Código: FGD.

01
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS
Versión: 02

PROCESO: Gestión Documental FECHA DE ACTUALIZACIÓN: June 07 de 2019

IDENTIFICACIÓN ACTUALIZACIÓN

CLASIFICACIÓN DEL FECHA DE SOLICITUD REVISÓ APROBÓ FECHA DE

SUBPROCESO TIPO NOMBRE CODIGO VERSIÓN
DOCUMENTO DE ACTUALIZACIÓN APROBACIÓN
NOMBRE CARGO NOMBRE CARGO
Caracterización de Proceso Gestión Director de Certificación y Jaime Alberto Camacho
No aplica Caracterización Transversal CGD.01 5 August 19 de 2015 Fabian Corredor Cuellar Rector Noviembre 29 de 2007
Documental Gestión Documental Pico
Maria del Carmen
Gestión de Producción Directora de Certificación y
Caracterización de Subproceso Gestión de Salamanca Godoy; Jaime Alberto Camacho
y control de Caracterización Transversal CGD.02 4 April 25 de 2012 Gestión Documental; Rector Noviembre 29 de 2007
Producción y control de documentos Olga Cecilia González Pico
documentos Secretario General
Noriega

Directora de Certificación y
Maria del Carmen
Gestión de Caracterización de Subproceso Gestión de Gestión Documental; Jaime Alberto Camacho
Caracterización Específico CGD.03 4 April 25 de 2012 Salamanca Godoy Rector Noviembre 29 de 2007
Correspondencia Correspondencia Clasificador de Pico
Wilson Carvajal Pimiento
Correspondencia

Maria del Carmen

Directora de Certificación y
Caracterización de Subproceso Gestión Salamanca Godoy; Jaime Alberto Camacho
Gestión archivistica Caracterización Transversal CGD.04 4 April 25 de 2012 Gestión Documental; Rector Noviembre 29 de 2007
archivística Margarita Pinzón Pico
Auxiliar de Archivo
Valbuena
María del Carmen
Directora Certificación y
Gestión de Producción Salamanca Godoy
Gestión Documental;
y control de Formato Listado Maestro de Documentos Internos Transversal FGD.01 2 March 31 de 2009 Olga Cecilia González Álvaro Gómez Torrado Vicerrector Académico Noviembre 19 de 2007
Secretaria General;
documentos Noriega
Vicerrector Administrativo.
Sergio Isnardo Muñoz.

Fabian Corredor Cuellar Director Certificación y

Gestión de Producción
Olga Cecilia González Gestión Documental;
y control de Formato Listado Maestro de Documentos Externos Transversal FGD.02 3 October 07 de 2015 Álvaro Gómez Torrado Vicerrector Académico Noviembre 19 de 2007
Noriega Secretaria General;
documentos
Sergio Isnardo Muñoz. Vicerrector Administrativo.

María del Carmen

Directora Certificación y
Gestión de Producción Salamanca Godoy
Gestión Documental;
y control de Formato Listado Maestro de Registros Transversal FGD.03 2 March 31 de 2009 Olga Cecilia González Álvaro Gómez Torrado Vicerrector Académico Noviembre 19 de 2007
Secretaria General;
documentos Noriega
Vicerrector Administrativo.
Sergio Isnardo Muñoz.
Gestión de Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Formato Planilla de Control de Correos Recibidos Específico FGD.05 2 April 14 de 2009 Rector Noviembre 29 de 2007
Correspondencia Salamanca Godoy Gestión Documental Pico
Gestión de Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Formato Planilla de Entrega de Recomendados Específico FGD.06 3 April 14 de 2009 Rector Noviembre 29 de 2007
Correspondencia Salamanca Godoy Gestión Documental Pico
Gestión de Informe Mensual de Correspondencia Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Formato Específico FGD.07 2 April 14 de 2009 Rector Noviembre 29 de 2007
Correspondencia Recibida Salamanca Godoy Gestión Documental Pico
Gestión de Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Formato Envío de Correspondencia Específico FGD.08 10 July 13 de 2016 Ivonne Suarez Pinzón Rector Noviembre 29 de 2007
Correspondencia Gestión Documental Pico

Gestión de Producción
Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
y Control de Formato Control revisión de documentos Específico FGD.09 1 March 31 de 2009 Rector March 31 de 2009
Salamanca Godoy Gestión Documental Pico
Documentos

Gestión de Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho

Formato Devolución de Corrrespondencia Interna Específico FGD.10 4 October 31 de 2013 Rector Noviembre 29 de 2007
Correspondencia Salamanca Godoy Gestión Documental Pico
Gestión de Planilla de envio de correspondencia Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Formato Específico FGD.11 2 April 14 de 2009 Rector September 30 de 2008
Correspondencia división financiera-Sección Presupuesto Salamanca Godoy Gestión Documental Pico
Gestión de Informe Mensual de Correspondencia Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Formato Específico FGD.12 2 April 14 de 2009 Rector Noviembre 29 de 2007
Correspondencia Despachada Interna Salamanca Godoy Gestión Documental Pico
Registro de Consultas y Asesorías Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Gestión Archivística Formato Específico FGD.14 6 March 01 de 2019 Ivonne Suarez Pinzón Rector Noviembre 29 de 2007
Archivisticas Gestión Documental Pico
Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Gestión Archivística Formato Formato Único de Inventario Documental Transversal FGD.15 7 May 11 de 2018 Ivonne Suarez Pinzón Rector Noviembre 29 de 2007
Gestión Documental Pico
Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Gestión Archivística Formato Verificación del equipo procesador Específico FGD.16 2 April 14 de 2009 Rector Noviembre 29 de 2007
Salamanca Godoy Gestión Documental Pico
Control de Rollos a Procesar en el Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Gestión Archivística Formato Específico FGD.17 2 April 14 de 2009 Rector Noviembre 29 de 2007
Laboratorio Salamanca Godoy Gestión Documental Pico
Control de Calidad de los Rollos Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Gestión Archivística Formato Específico FGD.18 3 April 14 de 2009 Rector Noviembre 29 de 2007
Procesados Salamanca Godoy Gestión Documental Pico
Informe mensual de actividades de Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Gestión Archivística Formato Específico FGD.19 3 April 14 de 2009 Rector Noviembre 29 de 2007
microfilmación Salamanca Godoy Gestión Documental Pico
Informe mensual de rollos originales y Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Gestión Archivística Formato Específico FGD.20 3 April 14 de 2009 Rector Noviembre 29 de 2007
duplicados Salamanca Godoy Gestión Documental Pico
Gestión de Informe Mensual de Correspondencia Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Formato Específico FGD.21 3 February 10 de 2012 Rector Noviembre 29 de 2007
Correspondencia Despachada Externa Salamanca Godoy Gestión Documental Pico
 Directora Certificación y
Gestión de Producción Ivonne Suarez Pinzón
Gestión Documental;
y control de Formato Solicitud de actualización de documentos Transversal FGD.22 4 July 21 de 2016 Sofía Pinzón Durán Álvaro Gómez Torrado Vicerrector Académico Noviembre 19 de 2007
Secretaria General;
documentos Sergio Isnardo Muñoz.
Vicerrector Administrativo.

Gestión de Consulta de Correspondencia Despachada Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Formato Específico FGD.24. 2 April 14 de 2009 Rector Marzo 4 de 2008
Correspondencia y Recibida Salamanca Godoy Gestión Documental Pico

Gestión de Correspondencia Externa Devuelta por Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Formato Específico FGD.25. 3 April 14 de 2009 Rector Marzo 4 de 2008
Correspondencia Empresas de Mensajería Salamanca Godoy Gestión Documental Pico

Director de certificación y Jaime Alberto Camacho

Gestión Archivística Formato Informe mensual de actividades de archivo Específico FGD.26 3 August 19 de 2015 Fabian Corredor Cuellar Rector September 30 de 2008
Gestión Documental Pico

Gestión de Maria del Carmen Directora de certificación y Jaime Alberto Camacho

Formato Prueba de Entrega de Correspondencia Específico FGD.27 3 September 24 de 2009 Rector September 30 de 2008
Correspondencia Salamanca Godoy Gestión Documental Pico

Gestión de Maria del Carmen Directora de certificación y Jaime Alberto Camacho

Formato Recibo y entrega de suscripciones Específico FGD.28 2 April 14 de 2009 Rector September 30 de 2008
Correspondencia Salamanca Godoy Gestión Documental Pico

Gestión de Maria del Carmen Directora de certificación y Jaime Alberto Camacho

Formato Control empresas de mensajería externa Específico FGD.29 2 April 14 de 2009 Rector September 30 de 2008
Correspondencia Salamanca Godoy Gestión Documental Pico

Gestión de Producción
Control de entrega de copias a entidades Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
y Control de Formato Específico FGD.31 2 April 14 de 2009 Rector October 31 de 2008
externas Salmanca Godoy Gestión Documental Pico
documentos

Control de Temperatura y Humedad Maria del Carmen Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Gestión Archivística Formato Transversal FGD.33 1 June 24 de 2011 Rector June 30 de 2011
Relativa en los Depósitos de Archivo Salamanca Godoy Gestión Documental Pico

Gestión de María del Carmen Directora Certificación y Jaime Alberto Camacho

Formato Carta de Responsabilidad Transversal FGD.34 1 March 09 de 2012 Rector March 14 de 2012
Correspondencia Salamanca Godoy Gestión Documental Pico

Gestión de Control de Correspondencia Radicada María del Carmen Directora Certificación y

Formato Específico FGD.35 1 March 19 de 2013 Álvaro Ramírez García Rector March 22 de 2013
Correspondencia Despachada y Recibida no enviada por GD Salamanca Godoy Gestión Documental

Formato Control de Envío de

Gestión de Correspondencia Sede UIS Guatiguará María del Carmen Directora Certificación y
Formato Específico FGD.36 1 October 10 de 2013 Álvaro Ramírez García Rector October 10 de 2013
Correspondencia “Administración Guatiguará, CINBIN, Salamanca Godoy Gestión Documental
CINTROP”
Gestión de María del Carmen Directora Certificación y
Correspondencia
Formato Correspondencia envío especial Específico FGD.37 1 July 18 de 2014
Salamanca Godoy Gestión Documental
Álvaro Ramírez García Rector July 21 de 2014

Formato Solicitud de Actualización de Directora de Certificación y

Gestión Archivística Formato Transversal FGD.38 2 October 04 de 2018 Ivonne Suarez Pinzón Hernán Porras Díaz Rector June 01 de 2016
Tablas de Retención Documental Gestión Documental

Formato de Verificación y Aprobación Directora de Certificación y

Gestión Archivística Formato Transversal FGD.40 1 May 26 de 2016 Ivonne Suarez Pinzón Hernán Porras Díaz Rector June 01 de 2016
de Transferencia Documental Gestión Documental

Gestión de Planilla Entrega de Copias de Directora de Certificación y

Formato Específico FGD.41 1 April 23 de 2018 Ivonne Suarez Pinzón Hernán Porras Díaz Rector April 25 de 2018
Correspondencia Correspondencia Despachada Gestión Documental

Hoja de Control de la Documentación Directora de Certificación y

Gestión Archivística Formato Específico FGD.42 1 April 23 de 2018 Ivonne Suarez Pinzón Hernán Porras Díaz Rector April 25 de 2018
Transferida al Archivo Central Gestión Documental

Gestión de Planilla de Devolución de Directora de Certificación y

Formato Específico FGD.43 1 October 03 de 2018 Ivonne Suarez Pinzón Hernán Porras Díaz Rector October 03 de 2018
Correspondencia Correspondencia Externa Gestión Documental

Directora de Certificación y
Gestión Archivística Formato Acta de Eliminación Documental Transversal FGD.44 1 March 01 de 2019 Ivonne Suarez Pinzón Hernán Porras Díaz Rector March 06 de 2019
Gestión Documental

Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y

Gestión Archivística Formato Rótulo Identificación de Carpeta Transversal FGD.45 1 June 07 de 2019 Hernán Porras Díaz Rector June 10 de 2019
Santander Gestión Documental

Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y

Gestión Archivística Formato Rótulo Caja Transversal FGD.46 1 June 07 de 2019 Hernán Porras Díaz Rector June 10 de 2019
Santander Gestión Documental

Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y

Gestión Archivística Formato Testigo Referencia Cruzada Transversal FGD.47 1 June 07 de 2019 Hernán Porras Díaz Rector June 10 de 2019
Santander Gestión Documental
 Directora Certificación y
Ivonne Suarez Pinzón
Gestión de Producción Gestión Documental;
Sofía Pinzón Durán
y control de Guía Guia de Elaboración de Documentos Transversal GGD.01 10 July 13 de 2017 Secretaria General; Álvaro Gómez Torrado Vicerrector Académico Noviembre 19 de 2007
Gerardo Latorre Bayona
documentos Vicerrector Administrativo
Juliana Peña Ayala
Coordinadora HSEQ

Directora de Certificación y
Maria del Carmen
Gestión de Guía para el registro de documentos Gestión Documental; Jaime Alberto Camacho
Guía Específico GGD.02 3 July 18 de 2014 Salamanca Godoy Rector Noviembre 29 de 2007
Correspondencia radicados Clasificador de Pico
Wilson Carvajal Pimiento
Correspondencia
Directora de Certificación y
Ivonne Suárez Pinzón Jaime Alberto Camacho
Gestión archivistica Guía Guía para la consulta de documentos Transversal GGD.04 5 March 01 de 2019 Gestión Documental Rector Noviembre 29 de 2007
Wilson Carvajal Pimiento Pico
Auxiliar de Archivo

Maria del Carmen Directora de Certificación y

Guía para la digitalización y Jaime Alberto Camacho
Gestión archivistica Guía Específico GGD.05 4 July 18 de 2014 Salamanca Godoy; Gestión Documental; Rector Noviembre 29 de 2007
microfilmación Pico
Fabián Corredor Cuéllar Técnico de Microfilmación

Maria del Carmen Directora de Certificación y

Jaime Alberto Camacho
Gestión archivistica Guía Guía para el revelado y duplicado de rollos Específico GGD.06 3 March 02 de 2012 Salamanca Godoy; Gestión Documental; Rector Noviembre 29 de 2007
Pico
Fabián Corredor Cuéllar Técnico de Microfilmación

Directora de certificación y Jaime Alberto Camacho

Gestión Archivística Guía Guía para la Transferencia Documental Transversal GGD.07 5 July 13 de 2017 Ivonne Suarez Pinzón Rector September 30 de 2008
Gestión Documental Pico

Guía para la Protección y Conservación de Maria del Carmen Directora de certificación y Jaime Alberto Camacho
Gestión Archivística Guía Transversal GGD.08 3 November 03 de 2011 Rector September 30 de 2008
Archivos Salamanca Godoy Gestión Documental Pico

Guia para la eliminación de Documentos y Directora de certificación y

Gestión Archivística Guía Transversal GGD.09 5 October 04 de 2018 Ivonne Suarez Pinzón Álvaro Gómez Torrado Rector August 10 de 2012
Depuración de Archivos Gestión Documental
Director de Certificación y
Fabían Corredor Cuellar Gestión Documental ( E)
Gestión de Guía para la elaboración de
Guía Transversal GGD.10 1 November 11 de 2015 Álvaro Ramírez García Rector November 12 de 2015
Correspondencia comunicaciones oficiales
Adriana Castillo Pico Secretaria
General
Director de Certificación y
Fabían Corredor Cuellar Gestión Documental ( E)
Gestión archivistica Guía Guía para la Digitalización de Documentos Transversal GGD.11 1 November 27 de 2015 Álvaro Ramírez García Rector November 27 de 2015
Adriana Castillo Pico Secretaria
General

Instructivo para la organización de Sergio Andrés Utrera Director de Certificación y

Gestión archivistica Instructivo Transversal IGD.01 1 June 07 de 2019 Hernán Porras Díaz Rector June 10 de 2019
archivos de gestión Santander Gestión Documental

Directora Certificación y
Gestión de Producción Ivonne Suarez Pinzón
Procedimiento de Control de Documentos Gestión Documental; Jaime Alberto Camacho
y Control de Procedimiento Obligatorio PGD.01 9 October 22 de 2018 Sofía Pinzón Durán Rector October 31 de 2008
Internos Secretaria General; Pico
Documentos Gerardo Latorre
Vicerrector Administrativo.

Directora Certificación y
Gestión de Producción Ivonne Suarez Pinzón
Gestión Documental;
y control de Procedimiento Procedimiento Control de Registros Obligatorio PGD.02 7 October 22 de 2018 Sofía Pinzón Durán Álvaro Gómez Torrado Vicerrector Académico Noviembre 19 de 2007
Secretaria General;
documentos Gerardo Latorre
Vicerrector Administrativo.

Directora de Certificación y
Gestión de Procedimiento de Correspondencia Ivonne Suarez Pinzón Gestión Documental Jaime Alberto Camacho
Procedimiento Transversal PGD.03 6 December 04 de 2018 Rector Noviembre 29 de 2007
Correspondencia Recibida Wilson Carvajal Pimiento Clasificador de Pico
Correspondencia

Directora de Certificación y
Gestión de Procedimiento de Correspondencia Ivonne Suarez Pinzón Gestión Documental Jaime Alberto Camacho
Procedimiento Específico PGD.04 7 December 04 de 2018 Rector Noviembre 29 de 2007
Correspondencia despachada Wilson Carvajal Pimiento Clasificador de Pico
Correspondencia

Ivonne Suarez Pinzón Directora de Certificación y

Procedimiento Transferencia de Jaime Alberto Camacho
Gestión archivistica Procedimiento Transversal PGD.05 6 December 04 de 2018 Margarita Pinzón Gestión Documental; Rector Noviembre 29 de 2007
Documentos al Archivo Central Pico
Valbuena Auxiliar de Archivo

Directora Certificación y
Gestión de Producción Ivonne Suarez Pinzón
Procedimiento Control de Documentos Gestión Documental; Jaime Alberto Camacho
y control de Procedimiento Transversal PGD.07 7 December 04 de 2018 Sofía Pinzón Durán Rector April 17 de 2008
Internos Especiales Secretaria General; Pico
documentos Gerardo Latorre
Vicerrector Administrativo.
 Procedimiento para la Consulta de
Directora de Certificación y Jaime Alberto Camacho
Gestión Archivística Procedimiento Documentos del Archivo Central e Transversal PGD.08 4 December 04 de 2018 Ivonne Suarez Pinzón Rector September 30 de 2008
Gestión Documental Pico
Histórico

Directora Certificación y
Gestión de Producción Ivonne Suarez Pinzón
Procedimiento de Control de Documentos Gestión Documental; Jaime Alberto Camacho
y Control de Procedimiento Obligatorio PGD.09 5 December 04 de 2018 Sofía Pinzón Durán Rector October 31 de 2008
Externos Secretaria General; Pico
documentos Gerardo Latorre
Vicerrector Administrativo.

Procedimiento de Digitalización y Director de Certificación y

Gestión archivistica Procedimiento Específico PGD.10 1 August 19 de 2015 Fabian Corredor Cuellar Álvaro Ramírez García Rector August 25 de 2015
Microfilmación Gestión Documental

Procedimiento Actualización de Directora de Certificación y

Gestión archivistica Procedimiento Transversal PGD.12 2 December 04 de 2018 Ivonne Suarez Pinzón Hernán Porras Díaz Rector June 01 de 2016
Tablas de Retención Documental Gestión Documental

Directora de Certificación y
Gestión Archivistica Programa Programa de Gestión Documental Transversal PGGD.01 1 March 01 de 2019 Ivonne Suárez Pinzón Hernán Porras Díaz Rector March 06 de 2019
Gestión Documental
CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS REALIZADOS

Inclusión de fecha de actualización del documento y del
2 March 31 de 2009
control de cambios.
MBIOS REALIZADOS
n del documento y del