VISITAS DOMICILIARIAS

Código: Tipo: Especificación

Estado: Revisión Área:
Actualización No.: 0.0 Origen: Interno
Vigencia a partir de: 12-JUL-2010 Sistema:
Empresa: Cobranzas Beta
1 DEFINICIÓN

Consiste en el desplazamiento de un funcionario de Beta (puede ser un visitador ó un asesor

de cobranza) a las instalaciones del domicilio o trabajo del titular, con el fin de obtener un
acuerdo de pago; resultado de una negociación exitosa.

OBJETIVOS:
Fomentar la habilidad de negociación del funcionario que realiza la visita, con el fin de
incrementar las proyecciones y los resultados de las gestiones de todas las carteras, al
igual que el trabajo en equipo con el Asesor.
Estandarizar el proceso de gestión de visitas a nivel Nacional.

1.1 PROCESO DE VISITAS A NIVEL NACIONAL

1.1.1 Recepción de la bases de clientes a los cuales se debe hacer visita.

El Auxiliar del área operativa descargará diariamente los datos de los clientes a visitar de todas
las carteras. Estos datos serán enviados por los asesores de cada producto diligenciando en el
Opera los campos de dirección, teléfono, celular y ciudad

1.1.2 Generación de las cartas respectivas

El Auxiliar del área operativa debe unificar todos los archivos y debe llevar el histórico por mes
de las visitas, para proceder a efectuar los cruces respectivos, este procedimiento permite
identificar si se están solicitando visitas a clientes que ya están identificados con Dirección
errada, fallecidos, donde realmente el resultado de la visita va a ser NO EFECTIVA, después de
tener la base real para las visitas se procede a realizar la combinación de los datos para
generar las cartas y los formatos a diligenciar, e imprimir y revisar las cantidades.
El área del SIG va a generar el informe con el resultado de las visitas semanalmente.

1.1.3 Entrega de las Cartas

El Auxiliar del área operativa o Director entregará las cartas y los formatos a los asesores y/o
visitadores.

1.1.4 Zonificación

Una vez se tengan todas las cartas listas en los respectivos sobres se procede a realizar la
zonificación para que se alcance a realizar el mayor número de visitas,

1.1.5 Seguimiento y Control de visitas

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En las regionales que haya visitador, se debe programar únicamente las visitas que alcance a
realizar el visitador. La planificación y control de ésta programación debe efectuarla el Director
o Supervisor definiendo la cantidad de visitas que pueden programar sus asesores.

Cuando el asesor va a salir a hacer las visitas debe programar únicamente la cantidad que
alcance a hacer en ése día.

Al día siguiente de haber realizado las visitas, tanto los visitadores como los asesores que
hayan salido a hacer visitas contaran con una hora para ingresar la visitas al sistema Opera en
el módulo de visitas, con su respectivo usuario y clave, para que la gestión quede registrada a
su nombre, y entregar los formatos completamente diligenciados al auxiliar Operativo
encargado de las mismas con la fecha y hora de grabación en el Opera. La base de los
visitadores será la que arroje el sistema opera en el informe del módulo de visitas y estén a
nombre del visitador.

El auxiliar operativo o el Director deben validar aleatoriamente que la información quede

registrada en el Opera y archivar la información clasificada por días.

El supervisor debe revisar el informe de efectividad de visitas y tomar las medidas correctivas
para mejorar el indicador.

El Director y el Supervisor deben llevar un control en el cual las visitas programadas coincidan
con el número de visitas ingresadas en el Opera.

1.1.6 Efectividad del visitador

Para determinar si el visitador logro la efectividad deseada se cruzará la respectiva base con la
evolución final teniendo en cuenta el numero de negociaciones logradas y el porcentaje de
obligaciones mejoradas.

Semanalmente se enviará la información de evolución los días martes con corte a l día
viernes.

Los visitadores van a tener una parte salarial variable, definida por la gestión, negociación y
cierre del negocio.

Ver reglamentación Tabla de Comisiones

Nota: El ingreso de las visitas al sistema es responsabilidad del visitador, y lo deben ingresar
con su propio usuario de Opera para tener el registro de las visitas realizadas por él.
El visitador debe hacer mínimo 380 visitas de todos los tubos al mes, y durante la primera
semana del mes debe visitar todos los acuerdos incumplidos del mes anterior.

La liquidación de las comisiones de los asesores se realizará de manera centralizada en

Bogotá. El porcentaje se liquidará con la tabla* cuando la cartera visitada corresponde a
cartera improductiva, y si es productiva se le tendrá en cuenta el permanecido.

Las Metas son las que se establezcan en la Circular Normativa. Para el caso de las
calificaciones, tener cuenta el cuadro No. 1

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CALIFICACIONES
11 ACUERDO INCUMPLIDO
12 MENSAJE CON TERCEROS SIN ALTER
13 NO CONTACTADO
14 SIN GESTION
15 CONTACTO TIT SIN ALTERNATIV
16 ILOCALIZADO