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La nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 incluye varios elementos que definen cómo se interactúa con el.
El elemento más significativo de la nueva interfaz de usuario se denomina cinta de opciones, que es la cinta a lo largo de la
parte superior de la ventana del programa que contiene grupos de comandos. La cinta de opciones proporciona una
ubicación única para los comandos y reemplaza fundamentalmente los menús y barras de herramientas. La cinta de
opciones consta de fichas que combinan los comandos de manera significativa. En Office Access 2007, las principales
fichas de la cinta de opciones son Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos.
página muestra lo que se puede hacer para comenzar a trabajar en Office Access 2007.
Por ejemplo, se puede crear una base de datos en blanco, crear una base de datos a partir de una plantilla o abrir una base
de datos reciente.
2. En el panel Base de datos en blanco, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o use
Se crea una nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.
Office Access 2007 incluye una serie de plantillas y se pueden descargar más plantillas desde Microsoft Office Online.
¿Qué es una plantilla? En el contexto de Office Access 2007, se trata de una base de datos previamente diseñada con
tablas, formularios e informes de diseño profesional. Las plantillas proporcionan una gran ventaja a la hora de crear una
2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Plantillas destacadas en línea, haga clic en
una plantilla.
3. En el cuadro Nombre de archivo situado a la derecha, escriba un nombre de archivo o use el nombre
proporcionado.
4. Opcionalmente, active Crear y vincular la base de datos a un sitio de Windows SharePoint Services si
-o bien-
Se pueden descargar plantillas adicionales de Office Online directamente desde la interfaz de usuario de Office Access
2007.
Abrir una base de datos recientemente usada
1. Inicie Access.
2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Abrir base de datos reciente, haga clic en la
2. Haga clic en el botón de Microsoft Office , y haga clic en la base de datos que desee abrir, si aparece
-o bien-
Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. Cuando aparezca el cuadro
Comandos
La tabla siguiente muestra un ejemplo representativo de las fichas y comandos disponibles en cada ficha.
Ficha de
Acciones comunes que se pueden realizar
comandos
Seleccionar una vista diferente.
Copiar y pegar del Portapapeles.
Configurar las actuales características de fuente.
Configurar la actual alineación de fuente.
Inicio Aplicar formato de texto enriquecido a un campo memo.
Trabajar con registros (Actualizar, Nuevo, Guardar, Eliminar, Totales,
Ortografía, Más).
Ordenar y filtrar los registros.
Buscar registros.
Crear una nueva tabla vacía.
Crear una nueva tabla mediante una plantilla de tabla.
Crear una lista en un sitio de SharePoint y una tabla en la base de datos
actual que se vincule a la lista recién creada.
Crear Crear una nueva tabla vacía en la vista Diseño
Crear un nuevo formulario basado en la tabla o consulta activa.
Crear una nueva tabla dinámico o un nuevo gráfico dinámico.
Crear un nuevo informe basado en la tabla o consulta activa.
Crear una nueva consulta, macro, módulo o módulo de clase.
Importar o Vincular a datos externos.
Exportar datos.
Recopilar y actualizar datos a través de correo electrónico.
Datos externos Trabajar con listas de SharePoint sin conexión.
Crear importaciones y exportaciones guardadas.
Mover algunas o todas las partes de una base de datos a un sitio de
SharePoint nuevo o existente.
Iniciar el Editor de Visual Basic o ejecutar una macro.
Crear y ver relaciones entre las tablas.
Mostrar u ocultar dependencias de objetos o la hoja de propiedades
Ejecutar el Documentador de base de datos o analizar el rendimiento.
Herramientas de
Mover datos a Microsoft SQL Server o a una base de datos de Access
base de datos (Sólo tablas).
Ejecutar el Administrador de tablas vinculadas
Administrar los complementos de Access.
Crear o editar un módulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Fichas de comandos contextuales
Además de las fichas de comandos estándar, Office Access 2007 usa un nuevo elemento de interfaz de usuario de Office
Professional 2007 denominado ficha de comandos contextual. Según el contexto (es decir, según el objeto con el que se
trabaje o la tarea que se esté llevando a cabo), puede que aparezca una o varias fichas de comandos contextuales junto a
-> Presione la tecla o las teclas mostradas en la tecla de acceso correspondiente a la ficha de comandos contextual.
Galerías
El control de galería funciona conjuntamente con la cinta de opciones y centra la atención en obtener los resultados
deseados. En vez de mostrar simplemente los comandos, el control de galería muestra el resultado de usar dichos
comandos. El objetivo es proporcionar una forma visual de explorar y ver lo que Office Access 2007 puede hacer, centrando
Las galerías tienen diferentes formas y tamaños. Hay un diseño de cuadrícula, una representación similar a un menú que
se despliega, e incluso un diseño de cinta de opciones que coloca el contenido de la galería dentro de la cinta de opciones.
Ocultar la cinta de opciones
Puede que a veces se requiera un poco más de espacio en el área de trabajo. Por ese motivo, se puede contraer la cinta de
opciones de modo que quede únicamente la barra con las fichas de comandos. Para cerrar la cinta de opciones, haga doble
clic en la ficha de comandos activa. Para volver a abrirla, vuelva a hacer doble clic en la ficha de comandos activa.
Ocultar y restaurar la cinta de opciones
1. Haga doble clic en la ficha de comandos activa (la ficha activa es la ficha resaltada).
2. Haga de nuevo doble clic en la ficha de comandos activa para restaurar la cinta de opciones.
Barra de herramientas de acceso rápido
La barra de herramientas de acceso rápido es, de forma predeterminada, un área reducida adyacente a la cinta de
opciones que permite obtener acceso a los comandos con un solo clic. El conjunto predeterminado de comandos se
compone de los comandos que más se usan, como Guardar, Deshacer y Rehacer. No obstante, cada usuario puede
personalizar la barra de herramientas de acceso rápido de modo que incluya los comandos que use con más frecuencia.
Asimismo, puede modificar la ubicación de la barra de herramientas y cambiar el tamaño pequeño predeterminado a
grande. La minibarra de herramientas aparece junto a las fichas de comandos en la cinta de opciones. Cuando se cambia al
tamaño grande, la barra de herramientas aparece debajo y a lo largo de toda la cinta de opciones.
2. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, en Más comandos.
3. En el cuadro de diálogo Configuración de acceso, seleccione el comando o los comandos que desee
4. Para quitar un comando, resáltelo en la lista a la derecha y, a continuación, haga clic en Quitar. Asimismo,
de la base de datos son las tablas, los formularios, los informes, las páginas,
datos para llevar a cabo una tarea en una versión anterior, ahora va a realizar
ejemplo, si desea agregar una fila a una tabla en la vista Hoja de datos, abra
elemento del menú contextual. Los comandos del menú contextual varían
3. Bajo Exploración, desactive la casilla de verificación Mostrar panel de exploración y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
Para obtener más información sobre el panel de exploración, vea el artículo Guía del panel de exploración.
Documentos con fichas
En Office Access 2007, se pueden mostrar los objetos de la base de datos en documentos con fichas en vez de ventanas
superpuestas. Para el uso interactivo diario, puede que prefiera la interfaz de documentos con fichas. Para habilitar o
deshabilitar los documentos con fichas, configure Opciones de Access (vea Mostrar u ocultar fichas de documentos, más
adelante en este artículo). Sin embargo, si cambia la configuración de los documentos con fichas, es preciso cerrar y volver
Tras modificar la configuración de Mostrar fichas de documento, es preciso cerrar y volver a abrir la base
Las nuevas bases de datos creadas en Office Access 2007 muestran las fichas de documento de forma
predeterminada.
Las bases de datos creadas con una versión anterior de Access utilizan ventanas superpuestas de forma
predeterminada.
minibarra de herramientas
Cuando se selecciona texto para aplicarle formato, la minibarra de herramientas aparece automáticamente encima del texto
seleccionado. Si se aproxima el puntero del mouse (ratón) a la minibarra de herramientas, ésta se intensifica gradualmente
y se puede usar para aplicar negrita, cursiva, tamaño de fuente, color, etc. Cuando se aleja el puntero de la minibarra de
herramientas, ésta se atenúa gradualmente. Si desea no usar la minibarra de herramientas para aplicar formato a una
Obtener ayuda
Si tiene alguna pregunta, puede obtener ayuda presionando F1 o haciendo clic en el signo de interrogación situado en el
CREAR UNA BASE DE DATOS DESDE CERO
Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades o si tiene datos en otro programa que desee importar a
Access, quizás decida que es mejor crear una base de datos desde cero. Para la mayoría de las aplicaciones,
esto suele implicar uno o varios de los siguientes puntos:
Crear nuevas tablas y, a continuación, escribir, pegar o importar datos a esas tablas.
Importar datos desde otros orígenes, por lo que se crean nuevas tablas en el proceso.
Para obtener más información sobre cómo planear y diseñar una base de datos, o bien, cómo crear relaciones,
formularios, informes o consultas, use los vínculos en la sección Vea también de este artículo.
Crear una base de datos en blanco
Inicie Access.
En la página Introducción a Microsoft Office Access, haga clic en Base de datos en blanco.
En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no
especifica ninguna extensión, Access la agregará. La ubicación predeterminada es una de las siguientes:
Microsoft Windows Vista c:\Users\nombre de usuario\Documents
Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP c:\Documents and Settings\nombre de usuario\Mis
documentos
Para cambiar la ubicación del archivo, haga clic en Examinar , situado junto al cuadro Nombre de archivo,
busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar. Haga clic en Crear.
Access crea la base de datos y, a continuación, abre una tabla vacía (denominada Tabla1) en la vista Hoja de
datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o
procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos,
buscar y agregar o eliminar datos.).
Access sitúa el cursor en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.
Para agregar datos, comience a escribir, o bien, pegue datos de otro origen tal y como se describe en la
sección Pegar datos de otro origen en una tabla de Access, más adelante en este artículo.
Observaciones
Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a escribir datos en una hoja de cálculo de Excel. La
principal restricción es que los datos deben escribirse en filas y columnas contiguas, empezando en la esquina
superior izquierda de la hoja de datos. No intente aplicar formato a los datos incluyendo filas o columnas en
blanco tal y como haría en una hoja de Excel, ya que de este modo desperdiciaría espacio en la tabla. La tabla
contiene únicamente sus datos. Toda la presentación visual de esos datos la hará en los formularios e informes
que diseñe más adelante.
La estructura de la tabla se crea mientras se escriben los datos. Cada vez que se agrega una nueva columna a
la tabla, se define un nuevo campo. Access configura el tipo de datos (tipo de datos: característica de un
campo que determina el tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo,
Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).) del campo basándose en el tipo de datos
que se escribe. Por ejemplo, si hay una columna en la que ha escrito únicamente valores de fecha, Access
configurará el tipo de datos de ese campo en Fecha/Hora. Si más adelante intenta escribir en ese campo
valores que no sean fechas, como un nombre o un número de teléfono, Access mostrará un mensaje
informándole de que el valor no es del tipo de datos de la columna. Siempre y cuando sea posible, deberá
planear la tabla de modo que cada columna contenga el mismo tipo de datos, ya sea texto, fechas, números o
algún otro tipo de datos. De este modo, resulta mucho más fácil crear consultas, formularios e informes que
seleccionen únicamente los datos deseados.
Para obtener más información sobre cómo trabajar con hojas de datos, vea el artículo Abrir una hoja de datos
en blanco.
Si no desea escribir datos en este momento, haga clic en Cerrar .
Agregar una tabla
Puede agregar una nueva tabla a una base de datos existente mediante las herramientas del grupo Tablas en
la ficha Crear.
Haga clic en Tabla para crear una tabla en blanco en la vista Hoja de datos. Puede usar la vista Hoja de datos
para comenzar a escribir datos inmediatamente y para que Access cree la estructura de tabla, o bien, puede
usar la Vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas,
consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos
de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) para crear primero la estructura de tabla y,
a continuación, cambiar a la vista Hoja de datos para escribir los datos. Independientemente de la vista en la
que comience a trabajar, siempre puede cambiar a la otra vista mediante los botones Ver en la barra de estado
de la ventana Access.
Insertar una tabla, empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede escribir los datos
inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de tabla en segundo plano. Los nombres de los campos
se asignan por números (Campo1, Campo2, etc.) y Access define el tipo de datos basándose en el tipo de los
datos que se escriben.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Access crea la tabla y coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.
Nota Si no ve una columna denominada Agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la vista Diseño
en lugar de la vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla situada en
el panel de exploración. Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuación, pasa a la vista Hoja de
datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.
Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos más comunes. Si
arrastra uno de estos campos hasta la hoja de datos, Access agregará un campo con ese nombre y establecerá
sus propiedades en un valor apropiado para ese tipo de campo. Las propiedades se pueden cambiar más
adelante. Debe arrastrar el campo hasta el área de la hoja de datos que contiene datos. Aparece una barra de
inserción vertical, que muestra dónde se va a ubicar el campo.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Diseño de tabla.
Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre de campo y, a continuación, seleccione
un tipo de datos en la lista Tipo de datos.
Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna Descripción. Esa descripción se
muestra en la barra de estado cuando el punto de inserción se encuentra en ese campo y se utiliza como texto
de la barra de estado para todos los controles que cree arrastrando el campo desde el panel Lista de campos
hasta un formulario o informe, así como todos los controles creados para ese campo por el Asistente para
formularios o el Asistente para informes.
Tras agregar todos los campos, guarde la tabla :
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.
Puede comenzar a escribir datos en la tabla en cualquier momento. Para ello, cambie a la vista Hoja de datos,
haga clic en la primera celda vacía y comience a escribir. Asimismo, puede pegar datos de otro origen tal y
como se describe en la siguiente sección.
Si, tras escribir algunos datos, desea agregar uno o varios campos a la tabla, comience a escribir en la columna
Agregar nuevo campo en la vista Hoja de datos, o bien, agregue los nuevos campos mediante los comandos del
grupo Campos y columnas en la ficha Hoja de datos.
Pegar datos de otro origen en una tabla de Access
Si los datos están actualmente almacenados en otro programa, como Office Excel 2007, puede copiar y pegar
esos datos en una tabla de Access. En general, se obtienen los mejores resultados si los datos ya están
separados en columnas, como es el caso de una hoja de cálculo de Excel. Si los datos se encuentran en un
programa de procesamiento de texto, se recomienda separar las columnas de datos mediante tabulaciones, o
bien, convertir los datos en una tabla en el programa de procesamiento de texto antes de copiarlos. Si es
necesario editar o manipular los datos (por ejemplo, separar nombres completos en nombre y apellidos),
quizás desee hacerlo antes de copiarlos, sobre todo si no está familiarizado con este Access.
Cuando se pegan datos en una tabla vacía, Access configura el tipo de datos de cada campo de acuerdo con el
tipo de los datos ubicados en él. Por ejemplo, si un campo pegado contiene únicamente fechas, Access aplica
el tipo de datos Fecha/Hora a ese campo. Si el campo pegado contiene únicamente las palabras "sí" y "no",
Access aplica el tipo de datos Sí/No a ese campo.
Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila de datos pegados. Si
la primera fila de datos pegados es del mismo tipo que las filas siguientes, Access determina que la primera fila
forma parte de los datos y asigna nombres de campo genéricos (F1, F2, etc.). Si la primera fila de datos
pegados no es similar a las siguientes filas, Access determina que la primera fila consiste en nombres de
campos. Access asigna nombres a los campos en consecuencia y no se incluye la primera fila en los datos.
Si Access asigna nombres de campo genéricos, deberá cambiar los nombres de los campos lo antes posible
para evitar confusiones. Siga este procedimiento:
Guarde la tabla.
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.
En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a continuación, escriba un nombre
de campo válido para cada columna. Puede parecer que está escribiendo datos, pero la fila de encabezado de
columna contiene nombres de campo y no contiene datos.
Guarde la tabla de nuevo.
Importar datos de otro origen
Puede que haya recopilado datos en otro programa y desee importarlos a Access. O bien, puede que trabaje
con personas que almacenan sus datos en otros programas y desee usar esos datos en Access. En ambos
casos, Access permite importar con facilidad datos de otros programas. Se pueden importar datos desde una
hoja de Excel, una tabla de otra base de datos de Access, una lista de SharePoint o diversos otros orígenes. El
proceso varía ligeramente en función del origen, pero las siguientes instrucciones le sirven de punto de
partida:
En la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo
que va a importar.
Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de
programa correcto, haga clic en Más.
Nota Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez necesite iniciar el programa
en el que creó originalmente los datos y, a continuación, usar ese programa para guardar los datos en un
formato de archivo común (como un archivo de texto delimitado (archivo de texto delimitado: archivo que
contiene datos donde los valores de campo individuales están separados por un carácter, como una coma o
una ficha.)) e importar los datos a Access.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para ir al archivo de datos de origen, o
bien, escriba la ruta de acceso completa al archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo.
Haga clic en la opción deseada bajo Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos
actual. Puede crear una nueva tabla usando los datos importados, anexando los datos a una tabla existente o
creando una tabla vinculada que mantenga un vínculo al origen de datos.
Haga clic en Aceptar.
Access inicia el Asistente para importación.
Siga las instrucciones del Asistente para importación. El procedimiento exacto depende de la opción de
importación o vinculación que haya elegido.
En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.
Access preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de finalizar.
Si cree que va a realizar de nuevo la misma operación de importación, haga clic en Guardar los pasos de la
importación y escriba los detalles.
Entonces se podrá reproducir fácilmente la operación de importación; para ello, haga clic en Importaciones
guardadas en el grupo Importar en la ficha Datos externos, seleccione la especificación de importación y,
después, haga clic en Ejecutar.
Si no desea guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.
Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, muestra la tabla bajo Tablas en el panel de
exploración.
Para obtener más información sobre cómo importar datos a Access, use los vínculos de la sección Vea también
en este artículo.
CONCEPTOS BÁSICOS DEL DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS
Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada.
contables o a las de las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos simple puede que sólo
contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podría tener una tabla con
información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con información sobre clientes.
Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también campo. Un registro es una forma
lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento único de información: un tipo de
elemento que aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos), por ejemplo, cada fila o registro contendría
información sobre un producto, y cada columna contendría algún dato sobre ese producto, como su nombre o el precio.
¿Qué es un buen diseño de base de datos?
El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la
información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la
probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la información
sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen información de la
base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes
Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando así se precise.
El proceso de diseño
El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:
Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o
Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema
Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará
como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha
de contratación.
Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar
Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a
las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.
Ajustar el diseño
Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo.
Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.
Aplicar las reglas de normalización
Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente.
pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan simple como "La base de datos de
clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío masivo de correo y la generación de informes". Si la
base de datos es más compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la
finalidad podría definirse fácilmente en uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo va a utilizar cada persona la
base de datos. La idea es desarrollar una declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el
proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de tomar decisiones.
de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios en papel en un archivador, puede
reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si
no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué
información incluiría en el formulario? ¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado.
Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su
dirección, ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una columna
Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada elemento que se le
ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más tarde podrá ajustar la lista.
A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de datos. Por ejemplo,
tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por región, o un informe de resumen de
inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible que también desee generar cartas modelo para
enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y
piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo
mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.
Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará a identificar los elementos que
necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la oportunidad de inscribirse o
borrarse de las actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea imprimir un listado de los que han decidido
inscribirse. Para registrar esa información, agrega una columna "Enviar correo electrónico" a la tabla de clientes. Para cada
La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión de otro elemento. Cuando sepa
que un cliente desea recibir mensajes de correo electrónico, tendrá que conocer también la dirección de correo electrónico
a la que éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá que registrar una dirección de correo electrónico para cada cliente.
Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué elementos necesita para crear el
informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas ideas. Si desea incluir un saludo
(por ejemplo, las abreviaturas "Sr." o "Sra." con las que comienza un saludo), tendrá que crear un elemento de saludo.
Además, tal vez desee comenzar las cartas con el saludo "Estimado Sr. García", en lugar de "Estimado Sr. Miguel Ángel
Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de información en sus partes lógicas más
pequeñas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos partes: el nombre y el apellido.
Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido de los clientes estuviera almacenado de forma
independiente. En general, si desea ordenar, buscar, calcular o generar informes a partir de un elemento de información,
Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo, ¿cuántas ventas de un determinado
producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven sus mejores clientes? ¿Quién es el proveedor del producto mejor
vendido? Prever esas preguntas le ayudará a determinar los elementos adicionales que necesita registrar.
Una vez reunida esta información, ya puede continuar con el paso siguiente.
Volver al principio
la información de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podría ser similar a la siguiente:
Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por tanto, parece
lógico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra para los datos sobre los proveedores,
otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los pedidos. Aunque esto no complete la lista, es un buen
punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta obtener un diseño correcto.
Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado a incluirlos todos ellos en una sola
tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la ilustración anterior. A continuación le explicaremos por qué eso no es
una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a continuación:
En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos productos del mismo
proveedor, la información del nombre y la dirección del proveedor debe repetirse muchas veces, con lo que se malgasta el
espacio en disco. Registrar la información del proveedor una sola vez en una tabla Proveedores distinta y luego vincular
Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del proveedor. Suponga, por ejemplo,
que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Como ésta aparece en muchos lugares, podría sin querer cambiar la
dirección en un lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares. Ese problema se resuelve registrando la información
Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que está repitiendo la
misma información en varios lugares, como la dirección de un determinado proveedor, coloque esa información en una
tabla distinta.
Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea eliminar ese producto pero
conservar el nombre del proveedor y la información de dirección. ¿Cómo eliminaría el producto sin perder la información del
proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un producto, además de datos sobre un proveedor, no
puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla
para la información sobre los productos y otra tabla para la información sobre los proveedores. Al eliminar un registro de
producto sólo se eliminarían los datos del producto y no los datos del proveedor.
Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar datos únicamente
sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos sólo debe contener datos de productos. Como la dirección del
Volver al principio
tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista de columnas iniciales sería Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-
Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Correo electrónico. Cada registro de la tabla contiene el mismo número
de columnas, por lo que puede almacenar información sobre el nombre, dirección, ciudad-provincia-código postal, envío de
correo electrónico, saludo y dirección de correo electrónico para cada registro. Por ejemplo, la columna de dirección podría
contener las direcciones de los clientes. Cada registro contendrá datos sobre un cliente y el campo de dirección, la
Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede ajustar con mayor precisión las columnas.
Por ejemplo, tiene sentido almacenar los nombres de los clientes en dos columnas distintas (el nombre y el apellido) para
poder ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De igual forma, la dirección consta en realidad de cinco componentes
distintos: dirección, ciudad, provincia, código postal y país o región, y parece lógico también almacenarlos en columnas
distintas. Si desea realizar, por ejemplo, una búsqueda o una operación de ordenación o filtrado por provincia, necesita que
Debe considerar también si la base de datos va a contener información sólo de procedencia nacional o internacional. Por
ejemplo, si piensa almacenar direcciones internacionales, es preferible tener una columna Región en lugar de Provincia, ya
que esa columna puede incluir provincias del propio país y regiones de otros países o regiones. De igual forma, es más
lógico incluir una columna Región en lugar de Comunidad Autónoma si va a almacenar direcciones internacionales.
En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la base de datos.
En la mayoría de los casos, no debe almacenar el resultado de los cálculos en las tablas. En lugar de ello, puede
dejar que Access realice los cálculos cuando desee ver el resultado. Suponga, por ejemplo, que tiene un informe
Productos bajo pedido que contiene el subtotal de unidades de un pedido para cada categoría de producto de la
base de datos. Sin embargo, no hay ninguna tabla que contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La
tabla Productos contiene una columna Unidades en pedido que almacena las unidades incluidas en un pedido de
cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez que se imprime el informe, pero el subtotal
productos junto con sus descripciones. Si combina varios tipos de información en un campo, será difícil recuperar
datos individuales más adelante. Intente dividir la información en partes lógicas. Por ejemplo, cree campos
distintos para el nombre y el apellido, o para el nombre del producto, la categoría y la descripción.
Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar la clave principal de cada tabla.
Volver al principio
tabla. Ésta suele ser un número de identificación exclusivo, como un número de identificador de empleado o un número de
serie. En la terminología de bases de datos, esta información recibe el nombre de clave principal de la tabla. Access utiliza
los campos de clave principal para asociar rápidamente datos de varias tablas y reunir automáticamente esos datos.
Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un número de producto que identifica inequívocamente cada
producto del catálogo, puede utilizar ese identificador como clave principal de la tabla, pero sólo si los valores de esa
columna son siempre diferentes para cada registro. No puede tener valores duplicados en una clave principal. Por ejemplo,
no utilice los nombres de las personas como clave principal, ya que los nombres no son exclusivos. Es muy fácil que dos
Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede quedar sin asignar o vacío (porque no se
conoce) en algún momento, no puede utilizarlo como componente de una clave principal.
Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con varias tablas, la clave principal de
una tabla se puede utilizar como referencia en las demás tablas. Si la clave principal cambia, el cambio debe aplicarse
también a todos los lugares donde se haga referencia a la clave. Usar una clave principal que no cambie reduce la
posibilidad de que se pierda su sincronización con las otras tablas en las que se hace referencia a ella.
A menudo, se utiliza como clave principal un número único arbitrario. Por ejemplo, puede asignar a cada pedido un número
de pedido distinto. La única finalidad de este número de pedido es identificar el pedido. Una vez asignado, nunca cambia.
Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir una buena clave principal, considere la
posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Cuando se utiliza el tipo de datos
Autonumérico, Access asigna automáticamente un valor. Este tipo de identificador no es "fáctico", es decir, no contiene
información objetiva sobre la fila que representa. Los identificadores de este tipo son perfectos para usarlos como claves
principales, ya que no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila, como un número de teléfono o el
nombre de un cliente, es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.
Una columna establecida en el tipo de datos Autonumérico suele constituir una buena clave principal. No hay dos
En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla. Por
ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave
principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se denomina
clave compuesta.
Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna autonumérica para cada una de las tablas que
funcione como clave principal: IdProducto para la tabla Productos, IdPedido para la tabla Pedidos, IdCliente para la tabla
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Crear relaciones entre las tablas
Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de forma provechosa.
Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional, la información se
divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones entre las tablas para reunir la
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Crear una relación de uno a varios
Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de pedidos de productos. Un proveedor
puede suministrar cualquier número de productos y, por consiguiente, para cada proveedor representado en la tabla
Proveedores, puede haber muchos productos representados en la tabla Productos. La relación entre la tabla Proveedores y
relación y agréguela como columna o columnas adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por
ejemplo, agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores a la tabla Productos. Access utilizaría entonces el
número de identificador de proveedor de la tabla Productos para localizar el proveedor correcto de cada producto.
La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave externa es la clave principal de
otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos en una clave externa porque también es la clave principal en
la tabla Proveedores.
El punto de partida para la unión de tablas relacionadas se proporciona estableciendo parejas de claves principales y claves
externas. Si no está seguro de las tablas que deben compartir una columna común, al identificar una relación de uno a
varios se asegurará de que las dos tablas implicadas requerirán una columna compartida.
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Crear una relación de varios a varios
Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.
Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por
tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Y para cada registro de la
tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a
varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en
cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la
relación.
Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relación de varios a varios. Esto presenta un problema. Para
comprender el problema, imagine qué sucedería si intenta crear la relación entre las dos tablas agregando el campo Id. de
producto a la tabla Pedidos. Para que haya más de un producto por pedido, necesita más de un registro en la tabla Pedidos
para cada pedido y, en ese caso, tendría que repetir la información de pedido para cada fila relacionada con un único
pedido, lo que daría lugar a un diseño ineficaz que podría producir datos inexactos. El mismo problema aparece si coloca el
campo Id. de pedido en la tabla Productos: tendría varios registros en la tabla Productos para cada producto. ¿Cómo se
La solución a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la relación de varios a varios en dos
relaciones de uno a varios. Insertaría la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera tabla y, por consiguiente,
Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artículo de línea de un pedido. La clave principal de la tabla
Detalles de pedidos consta de dos campos: las claves externas de las tablas Pedidos y Productos. El campo Id. de pedido
no se puede utilizar en solitario como clave principal, ya que un pedido puede tener varios artículos de línea. El identificador
de pedido se repite para cada artículo de línea del pedido, por lo que el campo no contiene valores únicos. Tampoco
serviría utilizar solamente el campo Id. de producto, porque un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los dos
sino indirectamente a través de la tabla Detalles de pedidos. La relación de varios a varios entre los pedidos y los productos
La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada pedido tiene varios
La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada producto puede
tener varios artículos asociados, pero cada artículo de línea hace referencia únicamente a un producto.
Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un determinado pedido, así como todos los
Después de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sería similar a la siguiente:
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Crear una relación de uno a uno
Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita registrar información complementaria
sobre productos que apenas va a necesitar o que sólo se aplica a unos pocos productos. Como no necesita la información
con frecuencia, y como almacenar la información en la tabla Productos crearía un espacio vacío para todos los productos
que no necesitan esa información, la coloca en una tabla distinta. Al igual que en la tabla Productos, utiliza el identificador
de producto como clave principal. La relación entre esta tabla complementaria y la tabla Productos es una relación de uno a
uno. Para cada registro de la tabla Productos hay un único registro coincidente en la tabla complementaria. Cuando
tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por algún motivo (quizás porque se crearía una gran cantidad de espacio vacío),
puede representar esa relación en su diseño guiándose por las pautas siguientes:
Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podrá definir la relación utilizando la misma clave
Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una de las tablas (cualquiera de
Determinar las relaciones entre las tablas le ayudará a asegurarse de que tiene las tablas y columnas correctas. Cuando
existe una relación de uno a uno o de uno a varios, las tablas implicadas deben compartir una o varias columnas comunes.
Cuando la relación es de varios a varios, se necesita una tercera tabla para representar la relación.
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Ajustar el diseño
Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las tablas con datos de ejemplo y
probar que funcionan con la información: creando consultas, agregando nuevos registros, etc. Esto le permitirá encontrar
posibles problemas, como la necesidad de agregar una columna que olvidó insertar durante la fase de diseño, o dividir una
Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree formularios e informes
provisionales y compruebe si muestran los datos según lo previsto. Compruebe si existen datos duplicados innecesarios y,
Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dará cuenta de que se puede mejorar. Éstas son algunas
¿Olvidó incluir alguna columna? Y, en ese caso, ¿pertenece la información a alguna de las tablas existentes?
Si se trata de información sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla. Cree una columna para cada
elemento de información que desee registrar. Si la información no se puede calcular a partir de otras columnas,
¿Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes? Si un elemento de
información se puede calcular a partir de otras columnas existentes (como un descuento calculado a partir del
precio de venta al público), normalmente es preferible que se calcule en lugar de crear una nueva columna.
¿Ha proporcionada información duplicada en alguna de las tablas? Si es así, probablemente tendrá que
dividir la tabla en dos tablas que tengan una relación de uno a varios.
¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos campos vacíos en cada
registro? En ese caso, considere la posibilidad de volver a diseñar la tabla de forma que tenga menos campos y
más registros.
¿Ha dividido cada elemento de información en sus partes lógicas más pequeñas? Si necesita generar
informes, ordenar, buscar o calcular a partir de un elemento de información, incluya ese elemento en su propia
columna.
¿Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene información sobre el
¿Están representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos comunes o mediante una
tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas comunes. Las relaciones de
condimentos o marisco. La tabla Productos podría incluir un campo que mostrara la categoría de cada producto.
Suponga que después de examinar y ajustar el diseño de la base de datos, decide almacenar una descripción de la
categoría junto con su nombre. Si agrega un campo Descripción de categoría a la tabla Productos, tendría que repetir la
descripción de cada categoría para cada producto perteneciente a dicha categoría, lo cual no es una buena solución.
Una solución mejor es convertir las categorías en un nuevo tema de la base de datos, con su propia tabla y su propia clave
principal. A continuación, puede agregar la clave principal de la tabla Categorías a la tabla Productos como clave externa.
Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a varios: una categoría puede incluir varios productos, pero
Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles. Por ejemplo, considere una tabla
Id. de producto
Nombre
Id1 de producto
Nombre1
Id2 de producto
Nombre2
Id3 de producto
Nombre3
Aquí, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los demás solamente por el número
agregado al final del nombre de columna. Si tiene columnas numeradas de esta forma, debe revisar el diseño.
Un diseño como éste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un límite máximo de número de productos. En
cuanto supere ese límite, deberá agregar un nuevo grupo de columnas a la estructura de la tabla, lo que supone una tarea
administrativa importante.
Otro problema es que se malgastará el espacio en aquellos proveedores que tengan menos que el número máximo de
productos, ya que las columnas adicionales quedarán en blanco. El defecto más grave de este diseño es que muchas
tareas son difíciles de realizar, como ordenar o indizar la tabla por identificador de producto o nombre.
Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseño con vistas a dividir la tabla en dos. En el ejemplo
anterior, sería conveniente usar dos tablas, una para proveedores y otra para productos, vinculadas por el identificador de
proveedor.
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reglas de normalización). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. El proceso
de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina normalizar la base de datos o, simplemente, normalización.
La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y después de haber definido un
diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de información en las tablas adecuadas. Lo
que la normalización no puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de datos correctos para empezar a
trabajar.
Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo que se conoce como "forma
normal". Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma normal a la quinta forma normal. En este
artículo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son necesarias para la mayoría de los diseños de base de datos.
Primera forma normal
La primera forma normal establece que en cada intersección de fila y columna de la tabla existe un valor y nunca una lista
de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo denominado Precio en el que se incluya más de un precio. Si considera
cada intersección de filas y columnas como una celda, cada celda sólo puede contener un valor.
Segunda forma normal
La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de toda la clave principal y no
sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe una clave principal formada por varias columnas. Suponga, por
ejemplo, que existe una tabla con las siguientes columnas, de las cuales Id. de pedido e Id. de producto forman la clave
principal:
Nombre de producto
Este diseño infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto depende de Id. de producto,
pero no de Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal. Debe quitar Nombre de producto de la tabla, ya
que las columnas que no sean clave sean independientes unas de otras.
O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y nada más que de la clave
principal. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:
Nombre
PVP
Descuento
Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al público (PVP) sugerido. Esta tabla infringe los
requisitos de la tercera forma normal porque una columna que no es clave, la columna Descuento, depende de otra
columna que no es clave, la columna PVP. La independencia de las columnas implica que debe poder cambiar cualquier
columna que no sea clave sin que ninguna otra columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo PVP, la columna
Descuento cambiaría en consecuencia e infringiría esa regla. En este caso, la columna Descuento debe moverse a otra
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de datos.
Para obtener información adicional sobre el diseño de la base de datos, vea los libros siguientes:
Hernandez, Michael J. Database Design for Mere Mortals: A Hands-On Guide to Relational Database Design,
Fleming, Candace C. von Halle, Barbara. Handbook of Relational Database Design. Addison-Wesley
Professional. 1989.
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Vea también
Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal
Crear tablas en una base de datos
Guía de relaciones de tablas
Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla
registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de clave principal. En este artículo se ofrece una descripción
de la finalidad de las claves principales y se explica cómo agregarlas, definirlas, cambiarlas o quitarlas.
En este artículo
identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la información se divide en
tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar a
Access cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los
Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la
tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Compradores podría aparecer también
en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave
Clave principal
Clave externa
A menudo, un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, sirve como clave
principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un número de Id. de cliente distinto. El
Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe identificar
inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En
tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir
Un ejemplo de una mala elección de clave principal sería un nombre o una dirección, ya que tanto el nombre como la
Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave principal,
que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene un valor en el
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna un
nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto de forma predeterminada en la vista Hoja
posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Este tipo de identificador no es "fáctico", es
decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Es aconsejable utilizar este tipo de identificadores
porque sus valores no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila (un número de teléfono o el nombre
de un cliente, por ejemplo) es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.
Una columna con el tipo de datos Autonumérico suele ser una buena clave principal, porque garantiza que no habrá dos
En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla. Por
ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave
principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se denomina
clave compuesta.
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de datos Autonumérico. Sin embargo, si desea agregar un campo de clave principal a una tabla que ya existe, debe abrir la
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar la clave
7. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numéricos
incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar números aleatorios.
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número de serie o código, ese campo podría convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal
funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe contener un valor vacío o nulo y casi
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave
4. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.
Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.
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identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos de
Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella.
3. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación de tabla. Si
intenta quitar una clave principal para la que existe una relación, Access le advertirá de que debe eliminar primero
la relación.
Eliminar una relación de tabla
1. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se puede
Relaciones.
3. Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en la ficha Diseño, en el grupo
Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A continuación, seleccione las tablas que desea agregar en el
4. Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar (la
4. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.
Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave
principal.
El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.
NOTA Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si elige Sí, se
crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la tabla ya
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1. Quite la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Quitar la clave principal.
2. Defina la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Definir la clave principal.
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artículos siguientes: Conceptos básicos del diseño de una base de datos y Crear tablas en una base de datos.
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Vea también
Conceptos básicos del diseño de una base de datos
Crear tablas en una base de datos
Crear tablas en una base de datos
Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y
columnas basadas en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista
de nombres, direcciones y números de teléfono, o una tabla Productos para almacenar información
sobre productos. Siempre debe empezar a diseñar una base de datos creando primero sus tablas,
incluso antes de crear otros objetos de base de datos.
En este artículo se explica cómo crear tablas. Aprenderá a crear una tabla, a agregar campos a la
tabla y a definir la clave principal de una tabla. Obtendrá también información sobre los tipos de
datos y sobre el modo de definir propiedades de los campos y de la tabla.
Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y diseñar la base de datos para
determinar las tablas que necesita. Para obtener una introducción a la preparación y diseño de una
base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
En este artículo
¿Qué es una tabla?
Crear una tabla nueva
Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla
Importar o vincular para crear una tabla
Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint
Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos
Agregar campos mediante plantillas de campos
Agregar un campo de una tabla existente
Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos
Guardar una tabla
Definir la clave principal
Definir las propiedades de los campos
Definir las propiedades de las tablas
¿Qué es una tabla?
Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de
una tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se
compone de campos, como un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se
suelen denominar también filas y los campos, columnas.
Registro o fila
Campo o columna
La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema
diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto,
números, fechas e imágenes.
En la lista siguiente se indican algunos ejemplos de tablas comunes que puede crear.
Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones
Un catálogo de los productos en venta con precios e imágenes de cada artículo
Una tabla de tareas para controlar las tareas y los plazos
Un inventario de equipo o stock disponible
Debe planear y diseñar la base de datos con cuidado para asegurarse de que tiene un diseño
correcto y evitar así tener que realizar muchos cambios posteriormente. Para obtener información
sobre cómo planear y diseñar una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una
base de datos.
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Crear una tabla nueva
Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener sólo una tabla, pero hay
muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un
nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las
tablas.
Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos
existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de
Microsoft Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u
otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automáticamente
una nueva tabla vacía. A continuación, puede escribir datos para empezar a definir los campos.
Crear una tabla en una nueva base de datos
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic
en el icono de carpeta para buscar la ubicación.
Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista
Hoja de datos.
Crear una tabla en una base de datos existente
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.
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Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla
Para crear una tabla Contactos, Tareas, Problemas, Eventos o Activos, tal vez desee partir de una de
las plantillas de tablas para estos temas que se incluyen en Office Access 2007. Las plantillas de
tablas se diseñaron para que fueran compatibles con las listas de Microsoft Windows SharePoint
Services 3.0 del mismo nombre.
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación, seleccione una
de las plantillas disponibles de la lista.
Se inserta una nueva tabla basada en la plantilla de tabla que ha seleccionado.
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Importar o vincular para crear una tabla
Puede crear una tabla importando o vinculando información almacenada en otro lugar. Por ejemplo,
puede importar o vincular a la información de una hoja de cálculo de Excel, una lista de SharePoint,
un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Office Outlook 2007 y otros
orígenes distintos. Cuando se importa la información, se crea una copia de la información en una
nueva tabla de la base de datos actual. Sin embargo, cuando se vincula a la información, se crea una
tabla vinculada en la base de datos que representa un vínculo activo a la información existente
almacenada en otro lugar. Por tanto, cuando cambie los datos en la tabla vinculada, los cambiará
también en el origen, con algunas excepciones (vea la nota a continuación). Cuando se cambia la
información en el origen mediante otro programa, ese cambio queda reflejado en la tabla vinculada.
Nota En algunos casos, no puede realizar modificaciones en el origen de datos a través de una
tabla vinculada, especialmente si el origen de datos es una hoja de cálculo de Excel.
Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos
Para usar una base de datos existente, en el menú Archivo, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
Para crear una nueva base de datos, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo.
En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación,
haga clic en el icono de carpeta.
Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista
Hoja de datos.
En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en uno de los orígenes de datos
disponibles.
Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo.
Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de exploración.
Nota También puede importar o vincular a una lista de SharePoint mediante un comando de la
ficha Crear. Vea la siguiente sección para obtener instrucciones detalladas.
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Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint
Puede crear una tabla en la base de datos que importe o se vincule a una lista de SharePoint. Esta
lista puede existir previamente, en cuyo caso puede importarla o crear un vínculo a la misma, o bien,
puede crear una nueva lista personalizada o una nueva lista basada en una plantilla predefinida. Las
plantillas predefinidas de Office Access 2007 son Contactos, Tareas, Problemas y Eventos.
En primer lugar, abra la base de datos en la que desea crear la tabla.
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Listas de SharePoint.
A continuación, siga uno de estos procedimientos:
Crear la lista a partir de una plantilla
Haga clic en Contactos, Tareas, Problemas o Eventos.
En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde
desee almacenar la lista. Escriba también el nombre de la nueva lista de SharePoint y especifique una
descripción.
Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación Abrir la lista al
finalizar (aparece activada de forma predeterminada). En caso contrario, desactive la casilla de
verificación.
Haga clic en Aceptar.
Crear una nueva lista personalizada
Haga clic en Personalizado.
En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde
desee almacenar la lista. Escriba también el nombre de la nueva lista de SharePoint y especifique una
descripción.
Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación Abrir la lista al
finalizar (aparece activada de forma predeterminada). En caso contrario, desactive la casilla de
verificación.
Haga clic en Aceptar.
Importar los datos de una lista existente
Haga clic en Lista de SharePoint existente.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que
contiene la lista.
Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual.
Haga clic en Siguiente.
Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea importar.
Haga clic en Aceptar.
Vincular a una lista existente
Haga clic en Lista de SharePoint existente.
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que
contiene la lista.
Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.
Haga clic en Siguiente.
Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea vincular.
Haga clic en Aceptar.
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Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos
Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos
(denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podría crear campos para el
apellido, el nombre, el número de teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos,
podría crear campos para el nombre del producto, el identificador del producto y el precio.
Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para
almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007 calcule el valor cuando sea
necesario. Cuando elija los campos, intente almacenar la información en sus partes más pequeñas
posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el
apellido y el nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar
búsquedas o cálculos con un elemento de información, ponga ese elemento en una columna
independiente. Para obtener más información sobre el diseño de una base de datos y la selección de
campos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un
nombre que lo identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene un tipo de datos en
consonancia con la información que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden
almacenar y las operaciones que se pueden realizar, así como la cantidad de espacio de
almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene también un grupo de opciones
denominadas propiedades que definen las características formales o funcionales del campo. Por
ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentación del campo, es decir, qué
apariencia tendrá cuando se muestre.
Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar
inmediatamente un campo escribiendo información en la columna Agregar nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla existente
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.
Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla nueva
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.
Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizará la información
especificada para reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha
en la columna, como 1/1/2006, Office Access 2007 examina la información especificada, determina
que se trata de una fecha y define el tipo de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede
determinar el tipo de datos a partir de la información especificada, define el tipo de datos en Texto.
En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista
Hoja de datos.
Si escribe: Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:
Antonio Texto
http://www.contoso.com Hipervínculo
Puede utilizar cualquier prefijo válido de
protocolo de Internet. Por ejemplo, http://,
https:// y mailto: son prefijos válidos.
50000 Número, entero largo
50.000 Número, entero largo
50.000,99 Número, doble
50000,389 Número, doble
31/12/2006 Fecha/Hora
Los formatos de fecha y hora reconocidos son
los de la configuración regional del usuario.
31 de diciembre de 2006 Fecha/Hora
10:50:23 Fecha/Hora
10:50 a.m. Fecha/Hora
17:50 Fecha/Hora
12,50 $ Moneda
El símbolo de moneda reconocido es el de la
configuración regional del usuario.
21,75 Número, doble
123,00% Número, doble
3,46E+03 Número, doble
Además de determinar el tipo de datos, Office Access 2007 puede definir la propiedad Formato,
según los datos que especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos
Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora mediana.
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción
proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos
de la ficha Hoja de datos.
Definir explícitamente el tipo de datos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.
Haga clic en el tipo de datos que desee.
Definir explícitamente el formato
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.
Haga clic en el formato que desee.
Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del título Agregar
nuevo campo, Office Access 2007 asigna automáticamente un nombre al campo. Estos nombres
empiezan por Campo1 para el primer campo, Campo2 para el segundo campo, y así sucesivamente.
Es recomendable usar nombres de campo más descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo
haciendo clic con el botón secundario del mouse (ratón) en su título y haciendo clic después en
Cambiar nombre de columna en el menú contextual.
Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos
espacios. Debe procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos
fácilmente cuando vea o edite registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como
Apellido, Dirección y Teléfono particular.
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Agregar campos mediante plantillas de campos
Algunas veces es más sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo
manualmente. Puede utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una
lista predefinida. Office Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de campos integradas que le
pueden ahorrar mucho tiempo a la hora de crear campos. Para crear un nuevo campo mediante una
plantilla de campos, debe mostrar el panel Plantillas de campos y, a continuación, arrastrar y colocar
una o varias plantillas en la tabla abierta en la vista Hoja de datos.
Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un
campo. La definición de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una
configuración de la propiedad de formato del campo y un número de propiedades adicionales de un
campo que, en conjunto, forman un modelo que sirve como punto de partida para crear un nuevo
campo.
Asegúrese de que la tabla está en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.
Aparece el panel Plantillas de campos.
Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la tabla. Cuando
aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
El campo aparece en la hoja de datos.
Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede
crear un nuevo campo. Pero éste no es el único punto de partida desde el que puede crear un nuevo
campo. Además de crear un nuevo campo desde una plantilla de campo, puede crearlo también
desde un campo existente en otra tabla.
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Agregar un campo de una tabla existente
Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra tabla. De
hecho, es muy probable que algunas de estas tablas estén relacionadas. En una base de datos
relacional, la información se almacena en tablas distintas basadas en temas y, después, se definen
relaciones que proporcionan al sistema de administración de bases de datos lo que necesita para
reunir la información según se precise. Office Access 2007 permite crear un nuevo campo
agregándolo de otra tabla relacionada o de otra tabla para la que no se ha creado una relación. El
campo se agrega mediante la lista de campos, que contiene los campos disponibles de otras tablas
de la base de datos.
Abrir el panel Lista de campos
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.
Aparece el panel Lista de campos.
En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en
categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, se muestran dos categorías en el
panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras
tablas. La primera categoría contiene todas las tablas con las que la tabla abierta mantiene una
relación. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna
relación.
Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo Crear, modificar o
eliminar una relación.
Al hacer clic en el signo más (+) situado junto a la tabla, aparece una lista de todos los campos
disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre y coloque el campo que desee
del panel Lista de campos en la tabla en la vista Hoja de datos.
Agregar un campo desde el panel Lista de campos
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.
Aparece el panel Lista de campos.
Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de esa tabla.
Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
Se inicia el Asistente para búsquedas.
Siga las instrucciones para utilizar el asistente.
Cuando termine de utilizar el asistente, aparecerá el campo en la tabla en la vista Hoja de datos.
Nota Cuando se arrastra y coloca un campo de una tabla no relacionada y después se utiliza el
Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una relación de uno a varios entre la tabla de la
Lista de campos y la tabla abierta.
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Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos
Office Access 2007 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo creado en la vista
Hoja de datos. Algunas veces, sin embargo, tendrá que modificar la decisión tomada por Access. Por
ejemplo, si tiene dos identificadores de producto que sirven para identificar los productos que vende
y escribe un identificador numérico, como 1003, en una tabla en la vista Hoja de datos, la
característica de detección automática de tipos de datos definirá un tipo de datos numérico para el
campo. Sin embargo, sólo se deben utilizar tipos de datos numéricos para los campos que participan
en cálculos aritméticos. Normalmente, los identificadores como un identificador de producto deben
almacenarse con el tipo de datos Texto.
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción
proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos
de la ficha Datos.
Definir explícitamente el tipo de datos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.
Haga clic en el tipo de datos que desee.
Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto.
Definir explícitamente el formato
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.
Haga clic en el formato que desee.
En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Office Access
2007.
Tipo de datos Almacena Tamaño
Texto Caracteres alfanuméricos Hasta 255 caracteres.
Se utiliza para texto o para texto y números que
no se emplean en cálculos, como Id. de
producto.
Memo Caracteres alfanuméricos (con una longitud Hasta 1 gigabyte de caracteres o
mayor de 255 caracteres) o texto con formato 2 gigabytes de almacenamiento
de texto enriquecido. (2 bytes por carácter), de los
Se utiliza para texto que contiene más de 255 cuales puede mostrar 65.535
caracteres o que utiliza formato de texto caracteres en un control.
enriquecido. Las notas, las descripciones largas
y los párrafos con formato como negrita o
cursiva son ejemplos comunes de datos para
los que se utilizaría un campo Memo.
Número Valores numéricos (enteros o valores 1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes
fraccionarios). cuando se utiliza para Id. de
Se utiliza para almacenar números utilizados en réplica.
cálculos, salvo los valores monetarios, para los
que se utiliza el tipo de datos Moneda.
Fecha/Hora Fechas y horas. 8 bytes.
Se utiliza para almacenar valores de fecha y
hora. Tenga en cuenta que cada valor
almacenado contiene un componente de fecha
y otro de hora.
Moneda Valores monetarios. 8 bytes.
Se utiliza para almacenar valores monetarios
(importes).
Autonumérico Valor numérico único que Office Access 2007 4 bytes o 16 bytes cuando se
inserta automáticamente cuando se agrega un utiliza para Id. de réplica.
registro.
Se utiliza para generar valores exclusivos que se
puedan emplear como clave principal. Tenga en
cuenta que en los campos autonuméricos los
valores pueden aumentar secuencialmente en
un incremento especificado o aleatoriamente.
Sí/No Valores booleanos. 1 bit (8 bits = 1 byte).
Se utiliza para campos Verdadero/Falso que
pueden contener uno de dos valores posibles:
Sí/No o Verdadera/Falso, por ejemplo.
Objeto OLE Objetos OLE u otros datos binarios. Hasta 1 gigabyte.
Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras
aplicaciones de Microsoft Windows.
Datos adjuntos Fotografías, imágenes, archivos binarios, Para los datos adjuntos
archivos de Office. comprimidos, 2 gigabytes. Para
Es el tipo de datos que se prefiere para los datos adjuntos no
almacenar imágenes digitales y cualquier tipo comprimidos, alrededor de 700
de archivo binario. k, según la capacidad de
compresión de los datos
adjuntos.
Hipervínculo Hipervínculos. Hasta 1 gigabyte de caracteres o
Se utiliza para almacenar hipervínculos y 2 gigabytes de almacenamiento
proporcionar acceso con un solo clic a páginas (2 bytes por carácter), de los
Web a través de una dirección URL (localizador cuales puede mostrar 65.535
uniforme de recursos) o a archivos a través de caracteres en un control.
un nombre en formato UNC (convención de
nomenclatura universal). Puede crear también
vínculos a los objetos de Access almacenados
en una base de datos.
Asistente para En realidad no es un tipo de datos; inicia el Basado en una tabla o consulta:
búsquedas Asistente para búsquedas. el tamaño de la columna
Se utiliza para iniciar el Asistente para asociada.
búsquedas y crear un campo que utilice un Basado en un valor: el tamaño
cuadro combinado para buscar un valor de otra del campo Texto utilizado para
tabla, consulta o lista de valores. almacenar el valor.
Sugerencia Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a
utilizar en cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos
Número.
Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar con mayor detalle el tamaño del campo o
el tipo de datos estableciendo un valor en el cuadro de propiedad TamañoDelCampo.
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Guardar una tabla
Después de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseño. Cuando guarde una tabla por
primera vez, asígnele un nombre que describa la información que contiene. Puede utilizar hasta 64
caracteres (letras o números), incluidos espacios. Por ejemplo, podría asignar a una tabla el nombre
Clientes, Inventario de piezas o Productos.
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación,
haga clic en Guardar en el menú contextual.
O bien,
Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.
Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
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Definir la clave principal
La clave principal de una tabla consta de uno o varios campos que identifican inequívocamente cada
fila almacenada en la tabla. Normalmente, hay un número de identificación exclusivo, como un
número de Id., un número de serie o un código que sirve de clave principal. Por ejemplo, en una
tabla Clientes, cada cliente podría tener un número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente
sería, en ese caso, la clave principal de la tabla.
Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe
identificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre
debe contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.
Access utiliza campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.
Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice
para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba
también que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre
distinto.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave
principal y le asigna un nombre de campo de Id. y el tipo de datos Autonumérico. El campo está
oculto en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.
Cambiar a la vista Diseño
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha del documento y, a continuación, haga clic
en Vista Diseño.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre de tabla en el panel de exploración y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño.
O bien,
Haga clic en Vista Diseño en la barra de estado de Access.
Para cambiar o quitar la clave principal, o para definir la clave principal de una tabla que aún no tiene
ninguna, debe utilizar la vista Diseño.
Establecer o cambiar la clave principal
Abra la tabla en la vista Diseño.
Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada
campo.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave
principal.
Quitar la clave principal
Abra la tabla en la vista Diseño.
Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.
Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de
la clave principal.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.
El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.
Nota Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree
una. Si elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor
exclusivo para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como
clave principal.
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Definir las propiedades de los campos
Puede controlar la apariencia de la información, impedir que se especifiquen entradas incorrectas,
especificar valores predeterminados, agilizar las operaciones de búsqueda y ordenación y controlar
otras características de la apariencia y del funcionamiento definiendo propiedades de campo. Por
ejemplo, puede aplicar formato a los números para facilitar su lectura o puede definir una regla de
validación que deba satisfacerse para la información especificada en un campo.
El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir. Por ejemplo, la
propiedad SóloAnexar sólo se aplica a un campo definido en el tipo de datos Memo. No se puede
definir esta propiedad en un campo con otro tipo de datos.
Access utiliza la definición de las propiedades de un campo al consultar y editar los datos. Por
ejemplo, las propiedades Formato, MáscaraDeEntrada y Título afectan al modo en que la
información aparece en las hojas de datos de tabla y consulta. Asimismo, todos los controles de los
nuevos formularios o informes basados en los campos de la tabla heredan de forma predeterminada
la misma definición de propiedades. Para definir el valor predeterminado de un campo o exigir que
el usuario especifique un valor, se usan otras propiedades que Access obliga a respetar cuando se
agregan o se editan datos de la tabla.
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Hoja de datos
Abra la tabla en la vista Hoja de datos.
Haga clic en el campo para el que desea definir la propiedad.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, seleccione uno de los siguientes
comandos:
Única define la propiedad Indizado .
Se requiere: activa o desactiva el valor de la propiedad Requerido. Si se ha definido en Sí, se
establece en No. Si se ha definido en No, se establece en Sí.
En la vista Hoja de datos, se pueden definir pocas propiedades de campo. Para definir otras
propiedades de campo, debe abrir la tabla en la vista Diseño.
Para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe utilizar la vista Diseño.
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Diseño
Abra la tabla en la vista Diseño.
En la parte superior de la cuadrícula de diseño de la tabla, haga clic en el campo para el que desea
definir propiedades (o desplácese a ese campo mediante las teclas de dirección).
Access muestra las propiedades de este campo en la parte inferior de la cuadrícula de diseño de la
tabla. El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir.
En la parte inferior de la ventana, bajo Propiedades del campo, haga clic en el cuadro de la propiedad
del campo que desea definir. También puede presionar F6 y desplazarse a la propiedad con las teclas
de dirección.
Especifique un valor para la propiedad o, si aparece una flecha en el margen derecho del cuadro de
propiedad, haga clic en la flecha para seleccionar un valor de una lista de valores de la propiedad.
En la tabla siguiente se muestran las propiedades de campo disponibles.
Utilice esta propiedad
de campo Para
TamañoDelCampo Definir el tamaño máximo de los datos almacenados con el tipo de datos
Texto, Número o Autonumérico.
Formato Personalizar el modo en que aparece el campo cuando se muestra o
imprime.
LugaresDecimales Especificar el número de posiciones decimales utilizadas al mostrar
números.
NuevosValores Indicar si el valor de un campo Autonumérico aumenta o recibe un valor
aleatorio.
MáscaraDeEntrada Mostrar caracteres de edición como guía para la entrada de datos.
Título Definir el texto que se muestra de forma predeterminada en las etiquetas
de los formularios, informes y consultas.
ValorPredeterminado Asignar automáticamente un valor predeterminado a un campo cuando se
agregan nuevos registros.
ReglaDeValidación Proporcionar una expresión que debe ser verdadera cuando se agrega o
cambia el valor del campo.
TextoDeValidación Especificar el texto que aparece cuando un valor infringe la expresión
ReglaDeValidación.
Requerido Exigir que se especifiquen datos en un campo.
PermitirLongitudCero Permitir que se especifique (estableciendo la propiedad en Sí) una cadena
de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo.
Indizado Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creación y utilización
de un índice.
CompresiónUnicode Comprimir el texto almacenado en este campo cuando se especifica una
gran cantidad de texto (> 4.096 caracteres)
ModoIME Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.
ModoDeOracionesIME Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows.
EtiquetasInteligentes Anexar una tarjeta inteligente al campo.
SóloAnexar Permitir el control de versiones (estableciendo la propiedad en Sí) de un
campo Memo.
FormatoDeTexto Seleccionar Texto enriquecido para almacenar texto como HTML y permitir
el formato de texto enriquecido. Seleccionar Texto sin formato para
almacenar sólo texto.
AlineaciónDelTexto Especificar la alineación predeterminada del texto dentro de un control.
Precisión Especificar el número total de dígitos permitidos, incluidos los que aparecen
a la derecha y a la izquierda de la coma decimal.
Escala Especificar el número máximo de dígitos que pueden almacenarse a la
derecha y a la izquierda de la coma decimal.
Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar la configuración de una propiedad
en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a especificar una
máscara de entrada o una expresión de validación y desea obtener ayuda, haga clic en situado
junto al cuadro de propiedad para mostrar el generador correspondiente.
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación,
haga clic en Guardar en el menú contextual.
O bien,
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.
En la tabla siguiente se proporciona información adicional sobre las propiedades de campo
TamañoDelCampo, Formato y NuevosValores.
Propiedad
TamañoDelCampo Descripción
Texto Escriba un valor hasta un máximo de 255 caracteres. Los campos de texto
pueden tener entre 1 y 255 caracteres. Para campos de texto más
grandes, utilice el tipo de datos Memo.
Número Seleccione una de las opciones siguientes:
Byte: para valores numéricos comprendidos entre 0 y 255. El requisito de
almacenamiento es de un solo byte.
Entero: para valores numéricos comprendidos entre ‐32.768 y +32.768. El
requisito de almacenamiento es de dos bytes.
Entero largo: para valores numéricos comprendidos entre ‐2.147.483,648
y +2.147.483,647. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.
Sugerencia Utilice un entero largo para almacenar como clave externa el
valor que aparece en el campo Autonumérico de clave principal de otra
tabla.
Simple: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre ‐
3,4 x 1038 y +3,4 x 1038 y hasta siete dígitos significativos. El requisito de
almacenamiento es de cuatro bytes.
Doble: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre ‐
1,797 x 10308 y +1,797 x 10308 y hasta 15 dígitos significativos. El
requisito de almacenamiento es de ocho bytes.
Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario
para la réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en
cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la réplica.
Decimal: para valores numéricos comprendidos entre ‐9,999... x 1027 y
+9,999... x 1027. El requisito de almacenamiento es de 12 bytes.
Autonumérico Seleccione una de las opciones siguientes:
Entero largo: para los valores numéricos exclusivos comprendidos entre 1
hasta +2.147.483.648 cuando la propiedad de campo NuevosValores se
ha establecido en Incremento, y entre ‐2.147.483,648 y +2.147.483,647
cuando la propiedad de campo NuevosValores se ha establecido en
Aleatoria. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.
Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario
para la réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en
cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la réplica.
Propiedad Formato
Texto Puede definir un formato personalizado. Para obtener más información,
vea Formato de datos en tablas, formularios e informes.
Número Seleccione una de las opciones siguientes:
Número general: muestra el número tal como se escribe.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,789.
Moneda: muestra el número con el separador de miles y aplica la
configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del
Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y de
moneda y las posiciones decimales.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,789 $.
Euro: muestra el número con el símbolo de moneda de euro,
independientemente del símbolo especificado en las opciones de
configuración regional y de idioma.
Fijo: muestra al menos un dígito y aplica la configuración de las opciones
de configuración regional y de idioma del Panel de control para los
importes negativos, los símbolos decimales y de moneda y las posiciones
decimales.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,79.
Estándar: muestra el número con el separador de miles y aplica la
configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del
Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y las
posiciones decimales. No muestra el símbolo de moneda.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,79.
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y muestra el número con el signo
de porcentaje al final. Aplica la configuración de las opciones de
configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes
negativos, los símbolos decimales y las posiciones decimales.
Por ejemplo, 0,3456 aparece como 35%.
Científico: muestra el valor en la notación científica estándar.
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3,46E+03.
Fecha/Hora Seleccione uno de siguientes formatos de presentación predefinidos:
Fecha general: muestra el valor mediante una combinación de la
configuración de fecha corta y hora larga.
Fecha larga: muestra el valor utilizando la configuración de fecha larga
definida en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel
de control.
Fecha mediana: muestra el valor mediante el formato dd‐mmm‐aa (14‐
jul‐06, por ejemplo).
Fecha corta: muestra el valor utilizando la configuración de fecha corta
definida en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel
de control.
Hora larga: muestra el valor utilizando la configuración de hora definida
en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de
control.
Hora mediana: muestra el valor utilizando el formato HH:MM PM., donde
HH es la hora, MM son los minutos y PM es a.m. o p.m. La hora puede
estar comprendida entre 1 y 12, y los minutos entre 0 y 59.
Hora corta: muestra el valor utilizando el formato HH:MM, donde HH es la
hora y MM son los minutos. La hora puede estar comprendida entre 0 y
23 y los minutos entre 0 y 59.
Sí/No Seleccione una de las opciones siguientes:
Verdadero/Falso: muestra el valor como Verdadero o Falso.
Sí/No: muestra el valor como Sí o No.
Activado/Desactivado: muestra el valor como Activado o Desactivado.
Nota En las opciones anteriores, Activado, Verdadero y Sí son
equivalentes, y Falso, No y Desactivado son también equivalentes.
Propiedad
NuevosValores
Autonumérico Seleccione una de las opciones siguientes (sólo para el tipo de datos
Autonumérico):
Incremento: inicia el valor en 1 y lo incrementa en 1 para cada nuevo
registro.
Aleatorio: empieza con un valor aleatorio y asigna un valor aleatorio a
cada nuevo registro.
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Definir las propiedades de las tablas
Además de las propiedades de campo, pude definir propiedades que se apliquen a toda la tabla y a
todos los registros. Estas propiedades se definen en la hoja de propiedades de la tabla.
Definir una propiedad de tabla
Abra la tabla en la vista Diseño.
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Se muestra la hoja de propiedades de la tabla.
Haga clic en el cuadro de la propiedad que desea definir.
Escriba un valor para la propiedad.
En la tabla siguiente se muestran las propiedades de tabla disponibles.
Utilice esta propiedad de tabla Para
Descripción Proporcionar una descripción de la tabla.
PresentaciónPredeterminada Definir la hoja de datos, la tabla dinámica o el gráfico dinámico como
la vista predeterminada al abrirse la tabla.
ReglaDeValidación Especificar una expresión que debe ser verdadera cuando se agregue
o se modifique un registro.
TextoDeValidación Especificar el texto que aparece cuando un registro infringe la
expresión de ReglaDeValidación.
Filtro Definir criterios de modo que se muestren únicamente las filas
coincidentes en la vista Hoja de datos.
OrdenarPor Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de
ordenación predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos.
NombreHojaSecundariaDeDatos Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja
de datos y, en caso afirmativo, qué tabla o consulta va a proporcionar
las filas de la hoja secundaria de datos.
VincularCamposSecundarios Mostrar los campos de la tabla o consulta usada para la hoja
secundaria de datos que coinciden con el campo o los campos de clave
principal de esta tabla.
VincularCamposPrincipales Mostrar el campo o los campos de clave principal de esta tabla que
coinciden con los campos secundarios de la hoja secundaria de datos.
AltoHojaSecundariaDeDatos Indicar si se van a expandir y mostrar todas las filas disponibles de la
hoja secundaria de datos (valor predeterminado) al abrirse, o definir el
alto de la ventana de hoja secundaria de datos de modo que se
muestre al abrirse.
HojaSecundariaDeDatosExpandida Indicar si van a expandirse todas las hojas secundarias de datos al
abrirse la tabla.
Orientación Definir la orientación de la vista, según si el idioma se lee de izquierda
a derecha o de derecha a izquierda.
MostrarVistasEnSharePoint Indicar si los formularios e informes asociados a esta tabla deben estar
disponibles en el menú Ver de Windows SharePoint Services si la base
de datos se ha publicado en un sitio de SharePoint.
FiltrarAlCargar Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro
(estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la vista Hoja
de datos.
OrdenarPorAlCargar Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la propiedad
OrdenarPor (estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la
vista Hoja de datos.
Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar un valor en el cuadro de propiedad,
presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a definir la propiedad ReglaDeValidación en
una expresión y desea obtener ayuda, haga clic en situado junto al cuadro de propiedad
ReglaDeValidación para mostrar el Generador de expresiones..
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación,
haga clic en Guardar en el menú contextual.
O bien,
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.
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Vea también
Conceptos básicos del diseño de una base de datos
Guía de relaciones de tablas
Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los datos
(datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas
basadas en temas para que cada hecho esté representado sólo una vez. A continuación, se debe
proporcionar a Microsoft Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la información
desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en tablas que están relacionadas). Sin
embargo, para realizar este paso correctamente, primero deberá comprender las relaciones
existentes entre las tablas y, a continuación, especificar dichas relaciones en la base de datos de
Office Access 2007.
Para obtener más información, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.
En este artículo
Introducción
Tipos de relaciones de tabla
¿Por qué crear relaciones de tabla?
Descripción de la integridad referencial
Ver relaciones de tablas
Crear una relación de tabla
Eliminar una relación de tabla
Cambiar una relación de tabla
Exigir integridad referencial
Introducción
Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access
2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan
campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De
ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información
de varias tablas. Por ejemplo, el formulario que se muestra a continuación incluye información
recopilada de varias tablas:
La información de este formulario procede de la tabla Clientes...
...la tabla Pedidos...
...la tabla Productos...
...y la tabla Detalles de pedidos.
El nombre de cliente del cuadro Facturar a se obtiene de la tabla Clientes, los valores de Id. de
pedido y Fecha de pedido proceden de la tabla Pedidos, el nombre de producto viene de la tabla
Productos, y los valores Precio por unidad y Cantidad proceden de la tabla Detalles del pedido. Estas
tablas se vinculan entre sí de varias formas para recopilar información de cada una e incorporarla al
formulario.
Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las tablas deben coordinarse de modo que muestren
información acerca del mismo pedido. Esta coordinación se lleva a cabo mediante las relaciones de
tablas. Una relación de tabla hace coincidir los datos de los campos clave (a menudo un campo con
el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la
clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave
externa de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son
responsables mediante la creación de una relación de tabla entre los campos Id. de empleado en las
tablas Empleados y Pedidos.
Id. de empleado aparece en ambas tablas; como clave principal ...
... y como clave externa.
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Tipos de relaciones de tabla
Existen tres tipos de relaciones de tabla.
Una relación uno a varios
Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla
Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente
representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos.
Por consiguiente, la relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios.
Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave
principal del lado "uno" de la relación y agréguela como un campo o campos adicionales a la tabla en
el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría un nuevo campo: (el campo Id. de
la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le denominaría Id. de cliente. Access utilizaría entonces el
número de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada
producto.
Una relación de varios a varios
Considere la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir
varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto,
para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además,
para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo
de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios
pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las
relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes
de la relación.
Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo
denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos relaciones uno a varios.
Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la
tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la
tabla Productos tienen una relación varios a varios que se define mediante la creación de dos
relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos,
y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.
Una relación uno a uno
En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro coincidente
en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común porque, muy a menudo, la
información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relación uno
a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de
seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.
Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.
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¿Por qué crear relaciones de tabla?
Puede crear relaciones de tabla explícitamente mediante la ventana Relaciones, o arrastrando un
campo desde el panel Lista de campos.Office Access 2007 usa relaciones de tabla para combinar
tablas si hay que utilizarlas en un objeto de base de datos. Existen varias razones por las que se
deben crear relaciones de tabla antes de crear otros objetos de base de datos, como formularios,
consultas e informes.
Las relaciones de tabla informan de los diseños de consulta
Para trabajar con registros de más de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine
las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el
campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver filas que enumeren todos
los pedidos de cada cliente, deberá crear una consulta que combine la tabla Clientes con la tabla
Pedidos de acuerdo con el campo Id. de cliente. En la ventana Relaciones, puede especificar
manualmente los campos que desea combinar. Sin embargo, si ya tiene definida una relación entre
las tablas, Office Access 2007 suministrará la combinación predeterminada, de acuerdo con la
relación de tabla existente. Además, si usa uno de los asistentes para consultas, Access utilizará la
información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien
fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la
propiedad.
Las relaciones de tabla informan de los diseños de formulario e informe
Al diseñar un formulario o informe, Office Access 2007 utiliza la información recopilada de las
relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de
antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.
Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros
huérfanos en la base de datos. Un registro huérfano es el que hace referencia a otro registro que no
existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no
existe.
Al diseñar una base de datos, se divide la información en tablas, cada una de las cuales tiene una
clave principal. A continuación, se agregan claves externas a las tablas relacionadas que hacen
referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave principal y clave externa forman la base
de las relaciones de tabla y de las consultas de varias tablas. Por lo tanto, resulta importante, que
dichas referencias de clave principal y clave externa estén sincronizadas. La integridad referencial
sirve para asegurarse de que las referencias permanecen sincronizadas y depende de las relaciones
de tabla.
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Descripción de la integridad referencial
Al diseñar una base de datos, se divide la información en muchas tablas basadas en temas para
minimizar la redundancia de los datos. A continuación, se proporciona a Office Access 2007 los
medios para recopilar de nuevo la información, colocando campos comunes en tablas relacionadas.
Por ejemplo, para representar una relación de uno a varios se toma la clave principal de la tabla
"uno" y se agrega como un campo adicional a la tabla "varios". Para recopilar de nuevo los datos,
Access toma el valor de la tabla "varios" y busca el valor correspondiente en la tabla "uno". De este
modo los valores de la tabla "varios" hacen referencia a los valores correspondientes de la tabla
"uno".
Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y desea
eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla Pedidos,
dichos pedidos quedarán "huérfanos" si elimina el registro Transportista. Los pedidos todavía
contendrán un Id.de transportista, pero el Id. ya no será válido, porque el registro al que hace
referencia ya no existe.
El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener las referencias
sincronizadas para que esta situación hipotética no ocurra nunca.
La integridad referencial se aplica habilitándola para una relación de tabla (vea Exigir integridad
referencial para obtener instrucciones paso a paso). Una vez habilitada, Access rechazará todas las
operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa relación de tabla. Esto significa que Access
rechaza las actualizaciones que cambian el destino de una referencia, así como las eliminaciones que
quitan el destino de una referencia. Sin embargo, es posible que tenga la necesidad perfectamente
válida de cambiar la clave principal de un transportista que tiene pedidos en la tabla Pedidos. Para
tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automáticamente todas las filas
afectadas como parte de una única operación. De ese modo, Access se asegura de que la
actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas
actualizadas y otras no. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros
relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada
los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza
automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal.
También es posible que tenga la necesidad válida de eliminar una fila y todos los registros
relacionados; por ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos relacionados de ese
transportista. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Si
aplica la integridad referencial y selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados
y, a continuación, elimina un registro en la parte de la clave principal de la relación, Access eliminará
automáticamente todos los campos que hagan referencia a la clave principal.
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Ver relaciones de tabla
Para ver las relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la ficha Herramientas de base de datos. Se
abrirá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si aún no se han definido
relaciones de tabla y abre la ventana Relaciones por primera vez, Access le pedirá que agregue una
tabla o consulta a la ventana.
Abra la ventana Relaciones.
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Si la base de datos contiene relaciones, aparecerá la ventana Relaciones y se mostrarán las
relaciones existentes. Si la base de datos no contiene relaciones y abre la ventana Relaciones por
primera vez, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro
de diálogo.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Se mostrarán todas las relaciones definidas en la base de datos. Observe que las tablas ocultas (las
tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la
tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar
objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel
de exploración.
La clave principal
Esta línea representa la relación
La clave externa
Una relación de tabla se representa mediante una línea de relación trazada entre las tablas en la
ventana Relaciones. Una relación que no exige integridad referencial aparece como una línea
delgada entre los campos comunes que admiten la relación. Si selecciona la relación haciendo clic en
su línea, la línea se hará más gruesa para indicar que está seleccionada. Si exige la integridad
referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, aparece el número 1 sobre la
parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte
gruesa del otro extremo de la línea.
Puede seleccionar los siguientes comandos en la cinta de opciones cuando la ventana Relaciones
está activa:
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas:
Modificar relaciones Abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si selecciona una línea de
relación, puede hacer clic en Modificar relaciones para cambiar la relación de tabla. También puede
hacer doble clic en la línea de relación.
Borrar diseño Oculta de la visualización todas las relaciones y tablas en la ventana Relaciones.
Observe que este comando sólo oculta las relaciones y tablas, no las elimina.
Informe Relaciones Crea un informe que muestra las relaciones y tablas de la base de datos. El
informe sólo muestra todas las relaciones y tablas que no están ocultas en la ventana Relaciones.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones:
Mostrar tabla Abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla para que pueda seleccionar tablas y consultas
para verlas en la ventana Relaciones.
Ocultar tabla Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones.
Mostrar relaciones directas Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la tabla
seleccionada en la ventana Relaciones, si aún no se muestran.
Mostrar todas las relaciones Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la base de datos
en la ventana Relaciones. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de
verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a
no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo
Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar tablas ocultas, vea el artículo Guía del panel
de exploración.
Cerrar Cierra la ventana Relaciones. Si realiza algún cambio en el diseño de la ventana Relaciones, le
pedirán que guarde los cambios.
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Crear una relación de tabla
Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un campo en una
hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos
comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin
embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave
principal es un campo Autonumérico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo
Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo,
puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño
del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo
Número, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.
Crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar
tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos.
Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en
Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas.
Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de
agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar.
Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave
externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno
de los campos y, a continuación, arrástrelos.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un
nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione un nuevo campo de la lista.
Para exigir la integridad referencial de esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad
referencial. Para obtener más información sobre la integridad referencial, vea las secciones
Descripción de la integridad referencial y Exigir integridad referencial.
Haga clic en Crear.
Se dibujará una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir
integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la casilla
de verificación Exigir integridad referencial, aparecerá el número 1 sobre la parte gruesa de un
extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) sobre la parte gruesa del otro
extremo.
Notas
Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave
principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la propiedad
Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice
único, Access crea una relación uno a uno.
Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado "uno" de la relación (normalmente,
el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado
de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la
relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados.
Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados).
Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.
Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos
En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de
datos arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos
disponibles de las tablas relacionadas y también los de otras tablas. Cuando se arrastra un campo de
"otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea
automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la
tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad
referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección
Cambiar una relación de tabla para obtener más información.
Abrir una tabla en la vista Hoja de datos
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla a la que
desee agregar el campo, cree la relación y haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual.
Abrir el panel Lista de campos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.
Aparecerá el panel Lista de campos.
En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en
categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos en
alguna de estas dos categorías del panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas
y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas que tienen una
relación con la tabla con la que trabaja actualmente. La segunda categoría contiene todas las tablas
con las que la tabla no tiene ninguna relación.
En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla,
aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla,
arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.
Aparecerá el panel Lista de campos.
Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de
tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla.
Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos.
Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.
Se iniciará el Asistente para búsquedas.
Siga las instrucciones para completar el Asistente para búsquedas.
El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.
Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el
Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla
en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por
Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso
modificar la relación. Vea la sección Cambiar una relación de tabla para obtener más información.
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Eliminar una relación de tabla
Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ventana Relaciones.
Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea.
La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación
seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relación, también se quita la
integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará
automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá
el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación.
Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación
aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.
Presione la tecla SUPRIMIR.
O bien,
Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Eliminar.
Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la
relación seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.
Nota Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra
persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto (como puede ser un
formulario), no se podrá eliminar la relación. Primero se deben cerrar todos los objetos abiertos que
usen estas tablas para poder quitar la relación.
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Cambiar una relación de tabla
Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ventana Relaciones y, a continuación,
modifíquela. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic
en la línea para seleccionarla. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está
seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella o haga clic en Modificar
relaciones en el grupo Herramientas en la ficha Diseño. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar
relaciones.
Realice sus cambios en el cuadro de diálogo Modificar relaciones
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá
el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones y se muestran las líneas de relación. Observe que
las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto en el cuadro de
diálogo Propiedades) y las relaciones no se muestran a menos que se seleccione Mostrar objetos
ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel
de exploración.
Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con
mayor grosor cuando está seleccionada.
Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.
El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se
pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se puede definir
asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada.
Para obtener más información sobre el tipo de combinación y cómo configurarlo, vea la sección
Configurar el tipo de combinación. Para obtener más información sobre cómo exigir la integridad
referencial y elegir una opción en cascada, vea la sección Exigir integridad referencial.
Establecer el tipo de combinación
Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de
las consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a continuación, se crea una
consulta que use dichas tablas, Access selecciona automáticamente los campos coincidentes
predeterminados basándose en los campos especificados en la relación. Se pueden reemplazar los
valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relación
suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias
tablas hasta de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados
mediante la creación de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.
Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los
valores de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo,
supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la
tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de la consulta contiene
información sobre los clientes y los pedidos sólo para las filas en las que se ha encontrado una
coincidencia.
Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica
a Access qué registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de
nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que
representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado
combinación interna), la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que
los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales.
Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado
ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo
que se denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las
filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la relación y sólo las filas que coinciden con las de la
tabla a la derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las
filas que coinciden con las de la izquierda.
Nota En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro
de diálogo Modificar relaciones y no en la ventana Relaciones.
Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta
relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia.
Establecer el tipo de combinación
En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.
Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.
Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen
en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se incluyen todas
las filas o las filas coincidentes de cada tabla.
Combinación
Opción relacional Tabla izquierda Tabla derecha
1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados de Combinación Filas Filas
ambas tablas sean iguales. interna coincidentes coincidentes
2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo aquellos Combinación Todas las filas Filas
registros de 'Pedidos' donde los campos combinados externa coincidentes
sean iguales. izquierda
3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos Combinación Filas Todas las filas
registros de 'Clientes' donde los campos combinados externa coincidentes
sean iguales. derecha
Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al
lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes.
Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá
el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe que las
tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo
Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de
verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel
de exploración.
Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con
mayor grosor cuando está seleccionada.
Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Haga clic en Tipo de combinación.
En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
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Exigir integridad referencial
El uso de la integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener
sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros
que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relación de
tabla. Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad
referencial para esa relación de tabla. Access rechaza las actualizaciones que cambien el destino de
una referencia, así como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access
propague las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas
cambien en consecuencia, vea la sección Configurar las opciones en cascada.
Activar o desactivar la integridad referencial
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá
el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe que las
tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto check box in the table's
Propiedades dialog box is selected) and their relationships will not be shown unless Show Hidden
Objects is selected in the Navigation Options dialog box.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel
de exploración.
Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con
mayor grosor cuando está seleccionada.
Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Tras aplicar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:
No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese valor
no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean registros
huérfanos.
No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla
relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla Empleados si
hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar
un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de
verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.
No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros
huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla Pedidos si hay
artículos de línea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se puede
optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación
activando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados.
Notas
Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes
condiciones para poder aplicar la integridad referencial:
El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice único.
Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo
Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad Tamaño del
campo tenga el valor Largo entero.
Ambas tablas deben existir en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad
referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de Access, se
puede abrir la base de datos en las que están almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa
base de datos.
Configurar las opciones en cascada
Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una
relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas
como parte de una sola operación. De ese modo, la actualización es completa y la base de datos no
tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este
problema ya que incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica
la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a
continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos
que hacen referencia a la clave principal.
Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un
registro Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compañía de transporte.
Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la
integridad referencial y se activa la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros
relacionados, Access elimina automáticamente todos los registros que hacen referencia a la clave
principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal.
Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Aparecerá la ventana Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá
el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe que las
tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo
Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de
verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea Guía del panel de
exploración.
Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con
mayor grosor cuando está seleccionada.
Haga doble clic en la línea de relación.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.
Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en cascada
los registros relacionados, o bien, active ambas.
Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Nota Si la clave principal es un campo Autonumérico, la activación de la casilla de verificación
Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto porque no se puede cambiar
el valor de un campo Autonumérico.
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Vea también
Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal
Conceptos básicos del diseño de una base de datos
Introducción al panel de exploración
Introducción al panel de exploración
Mostrar todo
Ocultar todo
En este tema se ofrece una explicación sobre el modo de utilizar el panel de exploración: una nueva
característica de Microsoft Office Access 2007. El panel de exploración sustituye a una herramienta
más antigua denominada ventana Base de datos y, en gran medida, reemplaza a los paneles de
control (pantallas utilizadas para desplazarse por una base de datos y realizar tareas tales como
ejecutar informes).
En versiones anteriores de Access, se utilizaba la ventana Base de datos para trabajar con los objetos
de una base de datos: tablas, formularios, informes y otros componentes. Esta ventana se utilizaba,
por ejemplo, para abrir objetos o para cambiar su diseño. Ahora estas tareas se realizan en el panel
de exploración.
El panel de exploración se utiliza también para crear grupos personalizados de los objetos de una
base de datos. Los grupos personalizados son también nuevos en Office Access 2007 y se pueden
usar en lugar de los paneles de control. Por ejemplo, si en una versión anterior de Access utilizaba un
panel de control para iniciar dos formularios de entradas de datos y ejecutar tres informes, puede
crear un grupo personalizado en Office Access 2007 que muestre sólo esos formularios e informes y
oculte los demás objetos de la base de datos.
En este artículo
Introducción al panel de exploración
Características y controles del panel de exploración
Cómo agrupa objetos el panel de exploración
Usar el panel de exploración para administrar objetos de base de datos
Usar las categorías y los grupos predefinidos que proporciona Access
Crear categorías y grupos personalizados (paneles de control)
Definir opciones globales del panel de exploración
Introducción al panel de exploración
Al abrir una base de datos nueva o existente en Office Access 2007, los objetos de la base de
datos (las tablas, formularios, informes, consultas, macros, etc.) aparecen en el panel de exploración.
En esta figura se muestra el panel:
El panel de exploración aparece de forma predeterminada al abrir una base de datos en Office
Access 2007. El panel de exploración sustituye a la ventana Base de datos utilizada en versiones
anteriores de Access. Por regla general, si utilizaba la ventana Base de datos (en una versión anterior
de Access) para realizar una tarea, ahora esa tarea se realiza mediante el panel de exploración. Por
ejemplo, si necesita ejecutar un informe o escribir datos directamente en una fila de la nueva tabla,
ahora estas tareas se realizan desde el panel de exploración.
Nuevas operaciones que puede realizar en el panel de exploración
Además de las tareas habituales, puede utilizar el panel de exploración para importar o exportar
datos de Microsoft Office Excel 2007 o Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Puede utilizar
también la nueva característica de recopilación de datos proporcionada por Microsoft Office Outlook
2007. Para obtener más información acerca de la característica de recopilación de datos, vea la
sección Recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico, más adelante en este artículo.
Vea también el artículo Recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico.
Panel de exploración y paneles de control
El panel de exploración reemplaza a los paneles de control en las tareas más comunes de exploración
que realice en las bases de datos creadas en Office Access 2007. Si no ha trabajado antes en Access,
los paneles de control son pantallas que agrupan conjuntos de tareas, como ejecutar un informe o
abrir una o varias pantallas de entrada de datos.
En la ilustración siguiente se muestra un panel de control típico creado en una versión anterior de
Access.
El panel de exploración presenta varias ventajas con respecto a los paneles de control. Por ejemplo,
puede administrar los objetos de una base de datos (copiarlos, eliminarlos, cambiarles el diseño,
etc.), lo que no se puede hacer con un panel de control. Asimismo, el panel de exploración está
visible en todo momento, a diferencia del panel de control que puede quedar oculto por otras
ventanas que se abran.
Si no quiere ver todos los objetos de una base de datos, pero no quiere crear un panel de control,
puede crear categorías y grupos personalizados de los objetos en la base de datos: así podrá mostrar
sólo esta lista personalizada en el panel de exploración. Suponga, por ejemplo, que todos los viernes
por la mañana ejecuta un grupo de tres informes. En lugar de desplazarse por una lista de objetos de
base de datos para buscar los informes, puede crear una categoría personalizada en el panel de
exploración y colocar un grupo de accesos directos a los informes de esa categoría. Más adelante, en
este mismo tema, verá una explicación de cómo realizar esta operación.
Si ha creado paneles de control en versiones anteriores de Access, esas pantallas se abrirán y se
ejecutarán en Office Access 2007, pero puede que no funcionen como lo hacían antes. Por ejemplo,
en versiones anteriores de Access, muchos paneles de control contienen un botón u otro control que
muestra la ventana Base de datos. Al hacer clic en ese control en un panel de control, Office Access
2007 coloca el enfoque en el panel de exploración, porque este panel sustituye a la ventana Base de
datos. Vea la sección Crear categorías y grupos personalizados (paneles de control), más adelante en
este tema, para obtener información sobre cómo crear categorías y grupos personalizados.
En las siguientes secciones se ofrece una introducción al panel de exploración y una explicación de
cómo se utiliza.
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Características y controles del panel de exploración
La siguiente figura muestra el panel de exploración y los controles que incluye. También se describe
brevemente cómo se usan.
Menú Permite establecer o cambiar las categorías mediante las cuales el panel agrupa los objetos
de las bases de datos. Haga clic en el menú para ver las categorías que están en uso. Haga clic con el
botón secundario en el menú para realizar otras tareas como, por ejemplo, iniciar el cuadro de
diálogo Opciones de exploración. Para obtener más información acerca del uso de las categorías y los
grupos, vea la sección "Cómo agrupa objetos el panel de exploración", más adelante en este artículo.
Botón para abrir o cerrar la barra Ancho del panel Expande o contrae el panel de exploración. El
botón no oculta el panel por completo. Para ello, debe establecer una opción de base de datos
global. Para obtener información sobre cómo se hace, vea la sección "Definir opciones globales del
panel de exploración", más adelante en este artículo.
Cuadro Buscar Permite buscar objetos rápidamente en bases de datos extensas mediante la
introducción del nombre de un objeto (ya sea una parte o el nombre completo). A medida que
escribe, el panel oculta cualquier grupo que no contenga objetos que coincidan con el texto de
búsqueda. Para obtener más información sobre cómo usar la función de búsqueda, vea la sección
"Usar búsquedas para encontrar rápidamente objetos en bases de datos grandes", más adelante en
este artículo.
Grupos De forma predeterminada, el panel muestra los grupos visibles como conjuntos de barras.
Para expandir o cerrar un grupo, haga clic en las flechas arriba y abajo. Recuerde que los nombres de
grupos cambian a medida que se cambia de categoría. Para obtener más información acerca del uso
de las categorías y los grupos, vea la sección "Cómo agrupa objetos el panel de exploración", más
adelante en este artículo.
Objetos de la base de datos Son las tablas, los formularios, los informes, las consultas y otros
objetos de las bases de datos. Los objetos que aparecen en un grupo concreto dependen de la lógica
que haya detrás de la categoría primaria. Por ejemplo, si usa la categoría Tipo de objeto, el panel
crea grupos separados para las tablas, los formularios, los informes, etc. A su vez, cada grupo
muestra aquellos objetos que pertenecen ahí lógicamente: un grupo de tablas muestra sólo las
tablas, etc.
Espacio en blanco Haga clic con el botón secundario en la parte inferior del panel de exploración
para realizar varias tareas. Puede cambiar las categorías, ordenar los elementos en el panel y
mostrar y ocultar los detalles (como, por ejemplo, la fecha de creación) para los objetos de cada
grupo.
En Access existen principalmente dos formas de utilizar los comandos proporcionados por el panel
de exploración. Puede ejecutar algunos de estos comandos desde la cinta de opciones de Access, o
puede hacer clic con el botón secundario en alguno de los objetos del panel y seleccionar una tarea
del menú contextual. Recuerde que los comandos del menú contextual varían en función del tipo de
objeto seleccionado. Por ejemplo, si hace clic con el botón secundario en una tabla, puede publicar
los datos de la tabla en Office Word 2007 o exportar la tabla a Office Excel 2007. Sin embargo, si
selecciona y hace clic con el botón secundario en una macro, Access proporciona un menor número
de comandos porque no tiene mucho sentido ver una macro de Access en Word o Excel.
Recuerde los siguientes puntos:
El panel de exploración puede reemplazar a los paneles de control en la mayoría de las tareas de
exploración y sustituye a la ventana Base de datos.
Si utilizaba la ventana Base de datos para realizar una tarea como abrir un informe en la vista Diseño,
ahora esa tarea se realiza desde el panel de exploración o desde los comandos de la cinta de
opciones.
Los paneles de control creados en versiones anteriores de Access funcionarán en Office Access 2007.
Sin embargo, Office Access 2007 no admite algunos comandos utilizados a menudo en paneles de
control, como el comando para mostrar la ventana Base de datos.
Para obtener más información acerca del uso de los paneles de control en Office Access 2007, vea el
artículo ¿Adónde han ido a parar los paneles de control?.
En el panel de exploración los objetos de base de datos están divididos en categorías y esas
categorías contienen grupos. A su vez, esos grupos contienen uno o varios objetos de base de datos,
como tablas, formularios e informes. Access proporciona un conjunto de categorías predefinidas,
como Tablas y vistas , que agrupa los objetos de una base de datos por la tabla con la que están
relacionados. Por ejemplo, si tiene una tabla de datos de proveedores y un formulario para escribir y
cambiar esos datos, esos objetos aparecerán juntos en su propio grupo. Si necesita definir un grupo
personalizado, puede hacerlo siempre que lo desee.
En el panel de exploración se trabaja con dos tipos de elementos básicos: objetos de base de datos y
accesos directos a esos objetos. Recuerde que sólo hay accesos directos en las categorías y grupos
personalizados. Siempre que trabaje con objetos que no pertenezcan a un grupo personalizado,
utilizará el propio objeto. Por ejemplo, puede eliminar un acceso directo a una tabla en un grupo
personalizado sin efectos negativos, pero si abre una categoría o un grupo predefinido y elimina una
tabla, puede afectar total o parcialmente a la funcionalidad de la base de datos.
Tenga en cuenta también que los objetos de base de datos que estén en categorías y grupos
predefinidos pueden proporcionar grupos de tareas y comandos distintos de los que ofrecen los
accesos directos de las categorías y los grupos personalizados. Por ejemplo, puede eliminar objetos
de categoría o grupos personalizados pero no se pueden eliminar de categorías o grupo
predefinidos.
En las secciones siguientes se ofrece una explicación de cómo realizar distintas tareas en el panel de
exploración, como cambiar la agrupación de los objetos en el panel, abrir tablas o formularios,
cambiar el nombre de los objetos y definir y cambiar las propiedades de los elementos.
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Cómo agrupa objetos el panel de exploración
De forma predeterminada, el panel de exploración muestra todos los objetos de una base de datos y
coloca los objetos en categorías. Además, divide los objetos de cada categoría en grupos. La
categoría predeterminada para las bases de datos nuevas creadas en Office Access 2007 es Tablas y
vistas relacionadas y el grupo predeterminado de esta categoría es Todas las tablas. El nombre del
grupo predeterminado aparece en el menú en la parte superior del panel de exploración. La
categoría Tablas y vistas relacionadas agrupa los objetos de una base de datos según las tablas con
las que están relacionados. Por ejemplo, si una tabla llamada Contactos está vinculada a un
formulario, dos consultas y un informe, el panel de exploración coloca estos objetos en un grupo
llamado Contactos.
Nota Algunos objetos pueden aparecer más de una vez en la categoría Tablas y vistas relacionadas.
Cuando un objeto está basado en más de una tabla, dicho objeto aparece en los grupos creados para
cada tabla. Por ejemplo, si tiene un informe que toma sus datos desde dos tablas, ese informe
aparece en los grupos creados para cada tabla.
Importante A medida que proceda, recuerde que si elimina uno de esos objetos (incluso si aparece
duplicado), lo que elimina en realidad es el objeto en sí y puede que se interrumpa parcial o
totalmente la funcionalidad de la base de datos. Si desea ocultar los objetos duplicados, haga clic con
el botón secundario en el objeto y elija Ocultar en este grupo.
Para las bases de datos creadas con versiones anteriores de Access, la categoría predeterminada es
Tipo de objeto y el grupo predeterminado es Todos los objetos de Access. La categoría agrupa los
componentes de la base de datos por tipo (las tablas están en un grupo denominado Tablas, los
formularios en un grupo denominado Formularios, etc.). La siguiente figura muestra los grupos de la
categoría Tipo de objeto.
Nota Si abre una base de datos que no sea de confianza (es decir, se muestra la barra de mensajes
al abrir la base de datos), Access bloquea cualquier contenido que pueda ser potencialmente
peligroso de forma predeterminada. Los objetos bloqueados no aparecen en la categoría o el grupo
que se espera en el panel de exploración. En su lugar, estos objetos bloqueados aparecen en un
grupo llamado Objetos no relacionados. Si un objeto como, por ejemplo, una consulta, contiene una
función que no sea segura, la consulta aparecerá en el grupo Objetos no relacionados del panel de
exploración. Además, si usa la consulta como el origen de datos para un control de un formulario o
un informe, no será posible abrir el formulario o el informe desde el panel de exploración. Para
restaurar un objeto a su grupo normal o para abrir objetos que se hayan deshabilitado, en primer
lugar deberá indicar que la base de datos es de confianza. Para obtener información acerca de cómo
indicar que una base de datos es de confianza y sobre la seguridad en Office Access 2007, vea el
artículo Proteger una base de datos de Access 2007.
Si desea agrupar los objetos de forma diferente, puede seleccionar otra categoría usando el menú
situado en la parte superior del . En la siguiente figura se muestra el menú.
Categorías Muestra las categorías personalizadas y predefinidas para la base de datos abierta. La
marca de verificación indica la categoría que está seleccionada actualmente. Seleccione la categoría
que agrupe más lógicamente a los objetos de la base de datos.
Grupos Son los grupos personalizados o predefinidos que residen en una categoría concreta. Los
grupos cambian a medida que se seleccionan las distintas categorías.
Recuerde lo siguiente cuando utilice el menú:
La sección superior del menú contiene categorías; la sección inferior contiene grupos. Los grupos
cambian cuando selecciona otras categorías, y el título del menú cambia cuando selecciona otros
grupos o categorías. Por ejemplo, si elige la categoría Tablas y vistas relacionadas, Access crea un
grupo denominado Todas las tablas y ese grupo se convierte en el título del menú.
Si las categorías y los grupos predefinidos no satisfacen sus necesidades, puede crear grupos
personalizados. Access proporciona un grupo personalizado básico que puede cambiar, o puede
crear un grupo personalizado desde el principio.
Si desea crear el equivalente de un panel de control o reemplazar un panel de control existente, cree
un grupo personalizado. Para obtener información al respecto, vea la sección Crear categorías y
grupos personalizados (paneles de control), más adelante en este artículo.
No puede filtrar los elementos directamente en el menú, pero las categorías y los grupos
proporcionan una forma de filtrado. Suponga, por ejemplo, que sólo desea ver las consultas. Para
ello, seleccione la categoría Tipo de objeto y a continuación, elija Consultas de la sección de grupo
del menú.
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Usar el panel de exploración para administrar objetos de base de datos
En los procedimientos de las secciones siguientes se explica cómo utilizar el panel de exploración
para administrar los objetos de las bases de datos. Puede que algunas tareas le resulten familiares,
como cambiar el nombre de un objeto, mientras que otras son nuevas en Office Access 2007, como
definir opciones de vista para las bases de datos almacenadas en un servidor de SharePoint.
Abrir y cerrar el panel de exploración y sus objetos
De forma predeterminada, el panel de exploración aparece cuando se abre una base de datos en
Office Access 2007, incluidas las bases de datos creadas en versiones anteriores de Access. Para
impedir que el panel de exploración aparezca de forma predeterminada, es preciso configurar una
opción de programa global. A continuación, se explica cómo llevar a cabo cada una de estas
acciones.
Mostrar u ocultar el panel
Haga clic en el botón situado en la esquina superior derecha del panel de exploración.
Método abreviado de teclado Presione F11.
Nota Cuando el panel de exploración está oculto, puede mostrarlo haciendo clic en el texto
vertical Panel de exploración o presionando F11.
Impedir que el panel de exploración aparezca de forma predeterminada
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Access.
En Base de datos actual y en Exploración, active o desactive la casilla de verificación Mostrar panel
de exploración. De forma predeterminada, la opción está activada.
Nota Se recomienda ocultar el panel de exploración únicamente si dispone de un formulario, un
panel de control u otro método para iniciar los objetos de la base de datos.
Usar el cuadro Buscar para buscar objetos de base de datos
Las bases de datos extensas pueden contener un número grande de objetos: tablas, formularios,
informes, consultas, etc. El cuadro Buscar se usa cuando se necesita buscar rápidamente un objeto.
Buscar un objeto
En el cuadro Buscar, escriba el nombre (ya sea parte de él o el nombre entero) del objeto de base de
datos.
A medida que escribe el texto de búsqueda, se modifica la lista de grupos del panel de exploración.
Específicamente, el panel oculta todos los grupos excepto el que contiene el objeto que está
tratando de buscar.
Para interrumpir la búsqueda y restablecer los grupos ocultos, elimine el texto de búsqueda o haga
clic en Borrar cadena de búsqueda , que se encuentra a la derecha del cuadro Buscar.
Nota La lista de grupos del panel de exploración cambia en el momento en que se escribe texto en
el cuadro de búsqueda. Si escribe texto que no se corresponde con ningún objeto de la base de
datos, el panel de exploración oculta todos los grupos de la base de datos abierta. Si el panel se
muestra en blanco de repente indica que es necesario escribir un texto distinto.
Abrir un objeto de base de datos
Cuando desee ejecutar un objeto de base de datos como un formulario, un informe o una consulta, o
cuando desee cambiar el diseño de alguno de estos tipos de objetos, ábralos directamente desde el
panel de exploración. Recuerde lo siguiente:
No puede ejecutar módulos de código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) desde el panel. Al
hacer doble clic en un módulo (o al seleccionarlo y presionar ENTRAR), sólo se inicia el Editor de
Visual Basic.
Puede ejecutar macros desde el panel, pero es posible que no se muestren resultados y, según lo
que haga la macro, puede provocar un error.
Abrir un objeto de base de datos para utilizarlo
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla, en la consulta, en el informe o en otro objeto
que desee abrir. También puede arrastrar un objeto al área de trabajo de Access o colocar el
enfoque en un objeto y presionar ENTRAR.
Abrir un objeto de base de datos en la vista Diseño
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto de base de
datos que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. También
puede colocar el enfoque en un objeto y presionar CTRL+ENTRAR.
Nota Cambiar el diseño de un objeto de base de datos puede ser una tarea complicada. Para
obtener información sobre cómo cambiar el diseño de un objeto, vea el artículo Conceptos básicos
del diseño de una base de datos.
Cambiar de nombre o eliminar objetos
Puede cambiar de nombre o eliminar cualquiera de los objetos de una base de datos.
Importante Si elimina un objeto puede interrumpir la funcionalidad de la base de datos. Una base de
datos relacional no es un mero "archivo", a diferencia de un documento de Word o un libro de Excel.
Las bases de datos son conjuntos de componentes que funcionan conjuntamente. Por ejemplo, una
tabla puede proporcionar datos para un formulario, un informe y una consulta. Esa consulta, a su
vez, puede proporcionar datos para otro formulario e informe. Si elimina un objeto de ese conjunto
de componentes, puede que se interrumpa parcial o totalmente la funcionalidad de la base de datos.
El cambio de nombre de un objeto no supone tanto problema. De forma predeterminada, al cambiar
el nombre de un objeto, Access intenta propagar ese cambio a los demás objetos de base de datos
dependientes. Sin embargo, Access no puede propagar los cambios de nombre a través de módulos
de código de VBA. Es preciso hacerlo manualmente. De lo contrario, se interrumpirá el código.
Además, para que Access propague los cambios de nombre, es preciso habilitar la autocorrección de
nombres.
¿Cómo se activa la corrección automática de nombres?
Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Base de datos actual.
En Opciones de Autocorrección de nombres, haga clic en Registrar información de Autocorrección de
nombres y elija Aceptar cuando se le pida que confirme el cambio.
Cuando Access acabe de crear las asignaciones de nombres para la base de datos, haga clic en
Realizar Autocorrección de nombres.
Cambiar el nombre de un objeto de base de datos
En el panel de exploración, busque el objeto cuyo nombre desea cambiar, haga clic en él con el
botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre.
O bien,
Coloque el enfoque en el objeto y presione F2 para que el nombre del objeto esté disponible para su
modificación: .
Escriba el nuevo nombre y presione ENTRAR.
Eliminar un objeto de base de datos
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto que desea
eliminar y haga clic en Eliminar. También puede colocar el enfoque en un objeto y presionar SUPR.
Mostrar u ocultar grupos y objetos
Puede ocultar los grupos de categorías predefinidas y personalizadas, y puede ocultar algunos o
todos los objetos de un grupo determinado. Recuerde los siguientes puntos:
Puede hacer que los grupos y objetos ocultos estén totalmente invisibles, o puede mostrarlos en el
panel de exploración como iconos semitransparentes deshabilitados. Para ello, active o desactive la
opción Mostrar objetos ocultos del cuadro de diálogo Opciones de exploración y la configuración se
aplicará a los grupos y objetos. Debe definir también esta opción cuando desee mostrar o restaurar
un objeto oculto. Normalmente, esta opción simplifica la tarea de mostrar o restaurar un grupo u
objeto oculto.
Puede ocultar un objeto sólo de su grupo u ocultarlo de todos los grupos. Para ello, configure su
propiedad Oculto.
Puede ocultar grupos y objetos sin que se interrumpa la funcionalidad de una base de datos.
En las secciones siguientes se explica cómo mostrar los objetos ocultos como deshabilitados y cómo
ocultar y mostrar grupos y objetos.
Mostrar grupos y objetos como semitransparentes y deshabilitados
Con el panel de exploración abierto, haga clic con el botón secundario en la barra de menús situada
en la parte superior del panel y, a continuación, haga clic en Opciones de exploración.
Bajo Opciones de presentación, active la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos.
Ocultar un grupo en una categoría
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la barra de título del grupo que
desee ocultar y, a continuación, haga clic en Ocultar.
Restaurar un grupo oculto en una categoría
Si optó por mostrar los grupos ocultos como iconos deshabilitados y semitransparentes, haga clic
con el botón secundario en el grupo oculto y haga clic en Mostrar.
O bien,
Si optó por hacer totalmente invisibles los grupos ocultos, siga estos pasos:
Con el panel de exploración abierto, haga clic con el botón secundario en la barra de menús en la
parte superior del panel y haga clic en Opciones de exploración.
En el panel Categorías, seleccione la categoría que contiene el grupo oculto.
En el panel Grupos de "categoría", active la casilla de verificación situada junto al grupo oculto.
Haga clic en Aceptar.
Ocultar uno o varios objetos sólo de un grupo primario
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en uno o varios objetos y
haga clic en Ocultar en este grupo.
Restaurar (mostrar) uno o varios objetos ocultos sólo de un grupo primario
Haga clic con el botón secundario del mouse en uno o varios objetos ocultos y haga clic en Mostrar
en este grupo.
Nota Si optó por hacer totalmente invisibles los objetos ocultos, siga los pasos anteriores para
mostrar los objetos como semitransparentes y, a continuación, haga clic con el botón secundario del
mouse en los objetos.
Ocultar un objeto de todos los grupos y categorías
Haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto que desee ocultar y haga clic en Ver
propiedades. Aparece un cuadro de diálogo con las propiedades del objeto.
Active la casilla de verificación Oculto.
Restaurar un objeto oculto de todos los grupos y categorías
Haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto, haga clic en Ver propiedades y desactive la
casilla de verificación Oculto.
Cortar, copiar y pegar objetos de la base de datos
Las reglas para eliminar un objeto de la base de datos se aplican también al cortar un objeto. Si se
corta incorrectamente, puede que se interrumpa parcial o totalmente la funcionalidad de la base de
datos. Copiar y pegar se utiliza para:
Mover un objeto entre grupos personalizados, especialmente cuando no se dispone de un mouse.
Agregar un objeto a otra base de datos.
Insertar un objeto en otro archivo, como un documento de Word o una diapositiva de Microsoft
Office PowerPoint 2007.
Cortar un objeto
Si está abierto el objeto que desea cortar, ciérrelo .
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el objeto que desea cortar y haga
clic en Cortar.
O bien
En el grupo Portapapeles en la ficha Inicio, haga clic en Cortar.
Método abreviado de teclado Coloque el enfoque en el objeto que desee cortar y presione CTRL+X.
Copiar un objeto
En el panel de exploración, seleccione el objeto que desea copiar y, a continuación, en el grupo
Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Copiar. También puede hacer clic con el botón secundario
en el objeto que desea copiar y hacer clic en Copiar o presionar CTRL+C.
Pegar un objeto
En el panel de exploración, seleccione la ubicación del objeto cortado o copiado. Puede tratarse de
otra ubicación en el mismo panel de exploración o del panel de exploración de otra base de datos.
En la ficha Inicio, en la sección Portapapeles, haga clic en Pegar. También puede colocar el enfoque
en un grupo y presionar CTRL+V.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en un grupo del panel de exploración y haga clic en
Pegar.
Importar un objeto en una base de datos
Se pueden importar tablas de bases de datos, archivos de texto, libros de Excel y otros orígenes de
datos válidos en las bases de datos de Access. Como norma, se usan los comandos del grupo de
importación de la ficha Datos externos para importar datos. No obstante, también comenzar el
proceso de importación haciendo clic con el botón secundario en una tabla del panel de exploración.
Iniciar el proceso de importación
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en una tabla.
En el menú contextual, sitúe el cursor en Importar y, posteriormente, elija el tipo de objeto que
desee importar.
Se muestra el asistente Obtener datos externos —Tipo de objeto.
Complete los pasos del asistente para importar el objeto en la base de datos.
Exportar un objeto
Los objetos se exportan cuando es necesario trabajar con los datos en otro programa como Excel o
Word y cuando se desea compartir datos con otra base de datos. Puede exportar datos en tablas,
conjuntos de resultados de consultas y formularios. Los programas en los que puede exportar datos
varían en función de lo que se desea exportar. Por ejemplo, si exporta una tabla o los resultados de
una consulta, puede elegir entre una base de datos ODBC, dBASE y Paradox. Si exporta un
formulario, Access proporciona menos opciones, ya que no se pueden compartir formularios con
otros programas de administración de base de datos.
Exportar datos
En el panel de exploración, seleccione el elemento que desea exportar.
En la ficha Datos externos, bajo Exportar, haga clic en la opción que desee.
‐O bien‐
Haga clic con el botón secundario en el objeto, haga clic en Exportar y seleccione una opción.
Según la opción que seleccione, aparecerá un cuadro de diálogo o un asistente. Por ejemplo, si
exporta una tabla a Excel, aparece el cuadro de diálogo Exportar: Hoja de cálculo de Excel.
Especifique las opciones y las configuraciones proporcionadas por el cuadro de diálogo o por el
asistente para completar el proceso de exportación.
Definir el tipo de vista para el panel de exploración
Puede ver los detalles de los objetos de un grupo, como la fecha de creación de cada objeto. Puede
ver también los objetos como listas o como iconos.
Definir la vista
Haga clic con el botón secundario en el menú situado en la parte superior del panel de exploración,
elija Vista por y, a continuación, haga clic en Detalles, Icono o Lista.
También puede mostrar el menú Ver por haciendo clic con el botón secundario en un área en blanco
de la parte inferior del panel de exploración.
Ver todos los grupos de una categoría
Para utilizar este comando, la categoría del panel de exploración debe contener al menos un grupo
oculto.
Ver todos los grupos
Haga clic con el botón secundario en el menú situado en la parte superior del panel de exploración y
elija Mostrar todos los grupos.
Ver y definir las propiedades de un objeto de base de datos
Cada objeto de una base de datos de Access, como un formulario o un informe, contiene un
conjunto de propiedades, incluida la fecha de creación y el tipo de objeto. Access genera
automáticamente la mayoría de las propiedades, pero puede agregar también una descripción a
cada objeto y establecer o borrar la propiedad Oculto de un objeto.
Para comprender cómo funciona la propiedad Oculto, debe saber cómo agrupa el panel de
exploración los objetos de una base de datos y cómo puede cambiar esa agrupación. Para obtener
información sobre cómo el panel agrupa los objetos, vea la sección Cómo agrupa objetos el panel de
exploración, anteriormente en este artículo.
Definir propiedades de objeto
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el elemento para el que
desea ver o establecer propiedades y haga clic en Propiedades de vista.
Aparece el cuadro de diálogo Propiedades y Access agrega el nombre del objeto al título del cuadro
de diálogo. Por ejemplo, si abre un formulario denominado Pedidos, el título del cuadro de diálogo
será Propiedades de Pedidos. En la siguiente figura se muestra el cuadro de diálogo.
Escriba, si lo desea, una descripción del objeto en el cuadro Descripción. En la figura anterior se
muestra una descripción de ejemplo.
Si lo desea, active la casilla de verificación Oculto.
Al seleccionar la opción Oculto, el objeto se vuelve invisible independientemente de la categoría o
grupo que elija en el panel de exploración.
Recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico
Una de las nuevas características de Office Professional 2007 es la capacidad de crear sistemas de
recopilación de datos. Estos sistemas utilizan una combinación de mensajes de correo electrónico
creados en Office Outlook 2007 y formularios creados en HTML o Microsoft Office InfoPath 2007. El
formulario se incrusta en el mensaje de correo electrónico y los datos resultantes se almacenan en
una tabla de Access.
Nota En esta sección se explica cómo iniciar el proceso de creación de un sistema de recopilación
de datos. El resto del proceso queda fuera del alcance de este artículo. Para obtener información
detallada sobre cómo crear un sistema de recopilación de datos, vea el artículo Recopilar datos
mediante mensajes de correo electrónico.
Iniciar el proceso de recopilación de datos mediante correo electrónico
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla o en la consulta
donde están incluidos los datos recopilados y, a continuación, haga clic en Recopilar y actualizar
datos a través de correo electrónico.
Se inicia el Asistente para recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico.
Siga los pasos del asistente para crear y enviar un mensaje de recopilación de datos. Para obtener
más información acerca del uso de esta característica, vea el artículo Recopilar datos mediante
mensajes de correo electrónico.
Usar el Administrador de tablas vinculadas
El Administrador de tablas vinculadas se utiliza para actualizar los vínculos entre una o varias tablas.
Para utilizar el Administrador de tablas vinculadas, la base de datos debe contener una tabla
vinculada.
Para obtener información acerca de la importación y la vinculación, vea los siguientes artículos:
Importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access, Importar o vincular a los datos de un
libro de Excel, Importar o vincular a una lista de SharePoint y Importar o vincular a los datos de un
archivo de texto.
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla vinculada y, a
continuación, haga clic en Administrador de tablas vinculadas.
Aparecerá el cuadro de diálogo Administrador de tablas vinculadas.
Seleccione la tabla o las tablas que desea actualizar y haga clic en Aceptar.
Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar ubicación nueva de nombre de tabla.
Utilice la lista Buscar en para desplazarse a la nueva ubicación de la tabla o tablas vinculadas que
seleccionó en el paso 2 y haga clic en Abrir.
Volver al principio
Usar las categorías y los grupos predefinidos que proporciona Access
En estas secciones se explica cómo agrupar los objetos de una base de datos mediante las categorías
y grupos predefinidos que proporciona Office Access 2007. Para obtener información sobre cómo
crear grupos personalizados, vea Crear categorías y grupos personalizados (paneles de control), más
adelante en este tema.
Usar categorías y grupos
Con el panel de exploración abierto, haga clic en el menú situado en la parte superior del panel.
Para seleccionar una categoría, haga clic en el elemento que desee en la sección superior del menú.
O bien,
Para seleccionar un grupo, seleccione un elemento en la sección inferior del menú.
Usar un método alternativo para seleccionar categorías
Haga clic con el botón secundario en el menú en la parte superior del panel de exploración, sitúe el
cursor en Categoría y, a continuación haga clic en la categoría que desee.
Notas
Tenga en cuenta lo siguiente:
Al seleccionar una categoría, puede que los grupos de la sección inferior del panel cambien. Por
ejemplo, si cambia de Tipo de objeto a Fecha de creación, los grupos cambian para reflejar las fechas
en que se crearon.
Al seleccionar un grupo, los objetos del panel de exploración cambian de acuerdo con la opción
seleccionada. Por ejemplo, si selecciona la categoría Tipo de objeto y el grupo Tablas, sólo
aparecerán las tablas de la base de datos abierta en el panel.
Cada vez que se selecciona una categoría, Access crea un grupo global que contiene todos los
objetos de la base de datos o, dicho de otro modo, Access presupone que cuando se desea agrupar
los objetos de la base de datos de un determinado modo (por tablas, por ejemplo), también se
quiere ver todos sus componentes. Siempre encontrará el grupo global de una determinada
categoría, porque Access agrega la palabra Todos al nombre del grupo. Por ejemplo, si selecciona la
categoría Tablas y vistas, Access crea un grupo global denominado Todas las tablas. Access utiliza ese
nombre también como título de menú hasta que se selecciona otro grupo.
Cambiar o eliminar una categoría predefinida
No se pueden cambiar ni eliminar las categorías predefinidas que proporciona Access. Por ejemplo,
no se puede eliminar una categoría predefinida, agregar un grupo a una categoría ni quitar grupos de
una categoría. Pero sí puede realizar estas operaciones si crea una categoría personalizada y le
agrega grupos personalizados. Para obtener más información al respecto, vea la siguiente sección,
Crear categorías y grupos personalizados (paneles de control). También puede ocultar todos los
grupos de una categoría predefinida y todos los objetos de esos grupos. En la siguiente sección se
explica cómo realizar esta tarea.
Volver al principio
Crear categorías y grupos personalizados
Cree categorías y grupos personalizados cuando desee limitar o personalizar los grupos y objetos en
el panel de exploración y cuando desee crear el equivalente de Office Access 2007 de un panel de
control. Cuando se crea una categoría personalizada, se crea para la base de datos abierta y se
mueve con ella. No se pueden transferir categorías y grupos personalizados a otras bases de datos.
Para crear y administrar categorías y grupos personalizados, se utiliza el cuadro de diálogo Opciones
de exploración. Éstos son los pasos generales del proceso:
Primero se crea una categoría personalizada, pero puede utilizar la que Access proporciona:
Personalizado. Puede cambiar el nombre de esa categoría y agregar o quitar grupos según sus
necesidades, o puede crear una nueva categoría en cualquier momento.
Tras la creación de una categoría, se crea uno o varios grupos para la nueva categoría.
Cierre el cuadro de diálogo Opciones de exploración y, en el panel de exploración, arrastre y coloque
o copie y pegue los objetos de la base de datos (tablas, formularios, informes, etc.) que desee
asignar al grupo personalizado. El conjunto completo de objetos reside en un grupo denominado
Objetos no asignados. Access crea ese grupo cuando se crea la categoría personalizada.
Nota Cuando se agrega un objeto de base de datos a un grupo personalizado, Access crea un
acceso directo a ese objeto. No se mueve ni se copia el propio objeto. Si se cambia de nombre o se
elimina un acceso directo de un grupo personalizado, esos cambios no afectan al objeto primario,
sólo al acceso directo.
Tras rellenar los grupos personalizados, puede ocultar el grupo Objetos no asignados y todos los
demás grupos que no desee mostrar.
Crear una categoría personalizada
Haga clic con el botón secundario en el menú situado en la parte superior del panel de exploración y
haga clic en Opciones de exploración.
O bien
Haga clic con el botón secundario en un área vacía de la parte inferior del panel de exploración y, a
continuación, haga clic en Opciones de exploración.
En Categorías, haga clic en Agregar elemento. Una nueva categoría aparece en el panel de
exploración para que le asigne un nombre. Esta figura muestra el panel con una nueva categoría:
Puede agregar un máximo de 10 categorías personalizadas a cada base de datos.
Escriba un nombre para la nueva categoría y presione ENTRAR.
Si es necesario, utilice un nombre que tenga sentido para los usuarios de la base de datos. Tras crear
el nombre, observe que el título del panel de la derecha cambia para reflejar ese nombre. Por
ejemplo, si asigna el nombre "Mi panel de control" a la nueva categoría, el título del panel de la
derecha será Grupos de "Mi panel de control". Asimismo, observe que el panel de la derecha
contiene un grupo denominado Objetos no asignados. Access lo crea de forma predeterminada, y
contiene todos los objetos de la base de datos. Son los objetos de ese grupo los que se utilizan para
rellenar el grupo personalizado.
Tras crearse la categoría personalizada, se crea uno o varios grupos para dicha categoría. Se pueden
crear tantos grupos como sea necesario. Mantenga abierto el cuadro de diálogo Opciones de
exploración y siga los procedimientos que se detallan a continuación.
Crear un grupo personalizado
En el panel Grupos de "nombre de grupo", haga clic en Agregar grupo y, a continuación, escriba un
nombre para el grupo. Puede repetir este proceso tantas veces como estime necesario. Por ejemplo,
Mi panel de control puede contener tres grupos: Entrada de datos, Informes y Consultas. Los grupos
que agregue en esta fase del proceso dependen de las necesidades de los usuarios o de sus propias
preferencias.
Mantenga activada la casilla de verificación situada junto a Objetos no asignados y haga clic en
Aceptar. Access cierra el cuadro de diálogo Opciones de exploración y agrega el nuevo grupo
personalizado al panel de exploración, pero aún no puede ver el nuevo grupo porque todavía no está
examinando la nueva categoría personalizada.
Siga los procedimientos descritos a continuación para poder ver el nuevo grupo y agregar objetos al
grupo.
Agregar objetos a un grupo personalizado
Haga clic en el menú situado en la parte superior del panel de exploración y, en la sección superior
del menú, haga clic en la nueva categoría personalizada. Los grupos creados para la categoría
aparecen en la sección inferior del menú, junto con el grupo Objetos no asignados.
En el panel de exploración, en el grupo Objetos no asignados, seleccione los elementos que desea
utilizar en el grupo personalizado y, a continuación, muévalos a ese grupo. Access permite mover los
elementos seleccionados de varias formas. Puede:
Arrastrar y colocar elementos.
Mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic en varios elementos y, a continuación, arrastrarlos
hasta el grupo personalizado.
Hacer clic con el botón secundario del mouse en uno de los elementos seleccionados, elegir Agregar
al grupo y, a continuación, hacer clic en el nombre del grupo personalizado.
Cuando finalice, podrá dejar visible el grupo Objetos no asignados en el panel de exploración u
ocultarlo.
Ocultar el grupo Objetos no asignados
Haga clic con el botón secundario en el menú situado en la parte superior del panel de exploración y
haga clic en Opciones de exploración.
En el panel Grupos de categoría, desactive la casilla de verificación Objetos no asignados.
Después de crear una categoría o grupo personalizado y agregar algunos accesos directos al grupo,
puede utilizar esos accesos directos para crear otros grupos. En el siguiente procedimiento se explica
cómo realizar esta operación.
Crear un nuevo grupo personalizado mediante un objeto de un grupo personalizado existente
Nota Para usar esta técnica, primero debe crear una categoría personalizada y agrupar los objetos
siguiendo los procedimientos descritos en las secciones anteriores.
Con una categoría y un grupo personalizados abiertos en el panel de exploración, haga clic con el
botón secundario del mouse en el objeto que desee colocar en un grupo nuevo.
Elija Agregar al grupo y, a continuación, haga clic en Nuevo grupo.
. Aparece un nuevo grupo en el panel de exploración .
Escriba un nombre para el grupo nuevo y, a continuación, arrastre y coloque accesos directos
adicionales en el nuevo grupo, según sea necesario.
Ocultar los grupos y objetos de una categoría personalizada
Para ocultar los grupos de una categoría personalizada o los objetos de un grupo personalizado,
utilice las técnicas para ocultar elementos de categorías y grupos predefinidos. Vea la sección
Mostrar u ocultar categorías y grupos, anteriormente en este tema, y vea la lista de tareas
disponibles así como los pasos para realizarlas.
Quitar y restaurar objetos de grupos personalizados
Los grupos personalizados pueden cambiar con el tiempo cuando cambien las necesidades de los
usuarios o de la empresa. Puede quitar y restablecer objetos de un grupo en cualquier momento. En
las secciones siguientes se explica cómo hacerlo.
Quitar objetos de un grupo personalizado
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto que desea
quitar y haga clic en Quitar.
Restaurar un objeto en un grupo personalizado
Si el grupo Objetos no asignados está oculto, muéstrelo.
¿Cómo?
Haga clic con el botón secundario en el menú situado en la parte superior del panel de exploración y
elija Opciones de exploración.
En el panel Grupos de "categoría", active la casilla de verificación situada junto a Objetos no
asignados.
Según sea necesario, arrastre y coloque el objeto que desee del grupo Objetos no asignados en el
grupo personalizado.
Cambiar el nombre de un objeto de un grupo personalizado
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto cuyo nombre
desea cambiar y haga clic en Cambiar nombre de acceso directo.
Access incluye el nombre en un cuadro de texto y coloca el enfoque en el nombre original para que
sólo tenga que escribir.
Escriba el nuevo nombre del acceso directo y, a continuación, presione ENTRAR.
Agregar objetos de grupos personalizados a otros grupos personalizados
A medida que crezca la base de datos, puede crear algunas categorías personalizadas e incluir grupos
en ellas. Access permite mover rápida y fácilmente los objetos entre los grupos de una categoría
personalizada. También puede seguir los pasos descritos para crear un nuevo grupo dentro de una
categoría. Para seguir estos pasos, debe mostrar una categoría personalizada en el panel de
exploración. Si desea obtener información al respecto, vea la sección Cómo agrupa objetos el panel
de exploración, anteriormente en este artículo.
Mover objetos entre grupos personalizados
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto que desea
agregar a otro grupo, elija Agregar al grupo y, a continuación, haga clic en el grupo al que desea
agregar el objeto.
Crear nuevos grupos personalizados
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto para el que
desea crear un grupo personalizado nuevo, elija Agregar al grupo y, a continuación, haga clic en
Nuevo grupo.
Aparece un grupo nuevo en el panel de exploración. .
Escriba un nombre para el nuevo grupo.
Arrastre los objetos disponibles de cualquier grupo personalizado o del grupo Objetos no asignados
al nuevo grupo.
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Definir opciones globales del panel de exploración
Puede definir y cambiar varias opciones globales del panel de exploración. En esta sección se
proporciona una referencia para cada opción.
Definir las opciones
Haga clic con el botón secundario en el menú situado en la parte superior del panel de exploración y
elija Opciones de exploración.
En la tabla siguiente se muestran las opciones y una descripción sobre cómo utilizarlas.
Opción Utilícela cuando necesite... Disponible para
Mostrar Mostrar objetos ocultos como iconos deshabilitados Grupos predefinidos y
objetos ocultos semitransparentes. Desactive esta opción cuando desee ocultar personalizados.
totalmente los objetos.
Mostrar Mostrar objetos del sistema como tablas del sistema. Grupos predefinidos y
objetos del personalizados.
sistema
Abrir con un Abrir objetos con un único clic del mouse. Grupos predefinidos y
solo clic personalizados.
Abrir con un Abrir objetos con un doble clic del mouse. Grupos predefinidos y
doble clic personalizados.
Para obtener más información acerca de la definición de opciones, vea el artículo Cuadro de diálogo
Opciones de exploración.
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Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla
Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en
temas. Las columnas se denominan también campos y son los elementos de información de los que desea realizar un
seguimiento. Las tablas se definen en función de los campos que desea registrar para una materia en concreto.
En este artículo se explica cómo crear campos. Aprenderá a agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos y
mediante una plantilla de campos. Aprenderá también a agregar un campo de otra tabla a la tabla con la que está
Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un campo
3. En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.
4. Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla nueva
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.
4. Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizará la información especificada para reconocer el
tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como 1/1/2006, Office Access 2007
examina la información especificada, determina que se trata de una fecha y define el tipo de datos del campo en
Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de la información especificada, define el tipo de datos
en Texto.
En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista Hoja de datos.
Antonio Texto
http://www.contoso.com Hipervínculo
Puede utilizar cualquier prefijo válido de protocolo de
Internet. Por ejemplo, http://, https:// y mailto: son prefijos
válidos.
31/12/2006 Fecha/Hora
Los formatos de fecha y hora reconocidos son los de la
configuración regional del usuario.
10:50:23 Fecha/Hora
17:50 Fecha/Hora
12,50 $ Moneda
El símbolo de moneda reconocido es el de la configuración
regional del usuario.
Además de determinar el tipo de datos, Office Access 2007 puede definir la propiedad Formato, según los datos que
especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como
hora mediana.
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada por Office
Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Inicio.
Definir explícitamente el tipo de datos
1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada junto a Tipo
Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del título Agregar nuevo campo, Office
Access 2007 asigna automáticamente un nombre al campo. Estos nombres empiezan por Campo1 para el primer campo,
Campo2 para el segundo campo, y así sucesivamente. Es recomendable usar nombres de campo más descriptivos. Puede
cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botón secundario del mouse (ratón) en su título y haciendo clic después
Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos espacios. Debe
procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos fácilmente cuando vea o edite registros.
Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido, Dirección y Teléfono particular.
Volver al principio
el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una lista predefinida. Office Access 2007 incluye un
conjunto de plantillas de campos integradas que le pueden ahorrar mucho tiempo a la hora de crear campos. Para crear un
nuevo campo mediante una plantilla de campos, debe mostrar el panel Plantillas de campos y, a continuación, arrastrar y
Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un campo. La definición
de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una configuración de la propiedad de formato del
campo y un número de propiedades adicionales de un campo que, en conjunto, forman un modelo que sirve como punto de
2. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.
3. Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la tabla. Cuando aparezca
Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede crear un nuevo campo.
Pero éste no es el único punto de partida desde el que puede crear un nuevo campo. Además de crear un nuevo campo
desde una plantilla de campo, puede crearlo también desde un campo existente en otra tabla.
Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de
datos
Office Access 2007 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo creado en la vista Hoja de datos. Algunas
veces, sin embargo, tendrá que modificar la decisión tomada por Access. Por ejemplo, si tiene dos identificadores de
producto que sirven para identificar los productos que vende y escribe un identificador numérico, como 1003, en una tabla
en la vista Hoja de datos, la característica de detección automática de tipos de datos definirá un tipo de datos numérico
para el campo. Sin embargo, sólo se deben utilizar tipos de datos numéricos para los campos que participan en cálculos
aritméticos. Normalmente, los identificadores como un identificador de producto deben almacenarse con el tipo de datos
Texto.
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada por Office
Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Inicio.
Definir explícitamente el tipo de datos
1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada junto a Tipo
En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Office Access 2007.
Memo Caracteres alfanuméricos (con una longitud mayor de 255 Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2
caracteres) o texto con formato de texto enriquecido. gigabytes de almacenamiento (2 bytes por
Se utiliza para texto que contiene más de 255 caracteres o que carácter), de los cuales puede mostrar
utiliza formato de texto enriquecido. Las notas, las 65.535 caracteres en un control.
descripciones largas y los párrafos con formato como negrita o
cursiva son ejemplos comunes de datos para los que se
utilizaría un campo Memo.
Autonumérico Valor numérico único que Office Access 2007 inserta 4 bytes o 16 bytes cuando se utiliza para
automáticamente cuando se agrega un registro. Id. de réplica.
Se utiliza para generar valores exclusivos que se puedan
emplear como clave principal. Tenga en cuenta que en los
campos autonuméricos los valores pueden aumentar
secuencialmente en un incremento especificado o
aleatoriamente.
Datos adjuntos Fotografías, imágenes, archivos binarios, archivos de Office. Para los datos adjuntos comprimidos, 2
Es el tipo de datos que se prefiere para almacenar imágenes gigabytes. Para los datos adjuntos no
digitales y cualquier tipo de archivo binario. comprimidos, alrededor de 700 k, según la
capacidad de compresión de los datos
adjuntos.
Asistente para búsquedas En realidad no es un tipo de datos; inicia el Asistente para Basado en una tabla o consulta: el tamaño
búsquedas. de la columna asociada.
Se utiliza para iniciar el Asistente para búsquedas y crear un Basado en un valor: el tamaño del campo
campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor Texto utilizado para almacenar el valor.
de otra tabla, consulta o lista de valores.
SUGERENCIA Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a utilizar en cálculos
matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número.
Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar con mayor detalle el tamaño del campo o el tipo de datos
Volver al principio
Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007 los medios para
recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están
relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes
En este artículo se describen los procedimientos paso a paso para crear, modificar y eliminar una relación de tabla. Se
incluye información sobre cómo exigir la integridad referencial para evitar la creación de registros huérfanos, cómo definir el
tipo de combinación para determinar qué registros de cada lado de una relación se incluyen en el resultado de una consulta
y cómo configurar las opciones en cascada para mantener sincronizadas las referencias.
Crear una relación de tabla
Se puede crear una relación de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de datos desde el
panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos
nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos comunes tienen que tener el mismo tipo de datos.
No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de clave externa también puede ser un
campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede
hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos
es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la
Volver al principio
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón
Relaciones.
4. Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver
únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver
5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de
6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave externa)
en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a
continuación, arrástrelos.
Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad
referencial. Para obtener más información sobre la integridad referencial, vea la sección Exigir integridad
referencial.
Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir integridad
referencial, la línea aparece más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la casilla de verificación Exigir
integridad referencial, aparece el número 1 en la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el
símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea, tal y como se muestra en la siguiente
ilustración.
NOTAS
Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y
de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos
debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a
uno.
Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado uno de la relación (normalmente, el
campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este
campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado varios de la relación no debe tener
un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad
Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y
desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos que están disponibles en las tablas
relacionadas así como los campos que están disponibles en las otras tablas de la base de datos. Cuando se arrastra un
campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente
una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo.
Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso
modificar la relación. Vea la sección Modificar una relación de tabla para obtener más información.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla a la que desee
agregar el campo, cree la relación y, a continuación, haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual.
trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos de alguna de estas dos categorías en el panel
Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera
categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la tabla con la que se trabaja actualmente. La segunda
categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.
En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla, aparece una lista de
todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista
3. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos.
Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se
crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha
arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para
exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Modificar una relación de tabla para obtener más información.
Volver al principio
1. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea para
seleccionarla.
O bien,
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón
Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,
4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las relaciones.
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las
tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la
tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo
Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de
exploración.
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación
O bien,
El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden
cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se puede definir asimismo el tipo de
combinación o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada. Para obtener más información sobre
el tipo de combinación y cómo configurarlo, vea la sección Configurar el tipo de combinación. Para obtener más
información sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada, vea la sección Exigir
integridad referencial.
Configurar el tipo de combinación
Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las consultas. Por
ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a continuación, se crea una consulta que use las dos tablas, Access
selecciona automáticamente los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos especificados en la
relación. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la
relación suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta
de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados mediante la creación de relaciones puede
comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los
clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado
de la consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos sólo para las filas en las que se ha encontrado una
coincidencia.
Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica a Access qué
registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la
tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinación
predeterminado (denominado combinación interna), la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en
las que los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales.
Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado ningún pedido. Para
ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo que se denomina una combinación externa
izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la relación y sólo las
filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha
NOTA En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de diálogo
Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relación y, a
En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de
diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se devuelven todas las filas o las filas coincidentes de
cada tabla.
Combinación
Opción relacional Tabla izquierda Tabla derecha
1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean Combinación Filas coincidentes Filas
iguales. interna coincidentes
2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo aquellos registros de Combinación Todas las filas Filas
'Pedidos' donde los campos combinados sean iguales. externa izquierda coincidentes
3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos registros de Combinación Filas coincidentes Todas las filas
'Clientes' donde los campos combinados sean iguales. externa derecha
Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al lado de la relación
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las
tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la
tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo
Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de
exploración.
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación
O bien,
8. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a continuación, haga
clic en Aceptar.
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Exigir integridad referencial
La integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las referencias de
modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial,
es preciso habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la
integridad referencial para esa relación de tabla. Esto significa que Access rechazará las actualizaciones que cambien el
destino de una referencia así como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague
las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las
tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la
tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo
Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de
exploración.
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación
O bien,
No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese valor no existe
en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean registros huérfanos.
No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla
relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla Empleados si hay pedidos
asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar un registro principal y
todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Eliminar en cascada
No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros huérfanos.
Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla Pedidos si hay artículos de línea asignados a
ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se puede optar por actualizar un registro principal y
todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Actualizar en cascada
NOTAS
Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes condiciones para
El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice único.
Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo Autonumérico
puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad Tamaño del campo tenga el valor Largo
entero.
Ambas tablas existen en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad referencial en
las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de Access, se puede abrir la base de
datos en las que están almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa base de datos.
Configurar las opciones en cascada
Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una relación. En ese caso,
es necesario que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una sola operación. De ese
modo, la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y
otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados.
Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a
continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a
la clave principal.
Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Compañía de
transporte y todos los pedidos relacionados de esa compañía de transporte. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en
cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de verificación Eliminar
en cascada los registros relacionados, Access elimina automáticamente todos los registros que hacen referencia a la
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las
tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la
tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo
Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de
exploración.
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación
O bien,
8. Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en cascada los
NOTA Si la clave principal es un campo Autonumérico (tipo de datos Autonumérico: tipo de datos de campo que, en una
base de datos de Microsoft Access, almacena automáticamente un número exclusivo para cada registro en el momento en
que éste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de números: secuencial, aleatorio e Id. de réplica.), la
activación de la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto porque
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cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea. La línea de relación aparece con
mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se
quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya
3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón
Relaciones.
Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,
Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las
tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la
tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo
Opciones de exploración.
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de
exploración.
5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Eliminar.
7. Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la relación
seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.
NOTA Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona u otro proceso,
o bien, en un objeto de base de datos abierto como puede ser un formulario, no se podrá eliminar la relación. Es preciso
cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación.
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Vea también
Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal
Conceptos básicos del diseño de una base de datos
Guía de relaciones de tablas
campo Memo y configure la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) del campo (nuevo en Office Access 2007) en
RichText. Puede aplicar el formato a todo el contenido del campo, o a parte de él, editando el campo con un control
dependiente en un formulario o cuando el campo se muestra en una hoja de datos. También puede aplicar el formato a
todos los campos al ver un informe en la vista Presentación (nuevo en Office Access 2007).
En este artículo se explica cómo insertar un campo Memo que utiliza texto enriquecido y cómo dar formato a texto utilizando
En este artículo
el texto sin formato. Puede dar formato a los datos utilizando las herramientas de formato comunes de los programas 2007
Microsoft Office system, como Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office PowerPoint 2007.Office Access 2007 aplica en
segundo plano el código de formato HTML (Lenguaje de marcas de hipertexto) a los datos. Access utiliza HTML porque
proporciona un mayor grado de compatibilidad con campos de texto enriquecido guardados en las listas de .
En la tabla siguiente se enumeran las opciones de formato de texto enriquecido compatibles con Office Access 2007:
Icono Opción Descripción
Office Access 2007 almacena el texto enriquecido utilizando un tipo de datos Memo. Es el único tipo de datos de Access
que tiene compatibilidad integrada para texto enriquecido. Para crear un campo para almacenar texto enriquecido, se crea
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valor con nombre que define alguna característica del objeto , como su posición, tamaño y si es o no visible. La propiedad
FormatoDeTexto (TextFormat) conserva la configuración que determina si el texto se trata como texto enriquecido o texto
RichText El texto se muestra como texto enriquecido y se almacena y se interpreta como formato HTML
enriquecido.
PlainText El texto se muestra como texto normal y se interpreta como texto sin formato.
Se establece la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) en el campo Memo de la vista Diseño de tabla. El valor que se
establece se hereda de cualquier cuadro de texto que haya creado para mostrar los datos en el campo Memo. Sin
embargo, el valor sólo se hereda cuando crea el control. Por tanto puede cambiar el valor utilizando la hoja de propiedades
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compatibilidad integrada para mostrar y almacenar texto enriquecido. Para crear un campo que pueda almacenar texto
enriquecido, primero debe crear un campo Memo y, a continuación, establecer la propiedad FormatoDeTexto
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desea agregar el campo de
4. En la cuadrícula de diseño de tabla, busque la primera fila vacía. A continuación, en la columna Nombre de
8. Para guardar la tabla, haga clic en Guardar en la barra de herramientas Barra de herramientas de
acceso rápido.
Después de crear el campo Memo, puede escribir y dar formato al texto enriquecido en la vista Hoja de datos o Formulario.
Para obtener más información sobre cómo dar formato de texto enriquecido, vea la sección Aplicar opciones de formato al
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FormatoDeTexto (TextFormat) de ese campo de PlainText a RichText. Si desea cambiar un campo de texto existente
para que pueda almacenar texto enriquecido, primero debe cambiar el tipo de datos del campo de Texto a Memo.
Cambiar un campo Memo existente para almacenar texto enriquecido
1. Inicie Office Access 2007.
4. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que contiene el campo y, a
5. En la cuadrícula de diseño de tabla, haga clic en el campo Memo que desea cambiar a texto enriquecido.
4. En la cuadrícula de diseño de tabla, haga clic en el campo de texto que desea cambiar a texto enriquecido.
Cuando haya almacenado el texto enriquecido en un campo Memo, puede mostrarlo en un formulario o informe utilizando
un control de cuadro de texto. El control de cuadro de texto tiene la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) que hereda
su valor inicial de la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) del campo Memo. Sin embargo, puede cambiar la
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opciones de formato utilizando los comandos en la minibarra de herramientas o en los grupos Fuente y Alineación de
fuente en la ficha Inicio. Primero, debe seleccionar el texto al que desea dar formato y, a continuación, aplicar las opciones
de formato.
Cuando utiliza el mouse para seleccionar texto en un campo de tipo memo que admite texto enriquecido, aparece la
minibarra de herramientas después de haber completado la selección y soltar el botón primario del mouse. La minibarra de
herramientas incluye botones para las opciones de formato utilizadas con más frecuencia.
Suponga que desea agregar énfasis a una parte del texto aplicando formato de negrita para resaltarla.
Aplicar el formato utilizando la minibarra de herramientas
1. Haga clic y arrastre para seleccionar el texto al que desea dar formato.
2. Coloque el cursor sobre la minibarra de herramientas para hacerla más visible y haga clic en Negrita .
Cuando aparece la minibarra de herramientas, muestra las características de formato del texto seleccionado. Por ejemplo,
También puede aplicar opciones de formato desde la ficha Inicio en la cinta de opciones. Suponga que desea aplicar la
SUGERENCIA Para seleccionar una palabra rápidamente, coloque el puntero en la palabra y haga doble clic. Para
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FormatoDeTexto (TextFormat) a PlainText. Cuando cambia un campo de texto enriquecido a texto sin formato, Office
Access 2007 le indicará con un aviso que todo el formato se quitará. Una vez aplicado el cambio a texto sin formato y se
3. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos que contiene el campo.
4. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que contiene el campo y, a
5. En la cuadrícula de diseño de tabla, haga clic en el campo Memo que desea cambiar a texto enriquecido.
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(TextFormat) tanto en el campo Memo como en cualquier control de cuadro de texto que muestre este campo.
Normalmente, las propiedades FormatoDeTexto (TextFormat) deben ser iguales. Por ejemplo, la propiedad
FormatoDeTexto (TextFormat) para el campo y para el control debe establecerse en RichText si desea que admita el
texto con formato enriquecido. Si no desea el texto enriquecido, la propiedad en ambos debe establecerse en PlainText. Si
FormatoDeTexto (TextFormat) en el cuadro de texto se establece en PlainText, verá el HTML de texto enriquecido
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Para obtener más información
Para obtener más información sobre cómo dar formato a los datos, vea Dar formato a los datos en filas y
columnas.
Vea también
Crear tablas en una base de datos
Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla
Insertar, cambiar o eliminar un campo Memo
explica cómo se usa Microsoft Office Access 2007 para agregar un campo Memo a tablas nuevas y existentes de una base
de datos.
información se puede ver en una hoja de datos (una cuadrícula que se parece a una hoja de cálculo de Excel), en un
formulario de entrada de datos o un informe pero, en última instancia, los datos residen en una o varias tablas. A su vez,
cada tabla se compone de un conjunto de campos (columnas) y está configurada de modo que acepte un tipo específico de
datos. Por ejemplo, se establece el tipo de datos de un campo en Fecha/Hora cuando se necesitan almacenar fechas y
horas, y se establece en el tipo de datos Memo cuando se necesita almacenar gran cantidad de texto.
Especificaciones de los campos Memo
Los campos Memo de Office Access 2007 pueden almacenar hasta 1 gigabyte de caracteres, o 2 gigabytes de
almacenamiento (2 bytes por carácter), de los cuales se pueden mostrar 65.535 caracteres en un control de un formulario o
informe. Además, a partir de ahora se puede aplicar formato de texto enriquecido a los datos de los campos Memo. Por
ejemplo, se pueden configurar los colores, cambiar las fuentes y aplicar el formato de negrita o cursiva a los datos.
Para obtener más información sobre cómo aplicar formato a los datos de texto enriquecido de un campo Memo, vea el
datos agregando un nuevo campo y pegando más de 256 caracteres de texto en una fila en blanco del campo o
Vista Diseño Se usa la vista Diseño cuando se desea agregar un campo Memo, habilitar la edición de texto
enriquecido para el campo y establecer las propiedades que no se pueden configurar en la vista Diseño, como los
valores predeterminados. Para obtener más información sobre las propiedades que se pueden establecer para un
campo Memo, vea la sección Referencia a las propiedades de los campos Memo.
Se puede usar cualquiera de las dos técnicas al crear tablas nuevas o modificar tablas existentes.
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nueva en la vista Hoja de datos. Si es la primera vez que usa Access, observe que una hoja de datos es una cuadrícula
De forma predeterminada, Access muestra Agregar nuevo campo en la fila de encabezado de todos los nuevos
5. Haga doble clic en la fila de encabezado y escriba un nombre para el nuevo campo.
Normalmente, los nombres que se aplican a un campo Memo son "Comentarios" o "Notas".
6. Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y escriba un bloque de texto mayor que
256 caracteres.
Access aplica al campo el tipo de datos Memo porque contiene más de 256 caracteres. Asimismo, se pueden
escriba un nombre para el campo. Normalmente, los nombres que se aplican a un campo Memo son
"Comentarios" o "Notas".
5. Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y escriba un bloque de texto mayor que
256 caracteres. Access aplica al campo el tipo de datos Memo porque contiene más de 256 caracteres.
Asimismo, se pueden pegar más de 256 caracteres de datos de texto en la primera fila.
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configurar el campo de modo que admita el formato de texto enriquecido. Los pasos que se muestran en esta sección
describen cómo se agrega un campo Memo a una tabla nueva y una tabla existente, y cómo se configura el campo Memo
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a
4. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y escriba un nombre para el campo.
Normalmente, los nombres que se aplican a un campo Memo son "Comentarios" o "Notas".
5. Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Memo en la lista.
4. Haga clic con el botón secundario en la ficha de documento de la nueva tabla y haga clic en Vista Diseño en
el menú contextual.
5. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y escriba un nombre para el campo.
Normalmente, los nombres que se aplican a un campo Memo son "Comentarios" o "Notas".
6. Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Memo en la lista.
7. Guarde los cambios y, si desea habilitar la edición de texto enriquecido para el campo, prosiga con los pasos
Para obtener información sobre cómo aplicar el formato de texto enriquecido a los datos, vea los artículos Formato de datos
en tablas, formularios e informes y Escribir o modificar datos en un control o una columna que admite texto enriquecido.
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campo Memo que contiene datos, esos datos se pierden de forma permanente. No se puede deshacer la eliminación. Por
ese motivo, se recomienda crear una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar campos de tabla u otros
4. Busque el campo Memo, haga clic con el botón secundario en la fila de encabezado (el nombre) y haga clic
en Eliminar columna.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a
4. Haga clic en el selector de filas (cuadrado en blanco) situado junto al campo Memo y presione SUPRIMIR.
O bien,
Haga clic con el botón secundario en el selector de filas y haga clic en Eliminar filas.
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propiedades del campo. En esta tabla se muestran las propiedades de los campos Memo y se describe su uso así como las
Formato Permite especificar caracteres de formato personalizados para definir un formato de presentación. Los formatos definidos
con esta propiedad aparecen en las hojas de datos, los formularios y los informes.
Para obtener más información sobre los formatos personalizados, vea el artículo Formato de datos en tablas, formularios e
informes.
Título Especifica el nombre de los campos de texto. La propiedad acepta hasta 2.048 caracteres. Si no se especifica un título,
Access aplicará el nombre de campo predeterminado.
Valor Especifica el valor que aparece automáticamente en un campo al crearse un registro nuevo. Por ejemplo, se puede
predeterminado especificar el valor "Escriba hasta 65 KB de texto". De este modo, se recuerda a los usuarios que están trabajando con un
campo Memo. Longitud máxima (del valor predeterminado): 255 caracteres.
Regla de Especifica los requisitos de los datos especificados en un registro, campo o control. Cuando se especifican datos que no
validación cumplan la regla definida para el campo, se puede usar la propiedad Texto de validación para especificar el mensaje de
error resultante. Longitud máxima: 2.048 caracteres.
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una regla de validación para
validar los datos de un campo.
Texto de Permite especificar el texto del mensaje de error que aparece cuando los usuarios infringen una regla de validación.
validación Longitud máxima: 255 caracteres.
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una regla de validación para
validar los datos de un campo.
Requerido Cuando su valor es Sí, es preciso especificar un valor en el campo o en los controles enlazados al campo. Además, el valor
no puede ser nulo.
Permitir longitud Cuando su valor es Sí, se pueden escribir cadenas de longitud cero en un campo. Una cadena de longitud cero no contiene
cero caracteres y se usan para indicar que se sabe que no existe ningún valor para un campo. Las cadenas de longitud cero se
escriben mediante un par de comillas dobles sin espacio entre ellas ("").
Indizado Permite usar índices para acelerar las consultas y las operaciones de ordenación y agrupamiento ejecutadas con grandes
cantidades de datos. Los índices se pueden usar asimismo para evitar que los usuarios especifiquen información duplicada.
Opciones:
No Desactiva la indización (predeterminado).
Sí (con duplicados) Indiza el campo y permite valores duplicados. Por ejemplo, puede haber nombres y
apellidos duplicados.
Sí (sin duplicados) Indiza el campo y no permite valores duplicados.
Compresión Access usa Unicode para representar datos en los campos de tipo Texto, Memo e Hipervínculo. Unicode ocupa más espacio
Unicode de almacenamiento porque usa 2 bytes por carácter en vez de uno. Para reducir el tamaño de archivo, el valor
predeterminado de la propiedad Compresión Unicode de un campo de tipo Texto, Memo o Hipervínculo es Sí. Cuando su
valor está establecido en Sí, cualquier carácter cuyo primer byte sea 0 se comprime cuando se almacena y se descomprime
cuando se recupera.
Los datos de un campo Memo no se comprimen a menos que requieran 4.096 bytes o menos de espacio de
almacenamiento tras la compresión. Por ello, puede que el contenido de un campo Memo se comprima en un registro, pero
no se comprima en otro registro.
Modo IME Especifica un Editor de métodos de entrada, que es una herramienta para usar las versiones de Access en inglés con
archivos creados en japonés o coreano. Valor predeterminado: Sin control. Para obtener más información sobre el uso de
esta propiedad, presione F1.
Modo de Especifica el tipo de datos que se puede especificar con un Editor de métodos de entrada. Para obtener más información
oraciones IME sobre el uso de esta propiedad, presione F1.
Etiquetas Permite especificar una o varias etiquetas inteligentes para el campo y los controles enlazados al campo. Las etiquetas
inteligentes inteligentes son componentes que reconocen los tipos de datos de un campo y permiten realizar acciones en función de
esos tipos de datos. Por ejemplo, en un campo denominado Dirección de correo electrónico, una etiqueta inteligente puede
iniciar un nuevo mensaje de correo o agregar la dirección a una lista de contactos.
Haga clic en para ver una lista de las etiquetas inteligentes disponibles.
Formato de texto Habilita o deshabilita la edición de texto enriquecido. Seleccione Texto enriquecido para habilitar la edición de texto
enriquecido.
NOTA Si habilita la edición de texto enriquecido para el campo y, a continuación, enlaza un control de cuadro de texto
al campo, también deberá habilitar la edición de texto enriquecido para el control.
Si desea obtener más información sobre cómo habilitar la edición de texto enriquecido para un control y cómo usar el
formato en general, vea el artículo Formato de datos en tablas, formularios e informes.
Alineación del Especifica la alineación de los datos de un campo Memo. Las opciones son éstas:
texto General Alinea el texto a la izquierda y los números y las fechas a la derecha.
Izquierda Alinea todos los textos, fechas y números a la izquierda.
Centrar Centra todos los textos, fechas y números.
Derecha Alinea todos los textos, fechas y números a la derecha.
Distribuir Justifica todos los textos, fechas y números de manera uniforme con respecto a ambos lados del
campo o cuadro de texto.
Sólo anexar Cuando está habilitada esta propiedad, los usuarios pueden agregar datos al campo Memo, pero no pueden cambiar ni
quitar los datos existentes.
NOTA De forma predeterminada, si intenta situar el puntero en un campo Memo con esta propiedad habilitada, Access
ocultará el texto.
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Insertar, crear o eliminar un campo que almacena datos de
texto
Se agrega un campo de tipo Texto a una tabla cuando se necesitan almacenar pequeñas cantidades de datos de texto,
como nombres, direcciones y números de teléfono. En este artículo se explica cómo usar Microsoft Office Access 2007 para
agregar y eliminar un campo de tipo Texto de tablas de base de datos nuevas y existentes.
o varias tablas. La información se puede ver en una hoja de datos (una cuadrícula que se parece a una hoja de cálculo de
Microsoft Office Excel 2007) o en un formulario de entrada de datos o informe, pero la base de datos almacena todos los
datos en una o varias tablas. A su vez, cada tabla se compone de un conjunto de campos (columnas) y cada campo está
configurado para aceptar un tipo específico de datos. Por ejemplo, se establece el tipo de datos de un campo en
Fecha/Hora cuando se necesitan almacenar fechas y horas. Se establece el tipo de datos de un campo en Texto cuando se
necesitan almacenar datos de texto como nombres, direcciones o números de teléfono. Si se van a almacenar grandes
cantidades de texto (más de 256 caracteres), se debe establecer el tipo de datos del campo en Memo.
Especificaciones de los campos de tipo Texto
Los campos de tipo Texto de Office Access 2007 pueden almacenar hasta 256 caracteres alfanuméricos. Se pueden
mostrar los 256 caracteres en el campo de una tabla y en un control de un formulario o informe. A diferencia de los campos
Memo, no se puede aplicar el formato de texto enriquecido a los datos de un campo de tipo Texto. Sin embargo, se pueden
aplicar formatos de presentación personalizados así como máscaras de entrada que controlan cómo los usuarios escriben
los datos.
Para obtener más información sobre los formatos de los datos de texto, vea el artículo Formato de datos en tablas,
formularios e informes. Para obtener información sobre las máscaras de entrada, vea el artículo Crear una máscara de
entrada para especificar los valores de campos o controles con un formato determinado.
Métodos para crear un campo de tipo Texto
Office Access 2007 incluye varias formas de agregar un campo de tipo Texto a una tabla nueva o existente:
Vista Hoja de datos Se puede agregar un campo de tipo Texto a una tabla nueva o existente en la vista
Hoja de datos agregando un nuevo campo y, a continuación, escribiendo texto en una fila en blanco del campo, o
bien, pegando hasta 256 caracteres de texto en una fila en blanco. Asimismo, se puede seleccionar el tipo de
datos en una lista desplegable y establecer propiedades como Se requiere, que obliga a los usuarios a
especificar una fecha en el campo, y Es única, que obliga a los usuarios a especificar un valor no duplicado en el
campo.
Vista Diseño Se usa la vista Diseño para agregar un campo de tipo Texto y establecer las propiedades del
campo que no se pueden establecer en la vista Hoja de datos. Esas propiedades incluyen las máscaras de
entrada y un valor predeterminado del campo. Para obtener más información sobre las propiedades de campo
que se pueden establecer en la vista Diseño, vea la sección Referencia a las propiedades de los campos de tipo
tabla nueva en la vista Hoja de datos. Si es la primera vez que usa Access, recuerde que una hoja de datos es una
cuadrícula cuya apariencia es similar a la de una hoja de cálculo de Office Excel 2007.
Access muestra Agregar nuevo campo en la fila de encabezado de todos los nuevos campos.
5. Haga doble clic en la fila de encabezado y, a continuación, escriba un nombre para el nuevo campo.
6. Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y, a continuación, escriba un bloque de
texto o una combinación de texto y números. Se puede escribir un máximo de 256 caracteres. Access deduce el
tipo de datos Texto para el campo cuando se escribe texto o una combinación de texto y números, y el número de
caracteres no es mayor que 256. Si se escriben más de 256 caracteres, Access deduce el tipo de datos Memo.
O bien,
Access abrirá la nueva tabla en la vista Hoja de datos. Esta figura es un ejemplo de una tabla nueva:
4. Haga clic en Guardar y en el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.
5. Haga doble clic en la fila de encabezado del primer campo de la tabla (denominado Agregar nuevo campo)
6. Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y, a continuación, escriba un bloque de
texto o una combinación de texto y números. Se puede escribir un máximo de 256 caracteres. Access deduce el
tipo de datos Texto para el campo cuando se escribe texto o una combinación de texto y números, y el número de
caracteres no es mayor que 256. Si se escriben más de 256 caracteres, Access deduce el tipo de datos Memo.
O bien,
O bien,
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipos de datos y formato, de la lista Tipo de datos, seleccione Texto.
Volver al principio
cambiar las propiedades del campo que no se pueden establecer o cambiar en la vista Hoja de datos. Por ejemplo, se
puede especificar una máscara de entrada o una regla de validación. Los pasos que se describen en esta sección explican
cómo se agrega un campo de tipo Texto y cómo se configuran las propiedades del campo.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a
4. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y, a continuación, escriba un nombre
para el campo.
5. Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Texto en la lista.
4. Haga clic en Guardar y en el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.
5. Haga clic con el botón secundario en la ficha de documento de la nueva tabla y haga clic en Vista Diseño.
6. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y, a continuación, escriba un nombre
para el campo.
7. Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Texto en la lista.
8. Guarde los cambios. Si desea establecer las propiedades del campo, deje abierta la tabla en la vista Diseño y
(como texto predeterminado o una máscara de entrada), iniciar el Generador de expresiones haciendo clic en
Para obtener información sobre cómo usar cada propiedad de campo, seleccione la propiedad y, a continuación,
presione F1.
Volver al principio
eliminarse un campo de tipo Texto que contiene datos, esos datos se pierden de forma permanente. No se puede deshacer
la eliminación. Por ese motivo, se recomienda crear una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar campos
4. Busque el campo de tipo Texto, haga clic con el botón secundario en la fila de encabezado (el nombre) y, a
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a
4. Haga clic en el selector de filas (cuadrado en blanco) situado junto al campo de tipo Texto y, a continuación,
presione SUPRIMIR.
O bien,
Haga clic con el botón secundario en el selector de filas y, a continuación, haga clic en Eliminar filas.
Volver al principio
propiedades del campo. En esta tabla se muestran las propiedades de los campos de tipo Texto, se describe su uso y se
Tamaño del Permite controlar el tamaño de los campos de tipo Texto. Valores válidos: de 0 a 255. Si se deja en blanco esta
campo propiedad, el campo acepta 256 caracteres.
Formato Permite especificar caracteres de formato personalizados para definir un formato de presentación. Los formatos definidos
con esta propiedad aparecen en las hojas de datos, los formularios y los informes.
Para obtener más información sobre los formatos personalizados, vea el artículo Formato de datos en tablas, formularios
e informes.
Máscara de Se define una máscara de entrada cuando se necesita controlar cómo los usuarios escriben datos en el campo.
entrada Para obtener más información sobre cómo usar las máscaras de entrada, vea el artículo Crear una máscara de entrada
para especificar los valores de campos o controles con un formato determinado.
Título Permite especificar el nombre de los campos de tipo Texto. Esta propiedad acepta hasta 2.048 caracteres. Si no se
especifica un título, Access aplicará el nombre de campo predeterminado.
Valor Permite especificar el valor que aparece automáticamente en un campo al crearse un registro nuevo. Por ejemplo, en una
predeterminado tabla de direcciones, se puede establecer el valor predeterminado del campo Ciudad en una determinada ciudad. Cuando
los usuarios agregan un registro a la tabla, pueden aceptar este valor o escribir el nombre de otra ciudad. Longitud
máxima: 255 caracteres.
Regla de Permite especificar los requisitos de los datos escritos en un registro completo, un campo individual o un control. Cuando
validación los usuarios escriben datos que no cumplen la regla, se puede usar la propiedad Texto de validación para especificar el
mensaje de error resultante. Longitud máxima: 2.048 caracteres.
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una regla de validación para
validar los datos de un campo.
Texto de Permite especificar el texto del mensaje de error que aparece cuando los usuarios infringen una regla de validación.
validación Longitud máxima: 255 caracteres.
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una regla de validación para
validar los datos de un campo.
Requerido Cuando el valor de esta propiedad es Sí, es preciso especificar un valor en el campo o en los controles enlazados al
campo. Además, el valor no puede ser nulo.
Permitir longitud Cuando el valor de esta propiedad es Sí, se pueden escribir cadenas de longitud cero en un campo. Una cadena de
cero longitud cero no contiene caracteres y se usa para indicar que se sabe que no existe ningún valor para un campo. Las
cadenas de longitud cero se escriben mediante un par de comillas dobles sin espacio entre ellas "".
Indizado Permite usar un índice para acelerar las consultas y las operaciones de ordenación y agrupamiento ejecutadas con
grandes cantidades de datos. Los índices se pueden usar asimismo para evitar que los usuarios especifiquen valores
duplicados. Opciones:
No Desactiva la indización (predeterminado).
Sí (con duplicados) Indiza el campo y permite valores duplicados. Por ejemplo, puede haber nombres y
apellidos duplicados.
Sí (sin duplicados) Indiza el campo y no permite valores duplicados.
Compresión Access usa Unicode para representar datos en los campos de tipo Texto, Memo e Hipervínculo. Como Unicode usa 2
Unicode bytes por carácter en vez de 1, requiere más espacio de almacenamiento.
Para compensar este efecto y ayudar a garantizar un rendimiento óptimo, Access establece el valor predeterminado de
esta propiedad en Sí para los campos de tipo Texto, Memo e Hipervínculo. Cuando el valor de esta propiedad es Sí, los
caracteres cuyo primer byte sea 0 se comprimen cuando se almacenan y se descomprimen cuando se recuperan.
Modo IME Permite especificar un Editor de métodos de entrada, que es una herramienta para usar las versiones de Access en inglés
con archivos creados con las versiones de Access en japonés o coreano. Valor predeterminado: Sin control. Para
obtener más información sobre el uso de esta propiedad, presione F1.
Modo de Permite especificar el tipo de datos que se pueden escribir mediante un Editor de métodos de entrada. Para obtener más
oraciones IME información sobre el uso de esta propiedad, presione F1.
Etiquetas Permite especificar una o varias etiquetas inteligentes para el campo y los controles enlazados al campo. Las etiquetas
inteligentes inteligentes son componentes que reconocen los tipos de datos de un campo y permiten realizar acciones en función de
esos tipos de datos. Por ejemplo, en un campo denominado Dirección de correo electrónico, una etiqueta inteligente
puede crear un nuevo mensaje de correo o agregar la dirección a una lista de contactos.
Haga clic en para ver una lista de las etiquetas inteligentes disponibles.
Alineación del Especifica la alineación de los datos de un campo Texto. Las opciones son éstas:
texto General Alinea el texto a la izquierda.
Izquierda Alinea el texto a la izquierda.
Centrar Centra todo el texto.
Derecha Alinea el texto a la derecha.
Distribuir Justifica todo el texto de manera uniforme con respecto a ambos lados del campo o cuadro de
texto.
fecha y hora por varios motivos personales y laborales, como cumpleaños, información de envío y facturación así como
fichas de presencia. En este artículo se explica cómo usar Microsoft Office Access 2007 para agregar y eliminar un campo
NOTA En este artículo no se explica cómo especificar los datos en un campo de tipo Fecha/Hora. Para obtener más
información sobre cómo usar los campos Fecha/Hora, vea el artículo Especificar un valor de fecha u hora.
tablas. La información se puede ver en una hoja de datos (una cuadrícula que se parece a una hoja de cálculo de Microsoft
Office Excel 2007), en un formulario de entrada de datos o un informe pero, en última instancia, los datos residen en una o
varias tablas. A su vez, cada tabla se compone de un conjunto de campos (columnas) y está configurada de modo que
acepte un tipo específico de datos. Por ejemplo, se establece el tipo de datos de un campo en Fecha/Hora cuando se
necesitan almacenar fechas y horas, y éstos son los únicos tipos de valores que acepta el campo.
Especificaciones de los campos Fecha/Hora
Cuando se usa una base de datos de Access, los valores de fecha y hora podrían aparecer en diversos formatos, como un
formato europeo (28.11.2006 ó 28-11-2006), un formato surasiático (28/11/2006) o el formato de EE.UU. (11/28/2006).
Independientemente de cómo Access aplique formato a los valores de fecha y hora e independientemente de cómo se
realice la entrada de los valores de fecha y hora, los campos Fecha/Hora almacenan estos valores como números de punto
flotante de precisión doble: se trata de un sistema que también se denomina fechas de serie. En la siguiente ilustración se
La parte correspondiente al entero del valor, situada a la izquierda del separador decimal, representa la fecha. La parte
El número en esta ilustración representa las 9 p.m. del 24 de diciembre de 2003. El componente de fecha es el número de
días enteros que han transcurrido desde la fecha inicial o "base" del 30/12/1899. En este ejemplo, han transcurrido 37.979
días desde el 30/12/1899 hasta el 24/12/2003. El componente de hora es una fracción de un día de 24 horas. Por lo tanto,
Los valores negativos en el componente de fecha representan fechas anteriores a la fecha base. Por ejemplo, el valor -1
como componente de fecha equivale a un día anterior a la fecha base, es decir, 29/12/1899.
El intervalo de valores de fecha válidos va de -657.434 (1 de enero de 100 D.C.) a 2.958.465 (31 de diciembre de 9999
hora. Por ejemplo, se puede calcular el número total de horas trabajadas (para una ficha de presencia) o determinar la
presentación. Se usa una máscara de entrada, es decir, un conjunto de caracteres literales y marcadores de posición que
controlan la forma en que los usuarios escriben los datos, cuando se necesita proporcionar un formato de entrada de datos.
Se usan formatos de presentación para controlar lo que los usuarios ven en las hojas de datos, los formularios y los
informes. Access incluye dos tipos de formato de presentación: un conjunto de formatos predefinidos que se pueden elegir
Para obtener más información sobre cómo usar los formatos predefinidos y personalizados, vea el artículo Formato de
Para obtener información sobre las máscaras de entrada, vea el artículo Crear una máscara de entrada para especificar los
Vista Hoja de datos Se puede agregar un campo Fecha/Hora a una tabla nueva o existente en la vista Hoja
de datos agregando un nuevo campo y, a continuación, escribiendo manualmente una fecha, o bien, copiando y
pegando una fecha. Asimismo, se puede seleccionar el tipo de datos de una lista desplegable y establecer
propiedades como Se requiere, que obliga a los usuarios a especificar una fecha en el campo, y Es única, que
Vista Diseño Se usa la vista Diseño para agregar un campo Fecha/Hora y establecer las propiedades del
campo que no se pueden establecer en la vista Hoja de datos, incluidos los valores predeterminados y las
máscaras de entrada.
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tabla nueva en la vista Hoja de datos. Si es la primera vez que usa Access, observe que una hoja de datos es una
cuadrícula que tiene un aspecto similar a una hoja de cálculo de Office Excel 2007.
Access muestra Agregar nuevo campo en la fila de encabezado de todos los nuevos campos, de este modo:
5. Haga doble clic en la fila de encabezado y escriba un nombre para el nuevo campo.
6. Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y escriba una fecha.
O bien,
O bien,
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipos de datos y formato, de la lista Tipo de datos, seleccione
Fecha/Hora.
Access abrirá la nueva tabla en la vista Hoja de datos. Esta figura es un ejemplo de una tabla nueva:
4. Haga clic en Guardar , y en el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.
5. Haga doble clic en la fila de encabezado del primer campo de la tabla (denominado Agregar nuevo campo) y
6. Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y escriba una fecha. Access deduce
O bien,
O bien,
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipos de datos y formato, de la lista Tipo de datos, seleccione
Fecha/Hora.
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o cambiar las propiedades del campo en la vista Hoja de datos. Por ejemplo, se puede especificar una máscara de entrada
o una regla de validación. Para obtener más información sobre las máscaras de entrada y otras propiedades, vea la sección
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a
4. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y escriba un nombre para el campo.
lista.
4. Haga clic en Guardar y en el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.
5. Haga clic con el botón secundario en la ficha de documento de la nueva tabla y haga clic en Vista Diseño.
6. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y escriba un nombre para el campo.
lista.
8. Guarde los cambios. Si desea establecer las propiedades del campo, deje la tabla abierta en la vista Diseño y
2. Seleccione el campo situado junto al nombre de la propiedad. Dependiendo de la propiedad, puede realizar
Mostrar el cuadro de diálogo Etiquetas inteligentes haciendo clic en al lado del cuadro de
propiedades.
Para obtener información sobre cómo usar cada propiedad de campo, seleccione la propiedad y presione F1.
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un campo Fecha/Hora que contiene datos, esos datos se pierden de forma permanente, no se puede deshacer la
eliminación. Por ese motivo, se recomienda crear una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar campos de
4. Busque el campo Fecha/Hora, haga clic con el botón secundario en la fila de encabezado (el nombre) y haga
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a
4. Haga clic en el selector de filas (cuadrado en blanco) situado junto al campo Fecha/Hora y, a continuación,
presione SUPRIMIR.
O bien,
Haga clic con el botón secundario en el selector de filas y haga clic en Eliminar filas.
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propiedades del campo. En esta tabla se muestran las propiedades de los campos Fecha/Hora y se describe su uso así
Formato Permite especificar caracteres de formato personalizados para definir un formato de presentación. Los formatos
definidos con esta propiedad aparecen en las hojas de datos, los formularios y los informes. Para obtener más
información sobre los formatos personalizados, vea el artículo Formato de datos en tablas, formularios e informes.
Máscara de
entrada Especifique una cadena de máscara de entrada o haga clic en a fin de iniciar el Asistente para máscaras de
entrada.
Para obtener más información sobre cómo crear y usar las máscaras de entrada, vea los artículos Crear una máscara de
entrada para especificar los valores de campos o controles con un formato determinado y Formato de datos en tablas,
formularios e informes.
Título Especifica el nombre de los campos de Fecha/Hora. Si no se especifica un título, Access aplicará el nombre de campo
predeterminado.
Valor Especifica el valor que aparece automáticamente en un campo al crearse un registro nuevo. Por ejemplo, puede
predeterminado especificar una función como Fecha() para mostrar automáticamente la fecha de hoy.
Regla de Especifica los requisitos de los datos especificados en un registro completo, campo individual o control en un formulario
validación o informe. Cuando se especifican datos que no cumplan la regla, se puede usar la propiedad Texto de validación para
especificar el mensaje de error resultante. Longitud máxima: 2.048 caracteres.
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una regla de validación
para validar los datos de un campo.
Texto de Permite especificar el texto del mensaje de error que aparece cuando los usuarios infringen una regla de validación.
validación Longitud máxima: 255 caracteres.
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una regla de validación
para validar los datos de un campo.
Requerido Cuando esta propiedad se establece en Sí, es preciso especificar un valor en el campo o en los controles enlazados al
campo. Además, el valor no puede ser nulo.
Indizado Permite usar un índice para acelerar las consultas y las operaciones de ordenación y agrupamiento ejecutadas con
grandes cantidades de datos. Los índices se pueden usar asimismo para evitar que los usuarios especifiquen valores
duplicados. Opciones:
No Desactiva la indización (predeterminado).
Sí (con duplicados) Indiza el campo y permite valores duplicados. Por ejemplo, puede haber nombres y
apellidos duplicados.
Sí (sin duplicados) Indiza el campo y no permite valores duplicados.
Modo IME Especifica un Editor de métodos de entrada, que es una herramienta para usar las versiones de Access en inglés con
archivos creados con las versiones en japonés o coreano de Access. Valor predeterminado: Sin control. Para obtener
más información sobre el uso de esta propiedad, presione F1.
Modo de oraciones Especifica el tipo de datos que se puede especificar mediante un Editor de métodos de entrada. Para obtener más
IME información sobre el uso de esta propiedad, presione F1.
Etiquetas Permite especificar una o varias etiquetas inteligentes para el campo y los controles enlazados al campo. Las etiquetas
inteligentes inteligentes son componentes que reconocen los tipos de datos de un campo y permiten realizar acciones en función de
esos tipos de datos. Por ejemplo, se puede seleccionar un campo Fecha/Hora y, a continuación, usar una etiqueta
inteligente para abrir el calendario personal.
Haga clic en al lado del cuadro de la propiedad para ver una lista de etiquetas inteligentes disponibles.
Alineación del Especifica la alineación de los datos de un campo Fecha/Hora. Las opciones son éstas:
texto General Alinea el texto a la izquierda y los números y las fechas a la derecha.
Izquierda Alinea todos los textos, fechas y números a la izquierda.
Derecha Alinea todos los textos, fechas y números a la derecha.
Centro Centra todos los textos, fechas y números.
Distribuir Justifica todos los textos, fechas y números de manera uniforme con respecto a ambos lados
del campo o cuadro de texto.
Mostrar el Selector Muestra u oculta un control de calendario emergente que aparece cuando los usuarios hacen clic en los campos
de fecha Fecha/Hora. Valor predeterminado: Para fechas. Seleccione Nunca para ocultar el control.
Volver al principio
En este artículo se explica cómo usar Microsoft Office Access 2007 para agregar y eliminar un campo de tipo Número de
o varias tablas. La información se puede ver en una hoja de datos (una cuadrícula que se parece a una hoja de cálculo de
Microsoft Office Excel 2007) o en un formulario de entrada de datos o informe, pero la base de datos almacena todos los
datos en una o varias tablas. A su vez, cada tabla se compone de un conjunto de campos (columnas) y cada campo está
configurado para aceptar un tipo específico de datos. Por ejemplo, se establece el tipo de datos de un campo en
Fecha/Hora cuando se necesitan almacenar fechas y horas. Se establece el tipo de datos de un campo en Número cuando
requieren un alto grado de precisión o para números que no se van a redondear hacia abajo ni hacia arriba (se usa un
campo de tipo Moneda para evitar el redondeo). El tamaño de los valores que se almacenan en un campo de tipo Número
depende de la configuración de la propiedad Tamaño del campo. Por ejemplo, se pueden configurar los campos de tipo
Número para que contengan valores de 1, 2, 4, 8 ó 16 bytes, más Id. de réplica (valores de identificador global único o
Para establecer el tamaño de los campos, abra la tabla en la vista Diseño y cambie el valor de la propiedad Tamaño del
campo. Para obtener información sobre cómo cambiar las propiedades de un campo de tipo Número, vea la sección
Establecer o cambiar las propiedades de campo. Para obtener información sobre las propiedades de campo, vea la sección
En la siguiente tabla se muestran los valores que puede contener cada configuración de Tamaño del campo y se explica
Simple Entero de 4 bytes que contiene valores de -3,4 x 1038 a +3,4 x 1038 y hasta 7 dígitos significativos.
Doble Número de punto flotante de 8 bytes que contiene valores de -1,797 x 10308 a +1,797 x 10308 y hasta 15 dígitos
significativos.
Id. de réplica Identificador global único (GUID) de 16 bytes. Los identificadores GUID aleatoriamente creados son
suficientemente largos de modo que no es probable que se superpongan. Se usan para diversas aplicaciones, como
el seguimiento de mercancías.
Decimal Entero de 12 bytes con una precisión decimal definida que puede contener valores de -1028 a +1028. La precisión
predeterminada es 0. La escala predeterminada (número de posiciones decimales que se muestran) es 18. El valor
máximo de la escala es 28.
Además de configurar el tamaño de los campos y otras propiedades, se pueden aplicar a los datos numéricos formatos de
Para obtener más información sobre los formatos de los datos numéricos, vea el artículo Formato de datos en tablas,
formularios e informes. Para obtener información sobre las máscaras de entrada, vea el artículo Crear una máscara de
entrada para especificar los valores de campos o controles con un formato determinado.
Métodos para crear un campo de tipo Número
Office Access 2007 incluye varias formas de agregar un campo Número a una tabla nueva o existente:
Vista Hoja de datos Se puede agregar un campo de tipo Número a una tabla nueva o existente en la vista
Hoja de datos agregando un nuevo campo y, a continuación, escribiendo un número en una fila en blanco del
campo, o bien, pegando un número en una fila en blanco. Asimismo, se puede seleccionar el tipo de datos
Número en una lista desplegable y establecer propiedades como Se requiere, que obliga a los usuarios a
especificar una fecha en el campo, y Único, que obliga a los usuarios a especificar un valor no duplicado en el
campo.
Vista Diseño Se usa la vista Diseño para agregar un campo de tipo Número y establecer las propiedades del
campo que no se pueden establecer en la vista Hoja de datos. Esas propiedades incluyen las máscaras de
entrada y un valor predeterminado del campo. Para obtener más información sobre las propiedades, vea la
Volver al principio
tabla nueva en la vista Hoja de datos. Si es la primera vez que usa Access, recuerde que una hoja de datos es una
cuadrícula cuya apariencia es similar a la de una hoja de cálculo de Office Excel 2007.
Access muestra Agregar nuevo campo en la fila de encabezado de todos los nuevos campos, de este modo:
5. Haga doble clic en la fila de encabezado y, a continuación, escriba un nombre para el nuevo campo.
6. Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y, a continuación, escriba o pegue un
bloque de números. Access deduce el tipo de datos Número del campo cuando se escriben o se pegan números.
O bien,
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipos de datos y formato, de la lista Tipo de datos, seleccione Número
Si escribe o pega datos en el campo, Access establecerá el valor de Tamaño del campo en función del tamaño
Access abrirá la nueva tabla en la vista Hoja de datos. Esta figura es un ejemplo de una tabla nueva:
4. Haga clic en Guardar y en el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.
5. Haga doble clic en la fila de encabezado del primer campo de la tabla (denominado Agregar nuevo campo)
6. Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y, a continuación, escriba un bloque de
números. Access deduce el tipo de datos Número del campo cuando se escriben números.
Además, Access establece la propiedad Tamaño del campo en función del tamaño del número que se escriba o
se pegue.
Volver al principio
cambiar las propiedades del campo que no se pueden establecer o cambiar en la vista Hoja de datos. Por ejemplo, se
puede especificar una máscara de entrada o una regla de validación. Los pasos que se describen en esta sección explican
cómo se agrega un campo de tipo Número y cómo se configuran las propiedades del campo.
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a
4. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y, a continuación, escriba un nombre
para el campo.
5. Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Número en la lista.
4. Haga clic en Guardar, y en el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.
5. Haga clic con el botón secundario en la ficha de documento de la nueva tabla y haga clic en Vista Diseño en
el menú contextual.
6. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y escriba un nombre para el campo.
7. Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Número en la lista.
8. Guarde los cambios. Si desea establecer las propiedades del campo, deje abierta la tabla en la vista Diseño y
2. Seleccione el campo situado junto al nombre de la propiedad. Según la propiedad, puede escribir datos
(como texto predeterminado o una máscara de entrada), iniciar el Generador de expresiones haciendo clic en ... o
Para obtener información sobre cómo usar cada propiedad de campo, seleccione la propiedad y, a continuación,
presione F1.
Volver al principio
eliminarse un campo de tipo Número que contiene datos, esos datos se pierden de forma permanente. No se puede
deshacer la eliminación. Por ese motivo, se recomienda crear una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar
4. Busque el campo de tipo Número, haga clic con el botón secundario en la fila de encabezado (el nombre del
3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a
4. Haga clic en el selector de filas (cuadrado en blanco) situado junto al campo de tipo Número y, a
O bien,
Haga clic con el botón secundario en el selector de filas y, a continuación, haga clic en Eliminar filas.
Volver al principio
Referencia a las propiedades de los campos de tipo
Número
Cuando se usa la vista Diseño para agregar un campo de tipo Número a una tabla, se pueden establecer y cambiar varias
propiedades del campo. En esta tabla se describen las propiedades del campo de tipo Número y se explican las
Tamaño del Permite controlar el tamaño del valor que se puede especificar y almacenar en el campo. Para obtener más información
campo sobre la propiedad Tamaño del campo, vea la sección Especificaciones de los campos de tipo Número, que aparece
anteriormente en este artículo
Formato Permite especificar caracteres de formato personalizados para definir un formato de presentación. Los formatos definidos
con esta propiedad aparecen en las hojas de datos, los formularios y los informes.
Para obtener más información sobre los formatos personalizados, vea el artículo Formato de datos en tablas, formularios
e informes.
Lugares Permite especificar el número de posiciones decimales para los valores del campo. Valor predeterminado: Automático.
decimales Los otros posibles valores oscilan entre 0 y 15.
Máscara de Se define una máscara de entrada cuando se necesita controlar cómo los usuarios escriben datos en el campo.
entrada Para obtener más información sobre cómo usar las máscaras de entrada, vea el artículo Crear una máscara de entrada
para especificar los valores de campos o controles con un formato determinado.
Título Permite especificar el nombre de los campos de tipo Texto. Esta propiedad acepta hasta 2.048 caracteres. Si no se
especifica un título, Access aplicará el nombre de campo predeterminado.
Valor Permite especificar el valor que aparece automáticamente en un campo al crearse un registro nuevo.
predeterminado
Regla de Permite especificar los requisitos de los datos escritos en un registro completo, un campo individual o un control. Cuando
validación los usuarios escriben datos que no cumplen la regla, se puede usar la propiedad Texto de validación para especificar el
mensaje de error resultante. Longitud máxima: 2.048 caracteres.
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una regla de validación para
validar los datos de un campo.
Texto de Permite especificar el texto del mensaje de error que aparece cuando los usuarios infringen una regla de validación.
validación Longitud máxima: 255 caracteres.
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una regla de validación para
validar los datos de un campo.
Requerido Cuando el valor de esta propiedad es Sí, es preciso especificar un valor en el campo o en los controles enlazados al
campo. Además, el valor no puede ser nulo.
Indizado Permite usar un índice para acelerar las consultas y las operaciones de ordenación y agrupamiento ejecutadas con
grandes cantidades de datos. Los índices se pueden usar asimismo para evitar que los usuarios especifiquen valores
duplicados. Opciones:
No Desactiva la indización (predeterminado).
Sí (con duplicados) Indiza el campo y permite valores duplicados. Por ejemplo, puede haber nombres y
apellidos duplicados.
Sí (sin duplicados) Indiza el campo y no permite valores duplicados.
Etiquetas Permite especificar una o varias etiquetas inteligentes para el campo y los controles enlazados al campo. Las etiquetas
inteligentes inteligentes son componentes que reconocen los tipos de datos de un campo y permiten realizar acciones en función de
esos tipos de datos. Por ejemplo, en un campo denominado Dirección de correo electrónico, una etiqueta inteligente
puede crear un nuevo mensaje de correo o agregar la dirección a una lista de contactos.
Haga clic en Generar (...) para ver una lista de las etiquetas inteligentes disponibles.
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complejos. Por ejemplo, debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe. Aunque el informe sea un
listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas realizadas por zona comercial, primero debe determinar
qué campos contienen los datos que desea ver en el registro y en qué tablas o consultas residen.
Después de elegir el origen de los registros, normalmente le parecerá más sencillo crear el informe utilizando un asistente
para informes. El Asistente para informes es una característica de Access que le guía por una serie de preguntas y, a
del informe, como etiquetas, encabezados y gráficos. La tabla o consulta que proporciona los datos subyacentes también
se conoce como origen de registros del informe. Si los campos que desea incluir se encuentran todos en una sola tabla,
utilice dicha tabla como origen de registros. Si los campos se encuentran en más de una tabla, le será más conveniente
utilizar una o más consultas como origen de registros. Puede que dichas consultas ya existan en la base de datos, o bien,
puede ser necesario crear consultas específicas que cubran las necesidades del informe. En la sección Vea también
encontrará vínculos que le permitirán obtener acceso a más información sobre las consultas.
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ningún tipo de información. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. La herramienta Informe
puede no crear el producto final terminado que desea obtener en última instancia, pero resulta muy útil para ver
rápidamente los datos subyacentes. Después, puede guardar el informe y modificarlo en la vista Presentación o en la vista
1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe.
3. Para obtener más información sobre cómo ver e imprimir el informe, vea la sección Ver, imprimir o enviar el
Después de ver el informe, puede guardarlo y, a continuación, cerrar tanto el informe como la tabla o consulta subyacente
que ha utilizado como origen de registros. La próxima vez que abra el informe, Access mostrará los datos más recientes del
origen de registros.
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También puede especificar cómo se agrupan y se ordenan los datos, y puede utilizar los campos de más de una tabla o
consulta, siempre que haya especificado de antemano las relaciones entre las tablas y consultas. En la sección Vea
también encontrará vínculos que le permitirán tener acceso a más información sobre la creación de relaciones.
2. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. En la última, haga clic en Finalizar.
En la Vista preliminar del informe, éste aparece tal y como se imprimirá. También puede ampliarlo para ver mejor
determinados detalles. Para obtener más información acerca de cómo ver e imprimir el informe, vea la sección
NOTA Si desea incluir en el informe campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar
después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para informes. Al
contrario, repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los campos que desee incluir en el informe
hasta haber seleccionado todos los campos necesarios. A continuación, haga clic en Siguiente o en Finalizar para
continuar.
1. En el panel de exploración, abra la tabla o consulta que pasará a ser el origen de registros para las etiquetas
3. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para etiquetas. En la última, haga clic en Finalizar.
Access muestra las etiquetas en la Vista preliminar para que pueda verlas tal como aparecerán cuando se imprima. Puede
utilizar el control deslizante en la barra de estado de Access para ampliar sus detalles. Para ver más información sobre
cómo ver e imprimir el informe, vea la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico.
NOTA Vista preliminar es la única vista que se puede usar para ver varias columnas; las demás vistas muestran los datos
Volver al principio
en blanco para crear un informe desde el principio. Puede resultar una forma muy rápida de crear un informe,
especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos en él. El siguiente procedimiento muestra cómo utilizar
Se muestra un informe en blanco en la Vista Presentación y el panel Lista de campos (lista de campos: ventana
que enumera todos los campos del origen de registros u objeto de base de datos subyacente, excepto en la vista
Diseños de las páginas de acceso a datos. En esta vista, se enumeran todos los orígenes de registros y sus
3. Arrastre cada campo al informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla CTRL y seleccione varios
4. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar un logotipo, título, números
Para obtener más información sobre cómo agregar características al informe, siga los vínculos de la sección Vea también.
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crear informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un
control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se muestra un resumen de los tipos de
Encabezado del informe Esta sección se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del
informe se utiliza para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como un
logotipo o un título y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función de agregado Sum
(Suma) en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del
Encabezado de página Esta sección se imprime al principio de cada página. Por ejemplo, para repetir el
Encabezado de grupo Esta sección se imprime al principio de cada grupo de registros y se utiliza para
imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe cuyos datos estén agrupados por productos, el
encabezado de grupo se utiliza para imprimir el nombre de los productos. Cuando se coloca un control calculado
que utiliza la función Suma en el encabezado de grupo, la cantidad resultante de la suma corresponde al grupo
actual.
Detalle Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los controles
Pie del grupo Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se utilizan para
Pie de página Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se utilizan para imprimir
NOTA En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, cuando se imprime
el informe o se obtiene la vista previa, el pie del informe aparece encima del pie de página, justo después del
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Control dependiente Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se
denominan controles dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores contenidos en los
campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o
gráficos. El tipo más común de control dependiente es el cuadro de texto. Por ejemplo, un cuadro de texto de un
formulario que muestre los apellidos de un empleado podría obtener esta información del campo Apellidos de la
tabla Empleados.
Control independiente Los controles que no tienen orígenes de datos (un campo o expresión) son
controles independientes. Puede utilizar los controles independientes para mostrar información, líneas,
rectángulos e imágenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título de un informe es un control
independiente.
Control calculado Los controles cuyo origen de datos es una expresión en lugar de un campo son controles
calculados. El valor que desea que aparezca en el control se especifica definiendo una expresión como el origen
de los datos del control. Una expresión es una combinación de operadores (como por ejemplo = y + ), nombres de
controles, nombres de campos, funciones que devuelven un único valor y valores constantes. Por ejemplo, la
siguiente expresión calcula el precio de un artículo con un descuento del 25 por ciento multiplicando el valor del
En la sección Vea también encontrará vínculos donde podrá obtener más información sobre las expresiones.
Cuando cree un informe, posiblemente lo más eficaz sea agregar y organizar primero todos los controles dependientes,
especialmente si son la mayoría de los controles del informe. Después puede agregar los controles independientes y
calculados que completen el diseño utilizando las herramientas del grupo Controles en la ficha Diseño.
Los controles se enlazan con un campo especificando el campo del cual toma los datos el control. el campo del cual toma
los datos el control. Puede crear un control enlazado con el campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel Lista
de campos hasta el informe. El panel Lista de campos muestra los campos de la tabla o consulta subyacente del informe.
Para mostrar el panel Lista de campos, en la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos
existentes.
Como alternativa, puede enlazar un campo con un control escribiendo el nombre del campo en el propio control o en el
cuadro del valor OrigenDelControl de la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las características
Utilizar el panel Lista de campos es la mejor manera de crear un control por dos motivos:
Un control dependiente lleva adjunta una etiqueta y la etiqueta toma como título predeterminado el nombre
del campo (o el título definido para el campo en la tabla o consulta subyacente), por lo que no es necesario
Los controles dependientes heredan muchos de los mismos valores del campo de la tabla o consulta
subyacente (como las propiedades Formato, LugaresDecimales y MáscaraDeEntrada). Por tanto, puede estar
seguro de que estas propiedades del campo seguirán siendo las mismas cuando cree un control dependiente de
dicho campo.
Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo con un campo, ajuste la propiedad OrigenDelControl al
nombre del campo. Para obtener información detallada sobre la propiedad OrigenDelControl, busque "OrigenDelControl"
en la Ayuda.
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informe como guía, puede ajustar el ancho de las columnas, reorganizar las columnas y agregar niveles de grupo y totales.
Puede colocar nuevos campos en el diseño del informe y establecer las propiedades para el informe y sus controles.
Para cambiar a la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de exploración
Puede utilizar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del informe así como de sus controles y secciones.
Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al informe. Para mostrar el
Presione ALT+F8.
Se pueden agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos hasta el informe.
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al informe agregándolos a la cuadrícula de diseño. La hoja de propiedades le permite tener acceso a un mayor número de
La hoja Propiedades se utiliza para modificar las propiedades del informe en sí y los controles y secciones que contiene.
El panel Lista de campos se emplea para agregar al diseño del informe campos de la tabla o la consulta subyacentes.
Para mostrar el panel Lista de campos, lleve a cabo una de las siguientes acciones:
Presione ALT+F8.
Se pueden agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos hasta el informe.
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Agregar campos del panel Lista de campos
Para agregar un solo campo, arrástrelo desde el panel Lista de campos a la sección del informe donde
desee mostrarlo.
Para agregar varios campos al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos
Al colocar los campos en una sección del informe, Access crea un cuadro de texto dependiente para cada uno de esos
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informe un campo desde el panel Lista de campos. Se pueden crear otros controles en la vista Diseño mediante las
2. Haga clic en la cuadrícula del informe donde desea colocar la esquina superior izquierda del control. Haga clic
una vez para crear un control de tamaño predeterminado, o bien, haga clic en la herramienta y arrástrela en la
3. Si no coloca correctamente el control al primer intento, muévalo con la ayuda del procedimiento siguiente:
1. Haga clic en el control para seleccionarlo.
2. Sitúe el puntero sobre el control hasta que se convierta en una flecha de cuatro puntas .
Este procedimiento crea un control "independiente". Si el tipo de control puede mostrar datos (un cuadro de texto o casilla
de verificación, por ejemplo), es necesario especificar un nombre de campo o una expresión en la propiedad
OrigenDelControl para el control antes de mostrar ningún dato. Vea la sección Obtener información sobre los controles de
Presione F4.
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Guarde el trabajo
Una vez guardado el diseño del informe, puede usarlo siempre que lo necesite. El diseño del informe sigue igual, pero los
datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede modificar el diseño del
2. Si el informe no tiene título, escriba un nombre en el cuadro Nombre del informe y haga clic en Aceptar.
Guarde el diseño del informe con un nombre distinto
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.
2. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre en el cuadro Guardar informe en, seleccione
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actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede modificar el diseño del mismo o
Ver el informe
Existen varias formas para ver el informe. El método que elija dependerá de lo que desea hacer con el informe y de los
datos:
Si desea realizar cambios provisionales en los datos que aparezcan en el informe antes de imprimirlo, o si
desea copiar los datos del informe al Portapapeles, utilice la vista Informe.
Si desea poder cambiar el diseño del informe mientras ve los datos, utilice la vista Presentación.
Si simplemente desea ver el aspecto del informe cuando se vaya a imprimir, utilice la Vista preliminar.
NOTA Si el formato del informe cuenta con varias columnas, podrá ver sólo el diseño de columna en la Vista preliminar.
Si el informe no está abierto, haga doble clic sobre él en el panel de exploración para verlo en la vista Informe.
Si el informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de exploración y, a
arrastre en el margen derecho las fichas que desea seleccionar. A continuación puede copiar estas filas en el Portapapeles
Haga clic con el botón secundario en las filas seleccionadas y, a continuación, haga clic en Copiar.
y se desea ver sólo aquellas filas donde está "Canadá", siga el procedimiento siguiente:
1. Busque la palabra "Canadá" en el informe y haga clic con el botón secundario sobre ella.
Una vez que se haya eliminado un filtro, no se podrá volver a activar usando el comando Alternar filtro. Tendrá que volver
a crear el filtro.
NOTA Si aplica un filtro a un informe y luego guarda y cierra el informe, el filtro también se guarda. Sin embargo, cuando
vuelva a abrir el informe, Access no aplicará el filtro. Para volver a aplicar el filtro, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y
en el menú contextual.
Puede utilizar los botones de desplazamiento para ver las páginas de un informe secuencialmente, o para ir directamente a
cualquiera de ellas.
Escriba el número de página en este cuadro y presione ENTRAR para ir a una página concreta.
En la Vista preliminar, puede acercar la imagen para ver detalles concretos o alejarla para ver la disposición de los datos en
la página. Con el cursor dentro del informe, haga clic una vez. Para invertir el efecto del zoom, haga clic de nuevo. También
puede utilizar el control del zoom en la barra de estado de Access para acercar o alejar la imagen.
Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y elija Vista Presentación o
SUGERENCIA Una vez obtenida la vista previa del informe, puede exportar los resultados a Microsoft Office Word 2007,
Microsoft Office Excel 2007 o a cualquier otro programa de Office. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar datos,
haga clic en el botón del formato que desea y siga las instrucciones.
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Imprimir el informe
Un informe se puede imprimir desde cualquier vista, con independencia de que esté abierto o cerrado. Antes de imprimirlo,
es conveniente asegurarse bien de la configuración de página, como márgenes u orientación. Access guarda la
configuración de página junto con el informe, de modo que sólo es preciso establecerla una vez. Sin embargo, podrá
Vista preliminar es mejor porque puede ver inmediatamente el efecto de cualquier cambio realizado.
2. En la ficha Vista preliminar, en el grupo Diseño de página, haga clic en Vertical o en Horizontal
para definir la orientación de la página; en Tamaño para establecer el tamaño del papel; en Márgenes
3. Una vez hecho el cambio, utilice los botones de exploración para ver varias páginas y asegurarse de que no
3. Especifique las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo de impresión o el número de copias.
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1. En el panel de exploración, haga clic en el informe para seleccionarlo, haga clic en el botón Microsoft Office
2. En el cuadro de diálogo Enviar objeto como, dentro de la lista Seleccionar el formato de resultados, haga
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Vea también
Crear e imprimir etiquetas
Crear un informe agrupado o un informe de resumen
Crear una consulta de selección sencilla
Crear una expresión
Crear, modificar o eliminar una relación
Modificar, editar o cambiar un informe
almacenados en las tablas de Access. La manera más fácil de proceder es utilizar el Asistente para etiquetas de Access
para crear e imprimir las etiquetas a partir de un informe creado. Además, puede importar datos a Access desde otros
orígenes de datos, como libros de Microsoft Office Excel 2007 y listas de contactos de Microsoft Office Outlook 2007, y
"combinar" esos datos o las tablas existentes de Access con un documento de Microsoft Office Word 2007 y crear e
cuestión. Las etiquetas suelen utilizarse normalmente como etiquetas postales, si bien todos los datos de Access se
pueden imprimir con formato de etiqueta para varios fines. En el caso de las etiquetas postales, el informe obtiene los datos
de dirección de las tablas o consultas que contienen las direcciones. Al imprimir el informe, se obtiene una sola etiqueta por
El Asistente para etiquetas le hace una serie de preguntas sobre las etiquetas y los datos que desea mostrar en las
mismas. El asistente crea el informe, que podrá personalizar posteriormente si lo considera oportuno.
Crear etiquetas mediante el Asistente para etiquetas de Access
1. En el panel de exploración, seleccione o abra la tabla o consulta que va a ser el origen de registros de las
etiquetas.
En caso contrario, busque un producto cuyos valores en las columnas Dimensiones y Número horizontal
Mida sus etiquetas y escriba las medidas en los cuadros correspondientes del cuadro de diálogo
Nueva etiqueta.
que desee.
4. Seleccione Hojas sueltas o Continua bajo Tipo de etiqueta y, a continuación, haga clic en Siguiente.
5. Seleccione el nombre, el tamaño y el espesor de la fuente así como el color de texto que desee aplicar a la
6. En la página ¿Qué desea incluir en la etiqueta postal? del asistente, elija los campos que desee incluir en
las etiquetas desde la lista Campos disponibles y haga doble clic en los mismos para agregarlos al cuadro
Etiqueta prototipo.
Para agregar espacio entre los campos del cuadro Etiqueta prototipo, presione la BARRA
ESPACIADORA.
Para moverse entre los campos y las líneas, utilice las teclas de dirección.
Para agregar otro texto o signo de puntuación (por ejemplo, una coma detrás del nombre de la
ciudad), haga clic para colocar el cursor en el lugar donde debe aparecer el texto y comience a escribir.
NOTA Sólo puede agregar campos de los siguientes tipos de datos mediante el Asistente para etiquetas: Texto,
Número, Fecha/Hora, Moneda, Sí/No o Datos adjuntos. Para agregar campos de tipos de datos Memo, Objeto
OLE o Hipervínculo, abra el informe de etiquetas en la vista Diseño una vez completado el Asistente para
etiquetas y utilice el panel Lista de campos para agregar campos. Para abrir el panel Lista de campos con el
7. En la siguiente página, puede elegir los campos por los que va a ordenar las etiquetas. Por ejemplo, desea
ordenar por código postal para un envío de gran tamaño. Elija los campos por los que desee ordenar en la lista
Campos disponibles y haga doble clic en los mismos para agregarlos al cuadro Ordenar por. Cuando termine,
Si ha optado por Ver las etiquetas tal y como se imprimirán en la última página del Asistente para etiquetas,
Access mostrará las etiquetas en la Vista preliminar. Puede hacer clic en la etiqueta para acercarla o alejarla, o
Si ha optado por Modificar el diseño de la etiqueta en la última página del Asistente para etiquetas, Access
Diseño y realizando los cambios oportunos. Cuando trabaja con etiquetas, se recomienda utilizar la vista Diseño, ya que
tendrá mayor control sobre el diseño. Para ver el resultado de los cambios realizados en la vista Diseño, pase a la Vista
preliminar.
Si los datos no están correctamente alineados con las etiquetas
En muchos casos, puede corregir los pequeños problemas en materia de diseño de la etiqueta realizando los ajustes
necesarios en la vista Diseño. Puede mover los controles y ajustar el tamaño de la etiqueta cambiando el ancho o el alto de
la sección Detalle.
Para pasar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y, a continuación,
Si necesita cambiar los márgenes o el espaciado entre las etiquetas, puede utilizar el cuadro de diálogo Configurar página
en la vista Diseño.
En la ficha Configurar página, en el grupo Diseño de página, haga clic en Columnas . Aparece el cuadro de diálogo
Puede cambiar las siguientes opciones en las tres secciones del cuadro de diálogo Configurar página:
Sección Opción Descripción
Configuración de Número de Este valor debe ser igual al número de etiquetas en la página.
cuadrícula columnas
Espacio entre filas Especifique otro valor para aumentar o reducir el espacio vertical entre las filas de las
etiquetas.
Espacio entre Especifique otro valor para aumentar o reducir el espacio horizontal entre las columnas de
columnas las etiquetas.
Tamaño de Ancho No olvide la configuración de los márgenes ni el espacio entre columnas cuando establezca
columna este valor.
Para comprobar y ajustar los márgenes, haga clic en Opciones de impresión en el
cuadro de diálogo Configurar página.
Igual que en Cuando está seleccionada esta opción, establece el ancho y alto de columna en los mismos
detalle valores que el ancho y alto de la sección Detalle en la vista Diseño.
Diseño de columna Hacia abajo y Cuando está seleccionada esta opción, los datos de la etiqueta se imprimen hacia abajo en
después a lo ancho la primera columna y, a continuación, hacia abajo en la segunda columna y así
sucesivamente.
A lo ancho y Cuando está seleccionada esta opción, los datos de la etiqueta se imprimen a lo ancho en
después hacia la primera fila, después a lo ancho en la segunda fila y así sucesivamente.
abajo
NOTA También puede utilizar el cuadro de diálogo Configurar página en la Vista preliminar. Cuando haga clic en
Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo, verá cómo los nuevos valores afectan a las etiquetas.
Puede que tenga que experimentar un poco para obtener una alineación óptima de los datos en las etiquetas,
especialmente en el caso de las etiquetas de hojas sueltas y de varias columnas. Un informe de etiqueta se compone de
varias áreas que ocupan espacio. Por ejemplo, las propias etiquetas, el espacio entre las etiquetas y el espacio que ocupan
los márgenes de página. Por lo tanto, si la hoja de etiquetas tiene un ancho de 8,5 pulgadas y se utiliza un margen de 0,25
pulgadas a la izquierda y a la derecha, sólo queda un espacio disponible de 8 pulgadas (8,5 menos 0,5). Si se diseña el
informe para dos columnas de etiquetas y se utilizan 0,25 pulgadas para el espacio entre etiquetas (valor del espacio entre
columnas en el cuadro de diálogo Configurar página), quedan sólo 7,75 pulgadas disponibles para las propias etiquetas.
Por consiguiente, el ancho de la sección Detalle no puede ser mayor que 3,875 pulgadas (7,75 / 2 columnas) para que
quepan los datos de las etiquetas. Se aplica el mismo principio en dirección vertical; es preciso tener en cuenta los
márgenes superior e inferior así como el espacio entre las filas cuando se ajusta el alto de las etiquetas.
Si debido a los valores de configuración en el cuadro de diálogo Configurar página y/o al ancho de los controles en el
diseño de informe algunos de los datos no caben en la página cuando ésta se imprime o se presenta en vista previa,
Access muestra el mensaje "Es posible que no se muestren algunos datos". Este mensaje indica con seguridad que debe
ajustar la configuración de la página y quizás tenga que cambiar el tamaño de los controles en el diseño de informe.
Reduzca el ancho de los controles en la sección Detalle para que quepan en el espacio disponible calculado
de una sola etiqueta. Vea el anterior ejemplo en esta columna si desea obtener información sobre cómo calcular
el espacio disponible.
Reduzca el tamaño de los márgenes de página en el cuadro de diálogo Configurar página. De este modo, se
3. Especifique las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo de impresión o el número de copias.
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parámetros y defínala como el origen de registros del informe de etiqueta. Cuando abra el informe, la
consulta le pedirá que especifique los criterios para la recuperación de registros. Los registros que cumplan
Si utiliza Word para crear e imprimir las direcciones, defina la consulta de parámetros como origen de datos
direcciones y seleccionar las direcciones para las que desee imprimir etiquetas, siga este procedimiento:
2. Utilice el Asistente para consultas sencillas para crear una consulta que incluya todos
ImprimirEtiqueta, escriba Sí. La consulta recuperará sólo las direcciones que desee imprimir.
en el nombre de la consulta.
5. Antes de imprimir las etiquetas, abra la tabla en la vista Hoja de datos y active las
casillas de verificación correspondientes a las direcciones que desee imprimir. Desactive las casillas
informe e imprímalo.
Imprimir direcciones directamente en los sobres Quizás desee imprimir las direcciones directamente en
los sobres en lugar de imprimirlas en etiquetas y pegar las etiquetas impresas en los sobres. Para imprimir una
etiqueta en un sobre, es preciso definir una etiqueta personalizada. En el paso 1 del asistente, cuando se le
solicite que especifique los detalles de las etiquetas, haga clic en Personalizar y siga las instrucciones del paso
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combinación de correspondencia y dar formato e imprimir las etiquetas, podrá utilizar el Asistente para combinar
correspondencia de Word.
1. En el panel de exploración, seleccione la tabla o la consulta que contiene los datos que desea imprimir.
2. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Más y, a continuación, haga clic en Combinar
3. Si ya ha creado un documento y desea vincular los datos a ese documento, haga clic en Vincular los datos a
un documento Microsoft Word existente. En caso contrario, haga clic en Crear un documento nuevo y
Seleccione un documento de Microsoft Word. Seleccione el documento que desee y, a continuación, haga clic
5. En Word, siga las instrucciones que aparecen en el panel Combinar correspondencia. Para obtener más
información sobre el Asistente para combinar correspondencia de Word, vea la Ayuda de Word.
NOTA Puede usar Word para imprimir direcciones, independientemente del lugar donde estén almacenadas las
direcciones. Desde Word, puede conectarse a las listas de direcciones almacenadas en varios programas, como Excel,
Outlook y Access. O bien, si no tiene lista de direcciones, puede crear una en Word y, a continuación imprimir las etiquetas.
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Vea también
Crear informes sencillos
Modificar, editar o cambiar un informe
Office Access 2007 tiene dos vistas que se pueden utilizar para realizar cambios en el informe: la vista Presentación y la
vista Diseño. La elección de la vista que se va a utilizar depende de la tarea específica que se va a llevar a cabo. Asimismo
cualquier cambio que se desee hacer en un informe de Office Access 2007. En la vista Presentación, el informe se está
ejecutando, por tanto puede ver los datos tal como los vería si se fueran a imprimir. Sin embargo, en esta vista también
puede hacer cambios en el diseño del informe. Como puede ver los datos mientras está modificando el informe, es una
vista muy práctica para establecer el ancho de las columnas, agregar niveles de agrupación o realizar cualquier otra tarea
que afecte al aspecto y a la legibilidad del informe. En la siguiente ilustración se muestra el informe Guía telefónica de
de página en esta vista. También, si ha usado Configurar página para aplicar formato al informe con columnas, las
columnas no se mostrarán en la Vista Presentación. Sin embargo, la vista Presentación se aproxima bastante al aspecto
del informe impreso. Si desea ver el aspecto del informe que tendría al imprimirse, utilice la Vista preliminar.
Algunas tareas no se pueden realizar en la vista Presentación, en cuyo caso hay que cambiar a la vista Diseño. En algunas
situaciones, Access mostrará un mensaje en el que se le indica que debe cambiar a la vista Diseño para realizar un cambio
determinado.
Volver al principio
encabezado y pie de página del informe, la página y los grupos. El informe no se está ejecutando en la vista Diseño, por lo
que no se pueden ver los datos subyacentes mientras se trabaja; sin embargo, hay determinadas tareas que se pueden
Agregar una mayor variedad de controles al informe, como etiquetas, imágenes, líneas y rectángulos.
Editar orígenes de control de cuadro de texto en los mismos cuadros de texto sin utilizar la hoja de
propiedades.
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Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y seleccione la vista que desee en
el menú contextual.
Haga clic con el botón secundario en la ficha de documento o en la barra de título del informe y elija la vista
En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en el botón Vista para alternar entre las vistas disponibles.
También puede hacer clic en la flecha situada debajo de Vista y seleccionar una de las vistas disponibles del
Haga clic con el botón secundario en un área en blanco del informe y elija la vista que desee. Si el informe
está abierto en la Vista Diseño, deberá hacer clic con el botón secundario fuera de la cuadrícula de diseño.
Haga clic en uno de los pequeños iconos de vistas de la barra de estado de Access.
Si el informe no está abierto, haga doble clic sobre él en el panel de exploración para abrirlo en la vista Informe. Para abrir
el informe en otra vista, haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y, a continuación, elija la
NOTA Si está modificando un informe en el que haya usado Configurar página para crear varias columnas (por ejemplo,
un informe de etiquetas postales), sólo podrá ver las columnas en la Vista preliminar. Cuando abra el informe en la vista
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Diseño.
Agregar un campo
Enlazar un cuadro de texto a un campo diferente (cambiar el origen del control de un control)
Aparece un borde alrededor del elemento para indicar que el campo está seleccionado.
2. Arrastre el límite derecho o izquierdo del borde hasta que la columna tenga el ancho que desea.
Principio de sección
Cambiar el alto de fila o campo
1. Haga clic en un elemento de la fila que desee ajustar.
Aparece un borde alrededor del elemento para indicar que el campo está seleccionado.
2. Arrastre el límite superior o inferior del borde hasta que la fila tenga el alto que desea.
Principio de sección
Agregar un campo
1. En la ficha Formato, en el grupo Controles y campos, haga clic en Agregar campos existentes.
Se muestra la lista de campos disponibles. Si hay campos disponibles en otras tablas, éstos se mostrarán en
2. Arrastre un campo de Lista de campos sobre el informe. Al mover el campo, un área resaltada indicará
NOTA Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada campo de
la Lista de campos que desea. Suelte después la tecla CTRL y arrastre los campos sobre el informe. Todos se
Principio de sección
informes un aspecto uniforme. Puede considerar que un diseño de controles es como una tabla donde cada celda contiene
un control. Los siguientes procedimientos le indican cómo se pueden agregar, eliminar o reorganizar los controles en los
diseños de controles.
En los diseños de controles tabulares, los controles están organizados en filas y columnas, al igual que en
una hoja de cálculo, con etiquetas en la parte superior. Los diseños de controles tabulares siempre se expanden
en dos secciones de un informe; en cualquier sección que haya controles, las etiquetas estarán en la sección de
en papel, con una etiqueta a la izquierda de cada control. Los diseños apilados están siempre incluidos en una
única sección del informe. En la siguiente ilustración se muestra un diseño de control apilado básico.
Puede contar con varios diseños de controles de distintos tipos en un informe. Por ejemplo, puede tener un diseño tabular
para crear una fila de datos para cada registro y uno o varios diseños apilados debajo donde se incluyan más datos del
mismo registro.
El usuario crea un informe haciendo clic en Informe en el grupo Informes de la ficha Crear.
El usuario crea un informe nuevo haciendo clic en Informe en blanco en el grupo Informes de la ficha
Crear y por último, arrastra un campo desde el panel Lista de campos hasta el informe.
En un informe existente, puede crear un nuevo diseño de controles siguiendo este procedimiento:
2. Si desea agregar otros controles al mismo diseño, mantenga presionada la tecla MAYÚS y proceda a
seleccionarlos.
Haga clic con el botón secundario en los controles seleccionados, elija Diseño y haga clic en
Tabular o Apilado .
Seleccione el diseño de controles haciendo clic en el selector de diseño naranja situado en la esquina
En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles, elija el tipo de diseño que desee
(Tabular o Apilado ).
Haga clic con el botón secundario en el diseño de controles, elija Diseño y, a continuación, haga
1. Mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en los controles que desee mover hasta el nuevo diseño de
controles.
En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles, haga clic en el tipo de diseño que desee
Haga clic con el botón secundario en los controles seleccionados, elija Diseño y, a continuación,
medida que arrastra el campo, una barra horizontal o vertical indica dónde se colocará la columna al soltar el
botón.
Puede mover un control de un diseño de controles a otro del mismo tipo. Por ejemplo, puede arrastrar un
control desde un diseño apilado a otro, pero no podrá arrastrarlo hasta uno tabular.
Simplemente arrastre el campo desde el panel Lista de campos hasta el diseño. Una barra horizontal o
2. Si desea agregar otros controles al mismo diseño, mantenga presionada la tecla MAYÚS y proceda a
seleccionarlos. Si lo desea, puede seleccionar controles que estén en otros diseños de controles.
Una barra horizontal o vertical indica dónde se colocará el campo al soltar el botón.
diseño al que está realizando la adición. Si la adición la efectúa a un diseño tabular, haga clic en
2. Arrastre el nuevo diseño hasta el diseño existente. Una barra horizontal o vertical
Seleccione el control que desee eliminar del diseño. Para seleccionar varios controles, mantenga presionada
la tecla MAYÚS y, a continuación, seleccione los controles que desee eliminar. Para seleccionar todos los
controles del diseño, haga clic en el cuadro del selector del diseño situado en la parte superior izquierda del
diseño.
Haga clic con el botón secundario en uno de los controles seleccionados, elija Diseño y, después,
Principio de sección
Eliminar un campo o una columna
1. Haga clic en el campo o en la columna que desea eliminar, o bien haga clic en la etiqueta o encabezado de
columna.
Access dibuja un borde alrededor del elemento para indicar que está seleccionado.
2. Presione SUPRIMIR.
Principio de sección
Cambiar la configuración de la página
Use el grupo Diseño de página de la ficha Configurar página para cambiar el tamaño, la orientación, los márgenes, etc.
2. En el grupo Diseño de página, haga clic en Tamaño para seleccionar un tamaño de papel diferente.
4. Haga clic en Márgenes para realizar ajustes en los márgenes del informe.
Principio de sección
Cambiar el formato de un campo
1. Seleccione el campo al que desea dar formato.
2. En la ficha Formato, utilice las herramientas del grupo Fuente para aplicar el formato que desee.
Principio de sección
Enlazar un cuadro de texto a un campo diferente (cambiar el origen del
control de un control)
1. Haga clic en la columna o en el campo en el que desea cambiar el origen del control.
Aparece un borde alrededor del elemento para indicar que el campo está seleccionado.
el nuevo campo. Puede seleccionar el campo en la lista desplegable o bien escribir una expresión en el cuadro.
En la sección Vea también de este artículo encontrará vínculos que le ofrecerán más información.
Principio de sección
Cambiar el origen de registros del informe
1. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para que aparezca.
4. En la lista desplegable Origen de registros, seleccione la tabla o consulta que desea utilizar para el origen
NOTA Si el informe está basado actualmente en una tabla, Access pregunta si desea crear una consulta
basada en la tabla. Haga clic en Sí para mostrar el Generador de consultas y crear la consulta o haga clic en No
para cancelar la operación. Si decide crear una consulta, la consulta nueva pasará a ser el origen de registros del
informe. Se creará como una consulta "incrustada"; es decir, almacenada en la propiedad OrigenDelRegistro en
Principio de sección
Ajustar texto en un campo
1. Si no se muestra la hoja de propiedades, haga clic con el botón secundario en el campo donde desea ajustar
el texto y seleccione Propiedades. En caso contrario, sólo haga clic en el campo para seleccionarlo.
Principio de sección
Agregar líneas de división
Si los controles están incluidos en un diseño de controles, puede agregar líneas de división para proporcionar una
separación más visual entre los controles. Para obtener más información acerca de los diseños de controles, vea la sección
Aparece un borde alrededor del campo para indicar que está seleccionado.
NOTA También puede agregar líneas de división haciendo clic con el botón secundario en cualquier campo del diseño de
controles, apuntando a Presentación y, a continuación, a Líneas de división y seleccionando el tipo de cuadrícula que
desea.
Principio de sección
Agregar o modificar un logotipo u otra imagen
Los siguientes procedimientos le muestran cómo se agrega un logotipo a un informe usando la herramienta Logotipo y
cómo se cambia el tamaño de un control de imagen o una imagen dentro de un control de imagen.
Agregar un logotipo
1. En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Logotipo.
2. Desplácese a la carpeta donde se almacena el archivo de logotipo y haga doble clic en el archivo.
Aparece un borde alrededor del control para indicar que está seleccionado.
2. Coloque el puntero en el borde. Cuando el puntero se convierte en una flecha de dos puntas, puede
arrastrarlo en las direcciones indicadas por las flechas para reducir o ampliar el control de imagen.
Tenga en cuenta que el valor predeterminado de la propiedad Modo de cambiar el tamaño de una imagen es Recortar, lo
que significa que la imagen tendrá el mismo tamaño independientemente del tamaño del control de imagen. Si desea
ampliar o reducir la imagen cuando cambia el tamaño del control, utilice el procedimiento siguiente:
Recortar La imagen tiene el mismo tamaño, independientemente del tamaño del control de imagen. Si reduce el tamaño del control de
imagen con respecto a la imagen, ésta se recorta.
Estirar La imagen se expande vertical y horizontalmente para coincidir con el tamaño del control de imagen. La relación de aspecto
original de la imagen no se conserva, por tanto esta configuración puede producir una imagen distorsionada a menos que
establezca con precisión el alto y el ancho del control de imagen.
Zoom Cuando se cambia el tamaño del control de imagen, la imagen se ajusta al mayor tamaño posible sin afectar la relación de
aspecto original de la imagen.
Principio de sección
Agregar o editar el título de un informe
Los siguientes procedimientos muestran cómo se agrega o se edita una etiqueta que contiene el título de un informe.
Se agrega una etiqueta nueva al encabezado de informe para poder escribir un nombre de informe como título.
2. Al crear la etiqueta, se selecciona el texto para que si desea cambiarlo, sólo tenga que escribir el título.
2. Escriba el texto que desee usar como título del informe y presione ENTRAR cuando termine.
Principio de sección
Agregar números de página, la fecha actual o la hora actual
Los siguientes procedimientos le muestran cómo se agregan números de página a un informe y cómo se agrega la fecha o
la hora actuales.
3. Desactive la casilla de verificación Mostrar el número en la primera página si desea que no aparezca un
Los números de página se agregan al informe. Cambie a Vista preliminar para ver la apariencia de los números
cuando se imprimen.
En el área Ejemplo del cuadro de diálogo se muestra un ejemplo de la fecha y de la hora en los formatos
elegidos.
Principio de sección
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2. Busque un área abierta en el informe para crear el cuadro de texto. La ubicación inicial no es
importante, pues lo puede mover después a su ubicación final. Lo más importante es dejar de tres a cinco
centímetros a la izquierda del cuadro de texto para la etiqueta, para poder eliminarla fácilmente. Al hacer clic en el
3. Haga clic en la etiqueta (justo a la izquierda del cuadro de texto nuevo) y presione SUPRIMIR.
4. Haga clic una vez en el cuadro de texto nuevo para seleccionarlo y, a continuación vuelva a hacer clic para
7. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, establezca la propiedad Suma continua en Sobre todo.
NOTA Si es un informe agrupado y si desea que la numeración comience en 1 en cada grupo, establezca la
8. Vuelva a cambiar el tamaño del cuadro de texto a un ancho más pequeño colocando el puntero sobre el
controlador de tamaño en el borde derecho del cuadro de texto y arrastrándolo a la derecha. Deje espacio
suficiente para el número de línea mayor que espera ver en este informe.
9. Si es necesario, deje espacio para el cuadro de texto en el margen exterior izquierdo de la sección Detalle
arrastrando los controles existentes de esa sección a la derecha o cambiando el tamaño del control más a la
10. Arrastre el cuadro de texto nuevo a una posición en el límite izquierdo de la sección Detalle.
11. Cambie a vista Informe, Vista preliminar o a vista Presentación para ver los números de línea.
superior de cada página, para que pueda ver fácilmente en qué grupo están los datos. Debe seleccionar un encabezado de
1. Haga doble clic en el selector de sección de encabezado del grupo (la barra horizontal sobre la sección de
Diseño. No obstante, cada subinforme se muestra dentro de su control de subinforme, no en una ventana separada. Puesto
que el control de subinforme es a menudo demasiado pequeño para trabajar con facilidad, suele ser más cómodo abrir el
subinforme en su propia ventana para editarlo. Para abrir un subinforme en una ventana nueva, realice una de estas tareas:
en nueva ventana .
Haga clic una vez fuera del control del subinforme para asegurarse de que no esté seleccionado y, después,
haga clic con el botón secundario dentro del control del subinforme y elija Subinforme en nueva ventana.
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Vea también
Crear e imprimir etiquetas
Crear informes sencillos
Crear un informe agrupado o un informe de resumen
Crear una expresión
Realizar un recuento en los informes
Sumar en informes
La información suele ser más fácil de comprender cuando se divide en grupos. Por ejemplo, un informe en el que se
agrupan las ventas por región puede resaltar tendencias que, de otra manera, pasarían desapercibidas. Además, si se
colocan los totales al final de cada grupo en el informe, se puede evitar en gran medida el uso de una calculadora.
Microsoft Office Access 2007 facilita el uso de los informes agrupados. Se puede crear un informe agrupado básico
mediante el Asistente para informes, se puede agrupar y ordenar un informe existente, o bien, se pueden revisar las
En este artículo
Ajustar el informe
Comentarios
ordenación, así como las distintas secciones de un informe o los diferentes tipos de controles. Si estos conceptos ya le
resultan familiares, podrá omitir esta sección y pasar a la sección Crear un nuevo informe agrupado mediante el Asistente
para informes.
Agrupar y ordenar
Al imprimir un informe, normalmente se desea organizar los registros en un orden determinado. Por ejemplo, si imprime una
lista de proveedores, quizás desee ordenar los registros alfabéticamente por nombre de compañía.
En muchos casos, no basta con ordenar los registros. Quizás también desee dividirlos en grupos. Un grupo es una
colección de registros junto con información introductoria e información de resumen, como un encabezado. Un grupo se
compone de un encabezado de grupo, grupos anidados (si los hay), registros de detalle y un pie de grupo.
El agrupamiento permite separar visualmente los grupos de registros y mostrar datos introductorios y de resumen por cada
grupo. Por ejemplo, en el siguiente informe vienen agrupadas las ventas por fecha de envío y se calcula el importe total de
Puede ver cómo funciona el agrupamiento comparando el informe Lista de productos por categoría (que se muestra en la
siguiente ilustración) con la hoja de datos de su consulta subyacente, Lista de productos. Tanto en el informe como en la
consulta, los productos están ordenados por categoría, pero en el informe también se imprime el nombre de cada categoría
en una línea independiente al principio de cada grupo (en el encabezado de grupo), así como el número de productos de
cada categoría en una línea independiente al final de cada grupo (en el pie de grupo).
El nombre de la categoría aparece en cada fila de la hoja de datos.
El nombre de la categoría aparece una vez para cada grupo del informe, en el encabezado de grupo.
Los registros para cada categoría aparecen como sección separada en el informe, precedida por el encabezado de grupo
El agrupamiento puede realizarse por cualquier campo y expresión por la que se ordene (hasta 10). El agrupamiento puede
realizarse varias veces por el mismo campo o la misma expresión. En este último caso, Office Access 2007 anida los
grupos de acuerdo con su nivel de grupo. El primer campo por el que se agrupa es el primer nivel de grupo y el más
significativo; el segundo campo por el que se agrupa es el siguiente nivel de grupo, y así sucesivamente. En la siguiente
independiente al principio del grupo. Normalmente se utiliza un pie de grupo para resumir los datos del grupo en una
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Secciones de un informe
En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. Para crear informes útiles, es preciso saber cómo funciona
cada sección. Por ejemplo, la sección en la que se coloca un control calculado determina cómo Access calcula los
resultados. La lista siguiente muestra un resumen de los distintos tipos de sección y de su uso.
Encabezado del informe Se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del informe se utiliza
para la información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título y una
fecha. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página. Cuando se coloca un control
calculado en el encabezado del informe, se calcula el valor para todo el informe. Por ejemplo, si se coloca un
control que utilice la función Suma en el encabezado del informe, se calcula la suma para todo el informe.
Encabezado de página Se imprime al principio de cada página. Se utiliza un encabezado de página, por
Encabezado de grupo Se imprime al principio de cada grupo de registros y se utiliza para imprimir el
nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe cuyos datos estén agrupados por producto, el encabezado de
grupo se utiliza para imprimir el nombre de los productos. Cuando se coloca un control calculado que utilice la
Detalle Se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En la sección Detalle se colocan los
Pie de grupo Se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se utilizan para imprimir
Pie de página Se imprime al final de cada página. Los pies de página se utilizan para imprimir números de
Pie del informe Se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan para imprimir los
NOTA En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, cuando se imprime
el informe o se obtiene la vista previa, el pie del informe aparece encima del pie de página, justo después del
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Controles
Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y permiten ver y trabajar con información que enriquece la
interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes. Access admite tres tipos de controles: dependientes, independientes y
Los controles dependientes se usan para mostrar los valores de los campos de las bases de datos. Los valores
pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o gráficos. El tipo más común de control dependiente
es el cuadro de texto. Por ejemplo, un cuadro de texto de un formulario que muestre los apellidos de un empleado
Control independiente Son los controles que no tienen orígenes de datos. Los controles independientes se
utilizan para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título
Control calculado Son los controles cuyo origen de datos es una expresión en lugar de un campo. Para
especificar el valor que va a aparecer en el control se define una expresión como el origen de los datos del
control. Una expresión es una combinación de operadores (por ejemplo, = y + ), nombres de controles, nombres
de campos, funciones que devuelven un único valor y valores constantes. Por ejemplo, la siguiente expresión
calcula el precio de un artículo con un descuento del 25 por ciento multiplicando el valor del campo Precio por
Una expresión puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un informe, o bien, de un
Cuando cree un informe, posiblemente lo más eficaz sea agregar y organizar primero todos los controles dependientes,
especialmente si son la mayoría de los controles del informe. Después, puede agregar los controles independientes y
calculados que completen el diseño mediante las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseño.
Los controles se enlazan con un campo identificando el campo del cual obtiene sus datos el control. Puede crear un control
enlazado con el campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel Lista de campos al informe. (El panel Lista de
campos muestra los campos de la tabla o consulta subyacente del informe. Para mostrar el panel Lista de campos, realice
Presione ALT+F8.
Cuando haga doble clic en un campo o lo arrastre desde el panel Lista de campos al informe, crea un control dependiente.
Asimismo, se puede enlazar un campo a un control escribiendo el nombre del campo en el propio control o en el cuadro
para el valor ControlSource (OrigenDelControl) de la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las
características del control, como su nombre, el origen de sus datos y su formato. Para mostrar la hoja de propiedades,
presione F4.
El uso del panel Lista de campos es la mejor forma de crear un control dependiente, por dos motivos:
Un control dependiente lleva adjunta una etiqueta y la etiqueta toma como título predeterminado el nombre
del campo (o el título definido para el campo en la tabla o consulta subyacente), por lo que no es necesario
Los controles dependientes heredan muchos de los mismos valores del campo de la tabla o consulta
subyacente (como las propiedades Formato, LugaresDecimales y MáscaraDeEntrada). Por tanto, puede estar
seguro de que estas propiedades del campo seguirán siendo las mismas cuando cree un control dependiente de
dicho campo.
Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo con un campo, establezca la propiedad OrigenDelControl
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respuestas. Entre esas preguntas figura la referente a los campos que desea utilizar para agrupar el informe. Una vez
creado el informe, lo podrá utilizar tal cual o modificarlo según sus necesidades. Antes de iniciar el Asistente para informes,
del informe, como etiquetas, encabezados y gráficos. La tabla o consulta que proporciona los datos subyacentes también
se conoce como origen de registros del informe. Antes de comenzar a crear el informe, deberá decidir primero qué
información va a incluir. Entre los campos que elija deberán figurar los campos por los que desee agrupar o que desee
resumir. Si los campos que desea incluir se encuentran todos en una sola tabla, utilice dicha tabla como origen de registros.
Si los campos se extraen de más de una tabla, le será más conveniente utilizar una consulta como origen de registros.
Puede que dicha consulta ya exista en la base de datos, o bien, puede ser necesario crear una consulta específica que
Para obtener más información sobre las consultas, abra los vínculos en la sección Vea también de este artículo.
Iniciar el Asistente para informes
1. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente para informes.
3. Haga doble clic en los campos de la lista Campos disponibles para elegirlos.
Access los mueve a la lista Campos seleccionados. Asimismo, puede hacer clic en los botones situados entre el
cuadro Campos disponibles y el cuadro Campos seleccionados para agregar o quitar el campo seleccionado,
4. Si otra tabla o consulta contiene campos que también desea incluir en el informe, haga clic en la lista
desplegable Tablas y consultas, elija la otra tabla o consulta y siga agregando campos.
anidar para poder identificar fácilmente las relaciones entre los grupos y buscar rápidamente la información necesaria. El
agrupamiento también se puede utilizar para calcular información de resumen, como totales y porcentajes.
Cuando incluye más de una tabla en un informe, el asistente examina las relaciones entre las tablas y determina cómo
1. En la página del Asistente para informes en la que se pregunta ¿Desea agregar algún nivel de
agrupamiento?, haga clic en uno de los nombres de campo de la lista y, a continuación, haga clic en Siguiente.
2. Para agregar niveles de agrupamiento, haga doble clic en cualquiera de los nombres de campo de la lista
Asimismo, puede quitar un nivel de agrupamiento haciendo doble clic en el nivel en la página situada a la derecha
del cuadro de diálogo. Use los botones de flecha para agregar y quitar niveles de agrupamiento, y ajuste la
prioridad de un nivel de agrupamiento seleccionándolo y haciendo clic en los botones de prioridad. Access agrega
Este intervalo permite personalizar la forma en que se van a agrupar los registros. En la ilustración anterior, los
registros vienen agrupados por el campo Fecha de envío, que es un tipo de datos de fecha y hora. El Asistente
para informes ofrece opciones apropiadas para el tipo de campo en la lista Intervalos de agrupamiento. Por
consiguiente, dado que Fecha de envío es un tipo de datos de fecha y hora, puede optar por agrupar por el valor
real (Normal), Año, Trimestre, Mes, Semana, Día, Hora y Minuto. Si el campo fuese del tipo de datos Texto,
podría optar por agrupar todo el campo (Normal) o por los primeros caracteres (del 1 al 5). En el caso de un tipo
de datos numérico, puede optar por agrupar por valor (Normal) o por intervalo en incrementos seleccionados.
1. Haga clic en la primera lista desplegable y elija el campo por el que desee ordenar.
Puede hacer clic en el botón situado a la derecha de la lista para cambiar de orden ascendente a descendente, y
viceversa (Ascendente es el valor predeterminado). De manera opcional, haga clic en la segunda, tercera y
2. Haga clic en Opciones de resumen si desea resumir alguno de los campos numéricos.
Observe que el botón Opciones de resumen sólo estará visible si hay uno o varios campos numéricos en la
sección Detalle del informe. El asistente muestra los campos numéricos disponibles.
3. Active la casilla de verificación en Suma, Promedio, Mín o Máx que desee para incluir esos cálculos en el pie
de grupo.
Asimismo, puede optar por mostrar los detalles y el resumen o sólo el resumen. En el último caso, se mostrarán
los totales correspondiente a cada valor Fecha de envío (por ejemplo, si ha seleccionado la casilla de verificación
de Suma), pero se omitirán los detalles de los pedidos. También puede optar por mostrar un porcentaje de los
el título del informe, que se mostrará en la primera página del informe. Además, Access guardará el informe con
el título como nombre del documento. Puede modificar tanto el título como el nombre de documento
posteriormente si es necesario.
6. Haga clic en Finalizar. Access guarda automáticamente el informe y lo muestra en la Vista preliminar, donde
Puede utilizar los botones de desplazamiento situados en la parte inferior del Panel de vista previa para ver
secuencialmente las páginas del informe o ir a cualquier página del informe. Haga clic en uno de los botones de
desplazamiento o escriba el número de página que desee ver en el correspondiente cuadro y, a continuación, presione
ENTRAR.
En Vista preliminar, puede acercar el informe para ver los detalles o alejarlo para ver cómo están colocados los datos en la
página. Con el puntero del mouse (ratón) colocado sobre el informe, haga clic una vez. Para invertir el efecto del zoom,
vuelva a hacer clic. También puede utilizar el control de zoom en la barra de estado.
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Ajustar el informe
Es probable que el Asistente para informes no genere exactamente el resultado que esperaba para el informe. Por ejemplo,
quizás desee agregar texto, ajustar los anchos de columna, agregar un logotipo, etc. Access proporciona dos vistas en las
que puede modificar el informe: la vista Presentación y la vista Diseño, que se describen brevemente en esta sección.
Vista Presentación
La vista Presentación es la vista más fácil de utilizar para realizar cambios en los informes y proporciona la mayor parte de
las herramientas necesarias para adaptar los informes. Permite ajustar anchos de columna, reorganizar las columnas, así
como agregar o modificar los niveles de agrupamiento y totales. Puede incluir campos nuevos en el diseño del informe y
configurar las propiedades del informe y de sus controles. La vista Presentación tiene como ventaja que se pueden ver los
datos mientras se realizan los cambios en el formato del informe, de modo que se puede ver inmediatamente cómo los
Para abrir un informe en la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y,
Puede utilizar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del informe así como de sus controles y secciones.
Puede utilizar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al diseño del informe. Para
muestra la estructura subyacente del informe y proporciona algunas funciones y herramientas de diseño más que la vista
Presentación. Por ejemplo, se puede incluir una mayor variedad de controles en el informe, ajustar con mayor precisión la
alineación de los controles y configurar un número mayor de propiedades que en la vista Presentación.
Para abrir un informe en la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y, a
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utilizado en un informe es el cuadro de texto, que suele utilizarse para mostrar los datos del origen de registros subyacente
del informe. Puede crear cuadros de texto que ya están enlazados con campos del origen de registros agregando campos
del panel Lista de campos, o bien, puede agregarlos al informe mientras trabaja en la vista Diseño (pero, en ese caso,
usted mismo deberá "enlazarlos" a los campos del origen de registros). La vista Diseño tiene como ventaja que se pueden
agregar muchos otros tipos de controles, además de los cuadros de texto dependientes, como rectángulos, saltos de
página y gráficos. En esta sección se describen ambos métodos de agregar controles a un informe.
Agregar campos a un informe existente
Se recomienda utilizar la vista Presentación para agregar campos a un informe, si bien también puede hacerse en la vista
Diseño. Para agregar un campo, asegúrese de que se muestra el panel Lista de campos. El panel Lista de campos es
una lista de todos los campos que están disponibles para su colocación en el informe. Para ver el panel Lista de campos,
presione ALT+F8.
Agregar campos del panel Lista de campos
Para agregar un solo campo, arrástrelo desde el panel Lista de campos hasta la sección del informe donde
desee incluirlo.
Para agregar varios campos a la vez, haga clic en el primer campo que desee incluir, mantenga presionada la
tecla CTRL y haga clic en cada uno de los demás campos que desee agregar. A continuación, arrastre los
Al colocar los campos, Access crea un cuadro de texto dependiente para cada uno de esos campos e incluye
NOTAS
Si agrega un campo de una tabla relacionada, Access agregará el nivel de agrupamiento adecuado.
Si agrega un campo de otra tabla (no relacionada), Access mostrará un cuadro de diálogo donde podrá
especificar cómo desea relacionar la tabla con el origen de datos existente del informe.
Para ver las relaciones de tabla que ya se han especificado para la base de datos, o bien, para agregar nuevas relaciones:
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.
Para obtener más información, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación.
Agregar otros controles a un informe existente
Cuando agrega al informe un campo del panel Lista de campos, se crea automáticamente un control de cuadro de texto
dependiente. Otros controles, como etiquetas, líneas e imágenes, se pueden agregar cambiando a la vista Diseño y
Haga clic en el diseño de informe en el lugar donde desee colocar la esquina superior izquierda del control.
Haga clic una vez para crear un control de tamaño predeterminado, o bien, haga clic y arrastre en el informe para
Si no coloca el control perfectamente al primer intento, lo puede mover siguiendo este procedimiento:
Coloque el puntero sobre el control hasta que se convierta en una flecha de cuatro puntas y
Mediante este proceso se crea un control "independiente". Si el control puede mostrar datos (por ejemplo, un cuadro de
texto o una casilla de verificación), deberá escribir un nombre de campo o una expresión en la propiedad Origen del
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secundario en los campos en la vista Presentación y eligiendo la operación que desee en el menú contextual. Para cambiar
a la Vista Presentación, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de exploración y haga clic
en Vista Presentación .
NOTA Si bien en las instrucciones descritas en esta sección no se utiliza directamente el panel Agrupación, orden y
total, se recomienda abrir el panel y observar cómo cambia mientras está trabajando. De este modo, comprenderá mejor lo
que hace Access y, a medida que le resulte más fácil trabajar con el panel Agrupación, orden y total, podrá utilizarlo para
aplicar más ajustes al informe. Para mostrar el panel Agrupación, orden y total:
En el menú contextual, haga clic en la opción de ordenación que desee. Por ejemplo, para ordenar un campo
de texto en orden ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z . Para ordenar un campo numérico en orden
Access ordena el informe de acuerdo según lo haya especificado. Si está abierto el panel Agrupación, orden y total,
podrá ver que se ha agregado una nueva línea Ordenar por para el campo.
Presentación, sólo podrá ordenar un campo a la vez. Al aplicar la ordenación a otro campo, se quita el criterio de
ordenación del primer campo. El comportamiento de ordenación es diferente en los formularios, donde se pueden
establecer varios criterios de ordenación haciendo clic con el botón secundario en cada uno de los campos y eligiendo el
criterio de ordenación que desee. Para crear varios niveles de ordenación, vea la sección Agregar agrupamiento,
Agrupar en un campo
Haga clic con el botón secundario en cualquier valor del campo en el que desee agrupar.
Access agrega el nivel de agrupamiento y crea un encabezado de grupo para ese nivel. Si está abierto el panel
Agrupación, orden y total, podrá ver que se ha agregado una nueva línea Agrupar en para el campo.
general al final del informe y se agregarán totales de grupo a todos los grupos del informe.
Haga clic con el botón secundario en cualquier valor del campo para el que desee calcular el total.
Haga clic en la operación que desea realizar: Suma, Promedio, Incluir registros (para contar todos los
registros), Incluir valores (para contar sólo los registros con un valor en este campo), Máx, Mín, Desviación
estándar o Varianza.
Access agrega un control de cuadro de texto calculado al pie del informe, lo que crea un total general. Si el informe tiene
niveles de agrupamiento, Access agrega pies de grupo (si aún no los hay) y coloca el total en cada pie.
NOTA También puede agregar totales haciendo clic en el campo para el cual desea calcular el total y, a continuación, en
agrupamiento, criterios de ordenación o totales de un informe. Una vez más, la vista Presentación es la vista preferida para
trabajar, ya que es mucho más fácil ver cómo afectan los cambios a la presentación de los datos.
Mostrar el panel Agrupación, orden y total
En la vista Presentación:
En la vista Diseño:
Para agregar un nuevo nivel de ordenación o agrupamiento, haga clic en Agregar un grupo o Agregar un orden.
Se agrega una nueva línea al panel Agrupación, orden y total, y se muestra una lista de los campos disponibles.
Puede hacer clic en uno de estos nombres de campo o puede hacer clic en expresión debajo de la lista de campos para
escribir una expresión. Tras elegir un campo o escribir una expresión, Access agrega el nivel de agrupamiento al informe.
NOTAS
Si ya se han definido varios niveles de ordenación o agrupamiento, es posible que tenga que desplazarse
hacia abajo por el panel Agrupación, orden y total para poder ver los botonesAgregar un grupo y Agregar un
orden.
deseados.
Para mostrar todas las opciones de un nivel de agrupamiento u ordenación, haga clic en Más en el nivel que
desee cambiar.
Criterio de ordenación Para cambiar el criterio de ordenación, haga clic en la lista desplegable de criterios de ordenación
Intervalo del grupo Este valor determina cómo se agrupan juntos los registros. Por ejemplo, puede agrupar por el primer
carácter de un campo de texto de modo que se agrupen todas las entradas que comiencen por "A", todos los valores que
comiencen por "B", y así sucesivamente. En el caso de un campo de fecha, puede agrupar por día, semana, mes, trimestre,
Totales Para agregar totales, haga clic en esta opción. Puede agregar totales en varios campos y agregar varios tipos de
Haga clic en la flecha desplegable de Total de y seleccione el campo que desee resumir.
Haga clic en la flecha desplegable de Tipo y seleccione el tipo de cálculo que desee realizar.
Seleccione Mostrar total general para agregar un total general al final del informe (en el pie del informe).
Seleccione Mostrar totales de grupo como % de Total general para agregar un control al pie de grupo que
Seleccione Mostrar en encabezado de grupo o Mostrar en pie de grupo para mostrar el total en el lugar
deseado.
Una vez elegidas todas las opciones para un campo, puede repetir el proceso y resumir otro campo seleccionándolo en la
lista desplegable Total de. De lo contrario, haga clic fuera de la ventana emergente Totales para cerrarla.
Título Permite cambiar el título del campo que está resumiendo. Se utiliza para el encabezado de columna y las etiquetas
Con/sin una sección de encabezado Utilice esta opción para agregar o quitar la sección de encabezado que precede a
cada grupo. Cuando agrega una sección de encabezado, Access mueve el campo de agrupamiento hasta el encabezado.
Cuando quita una sección de encabezado que contiene controles que no sean el campo de agrupamiento, Access le pide
Con/sin una sección de pie Utilice esta opción para agregar o quitar la sección de pie que aparece después de cada
grupo. Al quitar una sección de pie que contiene controles, Access le pide que confirme si desea eliminar los controles.
Mantener junto el grupo Esta opción determina cómo se distribuyen los grupos en la página al imprimir el informe. Quizás
desee mantener los grupos en una página para evitar lo máximo posible que haya que dar la vuelta a las páginas para
poder ver los grupos en su totalidad. Sin embargo, esto suele aumentar la cantidad de papel necesario para imprimir el
informe, ya que la mayoría de las páginas presentarán espacios en blanco en la parte inferior.
No mantener junto el grupo en una página Utilice esta opción si no le importa que los grupos se dividan
por los saltos de página. Por ejemplo, un grupo de 30 elementos puede tener 10 elementos en la parte inferior de
¿Desea mantener todo el grupo en una página? Esta opción ayuda a minimizar el número de saltos de
página en un grupo. Si un grupo no cabe en el espacio restante de una página, Access deja ese espacio en
blanco y coloca el grupo en la siguiente página. Es posible que los grupos de gran tamaño sigan abarcando varias
páginas, pero esta opción minimiza en la medida de lo posible el número de saltos de página dentro del grupo.
Mantener el encabezado y el primer registro juntos en una página En el caso de los grupos con
encabezados de grupo, esta opción asegura que el encabezado de grupo no se imprimirá automáticamente en la
parte inferior de una página. Si Access determina que no hay espacio suficiente para que se imprima al menos
una fila de datos después del encabezado, el grupo se colocará en la siguiente página.
Cambiar la prioridad de los niveles de agrupamiento y ordenación
Para cambiar la prioridad de un nivel de agrupamiento o de ordenación, haga clic en el fila del panel Agrupación, orden y
orden y total y presione SUPRIMIR o haga clic en el botón Eliminar a la derecha de la flecha. Al eliminar un nivel de
agrupamiento, si el campo de agrupamiento estaba en el encabezado o pie de grupo, Access lo mueve a la sección Detalle
del informe. Se eliminan todos los controles incluidos en el encabezado o pie de grupo.
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Crear un informe de resumen (sin detalles de registros)
Si desea mostrar sólo totales (es decir, sólo la información en las filas de los encabezados y pies), en la ficha Formato, (o
en la ficha Diseño de la vista Diseño), en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Ocultar detalles. De este modo, se
ocultan los registros en el siguiente nivel de agrupamiento inferior, por lo que los datos de resumen se presentan de manera
más compacta. Si bien los registros están ocultos, no se eliminan los controles en la sección oculta. Haga clic en Ocultar
informe más compacto ya que las líneas de encabezado ocupan menos espacio vertical.
El procedimiento general implica quitar el encabezado de cada grupo, por lo que cada campo de agrupamiento se mueve a
la sección Detalle del informe. Para restaurar el efecto de agrupamiento visual, se establece la propiedad Ocultar
Como puede comprobar, cada nombre de compañía ocupa una línea completa, al igual que cada identificador de pedido.
En este ejemplo, va a modificar el informe para que se parezca al informe de la ilustración siguiente:
1. Abra el informe en la vista Presentación haciendo clic con el botón secundario en el Panel de exploración y, a
Cuando se quita un encabezado, Access conserva el cuadro de texto del campo de agrupamiento moviéndolo a la
sección Detalle. Sin embargo, es posible que se eliminen todos los demás controles que se encuentren en el
encabezado de grupo. Access avisará si se va a eliminar algún control como resultado de esta acción. Si el
encabezado de grupo contiene controles que desea conservar, asegúrese de moverlos a otra sección del informe
antes de llevar a cabo este paso. Deberá cambiar a la vista Diseño para mover los controles a otras secciones.
El informe resultante se muestra en la siguiente ilustración. Observe que el primer IdPedido está en la misma
Desafortunadamente, el IdPedido se repite en cada línea de detalle, por lo que resulta difícil ver con precisión
cuántos pedidos hay. Entonces, es útil establecer la propiedad Ocultar duplicados del control del cuadro de
texto. Para configurar esta propiedad, siga el procedimiento que se describe a continuación:
Los identificadores de pedido duplicados quedan ocultos. Observe que puede ver de nuevo cuántos
Ahora, el valor Nombre de compañía aparece en la misma línea que el primer registro de detalle y la propiedad
Ocultar duplicados evita que el valor Nombre de compañía se repita en cada línea. En el caso de un informe de
gran tamaño que use varios niveles de agrupamiento, esto puede contribuir a ahorrar una cantidad significativa de
papel.
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actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede modificar el diseño del mismo o
2. Si el informe no tiene título, escriba un nombre en el cuadro Nombre del informe y haga clic en Aceptar.
Guardar el diseño del informe con un nombre distinto
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.
2. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre en el cuadro Guardar informe en, haga clic en
panel de exploración. Antes de imprimirlo, debe revisar la configuración de la página, como los márgenes y la orientación.
Access guarda la configuración de la página junto con el informe, por lo que sólo es necesario especificarla una vez. Puede
Tamaño permite seleccionar entre varios tamaños de papel o escribir un tamaño de papel
personalizado.
Márgenes permite seleccionar entre varios anchos de margen predefinidos, o bien, puede
hacer clic en Avanzadas para especificar anchos de margen personalizados mediante el cuadro de diálogo
Configurar página.
Presentación).
Imprimir sólo los datos anula la impresión de las etiquetas que haya en el informe. Sólo se
imprimirán los controles enlazados con los datos de la tabla o consulta subyacente. Esta característica
puede resultar útil para los informes que se imprimen ocasionalmente en formularios preimpresos. En estos
casos, se puede anular la impresión de las etiquetas y volver a activarlas cuando se vaya a imprimir el
NOTA Si desea usar una configuración más detallada de la página, haga clic en el botón Configurar página situado en la
esquina inferior derecha del grupo Diseño de página para que se muestre el cuadro de diálogo Configurar página. Puede
utilizar Configurar página para ajustar todos los valores de configuración disponibles en la ficha Diseño de página, así
3. En el cuadro de diálogo Imprimir, especifique las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo de
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Enviar el informe por correo electrónico
Puede enviar el informe a los usuarios como mensaje de correo electrónico en lugar de imprimirlo en papel.
1. En el panel de exploración, haga clic en el informe para seleccionarlo, haga clic en el botón Microsoft Office
2. En el cuadro de diálogo Enviar objeto como, haga clic en el formato de archivo que desee utilizar.
3. Rellene los demás cuadros de diálogo que aparezcan.
4. Cuando aparezca su programa de correo electrónico, escriba los detalles del mensaje y envíelo.
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Comentarios
Puede surgir un problema si tiene un informe en un archivo .accdb que ordene o agrupe en un campo de búsqueda, y
desea importar este informe a un archivo .mdb y luego abrirlo en una versión anterior de Access.
El método interno por el que se ordenan y agrupan los campos de búsqueda en archivos .accdb es incompatible con
archivos .mdb. Si crea un informe en un archivo .accdb que usa el agrupamiento o la ordenación por un campo de
búsqueda, a continuación, lo exporta a un archivo .mdb (o utiliza el comando Guardar como para guardar la base de datos
como archivo .mdb) y luego intenta abrirlo en una versión anterior de Access, el informe no se cargará.
Para revisar el informe de modo que pueda importarlo a un archivo .mdb y abrirlo en una versión anterior de Access, haga
lo siguiente:
4. Elimine todas las líneas del panel Agrupación, orden y total haciendo clic en el botón Eliminar a la derecha
de cada línea.
6. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Cerrar base de datos.
8. Vaya al archivo .mdb al que desea importar el informe y haga clic en Abrir.
¿Cómo?
7. Si la operación de importación se realiza sin problemas, Access le solicita si desea guardar los pasos de
importación para usarlos más adelante. Si desea guardar los pasos, active la casilla de verificación Guardar
los pasos de la importación, especifique la información solicitada y haga clic en Guardar importación. Si
En el panel Campos disponibles en tablas relacionadas, busque la tabla que contiene el campo que desea
mostrar en el informe. Este campo incluirá los mismos valores que ve actualmente en el campo de búsqueda del
informe.
Haga clic con el botón secundario en el campo de visualización que acaba de agregar y haga clic en la opción
En la ventana emergente Campo/Expresión, haga clic en el nombre del campo de búsqueda del informe.
El informe ya está ordenado y agrupado tal como estaba en el archivo .accdb. Guarde y cierre el informe.
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Vea también
Crear una expresión
Crear, modificar o eliminar una relación
Modificar, editar o cambiar un informe
Realizar un recuento en los informes
Sumar en informes
Puede resultar útil realizar un recuento de los registros incluidos en un informe. En los informes agrupados o informes de
resumen, se puede mostrar un recuento de los registros incluidos en cada grupo. O bien, se puede agregar un número de
línea a cada registro para que sea más fácil hacer referencia a cada uno de ellos. En este artículo se explica, paso a paso,
2. Haga clic en el campo cuyo recuento desee realizar. Para garantizar que el recuento incluye todos los
registros, haga clic en un campo del que sabe con certeza que no contiene ningún valor nulo (campo nulo: campo
que contiene un valor Null. No se consideran nulos los campos que contienen una cadena de longitud cero (" ") o
Para hacer un recuento de todos los registros de un informe con independencia de si hay un valor
Para hacer un recuento sólo los registros para los que hay un valor en el campo seleccionado,
NOTA Incluir valores no está disponible para los campos de los siguientes tipos de datos:
Memo
Objeto OLE
Hipervínculo
Access agrega un cuadro de texto a la sección Pie del informe y establece su propiedad Origen del control en una
expresión que lleve a cabo la función Cuenta. Si el informe tiene niveles de agrupación, Access agrega asimismo un cuadro
NOTA Si usa la vista Presentación para crear un recuento en un campo específico, Access genera una expresión que
incluya únicamente los registros donde ese campo no sea nulo. Por ejemplo, si hay 10 registros en un informe y agrega el
recuento a un campo con tres valores nulos, el cuadro de texto del recuento mostrará 7, que es el número de registros que
contienen valores no nulos. Para evitar esto, agregue los recuentos sólo a los campos que no admiten valores nulos (como
los campos Id.), o bien, edite el origen del control del cuadro de texto de modo que siempre incluya todos los registros,
1. Seleccione el cuadro de texto que muestra el recuento. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.
Para agregar un recuento de todos los registros del informe, haga clic en la sección Encabezado
del informe (encabezado de informe: sección de un informe que se utiliza para colocar información (como el
título, la fecha o una introducción al informe) al principio de un informe.) o en Pie del informe (pie de
informe: sección de un informe que se utiliza para colocar información que, normalmente, aparece en la
parte inferior de una página, como los números de página, fechas y sumas.) donde desee colocar el cuadro
de texto.
Para agregar un recuento de todos los registros incluidos en cada grupo de un informe agrupado,
haga clic en la sección Encabezado del grupo (encabezado del grupo: se utiliza para colocar información
(como, por ejemplo, el nombre del grupo o su total) al principio de un grupo de registros.) o en Pie del
grupo (pie del grupo: se utiliza para colocar información (como, por ejemplo, el nombre del grupo o su total)
Esta expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y
nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones puede realizar
cálculos, manipular caracteres o probar datos.) utiliza la función Cuenta para realizar un recuento de todos los
registros del informe o grupo, incluso si algunos campos de algunos registros tienen valores nulos. Para realizar
un recuento de los registros únicamente en un campo específico que no sea nulo (por ejemplo,
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anteponer "1" al primer elemento de un grupo de productos, "2" al segundo elemento, y así sucesivamente. Cuando
comienza el siguiente grupo de productos, se reinicia el recuento y se antepone "1" al primer elemento.
Se pueden numerar los elementos de un informe usando un control calculado y estableciendo su propiedad Suma
continua.
1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el informe y, a continuación, haga clic en
3. En la sección Detalle del informe, arrastre el puntero para crear el cuadro de texto, asegurándose de que
tiene suficiente ancho como para alojar el número de elemento más alto.
Por ejemplo, si piensa que el número de pedidos ascenderá a 100, necesitará espacio para al menos tres
caracteres. Si aparece una etiqueta junto al cuadro de texto, elimínela haciendo clic en ella y presionando SUPR.
Si colocó el cuadro de texto cerca del margen izquierdo, es posible que la etiqueta quede oculta debajo del
cuadro de texto. Usando el control de desplazamiento de la esquina superior izquierda del cuadro de texto,
arrastre el cuadro de texto hasta la derecha para que sea posible ver la etiqueta. Entonces, haga clic en la
5. Haga clic en la ficha Todas. En el cuadro de propiedad Nombre, escriba un nombre. Por ejemplo,
txtNúmeroElemento.
10. En el cuadro de propiedad Formato, escriba #. (un signo de almohadilla seguido de un punto).
11. Guarde el informe y cambie a la vista Informe para ver los resultados.
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Vea también
Crear informes sencillos
Modificar, editar o cambiar un informe
Sumar en informes
Sumar en informes
Mostrar todo
En cualquier informe que contenga números, se pueden usar totales, promedios, porcentajes o sumas continuas para que
los datos sean más comprensibles. En este artículo se muestra cómo agregar esos elementos a un informe.
Calcular un porcentaje
1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el informe y haga clic en Vista Presentación
2. Haga clic en el campo que desee resumir. Por ejemplo, si desea agregar un total a una columna de números,
En la siguiente tabla se describen los tipos de funciones de agregado de Microsoft Office Access 2007 que se
Office Access 2007 agrega un cuadro de texto a la sección Pie del informe (pie de informe: sección de un informe que se
utiliza para colocar información que, normalmente, aparece en la parte inferior de una página, como los números de página,
fechas y sumas.) y establece su propiedad Origen del control en una expresión que realice el cálculo deseado. Si el
informe tiene niveles de agrupación, Access agrega asimismo un cuadro de texto que realiza el mismo cálculo en cada
sección Pie del grupo (pie del grupo: se utiliza para colocar información (como, por ejemplo, el nombre del grupo o su total)
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totales u otros agregados se pueden colocar en el encabezado o el pie de cada grupo. Los agregados que ocupan todo el
ancho del informe pueden colocarse en la sección Encabezado del informe (encabezado de informe: sección de un informe
que se utiliza para colocar información (como el título, la fecha o una introducción al informe) al principio de un informe.) o
Para calcular un total o promedio de un grupo de registros, haga clic en la sección Encabezado
del grupo (encabezado del grupo: se utiliza para colocar información (como, por ejemplo, el nombre del
Para calcular un total o promedio general de todos los registros de un informe, haga clic en la
5. Haga clic en la ficha Datos. En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba una expresión que utilice
la función Suma para calcular un total o la función Promedio para calcular un promedio. Por ejemplo:
=Sum(Freight)
O bien,
=Avg(Freight)
SUGERENCIA Puede usar el Generador de expresiones para que le ayude a crear una expresión. Para abrir el
NOTA Si calcula un total en la vista Diseño mediante una función de agregado (función agregada: función, como Suma,
Cuenta, Promedio o Var, que se utiliza para calcular totales.), como Suma, o mediante una función de agregado de
dominio (función de agregado de dominio: función, como DProm o DMáx, que se utiliza para calcular estadísticas sobre un
conjunto de registros (un dominio).), como DSuma, no podrá usar el nombre de un control calculado (control calculado:
control que se utiliza en un formulario, informe o página de acceso a datos para mostrar el resultado de una expresión. El
resultado se vuelve a calcular cada vez que hay un cambio en uno de los valores en los que se basa la expresión.) en la
función. Deberá repetir la expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes,
funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones puede realizar
cálculos, manipular caracteres o probar datos.) del control calculado. Por ejemplo:
=Suma([Cantidad] * [PrecioUnidad])
Si hay un campo calculado (campo calculado: campo definido en una consulta que muestra el resultado de una expresión
en lugar de mostrar datos almacenados. El valor se vuelve a calcular cada vez que cambia un valor de la expresión.) en
una consulta (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los
datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página
de acceso a datos.) subyacente, como =PrecioExtendido: [Cantidad] * [PrecioUnidad], podrá usar el nombre de ese
=Suma([PrecioExtendido])
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Calcular un porcentaje
1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el informe y, a continuación, haga clic en
Si el informe no calcula totales de grupos, haga clic en la sección Pie del grupo para agregar un
Si el informe no calcula un total general, agregue un cuadro de texto a la sección Pie del informe
Para calcular qué porcentaje representa cada elemento en un total de grupo o un total general,
agregue un cuadro de texto a la sección Detalle (sección de detalle: se utiliza para incluir la parte principal
de un formulario o un informe. Esta sección suele contener controles enlazados a los campos del origen de
registros, aunque también puede contener controles no enlazados, como, por ejemplo, etiquetas para
Para calcular qué porcentaje representa cada grupo de elementos en un total general, agregue un
NOTA Si el informe incluye varios niveles de grupo (nivel de grupo: profundidad a la que se anida un grupo de
un informe o una página de acceso a datos dentro de otros grupos. Los grupos se anidan cuando un conjunto de
registros se agrupa por más de un campo, expresión u origen de registros del grupo.), coloque el cuadro de texto
en el encabezado o el pie correspondiente al nivel para el que Access debe calcular un porcentaje.
6. Haga clic en la ficha Datos. En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba una expresión que divida
el total menor entre el total mayor del que es una parte el total menor. Por ejemplo,
=[DailyTotal]/[GrandTotal].
herramienta de Access que puede utilizar para crear una expresión. Incluye una lista de expresiones comunes
Para obtener más información sobre cómo crear y trabajar con un informe agrupado, vea el artículo Crear un informe
agrupado o de resumen.
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Calcular una suma continua (total acumulativo)
Puede utilizar Office Access 2007 para crear una suma continua en un informe. Una suma continua es un total que se
3. Haga clic en la sección Detalle, Encabezado del grupo o Pie del grupo para crear un cuadro de texto.
Si aparece una etiqueta junto al cuadro de texto, elimínela o cambie su texto a un valor significativo.
5. Haga clic en la ficha Datos. En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba el nombre de campo o la
Por ejemplo, escriba PrecioConDescuento para el campo PrecioConDescuento. O bien, en el nivel de grupo,
7. Haga clic en la flecha desplegable del cuadro de propiedad y, a continuación, siga uno de estos
procedimientos:
Si desea que la suma continua se restablezca en 0 cuando se alcance el siguiente nivel de grupo
Si desea que la suma continua se acumule hasta el final del informe, seleccione Sobre todo en la
lista.
NOTA Si establece la propiedad Suma continua en Sobre todo, puede repetir el total general en la sección Pie del
informe. Cree un cuadro de texto en el pie del informe y establezca su propiedad Origen del control en el nombre del
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Vea también
Crear informes sencillos
Modificar, editar o cambiar un informe
Realizar un recuento en los informes
Crear una expresión
En este artículo se explica cómo crear y usar expresiones en Microsoft Office Access 2007, el
equivalente de las fórmulas en Microsoft Office Excel 2007. Se proporciona información básica sobre
las expresiones: qué son, por qué se usan y dónde se usan. Además, en este artículo se explica cómo
crear expresiones desde cero y cómo crearlas mediante la herramienta denominada Generador de
expresiones. Observe que la información facilitada en este artículo se aplica a las expresiones en
general, pero los pasos de los procedimientos se aplican únicamente a Office Access 2007.
Nota Si necesita información sobre la creación de expresiones condicionales, que son expresiones
que devuelven sólo los valores que cumplen una condición especificada, vea el artículo Crear
expresiones condicionales (booleanas).
En este artículo
Expresiones
Por qué se usan las expresiones
Dónde y cómo se usan las expresiones
Usar el Generador de expresiones para crear expresiones
Usar expresiones a efectos prácticos
Tabla de operadores
Expresiones
En Office Access 2007, una expresión es el equivalente de una fórmula en Office Excel 2007. Una
expresión se compone de varios elementos que se usan, solos o en combinación, para generar un
resultado. Esos elementos pueden ser:
Identificadores: los nombres de campos de tabla o de controles en formularios o informes, o bien,
las propiedades de estos campos o controles.
Operadores, como + (más) o ‐ (menos).
Funciones, como SUMA o PROMEDIO así como los argumentos que se usan con las funciones.
Constantes: valores que no cambian, como cadenas de texto o números no calculados por una
expresión.
Se usa una expresión para realizar un cálculo, recuperar el valor de un campo o control, proporcionar
criterios a una consulta, definir reglas, crear controles y campos calculados, y definir un nivel de
grupo para un informe.
Se usa una expresión cuando se necesitan crear valores que no residan directamente en los datos.
Por ejemplo, puede que necesite calcular el impuesto sobre las ventas de un pedido, o bien, calcular
el valor total del propio pedido. Otras veces, necesitará agregar criterios a una consulta o un filtro, es
decir, información que determina qué registros va a devolver la consulta o van a aparecer cuando se
aplique un filtro. En otros casos, puede que desee definir un valor predeterminado o una regla de
validación para un campo o control. En todos estos casos, se usa una expresión.
En la siguiente tabla se muestran algunas expresiones de ejemplo y cómo suelen usarse:
Expresión Finalidad
=[FechaRequerida]‐[FechaEnvío] Calcula la diferencia entre los valores de fecha de dos
controles de cuadro de texto (denominados
FechaRequerida y FechaEnvío) de un informe.
Fecha() Establece en la fecha actual el valor predeterminado de
un campo de tabla con el tipo de datos Fecha/Hora.
PrecioTotal: CMoneda([Detalles de pedidos].Precio Crea un campo calculado en una consulta.
unidad*[Cantidad]*(1‐[Descuento])/100)*100
Entre #01.01.2005# Y #31.12.2005# Se usa para especificar los criterios de un campo
Fecha/Hora en una consulta.
=[Subformulario Devuelve el valor del control SubtotalPedido del
Pedidos].Formulario!SubtotalPedido subformulario Pedidos que está en el formulario
Pedidos.
> 0 Establece una regla de validación para los campos
numérico de una tabla: los usuarios deberán especificar
valores mayores que cero.
Tal y como puede comprobar en los ejemplos anteriores, una expresión de Access no es sólo un
cálculo matemático sino que tiene diversas finalidades. Asimismo, puede observar que las
expresiones de ejemplo difieren entre ellas en algunos aspectos. Por ejemplo, algunas expresiones
comienzan con el operador de igualdad =. Cuando se calcula un valor para un control ubicado en un
formulario o informe, se usa el operador = para comenzar la expresión. En otros casos, no se usa el
operador =. Por ejemplo, cuando se escribe una expresión en una consulta o en la propiedad Valor
predeterminado o Regla de validación de un campo o control, no se usa el operador = a menos que
se agregue la expresión a un campo de texto de una tabla. En algunas casos, como cuando se
agregan expresiones a consultas, Access quita el operador = automáticamente. Para obtener más
información sobre la sintaxis de las expresiones, vea el artículo Guía de la sintaxis de expresiones.
En las siguientes secciones se describen más detalladamente las distintas partes de una expresión.
Los ejemplos que figuran en las secciones incluyen asimismo descripciones breves de la sintaxis de
esas expresiones.
Identificadores
Un identificador es el nombre de un campo, una propiedad o un control. Los identificadores se usan
en las expresiones para hacer referencia al valor asociado a un campo, una propiedad o un control.
Por ejemplo, consideremos la expresión =[FechaRequerida]‐[FechaEnvío]. Esta expresión resta el
valor del campo o control FechaEnvío del valor del campo o control FechaRequerida. En esta
expresión, FechaRequerida y FechaEnvío son los identificadores.
Operadores
Access admite diversos operadores, incluidos los operadores aritméticos esperados como +, ‐, *
(multiplicar) y / (dividir). Se pueden usar asimismo los operadores de comparación para comparar
valores, los operadores de texto para concatenar (combinar) texto, los operadores lógicos para
determinar los valores True o False, y otros operadores específicos de Access. Para obtener
información detallada sobre los operadores, vea la sección Tabla de operadores.
Funciones y argumentos
Las funciones son procedimientos integrados que se pueden usar en las expresiones. Las funciones
se usan para una amplia variedad de operaciones, como el cálculo de valores, la manipulación de
texto y fecha y los resúmenes de datos. Por ejemplo, una función que se usa frecuentemente es la
función Fecha, que devuelve la fecha actual. La función Fecha puede usarse de diversas maneras,
como una expresión que establece el valor predeterminado de un campo en una tabla. De ese modo,
cuando se agrega un nuevo registro, el valor predeterminado del campo es la fecha actual.
Algunas funciones requieren argumentos. Un argumento es un valor que proporciona datos a la
función. Si una función requiere más de un argumento, los argumentos van separados mediante una
coma. Por ejemplo, consideremos la función Fecha en la siguiente expresión de ejemplo:
=Formato(Fecha(),"mmmm d, aaaa")
En este ejemplo se usan dos argumentos: en primer lugar, la función Fecha proporciona la fecha
actual. El segundo argumento, separado del primero por una coma, es una cadena de texto que
indica a la función Formato cómo debe aplicar formato al valor de la fecha. Tenga en cuenta que la
cadena de texto está encerrada entre comillas. Como regla general, cuando se necesita suministrar
texto, éste se coloca entre comillas. Esta expresión también ilustra un principio que debe recordar
cuando siga este procedimiento: a menudo se puede usar el valor devuelto por una función como
argumento de otra función.
Para obtener más información sobre cómo usar las comillas y la sintaxis de expresiones en general,
vea el artículo Guía de la sintaxis de expresiones.
Por último, Access admite numerosas funciones incorporadas. Para obtener vínculos a la información
sobre las funciones, vea el artículo Funciones (organizadas por categoría).
Constantes
Una constante es un elemento con nombre cuyo valor se mantiene constante mientras se ejecuta
Access. Normalmente, las constantes que más se usan en las expresiones son True, False y Nulo.
Asimismo, se pueden definir constantes propias en código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA)
que se puede usar en los procedimientos de VBA. VBA es el lenguaje de programación que Access
usa.
Nota No se pueden usar constantes de Microsoft Visual Basic en las funciones personalizadas
usadas en las expresiones. Por ejemplo, Visual Basic tiene constantes para los días de la semana:
vbSunday representa el domingo, vbMonday representa el lunes, y así sucesivamente. Cada una de
estas constantes tiene un valor numérico correspondiente: el valor numérico de vbSunday es 1, de
vbMonday es 2, y así sucesivamente. No se pueden usar estas constantes en las funciones
personalizadas a las que se llama desde una expresión. En ese caso, se deben usar los valores
numéricos.
Valores
Se pueden emplear valores literales en las expresiones, como el número 1.254 o la cadena
"Especifique un número del 1 al 10". Los valores numéricos pueden ser una serie de dígitos, incluidos
un signo y un separador decimal si es preciso. En caso de que falte el signo, Access supone que se
trata de un valor positivo. Para convertir un valor en un valor negativo, incluya el signo menos (‐).
También se puede usar la notación científica. Para ello, incluya "E" o "e" y el signo del exponente
(por ejemplo, 1,0E‐6).
Cuando use cadenas de texto como constantes, colóquelas entre comillas. En algunos casos, Access
insertará las comillas. Por ejemplo, cuando se escribe texto en una expresión para una regla de
validación o criterios de consulta, Access coloca automáticamente las cadenas de texto entre
comillas
Por ejemplo, si escribe el texto París, Access muestra "París" en la expresión. Si desea que una
expresión genere una cadena que se encuentre realmente entre comillas, podrá colocar la cadena
anidada entre comillas simples (') o entre tres grupos de comillas dobles ("). Por ejemplo, las
siguientes expresiones son equivalentes
Formularios![Contactos]![Ciudad].ValorPredeterminado = ' "París" '
Formularios![Contactos]![Ciudad].ValorPredeterminado = " " "París" " "
Para usar valores de fecha u hora, colóquelos entre signos de almohadilla (#). Por ejemplo, #7‐3‐07#,
#7‐mar‐07# y #mar‐7‐2007# son valores de fecha válidos. Cuando Access detecta un valor de fecha u
hora entre caracteres #, trata automáticamente el valor como un tipo de datos Fecha/Hora.
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Por qué se usan las expresiones
En Access, se usan expresiones cuando se necesita realizar cualquiera de las siguientes tareas:
Calcular valores que no existen directamente en los datos. Se pueden calcular valores para los
campos de tabla, consultas y controles en formularios e informes.
Definir un valor predeterminado para un campo de tabla o un control en un formulario o informe.
Los valores predeterminados aparecerán cada vez que se abra una tabla, un formulario o un informe.
Crear una regla de validación. Las reglas de validación controlan qué valores los usuarios pueden
especificar en un campo o control.
Definir criterios para una consulta.
En la siguiente ilustración se muestran algunas expresiones típicas que se usan en los casos aquí
descritos:
Por ejemplo, supongamos que necesita calcular el importe total en dólares de un artículo de línea en
una factura. Normalmente, no se almacena el total de los artículos de línea en la base de datos, sino
que se calcula, según proceda, a partir de dos artículos que deben almacenarse en la base de datos:
la cantidad y el precio. A continuación, se usa una expresión como ésta para calcular el valor:
=CMoneda([Cantidad]*[Precio])
Esta expresión multiplica la cantidad por el precio y, a continuación, usa la función CMoneda
(convertir en moneda) para convertir el resultado en el tipo de datos Moneda. También se puede
calcular un descuento para cada pedido.
Se puede crear asimismo un campo en una consulta que calcule un total de artículo de línea y, a
continuación, usar ese valor en un formulario o informe. Una columna de una consulta generada a
partir de este cálculo se denomina campo calculado. Por ejemplo, la siguiente expresión en una
consulta calcula los totales de artículos de línea con un descuento aplicado:
PrecioTotal: CMoneda([Detalles de pedidos].[Precio unidad]*[Cantidad]*(1‐[Descuento])/100)*100
La expresión asigna a la columna resultante el nombre PrecioTotal. Se crea un campo calculado
cuando se necesitan realizar cálculos u operaciones con los datos de dos o más campos de tabla. Por
ejemplo, muchas tablas almacenan los nombres y apellidos en distintos campos. Si desea combinar
los nombres y apellidos y mostrarlos en un solo campo, deberá crear un campo calculado en una
consulta. Algunos usuarios intentan crear ese tipo de campos calculados directamente en tablas
pero, de manera predeterminada, las tablas no admiten este tipo de operación: no proporcionan un
campo o propiedad a la que se pueda agregar la expresión necesaria.
Un campo calculado que combine los nombres y apellidos sería como éste: [Nombre] & " " &
[Apellido]. En este caso, los signos de Y comercial combinan los valores de los campos Nombre y
Apellido con un espacio: las comillas dobles separadas por un espacio.
Se pueden usar asimismo expresiones para proporcionar un valor predeterminado a un campo de
tabla o un control. Por ejemplo, si tiene un campo de fecha cuyo valor predeterminado debe ser la
fecha actual, escriba Fecha() en el cuadro de propiedad Valor predeterminado de ese campo.
Se pueden usar asimismo expresiones para definir una regla de validación. Por ejemplo, puede que
use una regla de validación que requiere que la fecha especificada sea posterior o igual que la fecha
actual. En ese caso, defina el valor del cuadro de propiedad Regla de validación en >= Fecha().
Por último, también se pueden usar expresiones para definir los criterios de una consulta. Por
ejemplo, supongamos que desea ver las ventas de productos correspondientes a los pedidos
enviados en un período de tiempo determinado. Puede especificar criterios para definir un intervalo
de fechas y Access devuelve sólo las filas que cumplen los criterios:
Entre #1/1/2007# Y #31/12/2007#
Cuando agregue los criterios a la consulta y, a continuación, ejecute la consulta, se devolverán sólo
los valores que coincidan con las fechas especificadas.
Volver al principio
Dónde y cómo usar las expresiones
Se pueden usar expresiones en muchos puntos de una base de datos. Por ejemplo, los formularios,
informes, tablas, consultas y macros tienen todos propiedades que aceptan expresiones. Por
ejemplo, se pueden usar expresiones en las propiedades Origen del control y Valor predeterminado
de los controles. Se pueden usar asimismo en la propiedad Regla de validación de los campos de
tabla. Además, cuando se escribe código de VBA para un procedimiento de evento o un módulo, a
menudo se usan expresiones similares a las que se usan en un objeto de Access, como una tabla o
consulta.
Descripción breve de la sintaxis de las expresiones
Las expresiones usan a menudo los datos de las tablas y consultas así como los datos almacenados
en los controles de formularios e informes. Para usar esos datos, las expresiones hacen referencia a
los nombres de los campos de las tablas y consultas así como a los nombres de los controles. Para
usar nombres de campos y controles en las expresiones, colóquelos entre corchetes ([ ]). Por
ejemplo, si desea usar un campo de tabla denominado Precio unidad en una expresión, escriba
[Precio unidad]. Si escribe un nombre que no incluya espacios ni caracteres especiales, Access lo
coloca automáticamente entre corchetes. Si un nombre incluye espacios o caracteres especiales,
deberá escribir los corchetes.
Para obtener más información sobre la sintaxis de las expresiones, vea el artículo Guía de la sintaxis
de expresiones.
Usar expresiones en controles de formularios e informes
Puede asignar un nombre a un control calculado definiendo la propiedad Nombre del control. El
nombre debe ser único entre todos los nombres de controles del formulario o informe. Además,
debe ser distinto de cualquier nombre de campo o control usado en la expresión para ese control, y
debe ser diferente de cualquier nombre de campo de la tabla o consulta subyacente. Puede usar
este nombre para hacer referencia al valor del control en otras expresiones del formulario o informe.
Los puntos más comunes donde se usan expresiones son:
En un control de cuadro de texto de un formulario o informe De este modo se crea un control
calculado. Por ejemplo, supongamos que desea crear un subtotal que sume todos los artículos de
línea en un formulario de pedido. El subtotal del formulario podría ser como éste:
Para calcular el subtotal, coloque un control de cuadro de texto en el formulario y establezca la
propiedad Origen del control del cuadro de texto en la siguiente expresión:
=Suma([campo_de_tabla])
En este caso, campo_de_tabla es el nombre del campo que contiene los valores de subtotal. Ese
campo puede residir en una tabla o consulta. La función Suma calcula el total de un conjunto de
valores del origen de registros.
En los siguientes pasos se explica cómo escribir una expresión en un control de cuadro de texto.
Escribir una expresión en un control de cuadro de texto
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el formulario que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Vista Diseño.
Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el cuadro de texto que desee cambiar y, a
continuación, haga clic en Propiedades para mostrar la hoja de propiedades del control.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
En la ficha Datos o la ficha Todas de la hoja de propiedades, haga clic en la propiedad Origen del
control del cuadro de texto y, a continuación, escriba = y el resto de la expresión. Por ejemplo, para
calcular el subtotal mostrado anteriormente, escriba =Suma([campo_de_tabla]) y asegúrese de
reemplazar el nombre del campo con campo_de_tabla.
O bien,
Haga clic en el botón Generar situado a la derecha del cuadro de propiedad para crear una
expresión mediante el Generador de expresiones.
La hoja de propiedades será similar a la que aparece en la siguiente ilustración:
Cierre la hoja de propiedades y guarde los cambios.
Usar expresiones en criterios de consulta
Se usan expresiones para definir los criterios de una consulta. Access devolverá únicamente las filas
que cumplan los criterios. Por ejemplo, supongamos que desea ver todos los pedidos cuya fecha de
envío corresponde al año 2004. Para especificar los criterios, escriba la siguiente expresión en la
celda Criterios de la columna Fecha/Hora de la consulta. En este ejemplo se usa una columna de tipo
Fecha/Hora denominada FechaEnvío. Para definir un intervalo de fechas, especifique los siguientes
criterios:
Entre #01.01.2004# Y #31.12.2004#
La columna FechaEnvío será similar a la que aparece en la siguiente ilustración.
La expresión determina si los valores de la columna FechaEnvío forman parte del intervalo de fechas
especificado. Observe que las fechas aparecen entre signos de almohadilla (#). Access trata los
valores entre signos de almohadilla como datos de tipo Fecha/Hora. Si es la primera vez que usa
Access, al tratar esos valores como datos de fecha u hora, se pueden realizar cálculos con ellos.
Para obtener más información sobre el uso de los datos de fecha y hora, vea los artículos Especificar
un valor de fecha u hora e Insertar, crear o eliminar un campo que almacena valores de fecha.
Especificar criterios en la cuadrícula de diseño de la consulta
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta que desee
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Haga clic en la celda Criterios de la columna para la que desee especificar criterios.
Escriba la expresión de criterio.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Configuración de consultas, haga clic en Generador para iniciar el
Generador de expresiones y generar los criterios.
Nota No coloque el operador = delante de la expresión de criterio.
Si desea disponer de un área más amplia para escribir la expresión, presione MAYÚS+F2 para
mostrar el cuadro de diálogo Zoom.
Usar expresiones para crear campos calculados en una consulta
Se usa una expresión para crear un campo calculado en una consulta. Por ejemplo, supongamos que
desea mostrar el año de envío de un pedido como parte de una consulta. Para crear el campo
calculado, coloque la siguiente expresión en una celda en blanco de la fila Campo de la consulta:
Año de envío: Formato([FechaEnvío],"aaaa")
En este caso, la expresión usa la función Formato para extraer el año de los valores de un campo
denominado FechaEnvío. A continuación, la función Formato aplica al año el formato de cuatro
dígitos. Al colocar Año de envío: delante de la expresión se asigna a la columna resultante el nombre
Año de envío.
Crear un campo calculado en la vista Diseño de la consulta
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta que desee
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Haga clic en la celda Campo de la columna en la que desee crear el campo calculado.
Escriba la expresión.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Configuración de consultas, haga clic en Generador para iniciar el
Generador de expresiones y generar los criterios.
Nota No coloque el operador = delante de la expresión de criterio, sino que comience la expresión
con un nombre seguido de un signo de dos puntos. Por ejemplo, escriba PrecioTotal: para iniciar una
expresión que cree un campo calculado denominado PrecioTotal.
Usar expresiones en la propiedad Regla de validación de un campo de tabla
Otro punto donde las expresiones son útiles es la propiedad Regla de validación de un campo de
tabla. Supongamos que tiene una tabla denominada Inventario con un campo denominado Unidades
disponibles y desea definir una regla que obligue a los usuarios a especificar un valor mayor o igual
que cero. En otras palabras, el inventario nunca puede ser un número negativo. Para ello, use la
expresión que aparece en la siguiente ilustración.
Escribir una regla de validación para un campo de tabla
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla que desee
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la columna Nombre del campo, haga clic en el campo que desee cambiar.
En la ficha General, haga clic en la propiedad Regla de validación.
Escriba la expresión.
O bien,
Haga clic en el botón Generar situado a la derecha del cuadro de propiedad para iniciar el
Generador de expresiones y crear la expresión.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Generador para iniciar el Generador de
expresiones.
Nota No coloque el operador = delante de la expresión cuando cree una regla de validación.
El punto clave que debe recordar cuando trabaje con expresiones de reglas de validación es que
deben devolver True para que se acepte el valor. Por ello, en este ejemplo, el valor de [Unidades
disponibles] debe ser >=0. Si no es así, Access mostrará el texto que aparece en el cuadro de
propiedad Texto de validación. Si no se ha especificado ningún texto en el cuadro de propiedad
Texto de validación, Access mostrará su propio mensaje para indicar que el valor especificado está
prohibido por la regla de validación del campo.
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una
regla de validación para validar los datos de un campo.
Usar expresiones en la propiedad Regla de validación de un control
Puede establecer asimismo la propiedad Regla de validación de un control. Por ejemplo,
supongamos que usa un formulario para especificar el intervalo de fechas de un informe y desea
asegurarse de que la ficha inicial no es anterior al 1/1/2004. Puede establecer las propiedades Regla
de validación y Texto de validación del cuadro de texto en el que va a especificar la fecha inicial de la
siguiente manera.
Propiedad Valor
Regla de validación >=#1/1/2004#
Texto de validación No se puede especificar una fecha anterior a 1/1/2004.
Si intenta especificar una fecha anterior al 1/1/2004, aparecerá un mensaje. Tras hacer clic en
Aceptar, Access volverá al cuadro de texto.
Especificar una regla de validación para un control
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario o informe
que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
O bien,
Si el formulario o informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de
documentos y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
O bien,
En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en el botón Vista para alternar entre las vistas
disponibles. También puede hacer clic en la flecha situada debajo de Vista y seleccionar una de las
vistas disponibles del menú.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el control que desee cambiar y, a continuación, haga
clic en Propiedades.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Access muestra la hoja de propiedades del control.
Haga clic en la ficha Todas y, a continuación, haga clic en el cuadro de propiedad Regla de validación.
Escriba la expresión o haga clic en el botón Generar situado a la derecha del cuadro de propiedad
para crear una expresión mediante el Generador de expresiones.
Nota No coloque el operador = delante de la expresión cuando cree una regla de validación.
De manera opcional, cambie la propiedad Texto de validación.
Cierre la hoja de propiedades y guarde los cambios.
Si especifica un valor prohibido por la regla de validación, puede presionar ESC mientras que el
cursor está en el control para restaurar el valor original o predeterminado. A continuación, puede
especificar un valor que cumpla la regla de validación.
Si la propiedad Origen del control del control es un campo de tabla, se recomienda definir la
propiedad Regla de validación del campo, además de la del control. De ese modo se aplica siempre la
regla, independientemente del formulario o de la consulta que se use para actualizar el campo.
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una
regla de validación para validar los datos de un campo.
Usar expresiones para definir los valores predeterminados de un campo de tabla
Puede usar una expresión para almacenar un valor predeterminado de un campo de tabla. Por
ejemplo, supongamos que desea insertar automáticamente la fecha y la hora en un campo
denominado FechaPedido cada vez que agrega un nuevo registro. Podrá usar una expresión similar a
la siguiente.
La expresión usa la función Ahora para insertar la fecha y la hora en el campo FechaPedido.
Especificar un valor predeterminado para un campo en una tabla
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla que desee
cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la columna Nombre del campo, haga clic en el campo que desee cambiar.
En la ficha General, haga clic en la propiedad Valor predeterminado.
Escriba la expresión o haga clic en el botón Generar situado a la derecha del cuadro de propiedad
para crear una expresión mediante el Generador de expresiones.
Si enlaza un control a un campo de tabla y si el control y el campo tienen un valor predeterminado,
el valor predeterminado del control tiene prioridad.
Para obtener más información sobre cómo definir los valores predeterminados, vea el artículo
Establecer valores predeterminados para campos o controles.
Usar expresiones para definir los valores predeterminados de los controles
Otro punto donde suele usarse una expresión es la propiedad Valor predeterminado de un control.
La propiedad Valor predeterminado de un control se comporta de manera similar a la propiedad
Valor predeterminado de un campo de tabla. Por ejemplo, si desea especificar la fecha actual como
valor predeterminado de un cuadro de texto denominado FechaPedido, puede usar una expresión
como la siguiente.
Esta expresión usa la función Fecha para que se devuelva la fecha actual, pero no la hora. Si enlaza el
cuadro de texto a un campo de tabla y el campo tiene un valor predeterminado, el valor
predeterminado del control tiene prioridad. A menudo tiene más sentido establecer la propiedad
Valor predeterminado del campo de tabla porque el valor predeterminado se aplica siempre al
control, a menos que el control lo reemplace.
Especificar un valor predeterminado para un control
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario o informe
que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
O bien,
Si el formulario o informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de
documentos y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
O bien,
En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en el botón Vista para alternar entre las vistas
disponibles. También puede hacer clic en la flecha situada debajo de Vista y seleccionar una de las
vistas disponibles del menú.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el control que desee cambiar y, a continuación, haga
clic en Propiedades.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Access muestra la hoja de propiedades del control.
Haga clic en la ficha Todas y, a continuación, haga clic en el cuadro de propiedad Valor
predeterminado.
Escriba la expresión o haga clic en el botón Generar situado a la derecha del cuadro de propiedad
para crear una expresión mediante el Generador de expresiones.
Cierre la hoja de propiedades.
Para obtener más información sobre cómo definir los valores predeterminados, vea el artículo
Establecer valores predeterminados para campos o controles.
Usar expresiones para realizar acciones de macro
En algunos casos, quizás desee llevar a cabo una acción o una serie de acciones en una macro
solamente si se cumple una condición concreta. Por ejemplo, supongamos que desea que se ejecute
una acción de macro solamente si el valor de un cuadro de texto es igual a 10. Para ello, use una
expresión para definir la condición en la columna Condición de la macro.
En este ejemplo, se supone que el cuadro de texto se denomina "Items" (Elementos).
Escribir una condición para una acción de macro
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la macro que desee
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Si no ve la columna Condición en el diseñador de macros, en la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u
ocultar, haga clic en Condiciones.
En la columna Condición, haga clic en la celda en blanco situada junto a la acción de macro que
desee cambiar y, a continuación, escriba la expresión condicional.
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la macro.
Al igual que en el caso de la propiedad Regla de validación, la expresión en la columna Condición
debe devolver True o False. La acción de macro se ejecuta únicamente si la condición es True.
Para obtener más información sobre la creación de macros, vea los artículos Conceptos básicos de
las macros en Access 2007 y Crear una macro.
Usar expresiones para agrupar y ordenar los datos de informes
Se usa el panel Agrupación, orden y total para definir los niveles de agrupación y criterios de
ordenación de los datos de un informe. El panel reemplaza el cuadro de diálogo Ordenar y agrupar
incluido en las versiones anteriores de Access. El panel se puede mostrar y usar únicamente cuando
hay un informe abierto en la vista Diseño; el panel aparece en la misma ventana que el informe.
En la siguiente ilustración se muestra el panel tal y como aparece cuando se abre por primera vez:
Si es la primera vez que usa Access, la agrupación es el proceso de combinar columnas que contienen
valores duplicados. Por ejemplo, supongamos que una base de datos contiene información de ventas
de las oficinas en diversas ciudades. Uno de los informes más comunes en ese tipo de base de datos
es "Ventas por ciudad", y la consulta que proporciona los datos del informe agrupa los datos por los
valores de ciudad. Al agruparse la información, ésta puede resultar más fácil de leer y comprender.
En cambio, la ordenación es el proceso de imponer un orden en las filas (los registros) de los
resultados de consulta. Por ejemplo, se pueden ordenar de manera ascendente o descendente los
registros por sus valores de clave principal (u otro conjunto de valores en otro campo), o bien, se
pueden ordenar, por ejemplo, alfabéticamente por uno o varios caracteres. Cuando proceda,
recuerde que, de manera predeterminada, las consultas en Access devuelven los registros usando el
medio más rápido posible. Cuando se crea una consulta, puede que Access devuelva los datos de una
manera que tenga sentido, como por la secuencia de los valores de clave principal. No obstante,
cuando los usuarios cambian los datos y agregan o quitan filas, puede que Access devuelva los datos
en otra secuencia porque esa nueva secuencia es más rápida. Se impone un criterio de ordenación
cuando se necesita que las consultas devuelvan los datos en la misma secuencia,
independientemente de los campos realizados en esos datos.
Para obtener más información sobre la combinación de valores de texto, vea la sección Combinar
valores de texto.
Agregar agrupación y ordenación a un informe
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el informe que desee
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
O bien,
Si el informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos
y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
O bien,
En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en el botón Vista para alternar entre las vistas
disponibles. También puede hacer clic en la flecha situada debajo de Vista y seleccionar una de las
vistas disponibles del menú.
En la ficha Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.
El panel Agrupación, orden y total aparece en la parte inferior del área de trabajo.
Haga clic en Agregar un grupo para agregar un nivel de agrupación al informe.
O bien,
Haga clic en Agregar un orden para agregar un criterio de ordenación al informe.
Aparece un nuevo grupo o criterio de ordenación en el panel, además de una lista de los campos que
proporcionan datos para el informe. En esta ilustración se muestra un grupo y un criterio de
ordenación nuevos, además de una ventana que contiene los campos disponibles:
En la ventana que contiene los campos disponibles, haga clic en expresión para iniciar el Generador
de expresiones.
Escriba la expresión en el cuadro de expresión (cuadro superior) del Generador de expresiones.
Asegúrese de comenzar la expresión con el operador de igualdad (=).
Agregar una expresión a un grupo o criterio de ordenación existente
Repita el paso 1 de la anterior sección para abrir el informe en la vista Diseño.
Haga clic en el grupo u orden que desee cambiar.
Haga clic en la flecha abajo situada junto a Agrupar en (para los niveles de agrupación) u Ordenar por
(para los criterios de ordenación).
Aparece una ventana que contiene los campos disponibles.
En la parte inferior de la ventana que contiene los campos, haga clic en expresión para iniciar el
Generador de expresiones.
Escriba la expresión en el cuadro de expresión del Generador de expresiones. Asegúrese de
comenzar la expresión con el operador de igualdad (=).
Para obtener más información sobre el Generador de expresiones, vea la siguiente sección.
Para obtener más información sobre cómo agrupar y ordenar los datos en informes, vea el artículo
Crear un informe agrupado o de resumen.
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Usar el Generador de expresiones para crear expresiones
Puede usar el Generador de expresiones para que le ayude a crear expresiones. El Generador de
expresiones permite obtener fácilmente acceso a los nombres de los campos y controles de una base
de datos, así como a un gran número de las funciones incorporadas que están disponibles cuando se
escriben expresiones. Si sirve de ayuda, puede considerar el Generador de expresiones como una
forma de buscar e insertar elementos difíciles de recordar, como nombres de identificadores (por
ejemplo, campos, tablas, formularios y consultas) así como nombres de funciones y argumentos.
Puede usar el Generador de expresiones para crear expresiones desde cero, o bien, puede
seleccionar una de las expresiones previamente generadas para mostrar los números de página, la
fecha actual y la fecha y hora actuales.
Puede iniciar el Generador de expresiones desde la mayor parte de las ubicaciones donde se
escriben manualmente las expresiones, como la propiedad Origen del control de un control, o bien,
la propiedad Regla de validación de un campo de tabla. En general, si ve el botón Generar ( ),
puede hacer clic en él para iniciar el Generador de expresiones.
En la siguiente ilustración y el texto que aparece a continuación se muestra el Generador de
expresiones:
Cuadro de expresión
La sección superior del generador contiene un cuadro de expresión donde se genera la expresión.
Puede escribir manualmente la expresión en el cuadro o puede seleccionar elementos de las tres
columnas en la sección inferior del Generador de expresiones y agregarlos al cuadro de expresión.
Para agregar un elemento, haga doble clic en él o selecciónelo en una de las columnas y, a
continuación, haga clic en Pegar.
Botones de operador
La sección central del Generador de expresiones muestra botones que permiten insertar operadores
aritméticos y lógicos comunes en la expresión. Para insertar un operador en el cuadro de expresión,
haga clic en el botón apropiado. Para mostrar una lista más exhaustiva de los operadores que se
pueden usar en las expresiones, haga clic en la carpeta Operadores situada en la columna inferior
izquierda y, a continuación, haga clic en la categoría que desee en la columna central. La columna
derecha mostrará todos los operadores de la categoría seleccionada. Para insertar un operador, haga
doble clic en él o selecciónelo y, a continuación, haga clic en Pegar.
Elementos de expresión
La sección inferior contiene tres columnas:
En la columna izquierda se muestran carpetas con los formularios, informes, tablas y consultas de la
base de datos, así como las funciones incorporadas disponibles, las funciones definidas por el
usuario, las constantes, los operadores y las expresiones comunes.
En la columna central se muestran los elementos o categorías de elementos específicos de la carpeta
seleccionada en la columna izquierda. Por ejemplo, si hace clic en Funciones incorporradas en la
columna izquierda, en la columna central se muestran las categorías de funciones.
En la columna derecha se muestran los valores, si los hay, de los elementos seleccionados en las
columnas izquierda y central. Por ejemplo, si hace clic en Funciones incorporadas en la columna
izquierda y, a continuación, hace clic en una categoría de funciones de la columna central, en la
columna derecha se muestran todas las funciones incorporadas de la categoría seleccionada.
Para crear una expresión, escriba texto en el cuadro de expresión y pegue elementos de las otras
áreas en el Generador de expresiones. Por ejemplo, puede hacer clic en la columna inferior izquierda
para ver los objetos de la base de datos así como las funciones, las constantes, los operadores y las
expresiones comunes. Cuando hace clic en un elemento de la columna izquierda, las demás
columnas cambian en consecuencia. Por ejemplo, cuando hace clic en el nombre de una tabla en la
columna izquierda, la columna central muestra los campos de esa tabla. Cuando hace doble clic en
Funciones y, a continuación, hace clic en Funciones incorporadas, la columna central muestra todas
las categorías de funciones y la columna derecha muestra las funciones de esas categorías. Cuando
hace doble clic en una función para insertarla en una expresión, la función y el texto que indica los
argumentos necesarios para esa función aparecen como texto de marcador de posición en el cuadro
de expresión. Podrá reemplazar ese texto con los valores de argumento.
Cuando pega un identificador (el nombre de un campo de tabla o control) en la expresión, el
Generador de expresiones inserta sólo las partes del identificador que son necesarias en el actual
contexto. Por ejemplo, si inicia el Generador de expresiones desde la hoja de propiedades de un
formulario denominado Clientes y, a continuación, pega un identificador para la propiedad Visible
del formulario en la expresión, el Generador de expresiones pega únicamente el nombre de la
propiedad Visible. Si usa esta expresión fuera del contexto del formulario, deberá incluir el
identificador completo: Formularios![Clientes].Visible.
Iniciar el Generador de expresiones en una tabla, un formulario o un informe
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla, el formulario o el
informe que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Si abre una tabla, en la columna Nombre del campo, haga clic en el campo que desee cambiar y, a
continuación, en la ficha General, haga clic en la propiedad que va a contener la expresión y haga clic
en el botón Generar situado junto a la propiedad.
O bien,
Si abre un formulario o informe, haga clic con el botón secundario en el control que desee cambiar,
haga clic en Propiedades, busque la propiedad que va a contener la expresión y, a continuación, haga
clic en el botón Generar situado junto a la propiedad.
Iniciar el Generador de expresiones en una consulta
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta que desee
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
O bien,
Si la consulta está abierta, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos de
la consulta y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Haga clic en la celda de la cuadrícula de diseño que va a contener la expresión. Por ejemplo, haga clic
en la celda Criterios de la columna a la que desee proporcionar criterios, o bien, haga clic en la celda
Campo de la columna donde desee crear un campo calculado.
En la ficha Diseño, en el grupo Configuración de consultas, haga clic en Generador.
Para obtener más información sobre la creación de expresiones, incluidas expresiones de ejemplo y
sintaxis de expresiones, vea el artículo Guía de la sintaxis de expresiones.
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Usar expresiones a efectos prácticos
En esta sección se presentan algunas de las formas en las que se pueden usar las expresiones para
solucionar problemas y calcular la información necesaria para los formularios, informes y tablas.
"Estampar" la fecha y hora actuales en un nuevo registro
En algunas tablas, es importante realizar un seguimiento de ("estampar") la fecha o de la fecha y
hora cuando se agrega un registro. Para que Access rellene automáticamente ese valor, puede crear
un campo con el tipo de datos Fecha/Hora y establecer la propiedad Valor predeterminado del
campo en Fecha() o Ahora(). La función Fecha devuelve la fecha actual almacenada en el reloj del
sistema del equipo. La función Ahora devuelve la fecha y hora actuales.
En los siguientes pasos se explica cómo agregar un nuevo campo a una tabla, establecer en
Fecha/Hora el tipo de datos del campo y, a continuación, agregar la función Ahora o Fecha al campo.
Agregar un campo de Fecha/Hora y un campo de marca de hora
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.
Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.
Haga clic en la primera columna en blanco, situada en el extremo de la tabla. Si no encuentra la
columna en blanco, busque las palabras Agregar nuevo campo en el encabezado de columna.
Haga doble clic en el encabezado de columna y escriba un nombre para el campo, como Fecha de
agregación y, a continuación, presione ENTRAR.
O bien,
Haga clic con el botón secundario del mouse en la columna, haga clic en Cambiar nombre, escriba un
nombre para el campo y, a continuación, presione ENTRAR.
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, haga clic en la flecha abajo situada
junto a la lista Tipo de datos y seleccione Fecha/Hora.
Guarde los cambios, mantenga la tabla abierta y vaya al siguiente grupo de pasos.
Agregar una expresión de fecha a un campo de Fecha/Hora
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos correspondiente a la tabla y,
a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la columna Nombre del campo, haga clic en el nuevo campo.
En la ficha General, haga clic en el cuadro de propiedad Valor predeterminado.
Escriba Ahora() o Fecha().
Haga clic en el cuadro de propiedad Mostrar el Selector de fecha y establezca el valor en Nunca.
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la tabla.
A partir de ahora, cuando agregue un nuevo registro a la tabla, Access insertará automáticamente la
fecha o la fecha y la hora en el campo Fecha de agregación.
Combinar valores de texto
Para combinar los valores de dos o más campos de texto, se usa el operador de Y comercial (&). Por
ejemplo, supongamos que tiene un formulario denominado Empleados. Especifica el nombre y los
apellidos de los empleados en distintos campos, pero desea mostrar el nombre completo del
empleado en el encabezado de formulario.
Para mostrar el nombre completo, puede usar esta expresión:
=[Nombre] & " " & [Apellidos]
La expresión usa el operador & para combinar los valores de los campos Nombre y Apellidos. La
expresión usa asimismo un par de comillas dobles separadas por un carácter de espacio para insertar
un espacio entre el nombre y los apellidos. Recuerde que los espacios entre los nombres de campo y
los operadores de Y comercial no afectan a la apariencia de los datos (sólo ayudan a que la expresión
sea más fácil de leer). Para insertar algo entre los campos, como un espacio, signo de puntuación o
texto literal, ese valor adicional debe colocarse entre comillas.
A modo de otro ejemplo, puede usar esta expresión para mostrar los apellidos y nombres, separados
por una coma:
=[Apellidos] & ", " & [Nombre]
En este caso, los valores entre comillas insertan una coma y un espacio entre los nombres.
En los pasos de esta sección, se supone que tiene un formulario y una tabla con los campos Nombre
y Apellidos. Si no es así, puede modificar la expresión de estos pasos para que se ajuste a sus datos.
Agregar un cuadro de texto con una expresión para nombres completos
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario o informe
que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.
Arrastre el puntero en el formulario o informe para crear el cuadro de texto.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Haga clic en la ficha Datos.
Cambie el valor del cuadro de propiedad Origen del control a =[Nombre] & " " & [Apellidos] y, a
continuación, presione TAB.
Cierre la hoja de propiedades y guarde los cambios.
Puede que intente combinar registros sin ningún valor especificado en un campo. El valor ausente se
denomina valor nulo. Cuando se usa el operador & y hay un campo sin valor, Access devuelve una
cadena de longitud cero para ese campo. Por ejemplo, si el registro de un empleado tiene sólo
apellidos, la expresión del anterior ejemplo devuelve una cadena de longitud cero para el campo
Nombre, un carácter de espacio y el valor del campo Apellidos.
Al combinar valores, puede que desee incluir un valor, como una coma, sólo cuando hay datos en un
campo concreto. Para ello, use el operador + en vez del operador &.
Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla denominada Cliente y la tabla contiene los campos
Ciudad, Región y Código postal. Desea combinar esos campos para un informe y puede que algunos
registros no tengan ningún valor en el campo Región. En ese caso, aparecerá una coma no deseada
delante del código postal si usa el operador &.
Para eliminar la coma no deseada, puede usar el operador +, tal y como se muestra en la siguiente
expresión de ejemplo:
=([Ciudad] & (", " + [Región]) & " " & [Código postal])
El operador + combina texto de la misma manera que el operador &. Sin embargo, el operador +
admite la propagación de valores nulos. Esto significa que si algún componente de una expresión es
nulo, toda la expresión será nula. En el anterior ejemplo, observe la sección (", " + [Región]). Dado
que se usa el operador +, la expresión entre las paréntesis internas incluye una coma sólo si hay un
valor en el campo Región. Si no hay ningún valor, se aplica la propagación de valores nulos, por lo
que toda la expresión entre las paréntesis internas será nula y se "ocultará" la coma.
Crear controles calculados para realizar cálculos aritméticos
Se pueden usar expresiones para restar, multiplicar y dividir los valores de dos o más campos o
controles. Por ejemplo, supongamos que registra la fecha en la que un cliente necesita recibir un
pedido y la fecha de envío del pedido. Podrá determinar con cuántos días de antelación o retraso se
envió un pedido restando el valor que figura en el campo FechaEnvío del valor que aparece en el
campo FechaRequerida. Esto es posible porque Access puede realizar cálculos aritméticos con
fechas.
El resultado de un cálculo de fecha se denomina intervalo. Este valor contiene un componente de
días en el lado izquierdo del separador decimal y un componente de tiempo en el lado derecho. Si el
valor devuelto es un número positivo, sabrá con cuántos días de antelación se envió el pedido. Si el
valor es negativo, sabrá con cuántos días de retraso se envió el pedido. Si el valor es 0, sabrá que el
pedido se envió a tiempo.
En los pasos que se describen en esta sección, se supone que dispone de un formulario enlazado a
una tabla de datos que contiene pedidos. A su vez, la tabla Pedidos contiene los campos
FechaRequerida y FechaEnvío. Puede modificar la expresión que figura en los siguientes pasos para
que funcione con su base de datos.
Agregar un cuadro de texto que contiene una expresión para calcular el número de días de
antelación o de retraso
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario o informe
que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.
Arrastre el puntero en el formulario o informe para crear el cuadro de texto.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y, a continuación, haga clic en
Propiedades.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Haga clic en la ficha Datos.
En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba =[FechaRequerida]‐[FechaEnvío] y, a
continuación, presione TAB.
Nota No olvide reemplazar los identificadores de FechaRequerida y FechaEnvío con los nombres
de los campos de su tabla.
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades.
Cuando usa los operadores +, –, *, / o \ para realizar un cálculo con dos valores y uno de los valores
es nulo (es decir, no se ha especificado ningún valor), el valor de la expresión es nulo. Por ejemplo, si
una de las fechas en la anterior expresión es nula, toda la expresión también será nula. En un
informe, esto genera un espacio en blanco. Si desea reemplazar el valor nulo con 0, puede usar la
función Nz para convertir el valor nulo en cero. Por ejemplo:
=Nz([FechaRequerida]‐[FechaEnvío],0)
Nota Asimismo, puede configurar los campos de una tabla de modo que los usuarios no puedan
especificar valores nulos. Al diseñar la tabla, establezca el valor de la propiedad Requerido de ese
campo en Sí y establezca la propiedad Valor predeterminado de ese campo en un valor que no sea
nulo.
Sumar los valores de dos controles
Puede que desee sumar los valores de dos controles. Por ejemplo, para calcular el costo total de un
pedido, sumará los valores de los controles Subtotal y Transporte, tal y como se muestra en la
siguiente ilustración.
En los siguientes pasos, se supone que dispone de un formulario con dos controles que contienen
datos numéricos. En este caso, los controles se denominan Subtotal y Transporte. Puede modificar el
nombre de los controles en la siguiente expresión para que ésta funcione con sus datos.
Agregar un cuadro de texto con una expresión que calcula un total
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario o informe
que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.
Arrastre el puntero en el formulario o informe para crear el cuadro de texto.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Haga clic en la ficha Todas.
Configure los valores de propiedad, tal y como se muestra en la siguiente tabla.
Propiedad Valor
Nombre Total
Origen del control =[Subtotal]+[Transporte]
Formato Moneda
Nota No olvide cambiar los identificadores en la expresión (Subtotal y Transporte) al nombre de
los controles que figuran en su formulario.
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades.
Multiplicar dos valores para calcular el impuesto sobre las ventas o el impuesto al valor agregado
Supongamos que necesita calcular el impuesto sobre las ventas o el impuesto al valor agregado para
un pedido. Para ello, puede usar una expresión que multiplique dos valores existentes: la tasa del
impuesto sobre las ventas y el subtotal de cada pedido. Puede incluir la expresión en un control de
cuadro de texto y mostrar los resultados en un formulario o informe.
Para este ejercicio, suponemos que dispone de dos campos de tabla: Tasa de impuesto sobre las
ventas y Subtotal. Asimismo, puede almacenar estos valores en otros controles de un formulario o
informe, pero para este ejercicio suponemos que residen en una tabla.
Agregar un cuadro de texto con una expresión para calcular el importe de un impuesto
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario o informe
que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.
Arrastre el puntero en el formulario o informe para crear el cuadro de texto.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Haga clic en la ficha Todas.
Configure los valores de propiedad, tal y como se muestra en la siguiente tabla.
Propiedad Valor
Nombre Impuesto sobre las ventas
Origen del control =[Subtotal]*[Tasa de impuesto sobre las ventas]
Formato Moneda
Nota No olvide cambiar los identificadores de los campos (Subtotal y Tasa de impuesto sobre las
ventas) a los nombres de los campos en su base de datos.
Cierre la hoja de propiedades.
Sumar y contar grupos de registros
A menudo va a tener que sumar los valores almacenados en un grupo de registros. Por ejemplo,
puede que necesite calcular un total de grupo para el pie de grupo de un informe, o bien, un subtotal
de pedido para los artículos de línea en un formulario. Otras veces, puede que necesite contar el
número de artículos en vez de sumarlos. Para calcular una suma para un grupo de registros, se usa la
función Suma. Para contar un grupo de registros, se usa la función Cuenta.
Por ejemplo, para contar el número de pedidos en un informe que muestra los pedidos agrupados
por cliente, puede usar la siguiente expresión:
=Cuenta([IdPedido])
Puede usar nombres de campo en la expresión de los argumentos de las funciones Suma y Cuenta,
pero no puede usar nombres de control. Los nombres de campo pueden proceder de una tabla o
consulta. Incluso puede usar el nombre de un campo calculado de una consulta. Sin embargo,
cuando desea calcular el total de los valores de un control calculado, debe repetir la expresión usada
en el control calculado.
Cuando desea hacer referencia a la misma expresión más de una vez en un formulario o si va a usar
una función, como Suma, debe considerar si puede incluir la expresión en la consulta subyacente del
formulario. De ese modo, el cálculo puede realizarse en la consulta en vez del formulario. A menudo,
los cálculos se realizan con mayor rapidez en las consultas.
Para obtener más información sobre cómo sumar y contar, vea los siguientes artículos:
Contar las filas de una hoja de datos
Mostrar totales de columna en una hoja de datos
Realizar un recuento en los informes
Sumar en informes
Cuenta (función)
DCont (función)
Suma (función)
DSuma (función)
En las siguientes secciones se explican algunas de las formas en las que se pueden usar estas
funciones.
Crear un control calculado en un formulario y hacer referencia a ese control desde otro formulario
A veces, puede que tenga que crear un control calculado (es decir, un control que usa una expresión
como origen de datos) y, a continuación, hacer referencia a los valores de ese control desde otro
control ubicado en otro formulario. En los pasos descritos en esta sección se explica cómo usar la
función SUMA en un control calculado y, a continuación, cómo hacer referencia a ese control desde
otro formulario.
En los pasos se supone el uso de una base de datos de pedidos y de un formulario de entrada de
pedidos que está formado por dos componentes: un formulario principal y un subformulario. El
formulario principal contiene datos sobre todo el pedido, como la dirección de facturación y la
dirección de envío. El subformulario contiene información detallada sobre los artículos de línea del
pedido, como los productos, las cantidades de cada producto y los precios unitarios de cada
producto.
Diferentes consultas proporcionan datos a cada componente y la consulta del subformulario tiene un
campo calculado que se denomina PrecioTotal. En este ejemplo, el "precio total" es la cantidad de
producto de cada artículo de línea multiplicada por el número de artículos, descuentos, etc.
Para calcular los subtotales de cada pedido, deberá sumar los valores del campo PrecioTotal. Para
ello, agregue la siguiente expresión a un cuadro de texto. En este ejemplo, el cuadro de texto está
ubicado en el pie del subformulario:
En los siguientes pasos se explica cómo agregar el control calculado al subformulario. En la
información que figura después de estos pasos se explica cómo hacer referencia al control desde
otro control.
Agregar un cuadro de texto con una expresión que calcula subtotales en un subformulario
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el subformulario que
desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Si no ve la sección del pie de formulario, haga clic en la barra Pie del formulario y, a continuación,
arrastre hacia abajo el borde inferior de la barra.
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.
En la sección del pie de formulario, arrastre el puntero en el formulario para crear el cuadro de texto.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y, a continuación, haga clic en
Propiedades.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Haga clic en la ficha Todas y, a continuación, defina los valores de propiedad tal y como se muestra
en la siguiente tabla.
Propiedad Valor
Nombre Subtotal de pedido
Origen del control =Suma([Precio total])
Formato Moneda
Nota Si va a adaptar estos pasos de modo que funcionen con su base de datos, no olvide cambiar
el nombre del campo PrecioTotal al nombre del campo de su base de datos.
Haga clic en el cuadro situado en la esquina superior izquierda o derecha del subformulario (es el
cuadro situado junto a la regla) para mostrar las propiedades de todo el subformulario
Busque el cuadro de propiedad Vista predeterminada y cambie su valor a Hoja de datos.
Guarde los cambios, cierre la hoja de propiedades y vaya a los siguientes pasos.
Si bien el cuadro de texto situado en el subformulario calcula el subtotal del pedido, puede que no
desee mostrar los valores resultantes en el subformulario porque los subformularios a menudo
aparecen como hoja de datos. Si se agrega un subtotal, esto significa al menos que los usuarios van a
ver muchas veces el mismo valor. Por ejemplo, el resultado podría ser el siguiente:
Producto Cantidad Precio de la unidad Descuento Precio total Subtotal
Producto 1 4 8,00 $ 0,00% 32,00 $ 137,00 $
Producto 2 5 9,00 $ 0,00% 45,00 $ 137,00 $
Producto 3 6 10,00 $ 0,00% 60,00 $ 137,00 $
Tal y como puede comprobar, parte de los datos de resumen pertenece a un solo campo y, a
menudo, tiene más sentido colocar ese campo en un formulario principal. Para ello, agregue un
control al formulario principal que haga referencia al control del subformulario. En la siguiente
ilustración se muestra cómo hacerlo:
Nombre del control de subformulario en el formulario principal
Propiedad Formulario, que proporciona acceso a los controles y propiedades del subformulario
Nombre del control de cuadro de texto en el subformulario
En los siguientes pasos se explica cómo crear un cuadro de texto que haga referencia a los valores de
otro control.
Crear el control
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario principal
que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.
Busque el área en el formulario a la que desee agregar el control y, a continuación, arrastre el
puntero en el formulario para crear el cuadro de texto.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Haga clic en la ficha Todas.
Configure los valores de propiedad, tal y como se muestra en la siguiente tabla.
Propiedad Valor
Nombre Subtotal
Origen del control =[Subformulario Pedidos].Formulario![SubtotalPedido]
Formato Moneda
Nota Si va a adaptar estos pasos de modo que funcionen con sus datos, no olvide cambiar los
identificadores (los nombres del formulario y del control entre corchetes) a los nombres que figuran
en su base de datos.
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades.
Buscar un valor en una tabla
Al diseñar un formulario, puede que desee mostrar un valor de una tabla o consulta que no sea el
valor al que está enlazado el formulario. Por ejemplo, supongamos que dispone de un formulario
denominado Productos que está enlazado a una tabla denominada Productos. Tras diseñar el
formulario, sin embargo, decide que el formulario debe mostrar el nombre del proveedor de cada
producto, que reside en una tabla denominada Proveedores.
Access permite realizar esta tarea de dos maneras distintas. Puede usar el Asistente para búsquedas
para crear un campo de búsqueda (es la técnica más común) o puede crear una expresión. En este
tema no se aborda el Asistente para búsquedas. Si desea obtener más información sobre este
asistente, vea el artículo Agregar o cambiar un campo para buscar un valor en otra tabla.
Para crear una expresión que busque valores en otra tabla, se usa la función DBúsq. La función
DBúsq tiene tres argumentos:
El nombre del campo cuyo valor se desea buscar
La tabla o consulta donde está ubicado el campo
De manera opcional, los criterios que se van a usar para buscar el registro
Para agregar el proveedor, abra el formulario Productos en la vista Diseño y, a continuación, agregue
el cuadro de texto denominado Nombre del contacto. La expresión que debe usar para este cuadro
de texto es:
=DBúsq("[Nombre del contacto]","[Proveedores]","[IdProveedor]=" &
Formularios!Productos!IdProveedor)
Agregar el cuadro de texto del proveedor
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario principal
que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.
Busque el área en el formulario a la que desee agregar el control y, a continuación, arrastre el
puntero en el formulario para crear el cuadro de texto.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Haga clic en la ficha Todas.
Configure los valores de propiedad, tal y como se muestra en la siguiente tabla.
Propiedad Valor
Etiqueta Nombre del contacto
Origen del =DBúsq("[Nombre del contacto]","[Proveedores]","[IdProveedor]=" &
control Formularios!Productos!IdProveedor)
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades.
Esta expresión busca en la tabla Proveedores y devuelve el nombre de contacto del proveedor cuyo
identificador coincide con el valor del control IdProveedor en el formulario Productos. Observe cómo
se usa el operador & para generar el tercer argumento. Un error común que debe evitar es la
colocación de todo el argumento entre comillas. Sólo debe colocarse entre comillas el texto delante
del operador &.
Nota Como alternativa a la función DBúsq, puede modificar la consulta subyacente de modo que
incluya únicamente la información necesaria. A menudo resulta más eficaz usar una consulta.
Agregar una fecha de impresión a un informe
Los usuarios de informes a menudo desean conocer la fecha de impresión de los informes. Esta
información les indica si disponen de datos actualizados. Para que Access rellene la fecha, se usa la
función Ahora o la función Fecha. La función Ahora devuelve la fecha y la hora actuales almacenadas
en el reloj del equipo. La función Fecha devuelve únicamente la fecha actual. Puede usar la función
Formato para aplicar al resultado de cualquiera de estas funciones alguno de los formatos de fecha y
hora disponibles.
Agregar la fecha de impresión a un informe
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el informe que desee
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Si no ve la sección del pie de informe, haga clic en la barra Pie del informe y, a continuación, arrastre
hacia abajo el borde inferior de la barra para expandir el informe.
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.
En la sección del pie de informe, arrastre el puntero para crear el cuadro de texto.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Haga clic en la ficha Todas y, a continuación, defina los valores de propiedad tal y como se muestra
en la siguiente tabla.
Propiedad Valor
Nombre Fecha de impresión
Origen del control ="Impresión " & Fecha()
Formato Fecha mediana
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades.
Imprimir el número de página en un informe
Al diseñar un informe que ocupa más de una página impresa, deberá agregar números de página.
Para ello, puede usar la propiedad Página, que numera automáticamente las páginas cuando se
obtiene la vista previa o se imprime el informe. La propiedad Página está disponible únicamente
cuando se obtiene la vista previa o se imprime un informe, por lo que no aparece en la hoja de
propiedades del informe. Para usar la propiedad Página, coloque un cuadro de texto en el
encabezado o pie del informe y, a continuación, escriba Página en la propiedad Origen del control
del cuadro de texto.
Es el mismo procedimiento que el usado cuando se emplea la función Ahora o Fecha, excepto que no
se incluyen paréntesis detrás de la propiedad Página.
En esta ilustración se muestra cómo se agrega la propiedad Página directamente a un control de
cuadro de texto:
Además, puede crear asimismo una expresión que use las propiedades Página y Páginas. La
propiedad Páginas devuelve el número total de páginas de un informe. Por ejemplo, la siguiente
expresión genera la numeración de páginas con el formato Página 1 de 10.
="Página " & [Página] &" de " & [Páginas]
En los siguientes pasos se explica cómo agregar al pie de un informe una expresión que usa ambas
propiedades. En los pasos se explica cómo agregar números de página en la vista Diseño y en la vista
Presentación.
Usar la vista Diseño para agregar la numeración de páginas
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el informe que desee
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Si no ve la sección del pie de informe, haga clic en la barra Pie del informe y, a continuación, arrastre
hacia abajo el borde inferior de la barra para expandir el informe.
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.
En la sección del pie de informe, arrastre el puntero para crear el cuadro de texto.
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades.
O bien,
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.
Haga clic en la ficha Datos y, a continuación, cambie el valor del cuadro de propiedad Origen del
control a: ="Página " & [Página] &" de " & [Páginas].
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades.
Usar la vista Presentación para agregar la numeración de páginas
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el informe que desee
cambiar y haga clic en Vista Presentación.
En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Números de página.
Aparece el cuadro de diálogo Números de página.
Bajo Formato, haga clic en Página N de M.
Bajo Posición, seleccione una opción.
Bajo Alineación, seleccione una opción de la lista.
Active o desactive la casilla de verificación Mostrar el número en la primera página y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
Nota El Generador de expresiones incluye algunas expresiones comunes que se pueden usar para
la numeración de páginas. Para obtener más información sobre el Generador de expresiones, vea la
sección Usar el Generador de expresiones para crear expresiones.
Imprimir parte de un valor en un informe
Si los primeros o últimos caracteres de un campo tienen un significado especial, puede organizar un
informe en torno a esos caracteres. Por ejemplo, si los dos primeros caracteres en un código de
identificación de producto indican el tipo de producto, podrá agrupar los productos por los dos
primeros caracteres del código y, a continuación, identificar cada grupo imprimiendo los caracteres
en un encabezado de grupo.
Se usa la función Izq para extraer los primeros n caracteres de un valor que aparece en un campo de
texto y se usa la función Der para extraer los últimos n caracteres. En ambos casos, el primer
argumento es el nombre de campo o la expresión de texto, y el segundo argumento es el número de
caracteres que se desea extraer.
En la siguiente tabla se muestran expresiones que emplean estas funciones. Para las funciones, se
supone que los datos residen en un campo de tabla denominado Id. de pieza.
Si el valor de Id. de pieza es Esta expresión Devuelve
AA105 =Izq([Id. de pieza],2) AA
AA105 =Der([Id. de pieza],3) 105
Para obtener más información sobre las funciones Izq y Der, vea los artículos Izq (función) y Der
(función).
Usar separadores de letras en una lista alfabética
Para realizar una identificación rápida en una lista de productos, puede agrupar los productos por la
primera letra de sus nombres e imprimir la letra en un encabezado de grupo, tal y como se muestra
en la siguiente ilustración.
Para comenzar un nuevo grupo cada vez que cambia la primera letra del nombre de producto y, a
continuación, ordenar alfabéticamente los productos de cada grupo, cree dos grupos en el panel
Agrupación, orden y total y, después, configure cada grupo tal y como se muestra en las siguientes
tablas.
Agrupar por con A en la parte por el primer sin totales hacer clic en el
Nombre de superior carácter título para agregar
producto
con sección de sin sección de mantener todo el grupo
encabezado pie junto en una página
Ordenar por con A en la parte por el valor sin totales hacer clic en el
Nombre de superior completo título para agregar
producto
con sección de con sección de no mantener junto el
encabezado pie grupo en una página
Mostrar el panel Agrupación, orden y total
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el informe que desee
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la ficha Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.
Para imprimir sólo la primera letra del nombre al comienzo de un nuevo grupo, use esta expresión
en el cuadro de texto del encabezado Nombre de producto:
=Izq([Nombre de producto],1)
Imprimir el equivalente numérico de una fecha
Puede organizar los registros de un informe mediante valores de fecha numéricos para un período
de tiempo, que puede ser un año, un trimestre, un mes o una semana. Por ejemplo, un año se divide
en 53 semanas de calendario (la primera y la última semana del año suelen ser semanas parciales).
Con ese valor numérico, se pueden agrupar los pedidos enviados por la semana del año.
Para buscar parte de un valor de fecha numérico, como sólo el mes o año, se usa la función
ParcFecha, que tiene la siguiente sintaxis:
ParcFecha (intervalo, fecha[, primer_día_semana] [, primera_semana_año])
El argumento intervalo es la abreviatura de la parte de la fecha que debe devolverse. Ejemplos de
abreviaturas válidas: "aaaa" para un año de cuatro dígitos, "t" para un trimestre de calendario y "m"
para un mes. El argumento fecha es un nombre de campo o una fecha literal, como "1‐jul‐07".
Los argumentos primer_día_semana y primera_semana_año son opcionales. El argumento
primer_día_semana devuelve domingo, a menos que se especifique lo contrario. Para definir otro
día, especifique un valor del 2 al 7 (1 es el valor predeterminado). El argumento
primera_semana_año devuelve la semana en la que cae el 1 de enero. Para especificar otra semana,
escriba 2 ó 3. Use 2 para especificar la primera semana que tenga al menos cuatro días en el nuevo
año; use 3 para especificar la primera semana completa del año.
La siguiente tabla contiene ejemplos de los resultados que se devuelven para un campo denominado
"Días no laborables". El campo Días no laborables puede almacenar los días festivos que se celebran
en los países o regiones donde opera una compañía.
Si el valor de Días no laborables es Esta expresión Devuelve
1‐ene‐07 =ParcFecha("s",[Días no laborables]) 2 (día de la semana)
31‐dic‐07 =ParcFecha("ss",[Días no laborables]) 53 (semana del año)
31‐dic‐07 =ParcFecha("aaaa",[Días no laborables]) 2007 (año de cuatro dígitos)
Para obtener más información, vea el artículo ParcFecha (función).
Para obtener más información sobre cómo crear informes agrupados, vea el artículo Crear un
informe agrupado o un informe de resumen.
Comparar los resultados de varios años
Cuando desea analizar los resultados de ventas de más de un año, se recomienda agrupar los
resultados por un período de tiempo, como un trimestre o mes. De ese modo, podrá comparar
rápidamente el rendimiento de un período de tiempo de un año dado con el rendimiento del mismo
período de tiempo de otro año. Por ejemplo, supongamos que desea ver un informe denominado
Resumen de ventas por trimestre con el número de pedidos enviados y los totales de ventas.
Para crear los encabezados y pies de grupo y especificar el criterio de ordenación de este informe, se
crean dos grupos, cada uno con su propio criterio de ordenación, y se establecen las propiedades en
el panel Agrupación, orden y total para cada grupo y criterio de ordenación, tal y como se muestra
en las siguientes tablas. Observe que se usa una expresión para agrupar por el trimestre en el que se
enviaron los pedidos.
Agrupar por expresión ascendente por el valor sin totales con el título
Use esta expresión: completo Trimestre
=ParcFecha("t",[FechaEnvío])
con sección con sección mantener todo el
de de pie grupo junto en una
encabezado página
Agrupar por FechaEnvío de más por año sin totales hacer clic en el
antiguo a título para
más agregar
reciente
sin sección con no mantener junto
de sección de el grupo en una
encabezado pie página
Mostrar el panel Agrupación, orden y total
Abra el informe en la vista Diseño.
En la ficha Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.
Para imprimir el número de trimestre al comienzo de un nuevo grupo, coloque un cuadro de texto
en el encabezado de grupo mediante la misma expresión que usó en el cuadro Ordenar y agrupar:
=ParcFecha("t", [FechaEnvío])
Calcular totales de artículos de línea
Supongamos que desea crear un informe de facturación con información sobre un pedido. Necesita
calcular el precio total (ventas totales de cada producto) de los artículos de línea. Cree primero una
consulta que proporcione los datos para el informe. Incluya en esa consulta todos los campos
necesarios de todas las tablas necesarias, como la tabla Pedidos, la tabla Detalles de pedidos y la
tabla Compradores. A continuación, podrá crear un campo calculado en la cuadrícula de diseño de la
consulta que calcule el precio total de cada producto en la factura.
Crear un campo calculado
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta que desee
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
Haga clic en la fila Campo de una columna vacía en la cuadrícula de diseño de la consulta.
Escriba un nombre, un signo de dos puntos (:) y una expresión en la celda Campo. El nombre y el
signo de dos puntos definen un nombre descriptivo para el campo calculado. Para calcular un precio
total, puede usar la siguiente expresión:
PrecioTotal: CMoneda([Detalles de pedidos].Precio unidad*[Cantidad]*(1‐[Descuento])/100)*100
Observe que cuando cree un campo calculado en la cuadrícula de diseño de la consulta, no coloque
el operador = delante de la expresión.
Identificar pedidos que se enviaron tarde
En el mejor de los casos, los pedidos se envían a tiempo. En ocasiones, puede que algunos pedidos se
envíen después de la fecha estipulada y desee identificarlos en un informe. Para marcar todos los
pedidos enviados con retraso en un informe que realiza un seguimiento de los envíos, puede
imprimir una marca de verificación en una casilla de verificación denominada Envío con retraso.
Dado que la mayoría de los pedidos se envían a tiempo, la marca de verificación es más fácil de
detectar que el texto A tiempo o Con retraso.
La expresión para este informe compara el valor del campo Fecha de envío con el valor del campo
Fecha requerida. Si el valor del campo Fecha de envío es mayor (es decir, posterior) que el valor del
campo Fecha requerida, la expresión devuelve el valor True y en el informe se muestra una marca de
verificación en la casilla de verificación. Si el valor es False, la casilla de verificación estará vacía.
Agregar la casilla de verificación Envío con retraso a un informe
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el informe que desee
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Casilla de verificación.
Arrastre el puntero en la sección de detalles del informe para crear la casilla de verificación.
Haga clic con el botón secundario del mouse en la casilla de verificación, haga clic en Propiedades en
el menú contextual y, a continuación, haga clic en la ficha Todas de la hoja de propiedades.
Establezca las propiedades de la casilla de verificación de acuerdo con la siguiente tabla.
Propiedad Valor
Nombre Envío con retraso
Origen del control =[Fecha de envío]>[Fecha requerida]
Visible Sí
Nota Si va a adaptar estos pasos de modo que funcionen con sus datos, no olvide cambiar los
nombres de campo en los identificadores a los que figuran en su base de datos.
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades.
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Tabla de operadores
Access admite diversos operadores, incluidos los operadores aritméticos como +, ‐, * (multiplicar) y /
(dividir), además de los operadores de comparación para comparar valores, los operadores de texto
para concatenar texto, los operadores lógicos para determinar los valores True o False, y otros
operadores específicos de Access. Para obtener información detallada sobre el uso de estos
operadores, vea las siguientes tablas:
Operadores aritméticos
Los operadores aritméticos se usan para calcular un valor a partir de dos o más números, o bien,
para cambiar el signo de un número de positivo a negativo.
Operador Finalidad Ejemplo
+ Sumar dos [Subtotal]+[Impuesto sobre las
números. ventas]
‐ Buscar la [Precio]‐[Descuento]
diferencia entre
dos números o
indicar el valor
negativo de un
número.
* Multiplicar dos [Cantidad]*[Precio]
números.
/ Dividir el primer [Total]/[Número_de_elementos]
número entre el
segundo número.
\ Redondear ambos [Registros]\[Habitaciones]
números a
enteros, después
dividir el primer
número entre el
segundo número
y, a continuación,
truncar el
resultado en un
entero.
Residuo Dividir el primer [Registros] Residuo [Habitaciones]
número entre el
segundo número y
devolver sólo el
resto.
^ Elevar un número Número ^ Exponente
a la potencia de un
exponente.
Operadores de comparación
Los operadores de comparación se usan para comparar valores y devuelven True, False o Nulo.
Operador Finalidad
< Determinar si el primer valor es menor
que el segundo valor.
<= Determinar si el primer valor es menor o
igual que el segundo valor.
> Determinar si el primer valor es mayor
que el segundo valor.
>= Determinar si el primer valor es mayor o
igual que el segundo valor.
= Determinar si el primer valor es igual que
el segundo valor.
<> Determinar si el primer valor no es igual
que el segundo valor.
En todos los casos, si el primer o segundo valor es Nulo, el resultado también será Nulo. Dado que
Nulo representa un valor desconocido, el resultado de cualquier comparación con Nulo es también
desconocido.
Operadores lógicos
Los operadores lógicos se usan para combinar dos valores y devuelven True, False o Nulo. A los
operadores lógicos también se les hace referencia con el término de operadores booleanos.
Operador Uso Descripción
Y Expr1 Y Expr2 Es True si Expr1 y Expr2
tienen el valor True.
O Expr1 O Expr2 Es True si Expr1 o Expr2
tiene el valor True.
Eqv Expr1 Eqv Expr2 Es True si tanto Expr1 como
Expr2 tienen el valor True,
o bien, si tanto Expr1 como
Expr2 tienen el valor False.
No No Expr Es True si Expr no es True.
OEx Expr1 OEx Expr2 Es True si Expr1 es True o
Expr2 es True, pero no
ambos.
Operadores de concatenación
Los operadores de concatenación se usan para combinar dos valores de texto en una sola cadena.
Operador Uso Descripción
& cadena1 & cadena2 Combina dos cadenas en
una sola cadena.
+ cadena1 + cadena2 Combina dos cadenas en
una sola cadena y propaga
los valores nulos.
Operadores especiales
Los operadores especiales se usan según lo descrito en la siguiente tabla.
Para obtener más
Operador Descripción información
Es Nulo o No es Nulo Determina si un valor es
Nulo o No es Nulo.
Como "modelo" Busca valores de cadena Operador Como
coincidentes mediante los
operadores de caracteres
comodín ? y *.
Entre val1 Y val2 Determina si un valor Operador Entre...Y
numérico o de fecha
pertenece a un intervalo.
En(cadena1,cadena2...) Determina si un valor de Operador En
cadena viene incluido en
un conjunto de valores de
cadena.
Para obtener más información sobre cómo usar estos operadores, vea el artículo Guía de la sintaxis
de expresiones.
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Crear una consulta de selección sencilla
Mostrar todo
Una consulta de selección se puede usar para crear subconjuntos de datos que sirvan para responder a preguntas
específicas. También se puede usar para suministrar datos a otros objetos de base de datos. Una vez creada una consulta
En este tema, se explica cómo crear consultas de selección sencillas que busquen datos en una tabla única. También se
explica cómo mejorar la consulta definiendo criterios para los registros y agregando valores calculados.
En este artículo
Introducción
Crear una consulta
Introducción
Una consulta de selección es un tipo de objeto de base de datos que muestra información en una vista Hoja de datos (vista
Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con
formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.). Una
consulta puede obtener sus datos de una tabla o de varias, de consultas existentes, o de una combinación de ambas
opciones. Las tablas o las consultas de las que una consulta obtiene sus datos se conocen como su origen de registros.
Ya cree consultas de selección sencillas mediante un asistente o trabajando en la vista Diseño, los pasos son, en esencia,
los mismos. Debe elegir el origen de registros que desea utilizar y los campos que desea incluir en la consulta.
Una vez creada la consulta de selección, puede ejecutarla para ver los resultados. Las consultas de selección son muy
fáciles de ejecutar: sólo tiene que abrirlas en la vista Hoja de datos. Podrá reutilizarlas siempre que lo necesite; por ejemplo,
NOTA Para obtener información sobre el uso de una consulta como origen de registros para un formulario o informe, vea
Hay varios tipos de consulta, y cada una sirve para un fin distinto. Por ejemplo, una consulta de selección para presentar
datos. Una consulta de acción cambia los datos de su origen de datos o crea una nueva tabla. Una consulta de parámetros
le pide que especifique criterios cuando se ejecuta. En este tema, se tratan únicamente las consultas de selección.
NOTA En este tema se describe cómo se crean consultas de selección que devuelven datos de una única tabla. Si desea
crear consultas que devuelvan datos de dos o varias tablas, vea el artículo Crear una consulta basada en varias tablas.
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asistente. Además, si sabe cómo escribir instrucciones SQL (cadena o instrucción de SQL: expresión que define un
comando de SQL, como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye cláusulas como WHERE y ORDER BY. Las instrucciones
o cadenas de SQL se utilizan en consultas y en funciones de agregado.), podrá crear una consulta mientras trabaja en una
Antes de comenzar, debe tener una tabla que contenga datos. A continuación, se proporcionan datos de ejemplo en forma
de tabla HTML.
IdClie Direcci Ciuda EdoOPr CódigoPo PaísOReg Teléfo Contac FechaNacimi
nte Compañía ón d ov stal ión no to ento
Puede especificar manualmente los datos de esta tabla de ejemplo o copiar esta tabla en un programa de hojas de cálculo,
como Microsoft Office Excel 2007, e importar la hoja de datos resultante a una tabla de Microsoft Office Access 2007.
Office Access 2007 agrega una nueva tabla en blanco a la base de datos.
NOTA No necesita seguir este paso si abre una nueva base de datos en blanco pero deberá hacerlo siempre
2. Haga doble clic en la primera celda de la fila del encabezado y escriba el nombre del campo en la tabla de
ejemplo.
De forma predeterminada, Access indica los campos en blanco en la fila del encabezado con el texto Agregar
3. Use las teclas de flecha para desplazarse a la siguiente celda en blanco del encabezado y escriba el nombre
del segundo campo (también puede presionar TAB o hacer doble clic en la nueva celda). Repita este paso hasta
tipo de datos específico, como Número, Texto o Fecha/Hora. Los tipos de datos ayudan a escribir los datos de
forma precisa y a evitar errores, como el uso de un número de teléfono en un cálculo. Puede especificar el tipo de
datos de cada campo de una tabla y cambiar el tipo de datos de un campo en determinadas circunstancias. Para
esta tabla de ejemplo, debería dejar que Access deduzca el tipo de datos.
1. Inicie el programa de hojas de cálculo y cree un nuevo archivo en blanco. Si utiliza Excel, se crea un nuevo
2. Copie la tabla de ejemplo proporcionada en la sección anterior y péguela en la primera celda de la primera
hoja de cálculo.
3. Con la técnica proporcionada por el programa de hojas de cálculo, asigne un nombre a la hoja de cálculo
Clientes.
4. Guarde el archivo de hoja de cálculo en una ubicación apropiada y vaya a los siguientes pasos.
O bien,
Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Hoja de cálculo de Nombre del programa.
2. Haga clic en Examinar, abra el archivo de hoja de cálculo que creó en los pasos anteriores y, a continuación,
3. De forma predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja de cálculo del libro (Clientes, si ha seguido
los pasos descritos en la anterior sección), y los datos de la hoja de cálculo aparecen en la sección inferior de la
4. En la siguiente página del asistente, seleccione Primera fila contiene encabezados de columna y, a
5. En la siguiente página del asistente tiene la oportunidad de cambiar los nombres de campo y los tipos de
datos o de omitir campos en la operación de importación, mediante los cuadros de texto y listas de Opciones de
6. En la página siguiente del asistente, en el cuadro Opciones de campo, seleccione Sí (Sin duplicados) en la
lista Indexado y luego Entero largo en la lista Tipo de dato. Haga clic en Siguiente para continuar.
7. En la página siguiente del asistente, seleccione la opción Elegir la clave principal, elija IdCliente en la lista y
8. De forma predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de cálculo a la nueva tabla. Asegúrese de que
9. En la última página del asistente, tiene la opción de guardar los pasos del proceso de importación para
usarlos más adelante. Como está importando una tabla de ejemplo, no se recomienda que guarde estos pasos.
Generar la consulta.
En primer lugar, usará un asistente para crear la consulta, basándose en la tabla de ejemplo que acaba de crear. Después,
la mejorará en la vista Diseño. En cada paso, puede revisar la instrucción SQL que se genera automáticamente mediante
2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuación,
3. En Tablas y consultas, haga clic en la tabla que contiene los datos que desea usar. En este caso, haga clic
en Tabla: Clientes. Recuerde que una consulta también puede usar otra consulta como origen de registros.
4. En Campos disponibles, haga doble clic en los campos Contacto, Dirección, Teléfono y Ciudad. Esto los
agrega a la lista Campos seleccionados. Una vez agregados los cuatro campos, haga clic en Siguiente.
Access mostrará todos los registros de los contactos en la vista Hoja de datos. Los resultados incluyen todos los
registros, pero sólo muestran los cuatro campos especificados en el asistente para consultas.
Un criterio de consulta se puede considerar como una condición que se especifica para un campo. El criterio especifica una
condición, basada en los valores del campo, que expresa lo que desea incluir en la consulta, como "mostrar sólo los
Abra la consulta en la vista Diseño. Agregará un criterio al campo Ciudad para ver en los resultados de consulta sólo
aquellos contactos que son de Londres. También agregará criterios al campo Dirección y al campo Teléfono para depurar
Ahora, agregue dos criterios más para que los resultados sean más útiles. Suponga que sólo desea ver los
registros en los que estén presentes tanto la dirección como el número de teléfono.
2. En la fila Criterios del campo Dirección, escriba No es Nulo AND <>"". Haga lo mismo en la fila Criterios del
campo Teléfono.
NOTA El criterio, No es Nulo AND <>"", es verdadero siempre que haya un valor conocido no vacío para el
campo para el que es un criterio. Es falso siempre que haya un valor desconocido (Nulo) o cuando el valor
conocido está vacío (""). Puede usar esta expresión para comprobar un campo para un valor conocido no vacío.
¿Y si no desea que se combinen las condiciones con el operador AND? Dicho de otro modo, ¿cómo especifica dos o más
criterios pero de modo que se incluyan los registros que satisfagan simplemente uno de ellos o ambos?
Especificar criterios alternativos mediante OR
Suponga que desea ver todos los registros en los que la ciudad es Londres y en los que se dispone al menos de un tipo de
dato de contacto (ya sea la dirección o el número de teléfono). Desea combinar los criterios mediante el operador OR, de la
forma siguiente:
Para especificar criterios alternativos, use las filas Criterios y O en la cuadrícula de diseño. Todos los registros que
2. Quite la cadena No es Nulo AND <>"" de la fila Criterios del campo Teléfono.
5. Cambie a la vista Hoja de datos para ver los resultados. En los resultados de la consulta, se mostrarán todos
los registros que incluyan una dirección, un número de teléfono, o ambos y en los que el campo Ciudad sea
Londres.
NOTA Para especificar más de dos conjuntos de criterios alternativos, use las filas debajo de la fila O. Cada fila
Para obtener más información sobre cómo especificar criterios para diversos tipos de campos, vea Ejemplos de criterios de
consulta.
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almacenar la fecha de nacimiento de una persona pero no su edad actual. Si se conoce la fecha actual y la fecha de
nacimiento de la persona, siempre se puede calcular la edad actual, por lo que no es necesario almacenar ese dato en la
tabla. En vez de eso, se crea una consulta que calcula y muestra el valor pertinente. Los cálculos se efectúan cada vez que
se ejecuta la consulta, de modo que, si los datos subyacentes cambian, también cambian los resultados calculados.
En este ejercicio, modificará la consulta Contactos de Londres para que muestre la fecha de nacimiento y la edad actual de
cada contacto.
cuadrícula de diseño. También puede hacer doble clic en el nombre del campo para agregarlo automáticamente
3. En la siguiente columna, en la fila Campo, escriba la expresión que calcule la edad para cada registro.
Edad es el nombre que utiliza para el campo calculado. Si no especifica un nombre, Access usará uno genérico
para el campo, por ejemplo, EXPR1. La cadena a continuación de los dos puntos (:) es la expresión que
proporciona los valores para cada registro. La función DifFecha calcula la diferencia entre dos fechas
cualesquiera y devuelve la diferencia en el formato especificado. El formato aaaa devuelve la diferencia en años y
los elementos [FechaNacimiento] y Fecha() de la expresión proporcionan los dos valores de fecha. Fecha es una
función que devuelve la fecha actual y [FechaNacimiento] hace referencia al campo FechaNacimiento de la tabla
subyacente.
NOTA El cálculo usado para Edad en este ejemplo es una aproximación que puede resultar ligeramente
Cambie a la vista Hoja de datos. Verá dos campos adicionales, FechaNacimiento y Edad, en el resultado.
Para obtener más información sobre cómo escribir expresiones que calculan valores en una consulta, vea el artículo Crear
una expresión.
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anteriores de Access. Puede agregar, contar o calcular otros valores agregados y mostrarlos en una fila especial
(denominada la fila Total) que aparece debajo de la fila asterisco (*) en la vista Hoja de datos.
Puede usar una función de agregado diferente para cada columna. También puede optar por no resumir una columna.
En este ejercicio, modificará la consulta Contactos de Londres de modo que se muestre la fila Total.
En la lista desplegable, puede elegir entre Ninguno y Cuenta. Dado que la columna Contacto contiene valores de
texto, otras funciones como Suma y Promedio no son aplicables y no están disponibles por lo tanto.
5. En el campo Edad, seleccione Promedio. Dado que el campo Edad da como resultado un número, admite las
lista desplegable. Para ocultar la fila Total, en la ficha Inicio, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Totales.
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Vea también
Contar datos mediante una consulta
Crear una consulta basada en varias tablas
Crear una consulta de actualización
Crear una consulta de creación de tabla
Crear una consulta de datos anexados
Date (función)
DateDiff (función)
Editar los datos de una consulta
Formato (función, Format)
Sumar datos mediante una consulta
puede contar el número de elementos incluidos en uno o varios campos de tabla o controles. Se pueden calcular asimismo
valores medios y buscar los valores más bajos, más altos, más antiguos y más recientes. Además, Microsoft Office Access
2007 incluye una nueva característica denominada Fila Total que se puede usar para realizar un recuento de los datos de
función Cuenta forma parte de un grupo de funciones denominadas funciones de agregado, que se usan para realizar un
cálculo en una columna de datos y devolver un solo valor. Access incluye varias funciones de agregado además de la
Desviación estándar para medir el grado de dispersión de los valores con respecto a un promedio (una
media).
Varianza para medir la varianza estadística de todos los valores de una columna.
Office Access 2007 permite agregar la función Cuenta y otras funciones de agregado a una consulta de dos maneras
distintas. Se puede:
Abrir la consulta en la vista Hoja de datos y agregar una fila Total. La nueva característica Fila Total incluida en
Office Access 2007 permite usar una función de agregado en una o varias columnas del conjunto de resultados de
Crear una consulta de totales. Una consulta de totales calcula subtotales en grupos de registros. Por ejemplo,
para calcular subtotales de todas las ventas por ciudad o por trimestre, se usa una consulta de totales para agrupar
los registros por la categoría deseada y, a continuación, sumar las cifras de ventas. En cambio, una fila Total calcula
NOTA En las secciones referentes a los procedimientos incluidas en este documento se hace hincapié en el uso de la
función Cuenta, pero recuerde que se pueden usar otras funciones de agregado en las filas Total y las consultas. Para
obtener más información sobre el uso de las demás funciones de agregado, vea Referencia a las funciones de agregado
Para obtener más información sobre cómo usar las demás funciones de agregado, vea el artículo Mostrar totales de
Los pasos de las siguientes secciones se explican cómo agregar una fila Total y cómo usar una consulta de totales para
realizar un recuento de los datos. Cuando proceda, recuerde que la función Cuenta funciona con más tipos de datos que
las demás funciones de agregado. Por ejemplo, se puede ejecutar la función Cuenta con cualquier tipo de campo, salvo
con los campos que contienen datos escalares extensibles y complejos, como un campo de listas multivalor.
En cambio, un gran número de las funciones de agregado funcionan únicamente con los datos de campos configurados con
un tipo de datos específico. Por ejemplo, la función Suma funciona únicamente con los campos configurados con el tipo de
datos Número, Decimal o Moneda. Para obtener más información sobre los tipos de datos que cada función requiere, vea
Para obtener información general sobre los tipos de datos, vea el artículo Modificar o cambiar el tipo de datos definido para
un campo.
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seleccione la función Cuenta u otra función de agregado, como Suma, Mínimo, Máximo o Promedio. En esta sección se
explica cómo crear una consulta de selección básica y agregar una fila Total.
Las tablas seleccionadas aparecen como ventanas en la sección superior del diseñador de consultas. En esta
3. Haga doble clic en los campos de tabla que desee usar en la consulta.
Puede incluir campos que contienen datos descriptivos, como nombres y descripciones, pero debe incluir el campo
5. De manera opcional, vuelva a la vista Diseño y ajuste la consulta. Para ello, haga clic con el botón secundario
del mouse (ratón) en la ficha de documentos correspondiente a la consulta y haga clic en Vista Diseño. A
continuación, podrá ajustar la consulta agregando o quitando campos de tabla. Para quitar un campo, seleccione la
haga clic con el botón secundario en la ficha de documento correspondiente a la consulta y haga clic en Vista Hoja
de datos.
O bien,
Para una base de datos creada con una versión antigua de Access, en la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic
O bien,
En el panel de exploración, haga doble clic en la consulta. De este modo, se ejecuta la consulta y se cargan los
3. En la fila Total, haga clic en el campo que desee sumar y, a continuación, seleccione Cuenta en la lista.
Para obtener más información sobre cómo usar una fila Total, vea el artículo Mostrar totales de columna en una hoja de
datos.
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algunos o todos los registros devueltos por una consulta. Por ejemplo, se puede realizar un recuento de las transacciones
En general, se usa una consulta de totales en vez de una fila Total cuando se necesita usar el valor resultante en otra parte
2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que desee usar en la consulta y, a
3. Haga doble clic en los campos que desee usar en la consulta y asegúrese de incluir el campo del que desee
realizar el recuento. Se puede realizar un recuento de los campos con la mayoría de los tipos de datos, siendo la
excepción los campos que contienen datos escalares extensibles y complejos, como un campo de listas multivalor.
La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño y Agrupar por aparece en la fila por cada campo de la consulta.
5. En la fila Total, haga clic en el campo del que desee realizar el recuento y seleccione Cuenta en la lista
resultante.
2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla o las tablas que desee usar en la consulta y,
Las tablas aparecen en una ventana en la sección superior del diseñador de consultas.
3. Haga doble clic en el campo que contenga los datos de categoría y en el campo que contenga los valores que
La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño y Agrupar por aparece en la fila por cada campo de la consulta.
5. En la fila Total, haga clic en el campo del que desee realizar el recuento y seleccione Cuenta en la lista
resultante.
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fila Total y en las consultas. Recuerde que Access incluye más funciones de agregado para las consultas que para la fila
Total. Además, si trabaja con un proyecto de Access (un cliente de Access conectado a una base de datos de Microsoft
SQL Server), se puede usar el conjunto más amplio de funciones de agregado de SQL Server.
Función Descripción Se usa con los tipos de datos
Suma Suma los elementos de una columna. Funciona únicamente con Número, Decimal, Moneda
datos numéricos y monetarios.
Promedio Calcula el valor medio de una columna. La columna debe Número, Decimal, Moneda, Fecha/Hora
contener datos numéricos, de moneda o de fecha y hora. La
función pasa por alto los valores nulos.
Cuenta Cuenta el número de elementos en una columna. Todos los tipos de datos, excepto los que contienen
datos escalares extensibles y complejos, como una
columna de listas multivalor.
Para obtener más información sobre las listas multivalor,
vea los artículos Guía de campos multivalor y Agregar o
cambiar un campo de búsqueda que permita almacenar
varios valores.
Máximo Devuelve el elemento de mayor valor. En el caso de los datos de Número, Decimal, Moneda, Fecha/Hora
texto, el mayor valor es el último valor alfabético y Access no
distingue mayúsculas de minúsculas. La función pasa por alto
los valores nulos.
Mínimo Devuelve el elemento de menor valor. En el caso de los datos Número, Decimal, Moneda, Fecha/Hora
de texto, el menor valor es el primer valor alfabético y Access
no distingue mayúsculas de minúsculas. La función pasa por
alto los valores nulos.
Desviación Mide el grado de dispersión de los valores con respecto a un Número, Decimal, Moneda
estándar promedio (una media).
Para obtener más información sobre cómo usar esta función,
vea el artículo Mostrar totales de columna en una hoja de datos.
Varianza Mide la varianza estadística de todos los valores de la columna. Número, Decimal, Moneda
Esta función se puede usar únicamente con datos numéricos y
monetarios. Si la tabla contiene menos de dos filas, Access
devuelve un valor nulo.
Para obtener más información sobre las funciones de varianza,
vea el artículo Mostrar totales de columna en una hoja de datos.
Vea también
Crear una consulta basada en varias tablas
Sumar datos mediante una consulta
A veces, el proceso de crear y usar consultas es sólo cuestión de seleccionar campos de una tabla, quizás aplicar algunos
criterios y, a continuación, ver los resultados. Pero, ¿qué sucede si, como suele ser el caso, los datos se encuentran
dispersos en varias tablas? Afortunadamente, se puede crear una consulta que combine información procedente de varios
orígenes. En este tema se describen algunos casos en los que se extraen los datos de más de una tabla y se muestra
cómo hacerlo.
Usar los datos de una tabla relacionada para mejorar la información de la consulta
Conectar los datos de dos tablas mediante sus relaciones con una tercera tabla
de datos de otra tabla ayudaría a que los resultados de la consulta fuesen aún más elocuentes y más útiles. Por ejemplo,
supongamos que tiene una lista de identificadores de empleado que aparecen en los resultados de una consulta. Es
consciente de que sería más útil que apareciese el nombre de los empleados en los resultados, pero esos nombres se
encuentran en otra tabla. Para que aparezcan los nombres de los empleados en los resultados de la consulta, tendrá que
(columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) definida en la ventana
Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se pueden ver, crear y modificar las relaciones entre tablas y
consultas.).
¿Cómo?
Relaciones.
definida.
Una relación aparece como una línea que conecta las dos tablas en un campo común. Puede hacer
doble clic en una línea de relación para ver qué campos de las tablas están conectados por la relación.
Haga doble clic en cada una de las tablas que desee mostrar y, a continuación, haga clic en Cerrar.
4. Si no encuentra ninguna relación entre las dos tablas, cree una arrastrando un campo de una de las
tablas a un campo de la otra tabla. Los campos usados para crear la relación entre las tablas deben tener el
NOTA Se puede crear una relación entre un campo con el tipo de datos Autonumérico (tipo de datos
Autonumérico: tipo de datos de campo que, en una base de datos de Microsoft Access, almacena
automáticamente un número exclusivo para cada registro en el momento en que éste se agrega a una tabla. Se
pueden generar tres tipos de números: secuencial, aleatorio e Id. de réplica.) y un campo con el tipo de datos
Número (tipo de datos Numérico: en una base de datos de Microsoft Access, tipo de datos de campo diseñado
para datos numéricos que se utilizarán en cálculos matemáticos. Utilice el tipo de datos Moneda, sin embargo,
para mostrar o calcular valores de moneda.) si el tamaño de ese campo está establecido en un entero largo.
Éste suele ser el caso cuando se crea una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos
tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del
Para obtener más información sobre las opciones de las que dispone al crear una relación, vea el artículo
2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.
3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuación,
4. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con la información básica que desee incluir
en la consulta.
5. En la lista Campos disponibles, haga clic en el primer campo que desee incluir en la consulta y, a
continuación, haga clic en el botón de una sola flecha derecha para mover ese campo a la lista Campos
seleccionados. Haga lo mismo con cada campo adicional de esa tabla que desee incluir en la consulta. Puede
tratarse de campos que desee que se devuelvan en los resultados de la consulta o campos que desee usar para
6. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con los datos relacionados que desee usar
7. Agregue a la lista Campos seleccionados los campos que desee usar para mejorar los resultados de la
8. Bajo ¿Desea una consulta de detalle o resumen?, haga clic en Detalle o en Resumen.
Si desea que la consulta no realice ninguna función de agregado (Suma, Promedio, Mín, Máx, Cuenta, DesvEst o
Var), elija una consulta de detalle. Si desea que la consulta realice una función de agregado, elija una consulta de
gastos de envío de cada pedido y el nombre del empleado responsable de cada pedido.
NOTA Este ejemplo implica la modificación de la base de datos de ejemplo Neptuno. Se recomienda realizar una copia de
seguridad de la base de datos de ejemplo Neptuno y usar esa copia de seguridad para llevar a cabo el siguiente ejemplo.
3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuación,
5. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en IdPedido para mover ese campo a la lista Campos
seleccionados. Haga doble clic en Gastos de envío para mover ese campo a la lista Campos seleccionados.
7. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en Nombre para mover ese campo a la lista Campos
seleccionados. Haga doble clic en Apellidos para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. Haga clic en
Siguiente
8. Dado que está creando una lista de todos los pedidos, va a usar una consulta de resumen. Si está sumando los
gastos de envío por empleado o realizando alguna otra función de agregado, usará una consulta de resumen. Haga
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los datos de las dos primeras tablas están relacionados a través de una relación varios a varios (relación varios a varios:
asociación entre dos tablas en las que un registro de una tabla se puede relacionar con varios registros de la otra tabla.
Para establecer una, cree una tercera tabla y agregue los campos de clave principal de las otras dos tablas a esta tabla.). A
menudo, se recomienda dividir una relación varios a varios existente entre dos tablas en dos relaciones uno a
varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla
principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) que
implican tres tablas. Para ello, se crea una tercera tabla, denominada tabla de unión o tabla de relación, que tiene una clave
principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una
tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se
utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) y una clave externa (clave externa: uno o más campos
de tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica
cómo están relacionadas las tablas.) para cada una de las demás tablas. A continuación, se crea una relación uno a varios
entre cada clave externa de la tabla de unión y la correspondiente clave principal de una de las demás tablas. En esos
casos, es preciso incluir las tres tablas en la consulta, incluso si se desea recuperar datos sólo de dos de ellas.
Crear una consulta de selección mediante tablas con una relación varios a varios
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las dos tablas que contienen los datos que desee
incluir en la consulta así como la tabla de unión que las vincula. A continuación, haga clic en Cerrar.
Las tres tablas aparecen en el área de trabajo del diseño de la consulta, combinadas en los campos apropiados.
3. Haga doble clic en cada uno de los campos que desee usar en los resultados de la consulta. Cada campo
aparecerá en la cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño: cuadrícula utilizada para diseñar una consulta o un filtro
en la vista Diseño de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrícula se conocía
4. En la cuadrícula de diseño de la consulta, use la fila Criterios para especificar criterios de campo. Para usar un
criterio de campo sin mostrar el campo en los resultados de la consulta, desactive la casilla de verificación en la fila
5. Para ordenar los resultados en función de los valores de un campo, en la cuadrícula de diseño de la consulta,
haga clic en Ascendente o Descendente (dependiendo de cómo desee ordenar los registros) en la fila Ordenar
Access muestra los resultados de la consulta en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra
datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la
vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.).
Ejemplo en el que se usa la base de datos de ejemplo Neptuno
NOTA Este ejemplo implica la modificación de la base de datos de ejemplo Neptuno. Se recomienda realizar una copia de
seguridad de la base de datos de ejemplo Neptuno y usar esa copia de seguridad para llevar a cabo el siguiente ejemplo.
Supongamos que se le presenta una nueva oportunidad: un proveedor de Río de Janeiro ha encontrado su página Web y
es posible que desee hacer negocios. No obstante, sólo operan en Río de Janeiro y cerca de São Paulo. Suministran todas
las categorías de productos de alimentación a las que usted se dedica. Son una empresa bastante grande y desean estar
seguros de que puede proporcionarles acceso a unas ventas potenciales suficientes para que les sea rentable: al menos un
volumen de R$20.000,00 al año en ventas (unos $9.300,00). ¿Les puede suministrar el mercado que exigen?
Los datos necesarios para poder responder a esta pregunta se encuentran en dos lugares: una tabla Clientes y una tabla
Detalles de pedidos. Estas tablas están relacionadas entre sí por la tabla Pedidos. Las relaciones entre las tablas ya están
definidas. En la tabla Productos, cada pedido sólo puede tener un cliente, relacionado con la tabla Clientes por el campo
IdCliente. Cada registro de la tabla Detalles de pedidos está relacionado sólo con otro registro de la tabla Pedidos, por el
campo IdPedido. Por lo tanto, un cliente dado puede tener muchos pedidos, de los cuales cada uno puede tener muchos
detalles de pedidos.
En este ejemplo, va a crear una consulta de referencias cruzadas que muestra el total de ventas por año, en las ciudades
3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Clientes, Pedidos y Detalles de pedidos y, a
4. En la tabla Clientes, haga doble clic en el campo Ciudad para agregarlo a la cuadrícula de diseño de la
consulta.
Janeiro","São Paulo"). Esto hace que sólo se incluyan en la consulta los registros en los que el cliente está en una
6. En la tabla Detalles de pedidos, haga doble clic en los campos FechaEnvío y PrecioUnidad.
[FechaEnvío] por Año: Formato([FechaEnvío],"aaaa"). Esto crea un alias de campo, Año, que permite utilizar sólo
pedidos].[PrecioUnidad]*[Cantidad]*[Descuento]. Esto crea un alias de campo, Ventas, que calcula las ventas
9. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Tabla de referencias cruzadas.
Aparecen dos nuevas filas, Total y Tabla de referencias cruzadas, en la cuadrícula de diseño de la consulta.
10. En la columna Ciudad en la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la ficha Tabla de referencias
Esto hace que aparezcan los valores de ciudad como encabezados de fila (es decir, la consulta devuelve una fila
11. En la columna Año, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Encabezado de columna.
Esto hace que aparezcan los valores de año como encabezados de columna (es decir, la consulta devuelve una
12. En la columna Ventas, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Valor.
Esto hace que los valores de ventas aparezcan en la intersección de filas y columnas (es decir, la consulta devuelve
Puede dejar la fila Totales para las otras dos columnas como valor predeterminado de Agrupar por porque desea
Ahora tiene una consulta que devuelve el total de ventas por año en Río de Janeiro y São Paulo.
Volver al principio
Supongamos que es un analista que trabaja con datos de alumnos. Se ha embarcado en una iniciativa para compartir datos
con otro centro escolar de modo que ambos centros puedan mejorar su plan de estudios. Para algunas cuestiones que
desea estudiar, sería mejor poder ver conjuntamente todos los registros de ambos centros escolares, en vez de ver los
Podría importar los datos del otro centro a nuevas tablas de su base de datos, pero los cambios en los datos del otro centro
no se reflejarían en esa base de datos. Sería mejor vincularse a las tablas del otro centro y, a continuación, crear consultas
que combinen los datos cuando se ejecuten. De este modo, podrá analizar los datos como un solo conjunto, en vez de
llevar a cabo dos análisis e intentar interpretarlos como si fuese uno solo.
Para ver todos los registros de dos tablas con una estructura idéntica, se usa una consulta de unión (consulta de unión:
consulta que utiliza el operador UNION para combinar los resultados de dos o más consultas de selección.).
Las consultas de unión no se pueden mostrar en la vista Diseño. Se crean mediante comandos SQL que se escriben en
una ficha de objeto de la vista SQL (vista SQL: ventana que muestra la instrucción SQL para la consulta activa o que se
utiliza para crear una consulta específica de SQL (unión, paso a través o definición de datos). Cuando se crea una consulta
Se abre una nueva cuadrícula de diseño de consulta y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
La consulta cambia de la vista Diseño a la vista SQL. La ficha de objeto de la vista SQL está vacía.
4. En la vista SQL, escriba SELECT, seguido de una lista de los campos de la primera tabla que desee incluir en
la consulta. Los nombres de los campos deben aparecer entre corchetes y separados por una coma. Tras escribir los
nombres de los campos, presione ENTRAR. El cursor baja una línea en la vista SQL.
5. Escriba FROM seguido del nombre de la primera tabla que desee incluir en la consulta. Después, presione
ENTRAR.
6. Si desea especificar un criterio para un campo de la primera tabla, escriba WHERE, seguido del nombre del
campo, un operador de comparación (normalmente, el signo igual (=)) y el criterio. Para agregar criterios adicionales
al final de la cláusula WHERE, use la palabra clave AND y aplique la misma sintaxis usada para el primer criterio; por
ejemplo, WHERE [NivelClase]="100" AND [HorasCrédito]>2. Cuando termine de especificar los criterios, presione
ENTRAR.
8. Escriba SELECT, seguido de una lista de los campos de la segunda tabla que desee incluir en la consulta. De
esta tabla, deberá incluir los mismos campos que los campos que incluyó de la primera tabla, y en el mismo orden.
Los nombres de los campos deben aparecer entre corchetes y separados por una coma. Tras escribir los nombres de
9. Escriba FROM seguido del nombre de la segunda tabla que desee incluir en la consulta. Después, presione
ENTRAR.
10. Si lo desea, agregue una cláusula WHERE, según las indicaciones del paso 6 de este procedimiento.
11. Escriba un signo de punto y coma (;) para indicar el final de la consulta.
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Vea también
Combinar tablas y consultas
Ejecutar una consulta
Ejemplos de criterios de consulta
Sumar datos mediante una consulta
Usar parámetros en consultas e informes
Cuando se incluyen varias tablas en una consulta, se usan combinaciones que ayudan a obtener los resultados deseados.
Una combinación ayuda a que la consulta devuelva únicamente los registros deseados de cada tabla, basándose en cómo
esas tablas están relacionadas con otras tablas en la consulta. En este artículo se proporciona información conceptual
sobre las combinaciones, se abordan los distintos tipos de combinación y se muestra cómo usarlas.
En este artículo
Introducción
Combinaciones internas
Combinaciones externas
Combinaciones cruzadas
Combinaciones de desigualdad
Introducción
Las bases de datos relacionales se componen, en el nivel más básico, de tablas que guardan relaciones lógicas entre ellas.
Las relaciones se usan para conectar las tablas en los campos que tienen en común. Una relación viene representada en
Cuando se agregan tablas a una consulta, Microsoft Office Access 2007 crea combinaciones basadas en las relaciones que
se han definido entre las tablas. Se pueden crear manualmente combinaciones en las consultas, incluso si no representan
relaciones ya definidas. Si se usan otras consultas (en vez de las tablas o además de ellas) como origen de los datos de
una consulta, se pueden crear combinaciones entre las consultas de origen y también entre esas consultas y todas las
Las combinaciones se comportan de manera similar a los criterios de consulta ya que establecen reglas que deben cumplir
los datos que se van a incluir en las operaciones de consulta. A diferencia de los criterios, las combinaciones especifican
asimismo que cada par de filas que cumplan las condiciones de combinación se combinen en el conjunto de registros para
Hay cuatro tipos básicos de combinación: combinaciones internas, combinaciones externas, combinaciones cruzadas y
combinaciones de desigualdad. En este artículo se aborda cada tipo de combinación que se puede usar, por qué se usa
Volver al principio
Combinaciones internas
Las combinaciones internas son el tipo de combinación más común. Indican a una consulta que las filas de una de las
tablas combinadas corresponden a las filas de otra tabla, basándose en los datos incluidos en los campos combinados.
Cuando se ejecuta una consulta con una combinación interna, se incluirán en las operaciones de consulta únicamente las
entre las tablas en la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se pueden ver, crear y modificar las
relaciones entre tablas y consultas.), Access crea automáticamente las combinaciones internas cuando se agregan tablas
relacionadas en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas,
consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de
datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) de la consulta. Si se aplica la integridad referencial (integridad
referencial: reglas que se siguen para preservar las relaciones definidas entre las tablas cuando se especifican o eliminan
registros.), Access muestra asimismo "1" sobre la línea de combinación para indicar la tabla del lado "uno" de una relación
uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la
tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.)
así como el símbolo de infinito (∞) para indicar la tabla del lado "varios".
Aunque no se hayan creado relaciones, Access crea automáticamente combinaciones internas si se agregan dos tablas a
una consulta y cada una de esas tablas tiene un campo con un tipo de datos igual o compatible y uno de los campos
combinados es una clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera
exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice
exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.). Los símbolos de
Si se agregan consultas a una consulta y no se crean relaciones entre esas consultas, Access no crea automáticamente
combinaciones internas entre esas consultas o entre las consultas y las tablas. En general, es el usuario quien tiene que
crearlas. Para crear una combinación interna, se arrastra un campo de un origen de datos a un campo de otro origen de
datos. Access muestra una línea entre los dos campos para indicar que se ha creado una combinación.
Las combinaciones internas se especifican en SQL en la cláusula FROM, tal y como se muestra a continuación:
campo1, campo2 Nombres de los campos que se combinan. Si no son numéricos, los campos deben ser del mismo tipo de datos (tipo
de datos: característica de un campo que determina el tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos son:
Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).) y contener la misma
clase de datos, pero no tienen que tener el mismo nombre.
operadordecomparación Cualquier operador de comparación relacional: "=", "<", ">", "<=", ">=" o "<>".
Para obtener más información sobre la sintaxis de las combinaciones internas, vea el tema Operación INNER JOIN.
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Combinaciones externas
Las combinaciones externas indican a una consulta que, si bien algunas de las filas en ambos lados de la combinación
coinciden exactamente, la consulta debe incluir todas las filas de una tabla así como las filas de la otra tabla que comparten
Las combinaciones externas pueden ser combinaciones izquierdas o combinaciones derechas. En una combinación
izquierda, la consulta incluye todas las filas de la primera tabla de la declaración SQL de la cláusula FROM y sólo las filas
de la otra tabla donde el campo de combinación contiene valores comunes de ambas tablas. En una combinación derecha,
la consulta incluye todas las filas de la segunda tabla de la declaración SQL de la cláusula FROM y sólo las filas de la otra
NOTA Se puede saber fácilmente qué tabla es la de la izquierda o la de la derecha en una combinación; para ello basta
con hacer doble clic en la combinación y consultar el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. También puede
Dado que algunas de las filas en un lado de una combinación externa no tendrán filas correspondientes en la otra tabla,
algunos de los campos devueltos en los resultados de la consulta de esa otra tabla estarán vacíos cuando no coinciden las
filas.
¿Por qué se usa una combinación externa?
Se usa una combinación externa cuando se desea que los resultados incluyan todas las filas de una de las tablas de la
combinación y se desea que la consulta devuelva sólo las filas de la otra tabla que coinciden con la primera tabla del campo
de combinación.
¿Cómo se usa una combinación externa?
Las combinaciones externas se crean modificando las combinaciones internas.
2. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, observe las opciones situadas junto a la opción 2 y
la opción 3.
3. Haga clic en la opción que desee usar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
4. Access muestra la combinación así como una flecha que va desde el origen de datos donde estarán incluidas
todas las filas hasta el origen de datos donde estarán incluidas sólo las filas que cumplan la condición de
combinación.
Sintaxis SQL para una combinación externa
Las combinaciones externas se especifican en SQL en la cláusula FROM, tal y como se muestra a continuación:
Las operaciones LEFT JOIN y RIGHT JOIN constan de las siguientes partes:
Parte Descripción
campo1, campo2 Nombres de los campos que se combinan. Estos campos deben ser del mismo tipo de datos (tipo de datos:
característica de un campo que determina el tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos son: Booleano,
Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).) y contener la misma clase de
datos, pero no tienen que tener el mismo nombre.
operadordecomparación Cualquier operador de comparación relacional: "=", "<", ">", "<=", ">=" o "<>".
Para obtener más información sobre la sintaxis de las combinaciones externas, vea el tema Operaciones LEFT JOIN,
RIGHT JOIN.
Combinaciones cruzadas
Las combinaciones cruzadas se diferencian de las combinaciones internas y externas en que no se representan
explícitamente en Office Access 2007. En una combinación cruzada, cada fila de una tabla se combina con cada fila de otra
tabla, generando lo que se denomina un producto cruzado o producto cartesiano. Cada vez que se ejecuta una consulta
con tablas que no están explícitamente combinadas, se genera un producto cruzado. Las combinaciones cruzadas suelen
ser involuntarias, aunque hay casos en los que pueden resultar útiles.
¿Por qué se usa una combinación cruzada?
Se usa una combinación cruzada cuando se desea comprobar todas las combinaciones posibles de las filas de dos tablas o
consultas. Por ejemplo, supongamos que su negocio tiene un año fantástico y está considerando la posibilidad de ofrecer
descuentos a sus clientes. Podrá crear una consulta que sume las compras de cada cliente, crear una pequeña tabla con
los posibles porcentajes de descuento y combinar las dos en otra consulta que lleve a cabo una combinación cruzada. El
resultado será una consulta que muestre un conjunto de descuentos hipotéticos para cada cliente.
¿Cómo se usa una combinación cruzada?
Se genera una combinación cruzada cada vez que se incluyen tablas o consultas en una consulta y no se crea al menos
una combinación explícita para cada tabla o consulta. Access combina todas las filas de cada tabla o consulta que no está
explícitamente combinada con ninguna otra tabla o consulta con cada dos filas de los resultados. Contemplemos el caso de
los descuentos del párrafo anterior. Supongamos que tiene 91 clientes y desea examinar cinco posibles porcentajes de
descuento. La combinación cruzada genera 455 filas (el resultado de multiplicar 91 por 5).
Tal y como se puede imaginar, las combinaciones cruzadas involuntarias pueden crear un número considerable de filas en
los resultados de consulta. Es más, estos resultados suelen no tener sentido porque, si en realidad la intención no es
combinar cada fila con cada dos filas, la mayoría de las filas combinadas que aparecen en los resultados no tendrán ningún
sentido. En último lugar, las consultas que usan combinaciones cruzadas involuntarias pueden tardar mucho tiempo en
ejecutarse.
Combinación cruzada involuntaria en la vista Diseño de la consulta.
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Combinaciones de desigualdad
Las combinaciones no tienen que basarse necesariamente en la equivalencia de los campos combinados. Una
combinación puede basarse en cualquier operador de comparación, como mayor que (>), menor que (<) o no es igual a
una combinación de desigualdad. Normalmente, las combinaciones de desigualdad se basan en los operadores de
comparación mayor que (>), menor que (<), mayor o igual que (>=), o bien, menor o igual que (<=). Las combinaciones de
desigualdad que se basan en el operador no es igual a (<>) pueden devolver casi tantas filas como las combinaciones
embargo, se puede crear una combinación en la vista Diseño, cambiar a la vista SQL, buscar el operador de comparación
igual a (=) y cambiarlo al operador que desee usar. Después, sólo podrá abrir la consulta en la vista Diseño si cambia
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Quitar una combinación
Si crea una combinación por equivocación, por ejemplo, entre dos campos con tipos de datos distintos, podrá eliminarla.
2. Presione SUPR.
O bien,
En la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic con el botón secundario en la combinación que desee quitar
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Vea también
Crear una consulta basada en varias tablas
Crear, modificar o eliminar una relación
Guía de relaciones de tablas
Operación INNER JOIN
Operaciones LEFT JOIN, RIGHT JOIN
A veces, el proceso de crear y usar consultas es sólo cuestión de seleccionar campos de una tabla, quizás aplicar algunos
criterios y, a continuación, ver los resultados. Pero, ¿qué sucede si, como suele ser el caso, los datos se encuentran
dispersos en varias tablas? Afortunadamente, se puede crear una consulta que combine información procedente de varios
orígenes. En este tema se describen algunos casos en los que se extraen los datos de más de una tabla y se muestra
cómo hacerlo.
Usar los datos de una tabla relacionada para mejorar la información de la consulta
Conectar los datos de dos tablas mediante sus relaciones con una tercera tabla
de datos de otra tabla ayudaría a que los resultados de la consulta fuesen aún más elocuentes y más útiles. Por ejemplo,
supongamos que tiene una lista de identificadores de empleado que aparecen en los resultados de una consulta. Es
consciente de que sería más útil que apareciese el nombre de los empleados en los resultados, pero esos nombres se
encuentran en otra tabla. Para que aparezcan los nombres de los empleados en los resultados de la consulta, tendrá que
(columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) definida en la ventana
Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se pueden ver, crear y modificar las relaciones entre tablas y
consultas.).
¿Cómo?
Relaciones.
definida.
Una relación aparece como una línea que conecta las dos tablas en un campo común. Puede hacer
doble clic en una línea de relación para ver qué campos de las tablas están conectados por la relación.
Haga doble clic en cada una de las tablas que desee mostrar y, a continuación, haga clic en Cerrar.
4. Si no encuentra ninguna relación entre las dos tablas, cree una arrastrando un campo de una de las
tablas a un campo de la otra tabla. Los campos usados para crear la relación entre las tablas deben tener el
NOTA Se puede crear una relación entre un campo con el tipo de datos Autonumérico (tipo de datos
Autonumérico: tipo de datos de campo que, en una base de datos de Microsoft Access, almacena
automáticamente un número exclusivo para cada registro en el momento en que éste se agrega a una tabla. Se
pueden generar tres tipos de números: secuencial, aleatorio e Id. de réplica.) y un campo con el tipo de datos
Número (tipo de datos Numérico: en una base de datos de Microsoft Access, tipo de datos de campo diseñado
para datos numéricos que se utilizarán en cálculos matemáticos. Utilice el tipo de datos Moneda, sin embargo,
para mostrar o calcular valores de moneda.) si el tamaño de ese campo está establecido en un entero largo.
Éste suele ser el caso cuando se crea una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos
tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del
Para obtener más información sobre las opciones de las que dispone al crear una relación, vea el artículo
2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.
3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuación,
4. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con la información básica que desee incluir
en la consulta.
5. En la lista Campos disponibles, haga clic en el primer campo que desee incluir en la consulta y, a
continuación, haga clic en el botón de una sola flecha derecha para mover ese campo a la lista Campos
seleccionados. Haga lo mismo con cada campo adicional de esa tabla que desee incluir en la consulta. Puede
tratarse de campos que desee que se devuelvan en los resultados de la consulta o campos que desee usar para
6. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con los datos relacionados que desee usar
7. Agregue a la lista Campos seleccionados los campos que desee usar para mejorar los resultados de la
8. Bajo ¿Desea una consulta de detalle o resumen?, haga clic en Detalle o en Resumen.
Si desea que la consulta no realice ninguna función de agregado (Suma, Promedio, Mín, Máx, Cuenta, DesvEst o
Var), elija una consulta de detalle. Si desea que la consulta realice una función de agregado, elija una consulta de
gastos de envío de cada pedido y el nombre del empleado responsable de cada pedido.
NOTA Este ejemplo implica la modificación de la base de datos de ejemplo Neptuno. Se recomienda realizar una copia de
seguridad de la base de datos de ejemplo Neptuno y usar esa copia de seguridad para llevar a cabo el siguiente ejemplo.
3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuación,
5. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en IdPedido para mover ese campo a la lista Campos
seleccionados. Haga doble clic en Gastos de envío para mover ese campo a la lista Campos seleccionados.
7. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en Nombre para mover ese campo a la lista Campos
seleccionados. Haga doble clic en Apellidos para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. Haga clic en
Siguiente
8. Dado que está creando una lista de todos los pedidos, va a usar una consulta de resumen. Si está sumando los
gastos de envío por empleado o realizando alguna otra función de agregado, usará una consulta de resumen. Haga
La consulta devuelve una lista de los pedidos, indicando para cada uno los gastos de envío así como el nombre y los
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los datos de las dos primeras tablas están relacionados a través de una relación varios a varios (relación varios a varios:
asociación entre dos tablas en las que un registro de una tabla se puede relacionar con varios registros de la otra tabla.
Para establecer una, cree una tercera tabla y agregue los campos de clave principal de las otras dos tablas a esta tabla.). A
menudo, se recomienda dividir una relación varios a varios existente entre dos tablas en dos relaciones uno a
varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla
principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) que
implican tres tablas. Para ello, se crea una tercera tabla, denominada tabla de unión o tabla de relación, que tiene una clave
principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una
tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se
utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) y una clave externa (clave externa: uno o más campos
de tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica
cómo están relacionadas las tablas.) para cada una de las demás tablas. A continuación, se crea una relación uno a varios
entre cada clave externa de la tabla de unión y la correspondiente clave principal de una de las demás tablas. En esos
casos, es preciso incluir las tres tablas en la consulta, incluso si se desea recuperar datos sólo de dos de ellas.
Crear una consulta de selección mediante tablas con una relación varios a varios
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las dos tablas que contienen los datos que desee
incluir en la consulta así como la tabla de unión que las vincula. A continuación, haga clic en Cerrar.
Las tres tablas aparecen en el área de trabajo del diseño de la consulta, combinadas en los campos apropiados.
3. Haga doble clic en cada uno de los campos que desee usar en los resultados de la consulta. Cada campo
aparecerá en la cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño: cuadrícula utilizada para diseñar una consulta o un filtro
en la vista Diseño de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrícula se conocía
criterio de campo sin mostrar el campo en los resultados de la consulta, desactive la casilla de verificación en la fila
5. Para ordenar los resultados en función de los valores de un campo, en la cuadrícula de diseño de la consulta,
haga clic en Ascendente o Descendente (dependiendo de cómo desee ordenar los registros) en la fila Ordenar
Access muestra los resultados de la consulta en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra
datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la
vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.).
Ejemplo en el que se usa la base de datos de ejemplo Neptuno
NOTA Este ejemplo implica la modificación de la base de datos de ejemplo Neptuno. Se recomienda realizar una copia de
seguridad de la base de datos de ejemplo Neptuno y usar esa copia de seguridad para llevar a cabo el siguiente ejemplo.
Supongamos que se le presenta una nueva oportunidad: un proveedor de Río de Janeiro ha encontrado su página Web y
es posible que desee hacer negocios. No obstante, sólo operan en Río de Janeiro y cerca de São Paulo. Suministran todas
las categorías de productos de alimentación a las que usted se dedica. Son una empresa bastante grande y desean estar
seguros de que puede proporcionarles acceso a unas ventas potenciales suficientes para que les sea rentable: al menos un
volumen de R$20.000,00 al año en ventas (unos $9.300,00). ¿Les puede suministrar el mercado que exigen?
Los datos necesarios para poder responder a esta pregunta se encuentran en dos lugares: una tabla Clientes y una tabla
Detalles de pedidos. Estas tablas están relacionadas entre sí por la tabla Pedidos. Las relaciones entre las tablas ya están
definidas. En la tabla Productos, cada pedido sólo puede tener un cliente, relacionado con la tabla Clientes por el campo
IdCliente. Cada registro de la tabla Detalles de pedidos está relacionado sólo con otro registro de la tabla Pedidos, por el
campo IdPedido. Por lo tanto, un cliente dado puede tener muchos pedidos, de los cuales cada uno puede tener muchos
detalles de pedidos.
En este ejemplo, va a crear una consulta de referencias cruzadas que muestra el total de ventas por año, en las ciudades
3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Clientes, Pedidos y Detalles de pedidos y, a
4. En la tabla Clientes, haga doble clic en el campo Ciudad para agregarlo a la cuadrícula de diseño de la
consulta.
5. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna Ciudad, en la fila Criterios, escriba En ("Río de
Janeiro","São Paulo"). Esto hace que sólo se incluyan en la consulta los registros en los que el cliente está en una
6. En la tabla Detalles de pedidos, haga doble clic en los campos FechaEnvío y PrecioUnidad.
[FechaEnvío] por Año: Formato([FechaEnvío],"aaaa"). Esto crea un alias de campo, Año, que permite utilizar sólo
pedidos].[PrecioUnidad]*[Cantidad]*[Descuento]. Esto crea un alias de campo, Ventas, que calcula las ventas
9. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Tabla de referencias cruzadas.
Aparecen dos nuevas filas, Total y Tabla de referencias cruzadas, en la cuadrícula de diseño de la consulta.
10. En la columna Ciudad en la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la ficha Tabla de referencias
Esto hace que aparezcan los valores de ciudad como encabezados de fila (es decir, la consulta devuelve una fila
11. En la columna Año, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Encabezado de columna.
Esto hace que aparezcan los valores de año como encabezados de columna (es decir, la consulta devuelve una
12. En la columna Ventas, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Valor.
Esto hace que los valores de ventas aparezcan en la intersección de filas y columnas (es decir, la consulta devuelve
Puede dejar la fila Totales para las otras dos columnas como valor predeterminado de Agrupar por porque desea
Ahora tiene una consulta que devuelve el total de ventas por año en Río de Janeiro y São Paulo.
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Supongamos que es un analista que trabaja con datos de alumnos. Se ha embarcado en una iniciativa para compartir datos
con otro centro escolar de modo que ambos centros puedan mejorar su plan de estudios. Para algunas cuestiones que
desea estudiar, sería mejor poder ver conjuntamente todos los registros de ambos centros escolares, en vez de ver los
Podría importar los datos del otro centro a nuevas tablas de su base de datos, pero los cambios en los datos del otro centro
no se reflejarían en esa base de datos. Sería mejor vincularse a las tablas del otro centro y, a continuación, crear consultas
que combinen los datos cuando se ejecuten. De este modo, podrá analizar los datos como un solo conjunto, en vez de
llevar a cabo dos análisis e intentar interpretarlos como si fuese uno solo.
Para ver todos los registros de dos tablas con una estructura idéntica, se usa una consulta de unión (consulta de unión:
consulta que utiliza el operador UNION para combinar los resultados de dos o más consultas de selección.).
Las consultas de unión no se pueden mostrar en la vista Diseño. Se crean mediante comandos SQL que se escriben en
una ficha de objeto de la vista SQL (vista SQL: ventana que muestra la instrucción SQL para la consulta activa o que se
utiliza para crear una consulta específica de SQL (unión, paso a través o definición de datos). Cuando se crea una consulta
Se abre una nueva cuadrícula de diseño de consulta y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
La consulta cambia de la vista Diseño a la vista SQL. La ficha de objeto de la vista SQL está vacía.
4. En la vista SQL, escriba SELECT, seguido de una lista de los campos de la primera tabla que desee incluir en
la consulta. Los nombres de los campos deben aparecer entre corchetes y separados por una coma. Tras escribir los
nombres de los campos, presione ENTRAR. El cursor baja una línea en la vista SQL.
5. Escriba FROM seguido del nombre de la primera tabla que desee incluir en la consulta. Después, presione
ENTRAR.
6. Si desea especificar un criterio para un campo de la primera tabla, escriba WHERE, seguido del nombre del
campo, un operador de comparación (normalmente, el signo igual (=)) y el criterio. Para agregar criterios adicionales
al final de la cláusula WHERE, use la palabra clave AND y aplique la misma sintaxis usada para el primer criterio; por
ejemplo, WHERE [NivelClase]="100" AND [HorasCrédito]>2. Cuando termine de especificar los criterios, presione
ENTRAR.
8. Escriba SELECT, seguido de una lista de los campos de la segunda tabla que desee incluir en la consulta. De
esta tabla, deberá incluir los mismos campos que los campos que incluyó de la primera tabla, y en el mismo orden.
Los nombres de los campos deben aparecer entre corchetes y separados por una coma. Tras escribir los nombres de
9. Escriba FROM seguido del nombre de la segunda tabla que desee incluir en la consulta. Después, presione
ENTRAR.
10. Si lo desea, agregue una cláusula WHERE, según las indicaciones del paso 6 de este procedimiento.
11. Escriba un signo de punto y coma (;) para indicar el final de la consulta.
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Vea también
Combinar tablas y consultas
Ejecutar una consulta
Crear una consulta de actualización
En este artículo se explica cómo crear y ejecutar una consulta de actualización. Se usa este tipo de
consulta para actualizar o cambiar datos en un conjunto de registros.
Nota Cuando proceda, recuerde que no se puede usar una consulta de actualización para agregar
registros nuevos a una base de datos ni para eliminar registros completos de una base de datos. Para
agregar registros nuevos se usa una consulta de datos anexados, y para eliminar registros completos
se usa una consulta de eliminación. No obstante, se puede usar una consulta de actualización para
establecer los datos de uno o varios campos en un valor nulo, un cambio que tiene el mismo efecto
que eliminar parte de un registro. Asimismo, se puede usar una consulta de actualización para
reemplazar valores nulos con otros datos, un cambio que tiene el mismo efecto que agregar datos.
Para obtener más información sobre las consultas de datos anexados, vea el artículo Crear una
consulta de datos anexados. Para obtener más información sobre cómo usar las consultas de
eliminación para quitar datos y cómo usar las consultas de actualización para establecer los datos
existentes en NULL, vea el artículo Usar consultas para eliminar uno o varios registros de una base de
datos.
En este artículo
Obtener información sobre las consultas de actualización
Realizar una copia de seguridad de los datos
Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta
Crear y ejecutar una consulta de actualización
Actualizar los datos de una tabla con los datos de otra tabla
Obtener información sobre las consultas de actualización
Las consultas de actualización se usan para agregar, cambiar o eliminar los datos de uno o varios
registros existentes. Las consultas de actualización son una especie de cuadro de diálogo Buscar y
reemplazar avanzado. Se especifican un criterio de selección (el equivalente aproximado de una
cadena de búsqueda) y un criterio de actualización (el equivalente aproximado de una cadena de
reemplazo). A diferencia del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, las consultas de actualización
aceptan varios criterios, permiten actualizar un gran número de registros a la vez y permiten cambiar
registros en varias tablas a la vez.
Recuerde estas reglas a medida que avance:
No se puede usar una consulta de actualización para agregar registros nuevos a una tabla, pero se
pueden cambiar valores nulos existentes a valores que no sean nulos. Para agregar registros nuevos
a una o varias tablas, se usa una consulta de datos anexados.
Para obtener más información sobre las consultas de datos anexados, vea el artículo Crear una
consulta de datos anexados.
No se puede usar una consulta de actualización para eliminar registros completos (filas) de una tabla,
pero se pueden cambiar valores no nulos existentes a valores nulos. Para eliminar registros
completos (un proceso por el que se elimina asimismo el valor de clave principal), se debe usar una
consulta de eliminación.
Para obtener más información sobre las consultas de eliminación, vea el artículo Usar una consulta
de eliminación para eliminar uno o varios registros de una base de datos.
Se puede usar una consulta de actualización para cambiar todos los datos de un conjunto de
registros.
Además, no se puede ejecutar una consulta de actualización con varios tipos de campos de tabla:
Campos que son el resultado de un cálculo. Los valores en los campos calculados no residen
permanentemente en las tablas; existen únicamente en la memoria temporal del equipo después de
que Access los calcule. Dado que los campos calculados no tienen una ubicación de almacenamiento
permanente, no se pueden actualizar.
Campos que usan consultas de totales o consultas de tablas de referencias cruzadas como origen de
registros.
Campos de tipo Autonumérico. Los valores en los campos de tipo Autonumérico cambian
únicamente cuando se agrega un registro a una tabla.
Campos en las consultas de unión.
Campos en las consultas de valores únicos y las consultas de registros únicos, que son consultas que
devuelven valores o registros no duplicados. Esta regla se aplica cuando se usa una consulta de
actualización y también cuando se intenta actualizar datos manualmente especificando valores en un
formulario o una hoja de datos.
Claves principales que participan en las relaciones de tablas, a menos que se configuren las
relaciones de modo que se actualicen automáticamente en cascada el campo de clave y todos los
campos relacionados. Si se actualiza en cascada, Access actualiza automáticamente los valores de
clave externa en una tabla secundaria (la tabla en el lado varios de una relación uno a varios) cuando
se cambia un valor de clave principal en una tabla primaria (la tabla en el lado uno de una relación
uno a varios).
Nota No se pueden actualizar en cascada los registros que usen un campo de tipo Autonumérico
para generar valores de clave principal.
Para obtener información sobre cómo activar y desactivar las actualizaciones en cascada, vea
Habilitar las actualizaciones en cascada, más adelante en este artículo.
Para obtener información general sobre otras formas de agregar registros a una base de datos o
cambiar los datos existentes, vea el artículo Agregar uno o varios registros a una base de datos.
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Realizar una copia de seguridad de los datos
Se recomienda realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de ejecutar una consulta de
actualización. No se pueden deshacer los resultados de una consulta de actualización, por lo que con
una copia de seguridad se asegura de poder invertir siempre los cambios.
Haga clic en el Botón Microsoft Office , seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en
Administrar esta base de datos.
En el cuadro de diálogo Guardar copia de seguridad como, especifique un nombre y una ubicación
para la copia de seguridad y, a continuación, haga clic en Guardar.
Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a abrir el
archivo original.
Para volver a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre de modo que se
pueda usar el nombre de la versión original para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la
versión original a la copia de seguridad y, a continuación, abra la copia de seguridad con el nombre
cambiado en Access.
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Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta
De forma predeterminada, Access deshabilita todas las consultas de acción (consultas de
actualización, consultas de datos anexados, consultas de eliminación y consultas de creación de
tabla), a menos que la base de datos resida en una ubicación de confianza, o bien, a menos que la
base de datos esté firmada y sea de confianza. Si no es el caso, se puede habilitar la consulta para la
actual sesión de base de datos haciendo clic en Habilitar contenido en la barra de mensajes.
Si intenta ejecutar una consulta de acción y parece que no sucede nada, compruebe si en la barra de
estado de Access aparece el siguiente mensaje:
El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento.
Si ve este mensaje, siga el procedimiento que se describe a continuación:
Habilitar el contenido bloqueado
En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.
Aparecerá el cuadro de diálogo Confiar en Office.
Haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Vuelva a ejecutar la consulta.
Si no ve la Barra de mensajes
Haga clic en la ficha Herramientas de base de datos, y en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Barra de mensajes.
Para obtener más información sobre el modo deshabilitado y la seguridad en Access, vea el artículo
Proteger una base de datos de Access 2007.
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Crear y ejecutar una consulta de actualización
La forma más segura de usar una consulta de actualización es crear primero una consulta de
selección que pruebe los criterios de selección. Supongamos, por ejemplo, que desea actualizar una
serie de campos Sí/No de No a Sí para un cliente determinado. Para ello, puede agregar criterios a la
consulta de selección hasta que devuelva todos los registros de ese cliente que contengan No.
Cuando esté seguro de que la consulta devuelve los registros correctos, conviértala en una consulta
de actualización, especifique los criterios de actualización y, a continuación, ejecute la consulta para
cambiar los valores seleccionados. En los pasos de esta sección se explica cómo crear una consulta
de selección y después convertirla en una consulta de actualización.
Crear una consulta de selección
Abra la base de datos que contenga los registros que desee actualizar.
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
Se abre el diseñador de consultas y se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
Seleccione la tabla o las tablas que contengan los registros que desee actualizar, haga clic en Agregar
y, a continuación, haga clic en Cerrar.
Las tablas aparecen como una o varias ventanas en el diseñador de consultas y muestran todos los
campos de cada tabla. En la siguiente ilustración se muestra el diseñador de consultas con una tabla
típica.
Haga doble clic en los campos que desee actualizar. Los campos seleccionados aparecen en la fila
Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta.
Puede agregar un campo de tabla por columna en la cuadrícula de diseño de la consulta.
Para agregar rápidamente todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco (*) situado
en la parte superior de la lista de campos de tabla. En la siguiente ilustración se muestra la cuadrícula
de diseño de la consulta con todos los campos agregados.
De manera opcional, puede especificar uno o varios criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de
diseño de la consulta. En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo y se explica
cómo afectan a los resultados de una consulta.
Nota En muchos de los ejemplos incluidos en esta tabla se usan caracteres comodín para que la
consulta sea más flexible y más eficaz.
Para obtener más información sobre el uso de los caracteres comodín en las consultas, vea el
artículo Información de referencia sobre los caracteres comodín en Access.
Criterios Efecto
>234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números
menores que 234, use < 234.
>="Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.
Entre #02.02.2007# Y Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2007 y el 1 de
#01.12.2007# diciembre de 2007 (ANSI‐89). Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI‐
92, use comillas simples (') en vez de signos de almohadilla (#). Por ejemplo: Entre
'02.02.2007' Y '01.12.2007'.
Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no es
exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contienen
caracteres además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa
(Alemania)".
Sin "T*" Busca todos los registros, salvo los que empiezan por T. Si la base de datos usa los
caracteres comodín ANSI‐92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco
(*).
Sin "*t" Busca todos los registros que no terminen en t. Si la base de datos utiliza el juego
de caracteres comodín ANSI‐92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco
(*).
En(Canadá,Reino En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.
Unido)
Como "[A‐D]*" En un campo de texto, busca todos los registros que empiecen por las letras
comprendidas entre la A y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa el juego de
caracteres comodín ANSI‐92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco
(*).
Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de
datos usa el juego de caracteres comodín ANSI‐92, use el signo de porcentaje (%)
en vez del asterisco (*).
Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda
cadena de 5 letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se
desconoce. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI‐92, use el
carácter de subrayado (_) en vez del signo de interrogación (?).
#02.02.2007# Busca todos los registros del 2 de febrero de 2007. Si la base de datos usa el juego
de caracteres comodín ANSI‐92, escriba la fecha entre comillas simples (') en vez
de usar signos de almohadilla (#); por ejemplo, ('02.02.2007').
< Fecha() ‐ 30 Usa la función Fecha para devolver todas las fechas con una antigüedad de más de
30 días.
Fecha() Usa la función Fecha para devolver todos los registros que contienen la fecha
actual.
Entre Fecha() Y Usa las funciones Fecha y AgregFecha para devolver todos los registros entre la
AgregFecha("M", 3, fecha actual y tres meses a partir de la fecha actual.
Fecha())
Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir).
No es Nulo Devuelve todos los registros que contienen un valor.
"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las
cadenas de longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un
campo obligatorio, pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede
requerir un número de fax, pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese
caso, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ("") en vez de un
número.
En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee actualizar. Si es necesario, puede
seleccionar los campos que no desee incluir en el diseño de la consulta y presionar SUPR para
quitarlos. Además, puede arrastrar campos adicionales a la cuadrícula de diseño de la consulta.
Realice los pasos siguientes.
Actualizar registros
En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.
En este procedimiento se muestra cómo cambiar la consulta de selección a una consulta de
actualización. Access agrega la fila Actualizar a a la cuadrícula de diseño de la consulta. En la
siguiente ilustración se muestra una consulta de actualización que devuelve todos los activos
comprados después del 5 de enero de 2005 y cambia la ubicación a "Almacén 3" para todos los
registros que cumplen ese criterio.
Busque el campo que contenga los datos que desee cambiar y escriba la expresión (los criterios de
cambio) en la fila Actualizar a de ese campo.
Puede usar cualquier expresión válida en la fila Actualizar a. En esta tabla se muestran algunas
expresiones de ejemplo y se explica cómo cambian los datos.
Expresión Resultado
"Vendedor" En un campo de texto, cambia un valor de texto a Vendedor.
#10.08.2007# En un campo de tipo Fecha/Hora, cambia un valor de fecha a 10 de
agosto de 2007.
Sí En un campo de tipo Sí/No, cambia el valor No a Sí.
"NP" & [NúmeroPieza] Agrega "NP" al principio de cada número de pieza especificado.
[PrecioUnidad] * [Cantidad] Multiplica los valores de los campos PrecioUnidad y Cantidad.
[Transporte] * 1,5 Aumenta los valores de un campo denominado Transporte en un 50
por ciento.
DSuma("[Cantidad] * Si los valores de IdProducto de la tabla actual coinciden con los valores
[PrecioUnidad]", de IdProducto de la tabla denominada Detalles de pedidos, esta
"Detalles de pedidos", expresión actualiza los totales de ventas multiplicando los valores de
"[IdProducto]=" & [IdProducto]) un campo denominado Cantidad por los valores de un campo
denominado PrecioUnidad. La expresión usa la función DSuma porque
funciona con más de una tabla y más de un campo de tabla.
Derecha([CódigoPostalEnvío], 5) Trunca (quita) los caracteres situados más a la izquierda en una cadena
de texto o una cadena numérica y deja los cinco caracteres situados
más a la derecha.
SiInm(Es Nulo([PrecioUnidad]), 0, Cambia un valor nulo (desconocido o sin definir) a un valor cero (0) en
[PrecioUnidad]) un campo denominado PrecioUnidad.
En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Aparece un mensaje de alerta.
Haga clic en Sí para ejecutar la consulta y actualizar los datos.
Nota Cuando ejecute la consulta, tal vez observe que faltan campos en el conjunto de resultados.
De forma predeterminada, si la consulta contiene campos que no se actualizan, Access no muestra
esos campos en los resultados. Por ejemplo, puede que incluya campos Id. de dos tablas para
asegurarse de que la consulta devuelve y usa los registros correctos. Si no actualiza esos campos Id.,
Access no los muestra en los resultados.
Volver al principio
Actualizar los datos de una tabla con los datos de otra tabla
En numerosos casos, los usuarios de bases de datos tienen que actualizar los datos de una tabla con
los datos de otra tabla. Y a un gran número de esos usuarios a menudo les parece una tarea difícil de
realizar. Cuando tenga que actualizar los datos de una tabla con los datos de otra, recuerde esta
regla: los tipos de datos de los campos de origen y de destino deben coincidir o ser compatibles.
Asimismo, cuando se actualizan los datos de una tabla con los datos de otra tabla y se usan tipos de
datos compatibles en vez de tipos de datos coincidentes, Access convierte los tipos de datos de esos
campos en la tabla de destino. Como resultado, algunos de los datos de los campos de destino
pueden truncarse (eliminarse). En la sección Restricciones de conversión de tipos de datos se
describen las formas en que se pueden y no se pueden convertir los tipos de datos. En la tabla se
explica asimismo cuándo la conversión de un tipo de datos puede cambiar o eliminar algunos o todos
los datos de un campo así como qué datos podrían eliminarse.
El proceso de actualización de los datos de una tabla con los datos de otra tabla se compone de los
siguientes pasos:
Cree una consulta de actualización y agregue las tablas de origen y las de destino a la consulta.
Combine esas tablas en los campos que contienen la información relacionada.
Agregue los nombres de los campos de destino a la fila Campo de la cuadrícula de diseño de la
consulta.
Agregue los nombres de los campos de origen a la fila Actualizar a de la cuadrícula de diseño de la
consulta mediante la siguiente sintaxis: [tabla_de_origen].[campo_de_origen].
En los pasos descritos en esta sección se supone que se usan dos tablas similares. En este ejemplo, la
tabla Clientes reside en una base de datos heredada y contiene datos más recientes que la tabla
Compradores. Como puede comprobar, han cambiado algunos de los nombres de director y,
además, algunas de las direcciones. Por ese motivo, se decide actualizar la tabla Compradores con
los datos de la tabla Clientes.
La tabla Clientes
Id. de Estado o Códig
client provinci o País o Teléfon
e Nombre Dirección Ciudad a postal región o Contacto
1 Baldwin Rodeo de la Caracas DF 12345 Venezuel (505) Leonor
Museum of Cruz 477 a 555‐ Bernabé
Science 2122
2 Blue Yonder Carlos San Táchira 23456 Venezuel (104) David
Airlines Pellegrini Cristóbal a 555‐ Santos
1263 2123
3 Coho Winery C/ Córcega I. de Nueva 34567 Venezuel (206) Ezequiel
452 Margarit Esparta a 555‐ Picó
a 2124
4 Contoso Av. Lima Lima 45678 Perú (171) Manuel
Pharmaceutical Benavides 555‐ Pereira
s 4858 2125
5 Fourth Coffee Av. de la Ciudad 56789 México (7) 555‐ Julián
Constitució de 2126 Precio
n 2222 México
6 Consolidated Ave. 5 de I. de Nueva 34567 Venezuel (206) Carlos
Messenger Mayo Margarit Esparta a 555‐ Hernánde
Porlamar a 2125 z
7 Graphic Design Av. del Buenos Buenos 87654 Argentina (916) Carlos
Institute Libertador Aires Aires 555‐ González
900 2128
8 Litware, Inc. Carrera 22 Barinas Barinas 31415 Venezuel (503) Felipe
con Ave. a 555‐ Izquierdo
Carlos 2129
Soublette
#8‐35
9 Tailspin Toys Carrera 22 Barinas Barinas 31415 Venezuel (503) Guillermo
con Ave. a 555‐ Fernández
Carlos 2233
Soublette
#9‐37
La tabla Compradores
Id. de Estado o Código País o
cliente Nombre Dirección Ciudad provincia postal región Teléfono Director
1 Baldwin Rodeo de Caracas DF 12345 Venezuela (505) Esteban
Museum of la Cruz 555‐ Puerto
Science 477 2122
2 Blue Yonder Carlos San Táchira 23456 Venezuela (104) David
Airlines Pellegrini Cristóbal 555‐ Santos
1263 2123
3 Coho Winery C/ I. de Nueva 34567 Venezuela (206) Ezequiel
Córcega Margarita Esparta 555‐ Picó
452 2124
4 Contoso Av. Lima Lima 45678 Perú (171) Manuel
Pharmaceuticals Benavides 555‐ Pereira
4858 2125
5 Fourth Coffee Calle Ciudad 56789 México (7) 555‐ Julián
Huevos de 2126 Precio
134 México
6 Consolidated Ave. 5 de I. de Nueva 34567 Venezuela (206) Cristina
Messenger Mayo Margarita Esparta 555‐ Portillo
Porlamar 2125
7 Graphic Design Cerrito Buenos Buenos 87654 Argentina (916) María
Institute 333 Aires Aires 555‐ Barrera
2128
8 Litware, Inc. Carrera Barinas Barinas 31415 Venezuela (503) Antonio
22 con 555‐ Moreno
Ave. 2129
Carlos
Soublette
#8‐35
9 Tailspin Toys Carrera Barinas Barinas 31415 Venezuela (503) Guillermo
22 con 555‐ Fernández
Ave. 2233
Carlos
Soublette
#9‐37
Cuando proceda, recuerde que, aunque los tipos de datos de cada campo de tabla no deban
coincidir, sí deben ser compatibles, lo que significa que Access debe poder convertir los datos de la
tabla de origen en un tipo que pueda usar la tabla de destino. En algunos casos, puede que el
proceso de conversión elimine algunos datos. Para obtener más información sobre las restricciones
de conversión de los tipos de datos, vea la sección Restricciones de conversión de tipos de datos.
En los pasos que se describen a continuación, se supone el uso de las dos tablas de ejemplo
anteriores. Puede adaptar los pasos para que se ajusten a sus datos.
Crear y ejecutar la consulta de actualización
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las tablas de origen y de destino para
agregarlas a la consulta. Cada tabla aparece en una ventana del diseñador de consultas. Cuando
termine de agregar las tablas, haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
Combine las tablas en los campos que contienen la información relacionada. Para ello, arrastre el
campo relacionado de una tabla y colóquelo en el campo equivalente de la otra tabla.
Por ejemplo, si usa las tablas de ejemplo anteriores, arrastre el campo Id. de cliente hasta el campo
Id. de comprador. De este modo, Access crea una relación entre esos campos de las dos tablas y usa
esa relación para combinar los registros relacionados.
En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.
En la tabla de destino, haga doble clic en los campos que desee actualizar. Cada campo aparece en la
fila Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta.
Si usa las tablas de ejemplo, agregue todos los campos excepto el campo Id. de comprador. Observe
que el nombre de la tabla de destino aparece en la fila Tabla de la cuadrícula de diseño.
En la fila Actualizar a de la consulta, en cada una de las columnas que contienen un campo de
destino, agregue el nombre de la tabla de origen y del campo de la tabla de origen correspondiente
al campo de la tabla de destino. Asegúrese de usar esta sintaxis: [Tabla].[Campo]. Los nombres de la
tabla y del campo deben aparecer entre corchetes y deben ir separados con un punto
En esta ilustración, donde se usan las tablas de ejemplo, se muestra parte de la cuadrícula de diseño.
Fíjese en la sintaxis de los nombres de la tabla y del campo en la fila Actualizar a.
Cuando proceda, recuerde que debe escribir correctamente los nombres de la tabla y del campo en
la fila Actualizar a y de acuerdo con la puntuación de los nombres de tabla y de campo originales. No
obstante, no es necesario que coincidan las mayúsculas y minúsculas.
En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
Cuando se le pida que confirme la actualización, haga clic en Sí.
Restricciones de conversión de tipos de datos
En esta tabla se muestran los tipos de datos proporcionados por Access, se explican las restricciones
de conversión de los tipos de datos y se describen brevemente las pérdidas de datos que se pueden
producir durante la conversión.
Conversión a
este tipo De este tipo Cambios o restricciones
Texto Memo Access elimina todos los caracteres, salvo los primeros 255.
Número Sin restricciones.
Fecha/Hora Sin restricciones.
Moneda Sin restricciones.
Autonumérico Sin restricciones.
Sí/No El valor ‐1 (Sí en un campo Sí/No) se convierte en Sí. El valor 0 (No en
un campo Sí/No) se convierte en No.
Hipervínculo Access trunca los vínculos de más de 255 caracteres.
Memo Texto Sin restricciones.
Número Sin restricciones.
Fecha/Hora Sin restricciones.
Moneda Sin restricciones.
Autonumérico Sin restricciones.
Sí/No El valor ‐1 (Sí en un campo Sí/No) se convierte en Sí. El valor 0 (No en
un campo Sí/No) se convierte en No.
Hipervínculo Sin restricciones.
Número Texto El texto debe componerse de números así como de separadores
decimales y de moneda válidos. El número de caracteres en el campo
de tipo Texto debe ajustarse al tamaño configurado para el campo de
tipo Número.
Para obtener más información sobre el tamaño de los campos
numéricos, vea el artículo Insertar, crear o eliminar un campo que
almacena valores numéricos.
Memo El campo Memo debe contener únicamente texto así como
separadores decimales y de moneda válidos. El número de caracteres
en el campo Memo debe ajustarse al tamaño configurado para el
campo de tipo Número.
Para obtener más información sobre el tamaño de los campos
numéricos, vea el artículo Insertar, crear o eliminar un campo que
almacena valores numéricos.
Número, pero con El tamaño de los valores no puede ser menor o mayor que lo que el
otro tamaño de nuevo tamaño de campo puede almacenar. Al cambiar la precisión,
campo u otra puede que Access redondee algunos valores.
precisión
Fecha/Hora Las fechas que se pueden convertir dependen del tamaño del campo
numérico. Recuerde que Access almacena todas las fechas como
fechas de serie y almacena los valores de fecha como enteros de
punto flotante y de precisión doble.
Access usa el 30 de diciembre de 1899 como fecha 0. Las fechas que
no pertenecen al intervalo del 18 de abril de 1899 al 11 de
septiembre de 1900 superan el tamaño de un campo de tipo Byte.
Las fechas que no pertenecen al intervalo del 13 de abril de 1810 al
16 de septiembre de 1989 superan el tamaño de un campo de tipo
Entero.
Para poder alojar todas las posibles fechas, establezca la propiedad
Tamaño del campo del campo de tipo Número en Largo entero o
mayor.
Para obtener más información sobre las fechas de serie y la forma en
que Access usa y almacena los valores de fecha, vea el artículo
Especificar un valor de fecha u hora.
Moneda Los valores no pueden superar ni quedar por debajo del límite de
tamaño configurado para el campo. Por ejemplo, se puede convertir
un campo de tipo Moneda en un campo de tipo Entero sólo cuando
esos valores son mayores que 255 y no superan 32.767.
Autonumérico Los valores no pueden superar ni quedar por debajo del límite de
tamaño configurado para el campo.
Sí/No Los valores "Sí" se convierten en ‐1. Los valores "No" se convierten
en 0.
Hipervínculo No está disponible.
Fecha/Hora Texto El texto original debe ser una fecha o una combinación de fecha y
hora reconocible. Por ejemplo, 18.01.2007.
Memo El texto original debe ser una fecha o una combinación de fecha y
hora reconocible. Por ejemplo, 18.01.2007.
Número El valor debe estar comprendido entre ‐657.434 y
2.958.465,99998843.
Moneda El valor debe estar comprendido entre ‐657.434 $ y 2.958.465,9999
$.
Autonumérico El valor debe ser mayor que ‐657.434 y menor que 2.958.466.
Sí/No El valor ‐1 (Sí) se convierte en 29 de diciembre de 1899. El valor 0
(No) se convierte en medianoche (12:00 a.m.).
Hipervínculo No está disponible.
Moneda Texto El texto debe constar de números y separadores válidos.
Memo El texto debe constar de números y separadores válidos.
Número Sin restricciones.
Fecha/Hora Sin restricciones, pero puede que Access redondee el valor.
Autonumérico Sin restricciones.
Sí/No El valor ‐1 (Sí) se convierte en 1 $ y el valor 0 (No) se convierte en 0 $.
Hipervínculo No está disponible.
Autonumérico Texto No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave
principal.
Memo No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave
principal.
Número No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave
principal.
Fecha/Hora No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave
principal.
Moneda No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave
principal.
Sí/No No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave
principal.
Hipervínculo No está disponible.
Sí/No Texto El texto original debe constar únicamente de Sí, No, Verdadero,
Falso, Activado o Desactivado.
Memo El texto original debe constar únicamente de Sí, No, Verdadero,
Falso, Activado o Desactivado.
Número Cero o Nulo se convierte en No, todos los demás valores se
convierten en Sí.
Fecha/Hora Nulo o 12:00:00 a.m. se convierte en No; todos los demás valores se
convierten en Sí.
Moneda Cero y Nulo se convierten en No; todos los demás valores se
convierten en Sí.
Autonumérico Access convierte todos los valores en Sí.
Hipervínculo No está disponible.
Hipervínculo Texto Si el texto original contiene una dirección Web válida, como
adatum.com, www.adatum.com o http://www.adatum.com, Access
lo convierte en un hipervínculo. Access intenta convertir otros
valores, por lo que se ve texto subrayado, y el cursor cambia cuando
se elige el vínculo, pero los vínculos no funcionan. El texto puede
contener cualquier protocolo Web válido: http://, gopher://,
telnet://, ftp://, wais://, etc.
Memo Vea la entrada anterior. Se aplican las mismas restricciones.
Número No se permite cuando un campo de tipo Número forma parte de una
relación. Si el valor original tiene forma de dirección IP (Protocolo de
Internet) válida (cuatro números de tres dígitos separados por un
punto: nnn.nnn.nnn.nnn) y los números coinciden con una dirección
Web, la conversión genera un vínculo válido. En caso contrario,
Access agrega http:// al principio de cada valor y los vínculos
resultantes no son válidos.
Fecha/Hora Access agrega http:// al principio de cada dirección, pero los vínculos
resultantes casi nunca funcionan.
Moneda Access agrega http:// al principio de cada valor pero, al igual que en
el caso de las fechas, los vínculos resultantes casi nunca funcionan.
Autonumérico No se permite cuando un campo de tipo Autonumérico forma parte
de una relación. Access agrega http:// al principio de cada valor, pero
los vínculos resultantes casi nunca funcionan.
Sí/No Access convierte todos los valores Sí en ‐1 y todos los valores No en
0, y agrega http:// al principio de cada valor. Los vínculos resultantes
no funcionan.
Volver al principio
Crear una consulta de datos anexados
Mostrar todo
En este artículo se explica cómo crear y ejecutar una consulta de datos anexados. Este tipo de consulta se usa cuando se
Para cambiar o actualizar parte de los datos de un conjunto existente de registros, como uno o varios campos, se puede
usar una consulta de actualización. Para obtener más información sobre las consultas de actualización, vea el artículo
Si necesita copiar los datos de una tabla existente, puede generar una consulta de creación de tabla. Para obtener más
información sobre la creación de consultas de actualización, vea el artículo Crear una consulta de creación de tabla.
o varias tablas de destino. En general, las tablas de origen y de destino residen en la misma base de datos, pero no es
imprescindible. Por ejemplo, supongamos que tiene algunos clientes nuevos y se hace con una base de datos que contiene
una tabla de información sobre esos clientes. Para evitar tener que escribir manualmente los nuevos datos, puede
anexarlos a la tabla apropiada de su base de datos. Asimismo, puede usar consultas de datos anexados para:
Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, quizás desee anexar únicamente los nombres y las
Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existen en la otra tabla. Por ejemplo,
supongamos que la tabla Clientes tiene 11 campos y que los campos de una tabla Clientes en otra base de datos
coinciden con 9 de los 11 campos. Podrá usar una consulta de datos anexados para agregar únicamente los
Recuerde que no se pueden usar las consultas de datos anexados para agregar datos a los campos individuales de
registros existentes. En ese caso, se usa una consulta de actualización , sólo se pueden usar consultas de datos anexados
Para obtener más información sobre las consultas de actualización, vea el artículo Crear una consulta de actualización.
Para obtener información general sobre otras formas de agregar registros a una base de datos o cambiar los datos
existentes, vea el artículo Agregar uno o varios registros a una base de datos.
Volver al principio
Elija los campos de destino para cada columna de la consulta de datos anexados.
NOTA Recuerde que no se pueden deshacer los resultados de una consulta de datos anexados, por lo que debe proceder
con cuidado. Recuerde también que los tipos de datos definidos para los campos de la tabla de origen deben ser
compatibles con los tipos de datos definidos para los campos de la tabla de destino. Por ejemplo, se pueden anexar
números a un campo de texto, pero no se puede anexar texto a un campo numérico a menos que se use una expresión,
como (Val(Campo_de_texto)), para convertir primero los datos al tipo de datos Número.
Para obtener más información sobre los tipos de datos y cómo usarlos, vea el artículo Modificar o cambiar el tipo de datos
3. Seleccione cualquier combinación de tablas o consultas que contengan los registros que desee anexar, haga
Las tablas o consultas aparecen como una o varias ventanas en la sección superior de la cuadrícula de diseño de
la consulta. En estas ventanas se muestran todos los campos de cada tabla o consulta. En esta ilustración se
Se puede agregar una expresión como =Fecha() para que se devuelva automáticamente la fecha actual, o bien,
se pueden agregar campos de tabla o de consulta a las celdas de la cuadrícula de diseño. Se puede agregar un
Para agregar rápidamente todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco (*) que aparece en la
parte superior de la lista de campos de tabla. En esta ilustración se muestra la cuadrícula de diseño con todos los
campos agregados.
5. De manera opcional, se puede especificar uno o varios criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño.
En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo y se explica cómo afectan a las consultas.
Criterios Efecto
> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores que 234, use < 234.
>= "Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.
Entre #02.02.2007# Y Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2007 y el 1 de diciembre de 2007 (ANSI-89). Si la
#01.12.2007# base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use comillas simples (') en vez de signos de almohadilla. Por
ejemplo: Entre '02.02.2007' Y '01.12.2007'.
Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no es exactamente igual a "Alemania". El
criterio devolverá registros que contienen caracteres además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa
(Alemania)".
Sin "T*" Busca todos los registros, salvo los que empiezan por T. Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92,
use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).
No "*t" Busca todos los registros que no terminen en t. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92,
use el signo de porcentaje en vez del asterisco.
En(Canadá,Reino En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.
Unido)
Como "[A-D]*" En un campo con el tipo de datos Texto, busca todos los registros que empiecen por las letras comprendidas
entre A y D. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje en vez
del asterisco.
Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan el grupo de letras "ar". Si la base de datos usa el juego de caracteres
comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje en vez del asterisco.
Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de 5 letras, cuyas cuatro
primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se desconoce (lo cual viene indicado por el signo de
interrogación). Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_)
en vez del signo de interrogación.
#02.02.2007# Busca todos los registros del 2 de febrero de 2007. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-
92, incluya la fecha entre comillas simples en vez de usar signos de almohadilla (#). Ejemplo: '02.02.2007'.
< Fecha() - 30 Devuelve todas las fechas con una antigüedad de más de 30 días.
Entre Fecha() Y Devuelve todos los registros entre la fecha actual y tres meses a partir de la fecha actual.
AgregFecha("M", 3,
Fecha())
Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir).
"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud cero se utilizan
cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio, pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un
campo puede requerir un número de fax, pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, se incluye
un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ("") en lugar de un número.
7. Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee actualizar. Si desea agregar o quitar campos de
la consulta, vuelva a la vista Diseño y agregue los campos de acuerdo con lo descrito en el anterior paso, o bien,
seleccione los campos que desee quitar y presione SUPRIMIR para quitarlos de la consulta.
8. Prosiga con el siguiente procedimiento, mediante el cual va a convertir la consulta de selección en una
O bien,
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la consulta y, a continuación, haga clic en Vista
3. Llegado a este punto, podrá optar por anexar los registros de una tabla a otra tabla de la misma base de
NOTA Si desea copiar registros a una nueva tabla, deberá usar una consulta de creación de tabla.
1. Siga los pasos descritos en esta sección para crear una consulta de selección. Modifique la
consulta de selección hasta que devuelva los registros que desee insertar en la nueva tabla.
2. Cambie a la vista Diseño de la consulta. Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha
Haga clic con el botón secundario en la consulta en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en
Vista Diseño.
Aceptar.
2. Escriba la ruta de acceso y el nombre de archivo de la otra base de datos, o bien, haga clic en
Ahora que ha convertido la consulta, deberá decidir si desea anexar los registros a una tabla de la misma base de datos o a
una tabla de otra base de datos. Según la decisión que tome, siga los pasos descritos en uno de estos dos procedimientos:
Lo que vea depende de cómo haya creado la consulta de selección. Por ejemplo, si agregó todos los
campos de la tabla o consulta de origen, Access agregará todos los campos de la tabla de destino a la fila
O bien,
Si agregó campos individuales a la consulta y si los nombres de campo de las tablas de origen y de destino
coinciden, Access agregará automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a en
la consulta.
O bien,
Si agregó campos individuales y algunos de los nombres de las tablas de origen y de destino no coinciden,
Access dejará esos campos en blanco. Puede hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un
campo de destino.
En esta ilustración se muestra cómo hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un campo de
destino.
NOTA Si deja en blanco el campo de destino, la consulta no anexará datos a ese campo.
3. Para obtener una vista previa de los cambios, cambie a la vista Hoja de datos. Para ello, haga clic
O bien,
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la consulta y, a continuación, haga clic en
4. Vuelva a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexar los registros.
Aviso No se pueden deshacer los resultados de una consulta de datos anexados, por lo que debe estar
destino.
O bien,
Haga clic en Examinar y use el cuadro de diálogo Anexar subsiguiente para buscar la base de datos de
destino. Haga clic en Aceptar después de buscar y seleccionar la base de datos de destino. De este modo,
se cerrará el cuadro de diálogo Anexar subsiguiente. En el primer cuadro de diálogo Anexar, en el cuadro
combinado Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
Lo que vea depende de cómo haya creado la consulta de selección. Por ejemplo, si agregó todos los
campos de la tabla o consulta de origen, Access agregará todos los campos de la tabla de destino a la fila
O bien,
Si agregó campos individuales a la consulta y si los nombres de campo de las tablas de origen y de destino
coinciden, Access agregará automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a en
la consulta.
O bien,
Si agregó campos individuales y algunos de los nombres de las tablas de origen y de destino no coinciden,
Access dejará esos campos en blanco. Puede hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un
campo de destino.
En esta ilustración se muestra cómo hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un campo de
destino.
NOTA Si deja en blanco el campo de destino, la consulta no anexará datos a ese campo.
4. Vuelva a la vista Diseño (haga clic con el botón secundario en la ficha situada en la parte superior
de la consulta y, luego, haga clic en Vista Diseño) y, a continuación, haga clic en Ejecutar ( ) para
anexar los registros. Cuando se le pida que confirme la operación, haga clic en Sí.
Ejemplos de criterios de consulta
Mostrar todo
Un criterio de consulta es una regla para identificar los registros que se desea incluir en el resultado de una consulta. No
todas las consultas deben incluir criterios, pero si no le interesa ver todos los registros que están almacenados en el origen
Este tema contiene varios ejemplos de criterios de consulta. En el tema, se supone que ya sabe diseñar consultas de
selección sencillas.
Para obtener más información acerca de la creación de consultas de selección, vea el artículo Crear una consulta de
selección sencilla.
signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos,
comparativos, lógicos y referenciales.) y constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía.
Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de
ellas, no son constantes.)). Los criterios de consulta también se conocen como expresiones en Microsoft Office Access
2007.
>25 y <50 Este criterio se aplica a campos Número, como Precio o UnidadesEnStock. El resultado incluye solamente
aquellos registros en los que el campo Precio o UnidadesEnStock contiene un valor mayor que 25 y
menor que 50.
DifFecha("aaaa", Este criterio se aplica a campos Fecha/Hora, como FechaNacimiento. En el resultado de la consulta, sólo se
[FechaNacimiento], Fecha()) > incluyen los registros en los que el número de años entre la fecha de nacimiento de una persona y la
30 fecha actual es mayor que 30.
Es Nulo Este criterio se puede aplicar a cualquier tipo de campo para que se muestren los registros en los que el
valor de campo sea nulo.
Como ve, los criterios pueden ser muy distintos unos de otros, dependiendo del tipo de datos del campo en el que se
apliquen y de los requisitos específicos en cada caso. Algunos criterios son sencillos y usan operadores básicos y
constantes. Otros son complejos y usan funciones y operadores especiales, e incluyen referencias de campo.
Este tema contiene varios criterios usados comúnmente, organizados por tipo de datos. Si los ejemplos que se presentan
en este tema no se pueden aplicar a sus necesidades específicas, es posible que tenga que escribir sus propios criterios.
Para ello, debe familiarizarse con la lista completa de funciones, operadores y caracteres especiales y con la sintaxis para
expresiones para hacer referencia a campos y literales. Para obtener más información, vea los artículos de la sección Vea
también.
Aquí verá dónde y cómo se agregan los criterios. Para agregar un criterio a una consulta, debe abrirla en la vista Diseño.
Después, identifique los campos para los que desea especificar criterios. Si el campo no está aún en la cuadrícula de
diseño, agréguelo arrastrándolo desde la ventana de diseño de la consulta hasta la cuadrícula, o bien, haciendo doble clic
en el campo (De este modo, se agrega automáticamente a la siguiente columna vacía de la cuadrícula.). Por último, escriba
Los criterios que especifique para los distintos campos en la fila Criterios se combinan mediante el operador Y. Dicho de
otro modo, los criterios especificados en los campos Ciudad y FechaNacimiento se interpretan así:
Sólo los registros cuyo valor para el campo Ciudad sea Chicago se ajustarán al criterio.
Sólo los registros que tengan como mínimo 40 años de antigüedad se ajustarán al criterio.
Sólo los registros que cumplan los dos criterios se incluirán en los resultados.
¿Y si sólo desea que se cumpla una de estas condiciones? Es decir, si tiene criterios alternativos, ¿cómo lo expresa?
Si tiene criterios alternativos, o dos conjuntos de criterios independientes donde basta con que se cumpla un conjunto, use
Los criterios especificados en las filas Criterios y o se combinan utilizando el operador O, como se muestra a continuación:
Si necesita especificar más alternativas, use las filas situadas debajo de la fila o.
Si los criterios son temporales o cambian a menudo, puede filtrar el resultado de la consulta en lugar de estar
modificando continuamente los criterios. Un filtro es un criterio temporal que cambia el resultado de la consulta sin
modificar el diseño de ésta. Para obtener más información sobre los filtros, vea el artículo Filtrar: limitar el número de
Si los campos de criterios no cambian pero los valores que le interesan sí cambian con frecuencia, puede crear
una consulta de parámetros. Una consulta de parámetros solicita al usuario valores de campos y luego utiliza estos
valores para crear los criterios de consulta. Para obtener más información sobre las consultas de parámetros, vea el
del valor del campo. Para especificar los criterios para la parte correspondiente al Localizador uniforme de recursos (URL)
Coincidan exactamente con "China" Devuelve los registros en los que el campo PaísRegión tiene el valor China.
un valor, como China
No coincidan con un valor, No "México" Devuelve los registros en los que el campo PaísRegión tiene un valor distinto de
como México México.
Empiecen por la cadena Como U* Devuelve los registros correspondientes a todos los países o regiones cuyos
especificada, como U nombres empiezan por "U", como Uruguay, Uganda, etc.
NOTA Cuando se utiliza en una expresión, el asterisco (*) representa cualquier
cadena de caracteres (también se le denomina "carácter comodín"). Para obtener
una lista de este tipo de caracteres, vea el artículo Información de referencia
sobre los caracteres comodín en Access.
No empiecen por la cadena No como U* Devuelve los registros correspondientes a todos los países o regiones cuyos
especificada, como U nombres empiezan por un carácter distinto de "U".
Contengan la cadena Como "*Corea*" Devuelve los registros correspondientes a todos los países o regiones que
especificada, como Corea contienen la cadena "Corea".
No contengan la cadena No como "*Corea*" Devuelve los registros correspondientes a todos los países o regiones que no
especificada, como Corea contienen la cadena "Corea".
Acaben con la cadena Como "*ina" Devuelve los registros correspondientes a todos los países o regiones cuyos
especificada, como "ina" nombres acaban con "ina" como China y Argentina.
No acaben con la cadena No como "*ina" Devuelve los registros correspondientes a todos los países o regiones cuyos
especificada, como "ina" nombres no acaban con "ina", como China y Argentina.
Contengan valores nulos (o Es Nulo Devuelve los registros en los que no hay ningún valor en el campo.
que falten)
No contengan valores nulos No es Nulo Devuelve los registros en los que no falta el valor del campo.
Contengan cadenas de "" (un par de comillas) Devuelve los registros en los que el campo tiene un valor en blanco (pero no
longitud cero nulo). Por ejemplo, los registros de ventas realizada a otro departamento podrían
contener un valor en blanco en el campo PaísRegión.
No contengan cadenas de No "" Devuelve los registros en los que el campo PaísRegión no tiene un valor en
longitud cero blanco.
Contengan valores nulos o "" O Es Nulo Devuelve los registros donde no hay ningún valor en el campo, o bien, el campo
cadenas de longitud cero. tiene un valor en blanco.
Ni vacío ni en blanco No es Nulo Y Sin "" Devuelve los registros en los que el campo PaísRegión tiene un valor no en
blanco y no nulo.
Vayan a continuación de un >= "México" Devuelve los registros de todos los países o regiones a partir de México y
valor, como México, si se posteriores por orden alfabético.
ordenan alfabéticamente
Estén incluidos en un Como "[A-D]*" Devuelve los registros correspondientes a los países o regiones cuyos nombres
intervalo específico, como empiezan por las letras "A" a la "D".
de la A hasta la D
Coincidan con uno de dos "Estados Unidos" O "Reino Devuelve los registros correspondientes a Estados Unidos y Reino Unido.
valores, tales como Estados Unido"
Unidos o Reino Unido
Contengan uno de los En("Francia", "China", Devuelve los registros correspondientes a todos los países o regiones
valores de una lista "Alemania", "Japón") especificados en la lista.
Contengan ciertos Der([PaísRegión], 1) = "y" Devuelve los registros correspondientes a todos los países o regiones cuyo
caracteres en una posición nombre acaba con la letra "y".
específica en el valor del
campo
Satisfagan requisitos de Longitud([PaísRegión]) > Devuelve los registros correspondientes a los países o regiones cuyo nombre
longitud 10 tiene más de 10 caracteres.
Coincidan con un modelo Como "Chi??" Devuelve los registros correspondientes a los países o regiones cuyos nombres
específico tienen cinco caracteres de longitud y los tres primeros caracteres son "Chi", como
China y Chile.
NOTA Los caracteres ? y _, cuando se usan en una expresión, representan un
solo carácter (también se les denomina "caracteres comodín"). El carácter _ no
se puede usar en la misma expresión junto con el carácter ? ni con el carácter
comodín *. El carácter comodín _ se puede usar en una expresión que también
contiene el carácter comodín %.
información de productos. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrícula de diseño de la consulta.
Para incluir registros Use este
que... criterio Resultado de la consulta
Coincidan exactamente 100 Devuelve los registros en los que el precio por unidad del producto es 100 $.
con un valor, como 100
No coincidan con un No 1000 Devuelve los registros en los que el precio por unidad del producto no es 1000 $.
valor, como 1000
Contengan un valor < 100 Devuelve los registros en los que el precio por unidad es menor que 100 $ (<100). La segunda
menor que otro valor, <= 100 expresión (<=100) muestra los registros en los que el precio por unidad es menor o igual que 100
como 100 $.
Contengan un valor >99,99 Devuelve los registros en los que el precio por unidad es mayor que 99,99 $ (>99,99). La segunda
mayor que otro valor, >=99,99 expresión muestra los registros en los que el precio por unidad es mayor o igual que 99,99 $.
como 99,99
Contengan uno de entre 20 o 25 Devuelve los registros en los que el precio por unidad es 20 $ ó 25 $.
dos valores, como 20 ó
25
Contengan un valor que >49,99 Y Devuelve los registros en los que el precio por unidad está entre (pero sin incluir) 49,99 $ y 99,99 $.
esté incluido en un <99,99
intervalo O bien,
Entre 50 Y
100
Contengan un valor que <50 O Devuelve los registros en los que el precio por unidad no está entre 50 $ y 100 $.
esté fuera de un >100
intervalo
Contengan uno entre En(20, 25, Devuelve los registros en los que el precio por unidad es 20 $, 25 $ ó 30 $.
varios valores 30)
Contengan un valor que Como Devuelve los registros en los que el precio por unidad acaba con "4,99", como 4,99 $, 14,99 $,
acabe con los dígitos "*4,99" 24,99 $, etc.
especificados NOTA Los caracteres * y %, cuando se usan en una expresión, representan cualquier número de
caracteres, que también se denominan "caracteres comodín". El carácter % no se puede usar en la
misma expresión junto con el carácter * ni con el carácter comodín ?. El carácter comodín % se
puede usar en una expresión que también contiene el carácter comodín _.
Contengan valores Es Nulo Devuelve los registros en los que no se ha especificado ningún valor en el campo PrecioUnidad.
nulos (o que falten)
Contengan valores no No es Nulo Devuelve los registros en los que no falta el valor del campo PrecioUnidad.
nulos
Criterios para campos Fecha/Hora
Los ejemplos siguientes son para el campo FechaPedido de una consulta basada en una tabla donde se almacena
información de pedidos. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrícula de diseño de la consulta.
No coincidan con un valor, como No #2/2/2006# Devuelve los registros de las transacciones
2/2/2006 que tuvieron lugar en una fecha distinta al
3 de febrero de 2006.
Contengan valores anteriores a < #2/2/2006# Devuelve los registros de las transacciones
una fecha determinada, como el que tuvieron lugar antes del 2 de febrero
2/2/2006 de 2006.
Para ver las transacciones que tuvieron
lugar en esa fecha o antes, use el operador
<= en lugar de <.
Contengan valores posteriores a > #2/2/2006# Devuelve los registros de las transacciones
una fecha determinada, como el que tuvieron lugar después del 2 de febrero
2/2/2006 de 2006.
Para ver las transacciones que tuvieron
lugar en esa fecha o después, use el
operador >= en lugar de >.
Contengan valores que estén >#2/2/2006# Y <#4/2/2006# Devuelve los registros de las transacciones
dentro de un intervalo de fechas que tuvieron lugar entre el 2 de febrero de
2006 y el 4 de febrero de 2006.
También puede usar el operador Entre
para filtrar según un intervalo de valores.
Por ejemplo, Entre #2/2/2006# Y
#4/2/2006# es lo mismo que
>#2/2/2006# Y <#2/4/2006#.
Contengan valores que estén <#2/2/2006# O >#4/2/2006# Devuelve los registros de las transacciones
fuera de un intervalo que tuvieron lugar antes del 2 de febrero
de 2006 o después del 4 de febrero de
2006.
Contengan uno de dos valores, #2/2/2006# O #3/2/2006# Devuelve los registros de las transacciones
como 2/2/2006 o 3/2/2006 que tuvieron lugar el 2 de febrero de 2006
o el 3 de febrero de 2006.
Contengan uno entre varios En (#1/2/2006#, #1/3/2006#, #1/4/2006#) Devuelve los registros de las transacciones
valores que tuvieron lugar el 1 de febrero de 2006,
el 1 de marzo de 2006 o el 1 de abril de
2006.
Contengan una fecha que sea de ParcFecha("m", [FechaVenta]) = 12 Devuelve los registros de las transacciones
un mes específico que tuvieron lugar en diciembre de
(independientemente del año), cualquier año.
como diciembre
Contengan una fecha que sea de ParcFecha("t", [FechaVenta]) = 1 Devuelve los registros de las transacciones
un trimestre específico que tuvieron lugar en el primer trimestre de
(independientemente del año), cualquier año.
como el primer trimestre
Contengan fechas que sean de ParcFecha("ss", [FechaVenta]) = ParcFecha("ss", Fecha()) Devuelve los registros de las transacciones
la semana en curso Y Año( [FechaVenta]) = Año(Fecha()) que tuvieron lugar durante la semana en
curso. Una semana empieza en domingo y
termina en sábado.
Contengan fechas que sean de Año([FechaVenta])* 53 + ParcFecha("ss", [FechaVenta]) = Devuelve los registros de las transacciones
la semana anterior Año(Fecha())* 53 + ParcFecha("ss", Fecha()) - 1 que tuvieron lugar durante la semana
pasada. Una semana empieza en domingo
y termina en sábado.
Contengan fechas que sean de Año([FechaVenta])* 53+ParcFecha("ss", [FechaVenta]) = Devuelve los registros de las transacciones
la semana próxima Año(Fecha())* 53+ParcFecha("ss", Fecha()) + 1 que tendrán lugar la semana próxima. Una
semana empieza en domingo y termina en
sábado.
Contengan fechas que sean de Entre Fecha() Y Fecha()-6 Devuelve los registros de las transacciones
los 7 últimos días que tuvieron lugar durante los 7 últimos
días. Si hoy es el 2/2/2006, verá los
registros correspondientes al período del 24
de enero de 2006 al 2 de febrero de 2006.
Contengan una fecha que sea Año([FechaVenta]) = Año(Ahora()) Y Mes([FechaVenta]) = Devuelve los registros correspondientes al
del mes en curso Mes(Ahora()) mes en curso. Si hoy es el 2/2/2006, verá
los registros correspondientes a febrero de
2006.
Contengan una fecha que sea Año([FechaVenta])* 12 + ParcFecha("m", [FechaVenta]) = Devuelve los registros correspondientes al
del mes anterior Año(Fecha())* 12 + ParcFecha("m", Fecha()) - 1 mes pasado. Si hoy es el 2/2/2006, verá los
registros correspondientes a enero de
2006.
Contengan una fecha que sea Año([FechaVenta])* 12 + ParcFecha("m", [FechaVenta]) = Devuelve los registros correspondientes al
del mes próximo Año(Fecha())* 12 + ParcFecha("m", Fecha()) + 1 mes próximo. Si hoy es el 2/2/2006, verá
los registros correspondientes a marzo de
2006.
Contengan fechas que sean de Entre Fecha( ) Y AgregFecha("M", -1, Fecha( )) Los registros de ventas de un período de
los 30 ó 31 últimos días un mes. Si hoy es el 2/2/2006, verá los
registros correspondientes al período del 2
de enero de 2006 al 2 de febrero de 2006.
Contengan una fecha que sea Año([FechaVenta]) = Año(Ahora()) Y ParcFecha("t", Devuelve los registros correspondientes al
del trimestre en curso Fecha()) = ParcFecha("t", Ahora()) trimestre en curso. Si hoy es el 2/2/2006,
verá los registros correspondientes al
primer trimestre de 2006.
Contengan una fecha que sea Año([FechaVenta])*4+ParcFecha("t",[FechaVenta]) = Devuelve los registros correspondientes al
del trimestre anterior Año(Fecha())*4+ParcFecha("t",Fecha())- 1 trimestre anterior. Si hoy es el 2/2/2006,
verá los registros correspondientes al
último trimestre de 2005.
Contengan una fecha que sea Año([FechaVenta])*4+ParcFecha("t",[FechaVenta]) = Devuelve los registros correspondientes al
del próximo trimestre Año(Fecha())*4+ParcFecha("t",Fecha())+1 próximo trimestre. Si hoy es el 2/2/2006,
verá los registros correspondientes al
segundo trimestre de 2006.
Contengan fechas que sean del Año([FechaVenta]) = Año(Fecha()) Devuelve los registros correspondientes al
año en curso año en curso. Si hoy es el 2/2/2006, verá
los registros correspondientes al año 2006.
Contengan una fecha que sea Año([FechaVenta]) = Año(Fecha()) - 1 Devuelve los registros de las transacciones
del año anterior que tuvieron lugar durante el año pasado.
Si hoy es el 2/2/2006, verá los registros
correspondientes al año 2005.
Contengan una fecha que sea Año([FechaVenta]) = Año(Fecha()) + 1 Devuelve los registros de las transacciones
del año próximo con fecha en el año próximo. Si hoy es el
2/2/2006, verá los registros
correspondientes al año 2007.
Contengan una fecha que esté Año([FechaVenta]) = Año(Fecha()) Y Mes([FechaVenta]) Devuelve los registros de las transacciones
entre el 1 de enero y hoy <= Mes(Fecha()) Y Día([FechaVenta]) <= Día (Fecha()) con fechas entre el 1 de enero del año en
(registros del año hasta la fecha) curso y la fecha actual. Si hoy es el
2/2/2006, verá los registros
correspondientes al período del 1 de enero
de 2006 al 2 de febrero de 2006.
Contengan una fecha ya pasada < Fecha() Devuelve los registros de las transacciones
que tuvieron lugar antes de hoy.
Contengan una fecha del futuro > Fecha() Devuelve los registros de las transacciones
que tendrán lugar después de hoy.
Filtren valores nulos (o que Es Nulo Devuelve los registros en los que falta la
falten) fecha de la transacción.
Filtren valores no nulos No es Nulo Devuelve los registros en los que se conoce
la fecha de la transacción.
Escriba No para incluir los registros que no tengan activada la casilla de verificación.
Datos adjuntos En la fila Criterios, escriba Es Nulo para incluir los registros que no contengan datos adjuntos. Escriba
Campos de búsqueda Hay dos tipos de campos de búsqueda: los que buscan valores en un origen de datos existente
(mediante una clave externa) y los que se basan en una lista de valores especificados al crearse el campo de búsqueda.
Los campos de búsqueda que se basan en una lista de valores especificados son del tipo de datos Texto, y los criterios
del tipo de datos de la clave externa, y no del tipo de los datos que se buscan. Por ejemplo, suponga que tiene un campo
de búsqueda que muestra los nombres de empleados, pero usa una clave externa de tipo de datos Número. Puesto que el
campo almacena un número en lugar de texto, usted utilizará criterios válidos para números, es decir, >2.
Si no conoce el tipo de datos de la clave externa, puede examinar la tabla de origen en la vista Diseño para determinar los
Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla y, a continuación, haga clic en Vista
Diseño.
3. El tipo de datos de cada campo se muestra en la columna Tipo de datos de la cuadrícula de diseño de la tabla.
Campos multivalor Los datos de un campo multivalor se almacenan como filas en una tabla oculta que Office Access
2007 crea y rellena para representar el campo. En la vista Diseño de la consulta, se representa en el panel Lista de
campos mediante un campo expansible. Para usar criterios para un campo multivalor, deberá suministrar criterios para una
1. Cree una consulta que contenga el campo multivalor y ábrala en la vista Diseño.
2. Expanda el campo multivalor haciendo clic en el signo más (+) situado junto al campo (si el campo ya está
expandido, habrá un signo menos (-)). Justo debajo del nombre del campo, verá un campo que representa un único
valor del campo multivalor. Este campo tendrá el mismo nombre que el campo multivalor, con la cadena .Value
agregada al final.
3. Arrastre el campo multivalor y su campo de valor único a columnas distintas en la cuadrícula de diseño. Si
desea ver sólo el campo multivalor completo en los resultados, desactive la casilla de verificación Mostrar
4. Escriba los criterios en la fila Criterios correspondiente al campo de valor único, utilizando criterios apropiados
5. Cada valor del campo multivalor se puede evaluar individualmente mediante los criterios que especifique. Por
ejemplo, puede tener un campo multivalor para almacenar una lista de números. Si especifica los criterios >5 Y <3,
todos los registros donde haya al menos un valor mayor que 5 y un valor menor que 3 aparecerán en los resultados.
copie y pegue o escriba esta expresión: Expr1: ParcFecha("m",[Fecha de nacimiento]). A continuación, haga
clic en Ejecutar.
La función ParcFecha extrae la parte correspondiente al mes del campo Fecha de nacimiento.
En este caso, la función ParcFecha extrae la parte correspondiente a la fecha del campo Fecha de nacimiento.
6. Desactive las casillas de verificación en la fila Mostrar para cada una de las dos expresiones que acaba de
escribir, haga clic en la fila Ordenar para cada expresión y, a continuación, seleccione Ascendente.
8. De manera opcional, puede especificar criterios para limitar el ámbito de la consulta. Al especificar criterios, la
consulta ordena únicamente los registros que cumplan los criterios e identifica el valor superior o inferior dentro
de la lista ordenada.
Para continuar con los datos de ejemplo, cambie a la vista Diseño. A continuación, en la fila Criterios de la
nacimiento])>Día(Fecha())
Esta expresión genera el siguiente resultado: Mes([Fecha de nacimiento]) > Mes(Fecha()) comprueba la fecha
de nacimiento de cada empleado para ver si cae en un mes futuro y, si se cumple esa condición, incluye esos
nacimiento])>Día(Fecha()) de la expresión comprueba los cumpleaños que caen en el actual mes para ver si
caen en el día actual o después. Si se cumple esa condición, la función incluye esos registros en la consulta. En
resumen: esta expresión omite los registros en los que la fecha de nacimiento cae entre el 1 de enero y la fecha
Para ver más ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.
9. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en la flecha abajo situada junto a Todo (la lista
Valores superiores) y escriba el número de registros que desee ver o seleccione una opción de la lista.
10. Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y devolver los resultados en la vista Hoja de datos.