MANUAL v1.06.13

MANUAL SOFTWARE OSIRIX
VERSION 1.06.13
28 DE JUNIO DE 2013
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Calle 24 A Nº 44 – 28 Quinta Paredes 2do piso / Tel.: 4753662 Fax: 4753766 / ventas@cyccom.com.co /
www.cyccom.com.co / Bogotá - Colombia
I. INTRODUCCION
El manual OSIRIX está diseñado para ofrecer a las empresas una ayuda de herramienta de trabajo
en lo compete a manejos de inventarios y toda clase movimientos contables que se requieran a
nivel administrativo poder agilizar y garantizar lo diferentes tipos de registros de auditoría que
permiten que una empresa sea organizada.
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1. INICIO
1.1 INGRESO AL SOFTWARE
 Después de dar doble click en el icono del programa Osirix saldrá una ventada
en la que tiene que dar click en la opción Ejecutar para así iniciar con el software.
 Después de abierto el software seleccione el menú Empresa y el submenú Seleccionar

Empresa para que el software cargue la información de su empresa.
 En la siguiente ventana seleccione Nombre de la empresa, Nombre del usuario y

digite la Clave o contraseña ya asignada y de click en la llave.
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2. INVENTARIOS
2.1.1 ELABORACION LISTA DE INVENTARIO
 Diríjase a la opción de Inventario, en el submenú seleccione Inventario y nuevamente

Inventario
 Enseguida se abrirá una ventana donde podrá ver que productos tiene en el inventario,
también podrá crear y borrar artículos como guste.
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 Para crear un producto haga click en , y llene las casillas de acuerdo con las
características del producto. Cuando termine de llenar las casillas para guardar haga click
en y así se asegurará de que el producto a quedado en la lista de inventario.

 Para borrar algún producto del inventario basta con buscar el producto en la lista,
seleccionarlo y oprimir .
 Luego de haber realizado el proceso oprima .
 PUNTOS A TENER EN CUENTA:

 Si desea que el artículo que ingresó haga parte de la lista de precios, escoja la opción
“SI” en LISTA DE PRECIOS, por el contrario si no desea que el artículo se agregue a la
lista de precios elija la opción “NO” y esta será tomada por materia prima.
 En la opción TASA siempre va el IVA correspondiente según el producto ya sea 16%,
10%, 0% etc.
NOTA: Tener en cuenta que cuando el inventario es borrado completamente es necesario crear un
producto nuevo sin datos para que la casilla de código del producto pueda ser habilitada. Luego le
damos guardar y finalizamos cerrando el inventario con este producto en blanco. Por último al
agregar otro producto nos habilitará la casilla para agregarle código a un nuevo producto.
GRUPOS DE INVENTARIO
 Para realizar grupos de inventario diríjase al menú Inventario y al submenú Grupos
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 En la siguiente ventana vera la opción de crear un nuevo grupo de inventario, borrarlo o
seleccionarlo, esta es una herramienta útil al momento de realizar inventarios, pues ordena
los productos dependiendo el tipo que sea (al momento de crear el producto se selecciona
el grupo de inventario)
2.1.2 BODEGAS
 Seleccione el menú Inventario y el submenú Bodegas.
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 Este lo guiará a un listado de las bodegas que han sido creadas con anterioridad dándole
el código de la bodega y la descripción de ésta.
2.1.3 FISICO – DIFERENCIA
 Seleccione el menú Inventario y el submenú Físico - Diferencia.
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 Seleccione la opción deseada: Inventario materia prima ó Inventario producto terminado
según el inventario que se va a consultar o comparar.
 De acuerdo a la opción seleccionada:
 Cargar existencia como físico: Todos los valores que aparecen en la columna de
“Existencia” se copiaran idénticamente a la columna “Físico”.
 Cargar físico como existencia: Todos los valores que aparecen en la columna de
“Físico” se copiaran idénticamente a la columna “Existencia”.
 Borrar físico: Los saldo o cantidades que se encuentren en esta columna pasarán a
CERO.
 Impr. Diferencia: Imprime listado con las diferencias existentes entre las Existencias y
el Físico.
 Impr. Físico: Imprime listado con las cantidades del Inventario Físico.
 Ult. Costo Ent-: Este valor corresponde al Ultimo Costo de Entrada.
 Costo Pro.: Este valor corresponde al Costo de Producción.
 Guardar: Si se realizó algún cambio en las opciones anteriormente descritas, esta
opción guardará los cambios.
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2.2 CLIENTES
Un cliente es aquella persona natural o jurídica que realiza la transacción comercial

denominada compra por un producto o servicio.
 Seleccione el menú Inventario y el submenú Clientes.
NOTA: Es indispensable que tenga una base de datos completa de sus clientes, pues es
necesario para el software que cada cliente este registrado para la elaboración de
documentos.
DATOS BASICOS
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 Para crear un cliente oprima en la opción, llene las casillas con la respectiva
información suministrada por el cliente. Luego de haber llenado las casillas haga click en
.
 Para borrar algún cliente basta con buscar el cliente en la lista, seleccionarlo y oprimir
.
 Luego de haber realizado el proceso oprima.
Datos importantes:
Todo CLIENTE debe quedar registrado en la Base de Datos con un código, el cual se
digitará directamente en la casilla “Código”; es recomendable tener un parámetro definido
para el código. El campo esta parametrizado como Alfa Numérico. Ejemplo: ABC123 (3
dígitos alfabéticos y 3 numéricos).
El NIT debe contener los 9 caracteres, sin puntos ni comas además saber cuál es el dígito
de verificación que se escribirá en el campo “DV”
Vendedor: Se debe especificar un Vendedor, el cual ha sido parametrizado con

anterioridad.
NOTA: Al finalizar con esta ventana continúe llenando la ventana de “Datos de crédito”, es
obligatorio para complementar los datos del cliente y su manejo contable dentro de la
organización.
DATOS DE CREDITO
 Datos importantes:
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Activo: Seleccione la opción correspondiente de acuerdo al estado actual del Cliente.
Plazo máximo de pago: Número de días que se le asigna al Cliente para un plazo máximo
de pago.
Cupo de crédito: Valor que se le asigna al Cliente como Cupo de Crédito.
Zona: Ubicación Geográfica, Regional o Zonal a la que pertenece el Cliente.
Tipo de Cliente: Especifique o seleccione el tipo de Precios que se trabajará con el cliente.
Seleccione las demás casillas de acuerdo a las políticas tomadas por la Empresa.
2.3 PROVEEDORES
Es la persona o empresa que suministra a otras empresas las existencias necesarias de un

producto servicio para el desarrollo de una actividad u operación.
 Seleccione el menú Inventario y el submenú Proveedores.
NOTA: Como sugerencia, obtenga de su Proveedor una copia del RUT y digite la información
que este contenga. Indispensable que tenga una base de datos de sus Proveedores, pues es
necesario para el software que cada Proveedor este registrado para la elaboración de
documentos.
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DATOS BASICOS
 Para crear un cliente oprima en la opción, llene las casillas con la respectiva
información suministrada por el proveedor. Luego de haber llenado las casillas haga click
en.
 Para eliminar algún cliente basta con buscar el nombre del cliente en la lista, seleccionarlo
y oprimir.
 Luego de haber realizado el proceso oprima.
Datos importantes:
Todo PROVEEDOR debe quedar registrado en la Base de Datos con un código, el cual se
digitará directamente en la casilla “Código”; es recomendable tener un parámetro definido
para el código. El campo esta parametrizado como Alfa Numérico. Ejemplo: ABC123 (3
dígitos alfabéticos y 3 numéricos).
El NIT debe contener los 9 caracteres, sin puntos ni comas además saber cuál es el dígito
de verificación que se escribirá en el campo “DV”.
No olvide seleccionar el Tipo de Persona: “NATURAL”, “JURIDICA”, “GRAN

CONTRIBUYENTE”, “REGIMEN SIMPLIFICADO”.
Es muy importante que especifique (según los datos del cliente) el TIPO DE PERSONA y la
BASE DE LA RETENCION para que en el proceso de documentación no se hallen
inconvenientes, en algunos casos si no está especificado el tipo de persona que es el
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proveedor no dejará realizar la compra saliendo una ventana diciendo que no se puede
gravar una compra con entradas en 0, por eso es muy importante que especifique que tipo
de persona es el proveedor.
NOTA: Tener en cuenta la base de retención puesto que esto podría afectar el egreso y la
compra de materia prima para empresa.
2.4 VENDEDORES
Un vendedor es aquella persona que tiene encomendada la venta de los productos o
servicios de una compañía.1 Según el sector o la cultura de la compañía.
2.4.1 Vendedores (CLICK)
 Es importante que su empresa maneje una lista de vendedores para así llevar un control
estricto de que vendedor hizo determinada venta, para ingresar a esta opción de click en
Inventario, Vendedores y Vendedores
 En la ventana siguiente, de click en nuevo para así comenzar con el ingreso del vendedor al
sistema, llene los espacios solicitados con los datos del vendedor y la comisión que se le da
por venta (no olvide activar el vendedor o de lo contrario no aparecerán registrado como
tal), cuando haya terminado de llenar las casillas de click en guardar para salvar la
información y salir para dar fin a el ingreso del vendedor.
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2.4.2 PRESUPUESTO DE VENTAS
 Esta opción le permite verificar las ventas realizadas por los vendedores para así llevar un
control exacto. Diríjase al menú Inventario, Vendedores y seleccione el submenú
Presupuesto de ventas.
 En la siguiente ventana puede ver el código, nombre y las ventas que ha hecho según el
mes indicado en la parte superior de la columna.
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2.5 LISTAS DE PRECIO
2.5.1 POR ESCALA
 Para ver esta opción ingrese al menú Inventario, luego Lista de precios y haga click en el
sub menú Por escalas.
 En esta opción podemos manejar y ver la variación de los precios que ha tenido
determinado producto, las existencias de bodega, el costo de la última entrada y el costo
promedio.
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 No olvide que en la parte inferior izquierda “IMPRIMIR” hay una opción que le permitirá
“Exportar el listado a una hoja de cálculo”.
2.5.2 POR RENTABILIDAD
 Para ver esta opción ingrese al menú Inventario, luego Lista de precios y haga click en el
sub menú Por rentabilidad.
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2.6 PLAN DE CUENTAS
 Ingrese al menú Inventario, luego haga click en el sub menú Plan de cuentas.
 Seleccione “Nuevo” y defina o digite el Código de la Cuenta Contable que va a ingresar, digite
la descripción de acuerdo al Plan de Cuentas en el campo “Descripción. Active la o las casillas
correspondientes de acuerdo a la parametrización de la Cuenta Contable.
 Seleccione la opción “Guardar” si desea salvar la información o “Borrar” si desea eliminar la

Cuenta Contable del Plan de Cuentas.
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2.7 NITS
 Utilizar esta opción para la creación de terceros; la encontramos en el menú Inventario y

en el submenú NITS.
 En esta ventana podrá crear a terceros dando click en la opción nuevo, llene todos los
datos solicitados y guardar, automáticamente quedará guardado en la base de datos del
software, esta opción también sirve para consultar a terceros.
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3. PRODUCCION
3.1 ORDEN DE PRODUCCION
 Para realizar una orden de producción diríjase al menú Producción y al submenú Orden de
producción.
 En la ventana siguiente podrá indicar el producto que se desea producir.
3.2 ORDEN DE EMPAQUE
 Para realizar una orden de producción diríjase al menú Producción y al submenú Orden de
empaque.
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 En la ventana siguiente podrá indicar el producto que se desea producir.
3.2 Para realizar una orden de producción diríjase al menú Producción y al submenú
Fórmulas.
NOTA: QUEDA PENDIENTE EL ORDEN DE FORMULA Y FORMULA DE EMPAQUE PARA PREGUNTAR:
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4. ASISTENTES
4.1 ENTRADAS
 Para realizar una entrada de almacén diríjase a Asistentes y luego haga click en Entradas.
 Enseguida se abrirá una ventana como la que está en el recuadro siguiente.
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 Seleccione la opción “Nuevo” y digite la información requerida para el ingreso de
mercancía y del proveedor a quien se le compró la mercancía.
 Después de indicar la Fecha y el Proveedor, clasificar el tipo de mercancía seleccionando

el si es mercancía para venta (P. terminado) o materia prima. (parte superior derecha de la
ventana) oprima enter para continuar; enseguida se abrirá una nueva ventana:
 Seleccione los productos (previamente creados), y especifique la cantidad y el valor

unitario de compra. Seleccione “Siguiente” para continuar.
 Aparecerá una nueva ventana en la cual usted puede verificar los productos, cantidades y
valores que desea entrar al inventario de almacén.
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 Una vez se verifique la información, seleccione “Siguiente” para continuar.
 Seleccione el campo “Factura #”, y digite el número de factura o documento con el cual se
ha realizado la compra; en Notas digite las observaciones que vea conveniente. Ya
terminado el proceso oprima la opción Grabar y tenga en cuenta el número de entrada
que le da el sistema.
NOTA: Se debe tener en cuenta que para realizar un AJUSTE DE INVENTARIO debe ser por
esta opción “ENTRADA” ya que haciéndolo por compras podríamos afectar los balances.
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4.2 SALIDAS
 Diríjase al menú Asistentes y seleccione el Sub menú Salidas
 Enseguida se abrirá una ventana como la que está en el recuadro siguiente.
 Seleccione la opción “Nuevo” y digite la información en las casillas correspondientes,

indique la fecha de salida de la mercancía y a quien va dirigida. Seleccione si es P.
terminado (Producto Terminado) o M. Prima (Materia Prima). “Siguiente” para continuar.
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 En la siguiente ventana seleccione el o los productos y las cantidades a darle salida,
automáticamente mostrará las existencias del producto en inventario. Para continuar,
presione “Siguiente”.
 Verifique la información de los productos y cantidades a los cuales se les va a dar Salida,
confirmado todo seleccione la opción Grabar para guardar la información y así la salida se
efectuará. (Escriba una nota si quiere especificar el por qué de la salida)
4.3 TRASLADOS ENTRE BODEGAS
 Diríjase al menú Asistentes y seleccione el Sub menú Traslado entre bodegas.
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 Inicialmente, seleccione la Bodega de la cual “Sale” el producto o mercancía;
posteriormente seleccione la Bodega de “Entrada”, digite la “fecha”, establezca el
“Cliente” y seleccione si se trata de “Producto Terminado” ó “Materia Prima”. Para
continuar presione “Siguiente”.
 En la siguiente pantalla seleccione los productos y digite la cantidad y valor del mismo a
trasladar. Para continuar presione “Siguiente”.
 A continuación, observará los productos que seleccionó para generar el Traslado entre
Bodegas. Confirme la información y seleccione “Siguiente” para continuar. Si desea
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“Generar Remisión Para el Cliente”, seleccione la casilla correspondiente y presione
“Grabar” para salvar la información.
4.4 REMISIONES
 Diríjase al menú Asistentes y seleccione el Sub menú Remisiones.
 Para poder hacer una Remisión en donde se pueda enviar mercancía sin estar en el
inventario, lo que tiene que hacer es: desactivar la opción de verificar existencias y no
seleccionar la opción de descontar del inventario.
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 Iniciar seleccionando la “Fecha” de la remisión, posteriormente seleccione el “Cliente”,
luego si corresponde a “P. Terminado” ó “M. Prima2. Si se desea “Descontar del
Inventario” y/o imprimir “Precios de Venta”, seleccione la casilla correspondiente, de lo
contrario dejarlas desactivadas. Para continuar, presione “Siguiente >>”.
 Seleccione el producto que se desea incluir en la Remisión, digite la Cantidad y el Valor;

una vez terminado, presione “Siguiente” para continuar.
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 Verifique que la información seleccionada en la pantalla anterior, corresponda a los
productos, cantidades y valores seleccionados previamente. Presione “Siguiente” para
continuar.
NOTA: Si es necesario, utilice la casilla de “Notas” para escribir cualquier observación que se
requiera, (Ej: número de orden de compra).
 A continuación, presione la opción “Guardar” y posteriormente “Imprimir”. No olvide

seleccionar el número de copias que pueda requerir al momento de imprimir.
4.5 PEDIDOS
 Diríjase al menú Asistentes y seleccione el Sub menú Pedidos.
4.5.1 Actualizar Pedidos
 Diríjase al menú Asistentes y seleccione el Sub menú Pedidos.
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NOTA: QUEDA FALTANTE LOS SUBMENÚS DEL ITEM DE PEDIDOS
4.6 FACTURACIÓN
NOTA: ANTES DE REALIZAR UNA FACTURA SE DEBE TENER EN CUENTA, QUE PRIMERO SE DEBE
HACER LA ENTRADA DE LOS PRODUCTOS AL INVENTARIO.
 Diríjase al menú Facturación y seleccione el Sub menú Crédito.
4.6.1 CRÉDITO
 Diríjase al menú Asistentes y seleccione el Sub menú Facturación para realizar las
facturas de los clientes respectivos de la empresa.
 Después de ingresar al submenú CRÉDITO va salir el siguiente cuadro.
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 En la primera opción escoger el cliente al que se le va a realizar la factura.
 Luego de haber escogido el cliente oprima la tecla de “ENTER” hasta que salga el
siguiente cuadro de diálogo.
NOTA: Al salir este cuadro de diálogo hacen caso omiso a la advertencia y le dan click en la opción
“SÍ” de lo contrario al oprimir “NO” no va a poder realizar la factura. Después de oprimir “SÍ” le va
poder habilitar las demás opciones para poder realizar la factura que son:
 Marcar la opción de BODEGA la opción 1 – PRINCIPAL, luego oprimen la tecla “ENTER”

hasta que los lleve al siguiente paso.
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 Este siguiente paso los va a llevar hasta la opción de”Fecha Emi.” que significa la fecha
de realización de la factura la cual es modificable. luego oprimir la tecla “ENTER” hasta
que los lleve al siguiente paso.
 Luego de haber ingresado la fecha, se oprime la tecla “ENTER” , la cual lo enviará al

ítem de “C. pago” en donde usted podrá colocar el tiempo de plazo para pago de los
clientes. En el cuadro de abajo usted podrá notar un ejemplo de cómo se modificará la
Fecha de vencimiento de la factura.
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 Después de haber ingresado la “fecha”, se oprime la tecla “ENTER” hasta que el
programa los lleve hasta la siguiente pantalla que aparecerá a continuación donde
usted podrá visualizar el inventario que tiene ingresado al sistema.
NOTA: En esta pantalla lo primero que va a realizar es escoger la cantidad de inventario y luego
colocar el valor del cuál va a realizar la venta.
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 Luego de haber escogido la “Descripción”, la “Cantidad” y haber puesto el valor de la
venta que va a colocar en la factura, oprimen la tecla “Siguiente” que se encuentra en
la parte inferior derecha, que los arrojará a la siguiente pantalla:
 En esta pantalla usted podrá corroborar la mercancía que usted va a facturar. De lo

contrario si oprime la tecla “Atrás” y corrige el error que haya cometido, o sino oprime
la tecla “Siguiente” para continuar con la elaboración de la factura, que los va a arrojar
a la siguiente pantalla:
 En esta pantalla el sistema le va a mostrar los datos que van a ir en la Factura. Luego
de asegurarse de que los datos que ingresó estén correctos oprime la tecla “ENTER”
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hasta que el sistema le dé la opción de “GUARDAR”, luego el sistema les mostrará otra
pantalla donde va a quedar el registro de la factura que ha realizado, donde usted
deberá marcar el número de copias que desea imprimir. Luego oprimen la tecla donde
sale opción de “IMPRIMIR”, el cual los enviará hasta otra pantalla donde el sistema les
muestre como saldrá la FACTURA con todos los datos que usted ha ingresado
anteriormente durante el proceso. Luego oprimen en el ícono de impresión en la parte
superior derecha para dar por finalizado el proceso de cómo realizar una factura con
el programa OSIRIX.
4.6.2 POST CTRL+P
 A continuación diríjase al menú “Asistente” “Facturación” “ Post CTRL+P”

En esta opción para realizar la facturación en un entorno más gráfico, dependiendo como lo desee
el cliente:
Después de oprimir “ENTER” va a salir la siguiente pantalla:
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Luego de seleccionar los Productos y de tener en cuenta el Tipo de Venta y el Descuento; para
finalizar le damos click en el botón Facturar.
4.6.3 Departamento
Este tipo de facturación nos sirve para Facturar, dependiendo la Orden de Pedido u Orden de
Cotización. Además de esto nos muestra los descuentos y las retenciones que debemos hacerle al
cliente dependiendo de éste.
 A continuación diríjase al menú “Asistente” “Facturación” “Departamento”.
Después de oprimir “ENTER” va a salir la siguiente pantalla:
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 Después de haber escogido el nombre del cliente, Anexa la “Cond. P.” y la “Orden C.”
luego se oprime la opción de “Siguiente” en la parte inferior derecha donde lo llevará
al “Asistente Facturación por departamentos” el cual será el paso a seguir.
Saldrá un recuadro conde indicara sus respectivos valores
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4.7 RECIBOS
4.7.1 CLIENTES
Este asistente del programa OSIRIX es para realizar los “Recibos de Caja”
 A continuación diríjase al menú “Asistente” “Recibos” “Clientes”.
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En la siguiente ventana asegúrese de llenar correctamente las casillas con la fecha de realización
del Recibo de Caja, el nombre del cliente que ha cancelado la factura, oprima “Siguiente” cuando
haya terminado de llenar las casillas.
Después de haber llenado los datos correspondientes del as casillas (Fecha, Cliente, Nit) se oprime
“Siguiente” el cual los va a llevar a la siguiente ventana:
En la siguiente ventana saldrá un listado de las facturas que el cliente tiene pendiente con la
empresa. Para realizar los recibos de caja deben primero que todo escoger el número de factura o
facturas por la cual se va realizar el recibo de caja, después verifique el número de la factura que
el cliente ha pagado e identifíquelo en el listado, ya identificado es importante que aplique la
Retención de fuente, Retención de IVA y/o Retención de ICA según el tipo de cliente que sea, en
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la casilla Valor escriba el signo “+” para saber el resultado según lo que retuvo y pagó el cliente.
Oprima Siguiente para continuar con el proceso, el cual aparecerá la siguiente ventana.
 En la siguiente ventana se especificara en la casilla Consignación Local, la manera de

pago del cliente. En las otras casillas de “enter” para continuar, si tiene algo
importante que mencionar en la casilla Notas podrá hacerlo. Para terminar oprima
Grabar e Imprimir para guardar constancia del documento cancelado.
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4.7.2 TERCEROS
Este asistente del programa OSIRIX es para realizar los “Recibos de Caja”
 A continuación diríjase al menú “Asistente” “Recibos” “Terceros”.
 Una vez registrada la información del recibo nos mostrara el siguiente cuadro donde
nos mostrara todo la información a guardar.
4.8 NOTAS DEBITO
Es un comprobante que la empresa envía a su cliente, en la que se notifica haber cargado o

debitado a su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma
Nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en
la facturación, interés por mora en el pago o cualquier otra circunstancia que signifique el
incremento del saldo de una cuenta.
 A continuación diríjase al menú “Asistente” “Notas Débito”.

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Podemos encontrar el asistente de la siguiente forma:
En el cuadro podemos ver la siguiente información: Cliente, Fecha, Observaciones, Valor, IVA y las
Retenciones, igualmente observamos por defecto la Cuenta Bancaria; este número será
modificado dependiendo la empresa que desee manejar OSIRIX, adicionalmente, nos muestra un
menú desplegable el cual nos indica la Cuenta Contrapartida. Como lo vemos en la siguiente
imagen:
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Esto, dependiendo que Cuenta Contable vaya a afectar al registrar la Nota Débito ya que influirá
en la cartera de la empresa. Para finalizar con este proceso le damos click en el botón de
“GUARDAR”
4.9 NOTAS CRÉDITO
Es el comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objeto de informar la acreditación
en su cuenta de un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos
casos en que se emplea la Nota Crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o
disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la
facturación. La Nota Crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.
4.9.1 DESCUENTO
 A continuación diríjase al menú “Asistente” “Notas crédito” “Descuento”
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Se completan los datos como se ven en las casillas dependiendo el cliente. Para finalizar le damos
click en el botón Grabar.
4.9.2 DEVOLUCIÓN
 A continuación diríjase al menú “Asistente” “Notas crédito” “Devolución”.
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 En el siguiente recuadro escribir los datos del cliente, número de factura, fecha y
bodega.
 En el siguiente recuadro escoger la opción del producto que se va a realizar la

devolución y escribir la cantidad en la casilla “siguiente” y luego dar click en siguiente y
guardar.
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4.9.3 OTROS CONCEPTOS
 A continuación diríjase al menú “Asistente” “Notas crédito” “Otros conceptos”.
4.10 COTIZACIÓN
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 A continuación diríjase al menú “Asistente” “Cotización”.
Este asistente nos sirve para crear Cotizaciones dependiendo el tipo de cliente como se ve
en recuadro:
A continuación de haber escogido el Asistente de Cotización va aparecer el siguiente

recuadro para hacer diligenciado posteriormente:
Luego de haber diligenciado el formato de Cotizaciones con los correspondientes datos,

nos aparecerán los productos que ya existen en inventario cada uno con el costo de
entrada de compra.
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Después de esto aparecerá el siguiente recuadro indicándonos el Subtotal, IVA y total de
los productos cotizados. Después se oprime la opción “SIGUIENTE”.
4.11 CARTERA
 A continuación diríjase al menú “Asistente” “Cartera”.
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4.11.1 COMPROMISOS DE PAGO
4.11.2 SEGUIMIENTOS COMPROMISOS
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4.12 COMPRAS
 A continuación diríjase al menú “Asistente” “Compras”.
4.11.1 PRODUCTOS DE INVENTARIO
Para realizar las compras siga los siguientes pasos:
 Diríjase al menú Asistente Compras Productos de inventario.
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En la siguiente ventana siguiente asegúrese de que la fecha sea la correcta, seleccione el
proveedor al que le va ha hacer la compra y especifique el centro de costos al que pertenece. En la
parte superior izquierda selecciones si es “P. terminado” o “M. prima”, a continuación oprima
siguiente para continuar con el proceso.
A continuación va a aparecer la siguiente pantalla donde usted va buscar en la lista de “COMPRAS

CON 16%, COMPRAS CON EL 5%, COMPRAS CON EL 8%”.
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Después de haber colocado la “Cantidad” y el “V. unitario” oprima la tecla “siguiente”, donde a
continuación va a aparecer la siguiente pantalla.
Después de haber corroborado los datos se oprime la tecla de “Grabar” y posteriormente el

sistema le va a arrojar el número de la compra y el número de la entrada, donde usted lo va a
poder imprimir o solamente anotar los números correspondientes.
4.11.2 PRODUCTOS LOTE Y FECHA DE VENCIMIENTO
 Diríjase al menú “Asistente” “Compras” “Productos lote y Fec. Ven”.
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En la siguiente ventana verán 2 listados en los que se relacionan los productos que están incluidos
en la compra, en la lista superior aparecerán pos productos o artículos que han sido creados,
seleccione los productos que han sido incluidos en la factura del proveedor especificando las
unidades, valor unitario y fecha de vencimiento del lote, para que los ítems se vean reflejados en
la lista de abajo tendrá que ubicarse en la casilla de “CÓDIGO” y oprimir “+”, al instante el ítem
que seleccionó se verá reflejado en la lista de abajo para así continuar con el proceso de compra;
cuando haya realizado el proceso con cada uno de los artículos comprados oprima Siguiente >>.
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COMPRAS
Para realizar una compra siga los siguientes pasos:
 Diríjase al menú Asistente, Compras y Materia prima.
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 En la siguiente ventana asegúrese de que la fecha sea la correcta, seleccione el
proveedor al que le va ha hacer la compra y especifique el centro de costos al que
pertenece. En la parte superior izquierda selecciones si es materia prima o artículo
ya terminado, oprima siguiente para continuar con el proceso.
En la siguiente ventana verán 2 listados en los que se relacionan los productos que están incluidos
en la compra, en la lista superior aparecerán pos productos o artículos que han sido creados,
seleccione los productos que han sido incluidos en la factura del proveedor especificando las
unidades, valor unitario y fecha de vencimiento del lote, para que los ítems se vean reflejados en
la lista de abajo tendrá que ubicarse en la casilla de “CÓDIGO” y oprimir “+”, al instante el ítem
que seleccionó se verá reflejado en la lista de abajo para así continuar con el proceso de compra;
cuando haya realizado el proceso con cada uno de los artículos comprados oprima Siguiente >>.
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 En la siguiente ventana digite el número de la factura del proveedor y verifique si
el Subtotal, IVA, Retención y Total coinciden con la factura del proveedor, si tiene
algo importante que informar al hacer la compra escríbala en la casilla de notas,
oprima Grabar y la compra quedará guardada.
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4 EGRESOS
 Para elaborar un egreso diríjase a menú Asistente, Egresos y Proveedores.
 En la siguiente ventana oprima , verifique que la fecha sea la

correspondiente al día de la elaboración del Egreso, especifique el proveedor al que se le
va a hacer el Egreso, en la casilla Banco: si el pago se efectúa en efectivo, digite 99; si fue
cancelada con cheque, digite el código del Banco por el cual realizó el cheque. Digite el
número de cheque en la casilla Cheque #, para continuar con el proceso oprima
“Siguiente”.
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 En la siguiente ventana va a salir la lista de los Egresos que usted podría realizar. Confirme
el número de la factura del proveedor y búsquela en la lista de opciones que le da el
programa, ya identificada la factura (identifique número de factura y total de factura ya
pagada) vaya hasta la columna Valor y oprima + para que dé el resultado total de lo que
pago. (llene Abonado, Descuento, Retención, si es el caso). Oprima Siguiente para
continuar con el proceso.
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 Luego le saldrá una ventana en la que podrá rectificar o corregir lo que hizo en la ventana
anterior, ya rectificado y seguro de lo que realizo oprima Siguiente.
 En la siguiente ventana solo escriba una nota si es necesario, para terminar con el proceso
de la elaboración de un egreso oprima la opción Grabar, luego imprima el egreso
anteriormente elaborado para llevar un historial del dinero que ha salido de su empresa.
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En la ventana siguiente le saldrá un listado de las facturas que el cliente debe (ver ejemplo del
recuadro), verifique el número de la factura que el cliente a pagado e identifíquelo en el listado, ya
identificado es importante que aplique ya sea retención de fuente, retención de IVA y/o retención
de ICA según el tipo de cliente que sea, en la casilla Valor escriba el signo “+” para saber el
resultado según lo que retuvo y pago el cliente. Oprima Siguiente para continuar con el proceso.
 En la siguiente ventana simplemente hay que especificar, en la casilla Consignación Local,

la manera de pago del cliente. En las otras casillas de “enter” para continuar, si tiene algo
importante que mencionar en la casilla Notas podrá hacerlo. Para terminar oprima Grabar
e Imprimir para guardar constancia del documento cancelado.
61
62
5 ASISTENTE DE NOTAS DEBITO PARA CLIENTES.
Es un comprobante que la empresa envía a su cliente, en la que se notifica haber cargado

o debitado a su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la
misma Nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea
por un error en la facturación, interés por mora en el pago o cualquier otra circunstancia
que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
Podemos encontrar la siguiente vista:
En la cual vemos: Cliente, Fecha, Observaciones, Valor, IVA y las Retenciones, igualmente
observamos por defecto la Cuenta Bancaria; este número será modificado dependiendo la
empresa que desee manejar OSIRIX, adicionalmente, nos muestra un menú desplegable el cual
nos indica la Cuenta Contrapartida. Como lo vemos en la siguiente imagen:
63
Esto, dependiendo que Cuenta Contable va a afectarse al registrar la Nota Débito ya que influirá
en la cartera de la empresa. Para finalizar con este proceso le damos click en el botón.
Después de esto aparecerá el siguiente recuadro indicándonos el Subtotal, IVA y total de los
productos cotizados. Después de esto le damos
6 ASISTENTE DE REMISIONES
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Para poder generar la Remisión, se debe tener en cuenta que el producto tenga existencia, de
no ser así, no aparecerá en la lista de productos al momento de relacionar el mismo para
generar la Remisión.
Adicionalmente, nos visualiza dos opciones: controlar si se desea que los productos sean
descontados del inventario o no, y por otra parte si se quiere que muestre los precios de
venta; de acuerdo a lo pactado o convenido con el cliente.
Para terminar con este proceso le damos Siguiente y al final nos aparecerá el botón Grabar el
cual guardará el proceso asignándole automáticamente un número en orden consecutivo.
El cual nos aparecerá un formato como este con los datos correspondientes del cliente y los
productos.
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7 ASISTENTE DE PEDIDOS
Este asistente nos ayudará a tomar una lista de productos que requiera un cliente para así
tenerlos apartados y así realizar el debido proceso de facturación.
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Luego de haber seleccionado los productos, nos aparecerá un recuadro exacto al de
facturación el cual hace saber al cliente que se le cobrar y a qué precio.
Para finalizar le damos Siguiente >> y el nos guarda este pedido con un número
consecutivo, para así tomarlo en cuenta al momento de facturar.
8 ASISTENTE DE NOTA DEBITO PROVEEDORES
Es un comprobante que una empresa envía a su proveedor, en la que se le notifica haber

cargado o debitado a su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica
en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea
por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que
signifique el incremento del saldo de una cuenta.
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Luego de haber rellenado los campos como se muestra en el recuadro teniendo presente la
Cuenta Contrapartida ya que esto podría afectar la contabilidad de la empresa.
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MANUAL SOFTWARE OSIRIX

1.1 INGRESO AL SOFTWARE

 Después de abierto el software seleccione el menú Empresa y el submenú Seleccionar

 En la siguiente ventana seleccione Nombre de la empresa, Nombre del usuario y

2.1.1 ELABORACION LISTA DE INVENTARIO

 Diríjase a la opción de Inventario, en el submenú seleccione Inventario y nuevamente

en y así se asegurará de que el producto a quedado en la lista de inventario.

 Luego de haber realizado el proceso oprima .

 PUNTOS A TENER EN CUENTA:

 Para realizar grupos de inventario diríjase al menú Inventario y al submenú Grupos

 Seleccione el menú Inventario y el submenú Bodegas.

2.1.3 FISICO – DIFERENCIA

 Seleccione el menú Inventario y el submenú Físico - Diferencia.

 De acuerdo a la opción seleccionada:

Un cliente es aquella persona natural o jurídica que realiza la transacción comercial

 Seleccione el menú Inventario y el submenú Clientes.

Vendedor: Se debe especificar un Vendedor, el cual ha sido parametrizado con

Cupo de crédito: Valor que se le asigna al Cliente como Cupo de Crédito.

Zona: Ubicación Geográfica, Regional o Zonal a la que pertenece el Cliente.

Es la persona o empresa que suministra a otras empresas las existencias necesarias de un

 Seleccione el menú Inventario y el submenú Proveedores.

 Luego de haber realizado el proceso oprima.

No olvide seleccionar el Tipo de Persona: “NATURAL”, “JURIDICA”, “GRAN

2.4.1 Vendedores (CLICK)

2.5.1 POR ESCALA

2.5.2 POR RENTABILIDAD

 Seleccione la opción “Guardar” si desea salvar la información o “Borrar” si desea eliminar la

 Utilizar esta opción para la creación de terceros; la encontramos en el menú Inventario y

3.1 ORDEN DE PRODUCCION

 En la ventana siguiente podrá indicar el producto que se desea producir.

3.2 ORDEN DE EMPAQUE

NOTA: QUEDA PENDIENTE EL ORDEN DE FORMULA Y FORMULA DE EMPAQUE PARA PREGUNTAR:

 Enseguida se abrirá una ventana como la que está en el recuadro siguiente.

 Después de indicar la Fecha y el Proveedor, clasificar el tipo de mercancía seleccionando

 Seleccione los productos (previamente creados), y especifique la cantidad y el valor

 Diríjase al menú Asistentes y seleccione el Sub menú Salidas

 Enseguida se abrirá una ventana como la que está en el recuadro siguiente.

 Seleccione la opción “Nuevo” y digite la información en las casillas correspondientes,

4.3 TRASLADOS ENTRE BODEGAS

 Diríjase al menú Asistentes y seleccione el Sub menú Traslado entre bodegas.

 Diríjase al menú Asistentes y seleccione el Sub menú Remisiones.

 Seleccione el producto que se desea incluir en la Remisión, digite la Cantidad y el Valor;

 A continuación, presione la opción “Guardar” y posteriormente “Imprimir”. No olvide

 Diríjase al menú Asistentes y seleccione el Sub menú Pedidos.

4.5.1 Actualizar Pedidos

 Diríjase al menú Asistentes y seleccione el Sub menú Pedidos.

 Diríjase al menú Facturación y seleccione el Sub menú Crédito.

 Después de ingresar al submenú CRÉDITO va salir el siguiente cuadro.

 Marcar la opción de BODEGA la opción 1 – PRINCIPAL, luego oprimen la tecla “ENTER”

 Luego de haber ingresado la fecha, se oprime la tecla “ENTER” , la cual lo enviará al

 En esta pantalla usted podrá corroborar la mercancía que usted va a facturar. De lo

4.6.2 POST CTRL+P

 A continuación diríjase al menú “Asistente” “Facturación” “ Post CTRL+P”

Después de oprimir “ENTER” va a salir la siguiente pantalla:

 A continuación diríjase al menú “Asistente” “Facturación” “Departamento”.

Después de oprimir “ENTER” va a salir la siguiente pantalla:

Saldrá un recuadro conde indicara sus respectivos valores

 A continuación diríjase al menú “Asistente” “Recibos” “Clientes”.

 En la siguiente ventana se especificara en la casilla Consignación Local, la manera de

 A continuación diríjase al menú “Asistente” “Recibos” “Terceros”.

4.8 NOTAS DEBITO

Es un comprobante que la empresa envía a su cliente, en la que se notifica haber cargado o

 A continuación diríjase al menú “Asistente” “Notas Débito”.

4.9 NOTAS CRÉDITO