CÓDIGO: PR- 05

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DEL REVISIÓN: 01

CAMBIO
VERSIÓN: 01
FECHA: 20/01/2020
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1. OBJETO
Diseñar una metodología para la continua actualización del Sistema Integrado de Gestión de
acuerdo con los cambios que se presenten en NOMBRE DE LA EMPRESA. en los contratos, en
los procesos, en las instalaciones, en el personal, en la legislación, etc.

2. ALCANCE
El procedimiento aplica a todos los cambios que se generen en la empresa con respecto a la
infraestructura, al personal, o las actividades, incluyendo también cambios en los términos de los
contratos, introducción de nuevos proyectos, cambios en la legislación, etc.

3. DEFINICIONES
 Cambio: Transformación total o parcial de la estructura de la organización. Nuevos
procesos, proyectos, infraestructura, etc.
 Infraestructura: Se refiere a todo bien material perteneciente a la organización que puede
ser cambiado o modificado en cualquier momento.
 Procesos: Serie de ideas en movimiento, flujo, cambio e interacción.
 Proyectos: Contratos adquiridos por la empresa, con relación a su actividad económica,
que impliquen la aplicación de los conocimientos de los miembros de la misma.

4. RESPONSABILIDADES
 Coordinador SG: Es el encargado del análisis de los riesgos e impactos ambientales para
cada uno de los cambios, así como de disponer de las medidas de control y demás tareas
relacionadas con el Sistema Integrado de Gestión.
 Empleados de la empresa: Brindar soporte al Coordinador de SG en todas las tareas a
realizar. Además de aplicar todas las medidas de control recomendadas. Participar en el
análisis de riesgos antes y después de implementar cada cambio.
 Gerente General: Aportar los recursos necesarios para la implementación de las medidas
de control recomendadas.

5. CONTENIDO

5.1 Condiciones Generales

Es necesario tener definido claramente las actividades que se van a desarrollar en los nuevos
proyectos o los cambios que se van a realizar en la infraestructura o los procesos, o cambios en la
legislación. Para ello independiente del cambio a implementar, se deben seguir los siguientes
pasos:

5.1.1 Identificar cambio propuesto

Se identifican los cambios temporales y los cambios permanentes teniendo en cuenta los cambios
que resultan de la modificación en alguna de las siguientes acciones:

 Cambio en los requisitos legales

 Cambio de contratistas
 Introducción de tecnologías nuevas o no utilizadas en la operación
 Cambio a los planes de respuesta a emergencias aprobados
 Cambio de roles y responsabilidades de cargos
 Cambio relacionado con operación y mantenimiento de los procesos de la organización
 Cambio de condiciones de diseño de equipos que no impactan la operación
 Cambio en la tecnología (incluido software), equipos, instalaciones, o entorno de trabajo
nuevo o modificado.
 Procedimientos, prácticas laborales, diseños, especificaciones o normas nuevas o
revisadas.
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 Cambio en los diferentes tipos o calidades de materias primas.

 Cambios significativos en parte de la estructura de la organización y en la plantilla,
incluyendo el uso de contratistas.
 Modificaciones en los dispositivos y equipos o controles de SSTA.
 Cambios en actividades biomecánicas para la manipulación de los productos.
 Cambio de productos químicos
 Cambio de equipos (fuentes de energía)
 Cambios en la estructura organizacional de la organización
 Cambios en los sistemas de horarios / turnos de trabajo
 Cambios de servicios de la organización a contratación con terceros
 Cambios de contratistas con función fundamental para la integridad de la operación.

5.1.2 Documentar el cambio

Se documenta el cambio en el formato Registro de Gestión del Cambio teniendo en cuenta el tipo
de cambio a implementar. Para la gestión del cambio el Coordinador SG identifica, evalúa, valora y
establece los controles sobre los peligros y riesgos, aspectos e impactos ambientales en las
matrices pertinentes antes de introducirse el cambio:

 Matriz de identificación, evaluación, valoración y tratamiento del riesgo

 Matriz de identificación de peligros, valoración y control de riesgos
 Matriz de identificación y valoración de aspectos e impactos ambientales

5.1.3 Evaluar la factibilidad técnica

Se evalúa la factibilidad técnica del cambio relacionado con los recursos financieros,
administrativos, humanos teniendo en cuenta la identificación de requisitos legales y de otra Índole
garantizando la inclusión y análisis oportuno de nuevos requisitos que le aplique al SIG que le
competan a su actividad, definiendo como la organización dará cumplimiento a cada uno de ellos
a través de planes para el cumplimiento, teniendo en cuenta que la información pertinente de
requisitos legales y de otra índole se han comunicado a las personas que trabajan bajo el control
de la organización y partes interesadas pertinentes.

5.1.4 Aprobar cambio

Se aprueba o se rechaza el cambio por el Gerente General quien autoriza la ejecución del cambio
teniendo en cuenta las recomendaciones y seguimiento del Coordinador SG quien verifica la
efectividad de las medidas de control sobre los riesgos/impactos ambientales para su aprobación
final.

5.1.5 Desarrollar y ejecutar el cambio

Se desarrolla la ejecución del cambio teniendo en cuenta la revisión del arranque para asegurar
que las recomendaciones del Coordinador SG han sido implementadas.

En la revisión el Coordinador SG debe verificar que las recomendaciones para la implementación

se hayan implementado, y que todo el personal involucrado en la ejecución del cambio ha sido
completamente entrenado y que los procedimientos a utilizar son los adecuados.

5.2 Condiciones Específicas

5.2.1 Procedimiento para un cambio en la infraestructura

Si el cambio se trata de una modificación o variación en la estructura actual de las instalaciones, un
traslado, una remodelación, etc. se deben seguir los siguientes pasos:
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 Definir los recursos necesarios para efectuar los cambios, los responsables de realizar las
actividades en específico y las actividades a realizar en el formato Registro de Gestión del
Cambio.
 Detallar claramente las actividades a realizar durante la implementación del cambio.
 Evaluar dichas actividades antes de la implementación a través del desarrollo de una
matriz de identificación, evaluación, valoración y tratamiento del riesgo matriz de Peligros y
Riesgos matriz de Aspectos e Impactos Ambientales específica para las actividades a
desarrollar.
 Determinar los riesgos prioritarios a los que se va a estar expuesto durante la realización
de dichas actividades y registrarlos en el formato Registro de Gestión del Cambio.
 Comunicar a los directamente implicados en la actividad, los riesgos a los que van a estar
expuestos, y registrar la comunicación a través del formato Registro de Asistencia a
Formación.
 Tomar las medidas de prevención y aplicar los controles en la fuente, el medio o la persona
necesarios para el desarrollo seguro y ambiental de las actividades.
 Aplicar las medidas de control seleccionadas.
 Evaluar la variación de los niveles de riesgos y actualizar las matrices de identificación,
evaluación, valoración y tratamiento del riesgo, matrices de peligros y riesgos, aspectos e
impactos ambientales en los procesos pertinentes.
 Actualizar los documentos del SG que apliquen de acuerdo al cambio implementado.

5.2.2 Procedimiento para un cambio en los procesos

Cuando el cambio se presenta en alguno de los procesos que desarrolla NOMBRE DE LA
EMPRESA se debe tener en cuenta el siguiente procedimiento:

 Actualizar las matrices de identificación, evaluación, valoración y tratamiento del riesgo

matrices de Peligros y Riesgos matrices de Aspectos e Impactos Ambientales
relacionados con el (los) proceso (s).
 Tomar medidas de control para los riesgos considerados prioritarios y registrarlos en las
respectivas matrices.
 Comunicar las medidas de control adoptadas a los trabajadores del área implicada y
registrar la comunicación a través del formato Registro de Asistencia a Formación.
 Actualizar los documentos del SG que apliquen de acuerdo al cambio implementado.
 Capacitar a los trabajadores en el nuevo proceso.

5.2.3 Procedimiento para la introducción de nuevos proyectos

Para la introducción de nuevos proyectos dentro de la empresa se debe tener un especial cuidado
en los cambios que pueden generar estos para la organización en general.

Para estos casos se debe seguir la siguiente metodología:

 Definir claramente todos los recursos del nuevo proyecto, los responsables de realizar las
actividades en específico y las actividades a realizar en el formato Registro de Gestión del
Cambio.
 Detallar claramente las actividades a realizar durante la duración del nuevo proyecto.
 Evaluar dichas actividades antes de la implementación a través del desarrollo de una
matriz de identificación, evaluación, valoración y tratamiento del riesgo; matriz de Peligros
y Riesgos matriz de Aspectos e Impactos Ambientales específica para las actividades a
desarrollar en el nuevo proyecto.
 Identificar los requisitos legales a los que haya lugar y registrarlos en el formato Registro
de Gestión del Cambio.
 Determinar los riesgos prioritarios a los que se va a estar expuesto durante la realización
de las actividades del nuevo proyecto y registrarlos en el formato Registro de Gestión del
Cambio.
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 Comunicar las medidas de control adoptadas a los trabajadores del área implicada y
registrar la comunicación a través del formato Registro de Asistencia a Formación.
 Tomar las medidas de prevención y aplicar los controles en la fuente, el medio o la persona
necesarios para el desarrollo seguro y ambiental de las actividades.
 Aplicar las medidas de control seleccionadas.
 Evaluar la variación de los niveles de riesgos y actualizar las matrices de identificación,
evaluación, valoración y tratamiento del riesgo, matrices de peligros y riesgos, aspectos e
impactos ambientales en los procesos pertinentes.
 Desarrollar los procedimientos operativos para el nuevo proyecto
 Actualizar los documentos del SG que apliquen de acuerdo al cambio implementado.
 Realizar las capacitaciones que sean necesarias y aquellas que surjan a raíz de la gestión
del riesgo.

5.2.4 Procedimiento para un cambio en la legislación

Cuando el cambio se presenta en la normatividad aplicable en materia de Calidad, Seguridad,
Salud en el Trabajo y Ambiente u otros requisitos legales se debe seguir el siguiente
procedimiento:

 Identificar los requisitos legales entrantes o cambiantes en el formato Registro de Gestión

del Cambio.
 Incluir los nuevos requisitos o los aspectos cambiantes en la (s) respectiva (s) matriz (ces)
de requisitos legales de la empresa.
 Definir las actividades necesarias para el cumplimiento oportuno de la nueva legislación.
 Evaluar el cumplimiento inicialmente y establecer plan de acción en caso de no
cumplimiento
 Socializar información pertinente de requisitos legales a las partes interesadas pertinentes
registrar la comunicación a través del formato Registro de Asistencia a Formación.
 Realizar seguimiento al plan de acción para verificar cumplimiento de la normatividad

6. DOCUMENTOS
Procedimiento para la identificación, evaluación y tratamiento del riesgo
Procedimiento para la identificación de peligros, valoración y control de riesgos
Procedimiento para la identificación y valoración de aspectos e impactos ambientales.
Procedimiento para la identificación, análisis y accesibilidad a requisitos legales y otros
Programa de formación SIG

7. REGISTROS
Registro de Asistencia a Formación
Matriz de identificación, evaluación, valoración y tratamiento del riesgo
Registro de Gestión del Cambio
Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles
Matriz de identificación de aspectos ambientales, valoración de impactos ambientales y
determinación de controles
Matriz de Requisitos Legales y de otra índole

8. ANEXOS
NA