ESTRUCTURAS

ADMINISTRATIVAS

Investigación
Licenciatura administración de
empresas
ID: 00312455
Alumna: Beatriz Guadalupe Pérez
palacios
Maestro(a): Lic. Esther Ortega

26 octubre 2019
INTRODUCCIÓN
El diseño organizacional cada vez adquiere mayor relevancia, pues se hace
necesario lograr mayor eficacia y eficiencia en las organizaciones, optimizando
los recursos, no solo materiales, sino también humanos.
En la mayoría de las situaciones, los profesionales se encuentran ante la tarea
de mejorar la gestión y el desempeño de organizaciones de producción o
servicios ya existentes, en las cuales, una limitante importante del desempeño
de las mismas es la falta de un enfoque de proyección y gestión, que relacione
consistentemente la visión, los objetivos, los planes de acción e indicadores con
los procesos clave de la organización y mantenga alineados todos los sistemas
y funciones hacia un fin común
La subsistencia de una organización estará determinada por la obtención de
buenos resultados empresariales, para lo cual necesitan gestionar sus
actividades y recursos con la finalidad de orientarlos hacia la consecución de los
mismos. Esto ha derivado en la necesidad de adoptar herramientas y
metodologías que permitan a las organizaciones configurar su sistema de
gestión en búsqueda de mejores resultados. Una forma para lograrlo es dotar de
un enfoque basado en procesos a la gestión empresarial

MÉTODOS
La metodología tiene como objetivo fundamental brindar una herramienta que
permita diseñar una organización de nueva creación al tiempo que se va
construyendo, sustentado en una plataforma integrada. Tiene, además, la
ventaja de ser aplicable a rediseños de organizaciones ya existentes.
Desde los inicios se estableció la concepción teórica de la metodología [16] y
está encaminada a lograr que:
La estrategia de la nueva institución deberá estar en correspondencia con la
estrategia política y social de la alta dirección del organismo al cual pertenece,
buscando resultados de alto impacto, teniendo presente que la prioridad está en
los intereses del país.
La organización se oriente alrededor de sus procesos y competencias clave,
alineando los esfuerzos de perfeccionamiento en torno a los problemas clave o
estratégicos de la actividad de la institución para lograr resultados y un
desempeño superior de la misma.
Los procesos, como gestión de capital humano o gestión económico-financiera,
entre otros; se diseñen para potenciar el buen funcionamiento de la cadena de
procesos clave, guiados por la pregunta: ¿cuánto pueden contribuir a la creación
de valor? A las funciones metodológicas y de control que tradicionalmente han
venido desempeñando, se le adiciona la función de agregar valor.
Se tienda a externalizar los procesos no clave (outsourcing), desarrollando
relaciones de colaboración con proveedores de servicios, especialmente con los
que puedan aportar las instituciones a las cuales pertenecen.
Las aplicaciones, soluciones de sistemas y tecnologías de la información, se
conciban integradas con las soluciones organizativas como soporte de los
procesos que maximizan el valor entregado a la sociedad. En la gestión de las
tecnologías de información y comunicaciones (TIC), no se trata de
inversiones solamente, sino de un riguroso estudio de los procesos de la
organización, donde la introducción de las TIC significará una estrategia de la
misma para maximizar eficiencia y gestión organizativa.
La formación propicie el ambiente de aprendizaje colectivo y continuo, centrado
en el desarrollo de las competencias organizacionales, de procesos y cargos,
para alcanzar los objetivos estratégicos de la institución, en cumplimiento de su
visión.
El esquema general de la metodología consta de 6 fases: proyección estratégica,
diseño de los procesos, diseño del modelo de control de gestión, diseño de la
estructura, automatización e implementación.
Estas fases tienen como elemento de entrada común e imprescindible para su
éxito, la creación de equipos de trabajo y la formación del capital humano que
participa en el desarrollo de cada una de ellas; y como salida común, toda la
documentación que sirve de base al control de la efectividad del modelo aplicado.
La creación de equipos de trabajo con las características apropiadas a los
objetivos de cada etapa, es una tarea muy importante para garantizar el
desarrollo exitoso de la metodología.
Se definen varios tipos de equipos: asesor, estratégico, de procesos, de decisión
y mixtos. Cada uno de ellos tiene funciones específicas y se activan en diferentes
etapas de cada uno de los procedimientos desarrollados para dar cumplimiento
a cada fase. En la mayoría de las ocasiones es necesario desarrollar acciones
de formación para garantizar el funcionamiento óptimo de los equipos de trabajo,
de acuerdo a las actividades que les corresponda desarrollar.
La metodología diseñada se convierte en funcional a través de los
procedimientos siguientes, diseñados para su implementación:
Procedimiento para la Fase I: proyección estratégica
Procedimiento para la Fase II: diseño de los procesos
Procedimiento para la Fase III: diseño del modelo de control de gestión
Procedimiento para la Fase IV: diseño de la estructura
Procedimiento para la Fase V: automatización
Procedimiento para la Fase VI: implementación
El procedimiento para la Fase I: proyección estratégica, incluye los pasos
siguientes:
I.1. Identificar clientes
I.2. Definir necesidades de los clientes
I.3. Identificar productos
I.4. Definir misión, visión, objetivos estratégicos y estrategias
I.5. Definir modelo de la organización
I.6. Determinar y clasificar los procesos
I.7. Determinar competencias organizacionales
Para desarrollar esta fase es necesario realizar un análisis de: los antecedentes,
el entorno, la identidad, el contexto; así como visitar y estudiar organizaciones
similares de referencia a nivel nacional e internacional.
Participan 2 grupos de trabajo: asesor y estratégico. Al tratarse de una
organización de nueva creación, se recomienda que el grupo asesor esté
integrado por los facilitadores del proceso, que pueden ser consultores externos
y especialistas de la organización superior a la que va a ser creada; y tiene la
misión de instruir metodológicamente a los miembros del grupo estratégico,
velando que los ejercicios se realicen según la metodología definida. El grupo
estratégico debe estar integrado por especialistas de la organización superior a
la que va a ser creada, por personal que esté valorado para formar parte de la
dirección de la nueva organización una vez creada y por especialistas que
tengan conocimientos significativos de los productos o servicios que ofrecerá la
organización; y es el encargado de cumplimentar y aprobar los resultados
obtenidos en cada una de las fases definidas en el modelo antes descrito. Los
integrantes de estos grupos deben ser expertos, para lo cual se pueden diseñar
y aplicar cuestionarios que evalúen la experticidad de los mismos.
Antes de comenzar la aplicación del procedimiento, debe realizarse la
capacitación del equipo estratégico por parte del equipo asesor, abarcando todos
los elementos que componen la proyección estratégica y las técnicas que se van
a utilizar para llevarla a cabo.
Los métodos o técnicas recomendadas para la ejecución de esta fase por los
equipos de trabajo son: tormenta de ideas, reducción de listado, consenso
grupal, método de expertos (Delphi), matriz DAFO (Debilidades, Amenazas,
Fortalezas, Oportunidades), matriz de impacto de oportunidades en fortalezas y
debilidades, matriz de impacto de amenazas en fortalezas y debilidades, matriz
de importancia con el método de expertos (Delphi), matriz de comparación por
pares y entrevistas.
En el diseño de la primera fase se han integrado los enfoques de gestión por
procesos, por proyectos y por competencias laborales.
El procedimiento para la Fase II: diseño de los procesos, tiene como objetivo
realizar el mismo integrando actividades, competencias, riesgos e indicadores;
sobre la base del marco legal existente e incluye los pasos siguientes:
II.1. Elaborar mapa de procesos
II.2. Determinar subprocesos y sus misiones
II.3. Diseñar la documentación
II.4. Definir flujo de los subprocesos
II.5. Determinar competencias de subprocesos
II.6. Determinar riesgos en los subprocesos
II.7. Definir indicadores de los subprocesos
En esta fase participan varios grupos de trabajo: estratégico, de procesos y para
la decisión, según las necesidades en cada uno de los pasos.
El grupo estratégico es responsable de los pasos II.1, II.2 y II.3. La
documentación diseñada está integrada por:
Fichas de proceso (Fp): Incluyen datos generales del proceso, el flujo del
proceso, mapa de actividades, mapa de competencias, mapa de riesgos, mapa
de indicadores y las referencias. En la tabla 1 se muestran los datos generales
que incluye la ficha de procesos diseñada y que aparecen en la primera página
de la misma. En la tabla 2 se muestran los diferentes mapas que componen la
ficha de proceso diseñada.
Instrucciones (I): Sirven de guía y orientación en la ejecución de cada una de las
actividades del proceso.
Formatos (F): Establecen la información y la forma de registrarla.
Reglamento (R): Regula la forma de ejecutar el subproceso en la organización.
Adicionalmente, se pueden diseñar los manuales necesarios para garantizar la
implantación correcta del diseño realizado, entre ellos: manual de gestión,
manual de procesos y manual de cargos.
Se forman tantos grupos de procesos como se considere necesario, teniendo en
cuenta la cantidad y tipo de procesos o subprocesos a diseñar. Se recomienda
que los integrantes de estos grupos sean especialistas con dominio teórico y
práctico de las características de lo que van a diseñar, pero, fundamentalmente,
sobre procesos. Estos grupos tienen la misión de ejecutar los pasos II.4, II.5, II.6
y II.7; y confeccionan la documentación correspondiente.
Se forman los grupos de decisión, integrados por especialistas de otras
organizaciones y liderados por directivos de la organización superior a la que va
a ser creada. Su misión es revisar, compatibilizar y aprobar todos los
subprocesos y su documentación, propuestos por los grupos de procesos. En
esta fase se debe desarrollar un trabajo interactivo muy grande entre los grupos
de procesos y los grupos de decisión.
Para darle cumplimiento a cada paso, es necesario que el grupo asesor
desarrolle un trabajo importante en la formación de los conocimientos requeridos
por los integrantes de los grupos de trabajo.
Los métodos o técnicas recomendados para la ejecución de esta fase son:
tormenta de ideas, sesiones de trabajo en grupo, consenso grupal, entrevistas,
visitas para observar directamente la ejecución de procesos en organizaciones
similares, análisis documental, diagramas de flujo, cuestionarios y método de
expertos (Delphi).
El procedimiento para la Fase III: diseño del modelo de control de gestión, tiene
como objetivo diseñar el Modelo de Control de Gestión de la organización que
está siendo diseñada. Los pasos a seguir son los siguientes:
III.1. Definir Modelo de Control de Gestión
III.2. Determinar indicadores de Gestión
III.3. Elaborar Cuadro de Mando Integral (CMI)
III.4. Elaborar Tableros de Control de los subprocesos
III.5. Diseñar Sistema de Control de Gestión
Al aplicar a una organización de nueva creación, en esta fase se realizan
propuestas por los grupos de procesos y el estratégico, que deben ser revisadas
y aprobadas definitivamente durante la fase de implementación, cuando ya se
encuentren en función los directivos de la organización.
Los métodos o técnicas empleadas que se recomiendan durante la ejecución de
esta fase son: sesiones de trabajo en grupo, tableros de control y cuadro de
mando integral (CMI).
El procedimiento para la Fase IV: diseño de la estructura, tiene como objetivo
diseñar los cargos necesarios para lograr la eficacia de los procesos de la
organización con las competencias requeridas para ellos, así como la estructura
que debe adoptar la organización. Los pasos a seguir son los siguientes:
IV.1. Definir categoría de la organización
IV.2. Determinar los cargos
IV.3. Diseñar los cargos por competencias
IV.4. Determinar la plantilla
IV.5. Diseñar la estructura organizativa
Tomando como referencia los procesos diseñados, los grupos de procesos,
supervisados por el grupo asesor, aplican un conjunto de técnicas para dar
cumplimiento al objetivo de esta etapa. La determinación de las competencias
que demanda cada cargo, parte de las competencias organizacionales y de las
definidas para los procesos donde intervienen cada uno de ellos.
Los métodos o técnicas recomendadas para la ejecución de esta fase por los
grupos de trabajo son: sesiones de trabajo en grupo, método de expertos,
cuestionarios, medición de tiempos, estimación comparativa de tiempos de
trabajo, balance de carga y capacidad, simulación y pruebas pilotos. Estas 2
últimas técnicas tienen elevada importancia, pues el diseño de cargos y plantilla
de una organización en fase de creación va a necesitar de la simulación y
pruebas pilotos como formas de validación de los resultados.
El procedimiento para la Fase V: automatización, tiene como objetivo crear las
bases para la aplicación de las herramientas informáticas necesarias para
optimizar la ejecución de los procesos diseñados. Los pasos a seguir son los
siguientes:
V.1. Identificar aplicaciones de soporte
V.2. Seleccionar aplicaciones
V.3. Desarrollar aplicaciones
V.4. Incorporar desarrollos a la medida
V.5. Determinar información para el Portal
En ésta participan los grupos de procesos, ya mencionados, y los grupos
informáticos. Estos grupos han trabajado integradamente con el fin de definir las
herramientas informáticas a seleccionar o desarrollar para lograr el éxito de la
organización que se diseña.
Los métodos o técnicas recomendados para esta fase son: cuestionarios,
sesiones de trabajo en grupo, método de expertos, Business Process
Management Suite (BPMS).
El procedimiento para la Fase VI: implementación, tiene como objetivo aplicar en
la nueva organización los resultados de las fases anteriores, controlar los
resultados y ajustar el diseño. Los pasos se mencionan a continuación:
VI.1. Definir objeto y cronograma
VI.2. Comprobar disponibilidad de recursos
VI.3. Ejecutar los elementos del diseño
VI.4. Controlar la implementación
VI.5. Ajustes al diseño
En esta fase participa el grupo de implementación, que se recomienda integrar
por los directivos nombrados en la organización de nueva creación que se ha
diseñado y un grupo de especialistas de los participantes en el diseño descrito
anteriormente.
Es conveniente que la fase de implementación abarque al menos un año, de
forma tal que se puedan medir los indicadores de gestión de la organización
recién creada, así como el impacto del diseño en la proyección estratégica.

RESULTADOS
Esta Metodología y sus procedimientos fue aplicada para el diseño
organizacional del Complejo de Investigaciones Tecnológicas Integradas (CITI),
que se concibió con el objetivo de lograr un mayor desarrollo de la investigación
en interés de la seguridad y el orden interior del país. El mismo pretende
desarrollar tecnologías integradas de un amplio espectro de las ciencias
técnicas, vinculando las necesidades de superación científica de especialistas
con las soluciones concretas y ágiles, mediante la ejecución de proyectos por
grupos de trabajo flexibles.
Los resultados obtenidos en la aplicación del procedimiento para la Fase I:
proyección estratégica, aplicado al Complejo de Investigaciones Tecnológicas
Integradas (CITI), fueron:
"Creación del grupo asesor (9 integrantes).
"Creación del grupo estratégico (13 integrantes).
"El Plan de I+D+i de la organización (integra los resultados de los pasos I.1, I.2
y I.3).
La Misión, Visión, Objetivos estratégicos, Fortalezas, Debilidades, Amenazas y
Oportunidades y Estrategias.
Se decidió aplicar al diseño del CITI un Modelo de Calidad Total.
Se determinaron 17 procesos para el CITI y se clasificaron en Claves,
Estratégicos y de Apoyo.
Para cada uno de los procesos se identificaron los subprocesos necesarios, en
total 43; y todos fueron codificados, según lo establecido en el subproceso 00-
01 Control y Registro de la Documentación. Un ejemplo de la codificación se
muestra en la tabla 3.
Se identificaron y definieron las competencias claves que deben caracterizar al
CITI para alcanzar la proyección estratégica trazada, por orden de importancia:
Integración, Flexibilidad, Trabajo en equipo, Liderazgo, Innovación y
Responsabilidad.
Los resultados obtenidos en la aplicación del procedimiento para la Fase II:
diseño de procesos, aplicado al CITI, fueron:
Creación de los grupos de procesos (43 integrantes).
Creación de los grupos de decisión (47 integrantes). Se integraron 5 grupos (I,
II, III, IV y V) y 2 subgrupos para los procesos de apoyo. Están integrados por
especialistas del Ministerio del Interior (MININT), directivos y profesores del
Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría (Cujae) y especialistas de
otros organismos; con el objetivo de revisar el diseño de los procesos,
compatibilizar con las estrategias y funcionamiento del MININT y la Cujae y tomar
las decisiones necesarias para presentar los procesos diseñados a la Comisión
y a la alta dirección de los 2 organismos.
Todos los grupos de trabajo que participaron en esta fase, fueron capacitados
por el grupo estratégico y actualizado de los resultados de la Fase I, con el fin de
garantizar la continuidad del trabajo y la coherencia entre los resultados de
ambas Fases.
Los 17 procesos identificados se representan en un mapa, mostrado en la figura
2, en el cual se establecen las principales interrelaciones entre ellos.
Se confeccionó la documentación de los 43 subprocesos, integrada por las
Fichas de proceso (Fp), Instrucciones (I), Formatos (F) y Reglamento (R)
correspondientes a cada uno de ellos y se compiló en el Manual de Procesos del
CITI.
Los resultados obtenidos en la aplicación del procedimiento para la Fase III:
diseño del modelo de control de gestión, aplicado al Complejo de Investigaciones
Tecnológicas Integradas (CITI), fueron:
Se diseñó el Manual de Gestión del CITI, que tiene como objetivo dar las pautas
de cómo desarrollar la gestión en el Complejo. El Manual está integrado por 4
partes (MG-A, MG-B, MG-C, MG-D) en orden consecutivo.
Se definieron los indicadores de los procesos, los cuales aparecen en cada una
de las fichas de los subprocesos.
Se determinaron los indicadores para el control de la gestión en el CITI, teniendo
en cuenta los objetivos estratégicos definidos en la Fase I y que constituyen la
base del CMI.
Esta fase será complementada con los análisis que se realicen en la fase VI:
implementación.
Los resultados obtenidos en la aplicación del procedimiento para la Fase IV:
diseño de la estructura, aplicado al Complejo de Investigaciones Tecnológicas
Integradas (CITI), fueron:
Se diseñó el formato para el perfil de cada cargo que incluye: datos generales
del cargo (nombre del cargo, código, misión, categoría, grupo escala), funciones
principales, competencias requeridas por el cargo, grado y comportamientos a
medir, responsabilidades, condiciones de trabajo, requisitos del cargo, cultura
organizacional y período a prueba.
Con el formato anterior se confeccionaron los perfiles de los 49 cargos,
obteniéndose como resultado un Manual de Cargos. El Manual está integrado
por 3 partes (MC-A, MC-B, MC-C) en orden consecutivo. En la parte MC-C
aparece un índice donde se puede acceder al perfil de cargo deseado.
Se determinó la cantidad de trabajadores necesarios en cada uno de los cargos,
utilizando métodos de estimación.
Se propone para el CITI una estructura organizativa matricial, por proyectos de
investigación y áreas de procesos que responderán al desarrollo de los mismos.
Se confeccionó un documento donde se integra toda la información necesaria
para el proceso de aprobación de la estructura y la plantilla del CITI por los
organismos competentes.
En estrecha relación con las variables definidas en la estructura y la plantilla, se
realizó la propuesta del Reglamento de Compensación.
Los resultados obtenidos en la aplicación del procedimiento para la Fase V:
automatización en el CITI, se muestran a continuación:
Se realizó un análisis de las posibles soluciones informáticas para cada uno de
los procesos del CITI, determinándose el software que cumplía con la mayor
cantidad de requisitos de diseño de los procesos.
Se tomaron decisiones en cuanto a la información de cada proceso que debe
aparecer en el Portal del CITI, la fuente de obtención de la misma, el tipo y los
accesos a cada una de ellas.
Se desarrolló la Metodología para la implementación del enfoque BPM (Business
Process Management) en las organizaciones, aplicada en el CITI, la cual aporta
un instrumento metodológico de referencia para introducir esta disciplina de
gestión en las organizaciones. Esta metodología es aplicable a cualquier
organización para combinar la gestión de procesos con una nueva clase de
software empresarial. Se convierte en funcional a través del procedimiento de
modelación y análisis de procesos de negocios para BPM, desarrollado en la
investigación.
Se modelaron y documentaron 16 procesos de negocios, siguiendo el
procedimiento definido, que agilizan su posterior automatización.
Se realizaron pruebas con la BPMS BizAgi Xpress Edition v9.1.2.1020 (Licencia
de Evaluación) y se demostró la factibilidad de aplicar esta herramienta, en
etapas futuras, con la finalidad de implantar el enfoque BPM a procesos tales
como: "Reclutamiento y Selección de personal", "Tratamiento a las No
conformidades, Acciones Correctivas y preventivas" y "Evaluación del
desempeño".
Durante la aplicación del procedimiento para la Fase VI: implementación, se
confeccionó un cronograma de implantación que comenzó en el año 2010 y se
extiende durante el año 2011, con el fin de evaluar en el 2012 el cumplimiento
de la planificación estratégica y proponer los cambios necesarios para el próximo
período.
Durante esta fase ya se han obtenido ajustes y mejoras en algunos procesos de
la organización. Entre ellos se encuentran los siguientes:
Diseño e implantación del procedimiento de planificación a corto plazo.
Procedimiento informatizado de acuerdos y toma de decisiones. Manual de
usuario.
Análisis y ajuste de indicadores de los procesos acorde a los objetivos
estratégicos.
Sistema para el control de indicadores de los procesos claves.
Diseño de los procedimientos de gestión documental e integración a los procesos
existentes en el CITI.
Confección del Manual integrado de gestión de riesgos.
Perfeccionamiento de los perfiles de competencias de cargos asociados a los
procesos claves.
Análisis de los modelos y las herramientas, y determinación de los indicadores
de los subprocesos de Gestión de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones.

DISCUSIÓN
Los resultados obtenidos en la aplicación de la Metodología para el diseño
organizacional integrando enfoque a procesos y competencias laborales en el
Complejo de Investigaciones Tecnológicas Integradas (CITI), se evalúan de
satisfactorios, durante los 2 años de experiencia con que ya se cuentan. En todas
las etapas se han alcanzado los objetivos propuestos. El enfoque de trabajo
grupal, tanto en las etapas de diseño como de implementación, ha contribuido a
la efectividad en los resultados alcanzados.
La proyección estratégica del Complejo guía la gestión de la organización y se
cumple con las expectativas de los creadores de la misma. La formación es un
aspecto a destacar durante todas las etapas de la metodología, con especial
énfasis, para una organización de nueva creación. Ésta se realiza en la
transferencia del diseño a los trabajadores y directivos, a los que
corresponde hacer efectiva la misma. La experiencia del enfoque de gestión por
competencias en la cadena organizacionales-procesos-cargos, ha creado las
vías para garantizar que el recurso humano posea las características idóneas
para obtener un desempeño superior y organizacional.
La metodología tiene sus bases en la mejora continua y en el CITI, como proceso
estratégico, este enfoque caracteriza la gestión, desarrollándose de forma
sistemática el ajuste y mejoramiento de los procesos.
La metodología ya está siendo utilizada, total o parcialmente, en otras
organizaciones en su arista de rediseño, lo que demuestra su posible
generalización.
Lograr la integración de varios elementos siempre resulta difícil. El proceso de la
investigación, diseño y aplicación de una metodología que logre integrar en la
gestión de una organización los enfoques estratégicos, por proyectos, basado
en procesos y competencias laborales; no ha sido diferente, pero los resultados
obtenidos y las expectativas alcanzadas justifican la complejidad transitada.

CONCLUSIONES
1. La metodología de diseño organizacional para una organización de nueva
creación descrita a través de 6 procedimientos, cumple el propósito de,
sustentado en un Modelo de Calidad Total, integrar los diferentes enfoques de
gestión que hoy en día utilizan las organizaciones más exitosas: el de procesos,
proyectos y la gestión por competencias, en el marco del estricto cumplimiento
de las regulaciones legales.
2. El diseño tuvo en cuenta el posterior objetivo de desarrollar la Gestión de la
organización sobre los más modernos sistemas y tecnologías de la información.
3. La aplicación realizada en el Complejo de Investigaciones Tecnológicas
Integradas (CITI) demuestra la factibilidad de la metodología en las condiciones
actuales y los resultados obtenidos avalan los procedimientos que la hacen
funcional.
4. La metodología constituye una herramienta que pudiera generalizarse para el
diseño de otras organizaciones similares, incluso con algunos ajustes y en
particular, puede aplicarse a rediseños de organizaciones en la composición de
los grupos de trabajo.
Bibliografía
BELTRÁN, J., CARMONA, M. A., CARRASCO, R., RIVAS, M. A., & TEJEDOR, F. (2002). Guía para
una gestión basada en procesos.

HERNÁNDEZ, M., GARCÍA, J., & ALFONSO, D. ( 2005.). Gestionando el cambio hacia una
empresa integrada,.

MARCHANT, L. ( 2005). Actualizaciones para el desarrollo organizacional.