Corporación Universitaria Minuto de Dios

Asignatura:

Gestión Básica de la Información

Trabajo final actividad 10 “Dropbox”

Presentan

Valentina Arevalo Casallas

Id 000732492

Jorge Andres Aguirre

Id 000738217

Lewis Fabriany Barrios Carrero

Id 000732414

Grupo 12

Docente

Nidia Yaneth Mateus Parra

NRC 2702
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Introducción

Dropbox en las empresas se ha convertido en una de las herramientas más importante

entre altos cargos y sub alternos ya que los hace más eficientes y eficaces al momento de ejecutar

algún trabajo debido a que esta herramienta se puede manejar desde cualquier equipo que tenga

accesibilidad a dropbox y cuente con los permisos dados por su grupo de trabajo. Es tan

importante que ya las organizaciones en su mayoría trabajan toda su información en la nube

donde no solo pueden compartir archivos si no que de igual forma los pueden trabajar y

modificar en cualquier parte del mundo siendo más ágiles en sus labores y productivos como lo

requieren las compañías hoy en día, pero como es de su conocimiento este tipo de herramientas

así como tiene sus ventajas que son obvias también tiene sus desventajas es donde los queremos

llevar para que ustedes se informen.

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Sitios de uso

Dropbox podemos utilizar desde cualquier dispositivo que tenga acceso a internet y tenga

permiso de los usuarios que comparten la información. A continuación mencionamos los pasos a

tener en cuenta para la utilización de esta herramienta

¿Cómo hago para compartir archivos o carpetas en Dropbox?

Hay varias formas de compartir archivos y carpetas de tu cuenta de Dropbox. Antes de

compartir un elemento, debes determinar si los usuarios podrán editar el archivo, solo verlo o si

necesitas recibir archivos de otros usuarios.

También puedes trabajar con otros usuarios y compartir ideas en tiempo real con Dropbox

Paper.

Puedes compartir carpetas y archivos en tu cuenta de Dropbox con cualquier persona (aunque

no tengan una cuenta de Dropbox).

Puedes determinar si los usuarios podrán editar, agregar comentarios o solo ver contenido en

tus archivos y carpetas cuando los compartes o después de compartirlos. Las ediciones o los

comentarios en archivos o carpetas se actualizan en tiempo real para todas las personas con

quienes se compartieron.

¿Todavía no usas Dropbox?

Obtén información sobre la forma en que Dropbox te permite compartir carpetas con

facilidad.

Otros artículos útiles:

● Problemas comunes con las carpetas compartidas de Dropbox

 4

● Compartir tu archivo o carpeta a través de un vínculo

Compartir un archivo o una carpeta en dropbox.com

Para compartir un archivo o una carpeta a través del sitio web de Dropbox, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Haz clic en Archivos en la columna izquierda.

3. Desplaza el cursor del mouse sobre el archivo o la carpeta que quieres compartir.

4. Haz clic en Compartir.

5. Escribe la dirección de correo electrónico, el nombre o el grupo de las personas con

quienes quieres compartir el archivo o la carpeta.

6. Haz clic en Compartir. Recibirán un correo electrónico con un vínculo al archivo o a la

carpeta.

Compartir un archivo o una carpeta a través de la aplicación de Dropbox para dispositivos

móviles

Para compartir un archivo o una carpeta a través de la aplicación de Dropbox para

dispositivos móviles, sigue estos pasos:

1. Presiona Archivos en la parte inferior de la pantalla.

2. Presiona los puntos suspensivos (…) que se encuentran debajo del archivo o de la carpeta

que quieres compartir (iPhone o iPad) o junto al archivo o a la carpeta que quieres compartir

(Android).

3. Presiona Compartir.

4. Escribe la dirección de correo electrónico, el nombre o el grupo de las personas con

quienes quieres compartir el archivo o la carpeta.

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5. Presiona Compartir. Recibirán un correo electrónico con un vínculo al archivo o a la

carpeta.

Comparte un archivo o una carpeta desde la carpeta de Dropbox de tu computadora

1. Abre la carpeta de Dropbox de tu computadora.

2. Haz clic con el botón secundario en el archivo o la carpeta que quieres compartir.

3. Haz clic en Compartir.

4. Escribe la dirección de correo electrónico, el nombre o el grupo de las personas con

quienes quieres compartir el archivo o la carpeta.

5. Haz clic en Compartir. Recibirán un correo electrónico con un vínculo al archivo o a la

carpeta.

Comparte un archivo o una carpeta con Dropbox desde tu bandeja del sistema o barra de

menús

1. Abre la aplicación de Dropbox para escritorio.

2. Haz clic en el icono de Dropbox en la bandeja del sistema o la barra de menús.

3. Desplaza el cursor del mouse sobre el archivo o la carpeta que quieres compartir.

4. Haz clic en “…” (Puntos suspensivos) junto al archivo o la carpeta.

5. Haz clic en Compartir…

6. Escribe la dirección de correo electrónico, el nombre o el grupo de las personas con

quienes quieres compartir el archivo o la carpeta.

7. Haz clic en Compartir. Recibirán un correo electrónico con un vínculo al archivo o a la

carpeta.
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¿Cómo invito a personas a editar mis archivos?

Si quieres que los usuarios con quienes compartes elementos puedan editar tus archivos,

comparte una carpeta con ellos. Los cambios que se implementan en el contenido de una carpeta

compartida se sincronizan con los miembros de la carpeta casi al instante. Es una excelente

solución para trabajar de forma conjunta en proyectos grandes, para compartir fotos familiares o

documentos importantes y para cualquier otra actividad en colaboración.

¿Cómo invito a personas a ver mis archivos?

Si necesitas que un usuario visualice tus archivos sin editarlos, envíales un vínculo al archivo

o concédele permisos de solo lectura.

Compartir un vínculo a un archivo o a una carpeta

Cuando compartes un vínculo con un usuario, este solo puede ver el archivo o la carpeta en

dropbox.com. Puedes enviar el vínculo por correo electrónico, Facebook, Twitter, mensaje

instantáneo, redes sociales, etc. Puedes compartir los vínculos con cualquier persona, aunque no

tenga una cuenta de Dropbox.

El vínculo se abre como vista previa en dropbox.com, y los destinatarios pueden agregar

comentarios en el archivo.

Concede permiso de solo lectura en tus archivos con vínculos compartidos

Puedes compartir un vínculo a un archivo o una carpeta en dropbox.com, tu computadora, tu

teléfono o tu Tablet. Quienes reciban un vínculo compartido o un archivo compartido no podrán

editar el archivo original de ningún modo.

Nota: Los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones de Google brindan acceso de

edición de forma predeterminada, pero puedes cambiar el acceso a solo lectura cuando creas el

vínculo.
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Si eres cliente de Dropbox Professional o Dropbox Business, puedes definir permisos en los

vínculos compartidos.

¿Todavía no usas Dropbox?

Obtén información sobre la forma en que Dropbox te permite compartir carpetas con

facilidad.

Compartir un vínculo desde dropbox.com

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Desplaza el cursor sobre el archivo o la carpeta que quieres compartir, y haz clic en

Compartir cuando se muestre.

3. Si no se creó el vínculo, haz clic en Crear un vínculo.

4. Si ya se creó el vínculo, haz clic en Copiar vínculo.

5. El vínculo se copiará al portapapeles. Puedes pegarlo en un correo electrónico, un

mensaje o donde quieras que los usuarios tengan acceso a él.

Cómo compartir un vínculo desde la carpeta de Dropbox de tu computadora

1. Abre la carpeta de Dropbox de tu computadora.

2. Haz clic con el botón secundario en el archivo o la carpeta que quieres compartir.

3. Haz clic en Compartir.

4. Si no se creó el vínculo, haz clic en Crear un vínculo.

5. Si ya se creó el vínculo, haz clic en Copiar vínculo.

6. El vínculo se copiará al portapapeles. Puedes pegarlo en un correo electrónico, un

mensaje o donde quieras que los usuarios tengan acceso a él.

Cómo compartir un vínculo desde Dropbox en la bandeja del sistema o la barra de menús
 8

1. Abre la aplicación de Dropbox para escritorio.

2. Haz clic en el icono de Dropbox en la bandeja del sistema o la barra de menús.

3. Desplaza el cursor del mouse sobre el archivo o la carpeta que quieres compartir.

4. Haz clic en “…” (Puntos suspensivos) junto al archivo o la carpeta.

5. Haz clic en Compartir…

6. Si no se creó el vínculo, haz clic en Crear un vínculo.

7. Si ya se creó el vínculo, haz clic en Copiar vínculo.

8. El vínculo se copiará al portapapeles. Puedes pegarlo en un correo electrónico, un

mensaje o donde quieras que los usuarios tengan acceso a él.

Cómo compartir un vínculo desde tu teléfono o Tablet

1. Desplázate hasta el archivo o la carpeta que quieres compartir.

2. Presiona “…” (Puntos suspensivos).

3. Presiona Compartir.

4. Presiona Crear un vínculo.

5. Si ya se compartió un vínculo al archivo o a la carpeta, presiona Compartir junto a

Cualquier usuario con el vínculo puede ver.

6. Selecciona el método que quieres usar para compartir el vínculo

7. Para recibir archivos de otros usuarios, crea una solicitud de archivos. Asígnale un

nombre a la solicitud y envía el vínculo a los usuarios cuyos archivos necesitas recibir. Los

usuarios que envíen archivos no necesitan tener una cuenta de Dropbox

8. opciones.

Recibe archivos de otros usuarios con las solicitudes de archivos

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Usa las solicitudes de archivos para recopilar y recibir archivos de cualquier persona

directamente en tu cuenta de Dropbox.

Las solicitudes de archivos permiten lo siguiente:

● Cualquier persona puede enviarte un archivo, tenga una cuenta de Dropbox o no.

● Todos los archivos que recopilas se organizan de forma automática en una única carpeta

de Dropbox

● Las personas que cargan archivos en tu solicitud de archivos no pueden acceder a tu

Dropbox. Solo tú puedes ver los archivos que cargaron otras personas, a menos que decidas

compartirlos.

Secciones de este artículo:

● Cómo crear una solicitud de archivos

● Cómo cerrar una solicitud de archivos

Cómo crear una solicitud de archivos

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Haz clic en Archivos.

3. Haz clic en Solicitudes de archivos.

4. Haz clic en Crear una solicitud de archivos.

5. En ¿Qué solicitas? escribe un nombre para la carpeta que almacenará todos los archivos

recibidos.

6. En ¿Dónde deben guardarse estos archivos en tu Dropbox? verás la ruta a la carpeta

nueva. Si deseas cambiar la ubicación de la carpeta, haz clic en Cambiar carpeta.

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7. Si eres cliente de Dropbox Professional o Dropbox Business, puedes agregar un plazo

para los envíos. Para definir el plazo, haz clic en Agregar un plazo. También puedes Permitir que

se carguen archivos después de la fecha límite y seleccionar un intervalo.

8. Haz clic en Siguiente.

9. Para copiar el vínculo de la solicitud de archivos y enviárselo a los usuarios cuyos

archivos quieres solicitar, haz clic en Copiar vínculo.

10. O bien, ingresa los correos electrónicos de los usuarios de quienes necesitas archivos y

envía la solicitud de archivos directamente desde Dropbox.

11. Haz clic en Listo.

Cuando los usuarios carguen archivos en tu solicitud de archivos, recibirás un correo

electrónico.

Nota: De forma predeterminada, los archivos cargados son privados. Para compartir los

archivos cargados, selecciona una carpeta compartida o envía un vínculo a los archivos.

Si quieres modificar la solicitud de archivos después de crearla, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Haz clic en Archivos.

3. Haz clic en Solicitudes de archivos.

4. Haz clic en el icono ⋯ (puntos suspensivos).

5. Haz clic en Editar.

6. Puedes editar las opciones ¿Qué solicitas? y ¿Dónde deben guardarse estos archivos en tu

Dropbox?

7. Haz clic en Save.

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Cómo cerrar una solicitud de archivos

Cuando ya no quieres recibir archivos, puedes cerrar la solicitud. Una vez que se cierra la

solicitud de archivos, los usuarios que tienen el vínculo de invitación no podrán cargar archivos

en tu Dropbox.

1. Inicia sesión en dropbox.com.

2. Haz clic en Archivos.

3. Haz clic en Solicitudes de archivos.

4. Haz clic en el icono ⋯ (puntos suspensivos).

5. Haz clic en Editar.

6. Haz clic en el botón Cerrar solicitud.

7. Puedes ver las solicitudes de archivos cerradas en la pestaña Cerradas.

Nota: Puedes volver a abrir las solicitudes de archivos cerradas. En la pestaña Cerradas,

desplaza el cursor del mouse sobre la solicitud de archivos que te interesa y haz clic en Volver a

abrir.

¿Las solicitudes de archivos utilizan espacio de mi cuenta de Dropbox?

Los archivos recibidos de solicitudes de archivos utilizan espacio de tu cuenta de Dropbox.

Para asegurarte de que puedes aceptar los archivos que solicitas, comprueba cuánto espacio

tienes en tu cuenta.
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Nota: Para recibir archivos enviados a través de una solicitud de archivos, debes tener

suficiente espacio en tu cuenta de Dropbox. Las personas invitadas a cargar archivos recibirán

un mensaje de error en el que se indicará que tu cuenta de Dropbox no tiene espacio suficiente.

Enlace

Lo primordial que tienes dropbox es su poder de compartir carpetas y archivos con varios

usuarios donde en cualquier parte del mundo se puede modificar sea informes gerenciales, de

producción o de ventas pero cabe anotar que varias empresas por lo general las pequeñas (pyme)

no utilizan esta herramienta que sirve para complementar el trabajo de sus funcionarios; Esto

ahorraría costos en la pequeña empresa y haría que sus utilidades anuales fueran más grandes ya

fueran por disminución en gastos administrativos o simplemente de servicios de esta forma seria

bueno para la economía del país ya que al momento que el pequeño empresario tuvieran mayor

utilidad y sea efectivo y más rentable podrá generar más empleo en un país que lo necesita donde

su alta tasa de desempleo se ha visto golpeada en este último año.

Una herramienta tan básica hace que las empresas a mediano o largo plazo puedan crecer y

ser más ordenadas al momento de organizar sus informes ya que demandaría menos tiempo y

podrán utilizar sus empleados en otras funciones que hagan proyectar la compañía.

Son millones las personas que utilizan Dropbox para el trabajo. Con Dropbox para empresas,

consigue la potencia y seguridad de Dropbox combinada con sólidos controles de

administración, asistencia dedicada y todo el espacio que necesites, donde además podrás

compartir fotos con amigos y trabajar con tu equipo como si estuvierais utilizando un solo

ordenador. Todo es absolutamente privado de forma automática, así que controlas quién ve qué.
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Ventajas

- Excelente para compartir una carpeta a la vez.

- Aplicación inteligente para subir archivos.

- Galería de fotos online.

- Envía el link de descarga de cualquier archivo rápidamente.

- Interfaz limpia.

- Versiones de archivo.

- Integración excelente con el sistema operativo.

- Tiene un disco duro virtual en el que se puede trabajar libremente, en casi cualquier

computadora, solo se necesita una cuenta de acceso a internet.

- Puede compartir archivos con cualquier persona sin necesidad que se agregue al correo.

- Las carpetas compartidas solo pueden ser vistas por personas que invites.

- Al ser un servicio en línea se puede acceder a los archivos desde cualquier pc entrando a la

cuenta.

Desventajas

- Solo se puede sincronizar lo que se encuentre dentro de la carpeta que se crea de forma

automática llamada MY DROPBOX.

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- Cuando se comparten archivos no se debe trabajar en el mismo archivo al mismo tiempo, ya

que causa conflicto y se crean dos copias del archivo.

- No tiene cliente para dishttps://help.dropbox.com/es-la/files-folders/share/create-file-

requestpositivos excepto el iPhone.

Conclusiones

Elaborando el trabajo damos cuenta lo fácil, rápido y beneficioso que tiene al utilizar una

herramienta tan importante que es dropobox que no solo nos sirve para el campo académico,

profesional y laboral sino que también nos sirve para guardar información personal. Cuántos de

nosotros no hemos tenido problema al no tener espacio para guardar información importante en

nuestros dispositivos pero ahora existen herramienta en la nube que nos permiten este tipo de

ayuda que tiene sus falencias claro las tiene pero creemos que esos problemas se irán

solucionando en un corto plazo y en cambio nos hace más efectivo al querer ejecutar nuestras

actividades sean individuales o grupales.

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Bibliografía

http://cosasdelared.obolog.es/ventajas-desventajas-usar-dropbox-2317738

https://help.dropbox.com/es-la/files-folders/share/share-with-others

https://help.dropbox.com/es-la/files-folders/share/view-only-access#link