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1. OBJETIVO

Establecer los criterios para identificar y satisfacer las necesidades de

entrenamiento, capacitación y calificación que permitan desarrollar al colaborador, en
armonía con los objetivos de IMCOLMEDICA S.A.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las áreas funcionales, que afecten directamente
la calidad de los productos que comercializa IMCOLMEDICA

3. DOCUMENTOS REFERENCIA

 NTC ISO 9000 Sistema de Gestión de Calidad, fundamentos y vocabulario.

 NTC ISO 9001 Sistema de Gestión de Calidad, requisitos.
 NTC ISO 13485 Dispositivos médicos, sistema de gestión de la calidad
“requerimientos para propósitos regulatorios”
 NTC ISO 17025 Requisitos generales para la competencia de laboratorios de
ensayo y calibración”

4. DEFINICIONES

4.1. COMPETENCIA: Capacidad demostrada para aplicar conocimientos,

habilidades y aptitudes en la labor asignada.
4.2. EVALUACION: Acción de estimar, apreciar, calcular o señalar el valor de
algo.
4.3. FORMACION: Proceso mediante el cual se busca desarrollar y/o perfeccionar
las aptitudes de un colaborador para mejorar el desempeño en su cargo.
4.4. PLAZO: Tiempo dado para ejecutar la acción
propuesta.
4.5. SEGUIMIENTO: Plazo que se tiene para verificar la realización de la acción
propuesta.
4.6. MATRIZ DE COMPETENCIAS: Documento donde se registra las
competencias requeridas para los diferentes niveles operacionales de la
compañía
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5. RESPONSABLE

Por hacer cumplir este procedimiento:

 Coordinador de Talento Humano

 Coordinador de Calidad y Proyectos
 Asistente de Calidad

Por la actualización y difusión de los cambios del procedimiento:

 Coordinador de Talento Humano.

 El Coordinador de Gestión de Calidad y Proyectos.
 El Asistente de Calidad.

Por la debida implementación de las versiones actualizadas:

 Coordinador de Talento Humano.

 Asistente de Talento Humano.

6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Generalidades

 Las evaluaciones de competencia deben ser realizadas anualmente y

desarrolladas por el Colaborador, Coordinador, Director correspondiente o
Gerente y debe contar con la participación de la Coordinación de Talento
Humano.

 Los criterios para el análisis del resultado de la evaluación de ingreso y de

seguimiento de la Competencia del Personal, se basan en el modelo de
Competencias, registrado en FM-056 para el personal nuevo, y en la evaluación
de Desempeño para el personal antiguo, a través de metodologías que estime la
empresa

 ENTRE 90 Y 100 PUNTOS: Se identifican las oportunidades de mejora y se

sugiere al colaborador para que tome acciones al respecto si es posible. El
seguimiento tiene una validez no superior a un año o el tiempo que considere
necesario la Gerencia.
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 ENTRE 70 Y 89 PUNTOS: Se define un plan de mejora con el colaborador

y se programa seguimiento con un plazo no superior a 9 meses.

 ENTRE 0 Y 69 PUNTOS: Se define un plan de mejora con el colaborador y se

programa un seguimiento con un plazo no superior a 3 meses.

 Para efecto de difusión de documentos, esta se realiza sin necesidad de incluirla

en el plan de formación. Sin embargo su registro se realiza en el formato FM-008.

 En caso de proyectos específicos, el encargado del proyecto, es el responsable de

realizar el plan de formación y su implementación. La comunicación del plan
aprobado la realiza el Coordinador de Talento Humano o el encargado del
proyecto.

 El Director Técnico es el encargado de capacitar al personal en lo referido a la

Resolución 4002 (Noviembre 2 de 2007) por la cual se adopta el Manual de
requisitos de Capacidad de Almacenamiento y/o Acondicionamiento para
Dispositivos Médicos , debe generar registros de capacitaciones y hacer entrega
al área talento humano.

 Las equivalencias en educación referidas en los perfiles competentes solo aplica

a los colaboradores contratados antes del 1 de febrero de 2004. En donde el
personal que ingreso antes de esta fecha y que no cumple con los requisitos
académicos y de formación, se les homologa con los años de experiencia que
tienen dentro de la compañía

 Se aceptan equivalencias en los casos en que no posee la experiencia requerida,

pero el nivel educativo es superior al exigido en el perfil.

 La metodología de la evaluación de la eficacia que se derive de la evaluación de

Competencias del Personal es realizada por el responsable del plan de formación
y el Coordinador de Talento Humano.

6.1. REALIZAR EVALUACION

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Según la frecuencia definida la evaluación de competencia la realiza el Director o

Coordinador correspondiente o el Gerente, en esta evaluación deben contar con la
participación de talento humano. Esta evaluación debe ser objetiva y se realiza
conjuntamente con el evaluado. Si es el caso se debe confrontar con entrevistas
con el personal que tenga a cargo el evaluado o con las áreas con las cuales se
interrelaciona. Cuando se requieran pruebas especiales se solicitan al Director o
Coordinador de Talento Humano, quien realiza la coordinación de las actividades,
incluyendo lo relacionado con los recursos necesarios.

6.2. ANALIZAR LOS RESULTADOS DE LA

EVALUACION

Basados en el análisis de los resultados de la evaluación se identifican plenamente

las oportunidades de mejora que tiene el evaluado, para esta actividad el
coordinador de talento humano actualizara el informe establecido por el área
en el cual se determina calificación cuantitativa y gráficamente sobre el perfil
competente del personal en forma individual.

6.3. REALIZAR COMPROMISO

El coordinador correspondiente realiza un compromiso con el evaluado y definen un

plazo prudente, para la siguiente evaluación. Este plazo debe ser acorde con las
mejoras que requiere el evaluado. Se continúa con la actividad 6.4, al vencimiento
del plazo establecido para la mejora de la competencia del evaluado, se realiza la
evaluación correspondiente con la actividad No. 6.1.

6.4. CONSOLIDAR RESULTADOS

Los resultados de la evaluación de competencia son consolidados por el coordinador

de talento humano, de acuerdo al informe establecido para el área.

6.5. IDENTIFICAR LA NECESIDAD DE FORMACION

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La identificación de la necesidad de formación la podrá identificar el Gerente,

Directores, Coordinadores o Colaboradores de área y se puede determinar por el
resultado de la evaluación de las competencias o por una de las siguientes razones
que se especifican a continuación:

 Por mejoras del sistema, los procesos o los servicios.

 Por los resultados de las evaluaciones de competencias
 Identificación realizada durante el proceso de planificación.
 Solicitud de los coordinadores.
 Personal nuevo
 Nuevos Proyectos.

Para cualquiera de las anteriores se deberá registrar en el formato FM-049 solicitud

de formación de Personal y hacer entrega al coordinador de talento humano.

6.6. CONSOLIDAR PLAN DE FORMACION

Una vez se ha identificado la necesidad de formación por parte del Gerente, Director,
Coordinador o Colaborador de área, se comunica al Coordinador de Talento
Humano, quien consolida el plan de formación de acuerdo al FM-007 Plan de
Formación de Personal.

6.7. APROBACION POR LA GERENCIA

Una vez consolidado el plan Anual de formación por parte del Coordinador de
Talento Humano en el FM-007 Formación del Personal, es entregado y presentado a
la gerencia para su correspondiente aprobación. Si la gerencia aprueba se continua
con la actividad No. 6.8, para esto el coordinador de talento humano procede con el
plan de formación y se asegura de su estricto cumplimiento, de lo contrario se
procede con la actividad No. 6.6.

6.8. EJECUCION PLAN DE ACCION

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Una vez aprobado el plan de formación por la gerencia, se inicia la ejecución del plan
de acción de formación en el sitio de trabajo mediante; seminarios, talleres u otra
metodología que el docente considere adecuada, registrando la asistencia en
el FM-008 Formación del Personal.

6.9. EVALUAR LA EFICACIA

Ejecutado el plan de acción el Docente, Director o Coordinador correspondiente

determina si el tema requiere la realización de la evaluación inmediata de la eficacia
de la formación (Pruebas escritas, evaluación en el sitio de trabajo, durante el
seminario, u otra metodología que el evaluador considere apropiada), en los casos
que se ejecutan capacitaciones de desarrollo personal o de formación integral que
no requiera evaluación de la eficacia inmediata, se medirá su impacto a través de las
Evaluaciones de Desempeño. En el formato FM-008 Formación del personal se
debe especificar cuál es el método para la evaluación de la eficacia o impacto de la
capacitación y se debe registrar si se cumplió con el objetivo de la misma.

7. REGISTROS

 FM-007 PLAN DE FORMACION DE PERSONAL

 FM-008 FORMACION DE PERSONAL
 FM-049 SOLICITUD DE FORMACION

8. MEDICION Y CONTROL

La medición del proceso se realizara de acuerdo al cumplimiento que se de al

plan de formación establecido.

9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO FECHA DE SOLICITUD

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01 Documento original 2004-010/2004-016

02 Inclusión proceso, modificación, 2004-039/2005-049
generalidades
02 Modificación FM-006, FM-049 2005/046
03 Inclusión procesos, Modificación FM-008 2006/020
04 Modificación Proceso 2007/99
05 Modificación estructura, retiro FM-006 2011/2010
Modificación de actividades de los
06 numerales de generalidades y 6.9. 2013/3110
Modificación FM-007 y FM-008.

ELABORADO POR: REVISADO POR:

Carolina Verano V. Nelly Apaza COORDINADOR

ASISTENTE DE CALIDAD DE TALENTO HUMANO

APROBADO Y AUTORIZADO POR:

FECHA DE APROBACION

Bixmar Lagos B. REPRESENTANTE 31/10/13

DE LA DIRECCIÓN DEL SGC

10. ANEXOS
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10.1 PLAN DE FORMACION DE PERSONAL FM-007

10.2 FORMACION DE PERSONAL FM-008
10.3 SOLICITUD DE FORMACION FM-049
10.4 MATRIZ PERFIL DE CARGOS
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TIPO DE CARGO COMPETENCIAS QUE APLICAN

CARGOS DEL AREA COMERCIAL SE EVALUA COMPETENCIAS FUNCIONALES Y COMPETENCIAS
COMERCIALES
CARGOS DIRECTIVOS - SE EVALUA COMPETENCIAS FUNCIONALES Y GERENCIALES
COORDINACIONES Y JEFATURAS
CARGOS ASISTENCIALES, AUXILIARES SE EVALUA SOLO COMPETENCIAS FUNCIONALES
Y ADMINISTRATIVOS
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COMPETENCIAS FUNCIONALES
Es la disposición de actuar con receptividad identificando las
ACTITUD DE SERVICIO necesidades del cliente y orientando su s esfuerzos hacia la
satisfacción de los mismos.
EMPATIA Es la habilidad para colocarse en la situación del otro
Es la habilidad de realizar un análisis profundo de situaciones,
ASERTIVIDAD
sintetizarlas y comunicarlas claramente.
Es definido como la habilidad para actuar con receptividad y trasmitir
COMUNICACIÓN con claridad una idea asegurando la comprensión del interlocutor

Es la capacidad que se tiene para diseñar en forma estructurada planes

PLANEACCION
PROACTIVIDAD
RECURSIVIDAD
TOLERANCIA A LA FRUSTRACION
TRABAJO BAJO PRESION
TRABAJO EN EQUIPO
CAPACIDAD DE ANALISIS
CAPACIDAD DE CONCENTRACION
Y ATEN
ORIENTACION AL RESULTADO
de acción
Es la capacidad de hacer que por iniciativa las cosas sucedan y actuar
con antelación de que los hechos sucedan
Denota la capacidad de tener solución o alternativas que respondan a
las diferentes demandas situacionales
Es el adecuado manejo emocional frente a situaciones de no
realización de un proyecto o deseo
Es la capacidad de manejar en forma equilibrada situaciones de
exigencia sin perder la calidad en los resultados
Disposición para crear, construir y poner en práctica actitudes positivas
que faciliten la integración y maximicen el objetivo común
Refiere a la capacidad de realizar operaciones numéricas que le
permitan procesar datos y realizar abstracciones en detalle, que
conducen a información relevante para la toma de decisiones
Se define como la habilidad para centralizar su energía y sus
habilidades mentales hacia una situación
Es la disposición personal hacia el logro de resultados efectivos,
administrando los recursos disponibles para el cumplimiento de los
compromisos adquiridos.
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COMPETENCIAS COMERCIALES
CAPACIDAD NEGOCIACION
CREATIVIDAD
PERSUACION
ORIENTACION AL CLIENTE
ORIENTACION AL LOGRO
COMPETENCIAS GERENCIALES
VISION ESTRATEGICA
LIDERAZGO
TECNICAS PARA EL MANEJO DE
PERSONAL
Se refiere a la habilidad para generar ambientes de concertación en
situaciones de intereses encontrados, que conlleven a la generación de
acuerdos orientados hacia el beneficio empresarial
Se enfoca hacia la construcción , ideación, planteamiento y generación
de nuevas formas y mecanismos que contribuyan al desarrollo de
estrategias de comunicación y promoción
Define a la capacidad de influencia sobre otros para lograr que las
decisiones o acciones que tomen sean inclinadas en beneficio de la
compañía
Se define como la sensibilización personal frente a la importancia del
cliente para la empresa y como desde su rol laboral puede contribuir en
la satisfacción del mismo.
Es la disposición personal hacia el logro de resultados efectivos,
administrando los recursos disponibles para el cumplimiento de los
compromisos adquiridos.
Partiendo del conocimiento y dominio del tema particular logra visionar
proyección de acuerdo a las demandas del entorno
Define la capacidad de influencia logrando que su equipo de trabajo
siga sus lineamientos y busquen en conjunto la realización de los
objetivos
Conocimiento teórico -practico de herramientas de gestión que faciliten
el seguimiento de equipos de trabajo
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N
o DESCRIPCION FLUJOGRAMA RESPONSABLE REGISTRO
.
Según la frecuencia definida la evaluación de
competencia la realiza el o correspondiente o el
Gerente, en esta evaluación se debe contar con la
participación de talento humano. Esta evaluación
debe ser objetiva y se realiza conjuntamente con el Gerente Director de
evaluado. Si es el caso se debe confrontar con área Coordinador de
entrevistas con el personal que tenga a cargo el área Coordinador de Registro de
1 evaluado o con las áreas con las cuales se Talento Humano evaluación
interrelaciona. Cuando se requieran pruebas
especiales se solicitan al Director o, quien realiza
la coordinación de las actividades, incluyendo lo
relacionado con los recursos necesarios.
Basados en el análisis de los resultados de la Gerente
evaluación, se identifican las oportunidades de Director o Coordinador Registro de
2 mejora que tiene el evaluado de área evaluación

El compromiso se define con un plazo prudente

para la siguiente evaluación. Al vencimiento del Coordinador de área, Registro de
plazo establecido para la mejora de la competencia evaluado evaluación
3
se realiza la actividad No. 6.1

4 Los resultados de la evaluación de competencia Coordinador de TH Registro de

se consolidan. consolidación

Gerente
5 El resultado de la evaluación determina la Directores, FM-049
identificación de las necesidades de formación. Coordinadores o
Colaboradores

6 Identificada la necesidad la comunican al FM-007

Coordinador de TH
responsable quien consolida el plan de formación.

Consolidado el plan de formación se presenta FM-007

Anualmente y entrega a la gerencia para su
7 Coordinador de TH
aprobación, si esta es aprobada se continua con
la actividad No. 6.8 de lo contrario se devuelve a Gerente
la 6.6

Ejecución del plan de acción de formación a

8 través de la metodología que establezca el FM-008
Docente
docente.

La realización de la evaluación es determina por

el docente si es necesaria o no de acuerdo al
9 tema. En caso de ser así se registra el formato y FM-008
se determina si cumple la eficacia o no. En los
casos que se ejecutan capacitaciones de Director o Coordinador
Desarrollo Personal o de Formación integral que de Área
no requiera evaluación de la eficacia se medirá su Correspondiente,
impacto a través de las Evaluaciones de Docente
Desempeño.