INFORME CONSULTORÍA SOBRE EL CONTROL

Elaborado Por:

Mayra Alejandra rivera Arévalo: ID 710664

Nini Johanna Serrano Sogamoso: ID 550247

Yirledy Barrios Fierro: ID 714028

Karen Calderón Arias: ID 712260

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Procesos Administrativos

Ibagué, 15 de marzo de 2020

 INFORME CONSULTORÍA SOBRE EL CONTROL

Elaborado Por:

Mayra Alejandra rivera Arévalo: ID 710664

Nini Johanna Serrano Sogamoso: ID 550247

Yirledy Barrios Fierro: ID 714028

Karen Calderón Arias: ID 712260

Presentado al Instructor:

Diego Fernando Echeverry

NRC: 17877

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Procesos Administrativos

Ibagué, 15 de marzo de 2020

 INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo hablaremos sobre el control que es un elemento del proceso

administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las

actividades coincidan con los objetivos planificados. Todas las organizaciones tienen la

obligación de controlar, por ejemplo, tiene que realizar evaluaciones de los resultados y

tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias, de tal manera, el control es un

elemento clave en la administración.

OBJETIVO GENERAL
El control es la etapa clave que permite a las organizaciones poder mejorar y rectificar, sobre

aquellos posibles errores que se hayan podido generar en las distintas fases de trabajo. En este

artículo, analizamos con más detalle los aspectos en los que se basa el control del proceso

administrativo, y cómo es posible mejorarlo.

OBJETIVO ESPECÍFICO

El control corresponde a la última de las etapas de las que dispone el proceso administrativo,

después de la planificación, la dirección y la organización.

Durante la etapa de control se persigue evaluar si los objetivos y las medidas adquiridas

durante la fase de administración han sido las adecuadas, o si, por el contrario, es necesario

incorporar ciertos cambios que permitan acercar más sobre los resultados a obtener.

CONTROL ADMINISTRATIVO
El control administrativo consiste en un proceso sistemático para regular o medir las

actividades que desarrolla la organización para que estas coincidan con los objetivos y las

expectativas establecidos en sus planes. De esta manera las etapas del proceso administrativo

estarían estrechamente relacionados; puesto que, sin planeación, organización y sin dirección

el control sería imposible.

Actualmente el sistema de control administrativo se considera como un proceso de

retroalimentación cuyo objetivo es, identificar oportunidades de mejoramiento, que le permita

a la organización una mejora continua en la optimización de sus recursos y logro de sus

objetivos, mediante un buen desempeño.

APLICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

En la organización escogida que es IDIME el control es riguroso ya que es una empresa muy

bien constituida, cuentan con una plataforma llamada Almera, la manejan por mapa de

procesos; macro procesos gerencial, asistencial y de apoyo, donde mantiene actualizado al

empleado para que cumpla con las funciones establecidas, llevan un control donde verifican

que todo se cumpla al pie de la letra, están evaluando y capacitando continuamente al

personal.

ANÁLISIS DE LOS ENFOQUES

CONTROL PREVENTIVO: Es el encargado del enfoque de los recursos humanos,

materiales y financieros que fluyen hacia la organización; también llamado control preliminar

o de alimentación previa. Los controles preventivos son necesarios en la selección y

contratación de nuevos empleados.

CONTROL CONCURRENTE: Es el control que consiste en el monitoreo de las

actividades continuas para asegurar que sean consistentes con los estándares, el control

concurrente evalúa las actividades de trabajo actuales, confía en los estándares de desempeño

e incluye reglas y reglamentos para guiar las tareas y las conductas de los empleados. Otros

controles concurrentes incluyen formas en que las organizaciones influyen en los empleados,

las normas y valores culturales de una organización influyen en el comportamiento del

empleado, al igual que las normas de los compañeros o grupo de trabajo de un empleado.

CONTROL DE RETROALIMENTACIÓN: En ocasiones llamado control posterior a la

acción o control del resultado, el control de retroalimentación que se enfoca en los resultados

de la organización; también llamado control posterior a la acción o control de los resultados.

APLICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

● En IDIME tienen un control preventivo que permite anticipar los problemas, esta

organización somete a los nuevos empleados a unas series pruebas que permite

evaluar sus conocimientos, su estado de salud tanto física como mental, de allí los
 capacitan para que no haya errores en los procesos que van a

desarrollar dentro la organización.

● IDIME lleva un control concurrente donde hacen un monitoreo constante a los

empleados, quienes deben estar frecuentemente revisando una plataforma que les

permite tener claras las actividades que deben desarrollar, también los evalúan

mensualmente por medio de un ítem para saber que fallas hay en los procesos.

● En IDIME cuando detectan falencias en los procesos hacen un control de

retroalimentación donde capacitan a los empleados.

En la capacitación establecen estándares de desempeño, miden el desempeño real,

Comparan el desempeño con los estándares y Aplican acciones correctas para obtener

los resultados esperados.

ELEMENTOS DEL PROCESO DEL CONTROL INTERNO

Se comprender que todo proceso de control interno de las empresas se caracteriza por unos

elementos básicos e importantes que se deben aplicar para el desarrollo de los objetivos, a

continuación, los 6 elementos:

1. Claridad sobre los objetivos y estrategias organizacionales:

Es importante que el control administrativo se comience por tener muy claro los

objetivos y las estrategias organizacionales, de forma clara y así se realice de manera

eficaz los objetivos en las actividades organizacionales así tener su cumplimiento.

 2. Establecimiento de estándares:

Este control consiste en determinar parámetros o estándares específicos, es decir, de

aquellos aspectos o actividades considerados claves para el crecimiento de los logros

de los objetivos y, por lo tanto, sobre los cuales es muy importante realizar el control.

Ejemplo, una compañía que tiene como objetivo la innovación de sus productos, tiene

que garantizar el control de producir como mínimo dos productos nuevos en tres años.

3. Medición de Resultados:

Este tercer elemento del control es la medición del resultado, para este es muy

importante los indicadores que permitan medir las actividades y también los

resultados de las acciones realizadas como: Que es exactamente lo que se quiere

medir y cómo se medirá, cada cuanto se mide, y cuál es la fuente de información por

medir.

4. Comparación de los resultados con los estándares:

Este elemento de control administrativo es muy importante porque consiste en

comparar los resultados con los estándares o parámetros al movimiento de fijar los

objetivos y las estrategias para su logro. Cuando se identifica que los resultados son

diferentes se requieren ajustes para generar mejoras.

5. Evaluación de resultados y toma de acciones:

Este elemento importante del control es evaluar los resultados de la actividad y

comparar los resultados en función de los estándares definidos para el logro de los

objetivos, teniendo los resultados obtenidos y los previstos se toman decisiones para

que las actividades tengan éxito.

 6. Retroalimentación y reinicio del proceso de control:

Después de la evaluación de resultados y la toma de decisiones por implementar, de

informar la evaluación a las personas involucradas, se les dará a conocer las nuevas

decisiones que igualmente se van ajustar y se reinicia el proceso de control.

APLICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

Se observó que es una empresa que está enfocada en cumplir todos los elementos de control

interno ya que entre sus herramientas cuenta con un software propio adaptado a sus

necesidades y que le permite hacer los cambios necesarios para agilizar o mejorar sus

procesos sistemáticos cumpliendo con:

● Claridad en los objetivos y estrategia.

● Establece y hace seguimientos a los estándares de calidad.

● Cuenta con control en la medición por medio de los indicadores en los procesos que

tienen establecidos.

● Realiza la comparación de resultados con los estándares.

● Evalúa los resultados de cada proceso mensualmente para tomar las acciones

correspondientes.

● Realiza la retroalimentación mensual por medio de un comité para fortalecer estos

procesos.
 USO DEL TABLERO DE MANDO Y LAS DISTINTAS

HERRAMIENTAS DE CONTROL

El cuadro de mando integral (CMI) es uno de los modelos que más utilizan para

realizar el control y evaluación, en él se mide el desempeño de las organizaciones en

lo que refiere a la visión y estrategia de una empresa.

Regularmente las personas utilizan los indicadores exclusivamente para temas

financieros, pero en este caso el cuadro de mando integra los indicadores con la

información recolectada en los diferentes procesos, de esta manera se logra medir y

determinar si se cumple o no el objetivo y así evaluar dichos procesos, teniendo en

cuenta que se pueda encontrar oportunidades y así mejorarlas.

Para poder cumplir con todos estos propósitos es importante tener en cuenta las

diferentes áreas que son medidas por el tablero de mando utilizando 4 perspectivas

como herramientas fundamentales en dicho proceso, estas herramientas son:

● Perspectiva financiera: las cual nos ayuda a medir el estado financiero de la

empresa revisando su liquidez endeudamiento su Du Pont y el rendimiento del

capital invertido.

● Perspectiva del cliente: esta nos ayuda a conocer cómo estamos vendiendo

nuestra imagen a nuestros clientes y si estamos logrando suplir la necesidad

del mismo.

● Perspectiva interna o de procesos de negocio: esta nos ayuda a entender cuáles

son los procesos que ayudan a la empresa a tener ventaja competitiva y así
 garantizar un crecimiento que logre satisfacer a los

accionistas, a los clientes y a la misma organización, teniendo un enfoque en

tres procesos específicos como lo son la innovación, las operaciones y los

servicios postventa, garantizando una evaluación completa en los procesos de

trabajo.

● Perspectiva de la innovación y el aprendizaje: esta nos ayuda a entender las

diferentes oportunidades de mejorar y aprender, teniendo claro que siempre

existen fallas en los diferentes procesos o maneras de hacer las cosas. de esta

manera se clasifican los activos relativos al aprendizaje, como los son

capacidad y competencia de las personas midiendo las satisfacciones de los

empleados su necesidad de capacitarlos y su nivel de productividad, también

está el sistema de información que permite evaluar el sistema operativo que

maneja una empresa y por último la cultura o clima motivación para el

aprendizaje que ayuda a medir el compromiso de las personas con la

organización y la capacidad de trabajar en equipo

APLICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN

Idime como entidad prestadora de servicios de salud está obligada a llevar tablero de mando

que le permita garantizara un servicio de excelente calidad a los usuarios y a los clientes que

contratan sus servicios.

En la visita pudimos analizar que cumple con las diferentes herramientas para la ejecución de

dicho control.
Cuenta con un área financiera ubicada en la ciudad de Bogotá quien vigila todos los

movimientos financieros de las diferentes sedes del país incluida la sede de Ibagué, de esta

manera garantiza que todas las sedes cuenten con los recursos necesarios para poder cumplir

con sus obligaciones.

como uno de los pilares para Idime como empresa prestadora de servicios está en el

cumplimiento en la perspectiva del cliente en donde se manejan diferentes herramientas ya

que los clientes de Idime son los usuarios y sus familias ellos están enfocados en la

prestación de servicios donde maneja diferentes canales de comunicación y pueden

identificar la satisfacción de los usuarios o inconformidades que tengan para así lograr que

los usuarios lo vean como una empresa sólida y enfocada en el humanismo que es en lo que

están trabajando actualmente.

En la perspectiva interna o de procesos de negocio: Idime maneja un mapa de procesos en el

cual se reflejan los procesos como son; los procesos de gerencia, procesos asistenciales y

procesos de apoyo donde cada empleado puede mirar quien es el líder de cada proceso

funciones, esquemas, instructivos, protocolos, documentación, salidas y entradas de los

mismos e indicadores por mes de cada proceso para el mejoramiento continuo.

Perspectiva de la innovación y el aprendizaje: Idime trabaja en mantenerse como líder del

servicio para así lograr la diferencia en el mercado innovando con tecnología, responsabilidad

social y la excelencia, todo esto enfocado en una atención segura para los usuarios y sus

familias por eso constantemente están en un mejoramiento continuo.

PLAN DE MEJORA QUE LE RECOMIENDA A LA ORGANIZACIÓN PARA

OPTIMIZAR SU SISTEMA DE CONTROL HACIENDO ÉNFASIS EN LOS

INDICADORES DE GESTIÓN.

Los planes de mejora son importantes ya que permiten el desarrollo eficiente y progresivo de

las organizaciones optimizando la calidad total de la excelencia.

IDIME es una organización que trabaja día a día para mejorar constantemente los procesos,

permitiendo el control y haciéndoles seguimiento a las diferentes acciones a desarrollar esta

organización:

● Identifican las causas que provocan las debilidades.

● aplican acciones de mejora.

● Analizan su viabilidad.

● Establecen prioridades en las líneas de actuación.

● Disponen de un plan de las acciones a desarrollar en un futuro y de un sistema de

seguimiento y control de las mismas.

● Negocian la estrategia a seguir.

● Incrementar la eficacia y eficiencia de la gestión.

 CONCLUSIONES

● Vemos la importancia de que todas las empresas implementen un sistema de

control a la gestión y a los procesos que se desarrollan teniendo como

prioridad evaluar y determinar las diferentes medidas correctivas a las que

hubiere necesidad.

● el proceso de control garantiza el buen funcionamiento de la empresa en sus

diferentes procesos tanto internos como externos.

● se evidencia la importancia de los indicadores a la hora de evaluar, medir o

clasificar la información de la empresa ya que por medio de ellos se puede

hacer un correcto análisis de la información y se pueden tomar las decisiones

correctas para un buen funcionamiento de la organización.

 LISTA DE REFERENCIAS

https://idime.com.co/mision-y-vision/

Bernal torres y Sierra Arango (2013) Proceso Administrativo para las organizaciones del

siglo XXI, segunda edición, editorial Pearson.