Herramienta para Evaluar el Sistema de Control Interno de un Proceso de Gestión

CIA XYZ
Cuestionarios de Autocontrol
Proceso/Área evaluada: GESTIÓN DE MANTENIMIENTO
Fecha (DD-MM-AA):
Responsable (Nombre y Cargo):

Objetivo:
Esta herramienta está diseñada para realizar una autoevaluación periódica al Sistema de Control Interno de un proceso po
permitirá igualmente definir planes de acción y fechas de cumplimiento para cerrar las brechas identificadas para lograr un
autoevaluaciones hasta llegar a un nivel de efectivo.

A continuación usted encontrará una serie de preguntas como guía para la autoevaluación del sistema de control interno d

En cada numeral usted debe calificar si el control se aplica con base en los siguientes criterios:
5: Siempre
4: Casi siempre
3: Algunas veces
2: Casi nunca
1. Nunca
0. No existe el control
N/A: No aplica este control

Los comentarios se refieren a explicaciones precisas de las razones por las cuales se da la calificación
El plan de acción y fecha, corresponde al compromiso adquirido por el dueño del proceso para dar cumplimiento al contr
compromiso

PREGUNTA EVALUACIÓN CONTROL INTERNO Respuesta

Entorno de Control
¿La compañía cuenta con una planeación de mantenimiento de corto,
1 mediano y largo plazo, por lo menos a cinco años?
¿Están definidas las políticas, normas y procedimientos para la
programación, ejecución y seguimiento del mantenimiento predictivo y
2 preventivo, y se definen los lineamientos para atender el
mantenimiento correctivo?

¿La estructura organizacional del área de mantenimiento es

3 suficientemente robusta para atender las necesidades del negocio?

¿El personal de mantenimiento cuenta con la experiencia y habilidades

4 necesarias para realizar su trabajo?
Evaluación de Riesgos
¿Se tienen identificados los objetivos del proceso de Gestión de
5 Mantenimiento de la organización?
¿Se identifican los riesgos que pueden impedir el logro de los objetivos
6 del proceso de Gestión de Mantenimiento?
¿Se realiza un análisis de los riesgos del proceso de Gestión de
7 Mantenimiento, en función de la probabilidad de que estos se
materialicen y el impacto que se pudiera dar en dicho escenario?
 ¿En la evaluación de riesgos del proceso de Gestión de Mantenimiento
8 se considera la probabilidad de fraude para la consecución de los
objetivos?

¿Una vez identificados y evaluados los riesgos del proceso de Gestión

9 de Mantenimiento, se define un plan de tratamiento que permita tener
un menor riesgo residual?

Actividades de Control
¿Se aplican en debida forma los procedimientos establecidos para la
10 definición del plan y programas de mantenimiento predictivo,
preventivo y atención del mantenimiento correctivo?

¿En el proceso de planeación y programación de mantenimiento se

estudiaron los manuales de funcionamiento de las maquinarias, las
11 fichas técnicas de cada maquina y los requerimientos de
mantenimiento según estándares definidos por el fabricante?

¿Para el proceso de planeación y programación del mantenimiento se

consideran entre otros los siguientes aspectos: la criticidad de
disposición de la maquinaria, históricos de mantenimientos, capacidad
12 operativa, planeación de la producción?

¿Se dispone de proveedores especializados para atender

13 requerimientos
de la compañía?
de mantenimiento no cubiertos por el equipo interno

¿La ejecución del programa de mantenimiento predictivo que asegura

la condición técnica, tanto eléctrica como mecánica, de la máquina
mientras esta está en funcionamiento, ha reducido de manera
14 importante los mantenimientos correctivos y el costo asociado a estos?

¿El mantenimiento preventivo se ejecuta según lo programado y no se

15 afecta el proceso productivo del negocio, es decir que se aprovechan
las horas ociosas para llevarlo a cabo?

¿Se cuenta con un modulo de mantenimiento en el ERP de la compañía

16 que permita asegurar un control adecuado en el cumplimiento del
plan?

¿El modulo de mantenimiento del software permite igualmente

17 controlar el inventario y asignación de repuestos e insumos y demás
recursos por maquina?

¿Se cuenta con estadísticas de paros de maquina atribuibles a

18 mantenimiento?
¿Se capitalizan las lecciones aprendidas relacionadas con los paros de
maquina por mantenimiento y se toman las medidas necesarias para
19 reducir dichas paradas y su impacto en el proceso productivo y en la
generación de ingresos del negocio?

¿Se calculan los impactos económicos por los paros de maquina y se

20 hace un seguimiento periódico para asegurar una reducción de los
mismos en el tiempo?

¿Se da cumplimiento a las normas y procedimientos con relación al

21 mantenimiento correctivo, cuando se produce algún error en el sistema
por avería o rotura?
 ¿Se dispone de pólizas de seguro por daño emergente y/o lucro cesante
22 yenrotura de máquina para cubrir pérdidas asociadas paros de maquina
el procesos productivo?

¿Se dispone de stock de inventarios de repuestos e insumos de

mantenimiento necesarios para atender en debida forma el plan y los
programas de mantenimiento, inclusive con rotaciones superiores a un
23 año pero necesarios para atender una rotura importante?

¿Se dispone de un plan de contingencia para atender el proceso

24 productivo del negocio ante paros de maquina atribuibles a
mantenimiento?

¿Se realiza una evaluación de desempeño a los proveedores de

mantenimiento para asegurar que se cuenta con los mejores y que
25 atienden las necesidades del negocio cumpliendo estándares de calidad
y oportunidad de los servicios?

¿El personal de mantenimiento y los contratistas cuentan con las

26 certificaciones requeridas para ejecutar el mantenimiento según
especificaciones técnicas del fabricante?

¿Se capacita al personal de mantenimiento para que puedan desarrollar

27 su trabajo de manera optima y con altos estándares de calidad?

¿Se cuenta con las herramientas necesarias y en las condiciones mas

28 optimas para atender en debida forma los programas de
mantenimiento?

¿Se dispone de planta eléctrica cuando se presentan bajas de luz, para

soportar la operación en un % importante de su capacidad instalada?.
29

¿Se cuenta con plan de continuidad del negocio para asegurar el

30 proceso productivo por paros de maquina, este plan se prueba por lo
menos una vez al año?

¿Se cumple el protocolo de autorización en las ordenes de trabajo para

31 el mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo?

¿Se dispone de presupuesto necesario para atender en debida forma el

32 plan anual de mantenimiento?
¿El modulo de mantenimiento del software permite el control de los
33 recursos asignados y el costeo del mantenimiento hasta que la maquina
se encuentre en condiciones optimas de uso?

¿Se hace un seguimiento periódico al gasto de mantenimiento y se

34 evalúa su razonabilidad frente al presupuesto del mismo?
¿Cuándo se realizan mantenimientos considerados mayores se
35 capitalizan como parte integral de la maquinaria?
Información y Comunicación
¿El plan anual y la programación de mantenimiento predictivo y
36 preventivo ha sido documentado y publicado para conocimiento de los
responsables?
5
 ¿Las políticas, normas y procedimientos del proceso de planeación de
mantenimiento han sido divulgados e interiorizados por los miembros
37 del área y de todos los responsables de las diferentes áreas que
intervienen en el proceso?
1
¿Se dispone de canales de comunicación para que los grupos de interés
38 denuncien situaciones de fraude asociados al proceso de Gestión de
Mantenimiento?
2
Supervisión y monitoreo
¿Se hace seguimiento periódico al logro de los objetivos del proceso de
39 Gestión de mantenimiento?
¿Se dispone de indicadores de desempeño para el proceso de Gestión
40 de Mantenimiento?
¿Se hace seguimiento y retroalimentación al cumplimiento de los
41 indicadores de la Gestión de Mantenimiento?
1
¿Se definen y cumplen los planes de acción definidos por los dueños del
Proceso de Gestión de Mantenimiento en respuesta a los hallazgos de
42 las auditorias ya sean estas internas o externas?
2
Suma 11
Puntos 5
Valoración del Control Interno 2.2

Criterios de Calificación del SCI: Rango de Evaluación

Efectivo 4.1
Cumplimiento Básico - Táctico 3.1
En Proceso 2.1
Crítico y Relativo 1.0

Diagnostico
En Proceso
1. Los procedimientos de control se han desarrollado a un nivel que permite que procedimientos similares sean seguidos p
actividad
2. No existe entrenamiento formal en conceptos básicos de control
3. No existe comunicación sobre los procedimientos de control
4. No hay definición de responsabilidades sobre los controles a nivel operativo
5. Existe un alto grado de confianza en el conocimiento de los individuos y, por lo tanto, los errores son muy probables.

Calificación COSO vs Respuestas realizadas

5 100%
4.5 90%
Calificación por componente

% de Respuestas realizadas

4 80%
3.5 70%
3 60%
2.5 50%
2 40%
1.5 30%
1 20%
0.5 10%
0 0%
Entorno de control Evaluación de Actividades de Información y Supervisión y
 4.5 90%

Calificación por component

% de Respuestas realizadas
4 80%
3.5 70%
3 60%
2.5 50%
2 40%
1.5 30%
1 20%
0.5 10%
0 0%
Entorno de control Evaluación de Actividades de Información y Supervisión y
riesgos control Comunicación monitoreo

Componentes COSO

Calificación %

¿Cómo Interpretar la Gráfica?

Es una gráfica combinada donde en el eje X, están los componentes de COSO para el área de nómina, las barras verdes sig
la línea azul es el porcentaje de respuestas realizadas por cada componente, es decir, en este caso Información y Comunic
es decir que se completaron 3 respuestas y su calificación es de 2,6, mientras que en Supervisión y monitoreo que tiene 4 p
preguntas (es decir 2) y su calificación parcial es de 1,5
stema de Control Interno de un Proceso de Gestión de Mantenimiento

GESTIÓN DE MANTENIMIENTO

eriódica al Sistema de Control Interno de un proceso por parte de su dueño o responsable, la misma le
ento para cerrar las brechas identificadas para lograr una mejor calificación en las siguientes

a para la autoevaluación del sistema de control interno del proceso de Gestión de Mantenimiento

e en los siguientes criterios:

s por las cuales se da la calificación

por el dueño del proceso para dar cumplimiento al control y mejorar la calificación según fecha de

Comentarios Plan de Acción Fecha

 Rango de Evaluación
5.0
4.0
3.0
2.0

e permite que procedimientos similares sean seguidos por personas diferentes que desarrollan una misma

el operativo
iduos y, por lo tanto, los errores son muy probables.

puestas realizadas
100%
90%
% de Respuestas realizadas

80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Información y Supervisión y
 90%

% de Respuestas realizadas
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Información y Supervisión y
Comunicación monitoreo

s de COSO para el área de nómina, las barras verdes significan la calificación del componente (entre 0 y 5) y
mponente, es decir, en este caso Información y Comunicación tiene 3 preguntas, la línea azul está en el 100%
, mientras que en Supervisión y monitoreo que tiene 4 preguntas, se han respondido el 50% de las