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DataX V.9
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PARAMETROS DEL SISTEMA CONTABLE DATAX
1 - PLAN DE CUENTAS
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1. Cuentas Contables: 2. Estructuración y Estado de Activación
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PARAMETROS DE LAS CUENTAS CONTABLES PUC:
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4. Clase: El sistema lo coloca automáticamente y corresponde a la clase de la
cuenta En este campo se define la clase a la cual pertenece la cuenta. 1= Balance
2= P y G 3= otras.
Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general; las
clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de ganancias o pérdidas
o estado de resultados y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.
Cuando la cuenta es de detalle aparecen los campos restantes que son los
siguientes:
PARAMETROS DE CONTROL:
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Las cuentas del Disponible que son Caja y Bancos se deben de parametrizar con
el # 1 = (Si) para que le pida Flujo de Caja (FC =Flujo de Caja):
Si requiere que las cuentas de PYG lleven amarre al centro de costo se deben de
parametrizar con el # 1 = (Si) para que le pida (CC = Centro de Costos):
Las cuentas de Balance llevan control de Beneficiario (1= SI), a excepción de las
cuentas de impuestos e inventarios que deben de ir con Beneficiario (2 =
Acumulados por Año):
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Las cuentas de Impuestos (Anticipos y Pagos de impuestos) e Inventarios deben
llevar control de Beneficiario (2 = Acumulados por Año):
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10. Cartera - Cuenta x Pagar: Cuando este campo tiene un valor de 1, indica que
además de llevar el saldo de la cuenta a nivel de beneficiario, se lleva también
discriminado por cada documento transado. De esta manera se permite efectuar
controles sobre las transacciones de cada documento, se utiliza especialmente en
cuentas por cobrar y por pagar.
El objetivo de este campo es el cruce de documento, el cual quiere decir que
cuando se realice una factura en el caso de la cartera y vaya a realizar el recibo de
caja le permita seleccionar e identificar cual es la factura que van a cancelar y en
el caso de los proveedores o cuentas por pagar cuando vaya a cancelar la deuda
pueda tener control de la factura que se va a pagar.
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11. Tasa asociada: Informa al sistema que se debe capturar de manera adicional,
un "valor base" que al multiplicarse por la tasa debe ser igual al valor de la
transacción.
Si se crean las cuentas de impuestos sin tasa asociada no lo va a poder consultar
por la opción CG – 3 Informes – 6 Relación de Impuestos (Retención en la fuente
– Iva – Ica - Cree).
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Las cuentas de Reteica se deben de crear con Tasa Asociada en (% = Porcentaje)
Ejemplo: 7.7 X Mil = 0.77%:
Otros Parámetros
12 Cuenta bancaria o efectivo: Se utiliza para marcar las cuentas del disponible
y poder obtener las contrapartidas por las cuales se realizó el ingreso o el
desembolso.
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19. Centro de Utilidad Asociado: En este campo se debe utilizar el centro de
utilidad asociado creado con anterioridad.
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2 - CLIENTES – PROVEEDORES – BENEFICIARIOS O TERCEROS
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PARAMATROS DE LA CREACION DE TERCERO O BENEFICIARIOS:
2. Fecha Ingreso: El software coloca la fecha del día del ingreso del beneficiario
automáticamente.
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7. Nit ó Cédula: Campo para unificar la cédula ó el nit. Se debe crear sin digito de
verificación y sin puntos.
Se recomienda que se coloque con los mismos espacios que se ven reflejados en
el RUT físico. Las abreviaciones se digitan de la siguiente manera:
Calle = CL, Carrera = CR, Avenida = AV, Apartamento = AP, el símbolo # lo
reemplazo por doble espacio.
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20. Retiene Ica: 0 = No, 1 = Si.
21. Actividad Económica: coloco la actividad principal que reporta en el RUT del
beneficiario que se está creando.
26. Estado: Este campo es opcional. Nos ofrece tres estados A= activo, B= bloq.
X cartera y X = inactivo.
27. E-Mail: Coloco el e-mail del tercero que estoy creando, Ejemplo:
lorenausma221@gmail.com
28. Clasificación: Para clasificar a los beneficiarios podemos escoger entre estas
opciones:
31. Bloqueo por Cupo: Campo que se utiliza cuando el beneficiario se excede del
cupo asignado.
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33. Días de crédito: Campo para definir los días otorgados al beneficiario para el
crédito.
El código utilizado para identificar los beneficiarios puede tener hasta 9 caracteres
alfanuméricos. Esta característica hace que sea factible utilizar el número de nit o
cédula para su identificación sin necesidad de recurrir a una codificación interna.
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NOTA:
El NIT de la DIAN Y los NIT de las haciendas municipales deben ir marcados con
chulo en Interno:
NIT DIAN:
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NIT HACIENDA MUNICIPAL CALI:
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3 - PUNTOS CLAVE DE LA RESOLUCION No. 024 DEL 08 DE MARZO DE
2016:
PLAZOS DE PRESENTACIÒN:
Información de los artículos 623, 623-2, 623-3, 624, 625, 627, 628, 629, 629-1,
631, 631-3 y 633 del Estatuto Tributarios:
Grandes Contribuyentes:
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4 - ELABORACION DE MEDIOS MAGNETICOS DIAN 2015 DATAX VERSION 9.
Para generar los Medios Magnéticos Dian 2015, en el aplicativo DataX, usted
debe ingresar al icono 1 - Contabilidad (CG).
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FORMATOS E INFORMACIÓN EXÓGENA – DIAN 2015.
Este menú nos permite el ingreso a las demás opciones que tiene DataX Vs 9.0,
para la generación de la Información Exógena 2015.
1- Contabilidad General.
3- Informes.
8- Informes, Anexos y Formatos Tributarios – Información Exógena - DIAN.
C- Formatos e Información Exógena - DIAN 2015.
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FORMATOS E INFORMACIÓN EXÓGENA – DIAN 2015.
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En este manual se va a realizar el ejemplo, parametrizando del Formato 1007
(Ingresos Recibidos).
Ruta de ingreso:
1- Contabilidad General.
3- Informes.
8- Informes, Anexos y Formatos Tributarios – Medios Magnéticos DIAN.
C- Formatos e Información Exógena - DIAN 2015.
1- Catálogo de formatos tributarios – 2015.
Nota: Se le recomienda a todos los usuarios que vayan a utilizar el software para
generar medios magnéticos, que antes de empezar a parametrizar la información
exógena se deben de leer la normatividad que las rija y cambiar los montos de los
formatos tributarios.
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Formatos tributarios:
Modificación de un Formato:
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2 - CODIGOS DE CONCEPTOS: En esta opción se encuentran los conceptos,
que son la directriz sobre como agrupar la información dentro de cada formato,
lo cual facilita la identificación de nuestro rubro según su procedencia; es decir
ya sea por gastos laborales, servicios, compras de bienes, retenciones por
diferentes actividades, ingresos; Entre otros.
Ruta de ingreso:
1- Contabilidad General.
3- Informes.
8- Informes, Anexos y Formatos Tributarios – Medios Magnéticos DIAN.
C- Formatos e Información Exógena - DIAN 2015.
2- Códigos de conceptos.
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Ingreso de un Concepto Tributario – 2015.
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3 – CUENTAS RELACIONADAS A LOS FORMATOS: Esta opción permite
realizar el amarre contable según el formato y concepto según el informe
solicitado por la DIAN.
Ruta de ingreso:
1- Contabilidad General.
3- Informes.
8- Informes, Anexos y Formatos Tributarios – Medios Magnéticos DIAN.
C- Formatos e Información Exógena - DIAN 2015.
3- Cuentas Relacionadas a los Formatos.
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Ingreso Cuentas Relacionadas a Anexos – Año 2015.
Esta opción permite que el usuario pueda ingresar las cuentas a nivel de Títulos
o por Subcuentas. Esto quiere decir que se puede parametrizar para el formato
1007 la cuenta 4 de Titulo o también podría parametrizar cuenta por cuenta.
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Print de parámetro por Subcuenta:
La Resolución No. 220 del 31 de Octubre de 2014 para el Formato 1007 debe
parametrizar las siguientes cuentas:
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4. Tipo de Valor a Informar: Campo numérico de 1 posición, que contiene el tipo
de valor a parametrizar en el formato que se está creando,
Es de tener en cuenta que esta información está en La Resolución No. 220 del 31
de Octubre de 2014:
D = Debito
C = Crédito
I = Saldo Inicial Año
S = Saldo Final año
N = Neto del Año Fiscal
La Resolución No. 220 del 31 de Octubre de 2014 para el Formato 1007 debe
tener en cuenta lo siguiente:
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Una vez se haya grabado la parametrización anterior, puede consultar todas las
cuentas contables que están asociados al Formato 1007 que se parametrizó.
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En la opción de Consulta se visualiza de la siguiente manera:
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4 - COPIAR DESDE AÑO 2014 LAS CUENTAS RELACIONADOS A LOS
FORMATOS: Esta opción permite copiar las cuentas relacionadas en los
formatos descritos en el año anterior.
Ruta de ingreso:
1- Contabilidad General.
3- Informes.
8- Informes, Anexos y Formatos Tributarios – Medios Magnéticos DIAN.
C- Formatos e Información Exógena - DIAN 2015.
4- Copiar desde año 2014 las cuentas relacionados a los formatos.
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A- GENERACIÓN AUTOMÁTICA DE INFORMACIÓN EXÓGENA - 2015:
Esta opción permite generar automáticamente el formato tributario que usted haya
elegido, no olvide que este es solo el resultado de lo que usted ha paramétrizado.
Recuerde: Que esta opción se puede generar cuantas veces usted lo necesite.
Ruta de ingreso:
1- Contabilidad General.
3- Informes.
8- Informes, Anexos y Formatos Tributarios – Medios Magnéticos DIAN.
C- Formatos e Información Exógena - DIAN 2015.
A- Generación Automática de Información Exógena – 2015.
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Generación Automática de Información Exógena – 2015.
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Print del Formato 1007 que generó el software:
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B - ACTUALIZACION MANUAL Y GENERACION DE ARCHIVOS PARA DIAN
(INFORMACIÓN EXÓGENA) - 2015: Esta opción permite hacer cambios que se
necesite en algún formato a presentar y que contablemente no este registrado.
Ruta de ingreso:
1- Contabilidad General.
3- Informes.
8- Informes, Anexos y Formatos Tributarios – Medios Magnéticos DIAN.
C- Formatos e Información Exógena - DIAN 2015.
B- Actualización Manual y Generación de archivos para DIAN (información
exógena) - 2015:
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Actualización y Generación de Archivos para DIAN (Medios Magnéticos) - 2015:
Recuerde:
F5 Retiro de Registros.
F6 Ingreso de Registros.
Para poder exportar a Excel las consultas anteriores, se debe configurar el Excel
de la siguiente manera:
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CONFIGURACION HOJA DE CALCULO EXCEL PARA QUE SEA
COMPATIBLE CON EL SOFTWARE:
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4. Clic parte inferior izquierda, ruta Centro de Confianza.
5. Clic parte inferior derecha, ruta Configuración del Centro de Confianza.
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6. Clic parte inferior derecha, ruta Configuración de bloqueo de archivos.
7. Quito los chulos a todos las Hojas de Cálculo y Archivos de complementos,
debe quedar como refleja la imagen.
8. Por ultimo le doy clic en Aceptar.
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Generar Formato 1007 a Excel:
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Para validar que el formato 1007 este correcto, genero un Balance de
Comprobación de Enero a Diciembre de 2015:
Lo genero en Excel:
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Balance de Comprobación de Enero a Diciembre de 2015:
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¡Recuerde!
El archivo generado de Excel en el punto anterior, debe agregarlo al
Prevalidador de la DIAN 2015 (Copiar y Pegar), generar el archivo XML y
validarlo.
http://www.dian.gov.co/descargas/normatividad/2014/Resoluciones/Resoluc
ion_000220_31102014.pdf
http://www.dian.gov.co/dian/13Normatividad.nsf/fa3eae82f6154e4a05256f8
8006679fd/40a1562f307cedf705257da100511819?OpenDocument
http://www.dian.gov.co/descargas/normatividad/2015/Resoluciones/Resoluc
ion_000078_22_Julio_2015.pdf
http://www.dian.gov.co/descargas/normatividad/2015/Resoluciones/Resoluc
ion_111_2015/Resolucion_000111_29_Octubre_2015.pdf
http://www.dian.gov.co/descargas/normatividad/2016/Resoluciones/Resoluc
ion_24_2016/Resolucion_000024_del_8_de_marzo_de_2016.pdf
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El Instalador del Prevalidador de la DIAN 2015.
3. Click en Prevalidadores
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5. En la parte inferior izquierda se descarga el Prevalidador
comprimido.
Atentamente,
ATXEL LTDA
LORENA BARRERA USMA
CONTADORA - IMPLEMENTADORA
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