SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES

Un sistema de Planificación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning – ERP) sirve

para Transformar, Integrar y Escalar Negocios. Cuando busca “ERP” en la web, la gran cantidad de
información que aparece puede ser abrumadora, por no decir un poco confusa. Cada sitio web
parece tener su propia definición de ERP, y una implementación de ERP puede variar ampliamente
de la siguiente. Sin embargo, estas diferencias subrayan la flexibilidad que puede hacer de ERP una
herramienta comercial tan poderosa.

CONCEPTO

El software ERP está compuesto por herramientas de administración de procesos de negocios

poderosa y estratégica que pueden usarse para administrar la información dentro de una
organización. Si bien cada empresa y organización que opera hoy en día es diferente, todas
enfrentan un desafío común: para mantenerse competitivos en el entorno empresarial actual,
necesitan una forma confiable y eficiente de almacenar y acceder a la información. Ahí es donde
entran en juego los sistemas ERP. Los sistemas ERP integran todas las facetas de una empresa en
un sistema de información integral al que pueden acceder las personas en toda la organización.

Con un software ERP efectivo en su lugar, los propietarios y líderes de negocios pueden
automatizar y optimizar las tediosas tareas de back office, ayudar a los empleados a ser más
productivos y exitosos en sus roles, y obtener visibilidad en tiempo real del funcionamiento
interno de sus operaciones.

FUNCIONES

 Optimización de los procesos empresariales.

 Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).

 La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.

 Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos
de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma
oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

CARACTERÍSTICAS

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben
de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptabilidad:

 Integrales: porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía

entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir,
que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una
compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta
que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de
distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos
 contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen
todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la
información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo
por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP,
el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por
lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.

 Modulares: Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se
encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir
de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la
funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo
con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de
almacén, recursos humanos, etc.

 Adaptables: Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto
se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con
las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es
posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los
ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación
para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido
fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de
cada empresa.

VENTAJAS

 Contabilidad financiera mejor organizada y clara.

 Proporciona a los líderes empresariales visibilidad en tiempo real de sus operaciones.

 Proporciona a los líderes empresariales y equipos acceso instantáneo a sus cadenas de

suministro globales.

 Permite que los líderes de negocios identifiquen desafíos, descubran oportunidades y

tomen decisiones más rápidas que impactan diferentes áreas de sus negocios.

 Ayuda a automatizar y racionalizar tareas tediosas y procesos redundantes.

 Proporciona a los empleados las herramientas y los datos que necesitan para tener éxito.

 Proporciona un único punto de verdad para las organizaciones.

 A menudo se puede acceder desde cualquier lugar (fuera del sitio y desde dispositivos
móviles).

 Ayuda a aumentar la productividad entre tu equipo.

 Facilita la colaboración entre equipos y con proveedores externos.

  Ofrece potentes herramientas de informes y previsiones que puede utilizar para tomar
decisiones informadas sobre el futuro de su negocio.

 Mantiene la seguridad de los datos y ayúdele a garantizar que su negocio continúe

operando de conformidad con las leyes y pautas regulatorias globales.

DESVENTAJAS

 La instalación del sistema ERP es muy costosa.

 Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovación de sus licencias
anuales, que no está relacionado con el tamaño del ERP de la compañía o sus ganancias.

 El personal de soporte técnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas de la

estructura corporativa.

 Los ERP son vistos como sistemas muy rígidos, y difíciles de adaptarse al flujo específico de
los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compañías, este punto se cita como
una de las principales causas de falla.

 Los sistemas pueden ser difíciles de usarse.

 Los sistemas pueden sufrir problemas de «cuello de botella»: la ineficiencia en uno de los
departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros participantes.

SOLUCIONES EMPRESARIALES

Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de implantar debido a que necesitan un
desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la parametrización inicial de la
aplicación que es común. Las personalizaciones y desarrollos particulares para cada empresa
requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar todos los
procesos de negocio de la vida real en la aplicación.

Las metodologías de implantación de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples que se
desearía, dado que entran en juego múltiples facetas.

No hay recetas mágicas ni guiones explícitos para implantaciones exitosas; solamente trabajo bien
realizado, una correcta metodología y aspectos que deben cuidarse antes y durante el proceso de
implantación, e inclusive cuando el sistema entra en función.

Por ello, antes, durante y después de la implantación de un ERP es conveniente efectuar lo

siguiente:

 Definición de resultados a obtener con la implantación de un ERP.

 Definición del modelo de negocio.

 Definición del modelo de gestión.

 Definición de la estrategia de implantación.

  Evaluación de oportunidades para software complementario al producto ERP.

 Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas.

 Análisis del cambio organizativo.

 Entrega de una visión completa de la solución a implantar.

 Implantación del sistema.

OTROS

Tipos de ERP

Ahora que hemos explicado qué es el software ERP, veamos los diferentes tipos. La fluidez de la
dinámica de un ERP y la diversidad de factores que la afectan hacen que sea difícil clasificar esta
categoría.

Se puede agrupar por niveles funcionales, tamaño de negocio y despliegue. Para simplificar los
tipos, ERP se puede agrupar de la siguiente manera:

ERP Generalista. Muchas soluciones de ERP heredadas y en la nube son generalistas. Se adaptan a
los procesos en todas las industrias. Estas soluciones tienen una fuerte personalización e
integración para adaptarse a los diferentes requisitos de la industria.

Tampoco es una sorpresa, dado que los grandes vendedores de ERP generalistas del mercado son
también uno de los más grandes. Algunos ejemplos de este tipo de solución es NetSuite ERP.

ERP de código abierto. Las soluciones ERP de código abierto son todavía una pequeña fracción del
mercado total de ERP. Pero las soluciones como Odoo ERP prestan a las empresas con equipos de
tecnología la flexibilidad de desarrollar e integrar sus propias aplicaciones en el ERP.

Para los desarrolladores, el código abierto aumenta la usabilidad y la adopción de los usuarios
porque el ERP puede producir procesos altamente personalizados.

ERP vertical. Estos son ERPs específicos de la industria. A menudo, los proveedores verticales de
ERP son empresas nuevas o pequeñas que tratan de enfocarse en un nicho, como la construcción,
la distribución de supermercados o la moda minorista. Entre los ejemplos más populares de esta
plataforma en particular está Microsoft Dynamics AX.

ERP para pequeñas empresas. Se trata de soluciones en la nube o ERP locales. A menudo, el ERP
es modular con características reducidas. En lugar de ofrecer un sistema totalmente integrado, el
ERP para pequeñas empresas como sirve a uno o dos procesos de negocios y deja de lado a los
demás.

Por ejemplo, presenta funciones de gestión de recursos humanos y contabilidad únicamente, con
opciones adicionales para CRM, inventario o gestión de la cadena de suministro. Por esto, el ERP
para pequeñas empresas también se conoce como ERP ligero.
Ejemplo. Implementación de un ERP en la empresa Cisco

Cisco Systems Inc. es una empresa fundada por dos Ingenieros de Sistemas de la universidad de
Stanford en 1984 y dada a conocer al mundo en 1990 y que se ha encargado de dominar y
explotar el mercado de las redes de dato. Actualmente se dedica principalmente a la fabricación,
venta, mantenimiento y consultoría de una amplia gama de equipos de telecomunicaciones y se
ha consolidado como el líder mundial en soluciones der e infraestructuras para Internet.

El primero producto de Cisco fueron los Routers, un equipo que permitía controlar el flujo de
paquetes de datos a través de las complejas topologías de las redes utilizando el protocolo TCP/IP,
que permitían la existencia tanto de Internet como de las redes corporativas o Intranets. Con el
crecimiento acelerado de Internet debido a su popularidad, Cisco logró consolidarse como el líder
y dominar el mercado con sus productos. Esto le permitió pasar de una capitalización del mercado
de $100 billones de dólares en 1998 a $531 billones en el año 2000.

Cisco comenzó en el mercado dando una lucha en tres diferentes frentes con sus productos: Redes
de telefonía para transmisión de voz, redes área local para la transmisión de datos y redes de
broadcast para la transmisión de video. La idea de Cisco se basa en que la digitalización permitiría
la transmisión de audio, video y datos a través de una sola red conocida como Internet, haciendo
que el proceso sea mucho más eficiente y barato. En este punto se funda la visión de la compañía
que puede ser resumida en las palabras de su CEO: “Information at your finger tips, with a
computer in every desk and in every home”.

Internet es una red fundada en estándares abiertos, lo creo un nuevo frente de batalla para la
vertical de negocio a la que pertenece Cisco, donde compiten grandes empresas de
telecomunicaciones regulares como AT&T, Verizon, British Telecom y Deutsche Telecom. Este
nuevo negocio de transmisión de datos ha permitido el surgimiento de nuevas compañías que se
dedican a ofrecer servicios como el acceso a Internet, hosting, email, y servicios de búsqueda de
información. Todas estas actividades aceleraron aun más las redes IP, haciendo que para el año
2000 el tráfico de datos excedía ampliamente el tráfico de voz. Siendo Cisco el principal
proveedor, se estimó que el 70% de estos datos viajaban soportados en productos de la compañía
Cisco.

En 1988 fue contratado John Morgridge como CEO de la compañía debido a su experiencia en la
industria de la computación. Inmediatamente comenzó a construir inmediatamente un equipo de
administración profesional. Morgridge implantó un sistema basado en la idea de un control
centralizado general y tres ramas descentralizadas en el área de Investigación y Desarrollo, una
para cada línea de negocio: Negocios pequeño, medianos y proveedores de servicios.

En 1991 Morgridge contrató a John Chambers, quien asumió el rol de CEO en 1995. En 1993,
Morgridge y Chambers, junto a Ed Kozel quien era el CTO en el momento, generaron un plan de
estrategia constituido por 6 elementos, que se explican a continuación.