ii) facilitar a interoperabilidade entre os sistemas; e
iii) integrar as áreas de tecnologia da informação, arquivo e administração.
Um SIGAD deve garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso aos

documentos arquivísticos em todo o seu ciclo de vida.
A contratação de uma solução SIGAD dever ser relacionada aos objetivos

estratégicos do órgão ou entidade e, por essa razão, em sua justificativa deverá
ser citado o Planejamento Estratégico Institucional e o Planejamento Estratégico
de Tecnologia da Informação.
13.! (CESPE – 2011 – SEBRAE – ANALISTA TÉCNICO)

O GED aplica-se tanto às informações estruturadas quanto às não
estruturadas, em todas as etapas do ciclo documental.
Comentários:
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um conjunto de

tecnologias para organizar a informação não estruturada (quando não está
armazenada em banco de dados) de uma instituição/órgão.

Gabarito: Errada
5. Microfilmagem
Não se assuste com o nome! O assunto é tranquilo. A microfilmagem permite

que seja criada uma espécie de cópia reduzida do documento. Pense nisso: o
documento é copiado em formato de um microfilme ou microficha. E já que
estamos falando de “micro” para lá e para cá, associe também que uma das
vantagens dessa técnica é a economia com espaço, o que reduz os custos.
Lembre-se de que as as instituições costumam ficam em cidades, geralmente,
com custos elevados de locação/manutenção dos imóveis. Quanto menos espaço
ocupado, menos custo.
Para a leitura de documentos microfilmados, são necessários leitores especiais

(leitores de microfilmes ou leitores de microfichas).
E esse documento microfilmado possui valor legal, ou seja, valor probatório. Mas
não sou eu quem disse isso, e sim a Lei 5.433/68 e o decreto 1799/96. Para
ficar claro aos não familiarizados com o direito: os decretos costumam
regulamentar as leis, ou seja, detalhar aquilo que foi determinado em lei para o
seu fiel cumprimento. Por isso é que o microfilme tem valor legal, pois é
determinado e autorizado por...lei.
Olha a prova da Lei 5.433/68 aqui:
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem

de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos
federais, estaduais e municipais.
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões,

os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes
produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em
juízo ou fora dele.
Além do espaço, há mais vantagens, como o fácil acesso aos microfilmes,

pois são pequenos; a confidencialidade dos dados e informações, pois

olhando diretamente para ele, sem a máquina leitora, ninguém tem acesso ao
que está gravado nele. A segurança também deve ser citada, pois ele pode ser
armazenado em arquivos de segurança, protegido de acidentes, pois é um
material fotográfico que ocupa pouco volume. A durabilidade dos microfilmes
tende ao infinito, caso sejam respeitadas condições de manuseio
adequado e acondicionamento correto.
Em Tecnologia da Informação é muito comum estudarmos sobre a segurança da

informação. Não veremos isso aqui, mas você se lembra do ataque dos
terroristas às Torres Gêmeas (World Trade Center)? Muitas empresas foram
destruídas e sumiram definitivamente do mapa. Não só por causa da destruição
do escritório, mas porque todas suas informações estavam em um mesmo lugar!
E dei esse exemplo, porque as bancas gostam de usar a expressão microfilme

de segurança. Ele existe para evitar esse exemplo que acabei de dar. Esse
microfilme de segurança existe (é uma cópia do microfilme) e deve ser guardado
em um local (prédio) totalmente diferente para que as informações não sejam
perdidas.
CUIDADO!
O filme negativo da microfilmagem, ou seja, o resultado da microfilmagem

deve permanecer na PRÓPRIA REPARTIÇÃO.
Mas a CÓPIA do processo de microfilmagem é que deve ser, por segurança,

guardada em um local diferente!
Para ficar ainda mais claro, vejamos a lei:
Art.1º, § 4º Os filmes negativos resultantes de microfilmagem

ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada
sua saída sob qualquer pretexto.

No arquivo permanente, a alteração do suporte da informação, devido à

microfilmagem ou digitalização, pode ser utilizada como medida para a
preservação do acervo, pois possibilita a redução do manuseio dos
documentos originais. No entanto, de acordo com a legislação, esses
documentos não podem ser eliminados, mesmo após terem sido
digitalizados ou microfilmados.
A banca CESPE já chamou a microfilmagem de “técnica de reformatação de

suporte que pode ser utilizada para a preservação do documento original”.
Agora vejamos observações importantes destacadas por Paes. Ela alerta que um
bom serviço de microfilmagem demanda uma boa organização arquivística
dos documentos e um criterioso programa de avaliação e seleção do
acervo documental. Depois que o especialista define o que deve ser
microfilmado, é preciso um estudo de viabilidade econômica, de acordo com a
realidade financeira da instituição, para que seja escolhida uma das opções ou
combinações de opções abaixo:
•( contratar serviços de terceiros para realizar todas as fases da

microfilmagem: preparo, microfilmagem, processamento e duplicação;
•( microfilmar a documentação na própria instituição e contratar serviços de

terceiros para as fases de processamento e duplicação;
•( executar todas as tarefas de microfilmagem na própria instituição;
•( construir instalações adequadas para arquivamento da documentação,

tendo a adoção da microfilmagem apenas para documentos raros ou de
grande valor histórico. Observo aqui que se o documento for histórico,
mesmo quando microfilmado, não pode ser eliminado!
Ah, nada de confundir microfilmagem com digitalização!

Digitalizar é apenas fazer uma cópia digital do documento, para possibilitar fácil
acesso a ele (mas não é o mesmo que microfilmar).
O microfilme possui valor legal. A cópia digitalizada não possui valor

legal!!
14.! (CESPE – 2015 – FUB – TÉCNICO EM ARQUIVO)

Julgue o item seguinte acerca das tecnologias aplicadas aos
arquivos.
O uso de microfilmes contribui para que a recuperação da
informação ocorra de maneira ágil.
Comentários:
Exatamente isso! É uma das vantagens do microfilme. Permitir uma rápida

recuperação dos dados (desde que se possua o leitor). Mas ninguém mandaria
microfilmar um acervo sem ter o leitor ;).
Gabarito: Certo

A respeito das tecnologias aplicadas aos arquivos, julgue o item a
seguir.
Como resultado da microfilmagem, os filmes negativos devem ser
arquivados no setor que detém os arquivos.
Comentários:
Olha aí! Estão querendo te enganar, hein! Essa aí é a pura letra da lei!
Relembremos:
Art.1º, § 4º Os filmes negativos resultantes de microfilmagem
ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada
sua saída sob qualquer pretexto.
Gabarito: Certo


seguir.
O filme original e o filme cópia devem ser arquivados no mesmo
local, para facilitar as consultas.
Comentários:
Olha a maldade no coração Dona Banca!! O filme negativo da

microfilmagem, ou seja, o resultado da microfilmagem deve permanecer na
PRÓPRIA REPARTIÇÃO. Mas a CÓPIA do processo de microfilmagem é que
deve ser, por segurança, guardada em um local diferente!
Lembra do exemplo do World Trade Center? Pois é! Guardar as cópias no mesmo

lugar, é bastante inseguro!
Gabarito: Errado
17.! (FCC – 2015 – TRE-RR – TEC JUD. ÁREA ADMINISTRATIVA)

A digitalização de documentos é considerada importante
ferramenta de acesso, ao passo que a microfilmagem é tida como
mecanismo de
a) classificação.
b) arranjo.
c) avaliação.
d) divulgação.
e) preservação.
Comentários:
A microfilmagem permite que seja criada uma espécie de cópia reduzida do
documento. E esse documento microfilmado possui valor legal, ou seja, valor
probatório. E um dos principais objetivos da microfilmagem é a preservação dos

documentos, pois se os microfilmes forem bem acondicionados e manuseados

com o devido cuidado, tendem a durar centenas de anos!
Gabarito: E
18.! (CESPE – 2014 – CADE – AGENTE ADMINISTRATIVO)

No que se refere à microfilmagem, à automação e à preservação
de documentos de arquivo,
A microfilmagem de documentos de arquivo possui validade legal
quando esse processo ocorre simultaneamente à digitalização.
Comentários:
O erro está em dizer que há validade legal quando o processo ocorre

simultaneamente à digitalização. Veja que é sutil. Há validade legal
independentemente do processo de digitalização ocorrer simultaneamente!
Gabarito: Errado
19.! (CESPE - 2012 - Polícia Federal - Papiloscopista da Polícia

Federal)
O uso simultâneo de microfilmagem e digitalização consiste em
solução viável para o arquivamento de grandes massas
documentais com longos prazos de guarda. A microfilmagem
contempla o aspecto de comprovação legal, e a digitalização
possibilita acesso rápido e múltiplo aos documentos.
Comentários:
A microfilmagem está embasada na lei, como já vimos na teoria! E a digitalização

(que é quando você passa o documento em um scanner) possibilita rápido
acesso aos documentos. É isso mesmo!
Gabarito: Certo.

!
20.! (CESPE – SEE-AL – SECRETÁRIO ESCOLAR)
Com relação à gestão da informação e à gestão de documentos,
julgue o próximo item.
A microfilmagem é uma técnica de reformatação de suporte que

pode ser utilizada para a preservação do documento original.
Comentário:
O foco da microfilmagem é a preservação documental. E reformatar o suporte,

significa, a mudança do suporte (por exemplo, do papel para o microfilme). O
nome é feio, mas já estudamos na teoria para que você não se assuste na prova.
Gabarito: Certo
21.! (CESPE – 2013 – TELEBRAS – TEC. GESTAO TELECOM –

ASSIST. ADM)
A microfilmagem é um processo de reprografia regulamentado em lei, de
modo que o microfilme, ou microficha, elaborado de acordo com os
padrões estabelecidos, tenha, em juízo, o mesmo valor legal que o
documento original.
Comentário:
Perfeito o “resumo” da banca. É regulamento por lei e possui valor legal (pois é
definido em lei). Lembre-se de que o documento original não deve ser eliminado.
Gabarito: Certo

6. Lista completa de
Questões
1.! (CESPE – 2015 – MPOG – ARQUIVISTA)
A respeito da gestão de documentos, julgue o próximo item.
A eliminação de documentos de arquivo é operacionalizada na fase de

destinação.
2.! (CESPE – 2015 – FUB – ARQUIVISTA)
No que se refere a transferência, recolhimento e eliminação

documental, julgue o item subsequente.
Em relação ao processo arquivístico, os procedimentos de transferência,

recolhimento e eliminação de documentos são etapas sequenciais
obrigatórias pelas quais devem passar todos os documentos de um
acervo.
Acerca da gestão de documentos, julgue os itens que se seguem.
Eliminação ou guarda definitiva são as duas possibilidades para a

destinação de documentos de arquivo.
Julgue os próximos itens, relativos à digitalização de documentos de

arquivo.
A digitalização de documentos de arquivo é dirigida ao acesso, à difusão

e à preservação do acervo documental.

5.! A respeito dos conceitos fundamentais de arquivologia e da
preservação, conservação e restauração de documentos, julgue o item

a seguir.
Os arquivos de uma organização pública podem ser constituídos de

documentos originários das atividades meio e fim e produzidos em
variados suportes documentais, inclusive o digital.
6.! (CESPE – MTE – 2014 – AGENTE ADMINISTRATIVO)
Os documentos digitais produzidos e(ou) recebidos no desenvolvimento

das atividades do MTE, por não serem considerados arquivísticos,
devem receber tratamento fornecido pela área de tecnologia da
informação.
7.! (CESPE – TELEBRAS – 2013 – ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO)
Documento arquivístico digital é a informação registrada, codificada em

dígitos binários; produzida ou recebida; tramitada e armazenada por
sistema computacional; dotada de organicidade e com elementos
suficientes para servir como prova das atividades de um órgão, entidade
ou pessoa.
8.! (CESPE – 2010 – ABIN – OFICIAL DE INTELIGÊNCIA –

ARQUIVOLOGIA)
Documento arquivístico digital é o documento de arquivo codificado em

dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema
computacional.
9.! (CESPE – 2016 – POLÍCIA CIENTÍFICA –PE – AUXILIAR DE

PERITO)
A digitalização, apesar de muito utilizada para a preservação de

documentos de arquivo, apresenta como desvantagem a
a) possibilidade de acesso múltiplo.

b) possibilidade de eliminação do original.
c) dificuldade de se gerar muitas cópias.
d) dificuldade de captura dos documentos.
e) obsolescência de hardware e de software.
10.! (CESPE – ANATEL – 2014 – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)
Julgue os próximos itens, relativos à digitalização de documentos de

arquivo.
Recomenda-se a digitalização dos conjuntos de documentos integrais,

tais como fundos, coleções ou séries. No caso de itens isolados, a
digitalização pode ser realizada dependendo da frequência de uso e do
estado de conservação desses itens.
Os equipamentos utilizados para a captura digital de um documento

arquivístico devem gerar um representante digital, independentemente
da dimensão física e das cores do original.
A digitalização de documentos, de acordo com a legislação em vigor,

permite a eliminação do original.
13.! (CESPE – 2011 – SEBRAE – ANALISTA TÉCNICO)
O GED aplica-se tanto às informações estruturadas quanto às não

estruturadas, em todas as etapas do ciclo documental.

Julgue o item seguinte acerca das tecnologias aplicadas aos arquivos.
O uso de microfilmes contribui para que a recuperação da informação

ocorra de maneira ágil.

seguir.
Como resultado da microfilmagem, os filmes negativos devem ser

arquivados no setor que detém os arquivos.

seguir.
O filme original e o filme cópia devem ser arquivados no mesmo local,

para facilitar as consultas.
17.! (FCC – 2015 – TRE-RR – TEC JUD. ÁREA ADMINISTRATIVA)
A digitalização de documentos é considerada importante ferramenta de

acesso, ao passo que a microfilmagem é tida como mecanismo de
a) classificação.
b) arranjo.
c) avaliação.
d) divulgação.
e) preservação.

18.! (CESPE – 2014 – CADE – AGENTE ADMINISTRATIVO)
No que se refere à microfilmagem, à automação e à preservação de

documentos de arquivo,
A microfilmagem de documentos de arquivo possui validade legal

quando esse processo ocorre simultaneamente à digitalização.
19.! (CESPE - 2012 - Polícia Federal - Papiloscopista da Polícia Federal)
O uso simultâneo de microfilmagem e digitalização consiste em solução

viável para o arquivamento de grandes massas documentais com longos
prazos de guarda. A microfilmagem contempla o aspecto de
comprovação legal, e a digitalização possibilita acesso rápido e múltiplo
aos documentos.
20.! (CESPE – SEE-AL – SECRETÁRIO ESCOLAR)
Com relação à gestão da informação e à gestão de documentos, julgue

o próximo item.
A microfilmagem é uma técnica de reformatação de suporte que pode

ser utilizada para a preservação do documento original.
21.! (CESPE – 2013 – TELEBRAS – TEC. GESTAO TELECOM – ASSIST.

ADM)
A microfilmagem é um processo de reprografia regulamentado em lei,

de modo que o microfilme, ou microficha, elaborado de acordo com os
padrões estabelecidos, tenha, em juízo, o mesmo valor legal que o
documento original.

7. Gabarito
1.( CERTA
2.( ERRADA
3.( CERTA
4.( CERTA
5.( CERTA
6.( ERRADA
7.( CERTA
8.( CERTA
9.( E
10.( CERTA
11.( ERRADA
12.( ERRADA
13.( ERRADA
14.( CERTA
15.( CERTA
16.( ERRADA
17.( E
18.( ERRADA
19.( CERTA
20.( CERTA
21.( CERTA

8. Bibliografia
Bellotto, Heloísa Liberalli (2006). Arquivos Permanentes. Tratamento

documental (4ª edição).
Fonseca, Maria Odila (2013). Arquivologia e Ciência da Informação. Editora FGV

(1° edição)
Paes, Marilena Leite (2015). Arquivologia – Teoria e Prática (3ª edição). Editora
FGV
Santos, Vanderlei Batista (2013). Arquivística – Temas contemporâneos. Editora

Senac (3° edição).
Schellenberg, T.R. (2006) – Arquivos Modernos – Princípios e Técnicas (6°

edição)
CONARQ
AQUIVO NACIONAL
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística in

http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.
pdf
Lei federal 8.159 de 1991 in

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L8159.htm
Decreto 7.845 de 2012 in http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2011-

2014/2012/Decreto/D7845.htm#art60

Arquivologia 4

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Aula 04

Noções de Administração (Arquivologia) p/ ANVISA (Técnico Administrativo)

Professor: Ronaldo Fonseca

AULA 04 –ARQUIVOLOGIA PARA ANVISA – ÁREA

O assunto Triagem e eliminação de documentos e processos já foi iniciado na

Também estudaremos a Digitalização de documentos e o Controle de qualidade

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A sensação de aperto no peito pode estar se intensificando. O tempo que parecia

Não se esqueça de fazer rápidas revisões e de garantir que esteja refazendo as

Como já estudamos, alguns documentos possuem valor temporário e, outros,

Por outro lado, há documentos que são usados, frequentemente, como

Por essa razão, devido ao valor e à frequência de uso dos documentos, a

3.1 Análise, Avaliação,

A sequência de análise, avaliação, seleção e eliminação trata de estabelecer o

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documento e determinar os que serão conservados ou eliminados – destruídos,

O valor do documento é determinado em função de todas suas possíveis

Permanentes Vitais – devem ser conservados indefinidamente por serem

Permanentes – Em função da informação que contêm, devem ser conservados

Entendi, Ronaldo. Mas e quem define o que é, ou não, importante?

Deve haver uma comissão idônea, geralmente chamada de Comissão de

Prof. Ronaldo Fonseca www.estrategiaconcursos.com.br 3 de 36

Os princípios básicos que deverão nortear o trabalho da comissão consistem em

i) a importância do documento com relação aos valores (administrativo,

ii) possibilidade e custo de reprodução (microfilmagem)

iii) espaço, equipamento utilizado e custo do arquivamento;

iv) prazos de prescrição e decadência de direitos (legislação vigente) – esse item

v) números de cópias existentes e locais onde os dados são anotados

Instrumentos de Destinação – são os atos normativos elaborados pelas

Instrumento de destinação aprovado por autoridade competente, que determina

ii) Lista de eliminação:

A Lista de Eliminação é uma relação específica de documentos a serem

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- alienação por venda ou

Cuidado! A incineração não é mais indicada (em função da poluição

3.1.1 Critérios para

De forma geral, há alguns motivos mais comuns para a eliminação de

Lembra do PUAD? Pois bem, relembremos o que interessa agora. A fase de

“se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos

Vejamos exemplos de eliminação:

- documentos cujos elementos essenciais estejam reproduzidos em outros

- documentos que tornaram-se obsoletos e não têm mais serventia para a

- documentos com textos que já foram reproduzidos em outros documentos ou

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1.! (CESPE – 2015 – MPOG – ARQUIVISTA)

2.! (CESPE – 2015 – FUB – ARQUIVISTA)

3.! (CESPE – 2014 – ANATEL – TÉCNICO ADMINISTRATIVO)

Inicio com a lei 8.159/91:

“Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos

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e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,

Mas, Ronaldo, e a transferência da fase corrente para a intermediária? Não

Pessoal, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) vai nos ajudar bastante a

O mundo evoluiu e a Arquivologia deve se manter atual com as novas

Antes de mais nada, conceituemos o que é um documento arquivístico em

Exemplos: textos, e-mail, fotografias, filmes, plantas de arquitetura, bases

Avancemos mais um pouco, de forma mais técnica, seguindo o CONARQ,

A digitalização como um processo de conversão dos documentos

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computadores criam, recebem, processam, transmitem e armazenam

De acordo com a natureza do documento arquivístico original, diversos

A digitalização, portanto, é dirigida ao acesso, difusão e preservação do acervo