ACCIONES BÁSICAS DE COMUNICACIÓN

PLAN DE COMUNICACIONES

Las empresas deberán establecer canales de información y comunicación para facilitar

conocimiento sobre Seguridad y Salud en el Trabajo (SST), la prevención y manejo de la
pandemia del COVID-19, que permitan a los trabajadores estar conscientes de las condiciones
de salud y trabajo que deberán ser asumidas con responsabilidad mediante comportamientos
saludables en el entorno laboral y extralaboral. Sugerimos las siguientes acciones:

• Promover el uso de los canales de comunicación, para divulgar consejos prácticos y básicos
como. por ejemplo: lavado correcto de las manos, uso de mascarillas, importancia del
distanciamiento social y otras medidas de bioseguridad.

• Definir mecanismos de participación y comunicación en la empresa: carteleras, circulares,

boletines informativos, rotafolios, plegables, volantes, reuniones informativas antes de iniciar
el turno de trabajo, y creación de grupos en redes sociales para difundir mensajes de
promoción del cuidado propio y de los otros.

• Promover la creación de espacios conversacionales, en los que se permita que las personas
puedan expresar sus inquietudes y emociones al respecto de la situación; todo esto en un
ambiente de confianza que facilite la escucha y la comprensión.

Te invitamos a explorar los diferentes recursos educativos publicados en el sitio SURA

(www.segurossura.com.co/covid), diseñado para nuestros clientes como estrategia de apoyo,
acompañamiento y asesoría, por la contingencia del COVID-19.

En este sitio encontrarás información completa para personas y empresas y desde diferentes
tópicos. En cada enlace existe información valiosa y en permanente actualización para los
sectores económicos, que hemos creado de forma oportuna con el propósito de continuar
siendo vigentes ante nuestros clientes y generar valor para sus operaciones

Plantear el objetivo del plan

Informar a la comunidad dentro y fuera de la organización de las medidas de prevención y

autocuidado que se deben tener frente al riesgo por COVID-19, mediante diferentes
mecanismos según su rol, con el propósito de garantizar la sanidad laboral.

Definir el público objetivo

Es importante saber a quién se dirige este plan y conocer cada uno de los roles de la
organización (con quiénes se interactúa, los proveedores y contratistas, el cliente y sus
formas de contacto).
Identifica los turnos de trabajo en la organización y el horario en que se tiene más contacto
con los proveedores y clientes. A manera de ejemplo, te mostraremos cómo podrías hacerlo:

1. 6:30 a. m. a 2:30 p. m.
2. 2:30 p. m. a 9:30 p. m.
3. 7:30 a. m. a 5:30 p. m.
4. 9:30 a. m. a 11:30 a. m.
5. 2:30 p. m. a 4:30 p. m.

Después de identificar los roles y los respectivos horarios de actividad, en la siguiente matriz
puedes relacionar la información para lograr la definición del público objetivo:

Tipo de Área de
Interno/Externo Cargo Horario activo
público trabajo
Asesor de ventas 3
Auxiliar administrativo 3
Director 3
Gerente 3
Administrativa
Recepcionista 3
Secretaria 3
Mensajero 3
Diseñador
Servicios Auxiliar de servicios
1-2
generales generales
Líder de
1 -2 – 4 - 5
mantenimiento
Mantenimiento
Empleado Interno Auxiliar de
1-2
mantenimiento
Líder de almacén 3-4 -5
Almacén Auxiliar de almacén 1 -2-4- 5
Almacenista 1-2
Líder de despacho 1 – 2 - 4 -5
Despacho Auxiliar de despacho 1-2
Despachador 1-2-4-5
Coordinador 1-2
Supervisor 1-2
Planta Operario 1-2
Auxiliar 1–2
Líder de proceso 1-2
Ingeniero de
Mantenimiento 4-5
Contratista Externo mantenimiento
Limpieza Auxiliar de limpieza 4-5
Proveedor Venta Auxiliar de ventas 4-5
 Tipo de Área de
Interno/Externo Cargo Horario activo
público trabajo
Asesor de ventas 4-5
Conductor 4y5
Logística
Auxiliar de carga 4-5
Cliente
Gerente 3-4-5
Administrativo
Asesor 3-4-5
Mensajero 3-4-5

Definir los contenidos

Teniendo claro el objetivo de la comunicación y el público al que se debe impactar, debes
definir los contenidos que apunten a los siguientes temas:

• Medidas generales de autocuidado.

• Uso adecuado de los equipos de protección personal.
• Protocolo de lavado de manos.
• Medidas de prevención en el lugar de trabajo.
• Identificación de los síntomas y reporte en caso de presentarse.
• Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos frente al COVID-19.

Puedes basarte en la información de este documento, utilizar la información entregada por el

Ministerio en el enlace:
https://www.minsalud.gov.co/salud/publica/PET/Paginas/infografias-covid-19.aspx

O la que te brinda nuestra ARL SURA en este sitio:

https://www.segurossura.com.co/covid-19/Paginas/default.aspx.

A continuación, relacionaremos los temas con algunas de las fuentes recomendadas para el
contenido:

Temas Contenidos referenciados Fuentes

Recomendaciones para contener el
avance de la infección respiratoria
aguda por COVID-19
Limpieza y desinfección de la vivienda
Medidas generales de
Distanciamiento social
autocuidado
Salud mental (promoción y
prevención)
https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/
Lists/BibliotecaDigital/RIDE/VS/PP/reco
mendaciones-contener-ira-c.pdf
https://www.minsalud.gov.co/sites/rid/
Lists/BibliotecaDigital/RIDE/VS/PP/limpi
eza-desinfeccion-vivienda-c.pdf
Generalidades - Distanciamiento social
Talento humano - Salud mental
(promoción y prevención)

Movilidad (transporte de empleados) Talento humano - Movilidad (transporte

de empleados)
 Temas Contenidos referenciados Fuentes
Protocolos de cuidado del hogar Talento humano - Protocolos de cuidado
del hogar
Recepción de domicilios
Trabajo en casa - Recepción de
domicilios
Generalidades - Uso de mascarillas
Uso de mascarilla
Medidas locativas - Elementos de
Uso adecuado de los
protección personal
equipos de Elementos de protección personal
protección personal
https://www.segurossura.com.co/docu
¿Cuándo y cómo usar mascarilla?
mentos/comunicaciones/covid-
19/empresas/uso-mascarillas.pdf
Lavado de manos Generalidades - Lavado de manos.

Lava bien tus manos para prevenir https://blog.segurossura.com.co/articul

Protocolo de lavado enfermedades. o/salud/lavar-bien-manos-prevenir-
de manos enfermedades
Abecé del COVID-19: claves para https://blog.segurossura.com.co/articul
entenderlo o/salud/abece-coronavirus-claves-
entenderlo
Consejos para desinfectar tus https://blog.segurossura.com.co/articul
dispositivos tecnológicos o/salud/consejos-desinfectar-
dispositivos-tecnologicos
Recomendaciones para realizar
trabajo remoto en casa como medida https://www.segurossura.com.co/docu
de seguridad y salud frente al mentos/comunicaciones/covid-
Coronavirus 19/empresas/trabajo-remoto-casa.pdf

Nueve consejos para la prevención del https://www.youtube.com/watch?v=-

Coronavirus xdZztL3d_s&feature=youtu.be
Medidas de
prevención en el
Recomendaciones para evitar la https://www.youtube.com/watch?v=TiM
lugar de trabajo
propagación del COVID-19 en el 72oVaJuI
trabajo

Manejo de contratistas, visitantes y Talento humano - Manejo de

proveedores contratistas, visitantes y proveedores

Medidas de SST para trabajo en casa, Trabajo en casa - Medidas de SST para
protocolos de seguridad en casa trabajo en casa, protocolos seguridad en
Trabajo remoto, familias y personas casa
 Temas Contenidos referenciados
Seguridad de procesos
Químicos (proceso de limpieza y
desinfección de áreas, objetos y
herramientas de trabajo)
Manejo integral de residuos
Arranque de maquinaria o equipos
Áreas de trabajo
Lineamientos de distanciamiento
social en todas las áreas (atención de
público, puestos operativos y zonas
comunes).
Manipulación de insumos y productos
Ventilación de áreas y controles de
ingeniería.
Plan de contingencia para la atención https://www.segurossura.com.co/docu
durante la emergencia social por el mentos/comunicaciones/covid-
COVID-19
Identificación de los
síntomas y reporte en ¿Qué hacer en caso de presentar
caso de presentarlos síntomas y cuando consultar?
Encuesta de identificación de
síntomas de alerta
Identificación de Matriz de riesgo de la organización
peligros, evaluación y
valoración de riesgos Matriz de riesgo COVID-19
frente al COVID-19
Fuentes
Trabajo en casa - Trabajo remoto,
familias, personas
Medidas locativas - Seguridad de
procesos
Medidas locativas – Químico
Medidas locativas- Manejo integral de
residuos
Medidas locativas - Arranque maquinaria
o equipos
Medidas locativas - Áreas de trabajo
Medidas locativas - Lineamientos de
distanciamiento social en todas las áreas
(atención de público, puestos operativos,
zonas comunes)
Medidas locativas - Manipulación de
insumos y productos
Medidas locativas - Ventilación de
áreas/controles de ingeniería
19/empresas/plan-de-contingencia-
atencion-ambulatoria-aliados-y-
prestadores.pdf
https://www.youtube.com/watch?v=ZdN
ZGRdBC4c&feature=youtu.be
Talento humano- Encuesta de
identificación de síntomas de alerta
Matriz de riesgo de ARL
Talento humano - Clasificación de la
población
 Seleccionar los canales o medios

Para la selección de canales es importante identificar los recursos físicos, humanos,

tecnológicos y económicos con los que cuenta la organización.
Canales o medios para implementar el plan de comunicación:

• Red social, intranet o sitio web

• Carteleras o afiches
• Parlantes o altavoz
• Correo electrónico
• Charlas informativas

A continuación, relacionamos la información anteriormente identificada con los posibles

canales que se tienen en la organización, con el fin de completar el plan táctico para pasar a la
implementación:

Recursos
Canal Temas Tipo de público Interacción Acciones
disponibles
Red social, Medidas Empleado Responsable Frecuente Notificar una vez al
intranet o generales de de Seguridad y mes
sitio web de la autocuidado Contratista Salud en el
organización Protocolo de Trabajo Enviar GIF a través de
lavado de Proveedor WhatsApp
manos Diseñador
Identificación gráfico Subir infografía
de los síntomas actualizada
y reporte en Comunicador
caso de
presentarlos Desarrollador
 Recursos
Canal Temas Tipo de público Interacción Acciones
disponibles
Protocolo de
lavado de
manos
Medidas de Actualizar cuando se
prevención en Responsable deteriore el material o
el lugar de de Seguridad y cuando se actualice el
trabajo Empleado Salud en el contenido.
Identificación Trabajo
Carteleras o de los síntomas Contratista Definir los puntos
Frecuente
afiches y reporte en Diseñador estratégicos para
caso de Proveedor gráfico ubicar las carteleras o
presentarlos afiches, de manera
Identificación Comunicador que sean visibles para
de peligros, el público que se
evaluación y requiere impactar
valoración de
riesgos frente
al COVID-19
Responsable
de Seguridad y
Salud en el
Trabajo Revisar los turnos de
Empleado trabajo para definir un
Medidas Comunicador actor con impacto de
Parlantes o Al inicio de
generales de Contratista influencia que
altavoz cada turno
autocuidado Líder de recuerde las medidas
Proveedor proceso en los respectivos
horarios activos
Supervisor

Coordinador
 Recursos
Canal Temas Tipo de público Interacción Acciones
disponibles
Identificación
de los síntomas
y reporte en Responsable Compartir la
caso de Empleado de seguridad y información a través
presentarlos salud en el de videos o artículos
Contratista trabajo
Correo
Identificación Mensual Utilizar estrategias de
electrónico
de peligros, Proveedor Diseñador gamificación para
evaluación y gráfico presentar la
valoración de Cliente información y evaluar
riesgos frente Comunicador su comprensión
al COVID-19
 Recursos
Canal Temas Tipo de público Interacción Acciones
disponibles
Charlas Medidas Empleado Responsable En los grupos Cuando las charlas
informativas generales de de Seguridad y primarios sean presenciales no
autocuidado Salud en el Antes de deben ser con más de
Uso adecuado Contratista Trabajo iniciar la cinco personas.
de los equipos jornada o la
de protección Líder de labor Utilizar las
personal proceso herramientas
Protocolo de tecnológicas de
lavado de Supervisor videoconferencia u
manos otros aplicativos
Medidas de Coordinador digitales que permiten
prevención en reuniones virtuales.
el lugar de
trabajo Utilizar presentaciones
Identificación cortas con contenido
de los síntomas gráfico.
y reporte en
caso de Definir dos temas por
presentarlos sección.
Identificación
de peligros, Utilizar estrategias de
evaluación y gamificación para
valoración de presentar la
riesgos frente información y evaluar
al COVID-19 su comprensión.

Las charlas se deben

garantizar con los
diferentes grupos de la
organización a través
de los líderes de cada
proceso.

Medir los resultados obtenidos

Una vez se dé inicio al plan de comunicación, podrás hacer seguimiento al impacto a través
del cumplimiento de las recomendaciones y protocolos para el cuidado y la prevención del
riesgo de COVID-19, también podrás definir indicadores para evaluar la cobertura del plan de
comunicación.

Ejemplo de algunos impactos:

• No se han notificado síntomas de COVID-19 de los empleados.
• Se ha evidenciado que antes de iniciar el turno los empleados recurren al lavado de
manos.
• Se ha evidenciado la participación de los grupos en las charlas informativas.
• Número de colaboradores informados a través de charlas.