Anexo PE-13 - Especificación Funcional

Análisis de Procesos
Proyecto: Optimización de la
Gestión de Procesos BPM de la
Supervisión de la DPTN
Anexo PLANIFICACIÓN Y
PE-13 PROGRAMACIÓN ANUAL
Elaborado por: Sandra Rivera

BCTS Consulting
Versión 1.0
Febrero 2015
Confidencial
1 HISTORIAL DE VERSIONES
VERSIÓN AUTOR FECHA DESCRIPCIÓN

1 Sandra Rivera 11/02/2015 Descripción del proceso definida en
reuniones de trabajo con el dueño de
proceso y representantes de las áreas de
la DPTN.
______________________________________________________________________
BCTS CONSULTING S.A 2
2 TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ................................................................................ 4
2. PROPÓSITO DEL DOCUMENTO .......................................................... 4
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS .................................................................. 4
4. OBJETIVO DEL PROCESO ................................................................... 4
5. ALCANCE DEL PROCESO .................................................................... 4
6. DESCRIPCION DETALLADA DEL PROCESO ......................................... 5

6.1. Mapa del Proceso ................................................................................. 5
6.2. Pasos del Flujo .................................................................................. 5
6.3. Descripción del Flujo .......................................................................... 6

PE-13_001- Inicio Automático ............................................................... 7
PE-13_002- Comunicar Inicio del Proceso y Solicitar Información .............. 7
PE-13_003- Esperar Inicio de la Programación Anual ..............................10
PE-13_004- Preparar Información requerida para la Programación Anual ...10
PE-13_005- Consolidar Programa de Supervisión Anual de DPTN .............20
PE-13_006 - Validar presupuestalmente el programa anual de supervisión 23
PE-13_007 - Notificar el Programa Anual de Supervisión a las Empresas
Supervisoras ......................................................................................29
PE-13_008 - Notificar el programa Anual de Supervisión a Empresas
Supervisadas .....................................................................................30
6.4. Supuestos del proceso ......................................................................32
6.5. Restricciones del proceso ..................................................................33
______________________________________________________________________
1. INTRODUCCIÓN
El presente documento describe el proceso de Programación y Planificación Anual

que se automatizará. Esta descripción se centrará en presentar lo siguiente:
 Descripción de los pasos del flujo del proceso: la descripción de los pasos
estará centrada a describir la funcionalidad que será automatizada.
 Esbozo conceptual de las pantallas de cada paso del flujo del proceso: su
objetivo es transmitir la funcionalidad de la pantalla.
2. PROPÓSITO DEL DOCUMENTO
Documentar el comportamiento de la automatización de cada paso del flujo de

proceso que ha sido explicado, discutido y afinado con los dueños de proceso
durante el proceso de análisis.
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Término Descripción
Instancia Es la ejecución de un proceso
Configurador Módulo del sistema que permite
mantener actualizada información
específica que será usada en el
proceso.
Paso Etapa del proceso en ejecución.
4. OBJETIVO DEL PROCESO
Planificar anualmente las actividades de la supervisión y fiscalización de la

División de la DPTN.
Realizar la revisión del programa anual según la frecuencia indicada por el

administrador del programa anual.
5. ALCANCE DEL PROCESO
El proceso abarca la programación anual de las siguientes actividades de

supervisión de la DPTN:
 Supervisión de Campo
 Determinar el número de supervisores requeridos.
______________________________________________________________________
6. DESCRIPCION DETALLADA DEL PROCESO
6.1. Mapa del Proceso
6.2. Pasos del Flujo
Nombre del Paso Objetivo del paso Rol Tipo

PE-13_001- Inicio Iniciar de manera Automático Automático/
Automático automática el Proceso Espera
Revisión del programa
Anual (Re-programación
anual)
PE-13_002- Permitir la configuración DPTN - Tarea de
Comunicar Inicio del de las fechas para las Administrador Usuario
Proceso y Solicitar actividades de la Programa
Información programación anual. Anual
Permitir la configuración
de fechas para las
actividades de la
reprogramación
mensual.
PE-13_003- Esperar Esperar al inicio de la Automático Automático/
Inicio de la programación anual Espera
Programación Anual según la fecha de inicio
ingresada en el paso.
PE-13_004- Preparar Es informar el inicio de DPTN - Tarea de
Información responsables que Responsable Usuario
requerida para la elaborarán los del Programa
______________________________________________________________________
Nombre del Paso Objetivo del paso Rol Tipo
Programación Anual Programas de Anual
Supervisión.
Permitir el registro de
los programas de
supervisión Anual
PE-13_005- Permite consolidar el Administrador Tarea de
Consolidar Programa programa anual Programa Usuario
de Supervisión ingresado por las áreas Anual
Anual de DPTN de Transporte y de
Producción y
Procesamiento.
PE-13_006 - Validar Permite validar Especialista de Tarea de
presupuestalmente presupuestalmente el Planeamiento Usuario
el programa anual de programa anual de
supervisión visitas.
PE-13_007 - Permite enviar una Automático Automático/
Notificar el Programa notificación a todas las Servicio
Anual de Supervisión empresas supervisoras
a las Empresas sobre el programa de
Supervisoras visitas anual aprobado.
PE-13_008 - Permite enviar una Automático Automático/
Notificar el programa notificación a todas las Servicio
Anual de Supervisión empresas supervisadas
a Empresas sobre el programa de
Supervisadas visitas anual aprobado.
6.3. Descripción del Flujo
El proceso se puede iniciar de dos maneras:
o Manual
 Caso 1 – Programación Anual : Producto de la programación y
planificación anual de la supervisión. Se activa cuando el usuario
accede directamente al paso PE-13_002- Comunicar Inicio del
Proceso y Solicitar Información
 Caso 2 – Ajuste Plan Operativo: Producto de la aprobación del

plan operativo, en cuyo caso se activará de forma manual. Se
activa cuando el usuario accede directamente al paso PE-13_002-
Comunicar Inicio del Proceso y Solicitar Información
o Automático
 Caso 3 – Revisión Periódica: Producto de la ejecución de la
revisión del plan anual, En cuyo caso se iniciará de forma
automática y con la frecuencia indicada por el administrador del
programa anual. Este paso automático que da inicio al proceso es
el PE-13_001- Inicio Automático.
______________________________________________________________________
PE-13_001- Inicio Automático
Objetivo:
Iniciar de manera automática el Proceso Revisión del programa
Anual (Re-programación anual)
Rol Automático
Descripción Se activa cuando se cumple el Caso 3.

del paso
El sistema verificará diariamente si se cumplió con la frecuencia de
inicio del proceso de revisión del programa anual (Re-programación
anual).
En caso se haya llegado a la fecha de la revisión del programa el

proceso de manera automática creará una instancia nueva. La
instancia hará referencia a la revisión del programa anual del periodo
que corresponda.
Pasos Se activa el paso PE-13_002- Comunicar Inicio del Proceso y Solicitar

siguientes Información
Notificaciones Ninguna
Adjuntos Ninguno
Restricciones Ninguna
Formulario Ninguno
Electrónico
PE-13_002- Comunicar Inicio del Proceso y

Solicitar Información
Objetivos:
o Permite la configuración de las fechas para las actividades del
proceso que tienen intervención humana.
Rol DPTN - Administrador Programa Anual
Descripción Se realizan las siguientes acciones:

del paso
1. El especialista ingresa al sistema e inicia el proceso
2. El sistema muestra un formulario en el cual se listan las
actividades de la planificación. El especialista realiza lo
siguiente:
a. Ingresa la siguiente información general sobre la
planificación:
______________________________________________________________________
i. Fecha límite de entrega del programa anual.
ii. Si se trata del Caso 1, se ingresa la Frecuencia
de revisión del programa anual, caso contrario
este campo solo es de lectura.
iii. Se indica los días de semana en los cuales no se
puede entregar el programa anual.
b. Ingresa la fecha límite de entrega de la planificación.
c. Para cada actividad listada se ingresa lo siguiente:
i. Número de días, se debe ingresar el número de
días disponibles para realizar la actividad. Si la
actividad supera el número de días para ser
completada se notificará el retraso de la
actividad al Jefe de la DPTN.
ii. Número de días límite, se debe ingresar el
número máximo de días que se necesita para
realizar la actividad.
3. Luego de ingresar la información indicada, el sistema calcula
automáticamente la fecha de Inicio de la elaboración del
programa anual así como el inicio y término de cada una de
las actividades de la programación anual.
a. La fecha de Inicio del programa anual = Fecha límite de
entrega del programa anual – Sumatoria (Número de
Días Limite)
Si la fecha de Inicio cae en los días de semana en los

cuales no se puede iniciar el programa anual, entonces
el sistema selecciona el primer día disponible anterior a
los días marcados como restrictivos.
b. El inicio y término de cada una de las actividades de la
programación anual = La fecha de Inicio del programa
anual + Numero de Días de cada actividad.
Pasos Se activa el paso PE-13_003- Esperar Inicio de la Programación

siguientes Anual
Adjuntos Ninguno
Formulario Caso 1 – Programación Anual

Electrónico
______________________________________________________________________
Caso 2 – Ajuste Plan Operativo
Cuando el Plan Operativo es aprobado, se genera una nueva versión

Anual para realizar las actualizaciones del Plan Operativo. Como no
se tiene una fecha definitiva del Periodo de inicio de revisión, el
usuario deberá ingresarla.
Caso 3 – Revisión Periódica
En la versión 1 del Programa Anual se define la frecuencia de

revisión. Cuando el sistema detecte que llegó la fecha de revisión se
muestra el siguiente formulario con el Periodo de Inicio de Revisión
ya calculado.
______________________________________________________________________
PE-13_003- Esperar Inicio de la Programación
Anual
Objetivos:
Esperar al inicio de la programación anual o la revisión del programa
anual según la fecha de inicio ingresada en el paso anterior.
Rol Paso Automático
Descripción El sistema esperará a que llegue la fecha de inicio de la programación

del paso anual o revisión del programa anual. Luego de lo cual el sistema
completará este paso para continuar con los siguientes configurados.
Pasos Se activa el paso PE-13_004- Preparar Información requerida para la

siguientes Programación Anual
Adjuntos Ninguno
Formulario Ninguno
Electrónico
PE-13_004- Preparar Información requerida

para la Programación Anual
______________________________________________________________________
Objetivo:
Es informar el inicio de Proceso a los responsables que
elaborarán los Programas de Supervisión Anual.
Permitir el registro de los programas de supervisión Anual
Rol Responsable del Programa Anual: Esta conformado por:
 Desarrollador del Programa Anual, personas

responsables del registro del programa anual. Existe
un único responsable por cada área de la DPTN.
 Aprobador, Encargado de la revisión/modificación
del programa anual registrado. Puede enviar la
tarea al siguiente paso.
 Revisor, Solo podrá visualizar la información
ingresada. No puede enviar la tarea al siguiente
paso ni modificar la información mostrada, pero si
puede realizar comentarios.
Descripción del El sistema enviará un correo electrónico a los Especialistas

paso encargados de elaborar la Programación Anual. En este
correo se indicarán los tiempos máximos que el Especialista
tiene para finalizar cada una de las actividades manuales
del proceso.
Adicionalmente a la notificación del sistema el usuario

realiza lo siguiente:
- El sistema muestra un formulario.
- Si el proceso se activó de forma manual y producto

de la programación anual (Caso 1):
a. El sistema muestra un formulario en el cual
se pueden agregar las visitas a programar.
Se pueden ejecutar las acciones listadas en
los punto 5 y 6.
- Si el proceso se activó de forma manual y producto

de la aprobación del presupuesto (Caso 2):
a. El sistema mostrará todas las visitas
programadas para el año en curso. Solo se
permitirá agregar/modificar/eliminar visitas
del Periodo de Revisión en adelante.
Adicionalmente se podrán ejecutar las
acciones listadas en los puntos 5 y 6.
- Si el proceso se activó de forma automática (Caso

3),
El sistema mostrará todas las visitas
programadas para el año en curso. Solo se
permitirá agregar/modificar/eliminar visitas
______________________________________________________________________
del Periodo de Revisión en adelante.
Adicionalmente se podrán ejecutar las
acciones listadas en los puntos 5 y 6.
- En el formulario se puede ejecutar las siguientes

acciones generales:
a. Necesidades y Metas, Permite cargar el
archivo de las Necesidades y Metas del año.
b. Inf. del Proceso, permite visualizar la
configuración del proceso de programación
anual.
c. Comentarios, Permite registrar comentarios
al proceso en curso.
d. Guardar, permite guardar las visitas
programadas.
e. Enviar, Esta acción puede ejecutar o
siguiente:
i. Si el usuario que ingresó posee el rol
de Aprobador: Permite enviar la
instancia al siguiente paso del
proceso.
ii. Si el usuario que ingresó posee
únicamente el rol de Desarrollador
del Programa Anual, Permite
solicitar una aprobación previa del
programa.
iii. Si el usuario que ingresó posee
únicamente el rol de Revisor, no
ejecuta acción alguna.
f. Observar, permite indicar observaciones al
programa anual registrado. Acción solo
disponible si el rol es Aprobador
- Adicionalmente se pueden ejecutar las siguientes
acciones sobre la programación de las visitas:
a. Si el proceso se activó de forma manual y
producto de la programación anual (Caso 1),
se muestra la acción Inicializar, al
seleccionar esta opción se muestra la
ventana emergente V1. Inicializar Visitas
Anuales, la cual se detalla más adelante.
b. Agregar, permite al usuario agregar nuevas
filas al programa anual.
i. Se debe ingresar la siguiente
información:
1. Actividad, se debe ingresar si
es Transporte, Producción ó
Procesamiento.
2. Empresa supervisada, Unidad
______________________________________________________________________
supervisada, Componente
supervisado, Etapa, Aspecto,
si aplica o no PDJ y si requiere
o no Camioneta.
3. Supervisor Asignado (este
campo podría quedar en
blanco.
4. Notas Adicionales.
c. Eliminar, permite eliminar un registro del
programa anual.
d. Modificar, permite modificar los datos de un
registro del programa anual.
e. Asignar Supervisor, permite asignar
supervisores de forma automática al
programa anual para aquellos registros que
no tengan supervisor asignado.
f. Verificar, permite comprobar la consistencia
de información ingresada en el programa
anual.
i. Para Transporte se verificará que un

supervisor será asignado una semana
sí una semana no a diferentes
unidades supervisadas. No es
restrictivo.
ii. Para ambas áreas
 El número de días máximo por

visita de campo es 14 días. Es
restrictivo
 No puede haber más de 4

supervisores asignados a unidades
supervisada con el mismo
campamento base.
g. Exportar, permite exportar a Excel todo el

programa anual.
h. Adicionalmente, el usuario puede modificar
las fechas de las visitas.
Ventana Emergente V1. Inicializar Visitas Anuales:
1. El sistema solicita al usuario seleccione el tipo de

frecuencia a utilizar para la generación del programa
anual:
a. Frecuencia Estándar
b. Cantidad de visitas ejecutadas el año pasado
(No se considera emergencias)
c. Promedio de cantidad de visitas de años
______________________________________________________________________
pasados (No se considera emergencias)
2. Luego que el usuario haya seleccionado alguna
opción, el sistema muestra una ventana emergente
(Popup) en la cual se muestra la siguiente
información:
a. Si el usuario seleccionó el tipo de
frecuencia b ó c (Cantidad de Visitas del
Año pasado ó Promedio de visitas de todos
los años) el sistema muestra un listado de
unidades supervisadas predefinidas para la
programación de las visitas.
b. Si el usuario seleccionó el tipo de
frecuencia a, (Frecuencia Estándar), se
muestra un listado vacío para que el usuario
agregue una por una a las unidades
supervisadas a supervisar.
3. Adicionalmente, en la ventana emergente mostrada,
el usuario puede ejecutar las siguientes acciones
generales:
a. Agregar, permite agregar nuevas unidades
supervisadas a visitar, los datos a ingresar
son:
i. Etapa, Empresa supervisada, Unidad
Supervisada, Componente
Supervisado.
b. Eliminar, permite eliminar los registros
seleccionados del listado.
c. Generar, permite guardar los datos y
continuar con la generación del programa
anual.
d. Si se el usuario seleccionó el tipo de
frecuencia b ó c, El usuario puede
seleccionar el tipo de cálculo a aplicar:
i. Sin cálculo de complejidad, no se
ingresa información adicional, por
cada unidad supervisada mostrada el
usuario debe ingresar:
 Días de campo neto, es la
cantidad de días que tomará
en promedio la visita de
supervisión.
ii. Con cálculo de complejidad, por cada
unidad supervisada mostrada el
usuario debe ingresar la siguiente
información:
 Días de campo neto, es la
cantidad de días que tomará
en promedio la visita de
supervisión.
______________________________________________________________________

Si se requiere o no consultoría,
para que el sistema pueda
proceder con el cálculo
automático de la complejidad.
4. El usuario selecciona la opción "Generar" y el
sistema muestra de manera automática la visitas a
realizar en el año, junto con las asignaciones de los
supervisores*.
*Nota: Para el caso de las asignaciones, no se

tomarán en cuenta los supervisores que no se
encuentren configurados en el sistema.
Pasos siguientes
Si el usuario seleccionó la opción Enviar:
Si el usuario que ingresó posee el rol de

Aprobador:
Se activa el paso:
 PE-13_005- Consolidar Programa de

Supervisión Anual de DPTN
Si el usuario que ingresó posee el rol de

Desarrollador del Programa Anual:
Se activa el paso:
 PE-13_004- Preparar Información

requerida para la Programación
Anual, asignado al usuario con el Rol
de Aprobador.
Si el usuario seleccionó la opción Observar:
Se activa el paso:
 PE-13_004- Preparar Información

requerida para la Programación
Anual, asignado al usuario con el Rol
de Desarrollador del Programa
Anual.
Notificaciones Notificación enviada cuando la actividad se activa.
Para el caso 1
 Asunto: Inicio del Proceso Programación anual <Año

de la Programación Anual>
 Cuerpo del Correo
Estimados Colegas:
______________________________________________________________________
Les comunicamos el inicio del proceso de
Programación Anual correspondiente al año <Año
siguiente a la fecha actual. p.e 2013> (16/12/<Año
Actual> al 15/12/<Año siguiente a la fecha
actual>). Si hubiere alguna inquietud o duda
comunicarse con el suscrito para la coordinación
respectiva.
A más tardar el día miércoles <Fecha Fin de la

actividad Preparar Información requerida para la
Programación Anual. p.e 31/10/2012> debemos
tener los datos registrados por Uds.. Si lo hacemos
antes mucho mejor.
Por lo expuesto les solicitamos su colaboración para

cumplir con el cronograma establecido para la
Programación Anual de la supervisión
correspondiente al año <Año siguiente a la fecha
actual. p.e 2013>.
Agradecemos la atención al presente.
Atte.
*Preparar Información requerida para la

Programación Anual: 15/10/2012 al 31/10/2012
*Consolidar Programa de Supervisión Anual de

DPTN: 05/11/2012 al 09/11/2012
*Validar Presupuestalmente el Programa Anual de

Supervisión: 12/11/2012 al 14/11/2012
<Nombre del Administrador del proceso>

<Cargo del Administrador del proceso>
División de Producción Procesamiento
y Transporte de Gas natural (DPTN)
OSINERGMIN
Bernardo Monteagudo 222 Magdalena
<Teléfono del Administrador del proceso >
<Celular del Administrador del proceso >
 Personas dirigidas:
To:
Especialistas: Haroldo Castañeda Marroquin; Jose Hidalgo
Polo; Julio Ezequiel Pardo Figueroa Yabar; Consuelo
Veronica Graus Vasquez
CC:
______________________________________________________________________
Jefe de la DPTN: Humberto Knell Griessbach
Supervisores: Roger Fernando Lopez Tuestas
Para el caso 2 y 3
 Asunto: Revisión de la Programación Anual <Año -

Periodo, pe. 2013-I>
 Cuerpo del Correo
Estimados Colegas:
Les comunicamos el inicio del proceso Revisión de la

Programación Anual <Año - Periodo, pe. 2013-I>
correspondiente al <Periodo, pe. Primer Trimestre>
del año <Año correspondiente, pe. 2013>. Les
adjunto cronograma de actividades. Si hubiere
alguna inquietud o duda comunicarse con el suscrito
para la coordinación respectiva.
A más tardar el día <Fecha de fin de las actividades

de la programación anual> debemos estar
comunicándoles a nuestros supervisores de la DPTN
la programación del periodo indicado. Si lo hacemos
antes mucho mejor.
Por lo expuesto les solicitamos su colaboración para

cumplir con el cronograma establecido para la
revisión-<Número de revisión, pe. I> de la
Programación Anual de la supervisión
correspondiente al año <Año de la programación,
pe. 2013>.
Atte.
*Preparar Información requerida para la

Programación Anual: 15/10/2012 al 31/10/2012
*Consolidar Programa de Supervisión Anual de

DPTN: 05/11/2012 al 09/11/2012
*Validar Presupuestalmente el Programa Anual de

Supervisión: 12/11/2012 al 14/11/2012

______________________________________________________________________
OSINERGMIN
 Personas dirigidas:
To:
Especialistas: Haroldo Castañeda Marroquin; Jose Hidalgo
Polo; Julio Ezequiel Pardo Figueroa Yabar; Consuelo
Veronica Graus Vasquez
CC:
Jefe de la DPTN: Humberto Knell Griessbach
Supervisores: Roger Fernando Lopez Tuestas
Adjuntos Ninguno

Electrónico
Se muestra el año, versión y se puede ejecutar la acción
Inicializar y realizar actualizaciones a todos los periodos del
año.
Caso 2 – Ajuste Plan Operativo y Caso 3 – Revisión

Periódica
Se muestra la siguiente información
o Año, Versión actual, Fecha de Inicio de

Revisión
o Total de visitas pasadas acumuladas hasta
periodo de revisión en curso y que no han
sido ejecutadas
______________________________________________________________________
o Total de visitas Anuales desde el periodo
actual, hasta fin de año del programa anual.
No se puede ejecutar la acción inicializar, dado que ya

existen visitas programadas.
Sólo se pueden realizar modificación del Periodo de Inicio

de Revisión en adelante. Según en el ejemplo de Abril 2013
a Diciembre 2013.
Detalle de pantallas del botón Inicializar
Sin Cálculo de Complejidad:
Con Cálculo de complejidad:
______________________________________________________________________
PE-13_005- Consolidar Programa de
Supervisión Anual de DPTN
Objetivo:
Permite consolidar el programa anual ingresado por las áreas
de Transporte y de Producción y Procesamiento.
Rol Administrador Programa Anual
Descripción del El sistema enviará un correo electrónico al Especialista

paso encargado de la consolidación del programa anual.
Adicionalmente a la notificación del sistema el usuario realiza

lo siguiente:
1. El usuario ingresa a la actividad dentro del BPM.

2. Se muestra un formulario en el cual se pueden realizar
las siguientes acciones generales:
a. Necesidades y Metas, Permite cargar las
Necesidades y Metas del año.
b. Inf. del Proceso, permite visualizar la
configuración del proceso de programación
anual.
c. Aprobar, Permite enviar la instancia al siguiente
paso del proceso.
d. Observar, Permite observar el registro del
programa anual a las áreas correspondientes.
3. Se muestra un formulario en el cual realiza lo

siguiente:
a. Buscar, permite filtrar las filas mostradas según
su actividad (Transporte, procesamiento,
producción)
______________________________________________________________________
b. Agregar, permite al usuario agregar nuevas
filas al programa anual.
i. Se debe ingresar la siguiente
información:
1. Actividad, se debe ingresar si es
Transporte, Producción ó
Procesamiento.
2. Empresa supervisada, Unidad
supervisada, Componente
supervisado, Etapa, Aspecto, si
aplica o no PDJ y si requiere o no
Camioneta.
3. Supervisor Asignado (este campo
podría quedar en blanco.
4. Notas Adicionales.
c. Eliminar, permite eliminar un registro del
programa anual.
d. Modificar, permite modificar un registro del
programa anual.
e. Asignar Supervisor, permite asignar
supervisores de forma automática al programa
anual, para aquellos registros que no tengan
supervisor asignado.
f. Verificar, permite comprobar la consistencia de
información ingresada en el programa anual.
g. Exportar, permite exportar a Excel todo el
programa anual.
h. Resumen Programa anual, permite visualizar:
i. Resumen de número de las visitas y
número de días de supervisión por
aspecto y actividad.
ii. Resumen de cantidad de Supervisores
por aspecto y actividad.
i. Adicionalmente, el usuario puede modificar las
fechas de las visitas
Pasos siguientes Si el usuario seleccionó Aprobar:
Se activa el paso PE-13_006- Validar

presupuestalmente el programa anual de supervisión
Si el usuario seleccionó Observar:
Se activa el paso PE-13_002- Preparar Información

requerida para la Programación Anual.
1. Asunto Inicio de Consolidación del Programa Anual de

Supervisión < año de la programación anual>
______________________________________________________________________
2. Cuerpo del Correo
Estimado Usuario:
Le comunicamos que la elaboración del Programa Anual

2013 de cada área de la DPTN ha sido finalizada.
Atte.
Administrador del Sistema.
3. Personas dirigidas:
To:
Administrador del Proceso
Adjuntos Ninguno
Formulario Caso 1 – Programación Anual:

Electrónico
Se permite agregar o modificar o eliminar registros de todos
los periodos del año
Caso 2 – Ajuste Plan Operativo y Caso 2 – Ajuste Plan

Operativo
Modificación del programa anual Producto de la aprobación del

plan operativo ó de la revisión periódica al programa
Se muestra la siguiente información:
______________________________________________________________________
 Año, Versión actual, Fecha de Inicio de Revisión
 Total de visitas pasadas acumuladas hasta periodo de
revisión en curso y que no han sido ejecutadas
 Total de visitas Anuales desde el periodo actual, hasta
fin de año del programa anual.
Sólo se pueden realizar modificación del Periodo de Inicio de

Revisión en adelante. Según en el ejemplo de Abril 2013 a
Diciembre 2013.
PE-13_006 - Validar presupuestalmente el

programa anual de supervisión
Objetivo:
Permite validar presupuestalmente el programa anual de
visitas.
Rol Especialista de Planeamiento
Descripción El sistema enviará un correo electrónico a la persona encargada

del paso de validar presupuestalmente el programa anual.
El usuario ingresa al formulario y puede realizar lo siguiente:
1. Visualizar datos generales del programa anual:

a. Año, Versión,
______________________________________________________________________
b. Frecuencia de revisiones, Mes de inicio de
revisión. Si se trata del Caso 3
c. Indicador si la versión del Programa considera la
Aprobación del Plan operativo (Caso 2).
d. Resumen Programa anual, permite visualizar:
i. Resumen de número de las visitas y

número de días de supervisión por
aspecto y actividad.
ii. Resumen de cantidad de Supervisores
por aspecto y actividad.
2. Visualizar presupuesto por supervisores - Persona

natural, en el cual puede realizar lo siguiente:
a. Visualizar un listado que contiene, Totalizado por
mes de los conceptos a presupuestar. Estos
conceptos son:
i. Honorarios
ii. Gastos de Viajes
 Viáticos
 Transporte
 Otros gastos
b. Por cada concepto, el usuario puede visualizar el
detalle de gastos por supervisor y actualizar los
datos. Para el Caso 2 y Caso 3 se pueden
actualizar los datos desde el Periodo de Revisión
en adelante.
El cálculo por supervisor es:
i. Honorarios: Definido en el contrato

actual. Si es una vacante se tomar el
valor del contrato más alto para el tipo
de supervisor de la vacante.
 Viáticos: Dato configurado por
Unidad Supervisada * días de visita
de campo del Periodo.
 Transporte: Dato configurado por
Unidad Supervisada * Número de
visita de campo del Periodo.
 Otros gastos: Dato configurado por
3. Visualizar Presupuesto por supervisores - Persona

jurídica, en el cual puede realizar lo siguiente:
conceptos son:
______________________________________________________________________
i. Honorarios
ii. Seguros
iii. Gastos administrativos
iv. Margen
v. Impuestos.
vi. Gastos de Viajes
 Viáticos
 Transporte
 Otros gastos
 Impuestos
detalle de gastos por supervisor y actualizar los
en Adelante.
El cálculo por supervisor es:

actual.
ii. Seguros: Definido en el contrato actual.
Monto fijo por periodo.
iii. Gastos administrativos: % Definido en el
contrato actual*(Honorarios + Seguros)
iv. Margen: : % Definido en el contrato
actual * *(Honorarios + Seguros +
Gastos administrativos)
v. Impuestos: % Definido en el contrato
actual * (Honorarios + Seguros +
Gastos Administrativos + Margen)
vi. Gastos de Viajes
 Impuesto: % Definido en el
contrato actual * (Viáticos +
Transporte + Otros Gastos +
Impuesto)
4. Visualizar presupuesto por Conductores CAS, en el cual

puede realizar lo siguiente:
conceptos son:
______________________________________________________________________
i. Honorarios
 Viáticos
 Transporte
 Otros gastos
 Dinero en Efectivo
detalle de gastos por Conductor y actualizar los
en Adelante.
El cálculo por conductor es:

actual.
 Dinero en Efectivo: Valor fijo por
periodo.
5. Adicionalmente, el usuario puede realizar lo siguiente:
a. Consultar los archivos de Necesidades y Metas
b. Ver la Programación Anual
c. Comentarios, permite agregar y leer
comentarios del proceso en ejecución.
d. Enviar, permite enviar el formulario al siguiente
paso.
i. Si se trata del Caso 1, el sistema registra
el programa anual con el restado de
Revisado.
ii. Si se trata del Caso 2, el sistema registra
el programa anual con el restado de
Aprobado.
iii. Si se trata del Caso 3, el sistema
mantiene el estado del programa anual
(Revisado ó Aprobado).
e. Observar, permite indicar observaciones al
programa mensual y retornarlo para su
modificación.
Pasos Si el usuario seleccionó Aprobar:
______________________________________________________________________
siguientes Se activa el paso PE-13_007- Notificar el Programa
Anual de Supervisión a las Empresas Supervisoras.
Si el usuario seleccionó Observar:
Se activa el paso PE-13_002- Preparar Información

requerida para la Programación Anual.
1. Asunto Validación Presupuestal < año de la

programación anual>
2. Cuerpo del Correo
Estimado Usuario:
3. Le comunicamos que puede iniciar con la validación

presupuestal del Programa < año de la programación
anual>
Atte.
Administrador del Sistema.
To:
Especialista de Planeamiento
Adjuntos Ninguno

Electrónico
Se visualiza todos los registros del año y el usuario puede
ingresar a cambiar
______________________________________________________________________
Caso 2 – Ajuste Plan Operativo y Caso 3 – Revisión
Periódica
Se visualiza todos los registros del año pero el usuario sólo

puede cambiar los registros del periodo de inicio de revisión en
adelante. En el ejemplo sólo podrá cambiar de Abril 2013 en
adelante.
______________________________________________________________________
PE-13_007 - Notificar el Programa Anual de
Supervisión a las Empresas Supervisoras
Objetivo:
Permite enviar una notificación a todas las empresas
supervisoras sobre el programa de visitas anual aprobado.
Rol Tarea Automática
Descripción del paso El sistema enviará un correo electrónico a las empresas

supervisoras con las siguientes características:
1. Asunto: Programa Anual <Año del Programa Anual>

2. Cuerpo del Mensaje:
Estimados Señores,
Se le comunica que el programa de visitas de

supervisión anual <Año del Programa Anual> ha sido
______________________________________________________________________
finalizado y revisado.
Puedes acceder al Programa Anual a través de la

siguiente ruta <Ruta del Programa Anual>
Atte.

OSINERGMIN
Pasos siguientes PE-13_008- Notificar el Programa Anual de Supervisión a las

Empresas Supervisadas.
Notificaciones
Adjuntos Ninguno
Formulario Ninguno
Electrónico
PE-13_008 - Notificar el programa Anual de

Supervisión a Empresas Supervisadas
Objetivo:
Permite enviar una notificación a todas las empresas
supervisadas sobre el programa de visitas anual aprobado.
Rol Tarea Automática
Descripción del paso Se configurará por Unidad Supervisada si se enviará correo

electrónico informando sobre la programación anual.
El sistema enviará un correo electrónico a un representante

de las Empresa supervisada listando las fechas de visita por
Unidad Supervisada. Sólo se mostrarán las Unidades
______________________________________________________________________
Supervisadas que han sido configuradas para el envío del
correo electrónico.
1. Asunto: Programa de Supervisión <Año de la

programación anual>
2. Cuerpo del Mensaje:
Estimado <Nombre del contacto de la empresa

supervisada>,
Se le comunica que en el <Año de la

programación anual> se realizarán las siguientes
visitas
*Unidad Supervisada 1: Número de Visitas al año

Atte.
<Representante de la DPTN>
<Cargo del Representante de la DPTN>
OSINERGMIN
<Teléfono del Representante del área de DPTN>
<Celular del Representante del área de DPTN>
To:
Contacto de la Empresa
Pasos siguientes Fin del proceso.
Notificaciones Ninguna Notificación adicional
Adjuntos Ninguno
Formulario Ninguno
Electrónico
______________________________________________________________________
6.4. Supuestos del proceso
Se asume que se da mantenimiento a la siguiente información:
o Datos de las empresas supervisadas, la siguiente información se

encuentra disponible:
 Días de la semana laborales.
 Unidades supervisadas asociadas.
 Nombre de la unidad
 Componentes supervisados asociados.
 Etapa de la unidad operativa.
 kilometraje, accesibilidad.
 Contacto de la empresa supervisada.
 Teléfonos de contacto.
 Correo Electrónico de Contacto
 Nombre del contacto.
o Datos de empresas Supervisoras:
 Nombre
 Categoría del Supervisor/Empresa Supervisora.
 Teléfonos y correo electrónico.
 Retribución Mensual.
 Cantidad de visitas anual por supervisor.
 Número de Contrato de la empresa supervisora.
 Participación en el programa anual, permite determinar si el
supervisor puede ser considerado en el cálculo automático del
programa anual.
 Especialistas a los cuales reporta.
 Área de la DPTN a la cual pertenece.
o Datos de Especialistas de la DPTN:

 Nombre
 Teléfonos y Correo Electrónico
 Categoría del Especialista
 Supervisores que le reportan.
 Área de la DPTN a la cual pertenece.
o Configuración de Frecuencia de visitas Estándar, permite indicar la

frecuencia de estándar por aspecto para todas las unidades
supervisadas a ingresar a un programa anual específico
o Prioridades de Asignación de visitas de supervisión:

 Prioridades de Asignación de Empresas Supervisadas:
 Configuración de Prioridad por Etapa
 Prioridades de Asignación de Empresas supervisoras:
 Configuración de Empresa supervisora por empresa
supervisada y unidad supervisada.
 Configuración de Empresa supervisora por categoría de
supervisor.
 Configuración de Empresa supervisora por aspecto.
 Configuración de empresa supervisora por PDJ
______________________________________________________________________
6.5. Restricciones del proceso
Solo tendrán acceso al proceso, aquellas personas involucradas en el mismo.
______________________________________________________________________

Anexo PE-13 - Especificación Funcional

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Análisis de Procesos

Elaborado por: Sandra Rivera

VERSIÓN AUTOR FECHA DESCRIPCIÓN

2. PROPÓSITO DEL DOCUMENTO .......................................................... 4

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS .................................................................. 4

4. OBJETIVO DEL PROCESO ................................................................... 4

5. ALCANCE DEL PROCESO .................................................................... 4

6. DESCRIPCION DETALLADA DEL PROCESO ......................................... 5

6.2. Pasos del Flujo .................................................................................. 5

6.3. Descripción del Flujo .......................................................................... 6

6.4. Supuestos del proceso ......................................................................32

6.5. Restricciones del proceso ..................................................................33

El presente documento describe el proceso de Programación y Planificación Anual

2. PROPÓSITO DEL DOCUMENTO

Documentar el comportamiento de la automatización de cada paso del flujo de

4. OBJETIVO DEL PROCESO

Planificar anualmente las actividades de la supervisión y fiscalización de la

Realizar la revisión del programa anual según la frecuencia indicada por el

5. ALCANCE DEL PROCESO

El proceso abarca la programación anual de las siguientes actividades de

6.1. Mapa del Proceso

6.2. Pasos del Flujo

Nombre del Paso Objetivo del paso Rol Tipo

6.3. Descripción del Flujo

El proceso se puede iniciar de dos maneras:

 Caso 2 – Ajuste Plan Operativo: Producto de la aprobación del

Descripción Se activa cuando se cumple el Caso 3.

En caso se haya llegado a la fecha de la revisión del programa el

Pasos Se activa el paso PE-13_002- Comunicar Inicio del Proceso y Solicitar

PE-13_002- Comunicar Inicio del Proceso y

Rol DPTN - Administrador Programa Anual

Descripción Se realizan las siguientes acciones:

Si la fecha de Inicio cae en los días de semana en los

Pasos Se activa el paso PE-13_003- Esperar Inicio de la Programación

Formulario Caso 1 – Programación Anual

Cuando el Plan Operativo es aprobado, se genera una nueva versión

Caso 3 – Revisión Periódica

En la versión 1 del Programa Anual se define la frecuencia de

Rol Paso Automático

Descripción El sistema esperará a que llegue la fecha de inicio de la programación

Pasos Se activa el paso PE-13_004- Preparar Información requerida para la

PE-13_004- Preparar Información requerida

Permitir el registro de los programas de supervisión Anual

Rol Responsable del Programa Anual: Esta conformado por:

 Desarrollador del Programa Anual, personas

Descripción del El sistema enviará un correo electrónico a los Especialistas

Adicionalmente a la notificación del sistema el usuario

- El sistema muestra un formulario.

- Si el proceso se activó de forma manual y producto

- Si el proceso se activó de forma manual y producto

- Si el proceso se activó de forma automática (Caso

- En el formulario se puede ejecutar las siguientes

i. Para Transporte se verificará que un

ii. Para ambas áreas

 El número de días máximo por

 No puede haber más de 4

g. Exportar, permite exportar a Excel todo el

Ventana Emergente V1. Inicializar Visitas Anuales:

1. El sistema solicita al usuario seleccione el tipo de

*Nota: Para el caso de las asignaciones, no se

Si el usuario que ingresó posee el rol de

 PE-13_005- Consolidar Programa de

Si el usuario que ingresó posee el rol de