FUNDAMENTOS DEL PROYECTO

La iniciación de proyectos, la determinación de la factibilidad del proyecto, la calendarización del proyecto y la

administración de las actividades y de los miembros del equipo para lograr la productividad, son capacidades muy
importantes que debe dominar el analista de sistemas. Por lo tanto son fundamentales en el proyecto. Un proyecto de
sistema comienza con problemas y oportunidades de mejora dentro de la organización, eso implica que la organización se
va adaptando a los nuevos cambios.

Una vez que es sugerido un proyecto, el analista trabaja rápidamente con los tomadores de decisiones, para determinar si
es factible. Si es aprobado un proyecto se hará un estudio de sistema completo. Las actividades del proyecto son
calendarizadas mediante el uso de herramientas tales como gráficas de Gantt y PERT, para que el proyecto pueda ser
realizado a tiempo. El manejo efectivo de la calendarización asegura una productividad a los miembros del equipo.

I INICIO DEL PROYECTO

1. Cómo comienzan los proyectos de sistemas: Las aplicaciones se originan en todas las áreas de negocio con diferentes
problemas.

1.1 Razones para iniciar un proyecto.

Los usuarios solicitan proyectos de sistemas de información por diferentes razones. A veces es para solucionar un
problema, como la reducción de costos, realizar ciertas tareas o mejorar el control del trabajo que se lleva a cabo.

Algunas de la razones son:

A) Mayor velocidad:
La razón fundamental porque se busca el desarrollo de proyectos de sistemas es la velocidad, ya que las computadoras
procesan los datos muy rápidamente. Si se requiere un proceso rápido, el sistema automatizado es lo más útil, siempre que
se diseñe y se utilice en forma apropiada y efectiva. Por ejemplo: El uso de cajeros para mejorar la velocidad.

B) Mayor exactitud y mejor consistencia:

En ocasiones se solicitan los proyectos de sistemas de información para mejorar la exactitud de los datos procesados o
para asegurar que siempre se siga un procesamiento que prescribe como realizar una tarea específica. Por ejemplo, un
proceso común es el de facturas, lo que lleva consigo el cálculo de cada una de ellas, lo que significa una exactitud
matemática.

C) Consulta más rápida de la información

Esta razón nos ayuda a la cantidad de información. Por ejemplo las empresas almacenan grandes cantidades de datos
sobre sus operaciones, empleados, clientes, proveedores y finanzas. Existen dos aspectos: donde almacenar los datos y
cómo consultarlos cuando se necesitan lo que se vuelve más complejo cuando existen varias formas de consultar por algún
dato en particular.

Por ejemplo: La información sobre el suministro y uso de al materia prima es de vital importancia para las compañías
manufactureras. Cada parte utilizada en la manufactura de una máquina de escribir por empleo, tiene un número de parte
que lo identifica y es único, y una descripción de ese artículo ; además, cada artículo lo suministran fabricantes específicos
y se utilizan en uno o más productos diferentes. Hay muchos usuarios de los datos, como el supervisor de producción que
maneja la manufactura, el comprador que adquiere la materia prima o el ingeniero quien determina el conjunto de piezas
necesarias para la fabricar cada producto.

Los usuarios necesitan tener información para responder a ciertas preguntas, como por ejemplo

 ¿Qué materiales suministra la General Steeworks Inc.?

 ¿Quién es el proveedor de motor de bajo ruido de un caballo de fuerza?
 ¿en qué modelos de máquinas de escribir se utiliza tabulador automático?
 ¿Cuantos membretes de identificación de la marca hay en el almacén?
 ¿Qué productos incluye el número de artículo X234?

Todas las preguntas pueden dar una respuesta a una empresa sin necesidad de tener una computadora, lo que implica
buscar en cada registro hasta encontrar la información que se solicita.

Entonces aparecen los costos de tiempo y espacio de almacenamiento para cada opción de consulta. Al realizar cada
búsqueda a través de un sistema de información la posibilidad de obtener las respuestas para cualquiera de las preguntas
es más rápida.
D) Integración de las áreas del negocio
Los sistemas de información se utilizan para integrar las actividades que se expanden alrededor de diferentes áreas de la
empresa. En muchas empresas el trabajo hecho en determinada área es coordinado con el que se lleva a cabo en otra.

Por ejemplo:
 Los Sistemas de Policía Internacional.
 La coordinación en el diseño y producción de un avión. Un grupo de diseñadores trabaja en las alas otro en la
cabina, otro en la sección de la cola y así sucesivamente, otro grupo se encargara de la parte eléctrica,
comunicación, etc. Y todo ello necesita materiales diferentes de costos variables, se necesita de coordinación en
toda fase del proyecto, por ejemplo al ensamblarlo

E) Reducción de costos
La idea de la reducción de costos es aceptar la ventaja del calculo automatizado y de las capacidades de recuperación que
se puedan incluir. Donde se realizará el mismo trabajo pero a un tiempo mas pequeño loo que implica bajar los costos,
porque toda la parte tediosa se llevará a cabo en forma automática y quedará menos que hacer en la parte manual.

Entonces el personal se capacitará y la empresa no tendrá que reducir a sus empleados, ya que la creación de un sistema
automatizado permitirá a ellos la posibilidad de experimentar sobre aplicaciones nuevas, luego su trabajo puede llegar a
convertirse en algo más interesante si todas aquellas tareas tediosas se automatizan

F) Mayor seguridad
Esta razón se refiere fundamentalmente a la seguridad de los datos, en un proceso no automatizado la información esta a
la vista de cualquier persona aunque ella no la necesite, y se repite en todos lados dependiendo quién la desee. Al tener un
ambiente automatizado el acceso a la información es controlado a través de claves, O sea el acceso a la base de datos es
restringido.

Por otro lado los datos son confiables porque al no repetirse la misma información en diferentes lados permite que no halla
errores, por lo tanto cualquier cambio de un dato modificará automáticamente toda la información relacionada con él.

Por ejemplo: Si se desea cambiar el costo de un ingrediente, cambiará inmediatamente aquellos costos que involucren a
ese ingrediente en forma automática.

TABLA RESUMEN RAZONES PARA INICIAR UN PROYECTO.

RAZÓN INFORMACIÓN
MAYOR VELOCIDAD EN EL PROCESO Utilizar la capacidad de la computadora para calcular, clasificar y
consultar datos e información cuando se desea una mayor velocidad
que la del personal que efectúa las mismas tareas.
MAYOR EXACTITUD Y MEJOR CONSISTENCIA Llevar a cabo correctamente y en la misma forma cada vez las
etapas de calculo que incluyen aritmética.
CONSULTA MAS RÁPIDA DE LA INFORMACIÓN .Localizar y consultar información del almacenamiento. Efectuar
rastreos complejos.
INTEGRACIÓN DE LAS AREAS DE NEGOCIO Coordinar las actividades del negocio que se realizan en áreas
separadas de la empresa a través de la capitación y distribución de la
información
REDUCCIÓN DE COSTOS Utilizar la capacidad de computo para procesar datos a un costo
menor que con otros métodos, mientras se mantiene la exactitud y
los niveles de rendimiento.
MAYOR SEGURIDAD Salvaguardar los datos confidenciales e importantes, de manera que
sean accesibles solamente para aquellas personas que tengan
autorización.

Las solicitudes de proyectos se incluyen por más de una razón. Lo que no sería una razón valida o justificable es desarrollar
un proyecto que porque parece más avanzado al tener un sistema automatizado. Las razones amplias de la sugerencia de
un estudio de sistema, se pueden sintetizar en dos:

 Para experimentar en problemas que les lleven por sí mismos a soluciones de sistemas.
 Para reconocer oportunidades y hacer mejoras mediante la actualización, alteración o instalación de nuevos
sistemas.

Ambas situaciones pueden darse cuando la organización se adapta y enfrenta a cambios naturales y evolucionados.
Problemas dentro de la organización

A los administradores no les gusta pensar que su organización tiene problemas (menos hablar de ellos o compartirlos con
externos). Sin embargo, los buenos administradores se dan cuenta que el reconocimiento de síntomas de problemas o, en
un momento posterior, el diagnosticar los problemas por ellos mismos y enfrentarlos, es imperativo si el negocio va a seguir
funcionando a su más alto potencial. Los problemas salen a la superficie de muchas formas diferentes.
por ejemplo,

El no cumplimiento de objetivos Dificultades

El cumplimiento a medias (demasiados errores)
dentro de la
Cambio de comportamiento en los empleados . organización
Retroalimentación (interno)
¿qué también la organización esta satisfaciendo sus
objetivos?

Quejas o sugerencias de los clientes, proveedores vendedores

Ventas perdidas Ambiente
Ventas bajas externo

La retroalimentación a partir del ambiente externo es

extremadamente importante y no debe ser ignorada

Resumen de síntomas y enfoques útiles para la detección de problemas:

Para identificar problemas Busque estos signos específicos

Revise la salida contra los  Demasiados errores

criterios de desempeño  Trabajo terminado lentamente
 Trabajo hecho incorrectamente
 Trabajo hecho en forma incompleta.
 Trabajo que no se ha realizado del todo

Observe comportamiento de  Alto ausentismo

los empleados  Alta insatisfacción en el trabajo
 Alta rotación de personal

Escuche retroalimentación  Quejas

externa:  Sugerencias de mejoras
 Vendedores  Perdida de venta
 Clientes  Menores ventas.
 Proveedores
Oportunidades de mejora

Las mejoras a los sistemas pueden ser definidas como cambios que darán como resultado beneficios aumentados y que
valen la pena. Como por ejemplo:
 Mejora de facilidad de interacción con el cliente.
 Mejora de la satisfacción del trabajador con el sistema.
 Mejora en la integración de sistemas y subsistemas.

1.2 Origen de las solicitudes de proyectos

Existen cuatro orígenes para solicitar un proyecto ya sean estos aplicaciones totalmente nuevas o cambios de las ya
existentes dependiendo del origen y la razón de la solicitud.

A) Gerentes de departamentos
Los gerentes de departamentos buscan una ayuda dentro de su departamento. Las actividades de operación diaria
necesitan mejoras, ya sea para solucionar un problema por errores excesivos, por costos o trabajos inconsistentes o tal ves
para mejorar la eficiencia del trabajo. Las solicitudes de los gerente se enfocan a aspectos específicos,.

El gerente de departamento que solicita un proyecto puede no considerar la interacción de otros departamentos, aún
cuando en la realidad esa interacción exista, lo que también implica que pueden beneficiar a otros departamentos

B) Altos ejecutivos
Los ejecutivos de alto nivel son los presidentes, presidentes de consejos y vicepresidentes. Ellos tienen información que
por lo general no manejan los gerentes de departamentos, ellos influyen en los proyectos que ellos solicitan, tienen amplias
responsabilidades. Las solicitudes de sus proyectos en sus objetivos son más amplios que los que prepara en gerente de
departamento

Los proyectos que incluyen a muchos departamentos son difíciles de controlar y administrar, no así a los proyectos
departamentales y por lo tanto tienen más probabilidad de éxito.

C) Analistas de Sistemas
Los analistas de sistemas detectan áreas donde los sistemas se deben desarrollar, mediante una propuesta o a través del
gerente.

Por ejemplo: Si el se da cuente que algún sistema de búsqueda de registros es muy lento, provocando errores y es
ineficiente puede elaborar una propuesta. Dando un conocimiento de la tecnología que hará que el sistema sea más rápido.
Se debe tener en cuenta que los analistas de sistemas y los desarrolladores también pueden ser usuarios.

D) Grupos externos.
Por ejemplo la presencia de organismos públicos en las empresas requiere de los sistemas de información para revisar la
retención de impuestos. Estos organismos públicos muchas veces son ellos quienes determinan el tipo de formato para la
entrega de información. Estos proyectos tienen la misma importancia que el generado por la empresa misma.

1.3. Administración de la revisión y selección de proyectos.

Es cierto que en una empresa se generan muchos proyectos y no todos pueden ser aprobados por diferentes motivos,
algunos valen la pena otros no. Los no aprobados se dejan de lado para un reestudio más adelante.

La decisión de aceptar o rechazar una solicitud depende mayormente de los miembros de la empresa los que se dividen
generalmente en comités. Ellos son:

A) Método de comité directivo

Un comité directivo consta generalmente de gerentes claves de diversos departamentos de la empresa, al igual que de
miembros del grupo de sistemas de información. (no dominado por ellos). Donde los miembros pueden ser:

 Miembros de altas gerencias:

o Vicepresidente ejecutivo
o Vicepresidente de producción

 Gerencias departamentales:
o Gerente de comercialización al menudeo
o Gerente de crédito

 Gerentes técnicos:
o Gerente de investigación y desarrollo
o Coordinador de control de calidad

 Grupo de sistemas de información

o Gerente de procesamiento de datos
o Analistas de sistemas con experiencia.
El comité recibe propuestas y las evalúa, su responsabilidad es tomar una decisión. El comité consta de gerentes
importantes, quienes tienen tanto la responsabilidad como la autoridad de decidir cuales proyectos son de principal interés
para la compañía en su conjunto. Porque esto favorece ya que los proyectos de sistemas son inversiones de negocios.

Los gerentes tienen la información y criterio sobre cada uno de ellos, porque están involucrados en el trabajo. Los
especialistas de sistemas del comité proporcionan la información técnica y de desarrollo, útil en la decisión de la
administración de proyecto.

Los gerentes son los que seleccionan los proyectos a desarrollar, no los analistas, porque son ellos quienes ven las
decisiones en base al costo de proyectos, al beneficio de la empresa, y a la factibilidad de llevar a cabo el desarrollo en la
empresa.

B) Método del comité de sistema de información

En algunas empresas la responsabilidad de revisión de las solicitudes se asignara al comité de gerentes y analistas de
departamentos de sistemas de información. El comité de sistemas de información aprueba o desaprueba los proyectos y les
asigna prioridades, indicando cuales son más importantes y deben recibir atención inmediata.

Pero cuando se deben tomar decisiones como compra de equipos o proyectos de desarrollo a largo plazo para realizar un
proyecto, se necesita la decisión compartida con los ejecutivos de alto nivel.

C) Método del comité del grupo de usuarios

En este método la responsabilidad de las decisiones de proyectos se distribuye en los usuario. Los departamentos, en
forma individual o las divisiones, contratan a sus propios analista y diseñadores, quienes manejan la selección de proyectos
y llevan a cabo un desarrollo. Los departamentos formas sus propios comités de selección, controlan lo que se ha
desarrollado y cuando se pondrá en marcha.

Toda esta realización de sistemas de información por departamentos trae una desventaja enorme, como también las
posibilidades de éxito son pocas.

Criterios para la selección de proyectos:

Hay que considerar la motivación que impulsa la propuesta del proyecto. Es necesario asegurarse de que el proyecto bajo
consideración no este siendo propuesto simplemente para mejorar la propia reputación política, o poder de la persona o
grupo que lo propone, debido ha que hay mucha probabilidad de que el proyecto esté concebido inadecuadamente y hasta
que sea mal aceptado.

Por lo tanto los proyectos deben de tener una perspectiva de sistemas, de tal forma que se considere el impacto del cambio
propuesto sobre la organización completa. Además de estas consideraciones generales existen cinco criterios específicos
que debe tener para la selección de proyectos.

A) Respaldo de la administración. El más importante, el respaldo de la administración. No se puede lograr absolutamente

nada sin la aprobación de las personas que, al final de cuentas, pagarán la cuenta.

B) Temporización adecuada para comprometerse con el proyecto. Saber si en realidad el negocio será capaz
actualmente de hacer compromiso de tiempo para la instalación de nuevos sistemas o la mejora de los existentes.

C) Posibilidad del logro de mejoras de los objetivos de la organización. El proyecto debe poner a la organización hacia
su destino y no desalentarla de sus objetivos finales.

D) Que sea práctico en términos de recursos para los analistas de sistemas y la organización. Que sea posible
llevar a la práctica, de acuerdo con los recursos y capacidades propias así como las del negocio. Algunos proyectos no
caerán dentro del campo de experiencia propia y se debe ser capaz de reconocerlo.

E) Que el proyecto sea valioso comparado con otras formas en que la organización pueda invertir los recursos. Se
debe llevar a un acuerdo básico con la organización acerca del valor del proyecto de sistema ante cualquier otro proyecto
posible que esté siendo considerado.
La solicitud del proyecto.

La solicitud de un proyecto es un elemento crítico para iniciar el estudio de sistemas, aunque esto es diferente entre las
empresa, existe una estandarización sobre que se debe entregar.

En la propuesta se identifica:

 La situación donde se necesita ayuda, con detalles

 Conocer porqué se cree que el proyecto es importante
 La descripción del significado del problema
 Si surgió por un evento o es recurrente
 Nombres de personas que puedan dar más información

II INVESTIGACION PRELIMINAR.

La investigación preliminar la llevan a cabo los analistas de sistemas que trabajan bajo la dirección del comité de selección. Su objetivo
es evaluar las peticiones de proyecto.

1. Alcance de estudio
Los analistas recaban la información que permite a los miembros del comité evaluar las ventajas de la petición del proyecto y dar un
juicio sobre la factibilidad del proyecto.

Ellos deben:
 Aclarar y entender la petición del proyecto.
 Determinar el tamaño del proyecto
 Señalar los costos y beneficios de las alternativas apropiadas.
 Determinar la factibilidad técnica y operativa de los enfoques alternativos.
 Informar los hallazgos a la gerencia con recomendaciones y subrayando la aceptación o rechazo de la propuesta.

2. Realización de la investigación
Los datos que se recaban en esta primera etapa se recopilan a través de dos métodos:

 Revisión de documentos de la empresa

 Realización de entrevistas

2.1 Revisión de documentos de la empresa

Primero se investiga la sección de la empresa afectada por el proyecto. Entonces se debe conocer primero el organigrama de la empresa
y estudiar los procedimientos de operaciones escritos, esto permite conocer las etapas más importantes del procedimiento.

Este método permite saber como operar los sistemas.

2.2 Realización de entrevistas

En las entrevistas, los analista estudian las características de los sistemas con objeto de conocer más hechos sobre la naturaleza del
proyecto requerido y la razón para analizarlo, recopilan datos que les permita conocer más el proyecto solicitado, y la justificación en la
parte técnica, operativa y económica.

En esta etapa las entrevistas son dirigidas a la gerencia y al personal de supervisión.

3. Prueba de la factibilidad del proyecto.

Aunque los proyectos contiene los acuerdos tratados (criterios), todavía es necesario determinar si ellos son factibles.

¿Qué entendemos por factibilidad de un proyecto de sistemas?

La factibilidad de un proyecto de sistemas es valorada en tres formas principales: operacional, técnica y económica. Un proyecto debe
ser factible en las tres formas para merecer un desarrollo posterior. El estudio de factibilidad no es un estudio del sistema completo.
Definición de objetivos.

La determinación de factibilidad en general de un proyecto solicitado significa el encontrar cuales son los objetivos organizacionales, y
luego determinar si el proyecto sirve para mover el negocio hacia sus objetivos en alguna forma.

Existen varios objetivos aceptables para los proyectos de sistemas que estos incluyen, pero no están limitados, a:

 Reducir errores y mejorar la precisión de la entrada de datos.

 Reducir costos de salida del sistema mediante la agilización y eliminación de reportes duplicados o innecesarios.
 Integrar los subsistemas del negocio.
 Mejorar los servicios al cliente para ganar una posición competidora.

Objetivos inaceptables:

 Probar destreza del equipo de analistas de sistemas.

 Para afirmar superioridad de un departamento sobre los demás.
 Sólo por automatizar
 Encaprichamiento con los atractivos de la tecnología nueva

3.1. Factibilidad técnica

El analista debe encontrar si los recursos técnicos actuales pueden ser mejorados o añadidos. Si los sistemas existentes no pueden ser
añadidos entonces la pregunta es: ¿ si hay tecnología en existencia para satisfacer las especificaciones?, si esta pregunta da un sí,
entonces se convierte en económica.

Por lo tanto los aspectos técnicos que surgen son:

 ¿Existen o se puede adquirir la tecnología necesaria para realizar lo que se pide?

 El equipo propuesto tiene la capacidad técnica para soportar todos los datos requeridos para usar el nuevo sistema.?
 El sistema propuesto ofrecerá respuestas adecuadas a las peticiones sin importar el número y ubicación de los usuarios?
 Si se desarrolla el sistema ¿puede crecer con facilidad?

3.2. Factibilidad financiera y económica.

Un sistema que puede desarrollarse técnicamente y que se utilizará si se instala, debe considerarse como una buena inversión para la
empresa.

Claro está que los beneficios financieros debe igualar o exceder los costos.

Debe considerarse el tiempo propio y el del equipo de sistemas, el costo de sistemas, el costo de hacer un estudio de un sistema
completo, el costo del tiempo de los empleados del negocio, el estimado de hardware y el costo de software ( ya sea por desarrollo o
comprado).

Por lo tanto las preguntas que surgen son:

 ¿ Cuál es el costo de llevar a cabo una investigación completa de sistema?.

 ¿ Cuál es el costo de hardware y el software para el tipo de aplicación considerado?
 ¿ Cuales son los beneficios en forma de reducción de costos, o menos errores costosos.?
 El costo si nada cambia. ( si el sistema no se desarrolla)

Si los costos a corto plazo no son sobrepasados por la ganancia a largo plazo, o no producen una reducción inmediata en los
costos de operación, el sistema no es factible económicamente y el proyecto ya no debe continua.
3.3 Factibilidad operativa
La factibilidad operacional depende de los recursos humanos disponibles para el proyecto, e involucra proyectar si el sistema operará y
será usado una vez que esté instalado. Por lo tanto

¿Existen grandes obstáculos para ponerlo en marcha?.

¿Qué se nos puede presentar?

Si los usuarios están casados virtualmente con el sistema presente, no ven problemas con él y, por lo general, no están involucrados
en la petición de un nuevo sistema, la resistencia ante la implementación del nuevo sistema será fuerte. Las oportunidades de que
llegue a ser operacional son escasas.

En forma alterna:

Si los usuarios han expresado la necesidad de que un sistema que es operacional la mayor parte del tiempo tenga una forma más
eficiente y accesible, se tiene mejor oportunidad de que el sistema solicitado llegue a ser utilizado.

Aquí se requiere imaginación creativa, con poder de persuasión, que permita que los usuarios sepan cuales interfaces son posibles y
cuáles satisfacerán sus necesidades. El analista también debe escuchar lo que en realidad quieren los usuarios y lo que parece que usarán.

Las siguientes preguntas ayudan a la factibilidad operativa de un proyecto.

 ¿Existe suficiente apoyo para el proyecto por parte de la gerencia?

 ¿también de los usuarios?.
 Si el sistema actual gusta y se usa, al grado de que las personas no ven ninguna razón para cambiarlo, ¿puede haber
resistencia?
 ¿Son aceptables los métodos actuales del negocio para los usuarios? Si no lo son, los usuarios pueden aceptar un cambio que
traiga un sistema más operativo y útil.
 ¿Se han involucrado los usuarios en la planeación y desarrollo del proyecto. Una participación al iniciar el proyecto reduce las
posibilidades de resistencia al sistema y al cambio e incrementa la probabilidad de proyectos exitosos.
 ¿Causará daño el sistema propuesto?
 ¿Producirá resultados más pobres en algún aspecto o área?
 ¿Dará como resultado una perdida de control en alguna área?
 ¿Se perderá el acceso a la información?
 ¿Será más pobre que antes el desempeño individual después de la puesta en marcha?
 ¿Se afectará a los clientes en forma indeseable?
 ¿Disminuirá la rapidez del trabajo en algunas áreas?.

Evaluación de la factibilidad.
La factibilidad del proyecto no es una decisión tomada por el analista sino por la administración.En este estudio preliminar la
información obtenida debe ser específica para lograr que las tres factibilidades estén aprobadas. Si es así, entonces podemos decir que
es un proyecto factible y se debe comenzar el estudio detallado.

RESUMEN:
La factibilidad significa que el proyecto propuesto:

o Ayuda a que la organización logre sus objetivos generales.

o Es posible de lograr con los recursos actuales de la organización en las siguientes tres áreas:

 Factibilidad Técnica
- Es una adición al sistema actual
- Tecnología disponible para satisfacer las necesidades de los usuarios.

 Factibilidad Económica
- El tiempo del analista de sistemas.
- Costo de estudio de sistemas.
- Costo del tiempo de los empleados para el estudio.
- Costo estimado del hardware.
- Costo del paquete de software/desarrollo de software.

 Factibilidad operacional
- Si el sistema trabajara cuando sea instalado.
- Si el sistema será usado.
III. DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE SISTEMAS.

La determinación de requerimientos es el estudio de un sistema para conocer como trabaja y saber donde es necesario
efectuar mejoras. Un requerimiento es una característica que debe incluir en un nuevo sistema, la determinación de
requerimientos vincula el estudio de un sistema existente con la recopilación de detalles relacionados con él.

Como el analista no conocen toda la situación de una empresa, entonces ellos deben realizar un estudio y llegar a
comprender la situación a resolver.

3.1 Requerimientos básicos

Los analistas estructuran su investigación y buscan respuestas a las siguientes cuatro preguntas principales:

 ¿Cual es el proceso básico?

 ¿Que datos se utilizan o se producen durante este proceso?
 ¿Cuales son los limites impuestos por tiempo y cantidad de trabajo?
 ¿Que controles de rendimientos se utilizan?

ENTENDER EL PROCESO

Se empezará con lo básico. Con preguntas que proporcionen, una las descripciones del sistema y antecedente de los
datos. Las siguientes preguntas ayudaran a adquirir el conocimiento necesario:

 ¿Cuál es el propósito de esta actividad?

 ¿Cuáles son los pasos que realizan?
 ¿Dónde se realizan?
 ¿Quién los ejecuta?
 ¿Cuánto tiempo consumen?
 ¿Con qué frecuencia se realizan?
 ¿Quién utiliza la información resultante?

Por ejemplo:

Supóngase que se investiga un sistema de reorden de inventarios, tema sobre el cual se conoce muy poco. ¿Dónde se
comenzará? A continuación se listan respuestas breves a las preguntas básicas del sistema de reorden de inventarios.
Estos son los tipos de respuestas que se deberían buscar para cualquier sistema que se estudie.

 ¿Cual es el objetivo del reorden de inventario? Asegurar que cantidades adecuadas de existencias y materiales
están disponibles para sus uso, sin tener que manejar una cantidad excesiva y por lo tanto costosa.

 ¿Cuales son los pasos que se realizan? Se verifica la existencia disponible. Se determinan los requerimientos futuros
y el momento ideal para colocar los pedidos, así como las cantidades por ordenar. Se coloca el pedido.

 ¿Donde se llevan a cabo? El departamento de compras, al utilizar la información proporcionada por producción, ventas
y por miembros del grupo de inventario, así como por sus registros, maneja la proyección de pedidos y tiempo de
entrega.

 ¿Quién desempeña estas tareas? Los gerentes de compras aprueban todos los pedidos. Ellos integran las
instrucciones de compra y escriben los pedidos.

 ¿Cuánto tiempo consumen? El proceso puede tomar unos cuantos minutos para pedidos simples y rutinarios, o
puede requerir horas en pedidos que incluyen un nuevo artículo de precio alto o de circunstancias especiales.

 ¿Con qué frecuencia se realizan? Este es un proceso continuo donde siempre se están disponiendo artículos
deferentes.

 ¿Quién utiliza la información resultante? El resultado de la información producida es un subproducto de este

proceso y se utiliza en el manejo de inventarios, los servicios que canlendariza producción, control de compras y pagos
a proveedores. También se usa para cubrir los requerimientos inesperados de compra y la información de reorden de
inventarios.

“Estas preguntas nos ayudan a tener una visión más general de un reorden de inventario, sin embargo esto no termina aquí.
Porque el analista necesita más información para entender el proceso.”
IDENTIFICACION DE LOS DATOS UTILIZADOS Y LA INFORMACION PRODUCIDA

A continuación, el analista necesita encontrar que datos se deben utilizar para realizar cada actividad; por ejemplo, para
reordenar un inventario.

Detalle
de
Cantidad de existencia
artículos

Expectativas Identificación
de del proveedor Datos
Detalles del del
pronóstico ventas prov.

Ventas
clientes
Ventas actuales

DETERMINACION DEL TIEMPO DEL PROCESO Y LA CANTIDAD

La frecuencia de las actividades del negocio varía enormemente;

Por ejemplo, el pago de impuestos. Para un analista saber la cantidad de tiempo y la cantidad de información que se
necesitan puede servirle de guía para encontrar muchas preguntas adicionales e importantes y determinar la razón de la
frecuencia y su efecto en la actividades del negocio.

La forma más fácil es identificar la razón de la actividad: ¿Qué ocasiona que se desarrolle esta actividad?. Los analistas a
veces se refieren a la causa directa como la función de iniciación. (Inician la actividad).

El tiempo no determina la importancia de una actividad, aunque afecta la manera en que los analistas evalúan ciertos
pasos al llevar a cabo el desempeño.

IDENTIFICACION DE CONTROLES

Durante la etapa de análisis, el analista debe examinar los métodos de control para saber si el rendimiento en realidad
corresponde a lo que debería ser (estandar) y para ello tiene las siguientes preguntas:

 ¿Existen normas específicas de rendimiento?

 ¿Quién compara el rendimiento contra estas normas?
 ¿Cómo se descubren los errores?
 ¿Cómo se manejan estos?
 ¿Son excesivos?

Encontrar controles débiles o faltantes es un descubrimiento importante en cualquier investigación de sistemas.

REQUERIMIENTOS DE TRANSACCIONES DE LOS USUARIOS

Los sistemas del nivel de transacción captan, procesan y almacenan los datos.

Por ejemplo: en un sistema de entrada de pedidos, los pedidos de ventas de los clientes se procesan de manera que
puedan embarcarse los artículos especificados. Este procedimiento se aplica a cada pedido que se recibe.

Los analistas asignados para trabajar en un sistema de entrada de pedidos querrán saber más acerca de cómo se procesan
estas transacciones.

 ¿Que conforma la transacción que se está procesando?

 ¿Qué inicia la transacción?
 ¿Quién inicia realmente el pedido? ¿Para qué propósito?
 ¿Con qué frecuencia ocurren los pedidos?
 ¿Qué cantidad se asocia con cada uno?
 ¿Existen condiciones diferentes que puedan afectar la forma en la que los pedidos procesados?.
 ¿Qué datos se necesitan para procesar la transacción?
 ¿Qué información se genera? ¿Qué datos se almacena?
REQUERIMIENTOS DE DECISION DE LOS USUARIOS

Las decisiones pueden no seguir un procedimiento especifico. Las decisiones se hacen al integrar información en forma tal,
que los gerentes puedan saber que acciones llevar a cabo. Los sistemas de toma de decisiones pueden enfocarse hacia el
pasado, el presente o el futuro. El analista que esté investigando los sistemas de apoyo para la toma de decisiones debe
realizar las mismas preguntas.

 ¿Qué información se utiliza para tomar la decisión?

 ¿Cuál es la fuente de la información?
 ¿Qué sistemas de transacciones producen los datos utilizados en el proceso de decisión?
 ¿Qué datos del procesamiento de transacciones se requieren, pero no resultan del procesamiento mismo?
 ¿Qué datos se originan de las fuentes externas a la empresa?
 ¿Cómo deben procesarse los datos para producir la información necesaria?
 ¿Cómo debe presentarse la información?

3.2 TECNICAS PARA HALLAR DATOS

Los métodos usados por los analistas son :

 Entrevistas
 Cuestionarios
 Inspección de registros
 Observación

3.2.1 ENTREVISTAS.
Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, las preguntas se realizan a gerentes o empleados,
usuarios potenciales del sistema propuesto, aquellos que serán afectados por la aplicación propuesta. Las entrevistas
pueden ser individual o en grupo.

RECABAR DATOS MEDIANTE LA ENTREVISTA Los analistas pueden conocer datos que no están disponibles en
ninguna otra forma. En las investigaciones de sistemas, las formas cualitativas y cuantitativas de la información son
importantes. La información cualitativa esta relacionada con opiniones, políticas y descripciones narrativas de actividades y
problemas, mientras que las descripciones cuantitativas tratan con números, frecuencias o cantidades.

En las entrevistas son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencias en relación a como se podría hacer el
trabajo. La entrevista, a veces es la mejor forma para conocer las actividades de la empresa.

DETERMINACON DEL TIPO DE ENTREVISTA

La estructura de las entrevistas varia. Si el objetivo de la entrevista radica adquirir información general, es conveniente
elaborar una serie de preguntas sin estructura, con una sesión de preguntas y respuestas libres.

Sin embargo, cuando los analistas necesitan adquirir datos más específicos sobre la aplicación o desean asegurar una alta
confiabilidad en las respuestas puede ser entrevistas abiertas o cerradas; las preguntas para respuestas abierta permiten a
los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiada. Pueden contestar por completo con sus propias palabra.
Con las preguntas para respuestas cerradas se proporciona al usuario un conjunto de respuestas que se pueda seleccionar.

Las entrevistas no estructuradas requieren menos tiempo de preparación, porque no se necesita tener por anticipación las
palabras precisas de las preguntas. Analizar las respuestas después de las entrevistas lleva mas tiempo que con las
entrevista estructuradas. El mayor costo radica en la preparación ,administración y análisis de las entrevistas estructuradas
para preguntas cerradas

REALIZACION DE LA ENTREVISTA

Las buenas entrevistas dependen del conocimiento del analista tanto de la preparación del objetivo de una entrevista
especifica como de las preguntas por realizar a una persona determinada. El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta
apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier oportunidad de
éxito. Quienes responden también pueden crear situaciones difíciles. Los analistas deben estar al tanto de cualquier intento
por minimizar el esfuerzo de la investigación con preguntas evasivas o incompletas.

A través de la entrevista, los analistas deben preguntarse a si mismos las siguientes interrogantes:

 ¿Qué es lo que me ésta diciendo la persona?

 ¿Por qué me lo está diciendo a mí?
 ¿Qué se está olvidando?
 ¿Qué espera esta persona que haga yo?
3.2.2. CUESTIONARIO
Los cuestionarios deben diseñarse en forma cuidadosa para que trate de enfocar lo mejor posible todo el problema. Da la
posibilidad de poder contactarse con un gran número de personas para conocer varios aspectos diferentes.

RECABACION DE DATOS

Al no ser posible observar expresiones de las personas y por el motivo que son anónimas, esto puede ser una ventaja con
respecto a las respuestas por el hecho de ser más honestas.

¿Cómo son los cuestionarios?

 Importante formato
 Hechos significativos en la recopilación de preguntas.

¿Cómo se seleccionan los cuestionarios?

Existen dos tipos de cuestionarios que se aplican dependiendo de si se conocen todas las posibles respuestas de las
preguntas.

Cuestionarios abiertos: Se aplican para conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales, también se puede
ver básicamente cuál es el problema. El formato abierto permite dar a los usuarios la oportunidad de escribir sus razones,
sus ideas

Cuestionarios cerrados

 Limita las respuestas del interrogado.

 Las preguntas deben abarcar y controlar el marco de referencia.
 Fuerza a las personas a tomar una posición.
 Las respuestas están limitas a: si/no, bueno/regular/malo, etc.

ETAPAS EN EL DESARROLLO DE UN CUESTIONARIO

 Determinar el objetivo del cuestionario ¿Qué datos quiere conocer el análista a través de su uso?
 Determinar el tipo de cuestionario que se va a realizar.
 Elaborar preguntas bién estructuradas, las que se puedan modificar antes de imprimirse.

¿COMO SE SELECCIONA A LAS PERSONA?: Se selecciona de acuerdo a la información que puedan aportar para el
desarrollo del problema

1.Verificando antecedentes

2.Verificando experiencia

3.2.3. REVISION DE REGISTROS.

La revisión de registros sirve para:

 Examinar datos.
 Describir datos que ya están escritos.
 Relación del sistema y los departamentos de usuarios.

Los registros permiten ver una forma de comparación con la historia de donde se va a realizar el sistema con lo que
presenta y con lo que debería suceder. Permite familiarizarse con las operaciones, oficinas de la compañía y relaciones
formales a las que debe darse apoyo.

Los registros no muestran:

 Como se producen las actividades

 Como se realizan las actividades
 Donde se producen las decisiones
¿QUE REGISTROS SELECCIONAR?

Se debe tener presente que los registros de documentación y las formas que se utilizan el sistema aportaran conocimientos
necesarios para el desarrollo del sistema.

3.2.4. OBSERVACION
Existe información que no se puede obtener si no es observando. Ver para creer.

La observación es importante cuando:

 Se necesita seguir un procedimiento

 Ver como se llevan a cabo el manejo de documentos
 Como se llevan cabo los procesos, si ocurren los pasos especificados.
 Detectar los errores.

También les permite saber quiénes son las personas que utilizan la información o que la generan para saber quien es importante
entrevistar. O si utilizan todos los pasos para desarrollar en una actividad, darse cuenta de como en realidad surgen los errores y
así detectar más rápidamente del porqué y cómo nacen los problemas. También existe la observación participativa en donde el
analista participa activamente en una labor dándose cuenta y aprendiendo los pasos a seguir.

La observación le enseña al analista:

Lo que debe suceder: Lo que realmente ocurre

Procedimientos Retraso al hacer el trabajo

normales de operación

Controles y verificaciones Información que se recuerda de

de exactitud y grado de memoria (incorrectamente)
terminación
Etapas omitidas
Documentos llenados en Documentos mal llenados
forma apropiada Fotocopia extra necesaria

Terminación del trabajo Necesidades de nuevos controles

en forma eficiente
y a tiempo. Información que no se encuentra
en el archivo telefónico de llamadas

Los empleados no están consientes

de los procedimientos prescritos.

Para poder analizar y organizar los datos recopilados y saber donde se necesitan hacemos un estudio de análisis de flujo de
datos.
 Resumen

Tipos de información buscada a través de Registros:

 Hechos y cifras
 Información financiera
 Contacto organizacional
 Tipos de Documentos y
problemas.

Entre los tipos de datos impresos que proporcionan información se tienen:

 Reportes usados para la toma de decisiones

 Reportes de desempeño
 Diversas forma (Registros)
 Memorando
 Tableros de noticias
 Manuales

Reportes de desempeño

Semana Cantidad de Cantidad de Porcentaje Cantidad en exceso

lotes lotes rechazado de la meta del 5%
producidos rechazados
2/2 245 19 7.8 2.8
2/9 229 19 8.3 3.3
2/16 219 14 6.3 1.3
2/23 252 13 5.2 0.2 El reporte de
3/2 245 13 5.3 0.3 desempeño muestra
3/9 260 13 5.0 ** metas
3/16 275 14 5.1 0.1
3/23 260 13 5.0 **
3/30 260 13 5.0 **
4/6 244 12 4.9 **
4/13 242 11 4.9 **
4/20 249 11 4.4 **
4/27 249 11 4.4 **

*** indican que se satisface o excede la meta del 5% Y tendencias

Preguntas a elaborar acerca de formas oficiales y no oficiales que ya están archivadas.

Granja Fresca

Orden de resurtido de productos lácteos agotados

Fecha______ Nombre de la tienda____ Nº de tienda____

Concepto Concepto
Solicitado Cajas solicitado Cajas

Leche(medios galones) Leche(cuartos)

La forma oficial puede
Entera --- Entera --- abrumar a las personas
2% -- 2% -- pidiendo demasiada
1% -- 1% --- información.
Descremada -- Descremada --
Jocoque -- Jocoque --
Chocolate -- Chocolate --

Yogurt

Natural -- Piña --
Vainilla -- Manzana --
Durazno -- Tutti fruti --
Fresa -- Limón --

Helados
-- Cuartos de lujo --
-- Pintas Premium Realmente se necesita
-- Cuartos Premium el total

El análisis de los memorando revela valores, actitudes y creencias de los miembros de la

organización en relación con elTotal cajas
uso de solicitadas _____________
la información.
Numero del chofer ______

Tienda ____ Fecha ______ Chofer _____

Producto agotado Cajas necesarias

Las formas “ no ________________ _________________

oficiales” aparecen ________________ _________________
para simplificar el ________________ _________________
problema. ________________ _________________

Iniciales del Gerente de productos lácteos

 MEMORANDUM

Para: Operadores del turno nocturno

De: Sr. Leep. Gerente de turno
Fecha: 02/05/2005
Tema: Fiesta de bienvenida esta noche

En nuestra ultima reunión a nivel tienda, apareció el tema sensible de

“que ahorrar”. Muchos de ustedes admitieron abiertamente se “ratas de carga”,
almacenando todos los pedacitos de salida por si alguna vez se necesitan. Lo que hay que
hacer ahora es que se deberá pensar antes de guardar. El monstruo de papel se ha apoderado
de muchas oficinas, y más almacenamiento es demasiado caro.

Me rehúso a autorizar cualquier desembolso adicional para archiveros.

La mayoría de las secretarias de los departamentos conservan archivos de correspondencia
importante, reportes y memorándums oficiales, y más hay en la computadora. Por tanto, no
sean ratas de carga, y si su secretaria lo guarda usted debe tirarlo.

Las consignas en tablero de noticias o en áreas de trabajo que se colocan revelan la cultura oficial de la
organización.

SEGURIDAD
ANTE TODO

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CENTRAL DE Tu sindicato
FORMACION
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 ENTREVISTAS

Tipos de información buscada a través de Entrevistas:

 Opiniones
 Objetivos
 Sentimientos
 Procedimientos
informales

Entre los tipos de información buscada se tienen:

Atributos de entrevista estructurada y no estructurada a considerar cuando se decide un formato de entrevista.

No estructurada Estructurada

Difícil Evaluación Fácil

Alto Cantidad de tiempo requerido Bajo

Muy necesario Entrenamiento requerido Limitado

Mucho Proporciona perspicacia del entrevistado Pequeño

Mucha Permite espontaneidad Muy pequeño

Oportunidad
Grande Flexibilidad Pequeño

Bajo Control del entrevistador Alto

Bajo Precisión Alto

Bajo Confiabilidad Alto

Alto Amplitud y profundidad Bajo

Tipos de información buscada a través de Cuestionarios:

 Actitudes
 Creencias
 Comportamiento
 Caracteristicas
Entre los tipos de cuestionarios que proporcionan información se tienen:

Abiertas Cerradas

Difícil Evaluación Fácil

Alto Cantidad de tiempo requerido Bajo

Muy necesario Entrenamiento requerido Limitado

Mucho Proporciona perspicacia del entrevistado Pequeño

Mucha Permite espontaneidad Muy pequeño

Oportunidad
Grande Flexibilidad Pequeño

Ingeniería en Software

Instrucciones de ordenador que cuando se ejecutan proporcionan la función y el comportamiento deseado. Estructuras de
datos que facilitan a los programas manipular adecuadamente la información.Documentos que describen la operación y el
uso de los programas.

Características de Software El software se desarrolla, no se fabrica en sentido estricto. El software no se estropea. La

mayoría del software se construye a medida

La ingeniería de requerimientos ¿Qué son los Requerimientos? Según la definición que aparece en el glosario de la IEEE:

Una condición o necesidad de un usuario para resolver un problema o alcanzar un objetivo. Una condición o capacidad que
debe estar presente en un sistema o componentes de sistema para satisfacer un contrato, estándar, especificación u otro
documento formal.

Características de los requerimientos

Necesario: Un requerimiento es necesario si su omisión provoca una deficiencia en el sistema a construir.

Conciso: Un requerimiento es conciso si es fácil de leer y entender.
Completo: Un requerimiento está completo si se proporciona la información suficiente para su comprensión.
Consistente: Un requerimiento es consistente si no es contradictorio con otro requerimiento.
No ambiguo: Un requerimiento no es ambiguo cuando tiene una sola interpretación.
Verificable: Un requerimiento es verificable cuando puede ser cuantificado de manera que permita hacer uso de los
siguientes métodos de verificación: inspección, análisis, demostración o pruebas.

Dificultades para definir los requerimientos

 Los requerimientos no son obvios y vienen de muchas fuentes.
 Son difíciles de expresar en palabras (el lenguaje es ambiguo).
 Existen muchos tipos de requerimientos y diferentes niveles de detalle.
 La cantidad de requerimientos en un proyecto puede ser difícil de manejar.
 Nunca son iguales. Algunos son más difíciles, más riesgosos, más importantes o más estables que otros.
 Los requerimientos están relacionados unos con otros, y a su vez se relacionan con otras partes del proceso.
 Cada requerimiento tiene propiedades únicas y abarcan áreas funcionales específicas.
 Un requerimiento puede cambiar a lo largo del ciclo de desarrollo.
 Son difíciles de cuantificar, ya que cada conjunto de requerimientos es particular para cada proyecto.

Para saber quiénes son las personas, departamentos, organizaciones internas o externas que se verán afectadas por el
sistema, debemos realizar algunas preguntas.

¿Quién usará el sistema que se va a construir?

¿Quién desarrollará el sistema?
¿Quién probará el sistema?
¿Quién documentará el sistema?
¿Quién dará soporte al sistema?
¿Quién dará mantenimiento al sistema?
¿Quién mercadeará, venderá, y/o distribuirá el sistema?
¿Quién se beneficiará por el retorno de inversión del sistema?
Como vemos, debe conocerse la opinión de todo aquél que de una u otra forma está involucrado con el sistema, ya sea
directa o indirectamente.