Bucaramanga, Marzo 18 de 2019

Señor
ALCALDE
MUNICIPIO DE SAN MIGUEL
E. S. D.

ASUNTO: Presentación propuesta técnica y económica de un software que provee

soluciones integrales de cobro coactivo sobre impuestos territoriales.

INFORMACION GENERAL
+SCAN se caracteriza por desarrollar procesos dinámicos de crecimiento institucional
dirigidos especialmente al sector público; compuesta por un grupo multidisciplinario de
profesionales altamente calificados, comprometidos en generar verdaderas soluciones
de eficiencia y eficacia en los diversos procesos administrativos de las entidades públicas.

Nuestra experiencia e innovación, las herramientas tecnológicas de vanguardia, así como

la aplicación del referente normativo actual presente en nuestras soluciones de cobro,
nos permite ofrecer resultados de primer nivel, sobrepasando siempre las expectativas
sobre el producto y los servicios ofrecidos.

OBJETO GENERAL DE LA PROPUESTA

Brindar un sistema de procesamiento de datos automatizado, comprendido por una

plataforma informática intuitiva de fácil interacción, sincronizada en tiempo real con un
aplicativo móvil de gestión y control sobre los diferentes procesos de cobro que adelanta
el municipio.

CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO:

Plataforma informática de control que le permite a municipios y entidades de orden

público contar con los medios técnicos y logísticos necesarios para el manejo de
su información tributaria, en relación al cobro de sus impuestos locales.

Levantamiento digital del archivo físico sobre los expedientes del impuesto predial
y/o de industria y comercio (digitalización de documentos).

Sistematización y consolidación de bases de datos.

Herramientas tecnológicas para el impulso procesal de expedientes de cobro.

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 Desarrollo masivos de actividades administrativas y expedición de actos oficiales
de cobro.

Aplicación móvil para teléfonos celulares y tablet (gestión y control administrativa

del recaudo del impuesto).

Generación de reportes estadísticos en tiempo real.

Generación de reportes dinámicos del desarrollo productivo de la plataforma y

comportamiento de los niveles de recaudo.

Mejoramiento técnico en la accesibilidad del funcionario sobre los expedientes.

Manuales de usuario y video tutoriales.

Herramientas digitales de última tecnología en procesamiento, digitalización y

sistematización de datos.

Confidencialidad y reserva de los expedientes.

ALCANCE DE LA PROPUESTA:

En desarrollo del objeto de la propuesta, +SCAN se compromete con el Municipio a

realizar las siguientes actividades:

Realizar el levantamiento del archivo del impuesto predial unificado y/o el impuesto
de industria y comercio (según sea el servicio contratado).

Consolidar el inventario de los procesos del impuesto predial unificado y/o el

impuesto de industria y comercio.

Realizar la estimación del monto global del pasivo del impuesto predial unificado
y/o el impuesto de industria y comercio.

Apoyar al municipio en el estudio, análisis, atención y respuesta de aquellas

decisiones o solicitudes de los contribuyentes en torno a la gestión de cobro.

Mantener la base de datos y el banco de imágenes de los contribuyentes a fin de

mantener actualizado el cálculo del pasivo del impuesto según sea el caso.

Facilitar la vigilancia por parte de los organismos de control generando los informes
digitales que se requieran y únicamente en relación al objeto de la propuesta.

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 Conformar la base de datos y el banco de imágenes a partir de los expedientes
del impuesto predial unificado y/o el impuesto de industria y comercio.

ESQUEMA DEL DESARROLLO

El esquema a utilizar incluye la actualización constante de datos a un servidor central,

mediante métodos de comunicación y transmisión de datos vía internet, disponiendo de
recursos informáticos (software y equipos) para el procesamiento veraz de la información.
El esquema ofrecido cuenta con las características necesarias para el control de los
tributos tanto del impuesto predial unificado o industria y comercio en forma automatizada
con los más altos niveles de seguridad y confiabilidad informática.

DESCRIPCION TÉCNICA DEL SERVICIO

El objetivo final de la presente propuesta lo constituye el levantamiento digital del total de

los expedientes de cobro coactivo que por concepto del impuesto predial o de industria y
comercio (según sea el caso) posea el municipio contratante, lo anterior de conformidad
con las normas de digitalización y archivísticas vigentes.

En desarrollo del objeto de la propuesta, +SCAN se compromete con el municipio

contratante a brindar una infraestructura tecnológica, el apoyo técnico y jurídico necesario
a fin de lograr la normalización de su cartera tributaria morosa.

Se dispondrá de la habilitación de un vínculo de fácil acceso en la página institucional del

municipio, para que los contribuyentes verifiquen la información existente de sus predios
o actividad comerciales, así como también su correspondiente estado de cuenta, entre
otras opciones.

ESQUEMA OPERACIONAL DE LA PLATAFORMA

Basado en su infraestructura tecnológica, +SCAN ofrece una plataforma de servicios al

municipio contratante en la cual podrá realizar:

Control general sobre el impulso procesal de cada expediente y la operación

económica del cobro y recaudo del impuesto predial y/o industria y comercio.

La plataforma cuenta con cuatro (04) procesos generales de operación funcional,

a su vez, cada escenario de los procesos generales, comprende varios
subprocesos de interacción, los cuales son netamente intuitivos y de fácil acceso
y manejo por parte del operador administrativo.

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MODULO N. 1

En este módulo el funcionario podrá realizar el seguimiento a cada expediente de cobro

y realizar la búsqueda selectiva tanto del contribuyente como de los actos contenidos en
el expediente.

- SEGUIMIENTO:
LOS CRITERIOS DE SELECCIÓN Y
CONSULTA.
 Historial del expediente - CC
- NOMBRE Y
 Actos del expediente APELLIDOS
 Información detallada del expediente - CODIGO CATASTRAL
 Filtros - MATRICULA
INMOBILIARIA
 Control de títulos de depósito judiciales - No. DE EXP
- No. DE CASO
- VIGENCIAS
MODULO N. 2

En este módulo el funcionario podrá avanzar de manera individual o masiva diverso

actuaciones administrativas de impulso procesal.

- IMPULSO PROCESAL:

 Comunicaciones y oficios en generales

 Citaciones
 Emplazamientos
 Requerimientos
PROCESOS MASIVOS
 Resoluciones
 Mandamientos de pago ESTATUTO
 Orden de ejecución
TRIBUTARIO
 Embargos
 Liquidación del crédito NACIONAL
 Actos del remate
 Liquidación final del crédito – cierre del proceso

MODULO N. 3

En este módulo se podrá realizar la consulta en tiempo real de todos los proceso
adelantados en la plataforma, en esta sección el funcionario administrador podrá expedir
informes de recaudo, indicadores de productividad y gestión, el avance del proceso de
recaudo, cuadros estadísticos del comportamiento de pago y respuesta del contribuyente.
También podrá asignar tareas y procesos a los funcionaros de cobro que se designen
para el uso de la aplicación.

- ADMINISTRACIÓN:

 Consulta general de procesos

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  Reportes estadísticos de gestión en tiempo real
 Reportes dinámicos del desarrollo productivo de la plataforma y
comportamiento de los niveles de recaudo
 Alertas procesales
 Alertas para funcionarios
 Restricciones y control de acceso por usuario
 Consulta de avance por usuario

MODULO N. 4

Esta sección es el conjunto de recursos tecnológicos y humanos dispuesto por +SCAN,

para la óptima prestación del servicio, este ítem genera la posibilidad de gestionar y
solucionar todas las posibles incidencias o inconvenientes que pueda presentar la
aplicación, junto con la atención en tiempo real de los requerimientos relacionados al
funcionamiento cabal de la aplicación.

+SCAN cuenta con el recurso humano idóneo para saber proporcionar respuestas y
soluciones a los destinatarios del servicio (municipio o el contribuyente).

- MESA DE AYUDA

 Chat online
 Buzón de mensajes
 Servicio de soporte a usuarios.
 Soporte telefónico centralizado o en línea (on-line) Atendido de forma
inmediata e individualizada por Técnicos Especializados

SERVICIOS OFRECIDOS POR +SCAN AL CONTRIBUYENTE EN LA PÁGINA WEB

DEL MUNICIPIO CONTRATANTE.

 Consulta de estado de cuenta

 Información básica de la obligación
 Estados del proceso
 Consulta de publicaciones – avisos legales
 Simulación de acuerdo de pago
 Notificaciones electrónicas
 Preguntas frecuentes
 Videos tutoriales
 Radicación de PQRS

ESQUEMA DE PROCESAMIENTO DE DOCUMENTOS

Comprende el alistamiento, la digitalización y la captura de datos sobre los expedientes

del impuesto predial unificado y/o el impuesto de industria y comercio de la entidad.
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DESARROLLO DEL PROCESO ARCHIVÍSTICO.

El procesamiento de los documentos se realizará de acuerdo con los procedimientos que

se describen a continuación:

1. RECEPCIÓN

+SCAN recibirá del municipio contratante, todos los documentos relativos a los
expedientes de cobro del impuesto predial y/o industria y comercio, debidamente
relacionados e inventariados, garantizando la debida manipulación (libre de hongos,
bacterias, residuos químicos o cualquier otro aspecto que dificulte su libre manipulación
etc.), también se deberán entregar fumigados y esterilizados. En constancia de dicha
circunstancia se suscribirá un acta entre las partes que así lo certifique.

Para el proceso de recepción, el municipio contratante suministrará el material de

empaque como cajas, bolsas, etc., que permitan la conservación y el transporte de los
documentos.

2. TRANSPORTE

Corresponde al envío de los documentos desde la Entidad hasta el sitio designado por
+SCAN para su procesamiento y desde este hasta el sitio destinado para el
almacenamiento final, garantizando su seguridad. (A convenir)

3. ALISTAMIENTO

En esta etapa +SCAN llevará a cabo procesos archivísticos a los expedientes de acuerdo
con las normas del Archivo General de la Nación, de la siguiente manera:

Inicialmente se procederá con la identificación de todos los documentos relevantes del

expediente para su correspondiente integración al software.

Luego se procederá con la identificación de los documentos deteriorados para su

posterior restauración.

Sobre la conservación de las unidades documentales en papel químico o aquellos que

presenten afectación biológica se observaran las pautas dadas por el Archivo General de
la Nación en el Acuerdo 48 del 2000, Acuerdo 49 del 2000, Acuerdo 50 del 2000 y la Ley
594 del 2000.

En esta etapa del proceso también se procederá con el retiro de ganchos de cosedora,
clips o cualquier material metálico abrasivo.

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Finalmente se procederá con la inclusión de los documentos en las unidades de
conservación según la guía para la conservación de documentos de la presidencia de la
república así:

- Se recomienda que las Carpetas, deban ser de yute en tamaño oficio, de mínimo
240g/m2.
- Se recomienda utilizar gancho legajador plástico para las carpetas.
- Para el almacenamiento de las carpetas, se utilizan cajas referencia X-100 o X-
300, cuyas medidas son: 12 x 26 x 42 cms.
- No se podrán utilizar pastas AZ o de argolla, anillados así como otros sistemas
de almacenamiento, que afecten la integridad física de los documentos en los
Archivos de Gestión.

Para documentos de formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de

video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como disquetes, CD y
DVD., se tendrá cuenta lo siguiente:

- Para las fotografías y negativos se recomienda almacenarse en sobres

individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.
- Los rollos de microfilm deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados
en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad
independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías
diseñadas acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para
garantizar su preservación.
- Los disquetes, CD y DVD. podrán contar con una unidad de conservación plástica
en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda
vapores ácidos o contener moléculas ácidos retenidas en su estructura. Cada
unidad de conservación contendrá solo un disquete, CD o DVD.
- Para documentos que sean de conservación permanente no se recomienda
emplear los sistemas de impresión de matriz de punto (Concepto técnico Grupo
Laboratorio de Restauración, Archivo General de la Nación, 2001).

4. DIGITALIZACIÓN

Es la captura de la imagen de todos los documentos que conforman el expediente

individual y su correspondiente indexación para su posterior consulta, según los
parámetros establecidos por el municipio contratante.

+SCAN efectuará la digitalización, de acuerdo con el modelo de operación más adecuado

que se defina para tal fin, suministrando servidores, un software y un canal de

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comunicación para la consulta de imágenes digitalizadas por parte del municipio con su
correspondiente administración, mantenimiento y actualización.

+SCAN realizará la administración de las imágenes y al finalizar el objeto de la presente

propuesta se hará entrega del banco de imágenes y el total de la data al municipio
contratante con sus correspondientes índices de búsqueda.

5. DIGITACIÓN

+SCAN realizará la operación de digitación en nuestra sede o en lugar que de común

acuerdo se convenga para ello, y garantiza el cargue de la totalidad de la información
obtenida en la base de datos en el software dispuesto para tal fin, con oportunidad,
calidad y eficiencia, en concordancia con los requerimientos establecidos por el municipio
contratante, lo anterior a fin de que los documentos físicos una vez procesados estén
disponibles para su respectiva auditoría por los funcionarios designados por el municipio.
Para llevar a cabo esta operación +SCAN suministrará el aplicativo (software), mediante
el cual se registrarán todo los documentos de cada expediente.

6. VALIDACIÓN

Se aplicarán mallas validadoras con las políticas de validación que defina el municipio
contratante.

INSUMOS REQUERIDOS (A convenir, podrán ser asumidos por el contratista o el

contratante)

El municipio contratante proveerá los insumos necesarios para la ejecución del objeto de
la presente propuesta: papelería y útiles de oficina, carpetas, ganchos plásticos y cajas
para llevar a cabo la organización de los documentos; además de los elementos
requeridos para desarrollar las actividades de digitalización de los documentos
empastados y argollados (es decir, las herramientas necesarias para desargollar,
desempastar y las herramientas para empastar y argollar nuevamente).

Se tendrán en cuenta las siguientes especificaciones para el suministro de los insumos:

 CAJAS: De tipo X-300 con pestaña para su manipulación, las cuales se arman
mediante pliegues y ensambles, a partir de lengüetas que encajan por presión.
 CARPETAS: Para la conservación de los expedientes se utilizarán unidades de
conservación, consistentes en carpetas de cuatro aletas en yute de 800 gramos
mínimo.
 GANCHOS LEGAJADORES: Plásticos con filamento largo y uña de agarre.

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  RÓTULOS: Las unidades de conservación (carpetas y cajas), se identificarán con
el formato establecido por el municipio contratante, tomando como referencia las
instrucciones del Archivo General de la Nación - FUID (Formato único de Inventario
Documental).

7. TRAZABILIDAD Y AUDITORIA

Absolutamente todos los trámites y consultas en la plataforma (software) dejan una traza
en el sistema que permite y facilita su búsqueda y las labores de auditoría.

8. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

En el proceso de levamiento de la información y hasta la entrega física (en discos sata

3.0) y digital de la misma al municipio contratante, +SCAN cuenta con un Data Center
(AMAZON AWS | Cloud computing para el Gobierno) con todas las características
técnicas, de operación y seguridades, de acuerdo a las normas internacionales.

Para el procesamiento de la información también se tendrán en cuenta los parámetros

establecidos en la Circular 052 de 2007 de la Superintendencia Financiera respecto a
seguridad de la información; la Ley 1266 de 2008 (habeas data) y la Ley 1581 de 2012
en cuanto al tratamiento de los datos personales.

CARACTERISTICAS DEL SOFWARE

Sistema desarrollado por +SCAN, bajo los más altos estándares de programación
ofrecidos en el mercado digital, diseñado para el funcionamiento óptimo en la plataforma
Windows 7 en adelante y en diferentes dispositivos móviles (Android y IOS). El sistema
está compuesto por módulos operacionales intuitivos y de fácil acceso.

Cada módulo dispone de diversas operaciones administrativas, las cuales podrán

desarrollarse por niveles de usuario.

El software optimiza los procesos de cobro bajo la implementación de procesos de filtros

selectivos que permiten clasificar la cartera y adelantar actuaciones por segmentos de
contribuyentes, ligado a un sistema de alertas y reportes inteligentes que generan
notificaciones de progreso y distribución de tareas, permitiendo una interacción
permanente entre el funcionario y el aplicativo.

Cuenta además con la sincronización móvil de toda la data alojada en el software,

permitiendo que el usuario administrador gestione y controle en tiempo real el desarrollo
del cobro del impuesto.

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CARACTERISTICAS DEL HARDWARE

Cada estación de cómputo y digitalización cuenta con los siguientes componentes

técnicos:

ESTACION DE COMPUTO
MARCA ASUS X441 AU
PROCESADOR
VELOCIDAD I5
MEMORIA RAM 6 GB
CAPACIAD 1 TERABYTE

ESTACION DE DIGITALIZACION
MARCA Fujitsu Fi-7180
VELOCIDAD 60 PPM
CAPACIAD scan dúplex

PERSONAL OFRECIDO

Todo nuestro personal cuenta con acreditación nacional en su área de desarrollo.

10 Operadores archivísticos

1 Supervisor en gestión documental

1 Ing. De sistemas

1 Abogado tributarista.

CAPACITACIÓN

Durante la ejecución del contrato, +SCAN se compromete a impartir capacitación

continua y permanente en el manejo del software a los funcionarios que designe el
municipio contratante.

FORTALEZA DEL PRODUCTO

Implementación de un proyecto informático de forma exclusiva y de pertenencia del

municipio por el tiempo contratado.

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 Disminución del capital humano, menor gasto en adquisición de tecnología y recursos
físicos u otros mobiliarios.

Gestión especializada y efectiva en relación al cobro coactivo.

Desarrollo masivo de tareas.

Alertas y reportes automatizados (SMS - correo electrónico - mensajes de texto –

llamadas).

Seguimiento en tiempo real sobre la gestión del recaudo.

Mesa de soporte en línea.

Dominio y alojamiento web de los datos por un año.

Exportación de datos al datacenter del Municipio.

Asesoría continúa por el tiempo de la labor y/o contrato suscrito, en relación al cobro
persuasivo y coactivo sobre las obligaciones tributarias a favor del municipio
contratante, la asesoría comprende:

- Soporte sobre el funcionamiento cabal de la plataforma.

- Capacitaciones periódicas sobre técnicas de recaudo y normatividad aplicable al
cobro de impuestos territoriales.
- Atención continua referente al cobro coactivo bajo los parámetros de las normas
vigentes.
- Asesoría en la defensa jurídica de las obligaciones tributarias a favor del municipio
contratante.

GENERACIÓN DE NUEVAS VERSIONES DEL SOFTWARE

Como resultado de las optimizaciones, actualizaciones y correcciones al sistema, las

nuevas versiones del software, serán instaladas sin costo adicional.

PLAZO

El término de ejecución del objeto de la presente propuesta es de siete (7) meses a partir
del acta de inicio.

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VALOR

El valor fiscal de la presente propuesta corresponde a la suma de CUARENTA

MILLONES DE PESOS M/cte. ($ 40.000.000), excluido IVA e Impuestos.

LUGAR DE EJECUCION

El trabajo de alistamiento, digitalización y sistematización se realizará inicialmente en el

lugar que designe el municipio contratante y/o en las Instalaciones de +SCAN en la
ciudad de Bucaramanga.

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