El manual de funciones de la empresa

Toda empresa tiene que tener un manual de funciones, sobre todo

aquellas que son de grandes dimensiones, ya que así se lleva un

control sobre las funciones que tiene el personal que conforma la

compañía. Es un instrumento eficaz de ayuda para el desarrollo de

la estrategia de una empresa, ya que determina y delimita los

campos de actuación de cada área de trabajo, así como de cada

puesto de trabajo, por eso en jobandtalent vamos a dedicar este

post para informar sobre la importancia de un manual de

funciones.

Este manual consiste en la definición de la estructura organizativa

de una empresa. Engloba el diseño y descripción de los diferentes

puestos de trabajo estableciendo normas de coordinación entre

ellos. Es un documento que especifica requisitos para el cargo,

interacción con otros procesos, responsabilidades y funciones.

La elaboración de un manual de funciones consta de siete pasos:

1. Visita a la empresa y entrevista con los responsables para la

obtención de información sobre: la organización de la empresa,

 el objetivo que tiene y las características de las diferentes áreas

y puestos de trabajo.

2. Análisis del estado de la organización de la empresa.

3. Documentación y racionalización del estado actual de la

organización.

4. Elaboración de un anteproyecto de manual de funciones.

5. Contrastar el contenido del anteproyecto con el personal de

la empresa.

6. Modificación, correcciones y/o ampliaciones del

anteproyecto si las hubiera.

7. Presentación del manual de funciones de la empresa.

Beneficios y utilidad que tiene un manual de funciones:

1. Al determinar y delimitar los campos de actuación de cada

colaborador, permite que las personas interaccionen con un

mayor conocimiento de su rol dentro de la empresa, lo que

ayuda en el proceso de comunicación, integración y desarrollo.

2. Elimina desequilibrios en cargas de trabajo, omisiones,

duplicidad de funciones, cuellos de botella, circuitos de trabajos

irracionales, etc…

3. Es un instrumento muy útil para planificar la plantilla de la

empresa y la posible variación de los puestos de trabajo, así

como para definir planes de carrera.

4. Los conocimientos específicos la empresa puede poseer al

elaborar el manual de funciones.

5. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS

LABORALES
6. MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y
7. COMPETENCIAS LABORALES
8.
9.
10. DISTRIBUIDORA LAB
11.
12.
APRENDICES:
13.
14. DIANA MAGNOLIA TORRES MARTINEZ
15. CC. 53.051.298
16. DIANA MARCELA HURTADO MUÑOZ
17. CC 52.968.924
18.
19.
20.
INSTRUCTORA:
21.
22. MAGDA MELISSA RODRIGUEZ CELIS
23.
24.
25.
26. SENA, SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
27. CENTRO METALMECANICO
28. GESTIÓN DE TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS – METODOLOGÍA
29. FICHA (1181663)
30. BOGOTA D, C 08 DE JUNIO DE 2016
31.
32.
33. INTRODUCCIÓN
 34.
35. Según el diagnóstico en la Distribuidora LAP como proceso para mejorar
el funcionamiento de la empresa se puede identificar la necesidad de
crear cargos con sus respectivas responsabilidades de tal forma que se
organice las tareas asignadas para que a largo plazo se cumplan las
metas y objetivos de la empresa.
36. Este manual describe claramente todas las actividades de la empresa,
distribuyendo la responsabilidad a cada persona según su cargo.
Aunque la Distribuidora LAP ya cuenta con un Manual de Funciones se
puede evidenciar que aún no se ha aplicado por que nadie tiene claro
cuál es su cargo y mucho menos sus funciones en lo que repercute a la
mala calidad del servicio al cliente.
37. La idea de esta actividad es establecer  un Manual para la gestión del
talento humano, responsable de la dimensión humana en la
organización, con el fin de contratar personas que cumplan con las
competencias necesarias para ejercer el cargo, capacitar a los
empleados, proporcionar los mecanismos necesarios que propicie la
motivación y la productividad en la organización y garantizar el
cumplimiento de los requisitos necesarios para el desarrollo del
trabajador en la organización.
38.
39.
40.
41. MARCO TEÓRICO
42.
43. Para una empresa el Manual es de suma importancia lo que requiere es
definir de una forma sencilla, clara y concisa los siguientes términos:
44. Cargos: Los cargos son un conjunto de tareas similares que son
agrupadas bajo el mismo nombre. Unidades de trabajo específicas e
impersonales constituidas por un conjunto de tareas que deben realizar
quienes los ocupan, aptitudes que deben poseer, responsabilidades que
deben asumir y condiciones de trabajo. Unidades de carácter
impersonal. Los órganos, para cumplir con la función propia de su
naturaleza, cuentan con individuos que desde el punto de vista
jerárquico y presupuestal ocupan cargos en los que se definen las
responsabilidades y deberes que asumen sus titulares y las tareas que
deben realizar.
45.
46. Competencia: Atributos de las personas que les permiten lograr un
desempeño superior. (Mc Clelland, D. citado en 40 preguntas
frecuentes, Cinterfor, 2003)
47.
48. Competencia Laboral: Capacidad de una persona para desempeñar
una función productiva en diferentes contextos y con base en estándares
de calidad establecidos por el sector productivo. Requiere la interacción
de conocimientos, habilidades y destrezas; verificables y evaluables.
(SENA, 2007, 10)
49. Función: Actividades y responsabilidades propias de un cargo.
50. Procesos. Los procesos de la organización son el conjunto de
actividades interrelacionadas entre sí, que con un propósito definido,
 transforman entradas en salidas valiosas para uno o más clientes
internos o externos.
51. Responsabilidad. Asignación de deber y poder para el logro de
objetivos de las áreas.
52. Tareas. Las tareas son un conjunto de operaciones que ejecutadas por
un individuo constituyen un puesto de trabajo.
53.
54. OBJETIVO GENERAL
55.
56. Elaborar el manual de funciones y procedimientos para la Distribuidora
LAP cuya idea es definir las funciones y establecer las
responsabilidades a los empleados con el fin de trabajar en una forma
eficiente y organizada para alcanzar las metas y objetivos de la
Distribuidora LAP. 
57.
58. OBJETIVOS ESPECIFICOS
59. Identificar los cargos y responsabilidades de los empleados de una
compañía.
60. Definir las actividades de la empresa de forma clara.
61. Reorganizar cada una de las responsabilidades de los empleados de tal
forma que no vayan a estar recargados de trabajo para unos y para
otros que pierdan el tiempo con pocas actividades para evitar un mal
clima laboral y se siga manteniendo una buena imagen frente a todos los
clientes.
62.
63.   
64.
65. DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y NORMAS
66. POLITICAS
67. Es una declaración de principios  generales que la empresa u
organización se compromete a cumplir. En ella se dan una serie de
reglas y directrices básicas acerca del comportamiento que se espera de
sus empleados y fija las bases sobre cómo se desarrollarán los demás
documentos (manuales, procedimientos, etc.) de la empresa.
68. Una buena política no debe de ocupar más de una o dos páginas y no
debe incluir detalles. Simplemente se deben enumerar las líneas
generales que definen la filosofía de la empresa, como pueden ser por
ejemplo el compromiso de cumplir la legislación, la voluntad de crear un
buen ambiente de trabajo, la implantación de sistemas de mejora
continua, la definición de objetivos ambiciosos, la necesidad de
gestionar las actividades por procesos y de hacer caso a los
procedimientos, la expectativa de minimizar el impacto ambiental
mediante una buena gestión de los recursos, etc.
69. Una vez creada la política, ésta debe quedar documentada y ser incluida
en el Manual de Calidad o en el Manual Gestión Integral de la empresa.
Además, la política debe ser distribuida y conocida por los empleados,
debe ser implementada y servir como punto de partida a la hora de
redactar el resto de documentos de la compañía. Por ejemplo, si en la
política se habla del “cumplimiento de la legislación”, el resto de los
procedimientos deben poner énfasis en que esto se cumple, de otro
modo estarían incumpliendo ese principio marcado por la empresa.
70.
71.   
72. NORMAS
73. Son patrones aceptables de comportamiento para las personas dentro de un grupo.
74. Es decir, las normas indican a las personas lo que deben hacer o no hacer, en determinadas situaciones. O
desde el punto de vista del individuo, las normas le dicen lo que se espera de él. Todos los grupos tienen sus
normas. A veces, son sólo sobreentendidas, pero otras veces son explícitas, habladas y puede ser que hasta
escritas.
75. Una vez que las normas son establecidas y aceptadas, influyen en el comportamiento de las personas sin
necesidad aparente de controlarlas externamente.
76. De la misma manera, la función de las normas dentro de la empresa es reglamentar el comportamiento de
los empleados diciéndoles lo que se permite y lo que no se permite en el lugar de trabajo.
77. Pero también hay otras normas que es importante que aparezcan escritas en los manuales de las
organizaciones como  "normas formales".
78.
79.  DEFINICIÓN DE MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIONES DE
CARGOS
80.
81. MANUAL DE FUNCIONES
82. Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de
normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades
cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos
procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de
guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas,
sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia
e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u
operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las decisiones
más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y
estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada
uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes
de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro
de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las
labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus
respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán
ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para
garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión.
83.
84. DESCRIPCION DE CARGOS
85. La descripción y el análisis de cargos tienen que ver directamente con la
productividad y competitividad de las empresas, ya que implican una
relación directa con el recurso humano que en definitiva es la base para
el desarrollo de cualquier organización. Son herramientas que permiten
la eficiencia de la administración de personal, en cuanto que son la base
para la misma. Una descripción y análisis de cargos concienzudos y
juiciosas dan como resultado la simplificación en otras tareas propias de
este sector de la organización.
86. Es muy importante tener claro que existe una gran diferencia entre una
descripción de puesto y análisis de puestos. La descripción de cargos es
una fuente de información básica para toda la planeación de recursos
humanos. Es necesaria para la selección, el adiestramiento, la carga de
trabajo, los incentivos y la administración salarial.
87. La descripción es un resumen de las principales responsabilidades,
funciones y/o actividades del puesto; es un proceso que consiste en
enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo
diferencian de los demás cargos que existen en una empresa; es la
enumeración detallada de las atribuciones o tareas del cargo (qué hace
el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los
métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas (cómo
lo hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace).  Básicamente es
hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los
deberes y las responsabilidades que comprende.  Todas las fases que
se ejecutan en el trabajo constituyen el cargo total. Un cargo "es la
reunión de todas aquellas actividades realizada por una sola persona,
que pueden unificarse en un solo concepto y ocupa un lugar formal en el
organigrama".
88. Evidentemente, las descripciones de cargos son útiles, aunque se
pueden permitir desviaciones individuales.  Un empleado nuevo querrá
saber qué se espera de él, y cuando el supervisor se percata de
problemas de coordinación entre empleados tendrá que saber cuáles
son las funciones que corresponden a cada uno.
89. La descripción debería, en el caso ideal, distinguir entre el contenido
prescrito y discrecional de cada cargo. Así, quizá sea requisito que, por
ejemplo, cada vendedor presente un informe semanal de sus visitas,
mientras un vendedor de más experiencia y capacidad puede emplear
su discreción al informarle a la gerencia acerca de las condiciones
cambiantes en el mercado, sus orígenes y posibles medidas correctivas
en la línea de productos.
90.
91.  BENEFICIOS DEL MANUAL DE FUNCIONES
92.
93. Este Manual es una base que le da soporte y claridad a los cargos en
las empresas. Por lo tanto es fundamental su aplicación para organizar,
coordinar y controlar todos los procesos administrativos en todas las
empresas como la selección de personal, inducción y re inducción a
empleados, capacitaciones, entrenamientos según las responsabilidades
de cada funcionario y adicional gestionar la evaluación de desempeño.
94. En cuanto a la Distribuidora LAP, constantemente enfrenta retos
competitivos que la obligan a mejorar su servicio con calidad y tener el
propósito diario de mejorar en todos los procesos.
95. Los beneficios más importantes que pueden llegar a tener la
distribuidora LAP son los siguientes:
96. El Manual será una herramienta para evaluar todo el personal tanto el
nuevo como el actual, reforzar capacitaciones según el funcionario que
lo requiera
97. Mejor conocimiento en el momento de recular, seleccionar, contratar y
evaluar a los empleados.
98. Evaluar el clima organizacional, los conocimientos adquiridos en los
empleados para así dar apertura a nuevos cargos para los empleados
actuales.
99. Este manual  le permitirá a todos los empleados tener conocimiento de
primera mano de cuáles son sus funciones, sus responsabilidades
dentro de la empresa.
100. El Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales, es en
definitiva un instrumento diseñado para lograr una adecuada
Administración del Talento Humano. En este Manual se establecen las
funciones y competencias laborales de los cargos que conforman la
planta de personal y los requisitos exigidos para el desempeño de éstos.
101. El Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales se
constituye en el soporte técnico que justifica y da sentido a los cargos
aprobados en la organización.
102. En el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales podrá
encontrarse una descripción detallada de las funciones tanto
transversales como esenciales que se realizan en cada uno de los
cargos específicos, los criterios de desempeño, conocimientos básicos o
esenciales, requerimientos de estudio y experiencia que se deben
acreditar para el adecuado y exitoso desempeño de los mismos.
103. Con el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales, se
pretende entre otros el logro de los siguientes propósitos:
104.        Organizar la marcha de procesos administrativos como la Selección y
Elección de Talento Humano, la Inducción de nuevos funcionarios, la
Formación, Capacitación y Entrenamiento en el puesto de trabajo y entre
otros la Evaluación del Desempeño.
105.        Forjar en todos los Funcionarios de Plaza Mayor un mayor nivel de
compromiso frente al desempeño eficiente de los empleos,
entregándoles información básica sobre estos.
106.        Suministrar información que sirva de soporte para la planeación e
implementación de medidas de mejoramiento, modernización
administrativa y estudios de cargas de trabajo.
107.        Facilitar el establecimiento de parámetros de productividad y
competitividad institucional.
108.
109. PARTICIPANTES
110.
111. En el desarrollo del siguiente Manual participan aprendices que están
cursando la Especialización Tecnológica Virtual de Gestión de Talento
Humano por Competencias del Centro Metal mecánico de la Regional Distrito
Capital guiadas por la Instructora Melissa Rodrigue Celis tomando como
base el diagnóstico realizado a la Distribuidora LAP en el cual
se evidencia la necesidad de realizar el manual de funciones del área
comercial.
112.
113.  PERIODO DE VIGENCIA DEL MANUAL DE FUNCIONES
114.
115. Es necesario hacer una revisión periódica al manual como mínimo de
cada (6) seis meses en la cual se debe verificar si ha sido funcional o si
requiere algún ajuste o en su defecto actualizaciones en cuanto a
funciones dentro de las mismas áreas
116.
117. PROCESOS A DESARROLLAR EN EL MANUAL
118.
119. Dentro del área de Gestión de Talento humano dentro del manual de
funciones se deben instaurar criterios para que sean de obligatorio
cumplimiento dentro de los diferentes cargos de la empresa.
120. Este proceso se realiza como instrumento dinámico que permita el buen
funcionamiento de la empresa por medio de una excelente gestión del
talento humano de la misma con el fin de que sea aplicado a todos los
empleados en especial del área comercial.
121.
122. INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACIÓN DEL MANUAL
123.
124. El área de Talento Humano de la Distribuidora LAP está en la obligación
de organizar una reunión con todos los empleados  por áreas
comenzando en el área comercial para dar a conocer este manual de
manera clara y coherente según los cargos y responsabilidades de los
empleados, la capacitación sobre el manual debe quedar registrada en
listas de asistencia.
125. ¿Quiénes deben usar el Manual de Funciones?
126. Todos los funcionarios de la Distribuidora LAP deben consultar de
manera permanente este manual para que tengan un conocimiento claro
de sus funciones y responsabilidades para así llevar un control sobre los
procesos para su mejoramiento continuo.
127. Los líderes de todas las áreas deben tenerlo más a la mano por que
pueden evaluar el desempeño de las personas que están a su cargo y
ver el proceso que se está llevando a cabo en su área para manejar un
buen ambiente laboral y así obtener excelentes resultados.
128. El área de talento humano se encargará de supervisar el cumplimiento
del manual de funciones de los empleados con el fin de lograr los
objetivos de cada área.
129. ¿Para qué se utiliza la descripción de Perfiles de Cargo?
130. Le permite a todos los empleados conocer como está estructurada la
compañía a nivel general y por áreas; las actividades y
responsabilidades de cada funcionario están clasificados según su área
de trabajo, la idea general es luego de su divulgación a todos los
empleados se garantice el cumplimiento en todo el personal de la
Distribuidora LAP.
131.
132. Misión:
133. Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo masivo, con altos estándares de
calidad; lo que logramos a través de una cadena privada de distribución, orientada a satisfacer las
necesidades y deseos de la comunidad de tenderos, ofreciendo un excelente servicio y precios competitivos.
Contamos con un equipo humano comprometido y capacitado. En concordancia actuamos en procura del
bienestar para nuestros empleados, nuestros proveedores y la comunidad en general, logrando una
adecuada rentabilidad.
134. Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para ello buenas prácticas para
el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea.
135.
136. Visión:
137. Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad,
eficacia y eficiencia en la distribución de productos de Consumo Masivo,
garantizando a nuestros clientes altos estándares de calidad,
oportunidad y satisfacción tanto en sus necesidades como en sus
expectativas.
 138.
139.
140. MANUALES DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS
141. DISTRIBUIDORA LAP
142. DEPARTAMENTO COMERCIAL
I.                IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN DEL Director Comercial
CARGO
NIVEL Administrador Con Gerencia en Mercados
DEPENDENCIA Área Comercial
No DE CARGOS 1
CARGO A QUIEN Gerente General
REPORTA
CARGOS QUE LE Jefe de Centro de Distribución
REPORTAN
143.

OBJETIVO
Será encargado de coordinar y hacer cumplir  las actividades de la fuerza de ventas, los planes de
comercialización y mercadeo, a fin de lograr el posicionamiento de la empresa, en base a políticas
establecidas para la promoción, distribución y venta de productos y servicios a fin de lograr los objetivos
de ventas fidelizando a los clientes brindando un servicio al cliente con excelencia.
 II.               DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

       Planificar todas las decisiones que impliquen seleccionar los medios con los que se consegui
objetivos de la empresa. Es decir, mirar al futuro para prever qué será necesario para el desarr
la actividad de la empresa a medio y largo plazo.

       Establecer una estructura organizativa de la empresa, adecuada a la actividad que desarrolla, p

conseguir una buena relación formal, y que además permita atender a las necesidades
empleados.

       Rreclutar, seleccionar, formar y asignar a personas a estas personas a un puesto de traba

actuaciones de los empleados deben ir dirigidas a la consecución de objetivos de la empresa,
ello los trabajadores deben estar motivados e identificados con la labor que desempeñan, por
sistemas de recompensas y ayudas de la empresa son muy importantes para conseguirlo.

       Es el líder del equipo de ventas; representa al conjunto de sus vendedores frente al resto de dir
y clientes.

       Además se encarga de gestionar el cobro de las ventas. De forma que en el caso de que un clie
retrase en los pagos, es el encargado de reclamar las facturas.

       Es el encargado de formar a su equipo de ventas.

       Realizar informes de las actividades  realizadas

144.

III.             CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
       Cumplir a tiempo con los proyectos para la aprobación del cliente
       Toda la información será manejada de manera confidencial.
       Coordinar, seleccionar y organizar una serie de elementos para producir objetos visuales comun
un mensaje específico.
       Resolver problemas a través de la construcción de proyectos con una visión prospectiva.
       Desarrollar un pensamiento e innovador,  con capacidad para realizar proyectos.
       Trabajar acorde a las políticas de sustentabilidad, con una actitud responsable y respetuosa.
       Es el encargado de formar a su equipo de ventas.
145.
146.

IV.            ESCOLARIDAD
No
Primaria Secundaria Técnico Tecnólogo Profesional Postgrado Maestría Docto
Requiere
x x
 ¿En qué área?
Profesional graduado en Administración de Empresas,
Negocios, Economía, Ingeniería Industrial.
147.

      CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

       Conocimientos de técnicas de ventas.

       Nivel avanzado certificado de herramientas de Microsoft Word, Excel y Power Point y uso de internet.
       Uso de software y herramientas
       Direccionamiento de equipos.
       Sólidos fundamentos conceptuales sobre Presupuesto.

148.

VI.            EXPERIENCIA
de 1 a 6 Meses

de 7 a 12 Meses
Dos (2) años en cargos y
procesos relacionados con la de 13 a 24Meses
x
DIRECTA gestión administrativa y
financiera de bienes de 25 a 36
inmuebles. Meses

Más de 36
Meses
de 1 a 6 Meses
Experiencia con diseño de 7 a 12 Meses
corporativo.
Estar siempre dispuesto a
de 13 a 24Meses
ayudar a sus compañeros de X
RELACIONADA
equipo y compartir
conocimiento de 25 a 36
Excelentes habilidades de Meses
comunicación verbal y oral
Más de 36
Meses
149.

VII.          COMPETENCIAS BÁSICAS
COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS
Es la lealtad, respeto y amorSatisfacción con el trabajo.
Compromiso con
que se siente hacia laMayor productividad y
la organización.
organización. eficiencia.
Orientación a Realizar las funciones yAsume la responsabilidad por
resultados cumplir los Compromisossus resultados.
 Compromete recursos y
tiempos para mejorar la
organizacionales con eficaciaproductividad tomando las
y calidad. medidas necesarias para
minimizar los Riesgos.

Respetar a las personas en

todos los roles o jerarquías.
Utilización de los rasgos y
métodos interpersonales más
Asumir la responsabilidad por
Liderazgo  apropiados para guiar a una
los resultados y ser claro a la
persona o grupos hacia la
hora de comunicarse con los
consecución de un objetivo.
demás

150.

VIII.         COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS
Capacidad para permanecer
eficaz dentro de un entorno
1.   Adaptabilidad  cambiante, como a la hora de
enfrentarse con nuevas tareas,
responsabilidades o personas.
Brindar un trato cortés, atento,
comedido y amable
Es el trato adecuado hacia losReconocer y aceptar las
2 Respeto
demás y hacia lo que lo rodea. diferencias entre las
personales, profesionales e
institucionales-
151.
Fecha de Aplicación: 05 07 2016
Nombre de Quién
Elaboró:
Cargo que Ocupa:
Director Talento Humano
Nombre Quién Aprobó

Cargo que Ocupa:

Gerente
152.
IX.            IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL Jefe de Centro de Distribución
CARGO
DEPENDENCIA Comercial
No DE CARGOS 1
CARGO A QUIEN Director Comercial Ventas
REPORTA
CARGOS QUE LE cargos reportan Coordinador de Alimentos,
REPORTAN Coordinador de Aseo, Coordinador de Logística
 153.
OBJETIVO
Liderar las actividades administrativas tendientes a la planeación, ejecución y
control del Centro de Distribución, desde el momento de la recepción de la
mercancía hasta su entrega, controlando su almacenamiento y transporte de
acuerdo con los lineamientos previamente constituidos dentro de la empresa
para el área comercial.
154.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
       Mantener actualizada la Base de Datos de proveedores a nivel local, regional y Nacional.

       Coordinar los contratos marcos de la Dirección de Compras, desde su etapa precontractual hasta
formalización del contrato.

       Diseñar e implementar estrategias de compras, teniendo en cuenta las necesidades comunes identificad
en las dependencias

       Establecer cadenas de distribución para productos, servicios y estrategias de mercadeo.

       Participar en la selección y entrenamiento del personal.

       Comunicar las diferentes decisiones e información que requieran los empleados. 

       Planear, administrar y controlar presupuestos, contratos, equipos y suministros

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

       Buenas relaciones interpersonales.

       Conocimientos y experiencia en el área.
       Responsabilidad, liderazgo, autoridad, compromiso.
       Eficiente en los procesos de la empresa
       Motivar a sus empleados mediantes diferentes actividades.
       Crear y manejar relaciones comerciales.
155.
 ESCOLARIDAD
No
Primaria Secundaria Técnico Tecnólogo Profesional Postgrado Maestría
Requiere
x
¿En qué área?
Ingeniero Industrial.

156.

CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

       Administración gerencial
       Diseño, mercadeo y producción
       Sistema técnicas en información
       Manejo de personal
       Valores éticos
157.

X.              EXPERIENCIA
de 1 a 6 Meses
de 7 a 12 Meses
Subdirector de oficina con
de 13 a 24Meses
funciones de administrar y
DIRECTA
dirigir las diferentes funciones de 25 a 36 X
correspondientes a su área. Meses
Más de 36
Meses
de 1 a 6 Meses
de 7 a 12 Meses
de 13 a 24Meses
Supervisor de departamentos
RELACIONADA de 25 a 36
y áreas asignadas
Meses
Más de 36
X
Meses
158.
159.

XI.            COMPETENCIAS BÁSICAS
COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS
1.   Toma de Es el proceso de elegir entreElige con oportunidad, entre
decisiones varias opciones aquellas quemuchas alternativas, los
consideren másproyectos a realizar
convenientes. Efectúa cambios en sus
actividades o en las funciones
que cuando detecta problemas
o dificultades para su
realización.
 Establece objetivos claros y
concisos, estructurados y
Es planear lo que se quiere
coherentes con las metas
alcanzar en un tiempo
2.   Planeación organizacionales
determinado, para lograr un
Distribuye el tiempo con
fin o un objetivo.
eficiencia

Identifica necesidades de
formación y capacitación y
Plantear abiertamente los
propone acciones para
conflictos, manejándolos
satisfacerlas.
3.   Desarrollo de la efectivamente para optimizar
Hace uso de las habilidades y
organización loa calidad de las decisiones
recurso de su grupo de trabajo
y la efectividad de la
para alcanzar las metas y los
organización
estándares de productividad

160.

XII.          COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS
Brindar un trato cortés, atento,
comedido y amable
Es el trato adecuado hacia losReconocer y aceptar las
2.   Respeto demás y hacia lo que lodiferencias entre las
rodea. personales, profesionales e
institucionales etc.

Garantiza que el grupo tenga la

Consiste en el derecho deinformación necesaria.
1.   Autoridad mandar y en el poder deOrienta y coordina el trabajo del
hacerse obedecer. grupo para la identificación de
planes y actividades a seguir.
Mantiene a sus colaboradores
Se basa en saber dirigir ya
motivados.
2.   Liderazgo sea la propia empresa o
Fomenta la comunicación clara,
dentro de la propia empresa
directa y concreta.
161.

XIII.         REQUERIMIENTOS Y ESPECIFICACIONES DEL CARGO

ESFUERZO MENTAL
GRADO DE CONCENTRACIÓN TIEMPO DE APLICACIÓN
MUY MUY NO
ALTA MEDIA BAJA
ALTA BAJA APLICA CONSTANTE FRECUENTE OCACIONAL
(4) (3) (2)
(5) (1) (0)
X X
162.
          Observaciones:
 Debe ser una persona íntegra, ya que tendrá grandes responsabilidades,
importante toma de decisiones y manejo de personal.

Fecha de Aplicación: 05 07 2016

Nombre de Quién
Elaboró:
Cargo que Ocupa:
Directora de Recursos Humanos
Nombre Quién Aprobó

Cargo que Ocupa:

Gerente
163.
164.
XIV.        IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
CARGO Coordinador de alimentos
NIVEL Coordinador
DEPENDENCIA Comercial
No DE CARGOS 1
CARGO A QUIEN
REPORTA Jefe de Centro de Distribución
CARGOS QUE LE
REPORTAN Supervisores y Operarios 
165.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
       Coordinar el análisis, revisión, control y evaluación de los sistemas y procedimientos
Dependencia, para procurar su efectividad.

       Apoyar y ejecutar los requerimientos del Sistema de Gestión de Calidad, con el fin de contr
mejoramiento continuo

       Administrar adecuadamente los activos fijos y devolutivos asignados para fines exclusiva
laborales, que se encuentran bajo su responsabilidad.

       Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su inmediata responsab

       Suministrar en forma oportuna toda aquella información y soportes técnicos que sean requerid
las instancias de control de Plaza Mayor y entes externos.

166.
167.
 CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
        Organizado en la elaboración de su trabajo.
       Responsabilidad
       Compromiso
       Honestidad
168.

XV.         ESCOLARIDAD
No
Primaria Secundaria Técnico Tecnólogo Profesional Postgrado Maestría Docto
Requiere
x x
¿En qué área?
Ingeniero de Alimentos
169.

CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

       Manejo intermedio de Herramientas de Office (Word, Excel, PowerPoint).
       Empaque.
       Mando
170.
171.

XVI.        EXPERIENCIA
de 1 a 6 Meses
de 7 a 12 Meses X

de 13 a 24Meses X
Tres (2) años en cargos de
control y manejo de alimentos
DIRECTA con compromiso misional, del
nivel ejecutivo, de 25 a 36 Meses
direccionamiento de equipo.

Más de 36 Meses
de 25 a 36 Meses
Más de 36 Meses
172.

XVII.      COMPETENCIAS BÁSICAS
COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS
Hacer inspección a producto
       Inspección Inspección.
terminado
       Manejo de Realización de estadística,Cuantificación de producto
estadísticas con la inocuidad de los
 alimentos
173.

XVIII.    COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS
Sentido de pertenencia con la
Buena disposición en sus
       Compromiso organización y sus propias
labores.
labores.
Cumplir con sus deberes a Compromiso con sus deberes.
       Responsabilidad
cabalidad. Eficacia en su trabajo.
Tolerancia con el personal de la
Ser tolerantes y acatarempresa.
       Respeto labores con la mejorAmabilidad en toda relación
disposición. que se presente dentro de la
organización.
174.
175.
176.
          Observaciones:

DD 07 2016
Fecha de Aplicación:
05
Nombre de Quién
Elaboró:
Cargo que Ocupa:
Directora de Talento Humano
Nombre Quién Aprobó

Cargo que Ocupa:

Gerente
177.
178.
179.
180.
XIX.        IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL
CARGO Coordinador de Aseo
NIVEL Coordinador
DEPENDENCIA Comercial
No DE CARGOS 1
CARGO A QUIEN Jefe de Centro de Distribución
REPORTA
CARGOS QUE LE Ninguno
REPORTAN
181.
182.

183.
184.
185.
 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES

       Supervisar la compra, el almacenamiento de materiales y equipos para el uso de aseo controlando su

consumo garantizando de manera óptima las condiciones de las instalaciones de la Distribuidora.

186.

CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

        Adecuación de diferentes áreas de trabajo y otros.

       Responsabilidad
       Compromiso
       Honestidad
187.

ESCOLARIDAD
No
Primaria Secundaria Técnico Tecnólogo Profesional Postgrado Maestría Docto
Requiere
x
X ¿En qué área?
Logistica 
188.

CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES

1.     Buena manipulación de los implementos de aseo.
2.     Uso de señalización que evite accidentes laborales.
189.

XX.         EXPERIENCIA
de 1 a 6 Meses
Coordinar los procesos de 7 a 12 Meses x
logísticos dentro del almacén.
Controlar los inventarios
de 13 a 24Meses
según técnicas establecidas
DIRECTA
por la Distribuidora.
Compra de materiales de
limpieza general y de oficina
de 25 a 36 Meses
que se requieran en cada
 Más de 36 Meses
área.
Controlar el suministro de
materiales de aseo.
Atención a los proveedores.
de 1 a 6 Meses
de 7 a 12 Meses
RELACIONADA de 13 a 24Meses
No aplica
de 25 a 36 Meses
Más de 36 Meses
190.

COMPETENCIAS BÁSICAS
COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS
Es el proceso de percibir y
4.   Leer comprender la escritura, ya   Comprender textos
sea mediante la vista o el tacto
Representar las palabras o las
ideas mediante letras u otros
5.   Escribir 
signos gráficos
convencionales.
191.

COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS
Sentido de pertenencia con la
3.   Compromiso    Buena disposición en sus labores.
organización y sus propias labores.
Cumplir con sus deberes a   Compromiso con sus deberes.
3.   Responsabilidad
cabalidad.    Eficacia en su trabajo.

   Tolerancia con el personal de la

Ser tolerantes y acatar labores con laempresa.
4.   Respeto
mejor disposición. Amabilidad en toda relación que se
presente dentro de la organización.

REQUERIMIENTOS Y ESPECIFICACIONES DEL CARGO

ESFUERZO MENTAL
GRADO DE CONCENTRACIÓN TIEMPO DE APLICACIÓN
MUY ALTA MEDIA BAJA MUY NO CONSTANTE FRECUENTE OCACIO
ALTA BAJA APLICA
(4) (3) (2)
(5) (1) (0)
X X
192.
          Observaciones:

DD MM AAAA
Fecha de Aplicación:
Nombre de Quién
Elaboró:
Cargo que Ocupa:
Directora de Recurso Humano
Nombre Quién Aprobó

Cargo que Ocupa:

Gerente
193.
194. IDENTIFICACION DEL CARGO
195. Denominacion del cargo:   Coordinador Logístico
196. Área:                                Comercial
197. Cargo al cual reporta:         Jefe de Centro de Distribución
198. OBJETIVO
199. Manejar el Software empleado en la Distribuidora para el ingreso,
almacenamiento, clasificación, codificación y entrega de materiales con
el fin de optimizar recursos de acuerdo con las normas vigentes.
200.
201. Requisitos de Estudio
202. Profesional en Logística
203. Conocimientos básicos en internet, Excel avanzado, atención al cliente.
204.
205. COMPETENCIAS BASICAS
206. Fácil adaptación a las políticas de la Distribuidora.
207. Ser una persona proactiva para los cambios que puedan llegar a surgir
en cualquier momento.
208. Ser una persona activa en las relaciones interpersonales con sus
compañeros de trabajo.
209.
210. FUNCIONES DEL CARGO
211. Elaborar reportes e informes mensuales de los productos manejados en
el inventario de acuerdo con la normatividad vigente.
212. Ubicar los productos en el almacenamiento seguro según las normas
establecidas para su manipulación.
213. Cada seis meses realizar la toma física del inventario tanto de productos
como de materiales asignados a cada empleado según las normas
establecidas por la Distribuidora.
214. Cuidar de los bienes y productos existentes en el almacén.
215. Comunicarse constantemente de forma asertiva con los proveedores
para que no se presente un desabastecimiento en el almacén.
216.
217.
218. IDENTIFICACION DEL CARGO
219. Denominación del Cargo:       Asesores Comerciales Junior
220. Área:                                     Comercial
221. Cargo al cual reporta:               Coordinador de Alimentos y Coordinador
de Aseo.
222.
223. OBJETIVO
224. Orientar a los clientes de manera proactiva y asertiva sobre los
productos que se comercializan en la Distribuidora, poniendo en práctica
las políticas de mercadeo propuestas por la Gerencia de la Compañía.
225. Requisitos de Estudio
226. Profesional en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial,
Tecnólogo en Gestión Financiera del Sena.
227. Experiencia: 2 años en cargos afines.
228. COMPETENCIAS BASICAS
229. Fácil adaptación a las políticas de la Distribuidora.
230. Ser una persona proactiva para los cambios que puedan llegar a surgir
en cualquier momento.
231. Ser una persona activa en las relaciones interpersonales con sus
compañeros de trabajo.
232. FUNCIONES DEL CARGO
233. Asesorar a los clientes con respecto al portafolio de productos que
maneja la distribuidora.
234. Elaborar y sustentar informes de gestión a la gerencia comercial con
respecto a las ventas quincenales.
235. Participar de manera activa en las capacitaciones para mejorar las
relaciones interpersonales dentro del área y a nivel general.
236. IDENTIFICACION DEL CARGO
237. Denominacion del Cargo:        Auxiliar de Transporte
238. Área:                                      Comercial
239. Cargo al cual reporta:              Coordinador Logístico
240.
241. DESCRIPCION DEL CARGO
242. OBJETIVO
243. Registrar en el aplicativo de la Distribuidora el ingreso, almacenamiento,
clasificación y entrega de materiales y productos con respecto a la
normatividad vigente.
244. Requisitos académicos
245. Técnico o tecnólogo en Logística preferiblemente del Sena.
246. Conocimientos en Internet, Excel avanzado y herramientas de ofimática.
247. Experiencia: (1) un año en labores afines.
248. COMPETENCIAS BASICAS
249. Fácil adaptación a las políticas de la Distribuidora.
250. Ser una persona proactiva para los cambios que puedan llegar a surgir
en cualquier momento.
251. Ser una persona activa en las relaciones interpersonales con sus
compañeros de trabajo.
252. Capacidad de manejar situaciones que requieran concentración y
presión de tiempo.
253. FUNCIONES DEL CARGO.
254. Elaborar reportes e informes mensuales de los productos manejados en
el inventario de acuerdo con la normatividad vigente.
255. Ubicar los productos en el almacenamiento seguro según las normas
establecidas para su manipulación.
256. Cada seis meses realizar la toma física del inventario tanto de productos
como de materiales asignados a cada empleado según las normas
establecidas por la Distribuidora.
257. Cuidar de los bienes y productos existentes en el almacén.
258. Comunicarse constantemente de forma asertiva con los proveedores
para que no se presente un desabastecimiento en el almacén.
259. Presentar informes de Gestión a la gerencia cuando lo requiera.
260. Archivar toda la documentación de forma correcta de acuerdo con
normas de archivística establecidas por la Distribuidora.
261. Manejar los pedidos y productos para su clasificación y distribución.
262.
263.
264.
265.
266.
267.

268.
269. [1]  http://www.pdcahome.com/2551/como-crear-la-politica-de-tu-empresa-definiciones-requisitos-y-
tipos-de-politicas/
270. [2] http://mexico.smetoolkit.org/mexico/es/content/es/3639/Normas-en-tu-empresa
271. Publicado por Unknown