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GESTÃO DE ASSOCIAÇÕES
Minas Gerais
2016
(Versão
Manual: Gestão de Associações
2016
Elaboração
____________________________________________________________ 2
Secretaria de Estado de Desenvolvimento Econômico – SEDE
Subsecretaria de Indústria, Comércio e Serviços - SICS
Superintendência de Artesanato, Cooperativismo e Apoio ao Setor Terciário
Manual: Gestão de Associações
APRESENTAÇÃO
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SUMÁRIO
Página
1. INTRODUÇÃO ........................................................................................... 6
2. CONCEITUAÇÕES .................................................................................... 7
2.1. Associativismo .................................................................................... 7
2.2. Associação .......................................................................................... 7
3. PARTICIPAÇÃO, DEVERES E DIREITOS DOS ASSOCIADOS .............. 9
3.1. Deveres e Direitos dos Associados .................................................... 9
4. ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO DE UMA ASSOCIAÇÃO ................. 10
4.1. Assembléia Geral ................................................................................ 11
a) Assembléia Geral Ordinária .......................................................... 13
b) Assembléia Geral Extraordinária ................................................... 13
4.2. Conselho Fiscal .................................................................................. 13
a) Atribuições do Conselho Fiscal ..................................................... 14
b) Outras Obrigações do Conselho Fiscal ......................................... 15
c) Normas que Regem o Conselho Fiscal ......................................... 16
d) Quando e Como Fiscalizar? .......................................................... 17
4.3. Diretoria .............................................................................................. 17
a) Funções Básicas da Diretoria ........................................................ 17
b) Atribuições da Diretoria (Aspectos Normativos) ............................ 18
c) Outras Obrigações da Diretoria ..................................................... 19
d) Atribuições Específicas dos Membros da Diretoria ....................... 20
e) Normas que Regem a Diretoria ..................................................... 23
f) Quando e Como Atuar? ................................................................. 24
4.4. Conselho de Representantes ............................................................. 25
5. PARTICULARIDADES DOS MEMBROS DA DIRETORIA, DO
CONSELHO FISCAL E DO CONSELHO DE REPRESENTANTES .......... 26
a) Perfil Ideal dos Membros da Diretoria, do Conselho Fiscal e do
Conselho de Representantes ................................................................ 26
b) Requisitos às Ações da Diretoria, do Conselho Fiscal e do Conselho
de Representantes ................................................................................ 28
c) Relação entre a Diretoria e o Conselho Fiscal e deles com o Conselho
de Representantes ................................................................................ 28
6. PRINCÍPIOS DE ADMINISTRAÇÃO E FISCALIZAÇÃO ........................... 29
a) Planejamento ......................................................................................... 30
b) Organização ........................................................................................... 31
c) Direção (Comando) ................................................................................ 32
d) Controle .................................................................................................. 33
7. ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DA ASSOCIAÇÃO ........................... 34
a) Arquivos ................................................................................................. 34
b) Plano de Ação ou Plano de Trabalho .................................................... 35
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PARTE PRÁTICA
INSTRUMENTOS BÁSICOS DE GESTÃO E CONTROLES INTERNOS
APLICADOS ÀS ASSOCIAÇÕES ................................................................... 38
1. CONTROLES SOCIAIS ............................................................................. 38
a) Proposta de Admissão de Associados ................................................. 38
Modelo de Proposta de Admissão de Associados ............................. 39
b) Ficha de Matrícula de Associados ........................................................ 40
Modelo de Termo de Abertura e Termo de Encerramento ................ 40
Modelo de Ficha de Matrícula de Associados ................................... 41
c) Termo de Compromisso ....................................................................... 42
Modelo de Termo de Compromisso ................................................... 42
d) Controle de Assembléias Gerais .......................................................... 43
Roteiro para Realização de Assembléia Geral ................................... 43
1. Deliberação quanto à realização da Assembléia ............ 43
2. Elaboração do Edital de Convocação ................................................... 44
3. Pré-Assembleias ................................................................................... 45
4. Preparo da Assembleia Geral ............................................................... 46
5. Roteiro de Assembleia Geral Ordinária ................................................ 47
6. Roteiro de Assembleia Geral Extraordinária ......................................... 52
7. Providências a serem tomadas após a realização de uma Assembléia
Geral ..................................................................................................... 53
Modelo de Edital de Convocação de Assembleia Geral Ordinária........ 54
Modelo de Edital de Convocação de Assembleia Geral Extraordinária 55
Modelo de Ata de Assembleia Geral Ordinária ..................................... 56
Modelo de Ata de Assembleia Geral Extraordinária ............................. 58
Modelo de Relatório de Gestão da Diretoria ......................................... 60
Modelo de Balanço Patrimonial ............................................................ 64
Modelo de Demonstração de Resultados do Exercício ........................ 66
Modelo de Parecer do Conselho Fiscal ................................................ 67
Modelo de Parecer de Auditoria Externa .............................................. 68
Modelo de Plano de Atividade para o Próximo Exercício ..................... 68
Modelo de Previsão Orçamentária para o Próximo Exercício .............. 69
Modelo de Lista de Presença em Assembleias Gerais ......................... 69
e) Controle de Atas de Reuniões do Conselho de Representantes .......... 70
Modelo de Ata de Reunião do Diretoria ................................................ 72
Modelo de Ata de Reunião do Conselho Fiscal .................................... 73
Modelo de Ata de Reunião do Conselho de Representantes ............... 74
2. CONTROLES FINANCEIROS ................................................................... 75
a) Controle de Caixa ................................................................................. 76
1. Fluxo de Caixa .................................................................................. 77
2. Preenchimento do Fluxo de Caixa .................................................... 77
Modelo de Fluxo de Caixa ................................................................ 79
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1. INTRODUÇÃO
Transformar ações individuais em participação grupal e comunitária apresenta-se
como uma alavanca alternativa; um mecanismo que transforma as capacidades
individuais de todos os envolvidos, colocando-os em melhores condições de
viabilizarem suas atividades, beneficiando todos os envolvidos. Estes são os
pressupostos para uma boa prática associativa.
O intercâmbio de experiências e vivências e a utilização de uma estrutura comum
possibilitam-lhes explorar o potencial de cada componente e, consequentemente,
conseguir maior retorno e melhoria da qualidade de vida a todos os membros
envolvidos no grupo.
Ao buscarem soluções em conjunto, evoluem para decisões mais visionárias e
coerentes ao grupo envolvido, aperfeiçoando a parceria inicialmente informal, para
uma forma de união organizada e associativa, onde terão maiores chances de
sucesso. A participação democrática e a ajuda mútua são os princípios
fundamentais, sem os quais as associações perdem sua razão de existir, já que
defendem os interesses e anseios da maioria.
De acordo com o Art.53 da Lei 10.406, de 10/01/2002 (Código Civil Brasileiro),
“constituem-se as associações pela união de pessoas que se organizam para fins
não econômicos”. É, portanto, uma sociedade civil constituída com o objetivo de
integrar esforços e ações dos associados em benefício da melhoria de todos e da
própria comunidade a qual pertencem, sem finalidade econômica.
As associações que se organizam e garantem um processo participativo, tendo
como principal objetivo o permanente interesse do grupo, tendem a prosperar. Ao
atingirem suas metas, novos horizontes e desafios se estabelecem, impulsionando
seus associados e suas atividades individuais e comunitárias.
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2. CONCEITUAÇÕES
2.1. Associativismo
Associativismo é qualquer iniciativa formal ou informal onde indivíduos, empresas ou
entidades reúnem esforços, vontades e recursos, com o objetivo de superar
dificuldades e solucionarem problemas comuns, gerando benefícios a todos os
participantes, através da entre ajuda.
Em todas as sociedades, das mais primitivas às mais modernas, encontramos
diversas formas de associativismo, com variadas finalidades.
Colocado em prática através de uma associação, o associativismo pode gerar
grandes benefícios ao grupo envolvido e às comunidades integradas por ela.
Associativismo é, portanto, uma forma de reunião e organização de pessoas,
empresas ou entidades com objetivos e interesses comuns que buscam, na união do
grupo, uma forma jurídica que permita a construção de condições para a realização
de um trabalho conjunto e busca de melhorias para todos os integrantes, extensivo
às comunidades em que atuam.
2.2. Associação
Associação é uma sociedade civil onde pessoas se unem e se organizam sem
finalidades econômicas. Seu objetivo é integrar esforços e ações dos associados em
benefício de todos e, por extensão, da própria comunidade a que pertencem. Seu
funcionamento é regulamentado por artigos estabelecidos pelo Código Civil
Brasileiro, que devem ser contidos em seu estatuto social.
É, portanto, uma forma de reunião e organização de pessoas ou entidades com
objetivos, interesses, problemas e necessidades comuns que busca, na união do
grupo, uma forma jurídica que permita a constituição de condições para a realização
do trabalho conjunto e busca de melhorias para todos os participantes e, por
extensão, para as próprias comunidades e regiões onde atuam.
O objetivo geral das associações é representar e prestar serviços aos seus
associados e desenvolver ações que beneficiem o grupo participante, suas famílias
e comunidade.
recursos nela alocados sejam eficientemente empregados nas suas relações sociais,
é que se organiza, na associação, sua estrutura de poder.
Portanto, a administração de uma associação tem suas peculiaridades. Além de
seguir todos os ditames da ciência administrativa, como em qualquer outra entidade,
ela precisa:
Criar transparência entre ela e seus associados, pois é condição necessária para
que haja plena confiança, ajuda mútua e participação;
Servir da melhor forma possível aos seus associados e, por extensão, aos seus
familiares e comunidade – para que possa cumprir com seus objetivos;
Viabilizar a maior participação possível dos associados nas atividades da
associação, pois disso depende sua eficiência e eficácia.
Sintetizando, o associativismo exige transparência, confiança, participação e ajuda
mútua como condição para sua própria existência. A Associação é o tipo de
empreendimento que requer honestidade absoluta para funcionar.
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DEVERES
a) Participar das Assembléias Gerais, com direito a voz e voto, desde que esteja em
dia com suas obrigações perante a associação;
b) Contribuir com a associação através da disponibilidade pessoal para execução de
trabalhos comunitários;
c) Exercer suas funções e atividades sociais com dignidade e observância dos
princípios éticos e valores do associativismo;
d) Colaborar para o alcance dos objetivos da associação;
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Todos os associados têm deveres e direitos iguais, desde que estejam em dia com
suas obrigações perante a associação.
DIREITOS
h) Demitir-se da associação quando lhe convier, desde que esteja em dias suas
obrigações perante a mesma.
Assembléia Geral
Conselho de Conselho
Representantes Diretoria Fiscal
Executiva
Coordenando Pessoas
Colaboradores
(empregados)
ASSOCIADOS
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Tipos de Assembléia
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O Conselho Fiscal é composto por 6 (seis) associados, sendo três efetivos e três
suplentes, eleitos anualmente, onde, apenas dois podem ser reeleitos.
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4.3. Diretoria
A diretoria é um órgão de administração, eleito em Assembleia Geral, para um
mandato geralmente de 03 (três) anos, conforme determinado pelo Estatuto Social
da Associação, sendo recomendável a renovação parcial e anual de alguns
membros, para que as ações não sofram solução de continuidade, além de dar
oportunidade para que outros associados possam assumir a direção dos trabalhos
da associação. Compete a Diretoria planejar e traçar normas para as operações e
serviços da Associação e controlar os resultados.
A Diretoria é a responsável pela execução das propostas aprovadas pela
Assembléia Geral da Associação, encarregada de dar continuidade às decisões ali
tomadas, prestando contas e informando-a sobre as propostas e as limitações
existentes, zelando pelo equilíbrio da Associação. A diretoria é geralmente composta
por 1 (um) Diretor Presidente, 1 (um) Diretor Vice-presidente, 1 (um) 1º Tesoureiro, 1
(um) 2º Tesoureiro, 1 (um) 1º Secretário e 1 (um) 2º Secretário, cujos cargos
deverão ser revistos a cada ano, após a Assembléia Geral Ordinária da Associação,
quando da renovação anual dos integrantes da Diretoria. (Conforme proposto neste
Manual).
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Contratar empregados e gerente (se for o caso) e fixar normas para admissão e
demissão dos demais empregados;
Fixar as normas de disciplina funcional;
Elaborar os planos e programas de aplicação dos recursos financeiros;
Indicar o(s) banco(s) nos quais devem ser feitos os depósitos de numerário
(dinheiro) disponível e fixar o limite máximo que poderá ser mantido em caixa;
Zelar pelo cumprimento dos princípios que norteiam o associativismo e o
funcionamento da Associação, assim como pelo atendimento das obrigações
trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
Observações:
A diretoria solicitará, sempre que julgar conveniente, a assessoria do contador ou
de outras entidades, conforme o caso, para auxiliá-la no esclarecimento dos
assuntos a serem decididos;
As normas estabelecidas pela diretoria serão baixadas em forma de resoluções e
instruções e constituirão o Regimento Interno da Associação.
A diretoria em suas atividades de representação da Associação junto aos órgãos
públicos ou privados, poderá nomear Comissões Especiais de Delegados, com a
participação ou não de membros da própria diretoria, permitida a inclusão de
técnicos e/ou especialistas selecionados dentro ou fora do seu quadro social,
para estudar e apresentar soluções.
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- Compete ao 1º Tesoureiro:
Auxiliar e substituir o Diretor Vice-presidente em suas faltas ou impedimentos e
sucedê-lo em caso de vacância do cargo;
Ter sob tutela e responsabilidade os valores da Associação, bem como papéis e
documentações financeiras, respondendo pela guarda dos valores e títulos da
Associação;
Arrecadar ou mandar arrecadar e dar quitação às mensalidades e contribuições
dos associados, com as devidas comprovações, dando o encaminhamento
definido ao numerário e documentação pertinentes;
Zelar para que a contabilidade da Associação seja mantida em ordem e em dia;
Verificar e visar os documentos de receitas e despesas da Associação;
Assinar, juntamente com o Diretor Presidente, cheques, movimento de contas
bancárias, balanços e outros documentos que envolvam responsabilidades
financeiras e contábeis da Associação, bem como autorizações de despesas;
Arrecadar as receitas e depositar o numerário disponível, no banco ou bancos
designados pela diretoria;
Receber subvenções e doações;
Emitir recibos e dar quitações, conferir ou impugnar contas e cálculos da
Associação e a ela relativos;
Proceder ou mandar proceder à escrituração do livro auxiliar de caixa, visando-o
e mantendo-o sob sua responsabilidade;
Zelar pelo recolhimento das obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e
outras devidas ou de responsabilidade da Associação;
Providenciar o pagamento das obrigações da Associação, emitindo cópia de
cheque e anexando recibo ou nota fiscal para comprovação, juntamente com o
Diretor Presidente;
Comparecer às reuniões da diretoria e as Assembléias Gerais da Associação
discutindo e votando matéria a ser apreciada;
Outras atribuições que venham ser estabelecidas em Regimento Interno.
- Compete ao 2º Tesoureiro:
Substituir o 1º Tesoureiro em seus eventuais impedimentos e sucedê-lo em caso
de vacância do cargo;
Auxiliar o 1º Tesoureiro desempenhando as atribuições que este lhe atribuir;
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- Compete ao 1º Secretário:
Auxiliar e substituir o 2º Tesoureiro em suas faltas ou impedimentos;
Elaborar ou mandar elaborar a correspondência, relatórios e outros documentos
equivalentes;
Lavrar ou mandar lavrar as atas das reuniões da Diretoria e da Assembléia Geral,
controlando a presença dos diretores e associados nas respectivas reuniões,
tendo sob sua responsabilidade os respectivos livros;
Organizar e dirigir todos os assuntos de secretaria da associação;
Elaborar projetos a serem encaminhados para captação de recursos e/ou
celebração de convênios;
Manter o livro de registro de patrimônio da associação, nele lançando aquisições,
doações, alienações e baixas;
Comparecer às reuniões da Diretoria e as Assembléias Gerais da Associação
discutindo e votando matéria a ser apreciada;
Outras atribuições que venham ser estabelecidas em Regimento Interno.
- Compete ao 2º Secretário:
Substituir o 1º Secretário em seus eventuais impedimentos e sucedê-lo em caso
de vacância do cargo;
Auxiliar o 1º Secretário desempenhando as atribuições que este lhe atribuir;
Comparecer às reuniões da Diretoria e as Assembléias Gerais da Associação
discutindo e votando matéria a ser apreciada.
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Disponibilidade de Tempo
A importância deste fator varia conforme o cargo a assumir. Aos cargos de Diretor
Vice-presidente, 2º Tesoureiro, 2º Secretário e Conselheiros Fiscais Suplentes,
praticamente não existe esta preocupação em função de sua necessidade apenas
nos dias de reunião, quando previsto. Já para os cargos de Diretor Presidente, 1º
Tesoureiro e 1º Secretário, bem como aos Conselheiros Fiscais Efetivos e membros
do Conselho de Representantes essa disponibilidade deve ser maior em função das
atividades de supervisão e acompanhamento das operações administrativas e
burocráticas exigidas pelo cargo.
Experiências em Associações
Esta condição está relacionada, principalmente, à capacidade de liderança do
dirigente, do conselheiro fiscal ou membro do conselho de representantes; a
habilidade de se mover nas questões políticas da sociedade; de prever as
implicações políticas de medidas administrativas junto aos associados; de
administrar com eficiência os problemas surgidos em beneficio dos associados e da
Associação.
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Autoridade
A autoridade dos Diretores, dos Conselheiros Fiscais e dos membros do Conselho
de Representantes emana da Assembléia Geral e todos devem prestar contas a ela.
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2. Mandato
Sugerimos que o mandato da Diretoria seja de 03 (três) anos, com renovação anual
e parcial; o mandato do Conselho de Representantes de 2 (dois) anos; enquanto o
mandato do Conselho Fiscal de 1 (um) ano.
Reeleição
Na Diretoria é permitida a reeleição de quaisquer membros para o mandato
imediatamente subseqüente. No Conselho Fiscal é permitida a reeleição de 1/3 (um
terço) dos seus componentes, ou seja, dos 6 (seis) membros, efetivos e suplentes, 2
(dois) podem ser reeleitos. Já no Conselho de Representantes também é permitida a
reeleição de quaisquer membros para o mandato imediatamente subseqüente,
sendo 1 (um) representante para cada grupo de 10 (dez) ou mais associados.
Supervisão Mútua
A Diretoria deverá cuidar para que se cumpra o Estatuto Social e as decisões
emanadas da Assembléia Geral e, nesse particular, cuidará para que o Conselho
Fiscal e o Conselho de Representantes realizem o que lhes corresponde;
O Conselho Fiscal é o único órgão controlador das ações da Diretoria,
fiscalizando-a para que realize suas funções;
No caso de surgirem divergências entre os Diretores e os Conselheiros Fiscais e
deles com os Conselheiros de Representantes, bem como de seus membros,
internamente, deverá ser convocada a Assembléia Geral para que sejam feitos
os devidos esclarecimentos e ajustes.
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Então, administrar é:
Realizar coisas ou objetivos através de pessoas;
Trabalhar com e por meio de pessoas para alcançar objetivos organizacionais;
Trabalhar com pessoas para determinar, interpretar e alcançar os objetivos
organizacionais, pelo desempenho das funções de planejamento, organização,
direção (ou comando) e controle.
a) Planejamento:
O planejamento assume cada vez maior importância como instrumento de mudança
e de racionalização da atividade humana, na busca de soluções para múltiplos e
complexos problemas, sendo a mais fundamental das funções de qualquer
administrador.
A atividade de planejar, portanto, visa modificar o fato, intervir no evento, para assim
satisfazer necessidades e desejos humanos.
Assim, para optar melhor, precisamos planejar, de modo que possamos decidir para
intervir e modificar um fato social, econômico, político, etc. e torná-lo, com o menor
custo relativo possível (menor dispêndio relativo de recursos), mais apto a
proporcionar benefício (maior satisfação de necessidades e desejos humanos).
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b) Organização:
O termo "organização" é usado frequentemente como sinônimo de arrumação,
ordenação, distribuição de tarefas. São expressões que contribuem para traduzir a
idéia que temos em mente, qual seja a de que a associação como qualquer outro
empreendimento, precisa estar estruturalmente organizada e suficientemente
equipada (equipamentos, recursos físicos, talentos humanos, recursos financeiros),
para funcionar, e funcionar bem, a fim de realizar seus objetivos.
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c) Direção (Comando):
Nenhum grupo se mantém ou se desenvolve sem uma direção, sem um comando,
sem uma coordenação, uma referência.
De maneira simples, dizemos que, a função direção é conseguir com que todos
façam aquilo que deve ser feito e que se quer que eles façam.
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A função pode ser cumprida frente a frente, atribuindo tarefas e emitindo instruções,
transmitindo metas e objetivos, pedindo cooperação, solicitando idéias, ou
comunicando-se diretamente de algum outro modo com as pessoas envolvidas com
a organização. A comunicação também pode ser efetuada através de publicação de
ordens, de procedimentos operativos padronizados, da descrição de cargos,
atribuições e níveis de autoridade.
Ao dirigir uma associação, o dirigente deve levar em conta que o grande contingente
de "dirigidos" é formado de associados, ao mesmo tempo, donos e usuários do
empreendimento, e não meros subordinados. Diante dessa complexidade de
relações, o administrador de uma associação precisa ter suficiente discernimento de
conceitos para situações diferentes:
Direção dos negócios;
Direção dos colaboradores (empregados) e
Direção dos associados.
d) Controle:
É o acompanhamento e a verificação do desenvolvimento das atividades
anteriormente programadas (planejadas).
É estar sempre vigilante para que o plano de ações seja posto em prática e levado
avante exatamente como foi traçado. Controlar é impedir os atrasos, evitar ou
corrigir os desvios e prevenir as precipitações na execução das diferentes etapas do
plano de trabalho. Controlar é evitar uma mudança indesejável de rumo e de ritmo
no curso de ação planejado. É também captar as lições da experiência anterior e
utilizá-las na retificação e aprimoramento dos planos e métodos de trabalho no
futuro.
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A associação tem toda uma máquina de informações, as quais devem estar sendo
acompanhadas por sua administração. Afinal, é a administração a guardiã dos
objetivos traçados. Se a administração não fizer o acompanhamento sistemático,
corre a associação o risco de estar entrando em desvios irreparáveis.
A Associação, por ser uma sociedade civil (de pessoas) onde o associado é, ao
mesmo tempo, dono e usuário, pode e deve ser controlada pelos próprios
associados. Para que isso ocorra, é preciso que eles estejam organizados em forma
de Núcleos de Associados (Conselho de Representantes) e, a eles ser conferido
exercer uma espécie de auditoria interna permanente, um autocontrole, ponto
fundamental para se conseguir a participação consciente e responsável dos
associados.
a) Arquivos
Para que os membros da Diretoria e dos Conselhos Fiscal e de Representantes
possam desempenhar suas funções de forma organizada, deverão ser arquivados,
de forma ordenada, todos os documentos necessários à execução de seus
trabalhos, para consultas, planejamentos futuros, controles e prestação de contas
aos associados.
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Sugestões:
Estabelecer: dia, hora e local para as reuniões (de preferência na sede da
associação);
Algumas associações têm adotado, com sucesso, o "Plantão dos Dirigentes e dos
Conselheiros". Esse plantão funciona com um Diretor (geralmente o 1º ou 2º
Secretário), um Conselheiro Fiscal e até mesmo um membro do Conselho de
Representantes permanecendo algumas horas por semana (2 horas, por exemplo) à
disposição da Associação, em local e horário previamente divulgado. O objetivo do
plantão é dar oportunidade aos associados, colaboradores e até dirigentes, de um
contato mais permanente e sistematizado com os dirigentes e conselheiros, para
troca de idéias, denúncias, reclamações, discussão e busca de solução para os
problemas da associação.
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PARTE PRÁTICA
INSTRUMENTOS BÁSICOS DE GESTÃO E CONTROLES INTERNOS
APLICADOS ÀS ASSOCIAÇÕES
Vários são os problemas e dificuldades que uma Associação pode enfrentar. Por
isso, torna-se cada vez mais importante que os administradores dediquem algum
tempo a melhorar suas condições de trabalho e seu instrumental técnico e
administrativo.
CONTROLES SOCIAIS
Sendo o associado razão de ser da associação, sua fonte primeira, geradora de
recursos e informações e objeto da prestação de serviços da mesma, o controle da
área social requer maior atenção por parte da administração, para se obter a adesão
e participação, através da transparência da administração.
A vida do associado na associação inicia-se com o preenchimento de sua proposta
de admissão, o acompanhamento de sua vida na associação até o momento de sua
demissão, eliminação ou exclusão, através da ficha de matrícula e sua participação
nas reuniões e Assembléias Gerais.
a) Proposta de Admissão de Associados
Esta proposta será preenchida e assinada pela pessoa interessada em associar-se à
Associação que deverá ser abonada por um associado proponente, dependendo das
exigências estatutárias.
A proposta devidamente preenchida e assinada será levada à próxima reunião da
Diretoria que aprovará ou não a admissão do proponente.
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Exemplo: Se forem impressas 300 fichas de uma vez, a de nº 001 conterá o Termo
de Abertura e a de nº 300, o Termo de Encerramento. Se forem
impressas, posteriormente, mais 500 fichas, a primeira será a de nº 301 e
conterá o novo Termo de Abertura e a última, de nº 800, conterá o Termo
de Encerramento.
TERMO DE ABERTURA
Contém este bloco de fichas, 300 (trezentas) fichas numeradas de 001 (um) a 300
(trezentos) e servirá de FICHAS DE MATRÍCULA DE ASSOCIADOS da
Associação............................................. -.....(sigla da associação)
............................................, ......... de ................................... de 20...... .
______________________________________
Diretor Presidente
Associação............................................................
TERMO DE ENCERRAMENTO
Conteve este bloco de fichas, 300 (trezentas) fichas numeradas de 001 (um) a 300
(trezentos) que serviu de FICHAS DE MATRÍCULA DE ASSOCIADOS da
Associação.............................................. -.....(sigla da associação).
............................................, ......... de ................................... de 20...... .
______________________________________
Diretor Presidente
Associação .......................................................
____________________________________________________________ 41
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_______________________________________
_______________________________________
Observações:
____________________________
Assinatura do Associado
_____________________________
Assinatura do Dir. Presidente
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c) Termo de Compromisso
O Termo de Compromisso é um documento pelo qual o associado declara que, a
partir da data de seu preenchimento, está se associando à Associação; que conhece
seus direitos, obrigações e responsabilidades expressos no Estatuto Social da
Associação; que se responsabiliza pelas informações descritas em sua Ficha de
Matrícula; que se compromete a contribuir para o sucesso, crescimento e
desenvolvimento da Associação participando das reuniões e Assembléias Gerais,
atendendo as normas estatutárias, o Regimento Interno e as deliberações da
Diretoria e das Assembléias Gerais; bem como se compromete a pagar as
mensalidades estipuladas pela Diretoria, em dia.
______________________________________________
Assinatura do Associado
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Convocação
A convocação obedecerá ao estabelecido no Estatuto Social, e será feita
normalmente pelo Diretor Presidente da Associação, mas poderá também ser
convocada por qualquer outro membro da Diretoria, pelo Conselho Fiscal, ou ainda
por 1/5 (um quinto) dos associados em pleno gozo de seus direitos sociais, após
solicitação não atendida.
Neste momento são definidos os assuntos a serem tratados, bem como, o local
de realização da Assembléia, que deve ser apropriado, deve facilitar a
participação dos associados e, se possível, ser realizada dentro das instalações
da sede da Associação.
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Prazo
Não existe um prazo fixado em lei para a convocação de Assembléias Gerais em
Associações. Recomendamos, portanto, que as Assembléias Gerais de uma
Associação sejam convocadas com antecedência mínima de 10 (dez) dias, em
primeira convocação, como ocorre com as cooperativas. Não havendo, no horário
estabelecido, “quorum” de instalação, as Assembléias poderão ser realizadas em
segunda e terceira convocações, desde que conste do respectivo edital, quando
então será observado o intervalo mínimo de 30 (trinta) minutos entre elas.
Conteúdo
Dos Editais de Convocação das Assembléias Gerais devem constar:
A denominação da Associação, o número do Cadastro Nacional de Pessoas
Jurídicas - CNPJ, seguida da expressão: “Convocação de Assembléia Geral”,
Ordinária ou Extraordinária, conforme o caso;
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3 – Pré-Assembléias.
Caso a Associação possua muitos associados e sua área de ação seja muito
extensa, é importante reunir os associados antes da Assembléia Geral. Além disso,
mesmo com uma presença significativa, torna-se difícil haver uma participação
efetiva nos debates, pois isto faria com que as Assembléias Gerais se prolongassem
por diversas horas, tornando-se muito cansativas.
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a) Local
Para se definir o local de realização da Assembléia Geral, deve ser observado:
- Disponibilidade de lugares para o número previsto de participantes;
- Sistema de som para o caso de Assembléias Gerais maiores, sendo que o
mesmo deve ser testado antecipadamente;
- Disponibilidade de água no local e possibilidades de fornecimento de cafezinho,
lanches e refeições, se for o caso;
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b) Alimentação
Quando a duração da Assembléia Geral é programada para um dia inteiro, torna-
se necessário prever a disponibilidade de alimentação, que pode ser fornecida
pela própria Associação ou algum parceiro da mesma (almoço, lanche...).
d) Equipe de Apoio
A coordenação da Assembléia Geral deve se reunir com o pessoal de apoio a fim
de tirar dúvidas e definir responsabilidades para com a Assembléia Geral.
Dependendo da duração e do número provável de participantes, poderão existir
pessoas ou equipes responsáveis por:
- Alimentação;
- Transporte de pessoal;
- Atendimento à mesa de trabalho;
- Limpeza;
- Transporte de material;
- Som (microfone, gravação de fitas, etc.);
- Livro de Presenças;
- Livro de Atas, etc.
a) Equipe de Trabalho
O pessoal deve estar presente uma hora antes do início da Assembléia Geral a
fim de:
Testar equipamentos;
Instalar microfones, quando necessário, na mesa e na plenária;
b) Quorum
O quorum de instalação da Assembléia Geral é o seguinte:
- 1ª Convocação - 2/3 (dois terços) do número de associadas em condições de
votar.
- 2ª Convocação - metade mais um dos associados com direito a voto.
- 3ª Convocação - mínimo de 10 (dez) associados com direito a voto.
Diretor Presidente
- Toma assento à mesa;
- Solicita a presença do 1º Secretário para que informe o quorum de instalação;
1º Secretário
- Informa que estavam presentes:
Na 1ª Convocação -............ associados;
Na 2ª Convocação -............ associados;
Na 3ª Convocação -............ associados.
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Diretor Presidente
- Declara aberta a Assembléia Geral;
- Convida para compor a mesa:
Demais membros da Diretoria;
Membros do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes presentes;
Autoridades (convida as mais expressivas e anuncia a presença das
demais)
- Saúda e agradece a presença dos associados, autoridades, órgãos de
imprensa e outros;
- Convida os assessores que o auxiliarão nos trabalhos;
- Solicita ao 1º Secretário que faça a leitura do Edital de Convocação.
1º Secretário
- Faz a leitura do Edital de Convocação;
- Informa que o Edital foi divulgado e fixado nas dependências da Associação e
nos locais da Comunidade mais freqüentados pelos associados e seus
familiares.
Diretor Presidente
- Relata a realização das pré-assembléias, citando número, locais, número de
associados presentes, objetivos,... (quando forem realizadas);
- Verifica com o 1º Secretário se estão presentes outras autoridades para
anunciá-las;
- Informa que passa ao item 01 da Ordem do Dia:
Prestação de contas do exercício anterior compreendendo:
a) Relatório da Diretoria.
b) Balanço Patrimonial.
c) Demonstração de Resultados do Exercício.
d) Parecer da Auditoria Externa (se for o caso).
e) Parecer do Conselho Fiscal.
f) Plano de trabalho e previsão orçamentária para o próximo exercício (ano
em curso).
- Procede a leitura do relatório da Diretoria podendo indicar outra pessoa para
auxiliá-lo;
- Solicita ao responsável técnico pela contabilidade que proceda à apresentação
e explicação das peças contábeis.
Contador
- Faz a apresentação do:
Balanço Patrimonial
Demonstração de Resultados de Exercício
Notas Explicativas.
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Diretor Presidente
- Solicita o parecer da auditoria interna ou externa (se for o caso).
Auditoria
- Faz a leitura do parecer, dando esclarecimentos e respondendo a indagações
feitas pelos associados.
Diretor Presidente
- Solicita ao Conselho Fiscal que proceda a leitura do seu parecer.
Diretor Presidente
- Solicita à Assembléia Geral a indicação de um associado para assumir a
função de presidente “ad hoc” (substituto) para conduzir a discussão e votação
do item relativo à prestação de contas da Diretoria e coloca o(s) nome(s)
sugerido(s) à apreciação e votação da Assembléia Geral;
- Esclarece que os membros da Diretoria não podem votar a matéria, mas
participam dos debates, quando os esclarecimentos se fizerem necessários.
Diretor Presidente
- Declara que reassume a direção dos trabalhos, e agradece ao presidente “ad
hoc”;
- Apresenta a proposta do Plano de Atividades e a Previsão Orçamentária para
o próximo exercício (o ano em curso);
- O plano deve ser uma resultante das necessidades sentidas pelos associados,
e das possibilidades de realização da Associação. Deve ser simples, conciso e
de fácil entendimento para todos os associados.
- Coloca o plano de atividades e a previsão orçamentária em discussão e
posterior votação da Assembléia Geral.
Este assunto da Ordem do Dia poderá também ser apreciado e votado de forma
global dentro do item 01.
Diretor Presidente
- Passa ao item 02 da Ordem do Dia:
Eleição dos membros da Diretoria, do Conselho Fiscal e do Conselho de
Representantes (conforme mandatos).
- Informa o registro dos nomes inscritos e concorrentes aos cargos de Diretores,
Conselheiros Fiscais e Conselho de Representantes. (verificar no Estatuto
Social os prazos de mandato e forma de eleição);
- Apresenta os candidatos aos respectivos cargos;
- Declara que os componentes apresentam (ou não) condições legais;
- O Diretor Presidente submete à Assembléia Geral a forma de votação (por
aclamação ou voto secreto).
Nota: A equipe de apoio deve estar preparada para atender aos requisitos
necessários para o procedimento da eleição: cédula, urna, senha,...
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Diretor Presidente
- Passa para os demais itens da Ordem do Dia, apresentando, discutindo e
colocando-os em votação;
- Em Assuntos Gerais, deixa a palavra livre;
- Solicita ao 1º Secretário para ler a Ata que é colocada para apreciação e
votação dos presentes.
Caso não tenha sido possível elaborar a Ata durante a Assembléia Geral, o
Diretor Presidente pede a indicação de uma comissão de no mínimo 5 (cinco)
associados para assinar a ata, e define data, local e horário para tal. Informa
ainda que a Ata pode ser assinada por quantos o queiram fazer.
- Procede a leitura da mensagem final, com agradecimentos e saudações e o
encerramento da Assembléia Geral.
Importante:
Para as deliberações referentes a destituição dos administradores e alteração do
estatuto social é exigido o voto concorde de dois terços dos presentes à Assembléia
Geral especialmente convocada para esses fins, não podendo ela deliberar, em
primeira convocação, sem a maioria absoluta dos associados, ou com menos de um
terço (1/3) nas convocações seguintes (Parágrafo Único do Artigo 59 – Lei 19.406
(Código Civil).
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EDITAL DE CONVOCAÇÃO
ASSEMBLÉIA GERAL ORDINÁRIA
ORDEM DO DIA:
Nota: Para efeito de quorum, declara-se que o número de associados na data desta
convocação é de............... .
__________________(assinatura)___________________
Diretor Presidente da Associação
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EDITAL DE CONVOCAÇÃO
ASSEMBLÉIA GERAL EXTRAORDINÁRIA
ORDEM DO DIA:
Nota: Para efeito de quorum, declara-se que o número de associados na data desta
convocação é de............... .
__________________(assinatura)___________________
Diretor Presidente da Associação
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Ass. ______________________________________
Nome: ____________________________________
Cargo: Diretor Presidente da Associação...........................................................
Ass. ______________________________________
Nome: ____________________________________
Cargo: 1º Secretário da Associação ...................................................................
Observação: Este mesmo procedimento deve ser feito com as Atas das reuniões da
Diretoria, do Conselho Fiscal e do Conselho de Representantes – caso
sintam necessidade.
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1. APRESENTAÇÃO
Iniciar o Relatório com uma saudação aos associados e uma mensagem da Diretoria
quanto ao desenvolvimento das atividades da Associação no decurso do exercício
(ano), descrevendo sucintamente as principais conquistas, sucessos, dificuldades e
fracassos. Os comentários devem ser objetivos, concisos e reais.
É extremamente importante que o relatório seja absolutamente fidedigno, pois ele irá
servir de prova documental para o mundo externo, porém, deve ser sempre levado
em conta que ele é dirigido, em primeiro lugar, aos associados, razão de ser e objeto
da existência da Associação.
Devem-se incluir agradecimentos a quem de direito, ou seja, aos empregados e a
todas as pessoas ou instituições que direta ou indiretamente contribuíram.
Exemplo:
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- 1º Tesoureiro: __________________________________
- 2º Tesoureiro: __________________________________
- 1º Secretário: __________________________________
- 2º Secretário: __________________________________
3. REGISTROS LEGAIS
Nome dos órgãos, número e data das respectivas inscrições.
Exemplo:
Cartório: ___________________________
CNPJ/MF nº..................................... em ......../........./200..... .
Prefeitura Municipal nº:______________ Outros Registros: ________________
4. ÁREA DE AÇÃO
Abrangência da Associação, por Núcleos, Regiões ou Municípios.
Exemplo:
Núcleos Municípios N.º de Associados
____________________________________________________________ 62
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Exemplo:
Nível de 2008 2009 2010 ...
Escolaridade
Superior
Médio
Outros
TOTAL
11. EVENTOS
Descrever sucintamente e quantificar os eventos realizados no decorrer do período:
Assembléias Gerais, pré-assembléias, cursos, encontros, feiras, treinamentos,
reuniões de núcleos, etc.
12. COMUNICAÇÕES
Descrever sucintamente sobre as comunicações realizadas pela Associação aos
seus associados, como: Informativo (número de informativos do exercício),
publicações, comunicados, etc.
Exemplo:
........................................., .......... de .................................. de 200..... .
_____________________________________
Diretor Presidente da Associação
____________________________________________________________ 64
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ATIVO PASSIVO
CIRCULANTE CIRCULANTE
Caixa................................................ Fornecedores .....................................
Bancos............................................. Contas a Pagar ...................................
Clientes............................................ Empréstimos .......................................
Estoques........................................... Salários a Pagar .................................
Encargos Sociais................................
Impostos.............................................
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NOTA 03 - ESTOQUE
A constituição dos estoques em 31/12/200..... é de:
BENS DE FORNECIMENTO: .........................................................................
OUTROS ESTOQUES: ..................................................................................
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Nota: Recomenda-se que cada atividade prevista para o próximo exercício seja bem
realista, bem detalhada e, de preferência, com cronograma e custos.
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CUSTOS
- Serviços.......................................................................................................................
- Repasse de Produtos...................................................................................................
DESPESAS (Dispêndios)
- Pessoal........................................................................................................................
- Administrativas.............................................................................................................
- Técnicas e Gerais........................................................................................................
- Assistência e Tributação..............................................................................................
- Outras Despesas.........................................................................................................
RESULTADO LÍQUIDO
Associação ....................................................................................................................
CNPJ/MF n.º .............................................................
Sede: Rua .........................................................., ........ - ...................................... //... .
Local da Assembléia Geral: ....................................... Data: ____/_____/________ .
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Dia, mês, ano, hora e local (endereço) onde for realizada a reunião, o qual, salvo
motivo justificado, deverá ser o da sede da Associação;
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___________________________ ____________________________
Secretário Coordenador
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CONTROLES FINANCEIROS
A estruturação ou reestruturação do setor financeiro consiste em dinamizar o
funcionamento da Associação através de um controle racional, prático e específico.
Com isso aumenta-se o grau de segurança e confiabilidade nos registros financeiros,
além de agilizar as informações para as tomadas de decisões gerenciais por parte
da administração da Associação.
Para atender aos objetivos legais, estatutários e administrativos, torna-se
necessário, quando da organização ou reorganização estrutural de uma Associação,
estabelecer os seguintes sistemas de controle financeiro:
Controle de Caixa;
Controle Bancário;
Controle de Pagamentos e Contas a Pagar;
Controle de Recebimentos e Contas a Receber.
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a) Controle de Caixa
Finalidade
O controle de caixa tem a finalidade de registrar, diariamente, as operações de
entradas e saídas do caixa.
Caracterização
O Caixa é parte integrante da unidade financeira, da qual recebe informações e
diretrizes, mantendo informados os dirigentes ou gerente sobre suas atividades.
Objetivos:
- Receber valores (dinheiro ou cheques) e dar recibos;
- Efetuar pagamentos devidamente aprovados e autorizados pelo responsável;
- Guardar os valores sob sua responsabilidade;
- Controlar saldos de caixa e bancos.
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Sistemática
1) Fluxo de Caixa
Se a Entrada de numerário (dinheiro) no Caixa da Associação fosse sempre
igual à Saída, não haveria necessidade de reservar dinheiro para realizar as
operações necessárias ao funcionamento da Associação e, principalmente,
atender eventuais necessidades.
A “Ficha de Orçamento e Controle de Caixa” (mensal ou anual), também
conhecida como “Fluxo de Caixa” que apresentamos a seguir, é uma
ferramenta gerencial que pode ser utilizada pela Diretoria e Conselho Fiscal da
Associação para o planejamento, a tomada de decisões, o controle e a
prestação de contas aos associados, mensal e anualmente. É um documento
que deve ser preenchido pela Gerência ou 1º Tesoureiro da Associação e
apresentado aos demais membros da Diretoria, ao Conselho Fiscal, bem como
aos associados, pois mostra as previsões e as realizações mensais de entrada
e saída de dinheiro na Associação.
Para realização do Fluxo de Caixa, serão levadas em consideração somente as
transações que envolvam a conta “Caixa”.
Com base na estimativa de vendas de produtos e/ou serviços, para um
determinado período, é possível estimar as entradas de dinheiro oriundo das
vendas à vista e do recebimento de taxas, duplicatas, etc., bem como as
saídas de dinheiro para pagamento aos associados, fornecedores, impostos e
demais despesas comuns na Associação (água, energia elétrica, telefone,
aluguel, etc.).
Em seguida, deve ser feito o levantamento das contas a receber em atraso e a
previsão das datas em que deverão ingressar no caixa da Associação, bem
como das contas a pagar em atraso. O formulário para Fluxo de Caixa proposto
é apresentado de forma a se registrarem os valores previstos e realizados no
primeiro mês. Simultaneamente far-se-á o devido reajuste das previsões para
os próximos meses, procurando corrigir as distorções imediatamente.
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SUB-TOTAL:
II – SAÍDAS Previsto Real
Remuneração do operador
Pagamento de Energia
Taxa de Pequena Manutenção
Transporte (Passagens)
Telefonemas
Pequenos reparos
Depósito em conta bancária
Repasse ao SISAR
Outros
SUB-TOTAL:
DIFERENÇA ( I – II):
SALDO DO MÊS ANTERIOR:
SALDO ACUMULADO:
Assinatura do Tesoureiro:_____________________________________
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3) Boletim de Caixa
Para melhor controle dos recebimentos deverá ser utilizado o boletim de caixa.
Neste boletim serão registrados como “entrada” os recebimentos diários e
quando forem depositados serão registrados como “saída de caixa”.
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4) Esquema de Segurança
O disponível é o item mais vulnerável dentro de uma organização, sobretudo em
uma sociedade de muitos “donos” como é o caso de uma Associação. Portanto,
devem ser tomadas algumas medidas de segurança, além da confiança que o
cargo exige. Existem vários métodos de desvio de fundos, por isso, julgamos
necessário apresentar algumas sugestões para facilitar o esquema de
segurança:
Registro imediato de todas as entradas financeiras;
Depósito diário (quando possível) de todos os valores recebidos;
Manter em Caixa apenas valores para pequenos pagamentos diários. Os
pagamentos de maior importância deverão ser efetuados em cheque;
Os pagamentos deverão ser autorizados e os cheques assinados por duas
pessoas e feitos com cópia (Cópia de Cheque).
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Saldo Atual – resultado do saldo anterior (+) total de entradas (-) total de
saídas;
Composição do Saldo – indicar o quanto existe em moeda corrente, em
cheques e em outros documentos que representam valores em caixa.
Tesoureiro – espaço reservado à assinatura do colaborador responsável pelo
serviço do Caixa (caso exista);
Diretor Tesoureiro – espaço reservado à assinatura do(s) Conselheiro(s)
responsável(is) ou gerente, responsável pela guarda do numerário da
Associação, após conferir todo o Caixa, principalmente os valores que
compõem seu saldo atual.
Observação: O Saldo de Caixa nunca poderá apresentar saldo negativo.
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Associação: _______________________________________________________
Boletim de Caixa n.º: _______ Data: _____/______/200 ___ .
Composição de R$ TOTAIS:
Saldo Saldo
Em Dinheiro: Anterior:
Em Cheques: Saldo Atual:
Depósitos:
Outros:
TOTAL:
Tesoureiro: Dirigente:
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b) Controle de Banco
O Controle Bancário tem como objetivo maior, informar aos Diretores e Conselheiros
Fiscais, bem como à Gerência da Associação (caso exista), a posição correta diária,
do saldo real existente em cada banco que a Associação tenha conta (agência e
conta). Esse controle é feito através do preenchimento do “Movimento Diário de
Banco”, sendo uma folha para cada conta, agência e banco, registrando-se todas as
operações bancárias realizadas no dia, na semana ou no mês, conforme a
movimentação da Associação. Este controle tem ainda como finalidades:
Registrar todos os cheques emitidos;
Registrar todos os depósitos bancários realizados;
Registrar todos os débitos e créditos ocorridos na Conta Corrente Bancária;
Controlar o saldo bancário.
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ASSOCIAÇÃO: ____________________________________________________
Banco: ______________________ Conta Corrente n.º ___________________
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Observações:
Deve ser feito um Controle Bancário para cada conta corrente e cada banco,
separadamente;
O Saldo Bancário, não deve, mas poderá apresentar saldo negativo.
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ASSOCIAÇÃO: ___________________________________________________
Posição Bancária em: _____/______/20____ .
BANCO Saldo Depósitos Saques Saldo Atual Observações
Anterior
Soma:
Tesoureiro: Dirigente:
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( ) Outros: ( ) Outros:
_____________________ R$ ________ ______________________ R$ _______
Saldo Real do Banco R$: ___________ Saldo Real da Ficha R$: ____________
________________________________
Assinatura do Responsável
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Quando comprar?
Existem alguns produtos e serviços que são comprados o ano todo, outros
devem ser providenciados para os momentos de necessidade imediata.
De quem comprar?
Ao pesquisarmos de quem comprar, devemos observar o preço dos
fornecedores, a pontualidade na entrega, a quantidade e qualidade dos produtos
ou serviços a serem adquiridos. A Associação deve manter um cadastro
atualizado com a seleção de todos os fornecedores de produtos e serviços.
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Preenchimento do Documento:
Associação: .......................................... - indicar o nome da Associação;
Mês: ........... - indicar o mês e ano a que se refere o controle;
Data de Vencimento: ........... anotar a data de vencimento do compromisso;
Fornecedor: ........ anotar o nome do fornecedor (razão social do credor);
Número do Documento: ............. anotar o número do documento (nota
fiscal, fatura, duplicata, etc.);
Local de Pagamento: ....................... anotar o local de pagamento (banco,
etc.);
Valor: ....................... anotar o valor do compromisso, descrito no documento
que originou o compromisso;
Observação: ........ anotar alguma observação quando se fizer necessária.
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Data Fornece- N.º Docu- Desc Juros Valor Data de Cheque Banco
de dor mento on-to Pago Pagtº. Número
Venci-
mento
Preenchimento do Documento:
Associação: .......................................... - indicar o nome da Associação;
Mês: ........... - indicar o mês e ano a que se refere o controle;
Data de Vencimento: ........... anotar a data de vencimento do compromisso;
Fornecedor: ........ anotar o nome do fornecedor (razão social do credor);
Número do Documento: ............. anotar o número do documento (nota
fiscal, fatura, duplicata, etc.);
Desconto: ....................... indicar o valor do desconto, em reais ou em
percentagem, que a Associação conseguirá caso efetue o pagamento antes
do vencimento;
Juros: ........................ indicar o valor dos juros, em reais ou em percentagem,
que a Associação irá pagar se atrasar seu pagamento;
Valor Pago: ....................... anotar o valor efetivamente pago, diminuindo os
descontos ou acrescentando os juros, quando for o caso;
Data de Pagamento: ........ anotar a data em que foi efetivado o pagamento;
Cheque Número: ................. anotar o número do cheque correspondente que
concretizou o pagamento do compromisso;
Banco: ................. anotar o nome do banco sacado.
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Obs.: Mais uma vez lembramos que todos os pagamentos da Associação devem ser
efetuados com cheques nominais, utilizando-se a cópia de cheque e assinados
por dois dirigentes.
Preenchimento do Documento:
Associação: .......................................... - indicar o nome da Associação;
Mês: ........... - indicar o mês e ano a que se refere o controle;
Data de Vencimento: ........... anotar a data de vencimento do compromisso;
Discriminação: ........ discriminar o compromisso (nome do credor);
Valor: ....................... anotar o valor do compromisso;
Data de Pagamento: ............. anotar a data em que foi efetivado o
pagamento;
Cheque Número: ................. anotar o número do cheque correspondente;
Banco: ................. anotar o nome do banco sacado.
Observação: ........ anotar alguma observação que julgar necessária.
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Preenchimento do Documento:
Associação: .......................................... - indicar o nome da Associação;
Mês: ........... - indicar o mês e ano a que se refere o controle;
Data de Vencimento: ........... anotar a data de vencimento (ou pagamento)
do(s) compromisso assumidos com os associados;
Associado: ........ anotar o nome do Associado ao qual efetuamos o
pagamento;
Referente a: ............. anotar o motivo ou a razão de efetuarmos o
pagamento;
Data de Pagamento: ....................... anotar a data em que foi efetivado o
pagamento;
Valor Pago: ....................... anotar o valor efetivamente pago, diminuindo a
taxa de administração da Associação, quando for o caso, conforme o Estatuto
Social ou deliberação do Diretoria Executiva ou Assembléia Geral;
Cheque Número: ................. anotar o número do cheque correspondente que
concretizou o pagamento do compromisso;
Banco: ................. anotar o nome do banco sacado;
Recibo Número: ............ anotar o número do recibo assinado pelo
associado, que deu origem ao pagamento (Conforme modelo a seguir);
Taxa de Administração: ............. anotar o valor correspondente a Taxa de
Administração descontada do associado, pela prestação de serviços realizada
pela Associação.
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Obs.: Lembramos que mesmo os pagamentos realizados aos associados devem ser
efetuados com cheques nominais, utilizando-se a cópia de cheque e assinados
por dois dirigentes.
R$__________________
Preenchimento do Documento:
Recibo n.º: ........... – anotar o número do recibo na ordem seqüencial;
R$: ........... anotar a quantia líquida de dinheiro repassada ao associado
(descontando a valor da Taxa de Administração, quando for o caso;
Referente a: ........................... descrever o motivo que deu origem ao repasse
(Exemplo: repasse de recursos referente a comercialização de tais produtos, pela
Associação);
Local, Dia, Mês e Ano: ............ anotar a data do repasse;
Assinatura: ................ coletar a assinatura do associado, anotando seu nome
completo e o seu número de matrícula na Associação.
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Quando do recebimento de algum débito, o responsável pelo controle dará baixa nas
fichas de controle correspondentes.
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Preenchimento do Documento:
Associação: .......................................... - indicar o nome da Associação;
Mês: ........... - indicar o mês e ano a que se refere o controle;
Data de Vencimento: ........... anotar a data de vencimento da conta a
receber;
Cliente: ........ anotar o nome do cliente (nome ou razão social do devedor);
Documento Número: ............. anotar o número do documento (nota fiscal,
fatura, duplicata, etc.) que deu origem ao crédito por parte da Associação;
Local de Recebimento: ....................... anotar o local de recebimento (sede
da Associação, endereço do cliente, etc.);
Valor: ....................... anotar o valor do direito a receber, descrito no
documento que originou a venda de produto(s) ou serviço(s);
Observação: ........ anotar alguma observação quando se fizer necessária.
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Preenchimento do Documento:
Associação: .......................................... - indicar o nome da Associação;
Mês: ........... - indicar o mês e ano a que se refere o controle;
Nome do Associado: ........... anotar o nome dos Associados;
Número de Matrícula: ........ anotar o número de matrícula do Associado;
Valor: ....................... anotar o valor da Taxa de Manutenção ou de
Administração devida pelos associados, a cada mês;
Data de Vencimento: .................. anotar a data de vencimento do
compromisso de cada associado com a associação que, preferencialmente,
deve ser a mesma data para facilitar o controle;
Observação: ........ anotar alguma observação quando se fizer necessária,
sobretudo o valor dos juros(multa) pagos pelo associado em caso de atraso
no pagamento;
Recebido em: .............. anotar a data de recebimento, emitindo recibo aos
associados.
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Preenchimento do Documento:
Associação: .......................................... - indicar o nome da Associação;
Mês: ........... - indicar o mês e ano a que se refere o controle;
Nome do Associado: ........... anotar o nome dos Associados;
Identificação do Cliente: ........ anotar os dados de identificação do cliente
(nome, endereço, CNPJ, pessoa de contato);
Vendas Efetuadas: ....................... anotar os dados referente as vendas
efetuadas, tais como:
- N.º da Nota Fiscal: .................. anotar o número da nota fiscal ou
documento da Associação que deu origem a venda;
- Data de Emissão: ................ anotar a data de emissão do documento;
- Valor: ................. anotar o valor ;
- Vencimento: ............. anotar a data de vencimento;
- Data de Pagamento: .................... anotar a data em que o cliente deve
efetuar o pagamento;
- Observação: ........ anotar alguma observação quando se fizer necessária.
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CONTROLE DE ESTOQUE
O estoque representa as quantidades existentes num determinado momento,
convertidas em valor, dos materiais adquiridos para o consumo ou uso próprio da
Associação, das mercadorias adquiridas para fornecimento (repasse) aos
associados e dos produtos fabricados pela própria Associação ou recebidos dos
associados para serem comercializados.
O valor do estoque é expresso em moeda corrente nacional (real) e demonstrado, na
contabilidade, no Ativo Circulante.
A Associação poderá possuir, em seus almoxarifados, galpões, lojas ou depósitos,
materiais, mercadorias ou produtos de sua propriedade ou de terceiros.
Sendo o estoque composto de bens diversos o qual representa, na maioria das
vezes, um valor significativo, é de suma importância e necessário manter uma
administração consciente e racional da movimentação e estocagem de tais bens,
sobretudo em uma sociedade de vários “donos” – os associados.
Para implantar um bom sistema de “controle de estoque” deve-se, inicialmente,
proceder a um inventário físico completo (classificação e contagem de tudo) para
certificar-se quanto a real existência dos materiais, mercadorias ou produtos
estocados no almoxarifado, depósito ou loja da Associação.
Para manter um razoável controle de estoque, devem-se adotar, pelo menos, os
seguintes formulários para registros das operações:
Ficha de controle de estoque;
Requisição de materiais, mercadorias ou produtos;
Inventário permanente dos estoques.
Recomenda-se, por exemplo, usar fichas de cor branca para materiais, mercadorias
ou produtos TRIBUTADOS e, de outra cor, para os ISENTOS. Esta separação,
poderá, também, ser feita através de um corte, no canto superior da ficha, para
identificar os TRIBUTADOS e, sem corte, para os ISENTOS.
Preenchimento do Documento:
Associação: ................................. – indicar, no ato de impressão das fichas, o
nome completo da Associação. Os demais itens deverão ser preenchidos a
caneta, no momento de uso da cada ficha.
Mercadoria: ................ – indicar a denominação mais conhecida do material,
mercadoria ou produto. Se for codificar o estoque, indicar também o respectivo
código.
Unidade: ................ – indicar a menor unidade de comercialização usada pela
Associação. Quando na nota fiscal do fornecedor vier indicada uma unidade
múltipla (caixa, tonelada, etc.), esta unidade deverá ser transformada para a
unidade de comercialização usada pela Associação (unidade de entrada igual a
unidade de saída).
Localização: ........ – indicar o local onde se encontra o material, mercadoria ou
produto registrado na ficha. Exemplo: almoxarifado, armazém, depósito, loja,
prateleira...
____________________________________________________________ 104
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Manual: Gestão de Associações
Preenchimento do Documento:
Associação: ................................. – indicar, no ato de impressão das fichas, o
nome completo da Associação. Os demais itens deverão ser preenchidos a
caneta, no momento de uso da cada ficha.
Data: ................ – indicar dia, mês e ano de realização de cada operação com
base no documento que lhe originou (Nota ou Recibo de Venda ou requisição de
material).
Documento Número: ............ – indicar a espécie e o número do documento que
acobertar o registro de cada operação.
QUANTIDADES:
Entrada: ........ – indicar a quantidade de unidades recebidas que deverá ser igual
a indicada no respectivo documento de entrada. É necessário transformar a
unidade de entrada na mesma unidade de saída (comercialização) usada pela
Associação.
Saída: ........ – indicar a quantidade de unidades entregues que deverá ser igual a
indicada no respectivo documento que lhe originou.
Saldo: ........ – indicar a quantidade de unidades obtidas pela fórmula: Saldo
Anterior (+) Entrada (-) Saída. Este saldo deverá ser igual às quantidades
existentes no estoque.
VALORES DO SALDO
Estes podem, a critério de cada administração, serem calculados e indicados a cada
operação ou somente no último dia de cada mês para fornecer o valor do estoque
ponderado que deverá ser calculado de acordo com a fórmula já indicada
anteriormente e cujos valores, obrigatoriamente, deverão coincidir.
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Manual: Gestão de Associações
Unitário: ......... – indicar o custo médio ponderado que deverá ser calculado de
acordo com a fórmula já indicada anteriormente e cujos valores obrigatoriamente,
deverão coincidir.
Total: ........ – indicar o produto da multiplicação do saldo em quantidade vezes o
valor do custo médio unitário ponderado indicado no item anterior.
Observações:
Para melhor aproveitamento de papel, este formulário deverá ser impresso
também em todo o verso da ficha.
O registro da movimentação do estoque deverá ser feito a caneta e bem
legível.
____________________________________________________________ 106
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Manual: Gestão de Associações
TOTAL REQUISIÇÃO
Atendido em: _____/_____/______
Assinatura do responsável pelo setor requisitante: ___________________________
Assinatura do almoxarife: ______________________________________________
Assinatura de quem preencheu a requisição: _______________________________
OBSERVAÇÕES: _____________________________________________________
___________________________________________________________________
Preenchimento do Documento:
Associação: ............. – indicar, no ato de impressão das requisições, o nome
completo da Associação.
Requisição N.º: ............ – indicar tipograficamente, no ato de impressão das
requisições, seu número em ordem seqüencial crescente.
Data: .......... – indicar, no ato de preenchimento de cada requisição, o dia, mês e
ano.
De: .......... – indicar, no ato de preenchimento da cada requisição, o nome ou
sigla indicativa do setor ou seção requisitante (emitente da requisição).
Para: ........ – indicar, no ato de preenchimento de cada requisição, o nome ou a
sigla do almoxarifado, armazém ou depósito a que se destina a requisição.
N.º de Ordem: ......... – indicar o número em ordem seqüencial crescente dos
itens requisitados.
Unidade: ....... indicar a unidade de cada item requisitado (Exemplo: Kg , m,
unidade, dz.).
Quantidade: .......... – indicar a quantidade de cada item requisitado.
Discriminação: ......... – indicar o nome ou código de cada item requisitado.
____________________________________________________________ 107
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Manual: Gestão de Associações
Operacionalização:
As requisições deverão ser impressas em três vias numeradas tipograficamente e
encadernadas em blocos.
Cada setor ou seção ficará com um bloco para requisitar, do almoxarifado, armazém
ou depósito, os materiais, mercadorias ou produtos que necessitar.
As três vias, preenchidas pelo setor requisitante, terão o seguinte destino:
A 1ª via original e a 2ª via em cópia carbonada serão destacadas do bloco e
encaminhadas ao almoxarifado, armazém ou depósito que entregará, ao setor
requisitante, os itens solicitados acompanhados da 2ª via da requisição. A 1ª via
servirá para o almoxarifado, armazém ou depósito registrar a saída de cada item
na respectiva ficha de controle de estoque e depois arquivá-la por ordem
numérica e por setor requisitante;
A 2ª via, após o recebimento e conferência pelo setor requisitante dos itens nela
descritos, será encaminhada ao setor contábil ou de apropriação de custos pelo
próprio setor requisitante;
A 3ª via em cópia carbonada, fixa no bloco, ficará arquivada no setor requisitante.
____________________________________________________________ 108
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Manual: Gestão de Associações
Preenchimento do Documento:
Associação: ............. – indicar, no ato de impressão do formulário, o nome da
Associação.
Data: ............ – indicar o dia, mês e ano em que se efetuar cada conferência.
Responsável pela Conferência: ........ – para a pessoa responsável pela
conferência, assinar o documento.
Discriminação dos Itens: ....... – indicar o nome ou código de cada item a ser
conferido, conforme indicado na respectiva ficha de controle de estoque.
Estoque Escritural: ....... – indicar a quantidade de unidades de cada item
mencionada na respectiva ficha de controle de estoque.
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Estoque Físico: .......... – indicar, após a contagem física procedida “in loco”, a
quantidade de unidades encontrada de cada item conferido.
Observações: ........ – indicar qualquer observação que se fizer necessário com
relação a cada item conferido.
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BIBLIOGRAFIA
05. INCRA. Manual para conselho fiscal de cooperativas. Sergipe, MA/INCRA, 1976.
09. OLIVEIRA, N.B. Cooperativismo: guia prático. Porto Alegre, DRH, 1979, 280p.
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