AUDITORIA INTERNA Y CONTROL INTERNO

Olga Andrea Faundez Sánchez

AUDITORIA Y CONTROL INTERNO

Instituto IACC

09 de marzo de 2020

1
Instrucciones

2
3
4
 Desarrollo

Respuesta 1: Bueno en base a la situación después de la implementación puedo decir, que en si

el auditor primeramente debe tener conciencia en el servicio a la sociedad, debiéndose
desempeñar objetivamente relacionándose a sus deberes principales. El objetivo es netamente
auditar bajo las debidas normas vigentes en base a auditoria, además de realizar una revisión
efectiva de los estados financieros, con la finalidad de presentar la debida situación financiera de
la empresa, la idea es que este no caiga en faltas ni errores, más que nada este proceso de
auditoria es demostrar la validez de la revisión que se realiza. Y la función que cumple el auditor
es que él es responsable de conservar la documentación de trabajo y por supuesto su
confidencialidad, de manera que debe tener claro en poseer cierta lealtad además de la debida
confianza con la empresa, en la cual se realiza el cumplimiento del trabajo y obviamente tratar de
mantener al margen ciertos asuntos que generen problemas Este profesional que es el auditor
debe encargarse de mejorar y rendir al máximo su eficiencia respecto a sus servicios, y tratar de
reflejar sus limitaciones en base a sus habilidades.

Sus objetivos generales: Este debe verificar y comprobar las debilidades que existan en el
control interno de la empresa, más que nada en lo actual y con la finalidad en la obtención en lo
que respecta la certificación de la ISO 9000.

Los objetivos del proceso son:

- Verificar a los colaboradores respecto al ámbito en funciones y las correctas

asignaciones.
- Verificar en materia de autorizaciones.
- Verificar en base a procedimientos administrativos y de registros.
- Verificar en base a procesos productivos.

Los alcances de la auditoria interna: Respecto a este procedimiento en este caso puntual en
base a la normativa de auditoria actual vigente en nuestro país, y viendo la normativa N° 5 que es
de conducta de los auditores internos y de gestión, el tiempo en base a esta auditoria se realizara
respecto a las áreas administrativas, producción y de recursos humanos y se implementara los
procedimientos puntualmente sobre bases realmente selectivas, ya que en esta auditoria se debe
establecer un cierto nivel conforme en base al sistema que lleva la empresa en la actualidad, la
idea es que se cumplan los objetivos estratégicos ejercidos por las directivas de “Electro protón”.
Además, ejercer mejoras en las diferentes áreas de esta empresa y por supuesto mejoras en el
sistema de gestión, bajo las normativas vigentes actuales en base también a la normativa de
conducta que empleara el auditor en esta organización.

Periodo de la auditoria:

- Fecha de inicio: 01-03-2020

- Fecha de término: 01-04-2020
- Fecha de elaboración del informe: 10-04-2020

5
Auditor:

Olga Faundez Sánchez

Metodología: En base a esta evaluación, se aplicará un método para poder comprobar y medir
los principios y las practicas, en el cual atribuirá en lo posible a la mayoría de los departamentos
de esta organización que es “Electro protón”, y para que esto se lleve a cabo se debe buscar un
buen plan que sea el más eficiente en lo que respecta al sistema y sus procedimientos, y la mejor
forma es seguir los pasos que corresponden de manera sistemática, ordenada y lo más lógica
posible que nos corrobore la entrega de críticas que sean objetivas, para esta metodología
debemos usar como base las normas N° 5 que son las normativas de conducta que implementan
los auditores internos en temas de gestión.

Las limitaciones observadas: Viendo y estudiando este caso de esta empresa, no se encontró
ninguna limitación ni menos algún tipo de obstáculo, en base al desarrollo de esta auditoría y
control de gestión.

En los resultados de la auditoria: Veremos hallazgos, debilidades, además de riesgos y

recomendaciones, respecto al análisis del control interno de las dependencias de esta
organización.

1.-Hallazgos respecto a la función de colaboradores:

En lo que respecta al departamento de contabilidad y Finanzas el que es el encargado de manejar

los ingresos, este funcionario antes de todo él debe preparar y manejar correctamente la
documentación para poder facturar las ventas, además de realizar un registro en base a las ventas,
aparte de dar una debida autorización en las ventas a crédito y también manejar correctamente la
documentación de soporte, ya que en esto aprobara y manejara lo que son las rebajas y las
devoluciones en lo que respecta a los productos de venta, y a eso le sumamos el debido manejo
en lo que son los registros del inventario, los registros de compra, además de su participación en
el proceso de registro y autorización de los libros contables.

- Efectos: En base a este tema se deja como evidencia la vulnerabilidad respecto a los
procedimientos, además en lo que es la sobrecarga de trabajo, también en el ingreso de lo
que son los registros de las ventas y las compras, las autorizaciones de la documentación,
el desorden respecto a las funciones, ya que como pudimos ver y comprobar que es el
mismo funcionario quien realiza el ingreso de las ventas y las compras, además de la
regularización interna sin la debida y correcta supervisión.

- Recomendación: en base a este tema recomiendo primeramente separar las funciones

contratando personal específico y especializado para lo que son las ventas y las compras
y por separado preferentemente para que de esta manera no se incurra en errores y faltas
y lo más grave en fraudes, todo esto relacionado en la acomodación de los registros,
además recomiendo una cierta revisión manual respecto a los ingresos en la
documentación contable, además de contratar el personal adecuado y especializado para
cada función en esta empresa.

6
 Respecto a lo que son los procedimientos en los inventarios, el mismo colaborador es
quien debe procesar los ingresos y las salidas y para que esto se lleve a cabo de la mejor
manera se recomienda poder implementar ciertas estrategias para el sistema de ingresos
en las ordenes de compras, los registros de los inventarios, como también el proceso de
las rebajas y las devoluciones de productos de insumos.

Efectos: respecto a uno de los efectos que conlleva este procedimiento actual, es el
erróneo ingreso del inventario en el stock de las compras, la sobrecarga de trabajo en
ciertos funcionarios, ya que esto conlleva a pérdidas de documentos, además de ingresos
inadecuados de estos, aparte de prestarse para malos entendidos y conllevar a errores o en
algunas ocasiones a robos que cargara la culpabilidad solo en el empleado actual.

Recomendaciones: En base a este tema se recomienda poder llevar a cabo los pasos que
corresponden respecto a los procesos que ya están determinados, como también la
implementación de una mejora en estos, la idea es tratar de separar las funciones por
ejemplo en el departamento de abastecimiento no puede haber un solo colaborador es
imposible que un solo funcionario pueda realizar todas las tareas, además de realizar
supervisiones continuas en base a los procedimientos, supervisión y revisión en los
inventarios en ciertos periodos de tiempo, el funcionario que este encargado del
inventario es el que reporta e informa al departamento de contabilidad respecto a los
resultados en costos de las tomas en los inventarios.

2. - Hallazgos en materia de autorizaciones: respecto a estos se ratifica que, en los

departamentos de contabilidad, son los que reportan e informan a la gerencia de
administración, esto quiere decir que no respetan el plan de procedimientos que definió la
empresa, además de no encontrarse un respectivo instructivo o estrategia en base a
inducción, así como también los procesos tampoco son revisados correctamente por el
encargado, es debido a esto que no existe un proceso actualizado en base a la otorgación
de créditos a los clientes por sus debidas compras realizadas, tampoco tienen un registro
de alguna línea de crédito al cliente, como consecuencia de todo esto que no existe un
debido procedimiento en base al proceso correcto de cobranza respecto a los clientes que
se encuentran morosos.

- Efectos: Partiendo primeramente por la ausencia de procedimientos de autorizaciones y

respecto a este tema es un problema, ya que puede conllevar a posibles
descoordinaciones, la ausencia de revisiones en estos procedimientos provocara un mal
funcionamiento en los procedimientos en esta empresa, además de una falta de
información por lo que no se ha ingresado conllevara a información con falta de
confiabilidad.

7
 - Recomendaciones: y las recomendaciones necesarias seria implementación de
procedimiento en base al ingreso de registros de los clientes que tengan créditos en el
área encargada, además de poder manejar las autorizaciones respectivas para ir en avance
en este procedimiento, poder manejar y emplear una cierta revisión del manual de
procedimientos para poder así implementarlo y poder realizar mejoras en base a este.
Respecto a lo que son las cobranzas, la idea sería poder implementar algún software para
que en los vencimientos este de un aviso y así después poder realizar una cierta rebaja en
la deuda en caso de pago anticipado de los clientes.

3- Hallazgos en los procedimientos administrativos y registros:

- En este caso puntual existe una falla respecto a los registros de proveedores, ya que no
existe un debido ingreso de ellos, además en base a las compras de materias primas estas
no se realizan con cierta anticipación y se realizan apuradamente y a última hora, además
estos pedidos los informa y solicita la gerencia de producción que no es lo debido, ya que
esto debe ser solicitado por el departamento de abastecimiento.
- Además, no se emplea un debido registro respecto a las órdenes de compras pendientes
que solicitan los clientes y debido a este tema son los motivos de atrasos en las entregas,
además de no realizar un debido seguimiento y supervisión en base a las ventas
comprometidas, todo esto deja una evidencia clara que existe una falta de comunicación y
de información entre los departamentos.
- Respecto a los inventarios en este caso no se observa una responsabilidad en el tema de
los reportes, ya que solo existe una revisión una vez anualmente, debido a eso existen
inconsistencias respecto a lo que son las cifras contables.
- Y por último el plan de cuentas no posee una debida estructura y que sea adecuada, ya
que no se reflejan actualizaciones y como consecuencia existe una falta de control
respecto a este plan.

Efectos:

- Primeramente, el no poseer un debido registro de proveedores, da como consecuencia que

al momento de la realización de órdenes de compras se dejen de lado los procedimientos
generales en base a este proceso, y para esto se deben solicitar cotizaciones respectivas
por lo general mínimo a tres proveedores distintos, una vez realizada la revisión de dicho
proceso ahí recién se debe realizar la compra, pero aun así el error ya está presente al no
llevar un debido registro de stock, ya que los pedidos se realizan de forma tardía,
conllevando a que se atrasa la producción debido a la espera de las materias primas,
además de tener como consecuencia que se atrasen las entregas a los clientes.
- Además, el no tener debidamente un registro de los pedidos de los clientes, esta empresa
se califica como desordenada y desorganizada, y se ve afectada su reputación en base a
todas estas falencias. Y esto conllevara consecuencias en lo que respecta a los desajustes
en los inventarios y en lo que antes ya mencionamos atrasos en las entregas de los
clientes.
- En base a la falta de revisión y supervisión del inventario y los procedimientos respecto a
los ingresos y egresos, esto dará como resultado una situación errónea en los estados
8
 contables, por el cual se presentará y se reflejará en los informes que den negativamente
por no realizar periódicamente las revisiones adecuadas.

- Y por último respecto a los valores actuales negativamente en el tema administrativo por
el debido desorden y desorganización que existe y por no tener el debido control interno
necesario, conllevara a que el plan de cuentas se encuentre desactualizado.

Recomendaciones:

- Viendo este tema de esta empresa se recomienda estrictamente que todo se debe
enfocar a deber cumplir con los procedimientos de control interno, además de
agregar a esto el registro debido de proveedores para poder respaldar los criterios
de las compras, además de buscar el mejor proveedor en base a los insumos que
se necesiten y en el momento apropiado considerando calidad y precio,
obviamente con las debidas aprobaciones y autorizaciones en lo que se solicitara.
- Además, lo que sería muy apropiado en este caso sería designar un funcionario
para que este se encargue de supervisar las ordenes de ventas, con el fin de
garantizar el cumplimiento de los pedidos y solicitudes de stock en las fechas y
horas apropiadas.
- Otro punto importante es recomendable poder implementar y manejar un software
respecto al inventario, la idea es que exista un programa donde se ingresen las
órdenes de compra y ventas de materiales o productos y a la vez de una alerta en
base al stock, además que exista una revisión constante y de forma manual para la
disminución de diferencias que actualmente existen en los registros contables.
- Y por último recomiendo una supervisión en base a la ejecución del trabajo,
además de la actualización del diseño del plan de cuentas, obviamente el cual la
empresa estime que es conveniente y esto sería en base a un análisis en la
información que se requiera.

4.- Hallazgos en procesos productivos: En estos procesos se deja en evidencia que, respecto a
las labores, todos los funcionarios se encuentran en conformidad en la forma que se desempeñan
independiente que existen deficiencias en los procedimientos de producción desde el inicio,
además se comenta que en algunos casos ellos trabajan con materia prima de muy baja calidad,
lo que les ha conllevado a realizar la producción de forma incompleta y a la hora que estos
funcionarios han reclamado por esta situación las jefaturas no les han considerado sus reclamos.

Efectos: Bueno en base a lo antes mencionado la ejecución del trabajo en base a materias primas
de baja calidad, en el cual les ha tocado trabajar en varias oportunidades, esto conlleva a la
elaboración de productos de muy baja categoría y esto da como consecuencia de bajar sus
valores en base a lo real, esto conlleva a perdidas en horas de trabajos de los funcionarios a
gastos innecesarios de materias primas y todo lo que acarrea consigo, como perder calidad en sus
productos y de perder su reputación como empresa.

Recomendaciones: En este caso que es un causal grave se recomienda cumplir firmemente en

los procedimientos establecidos ya sea de la empresa y por normativas, además de solicitar al
área de abastecimiento, jefaturas y talleres de realizar reuniones periódicas para dar una debida
9
solución al problema de las materias primas en base a calidad y que en este caso puntual no deja
de ser unas de las más importantes, ya que en base a la producción de los productos está en juego
el futuro de esta empresa.

Bibliografía

- Contenidos y sus recursos adicionales semana 6 de “Auditoría y control interno”.

Plataforma. Web Iacc 2020.

10