Valoración documental y disposición final de los documentos
TIPOS DOCUMENTALES VALORACION
DOCUMENTAL
  Son unidades documentales
  complejas, en su interior hay
  afiliaciones a seguridad social,
HISTORIAS memorandos, contratos, ascensos,
LABORALES entre otros. Por ello tienen valores
administrativos, fiscales, técnicos,
legales y/o contables.
  Estas se conservan porque allí se
ACTAS DE JUNTAS plasman las principales decisiones
DIRECTIVAS que cambian el rumbo de la
compañía. Por eso tienen valor
administrativo, fiscal, legal y
contable.
  Documentos que reflejan los
  contratos realizados por la entidad
LICITACIONES en ejercicio de sus funciones.
Poseen valor legal, fiscal, contable
y administrativo.
  Contiene información de valor
  administrativo, jurídico, legal,
INFORMES fiscal y contable, por cuanto
informan los estados de la
empresa.
  Tienen valor contable,
LIBROS CONTABLES administrativo, técnico, legal y
fiscal, se conservan porque son un
requerimiento de las entidades de
control.
  Estos documentos reflejan el
INFORMES A ENTES DE seguimiento y la evaluación de la
CONTROL gestión de la Entidad por parte de
los organismos de control. Son
considerados de carácter misional
DISPOSICION FINAL
Luego de su última consulta se
puede conservar hasta 90 años
Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo de
gestión se transfiere al archivo
central, se digitaliza con fines
de consulta, cumplido su tiempo
en el archivo central se
transfiere al archivo histórico
Mandato es de 20 años.
Cumplido el tiempo de
retención se pueden eliminar.
Una vez cumplido el tiempo de
retención en el archivo de
gestión y central se transfiere al
archivo histórico en su soporte
original, la conservación
obedece al cumplimiento de la
Circular 003 de 2015 de AGN.
El Código de Comercio dispone
que los empresarios deben
conservar sus libros de
contabilidad, correspondencia,
documentación y justificantes
concernientes a su negocio,
debidamente ordenados, durante
seis años, a partir del último
asiento realizado en los libros.
Valor histórico. Se conservarán
como parte de la memoria
institucional.