Sei sulla pagina 1di 28

BENGKEL

PEMAHAMAN
TATACARA
PEROLEHAN
3 MEI 2018

UNIT PCT
AGENDA
MASA PERKARA
8.30 am : Pendaftaran
9.00 am : Pengenalan Tatacara Perolehan
10.00 am : Pengisian Borang RO dan
lampiran

10.30 am : Minum pagi


10.45 am : Perbincangan & case study
kesalahan borang RO

12.15 pm : Q&A
1.00 pm : Sesi Tamat
STATISTIK PCT
Peruntukan Bajet Pembangunan MPC 2014 – 2020 (RM Juta)
2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020
Peruntukan 3.5 3.5 3.0 9 39 *33.2 *33.4
Bi. Program 1 1 1 3 8 8 8
*Anggaran

PERTAMBAHAN
BAJET
PEMBANGUNAN
RM 9 JUTA KE RM
39 JUTA
SEMUA PROSEDUR
YANG DITETAPKAN
OLEH PEKELILING
PERBENDAHARAAN
KEPERLUAN PERLU DIPATUHI
MENINGKATKAN
KECEKAPAN
PENGURUSAN
PEROLEHAN
STATISTIK PCT
Statistik Perolehan 2015- 2017 mengikut Item

2017 2018
Item 2015 2016 2017 % Perubahan
(Q1) (Q1)
1 Bilangan RO
dan Invois 1,938 1,344 1,456 326 484 48.4 %
Diproses*

2 Bil. Kertas
50 52 45 14 24 71.4 %
Sebutharga B
3 Bil. Kertas
16 25 37 8 18 125 %
Sebutharga A
4 Bil. Kertas
1 2 2 - 3 300 %
Tender
Jumlah kertas 67 79 84 22 45 104 %

*Data MPC HQ Sahaja


Sumber Rujukan Tatacara
Perolehan
1. PKP (MPC)
Menggunapakai : 2. Pekeliling Perbendaharaan (1PP)
3. Surat Pekeliling Perbendaharaan berkuatkuasa

• Prosedur Kewangan • Pekeliling • Surat Pekeliling


dan Perakaunan Perbendaharaan Perbendaharaan
(MPC) berkuatkuasa berkuatkuasa
(1PP)
KATEGORI PEROLEHAN
BEKALAN PERKHIDMATAN KERJA
Perolehan bekalan Ditafsirkan sebagai Perolehan kerja
merangkumi khidmat tenaga melibatkan kerja-
barangan/peralatan manusia atau kerja pembinaan
yang dibekalkan kepakaran untuk seperti bangunan,
bagi menjalankan melaksanakan dan lapangan terbang,
sesuatu program, menyiapkan pelabuhan, jalan
aktiviti atau projek sesuatu projek raya, tapak
Kerajaan seperti tertentu. kawasan, serta
makanan, pakaian, juga merangkumi
kenderaan dan PERUNDING BUKAN kerja-kerja
kelengkapan pejabat PERUNDING mekanikal dan
elektrikal.
Meliputi bidang- Perkhidmatan seperti
bidang seperti pengendalian kursus
perunding dan latihan,
pembangunan penyenggaraan dan
fizikal dan bukan pembaikan, pencucian
fizikal. dan pembersihan,
penyewaan dan
pengurusan bangunan,
pengiklanan,
pengangkutan dan
sebagainya
Kategori Perolehan Bekalan/Perkhidmatan

RM20K RM50K RM500K

BELIAN SEBUTHARGA
SEBUTHARGA A TENDER
TERUS B

RUNDINGAN TERUS
JENIS PEROLEHAN MPC SEBUT HARGA B
SEBUT HARGA A
PEROLEHAN TERUS (PERBANDINGAN SEBUT
(PELAWAAN • Perolehan terus di bawah
SEBUT HARGA) HARGA)
RM 20,000
• Nilai RM 50,000 • Perbandingan 3 Sebut Harga • Nilai RM 20,000 hingga RM
hingga 50,000
RM 500,000 PEROLEHAN
• Menggunapakai kriteria tertentu
TERUS • Kertas Jawatankuasa Penilaian
• Pelawaan Harga (JPH)
kepada Min. 5 SEBUT SEBUT • Keputusan Melalui Mesyuarat
pembekal HARGA HARGA Sebut Harga B
berdaftar dengan A Jenis B
MOF Perolehan
• Kertas
Jawatankuasa LEMBAGA
Penilaian Harga PEROLEHAN B
(JPH) (TENDER)
LEMBAGA
• Iklan Jemputan eGPA PEROLEHAN
dibuka min. 7 B • Nilai 500 ribu hingga
hari RM 20 juta
• Keputusan • Tender terbuka dan
melalui pelawaan kepada min 5
Mesyuarat Sebut pembekal berdaftar
Harga A dengan MOF
RUNDINGAN TERUS • Kertas Jawatankuasa
MELALUI eGPA Penilaian Harga (JPH)
• Keperluan mendesak • Iklan jemputan pembekal
• Bagi maksud penyeragaman dibuka min. 21 hari
• Satu punca bekalan/perkhidmatan • Keputusan melalui
• Melibatkan Keselamatan/ Strategik mesyuarat Lembaga
• Kontrak dengan Syarikat Pembuat Perolehan B
Bumiputra
PROSES FLOW RO DI PCT: TERIMA RO HINGGA LO DIKELUARKAN
12
1 5 6 7 9
KP/TKP/
Pengarah MSF

11

2 3 4 10

10 proses kerja
Masa: 4 hari (RO yang
Mula Rekod maklumat
Hantar borang RO dalam buku daftar RO tiada masalah)
Tidak
SERTA MERTA

Pemeriksaan Dokumentasi (Rujuk Checklist PCT) Ya


1/2 ( First level checking) SERTA MERTA
Lengkap

Pemeriksaan Perincian– (GST, kelayakan, ketepatan maklumat dalam RO dan lampiran sebut harga)
3/ 4 (Second level checking) 1-2 HARI
Lengkap
Tidak
Ya

Key in jenis bajet dan kod akaun dalam SAGA Key in ke dalam
6/7 (Preparer) dafar RO (Excel)
1 HARI 1 HARI

1/2 Semakan maklumat preparer (Reviewer) Info


Tidak
Batal
1 HARI Tepat

Kelulusan (Approver) Ya Tandatangan Keluarkan


11 12
Pembangunan: PCT Tamat
Operasi: Kewangan
pejabat pelulus Local Order (LO)
1 HARI 1- 2 HARI
PERANAN LAIN…
SEKRETARIAT
AHLI MESYUARAT
MESYUARAT BULANAN JKTP
J.KUASA PENGURUSAN
KEWANGAN & AKAUN
(JPKA)
MESYUARAT BULANAN JTPK
MITI

LAPORAN BOM & LAPORAN J.KUASA AUDIT (JKA)


MESYUARAT NAZIRAN

MESYUARAT SEBUTHARGA B J.KUASA PEMANDU ICT (JPICT)

MESYUARAT SEBUTHARGA A
J.KUASA PENGURUSAN ASET
(JKPAJ)
LEMBAGA PEROLEHAN B
BAGAIMANA PROSES PEROLEHAN BERMULA……

MAKLUMAT SEMAK NILAI SUBMIT KEPADA


PERANCANG PEROLEHAN JAWATANKUASA
AN BOM KEPADA BAGI PEMILIHAN
PAPER PEMBEKAL PEMBEKAL

 Perincian  Tentukan  Tindakan


perkara di jenis awal
dalam sebutharg berpandukan
BOM a perancangan
paper diperlukan
 Membuat bagi
perancang mengelak
an last minute
Perolehan submission
selepas
dari awal
TARIKH-TARIKH PENTING MESYUARAT

2 0 1 8
Q1 Q2 Q3 Q4
19 Januari 20 April 20 Julai 19 Oktober
9 Februari 18 Mei 17 Ogos 30 November
16 Mac, 21 Mac 8 Jun 21 September 14 Disember
16 Januari 3 Julai 2 Oktober
6 Februari,23 3 April
7 Ogos 13 November
Februari 8 Mei
4 September 4 Disember
6 Mac 5 Jun
20 Feb, 20 Mac 17 April

Mesyuarat Sebut Harga B Mesyuarat Sebut Harga A Tender

SEMUA LAPORAN MESTILAH DIHANTAR KEPADA


SEKRETARIAT 7 HARI SEBELUM MESYUARAT
ISU KUALITI PENGHANTARAN RO…
1
PENGHANTARAN RO KURANG DARI 7 HARI SEBELUM PROGRAM

PERKARA PEMBANGUNAN OPERASI


Jumlah sampel: 133 Jumlah RO : 56 Jumlah RO : 77
RO
RO dihantar ke PCT 7 18 RO dari 56 RO 27 RO dari 77 RO
hari sebelum tarikh
program berjalan 32% 35%
RO dihantar ke PCT 38 RO dari 56 50 RO dari 77 RO
bukan 7 hari sebelum
program berjalan 68% 65%
Sumber Data Daripada PROJEK Be@m

SECARA PURATA HANYA 3 DARIPADA 10 RO YANG DIHANTAR


7 HARI SEBELUM PROGRAM
ISU KUALITI PENGHANTARAN RO…
2
Kesilapan Pengiraan Gst…

Pegawai PCT perlu membuat pembetulan


17% daripada semula di atas borang RO
kesalahan disebabkan Pembaziran masa berlaku apabila banyak
kesalahan pembetulan perlu dilakukan
mengasingkan GST di
‘Non value add’ aktiviti berlaku pada
dalam borang RO rantaian memproses RO

CARA PENGIRAAN MENGASINGKAN


GST
= Harga (termasuk GST)
1.06

PRINSIP
‘RIGHT AT THE FIRST TIME’ SEMASA MENGISI
CARA MENGIRA GST….
Menggunapakai pengiraan Excel
Gst calculator

http://www.customs.gov.my/calculator
/calculategst.aspx
PENGISIAN BORANG RO
Tiada Cop
Tidak diisi Pembangunan

Salah kiraan GST


(Guna Kalkulator
GST )
Tidak jelas
perkhidmatan
/bekalan yang
diberikan
Kuantiti dan harga
seunit tak sama
dengan quotation

Nama pembekal tidak sama


dengan quotation : Cth Hotel
Tidak lengkapkan Grand Dorset. Tetapi
tarikh dan lokasi Pembayaran atas nama
pembekal ialah……..
Tiada tanda (X )pada
senarai semak

Tidak lengkapkan
lampiran dokumen
yang diperlukan

Tidak highlight item


Antara dokumen bajet yang hendak
yang tidak digunakan
dilampirkan:
1. Senarai nama Tidak tandatangan
penginapan setuju pada
2. Surat lantikan quotation yang
dan surat setuju dipilih
terima
3. Ringkasan Sila pastikan tarikh
eksekutif BOM quotation masih sah
4. Keratan minit semasa pengisian
BOM borang RO
5. Jadual kos
MOVING FORWARD…

MENINGKATKAN KUALITI
PENGHANTARAN RO

KESEDARAN TATACARA DAN


PERANCANGAN PEROLEHAN

PENGISIAN RO ON-LINE

TATACARA PEROLEHAN MPC


MAKLUMBALAS
DAN PERTANYAAN
TERIMA KASIH