FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

ENCUADERNADORA S.A

Castro Aguas Cristhian Stiven Cod.1721023615

Diana Teresa Prieto Peña Cod.1721023442
Holguín Vargas Leydi Tatiana Cod. 1721025583
Silva Londoño Emerson Timoleon Cod. 1721022884

JAIRO ENRRIQUE PARRA

Bogotá D.C
2020
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Contenido
1. INTRODUCCIÓN..........................................................................................................................3
1.1. OBJETIVO PRINCIPAL..........................................................................................................4
1.2. JUSTIFICACIÓN....................................................................................................................4
1.3. METODOLOGÍA...................................................................................................................4
1.4. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN........................................................................................4
2. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN....................................................5
2.1. Alternativas construidas.....................................................................................................5
2.2. Criterios de evaluación para seleccionar la mejor alternativa............................................5
3. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES.....................................................................................6
3.1. Recomendación para la empresa.......................................................................................6
3.2. Conclusiones.......................................................................................................................6
BIBLIOGRAFÍA.....................................................................................................................................7
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1. INTRODUCCIÓ N

Toda organización, tanto en el sector público como en el privado, es dependiente

en mayor o menor proporción de los materiales y servicios ofrecidos por los
diversos proveedores. Al mismo tiempo es necesario reconocer que desde la
oficina más pequeña, hasta la de mayor superficie, se requiere de infraestructura,
energía, materias primas, comunicaciones, equipos de cómputo, mobiliario,
papelería y diversos artículos para realizar sus funciones, ninguna empresa es
autosuficiente. Por consiguiente, las compras constituyen una de las funciones
básicas de cualquier organización, por tanto, su estructura, la adecuada eficiencia
del área, así como la administración de compras y materiales, será clave para
obtener una contribución efectiva a los objetivos organizacionales.

La Gestión de la cadena de compras y abastecimiento conocida hoy como Supply

Chain Management (SCM) es una solución de negocios enfocada en optimizar la
planeación y las operaciones de la cadena de suministro de la empresa. La
cadena de suministro está formada por todos y cada uno de los elementos que
colaboran en crear valor agregado al producto o servicio que la empresa
comercializa. Típicamente está formada, según aplique, por los diferentes
proveedores, plantas productivas, centros de distribución, redes de transporte, y
clientes de la empresa.

Las cadenas de suministro han adquirido mayor importancia a la medida que

muchas empresas se han dado cuenta de que, para satisfacer a sus clientes,
deben trabajar más cercana e integradamente con la red de proveedores y
comercializadores de sus productos, con el objetivo de reducir los costos y plazos
de entrega o para brindar un mejor servicio. De ahí que las empresas deban
gestionar mejor todas las interacciones con sus proveedores y comercializadores.
Esto implica mirar más allá de los límites de la organización y trabajar de manera
coordinada con esos otros actores. Adicional, en un entorno más global, el equipo
de Supply Chain Management cobra aún más importancia ya que las empresas
deben decidir dónde comprar sus materias primas, donde diseñar, donde producir,
cómo entregar, entre otros aspectos. Así, vemos que muchas organizaciones
están diseñando la estructura de SCM, para aprovechar las diferentes ventajas de
la globalización.

En el presente trabajo se expone un caso de estudio sobre la empresa

Encuadernadora S.A., en donde en la actualidad se vive un paro de la Asociación
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de corteros de Caña (Asocaña), que afecta la entrega de materias primas y como

consecuencia, introduce una serie de problemas operacionales y de cumplimiento
de la cadena de abastecimiento de la organización, la cual requiere atención y el
establecimiento de una serie de estrategias que permitan dar continuidad al
proceso y cumplimiento en la entrega de los productos a los clientes en el tiempo
establecido para tal fin.
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1.1. OBJETIVO PRINCIPAL

Realizar el diagnóstico de la situación para establecer una estrategia que permita

dar solución a una problemática real, relacionada con el desabastecimiento de
materia prima para la empresa Encuadernadora S.A., estudiando el proceso de la
cadena de abastecimiento con el objetivo de viabilizar las diferentes opciones
mediante una adecuada negociación.

1.2.JUSTIFICACIÓ N

En base al riesgo latente que existe en la empresa Encuadernadora S.A. por

detener la cadena de producción de artículos de papelería escolar en
Colombia, como consecuencia de la disminución de bagazo de caña, producto
que sirve como materia prima para la constitución de cartón y papel, los cuales
se constituyen como elementos básicos para la fabricación del producto final
de esta organización, se requiere de una serie de análisis de estrategias y
aporte de soluciones o alternativas, que permitan dar continuidad a la
producción, independientemente de la continuidad del paro de los empleados
del sector de la caña.

1.3.METODOLOGÍA

Se analizarán las diferentes actividades de la empresa ENCUADERNADORA S.A,

PAPELITOS S.A, INGENIOS
Se revisarán los inconvenientes o dificultades de cada una de las
empresas para poder cumplir con los requerimientos de los clientes.
Se plantearán posibles alternativas teniendo en cuenta que se tienen
plantas de producción en otros países que no se encuentran en paro.
Se revisarán los respectivos costos que puede generar el suplir la
necesidad actual de la empresa.
Posteriormente se identificará la forma más adecuada y clara, las
alternativas de solución a cada una de ellas y las respectivas
recomendaciones.
Posibles soluciones a los problemas que presenta la empresa.
1.Producir los productos en otros países.
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Se propone contactar otras fábricas ubicadas en otros países, como el Perú,

donde se consiguen buenos precios para realizar el producto en dicho país.
Posibles Beneficios:
-se tendrá el producto para la temporada.
-se podrá mantener los costos previstos y el margen de utilidad.
-se podrá cumplir con la entrega de todos los pedidos realizados fortaleciendo la
marca de la empresa a nivel nacional e internacional.
Posibles riesgos:
-se entrega información confidencial de la empresa sobre las especificaciones de
los productos ya que serán realizados por personas ajenas a la compañía, por lo
cual podrá ser copiada la calidad de los productos lo cual puede ser aprovechado
por la competencia quienes se fortalecerán con esta información a nivel
internacional y a futuro las ventas y las utilidades de la empresa la
ENCUADERNADORA S.A. se verán disminuidas y puede tender a desaparecer.
-Se puede llegar a tener una baja calidad del producto ofrecido y pérdida de la
identidad del producto, ya que se produce por un tercero.
-Ayuda a generar y/o fortalecer una posible competencia, que pueden abrir
brechas para salir del mercado.
-Aumento del “Lead Time” tiempo de entrega final a los clientes, ya que se debe
tener en cuenta tiempos de importación, transporte y nacionalización de
mercancía, que puede ocasionar pérdida de clientes por incumplimientos en el
estándar de recibo de pedido.
-Los empleados indirectos e indirectos tendrían poco o perderían su trabajo al
comprar un producto terminado mediante outsourcing o tercerización, se genera
baja actividad o cierre de plantas de producción.

2.Comprar el papel en otro país.

La empresa debido a que tan solo cuenta con un proveedor de papel y
adicionalmente que es el más grande del país y los demás no pueden satisfacer la
demanda, se propone comprar la materia prima en otro país.
Posibles beneficios:
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-se podrá abastecer del papel necesario para la demanda estimada según la
temporada del año, realizando la producción normal satisfaciendo los pedidos a
los clientes y manteniendo la marca.
-Con la compra de papel en el exterior como solución a la falta de materia prima,
se podrían consolidar un proveedor alternativo frente a estas dificultades que se
presentan al tener un solo proveedor nacional para la materia prima.
Posibles riesgos:
-Genera sobrecostos de producción (el papel en otros países es más costoso), lo
que conlleva a la disminución de utilidades.
-Tiempo de espera de llegada de la materia prima (papel) se incrementa, ya que
se debe tener en cuenta tiempos de importación, transporte y nacionalización de
mercancía, es superior a las reservas existentes, lo que generara un atraso en la

producción en los productos, por el hecho de tener que implementar un mayor

tiempo utilizado en la negociación de las compras Internacionales
-Puede generar una disminución en la calidad, incumplimiento de los pedidos de
los clientes, afectando la imagen de la marca y la posibilidad de pérdida en el
mercado, el cual puede ser aprovechado por la competencia para superar a la
empresa.
-Hay que tener el personal Idóneo para realizar las comprar Internacionales.

3. Hacer las compras necesarias.

Sería la alternativa con la que más incertidumbre se puede llevar a contar, ya que
se necesitaría optimizar procesos, disminuir desperdicios y buscar en el mercado
nacional equivalencias para poder suplir con la demanda de pedidos.
Se basa en trazar un plan de acción con el objetivo de utilizar lo que la planta tiene
disponible actualmente solventar parte del pedido mientras se soluciona el tema
del paro, o se negocia materia prima o elaborar del pedido en el exterior. Mantener
la planta operando y nivelar los sobrecostos ocasionados por despidos, personal
contratado pero sin actividades para realizar.
Posibles beneficios:
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-Aprovechar con eficiencia los recursos o aprovisionamiento de materia prima con

que actualmente la planta de producción cuenta.
-Aprovechar al máximo la poca materia prima con la cual el proveedor de papel
nacional informó que puede suplir, lo cual ayudaría a cumplir con una parte de la
demanda de papel de la empresa.
-Se podrían negociar fecha de entrega con los clientes, con esto se ganaría algo
de tiempo, en el cual se podrían realizar mantenimientos preventivos a la
maquinas, personal podría salir a vacaciones, con el fin de que se llegue el
momento en que deba implementar más turnos de producción, la planta
físicamente esté en condiciones óptimas para su funcionamiento.
-Avisar de la situación en Colombia a las demás plantas de producción con el
objetivo de buscar en las otras plantas la forma de aumentar la producción,
haciendo intercambios de pedidos posibles para la planta de Colombia.

- Modificaciones en planeación y programación de planta, disminuir al máximo la

planta de despidos de personal temporal, proporcionar producto terminado
suficiente; con lo que se asegura en parte el cumplimiento del pedido inicial.
-Hacer integración vertical con otras empresas locales, para la búsqueda del papel
existente o almacenado en el territorio nacional.
-Buscar papel hecho de otros insumos alternativos.
-Optimizar e Implementar la Reutilización de materias Primas para lograr al
máximo el rendimiento.
Posibles riesgos:
-Se cuenta con demasiada incertidumbre, lo que indica que es una alternativa de
preparación frente a la problemática existente.
-Se presenta una sobrecarga administrativa al área de abastecimiento y compras,
ya que el trabajo se incrementa al buscar materia prima en menor proporción con
un número elevado de proveedores pequeños. Un alto sobrecosto por la reventa
de la materia prima, pero se ganaría el tiempo en comparación de las soluciones
con el exterior.
Mejores soluciones a la problemática de la empresa.
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Frente a la crisis que se viene presentando y analizando los posibles riesgos que
asume la empresa se ha optado por la compra de materia prima de otro país, ya
que es la que menos riesgo conlleva.
Comprar materias primas en otros países, para asegurar el cumplimiento con el
mercado internacional por parte de la encuadernadora. Combinada con el plan de
acción de la tercera solución, ya que mientras se realiza la negociación,
importación de la materia prima, se puede aprovechar el tiempo con las
alternativas planteadas.
Esta decisión está basada en costo-beneficio teniendo presente la falencia que
origina contar con un solo proveedor de papel, el cual es el más grande del papel
en el país y que los demás no pueden satisfacer la demanda, para poder cumplir
con la totalidad de las solicitudes de los clientes.
Esta decisión, aunque sacrificara en este periodo las utilidades de la operación,
debido al incremento significativo de los costos, fortalecerá de una manera positiva
la posición de la marca y la empresa nivel nacional e internacional al poder cumplir
con los compromisos ya adquiridos con los clientes. Otro aspecto positivo es que
no tendrá que entregar y compartir información confidencial de la empresa sobre
las especificaciones de sus productos los cuales podrían ser fácilmente utilizados
por la competencia fortaleciéndolos y ganando espacio en el mercado que en la
actualidad es de ENCUADERNADORA S.A.
Recomendaciones frente a una problemática mayor.
No cabe duda de que el actual problema por el cual está atravesando la empresa
ENCUADERNADORA S.A. se debe erradicar a futuro, por lo cual se recomienda
a la empresa implementar la tercera alternativa de solución de “tener más
proveedores”, con el cual se garantizará que se contará con la existencia
necesaria de la materia prima para las diferentes temporadas manteniendo el
cumplimiento de sus acuerdos con los clientes. Se debe buscar no solamente
proveedores nacionales, sino que se debe contar con proveedores internacionales
con quienes las negociaciones deberán realizarse con tiempo con el beneficio de
los descuentos. De igual manera es indispensable tener proveedores que
fabriquen el papel no basados en el bagazo de caña sino de otros materiales de
igual calidad y costo.
-Hacer las compras necesarias para asegurar el cumplimiento con la demanda del
mercado.
-Asegurarse que la planta tenga materia prima para trabajar
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-Buscar cumplimiento de la planta de producción y la comercialización del

producto en el mercado internacional.
-Buscar en los mercados internacionales
-Hacer alianzas estratégicas con países que tengan mayor índice de producción
de papel más alto que el nacional
- Hacer integración vertical con otras empresas
-Buscar papel hecho de otros insumos
-Lo anterior permite asegurar el abastecimiento de materias primas
-Buscar calidad a menor precio

1.4.DIAGNÓ STICO DE LA SITUACIÓ N

ENTREGA 1: Aquí haga un breve resumen de la problemática a la que se enfrenta la empresa

actualmente, resaltando los elementos principales que encontró al realizar la lectura “La
encuadernadora S.A.”.
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2. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓ N

2.1.Alternativas construidas

ENTREGA 2:

Aquí su equipo debe proponer 2 o 3 alternativas para la empresa, respecto al problema que se
identificó en la lectura “la encuadernadora S.A.”.

2.2.Criterios de evaluació n para seleccionar la mejor alternativa

ENTREGA 2:

Mencione los factores que tendría en cuenta para evaluar cada alternativa y elegir la mejor.
No olvide incluir entre dichos factores aspectos económicos (costos, beneficios esperados).
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3. RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES
3.1.Recomendació n para la empresa

ENTREGA 3:

Indique de las alternativas propuestas en la entrega 2, cuál consideraría la mejor para la

Encuadernadora S.A.

3.2.Conclusiones

ENTREGA 3:

Mencione las conclusiones a las que su equipo de trabajo haya encontrado al desarrollar este
proyecto.
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BIBLIOGRAFÍA

Va en todas las entregas: ENTREGA 1 & ENTREGA 2 &ENTREGA 3:

Enumerar las fuentes bibliográficas a utilizar en el formato de Bibliografía a utilizar: APA, IEEE,
AMS, etc. Las lecturas del módulo también hacen parte de la bibliografía.