INFORMACIÓN GENERAL

La nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 incluye varios elementos que definen cómo se interactúa con el.

El elemento más significativo de la nueva interfaz de usuario se denomina cinta de opciones, que es la cinta a lo largo de la

parte superior de la ventana del programa que contiene grupos de comandos. La cinta de opciones proporciona una

ubicación única para los comandos y reemplaza fundamentalmente los menús y barras de herramientas. La cinta de

opciones consta de fichas que combinan los comandos de manera significativa. En Office Access 2007, las principales

fichas de la cinta de opciones son Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos.

INTRODUCCIÓN A MICROSOFT OFFICE ACCESS

Cuando se inicia Office Access 2007 haciendo clic en el botón Inicio de Windows o un acceso directo de escritorio. Esta

página muestra lo que se puede hacer para comenzar a trabajar en Office Access 2007.

Por ejemplo, se puede crear una base de datos en blanco, crear una base de datos a partir de una plantilla o abrir una base

de datos reciente.

Abrir una nueva base de datos en blanco

1. En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Nueva base de datos en blanco, haga clic en

Base de datos en blanco.

2. En el panel Base de datos en blanco, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o use

el nombre proporcionado. Haga clic en Crear.

Se crea una nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.

Office Access 2007 incluye una serie de plantillas y se pueden descargar más plantillas desde Microsoft Office Online.

¿Qué es una plantilla? En el contexto de Office Access 2007, se trata de una base de datos previamente diseñada con

tablas, formularios e informes de diseño profesional. Las plantillas proporcionan una gran ventaja a la hora de crear una

nueva base de datos.

Crear una nueva base de datos a partir de una plantilla destacada
1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.

Aparecerá la página Introducción a Microsoft Office Access.

2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Plantillas destacadas en línea, haga clic en

una plantilla.

3. En el cuadro Nombre de archivo situado a la derecha, escriba un nombre de archivo o use el nombre

proporcionado.

4. Opcionalmente, active Crear y vincular la base de datos a un sitio de Windows SharePoint Services si

desea vincular a un sitio de Windows SharePoint Services.

5. Haga clic en Crear

-o bien-

Haga clic en Descargar

Access crea la nueva base de datos a partir de la plantilla y la abre.

Se pueden descargar plantillas adicionales de Office Online directamente desde la interfaz de usuario de Office Access

2007.
Abrir una base de datos recientemente usada
1. Inicie Access.

2. En la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Abrir base de datos reciente, haga clic en la

base de datos que desee abrir.

Access abre la base de datos.

Abrir una base de datos mediante el botón de Microsoft Office Access
1. Inicie Access.

2. Haga clic en el botón de Microsoft Office , y haga clic en la base de datos que desee abrir, si aparece

en el panel derecho del menú.

-o bien-

Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir. Cuando aparezca el cuadro

de diálogo Abrir, escriba un nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.

Se abre la base de datos.

Cinta de opciones
La cinta de opciones reemplaza fundamentalmente los menús y barras de herramientas, además de proporcionar la

principal interfaz de comandos de Office Access 2007.

Seleccionar una ficha de comandos
Inicie Access ->Haga clic en la ficha que desee, O bien, Inicie Access ->Presione y suelte la tecla ALT.

Aparecen las sugerencias de teclado.

Comandos
La tabla siguiente muestra un ejemplo representativo de las fichas y comandos disponibles en cada ficha.

Ficha de
Acciones comunes que se pueden realizar
comandos
Seleccionar una vista diferente.
Copiar y pegar del Portapapeles.
Configurar las actuales características de fuente.
Configurar la actual alineación de fuente.
Inicio Aplicar formato de texto enriquecido a un campo memo.
Trabajar con registros (Actualizar, Nuevo, Guardar, Eliminar, Totales,
Ortografía, Más).
Ordenar y filtrar los registros.
Buscar registros.
Crear una nueva tabla vacía.
Crear una nueva tabla mediante una plantilla de tabla.
Crear una lista en un sitio de SharePoint y una tabla en la base de datos
actual que se vincule a la lista recién creada.
Crear Crear una nueva tabla vacía en la vista Diseño
Crear un nuevo formulario basado en la tabla o consulta activa.
Crear una nueva tabla dinámico o un nuevo gráfico dinámico.
Crear un nuevo informe basado en la tabla o consulta activa.
Crear una nueva consulta, macro, módulo o módulo de clase.
Importar o Vincular a datos externos.
Exportar datos.
Recopilar y actualizar datos a través de correo electrónico.
Datos externos Trabajar con listas de SharePoint sin conexión.
Crear importaciones y exportaciones guardadas.
Mover algunas o todas las partes de una base de datos a un sitio de
SharePoint nuevo o existente.
Iniciar el Editor de Visual Basic o ejecutar una macro.
Crear y ver relaciones entre las tablas.
Mostrar u ocultar dependencias de objetos o la hoja de propiedades
Ejecutar el Documentador de base de datos o analizar el rendimiento.
Herramientas de
Mover datos a Microsoft SQL Server o a una base de datos de Access
base de datos (Sólo tablas).
Ejecutar el Administrador de tablas vinculadas
Administrar los complementos de Access.
Crear o editar un módulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
Fichas de comandos contextuales
Además de las fichas de comandos estándar, Office Access 2007 usa un nuevo elemento de interfaz de usuario de Office

Professional 2007 denominado ficha de comandos contextual. Según el contexto (es decir, según el objeto con el que se
trabaje o la tarea que se esté llevando a cabo), puede que aparezca una o varias fichas de comandos contextuales junto a

las fichas de comandos estándar.

Activar una ficha de comandos contextual

Haga clic en la ficha de comandos contextual, O bien, Presione y suelte la tecla ALT. Aparecen las teclas de acceso.

-> Presione la tecla o las teclas mostradas en la tecla de acceso correspondiente a la ficha de comandos contextual.
Galerías
El control de galería funciona conjuntamente con la cinta de opciones y centra la atención en obtener los resultados

deseados. En vez de mostrar simplemente los comandos, el control de galería muestra el resultado de usar dichos

comandos. El objetivo es proporcionar una forma visual de explorar y ver lo que Office Access 2007 puede hacer, centrando

la atención en los resultados y no sólo en los propios comandos.

Las galerías tienen diferentes formas y tamaños. Hay un diseño de cuadrícula, una representación similar a un menú que

se despliega, e incluso un diseño de cinta de opciones que coloca el contenido de la galería dentro de la cinta de opciones.
Ocultar la cinta de opciones
Puede que a veces se requiera un poco más de espacio en el área de trabajo. Por ese motivo, se puede contraer la cinta de

opciones de modo que quede únicamente la barra con las fichas de comandos. Para cerrar la cinta de opciones, haga doble

clic en la ficha de comandos activa. Para volver a abrirla, vuelva a hacer doble clic en la ficha de comandos activa.
Ocultar y restaurar la cinta de opciones
1. Haga doble clic en la ficha de comandos activa (la ficha activa es la ficha resaltada).

2. Haga de nuevo doble clic en la ficha de comandos activa para restaurar la cinta de opciones.
Barra de herramientas de acceso rápido
La barra de herramientas de acceso rápido es, de forma predeterminada, un área reducida adyacente a la cinta de

opciones que permite obtener acceso a los comandos con un solo clic. El conjunto predeterminado de comandos se
compone de los comandos que más se usan, como Guardar, Deshacer y Rehacer. No obstante, cada usuario puede

personalizar la barra de herramientas de acceso rápido de modo que incluya los comandos que use con más frecuencia.

Asimismo, puede modificar la ubicación de la barra de herramientas y cambiar el tamaño pequeño predeterminado a

grande. La minibarra de herramientas aparece junto a las fichas de comandos en la cinta de opciones. Cuando se cambia al

tamaño grande, la barra de herramientas aparece debajo y a lo largo de toda la cinta de opciones.

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

1. Haga clic en la primera flecha desplegable a la derecha en la barra de herramientas.

2. Haga clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y, a continuación, en Más comandos.

3. En el cuadro de diálogo Configuración de acceso, seleccione el comando o los comandos que desee

agregar y, a continuación, haga clic en Agregar.

4. Para quitar un comando, resáltelo en la lista a la derecha y, a continuación, haga clic en Quitar. Asimismo,

puede hacer doble clic en el comando en la lista.

5. Cuando termine, haga clic en Aceptar.

Panel de exploración
Cuando se abre una base de datos o se crea una nueva, los nombres de los

objetos de la base de datos aparecen en el panel de exploración. Los objetos

de la base de datos son las tablas, los formularios, los informes, las páginas,

las macros y los módulos. El panel de exploración reemplaza la ventana Base

de datos de las versiones anteriores de Access: si utilizaba la ventana Base de

datos para llevar a cabo una tarea en una versión anterior, ahora va a realizar

esa tarea mediante el panel de exploración de Office Access 2007. Por

ejemplo, si desea agregar una fila a una tabla en la vista Hoja de datos, abra

esa tabla en el panel de exploración.

Para abrir un objeto de base de datos o aplicar un comando a un objeto de

base de datos, haga clic con el botón secundario en el objeto y seleccione un

elemento del menú contextual. Los comandos del menú contextual varían

según el tipo de objeto.

Abrir un objeto de base de datos, como una tabla, un formulario o un
informe
En el panel de exploración, haga doble clic en el objeto. O bien,En el panel de exploración, seleccione el objeto y, a

continuación, presione ENTRAR.

Para mostrar u ocultar el panel de exploración
Haga clic en el botón situado en la esquina superior derecha del panel de exploración ( ), o presione F11.
Impedir que el panel de exploración aparezca de forma predeterminada
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.

2. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.

3. Bajo Exploración, desactive la casilla de verificación Mostrar panel de exploración y, a continuación, haga

clic en Aceptar.

Para obtener más información sobre el panel de exploración, vea el artículo Guía del panel de exploración.
Documentos con fichas
En Office Access 2007, se pueden mostrar los objetos de la base de datos en documentos con fichas en vez de ventanas

superpuestas. Para el uso interactivo diario, puede que prefiera la interfaz de documentos con fichas. Para habilitar o

deshabilitar los documentos con fichas, configure Opciones de Access (vea Mostrar u ocultar fichas de documentos, más

adelante en este artículo). Sin embargo, si cambia la configuración de los documentos con fichas, es preciso cerrar y volver

a abrir la base de datos para que la nueva configuración surta efecto.

Mostrar u ocultar fichas de documentos

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.

2. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.

3. En la sección Opciones de aplicación, bajo Opciones de la ventana de documentos, seleccione

Documentos con fichas.

4. Active o desactive la casilla de verificación Mostrar fichas de documento. Al desactivar la casilla de

verificación, se desactivan las fichas de documento.

5. Haga clic en Aceptar.

Observaciones
El valor de Mostrar fichas de documento debe configurarse independientemente para cada base de datos.

Tras modificar la configuración de Mostrar fichas de documento, es preciso cerrar y volver a abrir la base

de datos para que el cambio surta efecto.

Las nuevas bases de datos creadas en Office Access 2007 muestran las fichas de documento de forma

predeterminada.

Las bases de datos creadas con una versión anterior de Access utilizan ventanas superpuestas de forma

predeterminada.
minibarra de herramientas
Cuando se selecciona texto para aplicarle formato, la minibarra de herramientas aparece automáticamente encima del texto

seleccionado. Si se aproxima el puntero del mouse (ratón) a la minibarra de herramientas, ésta se intensifica gradualmente

y se puede usar para aplicar negrita, cursiva, tamaño de fuente, color, etc. Cuando se aleja el puntero de la minibarra de
herramientas, ésta se atenúa gradualmente. Si desea no usar la minibarra de herramientas para aplicar formato a una

selección de texto, aleje el puntero unos píxeles y la minibarra de herramientas desaparece.

Obtener ayuda
Si tiene alguna pregunta, puede obtener ayuda presionando F1 o haciendo clic en el signo de interrogación situado en el

lado derecho de la cinta de opciones.

 
CREAR UNA BASE DE DATOS DESDE CERO
Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades o si tiene datos en otro programa que desee importar a 
Access, quizás decida que es mejor crear una base de datos desde cero. Para la mayoría de las aplicaciones, 
esto suele implicar uno o varios de los siguientes puntos: 
Crear nuevas tablas y, a continuación, escribir, pegar o importar datos a esas tablas.  
Importar datos desde otros orígenes, por lo que se crean nuevas tablas en el proceso. 
Para obtener más información sobre cómo planear y diseñar una base de datos, o bien, cómo crear relaciones, 
formularios, informes o consultas, use los vínculos en la sección Vea también de este artículo. 
Crear una base de datos en blanco 
Inicie Access.  
En la página Introducción a Microsoft Office Access, haga clic en Base de datos en blanco.  

 
En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no 
especifica ninguna extensión, Access la agregará. La ubicación predeterminada es una de las siguientes:  
Microsoft Windows Vista  c:\Users\nombre de usuario\Documents  
Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP  c:\Documents and Settings\nombre de usuario\Mis 
documentos 
Para cambiar la ubicación del archivo, haga clic en Examinar  , situado junto al cuadro Nombre de archivo, 
busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar. Haga clic en Crear.  
Access crea la base de datos y, a continuación, abre una tabla vacía (denominada Tabla1) en la vista Hoja de 
datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o 
procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, 
buscar y agregar o eliminar datos.). 
Access sitúa el cursor en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.  
  
Para agregar datos, comience a escribir, o bien, pegue datos de otro origen tal y como se describe en la 
sección Pegar datos de otro origen en una tabla de Access, más adelante en este artículo. 
Observaciones
Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a escribir datos en una hoja de cálculo de Excel. La 
principal restricción es que los datos deben escribirse en filas y columnas contiguas, empezando en la esquina 
superior izquierda de la hoja de datos. No intente aplicar formato a los datos incluyendo filas o columnas en 
blanco tal y como haría en una hoja de Excel, ya que de este modo desperdiciaría espacio en la tabla. La tabla 
contiene únicamente sus datos. Toda la presentación visual de esos datos la hará en los formularios e informes 
que diseñe más adelante.  
La estructura de la tabla se crea mientras se escriben los datos. Cada vez que se agrega una nueva columna a 
la tabla, se define un nuevo campo. Access configura el tipo de datos (tipo de datos: característica de un 
campo que determina el tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, 
Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).) del campo basándose en el tipo de datos 
que se escribe. Por ejemplo, si hay una columna en la que ha escrito únicamente valores de fecha, Access 
configurará el tipo de datos de ese campo en Fecha/Hora. Si más adelante intenta escribir en ese campo 
valores que no sean fechas, como un nombre o un número de teléfono, Access mostrará un mensaje 
informándole de que el valor no es del tipo de datos de la columna. Siempre y cuando sea posible, deberá 
planear la tabla de modo que cada columna contenga el mismo tipo de datos, ya sea texto, fechas, números o 
algún otro tipo de datos. De este modo, resulta mucho más fácil crear consultas, formularios e informes que 
seleccionen únicamente los datos deseados.  
Para obtener más información sobre cómo trabajar con hojas de datos, vea el artículo Abrir una hoja de datos 
en blanco. 
Si no desea escribir datos en este momento, haga clic en Cerrar  . 
Agregar una tabla 
Puede agregar una nueva tabla a una base de datos existente mediante las herramientas del grupo Tablas en 
la ficha Crear. 

 
Haga clic en Tabla para crear una tabla en blanco en la vista Hoja de datos. Puede usar la vista Hoja de datos 
para comenzar a escribir datos inmediatamente y para que Access cree la estructura de tabla, o bien, puede 
usar la Vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, 
consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos 
de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) para crear primero la estructura de tabla y, 
a continuación, cambiar a la vista Hoja de datos para escribir los datos. Independientemente de la vista en la 
que comience a trabajar, siempre puede cambiar a la otra vista mediante los botones Ver en la barra de estado 
de la ventana Access. 
Insertar una tabla, empezando en la vista Hoja de datos  En la vista Hoja de datos, puede escribir los datos 
inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de tabla en segundo plano. Los nombres de los campos 
se asignan por números (Campo1, Campo2, etc.) y Access define el tipo de datos basándose en el tipo de los 
datos que se escriben. 
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.   
Access crea la tabla y coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.  
 Nota    Si no ve una columna denominada Agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la vista Diseño 
en lugar de la vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla situada en 
el panel de exploración. Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuación, pasa a la vista Hoja de 
datos. 
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.   
Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos más comunes. Si 
arrastra uno de estos campos hasta la hoja de datos, Access agregará un campo con ese nombre y establecerá 
sus propiedades en un valor apropiado para ese tipo de campo. Las propiedades se pueden cambiar más 
adelante. Debe arrastrar el campo hasta el área de la hoja de datos que contiene datos. Aparece una barra de 
inserción vertical, que muestra dónde se va a ubicar el campo. 
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Diseño de tabla.   
Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre de campo y, a continuación, seleccione 
un tipo de datos en la lista Tipo de datos.  
 Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna Descripción. Esa descripción se 
muestra en la barra de estado cuando el punto de inserción se encuentra en ese campo y se utiliza como texto 
de la barra de estado para todos los controles que cree arrastrando el campo desde el panel Lista de campos 
hasta un formulario o informe, así como todos los controles creados para ese campo por el Asistente para 
formularios o el Asistente para informes.  
Tras agregar todos los campos, guarde la tabla :  

Haga clic en el Botón Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Guardar. 
Puede comenzar a escribir datos en la tabla en cualquier momento. Para ello, cambie a la vista Hoja de datos, 
haga clic en la primera celda vacía y comience a escribir. Asimismo, puede pegar datos de otro origen tal y 
como se describe en la siguiente sección. 
Si, tras escribir algunos datos, desea agregar uno o varios campos a la tabla, comience a escribir en la columna 
Agregar nuevo campo en la vista Hoja de datos, o bien, agregue los nuevos campos mediante los comandos del 
grupo Campos y columnas en la ficha Hoja de datos. 
 
Pegar datos de otro origen en una tabla de Access 
Si los datos están actualmente almacenados en otro programa, como Office Excel 2007, puede copiar y pegar 
esos datos en una tabla de Access. En general, se obtienen los mejores resultados si los datos ya están 
separados en columnas, como es el caso de una hoja de cálculo de Excel. Si los datos se encuentran en un 
programa de procesamiento de texto, se recomienda separar las columnas de datos mediante tabulaciones, o 
bien, convertir los datos en una tabla en el programa de procesamiento de texto antes de copiarlos. Si es 
necesario editar o manipular los datos (por ejemplo, separar nombres completos en nombre y apellidos), 
quizás desee hacerlo antes de copiarlos, sobre todo si no está familiarizado con este Access. 
Cuando se pegan datos en una tabla vacía, Access configura el tipo de datos de cada campo de acuerdo con el 
tipo de los datos ubicados en él. Por ejemplo, si un campo pegado contiene únicamente fechas, Access aplica 
el tipo de datos Fecha/Hora a ese campo. Si el campo pegado contiene únicamente las palabras "sí" y "no", 
Access aplica el tipo de datos Sí/No a ese campo. 
Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila de datos pegados. Si 
la primera fila de datos pegados es del mismo tipo que las filas siguientes, Access determina que la primera fila 
forma parte de los datos y asigna nombres de campo genéricos (F1, F2, etc.). Si la primera fila de datos 
pegados no es similar a las siguientes filas, Access determina que la primera fila consiste en nombres de 
campos. Access asigna nombres a los campos en consecuencia y no se incluye la primera fila en los datos. 
Si Access asigna nombres de campo genéricos, deberá cambiar los nombres de los campos lo antes posible 
para evitar confusiones. Siga este procedimiento: 
Guarde la tabla.  

Haga clic en el Botón Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Guardar. 
En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a continuación, escriba un nombre 
de campo válido para cada columna. Puede parecer que está escribiendo datos, pero la fila de encabezado de 
columna contiene nombres de campo y no contiene datos.  
Guarde la tabla de nuevo. 
Importar datos de otro origen 
Puede que haya recopilado datos en otro programa y desee importarlos a Access. O bien, puede que trabaje 
con personas que almacenan sus datos en otros programas y desee usar esos datos en Access. En ambos 
casos, Access permite importar con facilidad datos de otros programas. Se pueden importar datos desde una 
hoja de Excel, una tabla de otra base de datos de Access, una lista de SharePoint o diversos otros orígenes. El 
proceso varía ligeramente en función del origen, pero las siguientes instrucciones le sirven de punto de 
partida: 
En la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo 
que va a importar.  

 
Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de 
programa correcto, haga clic en Más. 
 Nota    Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez necesite iniciar el programa 
en el que creó originalmente los datos y, a continuación, usar ese programa para guardar los datos en un 
formato de archivo común (como un archivo de texto delimitado (archivo de texto delimitado: archivo que 
contiene datos donde los valores de campo individuales están separados por un carácter, como una coma o 
una ficha.)) e importar los datos a Access. 
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para ir al archivo de datos de origen, o 
bien, escriba la ruta de acceso completa al archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo.  
Haga clic en la opción deseada bajo Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos 
actual. Puede crear una nueva tabla usando los datos importados, anexando los datos a una tabla existente o 
creando una tabla vinculada que mantenga un vínculo al origen de datos.  
Haga clic en Aceptar.  
Access inicia el Asistente para importación. 
Siga las instrucciones del Asistente para importación. El procedimiento exacto depende de la opción de 
importación o vinculación que haya elegido.  
En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.  
Access preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de finalizar. 
Si cree que va a realizar de nuevo la misma operación de importación, haga clic en Guardar los pasos de la 
importación y escriba los detalles.  
Entonces se podrá reproducir fácilmente la operación de importación; para ello, haga clic en Importaciones 
guardadas en el grupo Importar en la ficha Datos externos, seleccione la especificación de importación y, 
después, haga clic en Ejecutar. 
Si no desea guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar. 
Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, muestra la tabla bajo Tablas en el panel de 
exploración. 
Para obtener más información sobre cómo importar datos a Access, use los vínculos de la sección Vea también 
en este artículo. 
 
CONCEPTOS BÁSICOS DEL DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS
Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada.

Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer

Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las de los libros

contables o a las de las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos simple puede que sólo

contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de datos necesitan varias tablas. Por ejemplo, podría tener una tabla con

información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con información sobre clientes.

Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también campo. Un registro es una forma

lógica y coherente de combinar información sobre alguna cosa. Un campo es un elemento único de información: un tipo de

elemento que aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos), por ejemplo, cada fila o registro contendría

información sobre un producto, y cada columna contendría algún dato sobre ese producto, como su nombre o el precio.
¿Qué es un buen diseño de base de datos?
El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la

información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la

probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la información

sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen información de la

base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes

estarán mal fundamentadas.

Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:

Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.

Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando así se precise.

Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.

Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.

El proceso de diseño
El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:

Determinar la finalidad de la base de datos

Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.

Buscar y organizar la información necesaria

Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o

los números de pedidos.

Dividir la información en tablas

Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema

pasará a ser una tabla.

Convertir los elementos de información en columnas

Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará

como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha

de contratación.

Especificar claves principales

Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar

inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.

Definir relaciones entre las tablas

Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a

las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.

Ajustar el diseño

Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo.

Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.
 Aplicar las reglas de normalización

Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente.

Realice los ajustes necesarios en las tablas.

Determinar la finalidad de la base de datos

Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a utilizarla. Para una

pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podría escribir algo tan simple como "La base de datos de

clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío masivo de correo y la generación de informes". Si la

base de datos es más compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la

finalidad podría definirse fácilmente en uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo va a utilizar cada persona la

base de datos. La idea es desarrollar una declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el

proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de tomar decisiones.

Buscar y organizar la información necesaria

Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si registra los pedidos

de compra en un libro contable o guarda la información de los clientes en formularios en papel en un archivador, puede

reunir esos documentos y enumerar cada tipo de información que contienen (por ejemplo, cada casilla de un formulario). Si

no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué

información incluiría en el formulario? ¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado.

Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su

dirección, ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa una columna

posible de una tabla.

Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada elemento que se le

ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de datos, pídale también su opinión. Más tarde podrá ajustar la lista.

A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de datos. Por ejemplo,

tal vez desee crear un informe de ventas de productos que contenga las ventas por región, o un informe de resumen de

inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible que también desee generar cartas modelo para

enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y

piense cómo le gustaría que fuera. ¿Qué información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo

mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que tenga pensado crear.
Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará a identificar los elementos que

necesita incluir en la base de datos. Suponga, por ejemplo, que ofrece a sus clientes la oportunidad de inscribirse o

borrarse de las actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea imprimir un listado de los que han decidido

inscribirse. Para registrar esa información, agrega una columna "Enviar correo electrónico" a la tabla de clientes. Para cada

cliente, puede definir el campo en Sí o No.

La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión de otro elemento. Cuando sepa

que un cliente desea recibir mensajes de correo electrónico, tendrá que conocer también la dirección de correo electrónico

a la que éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá que registrar una dirección de correo electrónico para cada cliente.

Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué elementos necesita para crear el

informe. Por ejemplo, cuando examine una carta modelo, puede que se le ocurran algunas ideas. Si desea incluir un saludo

(por ejemplo, las abreviaturas "Sr." o "Sra." con las que comienza un saludo), tendrá que crear un elemento de saludo.

Además, tal vez desee comenzar las cartas con el saludo "Estimado Sr. García", en lugar de "Estimado Sr. Miguel Ángel

García". Esto implicaría almacenar el apellido independientemente del nombre.

Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de información en sus partes lógicas más

pequeñas. En el caso de un nombre, para poder utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos partes: el nombre y el apellido.

Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido de los clientes estuviera almacenado de forma

independiente. En general, si desea ordenar, buscar, calcular o generar informes a partir de un elemento de información,

debe incluir ese elemento en su propio campo.

Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo, ¿cuántas ventas de un determinado

producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde viven sus mejores clientes? ¿Quién es el proveedor del producto mejor

vendido? Prever esas preguntas le ayudará a determinar los elementos adicionales que necesita registrar.

Una vez reunida esta información, ya puede continuar con el paso siguiente.

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Dividir la información en tablas

Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, después de buscar y organizar

la información de una base de datos de ventas de productos, la lista preliminar podría ser similar a la siguiente:
Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por tanto, parece

lógico empezar con estas cuatro tablas: una para los datos sobre los productos, otra para los datos sobre los proveedores,

otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los pedidos. Aunque esto no complete la lista, es un buen

punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta obtener un diseño correcto.

Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado a incluirlos todos ellos en una sola

tabla en lugar de en las cuatro tablas mostradas en la ilustración anterior. A continuación le explicaremos por qué eso no es

una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a continuación:

En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos productos del mismo

proveedor, la información del nombre y la dirección del proveedor debe repetirse muchas veces, con lo que se malgasta el

espacio en disco. Registrar la información del proveedor una sola vez en una tabla Proveedores distinta y luego vincular

esa tabla a la tabla Productos es una solución mucho mejor.

Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del proveedor. Suponga, por ejemplo,

que necesita cambiar la dirección de un proveedor. Como ésta aparece en muchos lugares, podría sin querer cambiar la

dirección en un lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares. Ese problema se resuelve registrando la información

del proveedor en un único lugar.

Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que está repitiendo la

misma información en varios lugares, como la dirección de un determinado proveedor, coloque esa información en una

tabla distinta.

Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea eliminar ese producto pero

conservar el nombre del proveedor y la información de dirección. ¿Cómo eliminaría el producto sin perder la información del

proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un producto, además de datos sobre un proveedor, no
puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla

para la información sobre los productos y otra tabla para la información sobre los proveedores. Al eliminar un registro de

producto sólo se eliminarían los datos del producto y no los datos del proveedor.

Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar datos únicamente

sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de productos sólo debe contener datos de productos. Como la dirección del

proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de proveedores.

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Convertir los elementos de información en columnas

Para determinar las columnas de una tabla, decida qué información necesita registrar sobre el tema representado por la

tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una buena lista de columnas iniciales sería Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-

Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Correo electrónico. Cada registro de la tabla contiene el mismo número

de columnas, por lo que puede almacenar información sobre el nombre, dirección, ciudad-provincia-código postal, envío de

correo electrónico, saludo y dirección de correo electrónico para cada registro. Por ejemplo, la columna de dirección podría

contener las direcciones de los clientes. Cada registro contendrá datos sobre un cliente y el campo de dirección, la

dirección de ese cliente.

Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede ajustar con mayor precisión las columnas.

Por ejemplo, tiene sentido almacenar los nombres de los clientes en dos columnas distintas (el nombre y el apellido) para

poder ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De igual forma, la dirección consta en realidad de cinco componentes

distintos: dirección, ciudad, provincia, código postal y país o región, y parece lógico también almacenarlos en columnas

distintas. Si desea realizar, por ejemplo, una búsqueda o una operación de ordenación o filtrado por provincia, necesita que

la información de provincia esté almacenada en una columna distinta.

Debe considerar también si la base de datos va a contener información sólo de procedencia nacional o internacional. Por

ejemplo, si piensa almacenar direcciones internacionales, es preferible tener una columna Región en lugar de Provincia, ya

que esa columna puede incluir provincias del propio país y regiones de otros países o regiones. De igual forma, es más

lógico incluir una columna Región en lugar de Comunidad Autónoma si va a almacenar direcciones internacionales.

En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la base de datos.

No incluya datos calculados

En la mayoría de los casos, no debe almacenar el resultado de los cálculos en las tablas. En lugar de ello, puede

dejar que Access realice los cálculos cuando desee ver el resultado. Suponga, por ejemplo, que tiene un informe

Productos bajo pedido que contiene el subtotal de unidades de un pedido para cada categoría de producto de la

base de datos. Sin embargo, no hay ninguna tabla que contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La

tabla Productos contiene una columna Unidades en pedido que almacena las unidades incluidas en un pedido de

cada producto. Con esos datos, Access calcula el subtotal cada vez que se imprime el informe, pero el subtotal

propiamente dicho no debe almacenarse en una tabla.

Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas

 Puede ceder a la tentación de habilitar un único campo para los nombres completos o para los nombres de

productos junto con sus descripciones. Si combina varios tipos de información en un campo, será difícil recuperar

datos individuales más adelante. Intente dividir la información en partes lógicas. Por ejemplo, cree campos

distintos para el nombre y el apellido, o para el nombre del producto, la categoría y la descripción.

Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar la clave principal de cada tabla.

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Especificar claves principales

Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen inequívocamente cada fila almacenada en la

tabla. Ésta suele ser un número de identificación exclusivo, como un número de identificador de empleado o un número de

serie. En la terminología de bases de datos, esta información recibe el nombre de clave principal de la tabla. Access utiliza

los campos de clave principal para asociar rápidamente datos de varias tablas y reunir automáticamente esos datos.

Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un número de producto que identifica inequívocamente cada

producto del catálogo, puede utilizar ese identificador como clave principal de la tabla, pero sólo si los valores de esa

columna son siempre diferentes para cada registro. No puede tener valores duplicados en una clave principal. Por ejemplo,

no utilice los nombres de las personas como clave principal, ya que los nombres no son exclusivos. Es muy fácil que dos

personas tengan el mismo nombre en la misma tabla.

Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede quedar sin asignar o vacío (porque no se

conoce) en algún momento, no puede utilizarlo como componente de una clave principal.

Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con varias tablas, la clave principal de

una tabla se puede utilizar como referencia en las demás tablas. Si la clave principal cambia, el cambio debe aplicarse

también a todos los lugares donde se haga referencia a la clave. Usar una clave principal que no cambie reduce la

posibilidad de que se pierda su sincronización con las otras tablas en las que se hace referencia a ella.

A menudo, se utiliza como clave principal un número único arbitrario. Por ejemplo, puede asignar a cada pedido un número

de pedido distinto. La única finalidad de este número de pedido es identificar el pedido. Una vez asignado, nunca cambia.
Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir una buena clave principal, considere la

posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Cuando se utiliza el tipo de datos

Autonumérico, Access asigna automáticamente un valor. Este tipo de identificador no es "fáctico", es decir, no contiene

información objetiva sobre la fila que representa. Los identificadores de este tipo son perfectos para usarlos como claves

principales, ya que no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila, como un número de teléfono o el

nombre de un cliente, es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.

Una columna establecida en el tipo de datos Autonumérico suele constituir una buena clave principal. No hay dos

identificadores de producto iguales.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla. Por

ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave

principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se denomina

clave compuesta.

Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna autonumérica para cada una de las tablas que

funcione como clave principal: IdProducto para la tabla Productos, IdPedido para la tabla Pedidos, IdCliente para la tabla

Clientes e IdProveedores para la tabla Proveedores.

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Crear relaciones entre las tablas
Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de forma provechosa.

Por ejemplo, el siguiente formulario incluye información de varias tablas.

La información de este formulario procede de la tabla Clientes...

...la tabla Empleados...

...la tabla Pedidos...

...la tabla Productos...

...y la tabla Detalles de pedidos.

Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional, la información se

divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones entre las tablas para reunir la

información según se precise.

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Crear una relación de uno a varios
Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de pedidos de productos. Un proveedor

puede suministrar cualquier número de productos y, por consiguiente, para cada proveedor representado en la tabla

Proveedores, puede haber muchos productos representados en la tabla Productos. La relación entre la tabla Proveedores y

la tabla Productos es, por tanto, una relación de uno a varios.

Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la

relación y agréguela como columna o columnas adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por

ejemplo, agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores a la tabla Productos. Access utilizaría entonces el

número de identificador de proveedor de la tabla Productos para localizar el proveedor correcto de cada producto.

La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave externa es la clave principal de

otra tabla. La columna Id. de proveedor de la tabla Productos en una clave externa porque también es la clave principal en

la tabla Proveedores.

El punto de partida para la unión de tablas relacionadas se proporciona estableciendo parejas de claves principales y claves

externas. Si no está seguro de las tablas que deben compartir una columna común, al identificar una relación de uno a

varios se asegurará de que las dos tablas implicadas requerirán una columna compartida.

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Crear una relación de varios a varios
Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.
Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por

tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Y para cada registro de la

tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de varios a

varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en

cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la

relación.

Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relación de varios a varios. Esto presenta un problema. Para

comprender el problema, imagine qué sucedería si intenta crear la relación entre las dos tablas agregando el campo Id. de

producto a la tabla Pedidos. Para que haya más de un producto por pedido, necesita más de un registro en la tabla Pedidos

para cada pedido y, en ese caso, tendría que repetir la información de pedido para cada fila relacionada con un único

pedido, lo que daría lugar a un diseño ineficaz que podría producir datos inexactos. El mismo problema aparece si coloca el

campo Id. de pedido en la tabla Productos: tendría varios registros en la tabla Productos para cada producto. ¿Cómo se

soluciona este problema?

La solución a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la relación de varios a varios en dos

relaciones de uno a varios. Insertaría la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera tabla y, por consiguiente,

la tercera tabla registraría todas las apariciones o instancias de la relación.

Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artículo de línea de un pedido. La clave principal de la tabla

Detalles de pedidos consta de dos campos: las claves externas de las tablas Pedidos y Productos. El campo Id. de pedido

no se puede utilizar en solitario como clave principal, ya que un pedido puede tener varios artículos de línea. El identificador

de pedido se repite para cada artículo de línea del pedido, por lo que el campo no contiene valores únicos. Tampoco

serviría utilizar solamente el campo Id. de producto, porque un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los dos

campos juntos producen un valor exclusivo para cada registro.

En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se relacionan directamente entre sí,

sino indirectamente a través de la tabla Detalles de pedidos. La relación de varios a varios entre los pedidos y los productos

se representa en la base de datos mediante dos relaciones de uno a varios:

La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada pedido tiene varios

artículos de línea, pero cada artículo está asociado a un único pedido.

La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada producto puede

tener varios artículos asociados, pero cada artículo de línea hace referencia únicamente a un producto.

Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un determinado pedido, así como todos los

pedidos de un determinado producto.

Después de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sería similar a la siguiente:

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Crear una relación de uno a uno
Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita registrar información complementaria

sobre productos que apenas va a necesitar o que sólo se aplica a unos pocos productos. Como no necesita la información

con frecuencia, y como almacenar la información en la tabla Productos crearía un espacio vacío para todos los productos

que no necesitan esa información, la coloca en una tabla distinta. Al igual que en la tabla Productos, utiliza el identificador

de producto como clave principal. La relación entre esta tabla complementaria y la tabla Productos es una relación de uno a

uno. Para cada registro de la tabla Productos hay un único registro coincidente en la tabla complementaria. Cuando

identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.

Cuando necesite crear una relación de uno a uno en la base de datos, considere si puede incluir la información de las dos

tablas en una tabla. Si no desea hacer eso por algún motivo (quizás porque se crearía una gran cantidad de espacio vacío),

puede representar esa relación en su diseño guiándose por las pautas siguientes:

Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podrá definir la relación utilizando la misma clave

principal en ambas tablas.

Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una de las tablas (cualquiera de

ellas) e inserte su clave principal en la otra tabla como clave externa.

Determinar las relaciones entre las tablas le ayudará a asegurarse de que tiene las tablas y columnas correctas. Cuando

existe una relación de uno a uno o de uno a varios, las tablas implicadas deben compartir una o varias columnas comunes.

Cuando la relación es de varios a varios, se necesita una tercera tabla para representar la relación.

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Ajustar el diseño
Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las tablas con datos de ejemplo y

probar que funcionan con la información: creando consultas, agregando nuevos registros, etc. Esto le permitirá encontrar

posibles problemas, como la necesidad de agregar una columna que olvidó insertar durante la fase de diseño, o dividir una

tabla en dos tablas para eliminar datos duplicados.

Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree formularios e informes

provisionales y compruebe si muestran los datos según lo previsto. Compruebe si existen datos duplicados innecesarios y,

si encuentra alguno, modifique el diseño para eliminar la duplicación.

Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dará cuenta de que se puede mejorar. Éstas son algunas

comprobaciones que puede hacer:

¿Olvidó incluir alguna columna? Y, en ese caso, ¿pertenece la información a alguna de las tablas existentes?

Si se trata de información sobre otro tema, tal vez necesite crear otra tabla. Cree una columna para cada

elemento de información que desee registrar. Si la información no se puede calcular a partir de otras columnas,

es probable que necesite una nueva columna para esa información.

¿Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes? Si un elemento de

información se puede calcular a partir de otras columnas existentes (como un descuento calculado a partir del

precio de venta al público), normalmente es preferible que se calcule en lugar de crear una nueva columna.

¿Ha proporcionada información duplicada en alguna de las tablas? Si es así, probablemente tendrá que

dividir la tabla en dos tablas que tengan una relación de uno a varios.

¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos campos vacíos en cada

registro? En ese caso, considere la posibilidad de volver a diseñar la tabla de forma que tenga menos campos y

más registros.

¿Ha dividido cada elemento de información en sus partes lógicas más pequeñas? Si necesita generar

informes, ordenar, buscar o calcular a partir de un elemento de información, incluya ese elemento en su propia

columna.
 ¿Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene información sobre el

tema de la tabla, pertenece a una tabla distinta.

¿Están representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos comunes o mediante una

tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de uno a varios requieren columnas comunes. Las relaciones de

varios a varios requieren una tercera tabla.

Ajustar la tabla Productos
Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos pertenece a una categoría general, como bebidas,

condimentos o marisco. La tabla Productos podría incluir un campo que mostrara la categoría de cada producto.

Suponga que después de examinar y ajustar el diseño de la base de datos, decide almacenar una descripción de la

categoría junto con su nombre. Si agrega un campo Descripción de categoría a la tabla Productos, tendría que repetir la

descripción de cada categoría para cada producto perteneciente a dicha categoría, lo cual no es una buena solución.

Una solución mejor es convertir las categorías en un nuevo tema de la base de datos, con su propia tabla y su propia clave

principal. A continuación, puede agregar la clave principal de la tabla Categorías a la tabla Productos como clave externa.

Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a varios: una categoría puede incluir varios productos, pero

un producto pertenece únicamente a una categoría.

Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles. Por ejemplo, considere una tabla

con las siguientes columnas:

Id. de producto

Nombre

Id1 de producto

Nombre1

Id2 de producto

Nombre2

Id3 de producto

Nombre3

Aquí, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los demás solamente por el número

agregado al final del nombre de columna. Si tiene columnas numeradas de esta forma, debe revisar el diseño.

Un diseño como éste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un límite máximo de número de productos. En

cuanto supere ese límite, deberá agregar un nuevo grupo de columnas a la estructura de la tabla, lo que supone una tarea

administrativa importante.

Otro problema es que se malgastará el espacio en aquellos proveedores que tengan menos que el número máximo de

productos, ya que las columnas adicionales quedarán en blanco. El defecto más grave de este diseño es que muchas

tareas son difíciles de realizar, como ordenar o indizar la tabla por identificador de producto o nombre.

Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseño con vistas a dividir la tabla en dos. En el ejemplo

anterior, sería conveniente usar dos tablas, una para proveedores y otra para productos, vinculadas por el identificador de

proveedor.
 Volver al principio

Aplicar las reglas de normalización

En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos (denominadas a veces simplemente

reglas de normalización). Estas reglas sirven para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. El proceso

de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina normalizar la base de datos o, simplemente, normalización.

La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y después de haber definido un

diseño preliminar. La idea es asegurarse de que se han dividido los elementos de información en las tablas adecuadas. Lo

que la normalización no puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de datos correctos para empezar a

trabajar.

Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo que se conoce como "forma

normal". Hay cinco formas normales ampliamente aceptadas: de la primera forma normal a la quinta forma normal. En este

artículo se abordan las tres primeras, porque todas ellas son necesarias para la mayoría de los diseños de base de datos.
Primera forma normal
La primera forma normal establece que en cada intersección de fila y columna de la tabla existe un valor y nunca una lista

de valores. Por ejemplo, no puede haber un campo denominado Precio en el que se incluya más de un precio. Si considera

cada intersección de filas y columnas como una celda, cada celda sólo puede contener un valor.
Segunda forma normal
La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de toda la clave principal y no

sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe una clave principal formada por varias columnas. Suponga, por

ejemplo, que existe una tabla con las siguientes columnas, de las cuales Id. de pedido e Id. de producto forman la clave

principal:

Id. de pedido (clave principal)

Id. de producto (clave principal)

Nombre de producto

Este diseño infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto depende de Id. de producto,

pero no de Id. de pedido, por lo que no depende de toda la clave principal. Debe quitar Nombre de producto de la tabla, ya

que pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos).

Tercera forma normal
La tercera forma normal exige no sólo que cada columna que no sea clave dependa de toda la clave principal, sino también

que las columnas que no sean clave sean independientes unas de otras.

O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y nada más que de la clave

principal. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:

IdProducto (clave principal)

Nombre

PVP
 Descuento

Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al público (PVP) sugerido. Esta tabla infringe los

requisitos de la tercera forma normal porque una columna que no es clave, la columna Descuento, depende de otra

columna que no es clave, la columna PVP. La independencia de las columnas implica que debe poder cambiar cualquier

columna que no sea clave sin que ninguna otra columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo PVP, la columna

Descuento cambiaría en consecuencia e infringiría esa regla. En este caso, la columna Descuento debe moverse a otra

tabla cuya clave sea PVP.

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Para obtener más información

Para obtener más información sobre los principios básicos de diseño de una tabla, vea el artículo Crear tablas en una base

de datos.

Para obtener información adicional sobre el diseño de la base de datos, vea los libros siguientes:

Hernandez, Michael J. Database Design for Mere Mortals: A Hands-On Guide to Relational Database Design,

Second Edition. Addison-Wesley Professional. 2003.

Fleming, Candace C. von Halle, Barbara. Handbook of Relational Database Design. Addison-Wesley

Professional. 1989.

Riordan, Rebecca M. Designing Effective Database Systems. Addison-Wesley Professional. 2005.

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Vea también
Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal
Crear tablas en una base de datos
Guía de relaciones de tablas
Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla

Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal

Cada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen inequívocamente cada

registro almacenado en la tabla. Este campo recibe el nombre de clave principal. En este artículo se ofrece una descripción

de la finalidad de las claves principales y se explica cómo agregarlas, definirlas, cambiarlas o quitarlas.

En este artículo

¿Qué es una clave principal?

Agregar una clave principal autonumérica

Definir la clave principal

Quitar la clave principal

Cambiar la clave principal

¿Qué es una clave principal?

Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un

identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la información se divide en

tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar a

Access cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los

datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa.

Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la

tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Compradores podría aparecer también

en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave

externa, en términos simples, es la clave principal de otra tabla.

Clave principal

Clave externa

A menudo, un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, sirve como clave

principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podría tener un número de Id. de cliente distinto. El

campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal.

Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe identificar

inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En

tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir

rápidamente los datos de varias tablas.

Un ejemplo de una mala elección de clave principal sería un nombre o una dirección, ya que tanto el nombre como la

dirección contienen información que puede cambiar con el tiempo.

Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave principal,

que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene un valor en el

campo de clave principal y que éste es siempre distinto.

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna un

nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Autonumérico. El campo está oculto de forma predeterminada en la vista Hoja

de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.

Si piensa que no hay ningún campo o conjunto de campos que pueda constituir una buena clave principal, considere la

posibilidad de utilizar una columna que tenga el tipo de datos Autonumérico. Este tipo de identificador no es "fáctico", es

decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Es aconsejable utilizar este tipo de identificadores

porque sus valores no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila (un número de teléfono o el nombre

de un cliente, por ejemplo) es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.

Una columna con el tipo de datos Autonumérico suele ser una buena clave principal, porque garantiza que no habrá dos

Id. de producto iguales.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla. Por

ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave

principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de una columna se denomina

clave compuesta.

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Agregar una clave principal autonumérica

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el tipo

de datos Autonumérico. Sin embargo, si desea agregar un campo de clave principal a una tabla que ya existe, debe abrir la

tabla en la vista Diseño.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar la clave

principal y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

4. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.

5. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente.

6. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumérico.

7. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numéricos

incrementales para la clave principal, o haga clic en Aleatorio para utilizar números aleatorios.

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Definir la clave principal

Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un

número de serie o código, ese campo podría convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal
funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe contener un valor vacío o nulo y casi

nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.

Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave

principal y, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

4. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.

Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.

Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.

5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.

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Quitar la clave principal

Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán como

identificadores principales de un registro. Sin embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos de

la tabla. Lo que se quita es la designación de clave principal de esos campos.

Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación de tabla. Si

intenta quitar una clave principal para la que existe una relación, Access le advertirá de que debe eliminar primero

la relación.
Eliminar una relación de tabla
1. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se puede

eliminar una relación entre tablas abiertas.

2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar/Ocultar, haga clic en

Relaciones.
 3. Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en la ficha Diseño, en el grupo

Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A continuación, seleccione las tablas que desea agregar en el

cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y luego en Cerrar.

4. Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar (la

línea se mostrará en negrita al seleccionarla) y, a continuación, presione la tecla SUPR.

5. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar.

4. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar

y, a continuación, en el menú contextual, haga clic en Vista Diseño.

5. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.

Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.

Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave

principal.

6. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.

NOTA Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si elige Sí, se

crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la tabla ya

incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.

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Cambiar la clave principal

Si decide cambiar la clave principal de una tabla, siga estos pasos:

1. Quite la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Quitar la clave principal.

2. Defina la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Definir la clave principal.

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Para obtener más información

Para obtener más información sobre el diseño de bases de datos y la selección de una clave principal adecuada, vea los

artículos siguientes: Conceptos básicos del diseño de una base de datos y Crear tablas en una base de datos.

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Vea también
Conceptos básicos del diseño de una base de datos
Crear tablas en una base de datos
Crear tablas en una base de datos 
Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y 
columnas basadas en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista 
de nombres, direcciones y números de teléfono, o una tabla Productos para almacenar información 
sobre productos. Siempre debe empezar a diseñar una base de datos creando primero sus tablas, 
incluso antes de crear otros objetos de base de datos. 
En este artículo se explica cómo crear tablas. Aprenderá a crear una tabla, a agregar campos a la 
tabla y a definir la clave principal de una tabla. Obtendrá también información sobre los tipos de 
datos y sobre el modo de definir propiedades de los campos y de la tabla. 
Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y diseñar la base de datos para 
determinar las tablas que necesita. Para obtener una introducción a la preparación y diseño de una 
base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos. 
En este artículo 
 
¿Qué es una tabla? 
Crear una tabla nueva 
Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla 
Importar o vincular para crear una tabla 
Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint 
Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos 
Agregar campos mediante plantillas de campos 
Agregar un campo de una tabla existente 
Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos 
Guardar una tabla 
Definir la clave principal 
Definir las propiedades de los campos 
Definir las propiedades de las tablas 
 
¿Qué es una tabla? 
Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de 
una tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se 
compone de campos, como un nombre, una dirección y un número de teléfono. Los registros se 
suelen denominar también filas y los campos, columnas. 

 
Registro o fila 
Campo o columna 
La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema 
diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes tipos, como texto, 
números, fechas e imágenes. 
En la lista siguiente se indican algunos ejemplos de tablas comunes que puede crear. 
Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones  
Un catálogo de los productos en venta con precios e imágenes de cada artículo  
Una tabla de tareas para controlar las tareas y los plazos  
Un inventario de equipo o stock disponible 
Debe planear y diseñar la base de datos con cuidado para asegurarse de que tiene un diseño 
correcto y evitar así tener que realizar muchos cambios posteriormente. Para obtener información 
sobre cómo planear y diseñar una base de datos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una 
base de datos. 
 Volver al principio 
Crear una tabla nueva 
Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener sólo una tabla, pero hay 
muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un 
nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las 
tablas. 
Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos 
existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de 
Microsoft Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u 
otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automáticamente 
una nueva tabla vacía. A continuación, puede escribir datos para empezar a definir los campos. 
Crear una tabla en una nueva base de datos 

Haga clic en el Botón Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Nuevo.  
En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, haga clic 
en el icono de carpeta para buscar la ubicación.  
Haga clic en Crear.  
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista 
Hoja de datos. 
Crear una tabla en una base de datos existente 

Haga clic en el Botón Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Abrir.  
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.  
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.  

 
Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos. 
 Volver al principio 
Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla 
Para crear una tabla Contactos, Tareas, Problemas, Eventos o Activos, tal vez desee partir de una de 
las plantillas de tablas para estos temas que se incluyen en Office Access 2007. Las plantillas de 
tablas se diseñaron para que fueran compatibles con las listas de Microsoft Windows SharePoint 
Services 3.0 del mismo nombre. 

Haga clic en el Botón Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Abrir.  
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.  
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación, seleccione una 
de las plantillas disponibles de la lista.  

 
Se inserta una nueva tabla basada en la plantilla de tabla que ha seleccionado. 
 Volver al principio 
Importar o vincular para crear una tabla 
Puede crear una tabla importando o vinculando información almacenada en otro lugar. Por ejemplo, 
puede importar o vincular a la información de una hoja de cálculo de Excel, una lista de SharePoint, 
un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Office Outlook 2007 y otros 
orígenes distintos. Cuando se importa la información, se crea una copia de la información en una 
nueva tabla de la base de datos actual. Sin embargo, cuando se vincula a la información, se crea una 
tabla vinculada en la base de datos que representa un vínculo activo a la información existente 
almacenada en otro lugar. Por tanto, cuando cambie los datos en la tabla vinculada, los cambiará 
también en el origen, con algunas excepciones (vea la nota a continuación). Cuando se cambia la 
información en el origen mediante otro programa, ese cambio queda reflejado en la tabla vinculada. 
 Nota    En algunos casos, no puede realizar modificaciones en el origen de datos a través de una 
tabla vinculada, especialmente si el origen de datos es una hoja de cálculo de Excel. 
Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos 
Para usar una base de datos existente, en el menú Archivo, haga clic en Abrir.  
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.  
Para crear una nueva base de datos, en el menú Archivo, haga clic en Nuevo.  
En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicación, 
haga clic en el icono de carpeta.  
Haga clic en Crear.  
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista 
Hoja de datos. 
En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en uno de los orígenes de datos 
disponibles.  

 
Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo.  
Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de exploración. 
 Nota    También puede importar o vincular a una lista de SharePoint mediante un comando de la 
ficha Crear. Vea la siguiente sección para obtener instrucciones detalladas. 
 Volver al principio 
Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint 
Puede crear una tabla en la base de datos que importe o se vincule a una lista de SharePoint. Esta 
lista puede existir previamente, en cuyo caso puede importarla o crear un vínculo a la misma, o bien, 
puede crear una nueva lista personalizada o una nueva lista basada en una plantilla predefinida. Las 
plantillas predefinidas de Office Access 2007 son Contactos, Tareas, Problemas y Eventos. 
En primer lugar, abra la base de datos en la que desea crear la tabla. 

Haga clic en el Botón Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Abrir.  
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.  
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Listas de SharePoint.  

 
A continuación, siga uno de estos procedimientos: 
Crear la lista a partir de una plantilla 
Haga clic en Contactos, Tareas, Problemas o Eventos.  
En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde 
desee almacenar la lista. Escriba también el nombre de la nueva lista de SharePoint y especifique una 
descripción.  
Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación Abrir la lista al 
finalizar (aparece activada de forma predeterminada). En caso contrario, desactive la casilla de 
verificación.  
Haga clic en Aceptar. 
Crear una nueva lista personalizada 
Haga clic en Personalizado.  
En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde 
desee almacenar la lista. Escriba también el nombre de la nueva lista de SharePoint y especifique una 
descripción.  
Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de verificación Abrir la lista al 
finalizar (aparece activada de forma predeterminada). En caso contrario, desactive la casilla de 
verificación.  
Haga clic en Aceptar. 
Importar los datos de una lista existente 
Haga clic en Lista de SharePoint existente.  
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que 
contiene la lista.  
Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual.  
Haga clic en Siguiente.  
Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea importar.  
Haga clic en Aceptar. 
Vincular a una lista existente 
Haga clic en Lista de SharePoint existente.  
En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que 
contiene la lista.  
Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.  
Haga clic en Siguiente.  
Active la casilla de verificación situada junto a las listas de SharePoint que desea vincular.  
Haga clic en Aceptar. 
 Volver al principio 
Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos 
Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos 
(denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podría crear campos para el 
apellido, el nombre, el número de teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos, 
podría crear campos para el nombre del producto, el identificador del producto y el precio. 
Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para 
almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007 calcule el valor cuando sea 
necesario. Cuando elija los campos, intente almacenar la información en sus partes más pequeñas 
posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el 
apellido y el nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar 
búsquedas o cálculos con un elemento de información, ponga ese elemento en una columna 
independiente. Para obtener más información sobre el diseño de una base de datos y la selección de 
campos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos. 
Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un 
nombre que lo identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene un tipo de datos en 
consonancia con la información que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden 
almacenar y las operaciones que se pueden realizar, así como la cantidad de espacio de 
almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene también un grupo de opciones 
denominadas propiedades que definen las características formales o funcionales del campo. Por 
ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentación del campo, es decir, qué 
apariencia tendrá cuando se muestre. 
Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar 
inmediatamente un campo escribiendo información en la columna Agregar nuevo campo. 

 
Agregar un nuevo campo a una tabla existente 

Haga clic en el Botón Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Abrir.  
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.  
En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.  
Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo. 
Agregar un nuevo campo a una tabla nueva 

Haga clic en el Botón Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Abrir.  
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.  
En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.  
  
Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos. 
Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo. 
Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizará la información 
especificada para reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha 
en la columna, como 1/1/2006, Office Access 2007 examina la información especificada, determina 
que se trata de una fecha y define el tipo de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede 
determinar el tipo de datos a partir de la información especificada, define el tipo de datos en Texto. 
En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista 
Hoja de datos. 
 
Si escribe:  Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos: 
Antonio  Texto 
http://www.contoso.com   Hipervínculo 
Puede utilizar cualquier prefijo válido de 
protocolo de Internet. Por ejemplo, http://, 
https:// y mailto: son prefijos válidos. 
50000  Número, entero largo 
50.000  Número, entero largo 
50.000,99  Número, doble 
50000,389  Número, doble 
31/12/2006   Fecha/Hora 
Los formatos de fecha y hora reconocidos son 
los de la configuración regional del usuario. 
31 de diciembre de 2006  Fecha/Hora 
10:50:23  Fecha/Hora 
10:50 a.m.  Fecha/Hora 
17:50  Fecha/Hora 
12,50 $   Moneda 
El símbolo de moneda reconocido es el de la 
configuración regional del usuario. 
21,75  Número, doble 
123,00%  Número, doble 
3,46E+03  Número, doble 
 
Además de determinar el tipo de datos, Office Access 2007 puede definir la propiedad Formato, 
según los datos que especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos 
Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora mediana. 
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción 
proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos 
de la ficha Hoja de datos. 
Definir explícitamente el tipo de datos 
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.  

 
Haga clic en el tipo de datos que desee. 
Definir explícitamente el formato 
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.  
Haga clic en el formato que desee. 
Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del título Agregar 
nuevo campo, Office Access 2007 asigna automáticamente un nombre al campo. Estos nombres 
empiezan por Campo1 para el primer campo, Campo2 para el segundo campo, y así sucesivamente. 
Es recomendable usar nombres de campo más descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo 
haciendo clic con el botón secundario del mouse (ratón) en su título y haciendo clic después en 
Cambiar nombre de columna en el menú contextual. 
Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos 
espacios. Debe procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos 
fácilmente cuando vea o edite registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como 
Apellido, Dirección y Teléfono particular. 
 Volver al principio 
Agregar campos mediante plantillas de campos 
Algunas veces es más sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo 
manualmente. Puede utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una 
lista predefinida. Office Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de campos integradas que le 
pueden ahorrar mucho tiempo a la hora de crear campos. Para crear un nuevo campo mediante una 
plantilla de campos, debe mostrar el panel Plantillas de campos y, a continuación, arrastrar y colocar 
una o varias plantillas en la tabla abierta en la vista Hoja de datos. 
Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un 
campo. La definición de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una 
configuración de la propiedad de formato del campo y un número de propiedades adicionales de un 
campo que, en conjunto, forman un modelo que sirve como punto de partida para crear un nuevo 
campo.  
Asegúrese de que la tabla está en la vista Hoja de datos.  
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.  
  
Aparece el panel Plantillas de campos. 
Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la tabla. Cuando 
aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.  
El campo aparece en la hoja de datos. 
Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede 
crear un nuevo campo. Pero éste no es el único punto de partida desde el que puede crear un nuevo 
campo. Además de crear un nuevo campo desde una plantilla de campo, puede crearlo también 
desde un campo existente en otra tabla. 
 Volver al principio 
Agregar un campo de una tabla existente 
Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra tabla. De 
hecho, es muy probable que algunas de estas tablas estén relacionadas. En una base de datos 
relacional, la información se almacena en tablas distintas basadas en temas y, después, se definen 
relaciones que proporcionan al sistema de administración de bases de datos lo que necesita para 
reunir la información según se precise. Office Access 2007 permite crear un nuevo campo 
agregándolo de otra tabla relacionada o de otra tabla para la que no se ha creado una relación. El 
campo se agrega mediante la lista de campos, que contiene los campos disponibles de otras tablas 
de la base de datos. 
  
Abrir el panel Lista de campos 

Haga clic en el Botón Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Abrir.  
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.  
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.  
La tabla se abre en la vista Hoja de datos. 
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.  

 
Aparece el panel Lista de campos. 
En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en 
categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, se muestran dos categorías en el 
panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras 
tablas. La primera categoría contiene todas las tablas con las que la tabla abierta mantiene una 
relación. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna 
relación. 
Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo Crear, modificar o 
eliminar una relación. 
Al hacer clic en el signo más (+) situado junto a la tabla, aparece una lista de todos los campos 
disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre y coloque el campo que desee 
del panel Lista de campos en la tabla en la vista Hoja de datos. 
Agregar un campo desde el panel Lista de campos 

Haga clic en el Botón Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Abrir.  
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.  
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un campo existente.  
La tabla se abre en la vista Hoja de datos. 
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.  

 
Aparece el panel Lista de campos. 
Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de esa tabla.  
Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.  
Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.  

 
Se inicia el Asistente para búsquedas. 
Siga las instrucciones para utilizar el asistente.  
Cuando termine de utilizar el asistente, aparecerá el campo en la tabla en la vista Hoja de datos. 
 Nota    Cuando se arrastra y coloca un campo de una tabla no relacionada y después se utiliza el 
Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una relación de uno a varios entre la tabla de la 
Lista de campos y la tabla abierta. 
 Volver al principio 
Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos 
Office Access 2007 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo creado en la vista 
Hoja de datos. Algunas veces, sin embargo, tendrá que modificar la decisión tomada por Access. Por 
ejemplo, si tiene dos identificadores de producto que sirven para identificar los productos que vende 
y escribe un identificador numérico, como 1003, en una tabla en la vista Hoja de datos, la 
característica de detección automática de tipos de datos definirá un tipo de datos numérico para el 
campo. Sin embargo, sólo se deben utilizar tipos de datos numéricos para los campos que participan 
en cálculos aritméticos. Normalmente, los identificadores como un identificador de producto deben 
almacenarse con el tipo de datos Texto. 
Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción 
proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos 
de la ficha Datos. 
Definir explícitamente el tipo de datos 
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.  
  
Haga clic en el tipo de datos que desee. 
Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto. 
Definir explícitamente el formato 
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Formato.  
Haga clic en el formato que desee. 
En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Office Access 
2007. 
 
Tipo de datos  Almacena  Tamaño 
Texto  Caracteres alfanuméricos   Hasta 255 caracteres. 
Se utiliza para texto o para texto y números que 
no se emplean en cálculos, como Id. de 
producto. 
Memo  Caracteres alfanuméricos (con una longitud  Hasta 1 gigabyte de caracteres o 
mayor de 255 caracteres) o texto con formato  2 gigabytes de almacenamiento 
de texto enriquecido.   (2 bytes por carácter), de los 
Se utiliza para texto que contiene más de 255  cuales puede mostrar 65.535 
caracteres o que utiliza formato de texto  caracteres en un control. 
enriquecido. Las notas, las descripciones largas 
y los párrafos con formato como negrita o 
cursiva son ejemplos comunes de datos para 
los que se utilizaría un campo Memo. 
Número  Valores numéricos (enteros o valores  1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes 
fraccionarios).   cuando se utiliza para Id. de 
Se utiliza para almacenar números utilizados en  réplica. 
cálculos, salvo los valores monetarios, para los 
que se utiliza el tipo de datos Moneda. 
Fecha/Hora  Fechas y horas.   8 bytes. 
Se utiliza para almacenar valores de fecha y 
hora. Tenga en cuenta que cada valor 
almacenado contiene un componente de fecha 
y otro de hora.  
Moneda  Valores monetarios.   8 bytes. 
Se utiliza para almacenar valores monetarios 
(importes). 
Autonumérico  Valor numérico único que Office Access 2007  4 bytes o 16 bytes cuando se 
inserta automáticamente cuando se agrega un  utiliza para Id. de réplica. 
registro.  
 Se utiliza para generar valores exclusivos que se 
puedan emplear como clave principal. Tenga en 
cuenta que en los campos autonuméricos los 
valores pueden aumentar secuencialmente en 
un incremento especificado o aleatoriamente. 
Sí/No  Valores booleanos.   1 bit (8 bits = 1 byte). 
Se utiliza para campos Verdadero/Falso que 
pueden contener uno de dos valores posibles: 
Sí/No o Verdadera/Falso, por ejemplo. 
Objeto OLE  Objetos OLE u otros datos binarios.   Hasta 1 gigabyte.  
Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras 
aplicaciones de Microsoft Windows. 
Datos adjuntos  Fotografías, imágenes, archivos binarios,  Para los datos adjuntos 
archivos de Office.   comprimidos, 2 gigabytes. Para 
Es el tipo de datos que se prefiere para  los datos adjuntos no 
almacenar imágenes digitales y cualquier tipo  comprimidos, alrededor de 700 
de archivo binario.  k, según la capacidad de 
compresión de los datos 
adjuntos.  
Hipervínculo  Hipervínculos.   Hasta 1 gigabyte de caracteres o 
Se utiliza para almacenar hipervínculos y  2 gigabytes de almacenamiento 
proporcionar acceso con un solo clic a páginas  (2 bytes por carácter), de los 
Web a través de una dirección URL (localizador  cuales puede mostrar 65.535 
uniforme de recursos) o a archivos a través de  caracteres en un control. 
un nombre en formato UNC (convención de 
nomenclatura universal). Puede crear también 
vínculos a los objetos de Access almacenados 
en una base de datos. 
Asistente para  En realidad no es un tipo de datos; inicia el  Basado en una tabla o consulta: 
búsquedas  Asistente para búsquedas.   el tamaño de la columna 
Se utiliza para iniciar el Asistente para  asociada.  
búsquedas y crear un campo que utilice un  Basado en un valor: el tamaño 
cuadro combinado para buscar un valor de otra  del campo Texto utilizado para 
tabla, consulta o lista de valores.  almacenar el valor. 
 
Sugerencia  Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a 
utilizar en cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos 
Número.  
Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar con mayor detalle el tamaño del campo o 
el tipo de datos estableciendo un valor en el cuadro de propiedad TamañoDelCampo. 
 Volver al principio 
Guardar una tabla 
Después de agregar campos a una tabla, debe guardar su diseño. Cuando guarde una tabla por 
primera vez, asígnele un nombre que describa la información que contiene. Puede utilizar hasta 64 
caracteres (letras o números), incluidos espacios. Por ejemplo, podría asignar a una tabla el nombre 
Clientes, Inventario de piezas o Productos.  

Haga clic en el Botón Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Guardar.  
O bien, 
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, 
haga clic en Guardar en el menú contextual. 
O bien, 
Haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido. 
Si es la primera vez que guarda la tabla, escriba un nombre para la tabla y, a continuación, haga clic 
en Aceptar. 
 Volver al principio 
Definir la clave principal 
La clave principal de una tabla consta de uno o varios campos que identifican inequívocamente cada 
fila almacenada en la tabla. Normalmente, hay un número de identificación exclusivo, como un 
número de Id., un número de serie o un código que sirve de clave principal. Por ejemplo, en una 
tabla Clientes, cada cliente podría tener un número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente 
sería, en ese caso, la clave principal de la tabla. 
Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe 
identificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vacío ni ser nulo (siempre 
debe contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. 
Access utiliza campos de clave principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas. 
Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice 
para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba 
también que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre 
distinto. 
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave 
principal y le asigna un nombre de campo de Id. y el tipo de datos Autonumérico. El campo está 
oculto en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño. 
Cambiar a la vista Diseño 
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha del documento y, a continuación, haga clic 
en Vista Diseño.  
O bien, 
Haga clic con el botón secundario del mouse en el nombre de tabla en el panel de exploración y, a 
continuación, haga clic en Vista Diseño. 
O bien, 
Haga clic en Vista Diseño en la barra de estado de Access. 
Para cambiar o quitar la clave principal, o para definir la clave principal de una tabla que aún no tiene 
ninguna, debe utilizar la vista Diseño. 
Establecer o cambiar la clave principal 
Abra la tabla en la vista Diseño.  
Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.  
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. 
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada 
campo. 
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.  

 
Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave 
principal. 
Quitar la clave principal 
Abra la tabla en la vista Diseño.  
Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.  
Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo. 
Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de 
la clave principal. 
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.  

 
El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal. 
 Nota    Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree 
una. Si elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumérico para proporcionar un valor 
exclusivo para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como 
clave principal. 
 Volver al principio 
Definir las propiedades de los campos 
Puede controlar la apariencia de la información, impedir que se especifiquen entradas incorrectas, 
especificar valores predeterminados, agilizar las operaciones de búsqueda y ordenación y controlar 
otras características de la apariencia y del funcionamiento definiendo propiedades de campo. Por 
ejemplo, puede aplicar formato a los números para facilitar su lectura o puede definir una regla de 
validación que deba satisfacerse para la información especificada en un campo. 
El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir. Por ejemplo, la 
propiedad SóloAnexar sólo se aplica a un campo definido en el tipo de datos Memo. No se puede 
definir esta propiedad en un campo con otro tipo de datos. 
Access utiliza la definición de las propiedades de un campo al consultar y editar los datos. Por 
ejemplo, las propiedades Formato, MáscaraDeEntrada y Título afectan al modo en que la 
información aparece en las hojas de datos de tabla y consulta. Asimismo, todos los controles de los 
nuevos formularios o informes basados en los campos de la tabla heredan de forma predeterminada 
la misma definición de propiedades. Para definir el valor predeterminado de un campo o exigir que 
el usuario especifique un valor, se usan otras propiedades que Access obliga a respetar cuando se 
agregan o se editan datos de la tabla. 
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Hoja de datos 
Abra la tabla en la vista Hoja de datos.  
 Haga clic en el campo para el que desea definir la propiedad.  
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, seleccione uno de los siguientes 
comandos:  

 
 
Única define la propiedad Indizado .  
Se requiere: activa o desactiva el valor de la propiedad Requerido. Si se ha definido en Sí, se 
establece en No. Si se ha definido en No, se establece en Sí.  
En la vista Hoja de datos, se pueden definir pocas propiedades de campo. Para definir otras 
propiedades de campo, debe abrir la tabla en la vista Diseño. 
Para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe utilizar la vista Diseño. 
Definir una propiedad de campo para una tabla en la vista Diseño 
Abra la tabla en la vista Diseño.  
En la parte superior de la cuadrícula de diseño de la tabla, haga clic en el campo para el que desea 
definir propiedades (o desplácese a ese campo mediante las teclas de dirección).  
Access muestra las propiedades de este campo en la parte inferior de la cuadrícula de diseño de la 
tabla. El tipo de datos del campo determina las propiedades que se pueden definir.  
En la parte inferior de la ventana, bajo Propiedades del campo, haga clic en el cuadro de la propiedad 
del campo que desea definir. También puede presionar F6 y desplazarse a la propiedad con las teclas 
de dirección.  
Especifique un valor para la propiedad o, si aparece una flecha en el margen derecho del cuadro de 
propiedad, haga clic en la flecha para seleccionar un valor de una lista de valores de la propiedad.  
En la tabla siguiente se muestran las propiedades de campo disponibles. 
 
Utilice esta propiedad  
de campo  Para 
TamañoDelCampo  Definir el tamaño máximo de los datos almacenados con el tipo de datos 
Texto, Número o Autonumérico. 
Formato  Personalizar el modo en que aparece el campo cuando se muestra o 
imprime. 
LugaresDecimales  Especificar el número de posiciones decimales utilizadas al mostrar 
números. 
NuevosValores  Indicar si el valor de un campo Autonumérico aumenta o recibe un valor 
aleatorio. 
MáscaraDeEntrada  Mostrar caracteres de edición como guía para la entrada de datos. 
Título  Definir el texto que se muestra de forma predeterminada en las etiquetas 
de los formularios, informes y consultas.  
ValorPredeterminado  Asignar automáticamente un valor predeterminado a un campo cuando se 
 agregan nuevos registros. 
ReglaDeValidación  Proporcionar una expresión que debe ser verdadera cuando se agrega o 
cambia el valor del campo. 
TextoDeValidación  Especificar el texto que aparece cuando un valor infringe la expresión 
ReglaDeValidación. 
Requerido  Exigir que se especifiquen datos en un campo. 
PermitirLongitudCero  Permitir que se especifique (estableciendo la propiedad en Sí) una cadena 
de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo. 
Indizado  Agilizar el acceso a los datos de un campo mediante la creación y utilización 
de un índice. 
CompresiónUnicode  Comprimir el texto almacenado en este campo cuando se especifica una 
gran cantidad de texto (> 4.096 caracteres) 
ModoIME  Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows. 
ModoDeOracionesIME  Controlar la conversión de caracteres en la versión asiática de Windows. 
EtiquetasInteligentes  Anexar una tarjeta inteligente al campo.  
SóloAnexar  Permitir el control de versiones (estableciendo la propiedad en Sí) de un 
campo Memo.  
FormatoDeTexto  Seleccionar Texto enriquecido para almacenar texto como HTML y permitir 
el formato de texto enriquecido. Seleccionar Texto sin formato para 
almacenar sólo texto. 
AlineaciónDelTexto  Especificar la alineación predeterminada del texto dentro de un control. 
Precisión  Especificar el número total de dígitos permitidos, incluidos los que aparecen 
a la derecha y a la izquierda de la coma decimal. 
Escala  Especificar el número máximo de dígitos que pueden almacenarse a la 
derecha y a la izquierda de la coma decimal.  
 
Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar la configuración de una propiedad 
en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a especificar una 

máscara de entrada o una expresión de validación y desea obtener ayuda, haga clic en  situado 
junto al cuadro de propiedad para mostrar el generador correspondiente. 
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.  
O bien, 
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, 
haga clic en Guardar en el menú contextual. 
O bien, 

Haga clic en el Botón Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Guardar. 
En la tabla siguiente se proporciona información adicional sobre las propiedades de campo 
TamañoDelCampo, Formato y NuevosValores. 
  
Propiedad 
TamañoDelCampo  Descripción 
Texto  Escriba un valor hasta un máximo de 255 caracteres. Los campos de texto 
pueden tener entre 1 y 255 caracteres. Para campos de texto más 
grandes, utilice el tipo de datos Memo.  
Número  Seleccione una de las opciones siguientes:  
Byte: para valores numéricos comprendidos entre 0 y 255. El requisito de 
almacenamiento es de un solo byte.  
Entero: para valores numéricos comprendidos entre ‐32.768 y +32.768. El 
requisito de almacenamiento es de dos bytes.  
Entero largo: para valores numéricos comprendidos entre ‐2.147.483,648 
y +2.147.483,647. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.  
Sugerencia  Utilice un entero largo para almacenar como clave externa el 
valor que aparece en el campo Autonumérico de clave principal de otra 
tabla. 
Simple: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre ‐
3,4 x 1038 y +3,4 x 1038 y hasta siete dígitos significativos. El requisito de 
almacenamiento es de cuatro bytes.  
Doble: para valores numéricos de punto flotante comprendidos entre ‐
1,797 x 10308 y +1,797 x 10308 y hasta 15 dígitos significativos. El 
requisito de almacenamiento es de ocho bytes.  
Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario 
para la réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en 
cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la réplica.  
Decimal: para valores numéricos comprendidos entre ‐9,999... x 1027 y 
+9,999... x 1027. El requisito de almacenamiento es de 12 bytes. 
Autonumérico  Seleccione una de las opciones siguientes:  
Entero largo: para los valores numéricos exclusivos comprendidos entre 1 
hasta +2.147.483.648 cuando la propiedad de campo NuevosValores se 
ha establecido en Incremento, y entre ‐2.147.483,648 y +2.147.483,647 
cuando la propiedad de campo NuevosValores se ha establecido en 
Aleatoria. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.  
Id. de réplica: para almacenar un identificador global exclusivo necesario 
para la réplica. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes. Tenga en 
cuenta que el formato de archivo .accdb no admite la réplica. 
Propiedad Formato 
Texto  Puede definir un formato personalizado. Para obtener más información, 
vea Formato de datos en tablas, formularios e informes. 
Número  Seleccione una de las opciones siguientes:  
Número general: muestra el número tal como se escribe.  
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,789. 
 Moneda: muestra el número con el separador de miles y aplica la 
configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del 
Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y de 
moneda y las posiciones decimales.  
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,789 $. 
Euro: muestra el número con el símbolo de moneda de euro, 
independientemente del símbolo especificado en las opciones de 
configuración regional y de idioma.  
Fijo: muestra al menos un dígito y aplica la configuración de las opciones 
de configuración regional y de idioma del Panel de control para los 
importes negativos, los símbolos decimales y de moneda y las posiciones 
decimales.  
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3456,79. 
Estándar: muestra el número con el separador de miles y aplica la 
configuración de las opciones de configuración regional y de idioma del 
Panel de control para los importes negativos, los símbolos decimales y las 
posiciones decimales. No muestra el símbolo de moneda.  
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3.456,79. 
Porcentaje: multiplica el valor por 100 y muestra el número con el signo 
de porcentaje al final. Aplica la configuración de las opciones de 
configuración regional y de idioma del Panel de control para los importes 
negativos, los símbolos decimales y las posiciones decimales.  
Por ejemplo, 0,3456 aparece como 35%. 
Científico: muestra el valor en la notación científica estándar.  
Por ejemplo, 3456,789 aparece como 3,46E+03. 
Fecha/Hora  Seleccione uno de siguientes formatos de presentación predefinidos:  
Fecha general: muestra el valor mediante una combinación de la 
configuración de fecha corta y hora larga.  
Fecha larga: muestra el valor utilizando la configuración de fecha larga 
definida en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel 
de control.  
Fecha mediana: muestra el valor mediante el formato dd‐mmm‐aa (14‐
jul‐06, por ejemplo).  
Fecha corta: muestra el valor utilizando la configuración de fecha corta 
definida en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel 
de control.  
Hora larga: muestra el valor utilizando la configuración de hora definida 
en las opciones de configuración regional y de idioma del Panel de 
control.  
Hora mediana: muestra el valor utilizando el formato HH:MM PM., donde 
HH es la hora, MM son los minutos y PM es a.m. o p.m. La hora puede 
estar comprendida entre 1 y 12, y los minutos entre 0 y 59.  
Hora corta: muestra el valor utilizando el formato HH:MM, donde HH es la 
hora y MM son los minutos. La hora puede estar comprendida entre 0 y 
 23 y los minutos entre 0 y 59. 
Sí/No  Seleccione una de las opciones siguientes:  
Verdadero/Falso: muestra el valor como Verdadero o Falso.  
Sí/No: muestra el valor como Sí o No.  
Activado/Desactivado: muestra el valor como Activado o Desactivado. 
 Nota    En las opciones anteriores, Activado, Verdadero y Sí son 
equivalentes, y Falso, No y Desactivado son también equivalentes. 

Propiedad 
NuevosValores 
Autonumérico  Seleccione una de las opciones siguientes (sólo para el tipo de datos 
Autonumérico):  
Incremento: inicia el valor en 1 y lo incrementa en 1 para cada nuevo 
registro.  
Aleatorio: empieza con un valor aleatorio y asigna un valor aleatorio a 
cada nuevo registro. 
 
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Definir las propiedades de las tablas 
Además de las propiedades de campo, pude definir propiedades que se apliquen a toda la tabla y a 
todos los registros. Estas propiedades se definen en la hoja de propiedades de la tabla.  
Definir una propiedad de tabla 
Abra la tabla en la vista Diseño.  
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.  

 
Se muestra la hoja de propiedades de la tabla. 
Haga clic en el cuadro de la propiedad que desea definir.  
Escriba un valor para la propiedad.  
En la tabla siguiente se muestran las propiedades de tabla disponibles. 
Utilice esta propiedad de tabla  Para 
Descripción  Proporcionar una descripción de la tabla. 
PresentaciónPredeterminada  Definir la hoja de datos, la tabla dinámica o el gráfico dinámico como 
la vista predeterminada al abrirse la tabla. 
ReglaDeValidación  Especificar una expresión que debe ser verdadera cuando se agregue 
o se modifique un registro. 
TextoDeValidación  Especificar el texto que aparece cuando un registro infringe la 
expresión de ReglaDeValidación. 
Filtro  Definir criterios de modo que se muestren únicamente las filas 
 coincidentes en la vista Hoja de datos. 
OrdenarPor  Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de 
ordenación predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos. 
NombreHojaSecundariaDeDatos  Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja 
de datos y, en caso afirmativo, qué tabla o consulta va a proporcionar 
las filas de la hoja secundaria de datos. 
VincularCamposSecundarios  Mostrar los campos de la tabla o consulta usada para la hoja 
secundaria de datos que coinciden con el campo o los campos de clave 
principal de esta tabla.  
VincularCamposPrincipales  Mostrar el campo o los campos de clave principal de esta tabla que 
coinciden con los campos secundarios de la hoja secundaria de datos. 
AltoHojaSecundariaDeDatos  Indicar si se van a expandir y mostrar todas las filas disponibles de la 
hoja secundaria de datos (valor predeterminado) al abrirse, o definir el 
alto de la ventana de hoja secundaria de datos de modo que se 
muestre al abrirse. 
HojaSecundariaDeDatosExpandida  Indicar si van a expandirse todas las hojas secundarias de datos al 
abrirse la tabla. 
Orientación  Definir la orientación de la vista, según si el idioma se lee de izquierda 
a derecha o de derecha a izquierda. 
MostrarVistasEnSharePoint  Indicar si los formularios e informes asociados a esta tabla deben estar 
disponibles en el menú Ver de Windows SharePoint Services si la base 
de datos se ha publicado en un sitio de SharePoint. 
FiltrarAlCargar  Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro 
(estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la vista Hoja 
de datos. 
OrdenarPorAlCargar  Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la propiedad 
OrdenarPor (estableciendo su valor en Sí) cuando se abre la tabla en la 
vista Hoja de datos. 
Si desea disponer de más espacio para proporcionar o modificar un valor en el cuadro de propiedad, 
presione MAYÚS+F2 para mostrar el cuadro Zoom. Si va a definir la propiedad ReglaDeValidación en 
una expresión y desea obtener ayuda, haga clic en  situado junto al cuadro de propiedad 
ReglaDeValidación para mostrar el Generador de expresiones.. 
Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.  
O bien, 
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documento de la tabla y, a continuación, 
haga clic en Guardar en el menú contextual. 
O bien, 

Haga clic en el Botón Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Guardar. 
 Volver al principio 
 
Vea también 
Conceptos básicos del diseño de una base de datos 
Guía de relaciones de tablas 
Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los datos 
(datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas 
basadas en temas para que cada hecho esté representado sólo una vez. A continuación, se debe 
proporcionar a Microsoft Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la información 
desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en tablas que están relacionadas). Sin 
embargo, para realizar este paso correctamente, primero deberá comprender las relaciones 
existentes entre las tablas y, a continuación, especificar dichas relaciones en la base de datos de 
Office Access 2007.  
Para obtener más información, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos. 
En este artículo 
 
Introducción 
Tipos de relaciones de tabla 
¿Por qué crear relaciones de tabla? 
Descripción de la integridad referencial 
Ver relaciones de tablas 
Crear una relación de tabla 
Eliminar una relación de tabla 
Cambiar una relación de tabla 
Exigir integridad referencial 
 
Introducción 
Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 
2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan 
campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De 
ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información 
de varias tablas. Por ejemplo, el formulario que se muestra a continuación incluye información 
recopilada de varias tablas: 

 
La información de este formulario procede de la tabla Clientes... 
...la tabla Pedidos... 
...la tabla Productos... 
...y la tabla Detalles de pedidos. 
El nombre de cliente del cuadro Facturar a se obtiene de la tabla Clientes, los valores de Id. de 
pedido y Fecha de pedido proceden de la tabla Pedidos, el nombre de producto viene de la tabla 
Productos, y los valores Precio por unidad y Cantidad proceden de la tabla Detalles del pedido. Estas 
tablas se vinculan entre sí de varias formas para recopilar información de cada una e incorporarla al 
formulario. 
Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las tablas deben coordinarse de modo que muestren 
información acerca del mismo pedido. Esta coordinación se lleva a cabo mediante las relaciones de 
tablas. Una relación de tabla hace coincidir los datos de los campos clave (a menudo un campo con 
el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la 
clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave 
externa de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son 
responsables mediante la creación de una relación de tabla entre los campos Id. de empleado en las 
tablas Empleados y Pedidos.  

 
Id. de empleado aparece en ambas tablas; como clave principal ... 
... y como clave externa. 
 Volver al principio 
Tipos de relaciones de tabla  
Existen tres tipos de relaciones de tabla. 
Una relación uno a varios  
Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla 
Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente 
representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. 
Por consiguiente, la relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios. 
Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave 
principal del lado "uno" de la relación y agréguela como un campo o campos adicionales a la tabla en 
el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría un nuevo campo: (el campo Id. de 
la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le denominaría Id. de cliente. Access utilizaría entonces el 
número de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada 
producto.   
Una relación de varios a varios  
Considere la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir 
varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, 
para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Además, 
para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo 
de relación se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios 
pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las 
relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes 
de la relación. 
Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo 
denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos relaciones uno a varios. 
Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la 
tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la 
tabla Productos tienen una relación varios a varios que se define mediante la creación de dos 
relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, 
y cada producto puede aparecer en muchos pedidos. 
Una relación uno a uno  
En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro coincidente 
en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común porque, muy a menudo, la 
información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relación uno 
a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de 
seguridad o para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. 
Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común. 
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¿Por qué crear relaciones de tabla? 
Puede crear relaciones de tabla explícitamente mediante la ventana Relaciones, o arrastrando un 
campo desde el panel Lista de campos.Office Access 2007 usa relaciones de tabla para combinar 
tablas si hay que utilizarlas en un objeto de base de datos. Existen varias razones por las que se 
deben crear relaciones de tabla antes de crear otros objetos de base de datos, como formularios, 
consultas e informes. 
Las relaciones de tabla informan de los diseños de consulta  
Para trabajar con registros de más de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine 
las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el 
campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver filas que enumeren todos 
los pedidos de cada cliente, deberá crear una consulta que combine la tabla Clientes con la tabla 
Pedidos de acuerdo con el campo Id. de cliente. En la ventana Relaciones, puede especificar 
manualmente los campos que desea combinar. Sin embargo, si ya tiene definida una relación entre 
las tablas, Office Access 2007 suministrará la combinación predeterminada, de acuerdo con la 
relación de tabla existente. Además, si usa uno de los asistentes para consultas, Access utilizará la 
información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien 
fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la 
propiedad. 
Las relaciones de tabla informan de los diseños de formulario e informe  
Al diseñar un formulario o informe, Office Access 2007 utiliza la información recopilada de las 
relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de 
antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad. 
Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros 
huérfanos en la base de datos. Un registro huérfano es el que hace referencia a otro registro que no 
existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no 
existe.   
Al diseñar una base de datos, se divide la información en tablas, cada una de las cuales tiene una 
clave principal. A continuación, se agregan claves externas a las tablas relacionadas que hacen 
referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave principal y clave externa forman la base 
de las relaciones de tabla y de las consultas de varias tablas. Por lo tanto, resulta importante, que 
dichas referencias de clave principal y clave externa estén sincronizadas. La integridad referencial 
sirve para asegurarse de que las referencias permanecen sincronizadas y depende de las relaciones 
de tabla. 
 Volver al principio 
Descripción de la integridad referencial 
Al diseñar una base de datos, se divide la información en muchas tablas basadas en temas para 
minimizar la redundancia de los datos. A continuación, se proporciona a Office Access 2007 los 
medios para recopilar de nuevo la información, colocando campos comunes en tablas relacionadas. 
Por ejemplo, para representar una relación de uno a varios se toma la clave principal de la tabla 
"uno" y se agrega como un campo adicional a la tabla "varios". Para recopilar de nuevo los datos, 
Access toma el valor de la tabla "varios" y busca el valor correspondiente en la tabla "uno". De este 
modo los valores de la tabla "varios" hacen referencia a los valores correspondientes de la tabla 
"uno". 
Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y desea 
eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla Pedidos, 
dichos pedidos quedarán "huérfanos" si elimina el registro Transportista. Los pedidos todavía 
contendrán un Id.de transportista, pero el Id. ya no será válido, porque el registro al que hace 
referencia ya no existe.  
El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener las referencias 
sincronizadas para que esta situación hipotética no ocurra nunca.  
La integridad referencial se aplica habilitándola para una relación de tabla (vea Exigir integridad 
referencial para obtener instrucciones paso a paso). Una vez habilitada, Access rechazará todas las 
operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa relación de tabla. Esto significa que Access 
rechaza las actualizaciones que cambian el destino de una referencia, así como las eliminaciones que 
quitan el destino de una referencia. Sin embargo, es posible que tenga la necesidad perfectamente 
válida de cambiar la clave principal de un transportista que tiene pedidos en la tabla Pedidos. Para 
tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automáticamente todas las filas 
afectadas como parte de una única operación. De ese modo, Access se asegura de que la 
actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas 
actualizadas y otras no. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros 
relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada 
los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza 
automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal. 
También es posible que tenga la necesidad válida de eliminar una fila y todos los registros 
relacionados; por ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos relacionados de ese 
transportista. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Si 
aplica la integridad referencial y selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados 
y, a continuación, elimina un registro en la parte de la clave principal de la relación, Access eliminará 
automáticamente todos los campos que hagan referencia a la clave principal.  
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Ver relaciones de tabla 
Para ver las relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la ficha Herramientas de base de datos. Se 
abrirá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si aún no se han definido 
relaciones de tabla y abre la ventana Relaciones por primera vez, Access le pedirá que agregue una 
tabla o consulta a la ventana. 
Abra la ventana Relaciones. 

Haga clic en el Botón Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Abrir.  
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.  
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.  

 
Si la base de datos contiene relaciones, aparecerá la ventana Relaciones y se mostrarán las 
relaciones existentes. Si la base de datos no contiene relaciones y abre la ventana Relaciones por 
primera vez, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro 
de diálogo.  
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.  
Se mostrarán todas las relaciones definidas en la base de datos. Observe que las tablas ocultas (las 
tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la 
tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar 
objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración. 
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel 
de exploración. 

 
La clave principal 
Esta línea representa la relación 
La clave externa 
Una relación de tabla se representa mediante una línea de relación trazada entre las tablas en la 
ventana Relaciones. Una relación que no exige integridad referencial aparece como una línea 
delgada entre los campos comunes que admiten la relación. Si selecciona la relación haciendo clic en 
su línea, la línea se hará más gruesa para indicar que está seleccionada. Si exige la integridad 
referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, aparece el número 1 sobre la 
parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte 
gruesa del otro extremo de la línea. 
Puede seleccionar los siguientes comandos en la cinta de opciones cuando la ventana Relaciones 
está activa: 
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas: 
Modificar relaciones  Abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si selecciona una línea de 
relación, puede hacer clic en Modificar relaciones para cambiar la relación de tabla. También puede 
hacer doble clic en la línea de relación.  
Borrar diseño  Oculta de la visualización todas las relaciones y tablas en la ventana Relaciones. 
Observe que este comando sólo oculta las relaciones y tablas, no las elimina.   
Informe Relaciones  Crea un informe que muestra las relaciones y tablas de la base de datos. El 
informe sólo muestra todas las relaciones y tablas que no están ocultas en la ventana Relaciones. 
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones: 
Mostrar tabla  Abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla para que pueda seleccionar tablas y consultas 
para verlas en la ventana Relaciones.  
Ocultar tabla  Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones.  
Mostrar relaciones directas  Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la tabla 
seleccionada en la ventana Relaciones, si aún no se muestran.  
Mostrar todas las relaciones  Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la base de datos 
en la ventana Relaciones. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de 
verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a 
no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo 
Opciones de exploración.  
Para obtener más información sobre la opción Mostrar tablas ocultas, vea el artículo Guía del panel 
de exploración. 
Cerrar  Cierra la ventana Relaciones. Si realiza algún cambio en el diseño de la ventana Relaciones, le 
pedirán que guarde los cambios. 
 Volver al principio 
Crear una relación de tabla 
Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un campo en una 
hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos 
comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin 
embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave 
principal es un campo Autonumérico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo 
Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, 
puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño 
del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo 
Número, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo. 
Crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones 

Haga clic en el Botón Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Abrir.  
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.  
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.  

 
Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar 
tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.  
En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. 
Para ver únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en 
Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas. 
Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de 
agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar.  
Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave 
externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno 
de los campos y, a continuación, arrástrelos.  
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. 
Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un 
nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione un nuevo campo de la lista.  
Para exigir la integridad referencial de esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad 
referencial. Para obtener más información sobre la integridad referencial, vea las secciones 
Descripción de la integridad referencial y Exigir integridad referencial. 
Haga clic en Crear.  
Se dibujará una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir 
integridad referencial, la línea aparecerá más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la casilla 
de verificación Exigir integridad referencial, aparecerá el número 1 sobre la parte gruesa de un 
extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) sobre la parte gruesa del otro 
extremo. 

 
 Notas   
Para crear una relación uno a uno  Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave 
principal y de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la propiedad 
Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice 
único, Access crea una relación uno a uno.  
Para crear una relación uno a varios  El campo ubicado en el lado "uno" de la relación (normalmente, 
el campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado 
de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la 
relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. 
Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados). 
Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios. 
Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos 
En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de 
datos arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos 
disponibles de las tablas relacionadas y también los de otras tablas. Cuando se arrastra un campo de 
"otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea 
automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la 
tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad 
referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección 
Cambiar una relación de tabla para obtener más información. 
Abrir una tabla en la vista Hoja de datos 

Haga clic en el Botón Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Abrir.  
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.  
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla a la que 
desee agregar el campo, cree la relación y haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual. 
Abrir el panel Lista de campos 
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.  

 
Aparecerá el panel Lista de campos. 
En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en 
categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos en 
alguna de estas dos categorías del panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas 
y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas que tienen una 
relación con la tabla con la que trabaja actualmente. La segunda categoría contiene todas las tablas 
con las que la tabla no tiene ninguna relación. 
En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla, 
aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, 
arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos. 
Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos 
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.  

 
Aparecerá el panel Lista de campos. 
Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de 
tabla para mostrar la lista de los campos de esa tabla.  
Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos.  
Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.  
Se iniciará el Asistente para búsquedas. 
Siga las instrucciones para completar el Asistente para búsquedas.  
El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos. 
Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el 
Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla 
en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por 
Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso 
modificar la relación. Vea la sección Cambiar una relación de tabla para obtener más información. 
 Volver al principio 
Eliminar una relación de tabla 
Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ventana Relaciones. 
Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea. 
La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación 
seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relación, también se quita la 
integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará 
automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación. 

Haga clic en el Botón Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Abrir.  
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.  
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.  

 
Aparecerá la ventana Relaciones. 
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá 
el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar. 
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.  
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. 
Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación 
aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.  
Presione la tecla SUPRIMIR.  
O bien, 
Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Eliminar. 
Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la 
relación seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí. 
 Nota    Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra 
persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto (como puede ser un 
formulario), no se podrá eliminar la relación. Primero se deben cerrar todos los objetos abiertos que 
usen estas tablas para poder quitar la relación. 
 Volver al principio 
Cambiar una relación de tabla 
Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ventana Relaciones y, a continuación, 
modifíquela. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic 
en la línea para seleccionarla. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está 
seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella o haga clic en Modificar 
relaciones en el grupo Herramientas en la ficha Diseño. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar 
relaciones. 
Realice sus cambios en el cuadro de diálogo Modificar relaciones 

Haga clic en el Botón Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Abrir.  
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.  
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.  
  
Aparecerá la ventana Relaciones. 
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá 
el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar. 
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.  
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones y se muestran las líneas de relación. Observe que 
las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto en el cuadro de 
diálogo Propiedades) y las relaciones no se muestran a menos que se seleccione Mostrar objetos 
ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración. 
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel 
de exploración. 
Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con 
mayor grosor cuando está seleccionada.  
Haga doble clic en la línea de relación.  
O bien, 
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. 
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. 

 
Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.  
El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se 
pueden cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se puede definir 
asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada. 
Para obtener más información sobre el tipo de combinación y cómo configurarlo, vea la sección 
Configurar el tipo de combinación. Para obtener más información sobre cómo exigir la integridad 
referencial y elegir una opción en cascada, vea la sección Exigir integridad referencial. 
Establecer el tipo de combinación 
Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de 
las consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a continuación, se crea una 
consulta que use dichas tablas, Access selecciona automáticamente los campos coincidentes 
predeterminados basándose en los campos especificados en la relación. Se pueden reemplazar los 
 valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relación 
suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias 
tablas hasta de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados 
mediante la creación de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa. 
Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los 
valores de los campos comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo, 
supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la 
tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de la consulta contiene 
información sobre los clientes y los pedidos sólo para las filas en las que se ha encontrado una 
coincidencia. 
Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica 
a Access qué registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de 
nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que 
representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado 
combinación interna), la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que 
los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales. 
Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado 
ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo 
que se denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las 
filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la relación y sólo las filas que coinciden con las de la 
tabla a la derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las 
filas que coinciden con las de la izquierda.  
 Nota    En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro 
de diálogo Modificar relaciones y no en la ventana Relaciones. 
Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta 
relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia. 
Establecer el tipo de combinación 
En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.  
Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. 
Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. 
En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen 
en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se incluyen todas 
las filas o las filas coincidentes de cada tabla. 
Combinación 
Opción  relacional   Tabla izquierda  Tabla derecha 
1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados de  Combinación  Filas  Filas 
ambas tablas sean iguales.  interna  coincidentes  coincidentes 
2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo aquellos  Combinación  Todas las filas  Filas 
registros de 'Pedidos' donde los campos combinados  externa  coincidentes 
sean iguales.  izquierda 
3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos  Combinación  Filas  Todas las filas 
registros de 'Clientes' donde los campos combinados  externa  coincidentes 
sean iguales.  derecha 
Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al 
lado de la relación en el que se muestran sólo las filas coincidentes. 
Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación 

Haga clic en el Botón Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Abrir.  
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.  
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.  

 
Aparecerá la ventana Relaciones. 
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá 
el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar. 
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.  
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe que las 
tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo 
Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de 
verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración. 
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel 
de exploración. 
Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con 
mayor grosor cuando está seleccionada.  
Haga doble clic en la línea de relación.  
O bien, 
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. 
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. 
Haga clic en Tipo de combinación.  
En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a continuación, 
haga clic en Aceptar.  

 
Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar. 
 Volver al principio 
Exigir integridad referencial 
El uso de la integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener 
sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros 
que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relación de 
tabla. Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad 
referencial para esa relación de tabla. Access rechaza las actualizaciones que cambien el destino de 
una referencia, así como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access 
propague las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas 
cambien en consecuencia, vea la sección Configurar las opciones en cascada. 
Activar o desactivar la integridad referencial 

Haga clic en el Botón Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Abrir.  
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.  
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.  

 
Aparecerá la ventana Relaciones. 
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá 
el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar. 
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.  
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe que las 
tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto check box in the table's 
Propiedades dialog box is selected) and their relationships will not be shown unless Show Hidden 
Objects is selected in the Navigation Options dialog box. 
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel 
de exploración. 
Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con 
mayor grosor cuando está seleccionada.  
Haga doble clic en la línea de relación.  
O bien, 
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. 
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. 
Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.  
Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar. 
Tras aplicar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas: 
No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese valor 
no existe en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean registros 
huérfanos.  
No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla 
relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla Empleados si 
hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar 
un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de 
verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.  
No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros 
huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla Pedidos si hay 
artículos de línea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se puede 
optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación 
activando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados. 
 Notas   
Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes 
condiciones para poder aplicar la integridad referencial: 
El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice único.  
Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo 
Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad Tamaño del 
campo tenga el valor Largo entero.  
Ambas tablas deben existir en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad 
referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de Access, se 
puede abrir la base de datos en las que están almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa 
base de datos. 
Configurar las opciones en cascada 
Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una 
relación. En ese caso, es necesario que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas 
como parte de una sola operación. De ese modo, la actualización es completa y la base de datos no 
tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este 
problema ya que incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica 
la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a 
continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos 
que hacen referencia a la clave principal.  
Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un 
registro Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados de esa compañía de transporte. 
Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la 
integridad referencial y se activa la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros 
relacionados, Access elimina automáticamente todos los registros que hacen referencia a la clave 
principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal.  
Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada 

Haga clic en el Botón Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Abrir.  
En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.  
En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.  

 
Aparecerá la ventana Relaciones. 
Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá 
el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar. 
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.  
Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe que las 
tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo 
Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de 
verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración. 
Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea Guía del panel de 
exploración. 
Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con 
mayor grosor cuando está seleccionada.  
Haga doble clic en la línea de relación.  
O bien, 
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones. 
Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. 
Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.  
Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en cascada 
los registros relacionados, o bien, active ambas.  
Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar. 
 Nota    Si la clave principal es un campo Autonumérico, la activación de la casilla de verificación 
Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto porque no se puede cambiar 
el valor de un campo Autonumérico. 
 Volver al principio 
 
Vea también 
Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal  
Conceptos básicos del diseño de una base de datos  
Introducción al panel de exploración 
Introducción al panel de exploración 
Mostrar todo 
Ocultar todo 
En este tema se ofrece una explicación sobre el modo de utilizar el panel de exploración: una nueva 
característica de Microsoft Office Access 2007. El panel de exploración sustituye a una herramienta 
más antigua denominada ventana Base de datos y, en gran medida, reemplaza a los paneles de 
control (pantallas utilizadas para desplazarse por una base de datos y realizar tareas tales como 
ejecutar informes). 
En versiones anteriores de Access, se utilizaba la ventana Base de datos para trabajar con los objetos 
de una base de datos: tablas, formularios, informes y otros componentes. Esta ventana se utilizaba, 
por ejemplo, para abrir objetos o para cambiar su diseño. Ahora estas tareas se realizan en el panel 
de exploración. 
El panel de exploración se utiliza también para crear grupos personalizados de los objetos de una 
base de datos. Los grupos personalizados son también nuevos en Office Access 2007 y se pueden 
usar en lugar de los paneles de control. Por ejemplo, si en una versión anterior de Access utilizaba un 
panel de control para iniciar dos formularios de entradas de datos y ejecutar tres informes, puede 
crear un grupo personalizado en Office Access 2007 que muestre sólo esos formularios e informes y 
oculte los demás objetos de la base de datos. 
En este artículo 
 
Introducción al panel de exploración 
Características y controles del panel de exploración 
Cómo agrupa objetos el panel de exploración 
Usar el panel de exploración para administrar objetos de base de datos 
Usar las categorías y los grupos predefinidos que proporciona Access 
Crear categorías y grupos personalizados (paneles de control) 
 Definir opciones globales del panel de exploración 
 
Introducción al panel de exploración 
Al abrir una base de datos nueva o existente en Office Access 2007, los objetos de la base de 
datos (las tablas, formularios, informes, consultas, macros, etc.) aparecen en el panel de exploración. 
En esta figura se muestra el panel:  

 
El panel de exploración aparece de forma predeterminada al abrir una base de datos en Office 
Access 2007.  El panel de exploración sustituye a la ventana Base de datos utilizada en versiones 
anteriores de Access. Por regla general, si utilizaba la ventana Base de datos (en una versión anterior 
de Access) para realizar una tarea, ahora esa tarea se realiza mediante el panel de exploración. Por 
ejemplo, si necesita ejecutar un informe o escribir datos directamente en una fila de la nueva tabla, 
ahora estas tareas se realizan desde el panel de exploración. 
Nuevas operaciones que puede realizar en el panel de exploración 
Además de las tareas habituales, puede utilizar el panel de exploración para importar o exportar 
datos de Microsoft Office Excel 2007 o Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Puede utilizar 
también la nueva característica de recopilación de datos proporcionada por Microsoft Office Outlook 
2007. Para obtener más información acerca de la característica de recopilación de datos, vea la 
sección Recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico, más adelante en este artículo. 
Vea también el artículo Recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico. 
Panel de exploración y paneles de control 
El panel de exploración reemplaza a los paneles de control en las tareas más comunes de exploración 
que realice en las bases de datos creadas en Office Access 2007. Si no ha trabajado antes en Access, 
los paneles de control son pantallas que agrupan conjuntos de tareas, como ejecutar un informe o 
abrir una o varias pantallas de entrada de datos. 
En la ilustración siguiente se muestra un panel de control típico creado en una versión anterior de 
Access. 
  
El panel de exploración presenta varias ventajas con respecto a los paneles de control. Por ejemplo, 
puede administrar los objetos de una base de datos (copiarlos, eliminarlos, cambiarles el diseño, 
etc.), lo que no se puede hacer con un panel de control. Asimismo, el panel de exploración está 
visible en todo momento, a diferencia del panel de control que puede quedar oculto por otras 
ventanas que se abran. 
Si no quiere ver todos los objetos de una base de datos, pero no quiere crear un panel de control, 
puede crear categorías y grupos personalizados de los objetos en la base de datos: así podrá mostrar 
sólo esta lista personalizada en el panel de exploración. Suponga, por ejemplo, que todos los viernes 
por la mañana ejecuta un grupo de tres informes. En lugar de desplazarse por una lista de objetos de 
base de datos para buscar los informes, puede crear una categoría personalizada en el panel de 
exploración y colocar un grupo de accesos directos a los informes de esa categoría. Más adelante, en 
este mismo tema, verá una explicación de cómo realizar esta operación. 
Si ha creado paneles de control en versiones anteriores de Access, esas pantallas se abrirán y se 
ejecutarán en Office Access 2007, pero puede que no funcionen como lo hacían antes. Por ejemplo, 
en versiones anteriores de Access, muchos paneles de control contienen un botón u otro control que 
muestra la ventana Base de datos. Al hacer clic en ese control en un panel de control, Office Access 
2007 coloca el enfoque en el panel de exploración, porque este panel sustituye a la ventana Base de 
datos. Vea la sección Crear categorías y grupos personalizados (paneles de control), más adelante en 
este tema, para obtener información sobre cómo crear categorías y grupos personalizados. 
En las siguientes secciones se ofrece una introducción al panel de exploración y una explicación de 
cómo se utiliza. 
 Volver al principio 
Características y controles del panel de exploración 
La siguiente figura muestra el panel de exploración y los controles que incluye. También se describe 
brevemente cómo se usan. 
  
Menú  Permite establecer o cambiar las categorías mediante las cuales el panel agrupa los objetos 
de las bases de datos. Haga clic en el menú para ver las categorías que están en uso. Haga clic con el 
botón secundario en el menú para realizar otras tareas como, por ejemplo, iniciar el cuadro de 
diálogo Opciones de exploración. Para obtener más información acerca del uso de las categorías y los 
grupos, vea la sección "Cómo agrupa objetos el panel de exploración", más adelante en este artículo. 
Botón para abrir o cerrar la barra Ancho del panel  Expande o contrae el panel de exploración. El 
botón no oculta el panel por completo. Para ello, debe establecer una opción de base de datos 
global. Para obtener información sobre cómo se hace, vea la sección "Definir opciones globales del 
panel de exploración", más adelante en este artículo. 
Cuadro Buscar  Permite buscar objetos rápidamente en bases de datos extensas mediante la 
introducción del nombre de un objeto (ya sea una parte o el nombre completo). A medida que 
escribe, el panel oculta cualquier grupo que no contenga objetos que coincidan con el texto de 
búsqueda. Para obtener más información sobre cómo usar la función de búsqueda, vea la sección 
"Usar búsquedas para encontrar rápidamente objetos en bases de datos grandes", más adelante en 
este artículo. 
Grupos  De forma predeterminada, el panel muestra los grupos visibles como conjuntos de barras. 
Para expandir o cerrar un grupo, haga clic en las flechas arriba y abajo. Recuerde que los nombres de 
grupos cambian a medida que se cambia de categoría. Para obtener más información acerca del uso 
de las categorías y los grupos, vea la sección "Cómo agrupa objetos el panel de exploración", más 
adelante en este artículo. 
Objetos de la base de datos  Son las tablas, los formularios, los informes, las consultas y otros 
objetos de las bases de datos. Los objetos que aparecen en un grupo concreto dependen de la lógica 
que haya detrás de la categoría primaria. Por ejemplo, si usa la categoría Tipo de objeto, el panel 
crea grupos separados para las tablas, los formularios, los informes, etc. A su vez, cada grupo 
muestra aquellos objetos que pertenecen ahí lógicamente: un grupo de tablas muestra sólo las 
tablas, etc. 
Espacio en blanco  Haga clic con el botón secundario en la parte inferior del panel de exploración 
para realizar varias tareas. Puede cambiar las categorías, ordenar los elementos en el panel y 
mostrar y ocultar los detalles (como, por ejemplo, la fecha de creación) para los objetos de cada 
grupo. 
En Access existen principalmente dos formas de utilizar los comandos proporcionados por el panel 
de exploración. Puede ejecutar algunos de estos comandos desde la cinta de opciones de Access, o 
puede hacer clic con el botón secundario en alguno de los objetos del panel y seleccionar una tarea 
del menú contextual. Recuerde que los comandos del menú contextual varían en función del tipo de 
objeto seleccionado. Por ejemplo, si hace clic con el botón secundario en una tabla, puede publicar 
los datos de la tabla en Office Word 2007 o exportar la tabla a Office Excel 2007. Sin embargo, si 
selecciona y hace clic con el botón secundario en una macro, Access proporciona un menor número 
de comandos porque no tiene mucho sentido ver una macro de Access en Word o Excel. 
Recuerde los siguientes puntos: 
El panel de exploración puede reemplazar a los paneles de control en la mayoría de las tareas de 
exploración y sustituye a la ventana Base de datos.  
Si utilizaba la ventana Base de datos para realizar una tarea como abrir un informe en la vista Diseño, 
ahora esa tarea se realiza desde el panel de exploración o desde los comandos de la cinta de 
opciones.  
Los paneles de control creados en versiones anteriores de Access funcionarán en Office Access 2007. 
Sin embargo, Office Access 2007 no admite algunos comandos utilizados a menudo en paneles de 
control, como el comando para mostrar la ventana Base de datos.  
Para obtener más información acerca del uso de los paneles de control en Office Access 2007, vea el 
artículo ¿Adónde han ido a parar los paneles de control?. 
En el panel de exploración los objetos de base de datos están divididos en categorías y esas 
categorías contienen grupos. A su vez, esos grupos contienen uno o varios objetos de base de datos, 
como tablas, formularios e informes. Access proporciona un conjunto de categorías predefinidas, 
como Tablas y vistas , que agrupa los objetos de una base de datos por la tabla con la que están 
relacionados. Por ejemplo, si tiene una tabla de datos de proveedores y un formulario para escribir y 
cambiar esos datos, esos objetos aparecerán juntos en su propio grupo. Si necesita definir un grupo 
personalizado, puede hacerlo siempre que lo desee.  
En el panel de exploración se trabaja con dos tipos de elementos básicos: objetos de base de datos y 
accesos directos a esos objetos. Recuerde que sólo hay accesos directos en las categorías y grupos 
personalizados. Siempre que trabaje con objetos que no pertenezcan a un grupo personalizado, 
utilizará el propio objeto. Por ejemplo, puede eliminar un acceso directo a una tabla en un grupo 
personalizado sin efectos negativos, pero si abre una categoría o un grupo predefinido y elimina una 
tabla, puede afectar total o parcialmente a la funcionalidad de la base de datos.  
Tenga en cuenta también que los objetos de base de datos que estén en categorías y grupos 
predefinidos pueden proporcionar grupos de tareas y comandos distintos de los que ofrecen los 
accesos directos de las categorías y los grupos personalizados. Por ejemplo, puede eliminar objetos 
de categoría o grupos personalizados pero no se pueden eliminar de categorías o grupo 
predefinidos. 
En las secciones siguientes se ofrece una explicación de cómo realizar distintas tareas en el panel de 
exploración, como cambiar la agrupación de los objetos en el panel, abrir tablas o formularios, 
cambiar el nombre de los objetos y definir y cambiar las propiedades de los elementos. 
 Volver al principio 
Cómo agrupa objetos el panel de exploración 
De forma predeterminada, el panel de exploración muestra todos los objetos de una base de datos y 
coloca los objetos en categorías. Además, divide los objetos de cada categoría en grupos. La 
categoría predeterminada para las bases de datos nuevas creadas en Office Access 2007 es Tablas y 
vistas relacionadas y el grupo predeterminado de esta categoría es Todas las tablas. El nombre del 
grupo predeterminado aparece en el menú en la parte superior del panel de exploración. La 
categoría Tablas y vistas relacionadas agrupa los objetos de una base de datos según las tablas con 
las que están relacionados. Por ejemplo, si una tabla llamada Contactos está vinculada a un 
formulario, dos consultas y un informe, el panel de exploración coloca estos objetos en un grupo 
llamado Contactos. 
 Nota    Algunos objetos pueden aparecer más de una vez en la categoría Tablas y vistas relacionadas. 
Cuando un objeto está basado en más de una tabla, dicho objeto aparece en los grupos creados para 
cada tabla. Por ejemplo, si tiene un informe que toma sus datos desde dos tablas, ese informe 
aparece en los grupos creados para cada tabla. 
Importante  A medida que proceda, recuerde que si elimina uno de esos objetos (incluso si aparece 
duplicado), lo que elimina en realidad es el objeto en sí y puede que se interrumpa parcial o 
totalmente la funcionalidad de la base de datos. Si desea ocultar los objetos duplicados, haga clic con 
el botón secundario en el objeto y elija Ocultar en este grupo. 
Para las bases de datos creadas con versiones anteriores de Access, la categoría predeterminada es 
Tipo de objeto y el grupo predeterminado es Todos los objetos de Access. La categoría agrupa los 
componentes de la base de datos por tipo (las tablas están en un grupo denominado Tablas, los 
formularios en un grupo denominado Formularios, etc.). La siguiente figura muestra los grupos de la 
categoría Tipo de objeto. 

 
 Nota    Si abre una base de datos que no sea de confianza (es decir, se muestra la barra de mensajes 
al abrir la base de datos), Access bloquea cualquier contenido que pueda ser potencialmente 
peligroso de forma predeterminada. Los objetos bloqueados no aparecen en la categoría o el grupo 
que se espera en el panel de exploración. En su lugar, estos objetos bloqueados aparecen en un 
grupo llamado Objetos no relacionados. Si un objeto como, por ejemplo, una consulta, contiene una 
función que no sea segura, la consulta aparecerá en el grupo Objetos no relacionados del panel de 
exploración. Además, si usa la consulta como el origen de datos para un control de un formulario o 
un informe, no será posible abrir el formulario o el informe desde el panel de exploración. Para 
restaurar un objeto a su grupo normal o para abrir objetos que se hayan deshabilitado, en primer 
lugar deberá indicar que la base de datos es de confianza. Para obtener información acerca de cómo 
indicar que una base de datos es de confianza y sobre la seguridad en Office Access 2007, vea el 
artículo Proteger una base de datos de Access 2007. 
Si desea agrupar los objetos de forma diferente, puede seleccionar otra categoría usando el menú 
situado en la parte superior del . En la siguiente figura se muestra el menú. 

 
Categorías  Muestra las categorías personalizadas y predefinidas para la base de datos abierta. La 
marca de verificación indica la categoría que está seleccionada actualmente. Seleccione la categoría 
que agrupe más lógicamente a los objetos de la base de datos.  
Grupos  Son los grupos personalizados o predefinidos que residen en una categoría concreta. Los 
grupos cambian a medida que se seleccionan las distintas categorías. 
Recuerde lo siguiente cuando utilice el menú: 
La sección superior del menú contiene categorías; la sección inferior contiene grupos. Los grupos 
cambian cuando selecciona otras categorías, y el título del menú cambia cuando selecciona otros 
grupos o categorías. Por ejemplo, si elige la categoría Tablas y vistas relacionadas, Access crea un 
grupo denominado Todas las tablas y ese grupo se convierte en el título del menú.  
Si las categorías y los grupos predefinidos no satisfacen sus necesidades, puede crear grupos 
personalizados. Access proporciona un grupo personalizado básico que puede cambiar, o puede 
crear un grupo personalizado desde el principio.  
Si desea crear el equivalente de un panel de control o reemplazar un panel de control existente, cree 
un grupo personalizado. Para obtener información al respecto, vea la sección Crear categorías y 
grupos personalizados (paneles de control), más adelante en este artículo.  
No puede filtrar los elementos directamente en el menú, pero las categorías y los grupos 
proporcionan una forma de filtrado. Suponga, por ejemplo, que sólo desea ver las consultas. Para 
ello, seleccione la categoría Tipo de objeto y a continuación, elija Consultas de la sección de grupo 
del menú. 
 Volver al principio 
Usar el panel de exploración para administrar objetos de base de datos 
En los procedimientos de las secciones siguientes se explica cómo utilizar el panel de exploración 
para administrar los objetos de las bases de datos. Puede que algunas tareas le resulten familiares, 
como cambiar el nombre de un objeto, mientras que otras son nuevas en Office Access 2007, como 
definir opciones de vista para las bases de datos almacenadas en un servidor de SharePoint. 
Abrir y cerrar el panel de exploración y sus objetos 
De forma predeterminada, el panel de exploración aparece cuando se abre una base de datos en 
Office Access 2007, incluidas las bases de datos creadas en versiones anteriores de Access. Para 
impedir que el panel de exploración aparezca de forma predeterminada, es preciso configurar una 
opción de programa global. A continuación, se explica cómo llevar a cabo cada una de estas 
acciones. 
Mostrar u ocultar el panel 
Haga clic en el botón situado en la esquina superior derecha del panel de exploración.  
Método abreviado de teclado  Presione F11. 
 Nota    Cuando el panel de exploración está oculto, puede mostrarlo haciendo clic en el texto 

vertical Panel de exploración  o presionando F11. 
Impedir que el panel de exploración aparezca de forma predeterminada 

Haga clic en el Botón Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.  
Aparece el cuadro de diálogo Opciones de Access. 
En Base de datos actual y en Exploración, active o desactive la casilla de verificación Mostrar panel 
de exploración. De forma predeterminada, la opción está activada. 
 Nota    Se recomienda ocultar el panel de exploración únicamente si dispone de un formulario, un 
panel de control u otro método para iniciar los objetos de la base de datos. 
Usar el cuadro Buscar para buscar objetos de base de datos 
Las bases de datos extensas pueden contener un número grande de objetos: tablas, formularios, 
informes, consultas, etc. El cuadro Buscar se usa cuando se necesita buscar rápidamente un objeto.  
Buscar un objeto 
En el cuadro Buscar, escriba el nombre (ya sea parte de él o el nombre entero) del objeto de base de 
datos.  
A medida que escribe el texto de búsqueda, se modifica la lista de grupos del panel de exploración. 
Específicamente, el panel oculta todos los grupos excepto el que contiene el objeto que está 
tratando de buscar. 
Para interrumpir la búsqueda y restablecer los grupos ocultos, elimine el texto de búsqueda o haga 
clic en Borrar cadena de búsqueda  , que se encuentra a la derecha del cuadro Buscar. 
 Nota    La lista de grupos del panel de exploración cambia en el momento en que se escribe texto en 
el cuadro de búsqueda. Si escribe texto que no se corresponde con ningún objeto de la base de 
datos, el panel de exploración oculta todos los grupos de la base de datos abierta. Si el panel se 
muestra en blanco de repente indica que es necesario escribir un texto distinto. 
Abrir un objeto de base de datos 
Cuando desee ejecutar un objeto de base de datos como un formulario, un informe o una consulta, o 
cuando desee cambiar el diseño de alguno de estos tipos de objetos, ábralos directamente desde el 
panel de exploración. Recuerde lo siguiente: 
No puede ejecutar módulos de código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) desde el panel. Al 
hacer doble clic en un módulo (o al seleccionarlo y presionar ENTRAR), sólo se inicia el Editor de 
Visual Basic.  
Puede ejecutar macros desde el panel, pero es posible que no se muestren resultados y, según lo 
que haga la macro, puede provocar un error. 
Abrir un objeto de base de datos para utilizarlo 
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla, en la consulta, en el informe o en otro objeto 
que desee abrir. También puede arrastrar un objeto al área de trabajo de Access o colocar el 
enfoque en un objeto y presionar ENTRAR. 
Abrir un objeto de base de datos en la vista Diseño 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto de base de 
datos que desea cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. También 
puede colocar el enfoque en un objeto y presionar CTRL+ENTRAR. 
 Nota    Cambiar el diseño de un objeto de base de datos puede ser una tarea complicada. Para 
obtener información sobre cómo cambiar el diseño de un objeto, vea el artículo Conceptos básicos 
del diseño de una base de datos. 
Cambiar de nombre o eliminar objetos 
Puede cambiar de nombre o eliminar cualquiera de los objetos de una base de datos.  
Importante  Si elimina un objeto puede interrumpir la funcionalidad de la base de datos. Una base de 
datos relacional no es un mero "archivo", a diferencia de un documento de Word o un libro de Excel. 
Las bases de datos son conjuntos de componentes que funcionan conjuntamente. Por ejemplo, una 
tabla puede proporcionar datos para un formulario, un informe y una consulta. Esa consulta, a su 
vez, puede proporcionar datos para otro formulario e informe. Si elimina un objeto de ese conjunto 
de componentes, puede que se interrumpa parcial o totalmente la funcionalidad de la base de datos. 
El cambio de nombre de un objeto no supone tanto problema. De forma predeterminada, al cambiar 
el nombre de un objeto, Access intenta propagar ese cambio a los demás objetos de base de datos 
dependientes. Sin embargo, Access no puede propagar los cambios de nombre a través de módulos 
de código de VBA. Es preciso hacerlo manualmente. De lo contrario, se interrumpirá el código. 
Además, para que Access propague los cambios de nombre, es preciso habilitar la autocorrección de 
nombres.  
¿Cómo se activa la corrección automática de nombres? 

Haga clic en el Botón Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.  
En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Base de datos actual.  
En Opciones de Autocorrección de nombres, haga clic en Registrar información de Autocorrección de 
nombres y elija Aceptar cuando se le pida que confirme el cambio.  
Cuando Access acabe de crear las asignaciones de nombres para la base de datos, haga clic en 
Realizar Autocorrección de nombres. 
Cambiar el nombre de un objeto de base de datos 
En el panel de exploración, busque el objeto cuyo nombre desea cambiar, haga clic en él con el 
botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre.  
O bien, 
Coloque el enfoque en el objeto y presione F2 para que el nombre del objeto esté disponible para su 

modificación:  .  
Escriba el nuevo nombre y presione ENTRAR. 
Eliminar un objeto de base de datos 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto que desea 
eliminar y haga clic en Eliminar. También puede colocar el enfoque en un objeto y presionar SUPR. 
Mostrar u ocultar grupos y objetos 
Puede ocultar los grupos de categorías predefinidas y personalizadas, y puede ocultar algunos o 
todos los objetos de un grupo determinado. Recuerde los siguientes puntos: 
Puede hacer que los grupos y objetos ocultos estén totalmente invisibles, o puede mostrarlos en el 
panel de exploración como iconos semitransparentes deshabilitados. Para ello, active o desactive la 
opción Mostrar objetos ocultos del cuadro de diálogo Opciones de exploración y la configuración se 
aplicará a los grupos y objetos. Debe definir también esta opción cuando desee mostrar o restaurar 
un objeto oculto. Normalmente, esta opción simplifica la tarea de mostrar o restaurar un grupo u 
objeto oculto.  
Puede ocultar un objeto sólo de su grupo u ocultarlo de todos los grupos. Para ello, configure su 
propiedad Oculto.  
Puede ocultar grupos y objetos sin que se interrumpa la funcionalidad de una base de datos. 
En las secciones siguientes se explica cómo mostrar los objetos ocultos como deshabilitados y cómo 
ocultar y mostrar grupos y objetos. 
Mostrar grupos y objetos como semitransparentes y deshabilitados 
Con el panel de exploración abierto, haga clic con el botón secundario en la barra de menús situada 
en la parte superior del panel y, a continuación, haga clic en Opciones de exploración.  
Bajo Opciones de presentación, active la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos. 
Ocultar un grupo en una categoría 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la barra de título del grupo que 
desee ocultar y, a continuación, haga clic en Ocultar. 
Restaurar un grupo oculto en una categoría 
Si optó por mostrar los grupos ocultos como iconos deshabilitados y semitransparentes, haga clic 
con el botón secundario en el grupo oculto y haga clic en Mostrar.  
O bien, 
Si optó por hacer totalmente invisibles los grupos ocultos, siga estos pasos:  
Con el panel de exploración abierto, haga clic con el botón secundario en la barra de menús en la 
parte superior del panel y haga clic en Opciones de exploración.  
En el panel Categorías, seleccione la categoría que contiene el grupo oculto.  
En el panel Grupos de "categoría", active la casilla de verificación situada junto al grupo oculto.  
Haga clic en Aceptar. 
Ocultar uno o varios objetos sólo de un grupo primario 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en uno o varios objetos y 
haga clic en Ocultar en este grupo. 
Restaurar (mostrar) uno o varios objetos ocultos sólo de un grupo primario 
Haga clic con el botón secundario del mouse en uno o varios objetos ocultos y haga clic en Mostrar 
en este grupo.  
 Nota    Si optó por hacer totalmente invisibles los objetos ocultos, siga los pasos anteriores para 
mostrar los objetos como semitransparentes y, a continuación, haga clic con el botón secundario del 
mouse en los objetos. 
Ocultar un objeto de todos los grupos y categorías 
Haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto que desee ocultar y haga clic en Ver 
propiedades. Aparece un cuadro de diálogo con las propiedades del objeto.  
Active la casilla de verificación Oculto. 
Restaurar un objeto oculto de todos los grupos y categorías 
Haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto, haga clic en Ver propiedades y desactive la 
casilla de verificación Oculto. 
Cortar, copiar y pegar objetos de la base de datos 
Las reglas para eliminar un objeto de la base de datos se aplican también al cortar un objeto. Si se 
corta incorrectamente, puede que se interrumpa parcial o totalmente la funcionalidad de la base de 
datos. Copiar y pegar se utiliza para: 
Mover un objeto entre grupos personalizados, especialmente cuando no se dispone de un mouse.  
Agregar un objeto a otra base de datos.  
Insertar un objeto en otro archivo, como un documento de Word o una diapositiva de Microsoft 
Office PowerPoint 2007. 
Cortar un objeto 

Si está abierto el objeto que desea cortar, ciérrelo  .  
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el objeto que desea cortar y haga 
clic en Cortar.  
O bien 
En el grupo Portapapeles en la ficha Inicio, haga clic en Cortar. 
Método abreviado de teclado  Coloque el enfoque en el objeto que desee cortar y presione CTRL+X. 
Copiar un objeto 
En el panel de exploración, seleccione el objeto que desea copiar y, a continuación, en el grupo 
Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Copiar. También puede hacer clic con el botón secundario 
en el objeto que desea copiar y hacer clic en Copiar o presionar CTRL+C. 
Pegar un objeto 
En el panel de exploración, seleccione la ubicación del objeto cortado o copiado. Puede tratarse de 
otra ubicación en el mismo panel de exploración o del panel de exploración de otra base de datos.  
En la ficha Inicio, en la sección Portapapeles, haga clic en Pegar. También puede colocar el enfoque 
en un grupo y presionar CTRL+V.  
O bien, 
Haga clic con el botón secundario del mouse en un grupo del panel de exploración y haga clic en 
Pegar. 
Importar un objeto en una base de datos 
Se pueden importar tablas de bases de datos, archivos de texto, libros de Excel y otros orígenes de 
datos válidos en las bases de datos de Access. Como norma, se usan los comandos del grupo de 
importación de la ficha Datos externos para importar datos. No obstante, también comenzar el 
proceso de importación haciendo clic con el botón secundario en una tabla del panel de exploración. 
Iniciar el proceso de importación 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en una tabla.  
En el menú contextual, sitúe el cursor en Importar y, posteriormente, elija el tipo de objeto que 
desee importar.  
Se muestra el asistente Obtener datos externos —Tipo de objeto. 
Complete los pasos del asistente para importar el objeto en la base de datos. 
Exportar un objeto 
Los objetos se exportan cuando es necesario trabajar con los datos en otro programa como Excel o 
Word y cuando se desea compartir datos con otra base de datos. Puede exportar datos en tablas, 
conjuntos de resultados de consultas y formularios. Los programas en los que puede exportar datos 
varían en función de lo que se desea exportar. Por ejemplo, si exporta una tabla o los resultados de 
una consulta, puede elegir entre una base de datos ODBC, dBASE y Paradox. Si exporta un 
formulario, Access proporciona menos opciones, ya que no se pueden compartir formularios con 
otros programas de administración de base de datos. 
Exportar datos 
En el panel de exploración, seleccione el elemento que desea exportar.  
En la ficha Datos externos, bajo Exportar, haga clic en la opción que desee.  
‐O bien‐ 
Haga clic con el botón secundario en el objeto, haga clic en Exportar y seleccione una opción. 
Según la opción que seleccione, aparecerá un cuadro de diálogo o un asistente. Por ejemplo, si 
exporta una tabla a Excel, aparece el cuadro de diálogo Exportar: Hoja de cálculo de Excel. 
Especifique las opciones y las configuraciones proporcionadas por el cuadro de diálogo o por el 
asistente para completar el proceso de exportación. 
Definir el tipo de vista para el panel de exploración 
Puede ver los detalles de los objetos de un grupo, como la fecha de creación de cada objeto. Puede 
ver también los objetos como listas o como iconos. 
Definir la vista 
Haga clic con el botón secundario en el menú situado en la parte superior del panel de exploración, 
elija Vista por y, a continuación, haga clic en Detalles, Icono o Lista. 

 
También puede mostrar el menú Ver por haciendo clic con el botón secundario en un área en blanco 
de la parte inferior del panel de exploración. 
Ver todos los grupos de una categoría 
Para utilizar este comando, la categoría del panel de exploración debe contener al menos un grupo 
oculto. 
Ver todos los grupos 
Haga clic con el botón secundario en el menú situado en la parte superior del panel de exploración y 
elija Mostrar todos los grupos. 
Ver y definir las propiedades de un objeto de base de datos 
Cada objeto de una base de datos de Access, como un formulario o un informe, contiene un 
conjunto de propiedades, incluida la fecha de creación y el tipo de objeto. Access genera 
automáticamente la mayoría de las propiedades, pero puede agregar también una descripción a 
cada objeto y establecer o borrar la propiedad Oculto de un objeto. 
Para comprender cómo funciona la propiedad Oculto, debe saber cómo agrupa el panel de 
exploración los objetos de una base de datos y cómo puede cambiar esa agrupación. Para obtener 
información sobre cómo el panel agrupa los objetos, vea la sección Cómo agrupa objetos el panel de 
exploración, anteriormente en este artículo. 
Definir propiedades de objeto 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el elemento para el que 
desea ver o establecer propiedades y haga clic en Propiedades de vista.  
Aparece el cuadro de diálogo Propiedades y Access agrega el nombre del objeto al título del cuadro 
de diálogo. Por ejemplo, si abre un formulario denominado Pedidos, el título del cuadro de diálogo 
será Propiedades de Pedidos. En la siguiente figura se muestra el cuadro de diálogo. 

 
Escriba, si lo desea, una descripción del objeto en el cuadro Descripción. En la figura anterior se 
muestra una descripción de ejemplo.  
Si lo desea, active la casilla de verificación Oculto.  
Al seleccionar la opción Oculto, el objeto se vuelve invisible independientemente de la categoría o 
grupo que elija en el panel de exploración. 
Recopilar datos mediante mensajes de correo electrónico 
Una de las nuevas características de Office Professional 2007 es la capacidad de crear sistemas de 
recopilación de datos. Estos sistemas utilizan una combinación de mensajes de correo electrónico 
creados en Office Outlook 2007 y formularios creados en HTML o Microsoft Office InfoPath 2007. El 
formulario se incrusta en el mensaje de correo electrónico y los datos resultantes se almacenan en 
una tabla de Access. 
 Nota    En esta sección se explica cómo iniciar el proceso de creación de un sistema de recopilación 
de datos. El resto del proceso queda fuera del alcance de este artículo. Para obtener información 
detallada sobre cómo crear un sistema de recopilación de datos, vea el artículo Recopilar datos 
mediante mensajes de correo electrónico. 
Iniciar el proceso de recopilación de datos mediante correo electrónico 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla o en la consulta 
donde están incluidos los datos recopilados y, a continuación, haga clic en Recopilar y actualizar 
datos a través de correo electrónico.  
Se inicia el Asistente para recopilar datos a través de mensajes de correo electrónico. 
Siga los pasos del asistente para crear y enviar un mensaje de recopilación de datos. Para obtener 
más información acerca del uso de esta característica, vea el artículo Recopilar datos mediante 
mensajes de correo electrónico. 
Usar el Administrador de tablas vinculadas 
El Administrador de tablas vinculadas se utiliza para actualizar los vínculos entre una o varias tablas. 
Para utilizar el Administrador de tablas vinculadas, la base de datos debe contener una tabla 
vinculada. 
Para obtener información acerca de la importación y la vinculación, vea los siguientes artículos: 
Importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access, Importar o vincular a los datos de un 
libro de Excel, Importar o vincular a una lista de SharePoint y Importar o vincular a los datos de un 
archivo de texto. 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla vinculada y, a 
continuación, haga clic en Administrador de tablas vinculadas.  
Aparecerá el cuadro de diálogo Administrador de tablas vinculadas. 
Seleccione la tabla o las tablas que desea actualizar y haga clic en Aceptar.  
Aparece el cuadro de diálogo Seleccionar ubicación nueva de nombre de tabla. 
Utilice la lista Buscar en para desplazarse a la nueva ubicación de la tabla o tablas vinculadas que 
seleccionó en el paso 2 y haga clic en Abrir. 
 Volver al principio 
Usar las categorías y los grupos predefinidos que proporciona Access 
En estas secciones se explica cómo agrupar los objetos de una base de datos mediante las categorías 
y grupos predefinidos que proporciona Office Access 2007. Para obtener información sobre cómo 
crear grupos personalizados, vea Crear categorías y grupos personalizados (paneles de control), más 
adelante en este tema. 
Usar categorías y grupos 
Con el panel de exploración abierto, haga clic en el menú situado en la parte superior del panel.  
Para seleccionar una categoría, haga clic en el elemento que desee en la sección superior del menú.  
O bien, 
Para seleccionar un grupo, seleccione un elemento en la sección inferior del menú. 
Usar un método alternativo para seleccionar categorías 
Haga clic con el botón secundario en el menú en la parte superior del panel de exploración, sitúe el 
cursor en Categoría y, a continuación haga clic en la categoría que desee.  

 
 Notas   
Tenga en cuenta lo siguiente: 
Al seleccionar una categoría, puede que los grupos de la sección inferior del panel cambien. Por 
ejemplo, si cambia de Tipo de objeto a Fecha de creación, los grupos cambian para reflejar las fechas 
en que se crearon.  
Al seleccionar un grupo, los objetos del panel de exploración cambian de acuerdo con la opción 
seleccionada. Por ejemplo, si selecciona la categoría Tipo de objeto y el grupo Tablas, sólo 
aparecerán las tablas de la base de datos abierta en el panel.  
Cada vez que se selecciona una categoría, Access crea un grupo global que contiene todos los 
objetos de la base de datos o, dicho de otro modo, Access presupone que cuando se desea agrupar 
los objetos de la base de datos de un determinado modo (por tablas, por ejemplo), también se 
quiere ver todos sus componentes. Siempre encontrará el grupo global de una determinada 
categoría, porque Access agrega la palabra Todos al nombre del grupo. Por ejemplo, si selecciona la 
categoría Tablas y vistas, Access crea un grupo global denominado Todas las tablas. Access utiliza ese 
nombre también como título de menú hasta que se selecciona otro grupo. 
Cambiar o eliminar una categoría predefinida 
No se pueden cambiar ni eliminar las categorías predefinidas que proporciona Access. Por ejemplo, 
no se puede eliminar una categoría predefinida, agregar un grupo a una categoría ni quitar grupos de 
una categoría. Pero sí puede realizar estas operaciones si crea una categoría personalizada y le 
agrega grupos personalizados. Para obtener más información al respecto, vea la siguiente sección, 
Crear categorías y grupos personalizados (paneles de control). También puede ocultar todos los 
grupos de una categoría predefinida y todos los objetos de esos grupos. En la siguiente sección se 
explica cómo realizar esta tarea. 
 Volver al principio 
Crear categorías y grupos personalizados 
Cree categorías y grupos personalizados cuando desee limitar o personalizar los grupos y objetos en 
el panel de exploración y cuando desee crear el equivalente de Office Access 2007 de un panel de 
control. Cuando se crea una categoría personalizada, se crea para la base de datos abierta y se 
mueve con ella. No se pueden transferir categorías y grupos personalizados a otras bases de datos. 
Para crear y administrar categorías y grupos personalizados, se utiliza el cuadro de diálogo Opciones 
de exploración. Éstos son los pasos generales del proceso: 
Primero se crea una categoría personalizada, pero puede utilizar la que Access proporciona: 
Personalizado. Puede cambiar el nombre de esa categoría y agregar o quitar grupos según sus 
necesidades, o puede crear una nueva categoría en cualquier momento.  
Tras la creación de una categoría, se crea uno o varios grupos para la nueva categoría.  
Cierre el cuadro de diálogo Opciones de exploración y, en el panel de exploración, arrastre y coloque 
o copie y pegue los objetos de la base de datos (tablas, formularios, informes, etc.) que desee 
asignar al grupo personalizado. El conjunto completo de objetos reside en un grupo denominado 
Objetos no asignados. Access crea ese grupo cuando se crea la categoría personalizada.  
 Nota    Cuando se agrega un objeto de base de datos a un grupo personalizado, Access crea un 
acceso directo a ese objeto. No se mueve ni se copia el propio objeto. Si se cambia de nombre o se 
elimina un acceso directo de un grupo personalizado, esos cambios no afectan al objeto primario, 
sólo al acceso directo. 
Tras rellenar los grupos personalizados, puede ocultar el grupo Objetos no asignados y todos los 
demás grupos que no desee mostrar. 
Crear una categoría personalizada 
Haga clic con el botón secundario en el menú situado en la parte superior del panel de exploración y 
haga clic en Opciones de exploración.  
O bien 
Haga clic con el botón secundario en un área vacía de la parte inferior del panel de exploración y, a 
continuación, haga clic en Opciones de exploración. 
En Categorías, haga clic en Agregar elemento. Una nueva categoría aparece en el panel de 
exploración para que le asigne un nombre. Esta figura muestra el panel con una nueva categoría:  

 
Puede agregar un máximo de 10 categorías personalizadas a cada base de datos. 
Escriba un nombre para la nueva categoría y presione ENTRAR.  
Si es necesario, utilice un nombre que tenga sentido para los usuarios de la base de datos. Tras crear 
el nombre, observe que el título del panel de la derecha cambia para reflejar ese nombre. Por 
ejemplo, si asigna el nombre "Mi panel de control" a la nueva categoría, el título del panel de la 
derecha será Grupos de "Mi panel de control". Asimismo, observe que el panel de la derecha 
contiene un grupo denominado Objetos no asignados. Access lo crea de forma predeterminada, y 
contiene todos los objetos de la base de datos. Son los objetos de ese grupo los que se utilizan para 
rellenar el grupo personalizado. 
Tras crearse la categoría personalizada, se crea uno o varios grupos para dicha categoría. Se pueden 
crear tantos grupos como sea necesario. Mantenga abierto el cuadro de diálogo Opciones de 
exploración y siga los procedimientos que se detallan a continuación. 
Crear un grupo personalizado 
En el panel Grupos de "nombre de grupo", haga clic en Agregar grupo y, a continuación, escriba un 
nombre para el grupo. Puede repetir este proceso tantas veces como estime necesario. Por ejemplo, 
Mi panel de control puede contener tres grupos: Entrada de datos, Informes y Consultas. Los grupos 
que agregue en esta fase del proceso dependen de las necesidades de los usuarios o de sus propias 
preferencias.  
Mantenga activada la casilla de verificación situada junto a Objetos no asignados y haga clic en 
Aceptar. Access cierra el cuadro de diálogo Opciones de exploración y agrega el nuevo grupo 
personalizado al panel de exploración, pero aún no puede ver el nuevo grupo porque todavía no está 
examinando la nueva categoría personalizada.  
Siga los procedimientos descritos a continuación para poder ver el nuevo grupo y agregar objetos al 
grupo. 
Agregar objetos a un grupo personalizado 
Haga clic en el menú situado en la parte superior del panel de exploración y, en la sección superior 
del menú, haga clic en la nueva categoría personalizada. Los grupos creados para la categoría 
aparecen en la sección inferior del menú, junto con el grupo Objetos no asignados.  
En el panel de exploración, en el grupo Objetos no asignados, seleccione los elementos que desea 
utilizar en el grupo personalizado y, a continuación, muévalos a ese grupo. Access permite mover los 
elementos seleccionados de varias formas. Puede:  
Arrastrar y colocar elementos.  
Mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic en varios elementos y, a continuación, arrastrarlos 
hasta el grupo personalizado.  
Hacer clic con el botón secundario del mouse en uno de los elementos seleccionados, elegir Agregar 
al grupo y, a continuación, hacer clic en el nombre del grupo personalizado. 
Cuando finalice, podrá dejar visible el grupo Objetos no asignados en el panel de exploración u 
ocultarlo.  
Ocultar el grupo Objetos no asignados 
Haga clic con el botón secundario en el menú situado en la parte superior del panel de exploración y 
haga clic en Opciones de exploración.  
En el panel Grupos de categoría, desactive la casilla de verificación Objetos no asignados. 
Después de crear una categoría o grupo personalizado y agregar algunos accesos directos al grupo, 
puede utilizar esos accesos directos para crear otros grupos. En el siguiente procedimiento se explica 
cómo realizar esta operación. 
Crear un nuevo grupo personalizado mediante un objeto de un grupo personalizado existente 
 Nota    Para usar esta técnica, primero debe crear una categoría personalizada y agrupar los objetos 
siguiendo los procedimientos descritos en las secciones anteriores. 
Con una categoría y un grupo personalizados abiertos en el panel de exploración, haga clic con el 
botón secundario del mouse en el objeto que desee colocar en un grupo nuevo.  
Elija Agregar al grupo y, a continuación, haga clic en Nuevo grupo.  

. Aparece un nuevo grupo en el panel de exploración  . 
Escriba un nombre para el grupo nuevo y, a continuación, arrastre y coloque accesos directos 
adicionales en el nuevo grupo, según sea necesario. 
Ocultar los grupos y objetos de una categoría personalizada 
Para ocultar los grupos de una categoría personalizada o los objetos de un grupo personalizado, 
utilice las técnicas para ocultar elementos de categorías y grupos predefinidos. Vea la sección 
Mostrar u ocultar categorías y grupos, anteriormente en este tema, y vea la lista de tareas 
disponibles así como los pasos para realizarlas. 
Quitar y restaurar objetos de grupos personalizados 
Los grupos personalizados pueden cambiar con el tiempo cuando cambien las necesidades de los 
usuarios o de la empresa. Puede quitar y restablecer objetos de un grupo en cualquier momento. En 
las secciones siguientes se explica cómo hacerlo. 
Quitar objetos de un grupo personalizado 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto que desea 
quitar y haga clic en Quitar. 
Restaurar un objeto en un grupo personalizado 
Si el grupo Objetos no asignados está oculto, muéstrelo.  
¿Cómo? 
Haga clic con el botón secundario en el menú situado en la parte superior del panel de exploración y 
elija Opciones de exploración.  
En el panel Grupos de "categoría", active la casilla de verificación situada junto a Objetos no 
asignados. 
Según sea necesario, arrastre y coloque el objeto que desee del grupo Objetos no asignados en el 
grupo personalizado. 
Cambiar el nombre de un objeto de un grupo personalizado 
 En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto cuyo nombre 
desea cambiar y haga clic en Cambiar nombre de acceso directo.  
Access incluye el nombre en un cuadro de texto y coloca el enfoque en el nombre original para que 
sólo tenga que escribir. 
Escriba el nuevo nombre del acceso directo y, a continuación, presione ENTRAR. 
Agregar objetos de grupos personalizados a otros grupos personalizados 
A medida que crezca la base de datos, puede crear algunas categorías personalizadas e incluir grupos 
en ellas. Access permite mover rápida y fácilmente los objetos entre los grupos de una categoría 
personalizada. También puede seguir los pasos descritos para crear un nuevo grupo dentro de una 
categoría. Para seguir estos pasos, debe mostrar una categoría personalizada en el panel de 
exploración. Si desea obtener información al respecto, vea la sección Cómo agrupa objetos el panel 
de exploración, anteriormente en este artículo. 
Mover objetos entre grupos personalizados 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto que desea 
agregar a otro grupo, elija Agregar al grupo y, a continuación, haga clic en el grupo al que desea 
agregar el objeto. 
Crear nuevos grupos personalizados 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el objeto para el que 
desea crear un grupo personalizado nuevo, elija Agregar al grupo y, a continuación, haga clic en 
Nuevo grupo.  

Aparece un grupo nuevo en el panel de exploración.  . 
Escriba un nombre para el nuevo grupo.  
Arrastre los objetos disponibles de cualquier grupo personalizado o del grupo Objetos no asignados 
al nuevo grupo. 
 Volver al principio 
Definir opciones globales del panel de exploración 
Puede definir y cambiar varias opciones globales del panel de exploración. En esta sección se 
proporciona una referencia para cada opción. 
Definir las opciones 
Haga clic con el botón secundario en el menú situado en la parte superior del panel de exploración y 
elija Opciones de exploración. 
En la tabla siguiente se muestran las opciones y una descripción sobre cómo utilizarlas. 
Opción  Utilícela cuando necesite...  Disponible para 
Mostrar  Mostrar objetos ocultos como iconos deshabilitados  Grupos predefinidos y 
objetos ocultos  semitransparentes. Desactive esta opción cuando desee ocultar  personalizados. 
totalmente los objetos. 
Mostrar  Mostrar objetos del sistema como tablas del sistema.   Grupos predefinidos y 
objetos del  personalizados. 
sistema 
Abrir con un  Abrir objetos con un único clic del mouse.  Grupos predefinidos y 
solo clic  personalizados. 
Abrir con un  Abrir objetos con un doble clic del mouse.  Grupos predefinidos y 
doble clic  personalizados. 
Para obtener más información acerca de la definición de opciones, vea el artículo Cuadro de diálogo 
Opciones de exploración. 
 Volver al principio 
Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla
Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en

temas. Las columnas se denominan también campos y son los elementos de información de los que desea realizar un

seguimiento. Las tablas se definen en función de los campos que desea registrar para una materia en concreto.

En este artículo se explica cómo crear campos. Aprenderá a agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos y

mediante una plantilla de campos. Aprenderá también a agregar un campo de otra tabla a la tabla con la que está

trabajando y a definir tipos de datos de un campo.

Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un campo

escribiendo información en la columna Agregar nuevo campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla existente

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.

4. Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla nueva
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.

4. Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.

Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizará la información especificada para reconocer el

tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como 1/1/2006, Office Access 2007

examina la información especificada, determina que se trata de una fecha y define el tipo de datos del campo en
Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de la información especificada, define el tipo de datos

en Texto.

En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista Hoja de datos.

Si escribe: Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:

Antonio Texto

http://www.contoso.com Hipervínculo
Puede utilizar cualquier prefijo válido de protocolo de
Internet. Por ejemplo, http://, https:// y mailto: son prefijos
válidos.

50000 Número, entero largo

50.000 Número, entero largo

50.000,99 Número, doble

50000,389 Número, doble

31/12/2006 Fecha/Hora
Los formatos de fecha y hora reconocidos son los de la
configuración regional del usuario.

31 de diciembre de 2006 Fecha/Hora

10:50:23 Fecha/Hora

10:50 a.m. Fecha/Hora

17:50 Fecha/Hora

12,50 $ Moneda
El símbolo de moneda reconocido es el de la configuración
regional del usuario.

21,75 Número, doble

123,00% Número, doble

3,46E+03 Número, doble

Además de determinar el tipo de datos, Office Access 2007 puede definir la propiedad Formato, según los datos que

especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como

hora mediana.

Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada por Office

Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Inicio.
Definir explícitamente el tipo de datos
1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada junto a Tipo

de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos.

2. Haga clic en el tipo de datos que desee.

Definir explícitamente el formato
1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada junto a

Formato y, a continuación, seleccione un formato.

2. Haga clic en el formato que desee.

Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del título Agregar nuevo campo, Office

Access 2007 asigna automáticamente un nombre al campo. Estos nombres empiezan por Campo1 para el primer campo,

Campo2 para el segundo campo, y así sucesivamente. Es recomendable usar nombres de campo más descriptivos. Puede

cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botón secundario del mouse (ratón) en su título y haciendo clic después

en Cambiar nombre de columna en el menú contextual.

Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos espacios. Debe

procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos fácilmente cuando vea o edite registros.

Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido, Dirección y Teléfono particular.

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Agregar campos mediante plantillas de campos

Algunas veces es más sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo manualmente. Puede utilizar

el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una lista predefinida. Office Access 2007 incluye un

conjunto de plantillas de campos integradas que le pueden ahorrar mucho tiempo a la hora de crear campos. Para crear un

nuevo campo mediante una plantilla de campos, debe mostrar el panel Plantillas de campos y, a continuación, arrastrar y

colocar una o varias plantillas en la tabla abierta en la vista Hoja de datos.

Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un campo. La definición

de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una configuración de la propiedad de formato del

campo y un número de propiedades adicionales de un campo que, en conjunto, forman un modelo que sirve como punto de

partida para crear un nuevo campo.

1. Asegúrese de que la tabla está en la vista Hoja de datos.

2. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.

Aparece el panel Plantillas de campos.

3. Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la tabla. Cuando aparezca

la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

El campo aparece en la hoja de datos.

Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede crear un nuevo campo.

Pero éste no es el único punto de partida desde el que puede crear un nuevo campo. Además de crear un nuevo campo

desde una plantilla de campo, puede crearlo también desde un campo existente en otra tabla.
Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de
datos
Office Access 2007 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo creado en la vista Hoja de datos. Algunas

veces, sin embargo, tendrá que modificar la decisión tomada por Access. Por ejemplo, si tiene dos identificadores de

producto que sirven para identificar los productos que vende y escribe un identificador numérico, como 1003, en una tabla

en la vista Hoja de datos, la característica de detección automática de tipos de datos definirá un tipo de datos numérico

para el campo. Sin embargo, sólo se deben utilizar tipos de datos numéricos para los campos que participan en cálculos

aritméticos. Normalmente, los identificadores como un identificador de producto deben almacenarse con el tipo de datos

Texto.

Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada por Office

Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Inicio.
Definir explícitamente el tipo de datos
1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada junto a Tipo

de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos.

2. Haga clic en el tipo de datos que desee.

Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto.

Definir explícitamente el formato
1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha situada junto a

Formato y, a continuación, seleccione un formato.

2. Haga clic en el formato que desee.

En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Office Access 2007.

Tipo de datos Almacena Tamaño

Texto Caracteres alfanuméricos Hasta 255 caracteres.

Se utiliza para texto o para texto y números que no se emplean
en cálculos, como Id. de producto.

Memo Caracteres alfanuméricos (con una longitud mayor de 255 Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2
caracteres) o texto con formato de texto enriquecido. gigabytes de almacenamiento (2 bytes por
Se utiliza para texto que contiene más de 255 caracteres o que carácter), de los cuales puede mostrar
utiliza formato de texto enriquecido. Las notas, las 65.535 caracteres en un control.
descripciones largas y los párrafos con formato como negrita o
cursiva son ejemplos comunes de datos para los que se
utilizaría un campo Memo.

Número Valores numéricos (enteros o valores fraccionarios). 1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes cuando se

Se utiliza para almacenar números utilizados en cálculos, salvo utiliza para Id. de réplica.
los valores monetarios, para los que se utiliza el tipo de datos
 Moneda.

Fecha/Hora Fechas y horas. 8 bytes.

Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en
cuenta que cada valor almacenado contiene un componente de
fecha y otro de hora.

Moneda Valores monetarios. 8 bytes.

Se utiliza para almacenar valores monetarios (importes).

Autonumérico Valor numérico único que Office Access 2007 inserta 4 bytes o 16 bytes cuando se utiliza para
automáticamente cuando se agrega un registro. Id. de réplica.
Se utiliza para generar valores exclusivos que se puedan
emplear como clave principal. Tenga en cuenta que en los
campos autonuméricos los valores pueden aumentar
secuencialmente en un incremento especificado o
aleatoriamente.

Sí/No Valores booleanos. 1 bit (8 bits = 1 byte).

Se utiliza para campos Verdadero/Falso que pueden contener
uno de dos valores posibles: Sí/No o Verdadera/Falso, por
ejemplo.

Objeto OLE Objetos OLE u otros datos binarios. Hasta 1 gigabyte.

Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras aplicaciones de
Microsoft Windows.

Datos adjuntos Fotografías, imágenes, archivos binarios, archivos de Office.
Es el tipo de datos que se prefiere para almacenar imágenes
digitales y cualquier tipo de archivo binario.
Para los datos adjuntos comprimidos, 2
gigabytes. Para los datos adjuntos no
comprimidos, alrededor de 700 k, según la
capacidad de compresión de los datos
adjuntos.

Hipervínculo Hipervínculos. Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2

Se utiliza para almacenar hipervínculos y proporcionar acceso gigabytes de almacenamiento (2 bytes por
con un solo clic a páginas Web a través de una dirección URL carácter), de los cuales puede mostrar
(localizador uniforme de recursos) o a archivos a través de un 65.535 caracteres en un control.
nombre en formato UNC (convención de nomenclatura
universal). Puede crear también vínculos a los objetos de
Access almacenados en una base de datos.

Asistente para búsquedas
En realidad no es un tipo de datos; inicia el Asistente para
búsquedas.
Se utiliza para iniciar el Asistente para búsquedas y crear un
campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor
de otra tabla, consulta o lista de valores.
Basado en una tabla o consulta: el tamaño
de la columna asociada.
Basado en un valor: el tamaño del campo
Texto utilizado para almacenar el valor.

SUGERENCIA Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a utilizar en cálculos

matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número.

Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar con mayor detalle el tamaño del campo o el tipo de datos

configurando la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize).

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Crear, modificar o eliminar una relación

Mostrar todo

Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007 los medios para

recopilar de nuevo esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están

relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes

que muestren a la vez la información de varias tablas.

En este artículo se describen los procedimientos paso a paso para crear, modificar y eliminar una relación de tabla. Se

incluye información sobre cómo exigir la integridad referencial para evitar la creación de registros huérfanos, cómo definir el

tipo de combinación para determinar qué registros de cada lado de una relación se incluyen en el resultado de una consulta

y cómo configurar las opciones en cascada para mantener sincronizadas las referencias.
Crear una relación de tabla
Se puede crear una relación de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de datos desde el

panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos

nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos comunes tienen que tener el mismo tipo de datos.

No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de clave externa también puede ser un

campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede

hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos

es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la

propiedad Tamaño del campo.

Volver al principio

Crear una relación de tabla mediante la ficha de

documentos Relaciones
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón

Relaciones.

4. Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no

aparece, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver

únicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver

ambas, haga clic en Ambas.

5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de

agregar tablas y consultas a la ficha de documentos Relaciones, haga clic en Cerrar.

6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave externa)

en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a

continuación, arrástrelos.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un nombre de

campo es incorrecto, haga clic en él y seleccione el campo apropiado en la lista.

Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad

referencial. Para obtener más información sobre la integridad referencial, vea la sección Exigir integridad

referencial.

Además, vea el artículo Guía de relaciones de tablas.

8. Haga clic en Crear.

Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir integridad

referencial, la línea aparece más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la casilla de verificación Exigir

integridad referencial, aparece el número 1 en la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el

símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea, tal y como se muestra en la siguiente

ilustración.

NOTAS

Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y

de clave externa) tienen que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos
 debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice único, Access crea una relación uno a

uno.

Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado uno de la relación (normalmente, el

campo de clave principal) tiene que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este

campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado varios de la relación no debe tener

un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad

Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y

el otro no, Access crea una relación uno a varios.

Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de

campos
En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de datos arrastrándolo

desde el panel Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos que están disponibles en las tablas

relacionadas así como los campos que están disponibles en las otras tablas de la base de datos. Cuando se arrastra un

campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente

una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo.

Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso

modificar la relación. Vea la sección Modificar una relación de tabla para obtener más información.

Abrir una tabla en la vista Hoja de datos

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla a la que desee

agregar el campo, cree la relación y, a continuación, haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual.

Abrir el panel Lista de campos

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando

trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos de alguna de estas dos categorías en el panel

Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera

categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la tabla con la que se trabaja actualmente. La segunda

categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.

En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla, aparece una lista de

todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista

de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.

Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

2. Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla

para mostrar la lista de los campos de esa tabla.

3. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos.

4. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se inicia el Asistente para búsquedas.

5. Siga las instrucciones para ejecutar el Asistente para búsquedas.

El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.

Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se

crea automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha

arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para

exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Modificar una relación de tabla para obtener más información.

Volver al principio

Modificar una relación de tabla

Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ficha de documentos Relaciones y, a continuación, modifíquela.

1. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea para

seleccionarla.

La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

2. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella.

O bien,

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Abrir el cuadro de diálogo Modificar relaciones
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón

Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,

aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.

4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las

tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la
 tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo

Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de

exploración.

5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación

aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

6. Haga doble clic en la línea de relación.

O bien,

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

7. Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden

cambiar las tablas, las consultas o los campos a ambos lados de la relación. Se puede definir asimismo el tipo de

combinación o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada. Para obtener más información sobre

el tipo de combinación y cómo configurarlo, vea la sección Configurar el tipo de combinación. Para obtener más

información sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada, vea la sección Exigir

integridad referencial.
Configurar el tipo de combinación
Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las consultas. Por

ejemplo, si se define una relación entre dos tablas y, a continuación, se crea una consulta que use las dos tablas, Access

selecciona automáticamente los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos especificados en la

relación. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la

relación suelen ser los correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta

de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores predeterminados mediante la creación de relaciones puede

ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.

Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores de los campos

comunes. Esta operación se denomina combinación. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los

clientes. Va a crear una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado

de la consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos sólo para las filas en las que se ha encontrado una

coincidencia.

Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica a Access qué

registros se van a incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la

tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinación

predeterminado (denominado combinación interna), la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en

las que los campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales.

Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado ningún pedido. Para

ello, deberá cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo que se denomina una combinación externa

izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la relación y sólo las

filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha

y sólo las filas que coinciden con las de la izquierda.

NOTA En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de diálogo

Modificar relaciones y no en la ficha de documentos Relaciones.

Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relación y, a

continuación, configurar el tipo de combinación en consecuencia.

Configurar el tipo de combinación

1. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

2. Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de

diálogo Propiedades de la combinación, el tipo de combinación y si se devuelven todas las filas o las filas coincidentes de

cada tabla.
Combinación
Opción relacional Tabla izquierda Tabla derecha

1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean Combinación Filas coincidentes Filas
iguales. interna coincidentes

2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo aquellos registros de Combinación Todas las filas Filas
'Pedidos' donde los campos combinados sean iguales. externa izquierda coincidentes

3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos registros de Combinación Filas coincidentes Todas las filas
'Clientes' donde los campos combinados sean iguales. externa derecha

Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al lado de la relación

en el que se muestran sólo las filas coincidentes.

Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la
combinación
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,

aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.

4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las

tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la

tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo

Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de

exploración.

5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación

aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

6. Haga doble clic en la línea de relación.

O bien,

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

7. Haga clic en Tipo de combinación.

8. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a continuación, haga

clic en Aceptar.

9. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Volver al principio
Exigir integridad referencial
La integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las referencias de

modo que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial,

es preciso habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la

integridad referencial para esa relación de tabla. Esto significa que Access rechazará las actualizaciones que cambien el

destino de una referencia así como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague

las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la

sección Configurar las opciones en cascada.

Activar o desactivar la integridad referencial
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,

aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.

4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las

tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la

tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo

Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de

exploración.

5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación

aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

6. Haga doble clic en la línea de relación.

O bien,

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

8. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Tras habilitar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:

No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese valor no existe

en el campo de clave principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean registros huérfanos.
 No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla

relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el registro de un empleado de la tabla Empleados si hay pedidos

asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar un registro principal y

todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Eliminar en cascada

los registros relacionados.

No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros huérfanos.

Por ejemplo, no se puede cambiar un número de pedido en la tabla Pedidos si hay artículos de línea asignados a

ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se puede optar por actualizar un registro principal y

todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Actualizar en cascada

los campos relacionados.

NOTAS

Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes condiciones para

exigir la integridad referencial:

El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice único.

Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo Autonumérico

puede estar relacionado con un campo de tipo Número cuya propiedad Tamaño del campo tenga el valor Largo

entero.

Ambas tablas existen en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad referencial en

las tablas vinculadas. Sin embargo, si las tablas de origen tienen formato de Access, se puede abrir la base de

datos en las que están almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa base de datos.
Configurar las opciones en cascada
Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una relación. En ese caso,

es necesario que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una sola operación. De ese

modo, la actualización es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y

otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados.

Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a

continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a

la clave principal.

Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Compañía de

transporte y todos los pedidos relacionados de esa compañía de transporte. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en

cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de verificación Eliminar

en cascada los registros relacionados, Access elimina automáticamente todos los registros que hacen referencia a la

clave principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal.

Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,

aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.

4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las

tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la

tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo

Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de

exploración.

5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación

aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

6. Haga doble clic en la línea de relación.

O bien,

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

8. Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en cascada los

registros relacionados, o bien, active ambas.

9. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

NOTA Si la clave principal es un campo Autonumérico (tipo de datos Autonumérico: tipo de datos de campo que, en una

base de datos de Microsoft Access, almacena automáticamente un número exclusivo para cada registro en el momento en

que éste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de números: secuencial, aleatorio e Id. de réplica.), la

activación de la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto porque

no se puede cambiar el valor de un campo Autonumérico.

Volver al principio

Eliminar una relación de tabla

Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ficha de documentos Relaciones. Coloque el

cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea. La línea de relación aparece con

mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se

quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya

no evitará automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón

Relaciones.

Aparece la ficha de documentos Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones,

aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.

4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las

tablas ocultas (tablas con la casilla de verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la

tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo

Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de

exploración.

5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación

aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

6. Presione la tecla SUPRIMIR.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Eliminar.

7. Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la relación

seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.

NOTA Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona u otro proceso,

o bien, en un objeto de base de datos abierto como puede ser un formulario, no se podrá eliminar la relación. Es preciso

cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación.

Volver al principio

Vea también
Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal
Conceptos básicos del diseño de una base de datos
Guía de relaciones de tablas

Insertar o agregar un campo de texto enriquecido

En Microsoft Office Access 2007, puede almacenar texto con formato enriquecido en una base de datos. Para ello, utilice un

campo Memo y configure la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) del campo (nuevo en Office Access 2007) en

RichText. Puede aplicar el formato a todo el contenido del campo, o a parte de él, editando el campo con un control
dependiente en un formulario o cuando el campo se muestra en una hoja de datos. También puede aplicar el formato a

todos los campos al ver un informe en la vista Presentación (nuevo en Office Access 2007).

En este artículo se explica cómo insertar un campo Memo que utiliza texto enriquecido y cómo dar formato a texto utilizando

las opciones de formato de texto enriquecido.

En este artículo

¿Qué es el texto enriquecido?

Presentación de la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat)

Crear un campo de texto enriquecido

Cambiar un campo existente de texto sin formato a un campo de texto enriquecido

Aplicar opciones de formato al texto

Cambiar texto enriquecido a un campo de texto sin formato

Qué hacer cuando la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) no está sincronizada

¿Qué es el texto enriquecido?

El texto enriquecido es un texto con opciones de formato comunes, como negritas y cursivas, que no están disponibles en

el texto sin formato. Puede dar formato a los datos utilizando las herramientas de formato comunes de los programas 2007

Microsoft Office system, como Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office PowerPoint 2007.Office Access 2007 aplica en

segundo plano el código de formato HTML (Lenguaje de marcas de hipertexto) a los datos. Access utiliza HTML porque

proporciona un mayor grado de compatibilidad con campos de texto enriquecido guardados en las listas de .

En la tabla siguiente se enumeran las opciones de formato de texto enriquecido compatibles con Office Access 2007:
Icono Opción Descripción

Nombre de fuente Selecciona un tipo diferente de letra.

Tamaño de fuente Selecciona un tamaño de fuente.

Negrita Pone en negrita el texto seleccionado. Si el texto

ya está en negrita, la quita.

Cursiva Pone en cursiva el texto seleccionado. Si el texto

ya está en cursiva, la quita.

Subrayado Subraya el texto. Si el texto ya está subrayado,

lo quita.

Alinear a la izquierda Alinea el texto con el margen izquierdo.

Centrar Centra el texto dentro de los márgenes.

Alinear a la derecha Alinea el texto con el margen derecho.

Numeración Inicia la numeración de los párrafos. El número

aparece antes de cada párrafo.

Viñetas Inicia la colocación de una viñeta delante de

cada párrafo.
 Color de fuente Selecciona un color de fuente de primer plano.

Color de texto resaltado Hace que el texto parezca como si estuviera

marcado con un rotulador.

Disminuye la sangría Reduce la sangría de párrafo.

Aumenta la sangría Aumenta la sangría de párrafo.

De izquierda a derecha Rellena el control de izquierda a derecha.

De derecha a izquierda Rellena el control de derecha a izquierda.

Office Access 2007 almacena el texto enriquecido utilizando un tipo de datos Memo. Es el único tipo de datos de Access

que tiene compatibilidad integrada para texto enriquecido. Para crear un campo para almacenar texto enriquecido, se crea

un campo Memo y se establece la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) en RichText.

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Presentación de la propiedad FormatoDeTexto

(TextFormat)
La mayoría de los controles, campos y objetos de Access tienen una serie de propiedades asociadas. Una propiedad es un

valor con nombre que define alguna característica del objeto , como su posición, tamaño y si es o no visible. La propiedad

FormatoDeTexto (TextFormat) conserva la configuración que determina si el texto se trata como texto enriquecido o texto

sin formato. Los dos valores posibles son los siguientes:

Propiedad FormatoDeTexto
(TextFormat) Descripción

RichText El texto se muestra como texto enriquecido y se almacena y se interpreta como formato HTML
enriquecido.

PlainText El texto se muestra como texto normal y se interpreta como texto sin formato.

Se establece la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) en el campo Memo de la vista Diseño de tabla. El valor que se

establece se hereda de cualquier cuadro de texto que haya creado para mostrar los datos en el campo Memo. Sin

embargo, el valor sólo se hereda cuando crea el control. Por tanto puede cambiar el valor utilizando la hoja de propiedades

del cuadro de texto.

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Crear un campo de texto enriquecido

Almacena el texto enriquecido en un campo que utiliza el tipo de datos Memo. Es el único tipo de datos que tiene

compatibilidad integrada para mostrar y almacenar texto enriquecido. Para crear un campo que pueda almacenar texto

enriquecido, primero debe crear un campo Memo y, a continuación, establecer la propiedad FormatoDeTexto

(TextFormat) del campo Memo en RichText.

Crear un campo Memo para almacenar texto enriquecido
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de diálogo Abrir, abra la base de datos en la que desea agregar el campo.

3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desea agregar el campo de

texto enriquecido y a continuación, haga clic en Vista Diseño.

4. En la cuadrícula de diseño de tabla, busque la primera fila vacía. A continuación, en la columna Nombre de

campo, escriba un nombre de campo.

5. En la columna Tipo de datos, seleccione Memo.

6. En Propiedades de campo, haga clic en la ficha General.

7. Haga clic en el cuadro Formato de texto y seleccione Texto enriquecido.

8. Para guardar la tabla, haga clic en Guardar en la barra de herramientas Barra de herramientas de

acceso rápido.

Después de crear el campo Memo, puede escribir y dar formato al texto enriquecido en la vista Hoja de datos o Formulario.

Para obtener más información sobre cómo dar formato de texto enriquecido, vea la sección Aplicar opciones de formato al

texto, más adelante en este artículo.

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Cambiar un campo existente de texto sin formato a un

campo de texto enriquecido
Si desea cambiar un campo Memo para que pueda almacenar texto enriquecido, puede cambiar la propiedad

FormatoDeTexto (TextFormat) de ese campo de PlainText a RichText. Si desea cambiar un campo de texto existente

para que pueda almacenar texto enriquecido, primero debe cambiar el tipo de datos del campo de Texto a Memo.
Cambiar un campo Memo existente para almacenar texto enriquecido
1. Inicie Office Access 2007.

2. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

3. En el cuadro de diálogo Abrir, abra la base de datos que contiene el campo.

4. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que contiene el campo y, a

continuación, haga clic en Vista Diseño.

5. En la cuadrícula de diseño de tabla, haga clic en el campo Memo que desea cambiar a texto enriquecido.

6. En Propiedades de campo, haga clic en la ficha General.

7. Haga clic en el cuadro Formato de texto y seleccione Texto enriquecido.

8. Para guardar la tabla, haga clic en Guardar.

Cambiar un campo existente de texto para que pueda almacenar texto
enriquecido
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, abra la base de datos que contiene el campo.

3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que contiene el campo y, a

continuación, haga clic en Vista Diseño.

4. En la cuadrícula de diseño de tabla, haga clic en el campo de texto que desea cambiar a texto enriquecido.

5. En Tipo de datos, cambie Texto a Memo.

6. En Propiedades de campo, haga clic en la ficha General.

7. Haga clic en el cuadro Formato de texto y seleccione Texto enriquecido.

8. Para guardar la tabla, haga clic en Guardar.

Cuando haya almacenado el texto enriquecido en un campo Memo, puede mostrarlo en un formulario o informe utilizando

un control de cuadro de texto. El control de cuadro de texto tiene la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) que hereda

su valor inicial de la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) del campo Memo. Sin embargo, puede cambiar la

propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) en el cuadro de control de texto.

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Aplicar opciones de formato al texto

Cuando modifica un campo de texto enriquecido, ya sea en la vista Hoja de datos o en la vista Formulario, puede aplicar las

opciones de formato utilizando los comandos en la minibarra de herramientas o en los grupos Fuente y Alineación de

fuente en la ficha Inicio. Primero, debe seleccionar el texto al que desea dar formato y, a continuación, aplicar las opciones

de formato.

Cuando utiliza el mouse para seleccionar texto en un campo de tipo memo que admite texto enriquecido, aparece la

minibarra de herramientas después de haber completado la selección y soltar el botón primario del mouse. La minibarra de

herramientas incluye botones para las opciones de formato utilizadas con más frecuencia.

Suponga que desea agregar énfasis a una parte del texto aplicando formato de negrita para resaltarla.
Aplicar el formato utilizando la minibarra de herramientas
1. Haga clic y arrastre para seleccionar el texto al que desea dar formato.

Aparece la minibarra de herramientas.

2. Coloque el cursor sobre la minibarra de herramientas para hacerla más visible y haga clic en Negrita .

Cuando aparece la minibarra de herramientas, muestra las características de formato del texto seleccionado. Por ejemplo,

si el texto ya está en negrita, el botón Negrita de la barra de herramientas aparecerá resaltado.

También puede aplicar opciones de formato desde la ficha Inicio en la cinta de opciones. Suponga que desea aplicar la

opción de formato de cursiva.

Aplicar formato utilizando la cinta de opciones
1. Haga clic y arrastre para seleccionar el texto al que desea dar formato.
2. En la ficha Inicio, haga clic en el grupo Fuente, haga clic en Cursiva .

SUGERENCIA Para seleccionar una palabra rápidamente, coloque el puntero en la palabra y haga doble clic. Para

seleccionar el párrafo completo, haga clic tres veces.

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Cambiar texto enriquecido a un campo de texto sin formato

Puede cambiar el campo de texto enriquecido a texto sin formato y quitar todo el formato cambiando la propiedad

FormatoDeTexto (TextFormat) a PlainText. Cuando cambia un campo de texto enriquecido a texto sin formato, Office

Access 2007 le indicará con un aviso que todo el formato se quitará. Una vez aplicado el cambio a texto sin formato y se

haya guardado la tabla, no se puede deshacer el campo.

Cambiar un campo de texto enriquecido a texto sin formato
1. Inicie Office Access 2007.

2. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

3. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos que contiene el campo.

4. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que contiene el campo y, a

continuación, haga clic en Vista Diseño.

5. En la cuadrícula de diseño de tabla, haga clic en el campo Memo que desea cambiar a texto enriquecido.

6. En Propiedades de campo, haga clic en la ficha General.

7. Haga clic en el cuadro Formato de texto y seleccione Texto sin formato.

8. Para guardar la tabla, haga clic en Guardar.

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Qué hacer cuando la propiedad FormatoDeTexto

(TextFormat) no está sincronizada
Para que la compatibilidad de texto enriquecido funcione correctamente, debe establecer la propiedad FormatoDeTexto

(TextFormat) tanto en el campo Memo como en cualquier control de cuadro de texto que muestre este campo.

Normalmente, las propiedades FormatoDeTexto (TextFormat) deben ser iguales. Por ejemplo, la propiedad

FormatoDeTexto (TextFormat) para el campo y para el control debe establecerse en RichText si desea que admita el

texto con formato enriquecido. Si no desea el texto enriquecido, la propiedad en ambos debe establecerse en PlainText. Si

la propiedad FormatoDeTexto (TextFormat) en el campo Memo se establece en RichText y la propiedad

FormatoDeTexto (TextFormat) en el cuadro de texto se establece en PlainText, verá el HTML de texto enriquecido

completo en el cuadro de texto en la vista Formulario y en la vista Hoja de datos.

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Para obtener más información
Para obtener más información sobre cómo dar formato a los datos, vea Dar formato a los datos en filas y

columnas.

Vea también
Crear tablas en una base de datos
Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla
Insertar, cambiar o eliminar un campo Memo

Insertar, cambiar o eliminar un campo Memo

Se usa un campo Memo cuando se necesita almacenar gran cantidad de texto en una base de datos. En este tema se

explica cómo se usa Microsoft Office Access 2007 para agregar un campo Memo a tablas nuevas y existentes de una base

de datos.

¿Qué desea hacer?

Descripción de los campos Memo

Agregar un campo Memo en la vista Hoja de datos

Agregar un campo Memo en la vista Diseño

Eliminar un campo Memo

Referencia a las propiedades de los campos Memo

Descripción de los campos Memo

Si es la primera vez que usa Access, recuerde que los datos de una base de datos residen en una o varias tablas. La

información se puede ver en una hoja de datos (una cuadrícula que se parece a una hoja de cálculo de Excel), en un

formulario de entrada de datos o un informe pero, en última instancia, los datos residen en una o varias tablas. A su vez,

cada tabla se compone de un conjunto de campos (columnas) y está configurada de modo que acepte un tipo específico de

datos. Por ejemplo, se establece el tipo de datos de un campo en Fecha/Hora cuando se necesitan almacenar fechas y

horas, y se establece en el tipo de datos Memo cuando se necesita almacenar gran cantidad de texto.
Especificaciones de los campos Memo
Los campos Memo de Office Access 2007 pueden almacenar hasta 1 gigabyte de caracteres, o 2 gigabytes de

almacenamiento (2 bytes por carácter), de los cuales se pueden mostrar 65.535 caracteres en un control de un formulario o

informe. Además, a partir de ahora se puede aplicar formato de texto enriquecido a los datos de los campos Memo. Por

ejemplo, se pueden configurar los colores, cambiar las fuentes y aplicar el formato de negrita o cursiva a los datos.

Para obtener más información sobre cómo aplicar formato a los datos de texto enriquecido de un campo Memo, vea el

artículo Formato de datos en tablas, formularios e informes.

Formas de crear un campo Memo
Office Access 2007 incluye varias formas de agregar un campo Memo a una tabla nueva o existente:
 Vista Hoja de datos Se puede agregar un campo Memo a una tabla nueva o existente en la vista Hoja de

datos agregando un nuevo campo y pegando más de 256 caracteres de texto en una fila en blanco del campo o

seleccionando el tipo de datos Memo de una lista desplegable.

Vista Diseño Se usa la vista Diseño cuando se desea agregar un campo Memo, habilitar la edición de texto

enriquecido para el campo y establecer las propiedades que no se pueden configurar en la vista Diseño, como los

valores predeterminados. Para obtener más información sobre las propiedades que se pueden establecer para un

campo Memo, vea la sección Referencia a las propiedades de los campos Memo.

Se puede usar cualquiera de las dos técnicas al crear tablas nuevas o modificar tablas existentes.

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Agregar un campo Memo en la vista Hoja de datos

Los pasos que se muestran en esta sección describen cómo agregar un campo Memo a una tabla existente y una tabla

nueva en la vista Hoja de datos. Si es la primera vez que usa Access, observe que una hoja de datos es una cuadrícula

similar a una hoja de cálculo de Excel.

Agregar un nuevo campo Memo a una tabla existente

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.

Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

4. Si es necesario, desplácese horizontalmente hasta el primer campo en blanco.

De forma predeterminada, Access muestra Agregar nuevo campo en la fila de encabezado de todos los nuevos

campos, de este modo:

5. Haga doble clic en la fila de encabezado y escriba un nombre para el nuevo campo.

Normalmente, los nombres que se aplican a un campo Memo son "Comentarios" o "Notas".

6. Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y escriba un bloque de texto mayor que

256 caracteres.

Access aplica al campo el tipo de datos Memo porque contiene más de 256 caracteres. Asimismo, se pueden

pegar más de 256 caracteres de datos de texto en la primera fila.

7. Guarde los cambios.

Agregar un campo Memo a una tabla nueva

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access abrirá la nueva tabla en la vista Hoja de datos.

4. Haga doble clic en la fila de encabezado del primer campo de la tabla (denominado Agregar nuevo campo) y

escriba un nombre para el campo. Normalmente, los nombres que se aplican a un campo Memo son

"Comentarios" o "Notas".

5. Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y escriba un bloque de texto mayor que

256 caracteres. Access aplica al campo el tipo de datos Memo porque contiene más de 256 caracteres.

Asimismo, se pueden pegar más de 256 caracteres de datos de texto en la primera fila.

6. Guarde los cambios.

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Agregar un campo Memo en la vista Diseño

Se usa la vista Diseño cuando se necesita agregar un campo Memo a una tabla nueva o existente y, a continuación,

configurar el campo de modo que admita el formato de texto enriquecido. Los pasos que se muestran en esta sección

describen cómo se agrega un campo Memo a una tabla nueva y una tabla existente, y cómo se configura el campo Memo

para que admita la edición de texto enriquecido.

Agregar un campo Memo a una tabla existente

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a

continuación, haga clic en Vista Diseño.

4. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y escriba un nombre para el campo.

Normalmente, los nombres que se aplican a un campo Memo son "Comentarios" o "Notas".

5. Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Memo en la lista.

6. Guarde los cambios.

Agregar un campo Memo a una tabla nueva

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

4. Haga clic con el botón secundario en la ficha de documento de la nueva tabla y haga clic en Vista Diseño en

el menú contextual.

5. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y escriba un nombre para el campo.

Normalmente, los nombres que se aplican a un campo Memo son "Comentarios" o "Notas".

6. Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Memo en la lista.

7. Guarde los cambios y, si desea habilitar la edición de texto enriquecido para el campo, prosiga con los pasos

que se detallan a continuación.

Habilitar la edición de texto enriquecido

Bajo Propiedades del campo, en la ficha General, busque el cuadro de la propiedad Formato de texto y

cambie el valor de Texto sin formato a Texto enriquecido.

NOTA Si enlaza un cuadro de texto al campo Memo, también deberá establecer la propiedad Formato de texto del

cuadro de texto en Texto enriquecido.

Para obtener información sobre cómo aplicar el formato de texto enriquecido a los datos, vea los artículos Formato de datos

en tablas, formularios e informes y Escribir o modificar datos en un control o una columna que admite texto enriquecido.

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Eliminar un campo Memo

Se puede usar la vista Hoja de datos o Diseño para quitar un campo Memo de una tabla. Sin embargo, al eliminarse un

campo Memo que contiene datos, esos datos se pierden de forma permanente. No se puede deshacer la eliminación. Por

ese motivo, se recomienda crear una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar campos de tabla u otros

componentes de la base de datos.

Eliminar un campo Memo en la vista Hoja de datos

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.

Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

4. Busque el campo Memo, haga clic con el botón secundario en la fila de encabezado (el nombre) y haga clic

en Eliminar columna.

5. Haga clic en Sí para confirmar la eliminación.

Eliminar un campo Memo en la vista Diseño

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a

continuación, haga clic en Vista Diseño.

Access abre la tabla en la vista Diseño.

4. Haga clic en el selector de filas (cuadrado en blanco) situado junto al campo Memo y presione SUPRIMIR.

O bien,

Haga clic con el botón secundario en el selector de filas y haga clic en Eliminar filas.

5. Haga clic en Sí para confirmar la eliminación.

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Referencia a las propiedades de los campos Memo

Cuando se usa la vista Diseño para agregar un campo Memo a una tabla, se pueden establecer y cambiar varias

propiedades del campo. En esta tabla se muestran las propiedades de los campos Memo y se describe su uso así como las

implicaciones de establecer o cambiar las propiedades.

Propiedad Uso

Formato Permite especificar caracteres de formato personalizados para definir un formato de presentación. Los formatos definidos
con esta propiedad aparecen en las hojas de datos, los formularios y los informes.
Para obtener más información sobre los formatos personalizados, vea el artículo Formato de datos en tablas, formularios e
informes.
Título Especifica el nombre de los campos de texto. La propiedad acepta hasta 2.048 caracteres. Si no se especifica un título,
Access aplicará el nombre de campo predeterminado.

Valor Especifica el valor que aparece automáticamente en un campo al crearse un registro nuevo. Por ejemplo, se puede
predeterminado especificar el valor "Escriba hasta 65 KB de texto". De este modo, se recuerda a los usuarios que están trabajando con un
campo Memo. Longitud máxima (del valor predeterminado): 255 caracteres.

Regla de Especifica los requisitos de los datos especificados en un registro, campo o control. Cuando se especifican datos que no
validación cumplan la regla definida para el campo, se puede usar la propiedad Texto de validación para especificar el mensaje de
error resultante. Longitud máxima: 2.048 caracteres.
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una regla de validación para
validar los datos de un campo.

Texto de Permite especificar el texto del mensaje de error que aparece cuando los usuarios infringen una regla de validación.
validación Longitud máxima: 255 caracteres.
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una regla de validación para
validar los datos de un campo.

Requerido Cuando su valor es Sí, es preciso especificar un valor en el campo o en los controles enlazados al campo. Además, el valor
no puede ser nulo.

Permitir longitud Cuando su valor es Sí, se pueden escribir cadenas de longitud cero en un campo. Una cadena de longitud cero no contiene
cero caracteres y se usan para indicar que se sabe que no existe ningún valor para un campo. Las cadenas de longitud cero se
escriben mediante un par de comillas dobles sin espacio entre ellas ("").

Indizado Permite usar índices para acelerar las consultas y las operaciones de ordenación y agrupamiento ejecutadas con grandes
cantidades de datos. Los índices se pueden usar asimismo para evitar que los usuarios especifiquen información duplicada.
Opciones:
No Desactiva la indización (predeterminado).
Sí (con duplicados) Indiza el campo y permite valores duplicados. Por ejemplo, puede haber nombres y
apellidos duplicados.
Sí (sin duplicados) Indiza el campo y no permite valores duplicados.

Compresión Access usa Unicode para representar datos en los campos de tipo Texto, Memo e Hipervínculo. Unicode ocupa más espacio
Unicode de almacenamiento porque usa 2 bytes por carácter en vez de uno. Para reducir el tamaño de archivo, el valor
predeterminado de la propiedad Compresión Unicode de un campo de tipo Texto, Memo o Hipervínculo es Sí. Cuando su
valor está establecido en Sí, cualquier carácter cuyo primer byte sea 0 se comprime cuando se almacena y se descomprime
cuando se recupera.
Los datos de un campo Memo no se comprimen a menos que requieran 4.096 bytes o menos de espacio de
almacenamiento tras la compresión. Por ello, puede que el contenido de un campo Memo se comprima en un registro, pero
no se comprima en otro registro.

Modo IME Especifica un Editor de métodos de entrada, que es una herramienta para usar las versiones de Access en inglés con
archivos creados en japonés o coreano. Valor predeterminado: Sin control. Para obtener más información sobre el uso de
esta propiedad, presione F1.

Modo de Especifica el tipo de datos que se puede especificar con un Editor de métodos de entrada. Para obtener más información
oraciones IME sobre el uso de esta propiedad, presione F1.

Etiquetas Permite especificar una o varias etiquetas inteligentes para el campo y los controles enlazados al campo. Las etiquetas
inteligentes inteligentes son componentes que reconocen los tipos de datos de un campo y permiten realizar acciones en función de
esos tipos de datos. Por ejemplo, en un campo denominado Dirección de correo electrónico, una etiqueta inteligente puede
iniciar un nuevo mensaje de correo o agregar la dirección a una lista de contactos.

Haga clic en para ver una lista de las etiquetas inteligentes disponibles.

Formato de texto Habilita o deshabilita la edición de texto enriquecido. Seleccione Texto enriquecido para habilitar la edición de texto
enriquecido.
NOTA Si habilita la edición de texto enriquecido para el campo y, a continuación, enlaza un control de cuadro de texto
al campo, también deberá habilitar la edición de texto enriquecido para el control.
Si desea obtener más información sobre cómo habilitar la edición de texto enriquecido para un control y cómo usar el
formato en general, vea el artículo Formato de datos en tablas, formularios e informes.

Alineación del Especifica la alineación de los datos de un campo Memo. Las opciones son éstas:
texto General Alinea el texto a la izquierda y los números y las fechas a la derecha.
Izquierda Alinea todos los textos, fechas y números a la izquierda.
Centrar Centra todos los textos, fechas y números.
Derecha Alinea todos los textos, fechas y números a la derecha.
Distribuir Justifica todos los textos, fechas y números de manera uniforme con respecto a ambos lados del
campo o cuadro de texto.

Sólo anexar Cuando está habilitada esta propiedad, los usuarios pueden agregar datos al campo Memo, pero no pueden cambiar ni
quitar los datos existentes.
NOTA De forma predeterminada, si intenta situar el puntero en un campo Memo con esta propiedad habilitada, Access
ocultará el texto.

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Insertar, crear o eliminar un campo que almacena datos de
texto
Se agrega un campo de tipo Texto a una tabla cuando se necesitan almacenar pequeñas cantidades de datos de texto,

como nombres, direcciones y números de teléfono. En este artículo se explica cómo usar Microsoft Office Access 2007 para

agregar y eliminar un campo de tipo Texto de tablas de base de datos nuevas y existentes.

Obtener información sobre los campos de tipo Texto

Si es la primera vez que usa Office Access 2007, recuerde que los datos de una base de datos están almacenados en una

o varias tablas. La información se puede ver en una hoja de datos (una cuadrícula que se parece a una hoja de cálculo de

Microsoft Office Excel 2007) o en un formulario de entrada de datos o informe, pero la base de datos almacena todos los

datos en una o varias tablas. A su vez, cada tabla se compone de un conjunto de campos (columnas) y cada campo está

configurado para aceptar un tipo específico de datos. Por ejemplo, se establece el tipo de datos de un campo en

Fecha/Hora cuando se necesitan almacenar fechas y horas. Se establece el tipo de datos de un campo en Texto cuando se

necesitan almacenar datos de texto como nombres, direcciones o números de teléfono. Si se van a almacenar grandes

cantidades de texto (más de 256 caracteres), se debe establecer el tipo de datos del campo en Memo.
Especificaciones de los campos de tipo Texto
Los campos de tipo Texto de Office Access 2007 pueden almacenar hasta 256 caracteres alfanuméricos. Se pueden

mostrar los 256 caracteres en el campo de una tabla y en un control de un formulario o informe. A diferencia de los campos

Memo, no se puede aplicar el formato de texto enriquecido a los datos de un campo de tipo Texto. Sin embargo, se pueden

aplicar formatos de presentación personalizados así como máscaras de entrada que controlan cómo los usuarios escriben

los datos.

Para obtener más información sobre los formatos de los datos de texto, vea el artículo Formato de datos en tablas,

formularios e informes. Para obtener información sobre las máscaras de entrada, vea el artículo Crear una máscara de

entrada para especificar los valores de campos o controles con un formato determinado.
Métodos para crear un campo de tipo Texto
Office Access 2007 incluye varias formas de agregar un campo de tipo Texto a una tabla nueva o existente:

Vista Hoja de datos Se puede agregar un campo de tipo Texto a una tabla nueva o existente en la vista

Hoja de datos agregando un nuevo campo y, a continuación, escribiendo texto en una fila en blanco del campo, o

bien, pegando hasta 256 caracteres de texto en una fila en blanco. Asimismo, se puede seleccionar el tipo de

datos en una lista desplegable y establecer propiedades como Se requiere, que obliga a los usuarios a

especificar una fecha en el campo, y Es única, que obliga a los usuarios a especificar un valor no duplicado en el

campo.

Vista Diseño Se usa la vista Diseño para agregar un campo de tipo Texto y establecer las propiedades del

campo que no se pueden establecer en la vista Hoja de datos. Esas propiedades incluyen las máscaras de

entrada y un valor predeterminado del campo. Para obtener más información sobre las propiedades de campo

que se pueden establecer en la vista Diseño, vea la sección Referencia a las propiedades de los campos de tipo

Texto, que aparece al final de este artículo.

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Agregar un campo de tipo Texto en la vista Hoja de datos

Los pasos que se describen en esta sección explican cómo se agrega un campo de tipo Texto a una tabla existente y una

tabla nueva en la vista Hoja de datos. Si es la primera vez que usa Access, recuerde que una hoja de datos es una

cuadrícula cuya apariencia es similar a la de una hoja de cálculo de Office Excel 2007.

Agregar un campo de tipo Texto a una tabla existente

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.

Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

4. Si es necesario, desplácese horizontalmente hasta el primer campo en blanco. De forma predeterminada,

Access muestra Agregar nuevo campo en la fila de encabezado de todos los nuevos campos.

5. Haga doble clic en la fila de encabezado y, a continuación, escriba un nombre para el nuevo campo.

6. Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y, a continuación, escriba un bloque de

texto o una combinación de texto y números. Se puede escribir un máximo de 256 caracteres. Access deduce el

tipo de datos Texto para el campo cuando se escribe texto o una combinación de texto y números, y el número de

caracteres no es mayor que 256. Si se escriben más de 256 caracteres, Access deduce el tipo de datos Memo.

O bien,

Pegue hasta 256 caracteres de datos de texto en la primera fila.

7. Guarde los cambios.

Agregar un campo de tipo Texto a una tabla nueva

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access abrirá la nueva tabla en la vista Hoja de datos. Esta figura es un ejemplo de una tabla nueva:

4. Haga clic en Guardar y en el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.

5. Haga doble clic en la fila de encabezado del primer campo de la tabla (denominado Agregar nuevo campo)

y, a continuación, escriba un nombre para el campo.

6. Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y, a continuación, escriba un bloque de

texto o una combinación de texto y números. Se puede escribir un máximo de 256 caracteres. Access deduce el
 tipo de datos Texto para el campo cuando se escribe texto o una combinación de texto y números, y el número de

caracteres no es mayor que 256. Si se escriben más de 256 caracteres, Access deduce el tipo de datos Memo.

O bien,

Pegue hasta 256 caracteres de datos de texto en la primera fila.

O bien,

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipos de datos y formato, de la lista Tipo de datos, seleccione Texto.

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Agregar un campo de tipo Texto en la vista Diseño

Se usa la vista Diseño para agregar un campo de tipo Texto a una tabla nueva o existente y, a continuación, establecer o

cambiar las propiedades del campo que no se pueden establecer o cambiar en la vista Hoja de datos. Por ejemplo, se

puede especificar una máscara de entrada o una regla de validación. Los pasos que se describen en esta sección explican

cómo se agrega un campo de tipo Texto y cómo se configuran las propiedades del campo.

Agregar un campo de tipo Texto a una tabla existente

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a

continuación, haga clic en Vista Diseño.

4. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y, a continuación, escriba un nombre

para el campo.

5. Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Texto en la lista.

6. Guarde los cambios.

Agregar un campo de tipo Texto a una tabla nueva

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

4. Haga clic en Guardar y en el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.

5. Haga clic con el botón secundario en la ficha de documento de la nueva tabla y haga clic en Vista Diseño.

6. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y, a continuación, escriba un nombre

para el campo.

7. Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Texto en la lista.

8. Guarde los cambios. Si desea establecer las propiedades del campo, deje abierta la tabla en la vista Diseño y

prosiga con los pasos que se detallan a continuación.

Establecer o cambiar las propiedades de campo

1. En la ficha General, en la sección inferior del diseñador de tablas, bajo Propiedades del campo, busque la

propiedad que desee cambiar.

2. Seleccione el campo situado junto al nombre de la propiedad. Según la propiedad, puede escribir datos

(como texto predeterminado o una máscara de entrada), iniciar el Generador de expresiones haciendo clic en

o seleccionar una opción de una lista.

Para obtener información sobre cómo usar cada propiedad de campo, seleccione la propiedad y, a continuación,

presione F1.

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Eliminar un campo de tipo Texto

Se puede usar la vista Hoja de datos o Diseño para eliminar un campo de tipo Texto de una tabla. Sin embargo, al

eliminarse un campo de tipo Texto que contiene datos, esos datos se pierden de forma permanente. No se puede deshacer

la eliminación. Por ese motivo, se recomienda crear una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar campos

de tabla u otros componentes de la base de datos.

Eliminar un campo de tipo Texto en la vista Hoja de datos

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.

Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

4. Busque el campo de tipo Texto, haga clic con el botón secundario en la fila de encabezado (el nombre) y, a

continuación, haga clic en Eliminar columna.

Eliminar un campo de tipo Texto en la vista Diseño

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a

continuación, haga clic en Vista Diseño.

Access abre la tabla en la vista Diseño.

4. Haga clic en el selector de filas (cuadrado en blanco) situado junto al campo de tipo Texto y, a continuación,

presione SUPRIMIR.

O bien,

Haga clic con el botón secundario en el selector de filas y, a continuación, haga clic en Eliminar filas.

5. Haga clic en Sí para confirmar la eliminación.

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Referencia a las propiedades de los campos de tipo Texto

Cuando se usa la vista Diseño para agregar un campo de tipo Texto a una tabla, se pueden establecer y cambiar varias

propiedades del campo. En esta tabla se muestran las propiedades de los campos de tipo Texto, se describe su uso y se

explican las implicaciones de establecerlas o cambiarlas.

Propiedad Uso

Tamaño del Permite controlar el tamaño de los campos de tipo Texto. Valores válidos: de 0 a 255. Si se deja en blanco esta
campo propiedad, el campo acepta 256 caracteres.
 Formato Permite especificar caracteres de formato personalizados para definir un formato de presentación. Los formatos definidos
con esta propiedad aparecen en las hojas de datos, los formularios y los informes.
Para obtener más información sobre los formatos personalizados, vea el artículo Formato de datos en tablas, formularios
e informes.

Máscara de Se define una máscara de entrada cuando se necesita controlar cómo los usuarios escriben datos en el campo.
entrada Para obtener más información sobre cómo usar las máscaras de entrada, vea el artículo Crear una máscara de entrada
para especificar los valores de campos o controles con un formato determinado.

Título Permite especificar el nombre de los campos de tipo Texto. Esta propiedad acepta hasta 2.048 caracteres. Si no se
especifica un título, Access aplicará el nombre de campo predeterminado.

Valor Permite especificar el valor que aparece automáticamente en un campo al crearse un registro nuevo. Por ejemplo, en una
predeterminado tabla de direcciones, se puede establecer el valor predeterminado del campo Ciudad en una determinada ciudad. Cuando
los usuarios agregan un registro a la tabla, pueden aceptar este valor o escribir el nombre de otra ciudad. Longitud
máxima: 255 caracteres.

Regla de Permite especificar los requisitos de los datos escritos en un registro completo, un campo individual o un control. Cuando
validación los usuarios escriben datos que no cumplen la regla, se puede usar la propiedad Texto de validación para especificar el
mensaje de error resultante. Longitud máxima: 2.048 caracteres.
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una regla de validación para
validar los datos de un campo.

Texto de Permite especificar el texto del mensaje de error que aparece cuando los usuarios infringen una regla de validación.
validación Longitud máxima: 255 caracteres.
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una regla de validación para
validar los datos de un campo.

Requerido Cuando el valor de esta propiedad es Sí, es preciso especificar un valor en el campo o en los controles enlazados al
campo. Además, el valor no puede ser nulo.

Permitir longitud Cuando el valor de esta propiedad es Sí, se pueden escribir cadenas de longitud cero en un campo. Una cadena de
cero longitud cero no contiene caracteres y se usa para indicar que se sabe que no existe ningún valor para un campo. Las
cadenas de longitud cero se escriben mediante un par de comillas dobles sin espacio entre ellas "".

Indizado Permite usar un índice para acelerar las consultas y las operaciones de ordenación y agrupamiento ejecutadas con
grandes cantidades de datos. Los índices se pueden usar asimismo para evitar que los usuarios especifiquen valores
duplicados. Opciones:
No Desactiva la indización (predeterminado).
Sí (con duplicados) Indiza el campo y permite valores duplicados. Por ejemplo, puede haber nombres y
apellidos duplicados.
Sí (sin duplicados) Indiza el campo y no permite valores duplicados.

Compresión Access usa Unicode para representar datos en los campos de tipo Texto, Memo e Hipervínculo. Como Unicode usa 2
Unicode bytes por carácter en vez de 1, requiere más espacio de almacenamiento.
Para compensar este efecto y ayudar a garantizar un rendimiento óptimo, Access establece el valor predeterminado de
esta propiedad en Sí para los campos de tipo Texto, Memo e Hipervínculo. Cuando el valor de esta propiedad es Sí, los
caracteres cuyo primer byte sea 0 se comprimen cuando se almacenan y se descomprimen cuando se recuperan.

Modo IME Permite especificar un Editor de métodos de entrada, que es una herramienta para usar las versiones de Access en inglés
con archivos creados con las versiones de Access en japonés o coreano. Valor predeterminado: Sin control. Para
obtener más información sobre el uso de esta propiedad, presione F1.

Modo de Permite especificar el tipo de datos que se pueden escribir mediante un Editor de métodos de entrada. Para obtener más
oraciones IME información sobre el uso de esta propiedad, presione F1.

Etiquetas Permite especificar una o varias etiquetas inteligentes para el campo y los controles enlazados al campo. Las etiquetas
inteligentes inteligentes son componentes que reconocen los tipos de datos de un campo y permiten realizar acciones en función de
esos tipos de datos. Por ejemplo, en un campo denominado Dirección de correo electrónico, una etiqueta inteligente
puede crear un nuevo mensaje de correo o agregar la dirección a una lista de contactos.

Haga clic en para ver una lista de las etiquetas inteligentes disponibles.

Alineación del Especifica la alineación de los datos de un campo Texto. Las opciones son éstas:
texto General Alinea el texto a la izquierda.
Izquierda Alinea el texto a la izquierda.
Centrar Centra todo el texto.
Derecha Alinea el texto a la derecha.
Distribuir Justifica todo el texto de manera uniforme con respecto a ambos lados del campo o cuadro de
texto.

Insertar, crear o eliminar un campo que almacena valores

de fecha
Se agrega un campo Fecha/Hora a una tabla cuando se necesitan almacenar fechas y horas. Se pueden usar datos de

fecha y hora por varios motivos personales y laborales, como cumpleaños, información de envío y facturación así como
fichas de presencia. En este artículo se explica cómo usar Microsoft Office Access 2007 para agregar y eliminar un campo

de tipo Fecha/Hora de tablas nuevas y existentes de una base de datos.

NOTA En este artículo no se explica cómo especificar los datos en un campo de tipo Fecha/Hora. Para obtener más

información sobre cómo usar los campos Fecha/Hora, vea el artículo Especificar un valor de fecha u hora.

Descripción de los campos Fecha/Hora

Si es la primera vez que usa Office Access 2007, recuerde que los datos de una base de datos se almacenan en varias

tablas. La información se puede ver en una hoja de datos (una cuadrícula que se parece a una hoja de cálculo de Microsoft

Office Excel 2007), en un formulario de entrada de datos o un informe pero, en última instancia, los datos residen en una o

varias tablas. A su vez, cada tabla se compone de un conjunto de campos (columnas) y está configurada de modo que

acepte un tipo específico de datos. Por ejemplo, se establece el tipo de datos de un campo en Fecha/Hora cuando se

necesitan almacenar fechas y horas, y éstos son los únicos tipos de valores que acepta el campo.
Especificaciones de los campos Fecha/Hora
Cuando se usa una base de datos de Access, los valores de fecha y hora podrían aparecer en diversos formatos, como un

formato europeo (28.11.2006 ó 28-11-2006), un formato surasiático (28/11/2006) o el formato de EE.UU. (11/28/2006).

Independientemente de cómo Access aplique formato a los valores de fecha y hora e independientemente de cómo se

realice la entrada de los valores de fecha y hora, los campos Fecha/Hora almacenan estos valores como números de punto

flotante de precisión doble: se trata de un sistema que también se denomina fechas de serie. En la siguiente ilustración se

representa un valor de fecha y hora de serie típico.

La parte correspondiente al entero del valor, situada a la izquierda del separador decimal, representa la fecha. La parte

fraccionaria, situada a la derecha del separador decimal, representa la hora.

El número en esta ilustración representa las 9 p.m. del 24 de diciembre de 2003. El componente de fecha es el número de

días enteros que han transcurrido desde la fecha inicial o "base" del 30/12/1899. En este ejemplo, han transcurrido 37.979

días desde el 30/12/1899 hasta el 24/12/2003. El componente de hora es una fracción de un día de 24 horas. Por lo tanto,

un valor de 0,875 multiplicado por 24 horas es igual a 21 horas o 9:00 p.m.

Los valores negativos en el componente de fecha representan fechas anteriores a la fecha base. Por ejemplo, el valor -1

como componente de fecha equivale a un día anterior a la fecha base, es decir, 29/12/1899.

El intervalo de valores de fecha válidos va de -657.434 (1 de enero de 100 D.C.) a 2.958.465 (31 de diciembre de 9999

D.C.). El intervalo de valores de hora válidos es de 0,0 a 0,9999, es decir, 23:59:59.

Al almacenar los valores de fecha y hora como números, se pueden realizar numerosos cálculos con los datos de fecha y

hora. Por ejemplo, se puede calcular el número total de horas trabajadas (para una ficha de presencia) o determinar la

antigüedad de una factura.

Formatos de los campos Fecha/Hora
Se pueden usar dos tipos de formato con los campos Fecha/Hora: un formato de entrada de datos y un formato de

presentación. Se usa una máscara de entrada, es decir, un conjunto de caracteres literales y marcadores de posición que

controlan la forma en que los usuarios escriben los datos, cuando se necesita proporcionar un formato de entrada de datos.

Se usan formatos de presentación para controlar lo que los usuarios ven en las hojas de datos, los formularios y los

informes. Access incluye dos tipos de formato de presentación: un conjunto de formatos predefinidos que se pueden elegir

en una lista y la posibilidad de crear un formato personalizado.

Para obtener más información sobre cómo usar los formatos predefinidos y personalizados, vea el artículo Formato de

datos en tablas, formularios e informes.

Para obtener información sobre las máscaras de entrada, vea el artículo Crear una máscara de entrada para especificar los

valores de campos o controles con un formato determinado.

Métodos para crear un campo Fecha/Hora
Office Access 2007 incluye varias formas de agregar un campo Fecha/Hora a una tabla nueva o existente:

Vista Hoja de datos Se puede agregar un campo Fecha/Hora a una tabla nueva o existente en la vista Hoja

de datos agregando un nuevo campo y, a continuación, escribiendo manualmente una fecha, o bien, copiando y

pegando una fecha. Asimismo, se puede seleccionar el tipo de datos de una lista desplegable y establecer

propiedades como Se requiere, que obliga a los usuarios a especificar una fecha en el campo, y Es única, que

obliga a los usuarios a especificar un valor no duplicado en el campo.

Vista Diseño Se usa la vista Diseño para agregar un campo Fecha/Hora y establecer las propiedades del

campo que no se pueden establecer en la vista Hoja de datos, incluidos los valores predeterminados y las

máscaras de entrada.

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Agregar un campo Fecha/Hora en la vista Hoja de datos

Los pasos que se muestran en esta sección describen cómo agregar un campo Fecha/Hora a una tabla existente y una

tabla nueva en la vista Hoja de datos. Si es la primera vez que usa Access, observe que una hoja de datos es una

cuadrícula que tiene un aspecto similar a una hoja de cálculo de Office Excel 2007.

Agregar un campo Fecha/Hora a una tabla existente

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.

Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

4. Si es necesario, desplácese horizontalmente hasta el primer campo en blanco. De forma predeterminada,

Access muestra Agregar nuevo campo en la fila de encabezado de todos los nuevos campos, de este modo:
5. Haga doble clic en la fila de encabezado y escriba un nombre para el nuevo campo.

6. Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y escriba una fecha.

O bien,

Pegue una fecha en la primera fila.

O bien,

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipos de datos y formato, de la lista Tipo de datos, seleccione

Fecha/Hora.

7. Guarde los cambios.

Agregar un campo Fecha/Hora a una tabla nueva

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access abrirá la nueva tabla en la vista Hoja de datos. Esta figura es un ejemplo de una tabla nueva:

4. Haga clic en Guardar , y en el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.

5. Haga doble clic en la fila de encabezado del primer campo de la tabla (denominado Agregar nuevo campo) y

escriba un nombre para el campo.

6. Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y escriba una fecha. Access deduce

automáticamente el tipo de datos Fecha/Hora cuando se escribe una fecha.

O bien,

Pegue una fecha en la primera fila.

O bien,

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipos de datos y formato, de la lista Tipo de datos, seleccione

Fecha/Hora.

Volver al principio

Agregar un campo Fecha/Hora en la vista Diseño

La vista Diseño se usa para agregar un campo Fecha/Hora a una tabla nueva o existente y, a continuación, para establecer

o cambiar las propiedades del campo en la vista Hoja de datos. Por ejemplo, se puede especificar una máscara de entrada
o una regla de validación. Para obtener más información sobre las máscaras de entrada y otras propiedades, vea la sección

Referencia a las propiedades de los campos Fecha/Hora.

Agregar un campo Fecha/Hora a una tabla existente

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a

continuación, haga clic en Vista Diseño .

4. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y escriba un nombre para el campo.

5. Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Fecha/Hora en la

lista.

6. Guarde los cambios.

Agregar un campo Fecha/Hora a una tabla nueva

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

4. Haga clic en Guardar y en el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.

5. Haga clic con el botón secundario en la ficha de documento de la nueva tabla y haga clic en Vista Diseño.

6. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y escriba un nombre para el campo.

7. Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Fecha/Hora en la

lista.

8. Guarde los cambios. Si desea establecer las propiedades del campo, deje la tabla abierta en la vista Diseño y

prosiga con los pasos que se detallan a continuación.

Establecer o cambiar las propiedades de un campo

1. En la ficha General, en la sección inferior del diseñador de tablas, bajo Propiedades del campo, busque la

propiedad que desee cambiar.

2. Seleccione el campo situado junto al nombre de la propiedad. Dependiendo de la propiedad, puede realizar

cualquiera de los siguientes procedimientos:

ƒ Introducir datos (como texto predeterminado o una máscara de entrada).

ƒ Iniciar el Generador de expresiones o el Asistente para máscaras de entrada.

ƒ Mostrar el cuadro de diálogo Etiquetas inteligentes haciendo clic en al lado del cuadro de

propiedades.

ƒ Seleccionar una opción de una lista.

Para obtener información sobre cómo usar cada propiedad de campo, seleccione la propiedad y presione F1.

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Eliminar un campo Fecha/Hora

Se puede usar la vista Hoja de datos o Diseño para eliminar un campo Fecha/Hora de una tabla. Sin embargo, al eliminarse

un campo Fecha/Hora que contiene datos, esos datos se pierden de forma permanente, no se puede deshacer la

eliminación. Por ese motivo, se recomienda crear una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar campos de

tabla u otros componentes de la base de datos.

Eliminar un campo Fecha/Hora en la vista Hoja de datos

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.

Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

4. Busque el campo Fecha/Hora, haga clic con el botón secundario en la fila de encabezado (el nombre) y haga

clic en Eliminar columna.

5. Haga clic en Sí para confirmar la eliminación.

Eliminar un campo Fecha/Hora en la vista Diseño

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a

continuación, haga clic en Vista Diseño .

Access abre la tabla en la vista Diseño.

4. Haga clic en el selector de filas (cuadrado en blanco) situado junto al campo Fecha/Hora y, a continuación,

presione SUPRIMIR.

O bien,

Haga clic con el botón secundario en el selector de filas y haga clic en Eliminar filas.

5. Haga clic en Sí para confirmar la eliminación.

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Referencia a las propiedades de los campos Fecha/Hora

Cuando se usa la vista Diseño para agregar un campo Fecha/Hora a una tabla, se pueden establecer y cambiar varias

propiedades del campo. En esta tabla se muestran las propiedades de los campos Fecha/Hora y se describe su uso así

como las implicaciones de establecer o cambiar las propiedades.

Propiedad Uso

Formato Permite especificar caracteres de formato personalizados para definir un formato de presentación. Los formatos
definidos con esta propiedad aparecen en las hojas de datos, los formularios y los informes. Para obtener más
información sobre los formatos personalizados, vea el artículo Formato de datos en tablas, formularios e informes.

Máscara de
entrada Especifique una cadena de máscara de entrada o haga clic en a fin de iniciar el Asistente para máscaras de
entrada.
Para obtener más información sobre cómo crear y usar las máscaras de entrada, vea los artículos Crear una máscara de
entrada para especificar los valores de campos o controles con un formato determinado y Formato de datos en tablas,
formularios e informes.

Título Especifica el nombre de los campos de Fecha/Hora. Si no se especifica un título, Access aplicará el nombre de campo
predeterminado.

Valor Especifica el valor que aparece automáticamente en un campo al crearse un registro nuevo. Por ejemplo, puede
predeterminado especificar una función como Fecha() para mostrar automáticamente la fecha de hoy.
 Regla de Especifica los requisitos de los datos especificados en un registro completo, campo individual o control en un formulario
validación o informe. Cuando se especifican datos que no cumplan la regla, se puede usar la propiedad Texto de validación para
especificar el mensaje de error resultante. Longitud máxima: 2.048 caracteres.
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una regla de validación
para validar los datos de un campo.

Texto de Permite especificar el texto del mensaje de error que aparece cuando los usuarios infringen una regla de validación.
validación Longitud máxima: 255 caracteres.
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una regla de validación
para validar los datos de un campo.

Requerido Cuando esta propiedad se establece en Sí, es preciso especificar un valor en el campo o en los controles enlazados al
campo. Además, el valor no puede ser nulo.

Indizado Permite usar un índice para acelerar las consultas y las operaciones de ordenación y agrupamiento ejecutadas con
grandes cantidades de datos. Los índices se pueden usar asimismo para evitar que los usuarios especifiquen valores
duplicados. Opciones:
No Desactiva la indización (predeterminado).
Sí (con duplicados) Indiza el campo y permite valores duplicados. Por ejemplo, puede haber nombres y
apellidos duplicados.
Sí (sin duplicados) Indiza el campo y no permite valores duplicados.

Modo IME Especifica un Editor de métodos de entrada, que es una herramienta para usar las versiones de Access en inglés con
archivos creados con las versiones en japonés o coreano de Access. Valor predeterminado: Sin control. Para obtener
más información sobre el uso de esta propiedad, presione F1.

Modo de oraciones Especifica el tipo de datos que se puede especificar mediante un Editor de métodos de entrada. Para obtener más
IME información sobre el uso de esta propiedad, presione F1.

Etiquetas Permite especificar una o varias etiquetas inteligentes para el campo y los controles enlazados al campo. Las etiquetas
inteligentes inteligentes son componentes que reconocen los tipos de datos de un campo y permiten realizar acciones en función de
esos tipos de datos. Por ejemplo, se puede seleccionar un campo Fecha/Hora y, a continuación, usar una etiqueta
inteligente para abrir el calendario personal.

Haga clic en al lado del cuadro de la propiedad para ver una lista de etiquetas inteligentes disponibles.

Alineación del Especifica la alineación de los datos de un campo Fecha/Hora. Las opciones son éstas:
texto General Alinea el texto a la izquierda y los números y las fechas a la derecha.
Izquierda Alinea todos los textos, fechas y números a la izquierda.
Derecha Alinea todos los textos, fechas y números a la derecha.
Centro Centra todos los textos, fechas y números.
Distribuir Justifica todos los textos, fechas y números de manera uniforme con respecto a ambos lados
del campo o cuadro de texto.

Mostrar el Selector Muestra u oculta un control de calendario emergente que aparece cuando los usuarios hacen clic en los campos
de fecha Fecha/Hora. Valor predeterminado: Para fechas. Seleccione Nunca para ocultar el control.

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Insertar, crear o eliminar un campo que almacena valores

numéricos
Se agrega un campo de tipo Número a una tabla cuando se necesitan almacenar datos numéricos, como cifras de ventas.

En este artículo se explica cómo usar Microsoft Office Access 2007 para agregar y eliminar un campo de tipo Número de

tablas de base de datos nuevas y existentes.

Obtener información sobre los campos de tipo Número

Si es la primera vez que usa Office Access 2007, recuerde que los datos de una base de datos están almacenados en una

o varias tablas. La información se puede ver en una hoja de datos (una cuadrícula que se parece a una hoja de cálculo de

Microsoft Office Excel 2007) o en un formulario de entrada de datos o informe, pero la base de datos almacena todos los

datos en una o varias tablas. A su vez, cada tabla se compone de un conjunto de campos (columnas) y cada campo está

configurado para aceptar un tipo específico de datos. Por ejemplo, se establece el tipo de datos de un campo en

Fecha/Hora cuando se necesitan almacenar fechas y horas. Se establece el tipo de datos de un campo en Número cuando

se necesitan almacenar números que se van a usar en cálculos matemáticos.

Especificaciones de los campos de tipo Número
Se usa un campo de tipo Número para todos los cálculos matemáticos, salvo para los que implican dinero, los que

requieren un alto grado de precisión o para números que no se van a redondear hacia abajo ni hacia arriba (se usa un

campo de tipo Moneda para evitar el redondeo). El tamaño de los valores que se almacenan en un campo de tipo Número

depende de la configuración de la propiedad Tamaño del campo. Por ejemplo, se pueden configurar los campos de tipo

Número para que contengan valores de 1, 2, 4, 8 ó 16 bytes, más Id. de réplica (valores de identificador global único o

GUID) y valores decimales.

Para establecer el tamaño de los campos, abra la tabla en la vista Diseño y cambie el valor de la propiedad Tamaño del

campo. Para obtener información sobre cómo cambiar las propiedades de un campo de tipo Número, vea la sección

Establecer o cambiar las propiedades de campo. Para obtener información sobre las propiedades de campo, vea la sección

Referencia a las propiedades de los campos de tipo Número.

En la siguiente tabla se muestran los valores que puede contener cada configuración de Tamaño del campo y se explica

cuándo debe usarse cada configuración de tamaño.

Configuración de
Tamaño del campo Descripción

Byte Entero de 1 byte que contiene valores de 0 a 255.

Entero Entero de 2 bytes que contiene valores de -32.768 a +32.767.

Entero largo Entero de 4 bytes que contiene valores de -2.147.483.648 a 2.147.483.647.

Simple Entero de 4 bytes que contiene valores de -3,4 x 1038 a +3,4 x 1038 y hasta 7 dígitos significativos.

Doble Número de punto flotante de 8 bytes que contiene valores de -1,797 x 10308 a +1,797 x 10308 y hasta 15 dígitos
significativos.

Id. de réplica Identificador global único (GUID) de 16 bytes. Los identificadores GUID aleatoriamente creados son
suficientemente largos de modo que no es probable que se superpongan. Se usan para diversas aplicaciones, como
el seguimiento de mercancías.

Decimal Entero de 12 bytes con una precisión decimal definida que puede contener valores de -1028 a +1028. La precisión
predeterminada es 0. La escala predeterminada (número de posiciones decimales que se muestran) es 18. El valor
máximo de la escala es 28.

Además de configurar el tamaño de los campos y otras propiedades, se pueden aplicar a los datos numéricos formatos de

presentación predefinidos y personalizados así como máscaras de entrada.

Para obtener más información sobre los formatos de los datos numéricos, vea el artículo Formato de datos en tablas,

formularios e informes. Para obtener información sobre las máscaras de entrada, vea el artículo Crear una máscara de

entrada para especificar los valores de campos o controles con un formato determinado.
Métodos para crear un campo de tipo Número
Office Access 2007 incluye varias formas de agregar un campo Número a una tabla nueva o existente:

Vista Hoja de datos Se puede agregar un campo de tipo Número a una tabla nueva o existente en la vista

Hoja de datos agregando un nuevo campo y, a continuación, escribiendo un número en una fila en blanco del

campo, o bien, pegando un número en una fila en blanco. Asimismo, se puede seleccionar el tipo de datos

Número en una lista desplegable y establecer propiedades como Se requiere, que obliga a los usuarios a

especificar una fecha en el campo, y Único, que obliga a los usuarios a especificar un valor no duplicado en el

campo.
 Vista Diseño Se usa la vista Diseño para agregar un campo de tipo Número y establecer las propiedades del

campo que no se pueden establecer en la vista Hoja de datos. Esas propiedades incluyen las máscaras de

entrada y un valor predeterminado del campo. Para obtener más información sobre las propiedades, vea la

sección Referencia a las propiedades de los campos de tipo Número.

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Agregar un campo de tipo Número en la vista Hoja de

datos
Los pasos que se describen en esta sección explican cómo se agrega un campo de tipo Número a una tabla existente y una

tabla nueva en la vista Hoja de datos. Si es la primera vez que usa Access, recuerde que una hoja de datos es una

cuadrícula cuya apariencia es similar a la de una hoja de cálculo de Office Excel 2007.

Agregar un campo de tipo Número a una tabla existente

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.

Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

4. Si es necesario, desplácese horizontalmente hasta el primer campo en blanco. De forma predeterminada,

Access muestra Agregar nuevo campo en la fila de encabezado de todos los nuevos campos, de este modo:

5. Haga doble clic en la fila de encabezado y, a continuación, escriba un nombre para el nuevo campo.

6. Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y, a continuación, escriba o pegue un

bloque de números. Access deduce el tipo de datos Número del campo cuando se escriben o se pegan números.

O bien,

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipos de datos y formato, de la lista Tipo de datos, seleccione Número

y, a continuación, en la lista Formato. Elija el formato de número que desee.

Si escribe o pega datos en el campo, Access establecerá el valor de Tamaño del campo en función del tamaño

del número que se escriba.

7. Guarde los cambios.

Agregar un campo de tipo Número a una tabla nueva

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access abrirá la nueva tabla en la vista Hoja de datos. Esta figura es un ejemplo de una tabla nueva:
4. Haga clic en Guardar y en el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.

5. Haga doble clic en la fila de encabezado del primer campo de la tabla (denominado Agregar nuevo campo)

y, a continuación, escriba un nombre para el campo.

6. Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y, a continuación, escriba un bloque de

números. Access deduce el tipo de datos Número del campo cuando se escriben números.

Además, Access establece la propiedad Tamaño del campo en función del tamaño del número que se escriba o

se pegue.

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Agregar un campo de tipo Número en la vista Diseño

Se usa la vista Diseño para agregar un campo de tipo Número a una tabla nueva o existente y, a continuación, establecer o

cambiar las propiedades del campo que no se pueden establecer o cambiar en la vista Hoja de datos. Por ejemplo, se

puede especificar una máscara de entrada o una regla de validación. Los pasos que se describen en esta sección explican

cómo se agrega un campo de tipo Número y cómo se configuran las propiedades del campo.

Agregar un campo de tipo Número a una tabla existente

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a

continuación, haga clic en Vista Diseño .

4. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y, a continuación, escriba un nombre

para el campo.

5. Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Número en la lista.

6. Guarde los cambios.

Agregar un campo de tipo Número a una tabla nueva

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

4. Haga clic en Guardar, y en el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva tabla.

5. Haga clic con el botón secundario en la ficha de documento de la nueva tabla y haga clic en Vista Diseño en

el menú contextual.

6. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y escriba un nombre para el campo.
7. Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Número en la lista.

8. Guarde los cambios. Si desea establecer las propiedades del campo, deje abierta la tabla en la vista Diseño y

prosiga con los pasos que se detallan a continuación.

Establecer o cambiar las propiedades de campo
1. En la ficha General, en la sección inferior del diseñador de tablas, bajo Propiedades del campo, busque la

propiedad que desee cambiar.

2. Seleccione el campo situado junto al nombre de la propiedad. Según la propiedad, puede escribir datos

(como texto predeterminado o una máscara de entrada), iniciar el Generador de expresiones haciendo clic en ... o

seleccionar una opción de una lista.

Para obtener información sobre cómo usar cada propiedad de campo, seleccione la propiedad y, a continuación,

presione F1.

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Eliminar un campo de tipo Número

Se puede usar la vista Hoja de datos o Diseño para eliminar un campo de tipo Número de una tabla. Sin embargo, al

eliminarse un campo de tipo Número que contiene datos, esos datos se pierden de forma permanente. No se puede

deshacer la eliminación. Por ese motivo, se recomienda crear una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar

campos de tabla u otros componentes de la base de datos.

Eliminar un campo de tipo Número en la vista Hoja de datos

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.

Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

4. Busque el campo de tipo Número, haga clic con el botón secundario en la fila de encabezado (el nombre del

campo) y, a continuación, haga clic en Eliminar columna.

Eliminar un campo de tipo Número en la vista Diseño

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a

continuación, haga clic en Vista Diseño.

Access abre la tabla en la vista Diseño.

4. Haga clic en el selector de filas (cuadrado en blanco) situado junto al campo de tipo Número y, a

continuación, presione SUPRIMIR.

O bien,

Haga clic con el botón secundario en el selector de filas y, a continuación, haga clic en Eliminar filas.

5. Haga clic en Sí para confirmar la eliminación.

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Referencia a las propiedades de los campos de tipo
Número
Cuando se usa la vista Diseño para agregar un campo de tipo Número a una tabla, se pueden establecer y cambiar varias

propiedades del campo. En esta tabla se describen las propiedades del campo de tipo Número y se explican las

implicaciones de configurarlas o cambiarlas.

Propiedad Uso

Tamaño del Permite controlar el tamaño del valor que se puede especificar y almacenar en el campo. Para obtener más información
campo sobre la propiedad Tamaño del campo, vea la sección Especificaciones de los campos de tipo Número, que aparece
anteriormente en este artículo

Formato Permite especificar caracteres de formato personalizados para definir un formato de presentación. Los formatos definidos
con esta propiedad aparecen en las hojas de datos, los formularios y los informes.
Para obtener más información sobre los formatos personalizados, vea el artículo Formato de datos en tablas, formularios
e informes.

Lugares Permite especificar el número de posiciones decimales para los valores del campo. Valor predeterminado: Automático.
decimales Los otros posibles valores oscilan entre 0 y 15.
Máscara de Se define una máscara de entrada cuando se necesita controlar cómo los usuarios escriben datos en el campo.
entrada Para obtener más información sobre cómo usar las máscaras de entrada, vea el artículo Crear una máscara de entrada
para especificar los valores de campos o controles con un formato determinado.

Título Permite especificar el nombre de los campos de tipo Texto. Esta propiedad acepta hasta 2.048 caracteres. Si no se
especifica un título, Access aplicará el nombre de campo predeterminado.

Valor Permite especificar el valor que aparece automáticamente en un campo al crearse un registro nuevo.
predeterminado

Regla de Permite especificar los requisitos de los datos escritos en un registro completo, un campo individual o un control. Cuando
validación los usuarios escriben datos que no cumplen la regla, se puede usar la propiedad Texto de validación para especificar el
mensaje de error resultante. Longitud máxima: 2.048 caracteres.
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una regla de validación para
validar los datos de un campo.

Texto de Permite especificar el texto del mensaje de error que aparece cuando los usuarios infringen una regla de validación.
validación Longitud máxima: 255 caracteres.
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una regla de validación para
validar los datos de un campo.

Requerido Cuando el valor de esta propiedad es Sí, es preciso especificar un valor en el campo o en los controles enlazados al
campo. Además, el valor no puede ser nulo.

Indizado Permite usar un índice para acelerar las consultas y las operaciones de ordenación y agrupamiento ejecutadas con
grandes cantidades de datos. Los índices se pueden usar asimismo para evitar que los usuarios especifiquen valores
duplicados. Opciones:
No Desactiva la indización (predeterminado).
Sí (con duplicados) Indiza el campo y permite valores duplicados. Por ejemplo, puede haber nombres y
apellidos duplicados.
Sí (sin duplicados) Indiza el campo y no permite valores duplicados.

Etiquetas Permite especificar una o varias etiquetas inteligentes para el campo y los controles enlazados al campo. Las etiquetas
inteligentes inteligentes son componentes que reconocen los tipos de datos de un campo y permiten realizar acciones en función de
esos tipos de datos. Por ejemplo, en un campo denominado Dirección de correo electrónico, una etiqueta inteligente
puede crear un nuevo mensaje de correo o agregar la dirección a una lista de contactos.
Haga clic en Generar (...) para ver una lista de las etiquetas inteligentes disponibles.

Alineación del Permite especificar la alineación de los datos. Opciones:

texto General Alinea el texto a la izquierda y los números y las fechas a la derecha (valor predeterminado).
Izquierda Alinea todos los textos, fechas y números a la izquierda.
Derecha Alinea todos los textos, fechas y números a la derecha.
Centro Centra todos los textos, fechas y números.
Distribuir Justifica todos los textos, fechas y números de manera uniforme con respecto a ambos lados del
campo o cuadro de texto.

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Crear informes sencillos

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Puede crear una amplia variedad de informes en Microsoft Office Access 2007, desde los más sencillos a los más

complejos. Por ejemplo, debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe. Aunque el informe sea un

listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas realizadas por zona comercial, primero debe determinar

qué campos contienen los datos que desea ver en el registro y en qué tablas o consultas residen.

Después de elegir el origen de los registros, normalmente le parecerá más sencillo crear el informe utilizando un asistente

para informes. El Asistente para informes es una característica de Access que le guía por una serie de preguntas y, a

continuación, genera un informe tomando como base las respuestas proporcionadas.

Elegir un origen de registros

Los informes constan de información extraída de una tabla o consulta, así como de la información almacenada en el diseño

del informe, como etiquetas, encabezados y gráficos. La tabla o consulta que proporciona los datos subyacentes también

se conoce como origen de registros del informe. Si los campos que desea incluir se encuentran todos en una sola tabla,

utilice dicha tabla como origen de registros. Si los campos se encuentran en más de una tabla, le será más conveniente

utilizar una o más consultas como origen de registros. Puede que dichas consultas ya existan en la base de datos, o bien,

puede ser necesario crear consultas específicas que cubran las necesidades del informe. En la sección Vea también

encontrará vínculos que le permitirán obtener acceso a más información sobre las consultas.

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Crear un informe mediante la herramienta de informes

La herramienta Informe es la manera más rápida de crear un informe, porque lo genera inmediatamente sin solicitarle

ningún tipo de información. El informe muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente. La herramienta Informe

puede no crear el producto final terminado que desea obtener en última instancia, pero resulta muy útil para ver

rápidamente los datos subyacentes. Después, puede guardar el informe y modificarlo en la vista Presentación o en la vista

Diseño para que se adapte mejor a sus propósitos.

1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla o consulta en la que desea basar el informe.

2. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Informe.

Access crea y muestra el informe en la vista Presentación.

3. Para obtener más información sobre cómo ver e imprimir el informe, vea la sección Ver, imprimir o enviar el

informe como mensaje de correo electrónico.

Después de ver el informe, puede guardarlo y, a continuación, cerrar tanto el informe como la tabla o consulta subyacente

que ha utilizado como origen de registros. La próxima vez que abra el informe, Access mostrará los datos más recientes del

origen de registros.

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Crear un informe mediante el Asistente para informes

Puede utilizar el Asistente para informes para ser más selectivo acerca de los campos que van a aparecer en el informe.

También puede especificar cómo se agrupan y se ordenan los datos, y puede utilizar los campos de más de una tabla o
consulta, siempre que haya especificado de antemano las relaciones entre las tablas y consultas. En la sección Vea

también encontrará vínculos que le permitirán tener acceso a más información sobre la creación de relaciones.

1. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente para informes.

2. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. En la última, haga clic en Finalizar.

En la Vista preliminar del informe, éste aparece tal y como se imprimirá. También puede ampliarlo para ver mejor

determinados detalles. Para obtener más información acerca de cómo ver e imprimir el informe, vea la sección

Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico.

NOTA Si desea incluir en el informe campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar

después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para informes. Al

contrario, repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los campos que desee incluir en el informe

hasta haber seleccionado todos los campos necesarios. A continuación, haga clic en Siguiente o en Finalizar para

continuar.

Crear etiquetas utilizando el Asistente para etiquetas

Utilice el Asistente para etiquetas para crear fácilmente etiquetas de una amplia variedad de tamaños.

1. En el panel de exploración, abra la tabla o consulta que pasará a ser el origen de registros para las etiquetas

haciendo doble clic en ella.

2. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Etiquetas.

3. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para etiquetas. En la última, haga clic en Finalizar.

Access muestra las etiquetas en la Vista preliminar para que pueda verlas tal como aparecerán cuando se imprima. Puede

utilizar el control deslizante en la barra de estado de Access para ampliar sus detalles. Para ver más información sobre

cómo ver e imprimir el informe, vea la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico.

NOTA Vista preliminar es la única vista que se puede usar para ver varias columnas; las demás vistas muestran los datos

en una sola columna.

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Crear un informe utilizando la herramienta Informe en

blanco
Si no está interesado en utilizar la herramienta Informe o el Asistente para informes, puede utilizar la herramienta Informe

en blanco para crear un informe desde el principio. Puede resultar una forma muy rápida de crear un informe,

especialmente si está pensando en incluir sólo unos pocos campos en él. El siguiente procedimiento muestra cómo utilizar

la herramienta Informe en blanco:

1. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Informe en blanco.

Se muestra un informe en blanco en la Vista Presentación y el panel Lista de campos (lista de campos: ventana

que enumera todos los campos del origen de registros u objeto de base de datos subyacente, excepto en la vista

Diseños de las páginas de acceso a datos. En esta vista, se enumeran todos los orígenes de registros y sus

campos en la base de datos subyacente.) se muestra a la derecha de la ventana de Access.

2. En el panel Lista de campos, haga clic en el signo que está más junto a la tabla o tablas que contienen los

campos que desea ver en el informe.

3. Arrastre cada campo al informe, de uno en uno, o mantenga presionada la tecla CTRL y seleccione varios

campos y arrástrelos al informe al mismo tiempo.

4. Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar un logotipo, título, números

de páginas o la fecha y hora del informe.

Para obtener más información sobre cómo agregar características al informe, siga los vínculos de la sección Vea también.

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Obtener información sobre las secciones del informe

En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. Puede ver las secciones del informe en la vista Diseño. Para

crear informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un

control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se muestra un resumen de los tipos de

sección y sus usos:

Encabezado del informe Esta sección se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del

informe se utiliza para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como un

logotipo o un título y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función de agregado Sum

(Suma) en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del

informe se imprime antes del encabezado de página.

Encabezado de página Esta sección se imprime al principio de cada página. Por ejemplo, para repetir el

título del informe en todas las páginas se utiliza el encabezado de página.

Encabezado de grupo Esta sección se imprime al principio de cada grupo de registros y se utiliza para

imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe cuyos datos estén agrupados por productos, el

encabezado de grupo se utiliza para imprimir el nombre de los productos. Cuando se coloca un control calculado

que utiliza la función Suma en el encabezado de grupo, la cantidad resultante de la suma corresponde al grupo

actual.

Detalle Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los controles

que constituyen el cuerpo principal del informe.

Pie del grupo Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se utilizan para

imprimir información de resumen para un grupo.

Pie de página Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se utilizan para imprimir

números de página o información sobre cada página.

 Pie del informe Esta sección se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan para

imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.

NOTA En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, cuando se imprime

el informe o se obtiene la vista previa, el pie del informe aparece encima del pie de página, justo después del

último pie de grupo o la última línea de detalle en la última página.

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Obtener información sobre los controles

Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y le permiten ver y trabajar con información que enriquece

la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes.

Control dependiente Los controles cuyo origen de datos son campos de una tabla o una consulta se

denominan controles dependientes. Los controles dependientes se usan para mostrar valores contenidos en los

campos de las bases de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o

gráficos. El tipo más común de control dependiente es el cuadro de texto. Por ejemplo, un cuadro de texto de un

formulario que muestre los apellidos de un empleado podría obtener esta información del campo Apellidos de la

tabla Empleados.

Control independiente Los controles que no tienen orígenes de datos (un campo o expresión) son

controles independientes. Puede utilizar los controles independientes para mostrar información, líneas,

rectángulos e imágenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título de un informe es un control

independiente.

Control calculado Los controles cuyo origen de datos es una expresión en lugar de un campo son controles

calculados. El valor que desea que aparezca en el control se especifica definiendo una expresión como el origen

de los datos del control. Una expresión es una combinación de operadores (como por ejemplo = y + ), nombres de

controles, nombres de campos, funciones que devuelven un único valor y valores constantes. Por ejemplo, la

siguiente expresión calcula el precio de un artículo con un descuento del 25 por ciento multiplicando el valor del

campo Precio unidad por un valor constante (0,75).

= [Precio unidad] * 0,75

Una expresión puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un informe, o bien, de un

control incluido en el informe.

En la sección Vea también encontrará vínculos donde podrá obtener más información sobre las expresiones.

Cuando cree un informe, posiblemente lo más eficaz sea agregar y organizar primero todos los controles dependientes,

especialmente si son la mayoría de los controles del informe. Después puede agregar los controles independientes y

calculados que completen el diseño utilizando las herramientas del grupo Controles en la ficha Diseño.

Los controles se enlazan con un campo especificando el campo del cual toma los datos el control. el campo del cual toma

los datos el control. Puede crear un control enlazado con el campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel Lista

de campos hasta el informe. El panel Lista de campos muestra los campos de la tabla o consulta subyacente del informe.
Para mostrar el panel Lista de campos, en la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos

existentes.

Como alternativa, puede enlazar un campo con un control escribiendo el nombre del campo en el propio control o en el

cuadro del valor OrigenDelControl de la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las características

del control, como su nombre, su origen de datos y su formato.

Utilizar el panel Lista de campos es la mejor manera de crear un control por dos motivos:

Un control dependiente lleva adjunta una etiqueta y la etiqueta toma como título predeterminado el nombre

del campo (o el título definido para el campo en la tabla o consulta subyacente), por lo que no es necesario

escribir manualmente el título.

Los controles dependientes heredan muchos de los mismos valores del campo de la tabla o consulta

subyacente (como las propiedades Formato, LugaresDecimales y MáscaraDeEntrada). Por tanto, puede estar

seguro de que estas propiedades del campo seguirán siendo las mismas cuando cree un control dependiente de

dicho campo.

Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo con un campo, ajuste la propiedad OrigenDelControl al

nombre del campo. Para obtener información detallada sobre la propiedad OrigenDelControl, busque "OrigenDelControl"

en la Ayuda.

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Ajustar el informe en la vista Presentación

Después de crear un informe, puede ajustar su diseño con precisión trabajando en la vista Presentación. Con los datos del

informe como guía, puede ajustar el ancho de las columnas, reorganizar las columnas y agregar niveles de grupo y totales.

Puede colocar nuevos campos en el diseño del informe y establecer las propiedades para el informe y sus controles.

Para cambiar a la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de exploración

y, a continuación, haga clic en Vista Presentación .

Access muestra el informe en la vista Presentación.

Puede utilizar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del informe así como de sus controles y secciones.

Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al informe. Para mostrar el

panel Lista de campos, realice una de las acciones siguientes:

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.

Presione ALT+F8.

Se pueden agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos hasta el informe.

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Ajustar el informe en la vista Diseño

Puede ajustar el diseño del informe con precisión trabajando en la vista Diseño. Puede agregar nuevos controles y campos

al informe agregándolos a la cuadrícula de diseño. La hoja de propiedades le permite tener acceso a un mayor número de

propiedades que puede establecer para personalizar el informe.

Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de exploración y, a

continuación, haga clic en Vista Diseño .

Access muestra el informe en la vista Diseño.

La hoja Propiedades se utiliza para modificar las propiedades del informe en sí y los controles y secciones que contiene.

Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

El panel Lista de campos se emplea para agregar al diseño del informe campos de la tabla o la consulta subyacentes.

Para mostrar el panel Lista de campos, lleve a cabo una de las siguientes acciones:

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.

Presione ALT+F8.

Se pueden agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos hasta el informe.

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Agregar campos del panel Lista de campos
Para agregar un solo campo, arrástrelo desde el panel Lista de campos a la sección del informe donde

desee mostrarlo.

Para agregar varios campos al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos

que desea. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el informe.

Al colocar los campos en una sección del informe, Access crea un cuadro de texto dependiente para cada uno de esos

campos e incluye automáticamente un control de etiqueta junto a cada uno de ellos.

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Agregar controles al informe

Algunos controles se crean automáticamente, como el control de cuadro de texto dependiente que se crea al agregar al

informe un campo desde el panel Lista de campos. Se pueden crear otros controles en la vista Diseño mediante las

herramientas del grupo Controles en la ficha Diseño tab.

Averiguar el nombre de una herramienta

Coloque el puntero del mouse sobre la herramienta.

Access muestra el nombre de la herramienta.

Crear un control utilizando las herramientas del grupo Controles
1. Haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee agregar. Por ejemplo, para crear una

casilla de verificación, haga clic en la herramienta Casilla de verificación .

2. Haga clic en la cuadrícula del informe donde desea colocar la esquina superior izquierda del control. Haga clic

una vez para crear un control de tamaño predeterminado, o bien, haga clic en la herramienta y arrástrela en la

cuadrícula de diseño para crear un control que tenga el tamaño deseado.

3. Si no coloca correctamente el control al primer intento, muévalo con la ayuda del procedimiento siguiente:
 1. Haga clic en el control para seleccionarlo.

2. Sitúe el puntero sobre el control hasta que se convierta en una flecha de cuatro puntas .

3. Arrastre el control a la ubicación deseada.

Este procedimiento crea un control "independiente". Si el tipo de control puede mostrar datos (un cuadro de texto o casilla

de verificación, por ejemplo), es necesario especificar un nombre de campo o una expresión en la propiedad

OrigenDelControl para el control antes de mostrar ningún dato. Vea la sección Obtener información sobre los controles de

este tema para obtener más información.

Muestre la hoja de propiedades.
Para mostrar la hoja de propiedades en la Vista Diseño, realice una de las siguientes acciones:

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades.

Presione F4.

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Guarde el trabajo
Una vez guardado el diseño del informe, puede usarlo siempre que lo necesite. El diseño del informe sigue igual, pero los

datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede modificar el diseño del

mismo o crear un nuevo y similar basado en el original.

Guarde el diseño del informe
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

También puede hacer clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

2. Si el informe no tiene título, escriba un nombre en el cuadro Nombre del informe y haga clic en Aceptar.
Guarde el diseño del informe con un nombre distinto
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.

2. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre en el cuadro Guardar informe en, seleccione

Informe en el cuadro Como y haga clic en Aceptar.

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Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo

electrónico
Una vez guardado el diseño del informe, puede usarlo una y otra vez. El diseño del informe sigue igual, pero los datos se

actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede modificar el diseño del mismo o

crear un nuevo y similar basado en el original.

Ver el informe
Existen varias formas para ver el informe. El método que elija dependerá de lo que desea hacer con el informe y de los

datos:

Si desea realizar cambios provisionales en los datos que aparezcan en el informe antes de imprimirlo, o si

desea copiar los datos del informe al Portapapeles, utilice la vista Informe.

Si desea poder cambiar el diseño del informe mientras ve los datos, utilice la vista Presentación.
 Si simplemente desea ver el aspecto del informe cuando se vaya a imprimir, utilice la Vista preliminar.

NOTA Si el formato del informe cuenta con varias columnas, podrá ver sólo el diseño de columna en la Vista preliminar.

La Vista Presentación y la de informe muestran el informe como una única columna.

Ver el informe en la vista Informe
La vista Informe es la vista predetermina que se utiliza cuando se hace doble clic en un informe en el panel de exploración.

Si el informe no está abierto, haga doble clic sobre él en el panel de exploración para verlo en la vista Informe.

Si el informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de exploración y, a

continuación, haga clic en Vista Informes

Trabajar con los datos en la vista Informe
En la Vista Informes, puede seleccionar texto y copiarlo en el Portapapeles. Para seleccionar filas completas, haga clic y

arrastre en el margen derecho las fichas que desea seleccionar. A continuación puede copiar estas filas en el Portapapeles

siguiendo uno de estos procedimientos:

En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.

Haga clic con el botón secundario en las filas seleccionadas y, a continuación, haga clic en Copiar.

Método abreviado de teclado Presione CTRL+C.

Mostrar sólo las filas que desee usando filtros
Se pueden aplicar filtros directamente al informe sin dejar la vista Informe. Por ejemplo, si se tiene la columna "País/región"

y se desea ver sólo aquellas filas donde está "Canadá", siga el procedimiento siguiente:

1. Busque la palabra "Canadá" en el informe y haga clic con el botón secundario sobre ella.

2. Haga clic en Igual a "Canadá".

Access creará y aplicará el filtro.

Crear un filtro más detallado
1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el campo que desee filtrar.

2. Haga clic en Filtros comunes.

3. Haga clic en la condición del filtro deseada.

4. Especifique los criterios.

Activar y desactivar un filtro
Puede alternar entre mostrar contenido filtrado y no filtrado haciendo clic en Alternar filtro en el grupo Ordenar y filtrar de

la ficha Inicio. De esta manera no se elimina el filtro: simplemente se activa y se desactiva.

Quitar un filtro
1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el campo cuyo filtro desea quitar.

2. Haga clic en Quitar filtro.

Una vez que se haya eliminado un filtro, no se podrá volver a activar usando el comando Alternar filtro. Tendrá que volver

a crear el filtro.

NOTA Si aplica un filtro a un informe y luego guarda y cierra el informe, el filtro también se guarda. Sin embargo, cuando

vuelva a abrir el informe, Access no aplicará el filtro. Para volver a aplicar el filtro, en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y

filtrar, haga clic en Alternar filtro.

Obtener una vista previa del informe utilizando Vista preliminar
Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista preliminar

en el menú contextual.

Puede utilizar los botones de desplazamiento para ver las páginas de un informe secuencialmente, o para ir directamente a

cualquiera de ellas.

Haga clic para mostrar la primera página.

Haga clic para mostrar la página anterior.

Haga clic para mostrar la página siguiente.

Haga clic para mostrar la última página.

Escriba el número de página en este cuadro y presione ENTRAR para ir a una página concreta.

En la Vista preliminar, puede acercar la imagen para ver detalles concretos o alejarla para ver la disposición de los datos en

la página. Con el cursor dentro del informe, haga clic una vez. Para invertir el efecto del zoom, haga clic de nuevo. También

puede utilizar el control del zoom en la barra de estado de Access para acercar o alejar la imagen.

Para cerrar la Vista preliminar, realice una de estas acciones:

En la ficha Vista preliminar, haga clic en Cerrar vista preliminar.

Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y elija Vista Presentación o

Vista Diseño en el menú contextual.

SUGERENCIA Una vez obtenida la vista previa del informe, puede exportar los resultados a Microsoft Office Word 2007,

Microsoft Office Excel 2007 o a cualquier otro programa de Office. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar datos,

haga clic en el botón del formato que desea y siga las instrucciones.

Volver al principio

Imprimir el informe
Un informe se puede imprimir desde cualquier vista, con independencia de que esté abierto o cerrado. Antes de imprimirlo,

es conveniente asegurarse bien de la configuración de página, como márgenes u orientación. Access guarda la

configuración de página junto con el informe, de modo que sólo es preciso establecerla una vez. Sin embargo, podrá

modificarla posteriormente si cambian sus necesidades de impresión.

Cambiar la configuración de página
1. Abra el informe en Vista preliminar. Puede cambiar la configuración de la página en cualquier vista, pero

Vista preliminar es mejor porque puede ver inmediatamente el efecto de cualquier cambio realizado.
2. En la ficha Vista preliminar, en el grupo Diseño de página, haga clic en Vertical o en Horizontal

para definir la orientación de la página; en Tamaño para establecer el tamaño del papel; en Márgenes

para ajustar los márgenes, etc.

3. Una vez hecho el cambio, utilice los botones de exploración para ver varias páginas y asegurarse de que no

se ha creado ningún problema de formato en las páginas siguientes.

Enviar el informe a una impresora
1. Abra el informe en cualquier vista o selecciónelo en el panel de exploración.

2. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Imprimir.

Access mostrará el cuadro de diálogo Imprimir.

3. Especifique las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo de impresión o el número de copias.

4. Haga clic en Aceptar.

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Enviar el informe por correo electrónico

Puede enviar su informe a los destinatarios como mensaje de correo electrónico en lugar de imprimir una copia de papel.

1. En el panel de exploración, haga clic en el informe para seleccionarlo, haga clic en el botón Microsoft Office

y, a continuación, en Correo electrónico .

2. En el cuadro de diálogo Enviar objeto como, dentro de la lista Seleccionar el formato de resultados, haga

clic en el formato de archivo que desee utilizar.

3. Rellene los demás cuadros de diálogo que aparezcan.

4. En el programa de correo electrónico, escriba los detalles del mensaje y envíelo.

Volver al principio

Vea también
Crear e imprimir etiquetas
Crear un informe agrupado o un informe de resumen
Crear una consulta de selección sencilla
Crear una expresión
Crear, modificar o eliminar una relación
Modificar, editar o cambiar un informe

Crear e imprimir etiquetas

Microsoft Office Access 2007 incluye varias opciones diferentes para la creación de etiquetas que contienen datos

almacenados en las tablas de Access. La manera más fácil de proceder es utilizar el Asistente para etiquetas de Access

para crear e imprimir las etiquetas a partir de un informe creado. Además, puede importar datos a Access desde otros

orígenes de datos, como libros de Microsoft Office Excel 2007 y listas de contactos de Microsoft Office Outlook 2007, y

"combinar" esos datos o las tablas existentes de Access con un documento de Microsoft Office Word 2007 y crear e

imprimir posteriormente las etiquetas desde Word.

¿Qué desea hacer?

Utilizar Access para crear e imprimir etiquetas

Aprender sugerencias y trucos para crear etiquetas

Imprimir datos de Access mediante el Asistente para combinar correspondencia de Word

Utilizar Access para crear e imprimir etiquetas

En Access, las etiquetas se crean como un informe con un tamaño de página reducido para que quepa la etiqueta en

cuestión. Las etiquetas suelen utilizarse normalmente como etiquetas postales, si bien todos los datos de Access se

pueden imprimir con formato de etiqueta para varios fines. En el caso de las etiquetas postales, el informe obtiene los datos

de dirección de las tablas o consultas que contienen las direcciones. Al imprimir el informe, se obtiene una sola etiqueta por

cada dirección del origen de registros subyacente.

El Asistente para etiquetas le hace una serie de preguntas sobre las etiquetas y los datos que desea mostrar en las

mismas. El asistente crea el informe, que podrá personalizar posteriormente si lo considera oportuno.
Crear etiquetas mediante el Asistente para etiquetas de Access
1. En el panel de exploración, seleccione o abra la tabla o consulta que va a ser el origen de registros de las

etiquetas.

2. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Etiquetas .

Access inicia el Asistente para etiquetas.

3. Si conoce el número de fabricante y el número de producto de las etiquetas:

 ƒ Elija el fabricante en el cuadro Filtro por fabricante.

ƒ Seleccione la etiqueta en el cuadro ¿Qué tamaño de etiqueta desea utilizar?.

En caso contrario, busque un producto cuyos valores en las columnas Dimensiones y Número horizontal

coincidan con sus etiquetas.

Si no encuentra ninguna etiqueta similar:

ƒ Haga clic en Personalizar y, a continuación, en Nuevo.

Se muestra el cuadro de diálogo Nueva etiqueta.

ƒ Mida sus etiquetas y escriba las medidas en los cuadros correspondientes del cuadro de diálogo

Nueva etiqueta.

ƒ Escriba el nombre de las etiquetas personalizadas en el cuadro de texto Nombre de etiqueta,

elija el tipo y la orientación que desea y haga clic en Aceptar.

Si ya ha creado una etiqueta personalizada y desea seleccionarla:

ƒ Haga clic en Mostrar tamaños personalizados y, a continuación, en la etiqueta personalizada

que desee.

4. Seleccione Hojas sueltas o Continua bajo Tipo de etiqueta y, a continuación, haga clic en Siguiente.

5. Seleccione el nombre, el tamaño y el espesor de la fuente así como el color de texto que desee aplicar a la

etiqueta y haga clic en Siguiente.

6. En la página ¿Qué desea incluir en la etiqueta postal? del asistente, elija los campos que desee incluir en

las etiquetas desde la lista Campos disponibles y haga doble clic en los mismos para agregarlos al cuadro

Etiqueta prototipo.
 ƒ Para agregar espacio entre los campos del cuadro Etiqueta prototipo, presione la BARRA

ESPACIADORA.

ƒ Para crear una línea nueva, presione ENTRAR.

ƒ Para moverse entre los campos y las líneas, utilice las teclas de dirección.

ƒ Para quitar un campo del cuadro, presione RETROCESO.

ƒ Para agregar otro texto o signo de puntuación (por ejemplo, una coma detrás del nombre de la

ciudad), haga clic para colocar el cursor en el lugar donde debe aparecer el texto y comience a escribir.

Este texto será igual en todas las etiquetas.

NOTA Sólo puede agregar campos de los siguientes tipos de datos mediante el Asistente para etiquetas: Texto,

Número, Fecha/Hora, Moneda, Sí/No o Datos adjuntos. Para agregar campos de tipos de datos Memo, Objeto

OLE o Hipervínculo, abra el informe de etiquetas en la vista Diseño una vez completado el Asistente para

etiquetas y utilice el panel Lista de campos para agregar campos. Para abrir el panel Lista de campos con el

informe abierto en la vista Diseño, presione ALT+F8.

Cuando tenga organizados los campos de la etiqueta, haga clic en Siguiente.

7. En la siguiente página, puede elegir los campos por los que va a ordenar las etiquetas. Por ejemplo, desea

ordenar por código postal para un envío de gran tamaño. Elija los campos por los que desee ordenar en la lista

Campos disponibles y haga doble clic en los mismos para agregarlos al cuadro Ordenar por. Cuando termine,

haga clic en Siguiente.

8. En la última página, escriba un nombre para las etiquetas y haga clic en Finalizar.

Si ha optado por Ver las etiquetas tal y como se imprimirán en la última página del Asistente para etiquetas,

Access mostrará las etiquetas en la Vista preliminar. Puede hacer clic en la etiqueta para acercarla o alejarla, o

bien, utilizar el control de zoom en la barra de estado.

Si ha optado por Modificar el diseño de la etiqueta en la última página del Asistente para etiquetas, Access

mostrará el informe de etiqueta en la vista Diseño.

Personalizar la apariencia de la etiqueta
Si las etiquetas resultantes no tienen la apariencia deseada, puede personalizar su diseño abriendo el informe en la vista

Diseño y realizando los cambios oportunos. Cuando trabaja con etiquetas, se recomienda utilizar la vista Diseño, ya que

tendrá mayor control sobre el diseño. Para ver el resultado de los cambios realizados en la vista Diseño, pase a la Vista

preliminar.
Si los datos no están correctamente alineados con las etiquetas
En muchos casos, puede corregir los pequeños problemas en materia de diseño de la etiqueta realizando los ajustes

necesarios en la vista Diseño. Puede mover los controles y ajustar el tamaño de la etiqueta cambiando el ancho o el alto de

la sección Detalle.
Para pasar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y, a continuación,

haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

Si necesita cambiar los márgenes o el espaciado entre las etiquetas, puede utilizar el cuadro de diálogo Configurar página

en la vista Diseño.

En la ficha Configurar página, en el grupo Diseño de página, haga clic en Columnas . Aparece el cuadro de diálogo

Configurar página con la ficha Columnas seleccionada.

Puede cambiar las siguientes opciones en las tres secciones del cuadro de diálogo Configurar página:
Sección Opción Descripción

Configuración de Número de Este valor debe ser igual al número de etiquetas en la página.
cuadrícula columnas

Espacio entre filas Especifique otro valor para aumentar o reducir el espacio vertical entre las filas de las
etiquetas.

Espacio entre Especifique otro valor para aumentar o reducir el espacio horizontal entre las columnas de
columnas las etiquetas.

Tamaño de Ancho No olvide la configuración de los márgenes ni el espacio entre columnas cuando establezca
columna este valor.
Para comprobar y ajustar los márgenes, haga clic en Opciones de impresión en el
cuadro de diálogo Configurar página.

Alto Ajuste el alto de cada etiqueta según sea necesario.

Igual que en Cuando está seleccionada esta opción, establece el ancho y alto de columna en los mismos
detalle valores que el ancho y alto de la sección Detalle en la vista Diseño.

Diseño de columna Hacia abajo y Cuando está seleccionada esta opción, los datos de la etiqueta se imprimen hacia abajo en
después a lo ancho la primera columna y, a continuación, hacia abajo en la segunda columna y así
sucesivamente.

A lo ancho y Cuando está seleccionada esta opción, los datos de la etiqueta se imprimen a lo ancho en
después hacia la primera fila, después a lo ancho en la segunda fila y así sucesivamente.
abajo

NOTA También puede utilizar el cuadro de diálogo Configurar página en la Vista preliminar. Cuando haga clic en

Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo, verá cómo los nuevos valores afectan a las etiquetas.
Puede que tenga que experimentar un poco para obtener una alineación óptima de los datos en las etiquetas,

especialmente en el caso de las etiquetas de hojas sueltas y de varias columnas. Un informe de etiqueta se compone de

varias áreas que ocupan espacio. Por ejemplo, las propias etiquetas, el espacio entre las etiquetas y el espacio que ocupan

los márgenes de página. Por lo tanto, si la hoja de etiquetas tiene un ancho de 8,5 pulgadas y se utiliza un margen de 0,25

pulgadas a la izquierda y a la derecha, sólo queda un espacio disponible de 8 pulgadas (8,5 menos 0,5). Si se diseña el

informe para dos columnas de etiquetas y se utilizan 0,25 pulgadas para el espacio entre etiquetas (valor del espacio entre

columnas en el cuadro de diálogo Configurar página), quedan sólo 7,75 pulgadas disponibles para las propias etiquetas.

Por consiguiente, el ancho de la sección Detalle no puede ser mayor que 3,875 pulgadas (7,75 / 2 columnas) para que

quepan los datos de las etiquetas. Se aplica el mismo principio en dirección vertical; es preciso tener en cuenta los

márgenes superior e inferior así como el espacio entre las filas cuando se ajusta el alto de las etiquetas.

Si debido a los valores de configuración en el cuadro de diálogo Configurar página y/o al ancho de los controles en el

diseño de informe algunos de los datos no caben en la página cuando ésta se imprime o se presenta en vista previa,

Access muestra el mensaje "Es posible que no se muestren algunos datos". Este mensaje indica con seguridad que debe

ajustar la configuración de la página y quizás tenga que cambiar el tamaño de los controles en el diseño de informe.

Cuando aparezca este mensaje, pruebe uno de los siguientes procedimientos:

Reduzca el ancho de los controles en la sección Detalle para que quepan en el espacio disponible calculado

de una sola etiqueta. Vea el anterior ejemplo en esta columna si desea obtener información sobre cómo calcular

el espacio disponible.

Reduzca el tamaño de los márgenes de página en el cuadro de diálogo Configurar página. De este modo, se

incrementará el espacio disponible para la información en las etiquetas.

Imprimir etiquetas
1. Abra el informe en cualquier vista (o bien, selecciónelo en el panel de exploración).

2. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Imprimir.

Access mostrará el cuadro de diálogo Imprimir.

3. Especifique las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo de impresión o el número de copias.

4. Haga clic en Aceptar.

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Aprender sugerencias y trucos para crear etiquetas

Seleccionar las direcciones que desea imprimir Si no desea imprimir todas las direcciones del origen de

registros subyacente, siga uno de estos procedimientos:

Seleccionar direcciones especificando uno o varios criterios Cree una consulta de

parámetros y defínala como el origen de registros del informe de etiqueta. Cuando abra el informe, la

consulta le pedirá que especifique los criterios para la recuperación de registros. Los registros que cumplan

esos criterios se recuperarán y estarán disponibles para el informe de etiqueta.

Si utiliza Word para crear e imprimir las direcciones, defina la consulta de parámetros como origen de datos

durante la operación de combinación de correspondencia.

 Seleccionar direcciones explorando los registros de dirección Si desea explorar la lista de

direcciones y seleccionar las direcciones para las que desee imprimir etiquetas, siga este procedimiento:

1. En la vista Diseño, agregue un campo Sí/No denominado ImprimirEtiqueta a la tabla

de direcciones subyacente. Al cambiar a la vista Hoja de datos, en la columna ImprimirEtiqueta, verá

una casilla de verificación en cada fila.

2. Utilice el Asistente para consultas sencillas para crear una consulta que incluya todos

los campos de dirección y el campo ImprimirEtiqueta.

3. Abra la consulta en la vista Diseño y, en la celda Criterios del campo

ImprimirEtiqueta, escriba Sí. La consulta recuperará sólo las direcciones que desee imprimir.

4. Establezca la propiedad OrigenDelRegistro (RecordSource) del informe de etiqueta

en el nombre de la consulta.

5. Antes de imprimir las etiquetas, abra la tabla en la vista Hoja de datos y active las

casillas de verificación correspondientes a las direcciones que desee imprimir. Desactive las casillas

de verificación correspondientes a las direcciones que no desee imprimir. A continuación, abra el

informe e imprímalo.

Imprimir direcciones directamente en los sobres Quizás desee imprimir las direcciones directamente en

los sobres en lugar de imprimirlas en etiquetas y pegar las etiquetas impresas en los sobres. Para imprimir una

etiqueta en un sobre, es preciso definir una etiqueta personalizada. En el paso 1 del asistente, cuando se le

solicite que especifique los detalles de las etiquetas, haga clic en Personalizar y siga las instrucciones del paso

4. No olvide establecer Tipo de etiqueta en Hojas sueltas.

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Imprimir datos de Access mediante el Asistente para

combinar correspondencia de Word
Si las direcciones están almacenadas en Access pero desea exportarlas a Word para poder utilizar su función de

combinación de correspondencia y dar formato e imprimir las etiquetas, podrá utilizar el Asistente para combinar

correspondencia de Word.

1. En el panel de exploración, seleccione la tabla o la consulta que contiene los datos que desea imprimir.

2. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Más y, a continuación, haga clic en Combinar

con Microsoft Office Word.

Se inicia el Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word.

3. Si ya ha creado un documento y desea vincular los datos a ese documento, haga clic en Vincular los datos a

un documento Microsoft Word existente. En caso contrario, haga clic en Crear un documento nuevo y

vincular los datos al mismo.

4. Haga clic en Aceptar.

 Si ha elegido Vincular los datos a un documento Microsoft Word existente, se abre el cuadro de diálogo

Seleccione un documento de Microsoft Word. Seleccione el documento que desee y, a continuación, haga clic

en Abrir. El documento se abrirá en Word.

Si ha decidido crear un nuevo documento, Word se abre con un documento en blanco.

5. En Word, siga las instrucciones que aparecen en el panel Combinar correspondencia. Para obtener más

información sobre el Asistente para combinar correspondencia de Word, vea la Ayuda de Word.

NOTA Puede usar Word para imprimir direcciones, independientemente del lugar donde estén almacenadas las

direcciones. Desde Word, puede conectarse a las listas de direcciones almacenadas en varios programas, como Excel,

Outlook y Access. O bien, si no tiene lista de direcciones, puede crear una en Word y, a continuación imprimir las etiquetas.

Para obtener más información, vea la Ayuda de Word.

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Vea también
Crear informes sencillos
Modificar, editar o cambiar un informe

Modificar, editar o cambiar un informe

En este tema se tratan las técnicas que se pueden utilizar para modificar, editar o cambiar un informe existente. Microsoft

Office Access 2007 tiene dos vistas que se pueden utilizar para realizar cambios en el informe: la vista Presentación y la

vista Diseño. La elección de la vista que se va a utilizar depende de la tarea específica que se va a llevar a cabo. Asimismo

se pueden utilizar ambas vistas para realizar los cambios.

¿Qué desea hacer?

Obtener información sobre la vista Presentación

Obtener información sobre la vista Diseño

Cambiar entre vistas

Modificar informes en la vista Presentación

Modificar informes en la vista Diseño

Obtener información sobre la vista Presentación

La vista Presentación es la vista más intuitiva en la modificación de informes y se puede utilizar para prácticamente

cualquier cambio que se desee hacer en un informe de Office Access 2007. En la vista Presentación, el informe se está

ejecutando, por tanto puede ver los datos tal como los vería si se fueran a imprimir. Sin embargo, en esta vista también

puede hacer cambios en el diseño del informe. Como puede ver los datos mientras está modificando el informe, es una

vista muy práctica para establecer el ancho de las columnas, agregar niveles de agrupación o realizar cualquier otra tarea

que afecte al aspecto y a la legibilidad del informe. En la siguiente ilustración se muestra el informe Guía telefónica de

clientes en la Vista Presentación.

El informe que ve en la vista Presentación no es exactamente el mismo que el informe impreso. Por ejemplo, no hay saltos

de página en esta vista. También, si ha usado Configurar página para aplicar formato al informe con columnas, las

columnas no se mostrarán en la Vista Presentación. Sin embargo, la vista Presentación se aproxima bastante al aspecto

del informe impreso. Si desea ver el aspecto del informe que tendría al imprimirse, utilice la Vista preliminar.

Algunas tareas no se pueden realizar en la vista Presentación, en cuyo caso hay que cambiar a la vista Diseño. En algunas

situaciones, Access mostrará un mensaje en el que se le indica que debe cambiar a la vista Diseño para realizar un cambio

determinado.

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Obtener información sobre la vista Diseño

La vista Diseño ofrece una vista más detallada de la estructura del informe. En ella se pueden ver las bandas de

encabezado y pie de página del informe, la página y los grupos. El informe no se está ejecutando en la vista Diseño, por lo

que no se pueden ver los datos subyacentes mientras se trabaja; sin embargo, hay determinadas tareas que se pueden

realizar más fácilmente en la vista Diseño que en la vista Presentación. Puede:

Agregar una mayor variedad de controles al informe, como etiquetas, imágenes, líneas y rectángulos.

Editar orígenes de control de cuadro de texto en los mismos cuadros de texto sin utilizar la hoja de

propiedades.

Cambiar determinadas propiedades que no están disponibles en la vista Presentación.

La siguiente ilustración muestra el informe Guía telefónica de clientes en la vista Diseño.

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Alternar entre las vistas

Access proporciona varios métodos para cambiar de una vista a otra. Si el informe está ya abierto, puede pasar a otra vista

siguiendo uno de estos procedimientos:

Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y seleccione la vista que desee en

el menú contextual.

Haga clic con el botón secundario en la ficha de documento o en la barra de título del informe y elija la vista

que desee en el menú contextual.

En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en el botón Vista para alternar entre las vistas disponibles.

También puede hacer clic en la flecha situada debajo de Vista y seleccionar una de las vistas disponibles del

menú. La Vista preliminar no está disponible en este menú.

Haga clic con el botón secundario en un área en blanco del informe y elija la vista que desee. Si el informe

está abierto en la Vista Diseño, deberá hacer clic con el botón secundario fuera de la cuadrícula de diseño.

Haga clic en uno de los pequeños iconos de vistas de la barra de estado de Access.

Si el informe no está abierto, haga doble clic sobre él en el panel de exploración para abrirlo en la vista Informe. Para abrir

el informe en otra vista, haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y, a continuación, elija la

vista que desee en el menú contextual.

NOTA Si está modificando un informe en el que haya usado Configurar página para crear varias columnas (por ejemplo,

un informe de etiquetas postales), sólo podrá ver las columnas en la Vista preliminar. Cuando abra el informe en la vista

Informe o Presentación, Access mostrará los datos en una única columna.

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Modificar informes en la vista Presentación

En esta sección se describen algunas de las modificaciones de informes más habituales que se pueden realizar en la vista

Diseño.

Cambiar el ancho de columna o campo

Cambiar el alto de fila o campo

Agregar un campo

Descripción de los diseños de controles

Eliminar un campo o una columna

Cambiar la configuración de la página

Cambiar el formato de un campo

Enlazar un cuadro de texto a un campo diferente (cambiar el origen del control de un control)

Cambiar el origen de registros del informe

 Ajustar texto en un campo

Agregar líneas de división

Agregar o modificar un logotipo u otra imagen

Agregar o editar el título de un informe

Agregar números de página, la fecha actual o la hora actual

Cambiar el ancho de columna o campo

1. Haga clic en un elemento de la columna que desee ajustar.

Aparece un borde alrededor del elemento para indicar que el campo está seleccionado.

2. Arrastre el límite derecho o izquierdo del borde hasta que la columna tenga el ancho que desea.

Principio de sección
Cambiar el alto de fila o campo
1. Haga clic en un elemento de la fila que desee ajustar.

Aparece un borde alrededor del elemento para indicar que el campo está seleccionado.

2. Arrastre el límite superior o inferior del borde hasta que la fila tenga el alto que desea.

Principio de sección
Agregar un campo
1. En la ficha Formato, en el grupo Controles y campos, haga clic en Agregar campos existentes.

Se muestra la lista de campos disponibles. Si hay campos disponibles en otras tablas, éstos se mostrarán en

Campos disponibles en otras tablas:.

2. Arrastre un campo de Lista de campos sobre el informe. Al mover el campo, un área resaltada indicará

dónde se colocará el campo al soltar el botón del mouse.

NOTA Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en cada campo de

la Lista de campos que desea. Suelte después la tecla CTRL y arrastre los campos sobre el informe. Todos se

colocarán de forma adyacente los unos con los otros.

Principio de sección

Descripción de los diseños de controles

Los diseños de controles son guías que permiten alinear los controles horizontal y verticalmente para proporcionar a loa

informes un aspecto uniforme. Puede considerar que un diseño de controles es como una tabla donde cada celda contiene

un control. Los siguientes procedimientos le indican cómo se pueden agregar, eliminar o reorganizar los controles en los

diseños de controles.

Los diseños de controles pueden ser de dos tipos: tabulares y apilados.

En los diseños de controles tabulares, los controles están organizados en filas y columnas, al igual que en

una hoja de cálculo, con etiquetas en la parte superior. Los diseños de controles tabulares siempre se expanden

en dos secciones de un informe; en cualquier sección que haya controles, las etiquetas estarán en la sección de

arriba. En la siguiente ilustración se muestra un diseño de control tabular básico.

 En los diseños apilados, los controles se organizan verticalmente, al igual que se puede ver en un formulario

en papel, con una etiqueta a la izquierda de cada control. Los diseños apilados están siempre incluidos en una

única sección del informe. En la siguiente ilustración se muestra un diseño de control apilado básico.

Puede contar con varios diseños de controles de distintos tipos en un informe. Por ejemplo, puede tener un diseño tabular

para crear una fila de datos para cada registro y uno o varios diseños apilados debajo donde se incluyan más datos del

mismo registro.

Crear un nuevo diseño de control

Access crea automáticamente diseños de control en columnas en las siguientes circunstancias:

El usuario crea un informe haciendo clic en Informe en el grupo Informes de la ficha Crear.

El usuario crea un informe nuevo haciendo clic en Informe en blanco en el grupo Informes de la ficha

Crear y por último, arrastra un campo desde el panel Lista de campos hasta el informe.

En un informe existente, puede crear un nuevo diseño de controles siguiendo este procedimiento:

1. Seleccione un control que desee agregar al diseño.

2. Si desea agregar otros controles al mismo diseño, mantenga presionada la tecla MAYÚS y proceda a

seleccionarlos.

3. Siga uno de estos procedimientos:

ƒ En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles, haga clic en Tabular o en Apilado

ƒ Haga clic con el botón secundario en los controles seleccionados, elija Diseño y haga clic en

Tabular o Apilado .

Access crea el diseño de controles y le agrega los controles seleccionados.

Cambiar un diseño de controles del formato tabular al apilado y viceversa

Para cambiar un diseño entero de un tipo de diseño a otro:

Seleccione el diseño de controles haciendo clic en el selector de diseño naranja situado en la esquina

superior izquierda del diseño.

Se seleccionarán todas las celdas del diseño.

Siga uno de estos procedimientos:

En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles, elija el tipo de diseño que desee

(Tabular o Apilado ).

Haga clic con el botón secundario en el diseño de controles, elija Diseño y, a continuación, haga

clic en el tipo de diseño que prefiera.

Access reorganiza los controles en el tipo de diseño que usted seleccione.

Dividir un diseño de controles en varios diseños

Puede dividir un diseño de controles en varios diseños siguiendo este procedimiento:

1. Mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en los controles que desee mover hasta el nuevo diseño de

controles.

2. Siga uno de estos procedimientos:

ƒ En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles, haga clic en el tipo de diseño que desee

para el nuevo diseño (Tabular o Apilado ).

ƒ Haga clic con el botón secundario en los controles seleccionados, elija Diseño y, a continuación,

haga clic en el tipo de diseño que prefiera para el nuevo diseño.

Access crea el nuevo diseño de controles y le agrega los controles seleccionados.

Organizar los controles en un diseño de controles

Puede mover un control dentro de un diseño de controles arrastrándolo hasta la ubicación que desee. A

medida que arrastra el campo, una barra horizontal o vertical indica dónde se colocará la columna al soltar el

botón.

Puede mover un control de un diseño de controles a otro del mismo tipo. Por ejemplo, puede arrastrar un

control desde un diseño apilado a otro, pero no podrá arrastrarlo hasta uno tabular.

Agregar controles a un diseño de controles

Para agregar un nuevo campo desde el panel Lista de campos a un diseño de controles existente

Simplemente arrastre el campo desde el panel Lista de campos hasta el diseño. Una barra horizontal o

vertical indica dónde se colocará el campo al soltar el botón.

Para agregar controles existentes a un diseño de controles existente

1. Seleccione el primer control que desee agregar al diseño de controles.

2. Si desea agregar otros controles al mismo diseño, mantenga presionada la tecla MAYÚS y proceda a

seleccionarlos. Si lo desea, puede seleccionar controles que estén en otros diseños de controles.

3. Siga uno de estos procedimientos:

 ƒ Si el informe está abierto en la Vista Diseño, arrastre los campos seleccionados hasta el diseño.

Una barra horizontal o vertical indica dónde se colocará el campo al soltar el botón.

ƒ Si el informe está abierto en la Vista Presentación:

1. En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles, haga clic en el tipo de

diseño al que está realizando la adición. Si la adición la efectúa a un diseño tabular, haga clic en

Tabular; en cambio, si es a un diseño apilado, haga clic en Apilado.

Access crea el nuevo diseño y le agrega los controles seleccionados.

2. Arrastre el nuevo diseño hasta el diseño existente. Una barra horizontal o vertical

indicará dónde se colocará el campo al soltar el botón del mouse.

Eliminar controles de un diseño de controles

Eliminar un control de un diseño de controles permite colocarlo en cualquier parte del informe sin que ello repercuta en la

posición de los demás controles.

Seleccione el control que desee eliminar del diseño. Para seleccionar varios controles, mantenga presionada

la tecla MAYÚS y, a continuación, seleccione los controles que desee eliminar. Para seleccionar todos los

controles del diseño, haga clic en el cuadro del selector del diseño situado en la parte superior izquierda del

diseño.

Siga uno de estos procedimientos:

En la ficha Organizar, en el grupo Diseño de controles, haga clic en Eliminar .

Haga clic con el botón secundario en uno de los controles seleccionados, elija Diseño y, después,

haga clic en Eliminar.

Access elimina los controles seleccionados del diseño.

Principio de sección
Eliminar un campo o una columna
1. Haga clic en el campo o en la columna que desea eliminar, o bien haga clic en la etiqueta o encabezado de

columna.

Access dibuja un borde alrededor del elemento para indicar que está seleccionado.

2. Presione SUPRIMIR.

Principio de sección
Cambiar la configuración de la página
Use el grupo Diseño de página de la ficha Configurar página para cambiar el tamaño, la orientación, los márgenes, etc.

1. Haga clic en la ficha Página.

2. En el grupo Diseño de página, haga clic en Tamaño para seleccionar un tamaño de papel diferente.

3. Haga clic en Vertical u Horizontal para cambiar la orientación del papel.

4. Haga clic en Márgenes para realizar ajustes en los márgenes del informe.

Principio de sección
Cambiar el formato de un campo
1. Seleccione el campo al que desea dar formato.

2. En la ficha Formato, utilice las herramientas del grupo Fuente para aplicar el formato que desee.

Principio de sección
Enlazar un cuadro de texto a un campo diferente (cambiar el origen del
control de un control)
1. Haga clic en la columna o en el campo en el que desea cambiar el origen del control.

Aparece un borde alrededor del elemento para indicar que el campo está seleccionado.

2. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para verla.

3. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, establezca la propiedad OrigenDelControl (ControlSource) en

el nuevo campo. Puede seleccionar el campo en la lista desplegable o bien escribir una expresión en el cuadro.

En la sección Vea también de este artículo encontrará vínculos que le ofrecerán más información.

Principio de sección
Cambiar el origen de registros del informe
1. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para que aparezca.

2. En la lista desplegable de la parte superior de la hoja, haga clic en Informe.

3. En la hoja de propiedades, haga clic en la ficha Datos.

4. En la lista desplegable Origen de registros, seleccione la tabla o consulta que desea utilizar para el origen

de registros o bien haga clic en para mostrar el Generador de consultas.

NOTA Si el informe está basado actualmente en una tabla, Access pregunta si desea crear una consulta

basada en la tabla. Haga clic en Sí para mostrar el Generador de consultas y crear la consulta o haga clic en No

para cancelar la operación. Si decide crear una consulta, la consulta nueva pasará a ser el origen de registros del

informe. Se creará como una consulta "incrustada"; es decir, almacenada en la propiedad OrigenDelRegistro en

vez de como un objeto de consulta separada.

Principio de sección
Ajustar texto en un campo
1. Si no se muestra la hoja de propiedades, haga clic con el botón secundario en el campo donde desea ajustar

el texto y seleccione Propiedades. En caso contrario, sólo haga clic en el campo para seleccionarlo.

2. En la ficha Formato de la hoja de propiedades, establezca la propiedad Autoextensible en Sí.

Principio de sección
Agregar líneas de división
Si los controles están incluidos en un diseño de controles, puede agregar líneas de división para proporcionar una

separación más visual entre los controles. Para obtener más información acerca de los diseños de controles, vea la sección

Trabajar con diseños de controles.

1. Haga clic en cualquier campo del diseño de controles.

Aparece un borde alrededor del campo para indicar que está seleccionado.

2. En la ficha Formato, en el grupo Líneas de división, haga clic en Líneas de división.

3. Seleccione el estilo de línea de división que desea.

NOTA También puede agregar líneas de división haciendo clic con el botón secundario en cualquier campo del diseño de

controles, apuntando a Presentación y, a continuación, a Líneas de división y seleccionando el tipo de cuadrícula que

desea.

Principio de sección
Agregar o modificar un logotipo u otra imagen
Los siguientes procedimientos le muestran cómo se agrega un logotipo a un informe usando la herramienta Logotipo y

cómo se cambia el tamaño de un control de imagen o una imagen dentro de un control de imagen.

Agregar un logotipo
1. En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Logotipo.

Se muestra el cuadro de diálogo Insertar imagen.

2. Desplácese a la carpeta donde se almacena el archivo de logotipo y haga doble clic en el archivo.

Access agrega el logotipo a la esquina superior izquierda del informe.

Cambiar el tamaño de un control que contiene un logotipo u otra imagen

1. Haga clic en el control que contiene la imagen.

Aparece un borde alrededor del control para indicar que está seleccionado.

2. Coloque el puntero en el borde. Cuando el puntero se convierte en una flecha de dos puntas, puede

arrastrarlo en las direcciones indicadas por las flechas para reducir o ampliar el control de imagen.

Tenga en cuenta que el valor predeterminado de la propiedad Modo de cambiar el tamaño de una imagen es Recortar, lo

que significa que la imagen tendrá el mismo tamaño independientemente del tamaño del control de imagen. Si desea

ampliar o reducir la imagen cuando cambia el tamaño del control, utilice el procedimiento siguiente:

Cambiar el logotipo o la imagen de un control

1. Seleccione la imagen.

2. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.

3. En la ficha Formato de la hoja de propiedades, establezca la propiedad Modo de cambiar el tamaño en la

opción que desea:

Valor Descripción

Recortar La imagen tiene el mismo tamaño, independientemente del tamaño del control de imagen. Si reduce el tamaño del control de
imagen con respecto a la imagen, ésta se recorta.

Estirar La imagen se expande vertical y horizontalmente para coincidir con el tamaño del control de imagen. La relación de aspecto
original de la imagen no se conserva, por tanto esta configuración puede producir una imagen distorsionada a menos que
establezca con precisión el alto y el ancho del control de imagen.
 Zoom Cuando se cambia el tamaño del control de imagen, la imagen se ajusta al mayor tamaño posible sin afectar la relación de
aspecto original de la imagen.

Principio de sección
Agregar o editar el título de un informe
Los siguientes procedimientos muestran cómo se agrega o se edita una etiqueta que contiene el título de un informe.

Agregar un título a un informe

1. En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Título.

Se agrega una etiqueta nueva al encabezado de informe para poder escribir un nombre de informe como título.

2. Al crear la etiqueta, se selecciona el texto para que si desea cambiarlo, sólo tenga que escribir el título.

3. Presione ENTRAR cuando haya terminado.

Modificar el título de informe

1. Haga doble clic en la etiqueta que contiene el título de informe para colocar el cursor.

2. Escriba el texto que desee usar como título del informe y presione ENTRAR cuando termine.

Principio de sección
Agregar números de página, la fecha actual o la hora actual
Los siguientes procedimientos le muestran cómo se agregan números de página a un informe y cómo se agrega la fecha o

la hora actuales.

Agregar números de página

1. En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Números de página.

Se muestra el cuadro de diálogo Números de página.

2. Elija el formato, la posición y la alineación que desea de los números de página.

3. Desactive la casilla de verificación Mostrar el número en la primera página si desea que no aparezca un

número en la primera página.

4. Haga clic en Aceptar.

Los números de página se agregan al informe. Cambie a Vista preliminar para ver la apariencia de los números

cuando se imprimen.

Agregar la fecha y la hora

1. En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Fecha y hora.

Se muestra el cuadro de diálogo Fecha y hora.

2. Desactive la casilla de verificación Incluir fecha si no desea incluir la fecha.

3. Si desea incluir la fecha, haga clic en el formato de fecha que prefiera.

4. Desactive la casilla de verificación Incluir hora si no desea incluir la hora.

5. Si incluye la hora, haga clic en el formato de hora que desee.

En el área Ejemplo del cuadro de diálogo se muestra un ejemplo de la fecha y de la hora en los formatos

elegidos.

6. Haga clic en Aceptar.

Principio de sección
 Volver al principio

Modificar informes en la vista Diseño

Hay veces que no se pueden realizar determinadas modificaciones del informe en la vista Presentación y, en ese caso, hay

que utilizar la vista Diseño.

Agregar números de línea
1. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto .

2. Busque un área abierta en el informe para crear el cuadro de texto. La ubicación inicial no es

importante, pues lo puede mover después a su ubicación final. Lo más importante es dejar de tres a cinco

centímetros a la izquierda del cuadro de texto para la etiqueta, para poder eliminarla fácilmente. Al hacer clic en el

área abierta, Access creará un cuadro de texto independiente nuevo.

3. Haga clic en la etiqueta (justo a la izquierda del cuadro de texto nuevo) y presione SUPRIMIR.

4. Haga clic una vez en el cuadro de texto nuevo para seleccionarlo y, a continuación vuelva a hacer clic para

situar el cursor en el cuadro de texto.

5. Escriba 1 y presione ENTRAR.

6. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.

7. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, establezca la propiedad Suma continua en Sobre todo.

NOTA Si es un informe agrupado y si desea que la numeración comience en 1 en cada grupo, establezca la

propiedad en Sobre grupo.

8. Vuelva a cambiar el tamaño del cuadro de texto a un ancho más pequeño colocando el puntero sobre el

controlador de tamaño en el borde derecho del cuadro de texto y arrastrándolo a la derecha. Deje espacio

suficiente para el número de línea mayor que espera ver en este informe.

9. Si es necesario, deje espacio para el cuadro de texto en el margen exterior izquierdo de la sección Detalle

arrastrando los controles existentes de esa sección a la derecha o cambiando el tamaño del control más a la

izquierda de esa sección.

10. Arrastre el cuadro de texto nuevo a una posición en el límite izquierdo de la sección Detalle.

11. Cambie a vista Informe, Vista preliminar o a vista Presentación para ver los números de línea.

Crear un encabezado de grupo para que aparezca en la parte superior

de las páginas
En aquellos grupos que abarcan varias páginas, resulta útil hacer que el encabezado de grupo aparezca en la parte

superior de cada página, para que pueda ver fácilmente en qué grupo están los datos. Debe seleccionar un encabezado de

grupo en la vista Presentación, pero es más fácil hacerlo en la vista Diseño.

1. Haga doble clic en el selector de sección de encabezado del grupo (la barra horizontal sobre la sección de

encabezado del grupo).

2. En la ficha Formato de la hoja de propiedades, establezca la propiedad Repetir sección en Sí.

Abrir un subinforme en su propia ventana de la Vista Diseño
Cuando se abre un informe en la Vista Diseño, cualquier subinforme incluido en el informe se abre también en la Vista

Diseño. No obstante, cada subinforme se muestra dentro de su control de subinforme, no en una ventana separada. Puesto

que el control de subinforme es a menudo demasiado pequeño para trabajar con facilidad, suele ser más cómodo abrir el

subinforme en su propia ventana para editarlo. Para abrir un subinforme en una ventana nueva, realice una de estas tareas:

Seleccione el subinforme y, a continuación, en la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, elija Subinforme

en nueva ventana .

Haga clic una vez fuera del control del subinforme para asegurarse de que no esté seleccionado y, después,

haga clic con el botón secundario dentro del control del subinforme y elija Subinforme en nueva ventana.

Volver al principio

Vea también
Crear e imprimir etiquetas
Crear informes sencillos
Crear un informe agrupado o un informe de resumen
Crear una expresión
Realizar un recuento en los informes
Sumar en informes

Crear un informe agrupado o un informe de resumen

Mostrar todo

La información suele ser más fácil de comprender cuando se divide en grupos. Por ejemplo, un informe en el que se

agrupan las ventas por región puede resaltar tendencias que, de otra manera, pasarían desapercibidas. Además, si se

colocan los totales al final de cada grupo en el informe, se puede evitar en gran medida el uso de una calculadora.

Microsoft Office Access 2007 facilita el uso de los informes agrupados. Se puede crear un informe agrupado básico

mediante el Asistente para informes, se puede agrupar y ordenar un informe existente, o bien, se pueden revisar las

opciones de agrupamiento y ordenación ya definidas.

En este artículo

Descripción del agrupamiento, las secciones de informe y los controles

Crear un nuevo informe agrupado mediante el Asistente para informes

Ajustar el informe

Agregar campos o controles a un informe existente

Agregar o modificar el agrupamiento y la ordenación en un informe existente

Guardar, imprimir o enviar un informe

Comentarios

Descripción del agrupamiento, las secciones de informe y

los controles
Si no conoce los informes agrupados, le ayudará obtener primero un poco de información sobre el agrupamiento y la

ordenación, así como las distintas secciones de un informe o los diferentes tipos de controles. Si estos conceptos ya le
resultan familiares, podrá omitir esta sección y pasar a la sección Crear un nuevo informe agrupado mediante el Asistente

para informes.
Agrupar y ordenar
Al imprimir un informe, normalmente se desea organizar los registros en un orden determinado. Por ejemplo, si imprime una

lista de proveedores, quizás desee ordenar los registros alfabéticamente por nombre de compañía.

En muchos casos, no basta con ordenar los registros. Quizás también desee dividirlos en grupos. Un grupo es una

colección de registros junto con información introductoria e información de resumen, como un encabezado. Un grupo se

compone de un encabezado de grupo, grupos anidados (si los hay), registros de detalle y un pie de grupo.

El agrupamiento permite separar visualmente los grupos de registros y mostrar datos introductorios y de resumen por cada

grupo. Por ejemplo, en el siguiente informe vienen agrupadas las ventas por fecha de envío y se calcula el importe total de

ventas de cada día.

La fecha presenta el grupo.

El total resumen el grupo.

Puede ver cómo funciona el agrupamiento comparando el informe Lista de productos por categoría (que se muestra en la

siguiente ilustración) con la hoja de datos de su consulta subyacente, Lista de productos. Tanto en el informe como en la

consulta, los productos están ordenados por categoría, pero en el informe también se imprime el nombre de cada categoría

en una línea independiente al principio de cada grupo (en el encabezado de grupo), así como el número de productos de

cada categoría en una línea independiente al final de cada grupo (en el pie de grupo).
 El nombre de la categoría aparece en cada fila de la hoja de datos.

El nombre de la categoría aparece una vez para cada grupo del informe, en el encabezado de grupo.

El total para la categoría aparece al final de cada grupo, en el pie de grupo.

Los registros aparecen como un grupo grande en la hoja de datos.

Los registros para cada categoría aparecen como sección separada en el informe, precedida por el encabezado de grupo

y seguida por el pie de grupo.

El agrupamiento puede realizarse por cualquier campo y expresión por la que se ordene (hasta 10). El agrupamiento puede

realizarse varias veces por el mismo campo o la misma expresión. En este último caso, Office Access 2007 anida los

grupos de acuerdo con su nivel de grupo. El primer campo por el que se agrupa es el primer nivel de grupo y el más

significativo; el segundo campo por el que se agrupa es el siguiente nivel de grupo, y así sucesivamente. En la siguiente

ilustración se muestra cómo Office Access 2007 anida los grupos.

Cada encabezado de grupo está emparejado con un pie de grupo.

Normalmente se utiliza un encabezado de grupo para mostrar los datos que identifican el grupo en una sección

independiente al principio del grupo. Normalmente se utiliza un pie de grupo para resumir los datos del grupo en una

sección independiente al final del grupo.

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Secciones de un informe
En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. Para crear informes útiles, es preciso saber cómo funciona

cada sección. Por ejemplo, la sección en la que se coloca un control calculado determina cómo Access calcula los

resultados. La lista siguiente muestra un resumen de los distintos tipos de sección y de su uso.

Encabezado del informe Se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del informe se utiliza

para la información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título y una

fecha. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página. Cuando se coloca un control

calculado en el encabezado del informe, se calcula el valor para todo el informe. Por ejemplo, si se coloca un

control que utilice la función Suma en el encabezado del informe, se calcula la suma para todo el informe.

Encabezado de página Se imprime al principio de cada página. Se utiliza un encabezado de página, por

ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas.

Encabezado de grupo Se imprime al principio de cada grupo de registros y se utiliza para imprimir el

nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe cuyos datos estén agrupados por producto, el encabezado de

grupo se utiliza para imprimir el nombre de los productos. Cuando se coloca un control calculado que utilice la

función Suma en el encabezado de grupo, la suma corresponde al grupo actual.

Detalle Se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En la sección Detalle se colocan los

controles que constituyen el cuerpo principal del informe.

Pie de grupo Se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se utilizan para imprimir

información de resumen de sus correspondientes grupos.

Pie de página Se imprime al final de cada página. Los pies de página se utilizan para imprimir números de

página o información relativa a la página.

Pie del informe Se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan para imprimir los

totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.

NOTA En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, cuando se imprime

el informe o se obtiene la vista previa, el pie del informe aparece encima del pie de página, justo después del

último pie de grupo o la última línea de detalle en la última página.

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Controles
Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y permiten ver y trabajar con información que enriquece la

interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes. Access admite tres tipos de controles: dependientes, independientes y

calculados. La lista siguiente muestra un resumen de estos controles y de su uso.

 Control dependiente Son los controles cuyo origen de datos son los campos de una tabla o una consulta.

Los controles dependientes se usan para mostrar los valores de los campos de las bases de datos. Los valores

pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o gráficos. El tipo más común de control dependiente

es el cuadro de texto. Por ejemplo, un cuadro de texto de un formulario que muestre los apellidos de un empleado

podría obtener esta información del campo Apellidos de la tabla Empleados.

Control independiente Son los controles que no tienen orígenes de datos. Los controles independientes se

utilizan para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título

de un informe es un control independiente.

Control calculado Son los controles cuyo origen de datos es una expresión en lugar de un campo. Para

especificar el valor que va a aparecer en el control se define una expresión como el origen de los datos del

control. Una expresión es una combinación de operadores (por ejemplo, = y + ), nombres de controles, nombres

de campos, funciones que devuelven un único valor y valores constantes. Por ejemplo, la siguiente expresión

calcula el precio de un artículo con un descuento del 25 por ciento multiplicando el valor del campo Precio por

unidad por un valor constante (0,75).

= [Unit Price] * .75

Una expresión puede usar los datos de un campo de la tabla o consulta subyacente de un informe, o bien, de un

control incluido en el informe.

Cuando cree un informe, posiblemente lo más eficaz sea agregar y organizar primero todos los controles dependientes,

especialmente si son la mayoría de los controles del informe. Después, puede agregar los controles independientes y

calculados que completen el diseño mediante las herramientas del grupo Controles de la ficha Diseño.

Los controles se enlazan con un campo identificando el campo del cual obtiene sus datos el control. Puede crear un control

enlazado con el campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel Lista de campos al informe. (El panel Lista de

campos muestra los campos de la tabla o consulta subyacente del informe. Para mostrar el panel Lista de campos, realice

una de las siguientes acciones:

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes.

Presione ALT+F8.

Cuando haga doble clic en un campo o lo arrastre desde el panel Lista de campos al informe, crea un control dependiente.

Asimismo, se puede enlazar un campo a un control escribiendo el nombre del campo en el propio control o en el cuadro

para el valor ControlSource (OrigenDelControl) de la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las

características del control, como su nombre, el origen de sus datos y su formato. Para mostrar la hoja de propiedades,

presione F4.

El uso del panel Lista de campos es la mejor forma de crear un control dependiente, por dos motivos:
 Un control dependiente lleva adjunta una etiqueta y la etiqueta toma como título predeterminado el nombre

del campo (o el título definido para el campo en la tabla o consulta subyacente), por lo que no es necesario

escribir manualmente el título.

Los controles dependientes heredan muchos de los mismos valores del campo de la tabla o consulta

subyacente (como las propiedades Formato, LugaresDecimales y MáscaraDeEntrada). Por tanto, puede estar

seguro de que estas propiedades del campo seguirán siendo las mismas cuando cree un control dependiente de

dicho campo.

Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo con un campo, establezca la propiedad OrigenDelControl

(ControlSource) en el nombre del campo.

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Crear un nuevo informe agrupado mediante el Asistente

para informes
El Asistente para informes presenta una serie de preguntas y genera posteriormente un informe basándose en las

respuestas. Entre esas preguntas figura la referente a los campos que desea utilizar para agrupar el informe. Una vez

creado el informe, lo podrá utilizar tal cual o modificarlo según sus necesidades. Antes de iniciar el Asistente para informes,

es preciso elegir un origen de datos.

Elegir un origen de registros
Los informes constan de información extraída de una tabla o consulta, así como de la información almacenada en el diseño

del informe, como etiquetas, encabezados y gráficos. La tabla o consulta que proporciona los datos subyacentes también

se conoce como origen de registros del informe. Antes de comenzar a crear el informe, deberá decidir primero qué

información va a incluir. Entre los campos que elija deberán figurar los campos por los que desee agrupar o que desee

resumir. Si los campos que desea incluir se encuentran todos en una sola tabla, utilice dicha tabla como origen de registros.

Si los campos se extraen de más de una tabla, le será más conveniente utilizar una consulta como origen de registros.

Puede que dicha consulta ya exista en la base de datos, o bien, puede ser necesario crear una consulta específica que

cubra las necesidades del informe.

Para obtener más información sobre las consultas, abra los vínculos en la sección Vea también de este artículo.
Iniciar el Asistente para informes
1. En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Asistente para informes.

Access inicia el Asistente para informes.

2. Haga clic en la lista desplegable Tablas y consultas y elija la tabla o consulta que contenga los campos que

desee incluir en el informe.

3. Haga doble clic en los campos de la lista Campos disponibles para elegirlos.

Access los mueve a la lista Campos seleccionados. Asimismo, puede hacer clic en los botones situados entre el

cuadro Campos disponibles y el cuadro Campos seleccionados para agregar o quitar el campo seleccionado,

o para agregar o quitar todos los campos.

4. Si otra tabla o consulta contiene campos que también desea incluir en el informe, haga clic en la lista

desplegable Tablas y consultas, elija la otra tabla o consulta y siga agregando campos.

5. Haga clic en Siguiente cuando termine de agregar los campos.

Agrupar registros en el Asistente para informes
El agrupamiento permite organizar los registros por grupo, por ejemplo, por Región o por Vendedor. Los grupos se pueden

anidar para poder identificar fácilmente las relaciones entre los grupos y buscar rápidamente la información necesaria. El

agrupamiento también se puede utilizar para calcular información de resumen, como totales y porcentajes.

Cuando incluye más de una tabla en un informe, el asistente examina las relaciones entre las tablas y determina cómo

puede presentar el usuario la información.

1. En la página del Asistente para informes en la que se pregunta ¿Desea agregar algún nivel de

agrupamiento?, haga clic en uno de los nombres de campo de la lista y, a continuación, haga clic en Siguiente.

2. Para agregar niveles de agrupamiento, haga doble clic en cualquiera de los nombres de campo de la lista

para agregarlo al informe.

Asimismo, puede quitar un nivel de agrupamiento haciendo doble clic en el nivel en la página situada a la derecha

del cuadro de diálogo. Use los botones de flecha para agregar y quitar niveles de agrupamiento, y ajuste la

prioridad de un nivel de agrupamiento seleccionándolo y haciendo clic en los botones de prioridad. Access agrega

cada nivel de agrupamiento y lo muestra anidado dentro de su nivel de agrupamiento primario.

3. Haga clic en Opciones de agrupamiento para mostrar el cuadro de diálogo Intervalos de agrupamiento.

4. Opcionalmente, para cada campo de nivel de grupo, elija un intervalo de agrupamiento.

Este intervalo permite personalizar la forma en que se van a agrupar los registros. En la ilustración anterior, los

registros vienen agrupados por el campo Fecha de envío, que es un tipo de datos de fecha y hora. El Asistente

para informes ofrece opciones apropiadas para el tipo de campo en la lista Intervalos de agrupamiento. Por

consiguiente, dado que Fecha de envío es un tipo de datos de fecha y hora, puede optar por agrupar por el valor

real (Normal), Año, Trimestre, Mes, Semana, Día, Hora y Minuto. Si el campo fuese del tipo de datos Texto,

podría optar por agrupar todo el campo (Normal) o por los primeros caracteres (del 1 al 5). En el caso de un tipo

de datos numérico, puede optar por agrupar por valor (Normal) o por intervalo en incrementos seleccionados.

Tras seleccionar un intervalo de agrupamiento, haga clic en Aceptar.

5. Haga clic en Siguiente para pasar a la siguiente página del asistente.

Ordenar y resumir registros
Puede ordenar los registros por un máximo de cuatro campos, ya sea en orden ascendente o descendente.

1. Haga clic en la primera lista desplegable y elija el campo por el que desee ordenar.
 Puede hacer clic en el botón situado a la derecha de la lista para cambiar de orden ascendente a descendente, y

viceversa (Ascendente es el valor predeterminado). De manera opcional, haga clic en la segunda, tercera y

cuarta lista desplegable para elegir más campos de ordenación.

2. Haga clic en Opciones de resumen si desea resumir alguno de los campos numéricos.

Observe que el botón Opciones de resumen sólo estará visible si hay uno o varios campos numéricos en la

sección Detalle del informe. El asistente muestra los campos numéricos disponibles.

3. Active la casilla de verificación en Suma, Promedio, Mín o Máx que desee para incluir esos cálculos en el pie

de grupo.

Asimismo, puede optar por mostrar los detalles y el resumen o sólo el resumen. En el último caso, se mostrarán

los totales correspondiente a cada valor Fecha de envío (por ejemplo, si ha seleccionado la casilla de verificación

de Suma), pero se omitirán los detalles de los pedidos. También puede optar por mostrar un porcentaje de los

cálculos totales de las sumas.

4. Haga clic en Aceptar.

5. Siga las instrucciones en las páginas restantes del Asistente para informes. En la última página, puede editar

el título del informe, que se mostrará en la primera página del informe. Además, Access guardará el informe con

el título como nombre del documento. Puede modificar tanto el título como el nombre de documento

posteriormente si es necesario.

6. Haga clic en Finalizar. Access guarda automáticamente el informe y lo muestra en la Vista preliminar, donde

se ve el informe tal y como quedará una vez impreso.

Puede utilizar los botones de desplazamiento situados en la parte inferior del Panel de vista previa para ver

secuencialmente las páginas del informe o ir a cualquier página del informe. Haga clic en uno de los botones de

desplazamiento o escriba el número de página que desee ver en el correspondiente cuadro y, a continuación, presione

ENTRAR.

En Vista preliminar, puede acercar el informe para ver los detalles o alejarlo para ver cómo están colocados los datos en la

página. Con el puntero del mouse (ratón) colocado sobre el informe, haga clic una vez. Para invertir el efecto del zoom,

vuelva a hacer clic. También puede utilizar el control de zoom en la barra de estado.

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Ajustar el informe
Es probable que el Asistente para informes no genere exactamente el resultado que esperaba para el informe. Por ejemplo,

quizás desee agregar texto, ajustar los anchos de columna, agregar un logotipo, etc. Access proporciona dos vistas en las

que puede modificar el informe: la vista Presentación y la vista Diseño, que se describen brevemente en esta sección.
Vista Presentación
La vista Presentación es la vista más fácil de utilizar para realizar cambios en los informes y proporciona la mayor parte de

las herramientas necesarias para adaptar los informes. Permite ajustar anchos de columna, reorganizar las columnas, así

como agregar o modificar los niveles de agrupamiento y totales. Puede incluir campos nuevos en el diseño del informe y

configurar las propiedades del informe y de sus controles. La vista Presentación tiene como ventaja que se pueden ver los

datos mientras se realizan los cambios en el formato del informe, de modo que se puede ver inmediatamente cómo los

cambios afectan a la presentación de los datos.

Para abrir un informe en la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y,

a continuación, haga clic en Vista Presentación .

Puede utilizar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del informe así como de sus controles y secciones.

Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

Puede utilizar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al diseño del informe. Para

mostrar el panel Lista de campos.

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.

Vista Diseño
Si no es posible realizar un cambio específico en el informe en la vista Presentación, pruebe la vista Diseño. Esta vista

muestra la estructura subyacente del informe y proporciona algunas funciones y herramientas de diseño más que la vista
Presentación. Por ejemplo, se puede incluir una mayor variedad de controles en el informe, ajustar con mayor precisión la

alineación de los controles y configurar un número mayor de propiedades que en la vista Presentación.

Para abrir un informe en la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de exploración y, a

continuación, haga clic en Vista Diseño .

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Agregar campos u otros controles a un informe existente

Cada campo, etiqueta, línea o imagen que se ve en un informe se ha creado mediante algún tipo de control. El control más

utilizado en un informe es el cuadro de texto, que suele utilizarse para mostrar los datos del origen de registros subyacente

del informe. Puede crear cuadros de texto que ya están enlazados con campos del origen de registros agregando campos

del panel Lista de campos, o bien, puede agregarlos al informe mientras trabaja en la vista Diseño (pero, en ese caso,

usted mismo deberá "enlazarlos" a los campos del origen de registros). La vista Diseño tiene como ventaja que se pueden

agregar muchos otros tipos de controles, además de los cuadros de texto dependientes, como rectángulos, saltos de

página y gráficos. En esta sección se describen ambos métodos de agregar controles a un informe.
Agregar campos a un informe existente
Se recomienda utilizar la vista Presentación para agregar campos a un informe, si bien también puede hacerse en la vista

Diseño. Para agregar un campo, asegúrese de que se muestra el panel Lista de campos. El panel Lista de campos es

una lista de todos los campos que están disponibles para su colocación en el informe. Para ver el panel Lista de campos,

presione ALT+F8.
Agregar campos del panel Lista de campos
Para agregar un solo campo, arrástrelo desde el panel Lista de campos hasta la sección del informe donde

desee incluirlo.

Para agregar varios campos a la vez, haga clic en el primer campo que desee incluir, mantenga presionada la

tecla CTRL y haga clic en cada uno de los demás campos que desee agregar. A continuación, arrastre los

campos seleccionados hasta el informe.

Al colocar los campos, Access crea un cuadro de texto dependiente para cada uno de esos campos e incluye

automáticamente un control de etiqueta junto a cada uno de ellos.

NOTAS

Si agrega un campo de una tabla relacionada, Access agregará el nivel de agrupamiento adecuado.

Si agrega un campo de otra tabla (no relacionada), Access mostrará un cuadro de diálogo donde podrá

especificar cómo desea relacionar la tabla con el origen de datos existente del informe.

Para ver las relaciones de tabla que ya se han especificado para la base de datos, o bien, para agregar nuevas relaciones:

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Para obtener más información, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación.
Agregar otros controles a un informe existente
Cuando agrega al informe un campo del panel Lista de campos, se crea automáticamente un control de cuadro de texto

dependiente. Otros controles, como etiquetas, líneas e imágenes, se pueden agregar cambiando a la vista Diseño y

utilizando las herramientas del grupo Controles en la ficha Diseño.

Determinar el nombre de una herramienta

Coloque el puntero del mouse sobre la herramienta.

Access muestra el nombre de la herramienta.

Crear un control mediante las herramientas del grupo Controles
Haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee agregar. Por ejemplo, para crear una

casilla de verificación, haga clic en la herramienta Casilla de verificación ..

Haga clic en el diseño de informe en el lugar donde desee colocar la esquina superior izquierda del control.

Haga clic una vez para crear un control de tamaño predeterminado, o bien, haga clic y arrastre en el informe para

crear un control con el tamaño que desee.

Si no coloca el control perfectamente al primer intento, lo puede mover siguiendo este procedimiento:

Haga clic en el control para seleccionarlo.

Coloque el puntero sobre el control hasta que se convierta en una flecha de cuatro puntas y

arrastre el control a la ubicación deseada.

Mediante este proceso se crea un control "independiente". Si el control puede mostrar datos (por ejemplo, un cuadro de

texto o una casilla de verificación), deberá escribir un nombre de campo o una expresión en la propiedad Origen del

control para que el control pueda mostrar los datos.

Muestre la hoja de propiedades.

Presione F4.

NOTA Una vez terminado el nuevo informe, asegúrese de guardarlo.

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Agregar o modificar el agrupamiento y la ordenación en un

informe existente
Si ya tiene un informe y desea ordenarlo o agruparlo, o bien, desea modificar la ordenación o el agrupamiento existente del

informe, esta sección le ayuda a hacerlo.

Agregar agrupamiento, ordenación y totales en la vista Presentación
Puede realizar sencillas operaciones de ordenación, agrupamiento y creación de totales haciendo clic con el botón

secundario en los campos en la vista Presentación y eligiendo la operación que desee en el menú contextual. Para cambiar

a la Vista Presentación, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de exploración y haga clic

en Vista Presentación .
NOTA Si bien en las instrucciones descritas en esta sección no se utiliza directamente el panel Agrupación, orden y

total, se recomienda abrir el panel y observar cómo cambia mientras está trabajando. De este modo, comprenderá mejor lo

que hace Access y, a medida que le resulte más fácil trabajar con el panel Agrupación, orden y total, podrá utilizarlo para

aplicar más ajustes al informe. Para mostrar el panel Agrupación, orden y total:

En la ficha Formato, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.

Ordenar por un solo campo

Haga clic con el botón secundario en cualquier valor del campo que desee ordenar.

En el menú contextual, haga clic en la opción de ordenación que desee. Por ejemplo, para ordenar un campo

de texto en orden ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z . Para ordenar un campo numérico en orden

descendente, haga clic en Ordenar de mayor a menor .

Access ordena el informe de acuerdo según lo haya especificado. Si está abierto el panel Agrupación, orden y total,

podrá ver que se ha agregado una nueva línea Ordenar por para el campo.

Ordenar por varios campos

NOTA Cuando aplica el criterio de ordenación haciendo clic con el botón secundario en un campo en la vista

Presentación, sólo podrá ordenar un campo a la vez. Al aplicar la ordenación a otro campo, se quita el criterio de

ordenación del primer campo. El comportamiento de ordenación es diferente en los formularios, donde se pueden

establecer varios criterios de ordenación haciendo clic con el botón secundario en cada uno de los campos y eligiendo el

criterio de ordenación que desee. Para crear varios niveles de ordenación, vea la sección Agregar agrupamiento,

ordenación y totales mediante el panel Agrupación, orden y total.

Agrupar en un campo
Haga clic con el botón secundario en cualquier valor del campo en el que desee agrupar.

En el menú contextual, haga clic en Agrupar en .

Access agrega el nivel de agrupamiento y crea un encabezado de grupo para ese nivel. Si está abierto el panel

Agrupación, orden y total, podrá ver que se ha agregado una nueva línea Agrupar en para el campo.

Agregar un total a un campo

Esta opción permite calcular una suma, un promedio, una cuenta u otro agregado para un campo. Se agregará un total

general al final del informe y se agregarán totales de grupo a todos los grupos del informe.

Haga clic con el botón secundario en cualquier valor del campo para el que desee calcular el total.

Haga clic en Total.

Haga clic en la operación que desea realizar: Suma, Promedio, Incluir registros (para contar todos los

registros), Incluir valores (para contar sólo los registros con un valor en este campo), Máx, Mín, Desviación

estándar o Varianza.

Access agrega un control de cuadro de texto calculado al pie del informe, lo que crea un total general. Si el informe tiene

niveles de agrupamiento, Access agrega pies de grupo (si aún no los hay) y coloca el total en cada pie.

NOTA También puede agregar totales haciendo clic en el campo para el cual desea calcular el total y, a continuación, en

la ficha Formato, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Totales .

Agregar agrupamiento, ordenación y totales mediante el panel
Agrupación, orden y total
El panel Agrupación, orden y total aporta la mayor flexibilidad cuando desea agregar o modificar las opciones de

agrupamiento, criterios de ordenación o totales de un informe. Una vez más, la vista Presentación es la vista preferida para

trabajar, ya que es mucho más fácil ver cómo afectan los cambios a la presentación de los datos.
Mostrar el panel Agrupación, orden y total
En la vista Presentación:

En la ficha Formato, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.

En la vista Diseño:

En la ficha Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.

Access muestra el panel Agrupación, orden y total.

Para agregar un nuevo nivel de ordenación o agrupamiento, haga clic en Agregar un grupo o Agregar un orden.

Se agrega una nueva línea al panel Agrupación, orden y total, y se muestra una lista de los campos disponibles.

Puede hacer clic en uno de estos nombres de campo o puede hacer clic en expresión debajo de la lista de campos para

escribir una expresión. Tras elegir un campo o escribir una expresión, Access agrega el nivel de agrupamiento al informe.

En la vista Presentación, la presentación cambia inmediatamente y se muestra el agrupamiento o criterio de ordenación.

NOTAS

Si ya se han definido varios niveles de ordenación o agrupamiento, es posible que tenga que desplazarse

hacia abajo por el panel Agrupación, orden y total para poder ver los botonesAgregar un grupo y Agregar un

orden.

Puede definir hasta 10 niveles de agrupamiento y ordenación en un informe.

Cambiar las opciones de agrupamiento
Cada nivel de ordenación o agrupamiento tiene varias opciones que se pueden establecer para obtener los resultados

deseados.
 Para mostrar todas las opciones de un nivel de agrupamiento u ordenación, haga clic en Más en el nivel que

desee cambiar.

Para ocultar las opciones, haga clic en Menos.

Criterio de ordenación Para cambiar el criterio de ordenación, haga clic en la lista desplegable de criterios de ordenación

y, a continuación, haga clic en la opción que desee.

Intervalo del grupo Este valor determina cómo se agrupan juntos los registros. Por ejemplo, puede agrupar por el primer

carácter de un campo de texto de modo que se agrupen todas las entradas que comiencen por "A", todos los valores que

comiencen por "B", y así sucesivamente. En el caso de un campo de fecha, puede agrupar por día, semana, mes, trimestre,

o bien, puede especificar un intervalo personalizado.

Totales Para agregar totales, haga clic en esta opción. Puede agregar totales en varios campos y agregar varios tipos de

totales en el mismo campo.

Haga clic en la flecha desplegable de Total de y seleccione el campo que desee resumir.

Haga clic en la flecha desplegable de Tipo y seleccione el tipo de cálculo que desee realizar.

Seleccione Mostrar total general para agregar un total general al final del informe (en el pie del informe).

Seleccione Mostrar totales de grupo como % de Total general para agregar un control al pie de grupo que

calcula el porcentaje del total general de cada grupo.

Seleccione Mostrar en encabezado de grupo o Mostrar en pie de grupo para mostrar el total en el lugar

deseado.

Una vez elegidas todas las opciones para un campo, puede repetir el proceso y resumir otro campo seleccionándolo en la

lista desplegable Total de. De lo contrario, haga clic fuera de la ventana emergente Totales para cerrarla.
Título Permite cambiar el título del campo que está resumiendo. Se utiliza para el encabezado de columna y las etiquetas

de los campos de resumen en los encabezados y pies.

Para agregar o modificar el título:

Haga clic en el texto azul detrás de con título.

Aparecerá el cuadro de diálogo Zoom.

Escriba el nuevo título en el cuadro de diálogo y haga clic en Aceptar.

Con/sin una sección de encabezado Utilice esta opción para agregar o quitar la sección de encabezado que precede a

cada grupo. Cuando agrega una sección de encabezado, Access mueve el campo de agrupamiento hasta el encabezado.

Cuando quita una sección de encabezado que contiene controles que no sean el campo de agrupamiento, Access le pide

que confirme si desea eliminar los controles.

Con/sin una sección de pie Utilice esta opción para agregar o quitar la sección de pie que aparece después de cada

grupo. Al quitar una sección de pie que contiene controles, Access le pide que confirme si desea eliminar los controles.

Mantener junto el grupo Esta opción determina cómo se distribuyen los grupos en la página al imprimir el informe. Quizás

desee mantener los grupos en una página para evitar lo máximo posible que haya que dar la vuelta a las páginas para

poder ver los grupos en su totalidad. Sin embargo, esto suele aumentar la cantidad de papel necesario para imprimir el

informe, ya que la mayoría de las páginas presentarán espacios en blanco en la parte inferior.

No mantener junto el grupo en una página Utilice esta opción si no le importa que los grupos se dividan

por los saltos de página. Por ejemplo, un grupo de 30 elementos puede tener 10 elementos en la parte inferior de

una página y los 20 restantes en la parte superior de la siguiente página.

¿Desea mantener todo el grupo en una página? Esta opción ayuda a minimizar el número de saltos de

página en un grupo. Si un grupo no cabe en el espacio restante de una página, Access deja ese espacio en

blanco y coloca el grupo en la siguiente página. Es posible que los grupos de gran tamaño sigan abarcando varias

páginas, pero esta opción minimiza en la medida de lo posible el número de saltos de página dentro del grupo.

Mantener el encabezado y el primer registro juntos en una página En el caso de los grupos con

encabezados de grupo, esta opción asegura que el encabezado de grupo no se imprimirá automáticamente en la

parte inferior de una página. Si Access determina que no hay espacio suficiente para que se imprima al menos

una fila de datos después del encabezado, el grupo se colocará en la siguiente página.
Cambiar la prioridad de los niveles de agrupamiento y ordenación
Para cambiar la prioridad de un nivel de agrupamiento o de ordenación, haga clic en el fila del panel Agrupación, orden y

total y, a continuación, en la flecha arriba o flecha abajo a la derecha de la fila.

Eliminar niveles de agrupamiento y ordenación
Para eliminar un nivel de agrupamiento o de ordenación, haga clic en la fila que desea eliminar en el panel Agrupación,

orden y total y presione SUPRIMIR o haga clic en el botón Eliminar a la derecha de la flecha. Al eliminar un nivel de

agrupamiento, si el campo de agrupamiento estaba en el encabezado o pie de grupo, Access lo mueve a la sección Detalle

del informe. Se eliminan todos los controles incluidos en el encabezado o pie de grupo.

Volver al principio
Crear un informe de resumen (sin detalles de registros)
Si desea mostrar sólo totales (es decir, sólo la información en las filas de los encabezados y pies), en la ficha Formato, (o

en la ficha Diseño de la vista Diseño), en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Ocultar detalles. De este modo, se

ocultan los registros en el siguiente nivel de agrupamiento inferior, por lo que los datos de resumen se presentan de manera

más compacta. Si bien los registros están ocultos, no se eliminan los controles en la sección oculta. Haga clic en Ocultar

detalles para restaurar las filas en el informe.

Crear un efecto de agrupamiento sin encabezados
Puede lograr un efecto de agrupamiento en los informes sin utilizar encabezados. Si quita los encabezados, se crea un

informe más compacto ya que las líneas de encabezado ocupan menos espacio vertical.

El procedimiento general implica quitar el encabezado de cada grupo, por lo que cada campo de agrupamiento se mueve a

la sección Detalle del informe. Para restaurar el efecto de agrupamiento visual, se establece la propiedad Ocultar

duplicados de cada campo de agrupamiento en Sí.

Ejemplo
Tomemos como ejemplo el siguiente informe agrupado en el que se utilizan encabezados de grupo:

Como puede comprobar, cada nombre de compañía ocupa una línea completa, al igual que cada identificador de pedido.

En este ejemplo, va a modificar el informe para que se parezca al informe de la ilustración siguiente:

1. Abra el informe en la vista Presentación haciendo clic con el botón secundario en el Panel de exploración y, a

continuación, haciendo clic en Vista Presentación .

2. En la ficha Formato, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.

 NOTA Es conveniente empezar con el grupo de nivel inferior; de lo contrario, puede que la presentación del

informe le resulte confusa mientras está trabajando.

3. Haga clic en el nivel de agrupamiento inferior y, luego, en Más.

4. En la lista desplegable de secciones de encabezado, seleccione sin una sección de encabezado.

Cuando se quita un encabezado, Access conserva el cuadro de texto del campo de agrupamiento moviéndolo a la

sección Detalle. Sin embargo, es posible que se eliminen todos los demás controles que se encuentren en el

encabezado de grupo. Access avisará si se va a eliminar algún control como resultado de esta acción. Si el

encabezado de grupo contiene controles que desea conservar, asegúrese de moverlos a otra sección del informe

antes de llevar a cabo este paso. Deberá cambiar a la vista Diseño para mover los controles a otras secciones.

El informe resultante se muestra en la siguiente ilustración. Observe que el primer IdPedido está en la misma

línea que el primer registro de detalle en lugar de encontrarse en su propia línea.

Desafortunadamente, el IdPedido se repite en cada línea de detalle, por lo que resulta difícil ver con precisión

cuántos pedidos hay. Entonces, es útil establecer la propiedad Ocultar duplicados del control del cuadro de

texto. Para configurar esta propiedad, siga el procedimiento que se describe a continuación:

ƒ Seleccione uno de los valores que se repiten.

ƒ Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para verla.

ƒ En la ficha Formato de la hoja de propiedades, haga clic en la lista desplegable correspondiente

a Ocultar duplicados y, a continuación, en Sí.

Los identificadores de pedido duplicados quedan ocultos. Observe que puede ver de nuevo cuántos

pedidos hay y cuántos productos hay por pedido.

5. Para este ejemplo, repetimos el paso 4 para el nivel de agrupamiento Nombre de compañía. El informe final

se parece a la ilustración siguiente:

Ahora, el valor Nombre de compañía aparece en la misma línea que el primer registro de detalle y la propiedad

Ocultar duplicados evita que el valor Nombre de compañía se repita en cada línea. En el caso de un informe de

gran tamaño que use varios niveles de agrupamiento, esto puede contribuir a ahorrar una cantidad significativa de

papel.

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Guardar, imprimir o enviar un informe

Una vez guardado el diseño del informe, puede usarlo muchas veces. El diseño del informe sigue igual, pero los datos se

actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede modificar el diseño del mismo o

crear un nuevo similar basado en el original.

Guardar un informe
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

Puede hacer clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido.

2. Si el informe no tiene título, escriba un nombre en el cuadro Nombre del informe y haga clic en Aceptar.
Guardar el diseño del informe con un nombre distinto
1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como.

2. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre en el cuadro Guardar informe en, haga clic en

Informe en el cuadro Como y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Imprimir un informe
Un informe se puede imprimir desde la Vista preliminar, la vista Presentación, la vista Diseño, la vista Informe o desde el

panel de exploración. Antes de imprimirlo, debe revisar la configuración de la página, como los márgenes y la orientación.

Access guarda la configuración de la página junto con el informe, por lo que sólo es necesario especificarla una vez. Puede

guardar la configuración más adelante si cambian las necesidades.

Cambiar la configuración de página
1. Abra el informe en cualquier vista.

2. En la ficha Diseño de página, en el grupo Página, haga clic en una opción.

ƒ Tamaño permite seleccionar entre varios tamaños de papel o escribir un tamaño de papel

personalizado.

ƒ Vertical orienta la página en sentido vertical.

 ƒ Horizontal orienta la página en sentido horizontal.

ƒ Márgenes permite seleccionar entre varios anchos de margen predefinidos, o bien, puede

hacer clic en Avanzadas para especificar anchos de margen personalizados mediante el cuadro de diálogo

Configurar página.

ƒ Mostrar márgenes activa o desactiva la presentación de los márgenes (sólo en la vista

Presentación).

ƒ Columnas muestra el cuadro de diálogo Configurar página. Especifique el número de columnas

y el tamaño de columna deseados y, a continuación, haga clic en Aceptar.

ƒ Imprimir sólo los datos anula la impresión de las etiquetas que haya en el informe. Sólo se

imprimirán los controles enlazados con los datos de la tabla o consulta subyacente. Esta característica

puede resultar útil para los informes que se imprimen ocasionalmente en formularios preimpresos. En estos

casos, se puede anular la impresión de las etiquetas y volver a activarlas cuando se vaya a imprimir el

informe en papel en blanco.

NOTA Si desea usar una configuración más detallada de la página, haga clic en el botón Configurar página situado en la

esquina inferior derecha del grupo Diseño de página para que se muestre el cuadro de diálogo Configurar página. Puede

utilizar Configurar página para ajustar todos los valores de configuración disponibles en la ficha Diseño de página, así

como para seleccionar una impresora específica para el informe.

Enviar un informe a una impresora
1. Abra el informe en cualquier vista o seleccione el informe en el panel de exploración.

2. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Imprimir.

3. En el cuadro de diálogo Imprimir, especifique las opciones deseadas, como la impresora, el intervalo de

impresión o el número de copias.

4. Haga clic en Aceptar.

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Enviar el informe por correo electrónico
Puede enviar el informe a los usuarios como mensaje de correo electrónico en lugar de imprimirlo en papel.

1. En el panel de exploración, haga clic en el informe para seleccionarlo, haga clic en el botón Microsoft Office

y, a continuación, en Correo electrónico .

2. En el cuadro de diálogo Enviar objeto como, haga clic en el formato de archivo que desee utilizar.
3. Rellene los demás cuadros de diálogo que aparezcan.

4. Cuando aparezca su programa de correo electrónico, escriba los detalles del mensaje y envíelo.

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Comentarios
Puede surgir un problema si tiene un informe en un archivo .accdb que ordene o agrupe en un campo de búsqueda, y

desea importar este informe a un archivo .mdb y luego abrirlo en una versión anterior de Access.

El método interno por el que se ordenan y agrupan los campos de búsqueda en archivos .accdb es incompatible con

archivos .mdb. Si crea un informe en un archivo .accdb que usa el agrupamiento o la ordenación por un campo de

búsqueda, a continuación, lo exporta a un archivo .mdb (o utiliza el comando Guardar como para guardar la base de datos

como archivo .mdb) y luego intenta abrirlo en una versión anterior de Access, el informe no se cargará.

Para revisar el informe de modo que pueda importarlo a un archivo .mdb y abrirlo en una versión anterior de Access, haga

lo siguiente:

1. En el archivo .accdb, cree una copia del informe.

2. Abra la copia del informe en la vista Presentación.

3. Si el panel Agrupación, orden y total no está visible:

ƒ En la ficha Formato, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.

4. Elimine todas las líneas del panel Agrupación, orden y total haciendo clic en el botón Eliminar a la derecha

de cada línea.

5. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

6. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Cerrar base de datos.

7. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

8. Vaya al archivo .mdb al que desea importar el informe y haga clic en Abrir.

9. Importe la copia del informe al archivo .mdb.

¿Cómo?

1. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Access.

2. Haga clic en Examinar.

3. Vaya al archivo .accdb que contiene el informe y haga clic en Abrir.

 4. No está importando ninguna tabla esta vez, así que no importa si elige importar o vincular a los datos de

origen. Haga clic en Aceptar para continuar.

5. En el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en la ficha Informes.

6. Haga clic en el informe que desee importar y, a continuación, en Aceptar.

7. Si la operación de importación se realiza sin problemas, Access le solicita si desea guardar los pasos de

importación para usarlos más adelante. Si desea guardar los pasos, active la casilla de verificación Guardar

los pasos de la importación, especifique la información solicitada y haga clic en Guardar importación. Si

no desea guardar los pasos, haga clic en Cerrar.

Abra el informe en la vista Presentación.

Si no ve el panel Lista de campos:

ƒ En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.

En el panel Campos disponibles en tablas relacionadas, busque la tabla que contiene el campo que desea

mostrar en el informe. Este campo incluirá los mismos valores que ve actualmente en el campo de búsqueda del

informe.

Arrastre el campo al informe.

Ahora ve dos columnas que muestran la misma información.

Haga clic con el botón secundario en el campo de visualización que acaba de agregar y haga clic en la opción

de ordenación que desea usar.

Elimine el campo de visualización que acaba de agregar y ordenar.

Si el panel Agrupación, orden y total no está visible:

ƒ En la ficha Formato, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.

Haga clic en Agregar un grupo.

En la ventana emergente Campo/Expresión, haga clic en el nombre del campo de búsqueda del informe.

El informe ya está ordenado y agrupado tal como estaba en el archivo .accdb. Guarde y cierre el informe.

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Vea también
Crear una expresión
Crear, modificar o eliminar una relación
Modificar, editar o cambiar un informe
Realizar un recuento en los informes
Sumar en informes

Realizar un recuento en los informes

Mostrar todo

Puede resultar útil realizar un recuento de los registros incluidos en un informe. En los informes agrupados o informes de

resumen, se puede mostrar un recuento de los registros incluidos en cada grupo. O bien, se puede agregar un número de

línea a cada registro para que sea más fácil hacer referencia a cada uno de ellos. En este artículo se explica, paso a paso,

cómo se agregan los recuentos y números de línea a un informe.

¿Qué desea hacer?

 Realizar un recuento de los registros de un informe o grupo

Agregar un número de línea por cada registro de un informe o grupo

Realizar un recuento de los registros de un informe o

grupo
La vista Presentación permite agregar recuentos a un informe de la manera más rápida.

Realizar un recuento de los registros mediante la vista Presentación

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el informe y, a continuación, haga clic en

Vista Presentación en el menú contextual

2. Haga clic en el campo cuyo recuento desee realizar. Para garantizar que el recuento incluye todos los

registros, haga clic en un campo del que sabe con certeza que no contiene ningún valor nulo (campo nulo: campo

que contiene un valor Null. No se consideran nulos los campos que contienen una cadena de longitud cero (" ") o

el valor 0.), como puede ser un campo Id.

3. En la ficha Formato, en el grupo Agrupamiento y totales, haga clic en Totales.

4. Siga uno de estos procedimientos:

ƒ Para hacer un recuento de todos los registros de un informe con independencia de si hay un valor

o no en el campo seleccionado, haga clic en Incluir registros.

ƒ Para hacer un recuento sólo los registros para los que hay un valor en el campo seleccionado,

haga clic en Incluir valores.

NOTA Incluir valores no está disponible para los campos de los siguientes tipos de datos:

ƒ Memo

ƒ Objeto OLE

ƒ Hipervínculo

Access agrega un cuadro de texto a la sección Pie del informe y establece su propiedad Origen del control en una

expresión que lleve a cabo la función Cuenta. Si el informe tiene niveles de agrupación, Access agrega asimismo un cuadro

de texto a cada pie de grupo que realiza el mismo cálculo.

NOTA Si usa la vista Presentación para crear un recuento en un campo específico, Access genera una expresión que

incluya únicamente los registros donde ese campo no sea nulo. Por ejemplo, si hay 10 registros en un informe y agrega el

recuento a un campo con tres valores nulos, el cuadro de texto del recuento mostrará 7, que es el número de registros que

contienen valores no nulos. Para evitar esto, agregue los recuentos sólo a los campos que no admiten valores nulos (como

los campos Id.), o bien, edite el origen del control del cuadro de texto de modo que siempre incluya todos los registros,

independientemente de que contengan o no valores nulos. Para ello:

1. Seleccione el cuadro de texto que muestra el recuento. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.

2. Haga clic en la ficha Datos.

3. En el cuadro de propiedad Origen del control, elimine la expresión y escriba =Cuenta(*).

4. Guarde el informe y cambie a la vista Informe para ver los resultados.

Realizar un recuento de los registros mediante la vista Diseño

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el informe y, a continuación, haga clic en

Vista Diseño en el menú contextual

2. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.

3. Siga uno de estos procedimientos:

ƒ Para agregar un recuento de todos los registros del informe, haga clic en la sección Encabezado

del informe (encabezado de informe: sección de un informe que se utiliza para colocar información (como el

título, la fecha o una introducción al informe) al principio de un informe.) o en Pie del informe (pie de

informe: sección de un informe que se utiliza para colocar información que, normalmente, aparece en la

parte inferior de una página, como los números de página, fechas y sumas.) donde desee colocar el cuadro

de texto.

ƒ Para agregar un recuento de todos los registros incluidos en cada grupo de un informe agrupado,

haga clic en la sección Encabezado del grupo (encabezado del grupo: se utiliza para colocar información

(como, por ejemplo, el nombre del grupo o su total) al principio de un grupo de registros.) o en Pie del

grupo (pie del grupo: se utiliza para colocar información (como, por ejemplo, el nombre del grupo o su total)

al final de un grupo de registros.) donde desee colocar el cuadro de texto.

4. Seleccione el cuadro de texto y presione F4 para mostrar la hoja de propiedades.

5. Haga clic en la ficha Datos.

6. En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba =Cuenta(*).

Esta expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes, funciones y

nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones puede realizar

cálculos, manipular caracteres o probar datos.) utiliza la función Cuenta para realizar un recuento de todos los

registros del informe o grupo, incluso si algunos campos de algunos registros tienen valores nulos. Para realizar

un recuento de los registros únicamente en un campo específico que no sea nulo (por ejemplo,

NombreProveedor), use la siguiente expresión: =CDoble(Nz(Cuenta([NombreProveedor]),0)).

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Agregar un número de línea por cada registro de un

informe o grupo
Los elementos de un informe pueden numerarse. Por ejemplo, en un informe denominado Ventas por producto, se puede

anteponer "1" al primer elemento de un grupo de productos, "2" al segundo elemento, y así sucesivamente. Cuando

comienza el siguiente grupo de productos, se reinicia el recuento y se antepone "1" al primer elemento.
Se pueden numerar los elementos de un informe usando un control calculado y estableciendo su propiedad Suma

continua.

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el informe y, a continuación, haga clic en

Vista Diseño en el menú contextual.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.

3. En la sección Detalle del informe, arrastre el puntero para crear el cuadro de texto, asegurándose de que

tiene suficiente ancho como para alojar el número de elemento más alto.

Por ejemplo, si piensa que el número de pedidos ascenderá a 100, necesitará espacio para al menos tres

caracteres. Si aparece una etiqueta junto al cuadro de texto, elimínela haciendo clic en ella y presionando SUPR.

Si colocó el cuadro de texto cerca del margen izquierdo, es posible que la etiqueta quede oculta debajo del

cuadro de texto. Usando el control de desplazamiento de la esquina superior izquierda del cuadro de texto,

arrastre el cuadro de texto hasta la derecha para que sea posible ver la etiqueta. Entonces, haga clic en la

etiqueta y presione SUPRIMIR.

4. Seleccione el cuadro de texto. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.

5. Haga clic en la ficha Todas. En el cuadro de propiedad Nombre, escriba un nombre. Por ejemplo,

txtNúmeroElemento.

6. Haga clic en la ficha Datos.

7. En el cuadro de propiedad Suma continua, seleccione Sobre grupo.

8. En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba =1.

9. Haga clic en la ficha Formato.

10. En el cuadro de propiedad Formato, escriba #. (un signo de almohadilla seguido de un punto).

De este modo, el número de línea irá seguido de un punto.

11. Guarde el informe y cambie a la vista Informe para ver los resultados.

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Vea también
Crear informes sencillos
Modificar, editar o cambiar un informe
Sumar en informes
Sumar en informes
Mostrar todo

En cualquier informe que contenga números, se pueden usar totales, promedios, porcentajes o sumas continuas para que

los datos sean más comprensibles. En este artículo se muestra cómo agregar esos elementos a un informe.

¿Qué desea hacer?

Agregar un total u otro agregado en la vista Presentación

Agregar un total u otro agregado en la vista Diseño

Calcular un porcentaje

Calcular una suma continua (total acumulativo)

Agregar un total u otro agregado en la vista Presentación

La vista Presentación permite agregar de la manera más rápida totales, promedios y otros agregados a un informe.

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el informe y haga clic en Vista Presentación

2. Haga clic en el campo que desee resumir. Por ejemplo, si desea agregar un total a una columna de números,

haga clic en uno de los números de la columna.

3. En la ficha Formato, en el grupo Agrupamiento y totales, haga clic en Totales.

4. Haga clic en el tipo de agregado que desee agregar al campo.

En la siguiente tabla se describen los tipos de funciones de agregado de Microsoft Office Access 2007 que se

pueden agregar a un informe.

Cálculo Descripción Función

Suma La suma de todos los números de la columna. Suma()

Promedio El valor medio de todos los números de la columna. Promedio()

Recuento El recuento de los elementos de la columna. Cuenta()

Máximo El valor numérico o alfabético más alto de la columna. Máx()

Mínimo El valor numérico o alfabético más bajo de la columna. Mín()

Desviación estándar Un cálculo de la desviación estándar en el conjunto de valores de la columna. DesvEst()

Varianza Un cálculo de la varianza en el conjunto de valores de la columna. Var()

Office Access 2007 agrega un cuadro de texto a la sección Pie del informe (pie de informe: sección de un informe que se

utiliza para colocar información que, normalmente, aparece en la parte inferior de una página, como los números de página,

fechas y sumas.) y establece su propiedad Origen del control en una expresión que realice el cálculo deseado. Si el

informe tiene niveles de agrupación, Access agrega asimismo un cuadro de texto que realiza el mismo cálculo en cada

sección Pie del grupo (pie del grupo: se utiliza para colocar información (como, por ejemplo, el nombre del grupo o su total)

al final de un grupo de registros.).

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Agregar un total u otro agregado en la vista Diseño

La vista Diseño permite controlar un poco más la ubicación y la apariencia de los totales. En los informes agrupados, los

totales u otros agregados se pueden colocar en el encabezado o el pie de cada grupo. Los agregados que ocupan todo el

ancho del informe pueden colocarse en la sección Encabezado del informe (encabezado de informe: sección de un informe

que se utiliza para colocar información (como el título, la fecha o una introducción al informe) al principio de un informe.) o

Pie del informe.

1. Abra un informe en la vista Diseño.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.

3. Siga uno de estos procedimientos:

ƒ Para calcular un total o promedio de un grupo de registros, haga clic en la sección Encabezado

del grupo (encabezado del grupo: se utiliza para colocar información (como, por ejemplo, el nombre del

grupo o su total) al principio de un grupo de registros.) o Pie del grupo.

ƒ Para calcular un total o promedio general de todos los registros de un informe, haga clic en la

sección Encabezado del informe o Pie del informe.

El cuadro de texto se inserta en la sección en la que haga clic.

4. Seleccione el cuadro de texto. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.

5. Haga clic en la ficha Datos. En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba una expresión que utilice

la función Suma para calcular un total o la función Promedio para calcular un promedio. Por ejemplo:

=Sum(Freight)

O bien,

=Avg(Freight)

SUGERENCIA Puede usar el Generador de expresiones para que le ayude a crear una expresión. Para abrir el

Generador de expresiones, haga clic en en el cuadro de propiedad Origen del control.

NOTA Si calcula un total en la vista Diseño mediante una función de agregado (función agregada: función, como Suma,

Cuenta, Promedio o Var, que se utiliza para calcular totales.), como Suma, o mediante una función de agregado de

dominio (función de agregado de dominio: función, como DProm o DMáx, que se utiliza para calcular estadísticas sobre un

conjunto de registros (un dominio).), como DSuma, no podrá usar el nombre de un control calculado (control calculado:

control que se utiliza en un formulario, informe o página de acceso a datos para mostrar el resultado de una expresión. El

resultado se vuelve a calcular cada vez que hay un cambio en uno de los valores en los que se basa la expresión.) en la

función. Deberá repetir la expresión (expresión: cualquier combinación de operadores matemáticos o lógicos, constantes,

funciones y nombres de campos, controles y propiedades que evalúa a un solo valor. Las expresiones puede realizar

cálculos, manipular caracteres o probar datos.) del control calculado. Por ejemplo:

=Suma([Cantidad] * [PrecioUnidad])

Si hay un campo calculado (campo calculado: campo definido en una consulta que muestra el resultado de una expresión

en lugar de mostrar datos almacenados. El valor se vuelve a calcular cada vez que cambia un valor de la expresión.) en

una consulta (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los

datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página
de acceso a datos.) subyacente, como =PrecioExtendido: [Cantidad] * [PrecioUnidad], podrá usar el nombre de ese

campo en la función Suma, tal y como se muestra a continuación:

=Suma([PrecioExtendido])

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Calcular un porcentaje
1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el informe y, a continuación, haga clic en

Vista Diseño en el menú contextual.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.

3. Siga uno de estos dos procedimientos o ambos:

ƒ Si el informe no calcula totales de grupos, haga clic en la sección Pie del grupo para agregar un

cuadro de texto con el fin de mostrar los totales de grupos.

ƒ Si el informe no calcula un total general, agregue un cuadro de texto a la sección Pie del informe

para mostrar el total general.

4. Siga uno de estos dos procedimientos o ambos:

ƒ Para calcular qué porcentaje representa cada elemento en un total de grupo o un total general,

agregue un cuadro de texto a la sección Detalle (sección de detalle: se utiliza para incluir la parte principal

de un formulario o un informe. Esta sección suele contener controles enlazados a los campos del origen de

registros, aunque también puede contener controles no enlazados, como, por ejemplo, etiquetas para

identificar el contenido de un campo.).

ƒ Para calcular qué porcentaje representa cada grupo de elementos en un total general, agregue un

cuadro de texto a la sección Encabezado del grupo o Pie del grupo.

NOTA Si el informe incluye varios niveles de grupo (nivel de grupo: profundidad a la que se anida un grupo de

un informe o una página de acceso a datos dentro de otros grupos. Los grupos se anidan cuando un conjunto de

registros se agrupa por más de un campo, expresión u origen de registros del grupo.), coloque el cuadro de texto

en el encabezado o el pie correspondiente al nivel para el que Access debe calcular un porcentaje.

5. Seleccione el cuadro de texto. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.

6. Haga clic en la ficha Datos. En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba una expresión que divida

el total menor entre el total mayor del que es una parte el total menor. Por ejemplo,

=[DailyTotal]/[GrandTotal].

SUGERENCIA Haga clic en si desea usar el Generador de expresiones (Generador de expresiones:

herramienta de Access que puede utilizar para crear una expresión. Incluye una lista de expresiones comunes

que puede seleccionar.) para crear la expresión.

7. Establezca la propiedad Formato del cuadro de texto en Porcentaje.

Para obtener más información sobre cómo crear y trabajar con un informe agrupado, vea el artículo Crear un informe

agrupado o de resumen.

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Calcular una suma continua (total acumulativo)
Puede utilizar Office Access 2007 para crear una suma continua en un informe. Una suma continua es un total que se

acumula de registro a registro en un grupo, o incluso en todo un informe.

Crear una suma continua

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el informe y, a continuación, haga clic en

Vista Diseño en el menú contextual.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.

3. Haga clic en la sección Detalle, Encabezado del grupo o Pie del grupo para crear un cuadro de texto.

Si aparece una etiqueta junto al cuadro de texto, elimínela o cambie su texto a un valor significativo.

4. Seleccione el cuadro de texto. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.

5. Haga clic en la ficha Datos. En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba el nombre de campo o la

expresión para la que desee crear la suma continua.

Por ejemplo, escriba PrecioConDescuento para el campo PrecioConDescuento. O bien, en el nivel de grupo,

escriba la expresión =Suma([PrecioConDescuento]).

6. Haga clic en el cuadro de propiedad Suma continua.

7. Haga clic en la flecha desplegable del cuadro de propiedad y, a continuación, siga uno de estos

procedimientos:

ƒ Si desea que la suma continua se restablezca en 0 cuando se alcance el siguiente nivel de grupo

superior, seleccione Sobre grupo en la lista.

ƒ Si desea que la suma continua se acumule hasta el final del informe, seleccione Sobre todo en la

lista.

8. Cierre la hoja de propiedades.

NOTA Si establece la propiedad Suma continua en Sobre todo, puede repetir el total general en la sección Pie del

informe. Cree un cuadro de texto en el pie del informe y establezca su propiedad Origen del control en el nombre del

cuadro de texto que calcula la suma continua; por ejemplo, =[CantidadPedido].

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Vea también
Crear informes sencillos
Modificar, editar o cambiar un informe
Realizar un recuento en los informes
Crear una expresión 
En este artículo se explica cómo crear y usar expresiones en Microsoft Office Access 2007, el 
equivalente de las fórmulas en Microsoft Office Excel 2007. Se proporciona información básica sobre 
las expresiones: qué son, por qué se usan y dónde se usan. Además, en este artículo se explica cómo 
crear expresiones desde cero y cómo crearlas mediante la herramienta denominada Generador de 
expresiones. Observe que la información facilitada en este artículo se aplica a las expresiones en 
general, pero los pasos de los procedimientos se aplican únicamente a Office Access 2007. 
 Nota    Si necesita información sobre la creación de expresiones condicionales, que son expresiones 
que devuelven sólo los valores que cumplen una condición especificada, vea el artículo Crear 
expresiones condicionales (booleanas). 
En este artículo 
 
Expresiones 
Por qué se usan las expresiones 
Dónde y cómo se usan las expresiones 
Usar el Generador de expresiones para crear expresiones 
Usar expresiones a efectos prácticos 
Tabla de operadores 
 
Expresiones 
En Office Access 2007, una expresión es el equivalente de una fórmula en Office Excel 2007. Una 
expresión se compone de varios elementos que se usan, solos o en combinación, para generar un 
resultado. Esos elementos pueden ser: 
Identificadores: los nombres de campos de tabla o de controles en formularios o informes, o bien, 
las propiedades de estos campos o controles.  
Operadores, como + (más) o ‐ (menos).  
Funciones, como SUMA o PROMEDIO así como los argumentos que se usan con las funciones.  
Constantes: valores que no cambian, como cadenas de texto o números no calculados por una 
expresión. 
Se usa una expresión para realizar un cálculo, recuperar el valor de un campo o control, proporcionar 
criterios a una consulta, definir reglas, crear controles y campos calculados, y definir un nivel de 
grupo para un informe. 
Se usa una expresión cuando se necesitan crear valores que no residan directamente en los datos. 
Por ejemplo, puede que necesite calcular el impuesto sobre las ventas de un pedido, o bien, calcular 
el valor total del propio pedido. Otras veces, necesitará agregar criterios a una consulta o un filtro, es 
decir, información que determina qué registros va a devolver la consulta o van a aparecer cuando se 
aplique un filtro. En otros casos, puede que desee definir un valor predeterminado o una regla de 
validación para un campo o control. En todos estos casos, se usa una expresión. 
En la siguiente tabla se muestran algunas expresiones de ejemplo y cómo suelen usarse: 
Expresión  Finalidad 
=[FechaRequerida]‐[FechaEnvío]  Calcula la diferencia entre los valores de fecha de dos 
 controles de cuadro de texto (denominados 
FechaRequerida y FechaEnvío) de un informe. 
Fecha()  Establece en la fecha actual el valor predeterminado de 
un campo de tabla con el tipo de datos Fecha/Hora. 
PrecioTotal: CMoneda([Detalles de pedidos].Precio  Crea un campo calculado en una consulta. 
unidad*[Cantidad]*(1‐[Descuento])/100)*100 
Entre #01.01.2005# Y #31.12.2005#  Se usa para especificar los criterios de un campo 
Fecha/Hora en una consulta. 
=[Subformulario  Devuelve el valor del control SubtotalPedido del 
Pedidos].Formulario!SubtotalPedido  subformulario Pedidos que está en el formulario 
Pedidos. 
> 0  Establece una regla de validación para los campos 
numérico de una tabla: los usuarios deberán especificar 
valores mayores que cero. 
Tal y como puede comprobar en los ejemplos anteriores, una expresión de Access no es sólo un 
cálculo matemático sino que tiene diversas finalidades. Asimismo, puede observar que las 
expresiones de ejemplo difieren entre ellas en algunos aspectos. Por ejemplo, algunas expresiones 
comienzan con el operador de igualdad =. Cuando se calcula un valor para un control ubicado en un 
formulario o informe, se usa el operador = para comenzar la expresión. En otros casos, no se usa el 
operador =. Por ejemplo, cuando se escribe una expresión en una consulta o en la propiedad Valor 
predeterminado o Regla de validación de un campo o control, no se usa el operador = a menos que 
se agregue la expresión a un campo de texto de una tabla. En algunas casos, como cuando se 
agregan expresiones a consultas, Access quita el operador = automáticamente. Para obtener más 
información sobre la sintaxis de las expresiones, vea el artículo Guía de la sintaxis de expresiones. 
En las siguientes secciones se describen más detalladamente las distintas partes de una expresión. 
Los ejemplos que figuran en las secciones incluyen asimismo descripciones breves de la sintaxis de 
esas expresiones. 
Identificadores 
Un identificador es el nombre de un campo, una propiedad o un control. Los identificadores se usan 
en las expresiones para hacer referencia al valor asociado a un campo, una propiedad o un control. 
Por ejemplo, consideremos la expresión =[FechaRequerida]‐[FechaEnvío]. Esta expresión resta el 
valor del campo o control FechaEnvío del valor del campo o control FechaRequerida. En esta 
expresión, FechaRequerida y FechaEnvío son los identificadores. 
Operadores 
Access admite diversos operadores, incluidos los operadores aritméticos esperados como +, ‐, * 
(multiplicar) y / (dividir). Se pueden usar asimismo los operadores de comparación para comparar 
valores, los operadores de texto para concatenar (combinar) texto, los operadores lógicos para 
determinar los valores True o False, y otros operadores específicos de Access. Para obtener 
información detallada sobre los operadores, vea la sección Tabla de operadores. 
Funciones y argumentos 
Las funciones son procedimientos integrados que se pueden usar en las expresiones. Las funciones 
se usan para una amplia variedad de operaciones, como el cálculo de valores, la manipulación de 
texto y fecha y los resúmenes de datos. Por ejemplo, una función que se usa frecuentemente es la 
función Fecha, que devuelve la fecha actual. La función Fecha puede usarse de diversas maneras, 
como una expresión que establece el valor predeterminado de un campo en una tabla. De ese modo, 
cuando se agrega un nuevo registro, el valor predeterminado del campo es la fecha actual. 
Algunas funciones requieren argumentos. Un argumento es un valor que proporciona datos a la 
función. Si una función requiere más de un argumento, los argumentos van separados mediante una 
coma. Por ejemplo, consideremos la función Fecha en la siguiente expresión de ejemplo: 
=Formato(Fecha(),"mmmm d, aaaa")   
En este ejemplo se usan dos argumentos: en primer lugar, la función Fecha proporciona la fecha 
actual. El segundo argumento, separado del primero por una coma, es una cadena de texto que 
indica a la función Formato cómo debe aplicar formato al valor de la fecha. Tenga en cuenta que la 
cadena de texto está encerrada entre comillas. Como regla general, cuando se necesita suministrar 
texto, éste se coloca entre comillas. Esta expresión también ilustra un principio que debe recordar 
cuando siga este procedimiento: a menudo se puede usar el valor devuelto por una función como 
argumento de otra función. 
Para obtener más información sobre cómo usar las comillas y la sintaxis de expresiones en general, 
vea el artículo Guía de la sintaxis de expresiones. 
Por último, Access admite numerosas funciones incorporadas. Para obtener vínculos a la información 
sobre las funciones, vea el artículo Funciones (organizadas por categoría). 
Constantes 
Una constante es un elemento con nombre cuyo valor se mantiene constante mientras se ejecuta 
Access. Normalmente, las constantes que más se usan en las expresiones son True, False y Nulo. 
Asimismo, se pueden definir constantes propias en código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) 
que se puede usar en los procedimientos de VBA. VBA es el lenguaje de programación que Access 
usa. 
 Nota    No se pueden usar constantes de Microsoft Visual Basic en las funciones personalizadas 
usadas en las expresiones. Por ejemplo, Visual Basic tiene constantes para los días de la semana: 
vbSunday representa el domingo, vbMonday representa el lunes, y así sucesivamente. Cada una de 
estas constantes tiene un valor numérico correspondiente: el valor numérico de vbSunday es 1, de 
vbMonday es 2, y así sucesivamente. No se pueden usar estas constantes en las funciones 
personalizadas a las que se llama desde una expresión. En ese caso, se deben usar los valores 
numéricos. 
Valores 
Se pueden emplear valores literales en las expresiones, como el número 1.254 o la cadena 
"Especifique un número del 1 al 10". Los valores numéricos pueden ser una serie de dígitos, incluidos 
un signo y un separador decimal si es preciso. En caso de que falte el signo, Access supone que se 
trata de un valor positivo. Para convertir un valor en un valor negativo, incluya el signo menos (‐). 
También se puede usar la notación científica. Para ello, incluya "E" o "e" y el signo del exponente 
(por ejemplo, 1,0E‐6). 
Cuando use cadenas de texto como constantes, colóquelas entre comillas. En algunos casos, Access 
insertará las comillas. Por ejemplo, cuando se escribe texto en una expresión para una regla de 
validación o criterios de consulta, Access coloca automáticamente las cadenas de texto entre 
comillas 
Por ejemplo, si escribe el texto París, Access muestra "París" en la expresión. Si desea que una 
expresión genere una cadena que se encuentre realmente entre comillas, podrá colocar la cadena 
anidada entre comillas simples (') o entre tres grupos de comillas dobles ("). Por ejemplo, las 
siguientes expresiones son equivalentes 
Formularios![Contactos]![Ciudad].ValorPredeterminado = ' "París" '   
Formularios![Contactos]![Ciudad].ValorPredeterminado = " " "París" " "   
Para usar valores de fecha u hora, colóquelos entre signos de almohadilla (#). Por ejemplo, #7‐3‐07#, 
#7‐mar‐07# y #mar‐7‐2007# son valores de fecha válidos. Cuando Access detecta un valor de fecha u 
hora entre caracteres #, trata automáticamente el valor como un tipo de datos Fecha/Hora. 
 Volver al principio 
Por qué se usan las expresiones 
En Access, se usan expresiones cuando se necesita realizar cualquiera de las siguientes tareas: 
Calcular valores que no existen directamente en los datos. Se pueden calcular valores para los 
campos de tabla, consultas y controles en formularios e informes.  
Definir un valor predeterminado para un campo de tabla o un control en un formulario o informe. 
Los valores predeterminados aparecerán cada vez que se abra una tabla, un formulario o un informe.  
Crear una regla de validación. Las reglas de validación controlan qué valores los usuarios pueden 
especificar en un campo o control.  
Definir criterios para una consulta. 
En la siguiente ilustración se muestran algunas expresiones típicas que se usan en los casos aquí 
descritos: 

 
Por ejemplo, supongamos que necesita calcular el importe total en dólares de un artículo de línea en 
una factura. Normalmente, no se almacena el total de los artículos de línea en la base de datos, sino 
que se calcula, según proceda, a partir de dos artículos que deben almacenarse en la base de datos: 
la cantidad y el precio. A continuación, se usa una expresión como ésta para calcular el valor: 
=CMoneda([Cantidad]*[Precio])   
Esta expresión multiplica la cantidad por el precio y, a continuación, usa la función CMoneda 
(convertir en moneda) para convertir el resultado en el tipo de datos Moneda. También se puede 
calcular un descuento para cada pedido. 
Se puede crear asimismo un campo en una consulta que calcule un total de artículo de línea y, a 
continuación, usar ese valor en un formulario o informe. Una columna de una consulta generada a 
partir de este cálculo se denomina campo calculado. Por ejemplo, la siguiente expresión en una 
consulta calcula los totales de artículos de línea con un descuento aplicado: 
PrecioTotal: CMoneda([Detalles de pedidos].[Precio unidad]*[Cantidad]*(1‐[Descuento])/100)*100   
La expresión asigna a la columna resultante el nombre PrecioTotal. Se crea un campo calculado 
cuando se necesitan realizar cálculos u operaciones con los datos de dos o más campos de tabla. Por 
ejemplo, muchas tablas almacenan los nombres y apellidos en distintos campos. Si desea combinar 
los nombres y apellidos y mostrarlos en un solo campo, deberá crear un campo calculado en una 
consulta. Algunos usuarios intentan crear ese tipo de campos calculados directamente en tablas 
pero, de manera predeterminada, las tablas no admiten este tipo de operación: no proporcionan un 
campo o propiedad a la que se pueda agregar la expresión necesaria. 
Un campo calculado que combine los nombres y apellidos sería como éste: [Nombre] & " " & 
[Apellido]. En este caso, los signos de Y comercial combinan los valores de los campos Nombre y 
Apellido con un espacio: las comillas dobles separadas por un espacio.  
Se pueden usar asimismo expresiones para proporcionar un valor predeterminado a un campo de 
tabla o un control. Por ejemplo, si tiene un campo de fecha cuyo valor predeterminado debe ser la 
fecha actual, escriba Fecha() en el cuadro de propiedad Valor predeterminado de ese campo. 
Se pueden usar asimismo expresiones para definir una regla de validación. Por ejemplo, puede que 
use una regla de validación que requiere que la fecha especificada sea posterior o igual que la fecha 
actual. En ese caso, defina el valor del cuadro de propiedad Regla de validación en >= Fecha(). 
Por último, también se pueden usar expresiones para definir los criterios de una consulta. Por 
ejemplo, supongamos que desea ver las ventas de productos correspondientes a los pedidos 
enviados en un período de tiempo determinado. Puede especificar criterios para definir un intervalo 
de fechas y Access devuelve sólo las filas que cumplen los criterios: 
Entre #1/1/2007# Y #31/12/2007#   
Cuando agregue los criterios a la consulta y, a continuación, ejecute la consulta, se devolverán sólo 
los valores que coincidan con las fechas especificadas. 
 Volver al principio 
Dónde y cómo usar las expresiones 
Se pueden usar expresiones en muchos puntos de una base de datos. Por ejemplo, los formularios, 
informes, tablas, consultas y macros tienen todos propiedades que aceptan expresiones. Por 
ejemplo, se pueden usar expresiones en las propiedades Origen del control y Valor predeterminado 
de los controles. Se pueden usar asimismo en la propiedad Regla de validación de los campos de 
tabla. Además, cuando se escribe código de VBA para un procedimiento de evento o un módulo, a 
menudo se usan expresiones similares a las que se usan en un objeto de Access, como una tabla o 
consulta. 
Descripción breve de la sintaxis de las expresiones 
Las expresiones usan a menudo los datos de las tablas y consultas así como los datos almacenados 
en los controles de formularios e informes. Para usar esos datos, las expresiones hacen referencia a 
los nombres de los campos de las tablas y consultas así como a los nombres de los controles. Para 
usar nombres de campos y controles en las expresiones, colóquelos entre corchetes ([ ]). Por 
ejemplo, si desea usar un campo de tabla denominado Precio unidad en una expresión, escriba 
[Precio unidad]. Si escribe un nombre que no incluya espacios ni caracteres especiales, Access lo 
coloca automáticamente entre corchetes. Si un nombre incluye espacios o caracteres especiales, 
deberá escribir los corchetes. 
Para obtener más información sobre la sintaxis de las expresiones, vea el artículo Guía de la sintaxis 
de expresiones. 
Usar expresiones en controles de formularios e informes 
Puede asignar un nombre a un control calculado definiendo la propiedad Nombre del control. El 
nombre debe ser único entre todos los nombres de controles del formulario o informe. Además, 
debe ser distinto de cualquier nombre de campo o control usado en la expresión para ese control, y 
debe ser diferente de cualquier nombre de campo de la tabla o consulta subyacente. Puede usar 
este nombre para hacer referencia al valor del control en otras expresiones del formulario o informe. 
Los puntos más comunes donde se usan expresiones son: 
En un control de cuadro de texto de un formulario o informe  De este modo se crea un control 
calculado. Por ejemplo, supongamos que desea crear un subtotal que sume todos los artículos de 
línea en un formulario de pedido. El subtotal del formulario podría ser como éste:  

 
Para calcular el subtotal, coloque un control de cuadro de texto en el formulario y establezca la 
propiedad Origen del control del cuadro de texto en la siguiente expresión: 
=Suma([campo_de_tabla])   
En este caso, campo_de_tabla es el nombre del campo que contiene los valores de subtotal. Ese 
campo puede residir en una tabla o consulta. La función Suma calcula el total de un conjunto de 
valores del origen de registros. 
En los siguientes pasos se explica cómo escribir una expresión en un control de cuadro de texto. 
Escribir una expresión en un control de cuadro de texto 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el formulario que desee cambiar y, a 
continuación, haga clic en Vista Diseño.  
Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el cuadro de texto que desee cambiar y, a 
continuación, haga clic en Propiedades para mostrar la hoja de propiedades del control.  
O bien, 
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. 
En la ficha Datos o la ficha Todas de la hoja de propiedades, haga clic en la propiedad Origen del 
control del cuadro de texto y, a continuación, escriba = y el resto de la expresión. Por ejemplo, para 
calcular el subtotal mostrado anteriormente, escriba =Suma([campo_de_tabla]) y asegúrese de 
reemplazar el nombre del campo con campo_de_tabla.  
O bien, 
Haga clic en el botón Generar  situado a la derecha del cuadro de propiedad para crear una 
expresión mediante el Generador de expresiones. 
La hoja de propiedades será similar a la que aparece en la siguiente ilustración: 

 
Cierre la hoja de propiedades y guarde los cambios. 
Usar expresiones en criterios de consulta 
Se usan expresiones para definir los criterios de una consulta. Access devolverá únicamente las filas 
que cumplan los criterios. Por ejemplo, supongamos que desea ver todos los pedidos cuya fecha de 
envío corresponde al año 2004. Para especificar los criterios, escriba la siguiente expresión en la 
celda Criterios de la columna Fecha/Hora de la consulta. En este ejemplo se usa una columna de tipo 
Fecha/Hora denominada FechaEnvío. Para definir un intervalo de fechas, especifique los siguientes 
criterios: 
Entre #01.01.2004# Y #31.12.2004#   
La columna FechaEnvío será similar a la que aparece en la siguiente ilustración. 

 
La expresión determina si los valores de la columna FechaEnvío forman parte del intervalo de fechas 
especificado. Observe que las fechas aparecen entre signos de almohadilla (#). Access trata los 
valores entre signos de almohadilla como datos de tipo Fecha/Hora. Si es la primera vez que usa 
Access, al tratar esos valores como datos de fecha u hora, se pueden realizar cálculos con ellos. 
Para obtener más información sobre el uso de los datos de fecha y hora, vea los artículos Especificar 
un valor de fecha u hora e Insertar, crear o eliminar un campo que almacena valores de fecha. 
Especificar criterios en la cuadrícula de diseño de la consulta 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta que desee 
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.  
Haga clic en la celda Criterios de la columna para la que desee especificar criterios.  
Escriba la expresión de criterio.  
O bien, 
En la ficha Diseño, en el grupo Configuración de consultas, haga clic en Generador para iniciar el 
Generador de expresiones y generar los criterios.  
 Nota    No coloque el operador = delante de la expresión de criterio. 
Si desea disponer de un área más amplia para escribir la expresión, presione MAYÚS+F2 para 
mostrar el cuadro de diálogo Zoom. 

 
Usar expresiones para crear campos calculados en una consulta 
Se usa una expresión para crear un campo calculado en una consulta. Por ejemplo, supongamos que 
desea mostrar el año de envío de un pedido como parte de una consulta. Para crear el campo 
calculado, coloque la siguiente expresión en una celda en blanco de la fila Campo de la consulta: 
Año de envío: Formato([FechaEnvío],"aaaa")   
En este caso, la expresión usa la función Formato para extraer el año de los valores de un campo 
denominado FechaEnvío. A continuación, la función Formato aplica al año el formato de cuatro 
dígitos. Al colocar Año de envío: delante de la expresión se asigna a la columna resultante el nombre 
Año de envío. 

 
Crear un campo calculado en la vista Diseño de la consulta 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta que desee 
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.  
Haga clic en la celda Campo de la columna en la que desee crear el campo calculado.  
Escriba la expresión.  
O bien, 
En la ficha Diseño, en el grupo Configuración de consultas, haga clic en Generador para iniciar el 
Generador de expresiones y generar los criterios.  
 Nota    No coloque el operador = delante de la expresión de criterio, sino que comience la expresión 
con un nombre seguido de un signo de dos puntos. Por ejemplo, escriba PrecioTotal: para iniciar una 
expresión que cree un campo calculado denominado PrecioTotal. 
Usar expresiones en la propiedad Regla de validación de un campo de tabla 
Otro punto donde las expresiones son útiles es la propiedad Regla de validación de un campo de 
tabla. Supongamos que tiene una tabla denominada Inventario con un campo denominado Unidades 
disponibles y desea definir una regla que obligue a los usuarios a especificar un valor mayor o igual 
que cero. En otras palabras, el inventario nunca puede ser un número negativo. Para ello, use la 
expresión que aparece en la siguiente ilustración. 

 
Escribir una regla de validación para un campo de tabla 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla que desee 
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.  
En la columna Nombre del campo, haga clic en el campo que desee cambiar.  
En la ficha General, haga clic en la propiedad Regla de validación.  
Escriba la expresión.  
O bien, 
 Haga clic en el botón Generar  situado a la derecha del cuadro de propiedad para iniciar el 
Generador de expresiones y crear la expresión. 
O bien, 
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Generador para iniciar el Generador de 
expresiones.  
 Nota    No coloque el operador = delante de la expresión cuando cree una regla de validación. 
El punto clave que debe recordar cuando trabaje con expresiones de reglas de validación es que 
deben devolver True para que se acepte el valor. Por ello, en este ejemplo, el valor de [Unidades 
disponibles] debe ser >=0. Si no es así, Access mostrará el texto que aparece en el cuadro de 
propiedad Texto de validación. Si no se ha especificado ningún texto en el cuadro de propiedad 
Texto de validación, Access mostrará su propio mensaje para indicar que el valor especificado está 
prohibido por la regla de validación del campo. 
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una 
regla de validación para validar los datos de un campo. 
Usar expresiones en la propiedad Regla de validación de un control 
Puede establecer asimismo la propiedad Regla de validación de un control. Por ejemplo, 
supongamos que usa un formulario para especificar el intervalo de fechas de un informe y desea 
asegurarse de que la ficha inicial no es anterior al 1/1/2004. Puede establecer las propiedades Regla 
de validación y Texto de validación del cuadro de texto en el que va a especificar la fecha inicial de la 
siguiente manera. 
Propiedad  Valor 
Regla de validación  >=#1/1/2004# 
Texto de validación  No se puede especificar una fecha anterior a 1/1/2004. 
Si intenta especificar una fecha anterior al 1/1/2004, aparecerá un mensaje. Tras hacer clic en 
Aceptar, Access volverá al cuadro de texto. 

 
Especificar una regla de validación para un control 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario o informe 
que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.  
O bien, 
Si el formulario o informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de 
documentos y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 
O bien, 
En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en el botón Vista para alternar entre las vistas 
disponibles. También puede hacer clic en la flecha situada debajo de Vista y seleccionar una de las 
vistas disponibles del menú. 
Haga clic con el botón secundario del mouse en el control que desee cambiar y, a continuación, haga 
clic en Propiedades.  
O bien, 
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. 
Access muestra la hoja de propiedades del control. 
Haga clic en la ficha Todas y, a continuación, haga clic en el cuadro de propiedad Regla de validación.  
Escriba la expresión o haga clic en el botón Generar  situado a la derecha del cuadro de propiedad 
para crear una expresión mediante el Generador de expresiones.  
 Nota    No coloque el operador = delante de la expresión cuando cree una regla de validación. 
De manera opcional, cambie la propiedad Texto de validación.  
Cierre la hoja de propiedades y guarde los cambios. 
Si especifica un valor prohibido por la regla de validación, puede presionar ESC mientras que el 
cursor está en el control para restaurar el valor original o predeterminado. A continuación, puede 
especificar un valor que cumpla la regla de validación. 
Si la propiedad Origen del control del control es un campo de tabla, se recomienda definir la 
propiedad Regla de validación del campo, además de la del control. De ese modo se aplica siempre la 
regla, independientemente del formulario o de la consulta que se use para actualizar el campo. 
Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una 
regla de validación para validar los datos de un campo. 
Usar expresiones para definir los valores predeterminados de un campo de tabla 
Puede usar una expresión para almacenar un valor predeterminado de un campo de tabla. Por 
ejemplo, supongamos que desea insertar automáticamente la fecha y la hora en un campo 
denominado FechaPedido cada vez que agrega un nuevo registro. Podrá usar una expresión similar a 
la siguiente. 

 
La expresión usa la función Ahora para insertar la fecha y la hora en el campo FechaPedido. 
Especificar un valor predeterminado para un campo en una tabla 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla que desee 
cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.  
En la columna Nombre del campo, haga clic en el campo que desee cambiar.  
En la ficha General, haga clic en la propiedad Valor predeterminado.  
Escriba la expresión o haga clic en el botón Generar  situado a la derecha del cuadro de propiedad 
para crear una expresión mediante el Generador de expresiones. 
Si enlaza un control a un campo de tabla y si el control y el campo tienen un valor predeterminado, 
el valor predeterminado del control tiene prioridad. 
Para obtener más información sobre cómo definir los valores predeterminados, vea el artículo 
Establecer valores predeterminados para campos o controles. 
Usar expresiones para definir los valores predeterminados de los controles 
Otro punto donde suele usarse una expresión es la propiedad Valor predeterminado de un control. 
La propiedad Valor predeterminado de un control se comporta de manera similar a la propiedad 
Valor predeterminado de un campo de tabla. Por ejemplo, si desea especificar la fecha actual como 
valor predeterminado de un cuadro de texto denominado FechaPedido, puede usar una expresión 
como la siguiente. 

 
Esta expresión usa la función Fecha para que se devuelva la fecha actual, pero no la hora. Si enlaza el 
cuadro de texto a un campo de tabla y el campo tiene un valor predeterminado, el valor 
predeterminado del control tiene prioridad. A menudo tiene más sentido establecer la propiedad 
Valor predeterminado del campo de tabla porque el valor predeterminado se aplica siempre al 
control, a menos que el control lo reemplace. 
Especificar un valor predeterminado para un control 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario o informe 
que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.  
O bien, 
Si el formulario o informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de 
documentos y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 
O bien, 
En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en el botón Vista para alternar entre las vistas 
disponibles. También puede hacer clic en la flecha situada debajo de Vista y seleccionar una de las 
vistas disponibles del menú. 
Haga clic con el botón secundario del mouse en el control que desee cambiar y, a continuación, haga 
clic en Propiedades.  
O bien, 
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. 
Access muestra la hoja de propiedades del control. 
Haga clic en la ficha Todas y, a continuación, haga clic en el cuadro de propiedad Valor 
predeterminado.  
Escriba la expresión o haga clic en el botón Generar  situado a la derecha del cuadro de propiedad 
para crear una expresión mediante el Generador de expresiones.  
Cierre la hoja de propiedades. 
Para obtener más información sobre cómo definir los valores predeterminados, vea el artículo 
Establecer valores predeterminados para campos o controles. 
Usar expresiones para realizar acciones de macro 
En algunos casos, quizás desee llevar a cabo una acción o una serie de acciones en una macro 
solamente si se cumple una condición concreta. Por ejemplo, supongamos que desea que se ejecute 
una acción de macro solamente si el valor de un cuadro de texto es igual a 10. Para ello, use una 
expresión para definir la condición en la columna Condición de la macro.  
En este ejemplo, se supone que el cuadro de texto se denomina "Items" (Elementos). 

 
Escribir una condición para una acción de macro 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la macro que desee 
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.  
Si no ve la columna Condición en el diseñador de macros, en la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u 
ocultar, haga clic en Condiciones.  
En la columna Condición, haga clic en la celda en blanco situada junto a la acción de macro que 
desee cambiar y, a continuación, escriba la expresión condicional.  
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la macro. 
Al igual que en el caso de la propiedad Regla de validación, la expresión en la columna Condición 
debe devolver True o False. La acción de macro se ejecuta únicamente si la condición es True. 
Para obtener más información sobre la creación de macros, vea los artículos Conceptos básicos de 
las macros en Access 2007 y Crear una macro. 
Usar expresiones para agrupar y ordenar los datos de informes 
Se usa el panel Agrupación, orden y total para definir los niveles de agrupación y criterios de 
ordenación de los datos de un informe. El panel reemplaza el cuadro de diálogo Ordenar y agrupar 
incluido en las versiones anteriores de Access. El panel se puede mostrar y usar únicamente cuando 
hay un informe abierto en la vista Diseño; el panel aparece en la misma ventana que el informe. 
En la siguiente ilustración se muestra el panel tal y como aparece cuando se abre por primera vez: 

 
Si es la primera vez que usa Access, la agrupación es el proceso de combinar columnas que contienen 
valores duplicados. Por ejemplo, supongamos que una base de datos contiene información de ventas 
de las oficinas en diversas ciudades. Uno de los informes más comunes en ese tipo de base de datos 
es "Ventas por ciudad", y la consulta que proporciona los datos del informe agrupa los datos por los 
valores de ciudad. Al agruparse la información, ésta puede resultar más fácil de leer y comprender. 
En cambio, la ordenación es el proceso de imponer un orden en las filas (los registros) de los 
resultados de consulta. Por ejemplo, se pueden ordenar de manera ascendente o descendente los 
registros por sus valores de clave principal (u otro conjunto de valores en otro campo), o bien, se 
pueden ordenar, por ejemplo, alfabéticamente por uno o varios caracteres. Cuando proceda, 
recuerde que, de manera predeterminada, las consultas en Access devuelven los registros usando el 
medio más rápido posible. Cuando se crea una consulta, puede que Access devuelva los datos de una 
manera que tenga sentido, como por la secuencia de los valores de clave principal. No obstante, 
cuando los usuarios cambian los datos y agregan o quitan filas, puede que Access devuelva los datos 
en otra secuencia porque esa nueva secuencia es más rápida. Se impone un criterio de ordenación 
cuando se necesita que las consultas devuelvan los datos en la misma secuencia, 
independientemente de los campos realizados en esos datos. 
Para obtener más información sobre la combinación de valores de texto, vea la sección Combinar 
valores de texto. 
Agregar agrupación y ordenación a un informe 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el informe que desee 
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.  
O bien, 
Si el informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos 
y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 
O bien, 
En la ficha Inicio, en el grupo Vista, haga clic en el botón Vista para alternar entre las vistas 
disponibles. También puede hacer clic en la flecha situada debajo de Vista y seleccionar una de las 
vistas disponibles del menú. 
En la ficha Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar.  
El panel Agrupación, orden y total aparece en la parte inferior del área de trabajo. 
Haga clic en Agregar un grupo para agregar un nivel de agrupación al informe.  
O bien, 
Haga clic en Agregar un orden para agregar un criterio de ordenación al informe. 
Aparece un nuevo grupo o criterio de ordenación en el panel, además de una lista de los campos que 
proporcionan datos para el informe. En esta ilustración se muestra un grupo y un criterio de 
ordenación nuevos, además de una ventana que contiene los campos disponibles: 

 
En la ventana que contiene los campos disponibles, haga clic en expresión para iniciar el Generador 
de expresiones.  
Escriba la expresión en el cuadro de expresión (cuadro superior) del Generador de expresiones. 
Asegúrese de comenzar la expresión con el operador de igualdad (=). 
Agregar una expresión a un grupo o criterio de ordenación existente 
Repita el paso 1 de la anterior sección para abrir el informe en la vista Diseño.  
Haga clic en el grupo u orden que desee cambiar.  
Haga clic en la flecha abajo situada junto a Agrupar en (para los niveles de agrupación) u Ordenar por 
(para los criterios de ordenación).  
Aparece una ventana que contiene los campos disponibles. 
En la parte inferior de la ventana que contiene los campos, haga clic en expresión para iniciar el 
Generador de expresiones.  
Escriba la expresión en el cuadro de expresión del Generador de expresiones. Asegúrese de 
comenzar la expresión con el operador de igualdad (=). 
Para obtener más información sobre el Generador de expresiones, vea la siguiente sección. 
Para obtener más información sobre cómo agrupar y ordenar los datos en informes, vea el artículo 
Crear un informe agrupado o de resumen. 
 Volver al principio 
Usar el Generador de expresiones para crear expresiones 
Puede usar el Generador de expresiones para que le ayude a crear expresiones. El Generador de 
expresiones permite obtener fácilmente acceso a los nombres de los campos y controles de una base 
de datos, así como a un gran número de las funciones incorporadas que están disponibles cuando se 
escriben expresiones. Si sirve de ayuda, puede considerar el Generador de expresiones como una 
forma de buscar e insertar elementos difíciles de recordar, como nombres de identificadores (por 
ejemplo, campos, tablas, formularios y consultas) así como nombres de funciones y argumentos. 
Puede usar el Generador de expresiones para crear expresiones desde cero, o bien, puede 
seleccionar una de las expresiones previamente generadas para mostrar los números de página, la 
fecha actual y la fecha y hora actuales. 
Puede iniciar el Generador de expresiones desde la mayor parte de las ubicaciones donde se 
escriben manualmente las expresiones, como la propiedad Origen del control de un control, o bien, 
la propiedad Regla de validación de un campo de tabla. En general, si ve el botón Generar (  ), 
puede hacer clic en él para iniciar el Generador de expresiones. 
En la siguiente ilustración y el texto que aparece a continuación se muestra el Generador de 
expresiones: 

 
Cuadro de expresión 
La sección superior del generador contiene un cuadro de expresión donde se genera la expresión. 
Puede escribir manualmente la expresión en el cuadro o puede seleccionar elementos de las tres 
columnas en la sección inferior del Generador de expresiones y agregarlos al cuadro de expresión. 
Para agregar un elemento, haga doble clic en él o selecciónelo en una de las columnas y, a 
continuación, haga clic en Pegar.  
Botones de operador 
La sección central del Generador de expresiones muestra botones que permiten insertar operadores 
aritméticos y lógicos comunes en la expresión. Para insertar un operador en el cuadro de expresión, 
haga clic en el botón apropiado. Para mostrar una lista más exhaustiva de los operadores que se 
pueden usar en las expresiones, haga clic en la carpeta Operadores situada en la columna inferior 
izquierda y, a continuación, haga clic en la categoría que desee en la columna central. La columna 
derecha mostrará todos los operadores de la categoría seleccionada. Para insertar un operador, haga 
doble clic en él o selecciónelo y, a continuación, haga clic en Pegar.  
Elementos de expresión 
La sección inferior contiene tres columnas:  
En la columna izquierda se muestran carpetas con los formularios, informes, tablas y consultas de la 
base de datos, así como las funciones incorporadas disponibles, las funciones definidas por el 
usuario, las constantes, los operadores y las expresiones comunes.  
En la columna central se muestran los elementos o categorías de elementos específicos de la carpeta 
seleccionada en la columna izquierda. Por ejemplo, si hace clic en Funciones incorporradas en la 
columna izquierda, en la columna central se muestran las categorías de funciones.  
En la columna derecha se muestran los valores, si los hay, de los elementos seleccionados en las 
columnas izquierda y central. Por ejemplo, si hace clic en Funciones incorporadas en la columna 
izquierda y, a continuación, hace clic en una categoría de funciones de la columna central, en la 
columna derecha se muestran todas las funciones incorporadas de la categoría seleccionada. 
Para crear una expresión, escriba texto en el cuadro de expresión y pegue elementos de las otras 
áreas en el Generador de expresiones. Por ejemplo, puede hacer clic en la columna inferior izquierda 
para ver los objetos de la base de datos así como las funciones, las constantes, los operadores y las 
expresiones comunes. Cuando hace clic en un elemento de la columna izquierda, las demás 
columnas cambian en consecuencia. Por ejemplo, cuando hace clic en el nombre de una tabla en la 
columna izquierda, la columna central muestra los campos de esa tabla. Cuando hace doble clic en 
Funciones y, a continuación, hace clic en Funciones incorporadas, la columna central muestra todas 
las categorías de funciones y la columna derecha muestra las funciones de esas categorías. Cuando 
hace doble clic en una función para insertarla en una expresión, la función y el texto que indica los 
argumentos necesarios para esa función aparecen como texto de marcador de posición en el cuadro 
de expresión. Podrá reemplazar ese texto con los valores de argumento. 
Cuando pega un identificador (el nombre de un campo de tabla o control) en la expresión, el 
Generador de expresiones inserta sólo las partes del identificador que son necesarias en el actual 
contexto. Por ejemplo, si inicia el Generador de expresiones desde la hoja de propiedades de un 
formulario denominado Clientes y, a continuación, pega un identificador para la propiedad Visible 
del formulario en la expresión, el Generador de expresiones pega únicamente el nombre de la 
propiedad Visible. Si usa esta expresión fuera del contexto del formulario, deberá incluir el 
identificador completo: Formularios![Clientes].Visible. 
Iniciar el Generador de expresiones en una tabla, un formulario o un informe 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla, el formulario o el 
informe que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.  
Si abre una tabla, en la columna Nombre del campo, haga clic en el campo que desee cambiar y, a 
continuación, en la ficha General, haga clic en la propiedad que va a contener la expresión y haga clic 
en el botón Generar  situado junto a la propiedad.  
O bien, 
Si abre un formulario o informe, haga clic con el botón secundario en el control que desee cambiar, 
haga clic en Propiedades, busque la propiedad que va a contener la expresión y, a continuación, haga 
clic en el botón Generar  situado junto a la propiedad. 
Iniciar el Generador de expresiones en una consulta 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta que desee 
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.  
O bien, 
Si la consulta está abierta, haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos de 
la consulta y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual. 
Haga clic en la celda de la cuadrícula de diseño que va a contener la expresión. Por ejemplo, haga clic 
en la celda Criterios de la columna a la que desee proporcionar criterios, o bien, haga clic en la celda 
Campo de la columna donde desee crear un campo calculado.  
En la ficha Diseño, en el grupo Configuración de consultas, haga clic en Generador. 
Para obtener más información sobre la creación de expresiones, incluidas expresiones de ejemplo y 
sintaxis de expresiones, vea el artículo Guía de la sintaxis de expresiones. 
 Volver al principio 
Usar expresiones a efectos prácticos 
En esta sección se presentan algunas de las formas en las que se pueden usar las expresiones para 
solucionar problemas y calcular la información necesaria para los formularios, informes y tablas. 
"Estampar" la fecha y hora actuales en un nuevo registro 
En algunas tablas, es importante realizar un seguimiento de ("estampar") la fecha o de la fecha y 
hora cuando se agrega un registro. Para que Access rellene automáticamente ese valor, puede crear 
un campo con el tipo de datos Fecha/Hora y establecer la propiedad Valor predeterminado del 
campo en Fecha() o Ahora(). La función Fecha devuelve la fecha actual almacenada en el reloj del 
sistema del equipo. La función Ahora devuelve la fecha y hora actuales. 
En los siguientes pasos se explica cómo agregar un nuevo campo a una tabla, establecer en 
Fecha/Hora el tipo de datos del campo y, a continuación, agregar la función Ahora o Fecha al campo. 
Agregar un campo de Fecha/Hora y un campo de marca de hora 
En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.  
Access abre la tabla en la vista Hoja de datos. 
Haga clic en la primera columna en blanco, situada en el extremo de la tabla. Si no encuentra la 
columna en blanco, busque las palabras Agregar nuevo campo en el encabezado de columna.  
Haga doble clic en el encabezado de columna y escriba un nombre para el campo, como Fecha de 
agregación y, a continuación, presione ENTRAR.  
O bien, 
Haga clic con el botón secundario del mouse en la columna, haga clic en Cambiar nombre, escriba un 
nombre para el campo y, a continuación, presione ENTRAR. 
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, haga clic en la flecha abajo situada 
junto a la lista Tipo de datos y seleccione Fecha/Hora.  
Guarde los cambios, mantenga la tabla abierta y vaya al siguiente grupo de pasos. 
Agregar una expresión de fecha a un campo de Fecha/Hora 
Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos correspondiente a la tabla y, 
a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.  
En la columna Nombre del campo, haga clic en el nuevo campo.  
En la ficha General, haga clic en el cuadro de propiedad Valor predeterminado.  
Escriba Ahora() o Fecha().  
Haga clic en el cuadro de propiedad Mostrar el Selector de fecha y establezca el valor en Nunca.  
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la tabla. 
A partir de ahora, cuando agregue un nuevo registro a la tabla, Access insertará automáticamente la 
fecha o la fecha y la hora en el campo Fecha de agregación. 
Combinar valores de texto 
Para combinar los valores de dos o más campos de texto, se usa el operador de Y comercial (&). Por 
ejemplo, supongamos que tiene un formulario denominado Empleados. Especifica el nombre y los 
apellidos de los empleados en distintos campos, pero desea mostrar el nombre completo del 
empleado en el encabezado de formulario. 
Para mostrar el nombre completo, puede usar esta expresión: 
=[Nombre] & " " & [Apellidos]   
La expresión usa el operador & para combinar los valores de los campos Nombre y Apellidos. La 
expresión usa asimismo un par de comillas dobles separadas por un carácter de espacio para insertar 
un espacio entre el nombre y los apellidos. Recuerde que los espacios entre los nombres de campo y 
los operadores de Y comercial no afectan a la apariencia de los datos (sólo ayudan a que la expresión 
sea más fácil de leer). Para insertar algo entre los campos, como un espacio, signo de puntuación o 
texto literal, ese valor adicional debe colocarse entre comillas. 
A modo de otro ejemplo, puede usar esta expresión para mostrar los apellidos y nombres, separados 
por una coma: 
=[Apellidos] & ", " & [Nombre]   
En este caso, los valores entre comillas insertan una coma y un espacio entre los nombres. 
En los pasos de esta sección, se supone que tiene un formulario y una tabla con los campos Nombre 
y Apellidos. Si no es así, puede modificar la expresión de estos pasos para que se ajuste a sus datos. 
Agregar un cuadro de texto con una expresión para nombres completos 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario o informe 
que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.  
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.  
Arrastre el puntero en el formulario o informe para crear el cuadro de texto.  
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades.  
O bien, 
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. 
Haga clic en la ficha Datos.  
Cambie el valor del cuadro de propiedad Origen del control a =[Nombre] & " " & [Apellidos] y, a 
continuación, presione TAB.  
Cierre la hoja de propiedades y guarde los cambios. 
Puede que intente combinar registros sin ningún valor especificado en un campo. El valor ausente se 
denomina valor nulo. Cuando se usa el operador & y hay un campo sin valor, Access devuelve una 
cadena de longitud cero para ese campo. Por ejemplo, si el registro de un empleado tiene sólo 
apellidos, la expresión del anterior ejemplo devuelve una cadena de longitud cero para el campo 
Nombre, un carácter de espacio y el valor del campo Apellidos. 
Al combinar valores, puede que desee incluir un valor, como una coma, sólo cuando hay datos en un 
campo concreto. Para ello, use el operador + en vez del operador &. 
Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla denominada Cliente y la tabla contiene los campos 
Ciudad, Región y Código postal. Desea combinar esos campos para un informe y puede que algunos 
registros no tengan ningún valor en el campo Región. En ese caso, aparecerá una coma no deseada 
delante del código postal si usa el operador &. 
Para eliminar la coma no deseada, puede usar el operador +, tal y como se muestra en la siguiente 
expresión de ejemplo: 
=([Ciudad] & (", " + [Región]) & " " & [Código postal])   
El operador + combina texto de la misma manera que el operador &. Sin embargo, el operador + 
admite la propagación de valores nulos. Esto significa que si algún componente de una expresión es 
nulo, toda la expresión será nula. En el anterior ejemplo, observe la sección (", " + [Región]). Dado 
que se usa el operador +, la expresión entre las paréntesis internas incluye una coma sólo si hay un 
valor en el campo Región. Si no hay ningún valor, se aplica la propagación de valores nulos, por lo 
que toda la expresión entre las paréntesis internas será nula y se "ocultará" la coma. 
Crear controles calculados para realizar cálculos aritméticos 
Se pueden usar expresiones para restar, multiplicar y dividir los valores de dos o más campos o 
controles. Por ejemplo, supongamos que registra la fecha en la que un cliente necesita recibir un 
pedido y la fecha de envío del pedido. Podrá determinar con cuántos días de antelación o retraso se 
envió un pedido restando el valor que figura en el campo FechaEnvío del valor que aparece en el 
campo FechaRequerida. Esto es posible porque Access puede realizar cálculos aritméticos con 
fechas. 
 
El resultado de un cálculo de fecha se denomina intervalo. Este valor contiene un componente de 
días en el lado izquierdo del separador decimal y un componente de tiempo en el lado derecho. Si el 
valor devuelto es un número positivo, sabrá con cuántos días de antelación se envió el pedido. Si el 
valor es negativo, sabrá con cuántos días de retraso se envió el pedido. Si el valor es 0, sabrá que el 
pedido se envió a tiempo. 
En los pasos que se describen en esta sección, se supone que dispone de un formulario enlazado a 
una tabla de datos que contiene pedidos. A su vez, la tabla Pedidos contiene los campos 
FechaRequerida y FechaEnvío. Puede modificar la expresión que figura en los siguientes pasos para 
que funcione con su base de datos. 
Agregar un cuadro de texto que contiene una expresión para calcular el número de días de 
antelación o de retraso 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario o informe 
que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.  
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.  
Arrastre el puntero en el formulario o informe para crear el cuadro de texto.  
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y, a continuación, haga clic en 
Propiedades.  
 O bien, 
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. 
Haga clic en la ficha Datos.  
En el cuadro de propiedad Origen del control, escriba =[FechaRequerida]‐[FechaEnvío] y, a 
continuación, presione TAB.  
 Nota    No olvide reemplazar los identificadores de FechaRequerida y FechaEnvío con los nombres 
de los campos de su tabla. 
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades. 
Cuando usa los operadores +, –, *, / o \ para realizar un cálculo con dos valores y uno de los valores 
es nulo (es decir, no se ha especificado ningún valor), el valor de la expresión es nulo. Por ejemplo, si 
una de las fechas en la anterior expresión es nula, toda la expresión también será nula. En un 
informe, esto genera un espacio en blanco. Si desea reemplazar el valor nulo con 0, puede usar la 
función Nz para convertir el valor nulo en cero. Por ejemplo: 
=Nz([FechaRequerida]‐[FechaEnvío],0)   
 Nota    Asimismo, puede configurar los campos de una tabla de modo que los usuarios no puedan 
especificar valores nulos. Al diseñar la tabla, establezca el valor de la propiedad Requerido de ese 
campo en Sí y establezca la propiedad Valor predeterminado de ese campo en un valor que no sea 
nulo. 
Sumar los valores de dos controles 
Puede que desee sumar los valores de dos controles. Por ejemplo, para calcular el costo total de un 
pedido, sumará los valores de los controles Subtotal y Transporte, tal y como se muestra en la 
siguiente ilustración. 

 
En los siguientes pasos, se supone que dispone de un formulario con dos controles que contienen 
datos numéricos. En este caso, los controles se denominan Subtotal y Transporte. Puede modificar el 
nombre de los controles en la siguiente expresión para que ésta funcione con sus datos. 
Agregar un cuadro de texto con una expresión que calcula un total 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario o informe 
que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.  
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.  
Arrastre el puntero en el formulario o informe para crear el cuadro de texto.  
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades.  
O bien, 
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. 
Haga clic en la ficha Todas.  
Configure los valores de propiedad, tal y como se muestra en la siguiente tabla.  
Propiedad  Valor 
Nombre  Total 
Origen del control   =[Subtotal]+[Transporte] 
Formato  Moneda 
  Nota    No olvide cambiar los identificadores en la expresión (Subtotal y Transporte) al nombre de 
los controles que figuran en su formulario. 
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades. 
Multiplicar dos valores para calcular el impuesto sobre las ventas o el impuesto al valor agregado 
Supongamos que necesita calcular el impuesto sobre las ventas o el impuesto al valor agregado para 
un pedido. Para ello, puede usar una expresión que multiplique dos valores existentes: la tasa del 
impuesto sobre las ventas y el subtotal de cada pedido. Puede incluir la expresión en un control de 
cuadro de texto y mostrar los resultados en un formulario o informe. 
Para este ejercicio, suponemos que dispone de dos campos de tabla: Tasa de impuesto sobre las 
ventas y Subtotal. Asimismo, puede almacenar estos valores en otros controles de un formulario o 
informe, pero para este ejercicio suponemos que residen en una tabla. 
Agregar un cuadro de texto con una expresión para calcular el importe de un impuesto 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario o informe 
que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.  
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.  
Arrastre el puntero en el formulario o informe para crear el cuadro de texto.  
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades.  
O bien, 
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. 
Haga clic en la ficha Todas.  
Configure los valores de propiedad, tal y como se muestra en la siguiente tabla.  
Propiedad  Valor 
Nombre  Impuesto sobre las ventas 
Origen del control   =[Subtotal]*[Tasa de impuesto sobre las ventas] 
Formato  Moneda 
 Nota    No olvide cambiar los identificadores de los campos (Subtotal y Tasa de impuesto sobre las 
ventas) a los nombres de los campos en su base de datos. 
Cierre la hoja de propiedades. 
Sumar y contar grupos de registros 
A menudo va a tener que sumar los valores almacenados en un grupo de registros. Por ejemplo, 
puede que necesite calcular un total de grupo para el pie de grupo de un informe, o bien, un subtotal 
de pedido para los artículos de línea en un formulario. Otras veces, puede que necesite contar el 
número de artículos en vez de sumarlos. Para calcular una suma para un grupo de registros, se usa la 
función Suma. Para contar un grupo de registros, se usa la función Cuenta. 
Por ejemplo, para contar el número de pedidos en un informe que muestra los pedidos agrupados 
por cliente, puede usar la siguiente expresión: 
=Cuenta([IdPedido])   
Puede usar nombres de campo en la expresión de los argumentos de las funciones Suma y Cuenta, 
pero no puede usar nombres de control. Los nombres de campo pueden proceder de una tabla o 
consulta. Incluso puede usar el nombre de un campo calculado de una consulta. Sin embargo, 
cuando desea calcular el total de los valores de un control calculado, debe repetir la expresión usada 
en el control calculado. 
Cuando desea hacer referencia a la misma expresión más de una vez en un formulario o si va a usar 
una función, como Suma, debe considerar si puede incluir la expresión en la consulta subyacente del 
formulario. De ese modo, el cálculo puede realizarse en la consulta en vez del formulario. A menudo, 
los cálculos se realizan con mayor rapidez en las consultas. 
Para obtener más información sobre cómo sumar y contar, vea los siguientes artículos: 
Contar las filas de una hoja de datos  
Mostrar totales de columna en una hoja de datos  
Realizar un recuento en los informes  
Sumar en informes  
Cuenta (función)  
DCont (función)  
Suma (función)  
DSuma (función) 
En las siguientes secciones se explican algunas de las formas en las que se pueden usar estas 
funciones. 
Crear un control calculado en un formulario y hacer referencia a ese control desde otro formulario 
A veces, puede que tenga que crear un control calculado (es decir, un control que usa una expresión 
como origen de datos) y, a continuación, hacer referencia a los valores de ese control desde otro 
control ubicado en otro formulario. En los pasos descritos en esta sección se explica cómo usar la 
función SUMA en un control calculado y, a continuación, cómo hacer referencia a ese control desde 
otro formulario. 
En los pasos se supone el uso de una base de datos de pedidos y de un formulario de entrada de 
pedidos que está formado por dos componentes: un formulario principal y un subformulario. El 
formulario principal contiene datos sobre todo el pedido, como la dirección de facturación y la 
dirección de envío. El subformulario contiene información detallada sobre los artículos de línea del 
pedido, como los productos, las cantidades de cada producto y los precios unitarios de cada 
producto. 
Diferentes consultas proporcionan datos a cada componente y la consulta del subformulario tiene un 
campo calculado que se denomina PrecioTotal. En este ejemplo, el "precio total" es la cantidad de 
producto de cada artículo de línea multiplicada por el número de artículos, descuentos, etc. 
Para calcular los subtotales de cada pedido, deberá sumar los valores del campo PrecioTotal. Para 
ello, agregue la siguiente expresión a un cuadro de texto. En este ejemplo, el cuadro de texto está 
ubicado en el pie del subformulario: 

 
En los siguientes pasos se explica cómo agregar el control calculado al subformulario. En la 
información que figura después de estos pasos se explica cómo hacer referencia al control desde 
otro control. 
Agregar un cuadro de texto con una expresión que calcula subtotales en un subformulario 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el subformulario que 
desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.  
Si no ve la sección del pie de formulario, haga clic en la barra Pie del formulario y, a continuación, 
arrastre hacia abajo el borde inferior de la barra.  
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.  
En la sección del pie de formulario, arrastre el puntero en el formulario para crear el cuadro de texto.  
 Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y, a continuación, haga clic en 
Propiedades.  
O bien, 
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. 
Haga clic en la ficha Todas y, a continuación, defina los valores de propiedad tal y como se muestra 
en la siguiente tabla.  
Propiedad  Valor 
Nombre  Subtotal de pedido 
Origen del control   =Suma([Precio total]) 
Formato  Moneda 
 Nota    Si va a adaptar estos pasos de modo que funcionen con su base de datos, no olvide cambiar 
el nombre del campo PrecioTotal al nombre del campo de su base de datos. 
Haga clic en el cuadro situado en la esquina superior izquierda o derecha del subformulario (es el 
cuadro situado junto a la regla) para mostrar las propiedades de todo el subformulario  
Busque el cuadro de propiedad Vista predeterminada y cambie su valor a Hoja de datos.  
Guarde los cambios, cierre la hoja de propiedades y vaya a los siguientes pasos. 
Si bien el cuadro de texto situado en el subformulario calcula el subtotal del pedido, puede que no 
desee mostrar los valores resultantes en el subformulario porque los subformularios a menudo 
aparecen como hoja de datos. Si se agrega un subtotal, esto significa al menos que los usuarios van a 
ver muchas veces el mismo valor. Por ejemplo, el resultado podría ser el siguiente: 
Producto  Cantidad  Precio de la unidad  Descuento  Precio total  Subtotal 
Producto 1  4  8,00 $  0,00%  32,00 $  137,00 $ 
Producto 2  5  9,00 $  0,00%  45,00 $  137,00 $ 
Producto 3  6  10,00 $  0,00%  60,00 $  137,00 $ 
Tal y como puede comprobar, parte de los datos de resumen pertenece a un solo campo y, a 
menudo, tiene más sentido colocar ese campo en un formulario principal. Para ello, agregue un 
control al formulario principal que haga referencia al control del subformulario. En la siguiente 
ilustración se muestra cómo hacerlo: 

 
Nombre del control de subformulario en el formulario principal 
Propiedad Formulario, que proporciona acceso a los controles y propiedades del subformulario 
Nombre del control de cuadro de texto en el subformulario 
En los siguientes pasos se explica cómo crear un cuadro de texto que haga referencia a los valores de 
otro control. 
Crear el control 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario principal 
que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.  
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.  
 Busque el área en el formulario a la que desee agregar el control y, a continuación, arrastre el 
puntero en el formulario para crear el cuadro de texto.  
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades.  
O bien, 
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. 
Haga clic en la ficha Todas.  
Configure los valores de propiedad, tal y como se muestra en la siguiente tabla.  
Propiedad  Valor 
Nombre  Subtotal 
Origen del control   =[Subformulario Pedidos].Formulario![SubtotalPedido] 
Formato  Moneda 
 Nota    Si va a adaptar estos pasos de modo que funcionen con sus datos, no olvide cambiar los 
identificadores (los nombres del formulario y del control entre corchetes) a los nombres que figuran 
en su base de datos. 
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades. 
 
Buscar un valor en una tabla 
Al diseñar un formulario, puede que desee mostrar un valor de una tabla o consulta que no sea el 
valor al que está enlazado el formulario. Por ejemplo, supongamos que dispone de un formulario 
denominado Productos que está enlazado a una tabla denominada Productos. Tras diseñar el 
formulario, sin embargo, decide que el formulario debe mostrar el nombre del proveedor de cada 
producto, que reside en una tabla denominada Proveedores. 
Access permite realizar esta tarea de dos maneras distintas. Puede usar el Asistente para búsquedas 
para crear un campo de búsqueda (es la técnica más común) o puede crear una expresión. En este 
tema no se aborda el Asistente para búsquedas. Si desea obtener más información sobre este 
asistente, vea el artículo Agregar o cambiar un campo para buscar un valor en otra tabla. 
Para crear una expresión que busque valores en otra tabla, se usa la función DBúsq. La función 
DBúsq tiene tres argumentos: 
El nombre del campo cuyo valor se desea buscar  
La tabla o consulta donde está ubicado el campo  
De manera opcional, los criterios que se van a usar para buscar el registro 
Para agregar el proveedor, abra el formulario Productos en la vista Diseño y, a continuación, agregue 
el cuadro de texto denominado Nombre del contacto. La expresión que debe usar para este cuadro 
de texto es: 
=DBúsq("[Nombre del contacto]","[Proveedores]","[IdProveedor]=" & 
Formularios!Productos!IdProveedor)   
Agregar el cuadro de texto del proveedor 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el formulario principal 
que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.  
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.  
Busque el área en el formulario a la que desee agregar el control y, a continuación, arrastre el 
puntero en el formulario para crear el cuadro de texto.  
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades.  
 O bien, 
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. 
Haga clic en la ficha Todas.  
Configure los valores de propiedad, tal y como se muestra en la siguiente tabla.  
Propiedad  Valor 
Etiqueta  Nombre del contacto 
Origen del  =DBúsq("[Nombre del contacto]","[Proveedores]","[IdProveedor]=" & 
control   Formularios!Productos!IdProveedor) 
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades. 
Esta expresión busca en la tabla Proveedores y devuelve el nombre de contacto del proveedor cuyo 
identificador coincide con el valor del control IdProveedor en el formulario Productos. Observe cómo 
se usa el operador & para generar el tercer argumento. Un error común que debe evitar es la 
colocación de todo el argumento entre comillas. Sólo debe colocarse entre comillas el texto delante 
del operador &. 
 Nota    Como alternativa a la función DBúsq, puede modificar la consulta subyacente de modo que 
incluya únicamente la información necesaria. A menudo resulta más eficaz usar una consulta. 
Agregar una fecha de impresión a un informe 
Los usuarios de informes a menudo desean conocer la fecha de impresión de los informes. Esta 
información les indica si disponen de datos actualizados. Para que Access rellene la fecha, se usa la 
función Ahora o la función Fecha. La función Ahora devuelve la fecha y la hora actuales almacenadas 
en el reloj del equipo. La función Fecha devuelve únicamente la fecha actual. Puede usar la función 
Formato para aplicar al resultado de cualquiera de estas funciones alguno de los formatos de fecha y 
hora disponibles. 
Agregar la fecha de impresión a un informe 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el informe que desee 
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.  
Si no ve la sección del pie de informe, haga clic en la barra Pie del informe y, a continuación, arrastre 
hacia abajo el borde inferior de la barra para expandir el informe.  
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.  
En la sección del pie de informe, arrastre el puntero para crear el cuadro de texto.  
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades.  
O bien, 
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. 
Haga clic en la ficha Todas y, a continuación, defina los valores de propiedad tal y como se muestra 
en la siguiente tabla.  
Propiedad  Valor 
Nombre  Fecha de impresión 
Origen del control   ="Impresión " & Fecha() 
Formato  Fecha mediana 
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades. 
Imprimir el número de página en un informe 
Al diseñar un informe que ocupa más de una página impresa, deberá agregar números de página. 
Para ello, puede usar la propiedad Página, que numera automáticamente las páginas cuando se 
obtiene la vista previa o se imprime el informe. La propiedad Página está disponible únicamente 
cuando se obtiene la vista previa o se imprime un informe, por lo que no aparece en la hoja de 
propiedades del informe. Para usar la propiedad Página, coloque un cuadro de texto en el 
encabezado o pie del informe y, a continuación, escriba Página en la propiedad Origen del control 
del cuadro de texto. 
Es el mismo procedimiento que el usado cuando se emplea la función Ahora o Fecha, excepto que no 
se incluyen paréntesis detrás de la propiedad Página. 
En esta ilustración se muestra cómo se agrega la propiedad Página directamente a un control de 
cuadro de texto: 

 
Además, puede crear asimismo una expresión que use las propiedades Página y Páginas. La 
propiedad Páginas devuelve el número total de páginas de un informe. Por ejemplo, la siguiente 
expresión genera la numeración de páginas con el formato Página 1 de 10. 
="Página " & [Página] &" de " & [Páginas]   
En los siguientes pasos se explica cómo agregar al pie de un informe una expresión que usa ambas 
propiedades. En los pasos se explica cómo agregar números de página en la vista Diseño y en la vista 
Presentación. 
Usar la vista Diseño para agregar la numeración de páginas 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el informe que desee 
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.  
Si no ve la sección del pie de informe, haga clic en la barra Pie del informe y, a continuación, arrastre 
hacia abajo el borde inferior de la barra para expandir el informe.  
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.  
En la sección del pie de informe, arrastre el puntero para crear el cuadro de texto.  
Haga clic con el botón secundario del mouse en el cuadro de texto y haga clic en Propiedades.  
O bien, 
En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Hoja de propiedades. 
Haga clic en la ficha Datos y, a continuación, cambie el valor del cuadro de propiedad Origen del 
control a: ="Página " & [Página] &" de " & [Páginas].  
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades. 
Usar la vista Presentación para agregar la numeración de páginas 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el informe que desee 
cambiar y haga clic en Vista Presentación.  
En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Números de página.  
Aparece el cuadro de diálogo Números de página. 
Bajo Formato, haga clic en Página N de M.  
Bajo Posición, seleccione una opción.  
Bajo Alineación, seleccione una opción de la lista.  
Active o desactive la casilla de verificación Mostrar el número en la primera página y, a continuación, 
haga clic en Aceptar. 
  Nota    El Generador de expresiones incluye algunas expresiones comunes que se pueden usar para 
la numeración de páginas. Para obtener más información sobre el Generador de expresiones, vea la 
sección Usar el Generador de expresiones para crear expresiones. 
Imprimir parte de un valor en un informe 
Si los primeros o últimos caracteres de un campo tienen un significado especial, puede organizar un 
informe en torno a esos caracteres. Por ejemplo, si los dos primeros caracteres en un código de 
identificación de producto indican el tipo de producto, podrá agrupar los productos por los dos 
primeros caracteres del código y, a continuación, identificar cada grupo imprimiendo los caracteres 
en un encabezado de grupo. 
Se usa la función Izq para extraer los primeros n caracteres de un valor que aparece en un campo de 
texto y se usa la función Der para extraer los últimos n caracteres. En ambos casos, el primer 
argumento es el nombre de campo o la expresión de texto, y el segundo argumento es el número de 
caracteres que se desea extraer. 
En la siguiente tabla se muestran expresiones que emplean estas funciones. Para las funciones, se 
supone que los datos residen en un campo de tabla denominado Id. de pieza. 
Si el valor de Id. de pieza es  Esta expresión  Devuelve 
AA105  =Izq([Id. de pieza],2)  AA 
AA105  =Der([Id. de pieza],3)  105 
Para obtener más información sobre las funciones Izq y Der, vea los artículos Izq (función) y Der 
(función). 
Usar separadores de letras en una lista alfabética 
Para realizar una identificación rápida en una lista de productos, puede agrupar los productos por la 
primera letra de sus nombres e imprimir la letra en un encabezado de grupo, tal y como se muestra 
en la siguiente ilustración. 

 
Para comenzar un nuevo grupo cada vez que cambia la primera letra del nombre de producto y, a 
continuación, ordenar alfabéticamente los productos de cada grupo, cree dos grupos en el panel 
Agrupación, orden y total y, después, configure cada grupo tal y como se muestra en las siguientes 
tablas. 
 
Agrupar por  con A en la parte  por el primer  sin totales  hacer clic en el 
Nombre de  superior  carácter  título para agregar  
producto 
   con sección de  sin sección de  mantener todo el grupo   
encabezado  pie  junto en una página 
 
Ordenar por  con A en la parte  por el valor  sin totales  hacer clic en el 
Nombre de  superior  completo  título para agregar  
producto 
   con sección de  con sección de  no mantener junto el   
encabezado  pie  grupo en una página 
Mostrar el panel Agrupación, orden y total 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el informe que desee 
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.  
En la ficha Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar. 
Para imprimir sólo la primera letra del nombre al comienzo de un nuevo grupo, use esta expresión 
en el cuadro de texto del encabezado Nombre de producto: 
=Izq([Nombre de producto],1)   
Imprimir el equivalente numérico de una fecha 
Puede organizar los registros de un informe mediante valores de fecha numéricos para un período 
de tiempo, que puede ser un año, un trimestre, un mes o una semana. Por ejemplo, un año se divide 
en 53 semanas de calendario (la primera y la última semana del año suelen ser semanas parciales). 
Con ese valor numérico, se pueden agrupar los pedidos enviados por la semana del año. 
Para buscar parte de un valor de fecha numérico, como sólo el mes o año, se usa la función 
ParcFecha, que tiene la siguiente sintaxis: 
ParcFecha  (intervalo, fecha[, primer_día_semana] [, primera_semana_año]) 
El argumento intervalo es la abreviatura de la parte de la fecha que debe devolverse. Ejemplos de 
abreviaturas válidas: "aaaa" para un año de cuatro dígitos, "t" para un trimestre de calendario y "m" 
para un mes. El argumento fecha es un nombre de campo o una fecha literal, como "1‐jul‐07". 
Los argumentos primer_día_semana y primera_semana_año son opcionales. El argumento 
primer_día_semana devuelve domingo, a menos que se especifique lo contrario. Para definir otro 
día, especifique un valor del 2 al 7 (1 es el valor predeterminado). El argumento 
primera_semana_año devuelve la semana en la que cae el 1 de enero. Para especificar otra semana, 
escriba 2 ó 3. Use 2 para especificar la primera semana que tenga al menos cuatro días en el nuevo 
año; use 3 para especificar la primera semana completa del año. 
La siguiente tabla contiene ejemplos de los resultados que se devuelven para un campo denominado 
"Días no laborables". El campo Días no laborables puede almacenar los días festivos que se celebran 
en los países o regiones donde opera una compañía. 
Si el valor de Días no laborables es   Esta expresión  Devuelve 
1‐ene‐07  =ParcFecha("s",[Días no laborables])  2 (día de la semana) 
31‐dic‐07  =ParcFecha("ss",[Días no laborables])  53 (semana del año) 
31‐dic‐07  =ParcFecha("aaaa",[Días no laborables])  2007 (año de cuatro dígitos) 
Para obtener más información, vea el artículo ParcFecha (función). 
 Para obtener más información sobre cómo crear informes agrupados, vea el artículo Crear un 
informe agrupado o un informe de resumen. 
Comparar los resultados de varios años 
Cuando desea analizar los resultados de ventas de más de un año, se recomienda agrupar los 
resultados por un período de tiempo, como un trimestre o mes. De ese modo, podrá comparar 
rápidamente el rendimiento de un período de tiempo de un año dado con el rendimiento del mismo 
período de tiempo de otro año. Por ejemplo, supongamos que desea ver un informe denominado 
Resumen de ventas por trimestre con el número de pedidos enviados y los totales de ventas. 

 
Para crear los encabezados y pies de grupo y especificar el criterio de ordenación de este informe, se 
crean dos grupos, cada uno con su propio criterio de ordenación, y se establecen las propiedades en 
el panel Agrupación, orden y total para cada grupo y criterio de ordenación, tal y como se muestra 
en las siguientes tablas. Observe que se usa una expresión para agrupar por el trimestre en el que se 
enviaron los pedidos. 
 
Agrupar por expresión  ascendente  por el valor  sin totales  con el título 
Use esta expresión:  completo  Trimestre 
=ParcFecha("t",[FechaEnvío]) 
   con sección  con sección  mantener todo el   
de  de pie  grupo junto en una 
encabezado  página 
 
Agrupar por FechaEnvío  de más  por año  sin totales  hacer clic en el 
antiguo a  título para 
más  agregar 
reciente 
   sin sección  con  no mantener junto   
de  sección de  el grupo en una 
encabezado  pie  página 
 
 Mostrar el panel Agrupación, orden y total 
Abra el informe en la vista Diseño.  
En la ficha Diseño, en el grupo Agrupación y totales, haga clic en Agrupar y ordenar. 
Para imprimir el número de trimestre al comienzo de un nuevo grupo, coloque un cuadro de texto 
en el encabezado de grupo mediante la misma expresión que usó en el cuadro Ordenar y agrupar: 
=ParcFecha("t", [FechaEnvío])   
Calcular totales de artículos de línea 
Supongamos que desea crear un informe de facturación con información sobre un pedido. Necesita 
calcular el precio total (ventas totales de cada producto) de los artículos de línea. Cree primero una 
consulta que proporcione los datos para el informe. Incluya en esa consulta todos los campos 
necesarios de todas las tablas necesarias, como la tabla Pedidos, la tabla Detalles de pedidos y la 
tabla Compradores. A continuación, podrá crear un campo calculado en la cuadrícula de diseño de la 
consulta que calcule el precio total de cada producto en la factura. 
Crear un campo calculado 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la consulta que desee 
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.  
Haga clic en la fila Campo de una columna vacía en la cuadrícula de diseño de la consulta.  
Escriba un nombre, un signo de dos puntos (:) y una expresión en la celda Campo. El nombre y el 
signo de dos puntos definen un nombre descriptivo para el campo calculado. Para calcular un precio 
total, puede usar la siguiente expresión:  
PrecioTotal: CMoneda([Detalles de pedidos].Precio unidad*[Cantidad]*(1‐[Descuento])/100)*100   
Observe que cuando cree un campo calculado en la cuadrícula de diseño de la consulta, no coloque 
el operador = delante de la expresión. 
Identificar pedidos que se enviaron tarde 
En el mejor de los casos, los pedidos se envían a tiempo. En ocasiones, puede que algunos pedidos se 
envíen después de la fecha estipulada y desee identificarlos en un informe. Para marcar todos los 
pedidos enviados con retraso en un informe que realiza un seguimiento de los envíos, puede 
imprimir una marca de verificación en una casilla de verificación denominada Envío con retraso. 
Dado que la mayoría de los pedidos se envían a tiempo, la marca de verificación es más fácil de 
detectar que el texto A tiempo o Con retraso. 
La expresión para este informe compara el valor del campo Fecha de envío con el valor del campo 
Fecha requerida. Si el valor del campo Fecha de envío es mayor (es decir, posterior) que el valor del 
campo Fecha requerida, la expresión devuelve el valor True y en el informe se muestra una marca de 
verificación en la casilla de verificación. Si el valor es False, la casilla de verificación estará vacía. 
Agregar la casilla de verificación Envío con retraso a un informe 
En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en el informe que desee 
cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.  
En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Casilla de verificación.  
Arrastre el puntero en la sección de detalles del informe para crear la casilla de verificación.  
Haga clic con el botón secundario del mouse en la casilla de verificación, haga clic en Propiedades en 
el menú contextual y, a continuación, haga clic en la ficha Todas de la hoja de propiedades.  
Establezca las propiedades de la casilla de verificación de acuerdo con la siguiente tabla.  
Propiedad  Valor 
Nombre  Envío con retraso 
 Origen del control   =[Fecha de envío]>[Fecha requerida] 
Visible  Sí 
 Nota    Si va a adaptar estos pasos de modo que funcionen con sus datos, no olvide cambiar los 
nombres de campo en los identificadores a los que figuran en su base de datos. 
Guarde los cambios y, a continuación, cierre la hoja de propiedades. 
 Volver al principio 
Tabla de operadores 
Access admite diversos operadores, incluidos los operadores aritméticos como +, ‐, * (multiplicar) y / 
(dividir), además de los operadores de comparación para comparar valores, los operadores de texto 
para concatenar texto, los operadores lógicos para determinar los valores True o False, y otros 
operadores específicos de Access. Para obtener información detallada sobre el uso de estos 
operadores, vea las siguientes tablas: 
Operadores aritméticos 
Los operadores aritméticos se usan para calcular un valor a partir de dos o más números, o bien, 
para cambiar el signo de un número de positivo a negativo. 
Operador  Finalidad  Ejemplo 
+  Sumar dos  [Subtotal]+[Impuesto sobre las 
números.  ventas] 
‐  Buscar la  [Precio]‐[Descuento] 
diferencia entre 
dos números o 
indicar el valor 
negativo de un 
número. 
*  Multiplicar dos  [Cantidad]*[Precio] 
números. 
/  Dividir el primer  [Total]/[Número_de_elementos] 
número entre el 
segundo número. 
\  Redondear ambos  [Registros]\[Habitaciones] 
números a 
enteros, después 
dividir el primer 
número entre el 
segundo número 
y, a continuación, 
truncar el 
resultado en un 
entero. 
Residuo  Dividir el primer  [Registros] Residuo [Habitaciones] 
número entre el 
 segundo número y 
devolver sólo el 
resto. 
^  Elevar un número  Número ^ Exponente 
a la potencia de un 
exponente. 
Operadores de comparación 
Los operadores de comparación se usan para comparar valores y devuelven True, False o Nulo. 
Operador  Finalidad 
<   Determinar si el primer valor es menor 
que el segundo valor. 
<=  Determinar si el primer valor es menor o 
igual que el segundo valor. 
>  Determinar si el primer valor es mayor 
que el segundo valor. 
>=  Determinar si el primer valor es mayor o 
igual que el segundo valor. 
=  Determinar si el primer valor es igual que 
el segundo valor. 
<>  Determinar si el primer valor no es igual 
que el segundo valor. 
En todos los casos, si el primer o segundo valor es Nulo, el resultado también será Nulo. Dado que 
Nulo representa un valor desconocido, el resultado de cualquier comparación con Nulo es también 
desconocido. 
Operadores lógicos 
Los operadores lógicos se usan para combinar dos valores y devuelven True, False o Nulo. A los 
operadores lógicos también se les hace referencia con el término de operadores booleanos. 
Operador  Uso  Descripción 
Y  Expr1 Y Expr2  Es True si Expr1 y Expr2 
tienen el valor True. 
O  Expr1 O Expr2  Es True si Expr1 o Expr2 
tiene el valor True. 
Eqv  Expr1 Eqv Expr2  Es True si tanto Expr1 como 
Expr2 tienen el valor True, 
o bien, si tanto Expr1 como 
Expr2 tienen el valor False. 
No  No Expr  Es True si Expr no es True. 
OEx  Expr1 OEx Expr2  Es True si Expr1 es True o 
Expr2 es True, pero no 
 ambos. 
Operadores de concatenación 
Los operadores de concatenación se usan para combinar dos valores de texto en una sola cadena. 
Operador  Uso  Descripción 
&  cadena1 & cadena2  Combina dos cadenas en 
una sola cadena. 
+  cadena1 + cadena2  Combina dos cadenas en 
una sola cadena y propaga 
los valores nulos. 
Operadores especiales 
Los operadores especiales se usan según lo descrito en la siguiente tabla. 
Para obtener más 
Operador  Descripción  información 
Es Nulo o No es Nulo  Determina si un valor es   
Nulo o No es Nulo. 
Como "modelo"  Busca valores de cadena  Operador Como  

coincidentes mediante los 
operadores de caracteres 
comodín ? y *. 
Entre val1 Y val2  Determina si un valor  Operador Entre...Y  

numérico o de fecha 
pertenece a un intervalo. 
En(cadena1,cadena2...)  Determina si un valor de  Operador En  

cadena viene incluido en 
un conjunto de valores de 
cadena. 
Para obtener más información sobre cómo usar estos operadores, vea el artículo Guía de la sintaxis 
de expresiones. 
 Volver al principio 
Crear una consulta de selección sencilla
Mostrar todo

Una consulta de selección se puede usar para crear subconjuntos de datos que sirvan para responder a preguntas

específicas. También se puede usar para suministrar datos a otros objetos de base de datos. Una vez creada una consulta

de selección, se puede usar siempre que sea necesario.

En este tema, se explica cómo crear consultas de selección sencillas que busquen datos en una tabla única. También se

explica cómo mejorar la consulta definiendo criterios para los registros y agregando valores calculados.

En este artículo

Introducción
 Crear una consulta

Agregar criterios a la consulta

Agregar cálculos a la consulta

Resumir los valores de la consulta

Introducción
Una consulta de selección es un tipo de objeto de base de datos que muestra información en una vista Hoja de datos (vista

Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con

formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.). Una

consulta puede obtener sus datos de una tabla o de varias, de consultas existentes, o de una combinación de ambas

opciones. Las tablas o las consultas de las que una consulta obtiene sus datos se conocen como su origen de registros.

Ya cree consultas de selección sencillas mediante un asistente o trabajando en la vista Diseño, los pasos son, en esencia,

los mismos. Debe elegir el origen de registros que desea utilizar y los campos que desea incluir en la consulta.

Opcionalmente, puede especificar criterios para depurar los resultados.

Una vez creada la consulta de selección, puede ejecutarla para ver los resultados. Las consultas de selección son muy

fáciles de ejecutar: sólo tiene que abrirlas en la vista Hoja de datos. Podrá reutilizarlas siempre que lo necesite; por ejemplo,

como origen de registros para un formulario, un informe u otra consulta.

NOTA Para obtener información sobre el uso de una consulta como origen de registros para un formulario o informe, vea

el artículo Usar una consulta como origen de registros de un formulario o informe.

Hay varios tipos de consulta, y cada una sirve para un fin distinto. Por ejemplo, una consulta de selección para presentar

datos. Una consulta de acción cambia los datos de su origen de datos o crea una nueva tabla. Una consulta de parámetros

le pide que especifique criterios cuando se ejecuta. En este tema, se tratan únicamente las consultas de selección.

NOTA En este tema se describe cómo se crean consultas de selección que devuelven datos de una única tabla. Si desea

crear consultas que devuelvan datos de dos o varias tablas, vea el artículo Crear una consulta basada en varias tablas.

Volver al principio

Crear una consulta

En este ejercicio, creará la consulta de selección Contactos de Londres. Puede crearla en la vista Diseño o mediante un

asistente. Además, si sabe cómo escribir instrucciones SQL (cadena o instrucción de SQL: expresión que define un

comando de SQL, como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye cláusulas como WHERE y ORDER BY. Las instrucciones

o cadenas de SQL se utilizan en consultas y en funciones de agregado.), podrá crear una consulta mientras trabaja en una

vista SQL, simplemente escribiendo una instrucción SELECT sencilla.

Antes de comenzar, debe tener una tabla que contenga datos. A continuación, se proporcionan datos de ejemplo en forma

de tabla HTML.
IdClie Direcci Ciuda EdoOPr CódigoPo PaísOReg Teléfo Contac FechaNacimi
nte Compañía ón d ov stal ión no to ento

1 Museo de Rodeo Caraca DF 12345 Venezuela (202) Esteban 03.12.1945

Ciencias de la s 555- Puerto
Cruz 0122
 477

2 Líneas Carlos San Táchira 01234 Venezuela (201) David 21.03.1959

Aéreas Cielo Pellegri Cristób 555- Santos
Azul ni 1263 al 0123

3 Bodegas C/ I. de Nueva 98100 Venezuela (206) Ezequie 01.04.1973

Cobra Córcega Margar Esparta 555- l Picó
452 ita 0042

4 Contoso Av. Londre 45678 RU (171) Manuel 16.06.1967

Pharmaceuti Benavid s 555- Pereira
cals es 4858 0125

5 Fourth Londre W1J 8QB RU (171) Julián 09.08.1971

Coffee s 555- Precio
0165

6 Mensajerías Av. 5 I. de Nueva 98100 Venezuela (206) Cristina 27.05.1948

consolidada de Margar Esparta 555- Portillo
s Mayo ita 0007
Porlama
r

7 Graphic 151 Londre WC2R 0ZA RU (171) María 12.08.1961

Design Strand s 555- Barrera
Institute 0178

8 López e Av. Barina DF 97200 Venezuela (503) Antonio 01.09.1975

hijos, S.L. Libertad s 555- Moreno
or 135 0086

9 Tailspin 22 Londre WC1 0AC RU Guiller 15.02.1953

Toys Wicklow s mo
Street Fernán
dez

10 Woodgrove 37 Londre EC2R 7ED RU (171) Tom 25.09.1938

Bank Lothbur s 555- Perham
y 0101

Puede especificar manualmente los datos de esta tabla de ejemplo o copiar esta tabla en un programa de hojas de cálculo,

como Microsoft Office Excel 2007, e importar la hoja de datos resultante a una tabla de Microsoft Office Access 2007.

Escribir los datos de ejemplo manualmente

1. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Office Access 2007 agrega una nueva tabla en blanco a la base de datos.

NOTA No necesita seguir este paso si abre una nueva base de datos en blanco pero deberá hacerlo siempre

que agregue una tabla a la base de datos.

2. Haga doble clic en la primera celda de la fila del encabezado y escriba el nombre del campo en la tabla de

ejemplo.

De forma predeterminada, Access indica los campos en blanco en la fila del encabezado con el texto Agregar

nuevo campo, como:

3. Use las teclas de flecha para desplazarse a la siguiente celda en blanco del encabezado y escriba el nombre

del segundo campo (también puede presionar TAB o hacer doble clic en la nueva celda). Repita este paso hasta

que termine de escribir todos los nombres de campo.

4. Escriba los datos en la tabla de ejemplo.

 Al ir escribiendo los datos, Access deduce un tipo de datos para cada campo. Cada campo de una tabla tiene un

tipo de datos específico, como Número, Texto o Fecha/Hora. Los tipos de datos ayudan a escribir los datos de

forma precisa y a evitar errores, como el uso de un número de teléfono en un cálculo. Puede especificar el tipo de

datos de cada campo de una tabla y cambiar el tipo de datos de un campo en determinadas circunstancias. Para

esta tabla de ejemplo, debería dejar que Access deduzca el tipo de datos.

5. Una vez terminado de escribir los datos, haga clic en Guardar.

Método abreviado de teclado Presione CTRL+G.

Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

6. En el nombre Nombre de la tabla, escriba Clientes y haga clic en Aceptar.

Copiar la tabla en un programa de hojas de cálculo e importarla a Access

1. Inicie el programa de hojas de cálculo y cree un nuevo archivo en blanco. Si utiliza Excel, se crea un nuevo

libro en blanco de forma predeterminada.

2. Copie la tabla de ejemplo proporcionada en la sección anterior y péguela en la primera celda de la primera

hoja de cálculo.

3. Con la técnica proporcionada por el programa de hojas de cálculo, asigne un nombre a la hoja de cálculo

Clientes.

4. Guarde el archivo de hoja de cálculo en una ubicación apropiada y vaya a los siguientes pasos.

1. En una base de datos nueva o existente:

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel.

O bien,

Haga clic en Más y seleccione un programa de hojas de cálculo de la lista.

Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Hoja de cálculo de Nombre del programa.

2. Haga clic en Examinar, abra el archivo de hoja de cálculo que creó en los pasos anteriores y, a continuación,

haga clic en Aceptar.

Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo.

3. De forma predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja de cálculo del libro (Clientes, si ha seguido

los pasos descritos en la anterior sección), y los datos de la hoja de cálculo aparecen en la sección inferior de la

página del asistente. Haga clic en Siguiente.

4. En la siguiente página del asistente, seleccione Primera fila contiene encabezados de columna y, a

continuación, haga clic en Siguiente.

5. En la siguiente página del asistente tiene la oportunidad de cambiar los nombres de campo y los tipos de

datos o de omitir campos en la operación de importación, mediante los cuadros de texto y listas de Opciones de

campo. No debe hacerlo para este ejemplo. Haga clic en Siguiente.

6. En la página siguiente del asistente, en el cuadro Opciones de campo, seleccione Sí (Sin duplicados) en la

lista Indexado y luego Entero largo en la lista Tipo de dato. Haga clic en Siguiente para continuar.
7. En la página siguiente del asistente, seleccione la opción Elegir la clave principal, elija IdCliente en la lista y

haga clic en Siguiente.

8. De forma predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de cálculo a la nueva tabla. Asegúrese de que

la tabla se denomina Clientes y haga clic en Finalizar.

9. En la última página del asistente, tiene la opción de guardar los pasos del proceso de importación para

usarlos más adelante. Como está importando una tabla de ejemplo, no se recomienda que guarde estos pasos.
Generar la consulta.
En primer lugar, usará un asistente para crear la consulta, basándose en la tabla de ejemplo que acaba de crear. Después,

la mejorará en la vista Diseño. En cada paso, puede revisar la instrucción SQL que se genera automáticamente mediante

los pasos que vaya siguiendo.

1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuación,

haga clic en Aceptar.

3. En Tablas y consultas, haga clic en la tabla que contiene los datos que desea usar. En este caso, haga clic

en Tabla: Clientes. Recuerde que una consulta también puede usar otra consulta como origen de registros.

4. En Campos disponibles, haga doble clic en los campos Contacto, Dirección, Teléfono y Ciudad. Esto los

agrega a la lista Campos seleccionados. Una vez agregados los cuatro campos, haga clic en Siguiente.

5. Llame a la consulta Contactos de Londres y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Access mostrará todos los registros de los contactos en la vista Hoja de datos. Los resultados incluyen todos los

registros, pero sólo muestran los cuatro campos especificados en el asistente para consultas.

Revisar la instrucción SQL inicial

6. Cierre la consulta. Tenga en cuenta que la consulta se guarda automáticamente.

Agregar criterios a la consulta

Para limitar el número de registros que se devuelven en los resultados de la consulta, puede especificar criterios.

Un criterio de consulta se puede considerar como una condición que se especifica para un campo. El criterio especifica una

condición, basada en los valores del campo, que expresa lo que desea incluir en la consulta, como "mostrar sólo los

registros en los que el valor de Ciudad sea Londres".

Abra la consulta en la vista Diseño. Agregará un criterio al campo Ciudad para ver en los resultados de consulta sólo

aquellos contactos que son de Londres. También agregará criterios al campo Dirección y al campo Teléfono para depurar

aún más los resultados de la consulta.

1. En la fila Criterios del campo Ciudad, escriba londres.

Ahora, agregue dos criterios más para que los resultados sean más útiles. Suponga que sólo desea ver los

registros en los que estén presentes tanto la dirección como el número de teléfono.

2. En la fila Criterios del campo Dirección, escriba No es Nulo AND <>"". Haga lo mismo en la fila Criterios del

campo Teléfono.
 NOTA El criterio, No es Nulo AND <>"", es verdadero siempre que haya un valor conocido no vacío para el

campo para el que es un criterio. Es falso siempre que haya un valor desconocido (Nulo) o cuando el valor

conocido está vacío (""). Puede usar esta expresión para comprobar un campo para un valor conocido no vacío.

3. Cambie a la vista Hoja de datos para ver los resultados.

Revisar la instrucción SQL con criterios

¿Y si no desea que se combinen las condiciones con el operador AND? Dicho de otro modo, ¿cómo especifica dos o más

criterios pero de modo que se incluyan los registros que satisfagan simplemente uno de ellos o ambos?
Especificar criterios alternativos mediante OR
Suponga que desea ver todos los registros en los que la ciudad es Londres y en los que se dispone al menos de un tipo de

dato de contacto (ya sea la dirección o el número de teléfono). Desea combinar los criterios mediante el operador OR, de la

forma siguiente:

Para especificar criterios alternativos, use las filas Criterios y O en la cuadrícula de diseño. Todos los registros que

cumplan los criterios definidos en la fila Criterios o en la fila O se incluyen en el resultado.

Ahora, modificará la consulta especificando criterios alternativos en las filas Criterios y O.

1. Regrese a la vista Diseño.

2. Quite la cadena No es Nulo AND <>"" de la fila Criterios del campo Teléfono.

3. En la fila O del campo Teléfono, escriba No es Nulo AND <>"".

4. En la fila O del campo Ciudad, escriba londres.

5. Cambie a la vista Hoja de datos para ver los resultados. En los resultados de la consulta, se mostrarán todos

los registros que incluyan una dirección, un número de teléfono, o ambos y en los que el campo Ciudad sea

Londres.

NOTA Para especificar más de dos conjuntos de criterios alternativos, use las filas debajo de la fila O. Cada fila

representa un conjunto independiente de criterios.

Revisar la instrucción SQL con criterios revisados

Para obtener más información sobre cómo especificar criterios para diversos tipos de campos, vea Ejemplos de criterios de

consulta.

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Agregar cálculos a la consulta

Una base de datos bien diseñada no almacena simples valores calculados en tablas. Por ejemplo, una tabla puede

almacenar la fecha de nacimiento de una persona pero no su edad actual. Si se conoce la fecha actual y la fecha de

nacimiento de la persona, siempre se puede calcular la edad actual, por lo que no es necesario almacenar ese dato en la

tabla. En vez de eso, se crea una consulta que calcula y muestra el valor pertinente. Los cálculos se efectúan cada vez que

se ejecuta la consulta, de modo que, si los datos subyacentes cambian, también cambian los resultados calculados.

En este ejercicio, modificará la consulta Contactos de Londres para que muestre la fecha de nacimiento y la edad actual de

cada contacto.

1. Abra la consulta en la vista Diseño.

2. En la ventana de la tabla Clientes, arrastre el campo FechaNacimiento a la primera columna en blanco de la

cuadrícula de diseño. También puede hacer doble clic en el nombre del campo para agregarlo automáticamente

en la primera columna en blanco.

3. En la siguiente columna, en la fila Campo, escriba la expresión que calcule la edad para cada registro.

Escriba Edad: DifFecha ("aaaa", [FechaNacimiento], Fecha()).

Edad es el nombre que utiliza para el campo calculado. Si no especifica un nombre, Access usará uno genérico

para el campo, por ejemplo, EXPR1. La cadena a continuación de los dos puntos (:) es la expresión que

proporciona los valores para cada registro. La función DifFecha calcula la diferencia entre dos fechas

cualesquiera y devuelve la diferencia en el formato especificado. El formato aaaa devuelve la diferencia en años y

los elementos [FechaNacimiento] y Fecha() de la expresión proporcionan los dos valores de fecha. Fecha es una

función que devuelve la fecha actual y [FechaNacimiento] hace referencia al campo FechaNacimiento de la tabla

subyacente.

NOTA El cálculo usado para Edad en este ejemplo es una aproximación que puede resultar ligeramente

imprecisa, en función del mes actual.

Cambie a la vista Hoja de datos. Verá dos campos adicionales, FechaNacimiento y Edad, en el resultado.

Revisar la instrucción SQL con cálculos

Para obtener más información sobre cómo escribir expresiones que calculan valores en una consulta, vea el artículo Crear

una expresión.

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Resumir los valores de la consulta

Resumir las columnas de una consulta es más fácil en Office Access 2007, si se compara con la misma tarea en versiones

anteriores de Access. Puede agregar, contar o calcular otros valores agregados y mostrarlos en una fila especial

(denominada la fila Total) que aparece debajo de la fila asterisco (*) en la vista Hoja de datos.

Puede usar una función de agregado diferente para cada columna. También puede optar por no resumir una columna.

En este ejercicio, modificará la consulta Contactos de Londres de modo que se muestre la fila Total.

1. Abra la consulta en la vista Hoja de datos.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Totales.

3. Haga clic en la fila Total de la columna Contacto.

En la lista desplegable, puede elegir entre Ninguno y Cuenta. Dado que la columna Contacto contiene valores de

texto, otras funciones como Suma y Promedio no son aplicables y no están disponibles por lo tanto.

4. Seleccione Cuenta para contar el número de contactos que se muestran en el resultado.

El número 5 aparece en la fila Total.

5. En el campo Edad, seleccione Promedio. Dado que el campo Edad da como resultado un número, admite las

funciones Suma,Promedio, Cuenta, Máximo, Mínimo, Desviación estándar y Varianza.

Access muestra la edad promedio en la fila Total.

Para quitar el total de una columna, haga clic en la fila Total situada bajo la columna y, después, seleccione Ninguno en la

lista desplegable. Para ocultar la fila Total, en la ficha Inicio, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en Totales.

NOTA El uso de la fila Total no cambia la instrucción SQL base.

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Vea también
Contar datos mediante una consulta
Crear una consulta basada en varias tablas
Crear una consulta de actualización
Crear una consulta de creación de tabla
Crear una consulta de datos anexados
Date (función)
DateDiff (función)
Editar los datos de una consulta
Formato (función, Format)
Sumar datos mediante una consulta

Contar datos mediante una consulta

En este artículo se explica cómo contar los datos devueltos por una consulta. Por ejemplo, en un formulario o informe, se

puede contar el número de elementos incluidos en uno o varios campos de tabla o controles. Se pueden calcular asimismo

valores medios y buscar los valores más bajos, más altos, más antiguos y más recientes. Además, Microsoft Office Access

2007 incluye una nueva característica denominada Fila Total que se puede usar para realizar un recuento de los datos de

una hoja de datos sin tener que modificar el diseño de la consulta.

¿Qué desea hacer?

Obtener información sobre cómo realizar un recuento de los datos

Contar datos mediante una fila Total

Realizar un recuento de los datos mediante una consulta de totales

Referencia a las funciones de agregado

Obtener información sobre cómo realizar un recuento de

los datos
Se puede contar el número de elementos incluidos en un campo (una columna de valores) mediante la función Cuenta. La

función Cuenta forma parte de un grupo de funciones denominadas funciones de agregado, que se usan para realizar un

cálculo en una columna de datos y devolver un solo valor. Access incluye varias funciones de agregado además de la

función Cuenta, como:

Suma para sumar una columna de números.

Promedio para calcular el promedio de una columna de números.

Máximo para buscar el valor más alto de un campo.

Mínimo para buscar el valor más bajo de un campo.

Desviación estándar para medir el grado de dispersión de los valores con respecto a un promedio (una

media).
 Varianza para medir la varianza estadística de todos los valores de una columna.

Office Access 2007 permite agregar la función Cuenta y otras funciones de agregado a una consulta de dos maneras

distintas. Se puede:

Abrir la consulta en la vista Hoja de datos y agregar una fila Total. La nueva característica Fila Total incluida en

Office Access 2007 permite usar una función de agregado en una o varias columnas del conjunto de resultados de

una consulta sin tener que cambiar el diseño de la consulta.

Crear una consulta de totales. Una consulta de totales calcula subtotales en grupos de registros. Por ejemplo,

para calcular subtotales de todas las ventas por ciudad o por trimestre, se usa una consulta de totales para agrupar

los registros por la categoría deseada y, a continuación, sumar las cifras de ventas. En cambio, una fila Total calcula

los totales generales de una o varias columnas (campos) de datos.

NOTA En las secciones referentes a los procedimientos incluidas en este documento se hace hincapié en el uso de la

función Cuenta, pero recuerde que se pueden usar otras funciones de agregado en las filas Total y las consultas. Para

obtener más información sobre el uso de las demás funciones de agregado, vea Referencia a las funciones de agregado

más adelante en este artículo.

Para obtener más información sobre cómo usar las demás funciones de agregado, vea el artículo Mostrar totales de

columna en una hoja de datos.

Los pasos de las siguientes secciones se explican cómo agregar una fila Total y cómo usar una consulta de totales para

realizar un recuento de los datos. Cuando proceda, recuerde que la función Cuenta funciona con más tipos de datos que

las demás funciones de agregado. Por ejemplo, se puede ejecutar la función Cuenta con cualquier tipo de campo, salvo

con los campos que contienen datos escalares extensibles y complejos, como un campo de listas multivalor.

En cambio, un gran número de las funciones de agregado funcionan únicamente con los datos de campos configurados con

un tipo de datos específico. Por ejemplo, la función Suma funciona únicamente con los campos configurados con el tipo de

datos Número, Decimal o Moneda. Para obtener más información sobre los tipos de datos que cada función requiere, vea

Referencia a las funciones de agregado más adelante en este artículo.

Para obtener información general sobre los tipos de datos, vea el artículo Modificar o cambiar el tipo de datos definido para

un campo.

Volver al principio

Contar datos mediante una fila Total

Para agregar una fila Total a una consulta, abra la consulta en la vista Hoja de datos, agregue la fila y, a continuación,

seleccione la función Cuenta u otra función de agregado, como Suma, Mínimo, Máximo o Promedio. En esta sección se

explica cómo crear una consulta de selección básica y agregar una fila Total.

Crear una consulta de selección básica

1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.
2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla o las tablas que desee usar en la consulta y,

a continuación, haga clic en Cerrar.

Las tablas seleccionadas aparecen como ventanas en la sección superior del diseñador de consultas. En esta

ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador de consultas:

3. Haga doble clic en los campos de tabla que desee usar en la consulta.

Puede incluir campos que contienen datos descriptivos, como nombres y descripciones, pero debe incluir el campo

que contiene los valores que desee contar.

Cada campo aparece en una columna de la cuadrícula de diseño de la consulta.

4. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.

5. De manera opcional, vuelva a la vista Diseño y ajuste la consulta. Para ello, haga clic con el botón secundario

del mouse (ratón) en la ficha de documentos correspondiente a la consulta y haga clic en Vista Diseño. A

continuación, podrá ajustar la consulta agregando o quitando campos de tabla. Para quitar un campo, seleccione la

columna en la cuadrícula de diseño y presione SUPRIMIR.

6. De manera opcional, guarde la consulta.

Agregar una fila Total

1. Abra la consulta en la vista Hoja de datos. Para hacerlo con una base de datos en formato de Access 2007,

haga clic con el botón secundario en la ficha de documento correspondiente a la consulta y haga clic en Vista Hoja

de datos.

O bien,

Para una base de datos creada con una versión antigua de Access, en la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic

en la flecha situada debajo de Vista y haga clic en Vista Hoja de datos.

O bien,

En el panel de exploración, haga doble clic en la consulta. De este modo, se ejecuta la consulta y se cargan los

resultados en una hoja de datos.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Totales.

 Aparece una nueva fila Total debajo de la última fila de datos de la hoja de datos.

3. En la fila Total, haga clic en el campo que desee sumar y, a continuación, seleccione Cuenta en la lista.

Ocultar una fila Total

En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Totales.

Para obtener más información sobre cómo usar una fila Total, vea el artículo Mostrar totales de columna en una hoja de

datos.

Volver al principio

Realizar un recuento de los datos mediante una consulta

de totales
Se realiza un recuento de los datos mediante una consulta de totales en vez de una fila Total cuando hay que contar

algunos o todos los registros devueltos por una consulta. Por ejemplo, se puede realizar un recuento de las transacciones

de ventas o de las transacciones realizadas en una sola ciudad.

En general, se usa una consulta de totales en vez de una fila Total cuando se necesita usar el valor resultante en otra parte

de la base de datos, como puede ser un informe.

Contar todos los registros de una consulta

1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que desee usar en la consulta y, a

continuación, haga clic en Cerrar.

La tabla aparece en una ventana en la sección superior del diseñador de consultas.

3. Haga doble clic en los campos que desee usar en la consulta y asegúrese de incluir el campo del que desee

realizar el recuento. Se puede realizar un recuento de los campos con la mayoría de los tipos de datos, siendo la

excepción los campos que contienen datos escalares extensibles y complejos, como un campo de listas multivalor.

4. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.

La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño y Agrupar por aparece en la fila por cada campo de la consulta.

5. En la fila Total, haga clic en el campo del que desee realizar el recuento y seleccione Cuenta en la lista

resultante.

6. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.

7. De manera opcional, guarde la consulta.

 Contar registros en un grupo o una categoría
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla o las tablas que desee usar en la consulta y,

a continuación, haga clic en Cerrar.

Las tablas aparecen en una ventana en la sección superior del diseñador de consultas.

3. Haga doble clic en el campo que contenga los datos de categoría y en el campo que contenga los valores que

desee contar. La consulta no puede contener otros campos descriptivos.

4. En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Totales.

La fila Total aparece en la cuadrícula de diseño y Agrupar por aparece en la fila por cada campo de la consulta.

5. En la fila Total, haga clic en el campo del que desee realizar el recuento y seleccione Cuenta en la lista

resultante.

6. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Los resultados de la consulta se muestran en la vista Hoja de datos.

7. De manera opcional, guarde la consulta.

Volver al principio

Referencia a las funciones de agregado

En la siguiente tabla se muestran y se describen las funciones de agregado incluidas en Access que se pueden usar en la

fila Total y en las consultas. Recuerde que Access incluye más funciones de agregado para las consultas que para la fila

Total. Además, si trabaja con un proyecto de Access (un cliente de Access conectado a una base de datos de Microsoft

SQL Server), se puede usar el conjunto más amplio de funciones de agregado de SQL Server.
Función Descripción Se usa con los tipos de datos

Suma Suma los elementos de una columna. Funciona únicamente con Número, Decimal, Moneda
datos numéricos y monetarios.

Promedio Calcula el valor medio de una columna. La columna debe Número, Decimal, Moneda, Fecha/Hora
contener datos numéricos, de moneda o de fecha y hora. La
función pasa por alto los valores nulos.

Cuenta Cuenta el número de elementos en una columna. Todos los tipos de datos, excepto los que contienen
datos escalares extensibles y complejos, como una
columna de listas multivalor.
Para obtener más información sobre las listas multivalor,
vea los artículos Guía de campos multivalor y Agregar o
cambiar un campo de búsqueda que permita almacenar
varios valores.

Máximo Devuelve el elemento de mayor valor. En el caso de los datos de Número, Decimal, Moneda, Fecha/Hora
texto, el mayor valor es el último valor alfabético y Access no
distingue mayúsculas de minúsculas. La función pasa por alto
los valores nulos.

Mínimo Devuelve el elemento de menor valor. En el caso de los datos Número, Decimal, Moneda, Fecha/Hora
de texto, el menor valor es el primer valor alfabético y Access
no distingue mayúsculas de minúsculas. La función pasa por
 alto los valores nulos.

Desviación Mide el grado de dispersión de los valores con respecto a un Número, Decimal, Moneda
estándar promedio (una media).
Para obtener más información sobre cómo usar esta función,
vea el artículo Mostrar totales de columna en una hoja de datos.

Varianza Mide la varianza estadística de todos los valores de la columna. Número, Decimal, Moneda
Esta función se puede usar únicamente con datos numéricos y
monetarios. Si la tabla contiene menos de dos filas, Access
devuelve un valor nulo.
Para obtener más información sobre las funciones de varianza,
vea el artículo Mostrar totales de columna en una hoja de datos.

Vea también
Crear una consulta basada en varias tablas
Sumar datos mediante una consulta

Crear una consulta basada en varias tablas

Mostrar todo

A veces, el proceso de crear y usar consultas es sólo cuestión de seleccionar campos de una tabla, quizás aplicar algunos

criterios y, a continuación, ver los resultados. Pero, ¿qué sucede si, como suele ser el caso, los datos se encuentran

dispersos en varias tablas? Afortunadamente, se puede crear una consulta que combine información procedente de varios

orígenes. En este tema se describen algunos casos en los que se extraen los datos de más de una tabla y se muestra

cómo hacerlo.

¿Qué desea hacer?

Usar los datos de una tabla relacionada para mejorar la información de la consulta

Conectar los datos de dos tablas mediante sus relaciones con una tercera tabla

Ver todos los registros de dos tablas similares

Usar los datos de una tabla relacionada para mejorar la

información de la consulta
Puede haber casos en los que una consulta basada en una tabla proporcione la información necesaria, pero la extracción

de datos de otra tabla ayudaría a que los resultados de la consulta fuesen aún más elocuentes y más útiles. Por ejemplo,

supongamos que tiene una lista de identificadores de empleado que aparecen en los resultados de una consulta. Es

consciente de que sería más útil que apareciese el nombre de los empleados en los resultados, pero esos nombres se

encuentran en otra tabla. Para que aparezcan los nombres de los empleados en los resultados de la consulta, tendrá que

incluir ambas tablas en la consulta.

Usar el Asistente para consultas para crear una consulta a partir de una
tabla principal y una tabla relacionada
1. Asegúrese de que las tablas tienen una relación (relación: asociación que se establece entre campos comunes

(columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) definida en la ventana

Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se pueden ver, crear y modificar las relaciones entre tablas y

consultas.).
 ¿Cómo?

1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en

Relaciones.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.

3. Identifique las tablas que deberían tener una relación definida.

ƒ Si se ven las tablas en la ventana Relaciones, compruebe si ya hay una relación

definida.

Una relación aparece como una línea que conecta las dos tablas en un campo común. Puede hacer

doble clic en una línea de relación para ver qué campos de las tablas están conectados por la relación.

ƒ Si no se ven las tablas en la ventana Relaciones, deberá agregarlas.

En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Nombres de tablas.

Haga doble clic en cada una de las tablas que desee mostrar y, a continuación, haga clic en Cerrar.

4. Si no encuentra ninguna relación entre las dos tablas, cree una arrastrando un campo de una de las

tablas a un campo de la otra tabla. Los campos usados para crear la relación entre las tablas deben tener el

mismo tipo de datos.

NOTA Se puede crear una relación entre un campo con el tipo de datos Autonumérico (tipo de datos

Autonumérico: tipo de datos de campo que, en una base de datos de Microsoft Access, almacena

automáticamente un número exclusivo para cada registro en el momento en que éste se agrega a una tabla. Se

pueden generar tres tipos de números: secuencial, aleatorio e Id. de réplica.) y un campo con el tipo de datos

Número (tipo de datos Numérico: en una base de datos de Microsoft Access, tipo de datos de campo diseñado

para datos numéricos que se utilizarán en cálculos matemáticos. Utilice el tipo de datos Moneda, sin embargo,

para mostrar o calcular valores de moneda.) si el tamaño de ese campo está establecido en un entero largo.

Éste suele ser el caso cuando se crea una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos

tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del

campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.).

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

5. Haga clic en Crear para crear la relación.

Para obtener más información sobre las opciones de las que dispone al crear una relación, vea el artículo

Crear, modificar o eliminar una relación.

6. Cierre la ventana Relaciones.

 
2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.  

3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuación,

haga clic en Aceptar.

4. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con la información básica que desee incluir

en la consulta.
5. En la lista Campos disponibles, haga clic en el primer campo que desee incluir en la consulta y, a

continuación, haga clic en el botón de una sola flecha derecha para mover ese campo a la lista Campos

seleccionados. Haga lo mismo con cada campo adicional de esa tabla que desee incluir en la consulta. Puede

tratarse de campos que desee que se devuelvan en los resultados de la consulta o campos que desee usar para

limitar las filas en los resultados mediante criterios.

6. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con los datos relacionados que desee usar

para mejorar los resultados de la consulta.

7. Agregue a la lista Campos seleccionados los campos que desee usar para mejorar los resultados de la

consulta y, a continuación, haga clic en Siguiente.

8. Bajo ¿Desea una consulta de detalle o resumen?, haga clic en Detalle o en Resumen.

Si desea que la consulta no realice ninguna función de agregado (Suma, Promedio, Mín, Máx, Cuenta, DesvEst o

Var), elija una consulta de detalle. Si desea que la consulta realice una función de agregado, elija una consulta de

resumen. Después de elegir la opción adecuada, haga clic en Siguiente.

9. Haga clic en Finalizar para ver los resultados.

Ejemplo en el que se usa la base de datos de ejemplo Neptuno
En el siguiente ejemplo, se usa el Asistente para consultas para crear una consulta que muestre una lista de pedidos, los

gastos de envío de cada pedido y el nombre del empleado responsable de cada pedido.

NOTA Este ejemplo implica la modificación de la base de datos de ejemplo Neptuno. Se recomienda realizar una copia de

seguridad de la base de datos de ejemplo Neptuno y usar esa copia de seguridad para llevar a cabo el siguiente ejemplo.

Usar el Asistente para consultas para crear la consulta

1. Abra la base de datos de ejemplo Neptuno. Cierre el formulario de inicio de sesión.

2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuación,

haga clic en Aceptar.

4. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en Tabla: Pedidos.

5. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en IdPedido para mover ese campo a la lista Campos

seleccionados. Haga doble clic en Gastos de envío para mover ese campo a la lista Campos seleccionados.

6. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en Tabla: Empleados.

7. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en Nombre para mover ese campo a la lista Campos

seleccionados. Haga doble clic en Apellidos para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. Haga clic en

Siguiente

8. Dado que está creando una lista de todos los pedidos, va a usar una consulta de resumen. Si está sumando los

gastos de envío por empleado o realizando alguna otra función de agregado, usará una consulta de resumen. Haga

clic en Detalle (muestra cada campo de cada registro) y, a continuación, en Siguiente.

9. Haga clic en Finalizar para ver los resultados.

 La consulta devuelve una lista de los pedidos, indicando para cada uno los gastos de envío así como el nombre y los

apellidos del empleado responsable.

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Conectar los datos de dos tablas mediante sus relaciones

con una tercera tabla
En muchas ocasiones, los datos de dos tablas están relacionados a través de una tercera tabla. Suele ser el caso cuando

los datos de las dos primeras tablas están relacionados a través de una relación varios a varios (relación varios a varios:

asociación entre dos tablas en las que un registro de una tabla se puede relacionar con varios registros de la otra tabla.

Para establecer una, cree una tercera tabla y agregue los campos de clave principal de las otras dos tablas a esta tabla.). A

menudo, se recomienda dividir una relación varios a varios existente entre dos tablas en dos relaciones uno a

varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla

principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) que

implican tres tablas. Para ello, se crea una tercera tabla, denominada tabla de unión o tabla de relación, que tiene una clave

principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una

tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se

utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) y una clave externa (clave externa: uno o más campos

de tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica

cómo están relacionadas las tablas.) para cada una de las demás tablas. A continuación, se crea una relación uno a varios

entre cada clave externa de la tabla de unión y la correspondiente clave principal de una de las demás tablas. En esos

casos, es preciso incluir las tres tablas en la consulta, incluso si se desea recuperar datos sólo de dos de ellas.

Crear una consulta de selección mediante tablas con una relación varios a varios
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las dos tablas que contienen los datos que desee

incluir en la consulta así como la tabla de unión que las vincula. A continuación, haga clic en Cerrar.

Las tres tablas aparecen en el área de trabajo del diseño de la consulta, combinadas en los campos apropiados.

3. Haga doble clic en cada uno de los campos que desee usar en los resultados de la consulta. Cada campo

aparecerá en la cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño: cuadrícula utilizada para diseñar una consulta o un filtro

en la vista Diseño de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrícula se conocía

antes como la cuadrícula QBE.) de la consulta.

4. En la cuadrícula de diseño de la consulta, use la fila Criterios para especificar criterios de campo. Para usar un

criterio de campo sin mostrar el campo en los resultados de la consulta, desactive la casilla de verificación en la fila

Mostrar correspondiente a ese campo.

5. Para ordenar los resultados en función de los valores de un campo, en la cuadrícula de diseño de la consulta,

haga clic en Ascendente o Descendente (dependiendo de cómo desee ordenar los registros) en la fila Ordenar

correspondiente a ese campo.

6. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Access muestra los resultados de la consulta en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra

datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la

vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.).
Ejemplo en el que se usa la base de datos de ejemplo Neptuno
NOTA Este ejemplo implica la modificación de la base de datos de ejemplo Neptuno. Se recomienda realizar una copia de

seguridad de la base de datos de ejemplo Neptuno y usar esa copia de seguridad para llevar a cabo el siguiente ejemplo.

Supongamos que se le presenta una nueva oportunidad: un proveedor de Río de Janeiro ha encontrado su página Web y

es posible que desee hacer negocios. No obstante, sólo operan en Río de Janeiro y cerca de São Paulo. Suministran todas

las categorías de productos de alimentación a las que usted se dedica. Son una empresa bastante grande y desean estar

seguros de que puede proporcionarles acceso a unas ventas potenciales suficientes para que les sea rentable: al menos un

volumen de R$20.000,00 al año en ventas (unos $9.300,00). ¿Les puede suministrar el mercado que exigen?

Los datos necesarios para poder responder a esta pregunta se encuentran en dos lugares: una tabla Clientes y una tabla

Detalles de pedidos. Estas tablas están relacionadas entre sí por la tabla Pedidos. Las relaciones entre las tablas ya están

definidas. En la tabla Productos, cada pedido sólo puede tener un cliente, relacionado con la tabla Clientes por el campo

IdCliente. Cada registro de la tabla Detalles de pedidos está relacionado sólo con otro registro de la tabla Pedidos, por el

campo IdPedido. Por lo tanto, un cliente dado puede tener muchos pedidos, de los cuales cada uno puede tener muchos

detalles de pedidos.

En este ejemplo, va a crear una consulta de referencias cruzadas que muestra el total de ventas por año, en las ciudades

de Río de Janeiro y São Paulo.

Crear la consulta en la vista Diseño

1. Abra la base de datos de ejemplo Northwind. Cierre el formulario de inicio de sesión.

2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Clientes, Pedidos y Detalles de pedidos y, a

continuación, haga clic en Cerrar.

Las tres tablas aparecen en el área de trabajo del diseño de la consulta.

4. En la tabla Clientes, haga doble clic en el campo Ciudad para agregarlo a la cuadrícula de diseño de la

consulta.

5. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna Ciudad, en la fila Criterios, escriba En ("Río de

Janeiro","São Paulo"). Esto hace que sólo se incluyan en la consulta los registros en los que el cliente está en una

de estas dos ciudades.

6. En la tabla Detalles de pedidos, haga doble clic en los campos FechaEnvío y PrecioUnidad.

Los campos se agregan a la cuadrícula de diseño de la consulta.

7. En la columna FechaEnvío, en la cuadrícula de diseño de la consulta, seleccione la fila Campo. Reemplace

[FechaEnvío] por Año: Formato([FechaEnvío],"aaaa"). Esto crea un alias de campo, Año, que permite utilizar sólo

la parte del año del valor del campo FechaEnvío.

8. En la columna PrecioUnidad, en la cuadrícula de diseño de la consulta, seleccione la fila Campo. Reemplace

[PrecioUnidad] por Ventas: [Detalles de pedidos].[PrecioUnidad]*[Cantidad]-[Detalles de

pedidos].[PrecioUnidad]*[Cantidad]*[Descuento]. Esto crea un alias de campo, Ventas, que calcula las ventas

para cada registro.

9. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Tabla de referencias cruzadas.

Aparecen dos nuevas filas, Total y Tabla de referencias cruzadas, en la cuadrícula de diseño de la consulta.

10. En la columna Ciudad en la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la ficha Tabla de referencias

cruzadas y luego en Encabezado de fila.

Esto hace que aparezcan los valores de ciudad como encabezados de fila (es decir, la consulta devuelve una fila

para cada ciudad).

11. En la columna Año, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Encabezado de columna.

Esto hace que aparezcan los valores de año como encabezados de columna (es decir, la consulta devuelve una

columna para cada año).

12. En la columna Ventas, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Valor.

Esto hace que los valores de ventas aparezcan en la intersección de filas y columnas (es decir, la consulta devuelve

un valor de ventas para cada combinación de ciudad y año).

13. En la columna Ventas, haga clic en la fila Totales y luego en Suma.

Esto hace que la consulta sume los valores de esta columna.

Puede dejar la fila Totales para las otras dos columnas como valor predeterminado de Agrupar por porque desea

ver el valor de estas columnas y no valores agregados.

14. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Ahora tiene una consulta que devuelve el total de ventas por año en Río de Janeiro y São Paulo.

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Ver todos los registros de dos tablas similares

En ocasiones, se desea combinar los datos de dos tablas que tienen una estructura idéntica pero una de ellas está ubicada

en otra base de datos. Contemplemos el siguiente escenario.

Supongamos que es un analista que trabaja con datos de alumnos. Se ha embarcado en una iniciativa para compartir datos

con otro centro escolar de modo que ambos centros puedan mejorar su plan de estudios. Para algunas cuestiones que

desea estudiar, sería mejor poder ver conjuntamente todos los registros de ambos centros escolares, en vez de ver los

registros de cada centro por separado.

Podría importar los datos del otro centro a nuevas tablas de su base de datos, pero los cambios en los datos del otro centro

no se reflejarían en esa base de datos. Sería mejor vincularse a las tablas del otro centro y, a continuación, crear consultas
 que combinen los datos cuando se ejecuten. De este modo, podrá analizar los datos como un solo conjunto, en vez de

llevar a cabo dos análisis e intentar interpretarlos como si fuese uno solo.

Para ver todos los registros de dos tablas con una estructura idéntica, se usa una consulta de unión (consulta de unión:

consulta que utiliza el operador UNION para combinar los resultados de dos o más consultas de selección.).

Las consultas de unión no se pueden mostrar en la vista Diseño. Se crean mediante comandos SQL que se escriben en

una ficha de objeto de la vista SQL (vista SQL: ventana que muestra la instrucción SQL para la consulta activa o que se

utiliza para crear una consulta específica de SQL (unión, paso a través o definición de datos). Cuando se crea una consulta

en la vista Diseño, Access construye el SQL equivalente en la vista SQL.).

Crear una consulta de unión mediante dos tablas

1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Se abre una nueva cuadrícula de diseño de consulta y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Cerrar.

3. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Unión.

La consulta cambia de la vista Diseño a la vista SQL. La ficha de objeto de la vista SQL está vacía.

4. En la vista SQL, escriba SELECT, seguido de una lista de los campos de la primera tabla que desee incluir en

la consulta. Los nombres de los campos deben aparecer entre corchetes y separados por una coma. Tras escribir los

nombres de los campos, presione ENTRAR. El cursor baja una línea en la vista SQL.

5. Escriba FROM seguido del nombre de la primera tabla que desee incluir en la consulta. Después, presione

ENTRAR.

6. Si desea especificar un criterio para un campo de la primera tabla, escriba WHERE, seguido del nombre del

campo, un operador de comparación (normalmente, el signo igual (=)) y el criterio. Para agregar criterios adicionales

al final de la cláusula WHERE, use la palabra clave AND y aplique la misma sintaxis usada para el primer criterio; por

ejemplo, WHERE [NivelClase]="100" AND [HorasCrédito]>2. Cuando termine de especificar los criterios, presione

ENTRAR.

7. Escriba UNION y, a continuación, presione ENTRAR.

8. Escriba SELECT, seguido de una lista de los campos de la segunda tabla que desee incluir en la consulta. De

esta tabla, deberá incluir los mismos campos que los campos que incluyó de la primera tabla, y en el mismo orden.

Los nombres de los campos deben aparecer entre corchetes y separados por una coma. Tras escribir los nombres de

los campos, presione ENTRAR.

9. Escriba FROM seguido del nombre de la segunda tabla que desee incluir en la consulta. Después, presione

ENTRAR.

10. Si lo desea, agregue una cláusula WHERE, según las indicaciones del paso 6 de este procedimiento.

11. Escriba un signo de punto y coma (;) para indicar el final de la consulta.

12. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Los resultados aparecerán en la vista Hoja de datos.

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Vea también
Combinar tablas y consultas
Ejecutar una consulta
Ejemplos de criterios de consulta
Sumar datos mediante una consulta
Usar parámetros en consultas e informes

Combinar tablas y consultas

Mostrar todo

Cuando se incluyen varias tablas en una consulta, se usan combinaciones que ayudan a obtener los resultados deseados.

Una combinación ayuda a que la consulta devuelva únicamente los registros deseados de cada tabla, basándose en cómo

esas tablas están relacionadas con otras tablas en la consulta. En este artículo se proporciona información conceptual

sobre las combinaciones, se abordan los distintos tipos de combinación y se muestra cómo usarlas.

En este artículo

Introducción

Combinaciones internas

Combinaciones externas

Combinaciones cruzadas

Combinaciones de desigualdad

Quitar una combinación

Introducción
Las bases de datos relacionales se componen, en el nivel más básico, de tablas que guardan relaciones lógicas entre ellas.

Las relaciones se usan para conectar las tablas en los campos que tienen en común. Una relación viene representada en

una consulta por medio de una combinación.

Cuando se agregan tablas a una consulta, Microsoft Office Access 2007 crea combinaciones basadas en las relaciones que

se han definido entre las tablas. Se pueden crear manualmente combinaciones en las consultas, incluso si no representan

relaciones ya definidas. Si se usan otras consultas (en vez de las tablas o además de ellas) como origen de los datos de

una consulta, se pueden crear combinaciones entre las consultas de origen y también entre esas consultas y todas las

tablas que se usen como origen de datos.

Las combinaciones se comportan de manera similar a los criterios de consulta ya que establecen reglas que deben cumplir

los datos que se van a incluir en las operaciones de consulta. A diferencia de los criterios, las combinaciones especifican

asimismo que cada par de filas que cumplan las condiciones de combinación se combinen en el conjunto de registros para

formar una sola fila.

Hay cuatro tipos básicos de combinación: combinaciones internas, combinaciones externas, combinaciones cruzadas y

combinaciones de desigualdad. En este artículo se aborda cada tipo de combinación que se puede usar, por qué se usa

cada uno de los tipos y cómo se crean las combinaciones.

Volver al principio
Combinaciones internas
Las combinaciones internas son el tipo de combinación más común. Indican a una consulta que las filas de una de las

tablas combinadas corresponden a las filas de otra tabla, basándose en los datos incluidos en los campos combinados.

Cuando se ejecuta una consulta con una combinación interna, se incluirán en las operaciones de consulta únicamente las

filas en las que haya un valor común en ambas tablas combinadas.

¿Por qué se usa una combinación interna?
Se usa una combinación interna cuando se desea que se devuelvan únicamente las filas de ambas tablas de la

combinación que coinciden en el campo combinado.

¿Cómo se usa una combinación interna?
En la mayoría de los casos, no hay que hacer nada para poder usar una combinación interna. Si se han creado relaciones

entre las tablas en la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se pueden ver, crear y modificar las

relaciones entre tablas y consultas.), Access crea automáticamente las combinaciones internas cuando se agregan tablas

relacionadas en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas,

consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de

datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.) de la consulta. Si se aplica la integridad referencial (integridad

referencial: reglas que se siguen para preservar las relaciones definidas entre las tablas cuando se especifican o eliminan

registros.), Access muestra asimismo "1" sobre la línea de combinación para indicar la tabla del lado "uno" de una relación

uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la

tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.)

así como el símbolo de infinito (∞) para indicar la tabla del lado "varios".

Aunque no se hayan creado relaciones, Access crea automáticamente combinaciones internas si se agregan dos tablas a

una consulta y cada una de esas tablas tiene un campo con un tipo de datos igual o compatible y uno de los campos

combinados es una clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera

exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice

exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.). Los símbolos de

"uno" y "varios" no se muestran en este caso porque no se aplica la integridad referencial.

Si se agregan consultas a una consulta y no se crean relaciones entre esas consultas, Access no crea automáticamente

combinaciones internas entre esas consultas o entre las consultas y las tablas. En general, es el usuario quien tiene que

crearlas. Para crear una combinación interna, se arrastra un campo de un origen de datos a un campo de otro origen de

datos. Access muestra una línea entre los dos campos para indicar que se ha creado una combinación.

Sintaxis SQL para una combinación interna

Las combinaciones internas se especifican en SQL en la cláusula FROM, tal y como se muestra a continuación:  

FROM tabla1 INNER JOIN tabla2 ON tabla1.campo1 operadordecomparación tabla2.campo2 

La operación INNER JOIN consta de las siguientes partes:

Parte Descripción

tabla1, tabla2 Nombres de las tablas cuyos registros se combinan.

campo1, campo2 Nombres de los campos que se combinan. Si no son numéricos, los campos deben ser del mismo tipo de datos (tipo
 de datos: característica de un campo que determina el tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos son:
Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).) y contener la misma
clase de datos, pero no tienen que tener el mismo nombre.

operadordecomparación Cualquier operador de comparación relacional: "=", "<", ">", "<=", ">=" o "<>".

Para obtener más información sobre la sintaxis de las combinaciones internas, vea el tema Operación INNER JOIN.

 
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Combinaciones externas
Las combinaciones externas indican a una consulta que, si bien algunas de las filas en ambos lados de la combinación

coinciden exactamente, la consulta debe incluir todas las filas de una tabla así como las filas de la otra tabla que comparten

un valor común en ambos lados de la combinación.

Las combinaciones externas pueden ser combinaciones izquierdas o combinaciones derechas. En una combinación

izquierda, la consulta incluye todas las filas de la primera tabla de la declaración SQL de la cláusula FROM y sólo las filas

de la otra tabla donde el campo de combinación contiene valores comunes de ambas tablas. En una combinación derecha,

la consulta incluye todas las filas de la segunda tabla de la declaración SQL de la cláusula FROM y sólo las filas de la otra

tabla donde el campo de combinación contiene valores comunes de ambas tablas.

NOTA Se puede saber fácilmente qué tabla es la de la izquierda o la de la derecha en una combinación; para ello basta

con hacer doble clic en la combinación y consultar el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. También puede

cambiar a la vista SQL y examinar la cláusula FROM.

Dado que algunas de las filas en un lado de una combinación externa no tendrán filas correspondientes en la otra tabla,

algunos de los campos devueltos en los resultados de la consulta de esa otra tabla estarán vacíos cuando no coinciden las

filas.
¿Por qué se usa una combinación externa?
Se usa una combinación externa cuando se desea que los resultados incluyan todas las filas de una de las tablas de la

combinación y se desea que la consulta devuelva sólo las filas de la otra tabla que coinciden con la primera tabla del campo

de combinación.
¿Cómo se usa una combinación externa?
Las combinaciones externas se crean modificando las combinaciones internas.

Convertir una combinación interna en una combinación externa

1. En la vista Diseño de la consulta, haga doble clic en la combinación que desee cambiar.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

2. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, observe las opciones situadas junto a la opción 2 y

la opción 3.

3. Haga clic en la opción que desee usar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. Access muestra la combinación así como una flecha que va desde el origen de datos donde estarán incluidas

todas las filas hasta el origen de datos donde estarán incluidas sólo las filas que cumplan la condición de

combinación.
 Sintaxis SQL para una combinación externa

Las combinaciones externas se especifican en SQL en la cláusula FROM, tal y como se muestra a continuación:  

FROM tabla1 [ LEFT | RIGHT ] JOIN tabla2

ON tabla1.campo1 operadordecomparación tabla2.campo2 

Las operaciones LEFT JOIN y RIGHT JOIN constan de las siguientes partes:
Parte Descripción

tabla1, tabla2 Nombres de las tablas cuyos registros se combinan.

campo1, campo2 Nombres de los campos que se combinan. Estos campos deben ser del mismo tipo de datos (tipo de datos:
característica de un campo que determina el tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos son: Booleano,
Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).) y contener la misma clase de
datos, pero no tienen que tener el mismo nombre.

operadordecomparación Cualquier operador de comparación relacional: "=", "<", ">", "<=", ">=" o "<>".

Para obtener más información sobre la sintaxis de las combinaciones externas, vea el tema Operaciones LEFT JOIN,

RIGHT JOIN.

 
Combinaciones cruzadas
Las combinaciones cruzadas se diferencian de las combinaciones internas y externas en que no se representan

explícitamente en Office Access 2007. En una combinación cruzada, cada fila de una tabla se combina con cada fila de otra

tabla, generando lo que se denomina un producto cruzado o producto cartesiano. Cada vez que se ejecuta una consulta

con tablas que no están explícitamente combinadas, se genera un producto cruzado. Las combinaciones cruzadas suelen

ser involuntarias, aunque hay casos en los que pueden resultar útiles.
¿Por qué se usa una combinación cruzada?
Se usa una combinación cruzada cuando se desea comprobar todas las combinaciones posibles de las filas de dos tablas o

consultas. Por ejemplo, supongamos que su negocio tiene un año fantástico y está considerando la posibilidad de ofrecer

descuentos a sus clientes. Podrá crear una consulta que sume las compras de cada cliente, crear una pequeña tabla con

los posibles porcentajes de descuento y combinar las dos en otra consulta que lleve a cabo una combinación cruzada. El

resultado será una consulta que muestre un conjunto de descuentos hipotéticos para cada cliente.
¿Cómo se usa una combinación cruzada?
Se genera una combinación cruzada cada vez que se incluyen tablas o consultas en una consulta y no se crea al menos

una combinación explícita para cada tabla o consulta. Access combina todas las filas de cada tabla o consulta que no está

explícitamente combinada con ninguna otra tabla o consulta con cada dos filas de los resultados. Contemplemos el caso de

los descuentos del párrafo anterior. Supongamos que tiene 91 clientes y desea examinar cinco posibles porcentajes de

descuento. La combinación cruzada genera 455 filas (el resultado de multiplicar 91 por 5).

Tal y como se puede imaginar, las combinaciones cruzadas involuntarias pueden crear un número considerable de filas en

los resultados de consulta. Es más, estos resultados suelen no tener sentido porque, si en realidad la intención no es

combinar cada fila con cada dos filas, la mayoría de las filas combinadas que aparecen en los resultados no tendrán ningún

sentido. En último lugar, las consultas que usan combinaciones cruzadas involuntarias pueden tardar mucho tiempo en

ejecutarse.
Combinación cruzada involuntaria en la vista Diseño de la consulta.

Los campos rodeados de un círculo deben estar combinados.

Producto cruzado devuelto por la combinación cruzada involuntaria arriba representada.

Observe el número considerable de registros.

Resultados después de crearse la combinación correcta.

Observe que el número de registros es mucho menor.

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Combinaciones de desigualdad
Las combinaciones no tienen que basarse necesariamente en la equivalencia de los campos combinados. Una

combinación puede basarse en cualquier operador de comparación, como mayor que (>), menor que (<) o no es igual a

(<>). Las combinaciones que no se basan en la equivalencia se denominan combinaciones de desigualdad.

¿Por qué se usa una combinación de desigualdad?
Si se desea combinar las filas de dos orígenes de datos basándose en los valores de campo que no son iguales, se usa

una combinación de desigualdad. Normalmente, las combinaciones de desigualdad se basan en los operadores de

comparación mayor que (>), menor que (<), mayor o igual que (>=), o bien, menor o igual que (<=). Las combinaciones de

desigualdad que se basan en el operador no es igual a (<>) pueden devolver casi tantas filas como las combinaciones

cruzadas, por lo que los resultados pueden ser difíciles de interpretar.

¿Cómo se usa una combinación de desigualdad?
Las combinaciones de desigualdad no se admiten en la vista Diseño. Si desea usarlas, deberá hacerlo en la vista SQL. Sin

embargo, se puede crear una combinación en la vista Diseño, cambiar a la vista SQL, buscar el operador de comparación

igual a (=) y cambiarlo al operador que desee usar. Después, sólo podrá abrir la consulta en la vista Diseño si cambia

primero el operador de comparación al operador igual a (=) en la vista SQL.

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 Quitar una combinación
Si crea una combinación por equivocación, por ejemplo, entre dos campos con tipos de datos distintos, podrá eliminarla.

Para eliminar una combinación:

1. En la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la combinación que desee quitar.

2. Presione SUPR.

O bien,

En la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic con el botón secundario en la combinación que desee quitar

y, a continuación, haga clic en Eliminar.

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Vea también
Crear una consulta basada en varias tablas
Crear, modificar o eliminar una relación
Guía de relaciones de tablas
Operación INNER JOIN
Operaciones LEFT JOIN, RIGHT JOIN

Crear una consulta basada en varias tablas

Mostrar todo

A veces, el proceso de crear y usar consultas es sólo cuestión de seleccionar campos de una tabla, quizás aplicar algunos

criterios y, a continuación, ver los resultados. Pero, ¿qué sucede si, como suele ser el caso, los datos se encuentran

dispersos en varias tablas? Afortunadamente, se puede crear una consulta que combine información procedente de varios

orígenes. En este tema se describen algunos casos en los que se extraen los datos de más de una tabla y se muestra

cómo hacerlo.

¿Qué desea hacer?

Usar los datos de una tabla relacionada para mejorar la información de la consulta

Conectar los datos de dos tablas mediante sus relaciones con una tercera tabla

Ver todos los registros de dos tablas similares

Usar los datos de una tabla relacionada para mejorar la

información de la consulta
Puede haber casos en los que una consulta basada en una tabla proporcione la información necesaria, pero la extracción

de datos de otra tabla ayudaría a que los resultados de la consulta fuesen aún más elocuentes y más útiles. Por ejemplo,

supongamos que tiene una lista de identificadores de empleado que aparecen en los resultados de una consulta. Es

consciente de que sería más útil que apareciese el nombre de los empleados en los resultados, pero esos nombres se

encuentran en otra tabla. Para que aparezcan los nombres de los empleados en los resultados de la consulta, tendrá que

incluir ambas tablas en la consulta.

Usar el Asistente para consultas para crear una consulta a partir de una
tabla principal y una tabla relacionada
1. Asegúrese de que las tablas tienen una relación (relación: asociación que se establece entre campos comunes

(columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) definida en la ventana

Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se pueden ver, crear y modificar las relaciones entre tablas y

consultas.).

¿Cómo?

1. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en

Relaciones.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.

3. Identifique las tablas que deberían tener una relación definida.

ƒ Si se ven las tablas en la ventana Relaciones, compruebe si ya hay una relación

definida.

Una relación aparece como una línea que conecta las dos tablas en un campo común. Puede hacer

doble clic en una línea de relación para ver qué campos de las tablas están conectados por la relación.

ƒ Si no se ven las tablas en la ventana Relaciones, deberá agregarlas.

En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Nombres de tablas.

Haga doble clic en cada una de las tablas que desee mostrar y, a continuación, haga clic en Cerrar.

4. Si no encuentra ninguna relación entre las dos tablas, cree una arrastrando un campo de una de las

tablas a un campo de la otra tabla. Los campos usados para crear la relación entre las tablas deben tener el

mismo tipo de datos.

NOTA Se puede crear una relación entre un campo con el tipo de datos Autonumérico (tipo de datos

Autonumérico: tipo de datos de campo que, en una base de datos de Microsoft Access, almacena

automáticamente un número exclusivo para cada registro en el momento en que éste se agrega a una tabla. Se

pueden generar tres tipos de números: secuencial, aleatorio e Id. de réplica.) y un campo con el tipo de datos

Número (tipo de datos Numérico: en una base de datos de Microsoft Access, tipo de datos de campo diseñado

para datos numéricos que se utilizarán en cálculos matemáticos. Utilice el tipo de datos Moneda, sin embargo,

para mostrar o calcular valores de moneda.) si el tamaño de ese campo está establecido en un entero largo.

Éste suele ser el caso cuando se crea una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos

tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del

campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.).

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

5. Haga clic en Crear para crear la relación.

Para obtener más información sobre las opciones de las que dispone al crear una relación, vea el artículo

Crear, modificar o eliminar una relación.

6. Cierre la ventana Relaciones.

 
2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.  
3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuación,

haga clic en Aceptar.

4. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con la información básica que desee incluir

en la consulta.

5. En la lista Campos disponibles, haga clic en el primer campo que desee incluir en la consulta y, a

continuación, haga clic en el botón de una sola flecha derecha para mover ese campo a la lista Campos

seleccionados. Haga lo mismo con cada campo adicional de esa tabla que desee incluir en la consulta. Puede

tratarse de campos que desee que se devuelvan en los resultados de la consulta o campos que desee usar para

limitar las filas en los resultados mediante criterios.

6. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con los datos relacionados que desee usar

para mejorar los resultados de la consulta.

7. Agregue a la lista Campos seleccionados los campos que desee usar para mejorar los resultados de la

consulta y, a continuación, haga clic en Siguiente.

8. Bajo ¿Desea una consulta de detalle o resumen?, haga clic en Detalle o en Resumen.

Si desea que la consulta no realice ninguna función de agregado (Suma, Promedio, Mín, Máx, Cuenta, DesvEst o

Var), elija una consulta de detalle. Si desea que la consulta realice una función de agregado, elija una consulta de

resumen. Después de elegir la opción adecuada, haga clic en Siguiente.

9. Haga clic en Finalizar para ver los resultados.

Ejemplo en el que se usa la base de datos de ejemplo Neptuno
En el siguiente ejemplo, se usa el Asistente para consultas para crear una consulta que muestre una lista de pedidos, los

gastos de envío de cada pedido y el nombre del empleado responsable de cada pedido.

NOTA Este ejemplo implica la modificación de la base de datos de ejemplo Neptuno. Se recomienda realizar una copia de

seguridad de la base de datos de ejemplo Neptuno y usar esa copia de seguridad para llevar a cabo el siguiente ejemplo.

Usar el Asistente para consultas para crear la consulta

1. Abra la base de datos de ejemplo Neptuno. Cierre el formulario de inicio de sesión.

2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuación,

haga clic en Aceptar.

4. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en Tabla: Pedidos.

5. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en IdPedido para mover ese campo a la lista Campos

seleccionados. Haga doble clic en Gastos de envío para mover ese campo a la lista Campos seleccionados.

6. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en Tabla: Empleados.

7. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en Nombre para mover ese campo a la lista Campos

seleccionados. Haga doble clic en Apellidos para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. Haga clic en

Siguiente
8. Dado que está creando una lista de todos los pedidos, va a usar una consulta de resumen. Si está sumando los

gastos de envío por empleado o realizando alguna otra función de agregado, usará una consulta de resumen. Haga

clic en Detalle (muestra cada campo de cada registro) y, a continuación, en Siguiente.

9. Haga clic en Finalizar para ver los resultados.

La consulta devuelve una lista de los pedidos, indicando para cada uno los gastos de envío así como el nombre y los

apellidos del empleado responsable.

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Conectar los datos de dos tablas mediante sus relaciones

con una tercera tabla
En muchas ocasiones, los datos de dos tablas están relacionados a través de una tercera tabla. Suele ser el caso cuando

los datos de las dos primeras tablas están relacionados a través de una relación varios a varios (relación varios a varios:

asociación entre dos tablas en las que un registro de una tabla se puede relacionar con varios registros de la otra tabla.

Para establecer una, cree una tercera tabla y agregue los campos de clave principal de las otras dos tablas a esta tabla.). A

menudo, se recomienda dividir una relación varios a varios existente entre dos tablas en dos relaciones uno a

varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla

principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) que

implican tres tablas. Para ello, se crea una tercera tabla, denominada tabla de unión o tabla de relación, que tiene una clave

principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una

tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se

utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) y una clave externa (clave externa: uno o más campos

de tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica

cómo están relacionadas las tablas.) para cada una de las demás tablas. A continuación, se crea una relación uno a varios

entre cada clave externa de la tabla de unión y la correspondiente clave principal de una de las demás tablas. En esos

casos, es preciso incluir las tres tablas en la consulta, incluso si se desea recuperar datos sólo de dos de ellas.

Crear una consulta de selección mediante tablas con una relación varios a varios
1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las dos tablas que contienen los datos que desee

incluir en la consulta así como la tabla de unión que las vincula. A continuación, haga clic en Cerrar.

Las tres tablas aparecen en el área de trabajo del diseño de la consulta, combinadas en los campos apropiados.

3. Haga doble clic en cada uno de los campos que desee usar en los resultados de la consulta. Cada campo

aparecerá en la cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño: cuadrícula utilizada para diseñar una consulta o un filtro

en la vista Diseño de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrícula se conocía

antes como la cuadrícula QBE.) de la consulta.

4. En la cuadrícula de diseño de la consulta, use la fila Criterios para especificar criterios de campo. Para usar un

criterio de campo sin mostrar el campo en los resultados de la consulta, desactive la casilla de verificación en la fila

Mostrar correspondiente a ese campo.

5. Para ordenar los resultados en función de los valores de un campo, en la cuadrícula de diseño de la consulta,

haga clic en Ascendente o Descendente (dependiendo de cómo desee ordenar los registros) en la fila Ordenar

correspondiente a ese campo.

6. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Access muestra los resultados de la consulta en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra

datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la

vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.).
Ejemplo en el que se usa la base de datos de ejemplo Neptuno
NOTA Este ejemplo implica la modificación de la base de datos de ejemplo Neptuno. Se recomienda realizar una copia de

seguridad de la base de datos de ejemplo Neptuno y usar esa copia de seguridad para llevar a cabo el siguiente ejemplo.

Supongamos que se le presenta una nueva oportunidad: un proveedor de Río de Janeiro ha encontrado su página Web y

es posible que desee hacer negocios. No obstante, sólo operan en Río de Janeiro y cerca de São Paulo. Suministran todas

las categorías de productos de alimentación a las que usted se dedica. Son una empresa bastante grande y desean estar

seguros de que puede proporcionarles acceso a unas ventas potenciales suficientes para que les sea rentable: al menos un

volumen de R$20.000,00 al año en ventas (unos $9.300,00). ¿Les puede suministrar el mercado que exigen?

Los datos necesarios para poder responder a esta pregunta se encuentran en dos lugares: una tabla Clientes y una tabla

Detalles de pedidos. Estas tablas están relacionadas entre sí por la tabla Pedidos. Las relaciones entre las tablas ya están

definidas. En la tabla Productos, cada pedido sólo puede tener un cliente, relacionado con la tabla Clientes por el campo

IdCliente. Cada registro de la tabla Detalles de pedidos está relacionado sólo con otro registro de la tabla Pedidos, por el

campo IdPedido. Por lo tanto, un cliente dado puede tener muchos pedidos, de los cuales cada uno puede tener muchos

detalles de pedidos.

En este ejemplo, va a crear una consulta de referencias cruzadas que muestra el total de ventas por año, en las ciudades

de Río de Janeiro y São Paulo.

Crear la consulta en la vista Diseño

1. Abra la base de datos de ejemplo Northwind. Cierre el formulario de inicio de sesión.

2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Clientes, Pedidos y Detalles de pedidos y, a

continuación, haga clic en Cerrar.

Las tres tablas aparecen en el área de trabajo del diseño de la consulta.

4. En la tabla Clientes, haga doble clic en el campo Ciudad para agregarlo a la cuadrícula de diseño de la

consulta.
5. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna Ciudad, en la fila Criterios, escriba En ("Río de

Janeiro","São Paulo"). Esto hace que sólo se incluyan en la consulta los registros en los que el cliente está en una

de estas dos ciudades.

6. En la tabla Detalles de pedidos, haga doble clic en los campos FechaEnvío y PrecioUnidad.

Los campos se agregan a la cuadrícula de diseño de la consulta.

7. En la columna FechaEnvío, en la cuadrícula de diseño de la consulta, seleccione la fila Campo. Reemplace

[FechaEnvío] por Año: Formato([FechaEnvío],"aaaa"). Esto crea un alias de campo, Año, que permite utilizar sólo

la parte del año del valor del campo FechaEnvío.

8. En la columna PrecioUnidad, en la cuadrícula de diseño de la consulta, seleccione la fila Campo. Reemplace

[PrecioUnidad] por Ventas: [Detalles de pedidos].[PrecioUnidad]*[Cantidad]-[Detalles de

pedidos].[PrecioUnidad]*[Cantidad]*[Descuento]. Esto crea un alias de campo, Ventas, que calcula las ventas

para cada registro.

9. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Tabla de referencias cruzadas.

Aparecen dos nuevas filas, Total y Tabla de referencias cruzadas, en la cuadrícula de diseño de la consulta.

10. En la columna Ciudad en la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la ficha Tabla de referencias

cruzadas y luego en Encabezado de fila.

Esto hace que aparezcan los valores de ciudad como encabezados de fila (es decir, la consulta devuelve una fila

para cada ciudad).

11. En la columna Año, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Encabezado de columna.

Esto hace que aparezcan los valores de año como encabezados de columna (es decir, la consulta devuelve una

columna para cada año).

12. En la columna Ventas, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Valor.

Esto hace que los valores de ventas aparezcan en la intersección de filas y columnas (es decir, la consulta devuelve

un valor de ventas para cada combinación de ciudad y año).

13. En la columna Ventas, haga clic en la fila Totales y luego en Suma.

Esto hace que la consulta sume los valores de esta columna.

Puede dejar la fila Totales para las otras dos columnas como valor predeterminado de Agrupar por porque desea

ver el valor de estas columnas y no valores agregados.

14. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Ahora tiene una consulta que devuelve el total de ventas por año en Río de Janeiro y São Paulo.

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Ver todos los registros de dos tablas similares

En ocasiones, se desea combinar los datos de dos tablas que tienen una estructura idéntica pero una de ellas está ubicada

en otra base de datos. Contemplemos el siguiente escenario.

Supongamos que es un analista que trabaja con datos de alumnos. Se ha embarcado en una iniciativa para compartir datos

con otro centro escolar de modo que ambos centros puedan mejorar su plan de estudios. Para algunas cuestiones que
 desea estudiar, sería mejor poder ver conjuntamente todos los registros de ambos centros escolares, en vez de ver los

registros de cada centro por separado.

Podría importar los datos del otro centro a nuevas tablas de su base de datos, pero los cambios en los datos del otro centro

no se reflejarían en esa base de datos. Sería mejor vincularse a las tablas del otro centro y, a continuación, crear consultas

que combinen los datos cuando se ejecuten. De este modo, podrá analizar los datos como un solo conjunto, en vez de

llevar a cabo dos análisis e intentar interpretarlos como si fuese uno solo.

Para ver todos los registros de dos tablas con una estructura idéntica, se usa una consulta de unión (consulta de unión:

consulta que utiliza el operador UNION para combinar los resultados de dos o más consultas de selección.).

Las consultas de unión no se pueden mostrar en la vista Diseño. Se crean mediante comandos SQL que se escriben en

una ficha de objeto de la vista SQL (vista SQL: ventana que muestra la instrucción SQL para la consulta activa o que se

utiliza para crear una consulta específica de SQL (unión, paso a través o definición de datos). Cuando se crea una consulta

en la vista Diseño, Access construye el SQL equivalente en la vista SQL.).

Crear una consulta de unión mediante dos tablas

1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Se abre una nueva cuadrícula de diseño de consulta y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Cerrar.

3. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Unión.

La consulta cambia de la vista Diseño a la vista SQL. La ficha de objeto de la vista SQL está vacía.

4. En la vista SQL, escriba SELECT, seguido de una lista de los campos de la primera tabla que desee incluir en

la consulta. Los nombres de los campos deben aparecer entre corchetes y separados por una coma. Tras escribir los

nombres de los campos, presione ENTRAR. El cursor baja una línea en la vista SQL.

5. Escriba FROM seguido del nombre de la primera tabla que desee incluir en la consulta. Después, presione

ENTRAR.

6. Si desea especificar un criterio para un campo de la primera tabla, escriba WHERE, seguido del nombre del

campo, un operador de comparación (normalmente, el signo igual (=)) y el criterio. Para agregar criterios adicionales

al final de la cláusula WHERE, use la palabra clave AND y aplique la misma sintaxis usada para el primer criterio; por

ejemplo, WHERE [NivelClase]="100" AND [HorasCrédito]>2. Cuando termine de especificar los criterios, presione

ENTRAR.

7. Escriba UNION y, a continuación, presione ENTRAR.

8. Escriba SELECT, seguido de una lista de los campos de la segunda tabla que desee incluir en la consulta. De

esta tabla, deberá incluir los mismos campos que los campos que incluyó de la primera tabla, y en el mismo orden.

Los nombres de los campos deben aparecer entre corchetes y separados por una coma. Tras escribir los nombres de

los campos, presione ENTRAR.

9. Escriba FROM seguido del nombre de la segunda tabla que desee incluir en la consulta. Después, presione

ENTRAR.

10. Si lo desea, agregue una cláusula WHERE, según las indicaciones del paso 6 de este procedimiento.
11. Escriba un signo de punto y coma (;) para indicar el final de la consulta.

12. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Los resultados aparecerán en la vista Hoja de datos.

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Vea también
Combinar tablas y consultas
Ejecutar una consulta
Crear una consulta de actualización 
En este artículo se explica cómo crear y ejecutar una consulta de actualización. Se usa este tipo de 
consulta para actualizar o cambiar datos en un conjunto de registros. 
 Nota   Cuando proceda, recuerde que no se puede usar una consulta de actualización para agregar 
registros nuevos a una base de datos ni para eliminar registros completos de una base de datos. Para 
agregar registros nuevos se usa una consulta de datos anexados, y para eliminar registros completos 
se usa una consulta de eliminación. No obstante, se puede usar una consulta de actualización para 
establecer los datos de uno o varios campos en un valor nulo, un cambio que tiene el mismo efecto 
que eliminar parte de un registro. Asimismo, se puede usar una consulta de actualización para 
reemplazar valores nulos con otros datos, un cambio que tiene el mismo efecto que agregar datos. 
Para obtener más información sobre las consultas de datos anexados, vea el artículo Crear una 
consulta de datos anexados. Para obtener más información sobre cómo usar las consultas de 
eliminación para quitar datos y cómo usar las consultas de actualización para establecer los datos 
existentes en NULL, vea el artículo Usar consultas para eliminar uno o varios registros de una base de 
datos. 
En este artículo 
 
Obtener información sobre las consultas de actualización  
Realizar una copia de seguridad de los datos  
Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta  
Crear y ejecutar una consulta de actualización  
Actualizar los datos de una tabla con los datos de otra tabla  
 
Obtener información sobre las consultas de actualización 
Las consultas de actualización se usan para agregar, cambiar o eliminar los datos de uno o varios 
registros existentes. Las consultas de actualización son una especie de cuadro de diálogo Buscar y 
reemplazar avanzado. Se especifican un criterio de selección (el equivalente aproximado de una 
cadena de búsqueda) y un criterio de actualización (el equivalente aproximado de una cadena de 
reemplazo). A diferencia del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, las consultas de actualización 
aceptan varios criterios, permiten actualizar un gran número de registros a la vez y permiten cambiar 
registros en varias tablas a la vez. 
Recuerde estas reglas a medida que avance: 
No se puede usar una consulta de actualización para agregar registros nuevos a una tabla, pero se 
pueden cambiar valores nulos existentes a valores que no sean nulos. Para agregar registros nuevos 
a una o varias tablas, se usa una consulta de datos anexados.  
Para obtener más información sobre las consultas de datos anexados, vea el artículo Crear una 
consulta de datos anexados. 
No se puede usar una consulta de actualización para eliminar registros completos (filas) de una tabla, 
pero se pueden cambiar valores no nulos existentes a valores nulos. Para eliminar registros 
completos (un proceso por el que se elimina asimismo el valor de clave principal), se debe usar una 
consulta de eliminación.  
Para obtener más información sobre las consultas de eliminación, vea el artículo Usar una consulta 
de eliminación para eliminar uno o varios registros de una base de datos. 
Se puede usar una consulta de actualización para cambiar todos los datos de un conjunto de 
registros.  
Además, no se puede ejecutar una consulta de actualización con varios tipos de campos de tabla: 
Campos que son el resultado de un cálculo. Los valores en los campos calculados no residen 
permanentemente en las tablas; existen únicamente en la memoria temporal del equipo después de 
que Access los calcule. Dado que los campos calculados no tienen una ubicación de almacenamiento 
permanente, no se pueden actualizar.  
Campos que usan consultas de totales o consultas de tablas de referencias cruzadas como origen de 
registros.  
Campos de tipo Autonumérico. Los valores en los campos de tipo Autonumérico cambian 
únicamente cuando se agrega un registro a una tabla.  
Campos en las consultas de unión.  
Campos en las consultas de valores únicos y las consultas de registros únicos, que son consultas que 
devuelven valores o registros no duplicados. Esta regla se aplica cuando se usa una consulta de 
actualización y también cuando se intenta actualizar datos manualmente especificando valores en un 
formulario o una hoja de datos.  
Claves principales que participan en las relaciones de tablas, a menos que se configuren las 
relaciones de modo que se actualicen automáticamente en cascada el campo de clave y todos los 
campos relacionados. Si se actualiza en cascada, Access actualiza automáticamente los valores de 
clave externa en una tabla secundaria (la tabla en el lado varios de una relación uno a varios) cuando 
se cambia un valor de clave principal en una tabla primaria (la tabla en el lado uno de una relación 
uno a varios).  
 Nota   No se pueden actualizar en cascada los registros que usen un campo de tipo Autonumérico 
para generar valores de clave principal. 
Para obtener información sobre cómo activar y desactivar las actualizaciones en cascada, vea 
Habilitar las actualizaciones en cascada, más adelante en este artículo.  
Para obtener información general sobre otras formas de agregar registros a una base de datos o 
cambiar los datos existentes, vea el artículo Agregar uno o varios registros a una base de datos. 
 Volver al principio 
Realizar una copia de seguridad de los datos 
Se recomienda realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de ejecutar una consulta de 
actualización. No se pueden deshacer los resultados de una consulta de actualización, por lo que con 
una copia de seguridad se asegura de poder invertir siempre los cambios. 

Haga clic en el Botón Microsoft Office  , seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en 
Administrar esta base de datos.  
En el cuadro de diálogo Guardar copia de seguridad como, especifique un nombre y una ubicación 
para la copia de seguridad y, a continuación, haga clic en Guardar.  
Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a abrir el 
archivo original. 
Para volver a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre de modo que se 
pueda usar el nombre de la versión original para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la 
versión original a la copia de seguridad y, a continuación, abra la copia de seguridad con el nombre 
cambiado en Access. 
 Volver al principio 
Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta 
De forma predeterminada, Access deshabilita todas las consultas de acción (consultas de 
actualización, consultas de datos anexados, consultas de eliminación y consultas de creación de 
tabla), a menos que la base de datos resida en una ubicación de confianza, o bien, a menos que la 
base de datos esté firmada y sea de confianza. Si no es el caso, se puede habilitar la consulta para la 
actual sesión de base de datos haciendo clic en Habilitar contenido en la barra de mensajes. 
Si intenta ejecutar una consulta de acción y parece que no sucede nada, compruebe si en la barra de 
estado de Access aparece el siguiente mensaje: 
El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento. 
Si ve este mensaje, siga el procedimiento que se describe a continuación: 
Habilitar el contenido bloqueado 
En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.  
Aparecerá el cuadro de diálogo Confiar en Office. 
Haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.  
Vuelva a ejecutar la consulta.  
Si no ve la Barra de mensajes 
Haga clic en la ficha Herramientas de base de datos, y en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en 
Barra de mensajes.  
Para obtener más información sobre el modo deshabilitado y la seguridad en Access, vea el artículo 
Proteger una base de datos de Access 2007. 
 Volver al principio 
Crear y ejecutar una consulta de actualización 
La forma más segura de usar una consulta de actualización es crear primero una consulta de 
selección que pruebe los criterios de selección. Supongamos, por ejemplo, que desea actualizar una 
serie de campos Sí/No de No a Sí para un cliente determinado. Para ello, puede agregar criterios a la 
consulta de selección hasta que devuelva todos los registros de ese cliente que contengan No. 
Cuando esté seguro de que la consulta devuelve los registros correctos, conviértala en una consulta 
de actualización, especifique los criterios de actualización y, a continuación, ejecute la consulta para 
cambiar los valores seleccionados. En los pasos de esta sección se explica cómo crear una consulta 
de selección y después convertirla en una consulta de actualización. 
Crear una consulta de selección 
Abra la base de datos que contenga los registros que desee actualizar.  
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.  

 
Se abre el diseñador de consultas y se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla. 
 Seleccione la tabla o las tablas que contengan los registros que desee actualizar, haga clic en Agregar 
y, a continuación, haga clic en Cerrar.  
Las tablas aparecen como una o varias ventanas en el diseñador de consultas y muestran todos los 
campos de cada tabla. En la siguiente ilustración se muestra el diseñador de consultas con una tabla 
típica. 

 
Haga doble clic en los campos que desee actualizar. Los campos seleccionados aparecen en la fila 
Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta.  
Puede agregar un campo de tabla por columna en la cuadrícula de diseño de la consulta. 
Para agregar rápidamente todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco (*) situado 
en la parte superior de la lista de campos de tabla. En la siguiente ilustración se muestra la cuadrícula 
de diseño de la consulta con todos los campos agregados. 

 
De manera opcional, puede especificar uno o varios criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de 
diseño de la consulta. En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo y se explica 
cómo afectan a los resultados de una consulta.  
 Nota   En muchos de los ejemplos incluidos en esta tabla se usan caracteres comodín para que la 
consulta sea más flexible y más eficaz. 
Para obtener más información sobre el uso de los caracteres comodín en las consultas, vea el 
artículo Información de referencia sobre los caracteres comodín en Access. 
Criterios  Efecto 
>234   Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números 
menores que 234, use < 234. 
>="Díaz"  Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto. 
Entre #02.02.2007# Y  Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2007 y el 1 de 
#01.12.2007#   diciembre de 2007 (ANSI‐89). Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI‐
92, use comillas simples (') en vez de signos de almohadilla (#). Por ejemplo: Entre 
'02.02.2007' Y '01.12.2007'. 
Sin "Alemania"  Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no es 
exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contienen 
caracteres además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa 
(Alemania)". 
Sin "T*"   Busca todos los registros, salvo los que empiezan por T. Si la base de datos usa los 
caracteres comodín ANSI‐92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco 
(*).  
Sin "*t"  Busca todos los registros que no terminen en t. Si la base de datos utiliza el juego 
de caracteres comodín ANSI‐92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco 
(*). 
En(Canadá,Reino  En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido. 
Unido) 
Como "[A‐D]*"   En un campo de texto, busca todos los registros que empiecen por las letras 
comprendidas entre la A y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa el juego de 
caracteres comodín ANSI‐92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco 
(*). 
Como "*ar*"   Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de 
datos usa el juego de caracteres comodín ANSI‐92, use el signo de porcentaje (%) 
en vez del asterisco (*). 
Como "Casa Dewe?"   Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda 
cadena de 5 letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se 
desconoce. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI‐92, use el 
carácter de subrayado (_) en vez del signo de interrogación (?).  
#02.02.2007#   Busca todos los registros del 2 de febrero de 2007. Si la base de datos usa el juego 
de caracteres comodín ANSI‐92, escriba la fecha entre comillas simples (') en vez 
de usar signos de almohadilla (#); por ejemplo, ('02.02.2007').  
< Fecha() ‐ 30   Usa la función Fecha para devolver todas las fechas con una antigüedad de más de 
30 días.  
Fecha()   Usa la función Fecha para devolver todos los registros que contienen la fecha 
actual.  
Entre Fecha() Y  Usa las funciones Fecha y AgregFecha para devolver todos los registros entre la 
AgregFecha("M", 3,  fecha actual y tres meses a partir de la fecha actual. 
Fecha())  
Es Nulo   Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir). 
No es Nulo   Devuelve todos los registros que contienen un valor. 
""   Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las 
 cadenas de longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un 
campo obligatorio, pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede 
requerir un número de fax, pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese 
caso, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ("") en vez de un 
número. 
En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.  
Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee actualizar. Si es necesario, puede 
seleccionar los campos que no desee incluir en el diseño de la consulta y presionar SUPR para 
quitarlos. Además, puede arrastrar campos adicionales a la cuadrícula de diseño de la consulta. 
Realice los pasos siguientes.  
Actualizar registros 
En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.  
En este procedimiento se muestra cómo cambiar la consulta de selección a una consulta de 
actualización. Access agrega la fila Actualizar a a la cuadrícula de diseño de la consulta. En la 
siguiente ilustración se muestra una consulta de actualización que devuelve todos los activos 
comprados después del 5 de enero de 2005 y cambia la ubicación a "Almacén 3" para todos los 
registros que cumplen ese criterio. 

 
Busque el campo que contenga los datos que desee cambiar y escriba la expresión (los criterios de 
cambio) en la fila Actualizar a de ese campo.  
Puede usar cualquier expresión válida en la fila Actualizar a. En esta tabla se muestran algunas 
expresiones de ejemplo y se explica cómo cambian los datos. 
Expresión  Resultado 
"Vendedor"  En un campo de texto, cambia un valor de texto a Vendedor. 
#10.08.2007#  En un campo de tipo Fecha/Hora, cambia un valor de fecha a 10 de 
agosto de 2007. 
Sí  En un campo de tipo Sí/No, cambia el valor No a Sí. 
"NP" & [NúmeroPieza]  Agrega "NP" al principio de cada número de pieza especificado. 
[PrecioUnidad] * [Cantidad]  Multiplica los valores de los campos PrecioUnidad y Cantidad. 
[Transporte] * 1,5  Aumenta los valores de un campo denominado Transporte en un 50 
por ciento. 
DSuma("[Cantidad] *  Si los valores de IdProducto de la tabla actual coinciden con los valores 
[PrecioUnidad]",  de IdProducto de la tabla denominada Detalles de pedidos, esta 
"Detalles de pedidos",  expresión actualiza los totales de ventas multiplicando los valores de 
"[IdProducto]=" & [IdProducto])  un campo denominado Cantidad por los valores de un campo 
denominado PrecioUnidad. La expresión usa la función DSuma porque 
funciona con más de una tabla y más de un campo de tabla.  
 Derecha([CódigoPostalEnvío], 5)  Trunca (quita) los caracteres situados más a la izquierda en una cadena 
de texto o una cadena numérica y deja los cinco caracteres situados 
más a la derecha. 
SiInm(Es Nulo([PrecioUnidad]), 0,  Cambia un valor nulo (desconocido o sin definir) a un valor cero (0) en 
[PrecioUnidad])  un campo denominado PrecioUnidad.  
En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.  
Aparece un mensaje de alerta. 
Haga clic en Sí para ejecutar la consulta y actualizar los datos.  
 Nota   Cuando ejecute la consulta, tal vez observe que faltan campos en el conjunto de resultados. 
De forma predeterminada, si la consulta contiene campos que no se actualizan, Access no muestra 
esos campos en los resultados. Por ejemplo, puede que incluya campos Id. de dos tablas para 
asegurarse de que la consulta devuelve y usa los registros correctos. Si no actualiza esos campos Id., 
Access no los muestra en los resultados. 
 Volver al principio 
Actualizar los datos de una tabla con los datos de otra tabla 
En numerosos casos, los usuarios de bases de datos tienen que actualizar los datos de una tabla con 
los datos de otra tabla. Y a un gran número de esos usuarios a menudo les parece una tarea difícil de 
realizar. Cuando tenga que actualizar los datos de una tabla con los datos de otra, recuerde esta 
regla: los tipos de datos de los campos de origen y de destino deben coincidir o ser compatibles. 
Asimismo, cuando se actualizan los datos de una tabla con los datos de otra tabla y se usan tipos de 
datos compatibles en vez de tipos de datos coincidentes, Access convierte los tipos de datos de esos 
campos en la tabla de destino. Como resultado, algunos de los datos de los campos de destino 
pueden truncarse (eliminarse). En la sección Restricciones de conversión de tipos de datos se 
describen las formas en que se pueden y no se pueden convertir los tipos de datos. En la tabla se 
explica asimismo cuándo la conversión de un tipo de datos puede cambiar o eliminar algunos o todos 
los datos de un campo así como qué datos podrían eliminarse. 
El proceso de actualización de los datos de una tabla con los datos de otra tabla se compone de los 
siguientes pasos: 
Cree una consulta de actualización y agregue las tablas de origen y las de destino a la consulta.  
Combine esas tablas en los campos que contienen la información relacionada.  
Agregue los nombres de los campos de destino a la fila Campo de la cuadrícula de diseño de la 
consulta.  
Agregue los nombres de los campos de origen a la fila Actualizar a de la cuadrícula de diseño de la 
consulta mediante la siguiente sintaxis: [tabla_de_origen].[campo_de_origen].  
En los pasos descritos en esta sección se supone que se usan dos tablas similares. En este ejemplo, la 
tabla Clientes reside en una base de datos heredada y contiene datos más recientes que la tabla 
Compradores. Como puede comprobar, han cambiado algunos de los nombres de director y, 
además, algunas de las direcciones. Por ese motivo, se decide actualizar la tabla Compradores con 
los datos de la tabla Clientes. 
La tabla Clientes   
Id. de  Estado o  Códig
client provinci o  País o  Teléfon
e  Nombre  Dirección  Ciudad  a  postal  región  o  Contacto 
1  Baldwin  Rodeo de la  Caracas  DF  12345  Venezuel (505)  Leonor 
Museum of  Cruz 477  a  555‐ Bernabé 
Science  2122  
2  Blue Yonder  Carlos  San  Táchira  23456  Venezuel (104)  David 
Airlines  Pellegrini  Cristóbal  a  555‐ Santos 
1263  2123  
3  Coho Winery  C/ Córcega  I. de  Nueva  34567  Venezuel (206)  Ezequiel 
452  Margarit Esparta  a  555‐ Picó 
a  2124  
4  Contoso  Av.  Lima  Lima  45678  Perú  (171)  Manuel 
Pharmaceutical Benavides  555‐ Pereira 
s  4858  2125  
5  Fourth Coffee  Av. de la  Ciudad    56789  México  (7) 555‐ Julián 
Constitució de  2126   Precio 
n 2222  México 
6  Consolidated  Ave. 5 de  I. de  Nueva  34567  Venezuel (206)  Carlos 
Messenger  Mayo  Margarit Esparta  a  555‐ Hernánde
Porlamar  a  2125   z 
7  Graphic Design  Av. del  Buenos  Buenos  87654  Argentina  (916)  Carlos 
Institute  Libertador  Aires  Aires  555‐ González 
900  2128  
8  Litware, Inc.  Carrera 22  Barinas  Barinas  31415  Venezuel (503)  Felipe 
con Ave.  a  555‐ Izquierdo 
Carlos  2129  
Soublette 
#8‐35 
9  Tailspin Toys  Carrera 22  Barinas  Barinas  31415  Venezuel (503)  Guillermo 
con Ave.  a  555‐ Fernández 
Carlos  2233  
Soublette 
#9‐37 
La tabla Compradores   
Id. de  Estado o  Código  País o 
cliente  Nombre  Dirección  Ciudad  provincia  postal  región  Teléfono  Director 
1  Baldwin  Rodeo de  Caracas  DF  12345  Venezuela  (505)  Esteban 
Museum of  la Cruz  555‐ Puerto 
Science  477  2122  
2  Blue Yonder  Carlos  San  Táchira  23456  Venezuela  (104)  David 
Airlines  Pellegrini  Cristóbal  555‐ Santos 
1263  2123  
3  Coho Winery  C/  I. de  Nueva  34567  Venezuela  (206)  Ezequiel 
Córcega  Margarita  Esparta  555‐ Picó 
452  2124  
4  Contoso  Av.  Lima  Lima  45678  Perú  (171)  Manuel 
Pharmaceuticals  Benavides  555‐ Pereira 
4858  2125  
5  Fourth Coffee  Calle  Ciudad    56789  México  (7) 555‐ Julián 
Huevos  de  2126   Precio 
134  México 
6  Consolidated  Ave. 5 de  I. de  Nueva  34567  Venezuela  (206)  Cristina 
Messenger  Mayo  Margarita  Esparta  555‐ Portillo 
Porlamar  2125  
7  Graphic Design  Cerrito  Buenos  Buenos  87654  Argentina  (916)  María 
Institute  333  Aires  Aires  555‐ Barrera 
2128  
8  Litware, Inc.  Carrera  Barinas  Barinas  31415  Venezuela  (503)  Antonio 
22 con  555‐ Moreno 
Ave.  2129  
Carlos 
Soublette 
#8‐35 
9  Tailspin Toys  Carrera  Barinas  Barinas  31415  Venezuela  (503)  Guillermo 
22 con  555‐ Fernández 
Ave.  2233  
Carlos 
Soublette 
#9‐37 
Cuando proceda, recuerde que, aunque los tipos de datos de cada campo de tabla no deban 
coincidir, sí deben ser compatibles, lo que significa que Access debe poder convertir los datos de la 
tabla de origen en un tipo que pueda usar la tabla de destino. En algunos casos, puede que el 
proceso de conversión elimine algunos datos. Para obtener más información sobre las restricciones 
de conversión de los tipos de datos, vea la sección Restricciones de conversión de tipos de datos. 
En los pasos que se describen a continuación, se supone el uso de las dos tablas de ejemplo 
anteriores. Puede adaptar los pasos para que se ajusten a sus datos. 
Crear y ejecutar la consulta de actualización 
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.  

 
 En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las tablas de origen y de destino para 
agregarlas a la consulta. Cada tabla aparece en una ventana del diseñador de consultas. Cuando 
termine de agregar las tablas, haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Mostrar tabla.  
Combine las tablas en los campos que contienen la información relacionada. Para ello, arrastre el 
campo relacionado de una tabla y colóquelo en el campo equivalente de la otra tabla.  
Por ejemplo, si usa las tablas de ejemplo anteriores, arrastre el campo Id. de cliente hasta el campo 
Id. de comprador. De este modo, Access crea una relación entre esos campos de las dos tablas y usa 
esa relación para combinar los registros relacionados. 
En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.  
En la tabla de destino, haga doble clic en los campos que desee actualizar. Cada campo aparece en la 
fila Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta.  
Si usa las tablas de ejemplo, agregue todos los campos excepto el campo Id. de comprador. Observe 
que el nombre de la tabla de destino aparece en la fila Tabla de la cuadrícula de diseño. 
En la fila Actualizar a de la consulta, en cada una de las columnas que contienen un campo de 
destino, agregue el nombre de la tabla de origen y del campo de la tabla de origen correspondiente 
al campo de la tabla de destino. Asegúrese de usar esta sintaxis: [Tabla].[Campo]. Los nombres de la 
tabla y del campo deben aparecer entre corchetes y deben ir separados con un punto  
En esta ilustración, donde se usan las tablas de ejemplo, se muestra parte de la cuadrícula de diseño. 
Fíjese en la sintaxis de los nombres de la tabla y del campo en la fila Actualizar a.  

 
Cuando proceda, recuerde que debe escribir correctamente los nombres de la tabla y del campo en 
la fila Actualizar a y de acuerdo con la puntuación de los nombres de tabla y de campo originales. No 
obstante, no es necesario que coincidan las mayúsculas y minúsculas. 
En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.  
Cuando se le pida que confirme la actualización, haga clic en Sí.  
Restricciones de conversión de tipos de datos 
En esta tabla se muestran los tipos de datos proporcionados por Access, se explican las restricciones 
de conversión de los tipos de datos y se describen brevemente las pérdidas de datos que se pueden 
producir durante la conversión. 
Conversión a 
este tipo  De este tipo  Cambios o restricciones 
Texto  Memo  Access elimina todos los caracteres, salvo los primeros 255. 
  Número  Sin restricciones. 
  Fecha/Hora  Sin restricciones. 
  Moneda  Sin restricciones. 
  Autonumérico  Sin restricciones. 
  Sí/No  El valor ‐1 (Sí en un campo Sí/No) se convierte en Sí. El valor 0 (No en 
un campo Sí/No) se convierte en No. 
  Hipervínculo  Access trunca los vínculos de más de 255 caracteres. 
Memo  Texto  Sin restricciones. 
  Número  Sin restricciones. 
  Fecha/Hora  Sin restricciones. 
  Moneda  Sin restricciones. 
  Autonumérico  Sin restricciones. 
  Sí/No  El valor ‐1 (Sí en un campo Sí/No) se convierte en Sí. El valor 0 (No en 
un campo Sí/No) se convierte en No. 
  Hipervínculo  Sin restricciones. 
Número  Texto  El texto debe componerse de números así como de separadores 
decimales y de moneda válidos. El número de caracteres en el campo 
de tipo Texto debe ajustarse al tamaño configurado para el campo de 
tipo Número.  
Para obtener más información sobre el tamaño de los campos 
numéricos, vea el artículo Insertar, crear o eliminar un campo que 
almacena valores numéricos. 
  Memo  El campo Memo debe contener únicamente texto así como 
separadores decimales y de moneda válidos. El número de caracteres 
en el campo Memo debe ajustarse al tamaño configurado para el 
campo de tipo Número.  
Para obtener más información sobre el tamaño de los campos 
numéricos, vea el artículo Insertar, crear o eliminar un campo que 
almacena valores numéricos. 
  Número, pero con  El tamaño de los valores no puede ser menor o mayor que lo que el 
otro tamaño de  nuevo tamaño de campo puede almacenar. Al cambiar la precisión, 
campo u otra  puede que Access redondee algunos valores.  
precisión 
  Fecha/Hora  Las fechas que se pueden convertir dependen del tamaño del campo 
numérico. Recuerde que Access almacena todas las fechas como 
fechas de serie y almacena los valores de fecha como enteros de 
punto flotante y de precisión doble.  
Access usa el 30 de diciembre de 1899 como fecha 0. Las fechas que 
no pertenecen al intervalo del 18 de abril de 1899 al 11 de 
septiembre de 1900 superan el tamaño de un campo de tipo Byte. 
Las fechas que no pertenecen al intervalo del 13 de abril de 1810 al 
16 de septiembre de 1989 superan el tamaño de un campo de tipo 
Entero. 
Para poder alojar todas las posibles fechas, establezca la propiedad 
Tamaño del campo del campo de tipo Número en Largo entero o 
mayor.  
 Para obtener más información sobre las fechas de serie y la forma en 
que Access usa y almacena los valores de fecha, vea el artículo 
Especificar un valor de fecha u hora. 
  Moneda  Los valores no pueden superar ni quedar por debajo del límite de 
tamaño configurado para el campo. Por ejemplo, se puede convertir 
un campo de tipo Moneda en un campo de tipo Entero sólo cuando 
esos valores son mayores que 255 y no superan 32.767.  
  Autonumérico  Los valores no pueden superar ni quedar por debajo del límite de 
tamaño configurado para el campo. 
  Sí/No  Los valores "Sí" se convierten en ‐1. Los valores "No" se convierten 
en 0. 
  Hipervínculo  No está disponible.  
Fecha/Hora  Texto  El texto original debe ser una fecha o una combinación de fecha y 
hora reconocible. Por ejemplo, 18.01.2007.  
  Memo  El texto original debe ser una fecha o una combinación de fecha y 
hora reconocible. Por ejemplo, 18.01.2007.  
  Número  El valor debe estar comprendido entre ‐657.434 y 
2.958.465,99998843. 
  Moneda  El valor debe estar comprendido entre ‐657.434 $ y 2.958.465,9999 
$. 
  Autonumérico  El valor debe ser mayor que ‐657.434 y menor que 2.958.466. 
  Sí/No  El valor ‐1 (Sí) se convierte en 29 de diciembre de 1899. El valor 0 
(No) se convierte en medianoche (12:00 a.m.).  
  Hipervínculo  No está disponible. 
Moneda  Texto  El texto debe constar de números y separadores válidos. 
  Memo  El texto debe constar de números y separadores válidos. 
  Número  Sin restricciones. 
  Fecha/Hora  Sin restricciones, pero puede que Access redondee el valor. 
  Autonumérico  Sin restricciones. 
  Sí/No  El valor ‐1 (Sí) se convierte en 1 $ y el valor 0 (No) se convierte en 0 $. 
  Hipervínculo  No está disponible. 
Autonumérico  Texto  No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave 
principal. 
  Memo  No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave 
principal. 
  Número  No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave 
 principal. 
  Fecha/Hora  No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave 
principal. 
  Moneda  No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave 
principal. 
  Sí/No  No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave 
principal. 
  Hipervínculo  No está disponible. 
Sí/No  Texto  El texto original debe constar únicamente de Sí, No, Verdadero, 
Falso, Activado o Desactivado. 
  Memo  El texto original debe constar únicamente de Sí, No, Verdadero, 
Falso, Activado o Desactivado. 
  Número  Cero o Nulo se convierte en No, todos los demás valores se 
convierten en Sí. 
  Fecha/Hora  Nulo o 12:00:00 a.m. se convierte en No; todos los demás valores se 
convierten en Sí. 
  Moneda  Cero y Nulo se convierten en No; todos los demás valores se 
convierten en Sí. 
  Autonumérico  Access convierte todos los valores en Sí. 
  Hipervínculo  No está disponible. 
Hipervínculo  Texto  Si el texto original contiene una dirección Web válida, como 
adatum.com, www.adatum.com o http://www.adatum.com, Access 
lo convierte en un hipervínculo. Access intenta convertir otros 
valores, por lo que se ve texto subrayado, y el cursor cambia cuando 
se elige el vínculo, pero los vínculos no funcionan. El texto puede 
contener cualquier protocolo Web válido: http://, gopher://, 
telnet://, ftp://, wais://, etc. 
  Memo  Vea la entrada anterior. Se aplican las mismas restricciones. 
  Número  No se permite cuando un campo de tipo Número forma parte de una 
relación. Si el valor original tiene forma de dirección IP (Protocolo de 
Internet) válida (cuatro números de tres dígitos separados por un 
punto: nnn.nnn.nnn.nnn) y los números coinciden con una dirección 
Web, la conversión genera un vínculo válido. En caso contrario, 
Access agrega http:// al principio de cada valor y los vínculos 
resultantes no son válidos.  
  Fecha/Hora  Access agrega http:// al principio de cada dirección, pero los vínculos 
resultantes casi nunca funcionan. 
  Moneda  Access agrega http:// al principio de cada valor pero, al igual que en 
 el caso de las fechas, los vínculos resultantes casi nunca funcionan. 
  Autonumérico  No se permite cuando un campo de tipo Autonumérico forma parte 
de una relación. Access agrega http:// al principio de cada valor, pero 
los vínculos resultantes casi nunca funcionan. 
  Sí/No  Access convierte todos los valores Sí en ‐1 y todos los valores No en 
0, y agrega http:// al principio de cada valor. Los vínculos resultantes 
no funcionan. 
 Volver al principio 
 
 
Crear una consulta de datos anexados
Mostrar todo

En este artículo se explica cómo crear y ejecutar una consulta de datos anexados. Este tipo de consulta se usa cuando se

necesitan agregar nuevas filas de datos a una tabla existente.

Para cambiar o actualizar parte de los datos de un conjunto existente de registros, como uno o varios campos, se puede

usar una consulta de actualización. Para obtener más información sobre las consultas de actualización, vea el artículo

Crear una consulta de actualización.

Si necesita copiar los datos de una tabla existente, puede generar una consulta de creación de tabla. Para obtener más

información sobre la creación de consultas de actualización, vea el artículo Crear una consulta de creación de tabla.

¿Qué desea hacer?

Obtener información sobre las consultas de datos anexados

Crear y ejecutar una consulta de datos anexados

Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

Obtener información sobre las consultas de datos

anexados
Una consulta de datos anexados agrega un conjunto de registros (filas) de una o varias tablas de origen (o consultas) a una

o varias tablas de destino. En general, las tablas de origen y de destino residen en la misma base de datos, pero no es

imprescindible. Por ejemplo, supongamos que tiene algunos clientes nuevos y se hace con una base de datos que contiene

una tabla de información sobre esos clientes. Para evitar tener que escribir manualmente los nuevos datos, puede

anexarlos a la tabla apropiada de su base de datos. Asimismo, puede usar consultas de datos anexados para:

Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, quizás desee anexar únicamente los nombres y las

direcciones de los clientes con pedidos pendientes.

Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existen en la otra tabla. Por ejemplo,

supongamos que la tabla Clientes tiene 11 campos y que los campos de una tabla Clientes en otra base de datos
 coinciden con 9 de los 11 campos. Podrá usar una consulta de datos anexados para agregar únicamente los

datos de los campos coincidentes y omitir los demás datos.

Recuerde que no se pueden usar las consultas de datos anexados para agregar datos a los campos individuales de

registros existentes. En ese caso, se usa una consulta de actualización , sólo se pueden usar consultas de datos anexados

para agregar filas de datos.

Para obtener más información sobre las consultas de actualización, vea el artículo Crear una consulta de actualización.

Para obtener información general sobre otras formas de agregar registros a una base de datos o cambiar los datos

existentes, vea el artículo Agregar uno o varios registros a una base de datos.

Volver al principio

Crear y ejecutar una consulta de datos anexados

Para crear una consulta de datos anexados, siga estos pasos básicos:

Cree una consulta de selección.

Convierta la consulta de selección en una consulta de datos anexados.

Elija los campos de destino para cada columna de la consulta de datos anexados.

Ejecute la consulta para anexar los registros.

NOTA Recuerde que no se pueden deshacer los resultados de una consulta de datos anexados, por lo que debe proceder

con cuidado. Recuerde también que los tipos de datos definidos para los campos de la tabla de origen deben ser

compatibles con los tipos de datos definidos para los campos de la tabla de destino. Por ejemplo, se pueden anexar

números a un campo de texto, pero no se puede anexar texto a un campo numérico a menos que se use una expresión,

como (Val(Campo_de_texto)), para convertir primero los datos al tipo de datos Número.

Para obtener más información sobre los tipos de datos y cómo usarlos, vea el artículo Modificar o cambiar el tipo de datos

definido para un campo.

Crear una consulta de selección

1. Abra la base de datos que contiene los registros que desee anexar.

2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Se abre el diseñador de consultas y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

3. Seleccione cualquier combinación de tablas o consultas que contengan los registros que desee anexar, haga

clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Las tablas o consultas aparecen como una o varias ventanas en la sección superior de la cuadrícula de diseño de

la consulta. En estas ventanas se muestran todos los campos de cada tabla o consulta. En esta ilustración se

muestra una tabla típica en el diseñador de consultas.

4. Haga doble clic en los campos que desee anexar. Los campos seleccionados aparecen en la fila Campo de

la cuadrícula de diseño (la sección inferior del diseñador de consultas).

Se puede agregar una expresión como =Fecha() para que se devuelva automáticamente la fecha actual, o bien,

se pueden agregar campos de tabla o de consulta a las celdas de la cuadrícula de diseño. Se puede agregar un

campo de tabla o de consulta por celda.

Para agregar rápidamente todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco (*) que aparece en la

parte superior de la lista de campos de tabla. En esta ilustración se muestra la cuadrícula de diseño con todos los

campos agregados.

5. De manera opcional, se puede especificar uno o varios criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño.

En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo y se explica cómo afectan a las consultas.
Criterios Efecto

> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores que 234, use < 234.

>= "Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.

Entre #02.02.2007# Y Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2007 y el 1 de diciembre de 2007 (ANSI-89). Si la
#01.12.2007# base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use comillas simples (') en vez de signos de almohadilla. Por
ejemplo: Entre '02.02.2007' Y '01.12.2007'.

Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no es exactamente igual a "Alemania". El
criterio devolverá registros que contienen caracteres además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa
(Alemania)".

Sin "T*" Busca todos los registros, salvo los que empiezan por T. Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92,
use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).

No "*t" Busca todos los registros que no terminen en t. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92,
use el signo de porcentaje en vez del asterisco.

En(Canadá,Reino En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.
Unido)
 Como "[A-D]*" En un campo con el tipo de datos Texto, busca todos los registros que empiecen por las letras comprendidas
entre A y D. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje en vez
del asterisco.

Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan el grupo de letras "ar". Si la base de datos usa el juego de caracteres
comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje en vez del asterisco.

Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de 5 letras, cuyas cuatro
primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se desconoce (lo cual viene indicado por el signo de
interrogación). Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_)
en vez del signo de interrogación.

#02.02.2007# Busca todos los registros del 2 de febrero de 2007. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-
92, incluya la fecha entre comillas simples en vez de usar signos de almohadilla (#). Ejemplo: '02.02.2007'.

< Fecha() - 30 Devuelve todas las fechas con una antigüedad de más de 30 días.

Fecha() Devuelve todos los registros que contienen la fecha actual.

Entre Fecha() Y Devuelve todos los registros entre la fecha actual y tres meses a partir de la fecha actual.
AgregFecha("M", 3,
Fecha())

Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir).

No es Nulo Devuelve todos los registros que contienen un valor.

"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud cero se utilizan
cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio, pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un
campo puede requerir un número de fax, pero puede que algunos clientes no tengan fax. En ese caso, se incluye
un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ("") en lugar de un número.

6. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

7. Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee actualizar. Si desea agregar o quitar campos de

la consulta, vuelva a la vista Diseño y agregue los campos de acuerdo con lo descrito en el anterior paso, o bien,

seleccione los campos que desee quitar y presione SUPRIMIR para quitarlos de la consulta.

8. Prosiga con el siguiente procedimiento, mediante el cual va a convertir la consulta de selección en una

consulta de datos anexados.

Convertir la consulta de selección en una consulta de datos anexados

1. Haga clic con el botón secundario en la ficha de documento de la consulta abierta y haga clic en Vista

Diseño en el menú contextual.

O bien,

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la consulta y, a continuación, haga clic en Vista

Diseño en el menú contextual.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.

Aparece el cuadro de diálogo Anexar.

3. Llegado a este punto, podrá optar por anexar los registros de una tabla a otra tabla de la misma base de

datos, o bien, a una tabla de otra base de datos.

NOTA Si desea copiar registros a una nueva tabla, deberá usar una consulta de creación de tabla.

Cómo crear una consulta de creación de tabla

1. Siga los pasos descritos en esta sección para crear una consulta de selección. Modifique la

consulta de selección hasta que devuelva los registros que desee insertar en la nueva tabla.

2. Cambie a la vista Diseño de la consulta. Haga clic con el botón secundario del mouse en la ficha

de documentos de la consulta y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

 O bien,

Haga clic con el botón secundario en la consulta en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en

Vista Diseño.

3. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Crear tabla.

Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla.

4. En el cuadro combinado Nombre de la tabla, escriba el nombre de la nueva tabla.

5. Siga uno de estos procedimientos:

ƒ Coloque la nueva tabla en la base de datos abierta.

ƒ Mantenga seleccionada la opción Base de datos activa y haga clic en

Aceptar.

ƒ Coloque la nueva tabla en otra base de datos.

1. Haga clic en Otra base de datos.

2. Escriba la ruta de acceso y el nombre de archivo de la otra base de datos, o bien, haga clic en

Examinar para buscar la base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3. En el cuadro combinado Nombre de la tabla, escriba el nombre de la nueva tabla.

4. Haga clic en Aceptar.

Ahora que ha convertido la consulta, deberá decidir si desea anexar los registros a una tabla de la misma base de datos o a

una tabla de otra base de datos. Según la decisión que tome, siga los pasos descritos en uno de estos dos procedimientos:

Anexar registros a una tabla de la misma base de datos

1. En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Base de datos activa (si aún no está seleccionada

la opción) y, a continuación, seleccione la tabla de destino en el cuadro combinado Nombre de la tabla.

2. Haga clic en Aceptar.

Lo que vea depende de cómo haya creado la consulta de selección. Por ejemplo, si agregó todos los

campos de la tabla o consulta de origen, Access agregará todos los campos de la tabla de destino a la fila

Anexar a en la cuadrícula de diseño.

O bien,

Si agregó campos individuales a la consulta y si los nombres de campo de las tablas de origen y de destino

coinciden, Access agregará automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a en

la consulta.

O bien,

Si agregó campos individuales y algunos de los nombres de las tablas de origen y de destino no coinciden,

Access dejará esos campos en blanco. Puede hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un

campo de destino.

En esta ilustración se muestra cómo hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un campo de

destino.
 NOTA Si deja en blanco el campo de destino, la consulta no anexará datos a ese campo.

3. Para obtener una vista previa de los cambios, cambie a la vista Hoja de datos. Para ello, haga clic

con el botón secundario del mouse en la ficha de documentos correspondiente a la consulta y, a

continuación, haga clic en Vista Hoja de datos.

O bien,

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la consulta y, a continuación, haga clic en

Vista Hoja de datos.

4. Vuelva a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexar los registros.

Aviso No se pueden deshacer los resultados de una consulta de datos anexados, por lo que debe estar

muy seguro de que desea anexar los registros.

Anexar registros a una tabla de otra base de datos

1. En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Otra base de datos.

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de la base de datos de

destino.

3. En el cuadro combinado Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a

continuación, haga clic en Aceptar.

O bien,

Haga clic en Examinar y use el cuadro de diálogo Anexar subsiguiente para buscar la base de datos de

destino. Haga clic en Aceptar después de buscar y seleccionar la base de datos de destino. De este modo,

se cerrará el cuadro de diálogo Anexar subsiguiente. En el primer cuadro de diálogo Anexar, en el cuadro

combinado Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en

Aceptar.

Lo que vea depende de cómo haya creado la consulta de selección. Por ejemplo, si agregó todos los

campos de la tabla o consulta de origen, Access agregará todos los campos de la tabla de destino a la fila

Anexar a en la cuadrícula de diseño.

O bien,

Si agregó campos individuales a la consulta y si los nombres de campo de las tablas de origen y de destino

coinciden, Access agregará automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a en

la consulta.

O bien,
 Si agregó campos individuales y algunos de los nombres de las tablas de origen y de destino no coinciden,

Access dejará esos campos en blanco. Puede hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un

campo de destino.

En esta ilustración se muestra cómo hacer clic en una celda de la fila Anexar a y seleccionar un campo de

destino.

NOTA Si deja en blanco el campo de destino, la consulta no anexará datos a ese campo.

4. Vuelva a la vista Diseño (haga clic con el botón secundario en la ficha situada en la parte superior

de la consulta y, luego, haga clic en Vista Diseño) y, a continuación, haga clic en Ejecutar ( ) para

anexar los registros. Cuando se le pida que confirme la operación, haga clic en Sí.
 
Ejemplos de criterios de consulta
Mostrar todo

Un criterio de consulta es una regla para identificar los registros que se desea incluir en el resultado de una consulta. No

todas las consultas deben incluir criterios, pero si no le interesa ver todos los registros que están almacenados en el origen

de registros subyacente, deberá agregar criterios a una consulta cuando la diseñe.

Este tema contiene varios ejemplos de criterios de consulta. En el tema, se supone que ya sabe diseñar consultas de

selección sencillas.

Para obtener más información acerca de la creación de consultas de selección, vea el artículo Crear una consulta de

selección sencilla.

Introducción a los criterios de consulta

Un criterio es similar a una fórmula (es una cadena que puede consistir en referencias de campos, operadores (operador:

signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos,

comparativos, lógicos y referenciales.) y constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía.

Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de

ellas, no son constantes.)). Los criterios de consulta también se conocen como expresiones en Microsoft Office Access

2007.

En las tablas siguientes, se muestran algunos ejemplos de criterios y se explica su funcionamiento.

Criterios Descripción

>25 y <50 Este criterio se aplica a campos Número, como Precio o UnidadesEnStock. El resultado incluye solamente
aquellos registros en los que el campo Precio o UnidadesEnStock contiene un valor mayor que 25 y
menor que 50.

DifFecha("aaaa", Este criterio se aplica a campos Fecha/Hora, como FechaNacimiento. En el resultado de la consulta, sólo se
[FechaNacimiento], Fecha()) > incluyen los registros en los que el número de años entre la fecha de nacimiento de una persona y la
30 fecha actual es mayor que 30.
 Es Nulo Este criterio se puede aplicar a cualquier tipo de campo para que se muestren los registros en los que el
valor de campo sea nulo.

Como ve, los criterios pueden ser muy distintos unos de otros, dependiendo del tipo de datos del campo en el que se

apliquen y de los requisitos específicos en cada caso. Algunos criterios son sencillos y usan operadores básicos y

constantes. Otros son complejos y usan funciones y operadores especiales, e incluyen referencias de campo.

Este tema contiene varios criterios usados comúnmente, organizados por tipo de datos. Si los ejemplos que se presentan

en este tema no se pueden aplicar a sus necesidades específicas, es posible que tenga que escribir sus propios criterios.

Para ello, debe familiarizarse con la lista completa de funciones, operadores y caracteres especiales y con la sintaxis para

expresiones para hacer referencia a campos y literales. Para obtener más información, vea los artículos de la sección Vea

también.

Aquí verá dónde y cómo se agregan los criterios. Para agregar un criterio a una consulta, debe abrirla en la vista Diseño.

Después, identifique los campos para los que desea especificar criterios. Si el campo no está aún en la cuadrícula de

diseño, agréguelo arrastrándolo desde la ventana de diseño de la consulta hasta la cuadrícula, o bien, haciendo doble clic

en el campo (De este modo, se agrega automáticamente a la siguiente columna vacía de la cuadrícula.). Por último, escriba

los criterios en la fila Criterios.

Los criterios que especifique para los distintos campos en la fila Criterios se combinan mediante el operador Y. Dicho de

otro modo, los criterios especificados en los campos Ciudad y FechaNacimiento se interpretan así:

Ciudad = "Chicago" Y FechaNacimiento < AgregFecha("aaaa", -40, Fecha())

Los campos Ciudad y FechaNacimiento incluyen criterios.

Sólo los registros cuyo valor para el campo Ciudad sea Chicago se ajustarán al criterio.

Sólo los registros que tengan como mínimo 40 años de antigüedad se ajustarán al criterio.

Sólo los registros que cumplan los dos criterios se incluirán en los resultados.

¿Y si sólo desea que se cumpla una de estas condiciones? Es decir, si tiene criterios alternativos, ¿cómo lo expresa?
Si tiene criterios alternativos, o dos conjuntos de criterios independientes donde basta con que se cumpla un conjunto, use

las filas Criterios y o en la cuadrícula de diseño.

El criterio Ciudad se especifica en la fila Criterios.

El criterio FechaNacimiento se especifica en la fila O.

Los criterios especificados en las filas Criterios y o se combinan utilizando el operador O, como se muestra a continuación:

Ciudad = "Chicago" O FechaNacimiento < AgregFecha("aaaa", -40, Fecha())

Si necesita especificar más alternativas, use las filas situadas debajo de la fila o.

Antes de continuar con los ejemplos, tenga en cuenta lo siguiente:

Si los criterios son temporales o cambian a menudo, puede filtrar el resultado de la consulta en lugar de estar

modificando continuamente los criterios. Un filtro es un criterio temporal que cambia el resultado de la consulta sin

modificar el diseño de ésta. Para obtener más información sobre los filtros, vea el artículo Filtrar: limitar el número de

registros en una vista.

Si los campos de criterios no cambian pero los valores que le interesan sí cambian con frecuencia, puede crear

una consulta de parámetros. Una consulta de parámetros solicita al usuario valores de campos y luego utiliza estos

valores para crear los criterios de consulta. Para obtener más información sobre las consultas de parámetros, vea el

artículo Usar parámetros en consultas e informes.

Criterios para campos Texto, Memo e Hipervínculo

Los ejemplos siguientes son para el campo PaísRegión de una consulta basada en una tabla donde se almacenan datos de

contacto. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrícula de diseño.

Un criterio que se especifique para un campo Hipervínculo se aplica, de forma predeterminada, a la parte de texto visible

del valor del campo. Para especificar los criterios para la parte correspondiente al Localizador uniforme de recursos (URL)

del valor, use la expresión ParteDeHipervínculo. La sintaxis de esta expresión es la siguiente:

ParteDeHipervínculo([Tabla1].[Campo1],1) = "http://www.microsoft.com/spain", donde Tabla1 es el nombre de la tabla

que contiene el campo de hipervínculo, Campo1 es el campo de hipervínculo y http://www.microsoft.com/spain es la

dirección URL con la que se desea coincidir.

Para incluir registros
que... Use este criterio Resultado de la consulta

Coincidan exactamente con "China" Devuelve los registros en los que el campo PaísRegión tiene el valor China.
un valor, como China

No coincidan con un valor, No "México" Devuelve los registros en los que el campo PaísRegión tiene un valor distinto de
como México México.

Empiecen por la cadena Como U* Devuelve los registros correspondientes a todos los países o regiones cuyos
especificada, como U nombres empiezan por "U", como Uruguay, Uganda, etc.
NOTA Cuando se utiliza en una expresión, el asterisco (*) representa cualquier
cadena de caracteres (también se le denomina "carácter comodín"). Para obtener
una lista de este tipo de caracteres, vea el artículo Información de referencia
sobre los caracteres comodín en Access.

No empiecen por la cadena No como U* Devuelve los registros correspondientes a todos los países o regiones cuyos
especificada, como U nombres empiezan por un carácter distinto de "U".

Contengan la cadena Como "*Corea*" Devuelve los registros correspondientes a todos los países o regiones que
especificada, como Corea contienen la cadena "Corea".

No contengan la cadena No como "*Corea*" Devuelve los registros correspondientes a todos los países o regiones que no
especificada, como Corea contienen la cadena "Corea".

Acaben con la cadena Como "*ina" Devuelve los registros correspondientes a todos los países o regiones cuyos
especificada, como "ina" nombres acaban con "ina" como China y Argentina.

No acaben con la cadena No como "*ina" Devuelve los registros correspondientes a todos los países o regiones cuyos
especificada, como "ina" nombres no acaban con "ina", como China y Argentina.

Contengan valores nulos (o Es Nulo Devuelve los registros en los que no hay ningún valor en el campo.
que falten)

No contengan valores nulos No es Nulo Devuelve los registros en los que no falta el valor del campo.

Contengan cadenas de "" (un par de comillas) Devuelve los registros en los que el campo tiene un valor en blanco (pero no
longitud cero nulo). Por ejemplo, los registros de ventas realizada a otro departamento podrían
contener un valor en blanco en el campo PaísRegión.
 No contengan cadenas de
longitud cero
Contengan valores nulos o
cadenas de longitud cero.
Ni vacío ni en blanco
Vayan a continuación de un
valor, como México, si se
ordenan alfabéticamente
Estén incluidos en un
intervalo específico, como
de la A hasta la D
Coincidan con uno de dos
valores, tales como Estados
Unidos o Reino Unido
Contengan uno de los
valores de una lista
Contengan ciertos
caracteres en una posición
específica en el valor del
campo
Satisfagan requisitos de
longitud
Coincidan con un modelo
específico
Criterios para campos Número, Moneda y Autonumérico
Los ejemplos siguientes son para el campo PrecioUnidad de una consulta basada en una tabla donde se almacena
información de productos. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrícula de diseño de la consulta.
No "" Devuelve los registros en los que el campo PaísRegión no tiene un valor en
blanco.
"" O Es Nulo Devuelve los registros donde no hay ningún valor en el campo, o bien, el campo
tiene un valor en blanco.
No es Nulo Y Sin "" Devuelve los registros en los que el campo PaísRegión tiene un valor no en
blanco y no nulo.
>= "México" Devuelve los registros de todos los países o regiones a partir de México y
posteriores por orden alfabético.
Como "[A-D]*" Devuelve los registros correspondientes a los países o regiones cuyos nombres
empiezan por las letras "A" a la "D".
"Estados Unidos" O "Reino Devuelve los registros correspondientes a Estados Unidos y Reino Unido.
Unido"
En("Francia", "China", Devuelve los registros correspondientes a todos los países o regiones
"Alemania", "Japón") especificados en la lista.
Der([PaísRegión], 1) = "y" Devuelve los registros correspondientes a todos los países o regiones cuyo
nombre acaba con la letra "y".
Longitud([PaísRegión]) > Devuelve los registros correspondientes a los países o regiones cuyo nombre
10 tiene más de 10 caracteres.
Como "Chi??" Devuelve los registros correspondientes a los países o regiones cuyos nombres
tienen cinco caracteres de longitud y los tres primeros caracteres son "Chi", como
China y Chile.
NOTA Los caracteres ? y _, cuando se usan en una expresión, representan un
solo carácter (también se les denomina "caracteres comodín"). El carácter _ no
se puede usar en la misma expresión junto con el carácter ? ni con el carácter
comodín *. El carácter comodín _ se puede usar en una expresión que también
contiene el carácter comodín %.
Para incluir registros Use este
que... criterio Resultado de la consulta

Coincidan exactamente 100 Devuelve los registros en los que el precio por unidad del producto es 100 $.
con un valor, como 100

No coincidan con un No 1000 Devuelve los registros en los que el precio por unidad del producto no es 1000 $.
valor, como 1000

Contengan un valor < 100 Devuelve los registros en los que el precio por unidad es menor que 100 $ (<100). La segunda
menor que otro valor, <= 100 expresión (<=100) muestra los registros en los que el precio por unidad es menor o igual que 100
como 100 $.

Contengan un valor >99,99 Devuelve los registros en los que el precio por unidad es mayor que 99,99 $ (>99,99). La segunda
mayor que otro valor, >=99,99 expresión muestra los registros en los que el precio por unidad es mayor o igual que 99,99 $.
como 99,99

Contengan uno de entre 20 o 25 Devuelve los registros en los que el precio por unidad es 20 $ ó 25 $.
dos valores, como 20 ó
25

Contengan un valor que >49,99 Y Devuelve los registros en los que el precio por unidad está entre (pero sin incluir) 49,99 $ y 99,99 $.
esté incluido en un <99,99
intervalo O bien,
Entre 50 Y
100

Contengan un valor que <50 O Devuelve los registros en los que el precio por unidad no está entre 50 $ y 100 $.
esté fuera de un >100
intervalo

Contengan uno entre En(20, 25, Devuelve los registros en los que el precio por unidad es 20 $, 25 $ ó 30 $.
varios valores 30)

Contengan un valor que Como Devuelve los registros en los que el precio por unidad acaba con "4,99", como 4,99 $, 14,99 $,
acabe con los dígitos "*4,99" 24,99 $, etc.
especificados NOTA Los caracteres * y %, cuando se usan en una expresión, representan cualquier número de
caracteres, que también se denominan "caracteres comodín". El carácter % no se puede usar en la
misma expresión junto con el carácter * ni con el carácter comodín ?. El carácter comodín % se
puede usar en una expresión que también contiene el carácter comodín _.

Contengan valores Es Nulo Devuelve los registros en los que no se ha especificado ningún valor en el campo PrecioUnidad.
nulos (o que falten)

Contengan valores no No es Nulo Devuelve los registros en los que no falta el valor del campo PrecioUnidad.
nulos
Criterios para campos Fecha/Hora
Los ejemplos siguientes son para el campo FechaPedido de una consulta basada en una tabla donde se almacena
información de pedidos. El criterio se especifica en la fila Criterios del campo en la cuadrícula de diseño de la consulta.
Para incluir registros que...
Coincidan exactamente con un
valor, como 2/2/2006
No coincidan con un valor, como
2/2/2006
Contengan valores anteriores a
una fecha determinada, como el
2/2/2006
Contengan valores posteriores a
una fecha determinada, como el
2/2/2006
Contengan valores que estén
dentro de un intervalo de fechas
Contengan valores que estén
fuera de un intervalo
Use este criterio Resultado de la consulta
#2/2/2006# Devuelve los registros de las transacciones
que tuvieron lugar el 2 de febrero de 2006.
No olvide rodear los valores de fechas con
el carácter #, para que Access pueda
distinguir entre fechas y cadenas de texto.
No #2/2/2006# Devuelve los registros de las transacciones
que tuvieron lugar en una fecha distinta al
3 de febrero de 2006.
< #2/2/2006# Devuelve los registros de las transacciones
que tuvieron lugar antes del 2 de febrero
de 2006.
Para ver las transacciones que tuvieron
lugar en esa fecha o antes, use el operador
<= en lugar de <.
> #2/2/2006# Devuelve los registros de las transacciones
que tuvieron lugar después del 2 de febrero
de 2006.
Para ver las transacciones que tuvieron
lugar en esa fecha o después, use el
operador >= en lugar de >.
>#2/2/2006# Y <#4/2/2006# Devuelve los registros de las transacciones
que tuvieron lugar entre el 2 de febrero de
2006 y el 4 de febrero de 2006.
También puede usar el operador Entre
para filtrar según un intervalo de valores.
Por ejemplo, Entre #2/2/2006# Y
#4/2/2006# es lo mismo que
>#2/2/2006# Y <#2/4/2006#.
<#2/2/2006# O >#4/2/2006# Devuelve los registros de las transacciones
que tuvieron lugar antes del 2 de febrero
de 2006 o después del 4 de febrero de
2006.
Contengan uno de dos valores,
como 2/2/2006 o 3/2/2006
Contengan uno entre varios
valores
Contengan una fecha que sea de
un mes específico
(independientemente del año),
como diciembre
Contengan una fecha que sea de
un trimestre específico
(independientemente del año),
como el primer trimestre
Contengan la fecha en curso
Contengan la fecha de ayer
Contengan la fecha de mañana
Contengan fechas que sean de
la semana en curso
Contengan fechas que sean de
la semana anterior
Contengan fechas que sean de
la semana próxima
Contengan fechas que sean de
los 7 últimos días
Contengan una fecha que sea
del mes en curso
Contengan una fecha que sea
del mes anterior
Contengan una fecha que sea
del mes próximo
#2/2/2006# O #3/2/2006#
En (#1/2/2006#, #1/3/2006#, #1/4/2006#)
ParcFecha("m", [FechaVenta]) = 12
ParcFecha("t", [FechaVenta]) = 1
Fecha()
Fecha()-1
Fecha() + 1
ParcFecha("ss", [FechaVenta]) = ParcFecha("ss", Fecha())
Y Año( [FechaVenta]) = Año(Fecha())
Año([FechaVenta])* 53 + ParcFecha("ss", [FechaVenta]) =
Año(Fecha())* 53 + ParcFecha("ss", Fecha()) - 1
Año([FechaVenta])* 53+ParcFecha("ss", [FechaVenta]) =
Año(Fecha())* 53+ParcFecha("ss", Fecha()) + 1
Entre Fecha() Y Fecha()-6
Año([FechaVenta]) = Año(Ahora()) Y Mes([FechaVenta]) =
Mes(Ahora())
Año([FechaVenta])* 12 + ParcFecha("m", [FechaVenta]) =
Año(Fecha())* 12 + ParcFecha("m", Fecha()) - 1
Año([FechaVenta])* 12 + ParcFecha("m", [FechaVenta]) =
Año(Fecha())* 12 + ParcFecha("m", Fecha()) + 1
Devuelve los registros de las transacciones
que tuvieron lugar el 2 de febrero de 2006
o el 3 de febrero de 2006.
Devuelve los registros de las transacciones
que tuvieron lugar el 1 de febrero de 2006,
el 1 de marzo de 2006 o el 1 de abril de
2006.
Devuelve los registros de las transacciones
que tuvieron lugar en diciembre de
cualquier año.
Devuelve los registros de las transacciones
que tuvieron lugar en el primer trimestre de
cualquier año.
Devuelve los registros de las transacciones
que tuvieron lugar en la fecha en curso. Si
hoy es el 2/2/2006, verá los registros en los
que el campo FechaPedido tiene el valor 2
de febrero de 2006.
Devuelve los registros de las transacciones
que tuvieron lugar en el día anterior a la
fecha en curso. Si hoy es el 2/2/2006, verá
los registros correspondientes al 1 de
febrero de 2006.
Devuelve los registros de las transacciones
que tendrán lugar en el día posterior a la
fecha en curso. Si hoy es el 2/2/2006, verá
los registros correspondientes al 3 de
febrero de 2006.
Devuelve los registros de las transacciones
que tuvieron lugar durante la semana en
curso. Una semana empieza en domingo y
termina en sábado.
Devuelve los registros de las transacciones
que tuvieron lugar durante la semana
pasada. Una semana empieza en domingo
y termina en sábado.
Devuelve los registros de las transacciones
que tendrán lugar la semana próxima. Una
semana empieza en domingo y termina en
sábado.
Devuelve los registros de las transacciones
que tuvieron lugar durante los 7 últimos
días. Si hoy es el 2/2/2006, verá los
registros correspondientes al período del 24
de enero de 2006 al 2 de febrero de 2006.
Devuelve los registros correspondientes al
mes en curso. Si hoy es el 2/2/2006, verá
los registros correspondientes a febrero de
2006.
Devuelve los registros correspondientes al
mes pasado. Si hoy es el 2/2/2006, verá los
registros correspondientes a enero de
2006.
Devuelve los registros correspondientes al
mes próximo. Si hoy es el 2/2/2006, verá
los registros correspondientes a marzo de
2006.
 Contengan fechas que sean de Entre Fecha( ) Y AgregFecha("M", -1, Fecha( )) Los registros de ventas de un período de
los 30 ó 31 últimos días un mes. Si hoy es el 2/2/2006, verá los
registros correspondientes al período del 2
de enero de 2006 al 2 de febrero de 2006.

Contengan una fecha que sea Año([FechaVenta]) = Año(Ahora()) Y ParcFecha("t", Devuelve los registros correspondientes al
del trimestre en curso Fecha()) = ParcFecha("t", Ahora()) trimestre en curso. Si hoy es el 2/2/2006,
verá los registros correspondientes al
primer trimestre de 2006.

Contengan una fecha que sea Año([FechaVenta])*4+ParcFecha("t",[FechaVenta]) = Devuelve los registros correspondientes al
del trimestre anterior Año(Fecha())*4+ParcFecha("t",Fecha())- 1 trimestre anterior. Si hoy es el 2/2/2006,
verá los registros correspondientes al
último trimestre de 2005.

Contengan una fecha que sea Año([FechaVenta])*4+ParcFecha("t",[FechaVenta]) = Devuelve los registros correspondientes al
del próximo trimestre Año(Fecha())*4+ParcFecha("t",Fecha())+1 próximo trimestre. Si hoy es el 2/2/2006,
verá los registros correspondientes al
segundo trimestre de 2006.

Contengan fechas que sean del Año([FechaVenta]) = Año(Fecha()) Devuelve los registros correspondientes al
año en curso año en curso. Si hoy es el 2/2/2006, verá
los registros correspondientes al año 2006.

Contengan una fecha que sea Año([FechaVenta]) = Año(Fecha()) - 1 Devuelve los registros de las transacciones
del año anterior que tuvieron lugar durante el año pasado.
Si hoy es el 2/2/2006, verá los registros
correspondientes al año 2005.

Contengan una fecha que sea Año([FechaVenta]) = Año(Fecha()) + 1 Devuelve los registros de las transacciones
del año próximo con fecha en el año próximo. Si hoy es el
2/2/2006, verá los registros
correspondientes al año 2007.

Contengan una fecha que esté
entre el 1 de enero y hoy
(registros del año hasta la fecha)
Año([FechaVenta]) = Año(Fecha()) Y Mes([FechaVenta])
<= Mes(Fecha()) Y Día([FechaVenta]) <= Día (Fecha())
Devuelve los registros de las transacciones
con fechas entre el 1 de enero del año en
curso y la fecha actual. Si hoy es el
2/2/2006, verá los registros
correspondientes al período del 1 de enero
de 2006 al 2 de febrero de 2006.

Contengan una fecha ya pasada < Fecha() Devuelve los registros de las transacciones
que tuvieron lugar antes de hoy.

Contengan una fecha del futuro > Fecha() Devuelve los registros de las transacciones
que tendrán lugar después de hoy.

Filtren valores nulos (o que Es Nulo Devuelve los registros en los que falta la
falten) fecha de la transacción.

Filtren valores no nulos No es Nulo Devuelve los registros en los que se conoce
la fecha de la transacción.

Criterios para otros campos

Campos Sí/No En la fila Criterios, escriba Sí para incluir los registros que tengan activada la casilla de verificación.

Escriba No para incluir los registros que no tengan activada la casilla de verificación.

Datos adjuntos En la fila Criterios, escriba Es Nulo para incluir los registros que no contengan datos adjuntos. Escriba

No es Nulo para incluir los registros que sí contengan datos adjuntos.

Campos de búsqueda Hay dos tipos de campos de búsqueda: los que buscan valores en un origen de datos existente

(mediante una clave externa) y los que se basan en una lista de valores especificados al crearse el campo de búsqueda.

Los campos de búsqueda que se basan en una lista de valores especificados son del tipo de datos Texto, y los criterios

válidos son los mismos que para otros campos de texto.

 Los criterios que se pueden usar en un campo de búsqueda basado en valores de un origen de datos existente dependen

del tipo de datos de la clave externa, y no del tipo de los datos que se buscan. Por ejemplo, suponga que tiene un campo

de búsqueda que muestra los nombres de empleados, pero usa una clave externa de tipo de datos Número. Puesto que el

campo almacena un número en lugar de texto, usted utilizará criterios válidos para números, es decir, >2.

Si no conoce el tipo de datos de la clave externa, puede examinar la tabla de origen en la vista Diseño para determinar los

tipos de datos de los campos. Para ello:

1. Busque la tabla de origen en el panel de exploración.

2. Abra la tabla en la vista Diseño. Para ello:

ƒ Haga clic en la tabla y, a continuación, presione CTRL+ENTRAR.

ƒ Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla y, a continuación, haga clic en Vista

Diseño.

3. El tipo de datos de cada campo se muestra en la columna Tipo de datos de la cuadrícula de diseño de la tabla.

Campos multivalor Los datos de un campo multivalor se almacenan como filas en una tabla oculta que Office Access

2007 crea y rellena para representar el campo. En la vista Diseño de la consulta, se representa en el panel Lista de

campos mediante un campo expansible. Para usar criterios para un campo multivalor, deberá suministrar criterios para una

fila de la tabla oculta. Para hacerlo:

1. Cree una consulta que contenga el campo multivalor y ábrala en la vista Diseño.

2. Expanda el campo multivalor haciendo clic en el signo más (+) situado junto al campo (si el campo ya está

expandido, habrá un signo menos (-)). Justo debajo del nombre del campo, verá un campo que representa un único

valor del campo multivalor. Este campo tendrá el mismo nombre que el campo multivalor, con la cadena .Value

agregada al final.

3. Arrastre el campo multivalor y su campo de valor único a columnas distintas en la cuadrícula de diseño. Si

desea ver sólo el campo multivalor completo en los resultados, desactive la casilla de verificación Mostrar

correspondiente al campo de valor único.

4. Escriba los criterios en la fila Criterios correspondiente al campo de valor único, utilizando criterios apropiados

según cual sea el tipo de datos de los valores.

5. Cada valor del campo multivalor se puede evaluar individualmente mediante los criterios que especifique. Por

ejemplo, puede tener un campo multivalor para almacenar una lista de números. Si especifica los criterios >5 Y <3,

todos los registros donde haya al menos un valor mayor que 5 y un valor menor que 3 aparecerán en los resultados.

Agregar criterios a la consulta

1. Cambie la consulta creada en los anteriores pasos a la vista Diseño.

2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna a la derecha de la columna Fecha de nacimiento,

copie y pegue o escriba esta expresión: Expr1: ParcFecha("m",[Fecha de nacimiento]). A continuación, haga

clic en Ejecutar.

La función ParcFecha extrae la parte correspondiente al mes del campo Fecha de nacimiento.

3. Cambie a la vista Diseño.

4. A la derecha de la primera expresión, pegue o escriba esta expresión: Expr2: ParcFecha("d",[Fecha de

nacimiento]). A continuación, haga clic en Ejecutar.

En este caso, la función ParcFecha extrae la parte correspondiente a la fecha del campo Fecha de nacimiento.

5. Cambie a la vista Diseño.

6. Desactive las casillas de verificación en la fila Mostrar para cada una de las dos expresiones que acaba de

escribir, haga clic en la fila Ordenar para cada expresión y, a continuación, seleccione Ascendente.

7. Haga clic en Ejecutar.

8. De manera opcional, puede especificar criterios para limitar el ámbito de la consulta. Al especificar criterios, la

consulta ordena únicamente los registros que cumplan los criterios e identifica el valor superior o inferior dentro

de la lista ordenada.

Para continuar con los datos de ejemplo, cambie a la vista Diseño. A continuación, en la fila Criterios de la

columna Fecha de nacimiento, escriba la expresión siguiente:

Mes([Fecha de nacimiento]) > Mes(Fecha()) O Mes([Fecha de nacimiento])= Mes(Fecha()) Y Día([Fecha de

nacimiento])>Día(Fecha())

Esta expresión genera el siguiente resultado: Mes([Fecha de nacimiento]) > Mes(Fecha()) comprueba la fecha

de nacimiento de cada empleado para ver si cae en un mes futuro y, si se cumple esa condición, incluye esos

registros en la consulta. La parte Mes([Fecha de nacimiento])= Mes(Fecha()) Y Día([Fecha de

nacimiento])>Día(Fecha()) de la expresión comprueba los cumpleaños que caen en el actual mes para ver si

caen en el día actual o después. Si se cumple esa condición, la función incluye esos registros en la consulta. En

resumen: esta expresión omite los registros en los que la fecha de nacimiento cae entre el 1 de enero y la fecha

en la que se ejecuta la consulta.

Para ver más ejemplos de expresiones de criterios de consulta, vea el artículo Ejemplos de criterios de consulta.

9. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en la flecha abajo situada junto a Todo (la lista

Valores superiores) y escriba el número de registros que desee ver o seleccione una opción de la lista.

Para ver los tres próximos cumpleaños, escriba 3.

10. Haga clic en Ejecutar para ejecutar la consulta y devolver los resultados en la vista Hoja de datos.