Propuesta de mejoramiento a la planificación y ejecución de presupuesto en la empresa

CENTRO MAYOR CENTRO COMERCIAL P.H.

Asignatura:
Práctica Profesional III

Función de Práctica Profesional:

Vínculo laboral

Dayan Ximena González Hernández

ID: 604292
Diego Camilo Guzmán Cortés
ID: 441697

Tutor:
Diego Edixon Rodríguez

23 de marzo de 2020
 ii

Propuesta de mejoramiento a la planificación y ejecución de presupuesto en la empresa

CENTRO MAYOR CENTRO COMERCIAL P.H.

Asignatura:
Práctica Profesional III

Función de Práctica Profesional:

Vínculo laboral

Dayan Ximena González Hernández

ID: 604292
Diego Camilo Guzmán Cortés
ID: 441697

Tutor:
Diego Edixon Rodríguez

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Facultad de Ciencias Empresariales
Programa de Contaduría Pública
2020
 iii

Tabla de Contenidos

Lista de tablas ……………………………………………………………………………...

……..vi

Lista de figuras ……………………………………………………………………………...

…...vii

Resumen ……………………………………………………………………………………...…

viii

Abstrac ………………………………………………………………………………………….viii

Palabras claves ………………………………………………………………………………….viii

Introducción………………………………………………………………………………..……...9

Capítulo 1. Caracterización de la Práctica Profesional Vínculolaboral

1.1 Diagnóstico del área de intervención………………………………………………...............10

1.1.1 Identificación de las necesidades de la organización objeto de

apoyo…………………........11

1.2 Objetivos……………………………………………………………………………………..12

1.2.1 Objetivo general…………………………………………………………………………....12

1.2.2 Objetivos

específicos…………………………………………………………………….....12

1.3 Justificación…………………………..………………………………………………………

12

Capítulo 2. Direccionamiento estratégico

 iv

2.1 Naturaleza de la organización y breve reseña histórica………...

……………………………..14

2.2 Marco contextual………………………………………………..……………………………

14

2.3 Elementos del Direccionamiento Estratégico de la empresa……...

…………………………..15

2.3.1 Misión………………………………………………………….…………………………..15

2.3.2 Visión………………………………………………………….…………………………...15

2.3.3 Valores Corporativos…………………………………………..

…………………………...16

2.4. Organigrama de la de la empresa o institución y ubicación del estudiante en

él……………...16

2.5 Estructuración del plan de trabajo con funciones propias de la

disciplina…………………….18

Capítulo 3. Desarrollo disciplinar y resultados de la Práctica.

3.1 Marco Conceptual…………………………………………………………………………....20

3.2 Marco normativo …………………………………………………………………..………...22

3.3 Matriz FODA y análisis personal de la experiencia de Práctica realizada………………….…

23

3.4 Cronograma de actividades previsto. …………………….……………………………...

…...23

3.5 Descripción detallada del plan de trabajo, funciones y compromisos

establecidos…………...24
 v

3.5.1 Descripción de las actividades realizadas……………………………………………...

…...24

3.5.2 Funciones asignadas………………………………………………………………..............25

3.5.3 Compromisos establecidos……………………………………………………………...….25

3.6 Descripción de herramientas y recursos utilizados………………………………………...…

26

3.7 Aportes realizados a la Organización desde su cargo………………………………..……..…

26

Capítulo 4. Evaluación de la Práctica.

4.1 Planeación vs Ejecución…………………………………………………………….…..……

25

4.2 Indicadores de desempeño………………………………………………………………...

….25

4.2.1 Indicadores de

cumplimiento……………………………………………………….............25

4.2.2 Indicadores de evaluación……………………………………………………………….....25

4.2.3 Indicadores de gestión……………………………………………………………………...25

4.3 Autoevaluación del estudiante sobre su práctica con respecto a su desempeño dentro de la

organización……………………………………………………………………………………...25

Capítulo 5. Beneficios, conclusiones y recomendaciones.

5.1 Beneficios logrados para su perfil profesional………………….……………………….

…....25
 vi

5.2 Conclusiones de la Práctica………………

………………………………………………….25

5.3 Recomendaciones……………………………………..………………………………….

…..25

6. Referencias Bibliográficas…………………………………………………………………….27

7. Anexos………...

……………………………………………………………………………….28

 Copias de formatos de evaluación realizados por el jefe

inmediato………………………………………………………………………………....27
 vii

Lista de Tablas

Pg.

Tabla 1. Descripción Plan de Trabajo Semanal para el periodo de Práctica Profesional………..18

Tabla 2. Matriz FODA empresarial ………………………………………..................................23

 viii

Lista de Figuras

Pg.

Figura 1. Arbol de problemas de la empresa CENTRO MAYOR CENTRO COMERCIAL…… 8

Figura 2. Organigrama de la empresa CENTRO MAYOR CENTRO COMERCIAL P.H.…….17

Figura 3. Mapa de proceso de la empresa CENTRO MAYOR CENTRO COMERCIAL……...18

Figura 4. Cronograma de actividades CENTRO MAYOR CENTRO COMERCIAL P.H..…….24

 ix

Resumen

Para cualquier ente económico es importante manejar un presupuesto de manera que se

pueda medir financieramente el cumplimento de los objetivos trazados para el periodo

determinado. Por medio del control del presupuesto presentado es posible determinar si la meta

de ingresos propuesta se está cumpliendo y si se están optimizando las salidas de recursos de

manera que el resultado de la actividad sea positivo.

Por medio del trabajo realizado en CENTRO MAYOR CENTRO COMERCIAL P.H. se

identificaron las falencias existentes en todo el proceso financiero que producían una ejecución

descontrolada de los rubros propuestos lo cual no permitía realizar una medición confiable de los

indicadores financieros de la entidad y generaba desconfianza de los copropietarios en el equipo

financiero de la entidad.

De acuerdo a lo anterior se propuso un protocolo para el control presupuestal de la

entidad que permita mostrar los indicadores de cumplimiento reales encaminados a la toma de

decisiones de manera acertada por parte de los copropietarios y la administración del centro

comercial y qie de acuerdo a los logros obtenidos a partir de dicho proceso se recupere la

confianza en el equipo financiero por parte de los clientes internos y externos de la entidad.
 x

Palabras claves

Presupuesto, protocolo, ingreso, gasto, costo, control, proyección, estimación.

 9

Introducción

CENTRO MAYOR CENTRO COMERCIAL P.H. es una entidad del sector comercial

que se dedica a la explotación de sus instalaciones a cambio de las respectivas retribuciones

económicas, su área financiera tiene como función el reconocimiento de los hechos económicos

que afectan positiva o negativamente el comportamiento financiero de la entidad además del

control presupuestal que facilita la clasificación de los hechos económicos mencionados dentro

de los rubros destinados para cada caso.

En los últimos tiempos el área financiera del centro comercial ha visto afectado

negativamente el resultado de su gestión debido a falencias existentes el control presupuestal,

generadas por el incumplimiento en el cronograma de actividades y la ausencia de una

conciliación oportuna entre el presupuesto aprobado y la ejecución que se da con el

reconocimiento de los costos y gastos en contabilidad. Esta omisión en los procesos de control se

da debido la desorganización en los procesos logísticos y administrativos que desemboca en la

falta de tiempo de los colaboradores para ejecutar las actividades de control.

Por medio del trabajo realizado en la entidad se propuso un protocolo de acciones de

mejora para el control presupuestal de la entidad que permitiera direccionar los diferentes costos

y gastos generados por la operación de la entidad desde antes que el documento soporte sea

radicado en el área contable para su causación, lo que optimiza el tiempo en el desarrollo de

actividades y minimiza el riesgo de una posible sobre ejecución de los rubros aprobados en el

presupuesto del centro comercial que es lo que finalmente se busca con la propuesta realizada.
 10

Además de la proposición del protocolo, las ideas plasmadas en el mismo se llevaron a

cabo en tiempo real, analizando cada hecho económico generado con el fin de direccionarlo en el

rubro correcto por medio de la orden de servicio de manera que cuando llegue el documento

soporte para realizar la causación y pago la transacción sea reconocida dentro del rubro asignado,

así la conciliación entre lo presupuestado y lo ejecutado será más ágil, se evitaran reprocesos y se

recuperará la confianza en la información entregada por el equipo financiero.

 11

Capítulo 1. Caracterización de la Práctica Profesional Vínculo Laboral

El propósito de este capítulo es la contextualización de la empresa CENTRO MAYOR

CENTRO COMERCIAL P.H., donde se realizará la Práctica Profesional Vínculo Laboral; en el

cual se desempeñará el cargo de analista contable.

1.1. Diagnóstico del área de intervención

CENTRO MAYOR CENTRO COMERCIAL P.H. pertenece al sector de comercio, la

actividad económica principal son las actividades inmobiliarias realizadas a cambio de una

retribución o por contrata.

A continuación, se presentan los elementos principales del entorno donde se desarrollará

la Práctica Profesional.

 Nombre de la empresa: CENTRO MAYOR CENTRO COMERCIAL P.H.

 Dirección: Calle 38 A sur No. 34 D – 51

 Teléfono: 7342048

 Código CIIU: 6820

 Pertenece al grupo 2 en NIIF para Pymes

 Responsabilidades fiscales:

07- Retención en la fuente a título de renta

14- Informante de exógena

11- Ventas régimen común

 12

05- Impto. Renta y compl. Régimen ordinario

42- Obligado a llevar contabilidad

10- Obligado aduanero

Un presupuesto empresarial tiene como fin realizar una proyección de los ingresos y

gastos que la empresa tendrá en un periodo determinado, lo cual le permitirá a la misma,

planificar y controlar los recursos para el debido cumplimiento de los objetivos trazados.

La falta de planificación y control del presupuesto es una de las problemáticas que hoy en

día la empresa enfrenta, ya que con el cierre de año 2019 se evidencia la sobre ejecución de

rubros presupuestales e incluso algunos sin ejecutar.

1.1.1 Identificación de las necesidades de la organización objeto de apoyo.

De acuerdo con lo anterior, se puede plantear que de continuar con esta falla los

copropietarios en la Asamblea podrían no aprobar el incremento del presupuesto proyectado para

el año 2020, lo que nos lleva a preguntarnos ¿Sí se proponen métodos del manejo del

presupuesto, la organización cumpliría con su ejecución?

 13

Figura 1. Árbol de problemas de la empresa Centro Mayor Centro Comercial P.H. (Fuente:

elaboración propia.)

1.2. Objetivos

1.2.1 Objetivo general

Proponer acciones de mejora en el proceso de control presupuestal en Centro Mayor

Centro Comercial P.H. en la etapa de ejecución, de modo que se pueda llevar un control real de

los recursos.

1.2.2. Objetivos específicos

 Identificar las principales dificultades en el proceso de control del presupuesto del

área financiera de Centro Mayor Centro Comercial P.H. de modo que se tenga

claridad de los puntos a donde se deben enfocar los esfuerzos

 14

 Proponer un protocolo de mejoramiento en el proceso de ejecución presupuestal de

Centro Mayor Comercial P.H. encaminado a la presentación de una información

financiera de calidad que permita una toma de decisiones más acertada.

 Evaluar la competencia del protocolo propuesto frente a las dificultades identificadas

en el área financiera de Centro Mayor Centro Comercial P.H. de manera que se

evidencien los resultados esperados en la presentación de la información financiera.

1.3 Justificación

El presupuesto es uno de los conceptos más importantes en el desarrollo de la actividad

económica de cualquier entidad debido a que por medio de él se definen los recursos que se

utilizaran en un periodo determinado por medio de los cuales se cumplirán los objetivos de la

administración en términos financieros.

CENTRO MAYOR CENTRO COMERCIAL P.H. proyecta anualmente los recursos que

serán utilizados para el desarrollo de su actividad económica y los distribuye en diferentes rubros

o líneas de inversión, dicha proyección es aprobada por la asamblea de copropietarios y es la

carta de navegación del centro comercial financieramente hablando y lo ideal es que el área

financiera se rija por este documento.

Desafortunadamente, debido a desordenes en la ejecución de actividades administrativas

y logísticas el procedimiento presupuestal del centro comercial no se lleva a cabo de la manera

correcta y se omiten puntos fundamentales de control que conllevan al registro errado de los

hechos económicos y por ende la sobre ejecución de algunos rubros y la ausencia de ejecución en

otros lo que no permite el reporte de información de calidad a las partes interesadas.

 15

La finalidad del trabajo realizado por el estudiante en la entidad es encontrar la manera

más ágil y practica de controlar la ejecución de los recursos de manera que la contabilización del

hecho económico se dé bajo la directriz que da la orden de servicio emitida como documento

presupuestal de manera estricta. Además de llevar a cabo este protocolo el estudiante, al final de

cada mes o periodo contable, realizará una conciliación entre los valores presupuestados y la

ejecución realizada en contabilidad con el fin de descartar posibles errores y si llegaran a

encontrarse, realizar la corrección de los mismos oportunamente.

Luego de evaluar la pertinencia del protocolo adoptado y de demostrar la eficiencia del

mismo, el estudiante aprovechará los espacios de capacitación que ofrece la entidad para darlo a

conocer a todas las partes que intervienen en la ejecución del presupuesto y de esta manera el

proceso presupuestal será más armonioso al mostrar a todas las áreas del centro comercial la

importancia de un presupuesto bien controlado.

Capítulo 2. Direccionamiento estratégico

2.1 Naturaleza de la organización

CENTRO MAYOR CENTRO COMERCIAL P.H. identificado Con Nit. 900.346.807 – 7

es el centro comercial más grande de Colombia y el tercero de Latinoamérica, se realiza la

apertura el 26 de marzo de 2010 en un terreno que había sido urbanizado y destinado para este

fin desde los años 80’s ubicado en el sector de Villa Mayor. Fue diseñado bajo la temática

circense que se refleja en sus techos coloridos, en sus carpas de circo y en sus plazas las cuales

hacen alusión a los iconos que son protagonistas del circo.

El centro comercial ha sido bien recibido por los habitantes del sur de Bogotá, ya que

ofrece amplios servicios en gastronomía, entretenimiento y sector de entidades financieras

 16

convirtiéndose en el mejor espacio para divertirse, hacer compras, comer y pasar un rato

agradable en familia, siendo el más visitado de Colombia.

Actualmente, se dedica a la administración de locales y explotación de zonas comunes.

2.2 Marco contextual

El centro comercial se encuentra ubicado en la Avenida NQS con Calle 38 sur, contando

con un óptimo sistema de vías como la Autopista Sur, la Avenida General Santander, la Avenida

Jorge Gaitán Cortés, la Avenida el Quiroga, la Avenida el Claret y la Avenida Inglés.

Adicionalmente, está ubicado frente a la estación de Transmilenio, lo que contribuye a la

movilidad.

Fuente: Página web de CENTRO MAYOR CENTRO COMERCIAL P.H.

2.3 Elementos del Direccionamiento Estratégico de la empresa

2.3.1 Misión
 17

Ser el Centro Comercial de su preferencia, generando las mejores experiencias, grandes

emociones y satisfacción de nuestros propietarios, marcas, aliados zonas comunes, visitantes,

colaboradores, proveedores, entidades de control y vigilancia con una estrategia innovadora de

servicio.

2.3.2 Visión

Ser en el 2022, el Centro Comercial de mayor reconocimiento a nivel nacional por

ofrecer la mejor mezcla comercial, gastronómica y de entretenimiento, a través de espacios de

diversión con los más altos estándares de servicio, calidad e innovación, modelos exitosos de

gestión, gestión integral de riesgos, un equipo de colaboradores competentes y comprometidos,

alianzas estratégicas con proveedores, responsabilidad social y ambiental, generando valor y

fidelización en los grupos de interés.

2.3.3 Valores Corporativos

Solidaridad: Centro Mayor trabaja constantemente en unir esfuerzos para conseguir

metas comunes y actuar para ayudar a los demás.

Actitud de servicio: el Centro Comercial se caracteriza por ser cálidos y amables en la

atención que brinda a las partes interesadas, en escuchar y entender las necesidades de las

mismas.

Efectividad: se toman medidas preventivas y correctivas para la mejora continua y su vez

el Centro Comercial se orienta en la consecución de resultados efectivos.

2.4 Organigrama de la empresa o institución y ubicación del estudiante en él.

 18

En la figura 1 se muestra el organigrama de Centro Mayor Centro Comercial P.H., el cual

se compone principalmente por la Gerencia General, tres Direcciones que dependen de esta, las

jefaturas y coordinaciones de cada uno de los procesos. La Práctica Profesional se desarrolla en

el área de Financiera en el cargo de analista contable.

ORGANIGRAMA CENTRO MAYOR

CENTRO COMERCIAL P.H.

ASAMBLEA DE
COPROPIETARIOS
Revisor
Fiscal

CONSEJO DE
ADMINISTRACIÓN
Auditor
Interno (CM)

GERENCIA GENERAL

Gestor de
Calidad ( 1CM)

Asesores

Director Director de
Director de Financiero (1CM) Operaciones (1CM)
Mercadeo (1CM)

Jefe de Gestión Jefe de Jefe de Jefe de Jefe de

Humana (1CM) Contabilidad (1CM) Seguridad (1CM) Mantenimiento (1CM) Estacionamiento (1CM)
Ingeniero de
Soporte (1EST)

Coordinador Coord. Coord. Coord. Coord.

Coord. Coord. de Coord. de Coord. de Coord. Coord. Coord. de Ambiental Estacionamiento
Seguridad Civil Industrial
Comercial Eventos Fidelización digital Comunicaciones SGSST Compras (1 EST)
(2CM, 1 EST) (1 EST) (1 EST) (1 CM)
(1CM, 1EST) (1 CM) (1 CM) (1 EST) (1 CM) (1 EST) (1 CM)

Analista de Analista Analista de

Nómina, Contable Tesorería
(1EST) (1 CM) (2 EST) (1 CM) Supervisor Supervisor Supervisor de
Mantenimiento Ambiental Estacionamiento
Asistente de Asistente (4 EST) ( 1CM, 3EST)
(1 EST)
Servicio al Almacenista
Gerencia (1CM) (1 CM)
cliente (1CM)

Técnico Técnico Técnico

Hidráulico Eléctrico Soldador Cajero
(2 CM, 2 EST) (2 CM, 2 EST) (1 CM) (1 CM, 2 EST)

Informador
(1CM, 6EST)

Auxiliar de Gestión Auxiliar de Auxiliar de Auxiliar Auxiliar Auxiliar de Auxiliar Auxiliar

Mercadeo comunicaciones de Gestión Contable Mantenimiento Ambiental
Documental (1EST) Humanan
Estacionamiento
(1 CM) (1 EST) (1 EST) ( 7 EST) ( 1EST) ( 12 EST)
(1 EST)

Aprendiz
SENA
(2 CM) Outsourcing Outsourcing Mantenimiento
Seguridad Servicios Equipos
Recepcionista Estacionamiento
Generales/mto/
(1CM) Ambientales

Mensajero
(1CM)
Tributario

Auxiliar Servicios
Generales (1CM)
Laboral

Agencias

Jurídico

Figura 2. Organigrama de la empresa Centro Mayor Centro Comercial P.H. (Fuente:

Manual de Calidad Centro Mayor.)
 19

Figura 2. Mapa de procesos de la empresa Centro Mayor Centro Comercial P.H. (Fuente:
Manual de Calidad Centro Mayor.)

2.5 Estructuración del plan de trabajo con funciones propias de la disciplina.

Para el desarrollo de la función de Práctica Profesional en Vínculo Laboral, se exponen

en el siguiente apartado los elementos clave del Plan de trabajo a realizar durante el periodo de

Práctica.

Las actividades propuestas para ser desarrolladas en el periodo de dieciséis (16) semanas,

se describen con detalle a continuación:

Tabla 1. Descripción del Plan de Trabajo Semanal para el periodo de Práctica Profesional

Semana Actividades para desarrollar

1  Facturación de Administración y zonas comunes
2  Revisión y ajustes de cierre del mes anterior
3 Elaboración de impuestos, causación de cuentas por pagar mes en curso
4  Envío de cartas de cobro a los arrendatarios, causación de cuentas por pagar
 20

mes en curso
5  Facturación de Administración y zonas comunes
6  Revisión y ajustes de cierre del mes anterior
7 Elaboración de impuestos, causación de cuentas por pagar mes en curso
 Envío de cartas de cobro a los arrendatarios, causación de cuentas por pagar
8
mes en curso
9  Facturación de Administración y zonas comunes
10  Revisión y ajustes de cierre del mes anterior
11 Elaboración de impuestos, causación de cuentas por pagar mes en curso
 Envío de cartas de cobro a los arrendatarios, causación de cuentas por pagar
12
mes en curso
13  Facturación de Administración y zonas comunes
14  Revisión y ajustes de cierre del mes anterior
15 Elaboración de impuestos, causación de cuentas por pagar mes en curso
 Envío de cartas de cobro a los arrendatarios, causación de cuentas por pagar
16
mes en curso
Fuente. Elaboración propia.

Al desarrollar las actividades descritas en la anterior tabla se logró llevar a cabo la

identificación de las falencias que tiene el área financiera en su proceso presupuestal teniendo en

cuenta que se revisó la documentación y en general la información financiera al cabo de cada

periodo contable. Por otra parte, en el momento de la ejecución de la actividad se realizó la

prueba del nuevo protocolo de control presupuestal y de paso se mostraron los resultados

obtenidos para evaluar la pertinencia del mismo.

 21

Capítulo 3. Direccionamiento estratégico

3.1 Marco Teórico

Para la adecuada administración de una empresa se necesita la planificación y control de

la operación de ésta, lo cual se inicia con la proyección de un presupuesto.

De acuerdo a lo anterior, la firma de auditoría Auditool S.A.S. indica que el presupuesto

es una de las herramientas que más se utiliza contablemente para el control y manejo de una

empresa. Éste, sirve para hacer proyecciones formales de los ingresos y egresos que se

producirán en un periodo determinado de tiempo. Sin embargo, para la firma, el manejo y el

resultado exitoso del proceso presupuestal, depende de quienes lo trabajen y adicionalmente, de

la frecuencia en la que se revise la información.

Para Burbano (2005), el presupuesto es la asignación de recursos para el cumplimiento

de metas en un periodo determinado, permitiendo así el cumplimiento de la función económica

de la entidad; siendo este una herramienta de planificación importante para la toma de

decisiones. En una segunda definición, Burbano también indica que es una estimación

programada, de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a obtener

por un organismo en un periodo determinado.

Horngren (2004) afirma que el presupuesto es un plan de acciones propuesto por parte de

la administración para un periodo determinado, además que deben expresarse detalladamente

para así llevar un control por cada área de la empresa.

Por otra parte, Muñoz Amato (1999) indica que es un plan que se expresa en términos

financieros reflejándose en las partidas del ingreso y gasto de donde se desprenden los propósitos

y el medio sobre los cuales se van a lograr los objetivos, incluyendo los recursos materiales,

recurso humano, tiempo y estrategias de trabajo.

 22

Según Welsch (2005), el presupuesto debe tener una formulación, aprobación, ejecución

y control, ya que de este modo se podrá obtener información real, lo que permitirá identificar

cuáles son las áreas fuertes y débiles.

Así también como lo muestra Bogsnes (2016), para él es un pronóstico continuo que

puede expresar las posibles situaciones que se pueden presentar durante el escenario del

presupuesto.

Dentro del proceso presupuestal, inciden componentes como los ingresos que según

Carrasco (2003), son los incrementos en el patrimonio neto de un ente económico durante un

periodo gravable, ya sea en forma de entrada o aumentos en los activos, o de disminución o baja

del pasivo, siempre que no se originen en aportes monetarios o en especie de los socios,

accionistas o propietarios.

Por su parte, Samuelson (1983) indica que el ingreso es la cantidad de recursos

monetarios que se asigna a cada producto por su contribución al proceso productivo. El ingreso

se puede dar en forma de salarios, renta, dividendos, regalías, utilidades, honorarios, etc.,

dependiendo del factor de producción que lo reciba.

Contrario a los ingresos y como ejecucion del presupuesto se encuentran los gastos que

corresponden al componente negativo del resultado, y los define como el decremento del

patrimonio neto en los movimientos del ejercicio, sea que se den en forma de salidas o

disminuciones en el valor de los activos, o en reconocimiento o aumento del pasivo sin que se

tenga en cuenta las distribuciones a los socios o propietarios. Muñoz Jiménez (2008)

Por su parte, Uribe Marín (2011) realiza una clasificación de los gastos ya definidos en

tres categorías. En primer lugar se apoya en autores como Mauleón (2006) para expresar que los

gastos de distribución y ventas son todas las erogaciones en que incurre el ente económico para
 23

almacenar y trasladar los productos terminados al consumidor en general utilizando diversos

canales. En segundo lugar, define los gastos administrativos son los rubros en que se incurre para

cubrir las funciones administrativas de la entidad. Y por último, citando a Ramírez (2008) la

tercera categoría son los gastos financieros quien los identifica como las erogaciones por el uso

de recursos ajenos, que permiten financiar el crecimiento y desarrollo de las actividades de la

entidad.

En Centro Mayor Centro Comercial P.H., el presupuesto es la base fundamental de la

gestión de la administración, cada año se elabora un proyecto de presupuesto de ingresos, gastos

e inversiones para realizar actividades estratégicas que permitan crecer al centro comercial

comercialmente y a su vez reinvertir en su infraestructura.

Inicialmente, se toma como base los ingresos que obtiene el centro comercial, los cuales

hacen referencia a las cuotas de administración, explotación de zonas comunes, ingresos por

estacionamiento, entre otros. Los ingresos por administración son fijos a diferencia de los demás

conceptos, por lo cual siempre van acompañados de estrategias y un cumplimiento de metas para

estar siempre al margen o por encima de lo propuesto.

En relación con el gasto, teniendo en cuenta la infraestructura y el funcionamiento del

centro comercial, se requieren ciertos gastos e inversiones para cumplir con los objetivos de la

copropiedad. Los gastos operacionales, estos corresponden a la carga prestacional, honorarios,

outsourcing de aseo y vigilancia y servicios técnicos; los gastos de ventas están relacionados con

toda la parte comercial, publicitaria y fidelización del centro comercial. Los proyectos de

inversión hacen referencia a modificaciones estructurales como en la fachada, cambio de

iluminación, la adquisición de recursos tecnológicos y todos aquellos proyectos especiales que

requiera la copropiedad.
 24

Actualmente, el presupuesto se maneja por áreas, lo que permite llevar un control y

organización de lo que se ha ejecutado y lo que se encuentra pendiente de ejecutar.

3.2 Marco Normativo

Ley 1314 de 2009 reglamentada por el decreto 3022 de 2013, que da pautas sobre la

información de información financiera del grupo 2 correspondiente a las Pymes en la sección

No. 2. Características cualitativas de la situación financiera.

El rendimiento es la conexión que hay entre los ingresos y gastos en una empresa durante

un periodo, el cual permite conocer el rendimiento ya sea para la devolución de una inversión o

por las ganancias adquiridas.

Los ingresos se definen como los incrementos económicos que son producidos a lo largo

del tiempo, se informan por medio de entradas que se ven reflejadas en el activo, generando

como resultado aumento también en el patrimonio.

Los gastos son disminuciones económicas que se producen a lo largo del tiempo, el cual

se informa por medio de salidas en los activos y a su vez el aumento en los pasivos, generando

como resultado disminuciones en el patrimonio.

El reconocimiento de estos dos conceptos se deriva de las actividades ordinarias sobre las

cuales se dedica la compañía. Dentro de los ingresos se reconocen las ventas, servicios, intereses

y alquileres; los otros ingresos que pueda adquirir la empresa se reconocen como ganancias, ya

que no hacen parte de su actividad principal. En los gastos se tiene en cuenta la carga

prestacional, costo de ventas, depreciación y los otros gastos que se pueden ocasionar se reflejan

como pérdidas.
 25

3.3 Matriz FODA empresarial

Tabla No. 2
Fortalezas Debilidades
 Se genera desde el software contable.  El personal no posee conocimientos
 Elaboración de cronograma de técnicos para la elaboración y control del
actividades para la ejecución del presupuesto.
presupuesto.  Manejo inadecuado de la información, ya
 Revisión periódica de la ejecución del que no se alimenta la información con las
presupuesto. órdenes de compra y servicio que se
encuentran en ejecución.
 Incumplimiento de los procesos.

Oportunidades
 Brinda capacitación y acompañamiento
necesario al personal.
 Planificación de la ejecución del
cronograma de actividades.
 Ejecución y control exitoso del
presupuesto
Amenazas
 Incumplimiento en la radicación de
facturas de los servicios prestados por
proveedores para el debido registro
contable.
 Contratación de proveedores y
clientes sin un buen músculo
financiero, afectando la operación.
 No ejecutar rubros presupuestales.

Fuente: Elaboración propia.

3.4 Cronograma de actividades

En el presente cronograma se relacionan las funciones y actividades realizadas que se

llevan a cabo en tiempos establecidos para el debido cumplimiento de los objetivos del presente

informe; en la primera columna se detallan las actividades a trabajar, en la segunda columna la

persona que las ejecuta; en la tercera columna, cuarta y quinta columna, se detallan y sombrean

los días en los cuales se llevarán a cabo dichas actividades.

A continuación, se encuentra el diagrama de Gantt el cual se trabaja de forma mensual.

 26
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
DIAGRAMA DE GANTT
TIEMPO MES/DÍA
ACTIVIDAD 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M
1 Recibir facturas

2 Revisión de facturas radicadas

Entrega de facturas líderes de áreas para
3
aprobación
4 Registro de cuentas por pagar

5 Control gastos fijos

Envío de informe de servicios facturados al
6
área de compras para marcar com cumplido
Conciliación de ordenes de compra y/o
7
servicio pendientes de facturar
8 Revisión general del gasto
Revision y elaboración de informe de
9
ingresos mensuales
10 Cierre mensual

Figura 3. Cronograma de actividades desarrolladas en Centro Mayor Centro Comercial.

3.5 Descripción detallada del plan de trabajo, funciones y compromisos establecidos.

3.5.1 Descripción de las actividades realizadas

Para el desarrollo de la práctica profesional se establecen las siguientes actividades:

 Revisión de la documentación radicada por proveedores.

 Contabilización de cuentas por pagar.

 Contabilización de legalizaciones de colaboradores y caja menor.

 Conciliación de órdenes de compra y/o servicio.

 Control de gastos fijos.

 Revisión de gastos e ingresos mensuales.

 Análisis y depuración de balance mensual.

 Implementación facturación electrónica.

 Apoyo en demás funciones asignadas.

 27

3.5.2 Funciones Asignadas

Las funciones que fueron asignadas por el líder del departamento contable para

desarrollar los objetivos propuestos para el debido control presupuestal de la entidad

fueron:

 Revisión de partidas contables

 Causación de gastos y/o cuentas por pagar

 Elaboración de informes de presupuesto

 Revisión de documentación de proveedores

 Conciliación de órdenes de compra y servicio

Al realizar las actividades relacionadas con causación, se revisaron las partidas

presupuestales de manera que dichas causaciones no afectaran negativamente en el

proceso de control, de igual manera se revisó que las ordenes de servicio estuvieran

correctamente descargadas del presupuesto de manera que al preparar los informes

mensuales se presente el saldo real de cada rubro presupuestal.

En la elaboración informe mensual de ingresos fue posible identificar el valor real de los

mismos con lo que fue posible determinar las diferencias entre el presupuesto y la

ejecución real con el fin de llevar a cabo el ajuste en cada partida presupuestal y así evitar

la especulación en la asignación de cada área y por ende la sobre ejecución de las

mismas.
 28

3.5.3 Compromisos establecidos

Para el debido desarrollo de las actividades establecidas, los estudiantes se comprometen

a:

 Hacer un manejo adecuado de las herramientas de trabajo.

 Manejo de confidencialidad.

 Hacer revisión completa de las facturas radicadas que cumplan con todos los

requisitos de ley y con los debidos procesos y procedimientos de la organización.

 Registrar la información contable en los tiempos establecidos para el oportuno

análisis y eficaz toma de decisiones.

 Analizar la información mensual, cumpliendo la normativa vigente.

Todo lo anterior encaminado al debido control de las partidas presupuestales tanto en lo

concerniente a ingresos (facturación) y gastos (cuentas por pagar, legalizaciones, etc.)

3.6 Descripción de herramientas y recursos utilizados

En Centro Mayor Centro Comercial P.H., se maneja el sistema contable Adci, sobre el

cual se realiza el debido registro y contabilización de las cuentas por pagar, cajas menores y

legalizaciones. Por medio de éste, también se pueden generar informes en Excel y PDF los

cuales son útiles para la revisión y análisis de determinada información que suelen solicitar las

áreas o que facilita la ejecución de las actividades propias del departamento de financiera.
 29

Adicionalmente, con relación a este sistema contable, se está implementando el proceso

de facturación electrónica el cual se está llevando a cabo con el proveedor tecnológico Facture,

donde todos los convenios y facturas elaborados a los clientes, son dispersos desde la plataforma

PL – COLAB.

3.7 Aportes realizados a la Organización desde su cargo

Durante el tiempo que se estuvo desarrollando el trabajo en lo correspondiente al control

presupuestal de la entidad, luego de identificar los puntos de quiebre donde se perdía la

trazabilidad de la asignación de rubros o líneas de inversión y las demás falencias del proceso

como la ausencia de una cultura del orden y la indisciplina en el cumplimiento de los

cronogramas de actividades propuestos, se puso en firme la propuesta para de las acciones de

mejora en la etapa de ejecución del presupuesto.

Estas acciones de mejora no quedaron únicamente en el papel, la propuesta realizada fue

puesta en práctica desde el primer momento en que se tuvo la oportunidad de ejercer un control

en los actos que afectaban el presupuesto de la entidad, de igual manera, durante los procesos de

causación y de revisión de las partidas que hacían parte de la contabilidad se aplicaron los

correctivos que necesitaba el proceso.

Luego de terminado el ejercicio de cada periodo contable, se evaluó el producto de las

acciones aplicadas, en esta evaluación se comparó la información del mismo periodo del año

anterior con la información del año en curso para definir la pertinencia de los correctivos

aplicados y medir el impacto en términos matemáticos y estadísticos de las acciones de mejora

que fueron propuestas.

 30

6. Referencias Bibliográficas

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