Adaptando el aprendizaje en el

lugar de trabajo en momentos de

CORONAVIRUS
Los gerentes no pueden presionar el botón de pausa en el desarrollo de capacidades,
por lo que el momento pertenece al aprendizaje virtual. Aquí algunas tácticas y
estrategias que pueden ayudar.

A medida que las empresas de todo el mundo posponen y cancelan las

reuniones en persona en respuesta al nuevo coronavirus (o SARS-CoV-2),
que causa la enfermedad COVID-19, el aprendizaje en el lugar de trabajo
se está convirtiendo en una de las actividades comerciales más antiguas y
más afectadas. Según las observaciones a principios de marzo,
aproximadamente la mitad de los programas en persona hasta el 30 de
junio de 2020 se han pospuesto o cancelado en América del Norte; en
partes de Asia y Europa, la cifra se acerca al 100%.

Sin embargo, las empresas no

pueden darse el lujo de
suspender el desarrollo de
capacidades. Ya sea que el
esfuerzo sea volver a capacitar a
nivel de la unidad de negocios o
una transformación aspiracional
en toda la empresa, las
empresas no pueden
simplemente presionar el botón de pausa en el aprendizaje crítico en el
lugar de trabajo, incluso cuando se mueven rápidamente para priorizar la
seguridad de los empleados.

Para continuar permitiendo y entregando esfuerzos de creación de valor,

los líderes de aprendizaje tienen una serie de pasos tácticos que pueden
considerar para proteger a los empleados, adaptar programas y entregas, y
establecer y expandir el aprendizaje virtual en vivo. Los programas de
aprendizaje digital y virtual ya estaban en aumento antes de que llegara
COVID-19, y ya vemos un marcado aumento en dichos programas de
aprendizaje, que muchos empleados más jóvenes adoptan.

Más allá de los pasos tácticos, existen medidas estratégicas, como explorar
estrategias alternativas de aprendizaje digital, que los gerentes pueden
desarrollar durante este tiempo de distanciamiento social. Las capacidades
de aprendizaje más fuertes que surgen podrían ser un resultado positivo a
largo plazo de este período aleccionador.

Seis acciones de mejores prácticas, que van desde lo inmediato y táctico a

lo estratégico, pueden ayudar a mantener el impulso y los beneficios de los
programas de aprendizaje en el lugar de trabajo y ayudar a construir una
nueva base para un aprendizaje virtual efectivo. Estas acciones están
estableciendo un equipo de respuesta al aprendizaje, protegiendo a los
empleados en programas en persona, adaptando la entrega, promoviendo
el aprendizaje digital, explorando estrategias digitales alternativas y
practicando y preparándose para múltiples resultados.

Como establecer un equipo de aprendizaje-

respuesta COVID-19
Para crear una imagen completa de las ofertas de aprendizaje y cómo
adaptarlas a este nuevo entorno, cree un equipo de respuesta
interfuncional compuesto por miembros de todos los grupos de partes
interesadas relevantes. Estos incluyen socios comerciales de recursos
humanos, personal de entrega de aprendizaje, tecnólogos de TI y
plataformas, y proveedores. Establezca una cadencia operativa regular y
coordine el trabajo con el esfuerzo más amplio de respuesta COVID-19 de
la compañía. Defina puntos de decisión claros y sea transparente sobre los
criterios para cancelar o diferir un programa, incluido quién realizará las
llamadas. Alinee a todo el equipo sobre cómo ocurrirá la comunicación de
estas decisiones, por ejemplo, centralmente o localmente.

Realice una selección rápida de todo el portafolio de ofertas de aprendizaje

y establezca prioridades para lo que será necesario adaptar a un formato
virtual o digital solamente. Una vez que tenga una visión clara de todo el
portafolio, priorice qué construir. Esto es importante porque no puede crear
versiones digitales de todo, y debe ser estratégico sobre la asignación de
recursos de diseño escasos. Establezca criterios de clasificación en torno a
una combinación de métricas de impacto (¿Cuán crítico es el tema? ¿Cuán
pronto se sentirán los efectos? ¿Cuántos se verán afectados?) Y factibilidad
(¿Cuán adecuado es el tema para la entrega digital? Desde el principio, dé
prioridad a los programas imprescindibles (como la incorporación de
empleados) y luego implemente los programas temáticos (como la
enseñanza de habilidades de trabajo remoto, habilidades de gestión
remota y habilidades de liderazgo en tiempos de crisis).

La buena toma de decisiones en este período inicial requiere información y

datos apropiados. Recomendamos desarrollar varios productos mínimos
viables: un calendario continuo de seis semanas de próximos programas e
hitos, un mapa de exposición al calor (por ejemplo, el número de
participantes afectados por región o tipo de programa), una lista priorizada
de programas para rediseñar y un tablero que muestra el progreso, los
indicadores clave y los desencadenantes de decisión.
Proteger a los empleados en programas en
persona.

Comience diseñando y ejecutando un plan para apoyar a los empleados

que sea consistente con las pautas más conservadoras disponibles de las
principales autoridades de salud locales y globales, como los Centros para
el Control y la Prevención de Enfermedades de EE. UU. Y la OMS.
Comuníquese de manera clara y frecuente con los empleados sobre los
próximos programas de aprendizaje e incluya criterios específicos para
cuándo los programas serán diferidos, modificados y cancelados.

Si está avanzando con los programas de aprendizaje en persona,

comunique con anticipación las precauciones que tomará, como
distanciamiento social, alternativas a estrechar la mano y procedimientos
mejorados de limpieza y desinfección. Para aquellos que participan de
forma remota, asegúrese de que tengan y estén familiarizados con las
herramientas de colaboración virtual disponibles, incluidas las
videoconferencias y el intercambio de documentos basados en la nube.

Adaptar la entrega de aprendizaje en persona

Para aquellos programas de aprendizaje continuo con un componente de
entrega en persona, adapte la entrega para reducir el riesgo de los
participantes. Por ejemplo, considere descentralizar eventos en persona.
Esto podría significar reemplazar los eventos de inicio globales con
múltiples eventos de inicio regionales o reemplazar un gran evento en
persona con múltiples sesiones de videoconferencia en grupos pequeños.

Si las restricciones de viaje significan que los equipos corporativos de

facilitación en persona no están disponibles, considere usar empleados
locales, como gerentes o ex alumnos de programas anteriores. Prepárelos
utilizando un enfoque de capacitar al entrenador. Esto implica que los
aspirantes a capacitadores pasen primero por el programa como
participantes, reciban capacitación sobre la mejor manera de facilitar las
sesiones y finalmente reciban comentarios de un capacitador
experimentado después de su primera experiencia de facilitación.

Reconozca que hay límites a lo que se puede abordar cuando se utilizan

sesiones virtuales en vivo, como transmisiones web, aulas virtuales y
videoconferencias y audioconferencias. Por ejemplo, tales plataformas
pueden no funcionar bien para el desarrollo de habilidades
socioemocionales e interpersonales profundas. Para abordar este déficit,
considere lo que puede hacer antes, durante y después de la sesión para
maximizar su impacto.
Las buenas sesiones de aprendizaje de todo tipo comienzan con una
buena experiencia de los participantes. Asegúrese de que la tecnología
haya sido probada, que se proporcionen números locales de acceso
telefónico según sea necesario, que las funciones sean claras (considere
asignar un moderador para administrar oradores y participantes) y que los
materiales de lectura previa se distribuyan con suficiente antelación.
Durante la sesión, use la tecnología para mantener a los participantes
comprometidos y con energía. Por ejemplo, mantenga activa la opción de
video en las computadoras de los participantes para crear una sensación de
comunidad, establecer reglas básicas por adelantado y usar herramientas
de entrada en línea para facilitar la participación, como el chat y las
encuestas. También considere características tales como salas de reuniones
virtuales y comentarios de posesión para simular la experiencia en persona
tanto como sea posible.
Promover y mejorar el aprendizaje digital.
Se está produciendo un aumento sustancial en el uso de la entrega digital
a nivel mundial en todos los segmentos de la fuerza laboral, desde los
gerentes de primera línea hasta los líderes senior. En regiones como Asia,
donde las restricciones de viaje y las políticas de trabajo desde casa han
estado vigentes durante semanas, las experiencias habilitadas
digitalmente también han creado nuevos beneficios. Estos incluyen un
mayor sentido de comunidad, propósito y enfoque para las personas que
ya no se conectan con sus colegas en un lugar de trabajo compartido. En
todo el mundo, las organizaciones están utilizando el aprendizaje digital
para aumentar la colaboración entre equipos que trabajan de forma
remota o en diferentes zonas horarias, ya que toman cursos juntos y
colaboran en formatos virtuales (como videoconferencia y mensajería
instantánea). Estos son buenos argumentos para poner énfasis adicional
en el aprendizaje digital a medida que aumenta el número de personas
que trabajan de forma remota debido a COVID-19.

Es demasiado pronto para decir cómo afectará COVID-19 a la adopción

acelerada del aprendizaje digital. Lo que es claramente diferente hoy en
día es que mantener a las personas seguras y reducir el riesgo tiene, por
ahora, el costo desplazado como el motor clave del aprendizaje digital. Para
los líderes de aprendizaje, eso abre una oportunidad para promover
carteras existentes de ofertas de aprendizaje habilitadas digitalmente como
una forma de ayudar a colegas durante tiempos difíciles. La comunicación
dirigida que les recuerda a los empleados que el aprendizaje no se detiene
cuando se reducen los viajes, por ejemplo, puede aumentar la atención a
las ofertas digitales disponibles.

Lo que es claramente diferente hoy en día es

que mantener a las personas seguras y
reducir el riesgo tiene, por ahora, el costo
desplazado como el motor clave del
aprendizaje digital.
La aceptación en la entrega virtual también brinda a los líderes de
aprendizaje la oportunidad de mejorar la experiencia digital de los
estudiantes aprendices. Una forma es que los líderes relacionen la
comunicación con las motivaciones individuales de los alumnos, como un
sentido de propósito personal, comunitario o de la empresa. Otra es hacer
que los líderes superiores modelen los comportamientos deseados a través
de la participación activa en cursos digitales.

Cuando sea posible, incluya componentes de aprendizaje social. Estos

pueden incluir paneles de discusión, junto con viajes de participantes que
se centran en grupos de personas que emprenden programas juntos en un
horario establecido en lugar de en individuos que trabajan a su propio
ritmo. También considere proyectos de grupos pequeños (potencialmente
virtuales) para impulsar el compromiso, la conectividad y la aplicación.
Finalmente, en estos tiempos de rápida evolución, es importante reforzar el
vínculo entre los resultados comerciales y el desarrollo de capacidades a
más largo plazo. El aprendizaje no ocurre solo en eventos únicos y
discretos; debe considerarse como parte de viajes de aprendizaje más
amplios que duran de 12 a 18 meses y se vinculan claramente con los
resultados comerciales. Las restricciones de viaje pueden afectar los
programas de aprendizaje en persona en el entorno actual, pero la creación
de capacidades debe continuar para avanzar en los objetivos a largo plazo.

Explore estrategias alternativas de

aprendizaje digital
A medida que las organizaciones promueven cada vez más sus carteras
existentes de opciones de aprendizaje digital, un puñado indica que
también están considerando migrar algunos programas de capacitación en
persona existentes a un formato totalmente digital. Tales esfuerzos van más
allá de la simple aplicación de soluciones tecnológicas existentes para
ofrecer aulas virtuales. Más bien, representan un replanteamiento más
fundamental de la experiencia de aprendizaje para permitir experiencias
de aprendizaje social colaborativas e interactivas para grupos de
estudiantes. Los proveedores de aprendizaje digital reconocen que
COVID-19 es un catalizador para esta transición y buscan ayudar a sus
clientes corporativos a acelerar su transformación. Algunos incluso ofrecen
servicios reducidos o complementarios para ayudar a alentar a los nuevos
clientes a acelerar dicha transición.
Cumplir con varios principios puede ayudar a migrar un curso en persona a
una experiencia totalmente digital. Comience por reformular el "problema
de aprendizaje" como una oportunidad de diseño y reconsidere la
experiencia integral del alumno como lo haría un diseñador. Establezca
prioridades para los objetivos de aprendizaje esenciales y concéntrese
intensamente en seleccionar el contenido que los cumpla. Diseñe para
interacciones más cortas y proporcione más tiempo entre sesiones para
fortalecer el aprendizaje. Concéntrese en las conexiones humanas siempre
que sea posible, creando interacciones intencionales y significativas.
Finalmente, respalde una experiencia de aprendizaje sin interrupciones
desde el primer contacto hasta el último y garantice la misma experiencia
de aprendizaje para todos los participantes.

A medida que las organizaciones exploran las implicaciones a largo plazo

de un entorno cada vez más digital para el aprendizaje en el lugar de
trabajo, puede valer la pena considerar (o reconsiderar) soluciones
tecnológicas no convencionales que podrían reducir la necesidad de
interacción cara a cara. Algunos ejemplos incluyen simulaciones de
entrenamiento de realidad virtual y aulas virtuales moderadas de alta
gama. Todo esto puede permitir nuevas y diferentes formas de involucrar a
los alumnos. La implementación de tales soluciones puede llevar más
tiempo que otros elementos de acción que enumeramos anteriormente, y
las empresas tendrán que sopesar los posibles resultados frente a las
implicaciones a largo plazo en evolución de eventos como COVID-19 en su
aprendizaje en el lugar de trabajo.
Practica y prepárate para múltiples resultados
En cualquier entorno extraordinariamente incierto, las técnicas de
planificación de escenarios deberían ser parte de cualquier enfoque. Un
equipo de respuesta de aprendizaje COVID-19 interfuncional debe
centrarse en practicar la toma de decisiones y la comunicación en una
variedad de escenarios potenciales. ¿El virus es estacional? ¿Es posible que
las restricciones de viaje se levanten en mayo? Si es así, el equipo podría
considerar la posibilidad de reservar antes de mayo la capacidad de ofrecer
programas en ese momento, tal vez con generosas políticas de cancelación
adjuntas. Del mismo modo, si la demanda de aprendizaje entregado
digitalmente muestra un aumento sostenido, el equipo debe asegurarse
de que comprende la capacidad subyacente que necesita para entregarlo y
abordar las limitaciones tecnológicas por adelantado.

Para tener una idea de cómo puede llevarse a cabo dicha planificación,
considere evaluar los escenarios descritos en “COVID-19: Implicaciones
para los negocios” y establezca un plan sobre cómo se ve el aprendizaje en
el lugar de trabajo en cada uno. Practicar respuestas bajo diferentes
supuestos permitirá a los equipos presionar los planes de respuesta de
prueba para COVID-19 y puede aumentar la confianza cuando llegue el
momento de ejecutarlos.

Los líderes de aprendizaje que implementan un plan de respuesta reflexivo para COVID-19 pueden
minimizar el impacto de la enfermedad en el desarrollo de capacidades y garantizar la seguridad de los
alumnos. Expandir las oportunidades de aprendizaje y mejorar el aprendizaje en general también puede
servir en última instancia como un punto brillante para las organizaciones durante este período difícil.